Kontraktbilag 2 Foreløbig kravspecifikation (dialoggrundlag)

Sagsnr.: 1-23-4-101-27-17 Foreløbig kravspecifikation (dialoggrundlag)

Side 1 af 44

Kontraktbilag 2

Foreløbig kravspecifikation (dialoggrundlag)


Side 2 af 44

Indhold

1 Indledning............................................................................................................................. 4

2 Baggrundsinformation og omfang ......................................................................................... 4

2.1 Fremtidig vareforsyning i Region Midtjylland ........................................................................ 4

2.2 Vareleverandører ................................................................................................................. 6

2.3 Overordnet ansvars- og opgavedeling mellem Logistikpartner og Region Midtjylland ........... 6

3 Dimensionering af regionslageret i model 1 og 2 .................................................................. 7

3.1 Regionslagerets indretning ................................................................................................... 7

3.2 Fordeling af plukkepladser ................................................................................................... 8

3.3 Varemodtagelse af lager- og skaffevarer ............................................................................ 10

3.4 Regionslagerets forventede vareflow til brugerne ............................................................... 11

3.4.1 Dimensionering af rullebure til hospitalerne .................................................................... 13

3.4.2 Dimensionering af transporter til øvrige brugere ............................................................. 14

3.5 Returflow til regionslageret ................................................................................................. 15

3.6 Regions Midtjyllands dimensionering af regionslageret i model 2 ....................................... 16

4 Krav til lagerbygning og lagerindretning i model 1 og 2....................................................... 18

4.1 Krav til lagerbygning ........................................................................................................... 18

4.2 Krav til lagerindretning ........................................................................................................ 18

5 Bestillings- og leveringskoncept ......................................................................................... 20

5.1 Planlagte leverancer ........................................................................................................... 20

5.2 Akutbestillinger ................................................................................................................... 22

5.3 Skaffevarer ......................................................................................................................... 22

5.4 Levering til brugere i Region Midtjylland ............................................................................. 23

5.4.1 Transport til leveringsadresser ........................................................................................ 25

6 Transportmateriel ............................................................................................................... 27

6.1 Krav til option på leje af rulleburer til hospitalerne ............................................................... 27

6.1.1 Vedligeholdelse og rengøring af rullebure ved anvendelse af optionen ........................... 27

6.2 Krav til rullebure til hospitalerne ved Region Midtjyllands anskaffelse................................. 27

6.2.1 Rengøring af rullebure .................................................................................................... 27

7 Krav til lagerdrift ................................................................................................................. 27

7.1 Åbningstid .......................................................................................................................... 27

7.2 Varemodtagelse ................................................................................................................. 28

7.3 Indlagring af varer .............................................................................................................. 29

7.4 Plukkeprincip for lagervarer ................................................................................................ 29

7.5 Mærkning, pakning og konsolidering .................................................................................. 30

7.6 Distribution ......................................................................................................................... 31

7.7 Returflow ............................................................................................................................ 32

7.8 Sikkerhedsforhold ............................................................................................................... 33

7.9 Beredskabsplan.................................................................................................................. 33

8 Sporbarhedsløsning ........................................................................................................... 34

9 IT løsning ........................................................................................................................... 35


Side 3 af 44

10 Partnerskab ........................................................................................................................ 38

11 Kvalitetsmål ........................................................................................................................ 40

12 Implementering af kontrakten ............................................................................................. 43


Side 4 af 44

1 Indledning

Dette dokument udgør den foreløbige kravspecifikation (dialoggrundlaget) for Region Midtjyllands etablering af regionslager og indkøb af logistikydelse. Dokumentet er jf. Det beskrivende dokument genstand for ændring, præcisering og tilpasning i dialogfasen. Dokumentet er opbygget således, at der indledningsvist gives en introduktion til vareforsyningen i Region Midtjylland, hvorefter at de overordnede rammer for dimensionering og foreløbige krav til lagerbygning og lagerindretning af model 1 og 2 følger. Herefter beskrives Region Midtjyllands bestillings- og leveringskoncepter samt transportmateriel, herunder optionen på rullebure. Endeligt beskrives de foreløbige krav til lagerdriften, IT, partnerskab, kvalitetsmål og implementering. For en nærmere beskrivelse af model 1 og 2 henvises til Det beskrivende dokument samt kontraktbilag 2a, betalingsmodellen.

2 Baggrundsinformation og omfang

2.1 Fremtidig vareforsyning i Region Midtjylland

Region Midtjylland køber varer for cirka 1,9 mia. kr. årligt. Vareforsyningen er rygraden for driften

af sundhedsvæsenet og regionens sociale tilbud. Visionen for en professionel vareforsyning er:

Forsyningssikkerhed: Alle driftsenheder modtager varer til rette tid og i rette mængde

Økonomisk potentiale: Alle driftsenheder sikres varer til den bedst mulige pris for den

rette kvalitet og service samt til lavest mulige omkostninger til logistik

Region Midtjyllands strategi for en professionel vareforsyning baseres på følgende fem principper:

1. One point-strategi: Alle vareleverandører leverer alle varer til regionslageret og ikke til de

enkelte matrikler i regionen.

2. Standardiseret varesortiment: Alle regionens driftsenheder bruger samme vare til løsning

af samme opgave.

3. Etablering af regionslager: Effektiv og fleksibel håndtering af alle varetyper samt korrekte

leverancer til tiden til alle regionens driftsenheder.

4. Effektive bestillingssystemer og intern organisering: Anvende simple og brugervenlige

it-systemer og arbejdsprocesser.

5. Alle varer sendes i udbud: Opnå bedst mulige priser for den rette kvalitet og service.

Etablering af et regionslager er et led i en samlet strategi med henblik på udvikling af en

professionel vareforsyning. Efter etablering af regionslageret ser Region Midtjyllands

forsyningskæde ud som vist i figur 1.


Side 5 af 44

Figur 1. Region Midtjyllands fremtidige forsyningskæde

Der lægges i Region Midtjyllands fremtidige forsyningskæde vægt på, at varerne leveres uden fejl og mangler samt med et minimum af restordrer. Opfølgning på dette tilrettelægges sammen med Logistikpartneren. Herudover planlægger Region Midtjylland, at omlægge bestillingsmønsteret hos de største vareleverandører, således at vareleverandørerne går fra hyppige og mindre leverancer til færre og større (planlagte) leverancer. Dette vil stille krav om større lagerkapacitet. Det forventes, at regionslageret skal håndtere en årlig omsætning af varer til en værdi omkring 850 mio. kr. Dertil kommer, at varekøb for omkring 1,1 mia. kr. planlægges i et sekundært vareflow, der fortsat leveres direkte fra vareleverandør til brugerne. Et udsnit af varegrupperne som går i henholdsvis det primære og sekundære vareflow fremgår af kontraktbilag 2b. Det forventes, at regionslageret skal lagerføre omkring 5.400 forskellige lagervarer1, og skal håndtere en større mængde skaffevarer2, som cross-dockes på regionslageret. Regionslageret skal udover almindelige varer kunne håndtere sterile varer, rene varer og brandfarlige væsker. Det forventes, at omkring halvdelen af lagervarerne er velegnede til lagerautomater.

Regionslageret skal servicere Region Midtjyllands driftsenheder, som består af hospitaler, sociale tilbud, praktiserende læger og administration. 110 leveringsadresser i Region Midtjylland, når adresserne for de praktiserende læger ikke medregnes. På driftsenhederne vil der være flere brugere og leveringsadresser. Navnlig på hospitalerne vil der være mange brugere, hvor en bruger f.eks. kan være et hospitalsafsnit. Regionslageret skal pakke varerne efter de enkelte brugeres bestilling og levere efter et fastlagt bestillings- og leveringskoncept jf. afsnit 5. Der vil være omkring 2200 brugere i regionen, når de praktiserende læger ikke medregnes. Der er cirka 680 leveringsadresser for praktiserende læger, men leverancerne vil være væsentlig mindre i omfang og hyppighed.

1 Lagervarer er karakteriseret ved at Region Midtjylland fra centralt hold bestiller varer direkte ved vareleverandørerne for at blive leveret til og lagerført på regionslageret. Lagervarer plukkes og videredistribueres til brugerne i henhold til brugernes bestillinger til regionslageret. For et mindre antal af lagervarerne er der dog ikke nogen beholdning på regionslageret. Disse varer bestilles til regionslaget, når en bruger bestiller varen. Når varen bliver leveret til regionslageret, følger den dog det samme flow som øvrige lagervarer. 2 Skaffevarer er karakteriseret ved at Region Midtjyllands brugere bestiller varerne direkte ved vareleverandørerne, når der opstår et behov. Skaffevarer

følger det primære vareflow med vareleverandørens levering til regionslageret for logistikpartnerens videredistribution ud til brugernes leveringsadresse.


Side 6 af 44

Regionslageret sørger for transporten fra lageret til de enkelte adresser. Region Midtjylland sørger

for den interne distribution på de enkelte adresser.

2.2 Vareleverandører

Region Midtjylland indgår i et tæt samarbejde med vareleverandørerne om udvikling af vareforsyningen til gavn for vareleverandørerne, Logistikpartneren og Region Midtjylland. Region Midtjylland har i 2016 1.305 vareleverandører, hvoraf de 380 leverer lagervarer og 925 leverer skaffevarer. I tabel 1 er vareleverandørerne fordelt på størrelse på de to leverancetyper. Tabel 1. Antal vareleverandører af lagervarer og skaffevarer 2016 fordelt efter størrelse.

Det fremgår af tabel 1, at 45 vareleverandører står for 80 % af den samlede omsætning af lagervarer i 2016. Det er navnlig i forhold til denne gruppe, at Region Midtjylland planlægger at omlægge bestillingsmønsteret fra hyppige og mindre leverancer til større og færre leverancer. Omlægningen kommer på tale i mindre omfang i forhold til de øvrige vareleverandører. For skaffevarer fremgår det af tabel 1 at 66 vareleverandører står for tilsammen 80 % af den samlede omsætning. Region Midtjyllands arbejde med at standardisere varesortimentet vil reducere antallet af mindre vareleverandører.

2.3 Overordnet ansvars- og opgavedeling mellem Logistikpartner og Region Midtjylland

For Region Midtjylland vil Indkøb & Medicoteknik være det koordinerende bindeled mellem regionslageret og vareleverandørerne, samt mellem regionslageret og brugerne. Region Midtjylland bestiller og afholder udgiften for varer indkøbt til regionslageret. Varerne på regionslageret er derfor Region Midtjyllands ejendom. Region Midtjylland fastsætter hvilke varer og mængder, der skal være på regionslageret, og har ligeledes kontakten til vareleverandørerne i forbindelse med fejlleverancer, restordrer og returvarer samt kontakten med brugerne om bestillinger og leverancer.

Logistikpartneren skal drive et effektivt regionslager for Region Midtjylland og sikre, at varerne opbevares korrekt i forhold til kravene for de specifikke varetyper. Logistikpartneren varetager primært lagerrutiner i forbindelse med varemodtagelse, indlagring, pluk/pak, transport af varer til brugerne og afsendelse af returvarer til vareleverandører jf. afsnit 7.

Lagervarer Skaffevarer

Andel af samlet

omsætning Antal % Antal %

Leverandører, leverer samlet

80 % af omsætningen 45 12 66 7

Leverandører, leverer samlet

15 % af omsætningen 53 14 124 13

Leverandører,

leverer samlet 5 % af

omsætningen

282 74 733 79

I alt 380 100 925 100

Samlet omsætning i mio. kr. 600 - 250 -


Side 7 af 44

Logistikpartneren skal til enhver tid kunne afstemme og opgøre lagerværdien på regionslageret. Logistikpartneren er over for Region Midtjylland ansvarlig for svind, ukurans og beskadigelser af varer fra det tidspunkt varerne modtages på regionslageret til levering på leveringsadressen.

3 Dimensionering af regionslageret i model 1 og 2

De overordnede rammer for dimensioneringen af regionslageret beskrives i de følgende afsnit 3.1 - 3.4, og danner dermed grundlaget for Logistikpartnerens dimensionering af regionslageret i model 1. Region Midtjyllands foreløbige overvejelser for dimensionering af regionslageret i model 2 fremgår af afsnit 3.5. Der indgår en række data i beskrivelsen, som baserer sig på faktuelle opgørelser for 2016. Disse data søges korrigeret for strukturelle ændringer i Region Midtjyllands organisering af vareforsyningen:

Omfattende hospitalsbyggerier færdiggøres for størstedelen i perioden 2018 – 2020:

Aarhus Universitetshospital samles i Skejby, og 3 sygehusmatrikler på Tage Hansens Gade, Nr. Brogade og Risskov fraflyttes.

Hospitalsenheden Vest samles i Gødstrup, og sygehusmatriklen i Holstebro samt det meste af sygehusmatriklen i Herning fraflyttes.

Regionshospitalerne i Viborg, Silkeborg, Horsens og Randers ombygges.

Hospitalslagre på de enkelte sygehusmatrikler lukkes

Alle afdelinger på hospitalerne skal fra 2019/2020 modtage leverancer fra regionslageret.

Sociale tilbud, praktiserende læger og administrationen har for størstedelen modtaget varer direkte fra vareleverandørerne. Fra 2019/2020 skal de modtage leverancer fra regionslageret.

Standardisering af varesortiment, så alle driftsenheder bruger samme vare til løsning af samme opgave.

De fremskrevne tal for 2019 viser, jf. de nedenstående tabeller i afsnit 3.2 - 3.4, hvilken retning Region Midtjylland forventer tallene bevæger sig i, men skal alene anses som vejledende estimater, som kan variere i op- og nedadgående retning. Hertil kommer at sundhedsområdet generelt er i konstant forandring. Ny teknologi, nye behandlinger og samarbejde med andre regioner ændrer løbende på Region Midtjyllands organisering og vareforsyning.

3.1 Regionslagerets indretning

Regionslageret skal indrettes med følgende områder:

Varemodtagelse: Her modtages lagervarer og skaffevarer.

Område til skaffevarer: Her afventer forsendelserne næste transport til

leveringsadresserne.

Bufferlager: Her opbevares alle sterile varer, rene varer og almindelige varer indtil de

flyttes til plukkelager.

Der skal etableres 3 plukkelagre3:

3 Der er hygiejnemæssige forskellige krav til opbevaringen til sterile varer, rene varer og almindelige lagervarer. Definitionen af de forskellige typer af varer

og krav til hygiejne fremgår af kontraktbilag 2c. Krav til indretning af lagerbygningen, herunder sterilrum og rum til rene varer fremgår af afsnit 4.


Side 8 af 44

Sterilt plukkelager: Her opbevares og plukkes anbrudte sterile varer. Varerne lagres

til plukning på hylder og kan ligeledes lagres i lagerautomater. I tilknytning til det

sterile plukkelager etableres et Q-rum, hvor sterile varer kan ompakkes fra et niveau

til et andet niveau.

Rent plukkelager: Her opbevares og plukkes anbrudte rene varer. Varerne lagres til

plukning på hylder og lagerautomater.

Almindeligt plukkelager: Her opbevares og plukkes varer, hvor der ikke er særlige

krav til hygiejne. Det almindelige plukkelager indrettes i bufferlageret.

Brandfarlige væsker: Område til brandfarlige varer, som indrettes med plukkelager og

bufferlager.

Pak- og forsendelsesområde: Varer som er plukket fra de forskellige lagerområder

konsolideres til forsendelse til brugerne

Modtagelse og vask af rullebure: Der skal afsættes plads til modtagelse af rullebure samt

etableres faciliteter, der muliggør vask af rullebure4.

3.2 Fordeling af plukkepladser

I 2016 har de nuværende decentrale hospitalslagre i Region Midtjylland håndteret omkring 8.200 forskellige lagervarer og haft omkring 12.000 forskellige plukkepladser. Der er flere plukkepladser end varenumre, fordi samme vare skal plukkes på forskellige emballageniveauer. Region Midtjylland arbejder med standardisering af varesortimentet. Dermed nedbringes antallet af forskellige varer og behovet for forskellige plukkepladser betydeligt. Der er herudover mulighed for at justere på antallet af lagervarer ved at tilpasse fordelingen mellem skaffevarer og lagervarer. Tabel 2 viser de vejledende tal for 2019 for antal forskellige varenumre og antal forskellige plukkepladser.

Tabel 2. Antal forskellige varenumre og forskellige plukkepladser,

opgjort i 2016 og vejledende for 2019

Forskellige

varenumre

Forskellige

plukkepladser

Opgørelse 2016 8.200 12.000

Tilpasning ved varestandardisering

og fordelingen mellem

skaffevarer og lagervarer

-2.800 -5.000

Vejledende for 2019 5.400 7.000

4 Rullebure er små rullebure, der bruges af hospitalerne til intern transport af varer mellem afdelinger. Regionslageret skal pakke varerne til brugerne på

hospitalerne i rullebure, jf. beskrivelse i afsnit 7.5.


Side 9 af 44

Tabel 3 viser en vejledende fordeling af plukkepladser på lagerområde og type af plukkeplads. Tabel 3. Antal plukkepladser fordelt på type af lager og type af plukkeplads

Type lager Type

plukkeplads Vejledende 2019

Sterilt plukkelager

Hylder

Automater

700

2.100

Rent plukkelager

Hylder

Automater

300

400

Almindeligt plukkelager

Paller

Hylder

Automater

565

250

2.615

Område til brandfarlige

væsker Hylder 70

I alt 7.000

Ved fordelingen af plukkepladser er der lagt vægt på følgende principper:

Udvælgelseskategori Paller Hylder

Automat

Størrelsen på den

enkelte vare >0,001 m3 <0,001 m3

<0,001 m3

Gennemsnitlig

størrelse pr.

plukkelinje

>0,03 m3 0,02-0,03 m3

<0,02 m3

Gennemsnitlig

omsætning pr. dag >0,1 m3 0,05-0,1 m3

<0,05 m3

Principperne bygger på følgende antagelser:

Størrelsen på den enkelte vare er vejledende for egnethed til de forskellige lagringsmetoder. Jo større volumen jo mere egnet er varen til pluk fra hylder eller paller og mindre egnet til pluk fra automat

Den gennemsnitlige størrelse pr. plukkelinje er vejledende for, om varen kan plukkes manuelt eller med truck. Jo større volumen pr. plukkelinje jo mere eget er varen til pluk fra hylder eller paller og mindre egnet til pluk fra automat


Side 10 af 44

Gennemsnitlig omsætning pr. dag er vejledende for hvor ofte varen plukkes, og i hvor høj grad der er behov for genopfyldning. Jo oftere der er behov for genopfyld, jo mere egnet er varen til pluk fra hylder eller paller og mindre egnet til pluk fra automat.

Region Midtjylland har ikke en samlet statistik, der viser størrelsen af regionens lagerførte varer. Fordelingen af varernes størrelse er foretaget ud fra beskrivende oplysninger i regionens indkøbssystem, ved besigtigelse af regionens nuværende hospitalslagre og stikprøver. Ud fra dette er der udarbejdet et skøn for 2016, som herefter korrigeres for effekt af varestandardisering. Ud over denne usikkerhed er der naturligt en flydende overgang for, hvornår det bedst kan betale sig at anvende de 3 typer af plukkepladser. Udover ovenstående fordeling af plukkepladser skal der etableres et område til bufferlager med en kapacitet til opbevaring af 4.000 paller, hvor af en kapacitet på 200 paller afsættes i et område for brandfarlige væsker.

3.3 Varemodtagelse af lager- og skaffevarer

Varerne til regionslageret leveres på paller og løse kolli. Omfanget af varemodtagelsen til Region Midtjyllands somatiske hospitaler er senest opgjort i 2015. Der er ikke opgørelser for varemodtagelser vedrørende sociale tilbud, sundhedshuse, praktiserende læger og administration. Tallene korrigeres for følgende skøn:

Standardisering af hospitalernes vareforsyning øger varemængden gennem regionslageret. Der skønnes, at antallet af paller med 1 varenummer og antal pakker med skaffevarer øges med 10 %. Antallet af paller eller kolli med flere varenumre forventes reduceret med 10 %, fordi der købes ind i større mængden.

Vareforsyningen til sociale tilbud, praktiserende læger og administration skal gå gennem regionslageret og øger varemængden. Det skønnes, at antallet af paller med 1 varenummer og antal pakker med skaffevarer øges med 10 %. Antallet af blandede paller og kolli skønnes uændret, fordi der anvendes samme varer som på hospitalerne.

Tabel 4 viser det vejledende omfang for varemodtagelse i 2019. Tabel 4. Vejledende skøn over varemodtagelse for lagervarer og skaffevarer

Antal paller til

lager med et

varenummer

Antal ordrelinjer

til lager vedr.

kolli og paller

med blandede

varer 1)

Antal pakker

med skaffevarer

2)

Opgørelse 2015

vedrørende hospitaler 15.400 49.500

44.000

Strukturelle ændringer

på hospitalerne 1.540 -4.950

4.400

Sociale tilbud,

læger og administration 1.540 0

4.400


Side 11 af 44

Vejledende 2019 18.480 44.550

52.800

1) Opgjort som antal forskellige varer (1 vare = 1 ordrelinje), der skal lagerføres, og som modtages i blandede kolli eller paller. Modtages f.eks. en blandet kolli med 3 varer, så tælles det som 3 ordrelinjer. Sociale tilbud, praktiserende læger og administration køber de samme varer som hospitalerne. Det må derfor forventes, at de større indkøb vil øge antallet af paller med 1 varenummer.

2) Opgjort som antal modtagne pakker (kolli), hvor der kan være en eller flere varer, men hvor pakken blot videresendes til bestillende afdeling

3.4 Regionslagerets forventede vareflow til brugerne

Regionslageret skønnes jf. afsnit 2.1 at skulle håndtere en årlig omsætning af varer på op til 850 mio. kr. Heraf forventes lagervarer at udgøre op til 600 mio. kr. og skaffevarerne op til 250 mio. kr. Omkring 3/4 af omsætningen vil være på patientnære varer, eksempelvis sårplejeprodukter, kanyler og kirurgiske instrumenter. Omkring 1/4 af omsætningen vil almindelige forbrugsvarer som eksempelvis kontorartikler, kolonialvarer og mindre elektriske artikler. En mindre del af omsætningen udgøres af brandfarlige væsker. Region Midtjyllands brugere sender ordrer til regionslageret om levering af lagervarer5. Den enkelte ordre indeholder typisk bestillinger af flere forskellige varer på lageret. Ordren vil være specificeret i plukkelinjer, hvor én plukkelinjen angiver det antal brugeren bestiller af ét bestemt varenummer. Ordrer om skaffevarer sender brugerne direkte til vareleverandøren. Vareleverandøren sender skaffevaren til regionslageret. Regionslageret pakker og distribuerer skaffevarerne til den enkelte bruger i henhold til bestillings- og leveringskoncept, jf. afsnit 5. Tabel 5 viser fordelingen af antal plukkelinjer af lagervarer og antal skaffevarer, der forventes at gå gennem regionslageret. De vejledende tal for 2019 er i tabel 5 justeret for:

I forbindelse med nyt hospitalsbyggeri i Region Midtjylland får de enkelte afdelinger eller afsnit mindre depotkapacitet. Tendensen vil gå i retning af mindre og hyppigere bestillinger af lagervarer. Endvidere må hospitalerne ved implementering af regionslageret ikke længere købe ind uden om den aftalte vareforsyning. Det skønnes, at det vil forøge aktiviteten på regionslageret med 20 %.

De nuværende decentrale hospitalslagre har ikke forsynet sociale tilbud, praktiserende læger og administration med lagervarer. Det skønnes, at det vil forøge lageraktiviteten med yderligere 10 %.

5 Region Midtjyllands brugere af regionslageret er entydigt defineret i regionens indkøbssystem. Der findes her de nødvendige oplysninger om brugerne og

leveringsadresserne.


Side 12 af 44

Tabel 5. Antal plukkelinjer på lagervarer og antal pakker på skaffevarer, opgjort i 2016 og vejledende for 2019.

Tal i 1.000 Antal pluk på

lagervarer

Antal ordrer på

skaffevarer

Opgørelse 2016

vedrørende hospitaler 1.132 45

Strukturelle ændringer på hospitalerne +20 %

226 4

Sociale tilbud, praktiserende

læger og administration +10 % 113 4

Vejledende for 2019 1.471 53

Tabel 6 viser antallet af plukkelinjer på lagervarer fordelt på lagertype.

Tabel 6. Fordeling af antal plukkelinjer på lagertype, opgjort i 2016 og vejledende for 2019.

Tal i 1.000 Opgørelse

2016

Forventede

ændringer

Vedledende

2019

Sterilt plukkelager

401

120

521

Rent plukkelager

123

37

160

Almindeligt

plukkelager

580

174

754

Brandfarlige væsker 28 8

36

I alt 1.132 339 1.471


Side 13 af 44

I tabel 7 er det vejledende antal plukkelinjer opdelt på type af plukkeplads.

Tabel 7. Vejledende fordeling af plukkelinjer på type af plukkeplads 2019.

Tal i 1.000 Paller Hylder

Lagerautomate

r

I alt

Sterilt plukkelager ………….. 181

340

521

Rent plukkelager …………. 53

107

160

Almindeligt

plukkelager 457 94

203

754

Brandfarlige væsker ………….. 36

…………..

36

I alt ………….. …………..

…………..

1.471

3.4.1 Dimensionering af rullebure til hospitalerne

Nedenstående oversigt viser Region Midtjyllands forudsætninger for det antal rullebure, der dagligt skal anvendes til transport fra regionslageret til hospitalerne. Tabel 8. Antal rulleburer, der skal transporteres fra regionslager til hospitalers leveringsadresse

Gennemsnit Minimum Maksimum

Antal plukkeordrelinjer og

ordrer på skaffevarer:

pr. år

pr. uge

pr. hverdag

1.471.000

28.250

6.575

1.471.000

25.425

5.250

1.471.000

31.075

7.850

Antal rullebure, der skal

transporteres:

pr. år

pr. uge

pr. hverdag

100.000

1.925

455

100.000

1.725

375

100.000

2.100

545

Antal plukkelinjer og

ordrer på skaffevarer pr.

rullebur pr. hverdag:

14,4 11,6 17,2

Det årlige antal plukkelinjer og antal skaffevarer for hospitalerne er forudsat til 1.471.000.


Side 14 af 44

I gennemsnit forudsættes 28.250 plukkelinjer og ordrer på skaffevarer om ugen. Der vil kunne imødeses en vis variation fra uge til uge. Der er her forudsat en variation på -/+ 10 % (lig med henholdsvis minimum og maksimum). Der forudsættes i gennemsnit 6.575 plukkelinjer og ordrer på skaffevarer pr. hverdag. Den daglige variation er forudsat til -/+ 20 % (lig med henholdsvis minimum og maksimum). Antal rullebure, der årligt skal transporteres fra regionslageret og til hospitalernes leveringsadresser er forudsat til 100.000. I gennemsnit vil det svare til 1.925 rullebure, der skal transporteres om ugen. Der er her forudsat en variation på -/+ 10 % (lig med henholdsvis minimum og maksimum). I gennemsnit vil det svare til 455 rullebure, der skal transporteres på en hverdag. Der er her forudsat en variation på -/+ 20 % (lig med henholdsvis minimum og maksimum). Tallene er omregnet til antal plukkelinjer og ordrer på skaffevarer pr. rullebur på en hverdag. I gennemsnit bliver der tale om 14,4 plukkelinjer og ordrer på skaffevarer pr. rullebur. Der er forudsat en variation på -/+ 20 %, svarende til antal plukkelinjer og ordrer på skaffevarer pr. rullebur på henholdsvis 11,6 og 17,2. Der skal afsættes den nødvendige lagerplads til rulleburer. Som angivet i tabel 8 forudsættes det, at der maksimalt skal transporteres 545 rullebure fra regionslageret til på en hverdag. Herudover påregnes en sikkerhedsmargin på 55 rulleburer. Regionslageret skal kunne opbevare minimum 600 rullebure. Herudover forventes det at der på hospitalerne vil være op til 900 rullebure i omløb. Det samlede behov for rullebure vil således være omkring 1.500 rullebure.

3.4.2 Dimensionering af transporter til øvrige brugere

Det forventes, at for følgende brugere: præhospitalet, sundhedshuse, sociale tilbud, praktiserende læger og administrationen, kan leverancerne sendes i kolli. Logistikpartneren har ansvaret for at fremskaffe materiale (papkasser) til forsendelse i kolli. Der kan være leverancer, som bedst håndteres med paller eller rullebure, f.eks. til administrative afdelinger placeret på samme leveringsadresse. Brugerne skal have mulighed for at få leverancer 1 gang om ugen i henhold til bestillings- og leveringkonceptet i afsnit 5. De fleste brugere vil ikke benytte sig af så hyppige leverancer, og der vil generelt være tale om leverancer i mindre mængder. Det forudsættes, at den enkelte bruger i gennemsnit skal have èn leverance hver 14. dag. Antallet af brugere uden for hospitalerne er primo 2017 opgjort til 835, jfr. tabel 11. Dette svarer til, at 415 brugere skal have leverance hver uge. Antallet af brugere er fordelt på færre adresser, jfr. tabel 11. Det forudsættes, at de 415 brugere er fordelt på 330 adresser.


Side 15 af 44

Tabel 9. Antal kolli, der skal transporteres fra regionslager til øvrige brugeres leveringsadresse

Gennemsnit Minimum Maksimum

Antal plukkeordrelinjer og

ordrer på skaffevarer:

pr. år

pr. uge

123.000

2.375

123.000

2.100

123.000

2.600

Antal kolli, der skal

transporteres:

pr. år

pr. uge

21.500

415

21.500

375

21.500

455

Antal plukkelinjer og ordrer på

skaffevarer pr. kolli 5,7 5,1 6,3

Det årlige antal plukkelinjer og antal skaffevarer for hospitalerne er forudsat til 123.000. I gennemsnit forudsættes 2.375 plukkelinjer og ordrer på skaffevarer om ugen. Der vil kunne imødeses en vis variation fra uge til uge. Der er her forudsat en variation på -/+ 10 % (lig med henholdsvis minimum og maksimum).

Antal kolli, der årligt skal transporteres fra regionslageret og til brugernes leveringsadresser er forudsat til 21.500. I gennemsnit vil det svare 415 kolli, der skal transporteres om ugen. Der er her forudsat en variation på -/+ 10 % (lig med henholdsvis minimum og maksimum).

3.5 Returflow til regionslageret

Region Midtjylland har i 2016 haft 1600 antal plukkelinjer som returforsendelser af lagerførte varer. Der er enten tale om fejl og mangler i tidligere bestillinger fra brugerne og som derfor returneres til regionslageret, eller der er tale om reklamationer mod vareleverandørerne og hvor varen skal returneres til vareleverandøren.


Side 16 af 44

3.6 Regions Midtjyllands dimensionering af regionslageret i model 2

Som det fremgår af Det beskrivende dokument afsnit 1.3 overvejer Region Midtjylland to forskellige modeller for investering og drift af lagerbygningen og –udstyr, og fordele og ulemper ved disse to modeller er et væsentligt dialogpunkt. I det følgende beskrives Region Midtjyllands foreløbige overvejelser, hvis det er model 2 som bliver gennemført. Det er Region Midtjyllands udgangspunkt, at et regionslager på 6.000 m2 og en frihøjde på 12 meter er en tilfredsstillende ramme for etablering af et regionslager. I figur 2. er der vist en skitse for, hvordan et regionslager kan indrettes. Figur 2. Illustration af indretning af regionslageret.


Side 17 af 44

Fordelingen af lagerarealet til de enkelte rum er vist i tabel 10.

Tabel 10. Skønsmæssig fordeling af regionslagerets bygningsareal.

Lagerområde

Antal m2

Vejledende

Varemodtagelse 500

Almindeligt plukkelager og bufferlager 2.600

Sterilt lager 800

Q-rum 100

Rent lager 200

Brandfarlige væsker 100

Opbevaring af skaffevarer 250

Pakke- og forsendelsesområde 1.000

Opbevaring af rulleburer 400

Vask af rulleburer 50

I alt 6.000

Behov for arealer i plukkelagerne er vejledende og skønnet ud fra følgende overordnede vurderinger, idet der tages hensyn til døråbninger og lignende:

At en lagerautomat kan rumme 500-800 forskellige plukkepladser. Én lagerautomat inklusiv arbejdsplads fylder cirka 20 m2.

at der skal være 4 lagerautomater i det sterile plukkelager, og afsættes 80 m2

at der i det rene plukkelager skal være 1 lagerautomat, og afsættes 20 m2

at der i det almindelige plukkelager skal være 5 lagerautomater, og afsættes 100 m2

At hyldepladser etableres i dobbeltsektioner, med en hyldedybde på 0,5 m og i en højde på 2 m. Der afsættes 1 m gangareal mellem 2 dobbeltsektioner.

At der i det sterile lager afsættes i gennemsnit 1 m3 hyldeplads pr. plukkeplads, og at arealbehovet er på 700 m2.


Side 18 af 44

At der i det rene lager afsættes i gennemsnit 1/2 m3 pr. plukkeplads, og at arealbehovet er på omkring 150 m2.

At der i det almindelige plukkelager afsættes i gennemsnit ½ m3 pr. plukkeplads, og at arealbehovet er på omkring 150 m2

At der i området med brandfarlige væsker afsættes i gennemsnit 1 m3 pr. plukkeplads, hvilket giver et arealbehov på 70 m2

At pallepladser etableres i dobbeltsektioner med en bredde på 1 m. Det forventes, at de fleste plukkepladser står i ét niveau, men der kan være mulighed for to niveauer for nogle varer. Der afsættes 2 m gangareal mellem 2 dobbeltsektioner. Én palle fylder 1 m2.

At der i det almindelige plukkelager er mulighed for at etablere 650 plukkepladser fra paller i et niveau.

I Region Midtjyllands foreløbige skitse indgår:

At personalefaciliteter som kontor, toilet, omklædning og frokoststue etableres oven på det sterile lager

At der er 7 tilkørselsramper til modtagelse af varer, hvoraf én reserveres skaffevarer og én reserveres brandfarlige væsker

At der er 5 frakørselsramper til forsendelser til diverse leveringsadresser

at der i det almindelige plukkelager og område til brandfarlige væsker indrettes et bufferlager, hvor der er mulighed for at opbevare op til 4.000 paller, hvor af 200 paller afsættes i området til med brandfarlige væsker.

4 Krav til lagerbygning og lagerindretning i model 1 og 2

I dette afsnit beskrives de tekniske krav til lagerbygning og lagerindretning som er gældende uanset om Region Midtjylland vælger model 1 eller model 2.

4.1 Krav til lagerbygning

Region Midtjyllands generelle krav til lagerbygningen er vist i nedenstående oversigt.

Oversigt over generelle krav til lagerbygningen Temperaturen må maksimalt være 24° C

Luftfugtigheden skal være under 70 % RH

Der må ikke være større temperaturudsving, med henvisning til dugpunktsberegning

Personale skal have adgang til hånddesinfektion i de enkelte lagerområder

4.2 Krav til lagerindretning

Regionslageret indrettes med område til varemodtagelse, område til skaffevarer, bufferlager, 3 forskellige plukkelagre, pak- og forsendelsesområde, modtagelse og vask af rulleburer samt personalefaciliteter, jfr. afsnit 3. Region Midtjylland generelle krav til indretning af de enkelte lagerrum eller lagerområder er vist i nedenstående oversigt.


Side 19 af 44

Oversigt over generelle krav for indretning af de enkelte lagerrum eller lagerområder

Alle varer skal opbevares minimum 140 mm over gulvniveau.

Herudover er der specifikke krav til indretning af Q-rum, de 3 plukkelagre, kølerum og rum til vask af rulleburer i henhold til følgende: Q-rum:

Q-rummet etableres som lukket rum, hvor det er muligt at ompakke sterile varer og rene varer fra et emballeringsniveau til et andet emballeringsniveau, jfr. beskrivelsen i kontraktbilag 2c. Hygiejnekoncept.

Rummet fungerer som sluse til det sterile plukkelager.

Sterilt plukkelager:

Det sterile plukkelager anvendes kun til opbevaring af anbrudte sterile varer (N2 eller N1 niveau, jfr. kontraktbilag 2c).

Etableres som lukket rum.

Vinduerne skal være forseglede.

Døre skal være tætsluttende og selvlukkende.

Der skal være et overtryk på 20 Pa i forhold til omkringliggende rum.

Produkter må ikke udsættes for direkte solpåvirkning.

Rent plukkelager:

Det rene plukkelager anvendes kun til opbevaring af anbrudte rene varer (inderemballage, jfr. kontraktbilag 2c)

Etableres som lukket rum.

Almindeligt plukkelager:

Opbevaring af alle varer, som ikke er anbrudte sterile varer eller rene varer i inderemballage.

Lagerområde til brandfarlige væsker:

Brandfarlige væsker skal opbevares efter beredskabsstyrelsens bekendtgørelse om brandfarlige og brændbare væsker nr. 1639 af 6. december 2016 for lagerafsnit med over 10.000 og højest 100.000 oplagsenheder.


Side 20 af 44

Vaskerum:

Der skal være et vaskeområde til vask af rullebure, med afløb/rist og rindende vand.

5 Bestillings- og leveringskoncept

Regionslageret skal sikre, at alle regionens brugere får korrekte leverancer til tiden. Bestillings- og leveringskoncepterne baserer sig på forskellige typer af planlagte bestillinger af lagervarer samt akutte bestillinger af lagervarer. De skaffevarer der går via regionslageret leveres sammen med de planlagte bestillinger.

5.1 Planlagte leverancer

Bestilling med hverdag-til-hverdag-levering Der skal kunne bestilles med hverdag-til-hverdag-levering. Dette betyder, at varerne bestilles på hverdag 1 inden kl. 10.00 og leveres på hverdag 2, inden for det aftalte leveringstidsrum, jf. figur 3. Figur 3. Hverdag-til-hverdag-levering

Der vil være brugere, hvor fire ugentlige leverancer er tilstrækkeligt. Dette ændrer ikke princippet om, at varerne bestilles hverdag 1 inden kl. 10 og leveres hverdag 2 inden for det aftalte tidsrum. Bestilling med tre faste ugentlige leveringsdage Der skal kunne foretages bestillinger med tre faste ugentlige leveringsdage. Dette betyder, at varerne bestilles senest kl. 17.00 to hverdage før de to faste ugentlige leveringsdage, hvor de leveres inden for det aftalte leveringstidsrum, jf. figur 4. Figur 4. Tre ugentlige leverancer


Side 21 af 44

Bestilling med to faste ugentlige leveringsdage Der skal kunne foretages bestillinger med to faste ugentlige leveringsdage. Dette betyder, at varerne bestilles senest kl. 17.00 to hverdage før de to faste ugentlige leveringsdage, hvor de leveres inden for det aftalte leveringstidsrum, jf. figur 5. Figur 5. To ugentlige leverancer

Eller

Bestilling med én fast ugentlig leveringsdag Der skal kunne foretages bestillinger med én fast ugentlige leveringsdag. Dette betyder, at varerne bestilles senest kl. 17.00 to hverdage før den faste ugentlige leveringsdag, hvor de leveres inden for det aftalte leveringstidsrum jf. figur 6. Figur 6. En ugentlig leverance

Der samarbejdes med logistikpartneren om at tilrettelægge bestillingsmønsteret, så

regionslagerets opgaver bliver hensigtsmæssigt fordelt hen over ugen.

I forbindelse med skæve helligdage tilrettelægges bestillinger og leverancer på følgende måde:


Side 22 af 44

Hvis ugedagen for bestilling er en skæv helligdag, skal bestillingen afgives den første

forudgående hverdag

Hvis ugedagen for leverance er en skæv helligdag, så rykkes dagen for levering til den

første efterfølgende hverdag

Hvis der er mere end fire skæve helligdage, juleaftensdag, lørdag og søndag i træk skal der

kunne foretages bestillinger og leverancer på den mellemliggende lørdag. Denne situation

indtræffer hvert år til påske og for nogle år i forbindelse med jul, hvis juleaftensdag falder på

en mandag eller onsdag.

5.2 Akutbestillinger

Regionslageret skal i åbningstiden kunne modtage akutte bestillinger fra brugerne på lagervarer, som skal kunne plukkes og pakkes inden for en time. Ligeledes skal der kunne modtages akutte bestillinger på skaffevarer som skal kunne være klar til afhentning indenfor en time. Region Midtjylland afhenter pakken på regionslageret, og transporterer den til brugeren.

5.3 Skaffevarer

Ordrer på skaffevarer sender brugerne direkte til Region Midtjyllands vareleverandører, til levering på regionslageret. Regionslageret sender varerne videre sammen med de planlagte leverancer. For hospitalerne pakkes skaffevarerne sammen med lagervarerne til den enkelte bruger, hvis brugeren har fast leverance dagen efter modtagelse af skaffevaren. De skaffevarer, der skal leveres til brugere, som ikke har en fast leverance dagen efter modtagelse af skaffevaren, sendes samlet til leveringsadressen for det enkelte hospital. For alle andre brugere sendes skaffevaren til brugeren med den næste faste leverance.


Side 23 af 44

5.4 Levering til brugere i Region Midtjylland

Region Midtjylland har 9 driftsenheder og en fælles administration. Den enkelte driftsenhed kan have flere leveringsadresser. De enkelte driftsenheder og på de enkelte leveringsadresser vil der typisk være mange brugere (f.eks. afsnit på et hospital), som vil bestille varer via regionslageret. Tabel 11 viser for hver driftsenhed det antal leveringsadresser og det tidsrum, hvor regionslageret skal levere pakkerne på adressen. Tabel 11. Antal leveringsadresser og leveringstidsrum for regionslageret

Tabel 12 viser antallet af brugere for de enkelte driftsenheder, fordelt på typer af planlagte bestillinger.

Driftsenheder Antal

leveringsadresser Leveringstidsrum

Aarhus Universitetshospital 4

Hverdage i et fast

leveringsvindue på 2

timer i tidsrummet kl.

21.00 til kl. 4.00.

Hospitalsenhed Vest 3

Hverdage i et fast

leveringsvindue på 2

timer i tidsrummet kl.

21.00 til kl. 4.00.

Hospitalsenhed Midt 5 Hverdage mellem kl.

21.00 til kl. 6.00.

Hospitalsenhed

Horsens 4

Hverdage mellem kl.

21.00 til kl. 6.00.

Regionshospital

Randers 3

Hverdage mellem kl.

21.00 til kl. 6.00.

Præhospitalet,

sundhedshuse mv. 28

Hverdage mellem kl.

7 og 15

Sociale tilbud 60 Hverdage mellem kl.

7 og 18

Praktiserende læger 680 Hverdage mellem kl.

8 og 15

Administration 6 Hele døgnet


Side 24 af 44

Tabel 12. Antal brugere fordelt på område og typer af planlagte leverancer.

Planlagte leverancer Antal brugere

Aarhus

Universitetshospital

Alle hverdage/4 hverdage

2-3 gange pr. uge

1 gang pr. uge

280

337

900

Hospitalsenhed Vest


2-3 gange pr. uge

1 gang pr. uge

68

62

62

Hospitalsenhed Midt


2-3 gange pr. uge

1 gang pr. uge

12

15

223

Hospitalsenhed

Horsens


2-3 gange pr. uge

1 gang pr. uge

18

19

19

Regionshospital

Randers


2-3 gange pr. uge

1 gang pr. uge

20

71

24

Præhospitalet,

sundhedshuse mv. 1 gang pr. uge 33

Sociale tilbud 1 gang pr. uge 110

Praktiserende læger 1 gang pr. uge 680

Administration 1 gang pr. uge 27


Side 25 af 44

Tallene i tabel 12 er opgjort på baggrund af regionens organisering i 2016. Bemærkninger til opgørelserne:

Antal leveringsadresser ændres løbende: De største aftagere af varer er de somatiske hospitaler. Som følge af nyt hospitalsbyggeri vil antallet af leveringsadresser på Aarhus Universitetshospital og Hospitalsenhed Vest blive reduceret de kommende år.

De mindste aftagere af varer er praktiserende læger og sociale tilbud, hvor antallet af leveringsadresser ændres hyppigere, men der sker næppe større forskydninger i niveauet i de kommende år.

Antal brugere: Tallet er opgjort skønsmæssigt på baggrund af den nuværende organisering. Der vil forekomme løbende ændringer i antallet.

Planlagte bestillinger: Fordelingen af brugerne mellem de tre typer af bestillinger på hospitalerne er vurderet ud fra et skøn. Navnlig ved ibrugtagning af nyt hospitalsbyggeri, kan der komme ændringer i fordelingen.

For de praktiserende læger og sociale tilbud forventes det, at der vil være mange uger, hvor der ikke er behov for leverance til den enkelte leveringsadresse.

5.4.1 Transport til leveringsadresser

Regionslageret sørger for transporten af varer fra lageret til de enkelte leveringsadresser. Til hospitalernes hovedadresser, er der behov for vareleverancer på alle hverdage. Til de øvrige brugere (sundhedshuse, sociale tilbud, praktiserende læger og administration) leveres ugentligt. Tabel 13 viser en overordnet beskrivelse af regionslagerets transportopgave. Herudover er kravene til distribution beskrevet i afsnit 7.6.


Side 26 af 44

Tabel 13. Leveringsadresser og planlagte leverancer fra regionslageret 6

Antal adresser

Planlagte leverancer

Aarhus Universitetshospital

Aarhus Universitetshospital

Skejby

Alle hverdage

Hospitalsenhed Vest 7

Regionshospitalet Gødstrup

Regionshospitalet Herning

Regionshospitalet Lemvig

Alle hverdage

Hospitalsenhed Midt

Regionshospitalet Skive

Regionshospitalet Hammel

Neurocenter

Regionshospitalet Silkeborg

Regionshospitalet Viborg

Psykiatrien, Viborg

Alle hverdage

Hospitalsenhed

Horsens

Regionshospital Horsens (to adresser til samme matrikel)

Alle hverdage

Regionshospital

Randers Regionshospitalet Randers Alle hverdage

Præhospitalet,

sundhedshuse mv. 28 adresser fordelt i regionen 1 gang pr. uge

Sociale tilbud 60 adresser fordelt i regionen 1 gang pr. uge

Praktiserende læger 680 adresser fordelt i

regionen 1 gang pr. uge

Administration 6 adresser fordelt i regionen 1 gang pr. uge

6 Psykiatriens leveringsadresser er fra 2019 sammenfaldende med de somatiske hospitalers, med undtagelse af psykiatrien i Viborg. 7 Fra januar 2020 forventes det, at Regionshospitalet Holstebro lukkes ned og samles med størstedelen af aktiviteterne fra Regionshospitalet Herning i

Gødstrup. Enkelte aktiviteter bibeholdes dog i Herning, hvor der fortsat skal leveres dagligt.


Side 27 af 44

6 Transportmateriel

For hospitalerne skal leverancerne til brugerne pakkes på rullebure. Formålet er at sikre, at hospitalet har let adgang til at transportere leverancerne fra rampen og til de enkelte brugere på hospitalet. For regionslagerets øvrige brugere er det ikke afgørende, om leverancerne sendes i kolli, på paller eller i rullebure. Region Midtjylland ønsker en option på leje af rulleburer til hospitalerne, hvor det er Logistikpartnerens ansvar at stille rullebure til rådighed for Region Midtjylland i nødvendigt omfang for kontraktens udførelse samt foretage nødvendig vedligeholdelse og rengøring af rulleburene. Kravene til optionen fremgår af pkt. 6.1. Region Midtjylland kan såfremt at optionen ikke udnyttes vælge selv at indkøbe rulleburerne og stille dem til rådighed i nødvendigt omfang for kontraktens udførelse. Region Midtjylland har i så fald ansvaret for vedligeholdelse og nyanskaffelser, i mens Logistikpartneren vil have ansvaret for rengøringen af rulleburerne. Kravene til rengøring fremgår af pkt. 6.2.

6.1 Krav til option på leje af rulleburer til hospitalerne

Rulleburerene skal kunne anvendes til både transport med en AGV ("Automated Guided Vehicle") samt kunne transporteres i vogntog. Rulleburene skal derfor som udgangspunkt kunne opfylde følgende krav:

At undervognens ydermål (bredde x længde) er på 800x1200 mm.

At rulleburets højde er 1.700 mm.

At undervognen har 4 store hjul med kontrastyring på alle hjul.

At rulleburene har næsehjul, således at de er lette at manøvrere rundt med og kan trækkes med håndkraft

At rulleburets overdel består af en ramme beklædt med trådnet og skal være udstyret med hylder, som ligeledes består af trådnet.

6.1.1 Vedligeholdelse og rengøring af rullebure ved anvendelse af optionen

Logistikpartneren skal have mulighed for at vedligeholde og rengøre rullebure. Det er Logistikpartnerens ansvar at vurdere og sikre at rulleburene er funktionsdygtige og er synligt rene inden de bliver anvendt til transporter.

6.2 Krav til rullebure til hospitalerne ved Region Midtjyllands anskaffelse

Ved Region Midtjyllands anskaffelse af rullebure til hospitalerne vil rulleburene skulle opfylde samme formål og krav som beskrevet under pkt. 6.1.

6.2.1 Rengøring af rullebure

Logistikpartneren skal have mulighed for at rengøre rullebure ved Region Midtjyllands anskaffelse. Det er Logistikpartnerens ansvar at vurdere og sikre at rulleburene er funktionsdygtige og er synligt rene inden de bliver anvendt til transporter.

7 Krav til lagerdrift

7.1 Åbningstid

Det forventes at Logistikpartnerens åbningstid er kl. 7.00-16.00 på hverdage, hvor der både kan træffes personale via e-mail og telefon.


Side 28 af 44

7.2 Varemodtagelse

Levering til logistikpartneren vil ske både i form af paller og løse kolli med såvel varevogne som større lastvogne. Alle Region Midtjyllands varer leveres af vareleverandører. Alle varer skal kunne varemodtages af Logistikpartneren på hverdage i tidsrummet kl. 7.00-16.00. Kontrol ved varemodtagelsen:

Lagervarer: Logistikpartneren skal foretage kontrol og fejlregistrering i varemodtagelsen såfremt at følgende ikke er overholdt ved leveringen lagervarer:

Forsendelsen skal være intakt, tør og uden skader.

Forsendelsen skal være i korrekt emballageform. o Sterile varer skal leveres i 3-lags emballage o Rene varer skal leveres i 2-lags emballage o Almindelige forbrugsvarer skal leveres i min. 1-lags emballage

Forsendelsen skal indeholde de korrekte varer samt mængde ( Det faktisk leverede skal tjekkes op imod følgesedlen og den tilsvarende ordre i Logistikpartnerens IT-system)

Forsendelsen skal indeholde følgeseddel med Region Midtjyllands indkøbsordrenummer samt være placeret udenpå yderste emballage

Ved Logistikpartnerens kontrol af om sterile varer, rene varer og almindelige varer holdes emballagemæssigt adskilt skal dette foretages i Q-området. Skaffevarer: Logistikpartneren skal foretage kontrol og fejlregistrering i varemodtagelsen såfremt at følgende ikke er overholdt ved leveringen af skaffevarer:

Forsendelsen skal være intakt, tør og uden skader.

Forsendelsen skal indeholde følgeseddel med Region Midtjyllands indkøbsordrenummer samt være placeret udenpå yderste emballage

Behandling af varer med fejlregistrering i varemodtagelsen I de tilfælde hvor der bliver konstateret en fejl af følgende typer skal varen fysisk udskilles fra øvrige varer, hvorefter der tages kontakt til Region Midtjylland for frigivelse til lager eller returnering til vareleverandøren: Lagervarer:

Emballage er ikke intakt

Sterile varer, rene varer og almindelige varer er ikke holdt adskilt og optræder i samme emballage

Varen er ikke leveret i de korrekte emballeringsformer

Varen stemmer ikke overnes med vareleverandørens referencenummer eller Region Midtjyllands indkøbsordre.

Varen er ikke korrekt eller der er leveret for meget

Skaffevarer:

Emballage er ikke intakt

Region Midtjylland skal kontaktes samme dag, som fejlen konstateres, for videre behandling.


Side 29 af 44

Varemodtagelse i IT-system Varemodtagelsen skal registreres elektronisk i Logistikpartnerens IT-system. For lagervarer med udløbsdato og/eller lot-nummer skal dette registreres ved varemodtagelsen i Logistikpartnerens IT-system. Hvis der konstateres fejl eller mangler, registreres disse elektronisk i Logistikpartnerens IT-system umiddelbart efter at fejlen er konstateret, og skal dokumenteres i form af en beskrivelse og fotografi.

7.3 Indlagring af varer

Alle leverancer med lagervarer som kommer inden kl. 14.00 i varemodtagelsen skal kunne indlagres samme arbejdsdag. Såfremt at der kommer leverancer med lagervarer efter kl. 14.00 skal disse kunne indlagres inden næste arbejdsdag kl. 10.00. Hvis lagervaren er i restordre, så skal denne dog kunne frigives til pluk samme arbejdsdag som leverancen er ankommet i varemodtagelsen. Indlagring af lagervarer skal kunne foretages i henhold til følgende:

Lagervarer, som skal opbevares i N-3 emballage (sterile varer) eller yderemballage (usterile/rene varer), skal kunne indlagres direkte i bufferområdet. ADR-varer skal kunne indlagres direkte i plukkeområdet til brandfarlige varer.

Lagervarer, som skal opbevares i N-1 emballage eller N-2 emballage (sterile varer) i det sterile plukkelager, skal efter varemodtagelse udpakkes i Q-området eller tilsvarende rum i tilknytning til det sterile plukkelager, således at varernes kvalitet ikke forringes under udpakningen. Herefter skal varerne kunne indlagres direkte på det sterile plukkelager.

Lagervarer som opbevares i inderemballage i det rene plukkeslager skal efter varemodtagelse kunne udpakkes direkte på det rene plukkelager.

Almindelige varer som opbevares i 1-lags emballage skal kunne indlagres i det almindelige plukkelager

Indlagring af skaffevarer Alle leverancer med skaffevarer skal efter varemodtagelse opbevares i skaffevareområdet til videre distribution.

7.4 Plukkeprincip for lagervarer

Logistikpartneren skal kunne plukke og pakke henholdsvis lagerførte varer fra de forskellige plukkelagre samt skaffevarer fra skaffevareområdet. Plukning af varer skal enten foretages efter FIFO-princippet (First In, First Out) med respekt for levering i hele kolli eller efter FEFO-princippet (First Expired, First Out). FEFO-princippet skal anvendes hvor varerne styres ved udløbsdato og LOT-nummer, mens FIFO-princippet skal anvendes for øvrige varer. Region Midtjylland har ansvaret for at fastlægge hvilke varer som følger hvilket princip.


Side 30 af 44

7.5 Mærkning, pakning og konsolidering

Logistikpartneren skal, udover at følge nedenstående krav, følge kravene til proceduren for registrering af sporbarhedsdata i pkt. 8 ved mærkning, pakning og konsolidering af varer. Mærkning og pakning af lagervarer til distribution – generelle krav til alle driftsenheder Pakning: Rene/usterile varer skal pakkes til levering i yderemballage, og sterile varer skal pakkes i N-3 emballage. Selve pakningen af rene/usterile varer skal foretages på det rene plukkelager, i mens pakning af sterile varer skal foretages i det sterile plukkelager. Almindelige forbrugsvarer kan pakkes i minimum 1-lags emballage, hvor selve pakningen skal foretages i det almindelige plukkelager. Rene/usterile varer og sterile varer skal pakkes i papkasser. Leverancer samles i rullebure, på paller eller i kolli. Pakningen skal som udgangspunkt udføres med den bedst mulige pladsudnyttelse i rullebure/på paller, således at der pakkes færrest mulige rullebure/paller pr. leverance. Palleleverancer må forventes i meget begrænset omfang til driftsenhederne, i de tilfælde hvor bestillingen fra brugeren er i hele paller. Det vil sige at hvis leverancen er på en hel palle skal Logistikpartneren ikke ompakke pallen til rullebure eller kolli. Mærkning, pakning og konsolidering af lagervarer til distribution til hospitaler Mærkning: Alle rullebure skal være mærket med brugerens navn, adresse og bestillingsnummer samt oplysninger vedrørende interne ruter på leveringsadresserne. Det skal være muligt at undersøge, hvor forsendelsen skal hen og hvad der er i den, uden brug af scanner eller anden form for elektronik. Se afsnit 8 for nærmere beskrivelse af sporbarhed. For hver bestilling påhæftes følgesedlen en af de pakkede kolli eller rullebur til den respektive bruger, således at følgesedlen er synlig for modtageren. Hvis der er varer til flere bestillere i samme rullebur, skal dette være afmærket på det pågældende bur. Pakning: Leverancer skal som udgangspunkt samles i rullebure, men kan i de tilfælde hvor leveringen passer på en hel palle forekomme. Pakningen skal som udgangspunkt udføres med den bedst mulige pladsudnyttelse i rullebure/på paller, således at der pakkes færrest mulige rullebure/paller pr. leveringsadresse. Konsolidering af brugere: Logistikpartneren skal kunne konsolidere forsendelser til enten en bruger pr. rullebur eller til flere brugere på samme rullebure. Hvor der ønskes konsolidering af forsendelser til flere brugere på samme rullebur og hvor varerne til én bruger kan være på én hylde på ét rullebur, skal varerne konsolideres med varer til andre brugere i samme rullebur. Der må dog ikke være leverancer til flere brugere på samme hylde. Der må ligeledes kun være varer til én matrikel og til én rute internt på hospitalerne pr. rullebur. Rangering: Varerne som leveres i rulleburene skal umiddelbart videredistribueres fra den lokale varemodtagelse til brugerne, hvorfor de skal rangeres i henhold til den af Region Midtjylland angivne interne rute på hospitalerne.


Side 31 af 44

Dette gælder både varerne fra lagerplukningen og fra cross-dockingen af skaffevarerne. Mærkning, pakning af lagervarer til distribution til øvrige driftsenheder Mærkning: Alle kolli skal være mærket med brugeren navn, adresse og bestillingsnummer. For hver bestilling påhæftes følgesedlen en af de pakkede kolli til den respektive bruger, således at følgesedlen er synlig for modtageren. Pakning: Leverancer skal som udgangspunkt samles i kolli, men kan i de tilfælde hvor leveringen passer på en hel palle forekomme. Mærkning og pakning af skaffevarer til distribution Mærkning: Alle udgående kolli og rullebure skal være mærket med modtageroplysninger. Konsolidering: Sammen med ovennævnte lagervarebestillinger leveres også skaffevarer, som brugerne har ordret direkte hos RM’s vareleverandører, men som leveres og varemodtages hos Logistikpartneren til videre forsendelse til leveringsadresserne. Skaffevarer, som ankommer i løbet af dagen, skal sorteres på brugerniveau og skal – såfremt det er muligt - leveres med de lagervarer, der plukkes til brugerne. Hospitaler: Hvis der er leverance af lagervarer til den pågældende bruger den efterfølgende dag, konsolideres skaffevarerne med lagervarerne i rulleburene til brugeren. Hvis der ikke er leverance til den pågældende modtager den efterfølgende dag, samles skaffevarerne i et eller flere samlebure til leveringsadressen, og leveres samme eller efterfølgende dag. Øvrige brugere: Skaffevarerne konsolideres med lagervarerne i næste leverance til brugeren.

7.6 Distribution

Distributionsydelser Leverancerne skal distribueres til driftsenhedernes leveringsadresser af Logistikpartneren og i henhold til bestillings- og leveringskoncepterne under pkt.5. Nogle af leveringsadresserne skal påregnes at være ubemandede, og Logistikpartneren skal derfor kunne håndtere ordninger med nøgler/adgangskort og alarmer. Logistikpartneren hæfter og er ansvarlig for de udleverede kort/nøgler, og har meldepligt i tilfælde af bortkomst. Leveringsadresserne har varierede afleveringsforhold og Logistikpartnerens transportmiddel skal være forsynet med udstyr, så der kan udføres af- og pålæsning ved egen hjælp. Ved anvendelse af Region Midtjyllands læsseudstyr sker dette på Logistikpartnerens ansvar. Det er Logistikpartnerens opgave at følge de lokale anvisninger med hensyn til placering og opmarcheringsrækkefølge af rullebure, og medtage rullebure og returvarer. Øvrige krav til distributionsydelsen Logistikpartneren er ansvarlig for, at varerne er forsvarligt sikret under distributionen frem til aflevering på leveringsadressen. Hvis der ved levering eller under distribution konstateres/sker


Side 32 af 44

skader på varerne, skal dette meddeles den lokale varemodtagelse umiddelbart efter at det bliver opdaget. En procedure til oplysning om skadet gods udarbejdes af Logistikpartneren og Region Midtjylland i implementeringsfasen. Det er endvidere et krav, at Logistikpartneren giver den/de modtagende varemodtagelse(r) information ved forsinkelser i distributionen, som hindrer leverancen i at stå klar til den aftalte deadline. Samkørsel af varer med varer til andre af Logistikpartnerens kunder er tilladt, såfremt hygiejne-niveauet fastholdes og kvaliteten af Region Midtjyllands varer, emballage og transportmateriel ikke forringes.

Det er et krav, at chauffører, supportere og andre af Logistikpartnerens medarbejdere, der har direkte kontakt til Region Midtjylland, kan gøre sig forståelig på dansk både mundtlig og skriftlig. Miljø Region Midtjylland prioriterer grøn omstilling højt, og er med i Partnerskab for Offentlige Grønne Indkøb (POGI), hvorfor Region Midtjylland stiller krav til Logistikpartneren om at have en miljømæssigt bæredygtig vognpark som opfylder følgende krav:

Nyindkøbte person- og varebiler skal som minimum overholde euronorm 5.

Nyindkøbte lastbiler skal som minimum opfylde de tekniske krav til euronorm 5 lastbiler.

7.7 Returflow

Logistikpartneren skal varetage returtransport til regionslageret af returvarer samt tomme rullebure. Desuden vil der være et flow af tryksager, der produceres af en enkelt bruger, hvor Logistikpartneren varetager transport fra brugeren til regionslaget, og herefter behandler tryksagerne som de øvrige varer på regionslageret. Logistikpartneren og Region Midtjylland skal udvikle administrative og fysiske arbejdsgange, som understøtter flow af returvarer. Løsningen skal integreres IT-mæssigt hos Logistikpartneren og Region Midtjylland. Med løsningen skal man kunne følge returvareleverancerne, således at varerne krediteres til rette kunde, eller der kan oplyses om kassation. Hospitalsenhederne pakker returvarer på rullebure, der opmarcheres af hospitalernes lokale serviceenheder i umiddelbart nærhed af det område, hvor varer afleveres i den lokale varemodtagelse. For øvrige brugere skal returvarerne mærkes og placeret på aftalte leverings- og afhentningssted/placering.

Ved ankomst til regionslageret har Logistikpartneren ansvar for:

Varemodtagelse og indlagring af returvarer, der kan genanvendes, såfremt varerne er intakte og tilstrækkeligt emballeret. Alternativt skal varerne kasseres. Se hygiejnekrav under Kontraktbilag 2c for kvalitetskrav til Returflow.

Håndtering af returvarer som ikke skal indlagres (skaffevarer) Udover returflow på brugernes initiativ, vil der forekomme tilbagekaldelser af produkter fra vareleverandører. Logistikpartneren skal i disse tilfælde plukke og pakke lagerbeholdningen til returnering til Region Midtjyllands vareleverandører, som vil forestå returdistributionen. Derudover skal Logistikpartneren understøtte returneringen af varer, som allerede er udleveret til Region Midtjyllands enheder.


Side 33 af 44

7.8 Sikkerhedsforhold

Faciliteter til varemodtagelse, lager samt distribution skal leve op til gældende brand- og sikkerhedsbestemmelser samt være tilstrækkeligt sikret mod tyveri og indbrud. Således skal Region Midtjyllands varer håndteres på en måde, så de opbevares aflåst eller under opsyn, mens varerne er under Logistikpartnerens ansvar.

7.9 Beredskabsplan

Region Midtjylland har en beredskabsplan for vareforsyningen i tilfælde af ekstraordinære situationer, f.eks store ulykker. Derfor vil det være nødvendigt, at Logistikpartneren oplyser flere kontaktpersoner og deres telefonnumre, så Region Midtjylland kan komme i kontakt med virksomheden uden for regionslagerets åbningstid. Logistikpartneren er ansvarlig for at levere og ajourføre en telefonliste med minimum fem medarbejdere, der har adgang til regionslageret, samt mulighed for at udlevere varer uden for regionslagerets åbningstid. Udlevering af varer til Region Midtjylland skal kunne ske hurtigst muligt efter aktivering. Der er ikke krav om en vagtordning, men Region Midtjylland vil ved aktivering af beredskabsplanen tage kontakt til én medarbejder på telefonlisten i prioriteret rækkefølge. En endelig procedure for aktivering af beredskabsplan aftales mellem Logistikpartneren og Region Midtjylland i forbindelse med implementering af kontrakten.


Side 34 af 44

8 Sporbarhedsløsning

Logistikpartneren skal kunne spore og dokumentere indholdet af en leverance til brugeren fra det tidspunkt varerne til leverancen er plukket og konsolideret på regionslageret til det tidspunkt leverancen er leveret på leveringsadressen. Specifikt for hospitalerne pakkes leverancerne i rullebure. Det skal kunne dokumenteres og spores, hvilke leverancer der er i hvilke rullebure. I de tilfælde hvor der i stedet for rullebure anvendes paller eller kolli, og hvor der er leverancer til flere brugere gælder tilsvarende princip. De registrerede data stilles til rådighed for Region Midtjylland. Princippet for sporbarhed for leverancer til hospitalerne er illustreret i figur 8. Figur 8. Sporbarhed for leverancer til hospitalerne

Ad 1. I Logistikpartnerens WMS system skal leverancer og rullebur registreres. Der skal være datasammenhæng mellem varer i den enkelte afdelingspakke og afdelingspakker i det enkelte rullebur. Registrering skal foretages i Logistikpartnerens IT-system, således at det er muligt at sende sporbarhedsdata til RM. Rullebure og transportmateriel skal være forsynet med en stregkode i et aftalt format. Herudover skal rullebure være forsynet med RFID tag.

2. Information sendes til RM-Indkøb når rulleburet er klar til forsendelse.

1. Rullebure og afdelingspakkede leverancer scannes sammen på regionslageret

3. Rullebure transporteres til aftalt leveringsadresse

4. Rullebur scannes gennem enten RFID port eller manuelt på matriklen


Side 35 af 44

AD 2. Sporbarhedsdata sendes til Region Midtjylland, når et rullebur er færdigpakket. Der gives herved en melding om, hvilke afdelingspakker der står klar på regionslageret til næste forsendelse. Sporbarhedsdata sendes via IT-integrationen mellem logstikpartnerens IT-system og Region Midtjyllands indkøbssystem. Ad 3. Hvis Logistikpartneren i forbindelse med transporten af varer fra regionslageret til Region Midtjyllands leverringsadresser indscanner leverancerne, skal information om status sendes til Region Midtjylland via IT integrationen. Ad 4. Logistikpartneren scanner rulleburene ved ankomst til hospitalsmatriklen. På nogle hospitaler vil det ske ved at transportmaterielet køres igennem en RFID port, som automatisk registrerer ankomsten, mens der på andre hospitaler skal foretages manual scanning af en stregkode. RFID eller stregkode er placeret ved rampen. Begge løsningsmodeller vil opdatere afleverede leverancer i Region Midtjyllands indkøbssystem. Hvis Logistikpartneren ønsker en tilbagemelding på at varerne er leveret på den enkelte leveringsadresse, kan det ske via IT integrationen.

9 IT løsning

Omdrejningspunktet for en effektiv og succesfuld drift for både Logistikpartneren og Region Midtjylland sker via en veludviklet IT integration. IT integrationen skal være med til at sikre at processer og datastrømme er så automatiserede som muligt. Region Midtjylland benytter et SAP-baseret system (RM-indkøb) til understøttelse af indkøbs- og logistikprocesserne. Forretningsprocesserne i den samlede logistikløsning og dermed i samarbejdet mellem Region Midtjylland og Logistikpartneren skal understøttes af RM-indkøb i sammenhæng med Logistikpartnerens Warehouse Management System (WMS). Integration Sammenhængen skal ske via en IT-integration, for så vidt angår data til brug for processerne omkring varemodtagelse af indkøbsordrer og udlevering af varer fra lageret. Figur 9: Princip for integration af RM-INDKØB og LP's WMS.

Region Midt ERP RM-

INDKØB

Integrations-

motor

Logistik Partner

WMS


Side 36 af 44

Region Midtjylland ejer integrationen (snitfladen) mod Logistikpartnerens WMS, hvilket er illustreret i Figur 2. Logistikpartneren skal i samarbejde med Region Midtjylland opsætte integrationsløsningen i Logistikpartnerens WMS. Region Midtjylland benytter sig af SAP Application Interface Framework (AIF) som integrationsmotor mod Logistikpartnerens WMS. Integrationer skal som udgangspunkt ske via XML snitflader. Logistikpartneren skal tillade og understøtte Region Midtjyllands valg af integration mellem RM-INDKØB og LP’s WMS, og er forpligtet til at deltage i alle aktiviteterne omkring udvikling, test, implementering og idriftsættelse af integration mod RM-INDKØB uden meromkostninger for Region Midtjylland. Generelle krav til løsningen:

Transaktioner mellem Region Midtjylland og Logistikpartneren skal som udgangspunkt overføres i realtid.

De beskrevne snitflader i kontraktbilag 2d, skal anses som grundlaget for IT integrationen. Det forventes dog , at en del processer først kan afklares endeligt i et samarbejde mellem Region Midtjylland og Logistikpartneren, når de endelige systemlandskaber er kendt.

Logistikpartneren er forpligtiget til at gemme transaktionsdata i kontraktperiodens løbetid

Logistikpartnerens WMS skal have en oppetid og tilgængelighed på min. 99 % jf. tabel 9.

Dette gælder ligeledes WMS’s snitflade mod RM-INDKØB. Den reelle oppetid og

tilgængelighed skal kunne dokumenteres.

Det skal være muligt fra Logistikpartnerens WMS at sætte overvågning op, således at det

overvåges, om der til stadighed er adgang til relevante data og systemer. Denne

overvågning skal kunne generere automatiske varsler via eksempelvis e-mail til forud

definerede postkasser i RM-IT for det, der er relevant for integrationen.

Logistikpartneren er ansvarlig for, at reagere på konstaterede fejl eller forseelser vedr. fejl.

Derudover er Logistikpartneren ansvarlig for, at orientere Region Midtjylland om fejl og

nedbrud, hvor det har eller forventes, at få indflydelse på Logistikpartnerens leverancer og

ydelser i forhold til Region Midtjylland.

Logistikpartneren skal, for at nedsætte fejlretningstiden, kunne gennemføre online/web-

møder bl.a. i forbindelse med afhjælpning af fejl.

Logistikpartneren skal levere data til brug ved kontrol af lagerbeholdninger på Region

Midtjyllands foranledning.

IT-sikkerhed og dataforbindelse Dataforbindelsen mellem Region Midtjylland og Logistikpartneren skal ske via en VPN-tunnel, hvor også sikkerheden styres. Dels ligger IP scoopet fast, og herudover krypteres datatrafikken i tunnelen. Logistikpartneren skal til en hver tid følge og implementere Logistikpartnerens IT-leverandørers sikkerhedsanbefalinger og opdateringer, ligesom antivirus programmel skal være opdateret. Bruger-id og passwords mv. skal være personlige og må ikke komme uvedkommende i hænde. Logistikpartneren skal levere revisionsspor på brugerniveau på specifikke transaktioner (jf. kontraktbilag 2d). Test af integrationen


Side 37 af 44

I forbindelse med udvikling af snitfladen testes, i det omfang Logistikpartneren og RM-IT finder nødvendigt. Begge parter er forpligtet til uden vederlag, at stille fagpersonale og IT-systemer, herunder testmiljøer, til rådighed i forbindelse med testen. Efter endt udvikling afholdes en acceptance test af snitfladen. Alle relevante transaktionsflows mellem RM-INDKØB og Logistikpartnerens WMS testes. Eventuelle fejl optages på en fejlliste og fejlrettelse igangsættes. Der aftales herefter ny acceptancetest. Først når alle transaktioner kan foretages uden fejl, betragtes acceptancetesten som gennemført. Testen skal som minimum inkludere en unit test og en performance test. Driftsprøve af snitflade Driftsprøven har til hensigt at dokumentere over tid, at snitflade og Logistikpartnerens WMS lever op til kontraktens krav til svartider og effektivitet. Driftsprøven strækker sig over mindst 10 arbejdsdage og kan igangsættes efter godkendt acceptancetest. Til formålet etableres et testmiljø, og der aftales et testscenarie med realistiske data. Ændringer af snitflade (efter idriftsættelse) Logistikpartneren skal etablere testmiljø/-systemer, og disse skal opretholdes (være vedvarende) i hele kontraktperioden. Hvis der i forbindelse med videreudvikling af samarbejdet forekommer omkostninger til videreudvikling af snitflader o. lign. afholder hver part egne omkostninger i den forbindelse. Begge parter forpligtiger hinanden til gensidige varsler ved væsentlige ændringer i henholdsvis RM-INDKØB og Logistikpartnerens WMS, såfremt det berører integrationen mellem begge parter. Varslet skal være på min. 60 dage. Logistikpartneren kan ikke uden Region Midtjyllands forudgående godkendelse foretage ændringer i Logistikpartnerens WMS hvis disse har betydning for funktionen af RM-Indkøb. Region Midtjyllands godkendelse af ændringer i Logistikpartnerens WMS vil i givet fald være betinget af, at Logistikpartneren afholder samtlige afledte nødvendige omkostninger til ændring i Region Midtjyllands RM-INDKØB. Region Midtjylland planlægger at opdatere SAP systemet ca. 1 gange årligt med supportpakker og Enhancement packages. Dokumentation Logistikpartneren skal dokumentere systemer, ændringer af systemer, IT-relaterede mål, fejl og fejlretninger. Data til omkostningsfordeling og opfølgning på slutkunde-niveau (fabriks-/costcenterniveau) skal gøres tilgængelige for Region Midtjylland (på månedsbasis/i forbindelse med fakturering af ydelser og ved statusmøder).


Side 38 af 44

10 Partnerskab

Der skal for både Logistikpartneren og Region Midtjylland være incitamenter til at udvikle regionslageret og de valgte logistikløsninger. Samarbejdet baseres på høj grad af tillid og åbenhed. Regionslageret er et centralt led i etablering af en effektiv forsyningskæde i Region Midtjylland. Region Midtjylland vil løbende have behov for ændringer i varesortimentet og samarbejdet med vareleverandørerne. Region Midtjyllands indkøb forventes ændret fra hyppige og mindre leverancer til færre og større leverancer. Dette stiller nye krav til planlægning af leverancerne, udnyttelse af regionslagerets bufferkapacitet og optimering af lagerdriften. Der vil løbende ske ændringer i Region Midtjyllands organisering. Telemedicinske løsninger flytter sundhedsopgaver fra hospitaler og ud til sundhedshuse, praktiserende læger eller patientens eget hjem. Der vil løbende være behov for justering af bestillings- og leveringskoncepterne. Der kan endvidere blive tale om, at regionslageret løser nye opgaver for Region Midtjylland f.eks. bringe sundhedsprodukter ud til patientens eget hjem. Der lægges vægt på et partnerskab, som har fokus på at øge produktiviteten, at sikre kvaliteten og ændre opgaveporteføljen, hvor det er hensigtsmæssigt. Det forventes, at der løbende i kontraktperioden i fællesskab udarbejdes et idekatalog over muligheder for at udvikle regionslageret og dets samspil med vareleverandørerne og brugerne. Det bemærkes, at der i afsnit 11 er en oversigt over de kvalitetsmål, som Region Midtjylland forudsætter at Logistikpartneren opfylder. Udviklingspulje Til udvikling af logistikløsningen for Region Midtjylland afsætter Region Midtjylland årligt op til 500.000 kr. til forsøg eller aktiviteter, der har til formål at øge effektiviteten eller kvaliteten af logistikløsningen samt udvikle og afprøve nye løsninger. Udmøntningen af udviklingspuljen aftales imellem parterne og kan dække aftalte udgifter hos Logistikpartneren såvel som hos Region Midtjylland. Øge produktiviteten Det forventes, at produktiviteten løbende kan øges ved ændringer i arbejdsgange, it-løsninger, automatisering af lagerdriften og tilrettelæggelse af forsyningskæden. Ændringer i aktiviteten påvirker produktiviteten. Der ønskes synlighed omkring omkostninger ved ændret aktivitetsniveau (marginalomkostninger). Som indikator på produktiviteten og udviklingen heri, ønsker Region Midtjylland løbende drøftelser af følgende nøgletal:

Måling af plukkeeffektivitet for de enkelte plukkelagre (steril lager, lager for rene varer samt lager for almindelige varer) og for de enkelte typer af opbevaring (paller, hylder og lagerautomater). Formålet er, at det løbende vurderes om der er produktivitetsgevinster ved justeringer af lagerdriften

Måling af lagerværdien og omsætningshastighed for de lagerførte varer opgøres løbende. Formålet er, at vurdere Region Midtjyllands indkøbsstrategi og undgå spild.


Side 39 af 44

Oppetid på Logistikpartnerens WMS system og Region Midtjyllands Indkøbssystem. Formålet er at sikre en optimal elektronisk håndtering af arbejdsgange.

Engangsomkostninger ved iværksættelse af tiltag, der øger produktiviteten, kan finansieres af udviklingspuljen efter aftale mellem parterne. Udvikle og sikre kvaliteten Brugernes forsyningssikkerhed er afgørende. Der lægges vægt på at varerne kommer frem til aftalt tid og i rette kvalitet. Der kan aftales anvendt midler fra udviklingspuljen til finansiering af tiltag, der udvikler og sikrer kvaliteten. Ønsker om afprøvning af nye løsninger Der kan løbende være ønsker om afprøvning af nye løsninger. Som eksempler kan nævnes:

udbringning af sundhedsprodukter til patientens eget hjem

udbygning af samarbejdet om lagerløsning med Region Midtjyllands hospitalsapotek

vurdere muligheden for at kølevarer går gennem regionslageret og ikke direkte til hospitalerne

samarbejde med MidtTransport om transportløsninger8

større strukturelle ændringer i organiseringen af sundhedsvæsenet i Region Midtjylland

ændringer i lagerførte varer på regionslageret ved, at der flyttes varer fra det sekundære flow til det primære eller omvendt, jfr. figur 1.

ændringer i strategien for forholdet mellem lagervarer og skaffevarer

Engangsomkostninger ved iværksættelse af tiltag til afprøvning af nye løsninger kan finansieres af udviklingspuljen efter aftale mellem parterne. Samarbejdsstruktur Der er behov for en løbende dialog mellem Logistikpartneren og Region Midtjylland. Det forventes, at Logistikpartneren indgår i et tæt samarbejde med Region Midtjylland. Samarbejdsstrukturen skal blandt andet tilgodese:

at der kan træffes hurtige ledelsesmæssige beslutninger hos Logistikpartneren såvel som af Region Midtjylland

at der løbende samarbejdes om udvikling af regionslageret og de valgte logistikløsninger

at det daglige operationelle samarbejde fungerer effektivt

at der er systematisk opfølgning på aftalte målsætninger og nøgletal

8 MidtTransport er ansvarlig for godts- og personaletransport i Region Midtjylland.


Side 40 af 44

11 Kvalitetsmål

Logistikpartneren skal løbende registrere og dokumentere sin performance i henhold til nedenstående kvalitetsmål. Logistikpartneren skal sende opfølgning på kvalitetsmål til Region Midtjylland senest 5 hverdage efter den angivne måleperiode. Herudover skal alle målingerne og dertilhørende datagrundlag skal være tilgængelig for Region Midtjylland ved forespørgsel. Region Midtjylland ønsker opfølgning på følgende kvalitetsmål: Tabel 14: Oversigt over kvalitetsmål med fokus på forsyningssikkerhed

Kvalitetsmål

Beskrivelse KPI

Varemodtagelse: Rettidighed

Andelen af ordrelinjer som er varemodtaget og registreret på lager samme arbejdsdag. Målemetode: Antal ordrelinjer som både er varemodtaget og registreret på lager samme arbejdsdag ift. det samlede antal ankomne ordrelinjer på dagen. Måleperiode: Månedlig Ansvarlig for opgørelse: Logistikpartner

>XX %

Pluk/pak: Kvalitet

Andelen af varelinjer på bestillinger, uden fejl og mangler ved levering til brugerne. Målemetode: Antal varelinjer uden fejl og mangler i forhold til det samlede antal bestilte varelinjer i måleperioden. Målingen afgrænses til hospitalerne. Desuden medregnes restordrer ikke som fejl/mangler i målingen. Måleperiode: Månedlig Ansvarlig for opgørelse: Region Midtjylland

< XX %

Distribution: Rettidighed

Andelen af leverancer der er leveret rettidigt til Region Midtjyllands leveringsadresser. Målemetode: Antal leverancer leveret rettidigt, i henhold til aftalte leveringsvinduer, i forhold til det samlede antal leverancer i måleperioden.

> XX %


Side 41 af 44

Måleperiode: Ugentlig Ansvarlig for opgørelse: Logistikpartner

Tabel 15: Oversigt over øvrige kvalitetsmål

Kvalitetsmål

Beskrivelse Mål

Lagerafvigelse: Kvalitet

Andelen af varenumre hvor lagerbeholdningen er korrigeret pga. lagerafvigelse mellem WMS og SAP. Målemetode: Antal varenumre som er lagerkorrigeret ved afstemningen af lagerbeholdningen i WMS og SAP i forhold til det gennemsnitlige antal varenumre på lager i måleperioden. Måleperiode: Månedlig

< XX %

Lageromsætningshastighed:

Antal gange lagret udskiftes pr. kvartal Målemetode: Følge udviklingen i varebeholdnings omsætningshastighed, vareforbrug pr. kvartal divideret med den gennemsnitlige værdi af varelager i perioden. Måleperiode: Opgøres per. rullende kvartal (Opgøres både total og pr. varer. )

Udvikling af plukkeeffektivitet:

Antal pluk pr. medarbejdertime (alle funktioner inkluderet) Målemetode: Antal af pluk fra paller, hylder og lagerautomat pr. time i gennemsnit Måleperiode: Gennemsnitberegning som måles på palle, hylde og lagerautomat en gang om måneden

Lagerværdi (lagerbinding):

Værdien af lagerbeholdning Målemetode: Værdien af varerne på lagret opgøres via WMS systemet.


Side 42 af 44

Måleperiode: Opgøres per. rullende kvartal

System oppetid på Logistikpartners WMS-system:

Andel af tilgængelighed i WMS systemet i åbningstiden, defineret som alle årets dage mellem 7.00-19.00 Målemetode: Andelen af oppetimer i åbningstiden ift. det samlede antal timer, hvor der måles på længden på down perioder. Måleperiode: Opgøres pr. halve år.

< XX %

Kvalitetsmål til udvikling

Reklamationsbehandlingstid

Fyldningsgrad på transportmateriel


Side 43 af 44

12 Implementering af kontrakten

Det er vigtigt for Region Midtjylland, at Logistikpartneren bidrager aktivt til en smidig og tilfredsstillende implementering. Der skal ved implementeringen først og fremmest lægges vægt på en sikker vareforsyning til Region Midtjyllands brugere. Implementeringsprocessen er et centralt element i etableringen af en god logistikløsning. Implementeringen defineres som det samlede forløb med følgende dele:

Forberedelse af implementering

Go live første leveringsadresser

Udrulning på øvrige leveringsadresser

Evaluering og projektafslutning Forberedelse af implementeringen: Forberedelsen af implementeringen indeholder en række planlægningsopgaver og test, herunder:

Fuld integration og test af it-løsninger

Plan for bemanding og uddannelse af medarbejdere i forbindelse med igangsætning af lagerdriften

Plan for opbygning af lagerbeholdningen

Forberedelse af service- og leveringskonceptet til brugerne Der etableres en projektorganisation mellem Logistikpartneren og Region Midtjylland. Det forudsættes, at begge parter deltager med ledelsesrepræsentanter og faglige nøgleperson i denne opgave. Projektorganisationen skal udarbejde en detailplan for de aktiviteter, der indgår i implementeringen. Region Midtjylland ser gerne, at Logistikpartneren afsætter tid til at opbygge detailkendskab til Region Midtjyllands arbejdsprocesser og varehåndtering på hospitalerne. Hospitalerne stiller logistikkompetencer til rådighed for arbejdet, herunder mulighed for oplæring af medarbejdere på regionslageret på de nuværende hospitalslagre, og som nedlægges i forbindelse med udrulningen af regionslageret. Projektorganisationen etableres umiddelbart efter indgåelse af kontrakt med den valgte Logistikpartner, og vil være fungerende indtil projektet evalueres og afsluttes. Go live første leveringsadresse Det forventes, at regionslageret kan påbegynde driften sommeren 2019. Den største opgave for implementering af lagerdriften ligger i forhold til Region Midtjyllands hospitaler. Der udvælges en hospitalsmatrikel, hvor service- og leveringskonceptet først udrulles. Valg af hospitalsmatrikel kan f.eks. være Randers eller Horsens, som begge rummer alle typer af hospitalsafdelinger, men er mindre i omfang end hospitalsmatriklerne i Aarhus, Viborg og Gødstrup. Implementeringen sker i tæt samarbejde med logistikfunktionen på den valgte hospitalsmatrikel. Udrulning på øvrige leveringsadresser Udrulningen til Region Midtjyllands øvrige leveringsadresser planlægges trinvis. Der er følgende overordnede prioritering af udrulningen:


Side 44 af 44

1) De 4 øvrige hospitaler udrulles trinvist ud fra følgende: i) Regionshospitalerne i Randers eller Horsens planlægges som pilotprojekt ii) Regionshospital Horsens eller Randers (ikke afgørende om det kommer før eller efter

punkt iii) og iv) iii) Regionshospitalerne i Viborg, Silkeborg, Skive, Hammel Neurocenter samt psykiatrien i

Viborg planlægges samlet (ikke afgørende om det kommer før eller efter punkt ii) eller iv)

iv) Aarhus Universitetshospital planlægges samlet (ikke afgørende om det kommer før eller efter punkt ii) eller iii)

v) Regionshospitalet Gødstrup, regionshospitalet Herning og regionshospitalet i Lemvig planlægges samlet og skal kunne påbegynde modtagelse af leverancer december 2019 eller januar 2020. Udrulningen skal koordineres med ibrugtagningen af det nye hospital i Gødstrup.

2) Der aftales en nærmere rækkefølge for implementeringen af leverancerne til Præhospitalet, sundhedshuse, sociale tilbud, praktiserende læger og administrationen. Hvis det er hensigtsmæssigt, er der ingen hindringer for at implementeringen kan foregå sideløbende med implementeringen på hospitaler.

Evaluering og projektafslutning: Det forudsættes, at udrulningen er fuldt gennemført senest juni 2020. Projektorganisationen afslutter herefter arbejdet med en evaluering af implementeringen. I evalueringen samles op på emner til idekataloget over muligheder for at udvikle regionslageret og dets samspil med vareleverandørerne og brugerne.

Documents

Kontraktbilag 2 Foreløbig kravspecifikation (dialoggrundlag)