Komparasi ISO 9000:2008 dengan ISO 9000:2015

Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dibangun atas 8 (delapan) prinsip. Kedelapan

prinsip yang merupakan dasar-dasar penerapan ISO 9001:2008 ini dituangkan dalam bentuk

klausul-klausul (persyaratan) sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 yang juga berjumlah 8

(delapan) klausul. Kedelapan prinsip tersebut dapat dipaparkan sebagai berikut:

1. Fokus Pada Pelanggan

Keberlangsungan suatu perusahaan sangatlah bergantung kepada pelanggannya. Oleh

karena itu, pelanggan menjadi salah satu fokus penting yang harus diperhatikan.

Perusahaan yang menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 diharuskan

memiliki strategi khusus untuk teruse menerus memantau kepuasan pelanggan. Beberapa

hal yang harus dilakukan terkait prinsip ini adalah:

Meneliti dan memahami kebutuhan dan harapan pelanggan

Memastikan bahwa tujuan organisasi selaras dengan kebutuhan dan harapan

pelanggan.

Mengkomunikasikan pentingnya memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan di

seluruh tingkatan organisasi.

Mengukur kepuasan pelanggan (survey kepuasan pelanggan) dan menindaklanjuti

hasilnya.

Memastikan pendekatan yang seimbang antara kepuasan pelanggan dan kepuasan

pihak berkepentingan lainnya (seperti pemilik, karyawan, pemasok, pemodal,

masyarakat lokal dan masyarakat secara keseluruhan).

2. Kepemimpinan

Pemimpin merupakan elemen terpenting di dalam suatu organisasi. Keberhasilan suatu

organisasi biasanya dimulai dari kecakapan pemimpin dalam memaksimalkan potensi

sumber daya yang dimilikinya. Beberapa hal yang harus dilakukan terkait dengan prinsip

ini adalah:

Memperhatikan kebutuhan semua pihak yang berkepentingan termasuk pelanggan,

pemilik, karyawan, pemasok, pemodal, masyarakat lokal dan masyarakat secara

keseluruhan.

Membangun visi yang jelas tentang masa depan organisasi.

Menetapkan tujuan dan target yang SMART (Spesific, Measurable, Achievable,

Realistic, Time Target)

Menyediakan Sumberdaya yang diperlukan baik Sumber daya manusia atau assset.

Memberikan pelatihan-pelatihan untuk meningkatkan kompetensi karyawan

3. Keterlibatan Karyawan

Sebaik apapun strategi yang ditetapkan pihak manajemen tidak akan ada gunanya bila

tidak diamini oleh seluruh karyawan yang ada di organisasi. Oleh karena itu, peran aktif

dari karyawan sangat dibutuhkan untuk keberhasilan implementasi sistem manajemen

mutu. Beberapa hal yang harus dilakukan untuk prinsip ini adalah:

Setiap karyawan harus memahami pentingnya kontribusi dan peran mereka dalam

organisasi.

Setiap karyawan harus mengidentifikasi hambatan terhadap kinerja mereka.

Setiap karyawan harus memahami tugas dan tanggung jawab mereka.

Setiap karyawan harus secara aktif mencari kesempatan untuk meningkatkan

kompetensi, pengetahuan dan pengalaman.

Setiap karyawan bebas berbagi pengetahuan dan pengalaman.

4. Pendekatan Proses

Sebuah hasil yang hendak dicapai akan lebih efisien diraih ketika kegiatan-kegiatan dan

sumberdaya terkait dikelola sebagai suatu kesatuan proses yang tidak dapat dipisahkan. Ini

juga berarti bahwa yang terpenting dalam Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 adalah

proses bukan hasil. Artinya, target yang tidak tercapai bukanlah masalah majour yang

tidak dapat dimaafkan selama kegagalan tersebut dianalisis dan dilakukan perbaikan ke

depannya. Beberapa hal yang harus dilakukan terkait prinsip ini adalah:

Mendefinisikan dan menetapkan semua kegiatan yang diperlukan untuk memperoleh

hasil yang diinginkan.

Menetapkan tanggung jawab yang jelas dan akuntabilitas untuk mengelola kegiatan

kunci (utama) organisasi.

Menganalisis dan mengukur dari kemampuan kegiatan kunci.

Mengidentifikasi interaksi proses antara suatu bagian dengan bagian yang lain di

dalam organisasi.

Berfokus pada faktor-faktor seperti sumber daya, metode, dan bahan-bahan yang akan

meningkatkan kegiatan kunci dari organisasi.

Mengevaluasi risiko, konsekuensi dan dampak dari kegiatan pada pelanggan,

pemasok dan pihak berkepentingan lainnya.

5. Pendekatan Sistem Pada Manajemen

Mengidentifikasi, memahami dan mengelola proses yang saling berkaitan sebagai suatu

sistem memberikan kontribusi pada efektifitas dan efisiensi organisasi dalam mencapai

tujuan organisasi. Beberapa hal yang harus dilakukan terkait prinsip ini:

Penataan sistem untuk mencapai tujuan organisasi dengan cara yang paling efektif

dan efisien.

Memahami keterkaitan antara proses-proses dalam suatu sistem.

Menyelaraskan dan mengintegrasikan proses-proses yang ada.

Memberikan pemahaman yang lebih baik tentang peran dan tanggung jawab yang

diperlukan untuk mencapai tujuan bersama dan dengan demikian mengurangi

hambatan lintas-fungsional.

Memahami kemampuan organisasi dan menetapkan kendala sumber daya sebelum

mengambil tindakan.

Terus meningkatkan sistem melalui pengukuran dan evaluasi.

6. Perbaikan yang Terus Menerus

Perbaikan berkesinambungan dari kinerja keseluruhan organisasi harus menjadi tujuan

tetap organisasi. Ini juga berarti bahwa organisasi tidak boleh puas terhadap hasil yang

dicapai. Harus selalu ada peningkatan performa dari tahun ke tahun. Beberapa hal yang

harus dilakukan tekait prinsip ini adalah:

Secara periodik melakukan pemeriksaan sistem seperti menjalankan kegiatan

inetranal audit

Secara periodik mengadakan rapat khusus yang membahas masalah yang berkaitan

dengan sistem manajemen mutu (biasa disebut rapat tinjauan manajemen).

7. Pendekatan Faktual pada Pengambilan Keputusan

Keputusan yang efektif adalah keputusa didasarkan pada analisis data dan informasi yang

benar. Hal yang harus dilakukan terkait prinsip ini adalah:

Memastikan bahwa data dan informasi yang ada cukup akurat dan dapat diandalkan.

Membuat data yang dapat diakses oleh mereka yang membutuhkannya.

Menganalisis data dan informasi menggunakan metode yang valid.

Membuat keputusan dan mengambil tindakan berdasarkan pada analisis faktual,

seimbang dengan pengalaman dan intuisi.

8. Hubungan yang Saling Menguntungkan dengan Pemasok

Suatu organisasi dan pemasoknya adalah saling tergantung dan hubungan yang saling

menguntungkan dan meningkatkan kemampuan keduanya untuk mencapai target. Mutu

produk atau jasa yang diberikan oleh pihak ketiga (vendor, rekanan, supplier) sangat

mempengaruhi mutu akhir produk (barang maupun jasa) suatu organisasi. Oleh karena itu,

memantau kinerja pemasok merupakan hal yang sangat ditekankan dalam Sistem

Manajemen Mutu ISO 9001:2008. Hal yang harus dilakukan terkait prinsip ini adalah:

Membangun hubungan yang menyeimbangkan keuntungan jangka pendek dengan

pertimbangan jangka panjang.

Melakukan seleksi dan evaluasi terhadap semua pemasok produk (barang/jasa) yang

mempengaruhi hasil akhir produk (barang/jasa) organisai.

10 Perubahan Utama Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015

Perubahan-perubahan yang terjadi pada ISO 9001:2015 dapat dirangkum sebagai berikut:

1. Klausul Bertambah

ISO 9001:2008 memiliki 8 klausul sedangkan ISO 9001:2015 memiliki 10 klausul. Bila

diperhatikan, struktur klausul ISO 9001:2015 lebih rapi karena telah dikelompokkan

dengan baik.

Gambar 1. Perbandingan Klausul ISO 9001:2008 dan ISO 9001:2015

2. Prinsip ISO 9001 Berkurang

ISO 9001:2008 memiliki 8 prinsip adapun ISO 9001:2015 memiliki 7 prinsip. Berikut

perbandingan 8 prinsip IS0 9001:2008 dengan 7 prinsip ISO 9001:2015:

Gambar 2. Quality Management Principles

3. Istilah baru untuk dokumen

Pada ISO 9001:2008, dibedakan antara dokumen mutu (documents) dan rekaman mutu

(records). Pada ISO 9001:2015 keduanya disebut sebagai informasi terdokumentasi

(documented information). Dengan penggabungan istilah ini, organisasi diberikan

kebebasan dalam menentukan informasi terdokumentasi yang dibutuhkan. Tidak lagi

dipersyaratkan harus dalam bentuk prosedur (seperti 6 prosedur wajib).

4. Tidak Ada Prosedur Wajib

ISO 9001:2015 sepertinya berupaya untuk menghilangkan kesan bahwa penerapan ISO

9001 hanya bertumpu pada pembuatan SOP atau prosedur saja. ISO 9001:2015 tidak lagi

terlalu mementingkan dokumen. ISO 9001:2015  berorientasi kepada proses. Meskipun,

keberadaan sistem dokumentasi tetap diperlukan. Hanya saja disederhanakan menjadi

“Informasi terdokumentasi”. 

5. Manual Mutu Tidak Wajib

Banyak yang merasa manual mutu hanyalah dokumen formalitas yang tidak memberi

manfaat tambahan. Oleh karena itu, keberadaan manual mutu di ISO 9001:2015 tidak

wajib. Ini bukan berarti manual mutu yang sudah dibuat harus dihapus. Kita masih boleh

menggunakannya bila dibutuhkan.

6. Management Representative Tidak Harus Ada

ISO 9001:2015 tidak mewajibkan keberadaan management representative yang harus

ditunjuk secara resmi. Ini bisa jadi agar penerapan ISO 9001 diharapkan tidak hanya

bertumpu pada seorang penanggug jawab saja. Setiap orang, khususnya penanggung

jawab dari setiap bagian/divisi/departemen memiliki tugas dan tanggung jawab yang sama

dalam penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015

7. Tidak ada pengecualian klausul (exclution)

ISO 9001:2008 membolehkan pengecualian salah satu dari klausul atau subklausul 7 bila

ada peraturan yang tidak relevan. Tidak ada satupun klausul ISO 9001:2015 yang secara

tegas menjelaskan tentang kebolehan mengecualikan salah satu klausul ISO 9001:2015.

8. Mengganti Istilah Preventive Action dengan Risk Management

Ini salah satu unsur perubahan yang paling signifikan dari ISO 9001:2015. Istilah tindakan

pencegahan kini diganti dengan cakupan yang lebih luas, yaitu manajemen resiko.

9. Membedakan Istilah Produk dan Jasa

Produk menurut ISO 9001:2008 bisa berupa barang dan jasa sebagaimana yang tercantum

pada klausul 3 Istilah dan Definisi:

Bila di seluruh naskah Standar Internasional ini di temukan istilah “produk” , ia dapat juga

berarti “jasa”

Pada versi ISO 9001:2015, keduanya dibedakan untuk memberikan batasan yang jelas

antara barang dengan jasa.

10. Mengganti Beberapa Istilah 

Ada beberapa istilah yang diganti pada versi ISO 9001:20015. Diantaranya:

“supplier” diganti dengan “external provider”

“Purchased Product” diganti dengan “Externally provided products and services”

“Work Environment” diganti dengan “Environment for the operation of the process”

Bila dilihat, perubahan istilah tersebut bertujuan agar istilah yang digunakan tidak terkesan

hanya berkaitan dengan barang saja tetapi juga termasuk jasa. Perubahan istilah ini bukan

berarti perusahaan yang telah menerapkan ISO 9001:2008 wajib mengganti istilah yang

ada. Istilah yang sudah ada masih bisa digunakan sesuai kebutuhan.

Contoh SOP (Standard Operating Procedure)

Standar Operasional Prosedur

Aktivitas Penebangan

(Pemotongan Pohon di Blok )

I. Tujuan

Proses aktivitas penebangan dilaksanakan dengan benar dan mendapatkan hasil sesuai

dengan target perusahaan.

II. Tanggung Jawab

Operator Chainsaw

Melakukan pemotongan pohon

Membersihkan cabang dan ranting pohon

Membuka jalur winching

Mengisi formulir hasil kerja

Menyerahkan dan melaporkan formulir

III. Dokumen terkait

PLKDN.103.11 Daftar Hasil Penebangan

PLKDN.103.19 Daftar Absensi Kerja

PLKDN.103.20 Daftar Pemakaian BBM

PLKDN.103.21 Peta Kerja

IV. Standar Operasional Prosedur

1. Persiapan Peralatan

1.1. Mempersiapkan mesin chainsaw dengan melakukan pengecekan pada mesin

chainsaw, memperbaiki mesin chainsaw jika mesin mengalami kerusakan.

1.2. Melakukan pengisisan BBM pada mesin chainsaw dan mencatat pemakaiannya

pada lembar konsumsi BBM setiap hari.

1.3. Mengisi Absensi sebelum melakukan aktivitas pekerjaan. Dan Jika berhalangan

untuk bekerja, pekerja harus melapor kepada mandor produksi.

2. Melakukan Penebangan

2.1 Memilih jenis pohon yang akan ditebang dengan memilih pohon yang

berdiameter di atas 40 cm.

2.2 Menentukan arah rebah sesuai arah penyaradan kayu, dan melihat posisi pohon,

normal atau miring.

2.3 Membersihkan cabang dan ranting serta memotong ujung dan pangkal pohon.

2.4 Membuka jalur winching yang sesuai dengan arah penyaradan.

3. Setelah Melakukan Penebangan

3.1 Mengisi formulir hasil kerja.

3.2 Menyerahkan dan melaporkan formulir hasil kerja kepada mandor produksi.

3.3 Membersihkan chainsaw dan alat-alat lain selesai bekerja.

3.4 Memeriksa chainsaw setiap sore hari untuk persiapan besoknya. Bagian-bagian

yang perlu diperiksa adalah rantai gergaji, bilah gergaji, kopling, saringan

minyak dan bahan bakar, busi, sistem pembuangan asap, rem rantai, dan

pelindung pegangan depan.