D-R ALEKSA STAMENKOVSKID-R BOSHKO JAQOVSKI

KOMUNIKIMI AFARIST

Libër për vitin e III-të

DREJTIMI EKONOMIK-JURIDIK DHE TREGTARsekretari afarist

Shkup, 2011

Komunikimi afarist

Recensues:Profesor dr. Lidia Naumovska Profesor Aneta Dueva Profesor Suzana Bogdanovska

Lekturë: Maja Kostadinova

Korrekturë: Prof. dr. Zhivko Andrevski

Kopertina: Vllado Kalevski

Përkthyes: Arben Salihi

Redaktor i botimit në gjuhën shqipe:Prof. dr. Miraç Hani

Lektor:Murtez Sejdiu

Botuesi: Ministria e arsimit dhe shkencës së Republikës së Maqedonisë

Shtypi: Graficki centar dooel, Shkup

Tirazhi: 300

Me Vendim të Ministrisë për arsim të Republikës së Maqedonisë nr 22-44659/1 nga viti 27.08.2010 lejohet përdorimi i këtij libri.

CIP - Каталогизација во публикацијаНационална и универзитетска библиотека “Св.Климент Охридски” , Скопје005. 57 (075.3)

СТАМЕНКОВСКИ, АлексаДеловно комуницирање : учебник за lll година економско-правна и трговска струка : деловен секретар / Алекса Стаменковски, Бошко Јаќовски. - Скопје: Министерство за образование и наука, 2010, - 226 стр. : илустр. ; 30 см Библиографија: стр. 221-226

ISBN 978-608-226-200-01. Јаќовски, Бошко [автор]COBISS.MK-ID 85376778

3

Komunikimi afarist

PARATHËNIE

Punimi Komunikimi afarist është libër për vitin e tretë drejti-mi ekonomik, juridik dhe tregtar, sekretar afarist, në të cilën shtjellohet problematika e komunikimit afarist si proces i komunikimit jo verbal dhe verbal midis njerëzve dhe bartësit të aktiviteteve të biznesit. Në punimin jepet një paraqitje e elementeve të komunikimit afarist, komunikimet e vendit të punës, dhe komunikimi në ndërmarrjet.

Në librin përpunohen elementet e procesit të komunikimit afa-rist, duke filluar nga njohja e nocionit përkufizimet e komunikimit, llo-jet e komunikimit dhe karakteristikat e tyre, komunikimi në vendin e punës, respektivisht komunikimi midis kolegëve, udhëheqësve dhe menaxherëve, pastaj komunikimi në ndërmarrje dhe udhëheqja e bise-dave afariste, negociatat, udhëheqja e mbledhjeve, komunikimi i shkruar i vendit të punës, prezantimet, komunikimi gjatë kërkimit punë dhe the-melet e bontonit në punën afariste.

Punimi është sistemuar në mënyrë të cilën nxënësve do tu mun-dësojë ti kuptojnë elementet e procesit të komunikimit afarist midis biz-nes subjekteve, të vendit të punës dhe komunikimit të ndërsjellët.

Orientimi i autorëve është që të vendoset peshë mbi çështjet thel-bësore dhe aktuale në lidhje me komunikimin afarist si proces i kontakti-mit të vetëdijshëm dhe përgatitja paraprake për kontakte midis njerëzve.

QËLLIMET E LIBRIT

Libri është i përgatitur që të shërbejë për zbatimin e procesit arsimor nga lënda e njëjtë, më lehtë të ekspozohet materia nga ana e arsimtarëve, ndërsa nxënësit t'i thellojnë njohuritë e tyre nga fusha e komunikimit afa-rist dhe aft ësimi i tyre për kryerjen e punëve dhe detyrave punuese nga profili i sekretarit afarist.

Komunikimi afarist

4

Qëllimi i librit është të jepet njohuri që të kuptohen elementet e procesit komunikues, komunikimet dhe karakteristikat e tyre, të kupto-hen komunikimet e vendit të punës, të karakterizohet komunikimi në ndërmarrjet, të shkruhet dokumentacioni, letra, memorandume, rapor-te, të njoft ohen themelet e bontonit afarist dhe të zhvillohet marrëdhënie profesionale, punë ekipore dhe të ndërtohen marrëdhëniet ndër njerëzore në mjedisin e punës.

KARAKTERISTIKA PLOTËSUESE

Libri ka edhe disa karakteristika plotësuese të cilat paraqesin ndihmë në të kuptuarit e materies së prezantuar. Në këtë drejtim në secilën pjesë të punës është theksuar:

Qëllimet e mësimit. Qëllimet e drejtojnë vëmendjen e nxënësit gjatë leximit dhe studimit të materies që duhet të zotërohet dhe çfarë njo-huri duhet të arrijë.

Terme kyçe. Termet kyçe të cilat janë me rëndësi të mbizotërimit të terminologjisë nga marketingu në tekstin janë nënvizuar dhe janë shënuar në gjuhën shqipe dhe angleze.

Shembuj. Në librin paraqiten edhe shembuj nga zbatimi praktik të komunikimit në botën e biznesit.

Figura. Në librin paraqiten fotografi të cilat shërbejnë si ilustrim i dukurive të përpunuara dhe kanë për qëllim të forcojnë paraqitjen për materien e përpunuar në tekstin.

Fjalor. Në fund të librit jepet fj alor me terma lidhur me komuniki-mit të cilat hasen në pjesë të caktuara të librit.

5

Komunikimi afarist

Literatura. Gjatë të shkruarit të librit është përdorur literaturë e shumtë, prej të cilës pjesa më e madhe është publikuar gjatë disa viteve të fundit, ndërsa janë përdorur materiale dhe tekste të siguruara përmes Internetit.

Shkup, qershor 2010

A u t o r ë t

dr. Aleksa Stamenkovski Profesor i rregullt i marketingut

Universiteti Evropian Republika e Maqedonisë

dr. Boshko Jaqovski Profesor Emeritus i marketingut

Universiteti Evropian Republika e Maqedonisë

Komunikimi afarist

6

7

Komunikimi afarist

H Y R J E

Duke u nisur nga qëllimet e programit arsimor për lëndën mësimore Komunikimi afarist për vitin e tretë, sekretar afarist, përmbajtja e librit në pajtueshmëri me programin arsimor është konceptuar ashtu që kjo u mundëson nxënësve të njoft ohen me Komunikimin afarist, komuni-kimet dhe procesin komunikues, komunikimi në ndërmarrjet, në ven-din e punës, si dhe me komunikimet gjatë kërkimit të punës dhe bonto-nin afarist.

Përmbajtja e librit është ndarë në shtatë pjesë të cilat për vete para-qesin një tërësi të caktuar, por që është ngushtë e lidhur me pjesët tjera.

Pjesa e parë respektivisht pjesa hyrëse i referohet çështjeve të ko-munikimit dhe komunikimit dhe në të veçanërisht përpunohen çështjet e përkufizimit të komunikimeve, formave të komunikimit, procesit komu-nikues, elementet e tij, kanalet, konteksti.

Në pjesën e dytë përpunohen llojet e komunikimit dhe karakteris-tikat e tyre, me çka aksent i veçantë është dhënë komunikimit verbal dhe jo verbal.

Pjesa e tretë është përkushtuar përpunimit të komunikimeve të vendit të punës, me çka rëndësi të veçantë jepet përpunimit të komuniki-meve midis kolegëve dhe komunikimi me udhëheqësit dhe menaxherët.

Pjesa e katërt i përpunon karakteristikat e komunikimit në ndër-marrjen, me çka veçanërisht përpunohen çështjet e udhëheqjes së bisedës afariste, intervistës, mbledhjet dhe udhëheqja e mbledhjeve.

Në pjesën e pestë përpunohet komunikimi i shkruar në ndër-marrjen, me çka rëndësi të veçantë jepet në përpunimin e të shkruarit dokumentacionit teknik dhe materiale të tjera me shkrim, siç janë letrat, memorandumet, raportet dhe prezantimet.

Komunikimi afarist

8

Pjesa e gjashtë është përkushtuar në përpunimin e komunikime-ve gjatë kërkimit të punës, respektivisht përcjelljen e konkurseve, kon-kurrimit, pjesëmarrja në intervistë dhe dhënia e kundërshtimit në qoft ë se kandidati nuk ka qenë i pranuar në punë pas konkursit të publikuar.

Në pjesën e shtatë përpunohen principet e bontonit afarist, respekti-visht bontonit të vendit të punës dhe sjellja e njerëzve në mjedisin punues.

9

Komunikimi afarist

PËRMBAJTJA

PËRMBAJTJA ................................................................................................. 9PJESA E I - rëKOMUNIKIMI DHE TË KOMUNIKUARIT .............................................. 13

1. Përkufizimi i komunikimeve .................................................. 152. Format dhe lloje të komunikimit ........................................ 17 2.1. Format e komunikimit ....................................................... 17 2.2. Llojet e komunikimit .......................................................... 193. Procesi komunikues ................................................................. 214. Subjektet dhe porosia në procesin komunikues ............ 24 4.1. Dërgues i porosisë ................................................................ 24 4.2. Pranues i porosive ................................................................ 25 4.3. Porosi .................................................................................. 275. Rregulla të sjelljes së subjekteve në procesin

komunikues .................................................................................. 29 6. Karakteristika të procesit komunikues ........................... 30 6.1. Kanalet e komunikimit ........................................................ 30 6.2. Lidhja kthyese ...................................................................... 32 6.3. Konteksti .............................................................................. 33 6.4. Zhurmët ............................................................................... 36P Y E T J E K O N T R O L L U E S E ................................................. 40

PJESA E II - të

LLOJET E KOMUNIKIMIT DHE KARAKTERISTIKAT E TYRE ............ 41

1. Komunikimi verbal ................................................................... 43 1.1. Rëndësia e të folurit si dimension i komunikimit .............. 45 1.2. Dimensionet themelor të situatës folëse .............................. 47 1.3. Roli i folësit .......................................................................... 48 1.4. Qëllimet e folësit .................................................................. 49 1.5. Mënyra e përgatitjes dhe organizimi i të folurit ................. 55 1.6. Mënyra e mbajtjes së bisedimeve dhe prezantimi ekipor ... 582. Komunikimi jo verbal ............................................................... 67 2.1. Llojet themelor të komunikimit jo verbal ........................... 69 2.1.1. Të shikuarit, kontaktet me sytë dhe pamja ........... 70 2.1.2. Shprehjet e fytyrës dhe të folurit e trupit .............. 74 2.1.3. Gjestet ........................................................................ 76

Komunikimi afarist

10

2.2. Kategori të tjera të komunikimit jo verbal ......................... 79 2.2.1. Zëri si komunikim jo verbal ................................... 79 2.1.2. Pamja si komunikim jo verbal ................................ 80 2.2.3. Të prekurit si komunikim jo verbal ....................... 81 2.2.4. Hapësira personale në komunikimin jo verbal .... 81 2.3. Ndikimi i kategorive të kombinuara komunikimi

jo verbal ............................................................................... 82 2.4. Pjesa jo verbale e porosive ................................................... 833. Dëgjimi në komunikimet .......................................................... 84 3.1. Dëgjim dhe të dëgjuarit ....................................................... 86 3.2. Elemente të cilat ndikojnë në të dëgjuarit .......................... 87 3.3. Shprehi të këqija të dëgjimit ................................................ 91 3.4. Hapa drejt dëgjimit më të mirë ........................................... 92 3.5. Lloje tjera të dëgjimit efektiv ............................................... 94 3.6. Motivimi dhe barrierat në dëgjim ...................................... 95 3.7. Rëndësia e komunikimit ndërkulturor ............................... 98 3.8. Nevoja nga zmadhimi i mundësisë nga arritja e të

kuptuarit të përbashkët në mjedisin e ndryshëm kulturor .... 101P Y E T J E K O N T R O L L U E S E ............................................... 104

PJESA E III - të

KOMUNIKIMET NË VENDIN E PUNËS ................................................. 105

1. RËNDËSİA E KOMUNİKİMİT MİDİS KOLEGËVE .......... 1072. KOMUNİKİMİ ME UDHËHEQËSİT DHE

MENAXHERËT ......................................................................... 1093. RËNDËSİA E KRİJİMİT TË KLİMËS KOMUNİKUESE .... 1134. DHËNİA DHE PRANİMİ İ İNSTRUKSİONEVE ................ 118P Y E T J E K O N T R O L L U E S E .............................................. 121

PJESA E IV - të

KARAKTERISTIKA TË KOMUNIKIMIT NË NDËRMARRJEN ............ 1231. Bisedë afariste- intervistë ................................................... 125 1.1. Organizimi i bisedës afariste ............................................. 126 1.2. Përgatitja e bisedës afariste ............................................... 126 1.3. Udhëheqja e bisedës afariste ............................................. 127 1.4. Përfundimi i bisedës afariste dhe analizimi i rezultateve 1282. Negociata ................................................................................... 129 2.1. Lënda e negociatës .............................................................. 130 2.2. Përgatitje për udhëheqjen e negociatave ............................ 130 2.3. Metoda për arritjen e klimës së mirë në negociatat ......... 131 2.4. Stile-strategji dhe taktika të negociatës .............................. 1323. Konflikte ................................................................................... 133 3.1. Nocioni dhe llojet e konfl ikteve .......................................... 134

11

Komunikimi afarist

3.2. Burimet e konfl ikteve në organizatat ............................... 137 3.3. Hapa në zgjidhjen e konfl ikteve në marrëdhëniet

midis të punësuarve .......................................................... 1384. Komunikimi me klientët ........................................................ 1405. Komunikimi në ekipe ............................................................... 1416. Mbledhje .................................................................................... 149 6.1. Lloje të mbledhjeve ............................................................ 149 6.2. Faza dhe hapa në organizimin dhe udhëheqjen

e mbledhjeve ...................................................................... 151 2.2. Pjesëmarrës të mbledhjes .................................................. 153 2.3. Rregulla dhe teknika për udhëheqjen e mbledhjeve ......... 153 2.3.1. Rregulla për udhëheqjen e mbledhjeve ............... 154 2.3.2. Udhëheqja e mbledhjeve ....................................... 156 2.4. Karakteristika të mbledhjeve të këqija dhe rregulla

për mbledhje të suksesshme .............................................. 159 P Y E T J E K O N T R O L L U E S E ...................................... 160PJESA E V- tëKOMUNIKIMI NË VENDIN E PUNËS .......................................... 1611. Leximi dhe mesimi në komunikimi me shkrim .................. 1632. Karakteristika të komunikimit me shkrim .................... 1643. Procesi i planifikimit të komunikimit me shkrim ......... 1664. Të shkruarit e dokumentacionit teknik ......................... 1685. Të shkruarit e letrave ........................................................... 1716. Të shkruarit e memorandumit dhe raporteve

të shkurtra .............................................................................. 1767. Prezantimi ................................................................................. 180 7.1. Nocioni i prezantimit ........................................................ 180 7.2. Hapa në prezantim ............................................................ 182 7.3. Struktura e prezantimit ..................................................... 184 7.4. Përdorimi i teknikave për prezantim të suksesshëm ........ 186P Y E T J E K O N T R O L L U E S E .............................................. 188PJESA E VI - tëKOMUNIKIMET GJATË KËRKIMIT TË PUNËS ........................... 1891. Procedura për pjesëmarrje në konkurs ........................... 191 1.1. Përcjellja e shpalljeve për punë ........................................... 191 1.1. Konkurs për punësim .......................................................... 194 1.2. Letër rekomanduese ............................................................ 196 1.3. Letër motivimi ..................................................................... 197 1.4. CV-Curriculum Vitae- Të dhëna biografike ...................... 198 1.5. Kundërshtim sipas konkursit për punësim ......................... 200 1.6. Padi sipas konkursit për punësim ....................................... 2002. Bisedë me punëdhënësin (intervistë) .................................201

Komunikimi afarist

12

P Y E T J E K O N T R O L L U E S E .............................................. 206PJESA E VII- të ..................................................................................... 207THEMELE TË BONTONIT AFARIST ............................................ 2071. Bontoni në vendin e punës.................................................... 2092. Rregulla të sjelljes së mirë në vendin e punës .............. 210FJALOR TË FJALVVE DHE SHPREHJEVE NGA KOMUNIKIMI .... 215LITERATURA ...................................................................................... 221

13

Komunikimi afarist

PJESA E I -

KOMUNIKIMI DHE TË KOMUNIKUARIT

Komunikimi afarist

14

PA S Q Y R Ë E P Ë R M B A J T J E S1. Përkufizimi i komunikimeve

2. Forma dhe lloje të komunikimit

3. Procesi komunikues

4. Subjektet dhe porosia në procesin komunikues

5. Rregulla të sjelljes së subjekteve në procesin komunikues

6. Karakteristika të procesit komunikues

Q Ë L L I M E T E M Ë S I M I TPas leximit të kësaj pjese, Ju duhet të jeni të aft ë:

ti definoni komunikimet

ti dalloni format dhe llojet e komunikimit

të përshkruani procesin e komunikimit

ti identifikoni subjektet e procesit të komunikimit

të dini se kush është dërgues i porosisë

të dini kush është pranues i porosisë

të dini se çfarë paraqet porosia në procesin e komunikimit

ti kuptoni rregullat e sjelljes së subjekteve në procesin e komunikimit

ti sqaroni tiparet e procesit të komunikimit

të dini se cilat janë kanalet në procesin e komunikimit

të dini se çka është lidhja kthyese

të dini çfarë është konteksti i procesit

të komunikimit të dini çfarë janë zhurmat në proceset e komunikimit 1.

15

Komunikimi afarist

1. Përkufizimi i komunikimeve

Komunikimi paraqet proces të përcjelljes së informatave midis individëve dhe organizatave. Komunikimi mund të thotë edhe shkëmbim të fakteve, ideve, porosive ose emocioneve midis dy ose më shumë per-sonave. Informatat, faktet, idetë, porositë ose emocionet duhet të drejto-hen deri te pranuesi i caktuar i cili duhet ti dëgjojë ose ndjejë, ti kuptojë dhe të japë përgjigje. Kjo është e ashtu quajtur përgjigje kthyese ose feed-back. Komunikimi është proces i dyanshëm i cili përfshin përcjellje, res-pektivisht transmision dhe pranim të përgjigjes kthyese. Qëllimi i komu-nikimit është të shkaktojë aksion.

Fjala komunikim rrjedh nga fj ala latine „communico”, nga „com-munis” ose nga fj ala “common”. Kjo do të thotë të merret pjesë në diçka ose të ketë pjesë në diçka, të lajmërohet diçka, të shoqërohesh në diçka, të bashkohesh ose të lidhesh me dikë. Komunikimi, është proces i veçantë i ndërveprimit dinamik social i cili përfshin shkëmbim të ideve midis dy ose më shumë personave. Kjo, gjithashtu, i shpreh ndjenjat ose që është shumë më e rëndësishme sjellja e njerëzve. Zakonisht thuhet se çdo sjell-je është komunikim, ndërsa çdo komunikim shkakton sjellje.1

Komunikimi është proces i kontaktimit të vazhdueshëm që realizohet me të folurit, urdhërimit, komandimit, dëgjimit, pyetjes dhe përgjigjeve.

Komunikimi, është sistem i operacioneve të ndryshme të cilat përfshijnë:

gjuhë (fj alim), gjeste, simbole përmes të cilave përcillet qëllimet, mendime ose shkëmbehet përvojë.

1 Carolyn Mikanowicz, Shelda Shank: „Communication Strategies”, National Center of Continuing Education, Inc. ©2010, faqe. 4

Komunikimi afarist

16

Komunikimi është proces i krijimit të mendimeve midis njerëzve.

Komunikimi është themeli i të gjitha marrëdhënieve ndërpersonale dhe jeta e përditshme e njeriut është plotë me përvojë të një pas një ko-munikim. Qëllimi i komunikimit është e dyanshme:

të jepen dhe të pranohen informata dhe të bëhet kontakt midis njerëzve.

Nëse nuk ka komunikim, atëherë nuk mund të ketë marrëdhënie, për shkak të asaj që mund të thuhet se komunikimi nuk është vetëm sjell-je, por kjo është edhe marrëdhënie.

Komunikimi është ciklik, dinamik, madje edhe proces i cili shkak-ton ndryshime, për shkak se informatat vazhdimisht përcillen nga dërguesi deri te pranuesi, ndërsa reaksioni i pranuesit sjell të vijë deri në ndryshimin në porosinë e ardhshme të dërguesit.

Komunikimi është i vazhdueshëm dhe prandaj thuhet se paraqet proces ciklik. Gjatë komunikimit është e rëndësishme të dihet së dërguesi dhe pranuesi i porosive janë njerëzit të cilët kanë mendje, ndjenja, vlera, besime, kulturë. Këto janë faktorë të cilët ndikojnë në mënyrën në të cilën njerëzit komunikojnë. Përskaj këtyre faktorëve, përfshihen bashkësia shoqërore, individët dhe ndikimet sociale siç janë mosha, gjinia, arsimi, qëllimet e veçanta dhe sjellja.

Të menduarit për komunikimin nuk mund të përcillet, për të duhet bashkërisht të bisedohet. Ndërtimi i mendimeve mund të jetë nën ndiki-min e dikujt ose të më shumë nga faktorët veç më të përmendur.

Njerëzit komunikojnë me qëllim të shkëmbejnë njohuri dhe për-voja. Midis llojeve të ndryshme të komunikimit midis njerëzve mund të theksohen:2

2 Carolyn Mikanowicz, Shelda Shank: „ Communication Strategies”, National Center of Continuing Education, Inc. ©2010, faqe. 4

17

Komunikimi afarist

ndërpersonale, komunikimi në grupe të vogla, komunikimi në organizatat, komunikimi publik, komunikimi masiv.

Format e komunikimit të njerëzve përfshijnë:

të folurit me shenja, të folurit, të shkruarit, gjestet dhe përcjella e sinjaleve (zërit, fotografisë, tekstit) përmes radios, tele-

vizioni dhe përmes mjeteve elektronike (kompjuterë, fakse).

2. Forma dhe lloje të komunikimit

Format e komunikimit përcaktojnë në varshmëri rrjedhën e proce-sit të komunikimit dhe nga mënyra e të shprehurit.

Llojet e komunikimit përcaktohen në varshmëri të strukturës orga-nizative dhe mënyrës së komunikimit.

2.1. Forma të komunikimit

Në varshmëri të rrjedhës së procesit të komunikimit, komunikimi paraqitet në formë të:

komunikim njëdrejtimësh- një kahesh, komunikim dydrejtimësh – dy kahesh, komunikimi te poshtë, komunikimi përpjetë, komunikimi anësor.

Komunikimi afarist

18

1. Komunikimi njëdrejtimësh (one way communi-cation):Kjo formë e komunikimit karakterizohet me atë që nuk ka informa-

ta kthyese nga pranuesi drejt dërguesit të porosisë. Dërguesi dhe pranuesi kanë role të veçanta dhe nuk janë midis vete të varur. Dërguesi e përcjell porosinë, ndërsa pranuesi e pranon pa u menduar nëse në lidhje me atë informatë duhet diçka për të kthyer. Për shembull, kur dëgjohen lajme në radio ose televizion. Efikasiteti i këtij lloji të komunikimit varet para së gjithash, nga ajo se si fl itet dhe nga përgatitja e pranuesit të dëgjojë.

2. Komunikimi dydrejtimësh (two way communication):

Ky komunikim përfshin porosi kthyese nga pranuesi drejt dërguesit të porosisë. Pranuesi i porosisë ri se e ka kuptuar porosinë që ka pranuar nga dërguesi. Kjo formë e komunikimit është interaktiv dhe ndër perso-nale dhe mundëson të kuptuarit më të mirë midis veti.

3. Komunikimi te poshtë (downvord communication):Komunikimi realizohet nga udhëheqësia e lartë në organizatë dhe au-toritetet e larta drejt udhëheqësve më të ulët dhe autoritetet më të ulëta. Qëllimi i këtij komunikimi është të jepen drejtime, të sqarohen politikat dhe procedurat e organizatës, të motivohen ose aft ësohen të punësuarit për të punuar më mirë dhe ngjashëm. Kjo formë e komunikimit realizo-het si mjet për kontroll i aktiviteteve të nënshtruarve. Kjo sigurohet me informata kthyese nga punëtorët.

4. Komunikimi përpjetë (upward communication):Komunikimi realizohet nga të nënshtruarit drejt eprorëve. Kjo do të thotë dhënia e informatave kthyese të cilat i kërkojnë udhëheqësit, sugjestione, shprehja e pakënaqësisë, dhënia e mendimeve, etj. Ky lloj i komunikimit realizohet në mbledhje të caktuara, përmes mbajtjes së takimeve të plani-fikuara për dhënien e sugjestioneve dhe sigurimin e informatave me zba-timin e intervistës. Menaxhmenti mund të ketë probleme të mëdha në sjelljen e brendshme të punësuarve dhe në lidhje me ata të gjejë zgjidhje për motivimin e punëtorëve. Gjatë këtij komunikimi punëtorët munden ti shprehin ndjenjat e tyre dhe pakënaqësitë.

19

Komunikimi afarist

5. Komunikimi anësor ose horizontal (lateral or horizontal communication): Ky komunikim realizohet përmes personave nga ni-veli i njëjtë hierarkik nga sektorë të njëjtë ose të ndryshëm ose depar-tamente në organizatën. Si për shembull mund të theksohet komuniki-mi midis marketing menaxherit me menaxherin për prodhim ose komu-nikimi i ndonjë personi nga shitja. Qëllimi i këtij komunikimi është të kryhet koordinimi midis individëve të ndryshëm dhe sektorëve, të zgjid-hen problemet, të tejkalohen konfl ikte midis personave të ndryshëm, të shkëmbehen informata, të avancohen marrëdhënie shoqërore.

Në varshmëri të mënyrës së komunikimit, komunikimi paraqitet në formë :

verbale, jo verbale,

1. Komunikimi verbal (verbal communication): Kjo formë e ko-munikimit realizohet përmes fj alëve të folura ose të shkruara. Kjo mund të jetë fytyrë në fytyrë (face to face), përmes telefonit, përmes sistemit vi-deo konferencë. Forma e shkruar e komunikimit mund të jetë në formë të letrës, memorandumit, raportit dhe ngjashëm.

2. Komunikimi jo verbal (nonverbal communication):Kjo formë e komunikimit do të thotë përcjellje e porosive në atë

mënyrë që nuk është me sprehura të folura ose të shkruara. Përcjellja e porosive realizohet më bërjen e shprehjeve të ndryshme të fytyrës, me lëvizjen e trupit, me sytë, me veshjen, të heshturit, etj.

2.2. Lloje të komunikimit

Në varshmëri të strukturës organizative të komunikimit, komuni-kimi mund të paraqitet në llojet si më poshtë:

Komunikimi afarist

20

formal, jo formal.

1. Komunikimi formal (formal communication):Komunikimi formal është strukturuar në bazë të hierarkisë, autorite-tit dhe përgjegjësisë. Me këtë formë të komunikimit sigurohet unitet në dorëzimin e informatave dhe vërtetohet përgjegjësia. Ky komunikim mund të jetë komunikim teposhtë, komunikim përpjetë dhe anësor.

2. Komunikimi jo formal (informal communi-cation):Ky komunikim realizohet jashtë kornizave të përshkruara dhe planifiku-ara formale ose kanaleve. Në vend të komunikimit formal që është kriju-ar dhe dokumentuar, komunikimi jo formal realizohet spontanisht dhe si dhënie e shënimeve midis hierarkisë organizative. Kjo nuk ka rregulla e as drejtime praktike.

Në varshmëri të mënyrës së komunikimit, llojet e komunikimit mund të jenë:

intrapersonale, ndërpersonale, publike, masive.

1. Komunikimi intrapersonal (intra - personal communicati-on): Komunikimi intrapersonal paraqet dialog interno i cili ndodh në kokën e një personi.

2. Komunikimi ndërpersonal (interpersonal communication): komunikimi ndërpersonal është komunikim midis dy ose më shumë per-sonave.

21

Komunikimi afarist

3. Procesi i komunikimit

Procesi i komunikimit, është udhërrëfyes për realizimin e komu-nikimeve efektive. Procesi i komunikimit është proces i hapur përmes të së cilit shkëmbehen mendimet e përbashkëta midis dërguesit dhe pra-nuesit. Ata të cilët e përcjellin procesin e komunikimit kanë mundësi të bëhen më produktiv në punën e tyre. Komunikimet efikase çojnë drejt të kuptuarit.

Procesi i komunikimit, i përbërë nga tre elementet burimi (dër-guesi, folësi, përcjellësi, arsimtari), simbolet të cilat përdoren për kriji-min dhe përcjelljen e porosisë (fj alë ose shkronja) dhe pranuesi (ai i cili dëgjon, që lexon ose shikon dhe ai i cili mëson). Procesi është dinamik dhe në të gjitha të tre elementet janë në lidhje të ngushtë, secili element është i varur nga të tjerët, që të mundet të realizohet komunikimi efektiv.

Procesi i komunikimit fillon me dërguesin, ndërsa përfundon me pranuesin, kjo do të thotë se dërgohen dhe pranohen porosi, por pro-cesi i komunikimit është i tërësishëm kur do të fitohet informata kthye-se nga e cila mund të shihet se porosia është kuptuar nga ana e pranue-sit në mënyrë ashtu siç ka dëshiruar dërguesi dhe në bazë të tillë është ndërmarrë aksion i caktuar.

Procesi i komunikimit ka gjashtë procedura dhe atë:3

dërguesi ka ide, dërguesi e kodon idenë, dërguesi e konverton idenë në porosi, pranuesi e pranon porosinë, pranuesi e dekodon porosinë, pranuesi dërgon lidhje kthyese - feedback

Mund të theksohet se në procesin e komunikimit, midis dërguesit dhe pranuesi të porosisë paraqiten fazat e kodimit të porosisë, kanalet për

3 Chapter 1: Achieving Success Th rough Eff ective Business Communication, sllajdet 5-10, business.emu.edu.tr/portal/iiles/lecturenotes/96jilIu.jWiao Chapter% 201.ppt, 2010

Komunikimi afarist

22

transmetim të porosive, dekodimin e porosisë, porosinë kthyese - feed-back dhe pengesa në procesin e komunikimit4.

Figura nr. 1:

Elementet e komunikimit

Info

rmac

ione

ni

smët

are

Info

rmac

ione

të

arrit

ura

Filtrat

BesimeVlerësime

PyetjeSqarime

LehtësimeGjendja

Filtrat

BesimeVlerësime

PyetjeSqarime

LehtësimeGjendja

Porosi

Kanal

Sjellja e vendimit

Sjellja e vendimit

Kodimi Kodimi

Burimi: Charlie Cook: Communication, Chapter 6, © 2008 Th omson/South- Western, Th e University of Allabama

Kodimi është procedurë me ndihmën e të cilit dërguesi e konver-ton idenë e tij në simbole, siç janë fj alët ose gjestet me ndihmën e të cilëve mund të komunikohet.

Dekodimi është procedurë me ndihmën e të cilit pranuesi simbolet e komunikimit të dërguara nga dërguesi i pranon si porosi, respektivisht i interpreton fj alët, e pranon ose jo qëllimit e dërguesit.

4 Charlie Cook: Communication, Chapter 6, © 2008 Th omson/South-Western, Th e University of Allabama

23

Komunikimi afarist

Përgjigja kthyese ose Feedback është porosia e dërguar nga pranuesi deri tek dërguesi të cilën ai e pranon përmes kanalit adekuat për komuni-kim me ndihmën e të cilit do të realizohen qëllimet e dërguesit.

Zhurma përbëhet nga pengesat eventuale-barrierat të cilët e vësh-tirësojnë komunikimin efektiv, për shembull, fj ali e formuluar jo mirë.

Procesi i komunikimit në mënyrë grafike mund të paraqitet edhe me fotografinë në vijim:

Figura nr. 2:

Dërgues

Procesi i komunikimit

Feedback

Porosi

Përgjigje

Pranues

Dekodim

Medium-Kanal

Kodim

Burimi: Philip Kotler and Gary Armstrong: Principles of Marketing, Eighth Edition, Chapter 14, Integrated Marketing Communication Strategy, 2008

Komunikimi afarist

24

4. Subjektet dhe porosia në

procesin e komunikimit

Në procesin e komunikimit si subjekte paraqiten dërguesi dhe pra-nuesi i porosisë, ndërsa porosia e paraqet informatën i cili duhet të jetë lëndë e komunikimit.

4.1. Dërgues i porosisë

Dërguesi i porosisë është individ, grup ose organizatë që inicion komunikim. Dërguesi është ai i cili kujdeset për suksesin e komunikimit. Përvoja e dërguesit të porosisë, njohuria, aft ësitë, perceptimet dhe kultu-ra kanë ndikim të fortë mbi krijimin e porosisë.

Dërguesi i porosisë procesin e komunikimit e fillon me krijimin ose formimin e idesë, qëllimit ose ndjenjës të cilat duhet të përcillen. Më së pari duhet të pastrohen dhe të hedhen detajet e panevojshme dhe përpjekja të drejtohet drejt informatës relevante. Pas kësaj, vijon vendimi i dërguesit të porosisë të krijojë komunikim.

Dërguesi i porosisë ose burimi i komunikimit, gjithashtu, e për-cakton qëllimin e porosisë, që mund të jetë të informojë, të bindë ose disponojë ose argëtojë.

Dërguesi duhet të krijojë lidhjen me ata të cilët i pranojnë informa-tat, në pajtueshmëri me nevojat e tyre të ndryshme dhe bazat e partneri-tetit, sepse komunikimi është proces i dyanshëm. Dërguesi i porosisë du-het të vendosë që do të jetë rezultat i komunikimit të tij:

nëse do të informojë, të shkaktojë interes, të bind, të befasojë, të lavdërojë, të kritikojë,

25

Komunikimi afarist

të turpërojë, të lusë, të inspirojë.

Sidoqoft ë, duhet të planifikohet përmbajtja dhe të zgjidhet mediu-mi përmes të së cilit do të përcillet porosia, me qëllim që kjo të shkaktojë përgjigje, respektivisht t'i interesojë ata të cilëve u është dërguar. Si do të dihet nëse porosia ka shkaktuar interes? Kjo do të dihet nëse fitohet përgjigje kthyese.

Përskaj kësaj duhet të përcaktohet edhe mënyra si porosia do të arrijë nga dërguesi deri te pranuesi. Dërguesi më së pari e krijon porosinë, respektivisht krijon informatë që dëshiron, në formën adeku-ate ta dorëzojë deri te pranuesi. Dërguesi e krijon porosinë në varshmëri nga përvoja e tij, perceptimet, të menduarit ose ndjenjave. Nëse porosia nuk është krijuar në mënyrë që të mundet të dorëzohet deri te pranuesi, komunikimi nuk mund të fillojë.

4.2. Pranuesi i porosisë

Personi ose personat të cilët përkushtojnë vëmendje në porosinë e dërguesit quhet pranues i porosisë. Akti i interpretimit të porosisë quhet të kuptuarit (dekodim). Pranuesi e dekodon porosinë në bazë të përvojës së tij të mëparshme, perceptimet dhe ndjenjat. Porositë pranohen me ndjenja, por më së shpeshti dekodohen me dëgjim ose me shikim.

Më së pari ka pranim fizik të stimulove (zëri dëgjohet, ndërsa lëvizjet shikohen). Pasi që diçka do të dëgjohet ose shikohet, atëherë mund të kush-tohet vëmendje, si në stimulit verbale ashtu edhe jo verbale. Kur stimulit janë pranuar, bëhet përpjekje të kuptohet porosia dhe të interpretohet.

Më në fund informata mund të pranohet dhe të lihet për më vonë të përgjigjet. Kjo, nëse stimulit nuk janë të tilla shkaktojnë përgjigje të shpejtë. Me rëndësi është të dihet se pranuesi i porosisë sjell vendim, të japë përgjigje të shpejtë në varshmëri të situatës së dhënë.

Secili që pranon porosi duhet të dijë ti analizojë porositë e pranu-ara që të përcaktojë cila porosi është më efektive. Secili njeri është edhe

Komunikimi afarist

26

pranues edhe dërgues i porosisë dhe është në gjendje të interpretojë dhe pastaj të japë përgjigje. Përgjigja mund të jetë heshtje, zhurmë, ose diç-ka ndërmjet, në varshmëri të situatës dhe nga ekzistimi i ndonjë penge-se në komunikim.

Shkalla e të kuptuarit të porosisë të cilën e ka pranuar pranuesi va-ret nga numër më i madh i faktorëve, mes të cilave theksohen:

sa shumë dinë pranuesi ose pranuesit për atë që është lëndë e porosisë;

perceptimi i porosisë; raportet dhe besimi të cilët ekzistojnë midis dërguesit dhe pranuesit.

Çdo interpretim të porosisë nga ana e pranuesit është nën ndikimin të përvojës së tij, qasjes, njohurisë, aft ësisë, perceptimeve dhe kulturës.

Procesi i vërtetë i komunikimit fillon pasi që pranuesi do ta kuptojë porosinë. Edhe pranuesi që ta kuptojë porosinë kalon nëpër më shumë procese të brendshme që janë në lidhje me porosinë që vjen.

Procesi i pranimit të porosisë zhvillohet nëpër disa hapa dhe atë:

pranimi, përpunimi, përzgjedhja dhe interpretimi.

Pranimi i porosisë fillon kur pranuesi i porosisë do ta vërejë poro-sinë, qoft ë ta ketë parë ose ta ketë dëgjuar. Gjatë këtij procesi, pranuesi i përzgjedh informatat përmes filtrave të tij që quhen barriera psikologji-ke siç janë njohuritë e tij, qasja, besimet, paragjykimet dhe perceptimet. Këto faktorë ndikojnë në atë sesi porosia do të pranohet, kuptohet dhe përpunohet.

27

Komunikimi afarist

Që të mundet porosia të përpunohet, dërguesi dhe pranuesi duhet të komunikojnë në gjuhën e njëjtë. Gjuha, në këtë kuptim, nga ana for-male edhe nuk duhet të jetë faktor i kufizuar, por kërkohen njohuri tekni-ke, përvoja dhe elemente kritikuese të cilat quhen përkufizime operative.

4.3. Porosia

Porosia zhvillohet nga ideja për komunikim me të cilën ka për qëllim nëse të informohet, të bindet ose të disponohet. Porosia krijohet me simbole të caktuara. Simbole më të mira janë fj alët të cilat munden t'i shprehin lëndët, idetë dhe ndjenjat. Fjalët mundësojnë të ndahen të men-duarit me njerëzit tjerë në rrethinën në të cilën gjendet ai i cili dëshiron të komunikojë. Që të sigurohet komunikim më i suksesshëm, edhe poro-sia duhet të krijohet ashtu që pranuesi të mund ta kuptojë, të interpretojë dhe të përgjigjet.

Që të përcillet porosia, e njëjta duhet të fillojë të krijohet, dhe kjo do të thotë të kryhet transformim i informatave në porosi në formë të simboleve të cilat do ti shprehin idetë ose konceptin. Me këtë proces idetë ose konceptet konvertohen në porosi me të cilat do të komunikohet. Sim-bolet mund të kenë forma të ndryshme siç janë të folurit, fj alët ose gjestet. Këto të ashtu quajtura simbole përdoren që të munden idetë të konverto-hen në porosi të cilat do të mund të tjerët t'i kuptojnë.

Porosia duhet t'i përdorë simbolet të cilat janë të pranueshme për pra-nuesin e porosisë. Mënyra më e mirë për avancim të krijimit të porosisë nga ana e dërguesit është të bëhet supozim, respektivisht imagjinatë të formës së komunikimit i cili, do të jetë i pranueshëm nga aspekti i pranuesit.

Krijimi i porosisë, nëse bëhet fj alë për formë të folur ose shkruar, paraqet proces i cili kërkon të respektohen katër hapa të veçanta.

Komunikimi afarist

28

Hapi i parë është të menduarit të konvertohen në fj alë.

Hapi i dytë është porosia të kalojë përskaj barrierave psikologjike ose të brendshme ose faktorët e kufizuar. Barrierat psikologjike rrjedhin nga njohuria ekzistuese e dërguesit të porosisë, besimet e tij, paragjyki-met dhe ndjenjat.

Pasi që porosia do të kalojë përgjatë këtyre barrierave, ajo është e përgatitur për përcjellje. Ky është hapi i tretë. Procesi i përgatitjes së porosisë për përcjellje fillon me renditjen e fj alëve dhe vendimin e porosisë në formë në të cilën mund të përcillet.

Përcjellja e porosisë, qoft ë ajo të jetë në formë të së folurit ose shkruarit, e paraqet hapin e fundit në procesin e dërgimit të porosive, megjithatë komunikuesi i mirë, dërgues i porosive menjëherë bëhet pra-nues dhe përgatitet ti pranojë informatat kthyese nga porosia e dërguar.

29

Komunikimi afarist

5. Rregulla për sjelljen e subjekteve

në procesin e komunikimit

Që të realizohet komunikimi efektiv midis njerëzve ose palëve të cilët komunikojnë duhet të respektohen rregulla ose parime të caktuara.

Rregulla e parë, respektivisht principi i komunikimit është të si-gurohet informata kthyese - feedback. Ai i cili e dërgon porosinë du-het të sigurojë ajo të jetë e drejtuar pranuesit të vërtetë, që do ta pranojë, interpretojë, do ta kuptojë dhe do të përgjigjet, respektivisht do të japë përgjigje kthyese.

Rregulla e dytë, respektivisht principi është të krijohet kontakti i vërtetë, real me pranuesit e porosisë (dëgjuesit, shikuesit, publiku). Du-het të theksohet se dërgimi i zakonshëm i informatave nuk paraqet akt të komunikimit, jo, veçanërisht sot, kur çdo individ është përmbytur nga informata të ndryshme të cilat vijnë nga të gjitha anët.

Rregulla e tretë ose principi e komunikimit është dëgjimi dhe të kuptuarit. Nuk duhet të dërgohen porosi derisa nuk mësohet cilat janë nevojat e atyre drejt të cilëve janë drejtuar porositë. Kjo do të thotë të ketë njohuri për perceptimin e atyre, që i pranojnë porositë, të ndërtohen su-pozime për atë se si do të reagojnë dhe si do të përgjigjen. Pasi që të pra-nohet përgjigja kthyese, respektivisht pasi që do të vlerësohet reaksioni kthyes qaset drejt ndërmarrjes së aksioneve..

Rregulla e katërt ose principi është njohuria se komunikimi është diçka më shumë sesa shkëmbimi i fj alëve.

Secili duhet të jetë në gjendje t'i interpretojë porositë e njerëzve tjerë. Kjo në një farë lloj mënyre paraqet një lloj të formës të komuniki-mit kthyes.

Rregulla e pestë ose principi në procesin e komunikimit është të respektuarit. Ky parim kërkon dërguesi i porosisë të ketë respektin e plotë drejt atyre ndaj të cilëve drejtohet, pavarësisht nëse ata pajtohen me të ose jo. Kjo nënkupton ndërtim të marrëdhënieve të bashkëpunimit, respek-timi i nevojave të tyre dhe të pranuarit e njohurive dhe kulturës së tyre.

Komunikimi afarist

30

6. Karakteristika të procesit të komunikimit

Komunikimi efikas në cilën do qoft ë organizatë ose firmë është drej tuar drejt qëllimeve mirë të caktuara të cilat i përkrahin qëllimet e përgjithshme të organizatës. Komunikimi është proces përmes të ci-lit rrjedhin informata dhe të njëjtat kuptohen. Gjithashtu, komunikimi është sistem i cili përfshin marrëdhënie të ndërsjella të grupeve të pava-rura dhe individëve dhe elemente të caktuara të punuarit të përbashkët me qëllim të realizohen qëllimet e përbashkëta.

Komunikimi, shkurtimisht, mundet të sqarohet si përcjellje e po-rosive në mënyrë të kuptueshme, nga ai i cili i dërgon deri te ai që i pra-non. Komunikimi efikas është me rëndësi të madhe, si për biznesin ash-tu edhe për secilin individ.

6.1. Kanalet e komunikimit

Që të përcjellët porosia, dërguesi duhet të përdorë kanale të caktu-ara ose siç quhen mediume. Kanalet janë mjete përmes të cilave përcillen porositë. Shumica e kanaleve janë ose me gojë ose me tekst, por sot kana-let vizuale janë shumë më të njohura.

Kanalet janë mjete përmes të cilave përcillet porosia. Ato mund të përshkruhen dhe të analizohen në dy mënyra.

I pari e përfshin formën në të cilën porosia dërgohet deri tek pra-nuesi. Forma mund të përfshijë kanale verbale ose jo verbale të komuni-kimit. Njerëzit i përdorin pesë shqisat e tyre që të pranojnë porosi nga të tjerët. Këto janë dëgjuarit, shikuarit, aroma, shija, të prekurit.

Kanalet, gjithashtu mund të përshkruhen në pajtueshmëri me mënyrën e prezantimit të angazhuarve në komunikimin. Dërguesi mund të bisedojë fytyrë në fytyrë me pranuesin, t'i përdorë mjetet për komu-nikim publik, respektivisht të fl asë përmes radios, televizionit ose siste-me të tjera për komunikim publik. Secila nga këto kanale kërkon qasje të ndryshme të paraqitjes.

31

Komunikimi afarist

Në varshmëri të situatës, dërguesi i porosisë mund të përqendrohet në komunikimin verbal ose jo verbal dhe përdorimi i kanaleve për atë lloj të komunikimit. Kur përdoren kanalet për komunikim, gjithmonë duhet pasur parasysh se porosia e cila përcillet duhet të jetë e adaptuar në kana-lin adekuat dhe në situatën.

Efikasiteti i kanaleve të ndryshme për përcjellje të porosive varet nga karakteristikat e komunikimit. Për shembull, nëse është e nevojshme menjëherë të merret përgjigja kthyese, më së miri është komunikimi go-jor për shkak se secila pasiguri mund të sqarohet që nga koha e komu-nikimit. Në rastet kur porosia duhet të përcillet numrit më të madh të njerëzve, mund të thuhet se mediumet e shkrimit janë më efikase. Në shumë raste duhet të përdoren edhe kanalet e shkruara dhe ato gojore për shkak se plotësohen njëra me tjetrën.

Nëse dërguesi përcjell porosi përmes kanalit jo adekuat, ai nuk do të arrijë deri tek pranuesi i vërtetë. Për shkak të kësaj, secili dërguesi i po-rosive duhet të ketë në mendje se zgjedhja e kanalit adekuat për përcjellje të porosive mundet në masë të madhe ta zmadhojë efikasitetin në të drej-tuarit e informatave deri te pranuesit e dëshiruar dhe të ndikojë mbi të kuptuarit e tyre adekuat.

Mbi sjelljen e vendimeve për përdorim të kanaleve për përcjellje të porosive gojore ose me shkrim ndikojnë më shumë faktorë. Faktorët të cilat ndikojnë mbi sjelljen e vendimit të kanalit të komunikimit mund të përcaktohen kur dërguesi i porosisë vetë do të pyetet dhe do të japë përgjigje në pyetjet në vijim:

Pse duhet të zgjidhet kanali adekuat?

A është porosia urgjente? A është e nevojshme përgjigje e shpejtë kthyese? A është e nevojshme dokument i shkruar ose material i incizuar?

Komunikimi afarist

32

Nëse përmbajtja është komplekse, nëse shkakton polemika ose është personale?

Nëse porosia duhet të pranohet nga ndonjë organizatë ose jashtë saj? Çfarë karakteristika ka pranuesi për pranimin e porosive gojore

ose me shkrim?

Pasi që do t'i ketë përgjigjet e këtyre pyetjeve, dërguesi do të jetë në gjendje të zgjedh kanal efikas.

6.2. Lidhja kthyese

Marrja e informatave kthyese është lidhja e fundit në zinxhirin e procesit të komunikimit. Pas pranimit të porosisë, pranuesi në një far lloj mënyre jep përgjigje me sinjale të cilat paraqesin reaksion drejt dërguesit të porosisë. Sinjalet mund të jenë në formë të komentit gojor, psherëtimë e thellë, porosi e shkruar, buzëqeshje, ose ndonjë procedurë ose aktivi-tet tjetër.

Pa informatë kthyese, dërguesi nuk mundet të vërtetojë se pranue-si në mënyrë të rregullt ka interpretuar porosinë.

Secila faqe në një proces të komunikimit të ndërsjellë vazhdimisht dërgon prapa porosi në anën tjetër. Ai i cili kthen porosi, i tregon atij që e dërgon, si e ka interpretuar. Porosia negative kthyese ose informata është nëse pranohet përgjigje negative në porosinë e dërguar. Kjo do të thotë se porosia nuk është kuptuar.

Informata pozitive kthyese është kur pranuesi jep përgjigje në kup-tim të asaj se e ka kuptuar porosinë. Porosia kthyese mund të jetë, as po-zitive as negative, për shembull nëse përgjigjet, “do të shoh”, “mmm”. Ko-munikuesi ose dërguesi efektiv i porosive gjithmonë është i ndjeshëm në porositë kthyese dhe vazhdimisht i modifikon porositë si rezultat i asaj çfarë ka pranuar, si informatë kthyese. Fakti që fj alët mund të dëgjohen, çfarë fl itet dhe shikohet, mund të shënohet diçka që pastaj mund të kor-rigjohet dhe të largohen gabimet.

33

Komunikimi afarist

Informata kthyese është komponenti kryesor në procesin e komuni-kimit, sepse kjo dërguesit i mundëson ta vlerësojë efikasitetin e porosisë. Informata kthyese, në themel, krijon mundësi dërguesi të ndërmarrë akti-vitete korrigjuese dhe ti sqarojë porositë e pa kuptuara. Informata kthye-se luan rol të rëndësishëm në zbulimin e barrierave në komunikimin siç mund të jenë dallimet në të kuptuarit, interpretimi i fj alëve dhe reaksio-net e ndryshme emocionale.

Informata kthyese vërteton se porosia ka qenë e pranuar dhe e kup-tuar. Kjo e vërteton procesin e dërgimit të porosisë me verifikimin e asaj që rëndësia e fj alëve nuk është ndryshuar. Në pjesën më të madhe të ko-munikimit në formë të shkruar, disa përsëritje janë të nevojshme. Ato mund të jenë aksione specifike ose fj alë të zakonshme.

6.3. Konteksti

Nocioni kontekst rrjedh nga fj ala latine, “contextus” i cili tregon shprehje me shkrim ose me gojë që i pasojnë ndonjë fj ale ose ndonjë ekstrakti ose vijojnë nga ndonjë fj alë ose ekstrakt, ndërsa ndikojnë në rëndësinë e asaj fj ale ose ekstrakti.5 Konteksti komunikues mund të sqa-rohet si plotësim i tekstit ose shtimi i fj alëve të tekstit të caktuar me qëllim i njëjti të sqarohet që të mund të jetë i kuptuar. Konteksti paraqet pjesë të tekstit ose fj alëve të shkruara nga fj alimi të cilat vihen para ose pas ndonjë fj ale ose pasusi me qëllim të shpjegohet rëndësia e tij. Kontekst janë fj alët, frazat, ose fj alitë të cilat vijnë para ose pas fj alës së caktuar, respektivisht fj alisë së fj alimit ose të pjesës nga teksti i shkruar me qëllim ta sqarojnë rëndësinë e tyre të plotë.

Konteksti në komunikim do të thotë zgjedhje të mënyrës më të mirë të së menduarit që të realizohet komunikim i caktuar dhe të arrihen efektet e dëshiruara nga ky komunikim.

5 Babylon dictionary, Macedonian Th esaurus, 2010

Komunikimi afarist

34

Konteksti i komunikimit do të thotë pjesëmarrës në komuniki-min, siç është dërguesi i porosisë, mirë të mendojë se çfarë dëshiron të përcjellë pranuesit dhe këtë ta bëjë me përmbajtje dhe formë e cila do të jetë porosi më e përshtatshme të jetë e kuptuar dhe të shkaktojë përgjigje.

Konteksti mbulon pjesë nga një zonë e interesit, njohurisë dhe përgjegjësisë dhe krijon një proces dinamik të komunikimit në kushtet e ndryshme të komunikimit që i realizon njeriu në jetën e tij dhe në reali-zimin e biznesit.

Konteksti komunikues paraqitet në të gjitha format e komunikimit, duke filluar nga komunikimi intrapersonal, ndër personal, grupor, pub-lik dhe masiv.

Konteksti në komunikimin intrapersonal sqarohet si njeriu sqa-rohet si njeriu vetvetes i sqaron ose mendon në situata të caktuara kur dëgjon dikë ose kur bisedon. Për shembull, gjatë ndonjë bisede telefoni-ke, njeriu mendon për atë çfarë të thotë, çfarë pyetje të parashtrojë ose kur ka shkruar ndonjë tekst ose dokument mendon nëse atë e ka bërë në mënyrën më të mirë që të munden ata të cilët do ta lexojnë tekstin ose do-kumentin ta kuptojnë ose duhet të shtohet diçka me çka teksti do të bëhet të jetë më i kuptueshëm dhe më lehtë i qartë.

Komunikimi me njerëzit tjerë ose komunikimi ndër personal, është nën ndikim të kulturës, gjuhës amtare, nivelit të njohurive dhe arsimit dhe konteksti në këtë komunikim nënkupton gjetjen e fj alëve dhe proce-durave të komunikimit që të mund të vijë deri në të kuptuarit midis dy personave të cilat midis veti komunikojnë.

Konteksti i komunikimit grupor do të thotë adaptim i mënyrës së korrespondencës midis njerëzve në grup të vogël, prej tre deri tetë per-sona. Zakonisht bëhet fj alë për komunikim midis njerëzve me njohuri të ngjashme dhe kuptime, siç janë për shembull, nxënës në klasë, anëtar të ndonjë ekipi sportiv, miq.

35

Komunikimi afarist

Në komunikimin publik, kur një person drejtohet, fl et për grup të caktuar, ose ka shkruar ndonjë porosi për grup të caktuar më të vogël ose më të madh, konteksti do të thotë, ai i cili fl et ose dërgon porosi me shkrim, ta ketë parasysh dallimin e njerëzve, respektivisht auditorit të ci-lit i drejtohet.

Komunikimi masiv ose komunikimi me ndihmën e mediume-ve për komunikim masiv nënkupton të ketë kontekst të porosive të ci-lat përcillen të përshtatura të shkaktojnë interes tek grupe të caktuara specifike të njerëzve ose individëve. Për komunikimin masiv mund të përdoren mjete audio vizuale, filma, fotografi me qëllim të tërhiqen ata të cilëve u dërgohen porositë.

Që të mundet me sukses të komunikohet, duhet të merren para-sysh dallimet në kulturën e individëve ose grupit të caktuar të njerëzve. Konteksti i komunikimit duhet të udhëzojë në obligimin sa të njihet kul-tura që të realizohet procesi i komunikimit. Në këtë drejtim, kur bëhet fj alë për njohjen e kulturës, konteksti shprehet si nivel i lartë i konteks-tit - “high context”, dhe nivel i ulët i kontekstit - “low context”.6

Niveli i lartë i kontekstit i referohet shoqërive ose grupeve të ci-lat kanë komunikime të drejtpërdrejta një periudhë më të gjatë koho-re. Shumë aspekte nga sjella e tyre kulturore nuk është e përkufizuar qartë për shkak se numë i madh i njerëzve dinë se çfarë të bëjnë dhe si të mendojnë për shkak të asaj që ata midis veti komunikojnë njëri me tjet-rin një kohë të gjatë. Si shembull për nivel të lartë të kontekstit mund të theksohen: grupe të caktuara religjioze, grupe të miqve, familjeve.

Niveli i ulët i kontekstit i referohet shoqërive ose bashkësive në të cilën njerëzit kanë qëllim të krijojnë lidhje në afat të shkurtër për shkak të disa arsyeve specifike. Në këto shoqëri ose bashkësi, sjellja kulturore dhe besimet mund të kërkojnë sqarim më preciz të asaj çka paraqet mje-dis kulturor dhe si sillen njerëzit në atë mjedis.

6 Edward Hall: „High Context vs.Low Context Communication,, Hubpages.Inc.2010

Komunikimi afarist

36

6.4. Zhurma

Në procesin e komunikimit paraqiten edhe pengesa ose vështirësi të caktuara të cilat quhen barriera (barriers) ose zhurma. Barrierat mund të jenë të natyrës fizike, mekanike, psikologjike, kulturore ose gjuhësore.

Qartë, pengesat në komunikimin mund të paraqiten në këtë më nyrë7:

Figura numër 3:

PENGESA NË KOMUNIKIM

Komunikim Pengesa –Faktor të cilët e bllokojnë apo dukshëm e vështirësojnëkomunikimin e suksesshëm

Largësia fizike Dallime statusore Dallime midis gjinive Dallime midis kulturave Dallime gjuhësore

Burimi: Nelson & Quick: „Communication”,Chapter 7, 2005 by South western, a divisi-on of Th omson Learning, sllajr nr. 11

Në biznes komunikimin, për shembull, pengesat më të mëdha pa-raqiten dhe krijohen në organizatën, për shkak të asaj që quhen barri-era të natyrës organizative. Këtu theksohen madhësia e organizatës, largësia fizike e punëtorëve, specializimi i aktiviteteve të punës, marrëdhëniet e ndërtuara, fuqia dhe statusi që kanë individët dhe ngjashëm. Barrierat në të komunikuarit mund të paraqiten edhe si re-zultat i marrëdhënieve ndër personale midis individëve dhe grupeve dhe

7 Nelson & Quick: „Communication”,Chapter 7, 2005 by South-Western, a division of Th omson Learning

37

Komunikimi afarist

të paraqiten dhe si rezultat të asaj që dërguesi dhe pranuesi i porosisë nuk janë në “valë të njëjta” (wavelengh). Personat të cilët janë “valë të njëjta” shkëmbejnë përvoja, komunikojnë më lehtë dhe kuptohen.

Zhurmat, pengesat ose barrierat për realizimin e komunikimit efektiv duhet gjithmonë të jenë nën kontroll të atij që fl et ose shkruan, respektivisht është iniciator për komunikim. Megjithatë, duhet të thekso-het se pengesat janë shkaktuar nga faktorë të cilat janë jashtë kontrollit të atij që e dërgon porosinë, respektivisht informatën.

Si barriera fizike veprojnë katër çrregullimet në vijim:

• stimul tjera - compiting stimulus: rrjedhja e korrespondencës tjetër e cila dëgjohet nga largësia ose muzikë e zëshme, fl uturimi i avionëve mbi vendin ku realizohet komunikimi dhe ngjashëm;

• strese nga mjedisi - environmental stress: temperatura të larta, lagështi, ventilim i keq, dridhje, dritë e fortë dhe ngjashëm. Kjo mund të ndikojë të çrregullohet dërgimi dhe pranimi i porosisë;

• strese personale - subjective stress: përgjumësi, sëmundje, përdorim dhe veprim i alkoolit ose mjeteve tjera narkotike sjellin deri në dukurinë e vështirësive të mëdha në të lexuarit dhe interpretimi i porosive;

• injoranca e mediumeve - ignorance of the medium: mediumet e ndryshme siç janë mediumet për përcjellje të porosive gojore, të shkrua-ra, vizuale ose audio vizuale, nëse përdoren në mënyrë jo adekuate, bëhen barriera në të komunikuarit.

Barriera psikologjike i referohen dallimeve që paraqiten midis njerëzve në kuptim të vlerave të tyre, njohurive, ndjenjave, zhvillimi i ide-ve, përvojë. Nuk ka dy persona të cilët posedojnë karakteristika të njëjta, madje edhe ata të janë binjak.

Komunikimi afarist

38

Gjuha dhe kultura mund të jenë barriera në të komunikuarit midis njerëzve të cilët kanë gjuhë të ndryshme në të cilën fl asin, kanë përkatësi të ndryshme kulturore dhe nacionale.

Natyra e gjuhës dhe mënyra në të cilën ai përdoret shpesh çojnë drejt mos marrëveshjeve. Kjo mund të jetë rezultat i mos pasjes së përvojës së përbashkët, që paraqet një nga barrierat e komunikimit.

Barriera mekanike në komunikimin paraqiten te kanalet të ci-lat përdoren për komunikim ndër personal, grupor ose masiv. Kanalet mund të bëhen barriera kur mbi porosinë ndikojnë faktorë të padëshiruar të cilët sjellin porosia të mos mundet të pranohet ose nuk mundet të përcillet deri në vendin e dëshiruar. Mungesa e mjeteve për komunikime konsiderohet për barrierë mekanike në të komunikuarit. Këtu përfshihen ndikimet të cilat sjellin të mos mund të vihet deri në përcjelljen fizike të porosisë.

Barrierat në të komunikuarit mund të ndahen si: mangësi e përvojës së përbashkët; konfuzion midis simboleve dhe ajo që është shënjuar me to; përdorimi i madh i abstraksioneve; dukuria e përplasjeve.

Mangësia nga përvoja e përbashkët midis burimit, respektivisht atij që fl et, dërgon porosi, dorëzon dhe pranuesit, respektivisht ata që dëgjojnë, lexojnë ose shikojnë, mund të paraqesë pengesë të madhe në re-alizimin e komunikimit efektiv. Shumë njerëz besojnë se fj alët e përcjellin të menduarit të atij që fl et në mënyrë të njëjtë ashtu siç atë e bën, të the-mi, dikush i cili e përcjell ndonjë lëndë nga një vend në tjetër. Megjithatë, fj alët rrallë me saktësi përcjellin ndonjë mendim nga koka e atij që fl et në kokën e atij që dëgjon. Në fakt fj alët, si fj alë, nuk e përcjellin gjithë men-dimin. Kur fj alët janë folur ose shkruar, ata paraqesin vetëm stimul të ci-lat përdoren të shkaktojnë përgjigje tek ai që lexon ose dëgjon.

39

Komunikimi afarist

Përvoja e kaluar me njohjen e përmbajtjes së informatës që përcillet përcakton, në masë të madhe, si do ti përgjigjet atij që dërgon porosi. Fjalët e atij që komunikon nuk mund të shprehin mendimin e dëshiruar, të atij që dëgjon ose lexon, nëse nuk ka përvojë adekuate dhe njohje të lëndës ose konceptit të cilit i referohen fj alët e folura ose shkruara.

Gjuhët janë plot me fj alë të cilat shënjojnë lëndë të ndryshme për njerëz të ndryshëm. Konfuzioni midis simboleve dhe asaj që është shënjuar me to krijohet kur një fj alë shënjon më shumë lëndë. Fjalët dhe simbolet, jo gjithmonë, prezantojnë lëndë të njëjtë për secilin per-son. Prandaj komunikimi efektiv kërkon nga ai i cili fl et ose shkruan të jetë i vetëdijshëm për secilin person. Prandaj komunikimi efektiv kërkon nga ai i cili fl et ose shkruan të jetë i vetëdijshëm për dallimet. Fjalët dhe simbolet duhet të zgjidhen me kujdes, që me saktësi ta paraqesin atë që dëshirojnë ta kuptojnë dhe ai i cili dëgjon ose lexon dhe ai i fl et dhe shkruan.

Abstraksionet në të shumtën e rasteve janë fj alë të përgjithshme, ndërsa më pak specifike. Fjalët konkrete i shprehin lëndët të cilat mund të vihen në lidhje të drejtpërdrejtë me atë që njerëzit e kanë si përvojë të mëparshme. Ata specifikojnë ide të caktuar, që mundet të kuptohet ose lëndë i cili mundet në mënyrë vizuale të mendohet. Fjalët abstrakte, këtë nuk e mundësojnë.

Aft ësia të komunikohet është pikënisje themelore për secilin i cili merr pjesë në procesin e komunikimit. Komunikimi nuk realizohet në mënyrë automatike vetëm me atë që ata komunikojnë kanë njohuri në fushën në të cilën komunikojnë. Secili që komunikon duhet ta kuptojë kompleksin e procesit të komunikimit dhe të jetë i vetëdijshëm për pen-gesat e mundshme, respektivisht barrierat të cilat mund të paraqiten dhe të ndikojnë mbi realizimin e komunikimit. Komunikimi fillon kur ndonjë person ose organizatë përcjell ide ose ndjenja ndonjë personi ose perso-nave tjerë. Efektiviteti i komunikimit matet, me nivelin e ngjashmërisë së idesë e atij që përcjell dhe me idenë e ati që e pranon porosinë.

Komunikimi afarist

40

P Y E T J E K O N T R O L L U E S E

1. Si mund të definohen komunikimet?

2. Cilat janë format dhe llojet e komunikimit?

3. Përshkruani procesin e komunikimit?

4. Identifikoni subjektet e procesit të komunikimit ?

5. Cili është dërgues i porosisë?

6. Cili është pranues i porosisë?

7. Çfarë paraqet porosia në procesin e komunikimit?

8. Cilat janë rregullat e sjelljes së subjekteve në procesin e komunikimit?

9. Sqaroni karakteristikat e procesit të komunikimit?

10. Cilat janë kanalet e procesit të komunikimit?

11. Çka paraqet lidhja kthyese?

12. Çka është kontekst i procesit të komunikimit?

13. Çka janë zhurmat në procesin e komunikimit?

41

Komunikimi afarist

PJESA E II - të

LLOJE TË KOMUNIKIMIT DHE KARAKTERISTIKAT E TYRE

Komunikimi afarist

42

PA S Q Y R Ë E P Ë R M B A J T J E S1. Komunikimi verbal

2. Komunikimi jo verbal

3. Të dëgjuarit në komunikim

4. Komunikimi ndërkulturor

Q Ë L L I M E T E M Ë S I M I TPas leximit të kësaj pjese, Ju duhet të jeni të aft ë:

të njoft oheni me komunikimin verbal

të shqyrtoni rëndësinë e të folurit si dimension në të komunikuarit

ti sqaroni dimensionet themelore të situatës folëse

të identifikoni rolin e folësit që ti kuptoni qëllimet e folësit

të sqaroni mënyrën e përgatitjes dhe organizimi i fj alimit

të përshkruani mënyrën e mbajtjes së fj alimit dhe prezantimit ekipor

të njoft oheni me komunikimin jo verbal

ti dalloni kategoritë kryesore dhe kategoritë tjera të komunikimit jo verbal

të analizoni dhe interpretoni pjesën jo verbal të porosive

të njoft oheni me të dëgjuarit në komunikim

ti klasifikoni elementet të cilët ndikojnë në të dëgjuarit

ti identifikoni shprehitë e të dëgjuarit dhe hapat pozitive drejt dëgjuarit më të mirë

të njoft oheni me llojet tjera të dëgjimit efektiv

të kuptoni motivimin dhe barrierat në të dëgjuarit

të kuptoni rëndësinë e komunikimit ndërkulturor në kushte të rritjes së diversitetit kulturor

të theksoni nevojën nga zmadhimi i mundësisë për arritjen e të kuptuarit të përbashkët në mjedisin e ndryshëm kulturor

43

Komunikimi afarist

1. Komunikimi verbal

Komunikimi verbal është komunikim me zë, gojor ose komunikim i pashkruar midis njerëzve. Nëse realizohet midis dy personave kjo është komunikim fytyrë në fytyrë, ndërsa mund të realizohet edhe si një njeri me më shumë persona dhe më shumë persona me një person, më shumë persona me më shumë persona.

Figura numër 4:

Komunikimi verbal

Komunikimi verbal përdor, fj alë, numra dhe simbole të cilat shpre-hen në fj ali. Kur realizohet komunikimi verbal me të tjerët, qëllimi i atij që fl et është ta kuptojnë ata që e dëgjojnë. Që të mundet kjo të realizohet e nevojshme është të fl itet shkurt dhe qartë. Njeriu i cili fl et duhet të lihet në gjendje sikur ai të dëgjon, ndërsa kjo është e nevojshme që ta realizojë

Komunikimi afarist

44

komunikimin në mënyrë në të cilën ai do të jetë i kuptuar nga ata ose ati i cili e dëgjon.8

Që të mundet secili njeri me sukses, respektivisht në mënyrë efek-tive të fl asë dhe në këtë mënyrë të komunikojë me persona tjerë, duhet të ketë diçka që do të ofrojë për korrespondencë, respektivisht për bisedë.

Realizimi i komunikimit të suksesshëm verbal9 nënkupton njohjen e disa teknikave të cilat janë rregulla themelore të cilat duhet të njihen, dhe ato janë:

të njihet auditori, të njihet qëllimi, të planifikohet prezantimi, të njihet vendi ku do të shfaqet prezantimi.

Njohja e auditorit supozon, ai i cili do ta kryejë prezantimin të dijë nëse do të fl asë para një mase të vogël, nëse të folurit do të jetë formal ose diskutim jo formal, nëse do të paraqitet para një grupi më të madh të njerëzve, nëse do të parashtrohen pyetje, çfarë është njohuria e tyre në lidhje me lëndën e fj alimit dhe nëse auditori ka ndonjë mendim dhe kërkesë nga folësi.

Të dihet qëllimi i komunikimit do të thotë të ketë parasysh çfarë do të jetë lëndë e diskutimit, respektivisht prezantimit, pse do të fl itet, të merret parasysh çfarë pyetje mund të fitohen në lidhje me fj alimin.

Planifikimi i prezantimit, respektivisht fj alimit, do të thotë folësi të krijojë shfaqe, ose mendim për atë që do ta fl asë, të jetë kreativ, dhe ti prezantojë lëvizjet më të reja për temën për të cilën do të fl itet dhe të shohë çfarë materiale ka në dispozicion që të mundet ta përgatisë fj ali-min e tij.

8 Delia Menechella: Verbal Communication, article, Wikopedia, Free Enciklopedia, 2010, artikulli, faqe 19 SpeechClub, SpeechClub.com, 9854 National Blvd. 428, Los Angeles, CA 90034, USA, artikulli, faqe 1-3

45

Komunikimi afarist

Të dihet vendi, respektivisht hapësira ku do të fl itet është me rëndësi për shkak të disa arsyeve, para së gjithash’, të vlerësohet sa është e madhe hapësira, si janë rregulluar karriget në të cilat do të ulen ata të cilët do të dëgjojnë, a është e nevojshme të ketë mikrofon, ku të jetë i vendosur ai, kush do ti zhvendos sllajdet, ose këtë do ta bëjë vetë folësi dhe ngjashëm.

Në qoft ë se ka njohuri vetëm për një fushë të caktuar, atëherë numri i atyre që mund të jenë dëgjues potencial do të jetë relativisht i vogël. Kur bëhet fj alë për komunikim midis profesionistëve, nga cila do sferë, duhet të përdoret terminologji e saktë, për shkak se kjo është bazë për avanci-min e mjedisit kolegjial. Që të sigurohet qartësia e komunikimit, duhet të formulohet mendim para se të fl itet dhe të sigurohen informata kthyese verbale dhe jo verbale nga dëgjuesit.

Në korrespondencën me persona tjerë, ai i cili e fillon korres-pondencën, mund të japë informata për vete, ndërsa duhet tu jepet shan-si edhe të tjerëve të nxjerrin të dhëna personale. Kjo qasje është bazë për ndërtim të besimit të përbashkët, respekti dhe njoft imi njëri me tjetrin.

1.1. Rëndësia e fj alimit si dimension i komunikimit

Fjalimi është mënyra më e rëndësishme dhe më universale e të shprehurit e asaj që është e dukshme pavarësisht të asaj se me cilat është bërë shënjimi i ngjarjes ose dukurisë.

Fjalimi është mënyra më e rëndësishme dhe më e suksesshme e ko-munikimit midis njerëzve. Të folurit është bazë e secilit komunikim dhe mënyra më e rëndësishme e krijimit të marrëdhënieve. Të folurit sot pa-raqet mjet, jo vetëm për të kuptuarit, por edhe të komunikimit dhe re-alizimit të qëllimeve të veçanta të caktuara, veçanërisht nëse komuniko-het në kuadër të aktiviteteve me të cilat realizohet ose duhet të realizohet ndonjë biznes ose ndonjë qëllim tjetër i veçantë.

Komunikimi afarist

46

Komunikimi gojor ose oral është më i ndryshëm nga komuniki-mi me shkrim, për shkak se gjatë komunikimit gojor ata që dëgjojnë kanë vetëm një mundësi të dëgjojnë atë që dikush fl et dhe nuk mund ta “rilexojnë” atë që është thënë.

Një prej karakteristikave themelore për komunikimin gojor është ajo që është elastik dhe realizohet mjaft shpejtë. Komunikimi gojor është komunikimi në të cilën si mjet përdoren fj alët e folura. Qëllimi i këtij ko-munikimi është të fillohen, të realizohen dhe të arrihen aktivitete të cak-tuara ose të kryhen procese të caktuara ose të përcillen informata.

Mbajtja e fj alimit, si pjesë e procesit të komunikimit gojor është proces i të folurit para një grupi të caktuar të njerëzve në mënyrë të struk-turuar dhe të kujdesshme me qëllim dëgjuesit të informohen, të ndikohet mbi ta ose të argëtohen.

Fjalimi si dimension i komunikimit ka pesë elemente themelore dhe atë:

person që e prezanton fj alimin, temën e bisedës, persona që e dëgjojnë fj alimin, vendi ku prezantohet fj alimi, mënyra në të cilën përcillet fj alimi

Me fj alimin mund të përcillen informata, të motivohen njerëzit të ndërmarrin ndonjë aktivitet ose diçka tu shpjegohet.

Fjalimi duhet të realizohet në temë të caktuar që është lëndë e dëgjimit nga ndonjë grup i dëgjuesve ose auditori. Fjalimi realizohet me nxjerrjen e aspekteve themelore të temës për të cilën fl itet, jepen vërejtje hyrëse, zhvillohet përmbajtja kryesore, nxirren fakte dhe në fund sillet konkludimi.10

10 Në hyrjen e të folurit mundet t'i ndahen rreth 10% të madhësisë së gjithë të folurit, pjesa kryesore të përfshijë 75%, ndërsa konkludimi 15%. Tregim sipas: SpeechClub, SpeechClub.com, 9854 National Blvd. 428, Los Angeles, CA 90034, USA

47

Komunikimi afarist

1.2. Dimensionet themelore të situatës folëse

Gjatë të folurit, para ndonjë grupi, duhet pasur parasysh se ata gjithmonë nuk është domosdoshmërish të jenë të disponuar në mënyrë miqësore që të dëgjojnë. Që të tejkalohet kjo, ai që fl et duhet të bëjë përpjekje ta ndryshojë qasjen drejt dëgjuesve, dhe nëse ata nuk mund të bëhen të disponuar më miqësor, së paku të kenë pozitë neutrale. Kjo mund të bëhet nëse krijohet çfarë do qoft ë lidhje me dëgjuesit. Kjo mund të bëhet nëse zbatohen një ose disa prej teknikave në vijim:

të shmanget mendjemadhësia dhe antagonizmi; të tregohet interesi i vërtetë për dëgjuesit; të tregohet miqësia dhe ngrohtësia drejt dëgjuesve; të theksohen ngjashmëritë midis dëgjuesve dhe folësit; të jetë i ndershëm dhe i sinqertë; të përdoret humori, të tregohet afërsia me ata të cilët tregojnë respekt; të mos tregohen aspektet negative jo verbale të sjelljes në lidhje

me atë që është thënë; të tregohet se folësi është ekspert për atë që fl et; të prezantohen fakte me të cilat pajtohen edhe dëgjuesit, dhe pas-

taj të ndërtohen konkludime.

Qëllimi i të folurit është shumë i rëndësishëm. Megjithatë, gjithash-tu, me rëndësi të madhe është edhe përgjigjja që pritet nga ky të folur.

Qëllimi i të folurit e imponon përgjigjen që dëshirohet të fitohet nga dëgjuesit, respektivisht auditori. Nëse bëhet fj alë për të folur informativ,

Komunikimi afarist

48

fj alimi duhet të përgatitet, që të mundet auditori ta kuptojë. Nëse bëhet fj alë fj alim bindës, fj alimi duhet të shkaktojë ndryshime në besimet, qas-jen dhe në sjelljen e dëgjuesve. Të folurit për argëtim kërkon të largohet kujdesi, të argëtohet ose në ndonjë mënyrë tjetër të shkaktohen dëgjuesit të gëzojnë në atë që e dëgjojnë.

1.3. Roli i folësit

Roli i folësit është ta prezantojë fj alimin. Folësi fj alimin mund ta nxjerrë me përdorimin e katër metodave të njohura dhe atë:

të folurit nga memoria; leximi nga shënimet; të folurit e improvizuar pa përgatitje të veçantë; të folurit me përgatitje të veçantë.

Figura nr. 5:

Prezantimi i fj alimit Prezantimi i fj alimitAuditoriumi

Auditoriumi

Lë

nd

a

Lë

nd

a

Të folurit nga

memoriaLexim

Fjalim i

improvizuar

Të folurit me

shënime

Burimi: Planning, Writing, and Completing Oral Presentations: Business Communi-cation Today, Chapter 15 - 1, Prentice Hall, 2003, slajde

49

Komunikimi afarist

Të folurit nga memoria është metoda më e keqe për të folurit para një grupi të caktuar të dëgjuesve ose auditorit. Ai duhet të përdoret shumë rrallë ose aspak. Të folurit e tillë nuk mund të adaptohet në situatën mo-mentale ose reaksionet e auditorit. Th ënë me fj alë tjera, kjo metodë e të folurit nuk mundëson ai që fl et në mënyrë të veçantë ta përmirësojë gjendjen. Kjo metodë mundet me siguri ta shkatërrojë spontanitetin dhe ndjeshmërinë e komunikimit. Ai, gjithashtu, kërkon shkallë të pa konsi-derueshme të përgatitjes, që paraqet rrezik diçka të harrohet.

Metoda e të folurit nga shënimet mundëson të planifikohen fj alitë dhe fj alët të cilat do të përdoren. Përdoren fj ali ose fj alë të shkurtra, në vend të menduarit e tërë dhe ato shërbejnë si ide në bazë të së cilave do të fl itet. Nëse të folurit kryhet me ndihmën e kujtesës, është e nevojshme të merren parasysh sugjerimet në vijim:

fj alët të cilat do të fl iten duhet të jenë më të zakonshme, më të qar-ta dhe më të theksuara;

fj alitë duhet të jenë më të shkurtra, ndërsa idetë më pak komplekse; të përdoret përsëritja që të theksohen pikat kryesore; të përdoret të drejtuarit e drejtpërdrejtë kur fl itet në lidhje me

njerëzit, më së miri të përdoren përemrat personal siç janë unë, ju, ne sesa ata, njerëzit, personi, dëgjuesi;

të përdoret të shprehurit më konkret dhe të shmangen krahasime dhe përkufizime komplekse.

1.4. Qëllimet e folësit

Të folurit ka tre qëllime themelore:

të informojë, të bindë, të argëtojë.

Komunikimi afarist

50

Të folurit informativ është të folurit që është drejtuar në tema të caktuara specifike dhe nuk është me qëllim të bëhen përpjekje që të mësohet dikush për diçka. Kjo ka për qëllim vetëm të përcjellë ndonjë informatë.

Të folurit për të bindur ka për qëllim t'i detyrojë dëgjuesit të ndër-marrin ndonjë aksion në lidhje me realizimin e ndonjë qëllimi, ndonjë produkti ose lëndë.

Të folurit për argëtim ka për qëllim të japë kënaqësi atyre që e dëgjojnë. Folësi prezanton humor, e ndryshon zërin si mjet primar për zbavitjen e dëgjuesve.

Çdo e folur duhet të drejtohet drejt një grupi të caktuar të dëgjuesve. Gjithmonë ai që fl et duhet të dijë për kë e bën atë.

Njohja e të ashtuquajturave variabla të dëgjuesve, respektivisht au-ditorit, siç është mosha, gjinia, statusi dhe përvoja mund të ndihmojë të fl itet para auditorit. Në qoft ë se ndonjëra prej këtyre ose disa variablave të ngjashme e sjellin folësin në gjendje të mos e njohë auditorin, atëherë ai duhet të përkushtojë kujdes të veçantë ti theksojë ngjashmëritë dhe ti zvogëlojë dallimet.

Qëllimi i të folurit është një nga komponentët më kryesore që të si-gurohet përgjigja e dëshiruar nga auditori të cilit i fl itet. Pasi dihet audito-ri, atëherë mund të përgatitet fj alim i cili do të jetë interesant dhe do të je-pen informata të cilat do të jenë të pranuara dhe do të mund të përdoren. Fjalimi duhet të kuptohet dhe të shkaktojë përgjigje kthyese.

Kur i fl itet një auditori të caktuar është e mundshme të jepen vetëm numër të caktuar të informatave në kuadër të kohës së caktuar. Kur dihet qëllimi i të folurit, atëherë ai përgatitet që të bëhet bashkimi me audito-rin të cilit do ti fl itet.

Fjalimi sipas qëllimit mund të jetë11:

11 Speeches by Purpose - Overview, , SpeechClub’s Business Communication Articles, 2010 faqe. 1-5

51

Komunikimi afarist

Informativ, Demonstrues, Bindës, Frymëzues, Motivues,

Me fj alimin informativ ka për qëllim të jepen informata interesan-te dhe të dobishme për auditorin. Informacionet janë unike dhe zako-nisht nuk janë të njohura. Fjalimet informative mund të sillen ndonjë lënde, procesi ose koncepti, produkti ose diçka ngjashëm. Me fj alimin e tillë jepen informata faktike, informata të cilat mund ti përdorin audito-rit, informata të cilat kanë karakter instruktiv dhe i ndihmojnë auditorit të arrijë disa njohuri të reja.

Figura nr. 6:

Prezantimi i fj alimit informativ

Komunikimi afarist

52

Me fj alimin demonstrues nxirren fakte dhe informacione në lidhje me disa procese, procedura dhe metoda. Më së pari në fj alimin identifi-kohen çështjet kryesore, pastaj elementet e ndryshme të cilat dëshirohen të përshkruhen dhe nxirret konkludimi në lidhje me prezantimin. Me fj alimet demonstrative nxirren informata detale në lidhje me lëndën që shpjegohet. Për shembull, nëse folësi është fotograf i popullarizuar, ai do të sillet në fotografimin si veprimtari, do të theksojë çfarë mjete janë të nevojshme që të bëhet fotografia, mënyrat si të kryhet fotografimi, si të zhvillohen dhe si të prezantohen fotografitë. Me fj alimet demonstrative, auditori mësohet diçka të imitojë, të punojë ose të mësojë ndonjë punë specifike ose të arrijë ndonjë shkathtësi. Auditori i fj alimeve demonstra-tive, zakonisht janë të specializuara dhe kanë interes për lëndën që de-monstrohet.

Figura nr. 7:

Demonstrimi i lëndës gjatë fj alimit

53

Komunikimi afarist

Fjalimet bindëse nxirren me qëllim auditori të bindet të pranojë diçka ose të bëjë ndryshime të caktuara në sjelljen e tij. Për shembull nëse bëhet fj alë për fj alim politik, qëllimi i folësit është ti bindë dëgjuesit të votojnë për të ose partinë e tij. Fjalimet bindëse mund të jenë edhe infor-mative dhe bindëse me qëllim të shkaktojnë të ndërmerret aksion i caktu-ar. Gjatë këtyre fj alimeve përdoren fakte dhe argumente të cilat kanë për qëllim ti bindin dëgjuesit.

Figura nr. 8:

Fjalimi bindës

Fjalimet frymëzuese kanë për qëllim ti nxisin ndjenjat e dëgjuesve. Ato nuk prezantohen me ndonjë qëllim të veçantë që të shkaktojnë të ndërmerret aksion i caktuar. Zakonisht këto fj alime janë të përgjithshme, mund të përdoren tekste të mëparshme, fakte, përvoja me qëllim që dëgjuesve tu shpjegohet thelbi i vlerave të cilat mund ti fitojnë, për shem-bull nëse blejnë ndonjë produkt.

Komunikimi afarist

54

Figura nr. 9:

Qasja frymëzuese gjatë fj alimit

Fjalimet motivuese prezantohen me qëllim të shkaktojnë ndërtim besim tek dëgjuesit, respektivisht auditori. Fjalime të tilla përgatiten dhe prezantohen me qëllim të zmadhohet motivacion i vendeve të punës dhe të forcohet besimi në kompaninë, udhëheqësin dhe ngjashëm. Prezanto-hen porosi pozitive dhe qëllime optimiste me qëllim që të bëhen ndryshi-me në sjelljen e njerëzve dhe në mënyrën e të menduarit të tyre. Gjatë fj a-limeve motivuese, zakonisht fl itet më zëshëm dhe më shpejtë dhe ka për qëllim të ndërtohet besimi dhe siguria tek dëgjuesit.

55

Komunikimi afarist

Figura nr. 10:

Qasja gjatë fj alimit motivues

1.5. Mënyra e përgatitjes dhe organizimi i fj alimit

Para se të fillohet me përgatitjen e fj alimit, respektivisht prezanti-mit gojor, është e nevojshme të përcaktohet:

lloji i fj alimit, respektivisht prezantimi gojor. Nëse kjo do të jetë diskutim jo formal, seminar ose diskutim formal. Llojet e ndryshme të fj alimeve kanë qëllime të ndryshme.

përbërja e auditorit. Nëse do të fl itet para auditorit të zakonshëm ose para specialistëve dhe sa njerëz do të marrin pjesë në prezantimin;

Komunikimi afarist

56

koha e lejuar për prezantim të fj alimit. Në qoft ë se fj alimi është më i gjatë, atëherë ka liri më të madhe për hulumtimin e temës, ndërsa fj alimi më i shkurtër kërkon të jetë i qartë dhe konciz;

pritjet në lidhje me përmbajtjen e fj alimit. Nëse ekzistojnë disa qëllime specifike të cilat duhet të realizohen me prezantimin gojor.

Pasi që dihet çfarë duhet të fl itet, duhet të sillet vendim, respekti-visht të përcaktohet, si do të fl itet. Shumë është e rëndësishme të përgatitet fj alim i organizuar mirë në të cilin aspektet kryesore të fj alimit do të pre-zantohen në mënyrë logjike dhe të qartë.

Që të bëhet kjo duhet të bëhen përgatitje adekuate.12

Detyrat e përgatitjes së prezantimit gojor varen për atë për cilën fazë të aktiviteteve ata do të sillen:

nëse për pjesën e aktiviteteve në të cilat duhet të analizohen qëllimet, auditori, rrethanat në të cilat do të fl itet dhe tema për të cilën do të fl itet?

nëse në fazën e organizimit e ideve për atë se çfarë do të fl itet? nëse në fazën e përgatitjeve të përkrahjes vizuale në të folurit? nëse në fazën e ushtrimit të prezantimit e të folurit?

Pasi që të vendoset qëllimi i përgjithshëm dhe detyrat e veçanta që duhet të realizohen me të folurit, mund të fillohet me grumbullimin e ma-terialeve për përgatitjen e fj alimit. Burimi i materialeve duhet të jetë, para së gjithash përvoja e atij që fl et, përvoja e të tjerëve të fituar me bisedime, respektivisht fj alim, intervista të ndryshme në lidhje me temën që është lëndë e të folurit si dhe materiale të ndryshme të shkruara dhe vizuale.

12 Bob McClelland & Christine Swales; “Presentation Skills”, 2006

57

Komunikimi afarist

Procedura e përgatitjes së fj alimit mund të paraqitet në këtë mënyrë:

Figura nr. 11:

Prezantimi i fj alimit Prezantimi i fj alimit

Përcaktimi

i qëllimit

Analiza e

auditorit

Grumbullimi i

informatave

Përshtatja e

porosisë

Burimi: Planning, Writing, and Completing Oral Presentations: Business Communica-tion Today, Chapter 15 - 1, Prentice Hall, 2003, sllajde

Hapi i parë në procesin e hulumtimit që të përgatitet një prezantim gojor është nota e njohurisë personale për përmbajtjen që do të jetë lëndë e fj alimit. Njohuria personale mund të tregojë se ai që do të fl asë duhet përpara të mendojë dhe të organizohet si dhe ku do ta kryejë hulumti-min e ardhshëm.

Hapi i dytë në procesin e kërkimi të së dhënave për përgatitjen e fj alimit është të ndahet përvoja me personat tjerë të cilët janë të intere-suar për materien, për të cilën do të përgatitet fj alimi. Njerëzit, të cilët interesohen për temë të caktuar mund të japin ide të ndryshme. Burim

Komunikimi afarist

58

shumë më i mirë për sigurimin e njohurive është përdorimi i ekspertëve. Ekspertët mund të ndihmojnë të sqarohet të menduarit, të sigurohen fak-te dhe të sugjerohen prej nga të sigurohen edhe burime plotësuese të njo-hurive për temën e caktuar.

Hapi i tretë është të bëhet i ashtuquajturi hulumtim bibliotekist, respektivisht të shikohet çfarë libra ka për temën, çka është shkruar në gazetat, magazinat, revistat profesionale, çfarë video incizime ose mikro-filma ka, çfarë mund të gjendet në internet.

Hapi i ardhshëm është të shikohet çfarë ofron materiali, të për-zgjidhet dhe të zgjidhen pjesët më të mira, cilat do të jenë në funksion të përkrahjes të mendimit për përmbajtjen e fj alimit. Në bazë të kësaj mund të fillohet dhe të përfundohet përgatitja e fj alimit të dëshiruar.

1.6. Mënyra e mbajtjes së fj alimit dhe prezantimit ekipor

Kur fl itet, duhet të përdoren fj alë të drejtpërdrejta dhe të qarta në lidhje me atë çfarë mendohet, që të mundet të tjerët të kuptojnë se çfarë fl itet. Prezantimi i fj alimit nënkupton folësi të jetë i përgatitur nga më përpara paraqitjen e fj alimit, dhe kjo supozon të ketë prej më përpara tekst të përgatitur të shkruar.

Përgatitja e tekstit të shkruar nënkupton shkrimin e projekt tekstit, leximin e tekstit të shkruar dhe korrigjimi dhe prezantimi i tij.

Përgatitja e projekt-tekstit të fj alimit nënkupton:

të përgatitet tekst më i madh nga ai që do të prezantohet; teksti të përgatitet në ndarje më të gjerë për shkak se fj alët mun-

den më qartë të përcillen dhe zvogëlohet mundësia për konfuzion dhe lëshimi i ndonjë fj ale;

59

Komunikimi afarist

teksti të printohet në një faqe; të emërohen ose trashen fj alët, sipas të cilave do të bëhet pauzë; të shënjohen fj alët, sipas të së cilave do të përdoren mjetet vizuale; të përdoren paragrafë të shkurtër, me qëllim që të zvogëlohen

mundësitë të kalohen disa rende.

Para se të prezantohet fj alimi, projekt-teksti duhet të lexohet. Që të shikohet si tingëllon kjo, duhet të bëhet:

nëse ka mundësi të incizohet në audio – lentë dhe të dëgjohet, me çka krijohet mundësi të shikohet ku mund të zmadhohet efikasiteti në të komunikuarit dhe disa punë të theksohen;

teksti të lexohet disa herë; të bëhet përpjekje të folurit të tingëllojë si bisedë; të shmanget kombinimi i fj alëve, të cilat me vështirësi shqiptohen

dhe të bëhen korrigjime në tekstin; të praktikohet më shumë herë të drejtohet shikim drejt dëgjuesve; me rregull të përdoret shenja e pikësimit.

Prezantimi i fj alimit mund të realizohet në dy metoda të mbajtjes së kujtesës dhe atë:

mbajtja e kujtesës me njërën dorë të largësisë nga e cila mund të përcillet teksti pa u lakuar koka. Dora tjetër duhet të jetë e lirë që të mun-det të kthehen faqet dhe të bëhen gjeste të caktuara.

vendosja e tekstit në mbështetëse për të folur ose në tavolinë. Në këtë mënyrë të dy duart mund të jenë të lira për gjeste.

Komunikimi afarist

60

Figura nr. 12:

Prezantimi i fj alimit

Secili që fl et para një grupi të njerëzve, duhet të përgatitet mirë dhe të posedojë aft ësi për mbajtjen e fj alimit që të jetë i suksesshëm dhe efi-kas të përfundojë punën para grupit të njerëzve. Por përskaj kësaj, që të jetë me të vërtetë efektiv, folësi duhet të jetë i sinqertë. Çfarë është ndershmëria? Ndershmëria mund të definohet si gjendje, respektivisht dukuri, folësi të mos gënjejë, të jetë i sinqertë, ta dëshirojë të vërtetën

61

Komunikimi afarist

dhe të jetë i përputhshëm.Ndershmëria drejt dëgjuesve manifestohet me pamje, entuziazmi dhe kujdesi për dëgjuesit si individ.

Karakteristikat personale të atij që fl et kanë ndikim të madh mbi të si do të pranohet prezantimit.

Ekzistojnë katër aspekte të cilët ndikojnë në të, ndërsa këto aspek-te janë:

bërja e gjesteve; zëri; kontaktet me sytë; frymëmarrja.

Bërja e gjesteve mund të përdoret kur theksohen aspekte të caktu-ara kryesore ose të njëjtat të forcohen kur është e nevojshme. Megjithatë, bërja e njëjtë e gjesteve nuk duhet të përsëritet disa herë.

Figura nr. 13:

Bërja e gjesteve gjatë prezantimit gojor

Komunikimi afarist

62

Zëri është faktori kryesor i prezantimit gojor. Ai i cili fl et duhet të fl asë mjaft qartë dhe zëshëm që të jetë i dëgjuar nga secili dëgjues i prezan-timit. Ndryshimi i zërit është gjithashtu shumë faktor i rëndësishëm për realizimin e prezantimit të suksesshëm gojor. Ky është proces i ndryshi-mit të forcës ose lartësisë së zërit. Të folurit në mënyrë monotone ose në nivel të njëjtë të forcës së zërit, mund ti sjellë dëgjuesit në gjendje të fl enë. Zëri monoton gjatë prezantimeve gojore duhet të shmanget për shkak se i lodh dëgjuesit.

Kontakti me sytë paraqet proces i shikimit të atij që fl et me dëgjuesit e tij. Ato duhet të bëhen gjithmonë kur është e mundshme. Me pamjen duhet të futet besim dhe të shkaktohet interes. Shumë është e rëndësishme ballafaqimi me dëgjuesit, por jo të shikohen individët shumë shpejt.

Frymëmarrja është gjithashtu e rëndësishme që të mundet të vazh-dohet prezantimi me zë më të fuqishëm. Frymëmarrja duhet të përdoret që të jepet pauzë ose të theksohen çështjet kryesore të nxjerra më parë.

Përveç tjerash, secili fj alim duhet të përkrahet dhe në mënyrë verbale që të mundet të sqarohet qëllimi që dëshirohet të arrihet ose të vërtetohet. Për sqarimin e nocioneve më së shpeshti përdoren përkufizimet, shem-bujt dhe krahasimet. Gjithashtu mund të përdoren të dhëna statistiko-re dhe rezultate nga hulumtimet e ekspertëve, ndërsa mund të përdoret edhe humori.

Definicionet shpesh përdoren për të qartësuar ose të sqarojnë men-dim të caktuar të nocionit, konceptit ose parimit. Ato, gjithashtu mund të përdoren që të shpjegojnë rëndësi të ndonjë akronimi, respektivisht shkurtese ose shkronjave fillestare të fj alëve të caktuara.

Shembujt përdoren që të sqarojnë gjendje të caktuar e cila shpje-gohet. Ato nxirren me qëllim që tu ndihmojnë dëgjuesve të fitojnë më shumë njohuri që të munden më lehtë ta kuptojnë fj alimin. Kur përdoren shembujt si mjet që të sqarohet ajo që fl itet, duhet pasur parasysh:

63

Komunikimi afarist

nëse shembulli është adekuat me atë se çfarë thuhet; nëse dëgjuesit do ta kuptojnë rëndësinë e shembullit; nëse shembulli përgjigjet me përmbajtjen; nëse shembulli është prej përvojës personale ose përvojës së të

tjerëve; nëse shembulli është interesant; nëse që të nxirret shembulli duhet shumë kohë.

Krahasimi zbatohet, që të theksohet sa punë të caktuara janë të ngjashme ose të ndryshme.

Nga aspekti praktik, me qëllim që të vërtetohet ajo që fl itet, mund të përdoren fj alë të shprehura ose mendime të dala të së tjerëve. Kjo nga arsye që asnjë njeri nuk mund të jetë ekspert për të gjitha pyetjet. Mendi-mi i të tjerëve nxirret që të sqarohen ose të qartësohen ide të caktuara ose të sigurohen dëshmi për prezantimin e temës.

Të dhënat statistikore janë mjetet më të përdorura- shfrytëzuara për përkrahjen verbale të temës që parashtrohet. Me të dhënat statistiko-re sigurohet të vërtetohen marrëdhënie të caktuara, madhësi, rritje. Kur përdoren të dhënat statistikore duhet pasur parasysh këto pyetje:

a janë të dhënat statistikore aktuale; a e vërtetojnë të dhënat statistikore atë që fl itet; a përfshijnë të dhënat statistikore periudhë të kohës që të dësh-

mohet se shembulli është real; nëse përdoret shembulli, a paraqet shembulli ndonjë grup i cili

mund të përgjithësohet; nëse të dhënat statistikore dallohen, a është ky dallim i rëndësishëm; a janë siguruar të dhënat statistikore nga burime të mira të të

dhënave;

Përdorimi i humorit është me qëllim të zmadhohet kujdesi i dëg-juesve. Ai mund të jetë i dobishëm në të folurit në këto raste:

Komunikimi afarist

64

nëse dihet problematika; kur është adekuat; kur e forcon kujdesin; kur është adekuate situata; ai i cili e përdor humorin gjatë të folurit nuk duhet të qeshet para

se këtë ta bëjnë dëgjuesit; kur është befasues.

Përkrahja vizuale gjatë mbajtjes së fj alimit konsiderohet se është bazë për mbajtjen e fj alimit të mirë. Kjo mund të përdoret edhe të kontribuojë për mbajtjen e fj alimit të mirë nëse:

përdoren materiale adekuate; përdoren materiale vizuale të cilat janë mjaft të mëdha që të mun-

den të shihen nga dëgjuesit; materiale vizuale përdoren në kohë të vërtetë; materialet vizuale përdoren si shabllon.

Pasi që do të organizohet dhe përgatitet përkrahja e tekstit të fj ali-mit me materialet adekuate verbale dhe vizuale, duhet të vendoset si të fillohet dhe si të përfundojë fj alimi. Hyrja dhe pjesa përmbyllëse e fj ali-mit duhet të përgjigjen ajo që fl itet dhe në llojin e të folurit.

Hyrja dhe përmbyllja janë mjaft të konsiderueshme gjatë mbajtjes së leksioneve. Hyrja gjatë mbajtjes së leksioneve është e rëndësishme për shkak të arritjes të qëllimeve në vijim:

të krijohet njohja e përbashkët midis atij që e mban prezantimin dhe dëgjuesve;

të nxitet dhe të mbahet vëmendja; të theksohen pjesët kryesore të leksionit; të thuhet çfarë fitohet me dëgjimin e leksionit; të futen dëgjuesit në përmbajtjen e leksionit.

Hyrja në leksionin nxit vëmendje, motivon dhe jep pasqyrë të ma-teries që do të paraqitet.

65

Komunikimi afarist

Përmbyllja e leksionit duhet të arrijë tre punë:

të rrumbullakojë ose përmbledhë; përsëri të motivojë dhe të sigurojë mbyllje, respektivisht përfundim të ligjëratës, respek-

tivisht mbajtja e leksionit.

Rrumbullakimi, respektivisht përmbledhja bëhet pasi që do të nxir-ren aspektet kryesore të leksionit. Qëllimi i motivimit të përsëritur është ti nxitë dëgjuesit ta mbajnë në memorien e tyre atë që e kanë dëgjuar dhe ta përdorin atë që e kanë mësuar. Përfundimi i prezantimit duhet të sigurojë lëshim të dëgjuesve pas ligjëratës së mbajtur.

Të gjitha fj alimet duhet të kenë hyrje dhe përmbyllje, megjithatë hyrja dhe përmbyllja duhet të kenë formë të ndryshme nga fj alimi në fj alim. Për shumë fj alime duhet të përdoren tre procedurat në lidhje me shkaktimin e kujdesit, motivimit dhe paraqitjes të asaj çka do të fl itet.

Çka duhet të përmbajë fj alimi në mënyrë grafike mund të paraqi-tet në këtë mënyrë:

Komunikimi afarist

66

Figura nr. 14:

Prezantimi i fj alimit Prezantimi i fj alimit

Auditoriumi

Auditoriumi

Ca

ku

Ca

ku

Përgatitja e

porosisëHyrja

Pjesa kryesore

e fj alimitPërfundimi

Burimi: Planning, Writing, and Completing Oral Presentations: Business Communica-tion Today, Chapter 15 - 1, Prentice Hall, 2003, sllajde

Secili folës i mirë përpiqet gjatë të folurit ti motivojë dëgjuesit. Pa-raqitja për atë çfarë do të fl itet, jo gjithmonë, respektivisht në secilin fj a-lim nuk është e nevojshme. Për shembull nëse bëhet fj alë për fj alim bindës kjo nuk do të sjellë përparësi.

Me përfundimin duhet të jepet paraqitje e përmbledhur të asaj çfarë është thënë, të motivohet dhe të jepen fj alët përmbyllëse. Te fj alimet informative paraqitje përmbledhëse mund të jetë paraqitje e shkurtër e pikave kryesore, derisa tek fj alimet bindëse, përfundimi duhet të jetë motivues që ti nxitë dëgjuesit të besojnë në atë që e kanë dëgjuar ose të ndërmarrin ndonjë aksion në bazë të asaj çfarë është thënë me fj alimin.

67

Komunikimi afarist

Secili fj alim duhet të përfundojë me fj alët përmbyllëse me të cilat duhet të rrumbullakohet tërësia e asaj që është paraqitur.

Kujdesi që duhet të shkaktohet tek dëgjuesit, për cilin do qoft ë lloj të fj alimeve, kërkon qasje të ndryshme, por megjithatë ekzistojnë sugjes-tione të caktuara të cilat mund të jenë nga dobia për secilin folës. Së pari, kur parashtrohen pyetjet, të njëjtat mund të parashtrohen në mënyrë sipas të cilës nuk pritet përgjigje nga dëgjuesit. Për shembull nëse parashtrohet pyetje: Çfarë është më e rëndësishme në jetë? Kjo pyetje nuk është drejtu-ar drejt askujt, ndërsa i dedikohet të gjithëve. Ata mund të mendojnë dhe të përgjigjen. Përgjigjen mund ta japë folësi, si shikim i tij. Lloji i dytë i pyetjeve janë pyetjet sipas të cilave pritet përgjigje nga dëgjuesit, respekti-visht pyetja është drejtuar kah dikush prej dëgjuesve. Pyetjet duhet të pa-rashtrohen qartë dhe drejtpërdrejtë që të munden të shkaktojnë audito-rin të japë përgjigje. Për shembull: Çfarë dëshironi të punoni kur do ta përfundoni fakultetin?

Nëse theksohen citate në fj alimin, atëherë ato duhet të jenë të shkurtra dhe të kuptueshme dhe të jenë në funksion të nxitjes së kujdesit të dëgjuesve dhe tu mbesin në kujtesë.

2. Komunikimi jo verbal

Komunikimi jo verbal zakonisht nënkuptohet si proces i komuni-kimit13 me dërgimin dhe pranimin e porosive pa fj alë. Komunikimi jo verbal do të thotë komunikim me gjeste dhe prekje, përmes gjuhës së trupit ose pozitave të cilat merren me trupin, dhe me shprehjet e fytyrës dhe kontaktet me sytë. Komunikimi jo verbal mund të realizohet edhe përmes lëndëve të komunikimit siç janë veshja, dukja e fl okëve, mad-je edhe me arkitekturën, simbolet dhe grafologjia. Fjalimi përmban ele-mente jo verbale të cilat janë të njohura si para gjuhë ose para fj alim, siç është cilësia e zërit, emocionet dhe mënyra e të folurit, siç është ritmi i të folurit, intonacioni dhe mënyra e të shprehurit. Si komunikim jo verbal konsiderohet edhe të luajturit.

13 Wikipedia, Free Enciklopedia, artikulli, 2010, fq.1

Komunikimi afarist

68

Figura nr. 15:

KOMUNIKIMI JO VERBAL KOMUNIKIMI JO VERBAL

Lëvizja e trupitLëvizja e trupit

Shprehja e fytyrësShprehja e fytyrës

IntonacionetIntonacionet

Distanca fizikeDistanca fizike

Burimi: Communication, Chapter eleven, 2007 Prentice Hall Inc, slajde

Komunikimi jo verbal përdoret që të:

shprehin emocione, tregojnë qëndrime, shprehin karakteristika të personalitetit, nxitje ndryshim të komunikimit verbal.

Komunikimi jo verbal kryen tre funksione dhe atë:

rregullimin e mekanizmave të ndërveprimeve sociale (shoqërore-të përbashkëta),

shprehjen e qëndrimeve, shprehjen e emocioneve.

Komunikimi efektiv kërkon gatishmëri. Ai që komunikon duhet të bëjë shumë shprehje jo verbale siç janë: të ndërmarrit e qëndrimit të cak-tuar, gjestet, bërja e shprehjeve të fytyrës, të folurit e fj alëve me ton të cak-tuar dhe ndryshimi i tonit, të veshurit adekuat, hapësirë individuale.

69

Komunikimi afarist

E gjithë kjo shprehet në personalitetin dhe kulturën e secilit individ. Për shembull, nëse ai që dëgjon dikë është më afër atij që fl et mund të llogari-tet se tregon interes, nëse është i larguar të konsiderohet se është i pa in-teresuar për atë që fl et ose nuk interesohet për temën.

Nëse shikohet reaksioni në duart e ndonjë njeriu, sipas kësaj mund të përfundohet nëse ai njeri tregon nervozë ose është i qetë. Lëvizja me du-art tregon nervozë, mbajtja e duarve në gjoks mund të thotë të ndërmarrit e pozitës mbrojtëse ose personit i vjen ft oft ë. Zakonisht, porositë jo ver-bale janë më shumë precize. Më lehtë është të kontrollohet se çfarë fl itet, por më vështirë është të kontrollohet zëri, shprehjet e fytyrës, qëndrimi i trupit dhe sinjalet tjera jo verbale.14

2.1. Llojet themelore të komunikimit jo verba

Llojet themelore të komunikimit jo verbal mund të shprehen si:

komunikim vizual (të shikuarit, kontakti me sytë dhe pamja), shprehje të fytyrës dhe të folurit e trupit (lëvizja e trupit, gjestet

me duart, prekja, lëvizja me kokë), hapësira personale, të treguarit e personalitetit, para gjuhë.

Si aspekt më i rëndësishëm të komunikimit jo verbal konsiderohet ndërveprimi vizual, gjatë së cilës duhet të theksohet se pamja është më e rëndësishme nga të shikuarit dhe kontakti me sytë. Kjo nga arsye që pam-ja i referohet numrit të madh të shenjave jo verbale. Marrë në përgjithësi,

14 Dr. Carolyn Mikanowicz, RN, PhD. Shelda Shank, RN, BSN, PHN: “Communica-tion Strategies”, 2006 National Center of Continuing Education, Inc, Youngstown State University, Pensilvania

Komunikimi afarist

70

njeriu më shumë kohë kalon në komunikimin me njerëz të tjerë. Ai gjatë kësaj realizon aksione të ndërsjella fytyrë në fytyrë gjatë së cilës më së shumti i përdor fj alët dhe madje edhe harron në atë se çfarë janë lëvizjet e tij, qëndrimet dhe shprehjet e fytyrës, të cilat gjithashtu diçka fl asin.

2.1.1. Të shikuarit, kontakti me sytë dhe pamja

Të shikuarit, kontakti me sytë dhe pamja si mjet të komunikimit jo verbal do të thonë drejtim i pamjes, lëvizje ose mbyllje të syve me atë që fl et ose komunikon krijon mundësi të caktuar për zhvillim të miqësisë, përcjellje më të mirë të porosisë, të kuptuarit më të mirë me dëgjuesit.

Kontakti me sytë tregon se secili që fl et duhet të shikojë në atë që e dëgjon, ndërsa ata që dëgjojnë e shikojnë atë që fl et, në fytyrën e tij ose në sytë e tij. Të shikuarit e thellë në dikë mund të tregojë zemërim, agresi-vitet dhe defensivë. Kur ai që dëgjon, nëse është i akuzuar për diçka, shi-kon te poshtë në dysheme, kjo mund të thotë se e pranon fajin. Njerëzit përpiqen të shikojnë anash kur dikush do t’u parashtroj dikush ndonjë pyetje të vështirë, pyetje befasuese ose pyetje që e bën njeriun të ndje-het jo mirë. Duhet të dihet se edhe dallimet kulturore kanë ndikim mbi mënyrën e kontaktit me sytë. Në disa vende të shikuarit te poshtë paraqet shenjë respekti (Spanjë), në Amerikë ata që dëgjojnë më shumë shikojnë në atë që fl et, ndërsa në Angli, të kundërtën nga Amerika, ai që fl et më shumë shikon në ata që e dëgjojnë. Sytë e hapura gjerë janë tregues se diçka atij që shikon i pëlqen, ndërsa të fshehurit e pamjes është shenjë e pandershmërisë, ose të ndjenjës së sikletit.

Mënyra në të cilën shikohet personi gjatë komunikimit mund të tregojë më shumë, si për shembull, interes, ndikim, mirësjellje, tërheqje. Gjithashtu, kontakti me sytë janë shumë të rëndësishme për mirëmbajtjen e rrjedhës së bisedës dhe për nxitjen e dëgjuesit të japë përgjigje.

71

Komunikimi afarist

Figura nr. 16:

Të shikuarit me sytë

Duke pasur parasysh faktin që kontakti me sytë realizohet për çdo ditë në jetë dhe në biznesin e njerëzve, është e nevojshme të dihen mënyra të caktuara si të përdoren sytë me qëllim të kontribuohet të arri-hen përparësi të caktuara në procesin e komunikimit.

Shikimi i drejtuar përpjetë është gjest klasik i komunikimit jo ver-bal që është e njohur te gratë me të cilën dëshirohet të shkaktojë simpati, prandaj gruaja gjendet në gjendje të ulët dhe të pambrojtur.

Komunikimi afarist

72

Figura nr. 17:

Të shikuarit me sytë lartë

Simpati

Shikimi i drejtuar anash përmes supeve të ngritura është gjest i ko-munikimit jo verbal që gjithashtu e njohur te gratë dhe përdoret që të nxit interesin te publiku, respektivisht auditori.

73

Komunikimi afarist

Figura nr. 18:

Të shikuarit me sytë përmes supeve

Interes

Nëse fl itet para një grupi të njerëzve, më së miri është që të ketë kontakt të drejtpërdrejtë me sytë me ata që dëgjojnë. Drejtimi i pamjes15 duhet të jetë të gjithë anëtarëve të grupit që dëgjon. Nuk është mirë sytë të jenë të drejtuara drejt një personi nga dëgjuesit, për shkak se kjo mund ta largojë vëmendjen e të tjerëve. Kur u fl itet të gjithëve, shikimi duhet të drejtohet drejt të gjithëve.

Kur i fl itet ndonjë individi, më së miri është sytë të drejtohen drejt fytyrës të cilit i fl itet për shkak se mund të nxit zmadhimin e interesit të dëgjuesit. Duhet të bëhen pauza të shkurtra në çdo 5 sekonda, dhe kur bëhen pauzat nuk duhet sytë të lakohen te poshtë. Kjo mund të sjellë që dëgjuesi të mendojë se biseda ka përfunduar.

15 Steven Aitchison: „6 ways to dramatically improve your eye contact skills”, 2007, blog interneti

Komunikimi afarist

74

Kur dëgjohet dikush, gjithashtu, shikimi i dëgjuesit duhet të drejto-het drejt atij që fl et. Mirë është që në çdo pesë sekonda pikë së pari të shi-kohet në sytë, pastaj në gojën, ndonjëherë të thuhet “po”, “mm” dhe gjes-te të ndryshme me çka atij që fl et i jepet të dijë se të folurit e tij është in-teresante.

Të shprehurit e pajtueshmërisë gjithashtu vërtetohet me të shiku-arit në atë që fl et. Shikimi duhet të jetë i drejtë dhe të mbahet mbi atë që fl et me çka tregohet se dëgjohet ajo që fl et dhe se jepet pëlqim të asaj që është thënë pa u thënë ndonjë fj alë.

Nëse dëshirohet të tërhiqet ndonjë personalitet tjetër dhe ti trego-het sa është interesimi për të, kjo mund të bëhet me sytë. Atëherë duhet të shikohet me sytë, të dëgjohet çfarë ky person fl et, ti drejtohet buzëqeshje dhe pak të ngritën vetullat.

2.1.2. Shprehje të fytyrës dhe të folurit e trupit

Shprehjet e fytyrës paraqesin element të rëndësishëm të komu-nikimit jo verbal. Ata shprehin kënaqësi, miqësi, ngrohtësi, simpati, shoqëri. Personi është fushë e shpejtë e komunikimit jo verbal dhe seci-li njeri kalon gjatë kohë në të shikuarit në persona të tjerë gjatë diskuti-meve. Shumë lloje të ndryshme të emocioneve shprehen me fytyrën. Me fytyrën shprehen këto shprehje emocionale:

Zemërim, Fat, Befasi, Frikë, Neveri, Pikëllim.

Fytyra e njeriut është shumë shprehëse. Përmes fytyrës shprehen emocione të ndryshme pa mos u thënë asnjë fj alë.

75

Komunikimi afarist

Figura nr. 19:

Shprehje të fytyrës

Lëvizja e trupit ndodh në varshmëri të qasjes dhe ndjenjave të njerëzve të cilët komunikojnë. Lëvizja e trupit ose siç ende quhet, të folu-rit e trupit, e përfshin mënyrën si shkon njeriu, si qëndron dhe karakte-ristikat e tij fizike. Me fj alë të tjera, të folurit e trupit do të thotë të tregu-arit e cilës do qoft ë mënyrë të sjelljes ose të lëvizjes së trupit.

Lëvizja e trupit mund të përdoret që të dërgohen porosi ose të lexo-hen qëllimet e ndonjë personi. Kjo bëhet me të drejtuarit e trupit, pozici-onet e duarve, pozicionet e këmbëve dhe pozita e përgjithshme e trupit.

Komunikimi fytyrë në fytyrë mund të thotë diçka që pret ai që fl et të bëjnë të tjerët. Kjo mund të jetë akt i sfidës, respektivisht krenarisë ose zemërimit. Nëse në grup trupi orientohet të lëviz jashtë grupit, me këtë tregohet se shmanget grupi, respektivisht situata e dhënë në grupin dhe ka për qëllim të bëhet distancë e caktuar ose largimi nga grupi dhe nga biseda që zhvillohet.

Komunikimi afarist

76

Kur njerëzit i kryqëzojnë duart para tyre ata janë të mbyllur ose tregojnë qëndrim negativ. Nëse është pozita e njëjtë e duarve dhe me pëllëmbët goditet në bërrylat tregohet rëndësi personale ose zemërim. Në gjendje të tilla më së miri është drejt personalitetit të tillë të qaset më vonë. Gjendje e ngjashme është nëse dikush lëviz andej, këndej dhe i mban duart së bashku prapa trupit.

Kryqëzimi i këmbëve tregon qasje të ngjashme në përcjelljen e po-rosive siç bëhet me duart.

Edhe të ulurit gjithashtu mund të tregojë porosi të caktuara. Të ulu-rit prapa tavolinës, respektivisht byrosë, tregon ruajtje të një pjese të cak-tuar territoriale, përkatësi të hapësirës. Me këtë shprehen dallimet në sta-tusin e atij që ulet nga ajo anë e tavolinës dhe të tjerët para tij.

2.1.3. Gjestet

Shikimi tjetër kryesor i komunikimit jo verbal është gjestet. Gjes-tet janë komunikim siç janë shprehjet e fytyrës, dhënia e sinjaleve me du-art, lëvizja me sytë dhe të ndërmarrit e qëndrimit me trupin. Si shem-buj për lëvizje të trupit të cilat paraqesin komunikim jo verbal theksohen buzëqeshjet, të përshëndeturit me duar, lëvizja dhe drejtimi i duarve drejt diçka ose drejt dikujt.

Gjestet si formë e komunikimit jo verbal do të thotë të mos mbe-tet në pozitë të njëjtë, por me duart ose me trupin të tregohet diçka ose përkrahet ajo që fl itet. Zemërimi mund të shprehet me bërjen e grushte-ve, të treguarit me gisht drejt dikujt. Mbajtja e duarve në kukët mund të tregojë besim. Lakimi i duarve tregon nervozë. Me gjest me duart mund të tregohet se diçka është në rregull, nuk është në rregull, të thirret dikush, të drejtohet kërcënim, të shprehet çudi, të theksohet se diçka nuk dihet.

Gjestet me duart mund të paraqiten në këtë mënyrë:

77

Komunikimi afarist

Figura nr. 20:

Gjestet me duart dhe trupin

Gjestet ose lëvizja e duarve e lehtëson komunikimin.

Ekzistojnë lloje të ndryshme të gjesteve të cilat mund të shprehen si:

Emblema – gjeste të cilat bëhen gjatë bisedës dhe të folurit e trupit, Ilustruese – gjeste me të cilat imitohet sjellja e dikujt dhe mimi-

ka dhe pantomimë.

Pëllëmbët e hapura të duarve paraqesin gjest të njohur të çiltërsisë dhe ndershmërisë. Në bazë të kësaj gjest i pavetëdijshëm në mënyrë intu-itive mund të përmbyllet se bashkëbiseduesi e fl et të vërtetën dhe se është i hapur. Pëllëmbët e hapura të duarve të kthyera te poshtë tregojnë në su-perioritetin dhe autoritetin. Të drejtuarit e gishtit drejt bashkëbiseduesit shkakton emocione negative dhe mund të interpretohet si formë e frikësimit.

Komunikimi afarist

78

Figura nr. 21:

Gjestet me duart

Çiltërsi-Ndershmëri Frikësim

Të qëndruarit nga ana e majtë gjatë përshëndetjes jep mundësi për të ashtu quajtur, përshëndetje dominuese ose vendosja e dorës në pozitën e sipërme dominuese.

Figura nr. 22:

Përshëndetja si gjest

Dominim

Prekja e mjekrës është gjest i komunikimit jo verbal me të cilën per-soni që dëgjon tregon se kalon përmes një procesi të sjelljes së vendimit në lidhje me atë që e dëgjon.

79

Komunikimi afarist

Figura nr. 23:

Gjestet prekja e mjekrës

Sjellja e vendimit

2.2. Kategori tjera të komunikimit jo verbal

Si kategori tjera të komunikimit jo verbal mund të theksohen këto:

Zëri, Dukja ose vetë shfaqja, Prekja, Hapësira.

2.2.1. Zëri si komunikim jo verbal

Edhe pse zëri, në radhë të parë, përdoret për komunikim verbal, i njëjti mundet të shërbejë edhe si mjet për komunikim jo verbal.

Komunikimet jo verbale realizohen me tonin e zërit, respektivisht me ngritjen dhe lëshimin e tij, me shpejtimin ose ngadalësimin e fj ali-mit, me theksimin e fj alëve të caktuara, bërja e pauzave gjatë të folurit dhe ngjashëm.

Komunikimi afarist

80

Këto komunikime jo verbale me zërin paraqesin mënyrë të shkathtë, por edhe të rafinuar të shprehjes të ndjenjave dhe të asaj çka në të vërtetë mendohet. Me tonin e zërit mund të theksohet, për shembull, sarkazëm, respektivisht ironi, zemërim, lidhshmëri, besim.

Figura nr. 24:

Të treguarit e zemërimit me zërin

Kur bëhet fj alë për zërin si mjet jo verbal për komunikim, mund të thuhet se me të demonstrohet diçka, siç thuhet zakonisht, “nuk është ajo që thuhet”, por “si thuhet”.

2.2.2. Dukja si komunikim jo verbal

Veshja e cila mbahet, duka e fl okëve dhe stili i sjelljes shërbejnë si mjet për vetë prezantim. Me to tregohet si një njeri e paramendon vetve-ten dhe si dëshiron ta shikojnë të tjerët.

81

Komunikimi afarist

Mënyra në të cilën njeriu paraqitet u jep njerëzve tjerë informata për përkatësinë e tij shoqërore, identifikimin etnik, gjendjen martesore, pozitën materiale dhe ngjashëm.

2.2.3. Prekja si komunikim jo verbal

Njerëzit në masë të madhe komunikojnë midis veti edhe me prek-je, si për shembull, përshëndetje e fuqishme, trokitje e lehtë mbi shpatul-la, ledhatim i butë, prekje qetësuese në shpinë, ose prekje në kokë. Prekja tregon dashamirësi, afërsi, dhe ndonjëherë edhe dominim. Niveli i prek-jes përcaktohet përmes faktorëve në vijim:

Niveli i pëlqimit dhe tërheqjes, Niveli i njohurisë dhe afërsisë, Fuqia dhe statusi.

2.2.4. Hapësira personale në komunikimin jo verbal

Hapësira personale në komunikimin jo verbal e paraqet nivelin e lejueshëm të afërsisë fizike të njerëzve në procesin e komunikimit dhe ai varet nga intimiteti i marrëdhënieve me personalitetin me të cilin ko-munikohet. Miqtë e afërt dhe të mirë nuk bëjnë aksident nëse kalojnë afër, derisa të njohurit e largët dhe palët me të cilët bisedohet mbahen në distancë më të madhe.

Secili i cili realizon ndonjë komunikim me dikë tjetër ka nevojë nga hapësirë të caktuar fizike, i cili përdoret që të shprehen porosi të caktua-ra jo verbale, duke përfshirë edhe porositë e afërsisë, agresivitetit, domi-nimit, mirësjelljes.

Komunikimi afarist

82

Përdorimi i hapësirës personale është sjellje jo verbale që dallohet midis njerëzve nga kultura të ndryshme, por duhet të theksohet se dallo-hen tre zona dhe atë:

Zona intime – deri 45 cm, Zona personale (familje, miq) – deri 1,20 m, Zona sociale (marrëdhënie shoqërore dhe afariste) prej 1.20 deri 3m, Zona publike (të panjohur) – më shumë se 3m.

2.3. Ndikimi i kategorive të kombinuara komunikimi jo verbal

Komunikimi jo verbal mund të plotësojë, të përsëritë, të kun-dërshtojë, të zëvendësojë ose të theksojë ndonjë porosi verbale ose me zë porosi të përcjellë.

Sjellja jo verbale kryen plotësim të porosive dhe e forcon atë që është thënë. Për shembull, përshëndetjen e përzemërt ose përgjigje të përshëndetjes “tungjatjeta – tungjatjeta” “mirëmëngjesi” mund të thotë të treguarit e miqësisë ose respektit.

Kur sjellja jo verbale shtohet në porosinë verbale, kjo e përsërit porosinë. Për shembull, nëse dikush dikujt i shpjegon diçka dhe ai që dëgjon i kthen sytë ose kokën dhe jep koment, të themi “nuk më besohet”, atëherë ai e përsëritë porosinë e tij.

Porosia jo verbale mund të bie në kundërshtim me porosinë verbale kur kjo shpreh rëndësi të kundërt nga ajo që është thënë. Për shembull, di-kush qëndron ulur në tavolinë me dy të tjerë dhe shikon në numëratorin e rij, ndërsa dy të tjerët komentojnë ndonjë biznes aktivitet dhe komentojnë “sa interesante”, ai shpreh porosi jo verbale kontradiktore.

Komunikimi jo verbal mund të plotësojë bisedë të caktuar, nëse ndiqet diskutimi. Për shembull, nëse dikush prek në supe dikë, mund ti japë shenjë se dëshiron diçka të thotë ose të japë koment.

83

Komunikimi afarist

Porosia jo verbale mund të zëvendësojë porosi të caktuar verbale. Kjo bëhet për shembull kur udhëheqësi i jep ndonjë punë të padëshiruar nënshtruesit dhe ai në vend që ta hedh ose në mënyrë verbale të kundërshtojë, ai shikon ft ohtë një kohë të caktuar para se të pranojë për ta kryer detyrën.

Th eksimi do të thotë diçka që fl itet të përkrahet me ndonjë mani-festim në duart ose kokën. Për shembull, nëse dikush i tregon diçka di-kujt dhe gjatë saj e prek mbi supet ose tregon me gisht drejt tij.

2.4. Pjesa jo verbale e porosive

Kur njerëzit komunikojnë njëri me tjetrin, ata vazhdimisht dërgojnë dhe pranojnë sinjale të ndryshme të cilat kanë porosi të caktuara. Në ko-munikimin jo verbal, me gjestet që bëhen, mënyra në të cilën ulet, sa shpejtë dhe fuqishëm fl itet, sa afër qëndrohet, sa kontakte bëhen me sytë, dërgohen porosi të caktuara.

Mënyra në të cilën dëgjohet, shikimi, lëvizjet dhe reaksionet e njerëzve të tjerë e shprehin nivelin e interesimit të porosive të drejtua-ra nga ai që fl itet ose komunikohet. Komunikimet jo verbale mund të shprehin ndjenjë të interesit, besimit dhe dëshirës për komunikim ose të tregojnë mos interesim, mos besim dhe konfuzion.

Shenjat jo verbale të komunikimit mund të shprehin:16

Përsëritje – të përsëritin ose forcojnë porosinë e treguar në mënyrë verbale,

Mohimi – shenjat jo verbale mundet edhe ta mohojnë porosinë të cilën dikush përpiqet ta dërgojë,

Zëvendësimi – zëvendësimi i porosisë verbale, Plotësimi – zgjerimi i porosisë verbale, Th eksimi – theksimi nënvizimi i porosisë verbale.

16 Neverbalna komunikacija, Wikipedija Free Enciklopedija, 2009

Komunikimi afarist

84

Porositë jo verbale në procesin e komunikimit mund të krijojnë raporte midis atij që përcjell dhe atyre që pranojnë porosi. Me pjesën jo verbale të porosive në procesin e komunikimit kuptohen emo cionet, ndërtohet besimi dhe transparenca në lidhjet midis dërguesit dhe pranu-esit të porosisë pa u theksuar fj alët, tregohet interesi, kujdesi dhe se diç-ka është shënjuar.

3. Dëgjimi në komunikimet

Faktori kyç për pranim të suksesshëm të porosive në procesin e komunikimit është të dëgjuarit efektiv. Dëgjimi është kombinim nga të dëgjuarit e asaj që dikush fl et dhe lidhshmërisë psikologjike me perso-nin që fl et. Dëgjimi kërkon diçka më shumë sesa vetëm të dëgjohen fj alët. Kjo kërkon të ekzistojë dëshirë të kuptohet ai që fl et, të tregohet respek-ti, pranueshmërinë dhe dëshira hapur të dëgjohen dhe shikohen punët të cilat nxirren nga një aspekt tjetër sesa që është ai i dëgjuesit.

Dëgjimi kërkon të ketë nivel të lartë të përqendrimit dhe energjisë. Kjo kërkon të lihen anash mendimet personale dhe detyrimet, dëgjuesi të lihet në pozitë të atij që fl et dhe të shikohen punët ashtu si i sheh ai që fl et. Të dëgjuarit e vërtetë kërkon të eliminohen notat, vlerësimet dhe të jepet vërtetim se kuptohet ajo që është thënë.

Që të realizohet komunikim i mirë gojor, duhet të dëgjohet me kuj-des të plotë, të ekzistojë përqendrim, ti mundësohet atij që fl et të mbarojë me të folurit para se të kyçet ndonjë tjetër në diskutimin ose parashtrimin e pyetjeve, të vlerësohen çështjet kryesore në të shprehurit, të parashtro-hen pyetjet dhe të jepen përgjigje kthyese.

85

Komunikimi afarist

Të dëgjuarit efektiv, mund të theksohet se realizohet nëpër një pro-ces i cili realizohet nëpër pesë faza dhe atë:17

Pranimi i stimujve, Pranimi i stimujve, Mbajtja e të dëgjuarit, Selektimi i fakteve, Reagimi pas pranimit të porosisë.

Procesi i të dëgjuarit në mënyrë grafike mund të paraqitet në këtë mënyrë:

Figura nr. 25:

Pesë faza të procesit të dëgjimit

Pranimi i

stimulove

Selektimi i

fakteve

Rangimi sipas

pranimit të

porosisë

Mbajtja

e asaj të

dëgjuar

Pranimi i

stimulove

Burimi: Eff ective listening, 2010, Slajde, Wikipedia, Free Enciklopedia

17 Eff ective listening, 2010

Komunikimi afarist

86

Kur dëgjohet me kujdes fitohen informata të cilat janë drejtuar të kuptohet problemi të cilën e shpreh ndonjë person tjetër. Kur ka kuptim për atë çka fl et tjetri, për motivet e tij dhe qasjen dhe sjelljen, atëherë do të ketë kuptim edhe për problemin dhe për mënyrën potenciale të zgjidh-jes së tij.

3.1. Dëgjimi dhe të dëgjuarit

Kur bëhet fj alë për dëgjimin dhe të dëgjuarit, menjëherë parashtro-het pyetja nëse ekziston dallimi midis tyre.

Përgjigja është Po.

Të dëgjuarit është akt i pranimit të ndonjë zëri në vesh.

Dëgjimi është diçka që zgjidhet dhe që dëshirohet të bëhet. Kjo bëhet me kujdes.

Me këtë theksohet se të dëgjuarit dhe dëgjimi janë dukuri të ndryshme. Të dëgjuarit është faza e parë e dëgjimit. Të dëgjuarit ndodh kur veshët e njeriut do të pranojnë ndonjë sinjal, i cili pastaj arrin deri tek truri. Nëse diçka nuk dëgjohet, atëherë nuk ka të dëgjuar. Dëgjimi kërkon njeriu të jetë i përqendruar dhe ajo që dëgjohet të përpunohet në trurin e tij si fj alë dhe fj ali. Dëgjimi çon drejt mësimit.

Dëgjimi është proces i pranimit të zërave, pranimit të informata-ve dhe reagimi i informatave të pranuara në pajtueshmëri të rëndësisë që ata e kanë.

Procesi i dëgjimit mund të jetë i penguar, ndërsa të penguarit sjell deri në atë që njeriu vetëm diçka të dëgjojë, a të mos dëgjojë. Si shem-bull për pamundësinë e të dëgjuarit të konvertohet në dëgjim është zhur-ma. Edhe pse ndonjëherë dëshirohet të përkushtohet kujdes i zërave që dëgjohen, dëgjimi nuk do të jetë proces në të cilën me përqendrim do të dëgjohen porositë nëse ka zhurmë. Për shembull në ndeshje futbolli, ku ka zhurmë të madhe, nëse dikush fl et diçka tjetrit që është afër tij nuk do të jetë i dëgjuar. Dëgjimi nuk realizohet me kujdes, vëmendja është largu-ar nga zhurma dhe kjo që dëgjohet nuk kuptohet, dhe pasi që nuk kupto-het atëherë nuk ka dëgjim.

87

Komunikimi afarist

3.2. Elemente të cilat ndikojnë në dëgjimin

Dëgjimi është një prej punëve kryesore në biznes aktivitetet për shkak se është bazë që të mundet të ndikojë, të bindet dhe të bisedo-het. Dëgjimi është bazë për realizim të suksesshëm të secilit biznes. Të dëgjohet do të thotë të fitohen njohuri me të cilat do të realizohen prit-jet, do të shmangen situatat konfl ikte dhe mos marrëveshjet dhe do të re-alizohet sukses në secilën fushë. Për një menaxher, përmbarues ose ak-sionar të ketë aft ësi mirë të zhvilluara për komunikim, duhet edhe në mënyrë aktive të dëgjojë.

Dëgjimi është proces i cili nënkupton secili dëgjues të kalojë proce-dura të caktuara, para së gjithash duhet të kuptohet dhe pranohet proce-si i dëgjimit, të dëgjohet mes fj alëve të mbahet mend ajo që fl itet, të jepet përkrahje kthyese folësit, të mendohet në lidhje me atë që dëgjohet, dhe në të vërtetë të dëgjohet.

Komunikimi afarist

88

Figura nr. 26:

Procesi i dëgjimit

Mirëkuptimi dhe pranimin e procesit për dëgjim

Të dëgjuarit midis fj alëve

Përmirësimi i memories

Sigurimi i mbështetjes kthyese

Shfrytëzimi më i mirë i kohës për të menduar

Përgatitje përtë dëgjuar

Burimi: Listening And Nonverbal Communication, Chapter 8, Copyright © 2001 South-Western College Publishing Co

Çka do të thotë të dëgjohet në mënyrë aktive? Dëgjimi aktiv do të thotë përcjellje dhe respektim i procedurave në vijim:18

1. Të njihet stili personal i komunikimit.

Stili i mirë i komunikimit kërkon nivel të lartë të ndërgjegjësimit. Të kuptuarit e stilit personal të komunikimit, krijon mundësi për ndërtim

18 Kellie Fowler: “Active Listening”, “Hear What People are Really Saying”, 2005

89

Komunikimi afarist

fotografi të mirë dhe impresiono se të tjerët munden lehtë të komunikojnë me dikë, e pranojnë për shkak se edhe ai i pranon dhe e përshtat stilin e tij të komunikimit, ashtu siç këtë e bëjnë edhe të tjerët. Adaptimi i stilit të komunikimit drejt të tjerëve nuk do të thotë se ndonjë njeri është kame-leon i cili ndryshon ne secilën situatë, respektivisht ndryshohet drejt se-cilit personalitet që do ta takojë. Në të kundërtën, me adaptimin e stilit të komunikimit, mundësohet secili njeri me të cilin komunikohet të ndje-het më i lirë, të zgjedh si do të sillet, dhe ai do të përshtatet në komuniki-min e tillë. Sjellja e tillë do të thotë njeriu të jetë dëgjues aktiv.

2. Të jetë dëgjues aktiv.

Njerëzit fl asin prej 100 deri 175 fj alë në minutë, por mund të dëgjojnë prej 600 deri 800 fj alë në minutë, por vetëm me një kusht të kushtohet vëmendje e plotë asaj që fl itet. Por, duke pasur parasysh fak-tin që vetëm një pjesë e trurit kushton vëmendje dëgjimit kjo kryhet me vështirësi. Th elbi i kësaj procedure është, jo vetëm të dëgjohen zëra, res-pektivisht fj alë, por duhet të dëgjohet me qëllim të caktuar. Kjo do të thotë të dëgjohet që të fitohen informata, të pranohen drejtime, të kupto-hen të tjerët, të zgjidhen problemet, të ndahen interesat, të shikohet si të tjerët ndjehen, të jepet përkrahje dhe ngjashëm.

3. Të përdoret komunikimi jo verbal.

Sjellja jo verbale duhet të përdoret që të forcohet komunikimi ndër personal. Kjo përfshin shprehje të fytyrës siç janë: buzëqeshja, gjestet, kontakti me sytë dhe qëndrimet e trupit. Komunikimi jo verbal tregon se dëgjohet në mënyrë aktive dhe se komunikimi do të realizohet me kohë dhe pa mos marrëveshje.

4. Të jepen informata kthyese.

Duhet të dihet se ajo që është thënë nga dikush është dëgjuar nga tjetri, mund të jetë e ndryshme në mënyrë befasuese. Dëgjimi selektiv, qasja, vlerësimi dhe besimet mund ta përdorin atë që është dëgjuar. Që të shmanget kjo, e nevojshme është të përsëritet ajo që është dëgjuar ose të bëhet rezyme që të fitohet besim se ajo që është dëgjuar është kuptuar. Nëse

Komunikimi afarist

90

diçka nuk është kuptuar, mirë është të pyetet dhe të kërkohen më tepër in-formata. Informatat kthyese si mjet për komunikim verbal përdoren që të tregohet se dëgjuesi është aktiv dhe e vërteton komunikimin.

Sjellja në procesin e dëgjimit paraqitet në fotografinë në vijim:

Figura nr. 27:

Sjella gjatë dëgjimit aktiv

Shmangia e ndërprerjes së

folësit

Identifikimi me folësin

Kontakti me sytë

Të mos fl itetParafrazimi

Parashtrimi i pyetjeve

Dëgjimi aktiv

Të mos tërhiqet vëmendja

Gjestikulimet

Burimi: Robins Coulter: Managerial Communication and Information Technology, Prentice Hall, 2002

91

Komunikimi afarist

3.3. Shprehi të këqija të dëgjimit

Dëgjimi është element kyç për realizimin e komunikimit të sukses-shëm. Kjo do të thotë të kushtohet vëmendje asaj që personi i cili fl et të dëgjohet dhe të kuptohet në përmbajtjen që është nxjerrë me të folurit. Kjo është e ashtu quajtur dëgjim aktiv, dhe që të ketë dëgjim aktiv, ai që dëgjon duhet të sjellë vendim të dëgjojë, personi që fl et ta shikojë, të mos e ndërpresë folësin, ai të mos fl asë, të dijë të heshtë.

Ekzistojnë disa elemente gjatë dëgjimit të cilat karakterizohen si shprehi të këqija dëgjuese, dhe ato janë:19

Pseudo dëgjim – dëgjuesi tregon vëmendje, por mendon për diç-ka tjetër,

Dëgjim njështresor – dëgjuesi dëgjon vetëm një pjesë të informatave, Dëgjim selektiv – dëgjuesi e dëgjon vetëm atë që e intereson, Refuzim selektiv – dëgjuesi drejtohet në temat të cilat nuk

dëshiron ti dëgjojë, kur do të nxirren tema të tilla, ai shkyçet nga dëgjimi. Ndërhyrje – dëgjuesi mezi pret rast që edhe ai diçka të thotë, Dëgjim mbrojtës – dëgjuesi të gjitha porositë që i dëgjon i konsi-

deron si sulm dhe ai vetë mezi pret që të ndërhyjë, Dëgjimi në “pritë” – dëgjuesi e dëgjon folësin dhe pret të ndërhyjë

kur do ti duket se fj alët e tij si reaksion mund të sillen në pikëpyetje.

Këto elemente e dëgjimit të keq quhet edhe shprehi të këqija dëgjuese të cilat klasifikohen si:

Ndërprerje të folësit,

19 Listening And Nonverbal Communication, Chapter 8, Copyright © 2001 South-Western College Publishing Co

Komunikimi afarist

92

mos shikimi në folësin, Sulmimi i folësit dhe sjellja e tij në gjendje të ndjehet se e shpen-

zon kohën e dëgjuesit, Të treguarit e interesit për diçka tjetër, dhe jo për atë që fl itet, Shkuarja para që folësi ta përfundojë fj alimin, Mos dhënia e përgjigjes pyetjeve të parashtruara nga folësi, Mos orientimi drejt porosisë, Dëgjimi pasiv. 3.4. Hapa drejt dëgjimit më të mirë

Si të dëgjohet më aktiv është një nga çështjet kryesore në të cilën përgjigjja për atë si të dëgjohet shtrihet në sjelljen dhe të menduarit “dëgjo siç dëshiron edhe ty të të dëgjojnë”. Që të realizohet dëgjim i mirë, ai që dëgjon duhet të kushtojë kujdes në rregulla të caktuara të cilat shprehen si rregulla të dëgjimit aktiv20:

Ballafaqimi me bashkëbiseduesin fytyrë në fytyrë, Mbajtja e kontakteve me sytë, Zvogëlimi i zhurmës së jashtme, Me përgjigje të tregohet se kuptohet ajo që fl itet, (dremitje të

kokës, ngritja e vetullave, të shprehurit me fj alët “kuptoj”, “në të vërtetë”, “interesant”),

Të drejtuarit drejt bashkëbiseduesit, Zvogëlimi i pengesave të brendshme gjatë të folurit, Të ketë lidhje aktive, Përsëritja me fj alë personale, Dhënia e përgjigjes kthyese.

Dëgjimi aktiv është drejtimi i kujdesit drejt asaj që nxjerrë personi që fl et dhe dhënia përgjigjes kthyese me të cilën do të vërtetohet se është pranuar porosia.

20 Ana Mirkovic: Komunikacija, Vjestina slusanja , artikulli, Zagreb 2010, sllajde,

93

Komunikimi afarist

Shkathtësia e dëgjimit është më shumë sesa të ketë aft ësi të dëgjohen fj alët e folura. Kjo përfshin të kuptuarit e porosisë, gjendjes dhe perso-nit tjetër. Me dëgjimin aktiv shmangen pengesat në komunikim, tregohet respekti drejt mendimeve të huaja, qëndrimeve dhe ndjenjave, me fj alë të tjera thënë tregohet respekti i integritetit të personalitetit që dëgjohet. Shkathtësia e zhvilluar për dëgjim të mirë i mundëson personalitetit që fl et të ndjehet mirë, të ketë besim në dëgjuesin dhe të mundet shumë më lehtë të shprehet gjatë të folurit për atë që dëshiron ta thotë. Dëgjimi ak-tiv do të thotë pranimi i disa principeve të cilat shprehen si:21

Inkurajimi i bashkëbiseduesit, respektivisht dërgimi i sinjaleve verbale dhe jo verbale të cilat tregojnë se bashkëbiseduesi dëgjohet. Kjo është e rëndësishme kur dëshirohet folësi të nxitet të vazhdojë me të folu-rit dhe kur dëshirohet ti jepet përkrahje.

Parashtrimi i pyetjeve që të mundet të sqarohet ajo që është thënë që të mos vjen deri në të kuptuarit e gabuar të porosisë.

Riformulimi i porosisë, respektivisht interpretimi me fj alë perso-nale me çka vërtetohet se porosia është dëgjuar dhe kuptuar mirë.

Dhënia me dije bashkëbiseduesit se dëgjuesi për atë si ndjehet deri fl et.

Rezymeja, respektivisht përsëritja e temës kryesore të bisedës. Vërtetimi dhe vlerësimi i qëndrimeve të folësit.

Me dëgjimin aktiv pranohen informata, shmanget mos pajtuesh-mëria dhe konfl iktet, tregohet se respektohet folësi, i mundësohen perso-nave të cilët fl asin më qartë ti shqyrtojnë problemet dhe ndërtohet lidh-je e besimit të ndërsjellë.

21 Ana Mirkovic: Poslovna komunikacija-Aktivno slusanje, artikulli,Загреб, 2010

Komunikimi afarist

94

3.5. Lloje të tjera të dëgjimit efektiv

Në procesin e komunikimit, përveç dëgjimit aktiv ekzistojnë disa lloje të dëgjimit dhe atë22:

Dëgjimi nga kënaqësia, Dëgjimi me dallim, Dëgjimi për qetësim, Dëgjimi që të kuptohet, Dëgjimi me seriozitet.

Dëgjimi nga kënaqësia, e praktikojnë njerëz të cilët sipas rregullit interesohen për diçka tjetër, sesa për porosinë themelore që nxirret, për shembull, dëshirojnë të marrin pjesë dhe të dëgjojnë personalitet që fl et bukur, të kënaqen në fj alim të mirë, të dëgjojnë personalitet të njohur.

Dëgjim me dallim është mënyra e dëgjimit në të cilën ai që dëgjon bën dallim që “në të vërtetë” folësi fl et, në çka beson ose çfarë ndjen.

Dëgjimi për qetësim është dëgjim i folësit i cili fl et për ndonjë prob-lem, për vështirësi me të cilat ballafaqohet dëgjuesi, ndërsa me fj alët e thëna, mund të fitohen disa porosi qetësuese.

Dëgjimi që të kuptohet është dëgjimi që të fitohen informata plotësuese lidhur me ndonjë problem që nuk është mjaft i kuptuar.

Dëgjimi me seriozitet është dëgjimi në të cilën dëgjuesit janë tërësisht të përkushtuar në atë se çfarë bisedohet me qëllim që të kupto-hen, pastaj të interpretohen, t'i zmadhojnë njohuritë e tyre.

22 Wolvin and Coakley in Ehninger, Douglas, et al. Principles and Types of Speech Communication. 9th Ed. Glenview, IL: Scott, Forseman and Co., 1986.)

95

Komunikimi afarist

3.6. Motivimi dhe barierat në të dëgjuarit

Dëgjimi është shkathtësi, aft ësi, disiplinë si dhe shkathtësitë tjera ajo kërkon vetëm kontroll.

Duhet të dihet se çfarë është përfshirë në të dëgjuarit që të zhvillo-hen teknikat e nevojshme për të qenë i qetë dhe të dëgjohet.

Nevojat personale duhet të injorohen, ndërsa përqendrimi të drej-tohet në të dëgjuarit e kujdesshëm të atij që fl et. Nëse dëshirohet diçka që do të dëgjohet që të dëgjohet, atëherë duhet kujdesi të përkushtohet në atë se çfarë fl itet dhe të folurit të përcillet mjaft në mënyrë të drejtpërdrejtë.

Në cilën mënyrë manifestohet se dëgjohet ajo që fl itet?

me sjelljen e trupit; me themelimin e kontakteve me sytë; dremitja me kokë; përcjellja e atij që fl et; të tregohet se pranohet ajo që fl itet; ti mundësohet gjithkujt që fl et dhe të dëgjohet; të jetë në gjendje të pyetet që sqarohen disa punë; disa punë të parafrazohen; të zbulohen pikat kryesore ose pyetjet; të sigurohet qetësi që të mundet të përcillet fj alimi; të dihet kur të kërkohet të mbarojë të folurit.

Ekzistojnë më shumë motive që shkaktojnë të dëgjohet me interes. Si motive për dëgjim efektiv mund të theksohen:

dëshira të dëgjohet diçka, të fitohen informata të caktuara, të fitohet njohuri, të ndërtohen marrëdhënie, të ndikohet ndaj të tjerëve.

Komunikimi afarist

96

Procesi i dëgjimit edhe përskaj motiveve për dëgjim, mund të vështirësohet për shkak të paraqitjes të pengesave të caktuara, respek-tivisht barrierave të cilat mund të jenë nga natyra e ndryshme, siç janë:

Barrierat fizike, Barrierat psikike, Mekanike.

Barrierat fizike që e pengojnë procesin e dëgjimit mund të para-qiten në formë të sjelljes në të njëjtën kohë në diskutim ose komunikim tjetër, përgjumësia e dëgjuesit, mos interesimi, pamjaft ueshmëria e kush-teve në të cilat mbahet fj alimi.

Barrierat psikike në të dëgjuarit si rezultat i ekzistimit të dallimeve të caktuara që paraqiten tek folësi dhe dëgjuesi si rezultat i vlerësimit të vlerave, njohurive, ndjenjave, sjellja dhe drejt lëndës për dëgjim.

Figura nr. 28:

Barrierat psikike gjatë dëgjimit

Ndjenjat pas lidhjes me lëndën e të dëgjuarit

Lënda e të dëgjuarit

Ndjenjat e ndërsjella

Burimi: Eff ective listening, 2010, Слајдови, Wikipedia, Free Enciklopedia

97

Komunikimi afarist

Barrierat mekanike në dëgjimin paraqiten kur gjatë kohës deri-sa folësi fl et paraqiten disa faktorë të pavolitshëm të cilat sjellin fj alimi të mos mundet të dëgjohet, respektivisht krijohet dukuri e përdorimit jo adekuat të teknikës për përcjellje të fj alimit dhe ngjashëm.

Pavarësisht nga natyra për shkak të së cilës krijohen, si më të rën-dësishme theksohen barrierat në vijim në procesin e Dëgjimi23:

Njohja e përgjigjes – kjo pengesë do të thotë se dëgjuesi mendon se e din përgjigjen, respektivisht din se çfarë do të fl et folësi,

Përpjekje për të qenë i dobishëm – dëgjuesi më pak është i përqendruar në atë se çfarë fl itet, por ai mendon si të zgjidhet problemi që e paraqet folësi.

Të kuptuarit e diskutimit si konkurrencë – dëgjuesi konsideron se nëse pajtohet me folësin gjatë kohës së diskutimit, pranon se ka mangësi të caktuara që do ti jenë përparësi folësit.

Përpjekje të ndikohet ose impresionoj – dëgjuesi përpiqet të ndikojë ose ta impresionojë folësin me atë që ai tregon ose manifeston me atë që do të manifestojë sjellje me të cilën dëshirohet të tregohet çka më tutje do të tregojë folësi.

Reagimi i fj alëve të cilat shkaktojnë – dëgjuesi konsideron se disa fj alë të thëna nga folësi janë sfiduese, për shkak të së cilës ai nuk përkushton kujdes të mjaft ueshëm në atë se çfarë folësi fl et.

Supozimi për atë se çfarë do të fl itet – folësi dhe dëgjuesi e përdorin të folurit që të parashikojnë çka mendon njëri ose tjetri.

23 Eight barriers to eff ective listening, Wikipedia, Free Enciklopedia, 2010

Komunikimi afarist

98

Mos bërja e dallimit të kryesores nga krahasuese – kur fl itet nxir-ren deklarata të caktuara detale për shkak të së cilës nuk mundet të kup-tohet thelbi i asaj që nxirret.

3.7. Rëndësia e komunikimit ndërkulturor

Komunikimi ndërkulturor do të thotë komunikimi i njerëzve që kanë themel të ndryshëm kulturor, rrjedhin nga vende të ndryshme, kanë mënyrë të ndryshme të sjelljes.

Që të kuptohet rëndësia e komunikimit ndërkulturor, më së pari duhet të njihen karakteristikat themelore të kulturës.

Kultura i paraqet sjelljen, besimin dhe në shumë raste, mënyrën në të cilën njeriu mëson, komunikon dhe si i shikon njerëzit tjerë në shoqëri. Në këtë rast, pjesë më të madhe të asaj çfarë bëjnë njerëzit është ndarë sjellje, përcjellë, nga një anëtarë i shoqërisë, respektivisht të komunitetit të tjetrit.

Figura nr. 29:

Bazat e kulturës

Njeriu si individ

Njerëzit si grupe

PikëpamjeVlera

Univerzumi

Natyra

Organizatat

Shoqëria

Burimi: Philip Kotler and Gary Armstrong: Principles of Marketing, Eighth Edition, Chapter 3, Th e Global Marketing Environment, Prentice Hal, 2007

99

Komunikimi afarist

Kultura24 është njohuri, besim, art, moral, mënyrë e sjelljes dhe aft ësi tjera të grupit të caktuar të njerëzve. Këto karakteristika janë të ndryshme tek grupet e ndryshme të njerëzve dhe sipas asaj ato midis veti dallohen.

Kultura është ajo që mundëson biznesi ndërkombëtar të realizo-het më lehtë ose më vështirë, në varshmëri të ngjashmërive të kulturave që i kanë vendet e caktuara që realizojnë marrëdhënie të tregut, respek-tivisht të biznesit.

Kultura është në lidhje me faktorët tjerë që janë mjaft të ndryshme nga vendi në vend, dhe kjo në masë të madhe shprehet përmes gjuhës dhe religjionit. Kultura në masë të madhe respektohet në kuadër të kufij-ve nacionale, dhe pranohet nga të tjerët, jashtë atyre kufijve.

Për kulturën mund të thuhet se paraqet vlera, tradita, pamje, marrëdhënie sociale dhe politike që janë krijuar dhe transformuar nga grup i caktuar i njerëzve që jetojnë së bashku, kanë histori të përbashkët, lokacion gjeografik, gjuhë, klasa sociale dhe religjion.

Elementet kryesore të secilës kulturë janë vlerat, gjuha, mitet, zako-net, ritualet dhe drejtësia që e formojnë sjelljen e kulturës, njësoj sikurse lëndët materiale, siç janë produktet.

Kultura përbëhet nga norma të mësuara të caktuara specifike të cilat mbështeten në qasjet, vlerat dhe besimet që ekzistojnë në secilën shoqëri.

Kultura ka ndikim të fuqishëm në shumë fusha, siç është biznesi, menaxhmenti, marketingu, promocioni, sporti, politike dhe në shumë fusha të tjera. Sot biznesi nga dita në ditë bëhet gjithnjë e më shumë e më shumë internacional, shumë kompani kanë nevojë ti njohin kultu-rat në vendet tjera, për shkak ajo u është e nevojshme që ti organizojnë kompanitë e tyre të menaxhojnë me personelin dhe të komunikojnë me blerësit. Komunikimi ndërkulturor u mundëson kompanive ti zbulojnë fushat drejt të cilëve të drejtohen ose ta kuptojnë.

24 Oded Shenkar and Yadong Luo, International Business, Chapter 6, Th e Cultural Environment, 2006

Komunikimi afarist

100

Organizatave ndërkombëtare u janë të nevojshme punëtorë, udhë-heqës, lokacione, furnitorë, dhe e gjithë kjo kërkon të realizohen ko-munikime efektive ndërkulturore. Nevoja prej komunikimeve efektive ndërkulturore bëhet element shumë i rëndësishëm që të arrihet sukses në punën e tregut të sotshëm global.

Në çka shihet rëndësia e komunikimeve ndërkulturore? Kjo para së gjithash në kuadër të realizimit të biznesit global dhe komunikimeve re-ciproke midis organizatave, që komunikojnë për çdo ditë, në mënyrë ver-bale ose jo verbale, i udhëheqin bizneset, punët e përbashkëta, negociojnë, mbajnë mbledhje, ndërtojnë marrëdhënie. Këto aspekte të komunikimit ndërkulturor bëhen faktorë shumë të rëndësishëm në dy fusha globale:25

Realizimi i biznes aktiviteteve duke punuar me njerëz nga kultu-ra të ndryshme,

Realizimi i shkëmbimit të suksesshëm tregtar me vendet e huaja.

Në të dyjat raste është shumë e rëndësishme të njihet kultura, të ketë mirkuptim për komunikim interkulturor, për dallimet, shprehitë, sjelljen, produktet dhe karakteristikat e tyre, mënyra e komunikimit dhe e ngjashme. E gjithë kjo është drejt krijimit të mundësive dhe rritjen e mundësisë për punë të suksesshme.

25 David Rumsey: Intercultural Communication and Globalization, 2010, artikulli, Wikipedia Free Enciklopedia

101

Komunikimi afarist

3.8. Nevoja për zmadhimin e mundësisë nga arritja e të kuptuarit të përbashkët në mjedisin e ndryshëm kulturor

Të punuarit në ekonominë e globalizuar botërore ka ndikim pozi-tiv mbi individët dhe kompanitë. Pasi që njerëzit mendojnë të kyçen dhe të punojnë jashtë vendit të tyre, ata duhet ti zhvillojnë aft ësitë e tyre ndër personale, kreativitetin e tyre dhe të mësojnë punët ti kryejnë në ndonjë mënyrë tjetër.

Nevoja nga komunikimet ndërkulturore bëhet gjithnjë më e rëndësishme, dhe kjo sjell deri në dukurinë e zmadhimit të interesit dhe mundësive për arritje të zgjidhjeve të përbashkëta midis njerëzve nga vendet e ndryshme me kultura të ndryshme. Ekonomia globale e lid-hur ndërkombëtarisht dhe rëndësia e tij, krijojnë kushte për ndërtim të marrëdhënieve të mira, midis njerëzve nga kultura të ndryshme.

Ekzistojnë dy parime udhëheqëse themelore të globalizimit dhe ato janë: inovacionet teknologjike dhe shkëmbimi i ideve në lidhje me atë si të organizohet dhe rregullohet aktiviteti ekonomik. Globalizimi është pro-ces me të cilin ekonomitë e vendeve në botë, me kalimin e kohës, bëhen gjithnjë e më të integruara. Integrimi ndodh si rezultat i përparësive tek-nologjike, komunikimi, shkëmbimi i shpejtë i mallrave dhe shërbimeve, rrjedhat e kapitalit dhe lëvizja e njerëzve midis vendeve.

Komunikimi afarist

102

Figura nr. 30:

1. Përgjithësisht për globalizimin

1-6 Rritja e fenomeneve globale

1-5 Afrimi i cikleve ekonomike

1-4 Integrimi i tregjeve financiare

1-2 Qarkullimi i lirë i punës së dorës dhe të biznesit

1-1 Qarkullimi i lirë i informacioneve

Globalizimi

1-3 Zhvillimi i tregtisë botërore

Burimi: Eric Brahm: Globalization, 2007

Ky kompleks i aktiviteteve të lidhura sjell deri në zmadhimin e kon-sideruar të ndërvarësisë së ekonomive të vendeve në botë, dhe me këtë e imponon nevojën e zmadhimit të mundësisë nga arritja e të kuptuarit të përbashkët në mjedisin e ndryshëm kulturor.

Me këtë zgjerohet rrjeti i prodhimtarisë globale, zmadhohet tregtia midis firmave dhe zgjerohen aktivitetet ekonomike jashtë kufijve të vende-ve, ndodhin integrime në funksion të zgjerimit të aktiviteteve ekonomike.

103

Komunikimi afarist

Foto nr. 31:

Lidhshmëria e ekonomive në botë

Globalizimi

Politika

Prodhimi dhe tregtia

Klima/ambi-enti jetësor

Burimi: Eric Brahm: Globalization, 2007

Ndryshimet e marrëdhënieve midis qeverive dhe biznesit sjellin deri në krijimin e kushteve të reja ekonomike me ndihmën e të cilave zgjerohen tregjet dhe burimet e mjeteve me ndihmën e të cilëve mund të zmadhohet konkurrenca në ekonominë globale. Bëhet çrregullim ekono-mik, privatizim i infrastrukturës, rregullimi i standardeve ndërkombëtare dhe praktika tregtare, zmadhohet mundësitë dhe nevoja nga arritja e të kuptuarit të përbashkët në mjedisin e ndryshëm kulturor, që ekziston si rezultat i diversiteteve që ekzistojnë midis vendeve.

Komunikimi afarist

104

P Y E T J E K O N T R O L L U E S E1. Çka paraqet komunikimi verbal?

2. Cila është rëndësia e fj alimit si dimension i komunikimit?

3. Sqaroni dimensionet themelore të situatës folëse?

3. Cili është roli i folësit?

4. Cilat janë qëllimet e folësit?

5. Sqaroni mënyrën e përgatitjes dhe organizimit të fj alimit?

6. Përshkruani mënyrën e mbajtjes së fj alimit dhe prezantimit ekipor?

7. Çka paraqet komunikimi jo verbal?

8. Cilat janë kategoritë kryesore dhe kategoritë tjera të komunikimit jo verbal?

9. Analizoni dhe interpretoni pjesën jo verbale të porosive?

10. Çfarë paraqet dëgjimi në komunikim?

11. Klasifikoni elementet të cilat ndikojnë në të dëgjuarit?

12. Identifikoni shprehitë e këqija dëgjuese dhe hapat pozitive drejt dëgjimit më të mirë?

13. Cilat janë llojet tjera të dëgjimit efektiv?

14. Cilat janë motivacionet dhe barrierat në të dëgjuarit?

15. Çfarë është rëndësia e komunikimit ndërkulturor në kushte të diversitetit kulturor në rritje?

105

Komunikimi afarist

PJESA E III - të

KOMUNIKIMI NË VENDIN E PUNËS

Komunikimi afarist

106

PA S Q Y R Ë E P Ë R M B A J T J E S

Rëndësia e komunikimit midis kolegëve

Komunikimi me udhëheqësit dhe menaxherët

Krijimi i klimës komunikuese

Dhënia dhe pranimi i instruksioneve

Q Ë L L I M E T E M Ë S I M I TPas leximit të kësaj pjese, Ju duhet të jeni të aft ë:

të shihni rëndësinë e komunikimit midis kolegëve

të identifikoni komunikimin me udhëheqësit dhe menaxherët

të kuptoni rëndësinë e krijimit të klimës komunikuese

të përshkruani dhënien dhe pranimin e instruksioneve

107

Komunikimi afarist

1. Rëndësia e komunikimit midis kolegëve

Komunikimi në organizatat kërkon realizimin e komunikimit me numër të madh të njerëzve. Komunikimi i mirë në organizatë është bazë për punë efektive. Komunikimi i mirë i vendit të punës paraqet bazë për ndërtim të marrëdhënieve midis kolegëve. Duke pasur parasysh faktin që të punësuarit një pjesë të konsiderueshme të kohës kalojnë në punë, komunikimi është element shumë i rëndësishëm për mirëmbajtjen e qetësisë dhe harmonisë në punë.

Si të arrihet efektivitet në komunikimin me kolegët?

Që të arrihet kjo, duhet mbajtur llogari për numër të caktuar të pyetjeve që janë me rëndësi të madhe për secilin njeri si personalitet dhe punëtor.

Këto pyetje mund të shprehen si:26

Kujdesi i kufijve – secili njeri reagon ndryshe në pyetjet e natyrës personale, prandaj duhet pasur kujdes edhe të respektohen qëndrimet e tij, të shmangen pyetjet personale të cilat mund të lëndojnë ose nënçmojnë, të respektohet pronësia personale e secilit kolegë-të mos i merren lëndë nga tavolina e tij punuese pa e pyetur.

Përmbushja e detyrimeve – secili punëtor ti përmbushë obligimet e tij drejt kolegëve, të bashkëpunojë dhe të ndihmojë.

Të ketë kujdes në lëshimin- shtrirjen e bisedave me kolegët – disa prej njerëzve si qenie shoqërore dëshirojnë të bisedojnë në biseda jo të detyruara- të lira ne mjedisin punues, derisa të tjerët mbahen në tematikën punuese. Të shmangen bisedat jo detyruese, të mundësohet se-cili ta punojë punën e tij, të respektohet koha e secilit dhe ti lejohet seci-lit ta kryejë punën e tij.

26 Poslovni savjeti: Kvalitetna poslovna komunikacija, Загреб, 2008

Komunikimi afarist

108

Të dëgjohet me kujdes - në komunikimet me kolegët, me mbikë-qyrësit dhe të nënshtruarit, me rëndësi është të kushtojë vëmendje në atë çfarë ata fl asin. Disave u është e lehtë më shumë të fl asin sesa të dëgjojnë, por për ndërtimin e marrëdhënieve të mira me kolegët është e nevojs-hme edhe të dëgjohet. Të dëgjuarit nuk i referohet vetëm të dëgjohet çfarë të tjerët fl asin ose tregojnë, por të përcillet edhe të folurit e tru-pit të tyre, për shkak se me këtë mundet mjaft të kuptohet çfarë thuhet. Shkathtësitë komunikuese të vendit të punës mund të përmirësohen nëse kapërcehet shkathtësia e dëgjimit me çka do t'i jepet në njohuri kolegëve se vlerësohen mendimet dhe ndjenjat e tyre.

Të shmanget të folurit për kolegët prapa shpine – të mos hyhet në bisedë për ndonjë koleg i cili nuk është prezent dhe nuk merr pjesë në bisedën.

Mospajtimet të zgjidhen menjëherë – nëse ndodh ndonjë problem ose dikë diçka e mundon ose nuk e ka të qartë, duhet të pyetet dhe të merret menjëherë përgjigje që të mos vjen deri në keqësimin plotësues të atmosferës punuese në periudhën e mëvonshme.

Të përcillen ndjenjat – ndjenjat personale duhet të përcillen për shkak se edhe ato ndonjëherë mund të thonë diçka për lidhjet me ven-det tjera të punës. Nëse ndjehet se diçka nuk është në rregull, nëse ndodhin pengesa në komunikimin me ndonjë koleg, duhet të bëhet përpjekje punët të harmonizohen. Niveli i komunikimeve me kolegët duhet të jetë me cilësi adekuate. Më lehtë është mospajtimet të zgjidhen menjëherë posa të paraqiten dhe të mos lejohet të vjen deri në zhvilli-min e armiqësisë.

109

Komunikimi afarist

Si të përdoret komunikimi27 dhe të kuptohen dhe të avancohen marrëdhëniet me kolegët?

Përgjigja shtrihet në cilësinë e ndërveprimeve personale me kole-gët dhe si ai komunikon i vlerëson bashkëpunëtorët dhe miqtë si qe-nie njerëzore. Secili mund të tregojë aft ësi, por niveli i efektit do të varet nga motivimi dhe interesi personal i të tjerëve. Nuk është e mjaft ueshme vetëm të duhet, të respektohet të tjerët, por duhet të ketë edhe dëshirë, të kuptuarit të përdoret për avancimin e marrëdhënieve për avancimin e marrëdhënieve me ata të rrethinës.

2. Komunikimi me udhëheqësit dhe menaxherët

Komunikimi në vendin e punës me kolegët dhe me udhëheqësit dhe menaxherët është një nga çështjet më të rëndësishme të cilat mundësojnë krijimin e klimës së volitshme punuese dhe marrëdhëniet e mira pune.

Komunikimi në vendin e punës duhet të lejojë tre nevoja kyçe të punësuarve, dhe ato janë në lidhje me:

Të punësuarit ti dinë faktet kyçe për punën e organizatës – çka pu-nohet, cilët janë klientët kyç, respektivisht blerësit, si është politika për zhvillim të organizatës, me cilat produkte dhe shërbime, cilat janë prob-lemet në punën dhe ngjashëm.

Të krijohen kushte të mira për punë – të avancohet teknologjia, të futen inovacione, të shkohet përpara, të zgjerohet organizata.

27 Tom Altmann: Communication for superintendents”, Lancashire Communications Network, 2002

Komunikimi afarist

110

Të ndërtohet ndjenja e përkatësisë – t'u jepet të punësuarve mundësi të ndjehen se janë të respektuar, u besohet, vlerësohen vlerat e tyre se janë pjesë e rëndësishme e organizatës.

Ekzistojnë më shumë mënyra të cilat mundësojnë komunikimi të realizohet në mënyrë efektive:

- Si më të rëndësishme konsiderohen përgatitja e qartë dhe precize e porosive. Nëse porositë nuk janë të qarta dhe precize, atëherë ato nuk do të kuptohen.

- Si faktor i komunikimit efektiv mund të llogaritet aft ësia të dëgjohen porositë të cilat pranohen. Të dëgjuarit dhe dëgjimi nuk janë sinonime.

Në cilën do qoft ë organizatë, ekziston nevojë të dëgjohen punëtorët e brendshëm. Që të jetë komunikimi efektiv, ata që komunikojnë duhet në kohë të shpejtë ti kuptojnë porositë që i marrin dhe shpejtë të reagojnë.

Komunikimi efektiv është një nga aktivitetet themelore që mundëson punë të suksesshme të secilës firmë. Komunikimi përfshin përcjellje të in-formatave, nga një ose më shumë burime deri te pranuesit e atyre infor-matave. Me informatat komunikohet në formë të porosive. Në organizatat moderne ekziston rrjedhë më shumë kanal të komunikimit.

Efekti i komunikimit në organizatat varet prej:

qartësia e porosisë; cilësia e mediumit i cili përdoret për përcjellje të porosisë (si me-

dium konsiderohen mjetet siç janë: E - Mail - li, telefoni, letra, etj.; pengesat të cilat paraqiten gjatë përcjelljes së informatave; aft ësia e pranuesit ta dekodojë porosinë.

Komunikimi me udhëheqësit dhe menaxherët realizohet si komu-nikim i brendshëm.

111

Komunikimi afarist

Për komunikimin e brendshëm në organizatat mund të thuhet se paraqet shkëmbim të informatave, në mënyra të ndryshme me qëllim që të arrihet të kuptuarit reciprok, të avancohen qasjet pozitive dhe sjellja drejt punës, të cilat kontribuojnë për arritjen e suksesit në organizatën28.

Komunikimi i brendshëm në praktikë është funksion ose pjesë e menaxhmentit të organizatës që i pranon nevojat për sigurimin e ko-munikimeve profesionale dhe informatave të dobishme për nevojat e udhëheqësish dhe të punësuarve.

Mënyra në të cilën prezantohen porositë është shumë e rëndësishme, veçanërisht për firmat të cilat dëshirojnë të zhvillojnë kohezion në të pu-nuarit. Nëse një firmë dëshiron të ketë komunikim të mirë të brendshëm, kjo duhet të jetë:

• në kohë: të punësuarit dhe udhëheqësit duhet ti dinë punët para se ato të publikohen në mediumet. Kjo duhet të bëhet pasi që të gjitha deta-let e rëndësishme do të kontrollohen dhe miratohen;

• qartë: porositë të jenë lehtë të kuptueshme;• koncize: teksti i porosive të jetë i shkurtër, të ngjeshur dhe të mos

jetë i ngarkuar me detale të panevojshme;• informative: porosia të japë informata adekuate të nevojshme për

ata që e pranojnë;

interesante: porosia të shkaktojë interes te ai që e pranon. Kjo mund të bëhet me përfshirjen e detaleve plotësuese të interesit të përgjithshëm ose për tërë porosinë.

Situata e cila kërkon komunikime efektive është gjithmonë e pa-fund. Kjo është arsyeja për shkak të së cilës secili lider, menaxher dhe punëtor duhet të japë kontribut, të ndikojë dhe t'i impresionojë të tjerët. Të gjithë në një firmë komunikojnë, por jo gjithmonë në mënyrë efekti-ve. Rrënjët të komunikimit jo efektiv gjenden në komentet siç janë: “nuk është ajo që un mendoj”, “ju ndonjëherë nuk më dëgjoni”, “unë nuk e dija që ju e mbani këtë rrugë”.

28 Communication: Unipedia, the universal encyclopedia, 2006

Komunikimi afarist

112

Nëse udhëheqësi është i njëjtë si të tjerët, shumë shpesh do ti dëgjojë komentet e tilla. Sugjerimet në vijim mund të ndihmojnë të minimizo-hen këto situata:

të jetë i arritshëm: udhëheqësi të jetë prezent në punë dhe në zyrën e tij që të munden njerëzit me lehtësi ta gjejnë;

të ketë paragjykim: të largohen barrierat shef-i punësuar dhe ndonjëherë të udhëhiqen biseda të zakonshme gjatë pauzës për kafe;

të jetë dëgjues i mirë: me kujdes të dëgjohet gjatë bisedave me anëtarët e ekipit udhëheqës kur fl itet për interesat, pritjet dhe pyetjet per-sonale. Dëgjimi efektiv nënkupton përfshirje në bisedën dhe të kuptuarit e saktë të secilit që fl et. Dëgjimi është aft ësi e rëndësishme komunikuese e cila mund të humbet në shumë diskutime. Dëgjuesit efektiv vetë pyeten a kanë kuptuar çfarë është thënë: “Çfarë mendon njeriu?”, “Çfarë mendon njeriu kur ata fl asin”.

të jetë i kujdesshëm: gjatë diskutimeve me kujdes të përcillen sjelljet jo verbale të së tjerëve. Të folurit e trupit mund të jetë mjet më i fuqishëm edhe nga fj ala e thënë. Gjithashtu duhet të ekzistojë vetëdije për qëndrimin personal, lëvizjet e syve dhe porositë të cilat mund të përcillen me to.

të bëhet perceptim përmbledhës të asaj çfarë është thënë: gjatë dhe në fund të diskutimit të bëhet perceptim i saktë i aspekteve kyçe të asaj çfarë është thënë.

të dihet si të punohet me njerëz të hidhëruar: kur njerëzit janë të hidhëruar, janë emocionues dhe atëherë nuk mund të mendojnë logji-kisht, për shkak se duhet tu tregohet si ata do të veprojnë ta bëjnë gjendjen të bëhet korrekte. Që të mos zgjerohet hidhërimi dhe mosmarrëveshja duhet menjëherë të mendohet si të tejkalohet kjo. Mund të thuhet “mund t’u them se jeni me të vërtetë të hidhëruar”, “mund të vërejë se kjo situatë në të vërtetë ju hidhëroi”. Në këtë mënyrë tregohet se kupto-hen ndjenjat e atyre që janë të hidhëruar dhe se respektohen ndjenjat e tyre. Mund të pyetet çfarë duhet të bëhet që të qetësohet situata. Mund

113

Komunikimi afarist

të pyetet “Çfarë mund të bëjë kjo të mos ndodh përsëri?”. Kjo mund ta detyrojë atë që është i hidhëruar të mendojë dhe të japë ide si të tejka-lohet gjendja. Shumë është e rëndësishme të mos kuptohet hidhërimi si fyerje personale.

Komunikimi efektiv midis menaxherëve dhe të punësuarve e zmadhon kënaqësinë dhe kryerjen e punëve, realizohet më me sukses, zvogëlohen mundësitë për oportunizëm, konfuzion dhe sjelljen e ven-dimeve të gabuara ose të kuptuarit gabim të vendimeve veç më të sjella.

Komunikimi efektiv midis menaxherëve dhe të punësuarve e zmad-hon kënaqësinë e të punësuarve nga arsye që konsiderojnë ata:

marrin pjesë në krijimin e vizionit dhe vlerave të organizatës; e dinë rolin e tyre, që duhet të arrihet dhe çfarë ajo do t'u sjell; ndjehen të informuar për të gjitha punët në organizatën dhe

besojnë se mendimet e tyre dhe pamjet vlerësohen.

Komunikimet e mira të brendshme realizohen si komunikime efektive të dyanshme midis të gjithë anëtarëve të organizatës në të gjit-ha nivelet dhe janë faktorë kyç për suksesin në punë. Komunikimet çojnë drejt zmadhimit të moralit dhe angazhimit dhe drejt kryerjes më efikase të detyrave dhe drejt forcimit të pamjes së firmës.

3. Rëndësia e krijimit të klimës

komunikuese

Komunikimi në ndërmarrjen ka rol të rëndësishëm për menaxh-mentin dhe zhvillimin e një firme dhe kjo duhet të jetë pjesë e planifiki-mit të biznesit.

Komunikimi afarist

114

Komunikimi midis njerëzve, veçanërisht në biznesin në tërësi dhe brenda në një organizatë është mjaft kompleks dhe proces i kuptuar me vështirësi. Kjo rrjedh nga arsyet që secili njeri ka vlera të tij personale, besime dhe qasje drejt punëve dhe punës. Rrethina, familja dhe përvoja personale krijojnë qëndrim personal te secili njeri. Diçka që është e rëndësishme për një njeri mund të jetë e parëndësishme për tjetër nje-ri. Diçka që për dikë është e parëndësishme, për tjetër kënd mund të jetë me rëndësi të madhe.

Kur njerëzit nuk komunikojnë në mënyrë efektive, nuk mund të ketë kuptim, dhe kjo do të thotë se edhe nuk do të mund të ketë ndërtim të marrëdhënieve. Arritja e nivelit të lartë të kënaqësisë shpesh është re-zultat i kënaqësisë nga puna dhe fati personal. Megjithatë, këto dy punë shpesh nuk i kanë ose u mungojnë numrit të madh të njerëzve. Të kup-tohet se si është njeriut tjetër është punë e vështirë. Por, komunikimet e mira nuk janë asgjë më të ndryshme nga aft ësitë tjera të cilat mësohen. Kjo veçanërisht është në lidhje me udhëheqësit, menaxherët të cilët për çdo ditë komunikojnë me të punësuarit, me kolegët, me mbikëqyrësit, me aksionarët. Në qoft ë se ata punojnë në avancimin e përditshëm e aft ësive të tyre komunikuese, ata së bashku me të gjithë ata në mjedisin e tyre do të kenë rezultate pozitive.

Secila firmë, e cila dëshiron të jetë e suksesshme, moral të lartë, përcakton biznes dhe qëllime komunikuese. Kur personeli din se çfarë kërkohet nga ai, kur ka moral të lartë, secili punëtor bëhet përfaqësues i mirë i firmës. Kjo refl ektohet në zmadhimin e dukjes së firmës, ndërsa anëtarët e kënaqur të firmës i bëjnë të jenë të kënaqur dhe blerësit e tij. Komunikimi i mirë i brendshëm është e rëndësishme për sigurimin e in-formimit të plotë të secilit të punësuar për të gjitha ngjarjet aktuale dhe mund të ndihmojë për të kuptuarit, pranimit dhe zbatimit të ndryshi-meve të nevojshme të cilat mund të sjellin realizimin e vizioneve dhe të krijojnë ardhmëri më të mirë të firmës.

Klima e mirë për komunikim, i çon përparësitë në vijim për firmën:

e zmadhon angazhimin dhe të kuptuarit e të punësuarve; menaxhmenti bëhet më efikas;

115

Komunikimi afarist

e zmadhon moralin dhe motivimin e punëtorëve; kënaqësia e personelit mundëson kënaqësi më të madhe të

blerësve; mundëson më lehtë të zbatohen vizionet e reja dhe të shkohet më

shpejtë në të ardhme më të mirë për firmën; komunikimi i brendshëm e plotëson sistemin e jashtëm të komu-

nikimit dhe do të thotë se secili ka informata të njëjta; secili anëtar i organizatës është në gjendje të komunikojë për pri-

oritetet kyçe dhe vizionet të cilat mund të ndihmojnë të zhvillohet emri i njohur ose marka për ndonjë produkt, ose firma në tërësi;

e zmadhon perceptimin për pamjen dhe imazhin e firmës; siguron dyanshmëri të informatave; siguron informim të vazhdueshëm të vendimmarrësve; mundëson secili anëtarë i organizatës, nga secila njësi organizati-

ve ta përfaqësojë firmën.

Krijimi i klimës për komunikim në një firmë duhet t'i kënaqë tre nevojat themelore të punësuarve dhe atë:

të punësuarit duhet ta dinë gjendjen në organizatën, detyrat e tyre punuese, çfarë pune do të punojë firma, cilët janë blerësit dhe përdoruesit të shërbimeve që i kryen firma, detalet e veçanta të prodhimtarisë dhe kryerja e shërbimeve, nëse ka probleme dhe cilat janë problemet;

çfarë duhet të bëhet që të avancohet zbatimi e punëve, të mësohet, të avancohet teknologjia, të futen inovacione;

të zhvillohet ndjenja e përkatësisë së organizatës, të jetë i respek-tuar, dëgjuar, besnik.

Edhe përskaj përparësive të shumta që i sjell klima e mirë për ko-munikim ka pengesa të caktuara ose barriera të cilët pamundësojnë kjo të zhvillohet. Pengesat janë të ndryshme nga organizata në organizatë, megjithatë si pengesa të përbashkëta mund të theksohen:

Komunikimi afarist

116

kultura dhe struktura e organizatës; stili i menaxhmentit dhe mënyra e udhëheqjes së organizatës; mbyllja e njësive organizative; mos kuptimi i rëndësisë të komunikimit të brendshëm; qasja e personelit; limitimi i burimeve të mjeteve; prioritetet e përbashkëta; përfshirja e pamjaft ueshme e menaxhmentit dhe personelit;

Klima e mirë për komunikime është e rëndësishme, por mund të jenë me rëndësi të kufizuar nëse nuk është e përkrahur me qasje adekuate të vlerave. Që të realizohen komunikimet e mira të brendshme sugjero-hen qasjet në vijim të cilat mund të krijojnë ndjenjë të mirë të përbashkët tek të gjithë të cilët marrin pjesë në procesin e komunikimit:

të identifikohet dhe pranohet unikë: vetëdija se secili njeri është unik, mund të çojë drejt punës më efikase, për shkak të asaj që mund të ketë trajtim të veçantë drejt secilit në organizatën;

të punësuarit të trajtohen me respekt: të respektohet secili person si pjesë e rëndësishme e ekipit. Të mos matet kontributi i secilit anëtarë të organizatës me masa të njëjta, vlera dhe respekti i përpjekjeve të vërteta të shikohen pavarësisht sa mund të jenë të vogla ose të mëdha;

të jetë i sinqertë: të jesh i sinqertë do të thotë të jesh real dhe i përputhshëm, të përpiqet që të punësuarit të trajtohen nga aspekti i res-pektit të rregullave dhe procedurave;

të jetë i qartë dhe i panënshtruar: të tregohet kuptim dhe kujdes për të punësuarit nga arsye që jeta e secili individ mundet në mënyrë të konsiderueshme të ndryshohet prej disa ngjarjeve të papritura;

të vlerësohet mundi: të përpiqet të ndërtohet ndjenja e krenarisë për punën e kryer mirë, të nxitet secili punëtor për kontributin që ka dhënë për punën e kryer mirë dhe të forcohet shpirti ekipor.

117

Komunikimi afarist

Që të zhvillohet klimë e mirë për komunikim të brendshëm është nevojshme:

• të identifikohet kultura e përbashkët29, aktualja dhe e dëshiruara. Kultura e dëshiruar krijohet që të krijohen mundësi për realizim më të mirë të qëllimeve dhe detyrave.

• të identifikohen mjetet e disponuar për komunikim: Cilat mjete për komunikim do të përdoren si të shkruara (memorandume, broshu-ra, slogane, dokumente akte), folëse (mbledhje e të gjithë punëtorëve, mbledhje të punëtorëve në njësi të veçanta organizative, mbledhje të eki-peve, mbledhje njëri me tjetrin, komunikimi me ekipit menaxheria), elektronike (E - Mail, WEB, Internet);

• të përcaktohet cilat mjete do të përcjellin realizimin e qëllimeve. Ci-lat nga mjetet e disponuar për komunikim do të përdoren, të gjitha ose vetëm disa;

• të jepet përshkrim si do të përdoret secila nga mjetet për komuni-kim. Cilat mjete do të përdoren si të përgjithshme, dhe cilat si të veçanta që të realizohet komunikimi i dëshiruar i brendshëm:

• të përcaktohet si do të zbatohet plani. Duhet të dihet pse dëshirohet dhe si, kur dhe kush të komunikojë.

• të përcaktohet mënyra e përcjelljes dhe kontrolli i zbatimit të planit. Të bëhen vlerësime për efektet e arritura nga zbatimi i planit për komu-nikimin e brendshëm, nëse ajo është mirë ose duhet diç të korrigjohet.

29 Kur bëhet fj alë për kulturën në organizatën, atëherë fl itet për mënyrën e sjelljes, për besimet e përbashkëta dhe për vlerat e anëtarëve të organizatës. Kultura në organi-zatën me atë çfarë fl asin njerëzit, çfarë bëjnë dhe si mendojnë brenda në ambientin e organizatës.

Komunikimi afarist

118

4. Dhënia dhe pranimi i instruksioneve

Qëllimet kryesore të komunikimit të brendshëm janë:

të përcillen instruksionet ose kërkesat nga linja udhëheqëse; të informohen të punësuarit për politikën e re, angazhimet, zhvil-

limet, proceset; të kërkohen informata nga cili do qoft ë i punësuar në kompaninë

si bazë për dhënien e kontributit në procesin e vendimmarrjes në kompaninë ose të sigurohen informatat kthyese pas analizës së kryer të gjendjes;

të nxiten, binden ose motivohen të punësuarit, të punojnë indivi-dualisht edhe si anëtarë të ekipeve;

të sigurohet vërtetimi dhe përgjigjet, respektivisht marrja e infor-matave prej rreth kah lartë;

të zbatohen sugjerimet, idetë dhe zhvillimi sipas linjave të udhëheqjes.

Pse dhe si duhet të komunikohet me të punësuarit në një firmë?

Për realizimin e suksesshëm të komunikimit të brendshëm në orga-nizatat dhe për kënaqjen e këtyre nevojave nga fitimi i informatave, për marrjen dhe dhënien e instruksioneve, komunikimit të brendshëm duhet të realizohet në katër nivele themelore dhe atë:

komunikim gjithëpërfshirës në organizatën, përfshirjen e të gjithë punëtorëve;

komunikimi në nivel të njësive organizative, specifike për një njësi organizative;

komunikimi në nivel të ekipeve, komunikimi në kuadër të ekipe-ve të caktuara ose grupeve;

komunikimi individual, veçanërisht midis punëtorëve individu-al në cilën do qoft ë kohë.

Komunikimi i mirë është relevant, i sinqertë, i drejtuar (fokusuar), në kohë dhe i kuptueshëm.

119

Komunikimi afarist

Nëse nuk ka komunikim të mirë të brendshëm në një organizatë, atëherë organizata ballafaqohet me numër të madh të së metave në punë. Zmadhohen shpenzimet, zvogëlohet efikasiteti, para se gjithash për shkak:

produktivitetit të ulët të punësuarve; pakënaqësi e punëtorëve; ndryshime në sjelljen e punëtorëve; mungesë; mosnjohja e biznes strategjive; mungesa e drejtimeve të përbashkëta.

Në shumë raste kur punëtorët e kritikojnë komunikimin në orga-nizatën, këtë e shprehin me fj alët “komunikimi është i keq” ose “asnjëherë nuk marrim informata të mjaft ueshme”. Në kritikat e tilla është shumë vështirë të përgjigjet ose të zbulohen problemet me komunikimin. Megjithatë, nëse ka komunikim të keq të brendshëm në organizatën, duhet të ndërmerren procedura të caktuara për komunikimin të përmirësohet dhe të bëhet efektiv.30

Më së pari duhet të kuptohet se komunikimi i brendshëm nuk është të drejtuar zakonshëm drejt njerëzve dhe të folurit me ta ose dhënia e in-formatave të caktuara.

Ashtu siç njerëzit mësojnë në mënyrë të ndryshme, ashtu e kuptojnë edhe komunikimin. Prandaj duhet të kuptohet se stili i komunikimit du-het të adaptohet drejt secilit punëtor me çka do të mundësohet të kup-tohet porosia. Porositë mund të jepen me fotografi, me të folur ose në formë të shkruar. Gjatë kësaj duhet pasur parasysh se komunikimi është i dyanshëm, që do të thotë duhet të lihet hapësirë për parashtrimin e pyet-jeve, për diskutim ose sqarimin e çështjeve të caktuara.

Gjatë komunikimit të brendshëm duhet të shmanget nxjerrja e shumë detaleve. Shumë detale të nxjerra mund të sjellin deri në atë që numër i caktuar i njerëzve të mos dëgjojnë ose të mos lexojnë, dhe nëse

30 Simon Osborne: “Making Communication in the Workplace Eff ective”, 2004

Komunikimi afarist

120

ka pak detale atëherë mund të konsiderohet se diçka mungon ose është shmangur. Për shkak të kësaj duhet pasur kujdes të nxirret niveli adeku-at i treguesve, të cilët nuk do të jenë shumë detal ose shumë të shkurtër.

Që të realizohet komunikim i brendshëm i suksesshëm, kjo nuk duhet të bëhet shumë shpesh, e as shumë rrallë. Duhet të bëhet një baraspeshë që do të krijohet nëse ka qëllim të qartë çfarë dëshirohet të arrihet me secilin komunikim.

Vlerësimi i efektit të komunikimit të brendshëm midis menaxherëve dhe të punësuarve mund të japë përgjigje pyetjes nëse kjo është efekti-ve ose jo dhe pse? Edhe pa vlerësimin e efektit të komunikimit, duhet të disponohet me informata të caktuara të cilat mund të ndihmojnë në përmirësimin e efikasitetit të komunikimit. Ato informata janë në lidh-je me:

cilat janë përparësitë e metodave aktuale të komunikimit; fushat ku komunikimi nuk realizohet mirë; llojet e komunikimit të cilat mund të jenë më efektive.

121

Komunikimi afarist

P Y E T J E K O N T R O L L U E S E

1. Si është rëndësia e komunikimit midis kolegëve?

2. Çka paraqet komunikimi me udhëheqësit dhe menaxherët?

3. Çfarë do të thotë krijimi i klimës komunikuese?

4. Çka paraqet dhënia dhe pranimi i instruksioneve?

Komunikimi afarist

122

123

Komunikimi afarist

PJESA E IV - të

KARAKTERISTIKAT E KOMUNIKIMIT NË

NDËRMARRJEN

Komunikimi afarist

124

PA S Q Y R Ë E P Ë R M B A J T J E S

Biseda afariste – Intervista NegociataKonfl ikti Komunikimi me klientët

Komunikimi në ekipe

Q Ë L L I M E T E M Ë S I M I TPas leximit të kësaj pjese, Ju duhet të jeni të aft ë:

- të zhvilloni aft ësi për organizimin e bisedës afariste (intervistë) - të njoft oheni me përgatitjen për bisedë afariste - ta përshkruani procesin e udhëheqjes së bisedës afariste - të identifikoni sjelljen e vendimeve – përfundimi i bisedës afariste dhe analizimi i rezultateve - të identifikoni lëndën e negociatës- të përshkruani përgatitjen për udhëheqje të negociatave - ti dalloni metodat për arritje të klimës së mirë në negociatat - ti karakterizoni stilet (stile dhe taktika) të negociatës - të kuptoni nevojën të kërkimit të zgjidhjeve të mundshme - të përshkruani mënyrën e sjelljes së ndërmjetësuesit gjatë negociatës - të njoft oheni me nocionin dhe llojet e konfl ikteve- ti dalloni hapat për zgjidhje të konfl ikteve - ti identifikoni burimet e konfl ikteve në marrëdhëniet midis të punësuarve - të theksoni rëndësinë e komunikimit në kuadër të ekipeve - ti dalloni llojet e mbledhjeve - ti dalloni fazat dhe hapat në organizimin dhe udhëheqjen e mbledh-jeve- ti zbatoni rregullat dhe teknikat për udhëheqjen e mbledhjeve - ti sqaroni karakteristikat e mbledhjeve të këqija dhe rregullat për mbledhje të suksesshme

125

Komunikimi afarist

1. Biseda afariste – Intervista

Komunikimi afarist gojor paraqet pjesë të rëndësishme të biznes komunikimit të përgjithshëm në botën afariste, gjatë së cilës bisedat afa-riste ndërmarrin vend me rëndësi të veçantë. Biseda afariste duhet të shi-kohet si përmbledhje e sjelljes së të dy palëve të cilët hyjnë në komuni-kim. Gjatë saj duhet të theksohet se biseda afariste është diçka më shumë se biseda e zakonshme e dy personave të cilët bisedojnë për diçka.

Figura nr. 32:

Biseda afariste

Përparësitë e komunikimit ndaj bisedës së drejtpërdrejtë shikohen nga si vijon:

biseda afariste është drejtuar kah prioritetet dhe porositë kyçe; kjo është mënyra e sigurt e sqarimit dhe e lehtë për ta kuptuar; nëse diçka nuk është kuptuar, mund të pyetet çfarë është ajo që

është e paqartë dhe të jepet përgjigje;

Komunikimi afarist

126

1.1. Organizimi i bisedës afariste

Bisedimet afariste mund të ndahen sipas asaj se kush merr pjesë në to, a janë njerëzit nga organizata ose bisedojnë persona prej të cilës njëra palë e përfaqëson organizatën e vetë, ndërsa pala tjetër është nga një organizatë tjetër.

Bisedimet afariste mund të dallohen sipas llojit të bisedës dhe ato mund të jenë:31

Konsultime ose udhëzime – biseda të shkurtra në kuadër të orga-nizatës të cilat kanë për qëllim të përcaktohen informatat e nevojshme ose të jepet përgjigje në lidhje me ndonjë veprim afarist,

Seanca – mbledhje e rastit ose e jashtëzakonshme e njerëzve udhëheqës në kompaninë ose ndonjë pjesë e saj. Në këto bisedime ana-lizohen rezultatet nga disa aktivitete të përfunduara, diskutohet për ak-tivitetet momentale dhe kontraktohen drejtimet e veprimit të ardhshëm,

Konferenca, konventa dhe simpoziume – takime më të mëdha të njerëzve nga veprimtaria e njëjtë në të cilën shkëmbehen përvoja dhe njoft ohen drejtime të reja dhe drejtime të punës,

Bisedë afariste klasike – një ose më shumë mbledhje midis dy palëve të cilët midis veti merren vesh për krijimin, mirëmbajtjen ose mo-difikimin e marrëdhënieve reciproke dhe bashkëpunimi.

1.2. Përgatitja e bisedës afariste

Që të sigurohet udhëheqje e suksesshme e bisedës afariste, duhet të zbatohen përgatitje të caktuara, në lidhje me këtë:

të sigurohen të dhënat dhe informatat për problemin i cili do të nxjerrët;

31 Poslovni savjeti: Kvalitetna poslovna komunikacija, Загреб, 2008

127

Komunikimi afarist

duhet të mendohet si të përgatitet materiali edhe për të dhënat themelore të cilat do të jenë lëndë e bisedës;

Gjithashtu duhet të sigurohen informata për personat me të cilët do të bisedohet, për organizimin e tyre, për temën e bisedës dhe të përcaktohet dhe merret vesh koha dhe vendi ku do të zhvillohet biseda.

1.3. Udhëheqja e bisedës afariste

Para se të fillohet me bisedën afariste, mund të jepet rekapitullim për atë se çka do të jetë tema kryesore për të cilën do të bisedohet dhe se do të nxirren informatat e nevojshme në lidhje me temën, nëse është e nevojshme, për informata të veçanta do të sqarohet se do të jepen edhe sqarime plotësuese, respektivisht do të jepet përgjigje pyetjeve të parash-truara.

Biseda afariste realizohet nëpër disa faza të cilat shfaqen si32:

Përcaktimi i qëllimit i cili dëshirohet të arrihet-përcaktimi i asaj çka mund të pranohet dhe nga ajo që nuk mund të shmanget.

Fillimi dhe njoft imi – fillimi nuk duhet të shpejtohet, por së pari palët duhet të njoft ohen dhe të çlodhen. Kjo nënkupton arritjen e besi-mit fillestar të ndërsjellë, nëse më parë nuk është arritur bashkëpunimi reciprok.

Informimi – Edhe njëra edhe pala tjetër, me radhë, i nxjerrin in-formatat më të rëndësishme dhe qëndrimet të cilat i kanë. Në këtë fazë nuk duhet të negociohet dhe të kryhen bindje, por palët dëgjohen njëra me tjetrën. Në këtë fazë është e mundshme të kërkohen disa pyetje të sqa-rohen. Kur njëra palë fl et, tjetra nuk duhet ta ndërpresë.

Nxjerrja e argumenteve – Në bazë të informatave të nxjerra në fazën e mëparshme, në këtë fazë hyhet në dialog të barabartë me të cilën duhet të pritet se do të gjenden bazat e përbashkëta për arritjen e pajtueshmërisë midis palëve.

32 Predrag Vrgovic: “Poslovni razgovor, priprema i vodenje poslovnog razgovora”, Fakultet tehnickih nauka u Novom Sadu, 2010

Komunikimi afarist

128

Biseda duhet të vazhdojë nga fushat për të cilat ka pajtueshmëri.

Zgjidhjen e ankesave të mundshme të cilat janë paraqitur gjatë bi-sedave përfundimtare,

Vendosmëri – Kjo është faza e përcaktimit nëse të bashkëpunohet ose jo, të mbetet në marrëdhënie të mira dhe të bashkëpunohet.

1.4. Përfundimi i bisedës afariste dhe analizimi i rezultateve

Në bazë të bisedës së udhëhequr, qëndrimet e nxjerra, shkëmbimi i mendimeve dhe sqarimet, secila prej palëve sjell vendim për atë nëse të realizohet marrëveshja, të vazhdohet me bisedat ose të ndërpritet me çfarë do qoft ë aktivitet tjetër.

Vendimi nga biseda, mund të jetë se ka nevojë nga mbajtja edhe të një bisede në të cilën do të bisedohet për pyetje më të afërta detale.

Analiza e rezultateve nga mbledhja do të jap përgjigje të pyetjes nëse me bisedën e mbajtur është arritur qëllimi i bisedës, nëse janë fitu-ar sqarimet e nevojshme, dhe nëse mund të përmbyllet marrëveshja për realizimin e aktiviteteve të biznesit të cilat kanë qenë lëndë e bisedimeve ose ato do të ndërpriten.

129

Komunikimi afarist

2. Negociata

Për nocionin negociatë ekzistojnë sqarime- mendime të ndryshme, por e njëjta në mënyrë më thjeshtë mund të përshkruhet si proces i tejka-limit të pengesave dhe arritjes së pajtueshmërisë midis dy palëve në ko-munikimin afarist.

Negociata është një nga aktivitetet e cila më së shpeshti aplikohet në jetën e përditshme dhe punën e njerëzve. Ajo konsiderohet se është njëra nga shkathtësitë më të rëndësishme të komunikimit midis njerëzve, e rëndësishme si për biznesin ashtu edhe për jetën. Me negociatat është e mund shme të gjendet zgjidhja adekuate e secilit problem, edhe pse mund të ekzistojnë mosmarrëveshje fillestare dhe shikime të ndryshme të prob-lemit.

Negociata realizohet si proces i cili kalon nëpër katër faza dhe atë:

analiza, përgatitja, negociata, përmbyllja e negociatave.

Me analizën vendoset diagnoza e gjendjes, shqyrtohen problemet potenciale në komunikimin, parashikohen zgjidhje të mundshme dhe përcaktohen interesat e palëve ndërmjetësuese.

Me planifikimin parashikohen procedurat e ardhshme dhe idetë për zgjidhje të problemit për të cilin negociohet.

Gjatë negociatave ndërmjetësuesit i përcaktojnë dhe shqyrtojnë in-teresat e tyre dhe përpiqen të gjejnë zgjidhje të përbashkët të pranueshme.

Pas gjetjes të zgjidhjes vjen deri në konkludim të gjendet zgjidhje e përbashkët e pranueshme për problemin i cili ka qenë lëndë e negociatës. Negociatat përmbyllen edhe nëse nuk vihet deri në zgjidhje të përbashkët të problemit.

Komunikimi afarist

130

Foto nr. 33:

Pozita fillestare në negociatë

Negociatori A QëllimetKërkesa

Negociatori B QëllimetKërkesa

2.1. Lënda e negociatës

Në realizimin e biznes aktiviteteve si lëndë të negociatës mund të jenë më shumë çështje siç janë:

Shitja e produkteve dhe shërbimeve, Çmimi i produkteve dhe shërbimeve, realizimi i bashkëpunimit afarist, Investime të përbashkëta, Ekzekutim i përbashkët në treg, Promocioni i përbashkët, Lidhshmëria dhe ngjitja e pjesëve të veçanta organizative.

2.2. Përgatitja për udhëheqje të negociatave

Që të mundet me sukses të negociohet, është e nevojshme të zbato-hen përgatitje adekuate. Që të bëhet kjo, e nevojshme është të bëhet hu-lumtim i caktuar, me të cilën do të sigurohen të dhënat dhe informatat për temën që është lëndë e negociatës.

131

Komunikimi afarist

Kur negociohet, personat që marrin pjesë në procesin e negociatës, duhet të dinë çfarë dëshirojnë të arrijnë me negociatat, të kenë përgatitur plan për negociata, respektivisht ti kenë para veti të gjitha elementet për të cilat do të negociohet, të dinë se për çka do të insistohet në negoci-atat , dhe për çka janë të gatshëm të heqin dorë. Përpos planit theme-lor për udhëheqje të negociatave, duhet pasur edhe plan rezervë, që do të përdoret si alternativë nëse gjatë negociatave nuk realizohen qëllimet e përcaktuara më parë. Negociatori duhet të ketë përgjigje në pyetjet siç janë: Çka nëse nuk pranohet plani im? Nëse refuzohem? Nëse ofrohen kushte më të ndryshme nga ato që ofrohen?

2.3. Metoda për arritjen e klimës së mirë në negociata

Ekzistojnë disa rregulla me të cilat mund të zgjidhen mosmarrëveshje të caktuara dhe të sjellin deri në krijimin e mundësive me sukses të nego-ciohet. Këto rregulla janë:

Ndërmjetësuesit të sillen sikur të jenë në të drejtë – në negociata të bisedohet për problemin dhe të mbrohen pozitat personale, dhe jo të sul-mohet ndërmjetësuesi.

Në negociatat gjithmonë të shikohet përpara – kjo do të thotë të ketë pasqyrë të qartë çfarë dëshirohet të arrihet.

Drejtimi i negociatorit të jetë në qëllimin e negociatave – të mos tregohet emocione, hidhërim, nervozë.

Ti kushtohet vëmendje tonit me të cilin bisedohet – të ketë kujdes në lartësinë e tonit me të cilin bisedohet, vendin në të cilin ulet pala tjetër në negociatat, mënyrën se si është veshur dhe gjestet gjatë negociatës. Kur udhëhiqen negociata duhet të mbahet veshje afariste, të krijohet kontakti me sytë dhe të jetë dëgjues i mirë. Pala tjetër duhet me kujdes të dëgjohet.

Komunikimi afarist

132

2.4. Stilet-strategjitë dhe taktikat e negociatave

Stili bashkëkohor në negociatat nënkupton krijimin e bashkëpunimit në vend të konfl iktit. Me negociatat duhet të arrihet bashkëpunim, res-pektivisht partneritet midis palëve të cilët negociojnë, të shqyrtohen pen-gesat e përbashkëta të cilët e sjellin në pyetje realizimin e qëllimeve dhe të përcaktohen procedurat të dy palëve të cilët do të ndërmerren nëse vjen deri në paraqitjen e problemit gjatë realizimit të punës së kontraktuar.

Si elemente të përbashkëta të stileve për negociata mund të para-qiten33:

Uniteti – në negociatat të theksohet se ajo që ofrohen është unike, se nuk ka ofertë tjetër dhe se ajo që ofrohet ofrohet vetëm këtu.

Ndërtimi i besimit – përfaqësimi i negociatorit dhe firmës si të durueshëm dhe të arsyeshëm me qëllim të gjendet zgjidhje.

Mos ngarkimi me faktorin kohë – ndërmjetësuesi të manifestojë se ka mangësi të kohës për udhëheqje të negociatave.

Kur bëhet fj alë për taktikat në negociatën, taktikë më shpesh e përmendur theksohet taktika e autorizimit të kufizuar. Për shembull, nëse arrihet nivel i caktuar i realizimit të qëllimit, dhe dëshirohet kjo të zmadhohet, atëherë theksohet se kjo është në kornizën e autorizimit dis-ponohet, dhe për të mundur që të realizohet edhe diçka shtesë, e nevojs-hme është të bëhen konsultime plotësuese.

33 Predrag Vrgovic: “Poslovni razgovor, priprema i vodenje poslovnog razgovora”, Fakultet tehnickih nauka u Novom Sadu, 2010

133

Komunikimi afarist

3. Konflikte

Konfl ikti është dukuri që ndodh në të gjitha fushat e jetës dhe punës. Konfl ikti është proces i kundërshtimit reciprok të dy palëve. Konfl ikti është nocion i cili paraqet gjendje në të cilën ekzistojnë më së paku dy mendime kundërshtuese për ndonjë gjendje, tendencë, ndjenjë, mënyrë të zgjidhjes të ndonjë problemi, mos pajtueshmëri të qëllimeve, dhe mënyrat e mundshme të zgjidhjes së tyre34.

„Konfl ikti është proces i cili fillon kur njëra palë konsideron se ndonjë palë tjetër ka ndikim negativ ose se ndikimi i tij negativ është drejtuar kah ana e parë“.35

Figura nr. 34:

KONFLIKTI

34 Svetko Keranovic:Pojam, uzroci i karakter konfl ikta, Link grup, Zagreb, 201035 Fourteen, Confl ict and Negotiation, 2005

Komunikimi afarist

134

3.1. Nocioni dhe llojet e konfl ikteve

Konfl ikti është nocion36 i cili paraqet gjendje në të cilën ekzistojnë më së paku dy ose më tepër mendime të ndryshme kundërshtuese për ndonjë situatë, ngjarje, tendencë, mënyrë të zgjidhjes të ndonjë proble-mi, mos pajtueshmëri me qëllimet dhe mënyrat e mundshme të zgjidh-jes së tyre.

Konfl ikti mund të ndodh si rezultat i arsyeve të ndryshme mes të cilave si më të rëndësishme mund të veçohen:

Informatat e ndryshme, besimet, vlerat, interesat dhe dëshirat, Mungesë e mjeteve të caktuara, Rivalitet midis personaliteteve ose grupeve të caktuara.

Kur sqarohet nocioni i konfl iktit duhet të theksohet se para së gjit-hash’, më së pari ndodh situatë e caktuar e konfl iktit. Situata konfl ikt është gjendje në të cilën ekziston goditje e interesave të dy ose më shumë per-sonave ose grupeve, prej të cilëve disa përpiqen të realizojnë qëllim të caktuar, ndërsa të tjerët kundërshtohen me të. Situata e tillë në mënyrë të pashmangshme sjell deri në paraqitjen e konfl iktit. Konfl ikti në vendin e punës rrjedh nga goditja e interesave të palëve kundërshtuese.

Konfl ikti në organizatën mund të paraqitet si konfl ikt midis:

Individëve, Në grup, Midis grupeve, Midis organizatave.

36 Istanovic, Krstic, Kukec: “Komuniciranje sa kupcima” Zagreb 2010

135

Komunikimi afarist

Figura nr. 35:

LLOJET E KONFLIKTIT

Konfl ikti në organizatë

Midis individëve Në grupe Midis

grupeveMidis

organizatave

Konfl iktet në vendin e punës ndodhin, në radhë të parë, spontanisht dhe në fillim hasen në të ashtuquajtur formë e fshehtë. Kjo do të thotë se palët kundërshtuese përpiqen të përfitojnë ndaj vetes sa më shumë përkrahës, me qëllim që sa më lehtë të munden ta fitojnë palën tjetër kundërshtuese. Përkrahja e tillë mund të manifestohet në mbledhje të caktuara.

Konfl iktet nga natyra janë dukuri negative. Ato kanë karakter shkatërrues sepse shpesh sjellin deri në dezorganizim, luhatje, madje edhe deri në shkatërrim të ndonjë organizate. Kur ka palë kundërshtuese në ndonjë organizatë, ata më shumë mendojnë si ta fitojnë anën tjetër, dhe më pak në punën me të cilën merret organizata. Në gjendje të këtilla rritet intoleranca personale, ngjeshën të mirët, ndërsa manifestohen emocionet negative, shkaktohet stres dhe depresion që sjell deri në pa-raqitjen e mungesave të punës, jo puna, humbja e disiplinës punuese dhe aft ësitë konkurruese.

Komunikimi afarist

136

Figura nr. 36:

Gjendja e konfl iktit në organizatë

Kur bëhet fj alë për konfl iktet në organizatat, duhet të theksohet se nuk ekziston ndonjë klasifikim i përgjithshëm i pranuar, megjithatë konf-liktet grupohen duke u nisur nga karakteristika të caktuara siç janë37:

Përfshirja-konfl ikti global dhe konfl ikti parcial, Kohëzgjatja-konfl ikte afatshkurtra dhe afatgjate, Pasojat që i lë konfl ikti – konfl ikte të cilat lënë dhe konfl ikte të ci-

lat nuk lënë pasoja në punën e organizatës.

Konfl iktet mund të ndahen në: të dukshme, të padukshme dhe kre-ative, destruktive (shkatërruese).

37 Svetko Keranovic:Pojam, uzroci ii karakter konfl ikta, Link grup, Zagreb, 2010

137

Komunikimi afarist

Konfl iktet e dukshme zakonisht manifestohen si verbale, sulme kritike të cilat manifestohen në mbledhjet, ndërsa paraqiten si sulm i in-teresave të individëve ose grupeve.

Konfl iktet e fshehura- padukshme manifestohen si ndjenjë e padrej-tësisë, mosbesimit në menaxhmentin, mos pranimi i pozitës në organizatë. Këto konfl ikte më rëndë zbulohen.

Për konfl iktet kreative thuhet se krijojnë vlera pozitive për orga-nizatën, të cilat manifestohen si futje të metodave të reja të punës, gjetja e qasjeve më të mira dhe më efektive në kryerjen e punës nga funksioni-mi më i mirë i pjesëve të veçanta ose individëve me çka zmadhohet suk-sesi në funksionimin e organizatës.

Konfl iktet destruktive ose shkatërruese në organizatën sjellin deri në paraqitjen e dukurive negative siç janë mos punimi, dezorganizimi, kundërshtimi, pasiguria, pakënaqësia.

Si konfl ikte në organizatat konsiderohen edhe grevat dhe kundër masat të cilat i ndërmarrin punëdhënësit kundër grevës, dhe këto janë të ashtu quajtura masa Lock-out.

Greva paraqet formë të protestimit të punëtorëve për të drejtat e tyre dhe kjo në fakt do të thotë ndërprerje të punës për shkak të realizi-mit të kërkesave të caktuara të punëtorëve.

Lock-out masat janë veprime të cilat i ndërmarrin punëdhënësit si masë kolektive kundër grevës dhe përbëhen në atë që punëdhënësit u ndalojnë punëdhënësve të vijnë në punë dhe të punojnë në vendet e punës në të cilat kanë punuara para grevës.

3.2. Burime të konfl ikteve në organizata

Arsyet për paraqitje të konfl ikteve në organizatat mund të jenë nga natyra e ndryshme, para së gjithash, nga natyra ekonomike, teknike, in-formative dhe organizative.

Komunikimi afarist

138

Konfl iktet të cilat si bazë për paraqitje i kanë marrëdhëniet ekonomi-ke, ndodhin si rezultat i marrëdhënieve jo të mira në fushën e mbindërtimit, premive, dividendëve dhe çështjet tjera ekonomike në punën e firmës.

Mossigurimi i kushteve të caktuara teknike dhe teknologjike për punë ose mosrespektimi i standardeve për punë, mjetet për mbrojtje gjatë punës dhe ngjashëm, gjithashtu mund të shkaktojnë të vjen deri në konf-likt në organizatën.

Mbulimi ose bllokimi i rrjedhës së informatave ose dhënia e in-formatave jo të plota ose të pavërteta, gjithashtu mund të sjellë deri në krijimin e konfl iktit në organizatë. Kur në një organizatë ka mungesë të informatave adekuate, atëherë ka dukuri të bashkimeve jo formale dhe kundërshtimeve.

Organizimi jo i mirë i punës dhe sistemi jo i mirë i menaxhmen-tit sjell deri në paraqitjen e sulmit të interesave të grupeve të caktuara dhe individëve, nuk bashkëpunohet, humbet disiplina e punës, nuk ka përgjegjësi në punë që është bazë për krijimin e konfl iktit.

3.3. Hapa në zgjidhjen e konfl ikteve në marrëdhëniet midis të punësuarve

Kur bëhet fj alë për zgjidhje të konfl ikteve, atëherë duhet të thekso-het se ky është proces, respektivisht përmbledhje e masave dhe aktiviteteve të cilat duhet ti ndërmarrin menaxherët që të tejkalohen konfl iktet e para-qitura ose manifestuara dhe gjendjet e konfl iktit. Menaxherët ndërmarrin hapa të cilat më së shpeshti janë drejtuar drejt asaj konfl ikti të mbahet nën kontroll dhe të eliminohen gjendjet e frustrimit, tensionit dhe stresit.

Menaxherët i ndërmarrin hapat në vijim në për zgjidhjen e konf-likteve38:

Konfrontimi - ky hap ndërmerret kur konfl ikti është në fazë të in-tensitetit të ulët. Menaxheri kundërshtohet me çka duke u konfrontuar me të punësuarit mundet konfl iktin ta ngrejë në nivel më të lartë.

38 Svetko Keranovic: „Strategija upravljanja konfl iktom na radu” Zagreb, 2010

139

Komunikimi afarist

Tërheqja – nëse konfl ikti bëhet më intensiv dhe manifeston nivel të lartë të sulmit, menaxheri kërkon nga disa prej pjesëmarrësve të tërhiqen.

Detyrimi – menaxheri detyron disa nga pjesëmarrësit të tërhiqen nga të ndërmarrit e aksioneve ose qëndrimeve të caktuara, gjatë kësaj ai i vlerëson pasojat e mundshme të volitshme ose të pavolitshme nga pro-cedura e tij.

Menaxheri para se të qasë drejt zgjidhjes së konfl iktit, duhet i njëjti ta incizojë, ti shqyrtojë të gjitha manifestimet e tij dhe të vlerësojë për çka bëhet fj alë. Në bazë të kësaj sjell vendim cilat procedura do ti ndërmarr dhe si do ti zbaton që të zgjidhet konfl ikti.

Zbutja – procedurë me të cilën menaxheri përpiqet ti gjejë interesat e përbashkëta të palëve kundërshtuese dhe në këtë mënyrë ta zvogëlojë intensitetin e konfl iktit.

Kompromisi – kërkimi konfl ikti të sillet në masë optimale dhe të mos shkaktojë pasoja në organizatën.

Konfl iktet e ndodhura në organizatën duhet të zgjidhen sa është e mundur më shpejt dhe të mos lejohet të vjen deri në zgjerimin e tij dhe ashpërsimin e marrëdhënieve midis palëve kundërshtuese. Kjo duhet të bëhet që të shmanget paraqitja e problemeve serioze në funksionimin e organizatës.

Gjatë zgjidhjes së konfl iktit palët kundërshtuese duhet të lirohen nga kompleksi: fitues-i fituar, duhet të vjen në shprehje e vërteta, të shi-kohet se kush është në të drejtë, dhe kush jo.

Konfl ikti në ndonjë organizatë mund të zgjidhet edhe me zbati-min e të ashtuquajturës metodë pedagogjike i cili përbëhet në bindjen e palëve kundërshtuese të tërhiqen, për shkak se me këtë shkakton dëm në organizatën.

Komunikimi afarist

140

Për zgjidhje të konfl ikteve në organizatat ndërmerren edhe masa tjera të ashtuquajtura, masa administrative, të cilat do të thonë largimin e palëve kundërshtuese nga organizata, zhvendosja e tyre në vend tjetër të punës ose në njësi tjetër organizative.

4. Komunikimi me klientët

Marrëdhëniet e mira ndër njerëzore nuk janë rezultat i ndonjë akti-viteti të rastit, përkundrazi, ato ndërtohen dhe paraqesin bazë për komu-nikim të suksesshëm dhe zbatim të elementeve në procesin e komuniki-mit të organizatës me klientët e saj.

Aft ësitë për komunikim paraqesin përmbledhje të shkathtësive personale që i ka individi për të realizuar komunikim efikas me të tjerët, për menaxhim me qëndrimet dhe emocionet e veta dhe për kryerjen pro-fesionale të detyrave të cilat parashtrohen si obligim i tij.

Përpos karakteristikave personale, për komunikim me klientët e një organizate, me rëndësi të madhe është njohuria, informimi dhe shkathtësitë teknike. Sot njerëzit mund të gjinden në situata shumë të rëndësishme për zhvillimin e marrëdhënieve reciproke, komunikimi me klientët, ndërtimi i marrëdhënieve me ta. E gjithë kjo kërkon të disponohet me njohuri, tolerancë dhe gatishmëri për të bashkëpunim me të tjerët.

141

Komunikimi afarist

Figura nr. 37:

Komunikimi me klientët

Njohuri dhe shkathtësi

Karakteristika dhe Qëndrime

Komunikim Shefi aft ësi

Vlera

Komunikimi

KolegKlient

Qëllime

Bashkëpunëtor të jashtëm

Identiteti profesional

Burimi: Komunikimi, Shkathtësitë komunikuese 2009/2010

5. Komunikimi në ekipe

Komunikimi i suksesshëm nuk do të thotë vetëm realizim të ko-munikimeve njeri me njeri ose transaksione të shumta, kjo do të thotë udhëheqje të dialogut midis palëve të interesuara. Dialogu i suksesshëm realizohet me respektimin e katër parimeve në vijim:

realiteti; reaksioni; koordinimi dhe paramendimi.

Komunikimi afarist

142

Kur bëhet fj alë për realitet kjo do të thotë që ata që fl asin duhet ti nxjerrin punët për të cilat drejtpërdrejtë janë të interesuar punëtorët e ndërmarrjes ose blerësit e saj. Realiteti mund të konsiderohet për percep-tim subjektiv, por nuk duhet të pritet se dikush do ta ndryshojë percepti-min e tij për shkak se dikush ka mendim të ndryshëm nga ai.

Të reagohet në atë që është thënë do të thotë se kur bisedohet të dyja palët të reagojnë thënie adekuate të asaj çka është thënë më parë. Nuk është e mjaft ueshme kur një njeri fl et tjetri vetëm në formë jo ver-bale, me luhatje të kokës ose me të shprehurit e fj alëve “po”, “ah” dhe ngjashëm, të vërtetojë. Dialogu nuk është dialog, nëse personi tjetër ose personi nuk reagojnë dhe nuk tregojnë se kanë kuptuar çfarë është thënë.

Të koordinohet komunikimi do të thotë, kur pranohen numër më i madh i porosive, të përcaktohet cila do të shqyrtohet e para, cila e dyta, cila e fundit. Komunikimi duhet të harmonizohet me aktivitetet që duhet të realizohen, dhe të jetë në funksion të realizimit të vizionit dhe qëllimet e organizatës. Sa janë të qarta dhe më të drejta lidhjet e porosive me vizi-onin dhe qëllimet, aq më i madh do të jetë suksesi në realizimin e vizio-nit dhe qëllimeve.

Të kuptohet qëllimi i porosisë, do të thotë të dihet se çfarë dëshirohet të përcillet atyre që duhet ta pranojnë atë porosi. Para se të fillojë proce-si i komunikimit duhet të dihet çfarë dinë të punësuarit ose blerësit për punën ose për idetë të cilat do të jenë lëndë e bisedës. Ekzistojnë katër nivele të njohjes së qëllimit të porosisë. Secili nivel mbështetet në ekzis-timin e të mëparshmes. Ato janë momentale dhe nuk është e mundur të arrihet qëllimi, derisa të gjitha nivelet nuk përfundohen me rend dhe tërësisht.

Komunikimi ndërton besim dhe kuptim të përbashkët dhe kri-jon mundësi për ndërmarrjen e aksioneve të caktuara. Grupi do të thotë përmbledhje të njerëzve, me pamje të ndryshme, të cilat duhet të punojnë së bashku për shkak të realizimit të qëllimeve dhe detyrave të caktuara. Që të realizohen qëllimet dhe detyrat duhet të ndërmerren detyrime dhe të investohen përpjekje nga të gjithë individët të cilat i takojnë grupit. Grupi i suksesshëm karakterizohet me atë që ai punon si tërësi, besnikëri, hapur dhe me respektimin e secilit anëtarë të grupit.

143

Komunikimi afarist

Komunikimi është një nga aspektet më të rëndësishme që e përcakton punën e suksesshme. Komunikimi efektiv ndërton besim dhe respekt të përbashkët. Komunikimi shpesh realizohet përmes materia-leve të shkruara ose gojore, megjithatë për punën e suksesshme të ekipit janë të rëndësishme aksionet si dhe format e komunikimit.

Figura nr. 38:

EKIPI

Suksesi i ekipit varet nga integriteti i tij i cili në themel i shpreh vle-rat personale, të cilat do të thonë respektim reciprok, dëgjim dhe mësim, përgatitësi të shprehen dobësitë dhe mangësitë, përgatitësi të respekto-hen rregullat, të besohet në ide të reja, të jepet në dispozicion koha dhe mundësitë e mundshme dhe të punohet në mënyrë ekipore.

Secili njeri, i cili punon në ekipin ka diçka që ai mundet të mësojë ose të mësojë nga dikush tjetër. Dëgjimi është element mjaft i rëndësishëm në komunikimin dhe të folurit. Secili anëtarë i ekipit duhet të jetë i vetëdijshëm se në kohë të caktuar duhet të ndërpresë të fl asë, të mbajë kontaktin me sytë, të përcjellë çfarë fl et, të pyesë për disa punë që i ka të paqarta, të mos jetë i tërhequr, të mos e ndryshojë lëndën e bisedës nëse nuk është e nevojshme, të mos e ruajë mendimin në kokë, të udhëheqë diskutime konstruktive. Diskutimet konstruktive nuk ndodhin, ato krijo-hen. Që të jetë konstruktiv në diskutimin e nevojshme është secili anëtarë i ekipit të jetë i përqendruar në lëndën e diskutimit, ti tejkalojë barrierat

Komunikimi afarist

144

fizike të cilat ekzistojnë midis njerëzve, të fl asë ashtu si mendon dhe si ndjen, se duhet të fl asë për temën që diskutohet.

Gjithmonë duhet të dihet dhe të ketë parasysh për përmbajtjen që do të jetë lëndë e komunikimit dhe mediumi përmes të së cilit do të rea-lizohet kjo (telefon, faks, letër, E -Mail, fl etushka, mbledhje).

Që të mundet me sukses të komunikohet duhet të krijohet strukturë adekuate organizative, që do të përgjigjet në përfaqësuesit e ekipit dhe të mjeteve për komunikim. Struktura organizative duhet të jetë elastike dhe e hapur për mjetet alternative për organizim dhe realizim të detyrave. Or-ganizimi i komunikimit mundet ta lehtësojë krijimin e rregullave të cak-tuara dhe procedurave për komunikim dhe për sjelljen e vendimeve në procesin e komunikimit. Si një rregull mund të llogaritet prezencë e dety-rueshme në mbledhjet. Nëse dikush dëshiron të jetë pjesë e tërësisë dhe me këtë të punojë ai duhet ti respektojë interesat e ekipit. Kjo do të thotë prezencë në mbledhjet. Nëse nuk merret pjesë në mbledhjet, atëherë nuk mund të jetë pjesë e ekipit.

Përskaj punës dhe komunikimit në ekip, ekziston edhe puna dhe komunikimi në grupe të vogla. Ekzistojnë më shumë qasje në të si të përcaktohet madhësia e grupit. Sipas disa hulumtuesve39 grupi i vogël mund të ketë më së paku tre. Me tre anëtarë mund të krijojë ndonjë formë të organizatës.

39 Tim Borchers,Small Group Communication”; Moorhead State University, 2006

145

Komunikimi afarist

Figura nr. 39:

GRUPI

Anëtarët e grupit duhet të jenë në gjendje të komunikojnë lirshëm dhe hapur, sipas rregullave të cilat duhet të ndikojnë në punën grupore dhe diskutim. Grupi duhet të ketë qëllime dhe detyra të përbashkëta në të cilat do të punohet me qëllim që ti realizojnë. Qëllimet duhet ta bashkojnë grupin dhe ta mbajnë të bashkuar edhe kur ka konfl ikte ose tensione.

Njerëzit bashkohen në grupe nga arsye të ndryshme. Disa për shkak të kryerjes së detyrave të caktuara, ndërsa disa për shkak të shoqërimit. Individët shpesh i bashkohen ndonjë grupi që të realizojnë disa prej ne-vojave të tyre siç janë: shoqërim, kontroll, prirje. Shoqërimi është nevojë për identifikim me të tjerët. Kontrolli është nevojë për të treguar aft ësitë për udhëheqje dhe zhvillim të aft ësive për këtë. Grupi krijon mundësi për këtë. Disa individ nuk dëshirojnë të jenë lider. Për ta grupi siguron kont-roll të nevojshëm të disa aspekteve nga jeta e tyre. Prirja është nevojë për zhvillim të marrëdhënieve me njerëzit. Grupi është jashtëzakonisht mënyrë e mirë të krijohen marrëdhënie.

Komunikimi afarist

146

Grupet formohen që të realizohen disa qëllime. Qëllimet mund të jenë përfundim i ndonjë pune ose zhvillim i marrëdhënieve reciproke midis anëtarëve të grupit. Disa grupe formohen për shkak të realizimit të këtyre dy funksioneve. Disa grupe kanë dimensione sociale dhe punuese, megjithatë disa grupe në mënyrë dominuese janë sociale në orientimin e tyre. Si shembull për këtë mund të theksohen familjet, klubet, shoqatat e ndryshme dhe ngjashëm. Këto grupe mundësojnë siguri dhe solidaritet dhe mundësojnë të zhvillohet vetë respektimi.

Funksionet e grupeve punuese janë të kryejnë detyrë të caktuar. Tek grupet punuese aksenti vendohet në dimensionin punues. Anëtarët e këtyre grupeve, që ti realizojnë detyrat, i përdorin njohuritë e tyre. Si shembuj për grupe të tilla vihen në dukje grupet të cilët bashkojnë numër të caktuar të vendeve të punës. Ekzistojnë disa lloje të grupeve punuese dhe atë: përmbledhëse, të përbashkët, grup për kryerje të detyrave të caktuara.

Grupi përmbledhës përbëhet nga anëtarë të cilët kryejnë ndonjë aktivitet dhe rezultati nga ato aktivitete duhet të fitohet në kohë të cak-tuar. Si shembull mund të theksohen detyrat e këshillave zgjedhore. Të gjithë anëtarët e këshillit punojnë si grup me qëllim që të kryejnë voti-min, ti numërojnë fl etë votimet dhe materialet zgjedhore ti dorëzojnë ko-misionit zgjedhor.

Grupi i përbashkët kryen detyra të ndryshme, megjithatë ato kanë ngjashmëri dhe janë në funksion të realizimit të qëllimit të përbashkët. Si shembull mund të theksohet puna e grupeve të ndryshme për prodhim të automobilit. Të gjithë punojnë që ta realizojnë qëllimin e përbashkët – të prodhohet automobili. Secili grup duhet ta kryejë punën e tij dhe pas-taj të realizohet e përbashkëta, respektivisht të kompletohet automobili.

Grupi për zbatim të detyrave të dhëna formohet që të përcaktojë zgjidhje më të mirë për ndonjë problem. Për shembull, të zgjidhet alter-nativa më e mirë për zgjidhje të ndonjë problemi, dhe të sillet vendim nga zgjidhjet alternative të ofruara.

147

Komunikimi afarist

Disa prej këto grupe formohen në mënyrë spontane, si grupe të til-la theksohen grupet e numrit të caktuar të miqve. Të tjerat formohen me qëllim që të realizohen qëllime të caktuara specifike. Grupe të tilla janë klubet për shoqërim të një shtrese të caktuar të njerëzve, grupe sociale dhe ngjashëm.

Sipas asaj se për cilat qëllime ekzistojnë ose formohen dallohen këto lloje të grupeve:

grupe sociale: të formuara për kënaqjen e nevojave sociale të anëtarëve të tyre;

grupe të orientuara punuese: formohen për kryerjen e numrit të caktuar të detyrave. Ato shpesh kanë për qëllim ti kryejnë problemet dhe të sjellin vendime. Si shembull në vendet perëndimore theksohen juritë.

grupe për informim: mbledhjet në të cilat njerëzit takohen që të jenë të informuar dhe të informojnë, të sqarojnë diçka, të krijojnë ose të mirëmbajnë marrëdhënie pune;

grupe për mësim: qëllimi i formimit të këtyre grupeve është të zmadhohet njohuria ose aft ësia e anëtarëve të grupit.

Shumë prej grupeve kanë detyrë të zgjidhin probleme dhe të sjel-lin vendime. Zgjidhja e problemeve dhe sjellja e vendimeve realizohet si-pas procedurës në vijim:

identifikimi i problemit: në çka përbëhet problemi? Çfarë nuk është mirë në situatën aktuale?

analizë të problemeve: cilat janë arsyet për shkak të së cilës është paraqitur problemi, cilat janë forcat që kanë shkaktuar dhe cilat janë for-cat të cilat mund ta zgjidhin problemin?

selektimi i problemeve: cili është qëllimi i vendimit përfundimtar? zhvillimi i zgjidhjes: përgatitja e sa më shumë zgjidhjeve të

mundshme alternative; vlerësimi i zgjidhjeve dhe përzgjedhja e zgjidhjes më të mirë; zbatimi i zgjidhjes.

Komunikimi afarist

148

Ekzistojnë më shumë mënyra në të cilat grupi të sjell vendimin përfundimtar ose të arrijë pajtueshmëri. Kjo mund të bëhet në këtë mënyrë:

të arrihet konsensus: të gjithë anëtarët e grupit pajtohen me ven-dimin pas diskutimit të përfunduar ose debatit;

arritja e kompromisit: anëtarët e grupit arrijnë pajtueshmëri si-pas diskutimit të realizuar dhe përmirësimi i zgjidhjes me pranimin e kërkesave të caktuara nga disa anëtarë;

me mbivotim: pëlqimi arrihet në bazë të mendimit të pjesës më të madhe të anëtarëve të grupit;

sjellja e vendimit nga ana e liderit të grupit; grupi i jep të drejtë vendimin ta sjellë lideri;

arbitrazhi: ft ohet personi ose ndonjë trup (komitet, këshill, ko-mision) të sjellë vendim për grupin.

Anëtarë të veçantë të grupit kanë detyra të ndryshme dhe atë:

iniciatorë – sugjerojnë ide të reja, qëllime dhe qasje, shpesh kre-ativ dhe energjik;

anëtarë të cilët japin dhe marrin informata; kritikues dhe analist – shikojnë në aspektet e mira dhe të këqija të

informatave që i fiton ose i siguron grupi. Ata shqyrtojnë si duket fotog-rafia komplete e asaj që është lëndë e angazhimit të grupit;

Një nga mënyrat për sjelljen e vendimeve është koncepti i të men-duarit grupor. Të menduarit grupor nuk i shqyrton të gjitha alternati-vat, por vendimi sillet njëzëshëm pa u harxhuar shumë kohë që të zmad-hohet cilësia e vendimit. Gjatë këtij vendimi, në grup shqyrtohen disa al-ternativa, nuk ka ndonjë kritika të mëdha të ideve, nuk kërkohet men-dim të ekspertëve, besohet në moralin e grupit, nuk shprehen ndjenjat e vërteta, shprehet ndikimi i drejtpërdrejtë mbi të tjerët, ndërtohet fotog-rafi për unitet.

Funksionimi i suksesshëm i grupit varet nga ajo kush dhe si e udhëheq grupin, respektivisht cili është lideri i tij. Lideri është ai i cili kontrollon dhe i udhëheq punët. Lideri gjithashtu ka për detyrë ti ndërtojë marrëdhëniet reciproke dhe ta nxitë grupin ti kryejë detyrat.

149

Komunikimi afarist

Duke pasur parasysh që teknologjia bëhet gjithnjë më e pranuesh-me, grupet munden shumë nga mbledhjet e tyre t'i zëvendësojnë me lidh-jet on line, E-Mail, të komunikojnë përmes lidhjeve video, lidhjeve telefo-nike të konferencave. Lidhjet telekonferencë u mundësojnë anëtarëve të grupit komunikimin ta realizojnë me të folurit në telefon. Sistemet video konferencë mundësojnë anëtarët e grupit të komunikojnë njëri me tjet-rin, përmes lidhjes video dhe audio.

Përdorimi i këtyre mjeteve në procesin e komunikimit midis anëtarëve të grupeve individuale ka disa përparësi: përdorimi i këtyre mjeteve nuk është shumë i shtrenjtë, veçanërisht nëse duhet të udhëtohet në ndonjë vend tjetër të largët, nuk ka nevojë nga mbajtja e mbledhjeve, mund të mbahet llo-gari për punën gjithë kohës edhe pa prezencën e askujt.

6. Mbledhjet

6.1. Lloje të mbledhjeve

Një nga mënyrat e komunikimit është edhe mbajtja e mbledhjeve. Në mbledhjet njerëzit takohen, bisedojnë, shkëmbejnë mendime, nxjer-rin qëndrime dhe sjellin vendime.

Mbledhjet si mënyrë e komunikimit, duhet të mbahen kur është e nevojshme, kur ka qëllim të qartë cila duhet të arrihet me mbajtjen e mbledhjes.

Që të mbahet një mbledhje, duhet të ketë rend dite në të cilën do të theksohen tema e diskutimit, pjesëmarrësit në diskutim, kohëzgjatja e diskutimit. Materialet, të cilat shërbejnë si bazë për mbajtjen e mbledh-jes duhet ti dorëzohen secilit pjesëmarrës në mbledhje, mbledhje duhet të fillojë në kohë. Secili pjesëmarrës në mbledhje duhet të vijë në kohë, të jetë i përgatitur, kur fl et të jetë i qartë dhe konstruktiv. Në mbledhjen du-het të udhëhiqet procesverbal, ndërsa vendimet e sjella duhet të jenë të dokumentuara.

Komunikimi afarist

150

Figura nr. 40:

MBLEDHJE AFARISTE

Nëse disa informata mund të përcillen deri te përdoruesit me me-morandum, letër ose E - Mail ose me ndonjë raport të shkurtë, atëherë du-het të iket mbajtja e mbledhjeve. Një nga pyetjet themelore për mbajtje të mbledhjeve efektive është bërja e dallimit për nevojën e lëvizjes një kahesh të informatave dhe shkëmbimi i dyanshëm i informatave. Për lëvizjen një kahesh të informatave mund të përdoren mediumet tjera, ndërsa nëse du-het të fitohen informata kthyese, të cilat do të jenë në funksion për ven-dimmarrje të shpejtë, atëherë mbledhjet mund të jenë efektive.

Para se të mbahet ndonjë mbledhje, duhet të përcaktohet qëllimi i mbledhjes dhe rezultati që do të duhet të arrihet me mbajtjen e mbledhjes. Vendosja e qëllimit në mbledhjen shërben si bazë i njëjti të planifikohet.

151

Komunikimi afarist

6.2. Fazat dhe hapat në organizimin dhe mbajtjen e mbledhjeve

Organizimi i mbledhjeve arrihet me realizimin e fazave si më poshtë40:

1. Vendosja e qëllimit të mbledhjes

Që të jetë mbledhja e suksesshme, pika kyçe duhet të jetë qëllimi, respektivisht rezultati që dëshirohet të arrihet me atë mbledhje. Qëllimi i mbledhjes tregon në atë cili duhet të jetë prezent, çfarë rendi i ditës të vendoset, çfarë materiale të dorëzohen deri tek pjesëmarrësit e mbledh-jes, çfarë konkludime të sillen për mbledhjen e ardhshme. Që të mbahet një mbledhje si qëllime për mbajtje të mbledhjes mund të parashtrohen; shkëmbimi i informatave, përvetësimi i njohurive, zgjerimi i njohurive, të menduarit kreativ, të menduarit kritik, realizimi i disa detyrave, sjellja e vendimeve, ndërtimi i marrëdhënieve reciproke.

2. Përpilimi i rendit të ditës

Pasi që është vërtetuar qëllimi i mbledhjes, detyra e dytë është të përpilohet rendi i ditës. Kur ekziston ide e qartë ku dëshirohet të arri-het në fund të mbledhjes, respektivisht çfarë të fitohet nga mbajtja e asaj mbledhje, atëherë duhet të përcaktohen aktivitetet të cilat do të realizohen gjatë mbledhjes. Secila procedurë që duhet të ndërmerret gjatë mbledhjes, që të realizohet rezultati i dëshiruar, duhet me kohë të jetë i përcaktuar, respektivisht duhet nga më përpara të dihet sa kohë është e nevojshme ndonjë pyetje të sqarohet, dhe me këtë të mundësohet të fitohet rezulta-ti i dëshiruar. Kjo nënkupton të përcaktohet sa gjatë do të zgjasë mbledh-ja, të bëhet orari i pikave të rendit të ditës të cilat duhet ta mbulojnë rrjedhën e dëshiruar të mbledhjes që të vihet deri tek rezultati i dëshiruar, të përcaktohet koha për shqyrtimin e secilës pikë të rendit të ditës dhe të përcaktohet koha që do të jetë e nevojshme që të bëhet konkludim nga de-bati i realizuar në mbledhje dhe të sillen konkludimet e nevojshme.

40 Miranda Duncan: “Eff ective Meeting Facilitation: Th e Sine Qua Non of Planning”, 2005

Komunikimi afarist

152

3. Kush do të jetë pjesëmarrës në mbledhje?

Si rregull i përgjithshëm është të përcaktohet kush do të jenë përfaqësuesit të cilët do të marrin pjesë në procesin e planifikimit të mbledhjes. Sipas rregullit grupi që do të planifikojë mbledhjen duhet të përpilohet nga persona të cilët do ta përfaqësojnë secilën njësi organizati-ve ose nga secili nivel i organizimit të punës. Përfaqësuesit nga njësitë or-ganizative të cilët do të marrin pjesë në procesin e planifikimit të mbledh-jes, duhet të munden, respektivisht të jenë të autorizuar, të sjellin ven-dime dhe të njohin problematikën për të cilën planifikohet të mbahet mbledhja.

4. Dorëzimi i rendit të ditë dhe materialet e nevojshme

Dorëzimi i rendit të ditës deri tek pjesëmarrësit e mbledhjes, para mbajtjes së tij dhe dorëzimi i materialeve të nevojshme, do tu mundësojë pjesëmarrësve të përgatiten, respektivisht të kërkojnë disa dokumente dhe të përgatitin pyetje, ndërsa mund të përgatiten edhe materiale për përkrahje vizuale të diskutimeve.

Miranda Duncan: “Eff ective Meeting Facilitation: Th e Sine Qua Non of Planning”, 2005

5. Përcaktimi i hapësirës ku do të mbahet mbledhja.

Hapësira për mbajtje të mbledhjes përcaktohet në varshmëri të asaj sa do të jetë numri i personave të cilët do të marrin pjesë në atë mbledhje. Për shembull për grup deri 12 persona hapësirë më e mirë është tavolinë e rrumbullakët ose katërkëndëshe, ndërsa për grup më të madh se 24 per-sonave në formë të shkronjës latine “U”, ndërsa për grupe më të mëdha në radhë.

Pjesëmarrësit në mbledhjen duhet të kenë qasje të lehtë vizuale dhe hapësinore deri tek ai që fl et, deri tek mjetet të cilat përdoren si mjete ndihmëse gjatë të folurit ose fusha prej nga më së miri mund të shikohet fj alimi (bina).

153

Komunikimi afarist

6. Përcaktimi i pajisjes do të mundësojë që mbledhja të mbahet në atmosferë më të këndshme.

Si pajisje që do të mundësojnë mbajtjen e mbledhjes në atmosferë më të këndshme mund të përdoren, tabela për shënim, mjete të zakons-hme dhe video projektorë dhe mjete të tjera. Pajisja mundëson të paraqiten mjetet për përkrahje të fj alimit. Me këtë arrihet efekt më i madh i fj alimit.

2.2. Pjesëmarrës në mbledhje

Pjesëmarrësit e mbledhjes përcaktohen që nga planifikimi i mbledh-jes. Si pjesëmarrës të një mbledhje përcaktohen persona të cilët sipas lëndës të shqyrtimit dhe pozitat që i kanë detyrimisht marrin pjesë në mbledhje. Këto janë pjesëmarrës kur bëhet fj alë për mbledhje afariste në organizatë.

Nëse bëhet fj alë për mbledhje afariste me përfaqësues të firmave të tjera atëherë bëhet listë e pjesëmarrësve dhe të njëjtit informohen me ft esën e cila u dorëzohet së bashku me rendin e ditës dhe materialet dhe pyetjet të cilat do të shqyrtohen në mbledhje.

2.3. Rregulla dhe teknika të udhëheqjes së mbledhjeve

Përfundimi i suksesshëm i secilës mbledhje varet nga ajo se si udhë-hiqet ajo. Ekzistojnë rregulla të caktuara të cilat duhet të respektohen nga të gjithë pjesëmarrësit të mbledhjes që ajo të përfundojë me sukses.

Komunikimi afarist

154

2.3.1. Rregullat për udhëheqje të mbledhjeve

Rregullat për udhëheqje të mbledhjeve janë:

1. Ai i cili e udhëheq mbledhjen, ta udhëheqë ate në atë mënyrë ashtu siç do dëshironte ai vetë të udhëhiqet një mbledhje, në të cilën ai do të kishte qenë pjesëmarrës.

2. Të jetë i përgatitur dhe të jetë i sigurt se të gjithë pjesëmarrësit e mbledhjes do të jenë të përgatitur. Materialet e dorëzuara nga më parë për mbledhjen deri te të gjithë pjesëmarrësit u krijon detyrim të shqyrtojnë rendin e ditës dhe materialet dhe të vijnë në mbledhje të përgatitur. Nëse për mbledhjen nuk përgatiten informata dhe materiale adekuate, atëherë pjesëmarrësit në mbledhjen do të parashtrojnë pyetje, të gjithë që duhet në mbledhje ndoshta nuk do të vijnë nga arsye që nuk dinë pse vinë në atë mbledhje dhe çfarë pritet nga ta të bëjnë ose të tregojnë në atë mbledhje.

3. Të respektohet rendi i ditës. Mbledhja të fillohet dhe të për-fundohet në kohë. Fillimi i mbledhjes në kohë kërkon disiplinë nga or-ganizatori i mbledhjes dhe nga pjesëmarrësit e tij. Vonesa në mbledh-je tregon mungesë të respektit të së gjithëve që kanë ardhur në kohë. Por, nëse të gjithë pjesëmarrësit dinë se organizatori do të fillojë mbledhjen në kohë, ekziston gjasë e vogël se dikush do të vonohet, përkundrazi të gjithë do të investojnë përpjekje të arrijnë në kohën e caktuar për fil-lim të mbledhjes. Përfundimi i mbledhjes në kohë është gjithashtu mjaft çështje e rëndësishme. Nëse të gjithë dinë se mbledhja do të zgjasë një orë, mbledhja nuk do të zgjasë më shumë. Që të respektohet koha e mbledhjes duhet të bëhet rend real i ditës. Rendi real i ditës dhe koha e përcaktuar për diskutim mundësojnë udhëheqje të suksesshme dhe përfundim të mbledhjes në mënyrën e dëshiruar.

4. Të qëndrohet në temë. Të gjithë pjesëmarrësit e mbledhjes duhet të bashkohen në temën dhe diskutimet e tyre t'i udhëheqin vetëm në lidhje me temën. Mund të thuhet se, në shumë mbledhje paraqiten pjesëmarrës të cilët dëshirojnë të fl asin, ose siç thuhet “të tregojnë përralla”, prandaj organizatori, respektivisht ai që e udhëheq mbledhjen, duhet tua tërheq

155

Komunikimi afarist

vërejtjen ose tua merr fj alën. Kjo do të thotë se nëse mbledhja shkon nga anash, e njëjta të kthehet në rendin e ditës të parashikuar.

5. Të mos mbahen mbledhje të panevojshme. Duhet shumë me kuj-des të vlerësohet sa shpesh duhet të mbahen mbledhje rutine, sa janë pro-duktive, nëse munden të mbahen më rrallë. Mbledhjet e udhëheqësish të firmës të paraqesin faktor të rëndësishëm për mbajtjen e komunikimeve të mira në firmë, por shumë është e rëndësishme të gjendet baraspesha e vërtetë midis komunikimit dhe harxhimit produktiv të kohës.

6. Mbledhja të përfundohet me notë të qartë për procedurat në vi-jim dhe nga kush duhet të ndërmerren. Pas përfundimit të diskutimeve, ai që e udhëheq mbledhjen, duhet të bëjë rezyme dhe të propozojë çfarë të ndërmerret dhe nga kush duhet të ndërmerret.

Procedura e parë për avancim të mbajtjes së mbledhjes, është të fillohet me themelet, respektivisht të përgatitet secili në organizatën të sillet në mënyrë efektive në secilën mbledhje. Kjo rrjedh nga arsye që mbledhjet janë pjesë përbërëse e biznesit, për shkak të së cilës secili në organizatën duhet t'i njohë bazat e mbledhjeve efektive dhe si të realizo-hen qëllimet e secilës mbledhje dhe në çdo kohë. Secilit të punësuar du-het ti jepen në dispozicion informatat në lidhje me mbledhjet me çka do t'i ndihmohet t'i kuptojë efektet nga mbledhjet jo produktive dhe do t'i je-pet mundësi ta avancojë gjendjen jo produktive të mbledhjeve.

Secili i punësuar në organizatë që ka kuptuar rëndësinë e avancimit të efektit të mbledhjeve, do të angazhohet dhe do të ngrejë iniciativa me të cilën të gjithë do të motivohen në mbledhjet të jenë efektiv. Përkrahja e menaxhmentit ose liderëve të grupeve mund të ndihmojë për futjen e metodave të reja të punës në mbledhjet.

Th eksimi i punës ekipore në kushte të sotshme të punës, ka sjellë deri në avancimin e teknologjisë të udhëheqjes së mbledhjeve. Kjo tek-nologji përfshin kompjuter, LCD projektorë dhe tabela interaktive. Përdorimi i këtyre teknologjive mundëson pjesëmarrësit në mbledhjet të përdorin informata që i kanë në kompjuterët, të dhënat ti shkëmbejnë

Komunikimi afarist

156

dhe ti mbrojnë në mënyrë automatike që nga koha e mbledhjes dhe të kenë bashkëpunim të plotë grupor.

Sikurse në fushat tjera të biznesit, teknologjia ndihmon mbledhjet të bëhen më të lehta dhe më efikase. Sot, në shumë organizata E-mail-i përdoret si mjet i shpejtë dhe efikas për shkëmbim të informatave dhe për komunikim reciprok, pa pasur nevojë nga mbajtja e mbledhjeve. Shumë organizata kanë bërë komunikime video-konference me të cilat komunikojnë nga largësia, me të cilat në vend që të shkojnë, respektivisht udhëtojnë në mbledhje ata komunikojnë me përdorimin e teknikës video komunikuese.

2.3.2. Udhëheqja e mbledhjeve

Hapja e mbledhjes duhet të fillojë me përshëndetje nga ai që e udhëheq me fj alët “mirëdita, nëse jemi të gjithë prezent, më lejoni ta fillojmë këtë mbledhje”.

Nëse në mbledhjen marrin pjesë edhe disa mysafirë, drejtohen përshëndetje deri tek mysafirët me fj alët “më lejoni që t'i përshëndes, më paraqet kënaqësi t'u dëshirojë mirëseardhje në mbledhjen tonë..., na paraqet kënaqësi t'u dëshirojë mirëseardhje, dëshirojë t'ua prezantojë mysafirët tonë...”.

Mbledhja duhet të fillojë me paraqitjen e arsyes për shkak të së cilës mbahet mbledhja. Kjo mund të bëhet me këto fj alë hyrëse: “ne sot jemi këtu që të..., qëllimi ynë sot është..., kjo mbledhje sot është organizuar për...”.

Procedura tjetër është të theksohen emrat e atyre që mungojnë në mbledhje dhe arsyet për mungesën e tyre. Nga mbledhja e sotshme mungojnë (tregohen emrat dhe arsyet për secilin që mungon veç e veç) fatkeqësisht, sot në këtë mbledhje nuk mund të marrin pjesë sot nuk mund të jenë me ne ...”.

Para se të fillojë diskutimi sipas pikave të rendit të ditës shqyrtohet procesverbali nga mbledhja e mëparshme. Th eksohet se “këto janë minu-

157

Komunikimi afarist

ta për vërejtje të procesverbalit nga seanca e kaluar të shqyrtojmë proces-verbalin nga seanca e kaluar...”.

Pas shqyrtimit dhe miratimit të vërejtjeve të procesverbalit, mbledhja duhet të fillojë të rrjedhë. Vazhdimi i mbledhjes mund të shpal-let: “nëse nuk kemi asgjë më tepër të diskutojmë në lidhje me procesver-balin, më lejoni të fillojmë me shqyrtimin e rendit të sotshëm të ditës..., nëse ka diçka të re në lidhje me rendit e ditës, nëse nuk ka të fillojmë me vërtetimin e tij....., a keni pranuar të gjithë kopje nga rendi i ditës në rend të ditës sot kemi, X, pika, e para e dyta e treta pika e fundit mund të shqyrtohet si e dyta për shkak..., pika katër të lihet jashtë rendit të ditës...”

Nëse ka paraqitje për diskutim sipas rendit të ditës u jepet fj ala aty-re që do të paraqiten, ndërsa pas përfundimit të diskutimit, miratohet rendi i ditës dhe vërtetohen rregullat (mënyra e diskutimit, kohëzgjatja e diskutimit, mënyra e sjelljes së vendimeve). Mund të thuhet: “më së pari do të dëgjojmë raport të shkurtër sipas pikave të rendit të ditës, dhe pas saj do të vijon diskutimi propozoj secili individualisht sipas rendit të shprehet për propozoj të vazhdojmë në mënyrën në vijim kemi nga pesë minuta për secilën pyetje nëse nuk e kufizojmë diskutimin nuk do të përfundojmë deri...”.

Vijon debati për pikën e parë dhe për secilën nga pikat e rendit të ditës me njoft im: “më lejoni të fillojmë me propozoj të fillojmë me..., pse të mos fillojmë me ...., pika e parë e rendit të ditës është..., duhet të fillojmë me...”.

Pas diskutimit secila pikë mbyllet, me fj alët në vijim: “mendoj se pikën e parë e shterëm këtë pikë duhet ta mbyllim... pse të mos shkojmë në pikën e radhës... nëse asnjëri nuk dëshiron të thotë edhe diçka, më le-joni të kalojmë në pikën në vijim...”.

Pas shterjes së diskutimit sipas të gjitha pikave duhet të bëhet rezy-me, respektivisht të përmblidhet diskutimi. Kjo mund të bëhet me fj alët në vijim: “para se ta mbyllim mbledhjen e sotshme, më lejoni të bëjë rezy-me të shkurtër të aspekteve kryesore të..., shkurtimisht, në mbledhjen e sotshme ti theksojmë aspektet e sotshme kryesore ...”.

Komunikimi afarist

158

Pas rezymesë së bërë, mbyllet mbledhja me fj alët e tilla të munds-hme: “nëse nuk ka edhe dikush tjetër ndonjë koment, ta mbyllim mbledh-jen, mirë, si duket i shqyrtuam të gjitha aspektet kryesore të pikave nga rendi jonë i ditës, mbledhjen e përfundojmë.

Para se të përfundojë mbledhja mund të jepen sugjerime për mbajt-jen e mbledhjes së ardhshme: “mund ta caktojmë mbledhjen e ardhshme për..., mbledhja e radhës do të jetë në..., çfarë thoni për të mërkurën e ardhshme...:”. Mbledhja përfundoi, do të shikohemi në mbledhjen e radhës, shpalli se mbledhja përfundoi”.

Pjesëmarrësit e mbledhjes, kur do të dëshirojnë të marrin fj alë du-het të drejtohen deri te ai që e udhëheq mbledhjen me fj alët: zotëri mund të marrë fj alë nëse mundet më falni a mundet...”.

Nëse jepet mendim kjo mund të shprehet: “pajtohem edhe me mendimin tim në të vërtetë edhe unë e ndjejë atë...”, nëse pyetet për men-dim, a e mendoni atë në të vërtetë..., si ndjeheni në lidhje me këtë..., nëse në të vërtetë është ashtu...”.

Nëse jepet komenti, mund të thuhet: “kjo është interesante..., asnjëherë nuk kam menduar në atë...., mirë thënë..., kuptoj çfarë men-doni...”. Pajtueshmëria me këtë që është thënë mund të shprehet me: “tërësisht pajtohem me ju të njëjtën edhe un e mendoj më duhet të pajto-hem me...”. Mospajtimi mund të shprehet: “fatkeqësisht, nuk mund të paj-tohem me..., në themel mund të pajtohem, megjithatë

Informata plotësuese mund të kërkohen: “ju lutem a do të dëshi-roni..., do të dëshiroja të pyes..., a mendoni se..., shpresoj se do të mun-demi...”. Nëse kërkohet të përsëritet diçka: “frikësohem se nuk ju kup-tova, do të dëshironit të përsëritni..., do të mund të përsëritni..., nuk ju dëgjova, a mundeni të përsëritni...”.

159

Komunikimi afarist

2.4. Karakteristikat e mbledhjeve jo të mira dhe rregullat për mbledhje të suksesshme

Nëse ndonjë mbledhje nuk përgatitet mirë dhe nuk udhëhiqet mirë, atëherë kjo mbledhje mund të jetë e pasuksesshme, respektivisht e keqe.

Mbledhja jo e mirë karakterizohet me atë që në atë mënyrë nuk re-alizohen qëllimet për të cilat është organizuar mbledhja, nuk dihet kush e udhëheq dhe nuk sillen konkludime adekuate.

Që të sigurohet një mbledhje të jetë e mirë është e nevojshme:41

Të përcaktohet rendi i ditës dhe kohëzgjatja e mbledhjes. Ai që do të udhëheq mbledhjen duhet ta lejë rendin e ditës në të cilën do të shënohen pyetjet për të cilat do të diskutohet dhe koha dhe vendi i mbajt-jes së mbledhjes.

Të përcaktohet person që do të mbajë procesverbalin nga rrjedh-ja e debatit gjatë kohës së mbledhjes,

Të përcaktohen propozime me sugjerime të shkurta dhe të qarta për konkludimet të cilat duhet të sillen pas debatit,

Të respektohet korniza kohë për mbajtjen e mbledhjes, Të sillen konkludime.

41 Miranda Duncan: “Eff ective Meeting Facilitation: Th e Sine Qua Non of Planning”, 2005

Komunikimi afarist

160

P Y E T J E K O N T R O L L U E S E1. Si organizohet biseda afariste (intervista)? 2. Si përgatitet për bisedë afariste? З. Përshkruani procesin e mbajtjes së bisedës afariste?4. Identifikoni sjelljen e vendimeve-përfundimin e bisedës afariste dhe analizimin e rezultateve.5. Identifikoni lëndën e negociatës6. Përshkruani përgatitjen për udhëheqje të negociatave 7. Cilat janë metodat për arritjen e klimës së mirë në negociatat?8. Cilët janë stilet (stile dhe taktika) të negociatave?9. Cila është nevoja e kërkimit të zgjidhjeve të mundshme? 10. Përshkruani mënyrën e sjelljes së ndërmjetësuesit gjatë negociatave?11. Çfarë do të thotë nocioni dhe llojet e konfl iktit?12. Cilat janë hapat për zgjidhje të konfl ikteve?13. Cilat janë burimet e konfl ikteve në marrëdhëniet midis të punësuarve?14. Çfarë është rëndësia e komunikimit në kuadër të ekipeve?15. Cilat janë llojet e mbledhjeve?16. Cilat janë fazat dhe hapat në organizimin dhe udhëheqjen e mbledh-jeve?17. Si zbatohen rregullat dhe teknikat për udhëheqje të mbledhjeve?18. Sqaroni karakteristikat e mbledhjeve jo të mira dhe rregullat për mbledhje të suksesshme?

161

Komunikimi afarist

PJESA E V - të

KOMUNIKIMI NË VENDIN E PUNËS

Komunikimi afarist

162

PA S Q Y R Ë E P Ë R M B A J T J E S

Leximi dhe mësimi në komunikimin me shkrim

Karakteristikat e komunikimit me shkrim

Procesi i planifikimit të komunikimit me shkrim

Të shkruarit e dokumentacionit teknik

Të shkruarit e letrave

Të shkruarit e memorandumeve dhe raporteve të shkurta

Prezantimi

Q Ë L L I M E T E M Ë S I M I TPas leximit të kësaj pjese, Ju duhet të jeni të aft ë:

të shqyrtoni rëndësinë e leximit dhe mësimit në komunikimin me shkrim

ti kuptoni karakteristikat e komunikimit me shkrim

të përshkruani procesin e planifikimit të komunikimit me shkrim

të aft ësoheni për të shkruar dokumentacion teknik

të shkruani letra të ndryshme afariste

të shkruani memorandume dhe raporte të shkurtra

të njoft oheni me nocionin prezantim

ti identifikoni hapat në prezantim

të përshkruani strukturën e prezantimit

ti përdorni teknikat për prezantim të suksesshëm

163

Komunikimi afarist

1. Leximi dhe mësimi në komunikimin

me shkrim

Komunikimi në formë të shkruar është shumë i rëndësishëm dhe formë shumë e përhapur e komunikimit midis njerëzve, qoft ë të jetë në bazë personale ose në realizimin e aktiviteteve afariste. Komunikimi përmes dokumenteve me shkrim realizohet midis atij që shkruan dhe atij që duhet ta lexojë porosinë e cila përcillet përmes dokumentit me shkrim. Ai që shkruan quhet autor, ndërsa ai që lexon lexues.

Dokumenti i shkruar gjithmonë duhet të jetë i gatshëm që tu përgjigjet nevojave të lexuesit. Cili është ose çfarë është lexuesi? Lexue-si42 është personalitet të cilit i është shkruar tekst i caktuar ose dokument i cili është i nevojshëm ose për të cilin ka nevojë.

Në praktikë dhe në jetë nuk ekzistojnë dy lexues të cilët janë tërësisht të njëjtë. Ata dallohen për nga njohuritë e tyre, nevojat, aft ësitë, qasja, sjellja në situatë të caktuar dhe qëllimi i tyre për të cilin e përdorin dokumentin.

Ai i cili e shkruan tekstin ka për detyrë të shkruajë tekst ose të krijojë dokument, i cili do të jetë i përshtatshëm për nevojat e lexuesit.

Që të mundet të shkruhet duhet të mësohet, duhet të dihet dhe të njihet problemi për të cilin shkruhet. Që të dihet duhet të lexohet, të stu-diohet literaturë dhe materiale tjera, të sigurohet bazë informative që të mund të shkruhet porosi me ndihmën e së cilës do të komunikohet me persona tjerë, respektivisht diçka do tu përcillet, do tu jepet mundësi të zmadhojnë nivelin e njohurisë personale.

42 Professor E. Wertheim, Human Resources Group, College of Business Administra-tion: “Guide for Written Communication”, Northeastern University, College of Busi-ness Administration, (2nd Edition) (New York, J. Wiley2009)

Komunikimi afarist

164

2. Karakteristikat e komunikimit me shkrim

Marrë në përgjithësi, për të ditur nevojat e lexuesve, ai që shkruan duhet të japë përgjigje në këto pyetje:

Cilët janë lexuesit e tij? Përse u është i nevojshëm dokumenti? Si do ta përdorin dokumentin? Si është qëndrimi i tyre ndaj lëndës, respektivisht përmbajtja e

cila prezantohet në dokument? Sa dinë për lëndën që është përpunuar në dokument?

Nëse ndonjë dokument shkruhet në fushën në të cilën ai që shkru-an është profesionist, ai duhet vazhdimisht të ketë parasysh se cili do të jetë lexuesi i tekstit që e shkruan. Detyra kryesore e atij që shkruan është të shkruajë për lexuesin e tij, dhe jo vetë të shprehet dhe të tregojë kre-ativitetin dhe talentin e tij për shkrim. Që të ekzistojë komunikim efek-tiv, ai që shkruan, porosia dhe ai që lexon, duhet të jenë në lidhje të drejtpërdrejtë. Ai që shkruan duhet ta kryej punën e tij, ashtu që, porosia e tij të arrijë deri te lexuesi.

Qëllimi i komunikimit me shkrim është të arrihet kontakt me lexu-esin. Me komunikimin me shkrim mund të realizohen më shumë qëllime dhe atë të:

japin instruksione; shkruajë raport ose dokument; informojë me qëllim që të sillet vendimi; vetëm të informohet; rekomandojë ndërmarrje të aksionit; bindë.

Dhënia e instruksioneve do të thotë komunikimi midis atij që shkru-an dhe atij që lexon me qëllim që të jepen drejtime si të arrihet diçka.

165

Komunikimi afarist

Me raportin respektivisht dokumentin ai që shkruan komunikon me atë që lexon, për ngjarje siç janë: përcjellja e dukurive të caktuara, përshkrimi i detaleve nga ndonjë aksion, të shkruarit e procesverbaleve, planeve, vendimeve ose marrëveshjeve.

Informimi me qëllim që të sillet vendim do të thotë ai që shkruan të sigurojë informata të cilat janë të nevojshme që të mundet ai që lexon të sjellë vendim.

Informimi i cili nuk ka për qëllim sjelljen e vendimit do të thotë ai që shkruan vetëm të informojë ai që lexon për ngjarje ose aktivitetet të caktuar.

Me rekomandimet ai që lexon prezanton informata dhe sugjerime për aksione të caktuara specifike të cilat i janë të nevojshme atij që lexon, si për shembull, dhënia e propozimeve për mënyrën e kryerjes së punëve të caktuara.

Me tekstet, të cilat kanë qëllim të bindin, shkruesi duhet ta nxitë atë që lexon të sjellë konkludime të caktuara dhe të ndërmarrë vepri-me të caktuara në kuadër të asaj që i rekomandohet, si për shembull të dorëzohet kërkesë për marrjen e kredisë.

Nëse lexuesi nuk e kupton qartë qëllimin e tekstit që ka pranuar që ta lexojë dhe të veprojë sipas përmbajtjes së tij, ai do të jetë i hutuar, i pa interesuar madje edhe i disponuar negativisht drejt atij që ka lexuar teks-tin. Prandaj, gjatë të shkruarit, gjithmonë duhet pasur parasysh qëllimi për të cilin përgatitet teksti.

Kur bëhet fj alë për komunikim me dokumente të shkruara, duhet të dihet se të shkruarit e dokumenteve realizohet në rrethana të caktua-ra, siç janë profesioni për të cilin shënohet, legjislacioni dhe legjislacion tjetër, etika, sistemi i shtetit, zakonet. Të shkruarit e suksesshëm kërkon respektim të domosdoshëm të këtyre rrethanave.

Komunikimi afarist

166

3. Procesi i planifikimit të komunikimit

të shkruar

Të shkruarit realizohet si proces i cili përfshin:

Planifikimin, Përgatitjen e projekt-tekstin dhe Kontrollin e tekstit.

Grumbullimi i informatave dhe planifikimi i të shkruarit të teks-tit, të shkruarit e projekt-tekstit dhe ri leximi, si dhe kontrolli i tekstit të shkruar janë bazë për komunikim të suksesshëm me dokumente të shkruara.

Të shkruarit e projekt-tekstit përfshin të shkruarit e të ashtuquajtur projekt i parë i cili mund të shkruhet në letër ose në kompjuter. Në fakt, të shkruarit e projektit-tekstit të parë i ka karakteristikat në vijim:

Duhet të shkruhet në mënyrë që të mundësohet që teksti me lehtësi të jetë i kuptuar nga lexuesi për të cilin është dedikuar;

Duhet të merren parasysh nevojat e lexuesit; Struktura e tekstit duhet të jetë e përgatitur, në mënyrë sipas të ci-

lit lexuesi lehtë do të përcjellë tekstin; Teksti duhet të ketë qëllim të qartë; Të ketë shenja pikësimi të qarta.

Procesi i të shkruarit mirë43 përfshin tre procedura dhe atë: përgatitja, të shkruarit dhe publikimi-lëshimi. Që të mundë të shkruhet mirë, mund të ndihmojë respektimi i më shumë parimeve dhe atë:

Të përcaktohet qëllimi, respektivisht të vërtetohet çfarë dëshirohet ti ofrohet lexuesit;

43 Paul B. Th ornton: “Principles of Good Writing”, Leadership and Leadership Seeing, Describing, and Pursuing What’s Possible, 2005

167

Komunikimi afarist

Të përgatitet lista e ideve ose pikave kryesore për të cilat dëshirohet të shënohet;

Të rregullohen idetë sipas të lexuarit, sipas rendit kronologjik, si-pas problemeve dhe mundësi për zgjidhje të problemeve dhe sipas pyet-jeve dhe mundësive për marrjen e përgjigjes;

Sigurimi i të dhënave për zhvillim të ideve përmes përdorimit të sqarimeve, shembujve, fakteve, përvojës personale, artikujve, të dhënave statistikore dhe citateve;

Ndarja e ideve kryesore; Përdorimi i numrave dhe të dhënave; Si shkruhen fj ali të tëra; Të shkruhen fj ali të shkurtra, me maksimum 12 deri 15 fj ali;44

Të shkruhet në mënyrë konkrete dhe të saktë; Të shkruhen presjet që të ndahen elementet në seri nga disa fj alë,

si për shembull, nëse theksohen fj alë siç janë: cilën ngjyrë e dëshironi, të bardhë, të zezë, të kuqe, etj.

Të përdoren fj ali të përshtatshme; Të shmangen të panevojshmet, respektivisht të mos përdoren fj a-

li komplekse ose të mos thuhet e njëjta disa herë; Kur shkruhen numra të gjithë të shkruhen nga një deri më nëntë

me shkronja, ndërsa më tutje me numra; Të shkruhet konkludim; Të lexohet teksti i shkruar, njëherë, dy herë ose tre herë; Të kërkohet që nga tjetër person të lexohet teksti dhe të jepen sug-

jerime; Të publikohet -lëshohet, respektivisht të printohet puna e shkruar;

Që të realizohet komunikim i suksesshëm me materiale të shkrua-ra, në tekstin e shkruar, duhet qartë dhe shkurtimisht të sqarohen men-dimet dhe idetë. Duhet të përpiqet të shkruhet thjeshtë, të sigurohet informatë kthyese dhe të ketë avancim të mëtutjeshëm të shkruarit.

44 Sipas pres institutit amertikan, re~enici me 15 ose me pak fj alë kuptohen 90%, kurse fj ali me tetë ose më pak fj alë kuptohen 100%.

Komunikimi afarist

168

4. Të shkruarit e dokumentacionit teknik

Të shkruarit nuk është vetëm proces i zakonshëm i vendosjes së fj alëve në letër ose kompjuter. Të shkruarit është aktivitet. Të shkruarit është bindje dhe për shkak të saj kërkon një lloj analize. Duhet të anali-zohet gjendja, të kuptohet auditori, të kuptohet koha dhe kultura mbi të cilat me dokumentet e shkruara ose porositë dëshirohet të ndikohet. Të shkruarit efektiv kërkon të planifikohet dhe të analizohet.

Të shkruarit duhet të jetë në funksion të realizimit të ndonjë qëllimi. Duhet të dihet kur duhet të shkruhet dhe çfarë të shkruhet45.

Të shkruarit është pjesë përbërëse e çdo biznesi. Si dokumente të cilat kanë karakter të dokumenteve teknike të cilat duhet të shkruhen theksohen: ofertat afariste, raportet laboratorike, prezantimet teknike, Ueb përmbajtjet, tabelat dhe kështu ngjashëm.

Që të mundet të shkruhet dokumentacioni teknik, së pari duhet të disponohet me informata të cilat janë të nevojshme që të realizohet qëllimi i dëshiruar. Informatat për të shkruar dokumentacionin teknik mund të sigurohen me hulumtimet primare, kërkimin e informatave që të shkruhet dokumenti teknik që i siguron personi i cili duhet të shkruajë ose dikush i cili dëshiron të shkruhet diçka. Pastaj, informatat mund të si-gurohen edhe nga burime sekondare, respektivisht të sigurohen nga do-kumente të publikuara më herët ose dokumentacioni teknik.

Para se të fillohet të shkruhet teksti fillestar ose inicial, i cili qu-het projekt, rregullohen të gjitha idetë rreth asaj që dëshirohet të shkru-het. Kjo mund të bëhet në mënyrë që idetë do të shkruhen në letër si numërator, pastaj do të nënvizohen të gjitha pjesët kryesore, do të lidhen pjesët kryesore dhe do të largohen pjesët të cilat nuk janë të rëndësishme.

45 Professor E. Wertheim, Human Resources Group, College of Business Administra-tion: “Guide for Written Communication”, Northeastern University, College of Busi-ness Administration, (2nd Edition) (New York, J. Wiley 2009)

169

Komunikimi afarist

Pasi që do të rregullohen idetë, ai që do të shkruajë dokumentin, atëherë qaset drejt organizimit të dokumentit si tërësi. Kjo mund të arri-het në disa mënyra të ndryshme46:

Përcaktimi i rendit kronologjik i pjesëve nga dokumenti i cili shkruhet,

Përcaktimi i pjesëve nga dokumenti, Zhvillimi i ideve, Fillimi me rregullimin e ideve për shënimin e nën ideve nga speci-

fiket- të veçantat drejt të përgjithshmeve, ose fillimi nga të përgjithshmet drejt zhvillimit të ideve të veçanta.

Pasi që të jetë bërë koncepti për gjithë dokumentin, përgatitet përmbajtje e shkurtër që duhet të tregojë të gjitha idetë në mënyrë në të cilën me lehtësi do të kuptohet dokumenti. Me përgatitjen e përmbajtjes së shkurtër lehtësohet procesi i të shkruarit dhe do të mundësohet që të shkruarit të zgjasë më pak kohë.

Pas përfundimit të kësaj faze nga përgatitja e të shkruarit të do-kumentit teknik qaset-shkohet drejt përgatitjes së projekt dokumentit fillestar. Projekt dokumenti përmban abstrakt, dokument dhe konklu-dim. Abstrakti ose siç quhet rezymeja hyrëse sqaron çfarë është lënda e të shkruarit, që të mundet lexuesi të dijë për çka do të bisedojë në doku-mentin. Teksti kryesor i përpunon idetë dhe pyetjet kryesore të doku-mentit. Konkludimi i paraqet konkludimet kryesore nga temat e tregua-ra në dokumentin.

Procedura e ardhshme pas përpunimit të dokumentit është kont-rolli i projektit të shkruar dhe përgatitja e formës finale të dokumentit. Kontrolli i tekstit të shkruar, në dokumentin kryhet, para së gjithash, me parashtrimin e pyetjeve për atë nëse dokumenti është punuar në mënyrë adekuate dhe a është përpunuar mirë. Pyetjet e tilla janë:

46 Technical communication, Wikipedia, the free encyclopedia, 2010

Komunikimi afarist

170

a janë përpunuar të gjitha pikat kryesore të cilat janë sugjeruar në hyrjen e tekstin;

a janë zhvilluar në mënyrë adekuate pikat kryesore të temës në dokument;

a ka lidhshmëri adekuate të fakteve me idetë; a janë të theksuara qartë pikat kryesore të temës ; a janë idetë dhe pjesët janë të rregulluar në mënyrë të përshtatshme

në një rend logjik; a ka përpunim të përshtatshëm detal të pyetjeve- çështjeve të cak-

tuara; a ka konkludim adekuat dhe a vijojnë rekomandimet sipas ren-

dit logjik.

171

Komunikimi afarist

5. Të shkruarit e letrave

Të shkruhet diçka për disa njerëz paraqet problem serioz. Vështirë mund të ulen dhe të fillojnë të shkruajnë në fl etë të bardhë letre. Të tjerët munden të shkruajnë me lehtësi. Megjithatë, që të shkruhet ndonjë letër afariste, respektivisht tekst, duhet të respektohen rregulla të caktuara të cilat i imponon procesi i të shkruarit. Këto rregulla janë:

të përpilohet përmbajtja dhe të shkruhet projekt-teksti i parë; të përcaktohet formati dhe të rregullohet teksti; në mënyrë stilistike të rregullohet teksti; teksti të shkruhet në mënyrë gramatikore; të bëhet pasqyrë e fundit e tekstit para dorëzimit të tij deri te ata

të cilëve u është dedikuar.

Letrat përdoren për komunikim të jashtëm të firmave. Kompanitë e ndryshme përdorin mënyra të ndryshme të shkruarit dhe në formë të ndryshme, por megjithatë, disa punë janë të njëjta. Shumë është e rëndësishme secila kompani të ketë identitet të tij standard, që do të thotë se të gjitha komunikimet të cilat vijnë nga kompani e caktuar kanë pam-je të njëjtë sipas të cilës njerëzit mund ta identifikojnë kompaninë. Të mbahet identiteti do të thotë kompania të respektojë standarde të cak-tuara për atë si duhet të duken letrat e kompanisë. Th emeli, forma deh madhësia e shkronjave, janë gjithmonë të njëjta në cilën do qoft ë letër që vjen nga një kompani, pavarësisht të asaj se kush e shkruan.

Të shkruarit e letrës afariste efektive është shkathtësi e rëndësishme që duhet ta ketë secili menaxher ose pronar afarist. Që të shkruhet letër efektive duhet të respektohen pesë hapa kryesore dhe ato të jenë:

Përcakto qëllimin e letrës; Sigurojnë fakte; Din pranuesi i letrës; Formo tekstin e letrës; Zgjedh formën fizike të letrës.

Komunikimi afarist

172

Përcaktimi i qëllimit të letrës, do të thotë të vërtetohet çfarë dëshirohet të arrihet me të.

Sigurimi i fakteve do të thotë të kenë të dhëna relevante dhe vijue-se, si për shembull nëse dikush vonohet me pagesën, të disponohet me fa-tura, llogari, ankesa, të bisedohet me shitësit, të ketë korrespondencën e mëparshme dhe ngjashëm.

Të dihet pranuesi i letrës do të thotë të shkruhet në gjuhën e tij, res-pektivisht nga aspekti i pozitës së tij. Letra duhet të lexohet nga aspekti i shikimit të tij. Kjo duhet jetë e qartë dhe e lehtë për të interpretuar. Njo-huria se pranuesi i letrës jep mundësi të jepet përgjigjja e dëshiruar.

Pasi që dihet qëllimi dhe disponohet me faktet e nevojshme me njohuritë për pamjet e pranuesit, formohet teksti i letrës me pikat e tij kryesore.

Forma fizike e letrës përbëhet nga letra në të cilën është shkruar dhe zarfi në të cilën do të vendoset letra. Gjëja e parë që do të shikojë pranue-si i letrës është zarfi. Shumë është e rëndësishme zarfi të jetë me cilës ade-kuate, ndërsa emri dhe adresa e pranuesit të shkruhen në mënyrë të saktë. Zarfet cilësore dhe letra fl asin se bëhet fj alë për kompani profesionale.

Letrat afariste i përmbajnë këto elemente:

Memorandum (kapitulli i letrës); Emri dhe mbiemri i firmës; Data; Referim; Lidhje; Përshëndetje; Përmbajtja; Përfundimi i letrës, përshëndetje Nënshkrimi; Shtojcë

173

Komunikimi afarist

Figura nr. 41:

PAMJA E LETRËS

Emri i firmës-dërguesi

Rr: XX – Pa numërShkup

ngatërresa e letrës

data

lidhjateksti i letrës

përfundimi

emri dhe pozita e dërguesit

kontribute

Akti i juaj nr. përshëndetje

28.08.06

Zotëri NN titulli

Plotësim i ofertësJu faleminderit për ofertën e paradokohshme. Ma-terialet do të dërgohen për tri ditë. Në shqyrtim iu dërgojmë listën e çmimeve. Ju lutem kontaktoni me mua nëse mundem të jem i dobishëm.

I juaji,MMDrejtori për shitje

Në shqyrtim: çmimet

Zotëri NN emri, pozita dhe adresaDrejtori të cilit i dërgohet letra

Memorandumi, respektivisht kapitulli i letrës, jep detale për kompa-ninë e cila e dërgon. Memorandumi mundet në mënyrë automatike të printohet së bashku me letrën, në shumë raste për të nuk lihet hapësirë në pjesën e sipërme të letrës (header), ndërsa mund të jetë edhe më përpara i printuar. Në të përfshihet emri i kompanisë, adresa, numri i telefonit, numri i faksit dhe E –Mail adresa. Mund të përfshihet edhe UEB faqja dhe disa informacione të tjera, në varshmëri të veprimtarisë me të cilën merret kompania.

Komunikimi afarist

174

Emri, funksioni dhe adresa e personit ose të firmës të cilës do t'i dërgohet letra, do të thotë futjen e të gjitha detaleve në lidhje me pranue-sin. Nëse nuk dihet emri i personit të cilit duhet t'i dërgohet letra, atëherë kjo lihet anash, por vendohet funksioni.

Vendi në të cilin do të vendohet data mund të jetë i ndryshëm, në korrespondencën perëndimore, si vend më i mirë konsiderohet, vendi nën adresën e pranuesit. Mirë është që letra gjithmonë të ketë datë.

Referimi vendoset në secilën letër me qëllim që ta identifikojë lën-dën e përmbajtjes së letrës.

Përshëndetja në fakt paraqet hapjen e letrës. Kur dihet emri i per-sonit i cili duhet ta pranojë letrën, atëherë duhet të shkruhet. Për shem-bull: i nderuari zotëri Jonuzi. Lloji i përshëndetjes varet n ga ajo si janë marrëdhëniet midis atij që e dërgon dhe atij që e pranon letrën.

Tekstin kryesor të letrës, respektivisht përmbajtjes është në fakt in-formacioni i cili është lëndë e komunikimit. Është e nevojshme ajo të jetë sa është e mundur më e shkurtë dhe e qartë. Secili paragraf duhet të shprehë temë të caktuar që është lëndë e komunikimit përmes letrës.

Secila letër afariste duhet të përfundojë me përshëndetje, siç është “I nderuari i Juaj”, nëse në përshëndetjen fillestare është përdor emri per-sonal ose “Me respekt”, nëse është përdorur përshëndetja fillestare, me i nderuar Zotëri/Zonjë”.

Letra përfundon me nënshkrim të atij që e dërgon ose që është i au-torizuar të nënshkruajë. Duhet të shkruhet emri dhe funksioni dhe të ketë vend për nënshkrim personal me stilograf.

Shtojcat janë pjesë përbërëse të letrës dhe ato vendosen në zarfin së bashku me të. Në fund shënohet “Shtojcë” dhe theksohet emri i shtojcës i cili shkon me letrën, si për shembull “çmimore”, “katalog” dhe ngjashëm.

Në tekstin e letrës afariste përmbajtja e letrës me të cilën përcillen porosi të cilat mund të transmetojnë:

175

Komunikimi afarist

Lajme të mira, të cilat do të shprehen si: “Me kënaqësi të veçantë” ju informojmë se oferta Juaj me numër 01/2 nga 10.06. 2010 është pranu-ar nga ana jonë. Për realizimin e ofertës dhe lidhjes së marrëveshjes kon-taktoni me përfaqësuesin tonë NN.

Lajme neutrale: Me kujdes të veçantë e shqyrtuam letrën Tuaj dhe në këtë rast Ju informojmë se propozimi Juaj është mjaft interesant, por ne ende jemi në proces të shqyrtimit të propozimit Tuaj për përkrahje të projektit “X”, me çka do Ju informojmë më tej

Lajme të këqija: Në këtë rast, me keqardhje të madhe Ju informojmë se ofertën Tuaj 13/3 nga 09.06.2010 nuk mundemi ta pranojmë.

Kujdes: Me kënaqësi të veçantë ju lajmërohem që ta shprehi falënderimin tonë për angazhimin Tuaj rreth gjetjes së zgjidhjes së pra-nueshme për realizimin e ofertës tonë numër 05. Nga viti 01.06. 2010.

Kërkesa: Sipas shpalljes Tuaj të publikuar në gazetën “Koha”, Ju lutemi të na dorëzoni ofertë për furnizim të 500 top letër, formati A4. Ofertën dorëzoni më së voni deri 15.06.2010.

Komunikimi afarist

176

6. Të shkruarit e memorandumeve

dhe raporteve të shkurta

Memorandumi (memo), si medium i komunikimit paraqet letër të shkurtë me format dhe stil standard.

Memorandumi përdoret që të publikohet diçka, të vërtetojë çfarë ka ndodhur në ndonjë mbledhje, të kërkohet ose të shkëmbehen infor-mata. Memorandumi mund t'u dërgohet disa personave, por shpesh dërgohet grupit të caktuar të njerëzve, ekipi ose ndonjë njësie organi-zative. Shpesh shkruhet në vetën e parë (unë ose ne), përdoren shpreh-je jo formale, por edhe shumë shprehje formale, në varshmëri të asaj se kush e shkruan letrën dhe kush janë ata që duhet ta pranojnë. Tema për të cilën shkruhet është krejt e kufizuar, respektivisht me pak përmbajtje të ndryshme dhe për atë duhet të shqyrtohet menjëherë. Memorandumi i mirë i përmbledh faktet, i analizon punët e rëndësishme, jep rekoman-dime dhe i përkrah.

Me fj alë tjera, memorandumi zakonisht shkruhet që t'i informojë ata që do ta lexojnë për disa ngjarje të veçanta, të ndikohet të ndërmerren disa aksione, të fitohen informata kthyese ose të reagohet në ndonjë situatë. Memorandumi, gjithashtu përdoret për caktimin e mbledhjeve, për kohën e mbajtjes të festimeve dhe ngjashëm.

Memorandumi është dokument i cili në themel përdoret për komu-nikim në kuadër të një kompanie, por edhe me të tjerë. Ai mund të jetë formal, njësoj sikurse edhe letra afariste, por edhe të përdoret si lajmërim vijues. Auditori tipik për memorandumin janë bashkëpunëtorët dhe kolegët. Megjithatë, memorandumi mund të përdoret edhe për informi-min e të punësuarve në kompani tjera me të cilët bashkëpunohet në disa projekte ose kryhen disa punë tjera të përbashkëta.

Duhet të theksohet se kapitulli dhe përmbajtja e memorandumit janë të ndryshme nga letra afariste. Forma standarde e memorandumit përbëhet nga elementet në vijim:

177

Komunikimi afarist

- Kapitulli;- Porosia;- Th eksimi;- Madhësia;- Forma.

Kapitulli i memorandumit siguron të dhëna për atë kush do ta pranojë, kush e dërgon, datën dhe lënda që do të shqyrtohet.

Memorandumi shkruhet për person të caktuar, për shkak që fj a-lia e parë duhet të japë përgjigje të pyetjes cili është qëllimi i të shkru-arit. Përmbajtja e memorandumit duhet të jetë e shkurtër, e qartë dhe e drejtpërdrejtë.

Memorandumi duhet të përmbajë edhe informata për mundësitë për komunikim me atë që e dërgon, e këto mund të jenë numri i telefonit për kontakt, E-mail, hapësira.

Duke pasur parasysh se memorandumi përdoret, në numër të madh të rasteve për komunikim të brendshëm stili i të shkruarit mund të jetë më pak formal, sesa që është ajo në letrat afariste. Për shembull, të drejtu-arit deri tek kolegët mund të jetë me përdorimin e emrit të tyre personal.

Memorandumi zakonisht është dokument i shkurtë dhe i qartë. Ndonjëherë mund të jetë edhe më i gjatë që varet nga lënda për të cilën shkruhet. Për shembull, nëse jepen numër më të madh të drejtimeve, me-morandumi mund të shkruhet edhe në më shumë se një fl etë. Disa me-morandume mund të prezantojnë dhe raporte të shkurta. Në raste të til-la, raporti mund të jetë i kyçur në memorandumin ose të përgatitet si do-kument i ndarë i cili do të dorëzohet si shtojcë e memorandumit.

Memorandumi duhet të shkruhet në letër të përshtatshme me margjine të caktuara, secila fj ali të fillojë me resht të ri nga ana e majtë e letrës, mes reshti midis shkronjave të jetë i vetëm me ndarje të dyfishtë midis fj alive (paragrafët), faqja e dytë ka vetëm numër (pa kapitull). Me-morandumi mund të nënshkruhet me përdorimin e inicialeve të atij që shkruan, emri i tij personal ose i gjithë emri dhe mbiemri.

Komunikimi afarist

178

Në kuadër të biznes aktiviteteve, qëllimi kryesor i të shkruarit të ra-porteve është të komunikohet me lexuesit me ide dhe me informata ash-tu që ato mund t'i dallojnë materialet specifike, shpejtë dhe në secilin mo-ment. Secili raport duhet të shkruhet në mënyrë në të cilën:

do të strukturohet që të mundet me lehtësi të përcillet; të jetë konciz dhe ti theksojë punët kryesore. Që të fillojë me të shkruarit e ndonjë raporti, më së pari duhet të

shikohet për cilin lexues është dedikuar raporti dhe cilat janë kërkesat e tij. Duhet të dihet:

pse është i nevojshëm raporti, respektivisht cili është qëllimi i tij; kush do ta përdor raportin; çfarë pritet të fitohet nga raporti; a pritet të fitohen ide të caktuara ose informacione ose ndonjë

zgjidhje për problem të caktuar; çfarë dinë veç më lexuesit për këtë, çfarë duhet të shkruhet në ra-

portin; si është qasja e lexuesve drejt temës së raportit; çfarë vendime do të sillen si rezultat i leximit të raportit.

Raporti mund të jetë i shkurtë nëse përmban rreth dhjetë faqe. Si-pas stilit të shkruarit raportet mund të jenë formale ose jo formale, ndërsa sipas fakteve që janë të përmbajtura në to ato mund të jenë informative (nxirren) ose analitike (nxirren fakte dhe analiza të fakteve dhe rekoman-dime dhe konkludime).

Për shkak se, raportet janë më të gjata dhe më komplekse dhe me rëndësi më të madhe për organizatën, ata duhet të përgatiten me kujdes më të madh sesa dokumentet tjera të cilat përdoren në komunikimin afarist.

Raporti duhet të jetë i qartë, konciz dhe i lehtë për të lexuar. Që të jetë i suksesshëm informimi duhet të jetë:

179

Komunikimi afarist

- konciz – secila fj alë të jetë sa është e mundur më efikase;- qartë – i zakonshëm dhe ti theksojë punët kryesore, të shkaktojë

dhe të përfshijë vetëm atë që do ta interesojë lexuesin;- sigurt - informatat në informimin duhet të jenë aktuale, të

tingëllojnë sigurt, duhet të theksohet nëse ndonjë informacion ose pyet-je janë lëshuar;

- lexueshëm – të jetë i shkruar në gjuhën letrare, me shkronja të kuptueshme, me ndarje të duhur të rreshtave në fj alitë dhe me hapësirë të zbrazët midis paragrafëve.

Raporti duhet të ketë tre pjesë të rëndësishme dhe atë:

- qëllim – zakonisht i formuluar si pyetje, lëndë ose qëllim; - përmbledhje të fakteve – faktet janë përcaktuar në varshmëri të

qëllimit të raportit;- konkludim – përgatitur në formë të rekomandimit ose këshillës.

Pyetja, lënda ose qëllimi i referohen sqarimit të shkurtër, në një ose dy fj ali, pse raporti i prezantohet lexuesve. Kjo pjesë është në formë të pyetjes ose të deklaratës për atë çfarë do të vijojë në tekstin e mëtutjeshëm të informimit.

Përmbajtja e raportit duhet ti përmbajë detalet të cilat i janë të ne-vojshme lexuesit që ta kuptojë qëllimin e atij që e shkruan raportin, si është gjendja, si është zhvilluar produkti ose si zhvillohet firma, që është ndërmarrë që të vihet deri në atë gjendje, si është produkti respektivisht firma. Zakonisht kjo pjesë jep pasqyrë të shkurtë përmbledhëse të asaj që është lëndë e informimit.

Gjendja rrjedhëse sqarohet me atë kush është përfshirë në realizi-min e aktiviteteve afariste, që ndodh në momentin, çfarë janë aktivitetet momentale, punët dhe gjendjet.

Aspektet kryesore të tekstit i shprehin faktet, zhvillimin dhe gjithë ajo që duhet ti mundësohet lexuesit sa më shpejtë ta kuptojë gjendjen e vërtetë me firmën dhe produktet dhe të mundet të sjellë vendim në lidh-

Komunikimi afarist

180

je me procedurat dhe aktivitetet e ardhshme. Detale më të hollësishme mund të jepen në shtojcë.

Në raportin mund të jepen edhe opsione, respektivisht të thu-het, çfarë do të ndodh si hap i ardhshëm në punën e firmës, të jepet ko-ment i shkurtë dhe përshkrim i opsioneve për atë çfarë do të ndodh në periudhën e ardhshme Konkludimi dhe rekomandimet tregojnë atë që dëshirohet të përmbyllë lexuesi, t'i ofrohet diçka që do të tingëllojë si re-komandim i mirë ose këshillë që i ofrohet. Rekomandimet duhet të jenë të qarta, drejtpërdrejta dhe përmbajtëse.

Që të shkruhet raport i shkurtë duhet të dihet pse ai shkruhet, për kë është dedikuar, çfarë duhet të dinë ata të cilëve u është dedikuar, aspek-tet kryesore të cilat do të nxirren dhe si të strukturohen informatat të ci-lat do ti përmbajë raporti.

7. Prezantimi

Prezantimi paraqet nxjerrje të informacioneve me të folurit para një auditori të caktuar. Kjo i redukton nevojat nga komunikimi i shkru-ar, respektivisht përgatitja e materialeve të shkruara, nëse informacionet mund të përcillen në mënyrë shumë më efikase dhe efektive. Auditori mundet shpejtë t'i pranojë informacionet, të tregojë nëse i ka kuptuar dhe ti manifestojë gatishmëri për kryerjen e punës së caktuar për të cilën përcillen informacionet.

7.1. Nocioni i prezantimit

Me prezantimin përcillen informacionet të cilat tradicionalisht përcillen përmes dokumenteve të shkruara. Prezantimi mundëson drej-timin e komunikimeve, midis atij që prezanton dhe atij që dëgjon, në kohën reale, drejtpërdrejtë ose përmes mjeteve për komunikim video ose telekonferencë.

181

Komunikimi afarist

Një nga pyetjet të cilat parashtrohen për përdorim të prezantimit si mjet për komunikim është:

Kur ajo të zbatohet?

Th ënë thjeshtë, nuk ekziston ndonjë rregull kur të përdoret prezan-timit. Kjo mund të zbatohet në kushte të ndryshme në të cilën duhet të re-alizohen furnizime, të kryhet shitje, promocion ose të përfaqësohen pro-dukte të reja. Prezantimi mund të jetë mjet shumë i dobishëm për komu-nikim kur firma ka pasqyrë të qartë dhe të plotë për atë çfarë dëshirohet të arrihet me prezantimin.

Përgatitja e një prezantimi të mirë kërkon të kushtojë vëmendje në

nevojat e auditorit, me kujdes të planifikohet fj alimi dhe mënyra në të cilën do ti përcillet auditorit.

Kur bëhet fj alë për auditorin, duhet të dihen përgjigjet e pyetjeve në vijim:

Kujt do ti fl itet? Çfarë dinë ata të cilëve do tu fl itet në lidhje me temën e cila do të

prezantohet? Çfarë dëshirojnë dëgjuesit të dinë në lidhje me temën për të cilën

do të fl itet? Çfarë dëshirojnë dëgjuesit të dinë pas përfundimit të prezanti-

mit?

Me përmbajtjen adekuate dhe stil të prezantimit, duke pasur pa-rasysh përgjigjet e pyetjeve të parashtruara, mund të besohet se ai që du-het ta kryejë prezantimin është në pajtueshmëri me kërkesat e dëgjuesve. Duhet të dihet se mund të jetë më pak e rëndësishme çfarë dëshiron ai që dëshiron të fl asë tu tregojë dëgjuesve, sesa që dëshirojnë ata të dëgjojnë nga ai.

Komunikimi afarist

182

7.2. Hapat në prezantimin

Prezantimi, në bazë realizohet me ndërmarrjen e hapave në vijim:

Përgatitja e prezantimit, Paraqitja e prezantimit, Dhënia e përgjigjeve.

Para se të fillohet me përgatitjen e prezantimit, është e nevojshme të përcaktohet:

lloji i prezantimit gojor. Nëse kjo do të jetë diskutim jo formal, se-minar ose diskutim formal. Llojet e ndryshme të paraqitjes kanë qëllime të ndryshme.

përbërja e auditorit. Nëse bëhet fj alë para auditorit të thjeshtë ose para specialistëve dhe sa njerëz marrin pjesë në prezantimin;

koha e lejuar për prezantimin e fj alimit. Nëse fj alimi është i gjatë, atëherë ka liri më të madhe për hulumtimin e temës, ndërsa fj alimi më i shkurtër kërkon të jetë i qartë dhe konciz;

pritjet në lidhje me përmbajtjen e fj alimit. Nëse ekzistojnë disa qëllime specifike të cilat duhet të realizohen me prezantimin gojor.

Pasi që dihet çfarë duhet të fl itet, duhet të sillet vendim, respekti-visht të përcaktohet, si do të fl itet. Shumë është e rëndësishme të përgatitet mirë një fj alim i organizuar në të cilin aspektet kryesore të fj alimit do të prezantohen në mënyrë logjike dhe të qartë. Që të bëhet kjo duhet të bëhen përgatitje adekuate47.

Suksesi i paraqitjes së prezantimit mund të zmadhohet me the-melimin e bashkëveprimit të folësit dhe dëgjuesve. Kjo mund të bëhet me krijimin e kontakteve jo verbale me sytë, respektivisht me drejtimin e pamjes drejt dëgjuesve pa u ndjerë ata jo mirë, me qeshje, me të treguarit e sigurisë gjatë të folurit, të folurit me theks të mirë.

47 Bob McClelland & Christine Swales; “Presentation Skills”, 2006

183

Komunikimi afarist

Prezantimi i planifikuar mirë dhe i strukturuar mirë duhet të para-qitet mirë. Ekzistojnë katër faktorë të cilët ndikojnë të realizohet prezan-tim i mirë gojor dhe atë48:

Pajtueshmëri kohore – Kohëzgjatja e prezantimit është me rëndësi të madhe për shkak se prezantimi mjaft i gjatë mund ta zvogëlojë kujde-sin e dëgjuesve, të shkaktojë mos interesim dhe të krijojë padisiplinë. Ai që fl et duhet paraprakisht të dijë sa kohë do të harxhojë për prezantimin e tij. Si rregull i përgjithshëm për kohën e nevojshme për prezantim kon-siderohet koha nga një deri në një minutë e gjysmë për një slajd, ndërsa prezantimi më i gjatë të mos guxojë të kalojë tridhjetë minuta.

Niveli i kujdesit – Niveli i kujdesit të cilën e tregojnë dëgjuesit gjatë prezantimit është i ndryshëm. Marrë në përgjithësi, kujdesi është më i madh në vetë fillimin e prezantimit, me tendencë të bien pas dhjetë mi-nutave. Prandaj është shumë e rëndësishme të theksohen ose të përsëriten idetë kyçe kur mbahen prezantime më të gjata prej 20 minutave. Ai që fl et duhet të jetë i vetëdijshëm dhe nuk duhet të lejojë ajo të bien, përkundrazi ai duhet ta shkaktojë me fj alimin e tij, që do të thotë prezantimi duhet të jetë udhëheqës. Asnjëherë nuk duhet të lejohet niveli i kujdesit të bien shumë ulët. Gjithmonë, ai që fl et duhet deri në fund të fj alimit ti japë fj alët e pritura përmbyllëse.

48 Session Guide: “Oral Presentation Techniques”, 2006

Komunikimi afarist

184

Figura nr. 42:

PREZANTIMI NIVELI I KUJDESIT

Burimi: Session Guide: “Oral Presentation Techniques”, 2006

7.3. Struktura e prezantimit

Secili prezantim duhet të jetë i thjeshtë dhe me renditje logjike. Pre-zantimi duhet të ketë:

hyrje në të cilin do të theksohen pikat kryesore të prezantimit, të paraqitet qartë dhe kuptueshëm ajo që dëshirohet të thuhet dhe të shprehen konkludime në lidhje me aspektet kryesore të pre-

zantimit.

Hyrja e prezantimit duhet të shkaktojë dhe të drejtojë vëmendjen e dëgjuesve, të bëjë komunikimin më të lehtë midis atij që fl et dhe atyre që dëgjojnë dhe ta shpjegojë qëllimin e të folurit, respektivisht të prezanti-mit dhe çfarë dëshirohet me atë të arrihet.

185

Komunikimi afarist

Pjesa kryesore e prezantimit duhet të paraqitet në një rend logjik i cili do të mundësojë dëgjuesit me lehtësi të përcjellin fj alimin. Mirë është përmbajtja e fj alimit të ndahet në pjesë që të mundet dëgjuesit të kenë parasysh dhe të dinë ku janë gjatë gjithë kohës deri sa zgjatë fj alimi. E dëshirueshme është të bëhet pauzë e shkurtër midis fj alimit dhe pjesëve të veçanta. Pauza duhet të bëhet me parashtrimin e pyetjeve nga ana e atij që fl et ose tu lejohet dëgjuesve të parashtrojnë pyetje.

Konkludimi i mirë i prezantimit duhet ti kujtojë dëgjuesit e pika-ve kyçe të prezantimit dhe t'i theksojë rekomandimet. Konkludimi du-het të lihet në fund të prezantimit me aksent pozitiv dhe të mundësojë dëgjuesve të ndjehen se koha e tyre, derisa e kanë dëgjuar prezantimin është harxhuar dobishëm.

Parashtrimi i pyetjeve tregon se dëgjuesit tregojnë interes në lidhje me atë çfarë është folur dhe prezantimi bëhet më interaktiv. Pyetjet mund të parashtrohen gjatë prezantimit, ose pasi që të përfundojë. Përgjigjet duhet të jenë të shkurtra dhe të qarta.

Aspekti kryesor i prezantimit është se si ai do të zbatohet para dë-gjuesve. Baza për përcjellje të mirë është mënyra e të folurit e folësit, sjellja drejt dëgjuesve dhe përdorimi i shënimeve ose mjeteve vizuale.

Mënyra e të folurit nënkupton të përkushtohet kujdes në forcën e zërit dhe shpejtësia e të folurit. Duhet të fl itet rrjedhshëm dhe me theks të qartë. Sjellja drejt dëgjuesve përfshin shkaktim të kujdesit me sytë, re-agimi i dëgjuesve në atë që e dëgjojnë dhe që shikojnë gjatë prezantimit.

Komunikimi afarist

186

7.4. Përdorimi i teknikave për prezantim të suksesshëm

Përdorimi i mjeteve vizuale mund ta bëjë prezantimin të jetë shumë më interesante. Mjetet vizuale mundësojnë më lehtë të përcjellin fj alimin dhe ti pranojnë informacionet të cilat, vështirë mund të përcillen nëse nxirren vetëm me të folur. Mënyra më e mirë e prezantimit me zbatim të mjeteve vizuale është përdorimi i kompjuterit, respektivisht zbatimi i teknikës së power point. Përdorimi i kësaj teknike mundëson:

të theksohen aspektet të caktuara në fj alimin; të tregohet se si duken punë të caktuara; të ilustrohen marrëdhënie; të paraqiten fotografi dhe vizatime të caktuara; të tregohet rezyme e aspekteve kyçe të fj alimit.

Gjatë prezantimit, me rëndësi të madhe është edhe sjellja e atij që fl et. Nëse do të qëndrojë, nëse do të lëviz , nëse do të bëjë gjeste, me du-art dhe me trupin ose do të bëjë shprehje të caktuara me fytyrën. Sjellja, nëse është e përshtatshme në atë që fl itet, mund ta forcojë kujdesin dhe përshtypjen e dëgjuesve.

Përgatitja e slajdeve në fakt do të thotë ndarje e rrjedhës së fj ali-mit në disa vepra ose parti dhe përgatitja e slajdeve të veçanta për secilën pjesë. Rrjedha e fj alimit e jep kornizën themelore të prezantimit, ndërsa me slajdes e veçanta prezantohen elementet e veçanta të rrjedhës së fj ali-mit. Principi themelor është “një slajd një ide”.

187

Komunikimi afarist

Figura nr. 43:

PËRGATITJA E SLAJDEVE

Burimi: Session Guide: “Oral Presentation Techniques”, 2006

Komunikimi afarist

188

P Y E T J E K O N T R O L L U E S E1. Cila është rëndësia e leximit dhe mësimit në komuniki-min me shkrim?

2. Cilat janë karakteristikat e komunikimit të shkruar?

3. Në çka përbëhet procesi i planifikimit të komunikimit të shkruar?

4. Si realizohet të shkruarit e dokumentacionit teknik?

5. Çfarë letra të ndryshme afariste shkruhen?

6. Si shkruhet memorandumi dhe raportet e shkurtra?

7. Çfarë paraqet nocioni prezantim?

8. Cilat janë hapat në prezantim?

9. Si është struktura e prezantimit?

10. Si janë teknikat për prezantim të suksesshëm?

189

Komunikimi afarist

PJESAE VI - të

KOMUNIKIMI GJATË KËRKIMIT PUNË

Komunikimi afarist

190

PA S Q Y R Ë E P Ë R M B A J T J E S

Procedura për pjesëmarrje në konkurs Rregulla dhe mënyra e sjelljes në bisedën afariste

Q Ë L L I M E T E M Ë S I M I TPas leximit të kësaj pjese, Ju duhet të jenë të aft ë:

ta zbatoni procedurën për pjesëmarrje në konkurs

të përcillni konkurset

të përgatitni letër shoqëruese

të shkruani letër motivimi

të shkruani CV

të shkruani ankesë

ti kuptoni rregullat dhe mënyrën e sjelljes së bisedës afariste – intervistë

191

Komunikimi afarist

1. Procedura për pjesëmarrje në konkurs

1.1. Përcjellja e konkurseve për punë

Gjatë kërkimit për punë, një nga pyetjet themelore është të dihet çka dëshirohet dhe të bëhet plan të aktiviteteve të kërkimit për punë, dhe kjo do të thotë të kërkohen informacione dhe në vazhdimësi të përcillen kon-kurset të publikuara nga punëdhënësit të cilët kanë nevojë për punësime të punëtorëve të rinj.

Plani i kërkimit aktiv të punës nënkupton secili i cili kërkon punë të përcaktohet të gjejë vend pune që do ti përgjigjet nevojave e tija, njohuri-ve të tija , shkathtësive dhe nevojave të punëdhënësit.

Që të gjendet punë duhet të përcillen dhe të paraqitet në shpall-jet e publikuara për punë, të dorëzohet kërkesë për punë dhe biografi e shkurtër (CV).

Kërkimi aktiv i punës nënkupton të ndërmerren aktivitete të caktu-ara në drejtim të planifikimit të kërkimit të punës. Kjo do të thotë të grum-bullohen informacione për vendet e mundshme të punës, në vazhdimësi të përcillen shpalljet me të cilat kërkohet punë nga ana e kompanive, të avancohen shkathtësitë personale dhe mënyrat e kërkimit të punës. Pla-nifikimi i kërkimit të punës fillon me sjelljen e vendimit për kërkim të punës, respektivisht vend të punës që do ti kënaq nevojat dhe interesat e personit i cili ka vendosur të kërkojë punë, respektivisht të punojë në vend të punës për të cilat i plotëson kushtet e kërkuara.

Që të gjendet punë duhet të përcillet gjendja, të sigurohen infor-macione për ate se ku ka vende të lira pune, të merret pjesë në shpalljet e dhëna, të dorëzohen lutje dhe CV, të mendohet për njohuritë persona-le, aft ësitë, interesat, karakteristikat personale, dëshirat, pritjet në jetën profesionale, qëndrimet, vlerat dhe mundësitë momentale si dhe nevojat.

Informatat për vende të lira të punës duhet të kërkohen në të gjit-ha burimet e mundshme siç është për shembull interneti, gazetat, bisedat

Komunikimi afarist

192

joformale me të njohur dhe miq dhe me drejtim të drejtpërdrejtë deri tek firmat kompetente.

Në internet sot mund të gjenden shpallje për më shumë vende të lira të punës sesa në të gjitha gazetat e përditshme së bashku. Kërkesa në internet përmes ueb “gjej punë” jep pasqyrë të së gjitha vendeve të lira të punës me kushtet të cilat kërkohen që të punohet në atë vend të punës.

Përdorimi i internetit dhe të gjithë ata që kërkojnë punë duhet ta përcjellin trendin nëse dëshirojnë ti zmadhojnë shanset për gjetje të punës cilësore.

Dilema: Nëse ka adresa postare dhe e-mal adresë, në të cilën mund të konkurrojmë, çfarë të përzgjedhim?

Zgjedhja do të jetë: që të dyja!

Së pari, më së miri është ta dërgojmë me postë elektronike në të cilën letrën shoqëruese do ta vendosim në tekstin e vetë porosisë, ndërsa në shtojcë do ta japim biografinë tonë profesionale. Dërgimi i biografisë profe-sionale përmes postës elektronike ka për qëllim të tregojë disa tipare për ne:

se jemi të aft ë për Internet se dimë të shkruajmë letër të mirë përmes postës elektronike se jemi në trend me ndodhitë më të reja në botën dhe profesionin

(sepse interneti është mënyra më e lirë dhe më e shpejtë për hulumtim) se jemi komunikues (përshtypja nga përdorimi i internetit i cili

është më shumë jo i vetëdijshëm sesa i bazuar në hulumtime reale psiko-logjike). Megjithatë, nëse dikush nuk përdor postë elektronike dhe tjet-ri e përdor, konsiderojmë se ai që e përdor për komunikim duket më ko-munikues.

nëse një nga kërkesat është njohja e kompjuterit, atëherë përmes dërgimit të aplikimit tonë përmes postës elektronike ne dëshmojmë se i kemi njohuritë bazike.

Në vetë e-malin në fund të porosisë me të cilën konkurrojmë është shumë e rëndësishme të fusim dy çështje:

193

Komunikimi afarist

Lutje që të na konfirmojnë se e kanë pranuar porosinë. Kjo është për shkak se ndonjëherë Interneti di të “gabojë”, ndërsa ne nuk dëshi-rojmë të na ndodhë pikërisht neve.

Lajmërim se paralelisht me aplikacionin përmes postës elektro-nike do të dërgojmë edhe letër me letrën shoqëruese dhe biografinë pro-fesionale. Kjo bëhet që megjithatë të dinë se do të pranojnë dy aplikacio-ne nga ne.

Nëse pranojmë konfirmim se aplikimi jonë sipas postës elektronike është pranuar, atëherë edhe nuk është e nevojshme të dërgojmë me letër. Por, nëse deri në fund të afatit nuk marrim konfirmim, më së miri është të dërgojmë edhe letër.

Përdorimi i postës elektronike kur nuk ka shpallje - Posta elektro-nike mund të përdoret edhe për “gjuajtje” të vendeve të reja të punës për të cilat nuk ka shpallje. Normal, së pari duhet të gjendet adresa e perso-nit të duhur i cili është kompetent për resurset njerëzore në firmë. Këtu mund të përdoret ueb-faqja e firmës ose organizatës. Nëse nuk ka ueb faqe (që në rastet tona është më e shpeshtë) duhet të përpiqemi përmes të njohurit ose përmes paraqitjes së thjeshtë në telefonin fiks të firmës dhe pyetjes se cili është përgjegjës për punësimet e ardhshme. Shumë shpesh mund të mësoni se firmë e caktuar ose organizatë bashkëpunon me ag-jenci private për ndërmjetësim për punësim dhe të kontaktoni me ta dhe të kërkoni ata tu kanë parasysh kur dhe nëse ka punësime të reja nga fir-ma për punësuar.

Ajo që është e rëndësishme kur dërgojmë e-mal të këtillë drejt firmës ose organizatës që nuk kërkon punëtorë përmes shpalljes është të përpiqemi të jemi më të shkurtër dhe më të drejtpërdrejtë. Do të thotë edhe në këtë rast letra jonë shoqëruese do ta vendosim në vetë tekstin, ndërsa në biografinë profesionale do ta vëmë si shtojcë. Duhet në vetë ti-tullin të themi se kjo është CV që nuk është e lidhur për shpallje konkre-te, por të cilën dëshirojmë ta kenë parasysh nëse hapet vend i ri i punës në të ardhmen.

Mënyra tjetër e përdorimit të postës elektronike është mu për dërgimin e biografisë tonë profesionale dhe letrës shoqëruese deri te agjencitë private për ndërmjetësim për punësim. Duhet sa më shumë të përdoren firmat e vogla ose të mëdha të cilat ndërmjetësojnë për

Komunikimi afarist

194

punësim. Përmes postës elektronike mundemi ti dërgojmë të dhënat tona dhe të marrim informacione për atë çfarë ka të re në ofertat e agjencisë. Normal, para se të marrim informacione, duhet mjaft mirë të pyesim se cila janë shërbimet dhe sa kushtojnë.

Shpallje për vende të lira të punës mund të kërkohen edhe në ueb faqet të cilat i kanë kompanitë individuale. Aty jepen shpalljet dhe jepet mundësia të dërgohet dokumentacioni për vendin për të cilin dëshirohet të punohet, kandidati vendohet në listën e testimit të së dhënave dhe nëse kandidati thirret të kalojë nëpër procedurën për zgjedhje të punëtorit.

Gazetat ditore, gjithashtu shpallin çdo ditë ku ka vende të lira të punës, ndërsa informacionet për vende të lira të punës mund të gjenden edhe në revistat javore.

1.1. Konkurs për punësim

Konkursi për punësim i përmban kërkesat të cilat kandidatët të cilën dëshirojnë të punësohen duhet ti plotësojnë. Zakonisht në kon-kurset, në varshmëri për çfarë vendi të punës është shpallë konkursi kërkohen kushtet në vijim, të cilat kandidati i cili do të konkurrojë për punësim duhet ti plotësojë49.

„Instituti shqiptar për mediume shpall konkurs për pranim të një personi në marrëdhënie të rregullt të punës në pozicionin menaxher i programit.

49 Si shembull merren kushtet të cilat i kërkon Instituti shqiptar për medium për ven-din e punës: menaxher program, 2008 Instituti shqiptar për mediume.

195

Komunikimi afarist

Kandidatët duhet ti plotësojnë kushtet në vijim:

Të kenë mbaruar arsimin e lartë Ta zotërojë shkëlqyeshëm gjuhën angleze (të folurit dhe të shkruarit) Të punojë shkëlqyeshëm me kompjuter (Off ice paket) Të posedojnë përvojë në të shkruarit dhe në projektet administ-

rative me partnerë të vendit dhe të huaj Të posedojnë aft ësi të theksuar dhe përvojë në realizimin e komu-

nikimit afarist në gjuhën shqipe dhe në gjuhën angleze Të disponojnë me njohuri dhe përvojë në organizimin e ngjarje-

ve publike Të kenë njohuri themelore për funksionimin e mediumeve në R.

e Maqedonisë.

Dokumentet e nevojshme për paraqitje:

Letër motivuese në gjuhën shqipe (Ju lutemi sqaroni pse apliko-ni në këtë konkurs)

Biografi profesionale detale (CV) në gjuhën shqipe, me kontakt informatat

Kopje nga diploma dhe certifikate për arsim të kryer dhe certifi-kata nga trajnime dhe kurse plotësuese

Dokumentet të dorëzohen në Institutin shqiptar për mediume vetëm me postë në adresën: “Jurij Gagarin“ 17-1/1 Shkup, më së voni deri 27 tetor, e hënë, deri ora 17:00. Kandidatët e selektuar do të kontaktohen dhe ft ohen në bisedë. Paraqitjet telefonike nuk janë të lejuara.

Pasi që janë fituar informacionet për vendet e lira të punës në të cilat dëshirohet të konkurrohet në pajtueshmëri me kushtet të cilat kërkohen në konkursin, qaset drejt rregullimit të dokumentacionit të kërkuar, përgatitja e letrës motivuese, CV dhe kompletimi i dokumenta-cionit të kërkuar.

Komunikimi afarist

196

1.2. Letra rekomanduese

Sipas kërkesave të konkursit për punësim dokumentet duhet të dorëzohen me letër të përshtatshme rekomanduese.

Primare dhe më me rëndësi, letra rekomanduese ka për qëllim ta përfaqësojë aplikacionin tuaj dhe biografinë e shkurtër.

Pasqyrë e shkurtër e letrës rekomanduese e cila rekomandohet:

Në paragrafin e parë, prezantohuni. Th eksoni se cili është ven-di momental i punës ose vendi ku formoheni, dhe paraqitni interes për kompaninë,

Paragrafi i dytë dhe i tretë: tregoni njohurinë tuaj për veprim-tarinë dhe kompaninë; drejtohuni në lajmet më të reja dhe në sfidat mo-mentale. Sqaroni motivimin tuaj të paraqiteni për punë në kompaninë, konkret theksoni aspektet për të cilat keni interes. Lidhni përvojën tuaj të mëparshme dhe arritjet me interesin tuaj për atë punë dhe theksoni aspi-ratat tuaja për të ardhmen.

Nëse është i ndryshueshëm, në se bëhet fj alë për ndryshim të vendit të punës ose përcaktimit profesionale, sqaroni pse dëshironi ta ndryshoni karrierën.

Paragrafi i fundit: përsërituni se jeni të interesuar për kompaninë / vendin e punës. Këtu mund të kërkoni intervistë, ta propozoni kohën dhe ti tregoni punëdhënësit se do të paraqiteni që të pajtohen për kohë të përshtatshme për të dy palët. Falënderohuni që do ta shqyrtojnë apli-kacionin tuaj.

Besoj se mund të ofrojë disa kualifikime unike, të cilat më bëjnë kandidat ideal për këtë pozitë.

Të kuptuarit solid të tregut, përmes përvojës time të punës: Përvojë e shkëlqyer në krijimin e raporteve precize të marketin-

gut të fituara gjatë studimit tim, si dhe shënim të shkëlqyer të detaleve në raportet;

Të kuptuarit në kampanjat e marketingut postar dhe e-mal të ci-lat janë shkathtësi vitale gjatë punimit në këtë tematikë;

197

Komunikimi afarist

Njohja e shkëlqyeshme shkathtësive IT më mundëson përdorim të bazave të së dhënave dhe teknologjive të reja si internet përmes të cilit biznesi do të fokusojë segmente ekzistuese të tregti dhe në mënyrë efektive do të tërheq tregje të reja.

Shpresoj se do të ft ohem në intervistë dhe se do të më jepet mundësia të diskutojmë për aplikimin tim, por nëse keni ndonjë pyetje në lidhje me aplikimin tim, Ju lutemi të më ft oni.

Me respekt,

1.3. Letër motivimi

Letra e motivimit është dokument në të cilin duhet të shkruhen sa më shumë të dhëna për atë që konkurron në shpalljen për punësim. Qëllimi është të krijohet pasqyrë për personalitetin, të bindet komisio-ni konkurrues që ta zgjedh mu atë kandidat. Dokumenti duhet të jetë personal dhe të paraqesë çfarë dinë kandidati, çfarë mundet dhe çfarë dëshiron. Në letrën e motivimit duhet të harmonizohen qëllimet dhe bi-ografia. Duhet të sqarohen qëllimet të cilat paraqesin motiv që të kon-kurrohet për vend konkret të punës. Komisioni zgjedhor do ta vlerësojë nivelin e harmonizimit të qëllimeve të kandidatit me qëllimet e vendit të punës. Kur shkruhet letra e motivimit nuk duhet të shpiken disa punë me të cilat do të interesohet komisioni i konkursit. Përkundrazi duhet të je-pet pasqyrë reale për vetveten, ashtu si është kandidati dhe si dëshirojnë ta shohin.

Përpos kushteve të cilat kërkohen me konkursin, kandidati duhet të paraqitet edhe si personalitet i arsyeshëm dhe i qëndrueshëm,i motivuar dhe është i përgatitur të punojë, të mësojë dhe të përsoset.

Në pjesën hyrëse të letrës së motivimit nxirren qëllimet personale, çfarë punon dhe si mundet të përputhet në punën e vendit të punës për të cilin konkurron.

Komunikimi afarist

198

Në pjesën e dytë mund të përshkruhen qëllimet profesionale, të theksohen planifikimet afatgjate dhe si në gjithë këtë përputhet vendi i punës për të cilin konkurrohet.

Sikur edhe në të gjitha letrat tjera, ashtu edhe në letrën e motivimit të theksohen të dhënat e vërteta për kandidatin, në mënyrë të cilin jep liri janë të nxirret në formë në të cilin punëdhënësi dëshiron ta shikojë punëtorin e ardhshëm.

1.4. CV - Curriculum Vitае – Të dhëna biografike

Çfarë është CV?

CV ose në emër të plotë quhet Curriculum Vitaе, paraqet biogra-fi të kandidatit i cili është i obliguar të japë së bashku me secilën paraqit-je për punë.

Cili është qëllimi i CV-së?

Qëllimi i CV –së është ta përfaqësojë kandidatin, kualifikimet e tij profesionale dhe aft ësitë.

A ekziston formular i vetëm për CV?

Formular universal për CV nuk ekziston, por ekzistojnë disa kërkesa të përgjithshme të cilat duhet të plotësohen. Këto kërkesa janë:

CV të mos jetë më e gjatë se një fl etë e formatit A4, Të jetë i shkruar me shkronja Arial ose Тimеѕ New Roman, Shkronjat të mos jenë më të mëdha se 10 ose 12, CV të dorëzohet me letër rekomanduese, Nëse dërgohet me postë të vendohet në zarf i cili mund të zë for-

matin A4 dhe të jetë i adresuar në mënyrë të rregullt, CV duhet ti përmbajë të dhënat për kandidatin, siç janë të dhënat

personale, qëllimi i biografisë, arsimi, shpërblimi dhe mirënjohjet, përvoja praktike, aktivitetet tjera, njohja e gjuhëve, njohja epunës me kompjuter dhe shprehi.

199

Komunikimi afarist

Curriculum Vitae

Emri dhe mbiemri: Data e lindjes: Vendi i lindjes: Statusi martesor: Adresa e banimit:Kontakt telefoni: ++ 389 (0) 2 231-231(Fiks) ++ 389 (0)70 231-231(Celular)E-mail: Arsim:

Arsimimi:

Përvoja e punës:

Aft ësi tjera:

Gjuhë:

Karakteristika personale:

Hobi:

Komunikimi afarist

200

1.5. Kundërshtim sipas konkursit për punësim

Pas lajmërimit të marrë se kandidati nuk është zgjedhur për punësim sipas shpalljes së publikuar, kandidati mund të shkruajë kundërshtim deri te organizata punuese që ka shpallur konkursin.

Kundërshtimi dorëzohet në formë të shkruar deri te organi kom-petent i organizatës.

Në kundërshtimin duhet të nxirren shënimet ose dëmtimet të cilat janë bërë gjatë zbatimit të procedurës për zgjedhje, theksohen elementet të cilat nuk janë marrë parasysh për shkak të së cilës kandidatit nuk i janë siguruar baza reale ai të jetë i përzgjedhur për punësim në vendin e punës për të cilin ka konkurruar.

1.6. Padi sipas konkursit për punësim

Nëse edhe pas kundërshtimit të dorëzuar, kandidati nuk merr përgjigje pozitive ka të drejtë të paraqesë padi deri te gjykata kompetente.

Padia dorëzohet deri te gjykata me arsyetim se në procedurën për zgjedhje të kandidatit për punësim janë bërë shkelje të procedurës për shkak të së cilës kandidati, edhe pse i plotëson kushtet nuk është marrë parasysh me çka është bërë shkelja e të drejtës së tij për pjesëmarrje të barabartë në konkursin për punësim dhe zgjedhje sipas kushteve të përshkruara të cilat i plotëson në tërësi.

201

Komunikimi afarist

2. Biseda me punëdhënësin (intervistë)

Procedura për zgjedhje të kandidatit për punë kryesisht ka një rend të zakonshëm dhe atë:

- kandidati parashtron lutje deri te punëdhënësi dhe në shtojcë dorëzon CV, si dhe dokumente për arsyetim dhe dokumentet tjera të ci-lat punëdhënësi i kërkon nga kandidatët (dokumente për vendbanim, vërtetim që nuk është i dënuar, etj.),

- në bazë të CV, punëdhënësi zgjedh numër të caktuar të kandidatëve për intervistë, ndërsa ndonjëherë zbaton edhe testime të caktuara për disa njohuri specifike dhe shkathtësi të kandidatëve,

- punëdhënësi mund të sjellë vendim, disa prej kandidatëve ose të gjithë të kalojnë nëpër procedurën e përzgjedhjes profesionale që përfshin testim psikologjik, teste për aft ësi, kontroll shëndetësor, bisedë me psikologun, përgjigje të pyetjeve lidhur me zbulimin e karakteristika-ve personale të kandidatit.

Procedurat e tilla nuk duhet ti zbatojë vetë punëdhënësi. Sot ekzistojnë firma të specializuara në të cilat në emër të punëdhënësit e zbatojnë tërë procedurën për zgjedhje të kandidatëve për punësim në vend të caktuar të punës.

Intervista50 paraqet proces të dyanshëm të komunikimit midis punëdhënësit dhe kandidatit. Në këtë fazë të procesit të përzgjedhjes, në mënyrë të barabartë janë të rëndësishme kualifikimet, personaliteti dhe realizimi.

Intervista jep mundësi të tregoni se përgjigjeni në vendin e punës të cilin e dëshironi, por kjo gjithashtu është moment ti fitoni informacio-net të cilat nuk keni mundur ti gjeni në vend tjetër.

50 Portani kombëtar për punë praktike dhe punësim, Projekti për konkurrim në Maqe-doni, Agjencia amerikane për zhvillim ndërkombëtar (USAID), Korporata KARANA.

Komunikimi afarist

202

Drejtime të përgjithshme:

Përgatituni për intervistën: bëni hulumtime për kompaninë/pozitën, dhe nëse mundeni për personin që do t'u intervistojë. Merrni me vete material për kompaninë, dhe nëse është e nevojshme kontrollojeni gjatë intervistës. Përgatitni kopje plotësuese nga biografia juaj e shkurtër CV. Nëse konsideroni se mund të ndihmojë, merrni mostra nga puna juaj e shkruar ose e publikuar dhe hulumtimet.

Të jeni miqësor dhe pa paragjykime. Th eksoni punë të cilat mund të jenë të përbashkëta me personin që ju interviston: interes i përbashkët, shkathtësi, përvojë. Shkathtësitë ndër personale dhe komunikuese vlejnë shumë.

Qasuni me qëllim të qartë dhe ta keni në vëmendje. Kjo do ju ndihmojë të relaksoheni dhe me kujdes të dëgjoni çfarë tregon personi që ju interviston.

Tregoni njohuri të plota për industrinë/-kompaninë, dhe thekso-ni shkathtësitë tuaja.

Të jeni pozitiv, të përgatitur, tregoni profesionalizëm. Të jeni të sinqertë, por jo edhe naiv. Mos jepni më shumë infor-

macione sesa që kërkohet, veçanërisht për dobësitë tuaja. Parashtroni pyetjen e vërtetë në momentin e duhur. Kjo është

mundësi të përcaktoni nëse në të vërtetë e dëshironi atë vend të punës. Menaxhoni me kohën dhe respektoni kohën e personit që ju in-

terviston.

Çfarë të veshim për intervistë

Më shumë se pesëdhjetë përqind nga perceptimi i personit tjetër për ju bazohet në atë se si dukeni, dhe prandaj paraqitja juaj është veçanërisht e rëndësishme që të leni përshtypje të mirë. Kujdes të veçantë përkushtoni këpucëve. Menaxherët, veçanërisht ata të cilët kanë qenë në ushtri, mundet mjaft të vërtetojnë duke shikuar këpucët tuaja.

Duhet mirë të hulumtohet çfarë të vishet për në intervistë, dhe për atë duhet të bëni përgatitje të mirë për intervistën. Këto këshilla mund tu udhëzojnë, por nuk janë të zbatueshme në të gjitha situatat.

203

Komunikimi afarist

Këshilla të përgjithshme për burra dhe gra për atë çfarë të vishet për në intervistë:

Bëhuni konservativ (klasik) Për intervistën është më së miri të jeni të veshur në mënyrë konservative (klasike) pavarësisht nga kodi për veshje të kompanisë.

Nëse jeni të pasigurt, paraqituni dhe pyetni! Mos e pyetni me-naxherin për resurse njerëzore. Më lehtë është ta pyesni recepcione-rin ose asistentin për resurse njerëzore. Nëse përsëri nuk jeni të sigurt, përzgjidhni pamje konservative.

Flokët e rregulluara- frizura. Th onjtë të pastra dhe të prera. Vendoni pak parfum ose ujë kolonial. Mos të keni pirës të dukshëm në trup. Mos përtypni gomë përtypëse, bonbone ose të pini duhan. Mbani vetëm një unazë dhe pak stoli.

Çka duhet të mbajnë burrat në intervistë:

Kostum konservativ (klasik)-kostum në dy pjesë dhe kravatë, të matur dhe njëngjyrëshe.

Këmishë me mëngë të gjata. Shmangni traversa. Mbani kravatë të matur. Këpucë dhe çorape me ngjyrë të errët. Shmangni mjekër dhe mustaqe. (Nëse nuk mundeni të shmange-

ni nga mustaqet, të jeni të sigurt se jeni mirë të ruajtur). Qethni fl okët. Pamje e shkurtër dhe e matur është më së miri. Mos mbani vathë.

Çfarë duhet të mbajnë gratë në intervistë:

Shmangni fustane. Këpucët duhet të kenë thembra të matura. Mbani çantë, në vend të kuletës. Llak të matur për thonj. Grim minimal.

Stolinë konvertoni në një unazë dhe vathë.

Komunikimi afarist

204

Përgatitje për intervistën:

Gjatë përgatitjes tuaj të mëparshme, të jeni të sigurt se e kupto-ni biznesin, veprimtarinë, strukturën organizative, zhvillimin momental dhe konkurrencën e kompanisë.

Sa më shumë që dini për industrinë e synuar ose kompaninë, aq më të rehatshëm do të ndjeheni gjatë intervistës.

Më poshtë janë theksuar pyetjet të cilat me siguri do të parashtro-hen nga ana e punëdhënësve:

Cili është qëllimi juaj profesional? Pse jeni të interesuar në këtë industri/kompani? Pse kompania do të tregojë interes për ju? Çfarë është ajo që është

e veçantë për ju? Si krahasohet ky vend i punës me vende të tjera të punës për të ci-

lat jeni të interesuar? Cilat janë anët tuaja të forta/dobëta? Përshkruani vetveten me tre mbiemra. Si ju përshkruajnë njerëzit? Me çfarë lloji të njerëzve do të ndjeheni këndshëm/pa këndshëm

të punoni? Ku e shihni vetveten pesë ose dhjetë vite nga tani? Në vendin tuaj të punës, në çka përkushtoni më shumë kohë dhe

pse? Në çka gëzoni më shumë/më së paku? Përshkruani situatën e vështirë me të cilën është dashur të balla-

faqoheni. Cilat pyetje tjera do të dëshironi t'ua parashtrojmë? Intervista gjithashtu jep mundësi të kontrolloni nëse përgjigjeni

për atë kompani. Sigurohuni se i keni parashtruar pyetjet të cilat u kanë mbetur të pa përgjigjur gjatë hulumtimit. Më poshtë janë dhënë shembuj të disa pyetjeve të cilat mund t'i parashtroni:

Si do ta përshkruani filozofinë tuaj të udhëheqësisë? Përshkruani një ditë të zakonshme Çfarë pritni nga unë? Para kujt do të jem përgjegjës, ose me kë do punojë?

205

Komunikimi afarist

Gjatë intervistës

Personaliteti, besimi, entuziazmi, qëndrimi fitimtar dhe shkathtësitë e shkëlqyera ndër personale janë cilësi themelore të cilat duhet t'i tregoni gjatë intervistës. Aty jeni që të shiteni; bëni që personi i cili ju interviston t'i kuptojë dhe t'i vlerësojë shkathtësitë tuaja dhe arritjet.

Diplomat dhe kualifikimet me siguri kanë qenë të vlerësuara më herët, ndërsa ajo që matet gjatë intervistës është personaliteti juaj dhe re-alizimi.

Të keni kujdes në dukjen dhe të folurit e trupit. Ato janë aspekti i

rëndësishëm i stilit tuaj dhe si personalisht do të përshtateni në kulturën e kompanisë.

Menaxhoni me kohën për intervistë. Ju jeni atje të përgjigjeni në pyetjet, por gjithashtu edhe të dëgjoni me kujdes. Dërgoni sinjale perso-nit që ju interviston. Parashtroni pyetje në momentin e duhur; tregoni in-teres; të jeni të fokusuar.

Tregoni se jeni të përshtatshëm për këtë pozitë. Th eksoni gjëra me të cilat mendoni se mundeni ta përfitoni personin që ju interviston.

Kontrolloni momentet e fundit. Zakonisht kjo është kohë e mirë ti parashtroni pyetjet tuaja. Gjithashtu mund të ju pyesin nëse dëshironi të shtoni diçka. Sqaroni kur prisni të informoheni nga ana e kompanisë.

Pas intervistës, ndani kohë ti shkruani përshtypjet tuaja dhe çfarë keni mësuar. Kontrolloni emrat dhe titujt (profesionin) e personave të cilët kanë qenë prezent në intervistë. Bëni evidencë për intervistën, kjo do ju ndihmojë të sillni vendimin përfundimtar.

Komunikimi afarist

206

P Y E T J E K O N T R O L L U E S E

1. Cila është procedura për pjesëmarrje në konkurs për punësim?

2. Si përcillen konkurset?

3. Si do të përgatisni letër shoqëruese?

4. Shkruani letër motivimi?

5. Shkruani CV?

6. Shkruani kundërshtim?

7. Cilat janë rregullat dhe mënyra e sjelljes së bisedës afariste-intervista?

207

Komunikimi afarist

PJESA E VIII - të

BAZAT E BONTONIT AFARIST

Komunikimi afarist

208

PA S Q Y R Ë E P Ë R M B A J T J E S

Bonton në vendin e punës

Rregulla të sjelljes në vendin e punës

Q Ë L L I M E T E M Ë S I M I TPas leximit të kësaj pjese, Ju duhet të jeni të aft ë:

të njoft oheni me bontonin e vendit të punës

ti identifikoni rregullat e sjelljes në vendin e punës

209

Komunikimi afarist

1. Bontoni në vendin e punës

Bontoni në vendin e punës në mënyrë të konsiderueshme dallohet nga bontoni të cilin e kemi në komunikimet e përditshme me prindërit ose të cilin e kemi gjatë kohës së mësimit.

Sot, për secilën veprimtari, madje edhe për secilin vend të punës ek-ziston kod i veçantë i sjelljes i cili është i vetëm dhe pritet secili i punësuar ta respektojë.

Bontoni zakonisht definohet si përmbledhje e rregullave për sjellje në shoqëri, dhe kjo do të thotë të jetë i mirë dhe i sjellshëm. Nuk është e mjaft ueshme të dihet vetëm se si përshëndetet, si të ulet në karrige.

Në kuptimin psikologjik, kulturor dhe social, ekzistojnë katër mënyra themelore të paraqitjes para të tjerëve dhe atë:

paraqitja e vetvetes në publik ashtu si do të dëshironim të jemi, të shmanget paraqitja e të ashtuquajturës vlerë më e lartë, të shmanget theksimi i personalitetit të vet dhe paraqitja e

arrogancës, paraqitja duhet të jetë pasqyrë e asaj se çfarë është në të vërtetë

njeriu.

Komunikimi afarist

210

Figura nr. 44:

PARAQITJA

2. Rregulla të sjelljes së mirë në vendin e punës

Bontoni51 në komunikimin verbal nënkupton të ndërmarrit e përgjegjësisë për secilën fj alë të folur, objektivizëm, ndershmëri, sjellje e mirë, respekt.

Komunikimet afariste paraqesin sistem dhe strukturë të konventa-ve të miratuara të cilat vullnetarisht pranohen, kujdesen dhe zhvillohen. Këto janë rregulla të pranuara përgjithësisht të sjelljes, stile, mënyra të veshjes, përshëndetjes, principe, parime dhe ngjashëm.

51 Poslovni bonton, Wikipedia, Free Encyclopedia, artikulli, 2010

211

Komunikimi afarist

Rregullat e sjelljes dhe protokolli paraqesin standarde për lëvizje në shoqëri dhe mund të shikohen si:

sjellje-stile, të drejtuarit, titullim, përshëndetje, protokoll afarist, moral afarist, veshmbathje.

Figura nr. 45:

SJELLJA

Ekzistojnë edhe tema të caktuara për të cilat në punë nuk du-het të bisedohet. Mjedisi punues nuk është vend ku duhet të kërkohen miqtë më të mirë, në punë ekziston rivalitet, konkurrencë, varshmëri dhe ngjashëm.

Komunikimi afarist

212

Figura nr. 46:

TË SHKUARIT NË MBLEDHJE

Sjellja afariste mund të definohet si përmbledhje e rregullave të pranuara përgjithësisht, procedura dhe procese të cilat konsiderohen si të nevojshme ose të pranueshme në marrëdhëniet reciproke të njerëzve afarist, pavarësisht të pozitës së tyre hierarkike, tatullës ose profesionit.

Sjellja afariste bazohet në traditë, pritjet shoqërore dhe rregullat për sjellje të cilat rrjedhin nga vlerat e plota shoqërore siç janë të kuptuarit, toleranca, mirësjellja, efikasiteti dhe mendja e shëndoshë.

Sjellja afariste qëndron në rregullën e artë “Sillu ndaj të tjerëve ash-tu siç dëshiron të tjerët të sillen ndaj teje”.

213

Komunikimi afarist

Mënyra e sjelljes, tiparet dhe komunikimi me njerëzit paraqet urë por edhe pengesë për komunikim të suksesshëm në punë. Qas-ja, dhe çiltërsia u mundësojnë njerëzve të qasen njëri kah tjetri, pa frikë se do të refuzohen. Qëndrimi pozitiv i tërheq njerëzit, derisa i neverits-hmi, i ft ohuri dhe i pa arritshmi sjell të të pasurit kujdes. Tiparet e mira nënkuptojnë nivel të lartë të vetëkontrollit, ndërsa kontrolli është shenjë e pjekurisë, përmbajtjes, shenjë për kuptim dhe respektim i të tjerëve.

Kontrolli i emocioneve është veçanërisht i rëndësishme në mjedi-sin punues. Nëse lejohet reaksioni i të shprehurit të fortë të emocioneve, mund të rrezikohen besimi dhe siguria drejt dikujt.

Sjellja me njerëzit është shkathtësi, jo vetëm në komunikim por edhe në përfaqësimin e vetvetes para opinionit. Në këtë drejtim sjellja ka karakteristika psikologjike, sociale, lëvizëse. Për sjelljen me rëndësi janë elementet emocionale dhe racionale, gjatë së cilës, në komunikimin afa-rist mbizotërojnë vendimet racionale.

Komunikimi afarist

214

215

Komunikimi afarist

FJALOR I FJALËVE DHE SHPREHJEVE NGA

KOMUNIKIMI

AAIDA Model i komunikimit - AIDA model of communication: Model i komunikimit i cili ka për qëllim të shkaktojë kujdes, të paraqitet inte-res dhe dëshirë dhe të vijë deri në aksion.

Dëgjim aktiv - Active listening: Proces i analizimit të asaj që një person fl et me përpjekje të kuptohen ndjenjat e atij që fl et ose kuptimin e drejtë të porosisë.

Auditori - Audience: grup i individëve të cilët përdorin medium të përbashkët. Ata pranojnë informacione nga burim i njëjtë, por nuk janë pjesëmarrës aktiv dhe nuk komunikojnë njëri me tjetrin. Grup i njerëzve të cilët janë grumbulluar së bashku të shikojnë ose dëgjojnë dikë ose diçka, për shembull të dëgjojnë fj alim.

Analiza e konkurrencës - Competitor Analysis: Proces i studimit dhe analizimit të përparësive dhe dobësive të konkurrentëve me qëllim që të arrihen përparësitë konkurruese dhe pozitave më ndryshe të tregut. Adoptuesit e hershëm - Early Adopter: Blerës i cili pranon produkt ose shërbim në fazat e hershme të ciklit jetësor.

BBrend - Brand: Emri, termin, shenjë, simbol, ose pamje ose kombinim i këtyre elementeve me të cilat identifikohen dhe dallohen produktet dhe shërbimet e një prodhuesi në lidhje me tjetrin.

Komunikimi afarist

216

Besim - Belief: Pritje se diçka ose ndonjë ngjarje do të ndodh.

Bashkëveprim - Interaction: Shkëmbim i informacioneve në procesin e komunikimit në të cilën ata që komunikojnë dërgojnë dhe pranojnë porosi.

DDekorim - Decoding: Proces i transformimit të porosisë në mendim ose ndenja të cilat janë lëndë e komunikimit.

Demografia - Demography: Studimi i popullatës.

EЕ – Tregti /Е- Marketing - E-Commerce/E-Marketing.

Shitje ose realizim i marketing aktiviteteve përmes Internetit.

Emri i markës - Brand name: Përdoret për identifikim të ndonjë pro-dukti ose shërbimi. Emri i markës mund të jetë emër, simbol, termin, shenjë. Marka e udhëhequr mirë mund të vërtetojë vlera dhe besim të vërtetë.

FFeedback: Porosi e cila vjen si lidhje kthyese nga pranuesi i porosisë.

KKomunikimi te poshtë - Downward communication:Komunikimi nga menaxherët më të lartë drejt më të ultë dhe të punësuarve në sistemin e hierarkisë së organizatës.

Komunikimi verbal - Verbal communication: Një nga dy elementet kryesore të sistemit të komunikimit, realizohet me komunikim të shkru-ar ose gojor. Përcjellje të porosive me fj alë, të shkruara ose të folura.

217

Komunikimi afarist

Komunikimi ndër organizativ- Interorganizational communication: Komunikimi me organizata nga rrethina.

Komunikimi ndër personal - Interpersonal communication: Shkëmbim i informacioneve midis dy ose më shumë njerëzve, me përdorim të bisedës dhe gjesteve

Komunikimi masiv - Mass communication: Proces me ndihmën e të cilit krijohen dhe përcillen porosi publike deri tek numër i madh i dëgjuesve, ose auditorit.

Komunikimi jo verbal - Nonverbal communication:Përcjellje e informacioneve pa përdorur fj alët.

МMediume për komunikim masiv - Mass media: Kanale për komuni-kim masiv, radio, televizion, gazeta

Marketing komunikimi - Marketing Communications. Të gjit-ha metodat të cilat përdoren për komunikim me blerësit aktual dhe të ardhshëm.

Marrëdhënie me publikun- Public relations: Ndërtim i marrëdhënieve të mira me një grup blerësish, furnitorë, bashkëpunëtorë, përkrahës të organizatës.

PPozita e tregut - Market position: Niveli i mbulimit të një produkti nga blerësit e një tregu.

Promocioni shitës - Sales promotion: Nxitja e shitjes së produkteve dhe shërbimeve me triska, lirime, diskonte, paguaj një merr dy.

Përfitim - Benefit: Të fitohet ndonjë përfitim nga blera ose përdorimi i ndonjë produkti ose shërbimi të caktuar. Blerësit blejnë produkte dhe shërbime për shkak se dëshirojnë diçka, ndonjë përfitim.

Komunikimi afarist

218

Përparësia konkurruese - Competitive Advantage: Ofrimi i përfitimit nga ajo e konkurrencës.

QQëllime të propagandës ekonomike - Advertising objective: Qëllimet e strategjisë për komunikim. Të informohet, të bindet dhe të kujtohet.

SSegmentimi gjeografik - Geographic segmentation: Ndarja e tregut si-pas regjioneve të caktuara gjeografike, si për shembull, qytet, lagje, lagje.

Sistem vertikal i komunikimit - Vertical chain of communication: Komunikimi midis anëtarëve të niveleve të ndryshme të hierarkisë orga-nizative, shembull, midis menaxherëve dhe të nënshtruarve.

Sistemi jo formal i komunikimit - Informal communication systems: Lidhjet komunikuese dhe rrjetet, të papërcaktuara nga struktura organi-zative të cilat realizohen si komunikime natyrore të njeriut.

ShShitja personale - Personal selling: Shitja e produktit ose shërbimit nga ana e shitësve të veçantë individual blerësve individual-një – një.

Shumica e hershme - Early Majority: Blerës të cilët e pranojnë produk-tin ose shërbimin pasi që ai do të futet.

TTelemarketing - Telemarketing. Udhëheqje e bisedave telefonike me blerësit aktual dhe të ardhshëm me qëllim që të kryhet shitja e ndonjë produkti. Testimi i konceptit - Concept testing: Testimi i idesë për produkt të ri ose shërbim te audienca e synuar.

219

Komunikimi afarist

VVlera - Value(s): Përshkrim relativisht i përgjithshëm i kulturës për atë çfarë paraqet e drejta, morali dhe diçka që dëshirohet.

Vetëdija - Awareness. Të ndërmarrit e aktiviteteve promovuese me qëllim që të zmadhohen njohurit themelore për kompaninë ose produk-tet e tij dhe të bëhet blerësit të kenë pasqyrë pozitive për produktet dhe shërbimet.

Komunikimi afarist

220

221

Komunikimi afarist

LITERATURA

1. Tom Altmann Communication for superintendents”, Lancashire Communications Network, 2002

2. Advertising Association of America, Inc, Wikipedia Free Enciklo-pedia, 2006

3. Gary Blake and Robert W. Bly: Th e Elements of Business Writing: A Guide to Writing Clear, Concise Letters, Memos, Reports, Pro-posals, and Other Business Documents, 2006

4. Kenneth G. Brown, David J. Barton: Brief Guide to Business Wri-ting, Department of Management and Organizations, University of Iowa, 2005

5. Gerard M Blair CONVERSATION AS COMMUNICATION, 2006, Th e University of Edinburgh

6. Tim Borchers,|Small Group Communication”; Moorhead State University, 2006

7. Gordon Brebner: “Computers in Communication”, 19978. Wendy Brubeck, Jamie Greer: 4 Fundamental Elements of Online

Communications - AIDA, 20059. Chapter 1: Achieving Success Th rough Eff ective Business Commu-

nication, слајдови 5-10, business.emu.edu.tr/portal/files/lecture notes /96jilIu.jWiao Chapter%201.ppt, 2010

10. Charlie Cook: Communication, Chapter 6, © 2008 Th omson/South-Western, Th e University of Allabama

11. Kenneth G. Brown, David J. Barton: Brief Guide to Business Wri-ting, Department of Management and Organizations, University of Iowa, 2005

12. Wendy Brubeck, Jamie Greer: “4 Fundamental Elements of Online Communications - AIDA”, 2006

13 Cross Channel Business Communication, Family Business Experts Understands, Family Values and Business Systems

14. A Business Research Lab Tip, Customer Satisfaction Benchmarking, 2005

15. Dennis J. Castiglione: Measuring Customer Satisfaction, 200516. Miranda Duncan: “Eff ective Meeting Facilitation: Th e Sine Qua

Non of Planning”, 2005 Wendy Brubeck, Jamie Greer: 4 Funda-mental Elements of Online Communications - AIDA, 2005

Komunikimi afarist

222

17. Gwen Stewart: Types of nonverbal communication: Listening Skills, 2003

18. Huntington Business: Writing a Marketing Plan, FDIC, 200519. BCM 247 - BUSINESS COMMUNICATION: College of Business,

Stephen F. Austin State University20. Amy Cosman: E-mail As A Medium For Mass Communication,200621. Communication for Polio Eradication and Routine Immunisation

Checklists and Easy Reference Guides, MESSAGES AND MEDIA, Channels of Communication

22. Business Communication. 4th edition. Mason, OH: Th omson Cus-tom Publishing.

23. Customer - Wikipedia, Free Enciklopedia, 200524. Distribution Channals Group Profile, BNL Investor Relations 200525. Deductive and Inductive Approaches to Business Messages”, Cor-

respondence Model -- Four Business Correspondence Situations, 2006

26. Miranda Duncan: “Eff ective Meeting Facilitation: Th e Sine Qua Non of Planning”, 2005

27. John Fiske: “Introduction to communication Studies”,198228. Kellie Fowler: “Active Listening”, “Hear What People are Really Sa-

ying”, 200529. Barton Goldsmith Ph.D., CEO:Goldsmith Consulting30. Bill Gregory and Charlotte Kuchinsky: “Th e ABS’s of Marketing &

Advertising, Copiright, Oklahoma, 1999, str. 53 5431. Charlie Cook: Communication, Chapter 6, © 2008 Th omson/

South-Western, Th e University of Allabama32. Stuart Harrison: Public relations: a basic guide, 200233. Johnson, B. S., and M. L. Bayless. (2005).34. Bob ‘Idea Man’ Hooey:”Communication Basics”, 200535. Simon Osborne: “Making Communication in the Workplace Eff ec-

tive”, 200436. Јаќовски Б., Ристеска С.: “Маркетинт”, Скопје, 200437. Јаќовски Б., Ристеска С.: “ Однесување на потро шувачите”

Скопје,200138. Kotler Ph.: “Marketing Management”, eleventh edition, internatio-

nal Edition, Prentice Hall Marketing, 200339. Lovelock L.Ch.: “Services Marketing”, Text, Cases and Readings”,

second edition, Prentice Hall International, 1991

223

Komunikimi afarist

40. Kotler Ph. Armstrong G.:”Pronciples of Marketing”, Prentice Hall International, Inc, 2001

41. Direkt Marketers, Home - Direkt marketers, AMF, May 200542. Linn E.C.: “General Th eory of marketing”, Stocholm, 200343. Tina L. Miller: 10 Tips for More Eff ective Business Communicati-

ons, 200644. Clear Writing: Ten Principles of Clear Statement: “Th e Technique

of Clear Writing,” revised edition New York: McGraw-Hill Book Company, Gunning-Mueller Clear Writing Institute, Inc., Santa Barbara, Web maintenance 1/19/06

45. Marketing Plan, Defining Marketing, 200546. Marketing planning, Intitled Document, 200547. Marketing Planning, Th e Marketing Plan Information Center 200548. Marketing Planning Assignement, 200449. Th e 4 Ps of Marketing, Learn to control Product, Place, Promotion

and Price for Profits,200650. Marketing research Techniques 200451. Marketing Research: Free definition, Akademie De, 200552. Marketing Definitions and the Marketing Concept53. Marketing 1o1, Some Basic Marketing Th eory, 200554. McNamara Carter, MBA, PhD: “Basic Guidlines for Successful

Planning Process”, Minesota, St. Paul, 1999, file://A:\ Basic - -htm55. Della Menechella: Verbal Communication, article, Wikopedia,

Free Enciklopedia, 2010, статија,56. Carolyn Mikanowicz, Shelda Shank: „ Communication Strategies”,

National Center of Continuing Education, Inc.©2010,57. Tina L. Miller: “10 Tips for More Eff ective Business Communicati-

ons”, 200658. Bob McClelland & Christine Swales; “Presentation Skills”, 200659. Alan Moreton: “Public Speaking:10 Simple Steps to Confident Spe-

aking”,200660. Carter McNamara: Basic Definitions: Advertising, Marketing,61. Promotion, Public Relations and Publicity, and Sales, 199962. PRSA Public Relations Society of America: About Public Relations:

Off icial PRSA Definition, 200663. Jenni Metcalfe: “”Media Guide and Policy”, Econnect Communica-

tion Pty Ltd, South Brisbane, 200664. Carolyn Mikanowicz, Shelda Shank, Communication Strategies

©2006 National Center of Continuing Education, Inc.

Komunikimi afarist

224

65. C. David Mortensen, Communication: Th e Study of Human Com-munication (New York: McGraw-Hill Book Co., 1972), Chapter 2, “Communication Models.”

66. Nonverbal communication in business: Th ere are five key elements, 2006

67. Simon Osborne: Making Communication in the Workplace Eff ec-tive, 2004

68. Marketing Th eory, Isn’t True Th at costs Are Facts and Pricing is Po-licy, 2005

69. Th e Marketing Concept: Th e Marketing Strategies Advisor, 200570. Jenni Metcalfe: Media Guide and Policy, Econnect Communicati-

on Pty Ltd PO Box 743, South Brisbane BC 410171. Elena Maceviciute: A Paralel Between the Models of Communica-

tion and the Models in Information Behaviour Research. Vilnius University, the Faculty of Communication, 2006

72. Bob McClelland & Christine Swales; “Presentation Skills”, 200673. Dr. Carolyn Mikanowicz, RN, PhD. Shelda Shank, RN, BSN, PHN:

“Communication Strategies”, 2006 National Center of Continuing Education, Inc, Youngstown State University, Pensilvania

74. Nordman Ch. : “Understending Customer Loyalty and Disloyalty - Th e Efect of Loyalty-Suporting and Repressing factors, 2004

75. Maryann V. Piotrowski: Eff ective Business Writing: Strategies, Sug-gestions and Examples, 2006

76. Practical marketing, Information To Help You Build A Better Busi-ness, Th e Marketing Strategies Advisor, 2005

77. Stan Rapp, Th omas L.Kollins: “Th e New Mix Marketing”, Mc Grow HIL, New York, John Fraser - Robinson: “Total Quality Marketing, What has to Come Next in Sales, Marketing and Advertising, Lon-don, 1991.

78. Steve Grober: About Public Relations, From the Public Relations Society of America, 2006

79. Bronte Payne, Eff ective group communication South West Landca-re Project, Colac, September, 2001

80. Michele Pariza Wacek: How to Improve Your Writing Rhythm, Copyright 2005

81. Planning, Writing, and Completing Oral Presentations: Business Communication Today, Chapter 15 - 1, Prentice Hall,

82. Nelson & Quick: „Communication”,Chapter 7, South-Western, a division of Th omson Learning, 2005

225

Komunikimi afarist

83. James Semenak: Th e “New” Channels of Communication ... What’s Th eir Impact on the Future of Business? 2006 I

84. Russell Sawchuk: “Making eff ective use of brochures” Jul 23, 2003, Colorado State University

85. Алекса Стаменковски: “Маркетинг освојување на пазарот”, ТНИД “Ѓурѓа”, Скопје, 2002

86. Th e Marketing Mix: A Powerful Marketing Checklist, Th e Marke-ting Strategies Advisor, 2005

87. Lehman, C. M., & DuFrene, D.D. (2005). Business Communicati-on, 14th edition.Mason,OH: Th omson/South Western Publishing.

88. Brenda Townsend Hall, PhD: Principles of Eff ective Communicati-on, 2009

89. Nancy Rathbun Scott: “How to Develop a Communications Plan”, Dumfries, Virginia, 2006

90. Juergen Seitz and Eberhard Stickel: “Internet Banking”, Journal of Internet Banking and Comerce, 2005, str. 1-12

91. Jan Sleutels: “WHAT IS COMMUNICATION”92. Nick Sanchez: Communication Process, 200693. Tatiana Ruiz: MEDIA COMMUNICATION TOOLS, 200694. PRSA Public Relations Society of America: About Public Relations:

Off icial PRSA Definition, 200695. Eric Rothenbuhler: “Mass Communication”, Th e Museum of Bro-

adcaste Communications96. Nancy Rathbun Scott Dumfries: “How to Develop a Communicati-

ons Plan”, 2006, Virginia97. Bob ‘Idea Man’ Hooey: communication basics,j98. john a. kline: speaking eff ectively, air University Press Maxwell Air

Force Base, Alabama December 198999. Brenda Townsend: “Principles of Eff ective Communication”, 2006100. Speeches by Purpose - Overview, , SpeechClub’s Business Commu-

nication Articles, 2010101. Paul B. Th ornton: “Principles of Good Writing”, 2006102. E. Wertheim, Human Resources Group, College of Business Admi-

nistration: “Guide for Written Communication”, Northeastern Uni-versity, College of Business Administration, (2nd Edition) (New York, J. Wiley, 1979)

103. Paul B. Th ornton: “Principles of Good Writing”, Leadership and Le-adership - Seeing, Describing, and Pursuing What’s Possible, 2005

Komunikimi afarist

226

104. Kevin B. Tynan: “Multi Chanel Marketing, maksimizing Market Share an Integrated Marketing Strategy”, Probus Publishing Com-pany, Chicago, Ilinois, 1994. str. 34-41

105. Communication: Unipedia, the universal encyclopedia, 2006106. E. Wertheim: “Guide for Written Communication”, Northeastern

University, College of Business Administration, 2006 Clear Wri-ting: Ten Principles of Clear Statement: “Th e Technique of Clear Writing,” revised edition New York: McGraw-Hill Book Company, Gunning-Mueller Clear Writing Institute, Inc., Santa Barbara, Web maintenance 1/19/06