korisnički priručnik ver. 0122022013

2

UVOD

DentaCOR je programski paket za vođenje privatnih ordinacija dentalne medicine ili vođenje privatnih pacijenata u

ugovornim ordinacijama.

Program omogoućuje definiranje korisničkih rola u slijedećim kategorijama:

• vlasnik

• liječnik

• sestra

• administrator

Svaka od tih rola omogućuje dostupnost određenim modulima. Na primjer liječnik koji je zaposlen u ordinaciji ne mora

imat uvid u financijske pokazatelje i izvješća, jednako tako administrator ili računovođa ne treba imati uvid u karton

pacijenta, dijagnoze i terapijske zahvate. Osim što se na taj način štiti privatnost i povjerljivost medicinskih podataka

omogućuje se vlasniku ordinacije jednostavnija i učinkovitija kontrola radnih procesa.

Ulazni prozor programa dentaCOR

Najvažnije mogućnosti programa obuhvaćene su u posebnim modulima.

Moduli su:

PACIJENTI - Osnovni je modul koji služi za menađment osnovnih i anamnestičkih podataka o pacijentima, dentalnih

kartona i upitnika o zdravlju.

KALENDAR - omogućuje jednostavno i pregledno naručivanje pacijenata u slobodnim terminima

3

FINANCIJE - Modul je koji omogućuje izdavanje računa, predračuna, i uplatnica temeljenih na podacima unesenim u

dentalnim kartonima. Taj modul ujedno je i fiskalna blagajna te cjenik.

MATERIJALNO POSLOVANJE - Omogućuje pregled potrošnje materijala prema vlastitim specifikacijama potrošnje.

KATALOZI - Definicija usluga koje ordinacija pruža te njenih parametara definirana se u ovom modulu. Jednom kada su

postavke usklađene sa Vašim željama i zahtjevima ovaj modul se rijetko koristi.

ADMINISTRACIJA - U ovom modulu definiraju se i mijenjaju postavke vezane uz ordinaciju, te specifičnosti vezane uz

postavke, računa, financijskog funkcioniranja ordinacije i sličnog. Također se rijetko rabi kada je uštiman.

U Postavkama moguće je promijeniti određene osobitosti samog programa.

Osnovni prozor programa dentaCOR

Navigacija u programu usmjerena je na klikanje po gumbima koji se pojavljuju i nestaju ovisno o kontekstu odnosno

dijelu porgrama u kojem se nalazite. Akcije koje ste posljednje poduzeli obićno je moguće poništiti ili izbrisati jednim

klikom na oznaku X koja se obično nalazi pored elementa na koji utječe.

Čitav program koncipiran je da je kretanje kroz njega omogućeno putem miša ili ekrana osjetljvog na dodir

neposredno uz pacijenta. Koncepija je ta da odabirom područja rada: zubi, čeljusti, usta ili pacijenta dolazi do

promjene kontekstualnih izbornika na desnoj strani koji Vam omogućuju da vrlo intuitivno odaberete dijagnozu

(status), terapijski postupak (proceduru) ili nadomjestak.

4

MODUL PACIJENTI

Osnovni je modul programskog paketa DentaCOR. Sadrži dva podmodula - KARTON PACIJENTA i PODACI O PACIJENTU.

Da bi bilo moguće otvoriti dentalni karton potrebno je prvo unijeti osnovne podatke o pacijenti. U tom modulu mogu

će također izmjeniti podatke za već posotojeće pacijente ili izbrisati pacijenta iz Vaše baze podataka.

Klikom na Novi pacijent ili Uredi podatake otvara se novi prozor sa nekoliko podprozora. Kako bi ste mogli snimiti

navedenog pacijenta u bazu potrebno je minimalno unijeti:

• Ime i prezime

• Jedinstveni identifikacijski broj (jedan od četri navedena - OIB, JMBG, broj osobne iskaznice ili broj

zdrastvenog osiguranja)

• Datum i godinu rođenja (izgled dentalnog kartona prilagođava se automatski očekivanom dentalnom statusu

kod djeci ili odraslih)

• Spol

5

Ostala polja i podprozori su opcionalni, no svakako preporučujemo da zabilježit barem i adresu te kontakt podatke.

Zadnji podprozor u ovom modulu je Upitnik o zdravlju po Svjetskoj stomatološkoj federaciji koji možete u izvornom

obliku preuzeti sa stranica Hrvatske komore dentalne medicine - WWW.HKDM.HR Moguće je unijeti više upitnika no

kao relevantni uzimaju se podaci sa zadnjeg unesenog upitnika. Podaci iz upitnika koji mogu biti bitni za pacijentovo

liječenje ujedno se pojavljuju i u prozoru Dentalni karton te su naglašeni crvenom bojom.

Kontakt podatke moguće je povezati i sinhronizirati sa bilo kojim gmail računom. No imajte na umu da je

sinhronizacija jednosmjerna odnosno da se uneseni podaci postavljaju iz baze na gmail račun, ali ne i obrnuto. Novi

podaci bit će uvijek prekopirani preko starih. Na taj način sve kontakt podatke Vaših pacijenata možete imati dostupne

na mobitelu ili tabletu.

Podmoduli i moduli zatvaraju se klikom na znak x u gornjem desnom uglu što Vas ujedno vraća na prethodni izbor.

Znak “_” u gornjem desnom uglu samo smanjuje navedeni prozor ostavljajući prethodne prozore otvorenima što

ponekad može biti zbunjujuće.

Ovo je jedini podmodul u našem programu koji zahtijeva korištenje tastature, iako je i u njemu moguć unos

informacija preko miša ili putem ekrana osjetljivog na dodir - ne preporučuje se!

PODMODUL KARTON PACIJENTA

U podmodulu Karton pacijenta provodit će te najviše vremena. Do željenog pacijenta moguće je doći klikom na slovo

abecede naknon otvaranja modula ili unosom nekoliko početnih slova imena ili prezimena traženog pacijenta.

6

Posljednjih 20 pacijenata prikazuju se na početnom zaslonu. Klikom na slovo pokazuju se pacijenti čije prezime počinje

na to slovo.

Dvostruki klik na odabranog pacijenta otvorit će njegov karton. Jednaki rezultat možemo dobiti klikom na pacijenta i

zatim još jednim klikom na gumb otvori karton.

Karton se sastoji od nekoliko cjelina. Lijevi gornji dio zauzima grafički prikaz zubi, te u pomoćnim karitcama čeljusti,

usta i pacijent. Ovisno o odabranoj kartici kontekstualni izbornici na desnoj strani se mijenjaju.

Iznad grafičkog prikaza nalazi se ime i prezime pacijenta te crveno istaknute oznake koje upozoravaju na bitne podatke

preuzete iz Upitnika o zdravlju. Klikom na crvenu oznaku dobivaju se detaljniji podaci o vrsti upozorenja.

Kontekstualni izbornici s desne strane sadrže 3 kartice.

KARTICA STATUS

Prikazuju se dijagnoze vezne uz strukturu (zub, čeljust ili regiju sluznice) prema međunarodnoj klasifikaciji bolesti.

Odabir određenog zuba, klikom na njega omogućava definiranje dijagnoze, npr. pulpitis ili karijes, što mijenja boju

pogođenog dijela zuba i sugerira vizualno što se sa zubom događa. Podatke o statusu možete također i vrijeme njihova

unosa ili izmjene možete vidjeti ako desnom tipkom kliknete na odabrani zub. Takav naćin gledanja ujedno omogućuje

i brisanje krivo unesenih statusa klikom na X pored takvog statusa.

7

Desnim klikom na svaki pojedini zub dobivamo povijest promjene statusa na tom zubu i mogućnost uklanjanja

pojedinog statusa (pritiskom na x).

KARTICA PROCEDURE

Procedure su zapravo terapijski postupci kontekstualno vezani uz grafički prikaz na lijevoj strani. Stratificirane su

prema šifraniku procedura HKDM uz manje izmjene koje je zahtijevala logička organizacja ovakvog programskog

paketa.

Klikom na zub, čeljust, regiju sluznice ili karticu pacijent otvara se izbornik koji Vam omogućuje da na logički intuitivan

način dođete do terapijskog postupka koji ste obavili. Nakon odabira željenog terapijskog postupka on se upisuje u

karton koji se nalazi ispod vizualnog prikaza. Upisuje se datum, zub, čeljust ili pordučje na kojem je zahtjev učinjen i

sama vrsta zahvata.

Princip odabira temelji se na principu grananja. Npr. odaberete granu kirurgija, zatim vam se otvaraju podgrane

vađenje, implantologiji i sl. Odabirom podgrane otvaraju se daljnje grančice npr. vađenje jednostavno, alveotomija i

sl... Kada se odabere posljednja grančica odabir je učinjen i upisuje se na gore opisan način. U svakom trenutku

moguće je vratiti se na početnu granu ili bilo koju od podgrana i grančica. Također je moguće poništiti kompletan

odabir prije nego što je dovršen klikom na znak X u donjem desnom uglu. Nakon što je odabir završen za unos drugih

procedura potrebno je ponovno odabrati željene zube, čeljusti ili regije sluznice.

8

Neki zahvati završavalju izradom nadomjeska, npr. preparacija za ispun završava izradom ispuna koji opet može bit

različit s obzirom na vrstu materijala, veličinu i sl.. Sve potrebne opcije postat će vidljeve korak nakon što odlučite za

jednu od mogućih solucija. Nakon odabira zadnjeg koraka u karton se upisuje i procedura i nadomjestak. Tako izrađen

nadomjestak obračunati će se tijekom slijedećeg izdavanja računa.

9

KARTICA NADOMJESTAK

U slučajevima kad pacijent već ima nadomjestke u ustima njih je moguće unijeti odabirom ponovno zuba, čeljusti ili

regije sluznice te zatim odabirom odgovarajuće kategorije nadomjeska po jednakim principima kao što sto smo to

učinili u prethodonom slučaju.

Nadomjesci uneseni u karton na ovaj način ne pojavljuju se u kartonu osim u vizualnom prikazu, a niti prilikom izrade

računa. Dakle, samo nadomjesci kojima prethodi procedura unose se kao pismena zabilježba i obračunavaju kad se

izdaje račun.

PLAN TERAPIJE

Desni donji ugao namijenjen je pomoćnim funkcijama modula Karton. Prva pomoćna funkcija su planovi terapije.

Klikom na nju otvara se nekoliko predloženih oznaka za planove koje je moguće definirati u postavkama. Odabirom

jedne oznake krećete u izradu plana terapije.

Planova terapije može biti više pa predlažemo da za svaki koristite posebnu oznaku. Ako postoji više planova s istom

oznakom u daljnji postupak uzimat će se samo posljednji.

Plan terapije možemo formirati na dva načina. Nakon otvaranja odabiremo procedure koje namjeravamo kod

dotičnog pacijenta učiniti. One se pokazuju ispod vizualnog prikaza. Postupak je istovjetan unosu procedura kada

radimo na pacijentu.

Drugi način je da kliknemo na nadomjestak i kada završimo s odabirom nadomjestka program nam nudi skupinu

procedura koje su obično vezane uz izradu tog nadomjestka. Npr. kad odaberemo metal-keramičku krunicu nakon

završetka odabira program nam kao zadnju grančicu nudi gumb “Izrada krunice” koji obuhvaća preparaciju zuba,

otisak, određivanje međučeljusnik odnosa itd.

10

Nakon što smo završili sa odabirom procedura i nadomjestaka OBAVEZNO je potrebno kliknuti na “Zatvori” plan

terapije. U tom trenutku sve uneseno se briše iz tekstualnog kartona i vizualnog prikaza te dobivamo situaciju kakvu

smo imali na početku prije unošenja plana terapije. Sve što smo radili jednostavno je ponovno vidjeti klikom na oznaku

plana npr. “Optimal”.

Planovi terapije nam služe kako bi smo se podsjetli što smo planirali raditi kod dotičnog pacijenta i također se iz njih

pomoću cjenika formiraju predračuni u modulu Financije.

MODUL KALENDAR

Omogućuje raspoređivanje i bilježenje pacijenata na jednoj ili više stomatoloških jedinica u okviru jedne ordinacije.

Klikom na navedeni termin moguće je dodati pacijenta koji se već nalazi u bazi unošenjem prvih nekoliko znakova

njegova imena ili prezimena. Za nove pacijente automatski je moguće iz kalendara otvoriti karticu za unos novog

pacijenta te unijeti njegove osnovne podatke.

Prikaz dan, tjedan ili mjesec mijenja se u gornjem desnom uglu.

Klikom na specifični termin otvara se posebna kartica u koju je moguće unijeti detalje za taj posjet.

MODUL FINANCIJE

U modulu Financije nalazi se nekoliko podmodula

• Računi

• Predračuni

• Cjenici

• Izvještaji

11

RAČUNI

Ovaj je modul namijenjen kreiranju i ispisu računa. Računi se formiraju na osovu terapijskih postupaka koje ste unijeli

u karton sukladno cjeniku koji je također dio ovoga modula.

Računi se formiraju prema stavkama unesenim u tekstualni dio kartona. Prilikom formiranja računa prvo moramo

odabrati pacijenta na način istovjetan onom pri otvaranju kartona. Zatim dobivamo prikaz svih stavki te njihovih

jediničnih cijena. U tom trenutku neke stavke moguće je izbaciti iz računa klikom na kućicu ispred njih i uklanjanjem

oznake potvrđeno.

Također je moguće unijeti rabate za pojedine ili sve stavke.

Račun je nakon toga potrebno Spremiti i ispisati. Za ispravan rad fiskalne blagajne nužno je da račun prvo bude

spremljen, a tek zatim ispisan. U suprotnom ispisani račun bit će samo informativan i bez oznaka fiskalizacije te neće

biti spremljen u bazu računalnog paketa dentaCOR

12

Osim računa u ovom podmodulu moguće je pogledati i potraživanja na osnovu obavljenih procedura za sve pacijente

za koje dugovanja nisu zatvorena te također pregledati već postojeće račune.

Nakon što je stavka izbačena iz računa ona se još uvijek nalazi i u kartonu i kao nenaplaćeno potraživanje. Nakon što

smo račun spremili moguće je izbrisati stavke koje ne mislimo naplatiti klikom na Brisanje potraživanja. Tada se one

brišu i iz kartona no moguće ih je privremeno vratiti pritiskom na kombinaciju tipaka Alt + Shift i A.

Osim računa kod gotovinskih uplata moguće je izdati i uplatnicu. Postupak je istovjetan izdavanju računa no sa

specifičnostima koje su vezane uz izdavanje uplatnica.

PODMODUL PREDRAČUNI

Njegova funkcija potpuno je identična podmodulu računi s jedinom razlikom što se podaci potrebni za formiranje

predračuna “vuku” iz planova terapija, a ne osnovnog kartona pacijenta.

13

KATALOZI

Modul katalozi sadrži kataloge terapijskih postupka - usluga, nadomjestaka i materijala koji se nalaze u bazi progama

Dentacor. U ovom modulu moguće je odabrati koji će se od svih navedenih postupaka pojavljivati u vašoj bazi

podataka, odnosno na taj način pojednostavniti sučelje programa.

Odabir željenih procedura obavlja se postavljanjem ili skidanjem kavačice ispred željenog postupka ili nadomjeska.

PODMODUL SKUPINE PROCEDURA

Podmodul definira i sadrži skupine procedura koje se upotrebljavaju tijekom izrade ponuda, odnosno predračuna.

Prisjetite se da ponude formiramo u podmodulu Karton pacijenta klikom na nadomjestak u tom trenutku program

nam nudi skupine procedura koje se nalaze u ovom podmodulu.

U Vašoj verziji softvera ne možete dodavati novu skupinu, ali možete mijenjati postojeće. Za dodavanje nove skupine

molim kontaktirajte nas na e-mail: dentacor@dentacor.net .

14

PODMODUL PROCEDURE

U ovom podmodulu odabirete terapijske postupke - procedure koje želite da se pojavljuju u Vašoj verziji ovog

programskog paketa. U svakom trenutku možete uključiti ili isključiti.

Terapijski postupci formirani su na uzoru na katalog postupaka dostupan u Hrvatskoj komori dentalnih medicinara.

Doduše neki od postupaka su osuvremenjeni i prilagođeni logici i načinu funkcioniranja ovog programskog paketa.

PODMODUL OPISI

U ovaj podmodul možete dodati opise materijala koji koristite. Npr. Ako od stakleno-ionomernih cementa koristite

proizvod A, proizvod B ili slične proizvode drugih proizvođaća unijet će te pod opis tih cemenata proizvod A, proizvod

B itd. Prilikom unosa materijala opis će se pojaviti u kartonu.

15

PODMODUL NAČIN PLAĆANJA

Podmodul sadrži mogućnosti plaćanja raspoložive u Vašoj ordinaciji. Također je moguće odabrati opciju koja se

preferira prilikom izdavanja računa (obično je to gotovina).

PODMODUL PLANOVI TERAPIJE

Ovdje definirate opisna imena planova terapije. Ona će se pojaviti nakon što u podmodulu Karton pacijenta kliknete

na Plan terapije.

16

MODUL ODJAVA

Kada zaposlenicima dodjelite vlastitu šifru program pamti kada su se u jednom danu prvi puta prijavili (dan se računa

od 00:00 do 23:59). Kada se odjavi zaposlenik ima još 15 min uračunatog vremena da napusti radno mjesto.

Na ovaj način moguće je voditi evidenciju radnog vremena zaposlenika što je i Vaša zakonska obveza.

Izvještaje o radnom vremenu naći ćete u modulu Financije, podmodulu Izvještaji.

MODUL ADMINISTRATOR

Služi za detakciju grešaka u radu programa. Običan korisnik nema potrebe koristiti ga osim ako ne dolazi do

pojavljivanja grešaka u programu.

MODUL POSTAVKE

Ovaj modul preporučama proučiti i podesiti odmah nakon instalacije programskog paketa. U njemu se definiraju svi

parametri Vaše ordinacije te neki od parametara potrebnih da bi ovaj softver adekvatno funkcionirao.

17

Ovaj modul dostupan je samo vlasniku ordinacije, odnosno prilikom logiranja korisnika koji je instalirao Dentacore.

Sastoji se od podmodula:

• Moj profil

• Ordinacija

• Korisnici

• Sinkronizacija podataka

U podmodulima Moj profil i Ordinacija definirate osnovne podatke o Vama i Vašoj ordinaciji.

U podmodulu Ordinacija također definirate da li ste u sustavu PDV-a. Postavljate slike - logo koji se pojavljuje na Vašim

računima te definiraju brojevi poslovnih računa. Definirate vrijednost boda HKDM i unosite certifikat za fiskalizaciju.

Upute za dodavanje certifikata za fiskalizaciju dostupne su posebnom priručniku.

PODMODUL KORISNICI

Ako u Vašoj ordinaciji imate više zaposlenih ili želite da pristup ovom programskom paketu imaju i Vaša medecinska

sestra ili računovođa, njihove korisničke račune i zaporke definirate u ovom podmodulu.

18

PODMODUL SINKRONIZACIJA PODATAKA

U ovom modulu definirate Vaš gmail račun koji će se sinhronizirat s Dentacor programskim paketom. Sinhronizacija je

jednosmjerna i po puš sistemu. Dakle možete pogledati sve kontakte unesene u Dentacor na način da povežete

adresar s gmail računom ili direktno pregledavanjem u gmail računu. Također je moguće u svakom trenutku online

pogledati zauzetost u Vašem kalendaru.