Русенски университет

„Ангел Кънчев”Гр. Русе

КУРСОВА РАБОТА

ТЕМА: „Управленска информационна система на фирма „Ейч Ес Ел” ООД

Учебна дисциплина: УИС

Изготвил: Васил Илиянов БанчевФак.№ 095110спец.Индустриален мениджмънт

Проверил:

Въведение

РУСЕ 2010

За ефективно изпълнение на курсовата работа е проучена и анализирана управленската информационна система на фирма „Ейч ЕС Ел”ООД. Разгледано е текущото информационно управление на предприятието, проблемите и недостатъците на УИС. Предложени са вариянти за подобряване на УИС. Изложената информация в курсовата задача е на база проведени разговори и събеседвания с персонала на фирмата от различни отдели, които ми предоставиха достъп до иформацията, с която работят (документи, система за информационно осигуряване, програмни продукти). Описано е мнението им за съществуващите информационни системи и проблемите които пораждат, и техните мнения за подобряване на информационното осигуряване. Изложени са и мои предложения за подобряване на информационните системи.

РУСЕ 2010

1. Кратка история за фирма „Ейч Ес Ел ” ООД

Специализираното предприятие за производство на газови, електрически, на твърдо гориво и комбинирани готварски и отоплителни печки, котлони, грилове с марка "ТЕРМА" е основано през 1965 година в гр. Тутракан. От начало като производител на отоплителни печки на твърдо гориво, а от 1967 година, в сътрудничество с италианската фирма "Фраба", усвоява и организира производството на фамилия готварски печки на газ и електричество. Мястото на производство е в гр. Тутракан, разположен на брега на река Дунав, на 60 км източно от гр. Русе. Продуктите с марка "ТЕРМА" са утвърдени на българския пазар в резултат на над 30-годишен опит и традиции в производството на газови готварски печки получили европейска сертификация. От 2002 година предприятието е преименувано от „Терма” на „Ейч Ес Ел”ООД и е част от структурата на "Datapark Group" със седалище Калифорния, САЩ . Производствената и административна дейност на фирмата се осъществява в град Тутракан. От 2002 г. фирма „Ейч Ес Ел ”ООД е сертифицирана по ISO 9001:2000 и цялостната й дейност спазва внедрената Система за управление на качеството (СУК).

Настоящият материал третира проблемите, свързани с оценката на компютърните информационни системи в „Ейч Ес Ел ”ООД . Проблемът с оценяването е съществен и от гледна точка на възможностите за избор на нови компютърни информационни системи.

2. Организационна структура

РУСЕ 2010

Като съвременно и модерно предприятие „Ейч Ес Ел ” ООД трябва да има и съвременна система, която да следи за управлението и подобряването на връзката между счетоводния отдел, административния отдел,производствения отдел, отделът по маркетинг и продажби, отделните складове

РУСЕ 2010

Собственик

Управител

Зам. Ръководител обособено производство

Контрольор по качеството

Счетоводство/Счетоводители-2; Л. Състав-1; отчетник пл.ведомости-1/

Охрана/Портиери-5/

Производство/Организатор пр. Планиране и координация-1/

Пласмент и снабдяване/контрольор запаси-1; експерт инж. И маркет-1; управител склад-1; шофьори-2/

Техник –механик, технолог (студена

обработка)-1

Поддръжка/Главен енергетик-1;Електромонтьор-1;Водач мотокар-1;Механик-1/

Производствен участък

/Р-л участък-1;Монтажник изделия от метал-10;Маш. оператор ст. прес метал-1Общ работник-1/

3. Видове документи и системи на управление и контрол

Вътрешната организация на работа във фирмата е регламентирана от съществуващата система на СУК. Спазват се всички оперативни документи, основни процедури, инструкции, правилници и др. Информацията в „Ейч Ес Ел ” може да разделим на входяща и изходяща.

ВХОДЯЩА ИНФОРМАЦИЯ:Писма, имейли, стационарен телефон, IP- телефон, факс.Имейлите се пазят в пощенската кутия на получателя, имат дата, номер, имената на изпращача и кратко описание на темата в имейла. Писмата и факсовете се завеждат от техническия сътрудник в дневник- имат входящ номер, записва още наименованието на подателя и адресанта на документа, както и вида на документа.

ИЗХОДЯЩА ИНФОРМАЦИЯ:Писма, стационарен телефон, IP- телефон, факсове, имейли-под текста на писмото, имейла и факса се записват имената на подготвилия текста, дата, номер и кратко описание на темата в имейла , разделени с наклонена черта. Официалният шрифт при писането на всички документи е ARIAL ,големина 12 ,стандартно междуредие, лого на фирма. Адресите и контактите са в долния край на листа (центриран); изпращача на писмото оставя името и подписа си в долния ляв ъгъл; изходящите номера се слагат лично от изпращача, който сам изписва номера (в горната лява част) – после оставя копие в специална за случаите папка, преди представяне на клиентите. Допуска се друг шрифт и формат ,когато се налага по технически причини или изисквания за формат на бланки или други документи от административни органи.

Информацията в „Ейч Ес Ел ” ООД представлява, приемане на поръчки от клиенти- по IP- телефона от САЩ и имейли, така и от български клиенти чрез писма или лично; запитвания от клиенти и доставчици.

Процесът на обработването на информацията е следния:

А. Преглед на заявка

При постъпване на заявка от клиент първо тя се въвежда във входящия журнал на дружеството. След това се извършва вътрешно съгласуване между отделите на фирмата относно възможности и да изпълни поръчката с необходимото качество, в определените срокове. Ако се установят различия между изискванията на клиента и реалните възможности на фирмата по отношение срокове, цени и

РУСЕ 2010

количество на произвеждания продукт се прави допълнително уточняване между двете страни ( „ Ейч Ес ЕЛ”ООД и клиента). Всички заявки получили отговор под формата на оферта се регистрират в “Дневник на офертите.

Номер на заявката Дата, подател, срок за изпълнение

Б. Поръчка на продукт от клиент

Организатор производство, планиране и координация( на кратко Отговорник по производството) уточнява с клиента количеството, цената, срока на изработка и доставка, начина на плащане и др., изпраща изготвен договор и след писмено потвърждение от страна на клиента се преминава към изпълнение на поръчката в определения срок.

В. Изпълнение на поръчка

Отговорникът по производството подготвя документ, който предава на съответното производствено звено. Всяка поръчка се завежда в “Дневник на поръчките” /Поръчка №..., Искане за отпускане на материални ценности /

4. Използваните информационни и комуникационни технологии и програмни продукти във фирма „Ейч ЕсЕл” ООД са :

Фирмата изпозлва главно безплатни продукти за текстообработка- Ms office (Word и Excel предимно)- Internet- CorelDrow- AutoCad- Оut Looc Express- Телефон, факс, мобилни телефони

5. Съхранение на информацията

Информацията се разделя на счетоводна и техническа, като счетоводната се архивира всеки ден от служителите, а техническата ежеседмично на диск.Електронните документи се записват и пазят на локален диск D на персоналните компютри на всеки един от служителите и на дискове и всеки докумен се пази на

РУСЕ 2010

хартиен носител в папки, освен в случаите, когато се създават документи за общо ползване.Тези документи се съхраняват на сървъра и до тях имат достъп всички служители, които са включени в мрежата. Преди представяне на клиентите, документите се преглеждат и одобряват от собственика на фирмата.

6. Комуникационни връзки, проблеми при осъществяване на комуникацията. Предложения за подобряване на УИС във фирма “Ейч Ес ЕЛ” ООД

Под влиянието на глобалните тенденции и новите икономически реалности внедряването на ефективни информационни решения трябва да е сред най- важните задачи за компанията. На този етап технологиите са ключов фактор за постигане на конкурентоспособност. Реализацията на информационните системи, съдействаща за развитието на организацията започва с проучване на алтернативните системи и доставчици. Проблемите идват най-вече от използването на безплатния софтуер, остарялата и недобре изградена компютърна мрежа, която дефектира често. Всичко това довежда до забавяне на работния процес, загуба на докумени, не се закупува специализиран софтуер; поради липса на достатъчно писменни заповеди за проекти лиспва и достатъчно контрол за изпълнението на задачите. Комуникацията между отделите доста често е само устна; документите се носят на ръка без опис и без срок за изпълнение – всичко това води до горепосочените проблеми и липса на отговорност. Необходимо е внедряване на специализирана система за документооборот, чрез която да се отчита какъв е статуса му(дали е осчетоводен, дали е обработен, дали е проверен, дали е чакащ за подпис/входящ номер и т.н.); документите да преминават от отдел в отдел само с подпис и от предаващия, и от приемащия, които от своя страна да съхраняват по едно копие.

Друг проблем във „Ейч Ес ЕЛ”ООД е интернетдоставчика, интернета който предлага е бавен и често спира дори за дни, следствие от това е загуба на информация между собственика и подчинениете му,както и между самия персонал. Необхомо е спешно да се смени интернет доставчика с нов, по -надежден, сигурен и високоскоростен интернет.

Пример за проблем: Собственикът на фирмата приема поръчка от клиент в САЩ, изпраща имейл в които е описана цялата поръчка( вид на продукта или изделието, количество, и срок за изпълнение- 15 дни) на управителя на фирмата, той от своя страна препраща имейла на отговорника по производството за да задвижи изпълнението на поръчката. От сввоя страна отговорника по производството е приел други 2 поръчки със срок на изпълнение също 15 дни. Проблема се състои в това, че не се съгласуват поръчките предварително, и се стига до невъзможното изпълнение на всички поръчки, работниците не могат да произведът нужното колкичество в този определен срок, в това време собственика губи парични

РУСЕ 2010

средства за неустойки по договорите, работниците се пренатоварват, и понякога това води до понижаване на качеството на продукцията.

Фирмата планира да изгради собствен домейн, по този начин всички ще имат достъп до нужната им информация, промени в текущата информация да се извършват само от специалисти.

Във фирма Ейч Ес Ел ООД не се използват нито познават съвременните информационни системи като ERP, PLM, PDM, CRM. Препоръчвам на фирмата следните информационни системи:

Основата на ERP (Enterprise Resource Planning) системите е интеграция на всички данни и процеси в обща, унифицирана платформа. Типичната ERP система използва множество компоненти (софтуер, модули и/или хардуер) за да постигне необходимата интеграция на данните. Основна съставна част на повечето ERP системи е обща база от данни за всички процеси. Тя съдържа операциите, структурите и описание на процесите в предприятието. Стандартно всички модули съхраняват данните си в тази база и информацията има цялостен вид за функционирането на предприятието. Всяка част от данните е обвързана с всички други и сама по себе си не представлява източник на информация. Терминът ERP се е появил за да идентифицира системи, които са предназначени за управляват, планират и оптимизират ресурсите на предприятието. В първоначален вид тези системи са били използвани основно за следене на производството, но с течение на времето са разширили своите функции и обхващат почти всеки процес в модерното предприятие, без значение от вида и дейността. За да бъде причислена една система като ERP тя трябва да може да извършва автоматизация на две или повече отделни отчетни системи, например наличности, производство, финанси, бюджетиране и други. В съвременните системи понятието ERP се разпростира върху цялостната система за фирмено управление, състояща се от основни модули, като: Производство, Доставки, Финанси, Продажби, Човешки ресурси, Управление на наличностите, Контрол на решенията, Управление на документите и Логистика.

MIS- Основни дейности:

• управление на складовите наличности;• управление на доставките;• управление на малки производства• управление и контрол на поставените задачи и сроковете, свързани с тях;• въвеждане и анализиране на информацията, свързана с продажбите.• създаване на различни отчети и справки на базата на въведената

информация;• механизми за контрол на всички нива

РУСЕ 2010

СКЛАДОВИ ФУНКЦИИ– Заприходяване– Изписване– Бракуване– Инвентаризация– Отчети и статистики на базата на складовата информация

(наличности, движение, доставки, продажби и др.)

ПРОИЗВОДСТВЕНИ ФУНКЦИИ– Заявка за производство– Изпълнение на задачите, свързани с производство– Контрол на производството– Срокове за изпълнение на заявките– Отчети и статистики – Следене на производството

ФУНКЦИИ, СВЪРЗАНИ С ПРОДАЖБИТЕ– Въвеждане/редактиране на данни за клиенти– Подготвяне на оферта– Подготвяне на договор– Контрол на плащанията (авансови, окончателни, поддръжка и др.) – Отстъпки и промоции – Начини на плащане – в брой, безкасови и безналични

ФУНКЦИИ, СВЪРЗАНИ С ПОРЪЧКИТЕ– Въвеждане/редактиране на данни за доставчици– Поръчка на стоки от външни доставчици– Контрол на доставките– Разплащания с доставчиците

ФУНКЦИИ, СВЪРЗАНИ С УПРАВЛЕНИЕТО– Изготвяне на справки– Изготвяне на отчети– Извършване на статистически и други анализи на наличната

информация

ОТЧЕТИ И СПРАВКИ• Отчети за складови наличности• Заприходени стоки (за период от време)• Изписани стоки• Бракувани стоки• Отчети за производителност (време за произвеждане на даден продукт)• Отчети по продажби• Отчети, свързани с доставчици • Отчети по клиенти

РУСЕ 2010

• Отчети за дефекти и проблеми (свързани със сервиз) и др.

MRP - Material Requirement Planning - планиране нуждите от материали -софтуер за подготовка на производствения график, който следи и определя: какво в момента се произвежда; новите заявки за работа, които се включват в графика; количествата материали и доставката на липсващите компоненти иматериали; съгласуването на оборудването и персонала за да се осигури изпълнението на задачите; основните оплаквания от потребителите в смисъл на срок на доставка, качество, количество, отношение от страна на персонала.

В традиционния метод на създаване на календарен график за производството той е съобразен с поръчките за продажба, прогнозите и производствения план. Всяка работна станция отчита появата на продукт на работното място. MRP се използва за да проследи всяка работа, (работна заявка или пакет) през целия производствен процес от заявката за изработка, поръчката на материалите в началото на производството, календарния график до завършването на производствения процес и предаването на готовия продукт. MRP изисква обратна връзка на всеки етап от производството.

РУСЕ 2010