Kurzerläuterung zum Ablauf der Inventur · Inventurablauf 2 1. Checkliste: Vor der Inventur Wichtig! •In der Funktion System Systemverwaltung Konfiguration muss in den Inventurangaben

Inventurablauf 1

Kurzerläuterung zum Ablauf der Inventur

1. Checkliste: Vor der Inventur ................................................................................................. 2 2 Checkliste: Inventurablauf .................................................................................................... 3 3 Checkliste für die geschlossenen Lagerwirtschaft ................................................................ 4 3.1 Wareneingang konsequent registrieren ........................................................................................ 4

3.2 Warenausgang konsequent registrieren ....................................................................................... 4

4 Inventurablauf ........................................................................................................................ 6 4.1 Inventurvorbereitung ..................................................................................................................... 6

4.2 Erfassung von Artikeln .................................................................................................................. 7

4.3 Aufnahme / Korrektur des Lagerbestandes ................................................................................. 9 4.3.1 Auswirkungen auf andere Funktionen .......................................................................... 10

4.4 Stornierungen ............................................................................................................................... 11

4.5 Inventur-Live ................................................................................................................................ 14

4.6 Inventurauswertung ..................................................................................................................... 16 4.6.1 Pauschalabschreibung ................................................................................................... 16 4.6.1 Einzelabschreibung ....................................................................................................... 19

5 Anhang .................................................................................................................................. 21 5.1 Einstellungen in der Schlüsselverwaltung .................................................................................. 21

5.2 Stornierung einzelner Artikel ...................................................................................................... 22

5.3 Rückwirkender Wareneingang ................................................................................................... 25

5.4 Fallbeispiele .................................................................................................................................. 27

(Stand: 04.01.2010; S:\bussdoku\Kurzerläuterungen\Buchhandel\Inventurablauf_AKT.sxw)

Inventurablauf 2

1. Checkliste: Vor der Inventur

Wichtig!• In der Funktion System Systemverwaltung Konfiguration muss in den

Inventurangaben (Reiter Inventur) vor der Inventur das richtige, neue Inventurjahr eingestellt werden - bitte an allen Arbeitsplätzen ändern/prüfen(!):

o Inventur am 02.01.2005 für das Jahr 2004.o Status (V=Vorbereitung,L=Laufend,A=Abgeschlossen) : Lo Diskettenlaufwerk für Verbuchung der »Offline«-Erfassung : C

! Ausführliche Beschreibung in Kapitel 4.1 Inventurvorbereitung

• Falls die Maske Inventurerfassung in der vorliegenden Version von BuSS nicht freigeschaltet ist, müssen zwei Änderungen in der Schlüsselverwaltung vorgenommen werden. (siehe Abschnitt 5.1 Einstellungen in der Schlüsselverwaltung)

• Scannerprüfung – je nach Einstellung in der Konfiguration/Systemdefinitionen:Ist in den Systemdefinitionen eingestellt, dass BuSS die Eingabe einer 13-stelligen EAN (o.ä.) automatisch abschließt (AutoExit), bitte folgendes beachten:Vor der ersten Inventur bzw. bei neuen Barcode-Scannern mit Tastatureinschleifung diese auf Lesen von EAN-13 ohne Zusatzinformation (Add-On, z.B. Preis) und ohne Voraus- und Nachfolgezeichen (Prä- und Suffix - meist CR/LF voreingestellt) setzen.

• Warengruppen und entsprechende Standorte prüfen bzw. definieren und im Schlüsselverzeichnis eintragen (ohne Standorte kann keine Inventuraufnahme erfolgen!). Die Standorte möglichst an den Regalen und sonstigen Einrichtungen kenntlich machen. Die Regalnummern sollten Bestandteil des Standorttextes sein, z.B. TB 2.Sonderstandorte (Schubladen, Vitrinen, Schaufenster, Lager u.ä.) nicht vergessen.Klebeetiketten (z.B. farbige Punkte), um die gezählten Standorte zu markieren.

• Alle möglichen Remissionen und Umsortierungen (z.B. für das moderne Antiquariat) vor der Inventur durchführen, damit der Inventuraufwand durch Zählung dieser Titel nicht noch erhöht und der bewertete Bestand nicht verfälscht wird.

• Inventurmitarbeiter (mind. drei, besser vier je Computerarbeitsplatz) einplanen: vier Personen mit Regalsäuberung und alphabetischer Neusortierung bewältigen zwischen 4000-6000 Exemplare in 8 Stunden Arbeitszeit, wenn keine direkte Stammdatenkontrolle durchgeführt wird: Ergänzung der Angaben zu im BuSS-Sortiment neuen ISBNs erfolgt dann aus dem VLB oder VVB - dann noch unbekannte Titel (Preis gleich Null) werden aufgelistet und durch Autopsie nachgetragen.

• Inventurplätze vorbereiten: es sollte genügend Platz links und rechts vom Computer geschaffen werden, damit die Bücher bequem abzulegen sind.Die Arbeitsplätze sind bevorzugt mit Barcode-Scanner auszurüsten. Sollte für Arbeitsplätze kein Barcode-Scanner zur Verfügung stehen, sollte jemand mit guten Tastaturkenntnissen diesen Arbeitsplatz besetzen.


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2 Checkliste: Inventurablauf

Achtung! – Kein Betrieb während der Inventur.Während der Inventur darf BuSS an keinem anderen Rechner benutzt werden. Am Arbeitsplatz, an dem die Inventur durchgeführt wird muss BuSS selbstverständlich zumindest bei Punkt 2 und 3 benutzt werden.

1.) Standortzahlen, Aktualisierung und Kontrolle Die Artikel werden einfach über den Scanner eingelesen Dabei werden die Standortzahlen automatisch erfasst und verbucht und das Sortiment wird aktualisiert. Ermöglicht wird dieses unkomplizierte Verfahren durch eine ständigen Online- Verbindung.

Hinweis!Vor folgender Aktion (‚Inventur Life’) eine separate gelagerte BuSS-Datensicherung durchführen.

2.) Übernahme in die Lagerwirtschaft mit der Funktion Inventur Life Wenn die Auswertung in Ordnung ist, werden die aufgenommenen Inventurbestände zu den Bestandszahlen in der Lagerwirtschaft gemacht.Die Funktion Inventur Life kann über die BuSS-Funktion Bedienerdatenbearbeitung für den aktuellen Bediener berechtigt werden, falls dies noch nicht geschehen ist.

3.) Auswertung ( Inventurliste ) mit Inventurbestand Zum Abschluss wird die Inventurliste erzeugt und möglichst mit dem gesamten Datenbestand zusammen gesichert. Diese Sicherung bitte langfristig ablegen.Sollten die Inventurlisten (INV_LST1..4.Konsole) mit dem Editor nicht mehr zu bearbeiten sein, benutzen Sie bitte die Funktion Umfangreiche Texte ansehen.

Mit Punkt 3.) ist die Inventur beendet und Sie können zur Information in der Konfiguration die Inventur auf Status A (= Abgeschlossen) setzen.


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3 Checkliste für die geschlossenen Lagerwirtschaft

• Wareneingangsplatz vorbereiteno sollte den Computer in der Mitte einbeziehen, aber wie üblich Platz für die

auszupackenden (links) und die ausgepackten und registrierten Bücher (rechts) bieten. Ablagemöglichkeit für die aktuelle Rechnung und evtl. das passende Auftragsformular, z.B. ein Klemmbrett;

o Barcode-Scanner für effektiven Arbeitsablauf installieren;o Falls gewünscht, Drucker für Buchlaufkarten mit oder ohne Barcode bzw.

Etikettendrucker für Klebeetiketten einrichten;o Die für den Wareneingang später verantwortlichen Mitarbeiter mit entsprechender

Funktion (Wareneingang, Wareneingang einzeln in Betrieb/Sortiment-VW) bekannt machen (siehe Handbuch)

• Kasse oder Arbeitsplatz für Austragung der Verkäufe und sonstigen Warenausgänge (Diebstahl, Spende u.ä.) vorbereiteno Die für die Kasse bzw. den Warenausgang verantwortlichen Mitarbeiter mit den

entsprechenden Funktionen (Kasse/Kassen-Org./Kassensystem und Verkauf, Remission, Sonstiges in Betrieb/System-VW) bekannt machen (siehe Handbuch)

3.1 Wareneingang konsequent registrieren

• Wareneingang registrieren:alle Titel/Artikel, die ins Sortiment eingelagert werden sollen, müssen registriert werden, damit bei Rückgriff auf die EDV-Lagerwirtschaft die aktuellen Bestandszahlen übereinstimmen. Dies muss ab dem Zeitpunkt der Inventur strikt und ohne Ausnahme erfolgen.

• Sonstige Wareneingänge registrieren:alle nicht durch den normalen Wareneingang laufenden einzulagernden Titel/Artikel müssen registriert werden, z.B. Warenrücknahmen (Umtausch) aus Kulanz, die dann ins Sortiment wieder aufgenommen werden.

3.2 Warenausgang konsequent registrieren

• Warenausgang an der Kasse registrieren:alle Titel/Artikel, die im Sortiment mit Bestandszahlen registriert werden sollen, müssen an der Kasse als Titel/Artikel mit ISBN bzw. freier Artikelnummer verkauft werden, damit die Abbuchung des Warenausgangs automatisch durch das Kassensystem von BuSS oder durch das spätere Austragen der Buchlaufkarten erfolgen kann.Ausgenommen sind normalerweise Kleinartikel wie Postkarten, die auch mit Hilfe von Warengruppen verkauft/ausgetragen werden können.


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• Rechnungswarenumschlag muss verbucht werden:alle über Rechnungen verkauften Titel/Artikel müssen aus dem Lagerbestand ausgebucht werden:

o mit <Strg-V> in Rechnungs-VW von BuSSo mit Funktion Verkauf/Betrieb/Sortiment-VW (bei Einsatz einer externen

Fakturierung)

• Sonstige Warenausgänge müssen registriert werden:alle nicht durch den Verkauf erfassten Warenausgänge (z.B. Remission, Spenden oder Geschenke) müssen ebenfalls mit den entsprechenden Funktionen in der Gruppe Betrieb/Sortiment-VW aus dem Lagerbestand ausgebucht werden.


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4 InventurablaufEs folgt ein Fallbeispiel für die Inventur von der Inventurvorbereitung bis hin zur Auswertung.

4.1 InventurvorbereitungIn der Funktion System, im Funktionsbereich Systemverwaltung innerhalb der Funktionsgruppe Konfiguration muss im Reiter Inventur das richtige, neue Inventurjahr eingetragen werden.

Einstellungen:Status (Stichtags- [V/L/A] oder permanente Inventur [P]): L(Status V: Vorbereitung; L: Laufend; A: Abgeschlossen)

Abb.1: Konfiguration

Zu beachten ist hierbei, dass dies in jeder gefunden _Sys_Def-Datei geändert wird (diese werden alle in der obigen Klappbox angezeigt).

Die erste Datei wird automatisch geladen. Wurden die Änderungen dort vorgenommen, müssen diese über das Disketten-Symbol gespeichert werden. Um die nächste Datei zu öffnen, wird diese in der Klappbox ausgewählt und danach geladen, indem man auf das Ordner-Symbol klickt.

Dort wieder die Inventurdaten eintragen und speichern. Dies muss für alle Dateien geschehen, da die Inventur meist an mehreren Rechnern durchgeführt wird. Die _Sys_Def.sk-Datei kann dabei ausgelassen werden, da diese nur eine Sicherungsdatei ist.

ACHTUNG: Ändern Sie eine oder mehrere _sys_def's, müssen Sie auf allen Rechnern das BuSS-System neu starten, da sonst die Änderungen NICHT übernommen werden!!!


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4.2 Erfassung von ArtikelnNun wird die Funktion Inventurerfassung geöffnet, diese befindet sich im Funktionsbereich Inventur, innerhalb der Funktionsgruppe Inventurbegleitung:

Abb.2: Inventurerfassung

Hinweis: Falls die Funktion in der vorliegenden Version von BuSS nicht freigeschaltet sein sollte, müssen evtl. die Rechte für den jeweiligen Benutzer freigeschaltet werden (siehe Anhang).

Das Einlesen der Artikel erfolgt einfach und unkompliziert über den Scanner. Nach dem Einscannen muss ein Standort aus dem entsprechenden Schlüsselfeld ausgewählt werden. Die Artikel erscheinen im unteren Bereich der Maske, der Standort wird in der Spalte Notiz angegeben.

Abb.3: Inventurerfassung


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Ist die ISBN noch nicht im Sortiment registriert, kann sie neu aufgenommen werden (entsprechende Infomeldung erscheint in der unteren Statusleiste und BuSS schaltet automatisch auf Modus neueintragen um); entweder nur mit dem Preis (für die Inventurbewertung wichtig) oder die Titelangaben werden komplett (zumindest Autor, Titel, Preis, Warengruppe) erfasst.

Abb.4: Inventurerfassung - Neuaufnahme

Es besteht ebenfalls die Möglichkeit die Stammdaten über den Button [Titel] manuell zu öffnen oder über die ISBN zu suchen.

Zu jedem Artikel muss vor dem Buchen ein Standort angegeben werden, sonst erscheint folgende Fehlermeldung und das Buchen wird nicht zugelassen.

Abb.5: Inventurerfassung/ Fehlermeldung

Hinweis: Bei der ersten Registrierung einer ISBN prüft BuSS automatisch ob die ISBN für dieses Inventurjahr schon in Gebrauch war. Ist dies nicht der Fall, werden die Standorte und Standortzahlen auf „0“ gesetzt und der ISBN das aktuelle Inventurjahr zugewiesen. Damit ist sichergestellt, dass keine alten Bestände aus vorherigen Inventuren vorhanden sind. Zudem ermöglicht dies, zweimal auf einen Standort zu buchen (die Anzahl wird dann auf die schon vorhandene addiert).


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4.3 Aufnahme / Korrektur des Lagerbestandes

Mit der Funktion Aufnahme/ Korrektur des Lagerbestandes (im Funktionsbereich Inventur, innerhalb der Funktionsgruppe Inventurorganisation) können alle bereits aufgenommen Artikel nochmals überprüft und geändert werden. Hier werden für jeden Artikel alle angegebenen Standorte und die entsprechenden Mengen, für die jeweiligen Standorte angezeigt.

Achtung: Änderungen in der Funktion Aufnahme/ Korrektur des Lagerbestandes werden nicht in der Historie des Artikels vermerkt!!!

Abb.6: Aufnahme/ Korrektur

Hinweis: Jeder ISBN können neun Standorte zugeteilt werden. Der zehnte Standort wird automatisch mit dem Standort ‚Sonstiges’ belegt. Jeder weitere Artikel derselben ISBN wird also auf ‚Sonstiges’ gebucht (d.h. wird mehrmals auf ‚Sonstiges’ gebucht, werden die Zahlen addiert). Dies ist voreingestellt und sollte auch nicht manuell geändert werden!Sie können, wenn alle Standorte belegt sind, allerdings weitere Artikel auf einen schon vorhandenen Standort buchen, so dass der Artikel nicht zu Sonstiges sondern zum gewählten Standort addiert wird. In diesem Fall ist es also möglich den automatisch eingestellten Standort ‚Sonstiges’ zu ändern!Sind weniger als neun Standorte eingetragen und für einen Artikel findet sich kein geeigneter Standort, so kann dieser selbstverständlich auch auf den Standort ‚Sonstiges’ verbucht werden. Der Standort ‚Sonstiges’ wird automatisch auf den zehnten Standort gelegt.


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4.3.1 Auswirkungen auf andere Funktionen

Die Daten aus der Inventurerfassung werden direkt in verschiedene Funktionen übernommen. In der Funktion Lagerbewegung (Historie) im Funktionsbereich Sortiment kann über verschiedene Filter nach bestimmten Artikeln gesucht werden. Wenn wir nach unserem Beispiel-Artikel ‚Gottes Werk und Teufels Beitrag’ suchen, erscheinen folgende Angaben:

Abb.7: Lagerbewegung/ Historie

Auch in den Titelstammdaten finden wir die Vermerke zu den, in der Inventurerfassung angegebenen Standorten des Artikels wieder (es werden hier allerdings nur die ersten drei Standorte angezeigt):

Abb.8: Titel-Stammdaten


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Über die Titel-Stammdaten gelangt man in die entsprechende Historie zum Artikel. Hier werden ebenfalls die über die Inventurerfassung hinterlegten Standorte direkt vermerkt.

Abb.9: Titel-Stammdaten/ Historie

4.4 Stornierungen

Möchte man Artikel stornieren, so ist dies auch über verschieden Funktionen möglich. An dieser Stelle wird die Stornierung über die Inventurerfassung beschrieben.

Abb. 10: Inventurerfassung

Dies gelingt einfach durch einen Doppelklick auf den zu stornierenden Artikel, es erscheint folgende Maske:


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Abb. 11: Titel-Stammdaten/ Historie

In der oberen Menüleiste befindet sich unter anderem ein Button für die Storno-Funktion:

Nach betätigen dieses Buttons öffnet sich folgender zusätzlicher Reiter innerhalb der Maske.

Abb. 12: Titel-Stammdaten/ Historie/ Storno

Mit betätigen des Buttons [Buchen] wird die Stornierung innerhalb des Programms in die verschiedenen Funktionen übernommen. Mit [Beenden] wird die Maske geschlossen.

Hinweis: Selbstverständlich kann auch über die Funktion Lagerbewegung (Historie) im Funktionsbereich Sortiment nachträglich storniert werden.


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Abb. 13: Inventurerfassung/ Storno

Nach erfolgreichem stornieren kann über einen Doppelklick auf den stornierten Artikel in der Inventurerfassung nochmals die Historie aufgerufen werden. Dort kann man nun den vorherigen Status (‚Inv-Erf’) sowie den aktuellen Status (‚Storno’) erkennen.

Abb. 14: Historie/ Storno

Auch in der Historie der Titel-Stammdaten werden jegliche Änderungen dokumentiert:

Abb. 15: Titel-Stammdaten/ Historie/ Storno


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Hinweis: Wird ein Standort das erste Mal für einen Artikel eingegeben und storniert, so wird der komplette Standort (inkl. Anzahl) gelöscht. Wurde erneut auf einen vorhanden Standort zu gebucht, so wird nur die Zubuchung (Anzahl) storniert, der Standort mit der zuerst eingetragenen Anzahl bleibt hierbei erhalten.

4.5 Inventur-Live

Wenn am Ende der Inventur alle Artikel aufgenommen wurden, wird die Funktion Inventur-Live geöffnet. Diese befindet sich innerhalb der Funktionsgruppe Inventur-Organisation. Über den Button [Start] wird die Aktualisierung der Artikel-Bestandszahlen gestartet.

Abb. 16: Inventur-Live

Der Bestand des Test-Titels war am Anfang der Inventur auf ‚0’. Nach dem Inventur-Life stellen, wurden die Standortzahlen zusammen gerechnet und der Bestand des Artikels aktualisiert.

Abb. 17: Artikel-Stammdaten

Dies wird ebenfalls in der Historie des Artikels vermerkt.


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Abb. 18: Artikel-Stammdaten/Historie

Zum Vergleich kann auch nochmals die Funktion Aufnahme/ Korrektur des Lagerbestandes aufgerufen werden. BuSS hat also die 6 vorhandenen Artikel die bei der Inventurerfassung eingegeben wurden mit dem Bestand vor der Inventur verrechnet.

Abb. 19: Aufnahme/Korrektur des Lagerbestandes


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4.6 Inventurauswertung

Vorbemerkung:In BuSS gibt es bei Pauschal- und Einzelabschreibungen drei verschiedene Möglichkeiten zur Bewertung. Die folgenden Bewertungsarten sind möglich:

• Bewertung nach VK-Preisen (J)• Bewertung nach EK-Preisen (E)• Bewertung getrennt nach VK für einen reduzierten MwSt.-Satz

und EK für die volle MwSt. (N)Diese Bewertungsarten werden in der System-Definition voreingestellt.In den folgenden Beispielen ist die zuletzt genannte Bewertungsart eingestellt.

Innerhalb der Funktionsgruppe Inventurauswertung befinden sich unter anderem die Funktionen Inventur-Bestand-Pauschal und Inventur-Bestand-Einzeln. Hier wird der Inventurbestand nach der entsprechenden Bewertung aufgeschlüsselt.

4.6.1 PauschalabschreibungWenn die Funktion Inventur-Best.Pauschal geöffnet wird erscheint folgende Maske, um die Auswertung zu starten wird der Button [Start] betätigt.

Abb. 20: Inventurbestand leer

Es wird eine Liste erstellt. Man kann nun auswählen, welche Auswertung man sich ansehen möchte. In unserem Beispiel wird die Option ‚Exemplare mit Preis’ ausgewählt. Die gewünschte Option wird angeklickt, dann wird der Button [Drucken] bestätigt.


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Abb. 21: Inventurbestand/ Liste

Nachdem man [Drucken] gewählt hat erscheint folgende Maske. Hier hat man die Möglichkeit sich eine Druckvorschau anzusehen. Hierfür wird der Button [Vorschau] betätigt. Über den Button [OK] kann man die Auswertung ausdrucken.

Abb. 22: Druckoptionen

Es erscheint eine genaue Auflistung der erfassten Artikel:


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Abb. 23: Druckvorschau

Oben werden die Artikel mit reduziertem MwSt.-Satz aufgelistet, darunter diejenigen mit vollem MwSt.-Satz. Es folgen Angaben über den Gesamtbestand und ein Protokoll.

(Zu beachten: Markiert ist die Fußziffer bei Preisen mit vollem MwSt.-Satz, und die entsprechende Erläuterung ganz unten.)


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4.6.1 EinzelabschreibungHier bietet sich die Möglichkeit eine Einzelauswertung durchzuführen und auszudrucken. Nachdem die Schaltfläche [Start] betätigt wurde, erscheint folgende Maske. Hier kann man sich wie bei der Pauschalauswertung zunächst einmal die Druckvorschau ansehen und alle Angaben vor dem Life-Stellen überprüfen.

Abb. 24: Einzelauswertung

Über den Button [Start] wird die Auswertung gestartet und es erscheint folgende Druckanfrage:

Abb. 25: Auswertung/ Druckanfrage

Über den Button [Vorschau] wird eine Vorschau des zu druckenden Formulars der Auswertung eingeblendet. Über den Button [Drucken] kann die Auswertung ausgedruckt werden.


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Abb. 26: Auswertung/ Druckvorschau

Oben werden die Artikel mit ISBN, Autor, Titel, Preis, Anzahl und den entsprechenden Buchungsjahren angegeben. Es folgt eine Übersicht der Abschreibungsjahre, mit der Anzahl der Exemplare pro Jahr und dem entsprechenden Gesamtwert.

Hier wird ggf. auch angegeben wenn es Reihenabschreibungen gibt und entsprechende Informationen dazu.


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5 Anhang

5.1 Einstellungen in der Schlüsselverwaltung

Um eine korrekte Eintragung der Buchungsart und der Lagerstandorte zu gewährleisten, sollten die folgenden Punkte beachtet werden.

Die Funktion Schlüssel-Verwaltung, im Funktionsbereich System innerhalb der Funktions-gruppe System-Verwaltung muss geöffnet werden.

Abb. 27: Schlüsselverwaltung

Im Feld Arten wir die Nummer ‚100’ eingegeben. Diese Nummer erscheint in einem kleinen Fenster, in dem die Nummer mit <Enter> bestätigt wird.

Abb. 28: Schlüsselnummer eingeben

Es öffnen sich dann die Betriebsarten. Über die Schnelltaste <F3> wird eine neue Nr. vorgelegt.

Abb. 29: Neue Nr.

Diese wird einfach mit der Nummer ‚80’ überschrieben und als Text wird ‚Inv-Erf.’ eingetragen.Um den Eintrag zu sichern, einfach über das Disketten-Symbol oder die <Ende>-Taste speichern.


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Abb. 30: Schlüssel-Verwaltung/eingetragen

Ist der neue Schlüssel eingetragen, kann die Maske mit der <F2>-Taste oder dem dazugehörigen Symbol leer gemacht werden.

Im Feld Arten wird nun die Nummer ‚190’ eingegeben. Diese steht für die Standorte. Das Vorgehen ist wieder wie oben beschrieben. Es wird eine neue Nr. vorgelegt, diese wird mit der ‚55000’ überschrieben, dem Text das Wort ‚sonstiges’ zugewiesen und der Eintrag wird gespeichert.

Hinweis: Es ist wichtig das der Standort ‚sonstiges’ auf der Nr. ‚55000’ liegt. Sollte der Standort ‚sonstiges’ auf einer anderen Nummer eingetragen sein, löschen Sie diesen Eintrag bitte und tragen ihn wie oben beschrieben unter der ‚55000’ ein.

5.2 Stornierung einzelner Artikel

Es folgt ein Beispiel für den Fall, dass zwei gleiche Artikel auf denselben Standort gebucht werden und einer von beiden wieder storniert wird. Zunächst werden beide Artikel, wie oben beschrieben, über die Inventurerfassung aufgenommen:

Abb. 31: Inventurerfassung


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In der Maske Korrektur des Inventur-Lagerbestands wird für den entsprechenden Artikel und den gewählten Standort ‚Non Book’ die Menge zwei angegeben. In unserem Beispiel wurde der Kalender ‚Leonardo DiCaprio’ zwei mal auf den Standort ‚Non Book’ gebucht,dies erscheint nun in der Maske Korrektur des Inventur-Lagerbestands:

Abb. 32: Korrektur des Inventur-Lagerbestandes

Wir nehmen an, dass einer der beiden Buchungen nun wie in Kapitel 5 beschrieben storniert werden soll:

Abb. 33: Storno

Der Hinweis für die Stornierung erscheint innerhalb der Maske Inventurerfassung in der Spalte ‚Art’:

Abb. 34: Inventurerfassung/ Storno

In der Maske Korrektur des Inventur-Lagerbestands wird die Menge für den entsprechenden Artikel um die Anzahl der Stornierungen reduziert. Das heißt, wenn von zwei Buchungen storniert wird, wird dementsprechend im Feld Menge nur noch eine 1 erscheinen.


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Wenn der gleiche Artikel noch mal auf einen anderen Standort gebucht wird, dann erscheint der zweite Standort mit der entsprechenden Anzahl ebenfalls in der Liste:


Wird ein Artikel storniert, der nur einmal auf einen Standort gebucht ist, so verschwindet der Standort komplett aus der Liste. In unserem Fall haben wir den Artikel aus dem Standort Abholfach storniert und der Standort wurde aus der Liste gelöscht:



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5.3 Rückwirkender Wareneingang

Sind Artikel noch nicht im Sortiment registriert, aber schon älter, so dass diese in der Abschreibung berücksichtigt werden müssen, so kann ein rückwirkender Wareneingang gebucht werden.Die Arbeit wird durch Jahres-Barcode-Etiketten erleichtert, die in den Stammdaten eingetragen werden und als Etikett gedruckt werden. Zuerst wird dazu die Maske der Titel/Artikel Stammdaten geöffnet. Mit <F3> wird ein Neueintrag angelegt. Dieser braucht nun je nach Jahr eine spezielle ISBN Nummer.

Abb. 34: Titel/Artikel Stammdaten

Diese ISBN wäre nun für rückwirkende Wareneingänge für das Jahr 2002. Die ISBN besteht also aus: *-7777- Jahreszahl - Prüfziffer.

Für die Jahre 2000 bis 2003 lauten die dazugehörigen ISBN Nummern wie folgt:

Abb. 35: Barcode Etiketten der Wareneingangs-Jahre

Sind alle ISBN Nummern der einzelnen Jahre eingetragen und die Barcode Etiketten gedruckt (welche am besten direkt an jedem Computer, an denen die Inventur durchgeführt wird, bereitgehalten werden) gehen Sie in der Inventur-Erfassung wie weiter beschrieben vor.


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Soll für einen Artikel ein rückwirkender Wareneingang gebucht werden, wird das Barcode Etikett des Jahres eingescannt, an dem der Wareneingang gebucht werden soll.In unserem Beispiel wollen wir einen Artikel für das Jahr 2002 Einbuchen.

Abb. 36: Inventur-Erfassung, rückwirkender Wareneingang

Nach Eingabe der ISBN, bzw. nach dem scannen des gewünschten Barcode Etiketts, erscheint im Feld ‚Datum des Wareneingang’ das aktuelle Tagesdatum mit dem gewünschten rückwirkenden Jahr des Wareneingangs. Die Jahres-Barcode-Etiketten werden in diesem Falle nicht gebucht, die ISBN wird einfach überschrieben und die ISBN des gewünschten Titels eingegeben.Nach der Buchung des Artikels ist das Feld ‚Datum des Wareneingang’ wieder leer und alle darauf folgenden Artikeln werden dann wieder ohne einen rückwirkenden Wareneingang gebucht. D.h. soll wieder ein rückwirkender Wareneingang gebucht werden, wird vorher wieder das jeweilige Etikett eingescannt.

Abb. 37: Inventur-Erfassung

In den Titel/Artikel Stammdaten wurde dann ein rückwirkender Wareneingang in der Historie vermerkt.


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Abb. 38: Historie

5.4 Fallbeispiele

Es folgen Beispiele für den Fall, dass:

1. die Anzahl (Lagerbestand) eines Artikels mit der Inventur übereinstimmt

2. die Anzahl (Lagerbestand) eines Artikels die der Inventurzählung überschreitet

3. die Anzahl (Lagerbestand) eines Artikels die der Inventurzählung unterschreitet

Zunächst wird die Maske Korrektur des Inventur-Lager-Bestandes gezeigt. Zuletzt wird die Lagerhistorie (nach dem Life-Stellen!) gezeigt, um zu verdeutlichen, wie sich die Inventur auswirkt.

!Wenn Differenzen zwischen Lagerbestand und Inventur auftreten, werden nach dem Life-Stellen automatisch die Inventur-Zahlen übernommen.

Fallbeispiel 1:Die Anzahl des Lagerbestandes des Titels/Artikels ‚Der Krieg der Zwerge’ stimmt mit der Anzahl der Inventurzählung überein. Es wird jeweils ein Exemplar angegeben:

Abb. 38: Korrektur


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Die Maske der Historie sieht in diesem Fall wie folgt aus:

Abb. 38: Historie

Es musste keine Inventur-Korrektur durchgeführt werden, demnach ist lediglich ein Eingang und eine Inventurerfassung für je ein Exemplar zu sehen.

Fallbeispiel 2:Als Lagerbestand werden hier zwei Exemplare des Titels/Artikels ‚Chaos’ angegeben. In der Inventur wurde allerdings nur ein einziges Exemplar gezählt.

Abb. 38: Korrektur

Die Maske der Historie sieht wie folgt aus:

Abb. 38: Historie

Es ist ein Wareneingang für 2 Exemplare zu sehen aber eine Inventurerfassung für nur ein Exemplar. Demnach muss ein Exemplar aus dem Lagerbestand gelöscht werden. Dies geschieht automatisch mit der Inventur-Korrektur. In diesem Fall wird im Feld Art ‚Sonstiges’ (entspricht Ausbuchung) angegeben und im Feld Notiz ‚Inventur-´Korr. 2004’.


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Fallbeispiel 3:Der Titel/Artikel ‚Der kleine Prinz’ war mit einem Exemplar als Lagerbestand vermerkt. In der Inventur wurden allerdings 2 Exemplare gezählt und aufgenommen.

Abb. 38: Historie

Nach dem Life-Stellen wird eine Inventur- Korrektur durchgeführt. Zur Verdeutlichung folgt die Maske der Historie des Titels/Artikels:

Abb. 38: Historie

Man kann hier nachvollziehen, dass ein Wareneingang stattgefunden hat. In der Inventurerfassung wurden jedoch 2 Exemplare gezählt, deshalb wird nach dem Life-Stellen automatisch 1 Eingang als Inventurkorrektur gebucht. Die Anzahl der Inventurzählung wurde also übernommen.


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