Kopaş

Back Office (Merkez Ofis)Kullanım Dokümanı

06 Eylül 2015

Hazırlayanlar

Ad Soyad Organizasyon Fonksiyonu Eylem TarihiAbdullah Ezer 06.09.2015

Doküman Geçmişi

Güncelleme Tarihi

Güncellemeyi Yapan

Değişiklik Nedeni

06.09.2015 Abdullah Ezer İlk Versiyon07.09.2015 Abdullah Ezer Ekleme

İÇİNDEKİLER

İÇİNDEKİLER............................................................................................................................................................................................................................... 3

1. GİRİŞ..................................................................................................................................................................................................................................... 4

1.1. AMAÇ.................................................................................................................................................................................................. 41.2. HEDEF KİTLE......................................................................................................................................................................................... 4

2. BACK OFFİCE’E GİRİŞ...................................................................................................................................................................................................... 52.1. GİRİŞ EKRANI......................................................................................................................................................................................... 5

3. MÜŞTERİ YÖNETİMİ......................................................................................................................................................................................................... 63.1. MÜŞTERİ AÇMA....................................................................................................................................................................................... 63.2. MÜŞTERİ DÜZENLEME............................................................................................................................................................................ 10

4. SATIŞ YÖNETİMİ.............................................................................................................................................................................................................. 12

4.1. SATIŞ TEMSİLCİSİ AÇMA VE DÜZENLEME.................................................................................................................................................... 124.1.1 SATIŞ TEMSİLCİSİ DÜZENLEME.............................................................................................................................................................. 144.2 SİPARİŞ YÖNETİMİ.................................................................................................................................................................................. 15

1. GİRİŞ

1.1. AMAÇBu dokumanın amacı Kopaş distributorlerinde kullanılanılan Merkez Ofis yönetiminin, Focus platformu üzerindeki işleyişi ile ilgil detaylı bilgi vermektir.

1.2. HEDEF KİTLEBu doküman Kopaş’de operatorlerin Focus sistemi üzerindeki “Merkez Ofis Yönetimi süreciyle” ilgili detaylı bilgilendirilmek, süreç hakkında oluşabilecek soru işaretlerini gidermek amacıyla yazılmıştır.

2. BACK OFFİCE’E GİRİŞ

2.1. GİRİŞ EKRANI Back Office arayüzünden müşterilerimizi tanımlayarak, onlara ıskonto sağlayabilir, satış temsilcilerimizi düzenleyebilir,

kullanıcı şifremizle ilgili işlemler vb. işlemleri yapabiliyoruz. Giriş yapmak için http://kopas.bilgera.com.tr adresi üzerindeki “Focus Merkez Ofis Uygulaması” karşısındaki tıklayınıza

tıklanır.

Giriş yapıldıktan sonra karşımıza gelecek olan ekranda, bize verilmiş olan kullancı yetkilerine göre seçimler gelmektedir.

3. MÜŞTERİ YÖNETİMİ

3.1. MÜŞTERİ AÇMA Bilgera sistemine müşteri açmak için giriş ekranında bulunan müşteri sekmesinin altındaki “Müşteri Yönetimi” tıklanır. Ekrana

gelen pencerede en alta inerek “Yeni müşteri ekle” butonuna tıklanır.

Yeni Müşteri Ekle butonuna tıklandıktan sonra ekrana yeni bir sayfa gelir ve bu sayfada yeni eklenecek olan müşteriye ait bilgilerin girileceği alanlar mevcuttur.

Bu alanda dikkat edilmesi gereken nokta “Kırmızı” ile işaretli alanların zorunlu olarak doldurulması gerekmektedir. Bu alandaki doldurma işlemleri bittğinde müşteri ait fatura adresi için “Fatura Adresi” tıklanır, sonrasında sevk bilgilerinin bulunacağı “Sevkiyat

Adresi”ne gerekli bilgiler girilir. Sevkiyat Adresi üzerindeki “Adres Kodu” alanı sevk adresinin muhasebedeki kodudur. Doldurulması zorunludur. Eğer müşteri şube ise “Bağlı Olduğu Müşteri” tıklanarak daha önceden açılmış olan ana cari seçilerek cari açma işlemine devam edilir.

Müşteri açılışında dikkat edilmesi gereken bir diğer nokta ise müşteri dağıtım ve raporlama gruplarıdır.

Bu alanlar yeni açılan bir müşteride boş gelir ve seçilmesi zorunlu alanlardandır.

Dağıtım Grupları : Burada şuan için yalnızca Kopaş Dağıtım isimli grup bulunmaktadır. Bunun sebebi bu gruptaki ürünlerin (Tüm Kopaş Ürünleri) müşteri üzerinde gözükmesini sağlar.

Rapor Grupları : Rapor grupları sistem üzerindeki raporlarla işlevsel olarak önümüze çıkıyor, ancak burada dikkat etmemiz gereken konu anlaşmalı müşteriler. Rapor grupları altında “Fatura Altı %3-4-5-6” gibi tanımlar mevcut. Bu tanımlamalardan hangisini açılacak olan müşteriye seçersek, fatura keserken seçilmiş orandaki miktar kadar ıskonto uygulamaktadır sistem. Böylece hakediş hesaplamaları da doğru olarak çalışacaktır. Eğer müşteri anlaşmalı bir müşteri değil ise burada yapılması gereken bağlı olduğunuz “Distribütör”ün ismini seçerek kayıt işlemine devam etmeniz.

Belirtilen adımların hepsi başarıyla doldurulduktan sonra yine pencerenin en altında bulunan “Ekle” butonuna tıklayarak müşteri açma işlemini gerçekleştirebilirsiniz.

3.2. MÜŞTERİ DÜZENLEME Bilgera sisteminde müşteri düzenlemek için yine “Müşteri Yönetimi” sekmesine tıklanarak müşteri arama penceresine gelinir.

Burada turuncu renkli “Müşteri Arama” başlığı altında bulunan filtreler yardımıyla düzenleme yapılacak müşteriye ait bilinen bir bilgi (ERP kodu, ismi, vergi numaras, şehri vb.) doldurularak arama işlemini başlatmak için “Ara” butonuna tıklanır.

Daha sonrasında listenen müşterilerden hangisinde işlem yapmak istiyorsak bu müşterinin yanındaki “Gör” butonuna tıklayarak müşteri detaylarına erişebiliriz.

Gör butonuna tıkladıktan sonra karşımıza gelen ekran yeni müşteri girişi yaparken gelen ekran ile aynı, ancak bu defa seçili olan müşterinin bilgileri dolu bir şekilde gelmektedir. Bu alanlardaki gerekli düzenlemeyi yaptıktan sonra ekranın en altında bulunan “Güncelle” butonu ile müşteri düzenlemeyi tamamlayabiliriz.

Dikkat edilmesi gereken en önemli nokta ise ; Bir müşteri ana cari olarak sistemde kayıtlı ve bunu pasife almak istiyorsak, öncelikle o müşteriye ait bütün şube müşterileri de, ya pasif duruma getireceğiz yada başka bir ana cariye (Yeni cari kodu olabilir) atanmış olması gereklidir. Eğer bu adım takip edilmez ise müşterileri pasife almayla ilgili sistem uyarı verecektir.

4. SATIŞ YÖNETİMİ

4.1. SATIŞ TEMSİLCİSİ AÇMA VE DÜZENLEME Sistem üzerinde Satış Temsilcisi açmak için Satış altındaki “Satış Temsilcisi Yönetimi” tıklanır.

Ekrana gelen pencerede sistemde kayıtlı olan satış temsilcileri ve yine müşteri yönetim penceresinde olduğu gibi en altta satış temsilcisi açma seçeneği bulunmaktadır.

Sisteme yeni bir müşteri açmak için “Yeni Satış Temsilcisi Ekle” butonuna tıklanarak satış temsilcisi detaylarına ulaşılır. Aşağıdaki kutucuk içine alınmış alanların doldurulması zorunludur. Satıcı gruplarını da girdikten sonra en altta bulunan ekle

butonu ile satış temsilcisi sisteme başarıyla açılır.

4.1.1 SATIŞ TEMSİLCİSİ DÜZENLEME Sistem üzerinde mevcut olan bir satış temsilcisini güncellemek için yine satış temsilcisi yönetimi penceresinden düzenlenmek

isteyen satış temsilcisi aranır ve listenen kullanıcının yanındaki “Gör” butonuna tıklanır.

Ardından gelen pencerede ise yine yeni açılan bir satış temsilcisi arayüzünde olduğu gibidir. Burada gerekli düzenlemeleri yaptıktan sonra en altta bulunan güncelle butonuna tıklanarak kullanıcıya ait bilgiler güncellenir.

4.2 SİPARİŞ YÖNETİMİ Sipariş Yönetimi penceresine Satış sekmesi altından ulaşılır. Burası muhasebe programından gelmiş olan siparişleri, Focus

Engine üzerinden veya Web Sipariş Arayüzü üzerinden girişi yapılan siparişleri yalnızca görebileceğiniz alandır. Burada gözüken her sipariş Kopaş sisteminde mevcut anlamına gelmektedir.

Aşağıda sipariş yönetimi ekranı mevcut. Bu ekran üzerindeki sipariş ile ilgili bildiğimiz bilgiyi gerekli alana girerek siparişin sistemde var olup olmadığı kontrolünü gerçekleştirebiliriz. Bu ekranda herhangi bir iptal veya yeni kayıt girişi yapılamaz.

4.3 FATURA YÖNETİMİ Fatura Yönetimi penceresine Satış sekmesi altından ulaşılır. Burada sistemde kesmiş olduğunu faturaları görebilir, eğer

gerekiyorsa bu faturaları yeniden muhasebe programınıza gönderebilirsiniz. Burada bulunan her fatura Kopaş sisteminde ve raporlama sisteminde gözüküyor anlamına gelir. Burada herhangi bir fatura iptali gerçekleştiremezsiniz.

Sipariş yönetiminde olduğu gibi burada da faturalarınızı filtreler yardımıyla aratarak gerekli kontrolleri sağlayabilirsiniz.

4.4 ŞİFRE DEĞİŞTİRME Sistem üzerinde şifre değiştirmek için (Bu kullanıcınız ile giriş yapabildiğini bütün alanlardaki şifrelerin değişmesine sebep

olur) “Sistem” sekmesi altındaki “Şifre Değiştir” tıklanır.

Ekranda çıkan yeni pencere içerisinden yeni şifre girilerek, tanımlama işlemi tamamlanır.