LA CONSERVAZIONE DIGITALE - risorsecomuni.it · 2 PREMESSA 1/2 Un sistema di conservazione digitale è un insieme di procedure, attività e strumenti tramite i quali ci si propone

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24/11/2011 Carmine Galluzzi - Ancitel Lombardia

LA CONSERVAZIONE DIGITALE LA CONSERVAZIONE DIGITALE

� IL QUADRO NORMATIVO DI RIFERIMENTO

� IL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE

� IL MODELLO OAIS

� LE FASI DEL PROCESSO DI CONSERVAZIONE

� GLI STANDARD, I FORMATI E I SUPPORTI

� I CRITERI DI VALUTAZIONE DELLE STRUTTURE DICONSERVAZIONE DIGITALE IN OUTSOURCING

� LE PRIME ESPERIENZE IN ITALIA: I POLI REGIONALI DICONSERVAZIONE DIGITALE

LA CONSERVAZIONE DIGITALE

INDICE


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PREMESSA 1/2

Un sistema di conservazione digitale è un insieme diprocedure, attività e strumenti tramite i quali ci si propon e disalvaguardare nel tempo le memorie digitali .

Il principale problema sotteso alla conservazione a lungotermine del digitale è il rischio dell'obsolescenza tecnologicadel documento informatico, che si manifesta in varie forme:- obsolescenza dei supporti di memorizzazione- obsolescenza dei formati dei documenti- obsolescenza dei sistemi (hardware e software)Le conseguenze possono arrivare a impedire la correttavisualizzazione del documento digitale e quindi la perdita,parziale o totale, dell'attività che vi era rappresentata .



PREMESSA 2/2

La conservazione deve garantire:

� la conformità dei documenti agli originali (art. 43 CAD)

� l’identificazione certa del soggetto che ha formato ildocumento (art. 44 CAD)

� l’integrità del documento (art. 44 CAD)

� la leggibilità e l’agevole reperibilità dei documenti (art. 44CAD)



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Decreto Ministero Economia e Finanze del 23/01/04

D.Lgs n. 52 del 20/02/04

Deliberazione CNIPA n. 11 del 19/02/04

Risoluzione n. 52/E del 17.06.2010 dell'Agenzia delle Entrate

D.Lgs n. 82 del 07/03/05, Codice dell'Amministrazione Digitale

e successive modifiche


IL QUADRO NORMATIVO DI RIFERIMENTO 1/3


La Deliberazione CNIPA n. 11/2004 del 19 febbraio 2004prevede che il processo di conservazione sostitutiva didocumenti informatici e analogici avvenga mediantememorizzazione su supporti ottici e termini conl'apposizione , sull'insieme dei documenti o su una evidenzainformatica contenente una o più impronte dei documenti o diinsiemi di essi, del riferimento temporale e della firmadigitale da parte del responsabile della conservazioneche attesta il corretto svolgimento del processo.




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L'Agenzia delle Entrate (Risoluzione n. 52/E del 17.06.2010)prevede che per attuare la Conservazione Sostituiva deidocumenti analogici occorra:

-acquisire la corretta immagine degli stessi , sia tramite lascansione del documento analogico , sia con altre modalitàche garantiscano la rappresentazione fedele, corretta e veritieradel contenuto rappresentativo del documento stesso (cfr.risoluzioni 30 luglio 2009, n. 196/E e 13 agosto 2009, n. 220/E);

- apporre la marca temporale e la firma elettronicaqualificata o firma digitale da parte del responsabile dell aconservazione (cfr. risoluzione 30 luglio 2009, n. 195/E).




In base alla Deliberazione CNIPA n. 11/2004 del 19 febbraio 2004e agli artt. 43 e 44 del nuovo CAD, le PA devono individuare unResponsabile della conservazione che dovrà:

� verificare le procedure utilizzate;

� mantenere efficiente e sicuro il sistema ;

� verificare l'integrità dei documenti ed attestarne la vali ditàquando richiesto;

� memorizzare i documenti su supporti ottici non riscrivibilied apporre il riferimento temporale e la propria firma digit alesu ognuno o sull'insieme dei documenti oggetto di conservazione;

� verificare l'effettiva leggibilità dei documenti conserv ati.

IL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE 1/7



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Un sistema di conservazione digitale dei documentipresuppone quindi necessariamente la nomina di unResponsabile della conservazione.

È auspicabile che la delega sia conferita a persone che, percompetenza ed esperienza, siano in grado di garantire lacorretta esecuzione del lavoro. In ogni caso, si ritienecomunque assolutamente necessario il conferimentodell’incarico a mezzo di atto formale di nomina conrelativa accettazione.




La conservazione della memoria digitale necessita di treelementi fondamentali:1. un impianto informatico caratterizzato dal più alto livello di

sicurezza ed affidabilità;2. un insieme di figure professionali qualificate in materia di

archivistica, informatica e diritto;3. un set di procedure formalizzate e coerenti con gli

standard internazionali di descrizione, conservazione efruizione di fondi archivistici.

Le PA, considerate le attuali difficoltà economiche e carenze diorganico, difficilmente potranno attivare al loro interno struttureadeguatamente attrezzate e dotate del personale necessario.




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In base alla Deliberazione CNIPA n. 11/2004 del 19 febbraio2004 il procedimento di conservazione sostitutiva puòessere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti,pubblici o privati , i quali sono tenuti ad osservare quantoprevisto dalla normativa.


VS

Responsabile della conservazione INTERNO

Responsabile della conservazione ESTERNO



Per questo motivo la normativa permette di affidare a societàesterne la conservazione : in questo caso i documenti vengonotrasferiti presso i data-center della società incaricata.

ESISTONO DUNQUE DUE ALTERNATIVE

1. Soluzione in house - Acquisizione delle licenze delsoftware per la conservazione sostitutiva e gestione internadell’attività;

2. Soluzione in ASP (Application Service Provider) - Ricorso aiservizi di un fornitore esterno al quale poter anche delegarela funzione di responsabile della conservazione.




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SOLUZIONE IN HOUSE

Questa opzione prevede un investimento dell’Ente in termini di :

� disponibilità e capacità di storage per la conservazione anorma dei documenti ;

� predisposizione di apposite misure di protezione deidocumenti conservati (p.e: sicurezza e sorveglianza dei locali,back-up dei documenti);

� nomina di un responsabile della conservazione interno daformare e aggiornare periodicamente sulle tematichetecnologiche e normative;

� aggiornamento del software installato.




SOLUZIONE IN ASP

� L’opzione prevede che l’Ente non debba dotarsi né disoluzioni di conservazione sostitutiva né di dispositivi distorage e neppure di locali dedicat i.

� Con la formula ASP l’Ente non deve effettuare uninvestimento in termini di applicativi e infrastrutture IT , madeve pagare un canone proporzionale alle proprie esigenze .

� Sull’outsourcer grava ovviamente la responsabilitàcontrattuale nei confronti del proprio cliente ex art. 1218 c.c.




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PIATTAFORMA PER LA DEMATERIALIZZAZIONE 1/2

Una piattaforma per la dematerializzazione include sia iservizi del Sistema di Gestione Documentale Corrente siai servizi del Sistema di Conservazione .

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SISTEMA DI GESTIONEDOCUMENTALE CORRENTE

SISTEMA DI CONSERVAZIONE

PIATTAFORMA DI DEMATERIALIZZAZIONE

Carmine Galluzzi - Ancitel Lombardia


PIATTAFORMA PER LA DEMATERIALIZZAZIONE 2/2

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RESPONSABILE DELLA

CONSERVAZIONE

SISTEMA DI GESTIONEDOCUMENTALE CORRENTE

SISTEMA DI CONSERVAZIONE

PIATTAFORMA DI DEMATERIALIZZAZIONE

UTENTI

CONSULTAZIONE

CONSERVAZIONEGESTIONE


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Il modello OAIS nasce da un'iniziativa del ConsultativeCommittee for Space Data Systems (Comitato consultivo peri sistemi dei dati spaziali) – CCSDS, il quale, a partire dallametà degli anni novanta propone di sviluppare un modello diriferimento per un sistema informativo aperto perl'archiviazione.Nel gennaio 2002 il modello viene approvato comestandard internazionale ISO 14721.

La base del modello OAIS è rappresentata dai cosiddettipacchetti informativi.


IL MODELLO OAIS - Open Archival Information System(ISO 14721:2002) 1/2


Un Pacchetto informativo è un contenitore di due tipi di informazioni:� il Contenuto informativo (Content information), OVVERO ILDOCUMENTO;� le Informazioni sulla conservazione (Preservation DescriptionInformation - PDI), OVVERO I METADATI (informazioni identificativesu ogni documento).


IL MODELLO OAIS - Open Archival Information System(ISO 14721:2002) 2/2

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1. DOCUMENTI

PACCHETTO INFORMATIVO

2. METADATI


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L'Ente nazionale italiano di unificazione (UNI) ha istituito nel 2009un apposito gruppo di lavoro, con lo scopo di definire unoSCHEMA che consenta di predisporre le informazioniidentificative minime necessarie per ogni documentodestinato alla conservazione digitale a lungo termine.L'obiettivo della norma è di consentire agli operatori del settore diutilizzare una struttura-dati condivisa.

Il risultato è stata la pubblicazione dello standard nazional eUNI 11386 (UNI 11386:2010 -), detto anche UNI SInCRO, per lacomposizione dell’indice di conservazione.

LO STANDARD UNI SInCRO 1/2


<?xml version="1.0"?>

<rubrica>

<persona>

<nome>Mario</nome>

<cognome>Rossi</cognome>

<indirizzo>

<via>via bianchi 1</via>

<cap>00000</cap>

<citta>Roma</citta>

</indirizzo>

<telefono>

<telefono_fisso>123456</telefono_fisso>

In particolare, lo SCHEMA UNI SInCRO prevede come datiidentificativi indispensabili per la conservazione deidocumenti a lungo termine:

� nome del soggetto produttore� ufficio responsabile� data di registrazione� oggetto� indice di classificazione� riferimento al fascicolo� termine di conservazione,� data di distruzione� data di versamento in archivio


LO STANDARD UNI SInCRO 2/2


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LE FASI DEL PROCESSO DI CONSERVAZIONE 1/4

1. Tramite il software di gestione documentale, l’utente inviaun messaggio contenente i documenti e un file chiamatoDirettive di conservazione (contenente informazioni sullemodalità e tempi della conservazione dei documenti) alResponsabile della conservazione (interno o esternoall’ente);

RESPONSABILE DELLA

CONSERVAZIONE

UFFICIO UTENTE

INVIO DOCUMENTO E FILE DIRETTIVE DI CONSERVAZIONE

File direttive di conservazione



LE FASI DEL PROCESSO DI CONSERVAZIONE 2/42. Il responsabile della conservazione acquisisce il

messaggio e verifica l’integrità dei documenti contenuti.Quindi crea il file di Controllo dei documenti, un file XMLcontenente informazioni di conservazione quali l'indice deldocumento, le impronte dei file che lo costituiscono, laclassificazione del documento, i firmatari, il lotto diappartenenza.

CREAZIONE FILE DI CONTROLLO E APPOSIZIONE FIRMA DIGITALE

RESPONSABILE DELLA

CONSERVAZIONE File di controllo

VERIFICA DOCUMENTI


Software di verifica

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LE FASI DEL PROCESSO DI CONSERVAZIONE 3/43. Il responsabile della conservazione, a scadenze

concordate con chi ha prodotto il documento, crea il filedi Chiusura del lotto e procede ad apporvi la firmadigitale e la marca temporale.

RESPONSABILE DELLA

CONSERVAZIONELotto di conservazione

CREAZIONE FILE DI CHIUSURA E APPOSIZIONE FIRMA E MARCA TEMPORALE

File di chiusura del lotto

CHIUSURA E CONSERVAZIONE LOTTO



LE FASI DEL PROCESSO DI CONSERVAZIONE 4/4

4. Il Responsabile della conservazione deve conservare idocumenti per il tempo stabilito dalla normativa (variabile pertipo di documento) e li rende consultabili e disponibili perl’eventuale esibizione.

UFFICIO UTENTE

CONSULTAZIONE

RESPONSABILE

DELLA

CONSERVAZIONE

ESIBIZIONEAmbiente di conservazione


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La Deliberazione CNIPA n. 11/2004 del 19 febbraio 2004prevede la facoltà per le pubbliche amministrazioni e iprivati , ove non ostino particolari motivazioni, di utilizzarenei processi di conservazione sostitutiva un qualsiasisupporto di memorizzazione, anche non ottico ,comunque idoneo a garantire la conformità dei documentiagli originali.


SUPPORTI PER LA CONSERVAZIONE 1/3


Tuttavia CD e DVD non sono supporti di memorizzazioniprofessionali , un piccolo graffio, un’esposizione prolungata airaggi solari, un’elevata umidità o contaminazione e l’interocontenuto del disco potrebbe diventare illeggibile. Adottarequeste tecnologie per la conservazione a lungo termine dicontenuti digitali è quantomeno imprudente , vista lavulnerabilità del supporto e le esigenze che la conservazionepresuppone: stabilità del supporto, permanenza, longevità,autenticità.




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La scelta del dispositivo di memoria digitale deve tenere contodelle caratteristiche di affidabilità e di qualità della registrazioneatte a garantire la leggibilità futura dei dati, anche in presenza diguasti di singoli componenti. Le tecnologie professionali sidividono in tre grandi categorie: i Dischi Magnetici, i Nast riMagnetici e i Dischi Ottici professionali. I dischi magnetici sonoquelli più diffusi ed impiegati .




La delega verso l’esterno avviene mediante la sottoscrizione di uncontratto di outsourcing , quindi, attraverso un rapportocontrattuale strutturato, di medio-lungo termine .La scelta del partner costituisce pertanto un adempimento d ifondamentale importanza per l’Ente che, dovrà tenere presentialcune variabili e seguire precisi criteri di selezione:

1. Competenze di tipo organizzativo – necessarie per fornire unvalido supporto nella fase di analisi dei processi e dei relatividocumenti;

2. Competenze normative – indispensabili per assicurare unacorretta realizzazione della conservazione nel pieno rispetto dellalegge;

I CRITERI DI VALUTAZIONE PER LA CONSERVAZIONEDIGITALE IN OUTSOURCING 1/2



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3. Un’infrastruttura tecnologica adeguata, sicura econtinuamente aggiornata – il fornitore deve disporre diadeguate capacità di storage, di misure di protezione deidocumenti, un sito di disaster recovery in caso di danni ai locali incui sono ubicati i dispositivi di conservazione;

4. Solidità patrimoniale e finanziaria – considerando che moltidocumenti dovranno essere conservati a lungo è fondamentaleevitare danni dovuti al venir meno del servizio;

5. L’esistenza di polizze assicurative e di penali , con l’obbligo diconsentire il passaggio del servizio ad eventuale altro fornitorenella modalità più semplice.

I CRITERI DI VALUTAZIONE PER LA CONSERVAZIONEDIGITALE IN OUTSOURCING 2/2



Al momento non esistono standard specifici per i data centerdocumentali . In linea di massima si dovrebbe far riferimento aglistandard della famiglia ISO 27000 e ISO 17799, secondo i quali un DataCenter Documentale deve essere dotato di tutti gli elementi atti agarantire la sicurezza fisica e logica dei dati, dei documen ti, delleapplicazioni e dei sistemi in esso presenti .Esso deve inoltre;a) essere ubicato entro i confini nazionali , in una zona a basso livellodi rischio ambientale (terremoti, alluvioni, etc.);b) essere dotato di sistema di videosorveglianza ;c) essere dotato di un sistema antintrusione ;d) essere dotato di una portineria presidiata;e) disporre di un sistema di rilevazione e controllo degli acce ssifisici ;

REQUISITI TECNOLOGICI PER LA REALIZZAZIONE DEISERVIZI DI DATA CENTER DOCUMENTALE 1/2



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f) disporre di linee di alimentazione elettrica e gruppo di con tinuitàdimensionati in modo da sostenere il funzionamento di tutte leapparecchiature hardware e software oggetto della presente gara per ilperiodo di tempo necessario al ripristino della loro pienafunzionalità;g) disporre di un sistema di monitoraggio ambientale costante mentecontrollato e dotato di sensori per il rilevamento fumi, temperatura,umidità e acqua, impianto antincendio;h) disporre di un impianto di condizionamento ridondato.

Il Data Center Documentale di un deposito digitale deve inoltre essere ingrado di fornire i seguenti servizi:- IT security- Backup e Disaster recovery- Assistenza operativa e sistemistica.

REQUISITI TECNOLOGICI PER LA REALIZZAZIONE DEISERVIZI DI DATA CENTER DOCUMENTALE 2/2



LE PRIME ESPERIENZE APPLICATIVE IN ITALIA: I POLIREGIONALI DI CONSERVAZIONE DIGITALE 1/8

1. ParER (Polo Archivistico della Regione Emilia-Romagna)

2. Il progetto PRO.DE (Progetto dematerializzazione)



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Un Polo di conservazione regionale nasce con la finalitàprincipale di erogare servizi per la conservazione a lungotermine della memoria digitale di più soggetti produttori , siapubblici che privati.

I Poli devono fornire gli strumenti e le regole per gestire iltrasferimento dei metadati, dei documenti e dei fascicoli da everso i soggetti produttori, in condizioni di riservatezza e sicurezza.

Considerato che si dovrà garantire con certezza giuridica laleggibilità, l’accessibilità e l’autenticità dei documenti conservati, ènecessario utilizzare un impianto tecnologico di altissimaaffidabilità e sicurezza.


I POLI REGIONALI DI CONSERVAZIONE DIGITALE 2/8


I POLI REGIONALI DI CONSERVAZIONE DIGITALE 3/8ParER (Polo Archivistico della Regione Emilia-Romagna) 1/3

ParER nasce per conservare in un sistema sicuro ed evoluto,nel pieno rispetto della normativa vigente e degli standardinternazionali, il patrimonio documentale informaticodell’intero territorio regionale . In particolare, i principaliobiettivi perseguiti col suo operato sono:1) il contenimento dei costi di funzioni onerose per l’ente

produttore, evitando la nascita e il moltiplicarsi di analoghestrutture finalizzate alla conservazione e alla fornitura diservizi di gestione documentale;

2) il presidio tecnologico e organizzativo su attività cheimplicano professionalità e strutture adeguatamente formate epianificate.



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I servizi di ParER sono rivolti all'insieme delle amministrazionie degli enti pubblici presenti in Emilia-Romagna:� Regione� Province� Comuni e Associazioni di Comuni� Aziende sanitarie� Università� Altri enti

La natura pubblica di ParER assicura la continuità nel tempodella funzione di conservazione .




Gli enti produttori versano a PAR-ER i fascicoli chiusi, irelativi documenti e tutti i metadati necessari per laconservazione a lungo termine.Il Polo archivistico prende in carico i documentiversati, svolgendo il ruolo proprio dell'archivio di depos ito estorico per conto dell'ente produttore, archiviando il materialeversato nel rispetto dei piani di conservazione dell'enteproduttore.ParER mette in atto tutte le operazioni necessarie a garanti rela conservazione nel lungo periodo dei documenti versati, intermini di integrità, accessibilità, leggibilità e riproducibilità.



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I POLI REGIONALI DI CONSERVAZIONE DIGITALE 6/8IL PROGETTO PRO.DE. 1/3

Il progetto Pro.De. (Progetto dematerializzazione) è statopromosso dal Comitato Permanente dei Sistemi Informativipresso il Cisis, organo tecnico della Conferenza delleRegioni e Province Autonome.Il progetto è stato avviato a metà del 2010 e hanno aderito9 Regioni (Emilia-Romagna, Sicilia, Piemonte, Lombardia,Marche, Liguria, Puglia, Campania e Abruzzo) e 1Provincia Autonoma (Trento).




Il progetto è articolato in 11 task: 4 riguardano il nucleocentrale e sono in capo alle Regioni: Sicilia (Monitoraggiodematerializzazione), Piemonte (Sistema di Gestionedocumentale), Emilia-Romagna (Sistema di Conservazione)e Lombardia (Interfacce). Pro.De. non sviluppa soluzionisoftware, ma fornisce un modello condiviso di sistema didematerializzazione. Il livello interregionale è stato sceltoper la capacità che ha di coinvolgere il territorio a tutti ilivelli istituzionali da un lato ed essere interlocutore dirilievo per i livelli centrali nazionali dall’altro.



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A che punto di sviluppo è oggi Pro.De?

Il progetto è stato avviato a metà del 2010 e prevede unadurata di 30 mesi. Nei primi 9 mesi ha già prodotto i primirilasci di tutti i task. In particolare oltre alle viste di insieme eai piani di progetto sono stati rilasciati di modelli diriferimento, che descrivono i processi, i flussi documentali, idocumenti e i metadati che caratterizzano i lavori di ognitask.



Concludendo, l'informatizzazione non deve mai prescinderedalla considerazione delle esigenze di conservazione neltempo dei documenti .

I documenti non sono né prodotti, né conservati comeentità isolate .

Nella maggior parte dei casi non interessa l’informazione diun singolo atto o l’informazione in quanto tale come insiemedi dati, ma è necessario recuperare l’iter di unprocedimento, di un affare, di una pratica .

IN ALTRE PAROLE SERVE IL FASCICOLO E NON ILSINGOLO DOCUMENTO


CONCLUSIONI


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GLI INTERVENTI

Ottaviano TagliaventiResponsabile Marketing. Olivetti S.p.A – Gruppo Telecom Italia

“LA DEMATERIALIZZAZIONE COMINCIA DALLO SPORTELLO”

GLI INTERVENTI

Valentina NucciProduct Manager PA & Corporate Ra Computer

“LA CONSERVAZIONE DELLE MEMORIE DIGITALI - QUADRO

NORMATIVO E BEST PRACTICE”

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GLI INTERVENTI

Silvia LoffiSenior Consultant – Direzione Business Consulting Infocert

“L’APPROCCIO E GLI STRUMENTI PER ATTUARE LA

CONSERVAZIONE A NORMA PER LA PAL”

Documents

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