Laiko valdymasKeletas patarimų kolegoms

Martynas Šukys 2011

Apie ką aš kalb÷siu?

1. Kas ta laiko vadyba?2. Savianaliz÷3. Planas4. Darbo vietos parengimas5. Naudingi įrankiai/ darbo metodai

Laiko vadyba tai mitas

Para turi tik 24 val.

Laiko vadyba:• Savęs organizavimo vadyba• Produktyvumo didinimas

Savianaliz÷. Darbo veiklos schema• Ar yra kitoks darbo atlikimo principas?

Laiko švaistūnai?• E. Paštas?• Duomenų perrašymas/kopijavimas?• Konsultacijos telefonu?

Laiko švaistymo priežastys:• “Multitaskingas”• Skubūs darbai ≠ svarbūs darbai• Asmens produktyvumo laikas (darbo dienos atžvilgiu)

6 būdai produktyvumui didinti

1. Dirbti intensyviau2. Dirbti greičiau3. Daryti vertingesnius darbus4. Daryti tai kas sekasi (kita deleguoti)5. Grupuoti darbus6. Suskaidyti darbus

Planas. Tikslas Pareto d÷snis –20/80 taisykl÷. Keisk veiklos planą!1. Įvesk prioritetus. Juos gerbk!2. Organizuok darbo sistemą3. Tur÷k darbų sąrašą (4 darbai per dieną)

užduočių eiliškumo sugrupavimas A-svarbus darbas; B-tur÷čiau atlikti darbą; C-darbą reik÷tų atlikti, bet nebūtina, D-darbą pavesti kitiems; E-darbo nedaryti

4. Įvesk rutiną. 1 darbas – 1 val. -> pertrauka. Paprasčiau valdyti veiklą įvykus krizei

5. Nepersidirbk

Darbo vietos parengimas• Teisinga bylų laikymo sistema, darbas su jomis

dokumentų kaupimas ir apdorojimas pagal kategorijas vienu metu (blokais), o ne po vieną -> “multitaskingas”

• E. pašto d÷žut÷s struktūrizavimas gaunamų laiškų paskirstymas

• E. užklausų registras ir vedimas D.U.K. bei jų talpinimas viešai

• Darbo kalendoriaus valdymas (kalendorius, užrašin÷, e. priemon÷s)

Saviorganizavimo sistema I

• Susiorganizuok darbo valdymo schemą, steb÷k kas veikia, o kas ne

• Smulkius darbus stambink, stambius smulkink • Nustatyk sau mažesnius terminus • Vieną darbą daryk vienu metu• Tur÷k daug mikro pertraukų• Yra darbų kurių nereikia atlikti, jie išsisprendžia

savaime

Saviorganizavimo sistema II

• Svarbius (ne skubius!) darbus atlik pirmiausiai• Dieną prad÷k nuo svarbiausio darbo (prieš įjungiant

e. paštą) • Darbus reikalaujančius tik keleto minučių atlikimo

atlik iš karto• Prisiversk prad÷ti darbą, v÷liau bus lengviau prie jo

sugrįžti• Tikrink E. paštą pagal grafiką (2 kartus per dieną)

Kod÷l tiek daug laiko “žaidžiame” su e. paštu?• Mūsų smegenys neturi laiko dimensijos

(neveikia žadintuvo principas)• Troškimas –> žadintuvas• Sprendimas –> sistemos sukūrimas ir

pasitik÷jimas ja

E. pašto valdymo įrankis

E. pašto valdymo sprendimaiGaunamų laiškų skirstymas ne pagal siunt÷ją, o pagal aktualumo

kategoriją darbo atlikimo atžvilgiuKategorijų pvz.:• Inbox – 0 laiškų arba laiškai, kurie atsakomi per 1 min.• Actions – laiškai reikalaujantys daugiau laiko (pagalvoti, priimti

sprendimą)• Inkubatorius – darbas kuriam reikia pribręsti (ne skubus, bet

svarbus) • Maybe – gal reikia(÷s), gal nereikia (÷s)• Reference – naudinga ilgalaik÷ informacija, nereikalaujanti

veiksmo (pvz. nuoroda į dokumentus)• Follow up – atliktas darbas tačiau reikalaujantis steb÷jimo• History – archyvas

Veiklos schema

INBOX

5 min. darbas

Trash

Actions

Refference

Maybe

History/ Follow up/ Refference

History / Follow up

Refference / Trash

Apie ką aš kalb÷jau?

1. Kas ta laiko vadyba?2. Savianaliz÷3. Planas4. Darbo vietos parengimas5. Naudingi įrankiai/ darbo metodai

Literatūra

• Paprastesnis darbo planavimas. Fergus O’Connel. 2005• D÷mesio centras. Brian Tracy. 2007• 4 valandų darbo savait÷. Timothy Ferriss 2008• Vadyba žaliems. Bob Nelson, Peter Economy. 1999• The 25 Best Time Management Tools and Techniques. Pamela Dodd, Dough Sundheim.

2008• Successful Time Management for Dummies. Dirk Zeller. 2009• Time Management Proven Techniques for Making Every Minute Count. Richard Welsh. 2008• 11 Time Management Tips.

http://sbinfocanada.about.com/cs/timemanagement/a/timemgttips.htm• 10 tips for time management in a multitasking world.

http://blog.penelopetrunk.com/2006/12/10/10-tips-for-time-management-in-a-multitasking-world/

• Most Time Management Is Rubbish. Here Are Ten Things That Work for Me. http://www.thesimpledollar.com/2009/03/26/most-time-management-is-rubbish-here-are-ten-

things-that-work-for-me/