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La gestion des achats
avec Oracle E-Business Suite R12
Christian Meyer Consultant AVV Mob: 06 08 41 84 32 Email : [email protected]
Agenda
• Le cycle « Procure-to-Pay »
• Les achats
• La facturation et la comptabilisation
• Conclusion
Le cycle “Procure-to-Pay” :
une solution complète de bout en bout…
Réceptions
Rappro. factures
Paiements
Reporting Analyses des dépenses
Performance du processus Performance des fournisseurs
Finance / projet Contrôle budgétaire, factures à recevoir, provisions, factures inter-compagnies
Réquisitions
Catalogue / hors Catalogue
Projets
Services
PO
Acheter
Décision
Négocier
Sourcing RFx
Collaboration fournisseurs
Email Fax XML / EDI
Portail fournisseurs
Org. 1
Source Req Achats Factures
Org. 2
Org. 3
Décentralisé Négociations centralisée
Source Req Achats Factures
Org. 1
Org. 2
Org. 3
CSP et factures inter-compagnies
Org. 1
Org. 2
Org. 3
Source Req Achats Factures
… pour tous types d’organisations …
Agenda
• Le cycle « Procure-to-Pay »
• Les achats
• La facturation et la comptabilisation
• Conclusion
Achats
Commandes d’achats
Requisitions en libre-service
Sourcing
Gestion des contrats d’achats
Collaboration fournisseurs
Analyses achats & dépenses
Les achats en libre service
Ce dont j’ai besoin
Sur projet Services
Fournitures Hard-Software
Comment valider ?
Workflow
flexible Justifications
& pièces
jointes
Comptabilisation
automatique
Quel est le statut ?
Suivi Modifier,
annuler
Réceptions en
libre service
Si je ne trouve pas
Moteur de
recherche Smartforms
Hors catalogue
Achats en ligne, intuitifs, sécurisés et contrôlés
Expérience utilisateur « Webshopping »
Recherches simplifiées, « smartforms », « punchouts » :
Amélioration du taux d’adoption & et de la couverture des achats
Comptabilisation automatisée
Anticipation de la charge des comptables en toute transparence
Accords négociés, workflows, contrôle budgétaire
Amélioration du contrôle des dépenses
Approbations raccourcir le cycle des achats
Visualisation des étapes
• Informer les acteurs des commandes et des décisions sans réponses nécessaires
• Maintenir l’implication et la visibilité pour les acteurs
Approbations parallèles
• Notifier simultanément des approbateurs d’une DA
• Réduire le temps d’approbation
Utiliser les hiérarchies
• Définir des structures d’approbation stables même en cas de changements d’individus ou d’organisations
• Minimiser la maintenance des workflows
Achats
Transformer les
réquisitions
Affecter
Grouper
Requalifier
POs ou RFX
Accords Fournisseurs Gérer les commandes
d’achats
Buyer Work Center
Biens
Services prix fixes
Services sur taux
CSP ou décentralisés
Catalogues
Termes
Automatisés
Globaux/Locaux
Entrepôt unique
Données partagées sur les blocages
Services prix fixes
Définir les éléments de règlement
Suivre les confirmations d’ordres de travaux par workflow
Gérer les avances & retenus à partir de la commande
Sourcing
• Négociations simplifiées Modèles,
Renégociations contractuelles,
Articles réutilisables, attributs de
notation des fournisseurs
• Collaboration interne ret
externe Equipe Sourcing,
Enchères Online/offline,
Portail Fournisseurs
• Aide à l’adjudication Analyses graphique, outils de
comparaison, analyses des gains,
analyse des notations, collaboration
sociale pour les décisions
Planificateurs Supply Chain
R&D
Fournisseurs Acheteurs
Collaborative Sourcing
Le pupitre Sourcing
Visualiser ce qui requiert votre
action
Gérer toutes les négociations en
cours
Piloter l’activité en temps réel
Gestion des contrats
Piloter & documenter
Suivre les jalons & livrables
Classer & chercher
• accélérer l’élaboration des contrats
• appliques vos règles contractuelles et
légales
Ver. 2.x
Gérer les contrats
Collaborer en ligne
Administrer les termes des
contrats
Simplifier la renégociation
Collaboration fournisseurs
Négotiations
Contractualisation
Performance ASN
Livrables
Ordres de travaux
Confirmations
Feuilles de travail
Factures
règlements
Commandes
accords
Votre entreprise Vos fournisseurs
Sécurisé, simple, temps réel
Workflow profiles
fournisseurs
Certifications
Qualifications
Catalogues
Analyses achats & dépenses
Modèle de
données
fourni,
KPIs,
Rapports,
Pupitres
Multi-Sources
Intégration native
à eBS
Créez
vos rapports
en quelques clics
Sécurité intégrée
Dépenses employés
Performance
fournisseurs
Analyseur des
dépenses
Performance achats
& Sourcing
Dashboards
Mobility
Ad Hoc Reporting
Alerts
Mass Reporting
MS Office
Plug In
Agenda
• Le cycle « Procure-to-Pay »
• Les achats
• La facturation et la comptabilisation
• Conclusion
Fournisseurs
Quantité
commandée
Quantité
reçue
Quantité
inspectée
factures
Intégration Accounts Payable Rapprochement factures
Niveaux de rapprochement 2-way : facture = commande 3-way : facture = commande = réception 4-way : facture = commande = réception = contrôlé
Tolérances sur : quantités reçues, délais
Blocages automatiques Approbations Piste d’audit complète
• Par Unité Opérationnelle
• Engagement automatique de la demande d’achat ou la commande
• Contrôle des dépenses : – Posteriori - reporting
– Temps réel – vérification des fonds
• Vérification des fonds : – Utilise les budgets GL
– Disponible = Budget – imputé - engagé
– Temps réel
– Contrôles en synthèse ou détaillés
– Alertes ou rejets avec tolérances
Intégration finance : contrôle budgétaire
Agenda
• Le cycle « Procure-to-Pay »
• Les achats
• La facturation et la comptabilisation
• Conclusion