Kort om Effso

Effso utvecklar Inköpsorganisationer

• Hjälpa till med rekrytering

• Hyra ut resurskonsulter vid arbetstoppar

• Träna befintlig personal genom workshops

• Tillhandahålla en verktygslåda

• Står för inköp av indirekt material

Jobbar heltäckande men BARA inom INKÖP

Bra informationskanaler

måndag den 14 november

2011

3

Offentlig upphandling

www.konkurrensverket.se

Silf – Sveriges Inköp & Logistik Förbund

www.silf.se Studerandemedlem.

International Federation for Purchasing and Materials

Management www.ifpmm.org

Researching, Developing, Networking and Sharing

Innovation and Best Practice in Purchasing Transformation

Worldwide www.futurepurchasing.com

Andra intressanta sidor.

• CAPS www.capsresearch.org

• APICS www.apics.org

• CIPS www.cips.org

• ELA www.elalog.org

• IPSERA www.ipsera.org

• ISM www.ism.ws

måndag den 14 november

2011

4

Diverse information

• http://tools.effso.se/html/allmant.html

På Effsos hemsida finns ”Tools” där man kan hitta en hel del information om Inköp

Agenda

Introduktion

Inköps grunder

Inköps plats i distributionskedjan

måndag den 14 november

2011

6

Vad är inköp?

Exempel på definition:

”Inköp täcker alla aktiviteter som bidrar till att företaget mottar en

externfaktura”

måndag den 14 november

2011

7

måndag den 14 november

2011

8

Gustav Vasa som inköpare

”I kunglig nåd har jag låtit tillsäga Eder att utslå

tusen harneskpålar och tiotusen pilspetsar

Detta mitt påbud haven I ej förkommit!

Vid fara att till förnöjelse för Stockholms

borgerskap någon lämplig helgafton låta Edra

huvuden falla för yxan å Stortorget, tillsäger jag

Eder ånyo att rätta Eder efter mina önskningar”

Gustav Vasa till Kronobruket Kungshammaren vid Nora

på 1500-talet

Gustav Vasa (ca 1496-1520)

Kort historisk återblick

• The early years 1850-1900

– Utbyggnad av järnväg drev utveckling. Inköpsfunktion upprättas Rapporterar till VD

• Growth of Purchasing Fundamentals (1900 – 1939)

– Rutiner och processer – fokus på råmaterial

• The war years (1940 – 1946)

– Brist på material tydliggjorde inköpsfunktionens betydelse

• The quiet years (1947 – mid 1960s)

– Inköpsavdelning ett nödvändigt ont…..

– Ford inser dock betydelsen och inrättar analysavdelning

• Material Management (mid 1960s to mid 1970s)

– Planering, inköp och lager samorganiseras

– Leverantör på armlängds avstånd, prisfokus

måndag den 14 november

2011

9

Kort historisk återblick forts.

The global era (mid 1970s to 1999)

Ökad teknisk komplexitet – specialisering

Fokus på kärnverksamhet – outsourcing

Andel inköpt värde av total kostnader i företag ökar

Globalisering

Kundorderstyrd produktion & ökad betydelse av låg kapitalbindning

Mindre produktions batcher

Flera produktvarianter

Krav på kortare ledtider från leverantör

Koordinering av inköpsaktiviteter genom www.

Leverantörer och därmed inköpsfunktionen ökar i betydelse

Integrated Supply Chain Management (2000 - )

Inköpsfunktionen styr leverantörsnätverk

Inköpsstrategier starkt knutna till företags framgång

Närmare och öppnare samarbete med leverantörer

Fortsatt utveckling av möjligheterna via www.

måndag den 14 november

2011

10

Role of Procurement

• Sales is absolutely necessary for business

• Sales gives a profit opportunity

• Sales is in focus in most businesses

• Sales can also create problems and losses

• Sales increase means at best 10 % bottom line impact

• Procurement brings profit to business

Role of Procurement

A van Weele

• Cost (cost reduction)

• Value (end customer value creation)

• Risk (Risk Management)

Björn Axelsson

• Rationalization role (cost reduction)

• Developing role (end customer value creation)

• Structure role

(Impact on supplier market)

Funktioner som inköp arbetar med i en

större organisation.

måndag den 14 november

2011

15

Planering

Logistik

Marknad

Försäljning

Transport och skeppning

Produktion och lager

Ekonomi

Internleverantörer

Produktutveckling - mkt viktigt och ofta ett eftersatt område.

Kvalitet

Ledningsgrupp.

The purchasing process on two levels

Identification of

the need

Order

Receipt

invoice Pay

Receive

Functional specification

Draft and conclude

contract

Determine

Sourcing

strategy

Define

evaluation

criteria

Identify

potential

suppliers Select suppliers Invite bids

Evaluate bids

Negotiate

Repeat if needed

Roller

Taktiskt v/s strategiskt inköp

Tydliga begrepp inte etablerade

En tankemodell är att se på tidsfaktorn:

Operativt 0 - 0,5 år

Taktiskt 0,5 - 2 år

Strategiskt 2 år >

måndag den 14 november

2011

18

Three levels with focus on Total Cost. Who does what?

Objectives

Strategic

Process improvement

• Consider fundamental process

• Process re-engineering

• Major outsourcing issues.

Tactical

Focus on improvement suppliers

and contracts portfolio.

• Identification of major internal

and external cost drivers.

Operational

Managing of supplies and performance

measurement of suppliers.

• Suppliers feedback.

• Monitor performance.

• Supplier selection

• Volume allocation.

• Cost to product

allocation.

Passiv V/S Aktiv inköpsorganisation

Passiv (då)

• Väntar på att bli uppsökt av leverantörer och bli informerad om möjliga lösningar

• Alternativ presenteras och bedöms av inköpsenheten. Problemlösningarna utvecklas av leverantör enskilt. Inköp väljer från marknadens meny.

• Spenderar pengar. En dominerande strävan är att spara på utgifterna. Låga kostnader för inköpsenheten och minsta möjliga spendering eftersträvas.

• Övertygas av leverantören om att den erbjudna problemlösningen är bäst. Passivt genom ja eller nej på propåer.

måndag den 14 november

2011

20

Aktiv (nu)

• Söker själv upp leverantörer för att finna de bästa resurserna.

• Informerar om egna behov och önskemål och ”skapar” lösningar tillsammans med leverantörer.

• Skapar värden till gagn för företagets bästa. Kostnadseffektivitet är viktigt men också inslag av affärsutveckling.

• Övertygar leverantören om att företaget är en intressant partner med intressanta behov. En relation som kan vara stimulerande, lönsam och lärorik

Grunder sammanfattning

• Inköp hanterar relationerna med leverantörerna

• Leverantörerna levererar varor och eller tjänster

• Leverantörerna återfinns i ”Leverantörsreskontran” (ej LÖN eller SKATT)

• Inköp kan även definieras Avtal – Beställning

Grunder sammanfattning forts.

• Inköp omfattar 15 – 90 % av kostnadsmassan

• Inköps påverkan på resultatet varierar därför

• Inköp omfattar ibland hela ”Supply Chain” (att leda hela området från leverantörens leverantör till slutkund)

• Inköp organiseras på många olika sätt

• Ansvaret definieras i organisationen –det finns ingen allmängiltig definition

Definitions of the notions of purchasing, procurement and supply

I will not say that there are as many definitions as there are professors or associations but it seems like it!!

Definitions

SIS - Standard

• ”Att leda en mervärdesskapande Inköpsorganisation” (CWA-PUMA ; SIS-CWA 15896-1:2009)

• Inköp finns även berört i ISO 9001

Definitions Logistics

• Logistics - (business definition) Logistics is defined as a business planning framework for the management of material, service, information and capital flows. It includes the increasingly complex information, communication and control systems required in today's business environment. -- (Logistix Partners Oy, Helsinki, FI, 1996)

• Logistics - The procurement, maintenance, distribution, and replacement of personnel and materiel. -- (Websters Dictionary)

Procurement

Van Weele’s definition:

”The management of the company’s external resources in such a way that the supply of all goods, services, capabilities and knowledge which are necessary for running, maintaining and managing the company’s primary and support activities is secured at the most favorable conditions ”

25

Definition purchasing.

• Where procurement and supply processes are still developing, so are the definitions. Compared with that the definition of purchasing is more clear cut.

• It covers the six by now classic activities Specify, select, contract, order, monitor and aftercare.

• Differentiation in tactical- and operational purchasing. The cut is between contracting and ordering.

• Strategic purchasing. In essence part of procurement. Focus is on improvement of fundamental process, business proces reengineering and major outsourcing issues.

Semantics

• Buying

• Purchasing

• Procurement

• Supply Management

• Sourcing

• Category Management

• Logistics

• Material handling

• Transport

• Warehousing

• Supply Chain

• Value Chain

Supply Chain Management

• Professors of Logistics and Procurement claims to be Professors of SCM

• In books SCM sometimes is Logistics and sometimes Procurement

• Clear is that semantics are not clear

28

Definition of concepts

Source: Purchasing and SCM 5th ed. by A.J. Van Weele

Operational

Purchasing roles

Technical dimension •Determine specifications •Audit suppliers’ quality organisation •Value analysis •Quality Control •Supplier selection •Draw up contract

Logistical dimension •Optimisation of ordering policy •Order expediting and follow-up •Incoming inspection •Monitoring delivery reliability

Commercial dimension

•Supply market research •Supplier visits •Requests for quotations •Evaluate quotations •Negotiations with suppliers

Administrative dimension

•Order handling, expediting and filing •Checking supplier invoices •Checking payments to supplier

Purchasing function

Traditional time used compared with new roles

Price Negotiation

Market Testing via Competitive Quotes

Expediting Information and Parts Delivery

Quality Problems

Administration

Price Negotiation

Administration

Component Development Strategies

Supplier Strategies

Supplier Measurement and Improvement Activities

Cost Reduction and Cost Planning Activities

Tr

ad

itio

na

l R

ole

Ne

w R

ole

Ad

dit

ion

al

new

act

ivit

ies

% o

f B

uy

er’s

tim

e

100%

So

urc

e: P

eter

Hin

es,

Ca

rdif

f B

usi

nes

s S

cho

ol

Time Usage and Competencies Needed

Agreement process

Needs analysis process

Market analysis process

Supply process

Payment & Follow-up process

Generic Procurement process

33

Risker i the Supply Chain?

Supply Chain

The role of purchasing in the value chain

Commonalities and differences

Logistics

• From supplier to customer

• Products for the end customer

• Inbound and outbound

• Concepts and layouts

• Activity driven

Procurement

• From supplier to customer

• Products for the end customer

• Inbound

• MRO’s

• Investments

• Value driven (then as best)

35

Development in SCM

36

Development of Procurement

1960 – 2010 is Logarithmic!

Development of Logistics

1960 – 2010 is more step by step?

1970 - Capital rationalization

1990 - Pull replaces Push

Now - “everything is Logistic”

TRENDS in Procurement

Integration in the company business (Closer to business)

Procurement interacting with top management

Top Mgt – New insights and new demands

Interfere in the supplier markets

Proactive

Value creation

Purchasing (SCM) position and impact on business

SCM position

Bottom line impact

High Low

Low

High

Supply Chain

Logistics and Procurement

Two silos

One process

Different coverage

Fight or cooperation

Semantics

39

The way forward

Can Procurement and Logistics meet?

Obstacles:

Semantics

”Religion” (Stubborn people)

Solution:

Work together and learn from each other

40

Handelshögskolan - Procurement development and modern Procurement roles 41 2007-09-29

It’s a cross-functional team work!

42

Kraljic’s purchasing matrix for choice of strategy

Competitive procurement

Leverage items

Partnership

Strategic items

System agreement-

e-business solution

Standard items

Reliable supply -

search alternative

Bottleneck items

High

Low

Financial

impact

High Low Supply risk

Source: van Weele, Purchasing and Supply

Chain Management, 2002

Impact on Procurement

Context World Economic Development

Global Warming Political Development

Purchasing Policy

Cost Risk Value

Suppliers

Company

Policy CSR

Goals

Stakeholders

Customers

Values

Values

Goals

Goals

Culture

Culture

Behaviour

Behaviour

Supplier

markets

44

Total Cost of Ownership- TCO

• Sum of all cost connected with the procurement

• Including logistics, capital, warehousing

• Including maintaining, training

• One time cost and annual cost

• Scraping or waste cost

Cost of purchased goods

Labor Cost

Other costs

Revenue

Total Cost of sold products

Net income before depreciation

Interest- Income

Net profit after depreciation Profit

margin

ROI

Revenue Depreciation

Receivables

Revenue

Cash Fixed assets

Current assets

Capital employed

Store + GIP

Capital Turn over

+

+

+

+

+ +

-

-

x

CEO/CFO – Map DuPont model

Risk Management

• Supply • Economic • Quality • Legal • Business • Political • Currency rates • Image

• IPR • Persons – resources,

handling • Stake holders, Internal

& External • Strikes • Nature catastrophes • CSR • Crisis

From LOGY conference 2010

47

TREND

Regional production and distribution

Replaces

1 production site and global distribution

TRENDS in Procurement

1. Risk Management

2. CSR incl. “Global Warming”

3. Supplier development

4. Global perspective

5. Logistics integration

6. Low cost trade/sourcing (Best Cost)

7. Long AND short term views

8. Strategic approach