LA OFICINA DENTRO DE UNA EMPRESA

DEFINICION DE OFICINASe le llama oficina al espacio fsico, generalmente puede estar establecido un edificio o en una casa, que est destinado para la realizacin de un trabajo o las actividades de una empresa.La oficina, es el lugar de la empresa donde la informacin emitida y recibida es procesada con el objeto de aportar datos necesarios para la administracin, de esta manera se ayuda a que las actividades u operaciones de la empresa sean ms efectivas.

La oficina dentro de una empresa como medio de satisfaccin personal, al ser este un lugar donde un grupo de personas se organizan para realizar una gran variedad de actividades, representa para el oficinista la posibilidad de poder realizarse como un individuo capaz de desarrollar destrezas, conocimientos, habilidades actitudes y hbitos de trabajo, que le permitan alcanzar posiciones satisfactoria en la vida.La oficina dentro de una empresa como medio de satisfaccin social, desde el punto de vista de la sociedad cuando se instala una oficina en una comunidad, esta se beneficia de diferentes maneras. Uno de los beneficios ms importante es la creacin de nuevos empleos en el lugar donde se establece, con lo cual se mejoran las condiciones de vida ya que permite elevar sus ingresos y con ellos la capacidad de satisfacer sus necesidades.Una oficina es generalmente un ambiente de la empresa destinado al trabajo, existen muchas formas de distribuir el espacio en una oficina segn la funcin y cuntas personas trabajarn dentro del mismo cuarto. En un extremo cada trabajador tendr su propio sitio, en el otro una oficina grande abierta que se puede componer de un sitio principal con diez o centenares de personas que trabajan en el mismo espacio. Los estudios acerca de esto ltimo han demostrado que dan productividad a corto plazo, por ejemplo dentro de un solo proyecto. Un tipo de oficina intermedia es el cubculo, que soluciona el aislamiento visual en cierto grado, pero falla a menudo en la separacin y la seguridad acstica.

CARACTERSTICAS DE LA OFICINA

Debe cumplir la funcin de las actividades inherentes a la organizacin. Est integrada por recursos humanos: son todos los empleados que cumplen las tareas de la oficina. Recurso material: Se refiere al mobiliario y al equipo destinado a realizar las diversas tareas. Dentro del mobiliario de encuentran; los escritorios, sillas para visitantes, sillas giratorias mesas para telefonos, bibliotecas o vitrinas para libros entre otros Debe ser un reacerrada y acondicionada con excelente ventilacin, iluminacin y disposicin adecuada de los materiales.Ejemplo:El ambiente de una oficina bancaria contar con equipos y mobiliarios propios de esta actividad (caja fuerte, taquillas de caja, etc), mientras que un ambiente de oficina de institucin educativa estar dotada de materiales de uso normal en ese medio (carteleras, estante tipo colmena para borradores, tiza, carpetas con hojas de control diario, etc.)

EQUIPOS MOBILIARIOS Y MATERIALES DE OFICINA

Equipos de oficina:

Son los destinados a facilitar la comunicacin tanto interna como externa, as como tambin mejorar la calidad de la impresin escrita grafica de la organizacin.

CLASIFICACION DE LOS EQUIPOS DE OFICINA

Equipos y materiales de comunicacin

Telfonos Intercomunicadores Fax

Equipos de Reproduccin y electrnicos Calculadora Computadora Sumadoras Fotocopiadoras

Muebles de Oficina

Incluye los muebles destinados en mejorar la comodidad y productividad del trabajo administrativo: Escritorio. Archivadores Mesas Estantes Ficheros Elementos decorativos

OTROS ELEMENTOS NECESARIOS EN UNA OFICINA: Una impresora lser es necesaria si tenemos que imprimir documentos con una buena calidad. La podemos comprar en blanco y negro o color, lo cual depender de lo que queramos. Si es solo para documentos escritos, con una de blanco y negro bastar. Si lo que necesitamos es imprimir grficos, fotografas o presentaciones, puede que sea mejor la de color. Tener una mquina fax es algo que tarde o temprano necesitaremos. De todos modos, tambin tenemos la opcin de obtener un servicio de fax online. Un reproductor y quemador CD/DVD. Esto es importante por muchos motivos, donde uno de los ms importantes es hacer un backup de forma regular de todo tu trabajo. Tambin no vendr bien para poder llevar nuestro trabajo en disco a otros sitios o hacer entregas a terceras partes si fuera necesario.OFICINA VIRTUAL:Una oficina virtual es un espacio virtual en el que pueden desarrollarse actividades similares a las de una oficina. Es decir, un lugar donde desarrollan tareas profesionales con el fin de prestar un servicio a los clientes.La mayora de los organismos pblicos y grandes empresas ofrecen dentro de sus Webs servicios a sus clientes, proveedores y empleados diversas utilidades que sustituyen o complementan los canales tradicionales de comunicacin en el acceso a informacin y la prestacin de servicios.

LA IMPORTANCIA DE LA OFICINA COMO ESPACIO DE TRABAJOHoy enda, existenoficinas en las que tras unas horas nos empieza a doler la cabeza y otras que nunca querramos tener que abandonar. Adems, existen oficinas que no pasaran una inspeccin de sanidad y oficinas que casi parecen ms un parque temtico en el que no se va a trabajar.Por lo general, son muchas las empresas que les dan mucha importancia a sus oficinas, ya que esahdonde trabajan y tiene a su cargo empleados, que mientras mejorestnsu productividad aumentar considerablemente. 1. Espacios de trabajo basados en actividadesUna oficina tiene que estar ntimamente relacionada con el trabajo y las actividades que se realizan en su interior. Los empleados pueden hacer llamadas personales, salas que favorecen la socializacin y el contacto entre los distintos equipos y lugares que permiten que el empleado pueda desconectar durante unos minutos (terrazas, jardines).2. Mesas de trabajo a nuestra medidaCada vez ms empresas optan por ofrecer no slo sillas, sino mesas que son ajustables en altura, inclinacin, etc. Y es que la ergonoma se ha convertido en una de las prioridades para las empresas que quieren bajar las tasas de absentismo laboral.3. Materiales poco convencionesUna oficina que llama la atencin es una oficina con personalidad. Y a veces conseguir esa personalidad distintiva, pasa por algo tan sencillo como por apostar por otro tipo de materiales.4. Optimizar el ambienteEn este caso, un espacio abierto, con paredes blanca y grandes mesas puede ser lo idea para un equipo creativo, un equipo de ingenieros o de programadores puede preferir en un espacio ms aislado en el que poder refugiarse con su msica y sin distracciones.5. Una oficina para atraer el talentoUna oficina creativa, bien diseada, siempre ha sido una de las armas que han utilizado agencias de publicidad y de diseo para atraer y retener talento profesional.6. Cambia de sitioSi cada cuatrimestre o un par de veces al ao se cambia al personal de sitio, se fomenta la creatividad. Se ponen en contacto personas que apenas solan hablar, surgen nuevas ideas y se crea durante unas semanas un ambiente de novedad que impulsa la productividad.7.InvestigarUna oficina que funciona en este terreno no slo es la que ofrece lo que quieren los empleados, sino lo que est demostrado que funciona. A veces tener sillas ergonmicas va a ser mucho ms importante para el empleado que ofrecer un una mesa de ping-pong.

ORGANIZACIN DENTRO DE UNA EMPRESA

LA EMPRESALa empresa es un negocio, un conjunto de actividades cuya finalidad es mltiple. Desde el punto de vista econmico, ha de ganar dinero para poder asegurar su subsistencia, pero el fin de ganar dinero no tiene lmites y los fines han de tenerlos. De esta manera, el beneficio que se obtiene revierte en los propietarios, y, a veces, tambin en los directivos y empleados, en la medida en que stos consiguen los objetivos (direccin por objetivos). Existen, adems, otras finalidades, aparte del lucro, que mueven a la creacin de empresas, como, por ejemplo: el autoempleo, fines sociales (creacin y mantenimiento del empleo y la riqueza para determinadas capas de la poblacin o regiones), prestacin de servicios a los ciudadanos (empresas municipales de servicios, como el transporte o la limpieza viaria), etctera.El Diccionario de la Real Academia Espaola define la empresa como: Entidad integrada por el capital y el trabajo, como factores de la produccin, y dedicada a actividades industriales, mercantiles o de prestacin de servicios generalmente con fines lucrativos y con la consiguiente responsabilidad.Las empresas obtienen productos (bienes y servicios) a partir de los factores productivos (trabajo, capital y materias primas) que intercambian en el mercado, bien por otros productos o bien por dinero.El punto de partida de la actividad econmica es la obtencin de medios con los cuales sostener la vida humana. Es decir, la primera motivacin para la reunin de personas es procurar la satisfaccin de sus necesidades. Toda esa actividad que cumple el hombre (individual o grupal) para atender sus necesidades se conoce como la ACTIVIDAD ECONMICA y se define como: "el conjunto de actos conscientes y relaciones establecidas por el Hombre para poder satisfacer las necesidades".La empresa es la unidad econmico-social, con fines de lucro, en la que el capital, el trabajo y la direccin se coordinan para realizar una produccin socialmente til, de acuerdo con las exigencias del bien comn. Los elementos necesarios para formar una empresa son: capital, trabajo y recursos materiales.En general, se entiende por empresa al organismo social integrado por elementos humanos, tcnicos y materiales cuyo objetivo natural y principal es la obtencin de utilidades, o bien, la prestacin de servicios a la comunidad, coordinados por un administrador que toma decisiones en forma oportuna para la consecucin de los objetivos para los que fueron creadas. Para cumplir con este objetivo la empresa combina naturaleza y capital.En Derecho es una entidad jurdica creada con nimo de lucro y est sujeta al Derecho mercantil. En Economa, la empresa es la unidad econmica bsica encargada de satisfacer las necesidades del mercado mediante la utilizacin de recursos materiales y humanos. Se encarga, por tanto, de la organizacin de los factores de produccin, capital y trabajo.TIPOS DE ORGANIZACIN EMPRESARIALHay tres formas fundamentales de organizacin empresarial: la propiedad individual, la sociedad colectiva y la sociedad annima. Una empresa de propiedad individual es aquella que es propiedad de un individuo, que lgicamente tiene pleno derecho a recibir los beneficios que genere el negocio y es totalmente responsable de las perdidas en que incurre.La propiedad individual es la forma ms simple de establecer un negocio. Aunque la propiedad individual es simple y flexible, tiene serios inconvenientes, pues la capacidad financiera y de trabajo de una persona es limitada.Una empresa de propiedad colectiva es aquella cuyos propietarios son un nmero reducido de personas que participan conjuntamente en los beneficios.Las teoras de la organizacin se basan en anlisis del comportamiento de los distintos individuos y colectivos que integran la empresa. En la gran empresa se observa una disociacin entre la propiedad en manos de los accionistas y los que controlan efectivamente, el equipo directivo. Adems, con frecuencia, el equipo directivo delega la gestin de algunas de las actividades de la empresa en unidades con poder autnomo de decisin, como son las divisiones. El comportamiento de la empresa se convierte en el resultado de las previsiones de grupos con poder ejecutivo y objetivos distintos. Bajo este modelo, la empresa no responde a un criterio nico, sino que este ser el resultado de un proceso de negociacin desarrollado en el seno de la empresa. LOS MECANISMOS DE CONTROLLa empresa crea mecanismos de control e incentivacin de los gestores con autonoma directiva que aminora las perdidas por comportamientos inconscientes con sus objetivos. Entre los elementos que contribuyen a ejercitar el control destacan:1. El control de resultados y la auditora interna, esto es, la investigacin peridica de las actividades desarrolladas por la empresa o sus divisiones con el objetivo de identificar las desviaciones respecto al comportamiento considerado optimo y, en su caso, penalizarlas.2. El empleo de sistemas de incentivos, monetarios o de otro, tipo, que estimulen el logro de los objetivos globales de la empresa.3. La competencia dentro de la empresa mediante la comparacin de los resultados de las distintas divisiones.4. El aprovechamiento de la informacin que, en las empresas privadas, provee el mercado de capitales a travs de la cotizacin de las acciones.LA TOMA DE DECISIONESLa actividad industrial se verifica por medio de combinaciones de diferentes elementos, se reconoce cuando el trabajo humano se aplica a la naturaleza, utilizando capital y es dotado de adecuada estructura organizacional.Las fuerzas naturales (o naturaleza) son apropiadas por el hombre y puede utilizarlas l mismo, o ceder a otros su utilizacin.El Factor Humano aporta trabajo. El trabajo humano puede desarrollarse para satisfaccin directa de las necesidades propias del individuo, o puede asimismo aplicarse a la produccin de bienes y servicios destinados al consumo de otros.

ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIN

DETERMINACIN DE LA ESTRUCTURA ORGNICA DE UNA EMPRESA

La organizacin es una de las funciones componentes del proceso administrativo que consiste en asignar las funciones y tareas a los miembros componentes de la empresa con el objetivo de que los recursos con los que cuenta la organizacin sean coordinados y enfocados hacia el cumplimiento de la misin y objetivos previamente establecidos.

La buena organizacin realiza especficamente para la empresa lo siguiente: Facilita la administracin. Puede facilitar el crecimiento y la diversificacin. Contribuye al ptimo aprovechamiento de la tecnologa. Alienta el desarrollo y efectividad del trabajador. Estimula el esfuerzo creador.

EL PROCESO ORGANIZATIVO

La funcin de organizar implica un proceso racional que comprende cuatro etapas fundamentales: Identificacin y clasificacin de las actividades requeridas. Agrupamiento de estas actividades segn los objetivos que se pretenden lograr. Definicin de los niveles organizacionales y las relaciones de autoridad y responsabilidad. Determinacin de los flujos de coordinacin horizontal y vertical.

LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Es la forma en que las actividades de una organizacin se dividen, organizan y coordinan. Es decir, que la estructura de la organizacin es un esqueleto en el que se puede visualizar las unidades orgnicas y sus relaciones de interdependencia.La estructura formal de la organizacin o estructura de organizacin es el resultado de normas y prescripciones sobre la manera en que se interrelacionan las unidades orgnicas y la manera en que se desarrollan las actividades.DIVISIN DEL TRABAJO

Es la separacin de una actividad compleja en componentes para que los individuos sean responsables de un conjunto limitado de actividades y no de la actividad completa.Viene a ser un proceso que se sigue para ubicar eficientemente las funciones o actividades entre las unidades orgnicas y las personas de una organizacin.

LA ESPECIALIZACIN

Divisin del trabajo en actividades uniformes relativamente simples. Se persigue mayor eficiencia y mayor productividad.La especializacin es la consecuencia de dividir el trabajo, pues las personas localizadas en una y la misma unidad orgnica tienden a especializarse por el hecho de que ambas realizan la misma tarea.Tiende a reducir costos y ser ms eficiente para la organizacin. Puede ser: Vertical: ocurre cuando en una organizacin se detecta la necesidad de aumentar la calidad de la supervisin o jefatura. Crecimiento vertical del organigrama. Establece la jerarqua y nmero de niveles en la organizacin. Horizontal: ocurre cuando en una organizacin se detecta la necesidad de aumentar la pericia, la eficiencia y de mejorar el trabajo. Crecimiento horizontal del organigrama. Origina la departamentalizacin, es decir, divisin de las actividades organizadas en departamentos.

LA DELEGACIN

Acto de transferir autoridad formal y responsabilidad a un subordinado para el cumplimiento de actividades especficas.Es necesaria para el buen funcionamiento de cualquier organizacin, ya que ningn superior puede realizar personalmente o supervisar totalmente todas las actividades de una organizacin.Es necesario sealar algo importante en la definicin de delegacin: autoridad y obligacin. Se puede delegar autoridad? S. Es la base del Principio Escalar, que consiste en que una lnea clara de autoridad corre paso a paso desde el nivel ms alto de la organizacin hasta el nivel ms bajo. Un administrador puede escoger delegar autoridad a determinados subordinados para que realicen gastos sin necesidad de aprobacin (al menos hasta cierto lmite). Se puede delegar responsabilidad? No, ya que el que delega autoridad, no se puede inhibir de su responsabilidad. Por tanto, la responsabilidad en todo caso se comparte.

LA UNIDAD DE MANDO Y EL MBITO DE CONTROL

UNIDAD DE MANDOPara cada funcin debe existir un solo jefe. Este principio establece la necesidad de que cada subordinado no reciba rdenes sobre una misma materia de dos personas distintas. Esencial para el orden y la eficiencia que exige la organizacin.

MBITO DE CONTROLEl mbito, alcance, grado, amplitud o tramo de control, se refiere al nmero de subordinados inmediatos que dependen de un jefe. Es uno de los temas ms discutidos entre los tcnicos en organizacin.Un control amplio, es decir, que el jefe tiene un nmero relativamente grande de subordinados inmediatos, da como resultado, por lo general, pocos niveles organizacionales y un aplanamiento de la estructura.

Por el contrario, los tramos estrechos facilitan las relaciones jefe-subordinado, quizs un manejo ms efectivo de los subordinados y una organizacin alta, relativamente con muchos niveles.

El nmero de subordinados inmediatos ms adecuado que debe supervisar un jefe es bsicamente una cuestin de comportamiento y vara segn:a) Capacidad del elemento humano con que se cuenta.b) La naturaleza y semejanza de las operaciones, tareas o funciones supervisadas.c) Si el jefe cuenta o no con staff.d) El grado de trabajo en equipo.

Se podra indicar, en trminos generales, que el mbito de control en los niveles ms altos de la organizacin se sita entre cuatro y ocho y en los niveles ms bajos entre ocho y veinte.

ORGANIZACIN FORMAL E INFORMAL

ORGANIZACIN FORMALSistema de esfuerzo cooperativo intencionalmente establecido y coordinado para que cada uno de los miembros que integran la empresa conozca las funciones que van a cumplir y asuman las responsabilidades correspondientes. Una organizacin formal permite que el esfuerzo individual en una situacin de grupo conlleve al logro de los objetivos/metas del grupo o de la organizacin.ORGANIZACIN INFORMALRelacin grupal que se establece dentro de la empresa, que a pesar de generar un esfuerzo de conjunto no implica que los miembros que lo integran sean conscientes de un propsito comn o de los resultados que se puedan lograr en forma conjunta. Surgen a consecuencia de las relaciones personales y sociales, a medida en que la gente se asocia a los grupos. No son reconocidos dentro de la estructura orgnica formal y, generalmente, sus objetivos y metas no se fijan segn los resultados que la empresa pretende lograr.

Estos grupos informales deben tenerse en cuenta en el proceso de gestin empresarial, ya que pueden ser excelentes agentes para lograr una eficaz direccin de personal.

TIPOS DE ESTRUCTURALas organizaciones pueden clasificarse segn la naturaleza de las relaciones de autoridad que existen en ellas. Hay cuatro tipos de estructura organizativas:

Estructura organizativa linealEs el tipo de estructura ms sencillo y antiguo que existe. La cadena de mando es muy clara y es difcil que alguien se la salte. Las decisiones se pueden tomar rpidamente, dado que solo tienen que consultarse con el inmediato superior.Tiene inconvenientes importantes, como que las comunicaciones son muy lentas. Adems, cada directivo tiene toda la responsabilidad de una amplia variedad de actividades y, obviamente, no puede ser experto en todas ellas.

Estructura en lnea y staffSe combinan las relaciones de autoridad directa, propias de la estructura lineal, con relaciones de consulta y asesoramiento que se mantienen con los departamentos denominados staffs.

Esta estructura combina la rapidez en la toma de decisiones que es propia de la estructura lineal, y la rapidez de comunicacin directa con los conocimientos expertos de los especialistas de los departamentos staff que son necesarios para dirigir numerosas actividades de muy diversa ndole.

Estructura en comitLa autoridad y la responsabilidad son compartidas conjuntamente por un grupo de personas en lugar de asumirlas una sola. Para tomar una decisin, el grupo se rene, se intercambian opiniones, se discute y se llega a la eleccin final. Normalmente se utiliza conjuntamente con la estructura en lnea y staff, y solo para la toma de algunas decisiones en concreto.Estructura matricialParte de un nuevo enfoque al que han ido sumndose un nmero creciente de empresas, para ajustar sus estructuras a las necesidades que imponen los cambios del entorno, especialmente en las reas de investigacin y desarrollo y de nuevos productos.La principal caracterstica es que algunos miembros de la organizacin responden ante dos miembros, en lugar de solo uno. Existe un principio de doble autoridad: cada miembro de un grupo recibe instrucciones de director del proyecto, pero, adems, mantiene su pertenencia al departamento funcional en el que habitualmente trabaja.Se desarrolla en torno a proyectos especficos o problemas en los que se renen personas expertas en diferentes reas para centrarse en problemas importantes o en temas tcnicos concretos.Las principales ventajas de la estructura matricial radican en la flexibilidad y en su capacidad para afrontar los problemas y proyectos importantes. Sin embargo, es necesario que el director del proyecto sepa integrar a personas provenientes de diversas partes de la organizacin en un verdadero equipo de trabajo. Esas personas deben saber trabajar cmodamente con ms de un superior.

ORGANIGRAMAS

Los organigramas son la representacin grfica de la estructura de la organizacin empresarial de una forma sinttica y simplificada, y dan a conocer las caractersticas principales de dicha estructura. Un organigrama debe cumplir los siguientes requisitos:

Diferenciar los elementos que componen la empresa. Diferenciar los niveles y posiciones que componen la empresa. Ser de fcil comprensin. Ser sencillo, es decir, slo debe comprender los elementos indispensables.

GENERALESMuestran la organizacin completa, dando a primera vista un panorama de todas las relaciones entre las divisiones y departamentos o entre los cargos, segn su naturaleza.

SUPLEMENTARIOSSe emplean para mostrar una parte de la estructura organizativa en forma ms detallada. Por ejemplo: el organigrama de una divisin, de un departamento o de una unidad en particular. Ejemplo:

ANALTICOSAparece la totalidad de la estructura organizativa de la empresa de una manera detallada. Ejemplo:

VERTICALESDestacan la jerarqua de mando: las posiciones que tienen ms autoridad se sitan en los lugares ms elevados y, por debajo de ellas, las subordinadas.

HORIZONTALESTienen los mismos elementos que los organismos verticales, pero las unidades de mando normalmente se sitan a la izquierda y las unidades subordinadas a su derecha. El objetivo de esta organizacin es destacar la importancia de las funciones sobre la jerarqua de mando.

MIXTOSEste tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales.

RADIALES O CONCNTRICOSIntentan crear un impacto visual para destacar los niveles ms altos de direccin, en el centro se colocara la mxima autoridad.

PLANIFICACIN

La planificacin es el proceso por el cual se obtiene una visin del futuro, en donde es posible determinar y lograr los objetivos, mediante la eleccin de un curso de accin.Razones de su importancia: Propicia el desarrollo de la empresa. Reduce al mximo los riesgos. Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.Existen diversos tipos de planes, clasificados como:

MisinEs la razn de ser de la empresa. El servicio especial que se propone lograr a largo plazo. Por ejemplo, la misin de una universidad es la formacin superior, enseanza y la investigacin.

VisinEs la capacidad administrativa de ubicar a la empresa en el futuro, en dnde deseamos estar de aqu a X aos. Por ejemplo, un banco puede tener como visin "ser la empresa lder en la prestacin de servicios financieros en toda Europa".

ObjetivosSon el resultado que se espera obtener y hacia el cual se encaminan los esfuerzos conjuntos. Por ejemplo, un objetivo de una empresa comercial puede ser aumentar las ventas del ao 2012 con respecto a las del 2011. Los objetivos pueden ser de corto plazo (hasta un ao), mediano plazo (de 1 a 3 aos) y largo plazo (ms de 3 aos).

MetasLos diferentes propsitos que se deben cumplir para lograr el objetivo. Son fines ms especficos que integran el objetivo de la empresa. Por ejemplo, para la empresa comercial que desea incrementar sus ventas, una meta podra ser capacitar al equipo de vendedores durante los primeros dos meses del ao 2004, con lo que se busca alcanzar el objetivo planteado.

PolticasSon guas o lineamientos de carcter general, que indican el marco dentro del cual empleados de una empresa pueden tomar decisiones, usando su iniciativa y buen juicio. Por ejemplo, competir a precios en base del mercado.ReglasSon normas precisas que regulan una situacin en particular. Se exponen acciones u omisiones especficas, y no dan libertad de accin. Ejemplos de este tipo son "no fumar", "no ingerir alimentos en este sitio", etc.EstrategiasLa accin de proyectar a un futuro esperado y los mecanismos para conseguirlo, y hacer que el futuro de la organizacin se comporte como se determin. Por ejemplo, una estrategia podra ser "realizar investigaciones de mercado permanentemente y proveer de eficiente informacin al equipo de venta, a fin de aumentar las ventas".

ProgramasSon planes que comprenden objetivos, polticas, estrategias, procedimientos, reglas, asignacin de funciones y recursos, y las acciones necesarias para alcanzar los objetivos, estableciendo el tiempo necesario para la ejecucin de cada una de las etapas de operacin.

PresupuestosSon planes que representan las expectativas para un periodo futuro, expresados en trminos cuantitativos, tales como dinero, horas trabajadas, unidades producidas, etc. Pueden ser de operacin (ventas, produccin, inventarios, etc.) y financieros (de efectivo, de capital, estados financieros pro forma, etc.).

ProcedimientosSon planes que sealan una serie de labores concatenadas que deben realizarse de acuerdo a una secuencia cronolgica, para alcanzar los objetivos preestablecidos. Un ejemplo de este tipo de planes es el procedimiento que se lleva a cabo para el pago de sueldo a los empleados.

ORGANIZACIN

ORGANIZACIN FUNCIONAL

El principio fundamental es el staff.Este tipo de organizacin se sustituy en la organizacin lineal por la funcional en la que cada operario pasa a reportar, no solo a su jefe superior, sino a varios, pero cada uno en su especialidad.Las caractersticas principales de la organizacin funcional son: Autoridad funcional o dividida: Esta se basa en la especializacin, es autoridad de conocimiento y se expande a toda la organizacin. Lnea directa de comunicacin: Las comunicaciones son efectuadas directamente sin necesidad de intermediarios. Descentralizacin de las decisiones: no es la jerarqua sino la especialidad quien promueve las decisiones. nfasis en la especializacin: cada rgano o cargo contribuye con su especialidad a la organizacin.El staff es el resultado de la organizacin lineal y funcional. En esta organizacin existen rganos de decisin en la asesora.Los rganos de lnea se caracterizan por la autoridad lineal y el principio escalar, mientras que los rganos staff prestan asesora a servicios especializados.Fusin de la estructura lineal con la funcional, predominando la estructura lineal. Cada rgano reporta a un solo y nico rgano superior: principio de autoridad. Pero cada rgano recibe asesora y servicio especializado de los diversos rganos de staff.Coexistencia entre las lneas formales de comunicacin y las lneas directas de comunicacin.Separacin entre los rganos ejecutivos y los rganos asesores.

ORGANIZACIN DEPARTAMENTALAbarca cada departamento de la empresa. Es el denominado diseo de departamentos, o simplemente departamentalizacin.DepartamentalizacinSe relaciona con dos de los cuatro elementos bsicos de la estructura organizacional. Consiste en la subdivisin de tareas y la asignacin de stas a grupos especializados de una organizacin, as como en la creacin de normas para el desempeo de esas tareas.CLASES DE DEPARTAMENTALIZACIN:

Funcional: una de las maneras ms comunes de agrupar actividades es hacerlo por funciones desempeadas. Puede utilizarse en diferentes tipos de organizaciones. Las funciones cambian solo para reflejar los objetivos y actividades de la organizacin.Producto o servicio: si las actividades de la empresa se relacionan ms con servicios que con productos, cada servicio sera agrupado en forma autnoma. Cada uno ofrece una gama de servicios bajo la direccin de un gerente de producto o servicio.Comprador o cliente: el tipo particular de cliente que una organizacin busca alcanzar puede tambin ser utilizado para agrupar a los empleados.Por clientes: los clientes en cada conjunto tienen problemas y necesidades comunes que pueden ser resueltas teniendo especialistas departamentales para cada uno.Geogrfica: la funcin de ventas puede tener diversas regiones. Sobre la base geogrfica o territorio. Si los clientes de una organizacin estn distribuidos en un rea geogrfica grande, entonces esta forma de departamentalizacin es muy valiosa.Proceso: puede usarse para procesar tanto al cliente como al producto.Organizacin geogrfica.Suele aplicarse en todas las empresas, sobre todo en lo que se refiere a ventas y distribucin fsica. Es una organizacin estructurada verticalmente.El alcance ms corto de esta organizacin permite al director de cualquier nivel dedicar ms tiempo a sus subordinados.Tiene varias ventajas. Los mercados locales pueden estar dirigidos por personas que conocen muy bien las caractersticas y los clientes de la zona. Adems, la empresa puede responder a los cambios del entorno de forma inmediata, ya que el proceso de toma de decisiones se reduce en el tiempo por las peculiaridades intrnsecas de la propia organizacin.Organizacin mixta del departamento de marketing: es la forma adoptada por la mayora de las empresas que incorporan a su organizacin ciertos aspectos funcionales de productos, mercados o territorios.Algunas de las estructuras mixtas que podran darse en el departamento de marketing:a) Cuando todos los productos de la empresa son similares y los mercados tienen un proceso de compra parecido (muebles, electrodomsticos, etc.), lo ms conveniente suele ser la organizacin por funciones, con divisin territorial de las actividades de venta y distribucin.b) Si la empresa tiene productos muy diferentes y mercados muy similares, la forma ms conveniente suele ser la organizacin por productos, y una cierta divisin de las ventas por zona geogrfica.c) Cuando los productos, mercados y territorios son muy diferentes, lo ms adecuado puede ser una forma mixta de organizacin que se caracteriza tambin por una gran descentralizacin.d) En el caso de que una empresa fabrique y comercialice una gran variedad de distintos productos destinados a muchos mercados diferentes, puede implantar una organizacin por jefes de producto y por jefes de mercado.

LINKS DE APOYO

http://html.rincondelvago.com/politica-organizacional-de-empresa.html http://www.cca.org.mx/cca/cursos/administracion/artra/infra/planes/6.2.3/estruc.htm http://www.monografias.com/trabajos59/analisis-organizacional/analisis-organizacional2.shtml http://admindeempresas.blogspot.com/2007/11/tipos-de-estructuras-organizacionales.html http://www.mailxmail.com/curso-administracion-empresas-organizacion/tipos-estructuras-organizativas http://www.promonegocios.net/organigramas/tipos-de-organigramas.html http://www.monografias.com/trabajos22/el-organigrama-empresarial/el-organigrama-empresarial.shtml http://html.rincondelvago.com/planificacion-de-una-empresa.html http://rie.cl/?a=11045 https://docs.google.com/viewer?a=v&q=cache:MZ5t_D4SvYkJ:ocw.uc3m.es/economia-financiera-y-contabilidad/economia-de-la-empresa/material-de-clase1/Planificacion.pdf+planificacion+de+empresa&hl=es&gl=es&pid=bl&srcid=ADGEESjjynAVKrSWwog4DKVqipuScpL22Sn8WUy654y3CgkCdkyCTH94U3FTjbBOoYwYJ1prRTjNsxBhhbmGctSFtoamkU7RBzRvqXHh7lYqUPmPxzHg9b8e_Gtup_qzAG0X0LU5teOV&sig=AHIEtbTyi9R48MYYQ-UXEQgCZDP1yo2FZQ http://html.rincondelvago.com/organizacion-funcional.html http://www.promonegocios.net/empresa/tipos-organizaciones.html http://www.buenastareas.com/ensayos/Organizacion-Departamental/910618.html http://www.mailxmail.com/curso-organizacion-control-comercial/organizacion-geografica http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol16_4_07/aci101007.html http://www.materiabiz.com/mbz/estrategiaymarketing/nota.vsp?nid=39482 http://www.promonegocios.net/organigramas/tipos-de-organigramas.html