Kommunikationsstrategi 2014 – 2016...(2014-2016) og udpeger konkrete mål, der skal øge kendskabet til vores tilbud til befolkningen. Strategien skal være et redskab til at gøre

Brødtekst

Kommunikationsstrategi 2014 – 2016

Kommunikationsstrategi2

Indhold

Formålet med kommunikationsstrategien 3Det skal kommunikationsstrategienHvem er omfattet af kommunikationsstrategien?

Mission og Vision 5

Centrale budskaber 6

Ekstern og intern kommunikation 8Kommunikationen i det dagligeEkstern kommunikationIntern kommunikation

Kommunikationsmål 10Konkrete kommunikationsmål og handlinger

Statens Arkivers målgrupper 11Hvem har ansvaret for kommunikationen?Kommunikationsværktøjer

Implementering og gyldighed 12

Bilag til kommunikationsstrategien 13

Kommunikationsstrategien er vedtaget på Statens Arkivers ledelsesmøde den 19. november 2013.

Kommunikationsstrategi for Statens Arkiver 2014-2016

Fotograf: Torben Eskerod

Design: Louise M. Jeppesen – Keep Your Darlings


Kommunikationsstrategien har fokus på Statens Arkivers indsatser på tværs af organisationen over en 2-årig periode (2014-2016) og udpeger konkrete mål, der skal øge kendskabet til vores tilbud til befolkningen. Strategien skal være et redskab til at gøre os mere professionelle i vores daglige kommunikation – både internt og eksternt. Den skal øge kend-skabet til vores forskellige målgrupper, f.eks. skoleklasser, myndigheder, presse og forskere, og medvirke til at, vi bliver bedre til at målrette vores kommunikationsindsatser ved at tænke modtageren ind fra start.

Det skal kommunikationsstrategien• Medvirke til at øge kendskabet

til Statens Arkivers tilbud til befolkningen.

• Danne rammen om brugervendt og målrettet kommunikation.

• Skabe endnu højere kvalitet i vores kommunikationsindsatser.

• Styrke intern kommunikation, videndeling og samarbejde i Statens Arkiver.

Hvem er omfattet af kommunikationsstrategien? Som en del af vores daglige arbejde bidrager vi alle til kommunikationen i Statens Arkiver. Vi kommunikerer med hinanden og med omverdenen, og vi har alle et ansvar for at medvirke til en velfungerende kommunikation i organi-sationen – både eksternt og internt.

Formålet med kommunikationsstrategien

Kommunikationsstrategien skal medvirke til, at vi bliver bedre til at målrette vores kommunikationsindsatser.

Brødtekst



Vores kommunikationsindsatser skal understøtte vores mission og vision.

MISSIONFremtiden tro bevarer og formidler vi autentisk dokumentation til en virkelig historie

Vi skal med andre ord sikre bevaringen af arkivalier, der har historisk værdi eller tjener til dokumentation af forhold af væsentlig administrativ eller retlig betydning for borgere og myndigheder. Vi skal stille arkivalier til rådighed for alle, udøve forskning og udbrede kendskabet til forskningens resultater.

VISIONStatens Arkiver leverer viden, indsigt og oplevelser til alle.

Statens Arkiver anerkendes som en moderne, effektiv og bruger-

inddragende service- og kulturinstitution, der med sin autentiske dokumentation spiller en central rolle i det danske demokrati.

Statens Arkiver er hele samfundets arkivvæsen og opleves som en tro- værdig og eftertragtet samarbejdspartner, der i sin opgaveløsning placerer Danmark internationalt i front.

Visionen er et udtryk for, at vi i Statens Arkiver stræber efter at fastholde vores eksisterende brugergrupper, samtidig med at vi gerne vil nå bredere ud i befolkningen. Vi skal både øge kendskabet til Danmarks arkivalske kulturarv og udbrede budskabet om, hvad man kan bruge os til. Vi har en række centrale budskaber, der kan bruges strategisk, således at vi øger kendskabet til Statens Arkiver, til vores primære opgaver og tilbud til brugerne.

Mission og vision

Vores kommunikationsindsatser skal understøtte vores mission og vision.


De følgende centrale budskaber er profilskabende og bør tænkes ind i kommunikationssammenhænge, der hvor der er mulighed for det. De centrale budskaber, som der er fokus på i perioden 2014-2016, er følgende:

Statens Arkiver er autentisk doku-mentation af samfundsudviklingen Statens Arkiver er en moderne, effektiv og brugerinddragende service- og kulturinstitution, der med sin autentiske dokumentation spiller en central rolle i det danske demokrati. Statens Arkiver bevarer for nutiden og eftertiden, formid-ler Danmarks historie og stiller arkivalsk dokumentation til rådighed for myndigheder og brugere.

Statens Arkiver har en unik samling af arkivalier Vi bevarer og tilgængeliggør enestående skriftlig kulturarv og ligger inde med de arkivalier, der er fundamentet for at skrive Danmarks historie.

Statens Arkiver passer på kulturarven Vi sørger for, at de arkivalier der opbeva-res i Statens Arkiver, sikres bedst muligt mod forfald, og at de digitale arkivalier gemmes, så de kan tilgås og anvendes både nu og fremover. Vi er blandt de

førende inden for moderne magasiner og bevaringsmetoder. Vi sørger for afleve-ring og bevaring af de nødvendige arkivalier til dokumentation af samtiden. Dette gælder for de analoge arkivalier såvel som for de digitale arkivalier.

Statens Arkiver er et læringsstedVi understøtter undervisningen i folke-skoler og på gymnasielle uddannelser med originalkilder, undervisningsmate- riale og øvelser på et højt didaktisk niveau.

Statens Arkiver er en forskningsinstitution I Statens Arkiver udfører vi forskning på højt niveau og udbreder forskningens resultater til bredere dele af befolkningen via forskellige kommunikationsindsatser. Vi deltager i national og international forskning med udgangspunkt i vores arkivalske samlinger. Det gør vi for at skabe ny viden og for at synliggøre arkivernes værdi som kilder til historisk og samfundsbeskrivende forskning. Derved er vi også en medspiller på det samfundsbeskrivende område samt sundhedsområdet.

Centrale budskaber

g


Statens Arkiver er et videnscenterI Statens Arkiver fremtidssikrer vi den arkivalske kulturarv. Det gør vi ved at være et videnscenter på arkivområdet. Sammen med andre interessenter opsøger vi og skaber ny viden om både bevaring og effektiv arkivdannelse. Vi formidler vores viden ved bl.a. at afholde kurser og konferencer. Samtidig faciliterer vi netværk, hvor vores interes-senter kan dele viden og erfaringer med hinanden.

Statens Arkiver er en troværdig og effektiv styrelseI Statens Arkiver tilstræber vi åbenhed og dialog, når vi behandler sager – f.eks. i vores samarbejde med myndighederne, ved adgangs- og afleveringssager. Vi har fokus på hurtig respons og på at træffe afgørelser, der er fagligt velfunderede. Vi yder en ensartet, høj service til borgerne og myndighederne. Selv om vi har fokus på åbenhed, tager vi også de nødvendige beskyttelseshensyn.

Nationens hukommelse ligger i Statens Arkivers magasiner. Arkivalierne fylder mere end 431.585 hyldemeter, de digitale fylder 37 terabyte, og der kommer hele tiden nye til. Billedet viser Rigsarkivets moderne højlager magasiner.


Vores eksterne kommunikation skal være med til at skabe synlighed og øge kendskabet til vore centrale budskaber og tilbud. Formålet med den eksterne kommunikation er at:

• Få nye målgrupper i tale og fastholde de nuværende. Vi skal også i fremtiden

kunne levere ydelser, der er efterspurgt af et bredt udsnit af befolkningen.

• Synliggøre vores kulturelle og forsk-ningsmæssige tilbud ved at udbrede de centrale budskaber.

• Synliggøre Statens Arkiver rolle som styrelse på arkivområdet, så myndig-

hederne kender og forstår de regler, der gælder, og så vores viden og kompetencer bliver inddraget.

• Øge kendskabet til Statens Arkiver som en professionel organisation med høj troværdighed. Vores funktion som styrelse kræver, at vi opretholder en høj troværdighed over for myndigheder og offentlighed, hvilket samtidig bidrager til at tiltrække kvalificerede medarbejdere og samarbejdspartnere.

• Gøre Statens Arkiver kendt og aner-kendt som videnscenter på arkivområ-det. Vores viden og kompetencer skal bringes i spil, så Statens Arkiver bliver det naturlige sted at henvende sig for alle med et ærinde inden for området.

Vores interne kommunikation skal medvirke til at skabe større sammen-hængskraft og effektivitet ved at:

• Understøtte det daglige arbejde, så vi alle får de informationer, der er nødvendige for at løse vores arbejds-opgaver effektivt og i sammenhæng med opgaveløsningen i resten af organisationen. På den måde kan vi bedre opfylde organisationens strategi-ske mål på en omkostningseffektiv måde.

• Give os et fælles informations- og værdigrundlag, der binder os sammen, og som styrker tilhørsforholdet til Statens Arkiver.

• Understøtte videndeling, samarbejde og netværksdannelse på tværs af afdelinger, geografisk placering og medarbejdergrupper.

• Have fokus på den gode intention.

Ekstern og intern kommunikation

g

Vi skal øge kendskabet til Statens Arkiver.


Kommunikationen i det dagligeNår vi kommunikerer i det daglige skal vi være bevidste om de følgende kommunikationsprincipper:

EKSTERN KOMMUNIKATION For at øge synligheden og kendskabet til Statens Arkivers centrale budskaber skal vi kommunikere direkte med vores forskellige målgrupper. Det gør vi ved at:

• Vælge kommunikationskanal/medie ud fra budskab og modtagerens adfærd.

• Kommunikere klart og præcist.

• Undgå arkiv-interne udtryk, kancellistil og høje lixtal.

• Have fokus på de gode historier fra arkiverne og ”historiefortællingen”.

Derudover skal vi:

• Bevare troværdigheden ved at kommunikere ærligt, seriøst og fagligt velfunderet.

• Kommunikere rettidigt og forventnings-afstemme bedst muligt med vores interessenter.

• Modtage alle henvendelser med venlighed og imødekommenhed.

• Være bevidste om, at vi repræsenterer en offentlig kultur- og serviceinstitution, men også i nogle sammenhænge en myndighed.

INTERN KOMMUNIKATION For den interne kommunikation gælder det at vi:

• Tænker over hvilke kommunikationskanaler vi anvender.

• Deler vores viden.

• Er imødekommende og service- orienterede over for hinanden.

• Siger hvad vi mener på en venlig og konstruktiv måde.

• Kommunikerer på forkant og åbent.

• Støtter op om Statens Arkiver som én sammenhængende organisation.

Vi skal have fokus på de gode historier fra arkiverne og ”historiefortællingen”.


Konkrete kommunikationsmål og handlingerDer er en række kommunikationsmål og handlinger, som vi skal prioritere i 2014-2016:

• Styrke Statens Arkivers synlighed samt øge offentlighedens kendskab til os som kultur- og forskningsinstitution. Det gøres ved at tilbyde oplevelser, aktivite-ter og ”historiefortælling” via målrettede kommunikationsindsatser.

• Udbrede budskabet om at danmarks- historiens kilder ligger i Statens Arkiver.

Dette skal ske via en proaktiv indsats over for pressen med gode historier fra arkiverne samt ekspertudtalelser.

• Øge kendskabet til de eksisterende tilbud til skolerne samt udvikle ny interaktiv undervisning.

• Udbrede kendskabet til forskningen i Statens Arkiver.

• Styrke strategiske partnerskaber med fonde, offentlige og private samarbejds-partnere.

• Øge kendskabet til ”prestigeprojekter” ved at kommunikere til pressen og andre relevante målgrupper.

• Styrke Statens Arkivers identitet som videnscenter inden for sikker (digital) bevaring samt rollen som service-

orienteret samarbejdspartner ift. myndighederne ved at holde kurser, konferencer, facilitere netværk og kommunikere direkte til målgruppen.

• Markere Statens Arkivers rolle som myndighed på arkivområdet, så de relevante parter kender og forstår de gældende regler.

• Styrke samarbejde og videndeling i Statens Arkiver gennem bedre intern kommunikation og arbejde i teams.

De konkrete kommunikationsmål under-støtter Statens Arkivers overordnede strategiske målsætninger frem mod 2020. De er som følger:

1. Bredspektret digital formidling.2. Sikker digital bevaring.3. Udvikling som videnscenter.

Kommunikationsmål

Øge kendskabet til de eksisterende tilbud til skolerne samt udvikle ny interaktiv undervisning.


Vi har en bred vifte af målgrupper – fra skoleklasser, kulturgæster og forskere til myndigheder, departement og presse. Vi kan ikke ramme dem alle med samme kommunikationsprodukt. Derfor skal vi altid tænke modtageren ind fra start og benytte de gældende kommunikations-principper. I bilaget Målgruppeskemaer findes et katalog over alle vores forskel-lige målgrupper samt en analyse af målgruppeleverancer, produkter og kommunikationskanaler. I bilaget fremgår det også, hvad vi ved om vores primære brugergrupper og hvordan vi vil arbejde videre med kendskabsanalyser og målgrupper fremadrettet. Bilaget om målgrupper bliver en del af en samlet ”kommunikations-værktøjskasse”, der vil ligge til fri afbenyttelse på Intranettet.

Hvem har ansvaret for kommunikationen?Kommunikationsansvaret følger det enkelte projekt eller den enkelte sag, således at de fagligt ansvarlige som udgangspunkt også har ansvar for kommunikationen i den aktuelle sammen-hæng. Det gælder for Statens Arkiver som for mange andre kulturinstitutioner, at det er en naturlig del af virksomheden, at der er flere stemmer i kommunikationen.

Det redaktionelle ansvar for kommunika-tionen på hjemmeside, sociale medier og anden digital tilstedeværelse ligger hos RAF-kommunikationsgruppen, der efter behov er i dialog med ledelsen og andre relevante medarbejdere.

Der vil i større sager være en dialog mellem de fagligt ansvarlige og RAF-kommunikation, der varetager opgaverne i forbindelse med kommunika-tionen i SA og ”brandingen” af organisationen udadtil. Dertil kommer at Rigs-arkivaren skal være med til at lægge linjen i den enkelte sag, hvor der er behov for det. Med større sager menes der sager, der er eller kan tænkes at blive en del af en verserende politisk sag – eller som har relation til politiske spørgsmål. Dette inkluderer også sager, der kan tænkes at være relevante for Kultur-

Statens Arkivers målgrupper

Vi har en bred vifte af målgrupper.

g


ministeriet og departementet. I den forbindelse vil der typisk være udpeget talspersoner til besvarelse af pressehen-vendelser, og der henvises til den presse-ansvarlige, som koordinerer pressehen-vendelserne.

KommunikationsværktøjerDer udarbejdes en række kommunika- tionsværktøjer, som vil være tilgængelige på Intranettet:

• Katalog over vores forskellige målgrup-per samt en analyse af målgruppeleve-rancer, produkter og kommunikations-kanaler.

• Skabeloner: Ti gode råd til at skrive på nettet, til pressemeddelelsen o.l.

• Politikker på udvalgte områder (presse, sociale medier, web, udstilling, skole-

tjeneste, o.l.) der beskriver strategien for området, det redaktionelle ansvar og forretningsgangen.

• Skabeloner for forskellige sagstyper, der skal sikre en ensartet behandling af sagerne.

• Kendskabsanalyser samt anbefalinger.

Implementering og gyldighedKommunikationsstrategien implementeres primo 2014. Den er dynamisk og skal til enhver tid tage udgangspunkt i Statens Arkivers strategiske mål, vision og mission. Den revideres efter behov.

Bilag til kommunikationsstrategien13

KULTURMINISTEREN OG DEPARTEMENTETSA’s ”ejer”. Velfungerende kommunikation har derfor meget høj prioritet. Vi kommunikerer både som styrelse og kultur- og forskningsinstitution.

VI LEVERER:- Ministerbetjening.- Hurtig og fyldestgørende information.- Information på forkant i politiske sager.- Synliggørelse af vores kompetencer og resultater.

KANALER: E-mail, telefonisk kontakt, personlige møder, pressemeddelelser, årsberetning, hjemmesider.

Bilag til kommunikations-strategien

Målgruppekatalog:I Statens Arkiver (SA) har vi mange forskellige målgrupper. Følgende er en oversigt over målgrupperne samt en analyse af, hvordan vi målretter vores kommunikation bedst muligt.


ARKIVBRUGERE: FORSKERE OG STUDERENDEDisse arkivbrugere har behov for hjælp til at løse konkrete opgaver, men også for inspiration til nye måder at anvende arkivmateriale understøttet af it-løsninger, der øger søgbarhed og tilgængelighed. Vi kommunikerer især som kultur- og forskningsinstitution.

VI LEVERER:- Information om tilbud.- Digitaliserede arkivalier tilgængelige online.- Forskningsdata indenfor samfunds- og sundhedsvidenskab og historie.- Online fremsøgning og bestilling af arkivalier.- Letforståelig information om samlingerne og hjælp til selvhjælp.- Særlig vejledning til forskere og studerende inden for specifikke emner.- Temaer og opgaveforslag for studerende. - Forskningsresultater fra SA’s forskere.

KANALER: Hjemmesider, e-mail, telefonisk kontakt, personlig kontakt, konferencer/symposier, specialmedier og undervisningsinstitutionernes egne kanaler.

BØRN OG UNGEVi har I SA flere undervisningstilbud til børn og unge. Vi tilbyder dem en horisontudvidelse i forhold til at forstå det samfund, de er en del af. Vores undervisningsforløb retter sig mod mellemtrin, udskoling og gymnasiet. Andre udadvendte aktiviteter, såsom Kulturnatten, retter sig mod børnefamilier med danmarkshistorie i børnehøjde. Vi kommunikerer som kulturinstitution.

VI LEVERER:- Et anderledes, historisk læringsmiljø.- Undervisningsforløb – både digitale og fysiske.- Kilder der er gjort tilgængelige for folkeskole- og gymnasieklasser.- Erfarne formidlere med tjek på danmarkshistorien, kildekritik og læringsmål.- Samarbejde på tværs og deltagelse i netværk.- Arrangementer.

KANALER: Fagblade, faglige fora/sociale medier, skoletjenesten, postforsendelser direkte til målgruppen med flyers og andet materiale, e-mail, telefonisk kontakt, hjemmeside.


KULTURARVS- OG ARKIVFAGLIGE SAMARBEJDSPARTNEREDette er en bred gruppe med forskellige underkategorier, bl.a. arkivfagligt interesserede forskere, andre arkiver, kulturorganisationer og organisationer med interesse for kulturarv, bevaring og tilgængeliggørelse. Vi kommunikerer både som styrelse og som kultur- og forskningsinstitution.

VI LEVERER:- Videndeling og dialog.- Letforståelig information om ydelser og organisation.- Letforståelig information om igangværende forsknings- og udviklingsprojekter. - Samarbejde på tværs og deltagelse i netværk.

KANALER: Hjemmesider, publikationer, specialmedier, e-mail, telefonisk kontakt, årsberetning og brugerråd.

PRESSENVia pressen kan vi nå mange af vores målgrupper, så det er vigtigt, at vi opbygger og fasthol-der et godt pressenetværk og nogle ajourførte distributionslister. Afhængigt af den enkelte historie kommunikerer vi med vægt på enten styrelse eller kultur- og forskningsinstitution. Større pressesager og kritisk presse koordineres altid med RAF’s presseansvarlige.

VI LEVERER:- Gode historier fra arkiverne.- Historier med aktuelt indhold.- Information om nyt relevante tilbud af en vis volumen.- God service, koordinerede citater og hurtig respons på henvendelser.- Central behandling af pressehenvendelser.- Pressefotos og relevant billedmateriale.

KANALER: Pressemeddelelser, proaktiv pressekontakt ved e-mail eller telefonisk kontakt, nyhedsbreve, hjemmesiden, sociale medier, den digitale sfære.


MYNDIGHEDER UNDERLAGT ARKIVLOVENS BESTEMMELSERHer kommunikerer vi primært som styrelse. I denne kommunikation er det helt centralt, at vi opleves som troværdige og professionelle.

VI LEVERER:- Målrettet information om myndighedernes arkivmæssige forpligtelser

(jf. gældende lov).- Serviceorienteret information om ydelser fra SA til myndighederne.- Videndeling og dialog ved kurser, konferencer og arkivnetværk.- Vejledning til enkeltpersoner hos myndighederne (telefonisk, via mail og online-formular

”Spørg om bevaring og kassation”). - Sagsbehandling og én-til-én rådgivning af myndigheder.- Nyheder om lovændringer og nye tiltag mv. på området.- Online fremsøgning og bestilling af arkivalier.- Opdateret og lettilgængelig kontaktinformation.

KANALER: personlige breve (papir og e-mail), informationsbreve, personlige møder, informationsmøder, telefonisk kontakt, hjemmesider, nyhedsbreve.

STATENS ARKIVERS MEDARBEJDEREDen interne kommunikation i SA skal udvikles og forbedres. Det er vigtigt at få skabt en fælles forståelse af, at en velfungerende kommunikation er et fælles ansvar for hele organisationen, samtidig med at ledelsen har et særligt ansvar for, at kommunikationen fungerer og at ledelsesbeslutninger og andre væsentlige informationer bliver kendt i hele organisationen.

KANALER: Intranet, medarbejderbreve, blogs, debatfora, e-møder, e-mail, møder, trykte og digitale publikationer.

ANSØGERE TIL STILLINGER I SADenne kommunikation skal understøtte ansættelsesforløb og gøre det nemt at søge stillinger i SA. Det er vigtigt, at vi opleves som en professionel organisation af ansøgerne. Vi kommuni-kerer både som styrelse og som kultur- og forskningsinstitution.

VI LEVERER:- Stillingsopslag og information om at søge job i SA.- Letforståelig information om organisationen.- Mulighed for ansøgning via e-rekruttering.

KANALER: Hjemmesider, annoncer i trykte og digitale medier.


KUNDER TIL VORES KØBEYDELSEROmfatter både privatpersoner og professionelle (f.eks. ejendomsmæglere). Denne kommuni-kation skal understøtte vores opgaveløsning som leverandør af købeydelser. Her er det vigtigt, at SA opleves som en professionel leverandør, og samtidig at vores købeydelser holdes klart adskilt fra vores myndighedsvirksomhed. Vi kommunikerer både som styrelse og som kultur- og forskningsinstitution.

VI LEVERER:- Letforståelig information om købeydelser.- Mulighed for online bestilling af udvalgte ydelser.- Opdateret og lettilgængelig kontaktinformation.

KANALER: Hjemmesider, e-mail, telefonisk kontakt, den digitale sfære, omtale fra andre kunder.

ARKIVBRUGERE: SLÆGTSFORSKERE OG ANDRE MED ARKIVBRUG SOM FRITIDSINTERESSESlægtsforskerne er vores største brugergruppe både på læsesalene og online. Gruppen dækker over meget forskellige arkivbrugere – nogle møder os primært på læsesalene og andre møder os kun via digitale medier. Alle skal have god service. Det er en meget dedikeret brugergruppe, der har et stort ønske om at være aktive. Mange ønsker primært kommunika-tion der relaterer sig til deres eget projekt. Med denne målgruppe kommunikerer vi især som kultur- og forskningsinstitution.

VI LEVERER:- Digitaliserede/digitale og indekserede eller søgbare arkivalier tilgængelige online.- Online fremsøgning og bestilling af arkivalier.- Letforståelig information om samlingerne og hjælp til selvhjælp.- Personlig vejledning til den enkelte bruger (personligt, telefonisk, via mail og online-formular

”Spørg arkivaren”).- Gode historier fra arkiverne (f.eks. udstillinger og webudstillinger).- Nyheder og praktisk information fra de enkelte arkiver (via www, nyhedsbreve og opslag på

læsesalene).- Foredrag, kurser og andre arrangementer på arkiverne.- Et forum for diskussion og erfaringsudveksling brugerne imellem (online).

KANALER: Hjemmesider, e-mail, telefonisk kontakt, personlig kontakt, nyhedsbreve (webklubber), foldere, plakater/opslag, sociale medier, arrangementer på arkiverne, brugerråd og special-medier.


LEVERANDØRER TIL STATENS ARKIVERDenne kommunikation skal understøtte et smidigt samarbejde med vores leverandører. Her kommunikerer vi især som offentlig institution.

VI LEVERER:- Letforståelig information om organisation inkl. kontaktinformation.- Centralt placeret CVR og EAN-nummer.

KANALER: Hjemmesider, e-mail, telefonisk kontakt.

LEVERANDØRER AF ELEKTRONISKE JOURNAL- OG ARKIVSYSTEMERDenne kommunikation skal understøtte vores løbende dialog med systemleverandører om SA’s krav til elektroniske arkivsystemer. Her kommunikerer vi primært som styrelse.

VI LEVERER:- Letforståelig information om regler og udvikling på området.- Åbne møder for interesserede leverandører og andre arkiver.- Nyheder om elektroniske arkivsystemer.

KANALER: Hjemmeside, leverandørmøder (orientering og erfaringsudveksling), nyhedsbreve, e-mail, telefonisk kontakt.

LEVERANDØRER AF PRIVATE ARKIVEROmfatter forskere med forskningsdata, privatpersoner, private institutioner, foreninger, virksomheder og organisationer, der afleverer arkivalier til SA. I denne kommunikation er det vigtigt at understøtte det opsøgende arbejde, som vi udfører, for at få leverandørerne til at aflevere arkivalier. Vi kommunikerer både som styrelse og som kultur- og forskningsinstitution.

VI LEVERER:- Letforståelig information om mulighederne for at aflevere arkivalier til os.- Gode historier fra arkiverne der synliggør nytteværdien af at aflevere.- Rådgivning og vejledning i forbindelse med aflevering.- Opdateret og lettilgængelig kontaktinformation.

KANALER: Breve, e-mail, telefonisk kontakt, personlig kontakt (besøg hos den private leverandør), hjemmesider.


Vi har en del oplysninger om vores primære brugergrupper. De stammer fra brugerunder-søgelser og viser, at vores største bruger-gruppe først og fremmest benytter vores digitale tilbud, er mere end 56 år gamle og er interesserede i slægtsforskning. En anden stor del af vores brugere er forskere og studerende. De har primært behov for hjælp til at løse konkrete opgaver, men også for inspiration til nye måder at anvende arkiv-materiale på understøttet af it-løsninger, der øger søgbarhed og tilgængelighed. I disse sammenhænge kommunikerer vi især som kultur- og forskningsinstitution. Det gør vi også når vi kommunikerer og ”møder” vores nyere målgrupper: Skoleklasser og historie-interesserede kulturgæster. De er dels interesserede i at benytte vores skole-tjenestetilbud, besøge vores udstillings-faciliteter og deltage i skiftende kultur-arrangementer. Synlighed og kendskab til vores tilbud er vigtige for disse målgrupper.

Myndighederne er ligeledes en vigtig mål-gruppe, der har et brugerforhold til SA. På den ene side indgår vi i dialog med myndig-hederne, yder en service, giver rådgivning og sikrer gode afleveringer af arkivalier, og på den anden side er vi også en myndighed i forhold til denne målgruppe. Direkte kontakt til denne målgruppe er vigtig.

Ved at lave brugerundersøgelser og være i dialog med de forskellige brugerråd, har vi i SA fået kendskab til behov og fremadrettede ønsker fra de brugere, der benytter vores samlinger – enten på vores læsesale eller på internettet. Vi har også løbende kontakt med f.eks. offentlige myndigheder i forbindelse med deres afleveringer og denne målgruppe bidrager med generisk viden om behov, ønsker og udviklingstendenser. Derimod findes der ingen systematiske undersøgelser af vores skoleklasser, udstillings- og kultur-gæster – og heller ikke af potentielle brugere og deres forventninger til os. Det er en problemstilling, som vi i de kommende år vil forsøge at rette op på. Der er i 2013 foretaget en kendskabsanalyse via en såkaldt 0-under-søgelse, og vi vil følge op på denne med kendskabsanalyser i 2014 og 2016. Det er en måde at undersøge, hvilke fortællinger der eksisterer om SA som institution og hvad kendskabet er til vores kommunika-tionsindsatser og kulturaktiviteter.

Hvad ved vi om vores nuværende primære brugere

Statens Arkiver

Rigsdagsgården 9

1218 København K

Documents

Kommunikationsstrategi 2014 – 2016...(2014-2016) og udpeger konkrete mål, der skal øge kendskabet til vores tilbud til befolkningen. Strategien skal være et redskab til at gøre