La organizacin de agenda La agenda es confidencial, ya que contiene la vida laboral de su titular.En la agenda hay que colocar adecuadamente la informacin y tenemos que consultarla para recordar la informacin.Existen varios tipos de agenda:- Agenda normal o estndar: Sencilla con todo lo imprescindible.- Agenda personal: Planificaciones diversas, las diferentes partes de la agenda estn diferenciadas por separadores de colores.- Agenda electrnica: Son practicas por la gran cantidad de informacin que almacenan en el mnimo espacio.- Agenda de ordenador: Estn en el ordenador (Outlook)Partes mnimas de una agenda- Listn telefnico y de direcciones- Calendarios: Ao actual, anterior y posterior- Planning: Suele ser mensual- Dietario: Apuntado normalmente por horasAgendas que usa la secretaria- Agenda de la secretaria:En ella se planificarn las tareas, da y hora de realizacin y entrega.- Agenda del jefe:En esta se anotaran todas aquellas actividades que competen al jefe.Gestin de la agenda del jefeLas actividades de la agenda del jefe se deben distinguir en tres mbitos:- Familiar: No se debe invadir, si es necesario hay que consultarlo con l, tienen que ser casos excepcionales.- Ocio: No se debe interrumpir, l necesita estos momentos para poder rendir mejor. En caso necesario se debe consultar con l.- Tiempo empresarial: Es necesario conocer las costumbres del jefe. No se necesita permiso para la gestin de este tiempo. Hay que tener en cuenta la duracin de las tareas y dejar margen. Debemos considerar el ritmo biolgico, y no programar tareas complicadas al principio o final de la jornada.. Siempre que no se use tiene que estar bajo llave.

organizacin de actividades segn el puesto que desempeaLa organizacin invierte recursos con cada colaborador al seleccionarlo, incorporarlo, y capacitarlo. Para proteger esta inversin, la organizacin debera conocer el potencial de sus hombres. Esto permite saber si cada persona ha llegado a su techo laboral, o puede alcanzar posiciones ms elevadas. Tambin permite ver si hay otras tareas de nivel similar que puede realizar, desarrollando sus aptitudes y mejorando el desempeo de la empresa.

Otra forma importante en que la organizacin protege su inversin en recursos humanos es por medio del planeamiento de carrera. Estimula las posibilidades de crecimiento personal de cada colaborador, y permite contar con cuadros de reemplazo.CAPACITACIN Y COMUNIDAD: LOS EFECTOS SOCIALES DE LA CAPACITACIN

La capacitacin, aunque est pensada para mejorar la productividad de la organizacin, tiene importantes efectos sociales. Los conocimientos, destrezas y aptitudes adquiridos por cada persona no solo lo perfeccionan para trabajar, sino tambin para su vida.

Son la forma ms eficaz de proteccin del trabajador, en primer lugar porque si se produce una vacante en la organizacin, puede ser cubierta internamente por promocin; y si un trabajador se desvincula, mientras ms entrenado est, ms fcilmente volver a conseguir un nuevo empleo.

Las promociones, traslados y actividades de capacitacin son un importante factor de motivacin y retencin de personal. Demuestran a la gente que en esa empresa pueden desarrollar una carrera, o alcanzar un grado de conocimientos que les permita su "empleabilidad" permanente.

Equipo de oficina que esta a su cargo se refiere a todas las cosas que se hacen en una oficina y que tu puedes realizar, ejemplo:archivar documentos, redactar oficios,cartas de diversos tipos, memorandums,recibos y todos los documentos que sean necesarios para el desarrollo de tu trabajo, tambien puede ser la taquigrafa, tomar dictados, responder el telefono, por absurdo que parezca todas esas pequeas cosas son las que se hacen en una oficina y las que se piden en la solicitud para un empleoManeja constantemente equipos y materiales de fcil uso y medianamente complejos, siendo su responsabilidad directa.DINERO:Es responsable indirecto de dinero en efectivo, ttulos y valores y custodia de materiales.INFORMACIN CONFIDENCIAL:Maneja en forma directa un grado de confidencialidad media.TOMA DE DECISIONES:Las decisiones que se toman se basan en procedimientos y experiencias anteriores para la ejecucin normal del trabajo, a nivel operativo.SUPERVISIN:El cargo recibe supervisin general de manera directa y constante y no ejerce supervisin.RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS:RELACIONES INTERNAS:El cargo mantiene relaciones continuas con el personal de la unidad administrativa a la que pertenece y/o frecuentes con los integrantes de la comunidad universitaria usuarias del servicio, a fin de ejecutar lo relativo al rea, exigindose para ello una normal habilidad para obtener cooperacin.RELACIONES EXTERNAS:El cargo mantiene relaciones frecuentes con instituciones pblicas y/o privadas y pblico en general, a fin de ejecutar lo relativo al rea, exigindose para ello una normal habilidad para obtener cooperacin.

presentacin personal de una secretariaLas secretarias son las personas que atienden al pblico, colaboran como auxiliares en el desarrollo de una empresa, ayudan a los ejecutivos en su trabajo diario, actan como recepcionistas, hacen cartas, concretan citas, desempean funciones de archivo, ente otras actividades. Por estas razones es vital el cuidado de su imagen y comportamiento.Imagen personal

Debe preocuparse por su apariencia fsica. Estar siempre impecable, con el cabello y las uas perfectamente arregladas, con la piel limpia, luciendo un maquillaje discreto, con un perfume, una locin o una crema de manos con aroma delicado. Debe cuidar su figura y sobrepeso. N o tiene que lucir como una modelo, pero si debe dar la apariencia de estar sana, y su fsico debe ser agradable a la vista. Para lograrlo, una buena alimentacin y un poco de ejercicio son suficientes. Debe lucir bien siempre. Ello se logra vistindose adecuadamente, sin extravagancias, ni exageraciones, sin llevar el ltimo grito de la moda, pero sin parecer del siglo pasado. Cuando usa uniforme, ste debe llevarse tal y como lo indica la empresa. Los accesorios deben ser discretos.El estilo personal que genera mayor confianza, es aquel que se caracteriza por la pulcritud, la sobriedad, la discrecin y la sencillez.FactoresLa imagen personal est basada, principalmente, en un conjunto de factores que influyen de forma positiva o negativa en la vida: Los gestos, La forma de vestir, La forma de conducirse; es decir, los modales, El vocabulario, El aseo y higiene personal, El tono y volumen de la voz.Modos de actuar

Debe asumir la postura de los payasos. No importa cual sea su problema, no importa lo mal que est, ni lo desesperada que se encuentre, siempre debe lucir una sonrisa fresca y natural, siempre debe ser agradable, simptica sin ser melosa. Nadie es culpable de sus problemas y ella debe mostrar su mejor cara. Debe tener a flor de piel el mejor vocabulario, corts, amable, delicado. En su trabajo las palabras, gordito, gordita, papi, mami, negrito, no existen. S seor, con mucho gusto seora, enseguida la comunico, buenos das, muchas gracias por su visita, estamos para atenderlos, luce usted muy bien, con mucho gusto son las frases que ms repite durante su jornada de trabajo, las llamadas Frases Mgicas. Debe preocuparse por su actualizacin, y no slo en tcnicas relacionadas directamente con su trabajo, sino en cultura general, en lo que ocurre a diario en el pas, para as poder sostener una conversacin con cualquiera de los clientes de la empresa. Esto no quiere decir que deba sentar ctedra en todo. Debe hablar pausadamente. Los gritos, y los tonos altos de voz estn fuera del contexto de una secretaria que quiera ser ejecutiva. Y mucho ms las risas a todo pulmn, las carcajadas. Nunca debe hablar demasiado largo por telfono. Ella entiende ms que nadie que ste es un instrumento de trabajo que slo se utiliza para casos necesarios, no para conferencias. Siempre debe de tener su puesto de trabajo perfectamente organizado. Si se lo permiten, puede dar un toque de feminidad, por ejemplo, un pequeo florero, un portarretrato con una imagen familiar, un discreto adorno. Debe ser discreta, sin parecer tonta. Tiene que mantenerse alerta, sin parecer una espa; tiene que ser colaboradora sin parecer lambona. Debe de dar ms de lo que se le exige y ms de lo que se espera de ella. Las que no hacen ms de lo que estrictamente les toca, las que no se quedan un minuto ms del tiempo en la oficina, las que no colaboran porque eso no me toca, no pueden llamarse ejecutivas. Debe ser una persona con capacidad de decisin sobre muchas cosas. Debe de tener la sabidura de un viejo, la madurez de una persona adulta, la alegra de un joven. Estar bien consigo misma, y brindar a quienes la rodean paz y alegra. Debe ser la verdadera mano derecha del jefe. Ella es parte de la imagen de la empresa, es el verdadero puente entre los que estn y los que llegan, entre los empleados y el patrn, entre los ejecutivos y los clientes.