LAPORAN AUDIT KUALITI DALAMAN BIL. 18/2017 Bil_19_2017/5_(b)Buku 2... · 8.5.1 2/48 Penemuan : PTj tidak memastikan pengeluaran dan provisi servis dijalankan dalam keadaan terkawal

1

LAPORAN AUDIT KUALITI DALAMAN BIL. 18/2017

BUKU 2

(KETAKAKURAN MENGIKUT PROSES TERAS)

MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 19/2017

26 SEPTEMBER 2017

1

1

AUDIT DALAMAN UM BIL. 19/2017: (Status Ketakakuran Sehingga 19 Jun 2017)

Bil PTj/Proses Teras Fasal No.

Ketakakuran Penemuan Bukti Objektif

Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran

Sehingga 19 Jun 2017

Tarikh Selesai

Ketakakuran

1 Kod Teras :PT01 PTj/Jabatan : AKADEMI PENGAJIAN ISLAM

10.2.1 1/48 Penemuan : PTj tidak memastikan tindakan yang berkesan diambil setelah dikenalpasti ketidaklengkapan fail kursus

Didapati fail kursus IFGH6111, IPGH6112 dan IEGH6320 untuk Sem 1, 2016/2017 telah dikenalpasti ketidaklengkapan yang ditandakan dalam borang semak fail kursus oleh penyemak. Tetapi semasa audit, fail kursus tersebut masih tidak dilengkapkan.

Timbalan Pengarah (Ijazah Tinggi) menghantar surat peringatan kepada Penyelaras kursus IFGH6111, IPGH6112 dan IEGH6320 bagi Semester I Sesi 2016/2017 supaya melengkapkan fail kursus. Bagi langkah jangkamasa panjang penambahbaikan pengurusan fail kursus dan memastikan ketakakuran tidak berulang pada masa hadapan, satu jawatankuasa telah dibentuk dan diaktifkan untuk tujuan tersebut. Ahli Jawatankuasa Projek Penambahbaikan Sistem Pengurusan Fail Kursus APIUM yang dianggotai seperti berikut: Pengerusi Pegawai Risiko Pengurus Kualiti Pengawal Dokumen Wakil jabatan yang dikenalpasti

Manusia SELESAI Tarikh: 19-06-2017

2



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

2 Kod Teras :PT01 PTj/Jabatan : FAKULTI PERNIAGAAN & PERAKAUNAN

8.5.1 2/48 Penemuan : PTj tidak memastikan pengeluaran dan provisi servis dijalankan dalam keadaan terkawal.

1. Tiada tandatangan pensyarah P/M RM tetapi telah disahkan oleh Ketua Jabatan Perakaunan P/M NZ. Pada borang telah tercetak tarikh 20 Januari 2015 tetapi telah disahkan oleh Ketua Jabatan dengan catitan 24/1/2017. Borang `Course Outcomes Analysis`, Course Code: CIA1003/CAEA1214, Course Title:Intermediate Financial Accounting and Reporting/Financial Accounting& Reporting II, Sesi 2016/2017, Semester 1. 2. Tiada bukti salinan bahan penaksiran bagi penilaian berterusan terdapat pada fail-fail kursus semester 2, sesi 2015/2016 seperti berikut: CBEB 2317, CXHB 7103, CSGB 6307, CFGB 6102, CSBG 6102. 3. Didapati sebilangan fail-fail kursus yang tidak lengkap mengikut keperluan MQA seperti berikut: 1) CBEB 2317 - Semeseter 2, Sesi 2015/2016 - Tiada skema penaksiran penilaian berterusan 2) CXHB 7103 - Semester 2, Sesi

Tindakan Pembetulan Jangka Pendek - Pensyarah tersebut telah membuat pindaan dan melengkapkan borang 9 (Course Outcomes Analysis) dalam Fail Kursus CAEA1214/CIA1003 seperti yang terlampir.

Tindakan Pembetulan Jangka Panjang (Langkah pencegahan) - Satu sesi taklimat akan diberikan kepada ahli Jabatan/pensyarah dalam Mesyuarat Jabatan Perakaunan bagi mengingatkan pensyarah dan memastikan semua dokumen serta borang-borang Semakan Kurikulum dilengkapkan sebelum difailkan. Tindakan Pembetulan Jangka Pendek Pensyarah telah membuat salinan bahan dan skema penaksiran untuk direkodkan dalam fail Kursus.

Tindakan Pembetulan Jangka Panjang (Langkah pencegahan) Mesyuarat


3



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

2015/2016 - Tiada maklumat kursus semasa - Tiada pemetaan Kursus - Taksonomi Pembelajaran - Tiada pemetaan Kursus - Kemahiran Insaniah - Tiada penyelarasan hasil pembelajaran kursus - program - Tiada masa pembelajaran pelajar - Tiada bahan pengajaran - Tiada rancangan penaksiran hasil pembelajaran kursus 3) CSGB 6307 - Semester 2, Sesi 2015/2016 - Tiada bahan pengajaran - Tiada rancangan penaksiran hasil pembelajaran kursus 4) CSGB 6314 - Tiada pro-forma kursus - Tiada maklumat kursus untuk semester - Tiada pemetaan kursus - taksonomi pembelajaran - Tiada pemetaan kursus - kemahiran insaniah - Tiada penyelarasan pembelajaran kursus - program - Tiada masa pembelajaran pelajar - Tiada bahan pengajaran - Tiada rancangan penaksiran hasil pembelajaran kursus 5) CFGB 6102 - Semester 2,

Jabatan/Persediaan Semester diadakan sebelum semester bermula bagi mengingatkan pensyarah kursus supaya mengemaskini borang-borang semakan kurikulum dan mengemaskini semua rekod dalam fail kursus untuk semester sebelum dan akan datang. Sekiranya terdapat keperluan untuk melantik pensyarah sambilan, jabatan akan memberi taklimat / pemakluman yang lebih jelas dan terperinci berkenaan keperluan Universiti berkaitan rekod dan dokumentasi fail kursus. Tindakan Pembetulan Jangka Pendek Bahan pengajaran ada dimuatnaik di dalam SPECTRUM bagi kursus ini. Satu catatan telah dimasukkan ke dalam fail kursus untuk menyatakan bahawa bahan pengajaran ada di SPECTRUM.

Tindakan Pembetulan

4



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

Sesi 2015/2016 - Tiada masa pembelajaran pelajar - Tiada bahan pengajaran - Tiada rancangan penaksiran hasil pembelajaran kursus 6) CSGB 6102 - Semester 2, Sesi 2015/2016 - Tiada maklumat kursus - Tiada masa pembelajaran pembelajaran pelajar - Tiada rancangan penaksiran hasil pembelajaran kursus. 4. 1) Fail Kursus CXHB 7109 (sem 1 2016/2017) didapati tiada: (a) pemetaaan kursus; taksonomi pembelajaran; (b) pemetaaan kursus:kemahiran insanaiah; (c) penyelarasan hasil pembelajaran kursus; (d) masa pembelajaran pelajar; (e) salinan bahan pengajaran; (f) rancangan penaksiran hasil pembelajaran kursus. 2) Fail Kursus CSGB 6308 (sem 1 2016/2017) didapati tiada : (a) salinan bahan pengajaran: (b) rancangan penaksiran hasil pembelajaran kursus. 3) Fail Kursus

Jangka Panjang (Langkah pencegahan) Akan memastikan senarai semak fail kursus diisi dan ditandatangani oleh pensyarah apabila semua bahan fail kursus telah dilengkapkan. Tindakan Pembetulan Jangka Pendek Proforma, maklumat kursus, borang pemetaan taksonomi, borang pemetaan kemahiran insaniah, borang penyelarasan pembelajaran kursus serta borang masa pembelajaran pelajar telah diminta daripada pensyarah dan telah dimasukkan ke dalam fail kursus. Bahan pengajaran ada dimuatnaik di dalam SPECTRUM bagi kursus ini. Satu catatan telah dimasukkan ke dalam fail kursus untuk menyatakan bahawa bahan pengajaran ada di SPECTRUM.

Tindakan Pembetulan Jangka Panjang (Langkah pencegahan) Akan

5



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

CXHB 7108 (sem 1 2016/2017) didapati tiada ; (a) pemetaan kursus-taksonomi pembelajaran; (b)pemetaan kursus- kemahiran insaniah; (c) penyelarasan hasil pembelajaran kursus; (d) masa pembelajaran pelajar; (e) salinan bahan pengajaran; (f) salinan rancangan penaksiran hasil pembelajaran kursus.

memastikan senarai semak fail kursus diisi dan ditandatangani oleh pensyarah apabila semua bahan fail kursus telah dilengkapkan. Tindakan Pembetulan Jangka Pendek : Borang bagi masa pembelajaran pelajar telah diminta dari pensyarah dan telah dimasukkan ke dalam fail kursus.

Bahan pengajaran ada dimuatnaik di dalam SPECTRUM bagi kursus ini. Satu catatan telah dimasukkan ke dalam fail kursus untuk menyatakan bahawa bahan pengajaran ada di SPECTRUM.

Tindakan Pembetulan Jangka Panjang (Langkah pencegahan) Akan memastikan senarai semak fail kursus diisi dan ditandatangani oleh pensyarah apabila semua bahan fail kursus telah dilengkapkan. Tindakan Pembetulan Jangka Pendek : Salinan

6



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

bahan penaksiran bagi penilaian berterusan telah dimuatnaik oleh pensyarah ke dalam SPECTRUM. Hanya rubric sahaja dimasukkan ke dalam fail kursus. Pensyarah telah memberikan salinan bahan penaksiran dan telah dimasukkan ke dalam fail kursus. Borang maklumat kursus serta borang masa pembelajaran pelajar telah diminta daripada pensyarah dan telah dimasukkan ke dalam fail kursus.

Tindakan Pembetulan Jangka Panjang (Langkah pencegahan) Akan memastikan senarai semak fail kursus diisi dan ditandatangani oleh pensyarah apabila semua bahan fail kursus telah dilengkapkan. Tindakan Pembetulan Jangka Pendek Bahan pengajaran ada dimuatnaik di dalam SPECTRUM bagi kursus ini. Satu catatan telah dimasukkan ke dalam fail

7



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

kursus untuk menyatakan bahawa bahan pengajaran ada di SPECTRUM.

Tindakan Pembetulan Jangka Panjang (Langkah pencegahan) Akan memastikan senarai semak fail kursus diisi dan ditandatangani oleh pensyarah apabila semua bahan fail kursus telah dilengkapkan. Sehubungan itu, tiada keperluan bagi Fakulti untuk menyediakan fail kursus ini lagi. Tindakan Pembetulan Jangka Pendek Menghantar surat kepada IPS sebagai PTj pusat yang menguruskan program ijazah tinggi Universiti untuk mendapatkan ketetapan yang jelas berhubung perkara ini.

Tindakan Pembetulan Jangka Panjang (Langkah pencegahan) Di bawah semakan kurikulum program PhD, FPP telah menyediakan borang-

8



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

borang kursus mengikut keperluan MQA dan telah dihantar ke IPS. Apabila diluluskan oleh Senat, semua kursus di peringkat PhD yang ditawarkan oleh FPP akan mempunyai program outcome, course outcome, SLT dan lain-lain dokumen yang diperlukan. Tindakan Pembetulan Jangka Pendek Menghantar surat kepada IPS sebagai PTj pusat yang menguruskan program ijazah tinggi Universiti untuk mendapatkan ketetapan yang jelas berhubung perkara ini.

Tindakan Pembetulan Jangka Panjang (Langkah pencegahan) Di bawah semakan kurikulum program PhD, FPP telah menyediakan borang-borang kursus mengikut keperluan MQA dan telah dihantar ke IPS. Apabila diluluskan oleh Senat, semua kursus di peringkat PhD yang ditawarkan oleh FPP

9



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

akan mempunyai program outcome, course outcome, SLT dan lain-lain dokumen yang diperlukan.

3 Kod Teras :PT01 PTj/Jabatan : INSTITUT ANTARABANGSA POLISI AWAM DAN PENGURUSAN (INPUMA)


Fail-fail Kursus Semester 1 Sesi 2016/2017 bagi ZIGP6113 Capstone Project dan ZIGP6117 Budget Administration. Contohnya, Kriteria dalam Penilaian Sumatif (tidak mutakhir), Masa Pembelajaran Pelajar (salah kira), maklumat dalam Borang Maklumat Semasa Kursus (tidak lengkap), Borang Kehadiran Pelajar (tidak ditandatangani), Rekod Penerimaan Hasil Kerja Pelajar (tidak ditemui) serta Dokumen Sokongan bagi Analisis Pembelajaran Kursus (tidak lengkap dan tanpa dokumen sokongan). Rekod Keputusan Peperiksaan tidak ditandatangani oleh penyemak dan disahkan oleh KJ/TD sebelum Mesyuarat Lembaga Peperiksaan dan dokumen (tanpa tanda

1) Borang Kehadiran Pelajar (tidak ditandatangani) INPUMA akan memastikan selepas habis kelas, staf dan pensyarah yang terlibat perlu memastikan borang tersebut ditandatangani oleh pensyarah yang mengajar di ruangan yang telah ditetapkan.

2) Rekod Penerimaan Hasil Kerja Pelajar (tidak ditemui) INPUMA akan memastikan borang rekod ini dihantar melalui emel kepada setiap pensyarah yang mengajar pada setiap permulaan sesi untuk digunapakai bagi merekodkan apa jua hasil kerja pelajar yang dihantar. Borang ini juga akan diletakkan di pejabat INPUMA dan pelajar akan diminta untuk tandatangan semasa menghantar apa-apa jua hasil kerja di pejabat

Manusia Sistem

SELESAI Tarikh: 30-05-2017

10



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

tangan) dalam bentuk tulisan tangan dimasukkan dalam Fail Kursus. Fail-fail Kursus Semester 1 Sesi 2016/2017 bagi ZIGP6113 Capstone Project dan ZIGP6117 Budget Administration dan Fail Mesyuarat Lembaga Peperiksaan. Tiada nama dan tandatangan pemeriksa dan penyemak, serta tidak dipersetujui oleh ketua jabatan/penyelaras rancangan dalam semakan borang pengisian markah Projek Penyelidikan (ZIGP6181) (Sem 1, 2016/2017).

INPUMA. Adalah menjadi tanggungjawab pensyarah kursus untuk memastikan borang ini lengkap dan diletakkan dalam fail kursus sebelum akhir semester.

3) Hal-hal berkaitan peperiksaan INPUMA akan memastikan borang pengisian markah dan rekod keputusan peperiksaan ditandatangani oleh pensyarah kursus, penyelaras/koordinator program/Timbalan Pengarah dan Pengarah sebelum dan semasa Mesyuarat Jawatankuasa Pemeriksa dijalankan. Borang yang telah ditandatangani perlu dimasukkan ke dalam fail Jawatankuasa Pemeriksa.

4) Kriteria dalam Penilaian Sumatif (tidak mutakhir), Masa Pembelajaran Pelajar (salah kira), Maklumat dalam Borang Maklumat Semasa Kursus (tidak lengkap) dan Dokumen Sokongan bagi Analisis

11



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

Pembelajaran Kursus (tidak lengkap dan tanpa dokumen sokongan) Pihak INPUMA bercadang untuk mengadakan sesi taklimat atau latihan kepada pensyarah yang mengajar dan juga staf yang terlibat dalam memastikan dokumen-dokumen ini mengikuti ketetapan yang sebenar dengan mengundang wakil QMEC atau wakil auditor untuk memberikan taklimat atau latihan ini.

4 Kod Teras :PT01 PTj/Jabatan : PUSAT PENCETUS BAKAT & LATIHAN INDUSTRI (CITra)

8.7.1 4/48 Penemuan : PTj tidak memastikan output yang tidak akur kepada keperluan diambil tindakan susulan yang sewajarnya.

Laporan Penilaian Kursus dan Pengajaran (PKP) Semester 2 Sesi 2015/2016 bagi kursus GIG1005 oleh pensyarah CPS dan AA. Laporan CTES di bawah 3.50 tidak diambil tindakan oleh pihak CItra. CITra tidak mengambil tindakan susulan yakni memaklumkan dan mengadakan pertemuan dengan staf akan keputusan penilaian yang diperoleh kurang daripada 3.50.

- Pihak CITra akan mencetak laporan CTES bagi Kursus Universiti selewat-lewatnya dua (2) minggu selepas tarikh tutup CTES kepada Pusat Tanggungjawab (PTj) masing-masing mengenai pensyarah yang memperolehi penilaian CTES di bawah 3.50. Pihak PTj bertanggungjawab mengadakan sesi pertemuan dengan pensyarah berkenaan. TARIKH PERLAKSANAAN - Dua


12



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

minggu selkepas tarikh CTES ditutup - 2 Jun 2017 (Jumaat) CTES ditutup - 5 Jun 2017 (Isnin) sistem dijana, cetak dan edarkan kepada pensyarah/pengajar dan PTj

5 Kod Teras :PT01 PTj/Jabatan : INSTITUT PENGAJIAN SISWAZAH (IPS)

8.1 5/48 Penemuan : PTj tidak memastikan pengawalan operasi berdasarkan kepada perancangan yang telah ditetapkan

1) Bagi kursus HQA 7003 dan HHGR 6103, tiada masa diperutukkan dalam Jadual Pengajaran untuk menjalankan ujian sebagaimana ditetapkan dalam masa pembelajaran pelajar (SLT) 2) Didapati rekod kehadiran kelas pelajar hanya terdapat diantara minggu 1 hingga 13 bagi kursus HQA 7003 dan bagi kursus HHGR 6103 hanya terdapat diantara minggu 1 hingga 12 3) Fail Kursus: HQA7001: Research Methodology, Sesi 2016/2017, Semester 1, Terdapat tidak persamaan pada masa pembelajaran pelajar (SLT) dalam borang ProForma (123 jam), Maklumat Kursus Untuk Semester/Penggal

1. Untuk penyelesaian jangka pendek, pensyarah diminta untuk melengkapkan fail kursus berkenaan. Oleh itu, IPS telah memaklumkan melalui emel kepada Timbalan Pengarah UMPEDAC (Prof. Madya Dr. JS) pada 23 Mei 2017 bagi mengemukakan dan melengkapkan dokumen yang berkaitan.

2. Penyelaras Program diminta untuk mempertingkatkan pemantauan fail kursus supaya perkara ini (fail tidak lengkap) tidak berulang. Surat peringatan akan dikeluarkan oleh IPS.


13



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

Semasa (120 jam), borang Masa Pembelajaran Pelajar (123 jam). Tiada skema jawapan bagi peperiksaan-HQA7001 for Master of Renewable Energy, Sesi 2016/2017 Semester 1, Dis 2016/Jan 2017. Borang Analisis Hasil Pembelajaran tidak lengkap tiada `Assesssment Plan for Course Learning Outcomes Analysis` 2. Fail Kursus HQA 7001 (sem 1 2016/2017) didapati tidak ada: (a) salinan skema markah untuk peperiksaan akhir semester.

6 Kod Teras :PT01 PTj/Jabatan : FAKULTI UNDANG-UNDANG

9.1.3 6/48 Penemuan : PTj tidak memastikan analisis dan penilaian dibuat dengan sempurna

Tiada analsis pencapaian hasil pembelajaran kursus, tiada keputusan hasil pembelajaran kursus dan tiada rancangan penambahbaikan kursus bagi kursus LXEB 3125, LXEB 1125, LXEB 3111

Satu sesi gerak kerja untuk menyemak, mengemaskinni dan melengkapkan fail kursus akan di adakan pada 09 Jun 2017 (Jumaat) dari jam 8.00 pagi hingga4.00 petang di Bilik ISO, Fakulti Undang-Undang. Surat kepada pensyarah yang terlibat dengan ketakakuran ini supaya melengkapkan fail kursus masing-masing telah


14



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

dihantar pada 26 Mei 2017. Surat makluman ketakakuran berkenaan dengan perkara ini dihantar kepada semua pensyarah pada 26 Mei 2017 sebagai makluman dan peringatan.

7 Kod Teras :PT01 PTj/Jabatan : FAKULTI PENDIDIKAN


(1) Tiada skema penilaian berterusan dalam fail kursus PDHD7310 (Sem 1, 2016/2017); (2) Tiada salinan keputusan penilaian berterusan dalam fail kursus PPGS6139 (Sem 1, 2016/2017); (3) Draf keputusan peperiksaan akhir tersalah masuk ke dalam fail kursus PPGS6125 (Sem 1, 2016/2017). (4) Borang SLT tidak dimasukkan ke dalam fail kursus PXGM6110 (Sem 1, 2016/2017); (5) Rujukan/bahan pengajaran/peralatan tidak disenaraikan dalam borang Maklumat Kursus PPGS6139 (Sem 1, 2016/2017); (6) Hasil pembelajaran dalam

RTP Jangka Pendek

1. Pengurus Kualiti pada 19 Mei 2017 telah menghantar emel kepada lima orang Pensyarah berkenaan supaya membuat pembetulan ke atas perkara yang telah menyebabkan ketakakuran (NC).

2. Dekan melalui emel pada 22 Mei 2017 sekali lagi mengingatkan Pensyarah untuk melaksanakan segera tindakan RTP.

RTP Jangka Panjang

1. JK Kualiti yang bermesyuarat pada 25 Mei 2017 mencadangkan supaya Jabatan

Manusia Sistem


15



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

profoma kursus mempunyai sedikit perbezaan dengan hasil pembelajaran kursus daam borang pemetaan hasil pembelajaran kursus PPGS6139 (Sem 1, 2016/2017); (7) Tiada tandatangan pensyarah dalam borang rekod kehadiran kelas pelajar bagi kursus PPGS6139 (Sem 1, 2016/2017); (8) Didapati bahawa nama pelajar ditulis, tetapi tiada tandatangan pelajar berkenaan dalam borang penerimaan tugasan kursus PPGS6139, PIA1001 (Sem 1, 2016/2017); (9) Tarikh tidak ditulis dan tiada pengesahan ketua jabatan/penyelaras program dalam borang rancangan penambahbaikan kursus PPGS6139 (Sem 1, 2016/2017); (10) Tiada bukti analisis hasil pembelajaran bagi kursus PXGM6110, PPGS6125 dan PPGS6139 (Sem 1, 2016/2017).

melaksanakan peer checking fail kursus pada awal dan akhir setiap semester pengajian.

2. Pengurusan Kualiti akan mengedarkan contoh analisis hasil pembelajaran kursus

3. Pengurusan Kualiti mewujudkan google calender tahunan sebagai peringatan kepada Pensyarah supaya memasukkan dokumen dalam fail kursus mengikut Peringkat Rancang (Plan), Peringkat Laksana (Do), Peringkat Periksa (Check) dan Tindakan (Act).

8 Kod Teras :PT01

8.6 8/48 Penemuan : PTj tidak mengawal

(i) Semakan fail Program Diploma Eksekutif

Jangka pendek: Desktop yang lengkap akan

Sistem SELESAI Tarikh: 16-06-2017

16



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

PTj/Jabatan : PUSAT PENGURUSAN & PENAMBAHBAIKAN KUALITI (QMEC)

proses perkembangan dan reka bentuk untuk memastikan tindakan diambil ke atas masalah yang timbul semasa aktiviti penilaian, verifikasi dan validasi.

Pengajian Syariah, UMCCed (Akreditasi Sementara), didapati bahawa wujud empat (4) dokumen `Desktop for Programme Assessment`. Dua daripada dokumen tersebut tidak dapat dikenal pasti penilainya kerana tiada nama dan tandatangan penilai. Salah satu daripada dua dokumen ini ditulis dengan menggunakan pensil. Sepatutnya terdapat tiga sahaja dokumen tersebut dalam fail yang disemak iaitu satu dari penilai luar (Dr.JH, dari USZA) dan dua dari penilai dalaman (Prof. RMS dan En. ACS). Dokumen yang dihantar oleh En. ACS juga tidak ditandatangani oleh beliau. Bukti semakan dilampirkan. (ii) Semakan fail Program Sarjana Kaunseling (Kesihatan Mental), Fakulti Pendidikan (Akreditasi Sementara) didapati bahawa tiada laporan daripada Dr. FCC sebagai penilai dalaman dan tiada rekod surat akuan penerimaan pelantikan

diminta dari Prof RMS. Jangka panjang: Desktop for Programme Assessment• telah disemak semula agar fungsinya sebagai panduan kepada panel penilai lebih jelas. Jangka pendek: Laporan Dr FCC akan dimasukkan dalam fail Jangka panjang: Senarai semak bagi fail diwujudkan bagi memastikan dokumen dalam setiap fail adalah lengkap. Jangka pendek: QMEC akan mendapatkan tandatangan dari panel Penilai bagi laporan dan borang yang tidak ditandatangani. Jangka panjang: Desktop for Programme Assessment telah disemak semula agar fungsinya sebagai panduan kepada panel penilai lebih jelas. Senarai semak bagi fail diwujudkan bagi memastikan dokumen dalam setiap fail adalah lengkap.

17



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

daripada Dr. FCC sebagai penilai dalaman. (iii) Bagi semakan fail Program Doktor Pengurusan, Fakulti Perniagaan & Perakaunan (Akreditasi Sementara), didapati bahawa kedua-dua penilai dalaman juga tidak menandatangani dokumen penilaian mereka.

9 Kod Teras :PT01 PTj/Jabatan : FAKULTI SASTERA & SAINS SOSIAL


(1) Borang "Assessment Method Based on Learning Outcomes Vetting of Final Exam Questions" tidak diisi lengkap oleh sama ada pemeriksa, moderator atau kedua-duanya: i. AKEA2314 (Sem 1, 2016/2017); ii. AQA7010 (Sem 1, 2016/2017); iii. AKGC6108 (Sem 1, 2016/2017); iv. AKEA3305 (Sem 1, 2016/2017); v. AKEA1110 (Sem 1, 2016/2017). (2) Tiada salinan bahan dan skema penaksiran bagi kursus ADEA2326/AID2010 (Sem 1, 2016/2017); (3) Tiada salinan keputusan penilaian berterusan bagi kursus

1) Jabatan Pengajian Media akan memastikan borang Assessment Method Based on Learning Outcomes Vetting of Final Exam Questions diedarkan dan dipenuhi semasa mesyuarat penyaringan kertas soalan peperiksaan dijalankan. Staf akademik terbabit telah diminta mengemaskini fail dengan serta merta dengan melengkapkan borang tersebut.

2) Surat peringatan telah dihantar kepada semua Kakitangan Akademik di Jabatan Geografi dan pensyarah kursus terlibat telah diminta untuk

Manusia Sistem


18



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

ADEA2326/AID2010 (Sem 1, 2016/2017); (4) Tiada salinan keputusan peperiksaan akhir bagi kursus AIB1004 (Sem 1, 2016/2017).

mengambil tindakan segera dengan memasukkan maklumat yang dikehendaki dalam fail kursus masing-masing bagi menutup ketakakuran.

3) Fakulti dan jabatan akan memastikan semua staf akademik mengikut proses kerja yang ditetapkan melalui pemantauan berterusan serta menyemak semua dokumen dengan lebih teliti agar perkara ini tidak lagi berulang. Ini dilaksanakan melalui surat rasmi kepada semua jabatan dan staf akademik.

10 Kod Teras :PT01 PTj/Jabatan : FAKULTI KEJURUTERAAN


(1) Borang "Assessment of Final Exam Questions Based On the Course Outcomes and the Level of Bloom`s Taxonomy" kursus-kursus berikut tidak diisi oleh moderator: KEEE2225, KEEE4466, KIE1003, KMEM2117, KMEM4385, KMEB2112 dan KMEB3104 (Sem 1, 2016/2017); (2) Laporan moderasi peperiksaan

(1) Semua kesilapan dokumentasi akan dibetulkan.

(2) PTJ akan menubuhkan Jawatankuasa Peperiksaan disetiap jabatan berserta dengan TOR• - JK ini akan memastikan perkara sama tidak berulang

Manusia Sistem


19



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

akhir tidak diisi oleh moderator bagi kursus KEEE4466 (Sem 1, 2016/2017); (3) Tiada Borang "Assessment of Final Exam Questions Based On the Course Outcomes and the Level of Bloom`s Taxonomy" bagi kursus KEET4208 dan KMEM2115 (Sem 1, 2016/2017); (4) Borang "Assessment of Final Exam Questions Based On the Course Outcomes and the Level of Bloom`s Taxonomy" yang lama (Sem 1, 2011/2012) masih digunakan bagi kursus KMEB2112 (Sem 1, 2016/2017).

(3) Surat lantikan dikeluarkan oleh setiap ketua jabatan


8.2.4 11/48 Penemuan : PTj tidak memastikan dokumen kualiti dikemaskini dan pihak yang berkenaan dimaklumkan tentang perubahan tersebut.

Urusan Penempatan Latihan Industri telah diletakkan di bawah tanggung jawab CITra sejak Januari 2016. Audit pada 28/4/2017 mendapati bahawa arahan kerja berkaitan urusan Penempatan Latihan Industri (UM-PT01-PK01-AK031) tidak diikuti oleh CITra sejak Januari 2016 sehingga kini. Tarikh terakhir arahan kerja tersebut

Satu pertemuan antara pihak CITra dan QMEC akan diadakan bagi membincangkan tentang pemansuhan arahan kerja urusan Penempatan Latihan Industri (UM-PT01-PK01-AK031)

Manusia Sistem


20



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

dipinda adalah pada 23/5/2012. Pengarah CITra hanya memaklumkan pihak QMEC melalui e-mel pada 25/4/2017 tentang keperluan pindaan arahan kerja tersebut. Pengarah QMEC telah memberi respon pada hari yang sama supaya pindaan dilakukan kerana ianya sudah lama tertangguh. Tiada rekod draf pindaan arahan kerja tersebut telah disediakan oleh CITra. Bukti dilampirkan.


9.1.3 12/48 Penemuan : PTj tidak memastikan maklumat hasil daripada pemantauan dan pengukuran dianalisa serta dinilai sewajarnya.

Beberapa fail kursus disemak dan hasil audit seperti berikut: (i) GXEX 1413/GIG 1006 (Pengenalan Kepada Malaysia), Sem. 1, Sesi 2016/2017 - Pensyarah: En. ALS - Tiada bukti analisis pencapaian hasil pembelajaran kursus dilakukan. (ii) GXEX 1411/GIG 1002 (Hubungan Etnik), Sem. 2, Sesi 2015/2016 - Pensyarah En. SS - Tiada bukti analisis pencapaian hasil pembelajaran kursus dilakukan. Bukti

1. Jangka pendek Surat tunjuk sebab akan diberikan kepada kedua-dua pensyarah berkaitan fail kursus yang tidak lengkap.

2. Jangka Panjang Surat Peringatan diberi kepada semua pensyarah CITra termasuk pensyarah sambilan mengenai keperluan :

i. Melengkapi fail kursus ii. Melaksanakan analisis pencapaian hasil pembelajaran kursus


21



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

dilampirkan. setelah markah/gred dimuktamadkan atau selepas mesyuarat Jawatankuasa Pra-Pemeriksa.

3. Penambahbaikan Pemantauan yang lebih efisen akan dilaksanakan ke atas fail kursus. Fail kursus akan disemak oleh penyelaras sebelum semester baru bermula.

13 Kod Teras :PT01 PTj/Jabatan : PUSAT SUKAN


PTJ tidak memastikan kehadiran kesemua panel penilai untuk menilai sesi Candidate Defense (CD) PhD: 1. Untuk calon VHA130006 Salah seorang panel penilai tidak hadir ke sesi CD tetapi telah memberikan laporan penilaian secara bertulis berdasarkan laporan thesis yang disediakan oleh pelajar. 2. Kes yang sama untuk VHA120003

Bahagian Ijazah Tinggi, telah membangkitkan hal ini di dalam mesyuarat Jawatankuasa Akademik pada 26/5/2017 dan BERSETUJU agar semua panel yang dilantik supaya dapat mematuhi peraturan dan ketetapan tarikh sesi CD pada masa akan datang.

Manusia Sistem


14 Kod Teras :PT01 PTj/Jabatan : FAKULTI ALAM BINA


(1). Penyaringan kertas soalan peperiksaan akhir tidak dijalankan dengan terkawal. Borang senarai semak penyaringan kertas soalan tidak dilengkapkan (tiada tarikh

Proses pemantauan akan dibuat dengan lebih berkesan di bawah tanggungjawab Ketua Jabatan mulai Semester Khas, Sesi 2016/2017.


22



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

pembetulan direkodkan dan tiada tandatangan), untuk Semester 1 2016/2017: (i) Jabatan Ukur Bahan (ii) Program MSc in Project Management. (2). Hasil dapatan audit menunjukkan: (a) Kursus BAED2127/BIA2003, Sem 1, 2016/17 - bilangan jam kelas pengajaran/tutorial bersemuka dari rekod kehadiran kelas pengajaran tidak memenuhi bilangan yang dirancang (dalam Masa Pembelajaran Pelajar). Tiada rekod salinan keputusan penilaian berterusan. (b) Kursus BAED3183, Sem1, 2016/17 - adanya rekod kehadiran pelajar, tetapi maklumat dalam rekod tersebut tidak lengkap (misalnya tiada tarikh, masa, lokasi, dsb.) (c) Tiada pemetaan kursus - taksonomi, kursus - kemahiran insaniah dalam fail kursus BIA2002 dan BAED3275 (Sem1, 2016/17). (d) Dimaklumkan bahawa senarai semak dalam fail

Pensyarah akan melengkapkan fail kursus dengan kadar segera.

23



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

kursus disemak oleh kerani dan ditandatangani oleh kerani. Senarai semak mempunyai ruang untuk diperakukan oleh pensyarah dan Ketua Jabatan tetapi tiada bukti langkah ini dijalankan (misalnya, BIA2003, Sem1, 2016/17)


8.5.2 15/48 Penemuan : PTj tidak menggunakan kaedah yang sesuai untuk mengenal pasti output apabila ianya diperlukan untuk memastikan keakuran produk dan servis.

(i) Hasil temu bual dengan wakil auditee (RKRB), didapati bahawa Borang Pemetaan Kursus-Taksonomi Pembelajaran (UM-PT01-PK03-BR007-S01) tiada dalam simpanan (sama ada dalam bentuk `soft copy` atau `hard copy`) bagi semua kursus kod lama (sesi kemasukan sehingga 2015/2016). (ii) Semakan fail kursus KUEU 4135 (Management and Clinical Engineering), Sem. 1, Sesi 2016/2017 didapati bahawa nama pensyarah yang tercatat pada muka sisi fail kursus dan pada muka depan senarai semak fail kursus (Prof. Dr. NKH/Mr. EB) adalah berbeza dengan Borang UM-PT01-PK03-

1. Jabatan akan mencetak semula Borang Pemetaan Kursus-Taksonomi Pembelajaran (UM-PT01-PK03-BR007-S01) untuk semua kursus sesi 2015/2016 dan akan memasukkan ke dalam fail kursus. Jabatan akan memastikan Borang Pemetaan Kursus-Taksonomi Pembelajaran (UM-PT01-PK03-BR007-S01) disimpan juga dalam satu master file• bagi memastikan dokumen ini terkawal dan di mana pensyarah-pensyarah dapat membuat rujukan dengan tepat.

2. Bagi KUEU 4135, maklumat pensyarah-pensyarah tersebut akan dikemaskini dan dimasukkan ke dalam

Manusia Sistem


24



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

BR004(BI)-S04 dan Borang UM-PT01-PK03-BR010(BI)-S00 (Dr. MSM)

borang UM-PT01-PK03- BR004(BI)-S04 bersama dengan maklumat penyelaras kursus. Jabatan juga akan memastikan semua kursus-kursus yang mempunyai pensyarah sambilan serta di mana kursus tersebut mempunyai penyelaras kursus supaya disemak kembali dan untuk memasukkan maklumat pensyarah sambilan juga ke dalam borang UM-PT01-PK03- BR004(BI)-S04.


10.2.1 16/48 Penemuan : PTj tidak memastikan tindakan pembetulan yang sesuai telah diambil terhadap ketakakuran yang telah wujud sebelum ini supaya ianya tidak berulang.

Semakan fail kursus KXEX 2166 (Undang-Undang dan Jurutera), Sem 2, Sesi 2015/2016 yang diajar oleh pensyarah sambilan (En. LEH) mendapati bahawa maklumat Kemahiran Insaniah dalam Borang UM-PT01-PK03-BR004-S04 adalah berbeza dengan maklumat yang tercatat dalam Borang UM-PT01-PK01-BR008-S01. Jenis ketakakuran yang sama telah ditemui dalam Audit Kualiti

1. Semua kesilapan dokumentasi akan dibetulkan.

2. Pihak fakulti akan mengadakan Bengkel penambaikan fail kursus supaya semua urusan fail kursus di fakulti dapat diselaraskan, di mana semua proses kerja, borang-borang dsb akan dikaji dan diterapkan secara menyeluruh.


25



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

Dalaman UM Bil. 17/2016.


10.2.1 17/48 Penemuan : PTj tidak memastikan tindakan yang sesuai telah diambil supaya ketakakuran yang telah ujud sebelum ini tidak berulang.

(i) Semakan fail kursus AIL 1005/AEEA 2125 (Teori & Kaedah Sejarah), Sem.1, Sesi 2016/2017 - pensyarah: Dr. AMN/Pn. SZ mendapati perkara-perkara berikut: (a) Pemberatan penilaian tidak dinyatakan dalam borang UM-PT01-MQF-BR005-S00. (b) Catatan SLT dalam maklumat kursus untuk semester/penggal semasa berbeza dengan maklumat dalam borang UM-PT01-MQF-BR004-S00. (ii) Semakan fail kursus ADEA 2326 (Kaji Iklim), Sem.1, Sesi 2016/2017 - pensyarah: Prof. AAS mendapati perkara berikut: (a) Catatan SLT dalam maklumat kursus untuk semester/penggal semasa (UM-PT01-PK03-BR004-S04) berbeza dengan maklumat dalam borang UM-PT01-PK03-BR0010-S001. Jenis ketakakuran yang sama telah ditemui dalam Audit Kualiti Dalaman UM Bil.

1) Staf akademik berkenaan telah menyelesaikan perkara pemberatan penilaian dalam borang yang tersebut bagi menutup ketakakuran. Pengemaskinian fail telahpun dilaksanakan.

2) Surat peringatan telah diedarkan oleh jabatan kepada staf berkenaan bagi memastikan ketakakuran ini tidak berulang lagi.

3) Bagi menyelesaikan perkara berkaitan fail kursus, pihak Fakulti akan menyarankan satu sistem e-Filling yang mana dilihat dapat membantu dalam memudahkan proses mengemaskini dan melengkapkan fail kursus. Satu bengkel mengenai pengenalan sistem e-Filling akan diadakan sekitar bulan Ogos 2017.

Manusia Sistem


26



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

17/2016.

18 Kod Teras :PT01 PTj/Jabatan : FAKULTI BAHASA & LINGUISTIK

8.2.1 18/48 Penemuan : PTj gagal memberikan maklumat terkini di laman web fakulti dan buku panduan pelajar pengajian siswazah.

1.Tajuk kursus di laman web di bahagian synopsis kursus tidak sama dengan buku panduan pelajar yang dimuat naik di laman web. Contoh: TOA 7008 Di laman web tajuk yang dinyatakan adalah Arabic Grammar Structure (Al Nizam al-Nahwiy al-Arabiy). Di dalam buku panduan pelajar muka surat 26, List 2 dan muka surat 35 tajuk yang dinyatakan adalah Arabic Grammar Structure. 2. Kod kursus yang dinyatakan di laman web, buku panduan dan proforma tidak sama dimana kod kursus telah ditukar selepas mesyuarat senat. Contoh: Tajuk kursus Dimensi Sosial Bahasa Inggeris untuk Semester 1, 2016/2017 Tajuk kursus di laman web di bahagian synopsis kursus dan buku panduan muka surat 23 dinyatakan sebagai TQA 7002. Di dalam buku panduan muka surat 30, borang SLT dan label fail kursus dinyakan sebagai

Jangka Pendek

1) Maklumat sinopsis kursus dalam laman web akan disemak dan dikemaskini sebelum 16 Jun 2017 bagi memastikan maklumat adalah selaras.

2) Kod kursus dalam laman web, buku panduan dan proforma akan disemak dan dikemaskini sebelum 16 Jun 2017 bagi memastikan maklumat adalah selaras seperti kelulusan Senat.

Jangka Panjang

1) Melantik ahli Jawatankuasa Buku Panduan beserta Terma dan Rujukan (TOR) yang lebih jelas dan teliti bermula Sesi Kemasukan 2017/2018

2) Semua maklumat berkaitan ijazah tinggi yang perlu dimuatnaik dalam laman web akan disemak oleh TDIT


27



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

TQA 7001. sebelum dimuatnaik dalam laman web

19 Kod Teras :PT01 PTj/Jabatan : FAKULTI SAINS KOMPUTER & TEKNOLOGI MAKLUMAT

8.5.1 19/48 Penemuan : PTj tidak memastikan proses kerja eksesais penilaian kursus dan pengajaran (CTES) bagi program Ijazah Tinggi dijalankan mengikut panduan yang telah ditetapkan.

Proses kerja 2 (c) menyatakan PTj harus mencetak senarai nama pelajar berdaftar untuk kursus yang ditawarkan pada Semester 2, 2015/2016 dan disahkan oleh penyarah namun tiada bukti proses kerja dilakukan.

Staf akan mengikut proses kerja yang ditetapkan bagi eksesais CTES 2017/2018 dan Ketua Penolong Pendaftar akan memantau perkara ini.


20 Kod Teras :PT01 PTj/Jabatan : BAHAGIAN AKADEMIK

7.5.3.2 20/48 Penemuan : PTj tidak memastikan Arahan Kerja dikemaskini mengikut sistem kualiti.

Semakan mendapati, arahan kerja UM-PT01-PK01 tidak dikemaskini. Didapati dalam arahan kerja tersebut: 1) Nama AK sebagai dokumen rujukan dalam UM-PT01-PK01 tidak sama dengan yang terdapat dalam laman web QMEC. Sebagai contoh adalah AK UM-PT01-PK01-AK005, UM-PT01-PK01-AK006, UM-PT01-PK01-AK014, UM-PT01-PK01-AK016, UM-PT01-PK01-AK026. 2) Terdapat AK yang tidak terdapat dalam laman web QMEC dan masih ada di dalam UM-PT01-PK01 sebagai

Bahagian Akademik telah membuat pengemaskinian kepada dokumen Proses Teras Pengajaran dan Pembelajaran ijazah Dasar (UM-PT01-PK01) yang berkaitan dengan urusan kerja Bahagian Akademik. Memandangkan Proses Teras UM-PT01-PK01 ini melibatkan pelbagai pihak, Bahagian Akademik mencadangkan agar QMEC menyemak dan meneliti semula semua proses teras induk.

Manusia Sistem


28



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

dokumen rujukan. Misalnya UM-PT01-PK01-AK010, UM-PT01-PK01-AK019, UM-PT01-PK01-AK020 dan UM-PT01-PK01-AK023, UM-PT01-PK01-AK024. 3) Terdapat dokumen yang dirujuk namun tidak disenaraikan sebagai dokumen rujukan. Misalnya UM-PT01-PK01-AK028.

21 Kod Teras :PT01 PTj/Jabatan : INSTITUT KEPIMPINAN PENDIDIKAN (IKP)

8.2.1 21/48 Penemuan : PTj tidak memastikan maklumat terkini berkaitan dengan sistem pengurusan dan program ijazah tinggi dikomunikasikan

Didapati maklumat-maklumat berkaitan sistem pengurusan dan program Ijazah Tinggi dalam laman sesawang PTj (http://iel.um.edu.my) bukanlah yang terkini. (1) Mesej bekas Pengarah masih terpapar (tarikh kemaskini 18/8/16) manakala pengarah baru (Prof CYP) telah dilantik untuk bertugas mulai bulan Dis 2016. (2) Prof AH dan Prof Madya MSJ tidak lagi berkhidmat di IKP tetapi nama mereka masih tersenarai (tarikh kemaskini 29/8/16). (3) Carta organisasi terpapar belum dikemaskini (tarikh kemaskini 18/8/16). (4) Master of Principalship masih dipaparkan

Satu mesyuarat berkenaan tindakan susulan audit berkaitan perkara ketakakuran dan pemerhatian telah diadakan pada 19 Mei 2017 dan bersetuju supaya pemantauan berkala dibuat setiap 2 bulan sekali secara rutin dan pengemaskinian apabila terdapat perubahan dibuat dalam tempoh 7 hari bekerja. Borang senarai semak pemantauan laman sesawang akan dibincang untuk kelulusan Mesyuarat IKP pada 6 Jun 2017. Bukti kemaskini adalah seperti berikut:

Manusia Sistem


29



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

walaupun program ini telah dijumudkan pada mesyuarat Senat bertarikh 26/1/17 (tarikh kemaskini 12/5/17). (5) IEL Postgraduate Handbook yang dimuat naik adalah versi lama (2015/2016), bukan versi 2016/2017 (tarikh kemaskini 29/8/16).

1. Mesej Pengarah Perlu di tukar kepada Mesej Pengarah Profesor Dr. CYP (Telah dikemaskini pada 18.5.2017 : http://iel.um.edu.my/about-us/director's-message)

2. Nama Prof. Dr. A dan Prof. Madya M perlu dikeluarkan daripada website (Telah dikemaskini pada 16.5.2017: http://iel.um.edu.my/about-us/academic-staff)

3. Carta organisasi perlu dikemaskini (Telah dikemaskini pada 22.5.2017: http://iel.um.edu.my/about-us/management-structure)

4. Master of Principalship perlu dikeluarkan (telah dijumudkan pada mesyuarat Senat bertarikh 26.1.2017) (Telah dikemaskini pada 19.5.2017: http://iel.um.edu.my/study-with-us/master)

5. IEL Postgraduate Handbook versi

http://iel.um.edu.my/about-us/director's-message

http://iel.um.edu.my/about-us/director's-message

http://iel.um.edu.my/about-us/academic-staff

http://iel.um.edu.my/about-us/academic-staff

http://iel.um.edu.my/study-with-us/master

http://iel.um.edu.my/study-with-us/master

30



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

2016/2017 perlu di upload (Telah dikemaskini pada 19.5.2017 : http://iel.um.edu.my/study-with-us/iel-handbook)

Bukti kemaskini diemail kepada auditor pada 29 Mei 2017

22 Kod Teras :PT01 PTj/Jabatan : FAKULTI PERGIGIAN

9.1.3 22/48 Penemuan : PTj tidak melaksanakan analisa dan penilaian bagi kursus program Ijazah Tinggi dalam keadaan terkawal.

Pengukuran dan penilaian kursus (CTES) bagi semua kursus program Ijazah Tinggi tidak dianalisis bagi Semester II, Sesi 2015/2016.

Jangka Pendek:

Pejabat Pengurusan Pascaijazah akan melaksanakan beberapa tindakan untuk membina kesedaran seperti berikut: 1. Surat edaran kepada Ketua-ketua Jabatan supaya pematuhan berlaku di peringkat Jabatan selewat-lewatnya 10 Jun 2017

2. Mengadakan sesi pertemuan dengan semua staf yang terlibat untuk membina kesedaran kepentingan pematuhan ini. Sesi diadakan selewat-lewatnya 31 Mei 2017.

Jangka Panjang: Pembinaan sistem online sedang diusahakan

Manusia Sistem


http://iel.um.edu.my/study-with-us/iel-handbook

http://iel.um.edu.my/study-with-us/iel-handbook

31



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

bersama PTM bagi semua kursus klinikal bagi mengurangkan beban sedia ada. Mesyuarat terakhir bersama PTM telah diadakan pada 9 Mei 2017. Sistem dijangka akan dilaksanakan sepenuhnya mulai semester I sesi 2017/2018.


10.1 23/48 Penemuan : PTj tidak mengenalpasti dan mengambil tindakan penambahbaikan bagi program Ijazah Pertama.

PTj tidak dapat mengemukakan bukti cadangan penambahbaikan yang dikemukakan oleh Pemeriksa Luar Program (PLP) Tahun Pertama (Sesi 2015/2016) iaitu oleh Prof. RW dan Prof. DS telah diambil tindakan susulan. Didapati juga cadangan penambahbaikan yang dikemukakan oleh PLP tidak dinyatakan dalam borang Laporan Tahunan Program (Sesi Akademik 2015/2016).

Pejabat Dekan akan mengeluarkan surat (surat bertarikh 25.5.2017) kepada semua Ketua Jabatan untuk memastikan cadangan yang dikemukakan oleh pemeriksa luar dicatatkan dalam borang Laporan Tahunan. Selain itu, Pejabat Dekan akan membincangkan cadangan-cadangan tersebut dalam Mesyuarat Jawatankuasa Ijazah Dasar. Ianya akan dilaksanakan bermula sesi akademik 2016/2017.

Manusia Sistem


24 Kod Teras :PT01 PTj/Jabatan : PUSAT

7.5.3.2 24/48 Penemuan : PTj tidak memastikan Arahan Kerja bagi

Didapati perubahan dalam proses kerja bagi proses peperiksaan diploma sepenuh masa /

Pengemaskinian dokumen UM-PT01-PK07-AK009 (Peperiksaan Diploma /


32



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

PENDIDIKAN BERTERUSAN UNIVERSITI MALAYA (UMCCed)

sistem pengurusan kualiti dikemaskini mengikut proses kerja yang dilaksanakan.

diploma eksekutif belum dikemaskini dalam versi dokumen terkawal (UM-PT01-PK07-AK009, tarikh berkuatkuasa 11/12/2012) walaupun deraf kemaskini yang disediakan pada tahun 2014 ditunjukkan semasa audit. Nama bahagian/seksyen yang dipertanggungjawabkan masih belum dikemaskini mengikut struktur organisasi yang terkini.

Diploma Eksekutif) sebelum 19 Jun 2017. Mengemukakan surat permohonan pindaan / pengemaskinian beserta deraf pindaan dokumen arahan kerja (AK) UM-PT01-PK07-AK009 kepada QMEC. Sebagai rancangan jangka panjang, pihak PTj akan memastikan proses pengemaskinian arahan kerja yang lain disempurnakan sebelum AKD19/2018 bermula. PTj juga mengambil maklum keperluan dan kepentingan memastikan setiap dokumen dikemaskini mengikut perubahan semasa organisasi. Justeru, setiap pemilik proses akan diminta mengemaskini AK masing-masing dengan segera pada masa akan datang, seandainya berlaku sebarang perubahan mahupun pindaan berhubung proses kerja berkaitan.

25 Kod Teras :PT01 PTj/Jabatan :

8.5.6 25/48 Penemuan : PTj tidak memastikan

Hasil semakan mendapati pernyataan Visi dan Misi Fakulti Bahasa dan

1) FBL akan membincangkan mengenai pindaan Misi

Manusia


33



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

FAKULTI BAHASA & LINGUISTIK

pindaan maklumat dilaksanakan dalam keadaan terkawal.

Linguistik yang diberi dalam buku panduan program Ijazah Pertama dan Ijazah Tinggi berbeza. Pihak PTj tidak dapat mengemukakan cabutan minit mesyuarat Fakulti yang meluluskan Visi dan MIsi terkini FBL.

dan Visi Fakulti yang terkini di dalam Mesyuarat Fakulti Bahasa dan Linguistik pada 2 Jun 2017 bagi tujuan kelulusan.

2) Misi dan Visi Fakulti yang telah diluluskan akan dimaklumkan kepada pelajar Ijazah Pertama dan Ijazah Tinggi secara edaran pada 7 Jun 2017.

3) Misi dan Visi Fakulti yang telah diluluskan akan dikemaskini di dalam buku panduan Ijazah Pertama dan Ijazah Tinggi bagi Sesi 2016/2017

Sistem


10.2.1 26/48 Penemuan : PTj tidak melaksanakan rancangan tindakan pembetulan (RTP) bagi ketakakuran (no. NC 2/4) yang diterima bagi AKD Bil. 17/2016.

Tiada bukti pelaksanaan dapat dikemukakan oleh PTj bagi RTP yang disediakan untuk NC 2/4 iaitu semakan borang-borang keperluan MQF bagi kursus-kursus Ijazah Pertama yang ditawarkan pada Semester I, Sesi 2016/2017 (Fasa I - 22 Ogos 2016) dan kursus-kursus yang ditawarkan pada Semester II, Sesi

Rancangan tindakan pembetulan yang disediakan sebelum ini akan dilaksanakan seperti berikut:

(1) Semakan Fasa I akan dibuat untuk kursus-kursus yang ditawarkan pada Semester I Sesi 2017/2018. Pindaan (sekiranya ada) akan dibawa untuk kelulusan

Manusia Sistem


34



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

2016/2017 (Fasa II - 23 Januari 2017).

Mesyuarat Jawatankuasa Kurikulum Fakulti (Program Ijazah Pertama). Tempoh masa untuk membuat semakan dan mendapatkan kelulusan Jawatankuasa Kurikulum Fakulti bagi Fasa I adalah mulai Jun hingga Ogos 2017.

(2) Semakan Fasa II akan dibuat untuk kursus-kursus yang ditawarkan pada Semester II Sesi 2017/2018. Pindaan (sekiranya ada) akan dibawa untuk kelulusan Mesyuarat Jawatankuasa Kurikulum Fakulti (Program Ijazah Pertama). Tempoh masa untuk membuat semakan dan mendapatkan kelulusan Jawatankuasa Kurikulum Fakulti bagi Fasa II adalah mulai November 2017 hingga Januari 2018.

27 Kod Teras :PT01 PTj/Jabatan : FAKULTI SAINS KOMPUTER & TEKNOLOGI

8.6 27/48 Penemuan : PTj tidak melaksanakan proses pengeluaran keputusan peperiksaan dalam

Semakan mendapati Jawatankuasa Pemeriksa belum diadakan bagi mempertimbangkan keputusan calon kemasukan Sesi

Kemukakan surat kepada pihak IPS untuk perkemaskan sistem bagi pelajar yang aktif menduduki peperiksaan. Mengadakan mesyuarat


35



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

MAKLUMAT keadaan terkawal. 2014/2015 bagi peperiksaan program Sarjana Kejuruteraan Perisian (WGC - mod campuran), Semester 1, Sesi 2016/2017.

Jawatankuasa Pemeriksa pada 29 May 2017 bagi mempertimbangkan keputusan calon kemasukan Sesi 2014/2015 bagi peperiksaan program Sarjana Kejuruteraan Perisian (WGC-mod campuran) Semester 1, sesi 2016/2017

28 Kod Teras :PT01 PTj/Jabatan : FAKULTI SAINS

10.2.1 28/48 Penemuan : PTj tidak memastikan tindakan pembetulan NC dilaksanakan untuk proses penyaringan kertas soalan peperiksaan akhir

Didapati di Jabatan Geologi hanya kod kursus SGES 2277 dan SGES 1302 mempunyai borang pemetaan hasil pembelajaran kursus dengan soalan peperiksaan akhir Semester 1, 2016/2017. Namun borang tidak lengkap kerana penyelaras/pemeriksa, penyaring dan ketua jabatan tidak mengisi maklumat yang diperlukan dan tandatangan.

Peringatan telah dikeluarkan oleh Ketua Geologi secara email kepada semua staf akademik untuk mengisi Borang pemetaan hasil pembelajaran kursus dengan soalan peperiksaan. Pejabat Dekan Sains akan mengeluarkan surat peringatan kepada semua Institut/Jabatan beserta senarai semak (checklist) untuk semakan Institut/Jabatan.



8.5.2 29/48 Penemuan : PTj tidak melaksanakan penyimpanan dan pemantauan rekod skrip jawapan pelajar dalam

Buku log skrip jawapan pelajar bagi program Ijazah Tinggi tidak diselenggara dan dipantau secara teratur. Tiada rekod disimpan bagi perkara berikut: (1)

Buku log akan diselenggara dan dipantau secara teratur dengan mempunyai kandungan maklumat yang komprehensif


36



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

keadaan terkawal. senarai kursus yang mempunyai Peperiksaan Akhir mengikut program bagi semester berkenaan (2) bilangan skrip jawapan yang diterima mengikut kod kursus (3) tarikh, nama, tandatangan staf yang bertanggungjawab menerima skrip jawapan dari Pensyarah/Jabatan pada akhir setiap semester (4) tarikh, nama & tandatangan staf yang mengambil skrip jawapan (5) catatan nombor matrik pelajar yang dikeluarkan dan tujuan pengeluaran skrip jawapan (6) tarikh, nama & tandatangan staf yang memulangkan skrip jawapan

seperti berikut:-

(1) senarai kursus yang mempunyai Peperiksaan Akhir mengikut program bagi semester berkenaan

(2) bilangan skrip jawapan yang diterima mengikut kod kursus

(3) tarikh, nama tandatangan staf yang bertanggungjawab menerima skrip jawapan dari pensyarah/Jabatan pada akhir setiap semester

(4) tarikh, nama & tandatangan staf yang mengambil skrip jawapan

(5) catatan nombor matrik pelajar yang dikeluarkan dan tujuan pengeluaran skrip jawapan

(6) tarikh, nama & tandatangan staf yang memulangkan skrip jawapan


7.5.3.1 30/48 Penemuan : Pihak Jabatan tidak memastikan

Semakan fail Jawatankuasa Kurikulum peringkat Ins./Jabatan

ISM : Ketua ISM akan mengeluarkan surat peringatan kepada


37



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

FAKULTI SAINS penyimpanan dokumen dilaksanakan dalam keadaan terkawal dan tersusun.

iaitu di ISM dan Jab. Sains & Teknologi bagi program Ijazah Tinggi (mod kerja kursus) tidak lengkap. Fail tersebut tidak mengandungi perkara berikut: (1) Tiada rekod pengemukaan semakan kurikulum program IT dari Ketua Institut/Jabatan kepada TD (IT), (2) Tiada rekod cabutan mint mesyuarat Fakulti memperakukan semakan kurikulum program berkenaan. (3) Tiada rekod cabutan minit JKIK memperakukan semakan kurikulum program ke Senat. (4) Tiada rekod cabutan minit mesyuarat Senat meperakukan/meluluskan semakan kurikulum program. Fail Jawatankuasa Kurikulum Jab. Geologi dan Jab. Fizik tidak dikemukakan oleh wakil Jabatan semasa audit. Juga didapati dalam fail JK Kurikulum ISM, terkandung maklumat dan rekod mengenai kemasukan calon IT serta mesyuarat Jawatankuasa Pemeriksa program SS.

Penyelaras MSc Statistik (Secara Kerja Kursus), iaitu Dr NKH dan staf pelaksana yang bertanggungjawab di Bahagian Ijazah Tinggi iaitu Puan B mengenai perkara ini. Staf tersebut telah membuka fail-fail berasingan dengan no rujukan: UM.S/J.IT/174(Doc)/MSc.Stat UM.S/J.IT/409/MSc. Stat UM.S/J.IT/423/MSc. Stat S&T : Tindakan Jangka Pendek Salinan dokumen-dokumen yang dinyatakan diperolehi daripada Pejabat Dekan Sains bagi melengkapkan fail Jawatankuasa Kurikulum Jabatan Pengajian Sains dan Teknologi. Tindakan Jangka Panjang Memastikan fail tersebut sentiasa dikemaskini. Pejabat Dekan Sains mengeluarkan surat peringatan kepada Institut/Jabatan dan memohon Institut/Jabatan agar mengemukakan nama staf pelaksana

38



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

Pengurusan fail perlu selaras dengan arahan yang dikeluarkan oleh Bhg Pentadbiran Pendaftar (BPP) dan tatacara pengurusan rekod dan fail yang ditetapkan oleh Arkib Negara Malaysia.

yang bertanggungjawab dalam urusan rekod dan fail bagi tujuan memanjangkan nama mereke ke STanD. Dekan fakulti telah mengeluarkan memo ke Penolong Pendaftar Ijazah Tinggi dan Ijazah Dasar bagi membuat cabutan minit Mesyuarat JKIK dan Senat yang berkaitan dengan program IT & ID Fakulti Sains dan mengemukakan kepada Institut/Jabatan berkenaan. Fizik: Tindakan Jangka Pendek - Fail Jawatankuasa Kurikulum Ijazah Tinggi telah dilabel dengan kod (UM.S/M/374/1; IT.3 mengikut Panduan Sistem Fail Univ. Malaya). - Dokumen yang berkaitan dengan ijazah tinggi (seperti Borang Laporan Tahunan Fail Kursus) telah dimasukkan ke dalam fail baru yang disediakan (Laporan Tahunan Program - MS.c Program; UM.S/M/644/6

39



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

(MS.c). Tindakan Jangka Panjang - Pegawai dokumen akan diingatkan supaya peka terhadap tatatertib Bahagian Pentadbiran Pendaftar serta prosedur pengurusan rekod dan fail yang ditetapkan oleh Arkib Negara Malaysia bagi memastikan fail diletakkan di tempat yang sesuai dan teratur. - Ketua Jabatan ambil maklum ke atas penyediaan sistem fail mengikut piawai Arkib Negara Malaysia

31 Kod Teras :PT01 PTj/Jabatan : BAHAGIAN AKADEMIK

8.5.1 31/48 Penemuan : PTj tidak memastikan pelaksanaan proses kerja pelantikan Penilai Luar Program (PLP) dilaksanakan dalam keadaan terkawal.

PTj tidak dapat mengemukakan bukti pelaksanaan kerja sepertimana yang ditetapkan dalam proses kerja di AK Pelantikan dan Lawatan PLP (UM-PT01-PK03-AK002). Antara perkara yang tidak dipatuhi semasa semakan bagi program SM Kejuruteraan Mekanikal pada Sesi 2015/2016 adalah: (1) cabutan minit mesyuarat Fakulti tidak disertakan bersama permohonan ke SP (2)

1. SP akan mendapatkan cabutan minit mesyuarat berkenaan dari Fakulti Kejuruteraan.

2. SP akan meminda AK memandangkan tiada keperluan untuk memasukkan tarikh lawatan PLP di dalam ISIS.

3. Satu surat makluman kepada staf akan dikeluarkan untuk memaklumkan kepentingan


40



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

tarikh lawatan PLP tidak direkodkan dalam ISIS (3) tiada salinan surat jemputan serta format laporan untuk pembentangan kepada PLP (4) tiada rekod urusan tempahan tiket dan penginapan untuk PLP (5) tiada rekod pengurusan pembentangan oleh PLP kepada TNC (A&A) atau JK Penilai PLP Didapati AK yang disediakan tidak meliputi keperluan untuk mengemukakan salinan laporan PLP untuk tindakan pihak PTj. Didapati juga surat pelantikan ahli Jawatankuasa Penilai PLP (Aliran Sains dan Aliran Sastera) tiada tarikh tamat.

mengeluarkan surat jemputan kepada PLP walaupun tarikh lawatan yang diberikan oleh Fakulti adalah singkat.

4. AK PLP akan ditambah baik yang mana Fakulti akan juga diberi tanggungjawab untuk membuat tempahan tiket kapal terbang dan penginapan PLP untuk lawatan yang dirancang pada saat akhir.

5. AK PLP akan ditambah baik supaya rekod pembentangan PLP kepada TNC (A&A) disimpan oleh PTj.

6. AK PLP akan ditambah baik yang mana laporan PLP akan dihantar oleh Pejabat TNC (A&A) kepada CDC untuk simpanan dan rujukan serta salinan laporan PLP dihantar ke PTj untuk tindakan selanjutnya

7. Garis panduan pelantikan PLP telah ditambah baik di mana tempoh pelantikan JK Pelantikan PLP adalah

41



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

selama tiga (3) tahun.


8.3.4 32/48 Penemuan : PTj tidak memastikan kawalan telah dilaksanakan terhadap proses rekabentuk dan pembangunan.

Tiada bukti apa-apa semakan, perbincangan dan tindakan susulan telah dijalankan selepas Laporan Tahunan Program (UM-PT01-PK03-BR012-S01) diisi bagi akhir sesi akademik 2015/2016. Contoh: (i) Program Sarjana Usuluddin (Secara Kursus dan Penyelidikan). Diberikan salah satu aktiviti pelan jangka pendek adalah untuk mengadakan bengkel dengan pensyarah-pensyarah untuk mempertingkatkan kualiti pengajaran dan pembelajaran. Tiada bukti pelan aktiviti pelan jangka pendek yang dicadangkan telah dijalankan. Contoh (2): Program Sarjana Syariah (Kursus dan Disertasi)

Aktiviti jangka pendek yang telah dirancang ialah Bengkel Penyeliaan dan Pemeriksaan kepada pensyarah-pensyarah APIUM untuk memantapkan dan menambahbaikan proses penyeliaan calon-calon ijazah tinggi, mendedahkan teknik-teknik pemeriksaan tesis/disertasi yang mantap dan berkesan. Program tersebut dijadualkan pada Ogos 2017 bertempat di Bilik Cube, APIUM Bagi jangkasama panjang pihak APIUM akan mengadakan mesyuarat khusus bagi membincangkan hasil maklumbalas bagi program berkenaan bagi memastikan ia dapat menyumbangkan kepada penambahbaikan program


33 Kod Teras :PT01 PTj/Jabatan : FAKULTI

8.5.1 33/48 Penemuan : PTj tidak memastikan pengeluaran dan

1) PTj tidak memastikan "candidature defense" dijalankan mengikut garispanduan

Bagi Farmasi Jabatan telah mengambil tindakan


42



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

PERUBATAN provisi servis dijalankan dalam keadaan terkawal.

pengendalian "candidature defense" dengan sekurang-kurangkan 3 panel penilai di mana panel penilai tersebut akan memperakukan status lulus atau gagal calon tersebut. Contoh: Didapati candidature defense bagi pelajar sarjana dilaksanakan dengan hanya dua penilai sahaja. Ex: Pelajar SMN (MGN140029) - 2 keputusan penilaian daripada 2 penilai sahaja dan pelajar DAYCM (MGN150029) - 2 keputusan penilaian daripada 2 penilai sahaja. 2) Di Jabatan Farmasi, penyaringan kertas soalan peperiksaan akhir tidak dijalankan sepenuhnya berdasarkan kriteria seperti dalam panduan umum penyediaan kertas soalan. Tiada maklumat dan bukti soalan yang disediakan adalah: i) selarasan dengan hasil pem-belajaran kursus; ii) kesesuaian dengan tahap taksonomi iii) kesesuaian dengan tahap kesukaran.

berikut:

1) Memaklumkan kepada semua staf akademik mengenai keperluaan melakukan pemetaan soalan semasa proses penyaringan soalan di dalam mesyuarat Jabatan bulan Mei. 2) Menyediakan satu borang pemetaan soalan peperiksaan untuk digunapakai di Jabatan mulai semester akan datang Bagi CD a) Perkara ini telah dibangkitkan dalam Mesyuarat Lembaga pada 3 Mei 2017. b) Semua Jabatan dipohon untuk memastikan semua penilai melengkapkan borang penilaian tersebut. Salinan borang penilaian (tidak kurang daripada 3 orang ahli) perlu diserahkan kepada pihak kami untuk untuk tujuan rekod. Pihak Jabatan juga boleh merujuk garis panduan dan borang penilaian "Candidature Defense" melalui UMPORTAL > Bah Akademik IPS > Unit Pendaftaran. C) surat

43



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

Contoh: Semua kertas soalan di bawah jabatan Farmasi bagi peperiksaan akhir tahun semester 1, 2016/2017.

bertarikh 19 Mei 2017 (rujukan UM.M/PDG/17/1) mengenai perkara ini telah dihantar kepada semua ketua Jabatan dan Unit untuk tindakan



1) PTj tidak memastikan "candidature defense" dijalankan mengikut garispanduan pengendalian "candidature defense" dengan sekurang-kurangkan 3 panel penilai di mana panel penilai tersebut akan memperakukan status lulus atau gagal calon tersebut. Contoh: Di Jabatan Syariah dan Pengurusan, didapati candidature defense bagi pelajar sarjana dan PhD dilaksanakan dengan hanya dua penilai sahaja di dalam satu borang penilaian. Ex: MAM (IHA140037); ZHMY (IGA120005); NAT (IGA130001); NANL (IGA130041). 2) Penyaringan kertas soalan peperiksaan akhir tidak dijalankan sepenuhnya berdasarkan

1. Setelah semakan dibuat 3 panel penilai dilantik bagi setiap calon yang dinyatakan iaitu IHA140037, IGA120005, IGA130001. Bukti adalah berdasarkan kepada rekod kehadiran terlampir.Sehubungan dengan itu, dengan itu, borang penilaian CD telah ditandatangani oleh penyelia calon. Bagi akan datang akan diseragamkan urusan CD berkenaan bagi semua Jabatan.

2. Proses penyaringan kertas soalan telah mematuhi panduan urus penyeliaan kertas soalan. Terlampir adalah minit mesyuarat yang membuktikan soalan yang disediakan telah diselaraskan dengan hasil pembelanjaan kursus, kesesuaian dengan tahap


44



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

kriteria seperti dalam panduan umum penyediaan kertas soalan. Tiada maklumat dan bukti soalan yang disediakan adalah: i) selarasan dengan hasil pembelajaran kursus; ii) kesesuaian dengan tahap taksonomi iii) kesesuaian dengan tahap kesukaran. Perkara ini terpakai untuk Jabatan Syariah & Undang-Undang (contonya IPGH6112) dan Jabatan Al-Quran dan Al-Hadith (contonya IQGU6329). 3) Keperluan dalam fail kursus tidak dikawal: (i) Tiada salinan bahan dan skema/rubrik penaksiran bagi penilaian berterusan untuk kursus IFGH6111 dan IEGH6320 (Sem 1, 2016/2017) (ii) Penilaian berterusan yang dilaksanakan tidak akur dengan perancangan dalam borang Masa Pembelajaran Pelajar bagi kursus IHGH6318 (Sem 1, 2016/2017) yang menyatakan 2 pembetangan/esei, 2 ujian dan 1 Laporan Kerja Lapangan; manakala bahan penaksiran

taksonomi dan kesesuaian dengan tahap kesesuaian. Lampiran A adalah minit mesyuarat bagi kursus IHGH6111 dan lampiran B bagi kursus IQGU6329

3. TPIT menghantar surat peringatan kepada penyelaras kursus IFGH6111, IPGH6112 dan IEGH6320 bagi semester I sesi 2016/2017 supaya melengkapkan fail kursus. Bagi langkah jangkamasa panjang penambahbaikan pengurusan fail kursus dan memastikan ketakakuran tidak berulang pada masa hadapan, satu jawatankuasa telah dibentuk dan diaktifkan untuk tujuan tersebut. Ahli Jawatankuasa Projek Penambahbaikan Sistem Pengurusan Fail Kursus APIUM yang dianggotai seperti berikut: Pengerusi Pegawai Risiko Pengurus Kualiti Pengawal Dokumen Wakil jabatan yang dikenalpasti

45



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

dijumpai hanya terdiri daripada 1 esei and 1 pembentangan. Keputusan penilaian berterusan hanya menunjukkan pecahan (a) markah kerja kursus dan (b) pembentangan/lisan. (iii) Kursus IHGH6318, Sem 1, 2016/2017: Maklumat Kaedah Penilaian dalam borang UM-PT01-PK03-BR009-S01 (tugasan dan peperiksaan) tidak selaras dengan maklumat penilaian dalam borang UM-PT01-PK03-BR010-S01 (pembentangan/penulisan esei, ujian, laporan kerja lapangan, peperiksaan akhir)

35 Kod Teras :PT01 PTj/Jabatan : FAKULTI UNDANG-UNDANG

8.5.1 35/48 Penemuan : PTJ tidak memastikan kawalan pengeluaran dan penyediaan perkhidmatan dijalankan dalam keadaan terkawal.

1. Didapati sebilangan fail-fail kursus yang tidak lengkap mengikut keperluan MQA seperti berikut: 1) LXEB 3125 - Semeseter 2, Sesi 2015/2016: Tiada bahan pengajaran, tiada rancangan penaksiran hasil pembelajaran kursus,tiada rekod penerimaan hasil pelajar, tiada salinan bahan

Satu sesi gerak kerja untuk menyemak, mengemaskini dan melengkapkan fail kursus telah dirancang untuk di adakan pada 09 Jun 2017 (Jumaat) di Bilik ISO, Fakulti Undang-Undang mulai jam 8.00 pagi hingga 4.00 petang. Surat makluman ketakakuran berkenaan


46



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

penaksiran penilaian berterusan, tiada skema penaksiran penilaian berterusan, tiada salinan kertas soalan serta skema penyelsaian peperiksaan akhir 2) LXEB 3111 - Semeseter 1, Sesi 2016/2017: Tiada bahan pengajaran, tiada rancangan penaksiran hasil pembelajaran kursus,tiada rekod penerimaan hasil pelajar, tiada salinan bahan penaksiran penilaian berterusan, tiada skema penaksiran penilaian berterusan, 3) LXEB 1125 - Semeseter 2, Sesi 2015/2016: Tiada pro-forma kursus, tiada maklumat kursus, tiada bahan pengajaran, tiada rancangan penaksiran hasil pembelajaran kursus,tiada rekod penerimaan hasil pelajar, tiada salinan bahan penaksiran penilaian berterusan, tiada skema penaksiran penilaian berterusan, tiada salinan kertas soalan serta skema penyelsaian peperiksaan akhir 2. LXGA6312:Undang-

perkara ini telah dihantar kepada semua pensyarah sebagai peringatan dan mengambil serius perkara ini agar tidak berulang lagi. Surat kepada penyelaras kursus / pensyarah terlibat dengan ketakakuran supaya melengkapkan fail kursus masing-masing.

47



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

undang Pekerjaan Semester 2, Sesi 2016/2017 (Pensyarah SS) Borang ProForma tercatat Kaedah-kaedah dan Peraturan-peraturn UM (Pengajian Ijazah Sarjana) 2010. Tiada Rekod Kehadiran Pelajar; tiada maklumat bagi Teaching materials; Tiada maklumat bagi Assessment Plan for Course Learning Outcomes; Tiada Rekod penerimaan hasil kerja pelajar; tiada skema jawapan kepada Peperiksaan Ijazah Sarjana Undang-undang, Dis 2016/Jan 2017 Tiada skema jawapan kepada: Peperiksaan Master of Laws (LXGA6312-Employment Law), Sesi 2015/2016 Semester II, June 2016. 3. LXEB2110 Bachelor of Jurisprudence Borang ProForma, terdapat perbezaan maklumat versi Bahasa Malaysia (BM) Kaedah -kaedah dan Peraturan-peraturan Universiti Malaya (Pengajian Ijazah Dasar 2013) tetapi versi Bahasa Inggeris (BI)

48



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

tercatit versi 2010, versi BI tiada maklumat bagi Transferable Skills. 3.2) LXEB2110 Undang-undang Perlembagaan 1, Borang Rekod Penyerahan Hasil Kerja Pelajar-LXEB2110 Undang-undang Perlembagaan bagi tarikh serahan: 3/12/2015. Didapati pada borang Perakuan penerimaan oleh pensyarah:Tiada maklumat bagi Bilangan tugasan, Tiada tandatangan pensyarah dan tiada tarikh penerimaan. 4. LXEB2120 Undang-undang II, Semester 2, Sesi 2015/2016 Borang Pro Forma tiada versi Bahasa Inggeris. 5. Fail Kursus LXGB 6307 (sem 2 2015/2016) didapati tidak ada : (a) rekod kehadiran kelas; (b) rekod penerimaan hasil kerja pelajar. 6. Fail Kursus LXGB 6305 (sem 2 2015/2016) didapati tidak ada: (a) rekod penerimaan hasil kerja pelajar; (b) salinan bahan penaksiran; (c) salinan skema penaksiran

49



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

36 Kod Teras :PT01 PTj/Jabatan : PUSAT KEBUDAYAAN


1. Tiada tandatangan dan nama pemeriksa pada keputusan Peperiksaan: ROD7002-Teori Seni Rupa, Sesi 2016/2017 Semester I 2. Fail Kursus ROA 7009 (sem 1 2016/2017) didapati tidak ada: (a) salinan bahan pengajaran; 9b) rancangan penaksiran hasil pembelajaran kerja kursus; (b) salinan rekod penerimaan hasil kerja pelajat; (c) salinan skema penaksiran; (d) salinan keputusan penilaian berterusan ; borang pengisisan markah tidak tandatangani. 3. Fail Kursus RRGA 6107 (sem 1 2016/2017) didapati borang pengisian markah tidak ditandatangani oleh pemeriksa, penyemak dan Ketua Jabatan. Fail Kursus RRGA 6109 didapati borang pengisian markah tidak ditandatangani oleh Penyemak dan Ketua Jabatan. 4. Fail Kursus ROD 7001 (sem 1 2016/2017) didapati borang pengisian markah tidak ditandatangani oleh pemeriksa, penyemak

3. Pejabat Ijazah Tinggi akan mendapatkan tandatangan pensyarah / pemeriksa / Ketua Jabatan bagi borang-borang yang tidak lengkap dalam fail kursus ROD7002, RRGA6107, RRGA6109, ROD7001 dan ROA7004. Jangka panjang 1. Pensyarah akan diberi peringatan untuk mengemukakan borang pengisian markah yang telah ditandatangani oleh pensyarah / pemeriksa dan Ketua Jabatan dalam notis Mesyuarat Pra-Jawatankuasa Pemeriksa setiap semester. Jangka pendek 1. Timbalan Pengarah mengeluarkan surat kepada pensyarah ROD7009 (Sem I, 2016/2017) untuk melengkapkan fail kursus. 2. Timbalan Pengarah mengeluarkan surat kepada penyelaras fail kursus setiap jabatan untuk pemantauan dan agar perkara ini tidak berlaku lagi.


50



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

dan Ketua Jabatan ; salinan graf keputusan peperiksaan juga tidak ditandtangani. 5. Fail Kursus ROA 7004 (sem 1 2016/2017) didapati borang pengisian markah tidak ditandatangani oleh pemeriksa, penyemak dan ketua jabatan; salinan graf keputusan peperiksaan juga tidak tandatangani.

37 Kod Teras :PT01 PTj/Jabatan : PUSAT ASASI SAINS


1. Dinyatakan dalam Buku Panduan Pusat Asasi Sains 2015/2016- Program Asasi Alam Bina tidak lagi ditawarkan. Tetapi kursus FB0121: English for MUET, Sesi 2016/2017, ditawarkan untuk "Programme Foundation Studies in Science and Foundation Studies in Built Environment". 2. Borang Pindaan Kelas untuk FB0121, Sem 1, 2016/17 oleh Pensyarah JY tiada tandatangan pada Bahagaian A (Ketua Jabatan) dan tiada catatan di bahagian Bahagian B: Tindakan oleh Pensyarah/Jabatan

1) Memandangkan pada sesi 2017/2018, kurikulum baru akan digunapakai maka pindaan dalam Borang Pro Forma itu tidak perlu melalui mesyuarat Senat untuk kelulusan. Dalam Borang Pro Forma (UM-PT01-PK03-BR003(BI)-S04) baharu, maklumat program Foundation Studies in Built Environment telah dikeluarkan. 2) Bahagian A dan Bahagian B Borang Permohonan Pindaan Kelas Pengajaran Yang Telah Dijadualkan bagi Kelas FB0121, Sem 1, 2016/2017 akan dilengkapkan oleh Penyelaras Bahasa

Manusia Sistem


51



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

Inggeris.


8.3.3 38/48 Penemuan : PTj tidak memastikan input rekabentuk dan pembangunan adalah diselaraskan

Terdapat maklumat yang tidak selaras bagi kursus DXED 4181. Ketidakselarasan maklumat dalam Buku Panduan dengan Borang UM-PT01-PK03-BR004(BI)-S04 dan UM-PT01-PK03-BR010(BI)-S01. Maklumat dalam Buku Panduan 2016/2017 m.s. 294 dimaklumkan bahawa kursus ini mempunyai pembahagian penilaian berterusan 40% dan Peperiksaan Akhir 60% tetapi pada Borang UM-PT01-PK03-BR010(BI)-S01 dan UM-PT01-PK03-BR011(BI) tidak ada bukti perancangan peperiksaan akhir. Maklumat dalam Buku Panduan 2016/2017 m.s. 293 dimaklumkan bahawa kursus ini ada kemahiran keusahawanan (entrepreneurial skills) tetapi dalam Borang UM-PT01-PK03-BR004(BI)-S04 tidak ada dan tidak dinilai kemahiran insaniah ini. Maklumat dalam UM-

Penyelaras akan membuat pindaan maklumat kursus ini (bagi borang-borang berkaitan) untuk digunapakai bermula sesi akademik 2017/2018. Proses ini akan mengambil masa kerana perlu dibawa ke Mesyuarat Jawatankuasa Kurikulum Fakulti. Maklumat-maklumat kursus yang dipinda akan diselaraskan dengan maklumat yang akan dimasukkan dalam Buku Panduan bagi sesi akademik akan datang.


52



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

PT01-PK03-BR010(BI)-S01, penilaian adalah sebenarnya hanya 8 jam tetapi dalam UM-PT01-PK03-BR004(BI)-S04 dinyatakan 24 jam.


8.2.1 39/48 Penemuan : Customers are not provided with information relating to programmes offered.

Information on a programme not available for all IT programmes in FS. In particular, there is no postgraduate handbook on postgraduate programmes especially in communicating the programme outcomes.

1) Buku Program Ijazah Tinggi yang terkini akan dimuatnaik ke laman web Fakulti Sains (e-booklet). 2) Jawatankuasa Buku Panduan Ijazah Tinggi Fakulti Sains juga telah dilantik bagi penyediaan booklet dan buku panduan bagi Program Ijazah Sarjana Sesi Kemasukan 2017/2018. Cetakan tidak akan dilakukan sebaliknya hanya akan dimuatnaik ke laman web Fakulti Sains sahaja (e-booklet) seminggu sebelum semester baru bermula.



8.3.4 40/48 Penemuan : PTj did not validate the assessment activity to ensure the resulting product is suitable for use.

SHGS 6219 has 100% continuous assessment but no evidence of vetting.

Pejabat Dekan telah mengeluarkan surat kepada semua Ketua Institut/Jabatan supaya semua Ketua Institut/Jabatan memantau penilaian kursus yang mempunyai 100% penilaian


53



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

berterusan bagi memastikan ianya memenuhi keperluan Dasar Pengurusan Program Akademik (DPPA). Pihak Jabatan perlu memastikan penilaian adalah sejajar dengan hasil pembelajaran dan tahap taksonomi yang sepatutnya. Program akan mengadakan mesyuarat saringan bagi menyemak kaedah penilaian yang digunakan di dalam semua kursus terlibat sebelum kursus tersebut ditawarkan pada setiap semester.


8.3.5 41/48 Penemuan : PTj did not ensure the design and development outputs are adequate for the subsequent processes for the provision of products and services.

Prerequisite for the SHGS 6219 is a pass in Mathematics and Statistics course at Bachelor`s level however, the entry requirement to the programme in which this course is a core course include candidates whom might not have this requirement especially candidates from medicine, pharmacy and dentistry.

Pejabat Dekan Sains telah mengarahkan Institut/Jabatan untuk melantik suatu Jawatankuasa Kurikulum Ijazah Tinggi di peringkat Institut/Jabatan bagi yang belum. Tujuan Jawatankuasa tersebut adalah untuk memantau dan mengawalselia proses semakan kurikulum dan program baru supaya ianya bertepatan dengan


54



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

maklumat dalam program yang ditawarkan.


8.5.1 42/48 Penemuan : PTJ tidak memastikan kawalan pengeluaran dan penyediaan perkhidmatan dijalankan dalam keadaan terkawal.

Dalam Garispanduan Pengendalian "Candidature Defence", ada dinyatakan bahawa Panel Penilai hendaklah tidak kurang daripada 3 orang ahli. Namun, semakan mendapati hanya terdapat dua borang penilaian bagi "Candidature Defence" bagi Jabatan Fizik untuk calon ijazah tinggi seperti berikut: 1) SHC140068 2) SHC140064 3) SHC150036 4) SHC140036 5) SHC120041 6) SHC130103 7) SGR150007 8) SGR150066 9) SHC140017 10)SGR150049

Pejabat Dekan Sains akan mengeluarkan surat peringatan kepada Institut/Jabatan supaya memastikan syarat-syarat 'Candidature Defence' dipatuhi. Pejabat Dekan (Ijazah Tinggi) juga akan memastikan bahawa terdapat sekurang-kurangnya 3 salinan borang penilaian CD yang diterima daripada Jabatan. Sekiranya kurang, Pejabat Dekan (Ijazah Tinggi), akan merujuk semula kepada Jabatan berkenaan. Rancangan Jangka Pendek 1. Pelaksanaan syarat baru dikuatkuasakan secara serta-merta, di mana Candidature Defence akan dikendalikan dengan kehadiran tiga orang panel penilai (termasuk penyelia) Rancangan Jangka Panjang 1. Penyelia Candidature Defence (Dr. GBT) akan sentiasa peka terhadap


55



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

sebarang perubahan syarat berkenaan dengan Candidature Defence.


9.1.1 43/48 Penemuan : PTj tidak memastikan dokumen yang relevan disimpan dalam Fail Pelajar sebagai bukti.

Semakan mendapati Fail Pelajar tidak dikemaskini dengan baik. Didapati terdapat Fail Pelajar yang tidak mengandungi 1) Senarai Semak Fail Calon Program Ijazah Tinggi (telah disediakan oleh IPS dan boleh diakses melalui UMPORTAL), 2) tiada surat tawaran calon, 3) tiada rekod calon menyempurnakan Seminar (dalam tempoh 4 semester pertama) dan Seminar Tesis, 4) tiada rekod calon menyerahkan notis 3 bulan, 5) Makluman kepada calon dan penyelia mengenai kelulusan tajuk & 6) rekod penyerahan tesis calon. Fail Calon yang terlibat adalah: 1) SHC100091 2) SHC120053 3) SHC120099 4) SHC110103 5) SHC110106

Rancangan Jangka Panjang: 1. Satu Bengkel Pengurusan Fail program Ijazah Tinggi akan diadakan pada 14 hingga 15 Julai 2017.

Tujuan bengkel diadakan adalah bagi meningkatkan kefahaman staf pelaksana di dalam mengurus fail calon Ijazah Tinggi. 2. Satu aktiviti/projek akan diadakan selepas bengkel bagi mengetahui : - status fail calon Ijazah Tinggi - mengenalpasti fail yang tidak lengkap. 3.Menjalankan pengemaskinian bagi fail calon yang tidak lengkap bermula 17 Julai 2017 sehingga 31 Ogos 2017. 4. Semakan berkala akan dijalankan pada cuti semester setiap semester mengikut cohort. Timbalan Dekan (Ijazah Tinggi) telah

Manusia Sistem


56



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

mengeluarkan arahan kepada semua staf Ijazah Tinggi untuk menyusun fail calon yang masih berstatus aktif mengikut institut/jabatan, program dan sesi kemasukan.


8.5.1 44/48 Penemuan : PTj tidak memastikan kawalan pengenalan kelengkapan kepada output di mana keberkesanan adalah satu keperluan dan kelengkapan sesuatu dokumen.

1. Fail kursus tidak lengkap, tidak dikemaskini dan maklumat borang di dalam fail kursus tidak tepat. Contoh: Kursus SHGS 6219 di ISB - Proforma Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris tidak setara dan tiada bukti bahan penilaian berterusan Kursus SHGD 6105 di ISB - Maklumat mengenai kaedah penilaian dan pemberatan tidak diperincikan di dalam Borang 5 Kursus SFGS 6333 di S&T - Tiada borang perancangan kursus UMPT01-PK03-BR11 Kursus SMGS 6111 di Jabatan Fizik - SLT dan kaedah penilaian tidak dikemaskini dan tidak setara dengan borang maklumat kursus semasa (Borang 7) Kursus SGGS

Pejabat Dekan Sains akan mengeluarkan surat peringatan kepada Institut/Jabatan supaya : 1. Memastikan semua borang ulasan markah peperiksaan dilengkapkan dan ditandatangani oleh penyemak dan Ketua Jabatan. 2. Memastikan semua panel penilai memperaku dan menandatangani borang perakuan panel CD. Pejabat Dekan telah mengeluarkan surat peringatan kepada Institut/Jabatan supaya memastikan semua staf mematuhi garis panduan yang telah ditetapkan dalam memastikan fail-fail kursus sentiasa dikemaskini dan lengkap. Terdapat kesilapan kod kursus yang dinyatakan iaitu SHGD 6105 di ISB.


57



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

6115 di Jabatan Geologi - Maklumat yang dinyatakan di dalam Borang 5 tidak tepat Kursus SCGS 6115 di Jabatan Kimia - SLT yang dinyatakan tidak setara dengan rekod kehadiran pelajar 2. Borang ulasan markah peperiksaan untuk laporan akhir Semester 1, 2016/2017 tidak ditanda tangan oleh checker dan ketua jabatan. Contoh: SGGS 6105, SGGS 6101 dan SMGS 6111 3. Borang perakuan panel `Candidature Defence` di Jabatan Geologi tiada perakuan panel dan hanya ditandatangan oleh 2 panel sahaja.

Kod kursus yang sebenar adalah SHGD 6104.


10.2.1 45/48 Penemuan : PTj tidak memastikan tindakan yang berkesan diambil setelah dikenalpasti ketidaklengkapan fail kursus

Telah dikenalpasti fail kursus WXGA 6109 tidak lengkap dalam borang senarai semak audit kendiri fakulti bertarikh 6 April 2017 . Namun semasa audit pada 4 Mei 2016, fail kursus tersebut masih tidak dilengkapkan.

Auditor dan Ketua untuk kumpulan perkara pascasiswazah telah dimaklumkan oleh Timbalan Dekan Ijazah Tinggi melalui email bertarikh 25.5.2017 mengenai masalah ini dan kepentingan untuk memantau isu hingga selesai. Taklimat pengurusan fail kursus juga akan diadakan


58



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

kepada semua staf sokongan pada 9.6.2017. Auditor dan Ketua untuk kumpulan perkara pascasiswazah telah dimaklumkan oleh Timbalan Dekan Ijazah Tinggi melalui email bertarikh 25.5.2017 mengenai masalah ini dan kepentingan untuk memantau isu hingga selesai. Taklimat pengurusan fail kursus juga akan diadakan kepada semua staf sokongan pada 9.6.2017.



Dalam fail kursus WXGA 6109 (sem 1 2015/2016) didapati : (a) tiada jadual waktu kuliah dan tutorial serta tarikh penting seperti tarikh hantaran tugasan dan projek; (b) tiada salinan bahan penaksiran seperti ujian pertengahan semester; (c) tiada salinan skema penaksiran untuk tugasan; (d) Buku rujukan Kaedah dan Peraturan bukan versi terkini; (e) Maklumat tidak konsisten antara UM-PT01-PK03-

Timbalan Dekan Ijazah Tinggi telah berjumpa dengan staf yang berkenaan dan memberi penerangan kepada staf yang berkenaan pada 25.5.2017. Pengurus Kualiti akan mengadakan sesi penerangan berkaitan SPK terutamanya berkenaan penyediaan fail kursus kepada semua pensyarah sebelum semester baharu bermula. Tarikh yang dicadangkan adalah pada awal bulan September


59



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

BR009 dan UM-PT01-PK03-BR011 (f) pengiraan pencapaian hasil pembelajaran kursus tidak tepat; (g) tiada penilaian kemahiran insaniah Kursus WOA 7001 tiada bukti penilaian kemahiran insaniah Kursus WXGC 6110 tidak merujuk kepada buku Kaedah dan Peraturan versi terkini (2002) dan tidak bukti agihan peratusan penilaian berterusan dalam UM-PT01-PK03-BR004.In the spectrum, it is planned that there will be 14 weeks of lecture, however there is only evidence of 10 weeks of lecture.

2017.

47 Kod Teras :PT01 PTj/Jabatan : AKADEMI PENGAJIAN MELAYU


Fail Kursus JXGA 6112 (Metodologi penyelidikan Kuantitatif Sem 1 2016/2017) didapati tidak ada (a) salinan bahan penaksiran,(b) salinan skema penaksiran dan (c) salinan keputusan penilaian berterusan Fail Kursus JBGA 6202 (Sem 2 2015/2016) didapati tidak ada : (a) salinan rancangan hasil pembelajaran kursus; (b)

Jangka Pendek: Mulai Semester II, Sesi 2016/2017 APM telah tidak melantik pensyarah sambilan bagi mengendalikan kursus-kursus Ijazah Tinggi. Hal ini bagi memastikan pengendalian kelas dan fail kursus dapat dipantau. Surat peringatan akan dikemukakan kepada pensyarah yang


60



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

salinan bahan penaksiran; (c) salinan skema penaksiran. Fail Kursus JCGA 6202 (sem 2 2015/2016) didapati tiada ; (a) salinan rancangan penaksiran hasil pembelajaran kursus; (b) salinan bahan penaksiran; (c) salinan skema penaksiran; (d) salinan keputusan penilaian berterusan. Fail Kursus JBGA 6103(sem 2 2015/2016) didapati tiada (a) salinan skema penaksiran dan (b) salinan keputusan penilaian berterusan. Fail kursus JXGA 6111 (sem 1 2016/2017) didapati tiada : (a) salinan bahan pengajaran ; (b) salinan rancangan penaksiran pembelajaran kursus. Fail kursus JCGA 6105 (sem 2 2015/2016) didapati tiada: (a) salinan rancangan penaksiran pembelajaran kursus; (b) rekod penerimaan hasil kerja pelajar; (c) salinan bahan penaksiran; (d)salinan keputusan penilaian berterusan. Fail kursus JCGA 6201 (sem 2 2015/2016) didapati

berkenaan supaya melengkapkan fail kursus. Mulai Semester II, Sesi 2016/2017 APM telah mengadakan taklimat berkaitan fail kursus sebagai refreshment kepada semua pensyarah.

61



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

tiada ; (a) salinan rancangan penaksiran hasil pembelajaran kursus; (b) senarai pelajar; (c) rekod penerimaan hasil kerja pelajar; (d) salinan bahan pengajaran; (e) salinan skema penaksiran; (f) salinan keputusan penilaian berterusan. Fail Kursus JCGA 6103 (sem 2 2015/2016) didapati tiada : (a) salinan bahan penaksiran

48 Kod Teras :PT01 PTj/Jabatan : INSTITUT PENGAJIAN SISWAZAH (IPS)

7.5.2 48/48 Penemuan : PTj tidak memastikan proses kajian semula dan kelulusan diperolehi terlebih dahulu.

Dalam mempertimbangkan permohonan rayuan MNB (FS) dan MAQKA (pelajar FSKTM), JKRU pada 29/3/17 telah membuat keputusan "... JKRU juga bersetuju bahawa semua permohonan rayuan yang ditolak oleh Jawatankuasa Rayuan Fakulti hendaklah dimaklumkan terus kepada pemohon dan disalinkan kepada IPS untuk rekod". Memandangkan JKRU adalah Jawatankuasa Senat, pihak urusetia perlu mendapat kelulusan mesyuarat Senat untuk

Satu Garis Panduan akan digubal. - Selewat-lewatnya mengemukakan kepada QMEC pada 31 Ogos 2017 Untuk tempoh jangka panjang, Arahan Kerja sedia ada dimurnikan supaya mengambilkira mana-mana perakuan oleh Jawatankuasa Rayuan Fakulti (JKRF) bagi rayuan yang diterima atau ditolak di peringkat program ijazah tinggi akan diputuskan oleh JKRU dan keputusannya dimaklumkan kepada calon oleh urusetia IPS. - selewat-lewatnya


62



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

pelaksanaan perkara ini. mengemukakan kepada QMEC pada 31 Julai 2017 Untuk penyelesaian jangka pendek, surat pemakluman kepada calon dikeluarkan oleh IPS - 29 Mei 2017. 3. Satu Garis Panduan akan digubal. - Selewat-lewatnya mengemukakan kepada QMEC pada 31 Ogos 2017

49 Kod Teras :PT02 PTj/Jabatan : TIMBALAN NAIB CANSELOR (PENYELIDIKAN & INOVASI)

7.1.5.1 1/8 Penemuan : NANOCAT tidak memastikan peralatan penyelidikan berfungsi dengan baik

Lokasi: NANOCAT (Combinatioral Hall, Tingkat 3, Blok A, Bangunan IPS) Alat-alat yang tersenarai di bawah didapati tidak berfungsi semasa audit dijalankan, dan tiada tindakan telah diambil untuk membaikinya atau melupuskannya (jika tidak mahu digunakan lagi); 1.Oleobed 1 (12 Reactor) 2.Fume hood (CTC/CTH/06/0005) 3.BET-1 Port 1 (No tagging: CTC 000068) 4.Chemspeed Precipitation Workstation 1 (No tagging: CTC 000180) 5. Chemspeed

Jangka Masa Pendek 1) Mesyuarat Khas di peringkat pengurusan Nanocat diadakan untuk membincangkan status peralatan berdasarkan kompetensi peralatan, keperluan penggunaan dan sebagainya. 2) Laporan disediakan untuk TNC (P&I) berkaitan status peralatan dan cadangan kepada peralatan tersebut. Jangka Masa Panjang Tertakluk kepada keputusan TNC(P&I) untuk menentukan status peralatan berdasarkan laporan yang diterima.

Manusia Peralatan Sistem


63



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

Impregnation Workstation 1 (No tagging: KUD 126SCI00152)


8.2.1 2/8 Penemuan : APM tidak memastikan komunikasi dengan pelanggan dilaksanakan dengan berkesan

APM di dapati telah memberikan maklumat yang bercanggah kepada penyumbang artikel untuk Journal terbitan PTj. Contoh 1: Artikel oleh penulis SMZ diterima pada 2-10-2015. Surat makluman bahawa artikel akan dimuatkan dalam jurnal tahun 2016 dihantar kepada SMZ pada 31-5-2016. Pada 28-11-2016, satu lagi surat dihantar kepada penulis, yang mengatakan bahawa artikel beliau telah ditolak. Contoh 2:Artikel oleh penulis HI dan MAM diterima pada 11-5-2015. Surat makluman bahawa artikel akan dimuatkan dalam jurnal tahun 2016 dihantar kepada penulis pada 9-12-2015. Setelah hampir satu tahun, iaitu pada 28-11-2016, satu lagi surat dihantar kepada penulis, yang mengatakan bahawa artikel yang sama telah ditolak.

APM akan meneliti TOR Sidang Pengaran dan akan membetulkan TOR yang baharu kepada Sidang Pengarang. APM juga telah melantik Ketua Editor yang baharu bagi memastikan urusan penerbitan Jurnal dapat diselaraskan.


64



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran


8.2.1 3/8 Penemuan : PTj tidak mempastikan maklumat terkini dan/atau tepat bagi komunikasi relevan untuk SPK

(1) Maklumat di website Pusat Dialog Peradaban (Centre for Civilisational Dialogue, CCD) tidak dikemaskini dengan maklumat terkini, cth: info tentang objektif kualiti, visi dan misi, serta butiran dalam carta organisasi. (2) Maklumat di website Pusat Penyelidikan Fotonik (Photonics Research Centre, PRC) tidak dikemaskini dengan maklumat terkini dan/atau tepat, cth: Pernyataan Misi merupakan pernyataan yang kali akhir dikemaskini pada 4 Disember 2012, info berkaitan Staf Akademik serta butiran dalam carta organisasi tidak selaras

Jangka Masa Pendek Surat peringatan dari TNC (P&I) dikeluarkan kepada PDP dan PRC untuk mengemaskini laman web masing-masing. Jangka Masa Panjang Surat makluman daripada TNC (P&I) kepada semua unit di bawah TNC (P&I) untuk mengemukakan laporan pengemaskinian laman web kepada Jawatankuasa Laman Web TNC (P&I) setiap 6 bulan.

Manusia Sistem



5.3 4/8 Penemuan : PTj tidak memastikan tanggungjawab dan autoriti bagi fungsi yang relevan untuk pelaksanaan aktiviti ditentukan, dimaklum dan difahami dalam organisasi

Struktur organisasi dan agihan tugas di HIR tidak jelas dan mengelirukan, terutamanya yang melibatkan empat individu berikut: (1) Peranan TNC (Penyelidikan & Inovasi) (Prof Dr NSAR) tidak jelas, cth: menurut carta organisasi Secretariat of HIR (bertarikh 26 April 2017) di laman web HIR beliau berada pada

Jangka Masa Pendek Struktur governan HIR telah dirombak kembali dengan pelantikan Pengarah HIR oleh Naib Canselor. HIR ditempatkan di bawah tadbir urus TNC (P&I). Jangka Masa Panjang Apa-apa keputusan yang melibatkan HIR akan diselaraskan terlebih dahulu di peringkat TNC

Manusia Sistem


65



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

hierarki lebih tinggi berbanding dengan lima individu yang menganggotai “HIR Committee Member”; beliau bukan AJK HIR menurut minit mesyuarat “HIR Committee Meeting” No.6/2017 (bertarikh 8 Mac 2017) yang tidak menyenaraikan beliau sebagai salah seorang AJK yang tidak dapat hadir ke mesyuarat tersebut; beliau bukan AJK HIR menurut panggilan untuk “HIR Committee Meeting” 14/04/2017) kerana beliau tidak mendapat jemputan (melalui e mel bertarikh 10 April 2017). Walau bagaimanapun menurut surat daripada Naib Canselor bertarikh 28 April 2016 (no. rujukan UM.TNC2/607/6 JLD.5) dan 19 Oktober 2016 (no. rujukan UM.TNC2/625/15/1) Prof Dr NSAR adalah salah seorang AJK HIR itu sendiri, iaitu beliau merupakan Pengerusi jawatankuasa tersebut. Ini bermakna AJK HIR adalah 6 orang dan

(P&I) sebelum dibawa ke peringkat yang lebih tinggi.

66



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

bukan 5 orang seperti yang dilihat dalam carta organisasi terkini di laman web HIR. (2) Peranan staf akademik (Prof Dr RH) tidak jelas, cth: menurut carta organisasi Secretariat of HIR (bertarikh 26 April 2017) di laman web HIR beliau adalah salah-seorang daripada lima “HIR Committee Member” yang berada pada hierarki lebih tinggi dari “HIR Coordinator” dan “Lab Division”; menurut minit Mesyuarat Kecemasan HIR (bertarikh 17 Januari 2017) beliau adalah Pengerusi Mesyuarat dan juga merupakan Felo Penyelidik Prinsipal HIR; menurut minit HIR Committee Meeting No. 6/2017 (bertarikh 8 Mac 2017) beliau adalah Pengerusi Mesyuarat; beliau adalah Pengerusi JK Pengurusan HIR menurut surat tunjuk sebab daripada Prof TNC (Penyelidikan & Inovasi) kepada Penyelaras Makmal Quantum Laser (Prof. Dr. ROCH) bertarikh 14 Mac 2017

67



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

(no. rujukan UM.TNC2/401/45). Prof Dr RH kini "mengetuai" beberapa pelaksanaan aktiviti pentadbiran di HIR tanpa beliau mempunyai pelantikan/arahan rasmi dan/atau TOR, berbanding dengan pengurusan lama HIR Central Committee Members yang mempunyai Chairman of Pre-HIR Committee (Prof Dr MAH) -- berdasarkan carta organisasi bertarikh 25 Februari 2016, (3) Seorang staf akademik (P/M Dr CKG) telah mendapat surat "pelantikan semula" sebagai Penyelaras di HIR "untuk tujuan kesinambungan urustadbir di Sekretariat HIR" bagi tempoh dua tahun (1 Mac 2017-28 Februari 2019) melalui surat bertarikh 28 Mac 2017 (no. rujukan UM.TNC2/401/45 Jld 2) tanpa beliau mempunyai "pelantikan asal" dan/atau TOR. Menurut carta organisasi Secretariat of HIR (bertarikh 26 April 2017) di laman web HIR,

68



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

beliau adalah HIR Coordinator/Research Coordinator yang mempunyai hierarki lebih tinggi hanya kepada kumpulan Lab Division sahaja. (4) Peranan staf Senior Principal Assistant Registrar (N52) Puan ZSOM yang dilihat berada pada hiearki di atas kumpulan Central Secretariat dan juga kumpulan Lab Division.


8.5.1 5/8 Penemuan : PTj tidak melaksanakan aktiviti dalam keadaan yang terkawal, terutamanya persekitaran dan infrastruktur yang sesuai untuk pelaksanaan aktiviti berkaitan.

Makmal Quantum Laser di Bangunan HIR dan Femtosecond Laser HIR (bernilai RM1,199,880.00) di dalam makmal tersebut yang penjagaan dan pengurusannya memerlukan tahap kebersihan yang tinggi serta bebas debu, tidak diuruskan/diselenggarakan dengan baik serta terkawal, contoh: (1) Alatan Laser tidak diasingkan daripada persekitarannya, tetapi ditempatkan secara terbuka di satu bahagian makmal tanpa ada apa-apa perlindungan dari debu, dan lain-lain. (2) Beberapa keping panel

Jangka Masa Pendek 1) Surat peringatan kepada PI telah dikeluarkan bagi memaklumkan tentang keperluan mematuhi peraturan Universiti dalam menyelenggara peralatan dan persekitaran makmal. 2) Perbincangan antara TNC (P&I) dan pengurusan baru HIR telah diadakan dan edaran keputusan telah dilakukan kepada semua PI yang terlibat dengan HIR. Jangka Masa Panjang 1) Keputusan telah dibuat oleh TNC (P&I) untuk membenarkan pengurusan HIR mengakses ruang



69



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

`gypsum board` di siling telah tiada dan ada yang telah jatuh ke lantai sebelum audit dilakukan dan lantai sedang dibersihkan serta disapu. (3) Beberapa keping panel `gypsum board` di siling kelihatan sudah tidak berada dalam keadaan baik / melendut. (4) Kelihatan juga beberapa titisan air di atas meja yang bersambung dengan pentas/meja alat laser. (5) Beberapa kotak yang isinya telah dikeluarkan berlonggok berdekatan salah-satu dinding. (6) Alat-alatan kecil seperti gunting, dan lain-lain berselerak di atas salah-sebuah meja di dalam makmal. (7) Terdapat tingkap di bahagian atas salah-satu dinding dibuka dan ini membolehkan debu untuk masuk ke dalam makmal.

makmal dan pemantauan akan dilakukan dari semasa ke semasa. 2) Kesuaian peralatan yang ditempatkan pada ruang makmal akan dibawa untuk perbincangan di peringkat Pengurusan HIR setelah disemak dan diaudit oleh pihak OSH. Cadangan penambahbaikan untuk kesesuaian peralatan di bangunan HIR akan dikemukakan kepada pihak TNC (P&I) untuk tindakan lanjut.

54 Kod Teras :PT02 PTj/Jabatan : TIMBALAN NAIB CANSELOR (PENYELIDIKAN

10.2 6/8 Penemuan : PTj tidak memastikan tindakan susulan berkesan terhadap ketidakakuran

Tidak ada bukti bahawa tindakan yang sewajarnya diambil setelah surat tunjuk sebab berkenaan keadaan Makmal Quantum Laser dan

Jangka Masa Pendek Perbincangan antara TNC (P&I) dan pengurusan HIR yang baru telah diadakan. Keputusan telah dibuat untuk

Manusia Sistem


70



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

& INOVASI) dilaksanakan/diambil.

peralatan Laser HIR yang tidak terurus dan berkunci tanpa kelulusan pihak universiti daripada TNC(Penyelidikan & Inovasi) kepada Penyelaras makmal dan alatan berkenaan (Prof Dr ROCH) bertarikh 14 Mac 2017 (no. rujukan UM.TNC2/401/145) dikeluarkan. Keperluan penjelasan bertulis dalam tempoh tujuh hari serta keperluan membersihkan makmal dengan kadar segera tidak berlaku (seperti yang ditemui semasa audit pada 2 Mei 2017). Tindakan untuk memeriksa makmal tersebut dalam masa terdekat juga tidak berlaku.

menanggalkan kunci tambahan yang dipasang oleh PI tersebut. Jangka Masa Panjang Makluman telah dibuat kepada semua penyelidik tentang keputusan TNC (P&I) yang telah memberi autoriti dan bidang kuasa pengurusan HIR untuk melaksanakan pemantauan dan semakan secara berkala ke atas semua makmal penyelidikan di bangunan HIR.


7.5.3.2 7/8 Penemuan : Audit mendapati pengurusan dokumentasi (fail dan rekod) di pejabat National Centre for Particle Physics tidak sistematik.

“Memorandum of Understanding” di antara Akademi Sains Salaysia dan Universiti Malaya disimpan dalam Folder Pengarah, tetapi perjanjian di antara Akademi Sains Salaysia dan Universiti Malaya pula di simpan dalam Folder Bengkel. Di dalam fail Projek Penyelidikan

1) Pengarah NCPP akan mengeluarkan memo bagi mengarahkan Pegawai Penyelidik Q41 mengambil tanggungjawab bagi pengurusan dokumentasi di NCPP. 2) Tugas pengurusan dokumen akan dijalankan sepenuhnya oleh pegawai

Manusia Sistem


71



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

HIR J-21002-73844, terdapat dokumen berkenaan projek penyelidikan RU006-2013 dan TC003/2010 (UPGP).

penyelidik di NCPP.


8.5.4 8/8 Penemuan : Audit mendapati pengurusan bahan kimia di makmal penyelidikan yang tidak sistematik.

1. Makmal Koloid dan Pepejal: Bahan kimia lama/luput, contohnya 1-methoxy-2-propanol (bertarikh 2006); isoctan (bertarikh 2007); methanol anhydrous (bertarikh 2008) didapati dalam kabinet Flammable. 2. Makmal Low Dimensional Material Research Centre: tiada rekod inventori keluar/masuk bagi kabinet bahan kimia. Rekod penggunaan asid pekat yang tidak lengkap diisi.

Pejabat Dekan Sains telah mengeluarkan surat kepada Institut/Jabatan supaya mengdakan pemantauan secara berkala untuk memastikan rekod penyimpanan dan penggunaan bahan kimia di makmal-makmal dapat diperkemaskan.

1. Pengurus makmal dan pensyarah yang bertanggungjawab telah dimaklumkan supaya bahan kimia yang telah melepasi tarikh luput harus dilupuskan. Makmal Koloid Pepejal juga telah dilawat semula untuk memastikan bahan kimia yang telah melepasi tarikh luput telah dilupuskan. Pejabat Dekan Sains telah mengeluarkan surat kepada Institut/Jabatan supaya mengadakan pemantauan secara berkala untuk


72



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

memastikan rekod penyimpanan dan penggunaan bahan kimia di makmal-makmal dapat diperkemaskan. i. Buku log untuk merekod inventori kabinet bahan kimia telah disediakan dan penggunaan bahan kimia akan direkod setiap kali. ii. Pegawai Penyelidik Low Dimensional Materials Research Centre (En MA) telah dimaklumkan berkaitan dengan kepentingan pemantauan rekod penggunaan asid pekat dan pemantauan telahpun diaktifkan semula. Pejabat Dekan Sains telah mengeluarkan surat kepada Institut/Jabatan supaya mengdakan pemantauan secara berkala untuk memastikan rekod penyimpanan dan penggunaan bahan kimia di makmal-makmal dapat diperkemaskan. i. Pemeriksaan berkala akan dilaksanakan oleh Jawatankuasa Keselamatan & Kesihatan

73



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

Jabatan Fizik untuk memastikan buku log bahan kimia dan rekod penggunaan asid sentiasa diisi dengan lengkap. ii. Isu ini telah dibangkitkan ketika mesyuarat Jabatan pada 12-5-17, di mana Prof. R dan Pengurus Kualiti (Dr CWS) telah memberitahu bahawa semua makmal di bawah Jabatan Fizik perlu sediakan inventori (buku log) penggunaan bahan kimia (termasuk penggunaan asid pekat) serta pemantauan penggunaan mesti dikemaskini.

57 Kod Teras :PT03 PTj/Jabatan : BAHAGIAN SUMBER MANUSIA

8.5.1 1/5 Penemuan : STanD tidak memastikan pelaksanaan perkhidmatan di laksanakan dalam keadaan terkawal.

Urusan Kursus Pendek Dalaman (UM-PT03-PK04-AK021) tidak dipatuhi. Contohnya: 1) Langkah 6.1 Dapatkan maklumat cadangan keperluan latihan dari (a) Perakuan Panel Pembangunan Sumber Manusia dan (b) Permohonan dari KPTj/KJ. Didapati panel telah dimansuhkan. 2) Langkah 6.3 sediakan kertas cadangan senarai

(1) AK baru telah ditambahbaik selari dengan objektif STanD. (2) Akan dihantar kepada QMEC untuk pertukaran AK.


74



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

kursus pendek dalaman untuk perakuan PBM selewat-lewatnya Oktober setiap tahun. Didapati kertas cadangan disediakan pada bulan November 2016.


10.2.2 2/5 Penemuan : Ketakakuran lepas masih tidak dapat dikawal apabila laporan selepas cuti persidangan masih tidak dapat dihantar dalam masa 2 minggu seperti yang dijanjikan manakala surat peringatan telah dikeluarkan selepas tamat tempoh 2 minggu.

i) Rekod Cuti Persidangan Pusat Kebudayaan 2017 dan ii) Surat peringatan yang telah dikeluarkan kepada: Dr SSSY (3 surat peringatan telah dikeluarkan untuk cuti persidangan yang berbeza) Dr GG Dr MD

Jangka pendek 1. Laporan-laporan cuti persidangan telah diterima bagi persidangan-persidangan sehingga bulan April 2017. Jangka panjang 1. Mesyuarat Khas RTP Audit Kualiti Dalaman UM bil.18/2017 diperingkat Pusat Kebudayaan memutuskan, setelah permohonan untuk cuti persidangan diluluskan, pensyarah akan diberi peringatan bertulis untuk melengkapkan borang laporan cuti khas persidangan dan mengembalikannya kepada Pejabat Timbalan Pengarah (Ijazah Tinggi & Penyelidikan) selewat-lewatnya dua (2) minggu selepas tamatnya cuti persidangan. 2. Sekiranya pensyarah tidak mengemukakan laporan dalam masa satu (1)


75



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

minggu selepas tamatnya cuti persidangan, peringatan bertulis akan diberikan kepada pensyarah. 3. Pemantauan ini akan dilakukan oleh Cik JC (Penolong Pendaftar N41).


7.2 3/5 Penemuan : Pusat Kebudayaan tidak memastikan maklumat berhubung kelayakan & kompetensi pengajar sambilan yang dilantik disimpan sebagai bukti kompetensi.

Semakan rekod tidak menemui sebarang bukti kelayakan dan kompetensi pengajar sambilan yang dilantik pada Semester 1 Sesi 2016/2017 berada dalam fail pengajar sambilan yang dibuat/disediakan secara individu. Contohnya fail Encik JMN (kursus RDEQ3374 - Tatabunyi Dalam Persembahan), fail Encik KBH (kursus RDEQ2370 - Bengkel Teater Tradisional I) dan fail Encik HMT (kursus RIB1004 - Teater Teknikal).

Jangka Pendek (1) Mesyuarat Khas RTP Audit Kualiti Dalaman UM bil.18/2017 di peringkat Pusat Kebudayaan memutuskan, staf/Pegawai dan Ketua Jabatan tersebut diberikan surat peringatan dalam memastikan dokumen kelayakan pengajar/pensyarah sambilan direkodkan dan disimpan mulai sesi 2017/2018. Jangka Panjang Ketua Jabatan diminta untuk memastikan semua salinan rekod kelayakan pensyarah/pengajar sambilan mulai sesi 2017/2018 disimpan dan direkodkan didalam fail utama pengajar/pensyarah sambilan. Semua


76



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

pelantikan Pengajar/Pensyarah Sambilan perlu dibentangkan di Mesyuarat Jawatankuasa Ijazah Dasar mulai sesi 2017/2018 bagi memastikan ketelusan dan pengesahan kompentensi dalam pemilihan pengajar/pensyarah sambilan di Pusat Kebudayaan.


7.5.2 4/5 Penemuan : Bahagian Sumber Manusia tidak memastikan pelaksanaan aktiviti pemantauan terhadap mewujud dan mengemaskini buku perkhidmatan dalam keadaan terkawal. Tiada semakan dan pengesahan pegawai atasan.

Tiada pengesahan dari pihak pegawai mengenai maklumat yang diisi dalam Buku Perkhidmatan (Rekod Perkhidmatan & Cuti) adalah benar dan tepat. Semakan dalam: a) Buku Perkhidmatan (Rekod Perkhidmatan & Cuti) Encik MYS dicatatkan "Dilantik sebagai Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar) selama 3 tahun mulai 1.5.95 - 30.4.98 (Sementara), tertakhluk kepada syarat-syarat perlantikan yang telah ditetapkan". Semakan fail beliau, tiada bukti beliau

Membangunkan sistem buku rekod perkhidmatana: Dengan adanya sistem ini semua maklumat perkhidmatan staf dikemaskini secara "real time" apabila maklumat perkhidmatan dikemaskini dalam sistem IHRIS. Semakan ke atas maklumat dibuat semasa pengemaskinian oleh staf yang berkenaan. Sistem ini akan dibangunkan mulai Jun 2017 dan dijangka siap pada Mei 2018.


77



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

telah dilantik ke jawatan tersebut. b) Semakan lanjut mendapati Encik MYS bercuti sabatikal selama 9 bulan mulai 24 Oktober 1994 hingga 23 Julai 1995. c) Salinan Buku Perkhidmatan (Rekod Perkhidmatan & Cuti) Encik MYS telah dihantar bersama-sama dengan dokumen persaraan lain ke Jabatan Perkhidmatan Persaraan oleh Seksyen Perkhidmatan, Bahagian Sumber Manusia melalui surat bertarikh 10 April 2017.


7.5.3.2 5/5 Penemuan : Bahagian Sumber Manusia tidak memastikan kawalan rekod dan maklumat diwujudkan dengan sempurna.

1. Minit Perbincangan Semula Berkaitan Dengan Pengisian Jawatan Penolong Pegawai Sains Gred C29 - Temuduga Pada 28.12.2016 tidak lengkap difailkan (hanya halaman 1 & 3 ada sementara halaman 2 tiada) dalam fail Cik II, Encik MSK dan Cik NSS. Temu bual dengan Puan JI mendapati salinan minit perbincangan yang tidak lengkap tersebut telah difailkan dalam fail

1. Kemaskini semula 12 fail peribadi calon yang berjaya dilantik dengan memasukkan salinan minit yang lengkap. 2. (a) (b) Membuat pindaan laporan Minit Perbincangan Semula Berkaitan Dengan Pengisian Jawatan Penolong Pegawai Sains Gred C29 berdasarkan laporan Jawatankuasa Pemilih (Temuduga pada 28.12.2016) dan disahkan semula oleh pihak berkuasa melantik. 3(1)


78



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

peribadi 10 calon yang berjaya. 2. Minit perbincangan tersebut tidak dicatatkan dengan betul di mana: a) Nama Encik ZMN telah ditaip dalam senarai diperakukan berjaya (sebenarnya tidak berjaya) tetapi diperbetulkan dengan digariskan nama tersebut dan ditulis tangan di bawah senarai tidak diperakukan. b) Encik SHH yang dibuat semakan semula kelayakan didapati tidak memenuhi syarat minimun bagi maksud Pelantikan ke Perkhidmatan Awam, tidak disenaraikan di bahagian tidak diperakukan. 3.Senarai Nama Ahli Jawatankuasa Tapisan bagi Permohonan Kenaikan Pangkat ke Jawatan Profesor/Profesor Madya/Pensyarah Kanan di fakulti tidak dikemaskini. Fail yang dikemaskini 21.1. 2016 masih mempunyai nama Profesor yang telah bersara di Akademi

BSM akan mendapatkan senarai terkini dan mengemaskini senarai ahli Jawatankuasa Tapisan PTj. 3(2) Surat makluman berkaitan terma rujukan terkini akan dihantar ke PTj untuk pelantikan ahli jawatankuasa yang baharu. 4. SPKK telah meminta supaya Dr. A.W. mengemukakan semula sijil-sijil yang disahkan benar untuk rekod dalam fail peribadi beliau. Staf SPKK diberi peringatan untuk memastikan sijil-sijil akademik telah disahkan salinan benar sebelum dimasukkan dalam fail peribadi staf.

79



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

Pengajian Islam, Akademi Pengajian Melayu, Fakulti Bahasa & Linguistik, Fakulti Pendidikan dan Pusat Asasi Sains. 4. Fotokopi sijil-sijil dalam Fail Peribadi Pensyarah Antarabangsa Dr. A.W. dari Jabatan Kimia, Fakulti Sains tidak disahkan benar. Fail Jilid UMPS 8752

62 Kod Teras :PT04 PTj/Jabatan : PEJABAT KESELAMATAN

8.5.1 1/29 Penemuan : Pejabat Keselamatan tidak melaksanakan perkhidmatan dalam keadaan yang terkawal

Pengeluaran Pas Keselamatan untuk kontraktor & pekerja kontrak tidak mengikut beberapa syarat yang ditetapkan dalam website (http://security.um.edu.my) - Temporary Worker`s Pass Online, seperti - Valid passport - foreigner; Valid CIDB green card-compulsory for the construction/renovation worker.**; Visa (if available - foreigner; Valid work permit (if foreigner - Compulsory). Terdapat kelulusan diberi tanpa rekod yang mencukupi - 1. TIADA REKOD PERMIT KERJA - (a) Pekerja kafetaria (Syarikat: Kokopelli (M) Sdn Bhd): Abdul Rahman

1. Satu perbincangan akan diadakan dengan pihak PTM bagi penambahbaikan sistem permohonan. Sistem ini tidak pernah ditambahbaik sejak dilancarkan tahun 2014. Skrin pentadbir juga akan ditambahbaik bagi memudahkan pencarian mengikut kategori serta memudahkan semakan dilakukan oleh pentadbir. Perbincangan ini telah ditetapkan pada 8 Jun 2017 bersama Encik A Y daripada PTM. 2. Semua permohonan akan ditapis dahulu oleh pentadbir dan hanya Pegawai sahaja yang layak untuk meluluskan/memperakukan setiap permohonan.

Sistem TERBUKA

80



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

(Indonesia), (b) Pekerja kafetaria (Syarikat: Inad Enterprise): Deri Lefriandi (Indonesia); 2. TIADA REKOD CIDB Green Card - (a) Pekerja Kerja Pengubahsuaian (Syarikat: Pembinaan Sri Layang): Mohd Jusih Niris (Malaysia)

Proses ini akan turut dibincangkan dalam perbincangan bersama PTM pada 8 Jun 2017 kerana pegawai PTM sahaja yang boleh mengubah sistem tersebut. Tindakan kelulusan pegawai akan dilaksanakan selepas PTM selesai mengubah sistem tersebut. 3. Bagi kelulusan yang telah diberi yang TIDAK mematuhi syarat-syarat ditetapkan, pentadbir akan menyemak semua permohonan tahun 2016 yang telah diluluskan dan akan menghubungi majikan untuk mendapatkan dokumen terkini. Hasil semakan bagi semua permohonan tahun 2017 sebanyak 45 permohonan, tiada sebarang kelulusan diberi bagi permohonan yang tidak mematuhi syarat-syarat yang ditetapkan. 4. Staf yang melakukan kesilapan sebelum ini juga akan diberi surat teguran supaya kesilapan serupa tidak berulang di masa akan datang.

81



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran


7.5.3 2/29 Penemuan : Pejabat Keselamatan tidak memastikan "documented information" secara terkawal untuk digunakan, penyimpanan dan kawalan pemindaan.

Arahan Kerja (AK) tidak dikemaskini ke dalam sistem SPK, eg. UM-PT04-PK01-AK16 (Pemantauan Keselamatan Lalulintas) & UM-PT04-PK01-AK18 (Pengeluaran Pas Keselamatan untuk kontraktor dan pekerja kontrak. Pejabat Keselamatan mengemaskini AK tersebut (termasuk AK baru) secara internal sahaja tetapi tidak ada tindakan susulan dengan "proses owner" PT04 untuk memastikan AK dikemaskini dalam SPK.

1. Pejabat Keselamatan akan menghantar AK yang baru kepada JPPHB untuk tindakan pengemaskinian di dalam laman web QMEC. 2. Satu perbincangan akan diadakan di antara kedua-dua pihak supaya tidak terlepas sebarang maklumat terkini di masa akan datang. Pejabat Keselamatan dan process owner PT04 perlu melantik seorang liason officer bagi urusan komunikasi kedua-dua pihak. Dicadangkan Pengurus Kualiti Pejabat Keselamatan dan Pengurusan Kualiti JPPHB dilantik sebagai liason officer bagi urusan ini.

Manusia Sistem



10.2.1 3/29 Penemuan : Pejabat Keselamatan tidak memastikan tindakan pembetulan yang berkesan diambil bagi menangani ketakakuran dan kesannya.

Ketakakuran SIRIM 2016 No 3 berkaitan dengan verifikasi dan pengesanan peralatan. RTP yang disediakan untuk ketakakuran tersebut adalah untuk mewujudkan rekod pergerakan dan status kunci & walkie-talkie. Semakan mendapati rekod

1. Seorang staf akan dipertanggungjawabkan untuk mengemaskini simpanan kunci di tempat simpanan kunci dan direkodkan. Pegawai/penyelia akan menyemak secara berkala pelaksanaan rekod ini.

Manusia Sistem

TERBUKA

82



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

penyimpanan kunci dan walkie-talkie tidak dikemaskini secara efektif. Didapati bilangan kunci yang terdapat dalam peti kunci adalah tidak sama dengan yang direkodkan. Dalam buku rekod, hanya terdapat kunci-kunci untuk Klinik Kesihatan Pelajar. Semakan yang dibuat di peti simpanan kunci mendapati terdapat banyak lagi kunci PTj lain yang tidak direkodkan dalam buku rekod kunci. Semakan juga mendapati bahawa walkie talkie yang berada dalam simpanan anggota adalah tidak sama seperti yang direkodkan. Berdasarkan rekod walkie-talkie yang disemak, walkie talkie yang bernombor siri 672TPEJ311 sepatutnya berada pada simpanan staf MNR, tetapi walkie talkie pada simpanan MNR mempunyai nombor siri yang berbeza (672TPJ6875).

2. Seorang staf akan dipertanggungjawabkan untuk mengemaskini senarai walkie-talkie dan fizikal adalah selari. Pegawai/penyelia akan menyemak secara berkala pelaksanaan rekod ini.


7.1.4 4/29 Penemuan : IPPP tidak memastikan dan

Pemerhatian - (1) Bahan binaan/kontraktor (i.e. simen, peralatan)

Jangka Masa Pendek

1) Semakan kepada

Manusia


83



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

INSTITUT PENGURUSAN DAN PERKHIDMATAN PENYELIDIKAN

menyediakan persekitaran yang sesuai untuk memastikan operasi dijalankan mengikut kepatuhan kepada produk/perkhidmatan.

diletakkan di tepi laluan jalan keluar (tepi lif barangan) dan dua buah motorsikal NAK 3034 dan WMX 5934 di Tingkat 1; (2) Tangga kecemasan (Tingkat 1, tepi lif barangan) digunakan sebagai stor - barang-barang dijumpai berselerak seperti: Clamp-clamp tayar, "seat" kereta, dua biji tayar kereta, sebuah motorsikal scramble WWW6024, motorsikal "carrier"; (3) Tangga keselamatan (tepi lif barangan) dalam keadaan gelap walaupun pada siang hari; (4) Alat pemadam api mudah alih dijumpai di atas lantai pada tangga kecemasan (Tingkat 3/CEBAR, tepi lif barangan); (5) Sampah/bahan buangan terbiar di tangga keselamatan (tepi dekat dengan jalan raya utama) pada Tingkat 4.

barangan yang ditemui akan dilakukan dan surat peringatan untuk mengosongkan ruang tersebut akan dikeluarkan kepada pemiliknya.

2) Memo kepada pihak syarikat/kontraktor yang terlibat akan dikemukakan untuk tindakan susulan.

Jangka Masa Panjang

1) Surat makluman tentang kerja-kerja penyelenggaraan di KPPI perlu dengan kebenaran PNC (P&I) akan dikemukakan kepada semua ketua-ketua unit/PTj yang menghuni di KPPI.

2) Semakan secara berkala oleh JKKP akan dilakukan setiap 3 bulan di seluruh bangunan KPPI.

Sistem


8.1 5/29 Penemuan : Pejabat Keselamatan tidak melaksanakan proses perancangan

Kursus Polis Bantuan Siri 1/2016 telah dijalankan di Maktab Teknik PDRM Bakri, Muar, Johor pada 21/8/2016 sehingga 22/10/2016. Walaupun

1. Untuk penghantaran anggota bagi Kursus Asas Polis Bantuan tahun 2017 dan tahun seterusnya, Pejabat Keselamatan akan


84



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

dengan berkesan. kursus ini telah berlangsung, namun bayaran kepada penganjur tidak lagi dibuat. Urusan perolehan bagi kursus ini tidak mendapat kelulusan Jawatankuasa Sebut Harga Universiti Malaya (JSU) pada tahun 2016 dan tidak mematuhi tatacara perolehan. Semakan mendapati bahawa perolehan ini dibawa ke JSU pada bulan April 2017. Kursus ini pada awalnya mendapat kelulusan untuk dibayar dengan menggunakan peruntukan Belanja Mengurus di bawah pejabat Naib Canselor tetapi disebabkan telah melangkau tahun 2016, peruntukan tersebut telah luput. Pada April 2017, JSU telah meluluskan perolehan untuk bayaran dengan menggunakan peruntukan latihan Jabatan Pendaftar. Ketiadaan perancangan bagi penganjuran kursus ini telah menyebabkan: 1) pembaziran sumber asal (tahun 2016) di mana

menghubungi pihak PULAPOL atau Maktab lebih awal untuk mendapatkan sebutharga bagi urusan ke JSU UM. Pejabat Keselamatan juga akan memastikan urusan bayaran selepas ini dilakukan lebih awal. Untuk kursus bagi anggota keselamatan UM tahun ini dijangka akan diadakan pada bulan Julai 2017. Segala perancangan telah dibuat awal termasuk kelulusan peruntukan, mengenalpasti calon yang layak, tapisan keselamatan, tapisan kesihatan dan urusan dengan pihak Bukit Aman.

85



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

ianya gagal digunakan. 2) menjejaskan perancangan kewangan Jabatan Pendaftar untuk tahun 2017 kerana terpaksa menampung kos tersebut (pembayaran kursus 2016).

67 Kod Teras :PT04 PTj/Jabatan : INSTITUT PENGURUSAN DAN PERKHIDMATAN PENYELIDIKAN

7.4 6/29 Penemuan : IPPP tidak menyampaikan komunikasi dalaman dengan berkesan bagi pemantauan aset-aset di Jabatan.

Komunikasi antara PTj dan Pegawai Aset Jabatan bagi pemantauan aset universiti tidak disampaikan dengan berkesan. Berdasarkan maklum balas kakitangan NHM, MFZA dan NAR; peruntukkan, pengurusan dan pemantauan bagi aset dikendalikan oleh IPPP sepenuhnya. Disebabkan itu Jabatan tidak menyediakan senarai inventori dan kawalan bagi aset seperti:- (a) Perabot seperti meja, kerusi, papan putih dan sebagainya yang berada di Bilik Mesyuarat Perbincangan 2, PPGP (b) Perkakasan komputer / kelengkapan pejabat seperti almari, peti laci, meja kerja dan sebagainya di Pejabat PPGP

Jangka masa pendek PPGP akan melantik seorang staf sepenuh masa untuk mentadbir dan mengurus aset di peringkat unit. Jangka masa panjang Surat arahan daripada TNC (P&I) kepada semua unit di bawah portfolio TNC (P&I) untuk melantik seorang staf sepenuh masa bagi mentadbir dan menguruskan aset di unit masing-masing. Staf terlibat perlu melaporkan kepada mesyuarat unit masing-masing tentang perkembangan terkini pengurusan aset di bawah agenda tetap pengurusan dan penyelenggaraan unit.


86



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

68 Kod Teras :PT04 PTj/Jabatan : INSTITUT PENGURUSAN DAN PERKHIDMATAN PENYELIDIKAN

8.5.2 7/29 Penemuan : IPPP tidak memastikan aset-aset yang terdapat di makmal boleh dikenalpasti dan dibolehkesan.

(1) Didapati senarai inventori yang dipamerkan bagi Environment & Nanomaterial Synthesis Lab KUR305MSS02, Tingkat 5 Blok A tidak sama dengan perkakas makmal yang dijumpai. Contoh:- 2 unit Thermofisher Hot Stirrer disenaraikan sebagai Heating Mantle (2) Kebanyakkan perkakas makmal contoh rotary vapor, hotplate dan sebagainya tidak menggunakan no tagging UM tetapi masih mengamalkan no. internal tagging IPPP.

Jangka Masa Pendek

1) Melantik pengurus makmal bagi Lab Enviroment (24/5/2017)

2) Menempatkan pegawai bertanggungjawab untuk memantau pengurusan makmal (1/6/2017)

3) Tagging 2 peralatan Heating Mantle telah ditukar kepada Hot and Stirrer Jangka Masa Panjang Menubuhkan pasukan ASSET untuk mendaftarkan asset-asset yang belum ditag. Nama telah diaktifkan didalam sistem, tetapi surat perlantikan belum dikeluarkan (17/5/2016)

Manusia Sistem



8.6 8/29 Penemuan : Pusat Kebudayaan tidak melaksanakan dan mengesahkan perkhidmatan mengikut perancangan yang telah ditetapkan.

Penyelenggeraan Kenderaan & Rekod Pengunaan - 1. Toyota Hiace (VL 2522, kenderaan baru diterima daripada pembekal pada 6hb Jan 2017): (a) Penyelenggaraan kenderaan baru tidak dijalankan mengikut spesifikasi pembuat (manufacturer). Servis

Jangka pendek. Pengurus Kualiti mengeluarkan surat kepada pemandu agar menghantar kenderaan untuk di selenggara dengan segera dan memastikan buku log dikemaskini dengan sempurna. Jangka panjang. Mesyuarat Khas Rancangan Tindakan

Manusia Sistem


87



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

kereta yang pertama untuk 1,000 km yang pertama tidak dijalankan. (Alasan diberikan oleh pemandu adalah kenderaan sering digunakan). Semasa audit, mengikut rekod buku log - kenderaan masih belum di servis walaupun telah berjalan 4499 km (dilogkan pada 8hb Mei 2017). (b) Rekod buku log tidak dikemaskini dengan sempurna (i.e., Rekod butir kenderaan, rekod penyelenggaraan, rekod kiraan jarak (mileage), rekod pengisian minyak);

Pembetulan Audit Kualiti Dalaman UM bil.18/2017 memutuskan untuk melantik En. A F (Penolong Pendaftar N41) sebagai Pegawai Pemantau jadual penyelenggaraan dan buku log kenderaan.


6.2 9/29 Penemuan : Pejabat Keselamatan tidak memastikan proses kaedah pemantauan dan pengukuran yang berkesan bagi Objektif Kualiti yang ingin dicapai dalam SPK.

(1) Tiada semakan terhadap jumlah keseluruhan operasi keselamatan yang telah dijalankan setiap tahun bagi memenuhi objektif Kualiti no.3 (Melakukan operasi keselamatan di dalam kampus tidak kurang 12 kali setahun). (2) Borang tempahan papan arahan jalan mempamerkan arahan yang generik untuk meletakkan tanda arah pada jam 6 petang sehari

1. Seorang penolong pegawai akan ditugaskan khusus bagi memastikan objektif kualiti no.3 dicapai setiap tahun dan memastikan laporan operasi keselamatan adalah lengkap. Laporan ini akan dipantau oleh seorang Pegawai Keselamatan supaya pelaksanaan Objektif No.3 tercapai.

2. Pejabat Keselamatan akan memasukkan

Manusia Sistem


88



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

sebelum sesuatu peristiwa berlangsung. Tidak mencapai Objektif Kualiti no. 4 (Menyedia dan memasang papan tanda jalan raya bagi setiap permohonan yang diterima tidak kurang dari 24 jam sebelum tarikh majlis berlangsung). Contoh:- Borang tempahan papan arahan jalan bagi Mesyuarat Peperiksaan Bajet 2018 Universiti Malaya bertarikh 12 April 2017.

pindaan objektif kualiti berkaitan pemasangan papan tanda sebagai salah satu agenda dalam mesyuarat Pejabat Keselamatan yang akan datang. Pindaan Objektif Kualiti akan dihantar kepada QMEC untuk kelulusan.


8.5.1 10/29 Penemuan : Pusat Kebudayaan tidak melaksanakan perkhidmatan dalam keadaan terkawal.

Pemadam api di Pusat Kebudayaan telah luput / tamat tempoh. Semua pemadam api di koridor Pusat Kebudayaan telah tamat tempoh pada 31 Mac 2016. Terdapat satu pemadam api yang lama di dalam Bilik Guru Seni yang telah tamat tempoh pada 24 Julai 2013.

Jangka pendek. Pengurus Kualiti mengeluarkan surat kepada En. AK (pegawai yang bertanggungjawab) untuk memastikan perkara ini tidak berulang dan perlu mengambil tindakan segera untuk memperbaharui alat pemadam api yang telah tamat tempoh. Jangka panjang. Mesyuarat Khas RTP Audit Kualiti Dalaman UM bil.18/2017 di peringkat Pusat Kebudayaan memutuskan untuk melantik Cik S B (Penolong Jurutera JA29) sebagai staf yang


89



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

bertanggungjawab untuk membuat pemeriksaan dan urusan memperbaharui alat pemadam api, 3 bulan sebelum tamat tempoh. En. AK akan bertindak sebagai pegawai pemantau.


9.1.1 11/29 Penemuan : Pejabat Keselamatan tidak menentukan keperluan pemantauan dan pengukuran untuk memastikan keberkesanan SPK.

Pejabat tidak merekod penggunaan kad Touch N Go dan menyebabkan proses pemantauan sukar untuk dilakukan (siapa pengguna, berapa amaun penggunaan, berapa nilai tambah nilai, destinasi dan sebagainya).

1. Satu buku log akan diwujudkan bagi merekod dan mencatat penggunaan kad Touch N Go setiap bulan.

Buku log dan kad akan disimpan oleh Pembantu Tadbir yang menguruskan kewangan di Pejabat Keselamatan.

2. Pegawai Keselamatan (Pentadbiran) akan menyemak buku log tersebut setiap bulan.


73 Kod Teras :PT04 PTj/Jabatan : JAB. PEMBANGUNAN & PENYELENGGARAAN HARTA

7.5.3.1 12/29 Penemuan : JPPHB tidak memastikan dokumentasi maklumat yang terkawal untuk memastikan ianya tersedia dan boleh

Rekod peminjaman dan pemulangan kunci bagi Rumah Kediaman Universiti (RKU) Seksyen 12 12 &16, Lorong Jambatan, Lorong Universiti dan Flat Inderaloka, Pantai Dalam

1. Buku rekod penyimpanan kunci yang baru akan disediakan dan perlaksanaannya akan dikawal oleh Ketua Bahagian Pentadbiran. Rekod akan disahkan


90



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

BENDA digunakan dimana dan bila perlu, dan selamat daripada disalahguna.

telah disemak, dan didapati : i) Tiada maklumat tujuan pinjaman kunci dibuat ii) Ruang tarikh peminjaman/pemulangan kunci banyak dibiarkan kosong, tidak ditandatangan oleh peminjam, dan tidak ditandatangan oleh staf bertugas untuk tujuan verifikasi. iii) Rekod terkini hanya dikemaskini sehingga 5/1/2017, sedangkan staf yang bertanggungjawab memaklumkan pinjaman kunci ada dibuat oleh pengguna dan tidak direkodkan.

sebulan sekali.

2. Surat arahan perlaksanaan akan dikeluarkan kepada staf terlibat oleh Ketua Bahagian Pentadbiran.

3. Surat pematuhan kepada semua Ketua Bahagian akan dikeluarkan oleh Pengarah JPPHB.


8.5.1 13/29 Penemuan : Akademi Pengajian Melayu (APM) tidak menjalankan proses secara terkawal.

APM mempunyai beberapa bilik/dewan yang disewakan kepada orang luar (contohnya sewaan dewan untuk perkahwinan) dan ianya dikira sebagai janaan pendapatan. Selama ini APM hanya mengenakan sewa sahaja kepada penyewa tetapi bayaran kerja lebih masa (OT) bagi staf yang bertugas (stand by) dibayar dengan menggunakan

APM akan membuat perubahan cara kerja di mana bayaran OT staf akan dikenakan kepada setiap penyewa mengikut kadar seperti yang ditetapkan oleh JPPHB. Bayaran tersebut akan dimasukkan ke dalam akaun APM dan APM akan membuat pindahan peruntukan ke akaun Belanja Mengurus APM untuk tujuan bayaran OT staf yang berkenaan. Staf

Manusia Sistem


91



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

peruntukan APM sendiri. Ini menyebabkan APM telah mengalami kerugian dari segi mengutip kadar bayaran OT tersebut yang sepatutnya dicaj terus kepada penyewa. Timbalan Naib Canselor (Pembangunan), TNC(P) juga telah mengeluarkan surat berkaitan jadual kadar sewa bagi premis/ruang bertarikh 1 April 2015 (UM.Q/BPH/604/1) yang menyatakan secara terperinci berkaitan kadar sewa dan kadar kerja lebih masa yang perlu dicaj kepada penyewa.

yang berkenaan akan membuat tuntutan OT seperti biasa.


8.1 14/29 Penemuan : PPBGL (ISB) tidak menentukan keperluan bagi produk dan perkhidmatan dilaksanakan dengan berkesan

(1) Didapati makmal-makmal di PPBGL seperti Makmal Serbaguna, Makmal Bioteknologi Haiwan, Makmal Alam Sekitar dan perkakas-perkakas di dalam makmal-makmal berkenaan tidak dimanfaatkan penggunaan sepenuhnya. Contoh:- vortex / bench mixer, DO meter, pH meter, hot plate yang dibeli dari tahun 2014 masih tidak digunakan.

(1)Pihak PPBGL juga akan mengeluarkan surat rasmi ke sekolah di sekitar Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur dan Selangor bagi mempromosikan lagi fasiliti yang disediakan di PPBGL setelah melakukannya di sekitar Negeri Sembilan. (2)Dekan Fakulti akan membuat hebahan semula melalui emel ke staf di Fakulti Sains dan Universiti Malaya


92



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

(2) Fasiliti yang disediakan seperti 24 unit asrama dan 4 unit suite tidak digunakan sepenuhnya. (3) Tiada maklumat pada rekod berat ternakan seperti yang digariskan pada prosedur Gerak Kerja UM/PPBGL/SOP1; (a) timbang kambing di setiap petak kandang dua kali seminggu, (b) timbang bebiri untuk dapatkan purata berat harian bagi setiap penukaran makanan.

mengenai fasiliti di PPBGL. PPBGL kini menambahbaik rekod ternakan dengan menumpukan kepada buku rekod ternakan individu. PPBGL juga telah menerima timbang analog baru yang lebih tahan dan mudah digunakan selain lebih praktikal untuk kegunaan menimbang bebiri jenis timbang sebelum ini. Setiap kambing akan disediakan satu buku/fail rekod berat. 1. Ketua ISB akan menghebahkan ke staf di ISB mengenai kemudahan makmal yang disediakan di PPBGL. Hebahan melalui web fakulti juga akan dilakukan.

2. Pihak PPBGl akan memohon pegawai penyelidik untuk ditempatkan secara sepenuh masa di PPBGL.

93



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran


8.5.1 15/29 Penemuan : PPBGL (ISB) tidak menyediakan produk dan perkhidmatan dalam keadaan terkawal.

(1) PPBGL menyediakan ruang- ruang (makmal, tanah ladang dsbnya) untuk tujuan penyelidikan sejak tahun 2014. Walau bagaimanapun tidak terdapat wujudnya mekanisma kawalan penyediaan ruang-ruang tersebut apabila ia telah tamat digunakan. Para penyelidik hanya meninggalkan ruang- ruang tersebut tanpa mengembalikannya dalam keadaan asal untuk kegunaan penyelidik- penyelidik yang seterusnya. (2) Tidak terdapatnya kawalan keluar masuk staf, penyelidik dan kontraktor yang membawa barangan atau hasil penyelidikan dari PPBGL. Penyelidik bebas keluar dan masuk dan membawa barang-barang atau hasil penyelidikan keluar dari kawasan PPBGL tanpa dimaklumkan kepada pengurus PPBGL. (3) Pekerja kontrak yang bekerja tidak ada Pas Keselamatan mengikut keperluan "Permohonan

PPBGL akan menulis surat peringatan kepada syarikat yang terlibat supaya syarikat memohon pas keselamatan daripada Pejabat Keselamatan selewatnya 2 minggu dari tarikh surat dikeluarkan.Ini selaras dengan keperluan pihak Keselamatan UM seperti dalam laman web Pejabat Keselamatan UM. Semua pekerja kontrak di PPBGL perlu mempamerkan pas keselamatan yang telah diluluskan oleh Pejabat Keselamatan UM sebelum memulakan kerja berkuatkuasa 18 Jun 2017. Kawalan keluar masuk kini akan menggunakan pas keselamatan sementara yang perlu diambil di pos keselamatan dengan meninggalkan pas pengenalan diri. Pihak penyelidik dan sebagainya yang membawa keluar peralatan dan hasil berkaitan perlu mengisi borang di Pejabat


94



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

Pas Keselamatan untuk kontraktor & pekerja kontrak" seperti yang ditetapkan dalam website (http://security.um.edu.my).

Pentadbiran yang akan dipantau oleh Pengurus Ladang dan diluluskan oleh Penyelaras PPBGL. Jenis barangan dan kuantiti yang terlibat akan dimaklumkan kepada anggota Keselamatan di pos pagar utama sebagai kaedah pengawalan. Surat benar kerja juga akan dikeluarkan oleh PPBGL bagi tujuan tersebut. Carta alir untuk proses ini juga akan diwujudkan. PPBGL akan membersihkan semua ruang-ruang dan tapak penyelidikan yang telah digunakan. Satu memo dalaman akan dikeluarkan ke semua staf PPBGL untuk memeriksa dan membersihkan semua tapak yang terlibat. PPBGL akan menyediakan carta alir prosedur masuk dan keluar untuk semua aktiviti penyelidikan untuk kelulusan Ketua Jabatan. Kawalan akan dibuat dengan menggunakan sistem borang yang disokong oleh maklumat

95



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

lengkap penyelidikan terutamanya surat pengesahan dari pihak berkaitan. PPBGL mencadangkan bagi aktiviti penyelidikan yang telah habis tetapi tidak dikemaskan seperti sedia kala akan dicas bayaran pembersihan kepada pihak luar atau dalaman sebagai bayaran perkhidmatan. Surat perjanjian akan disediakan bagi tujuan tersebut.


8.7.1 16/29 Penemuan : Fakulti Kejuruteraan tidak memastikan ketakakuran dipantau dalam keadaan terkawal dalam kegunaannya.

Semakan terhadap senarai aduan berstatus in-progress pada helpdesk mendapati terdapat aduan yang dibuat oleh pemohon mengambil masa yang sangat lama untuk diselesaikan dan ditutup. Contoh tiket: 160405-86 Makmal Termodinamik dan Pemindahan Haba, Blok R Aras 1. Status: in-progress. Jumlah hari: 270 hari.

(1) Menambahbaik SOP dengan memasukkan tempoh menyiapkan aduan selama 30 hari (2) Aduan yang tidak selesai dimasukkan dalam Senarai Aduan Tertunggak (3) Membangunkan mekanisma pemantauan kepada sistem aduan (4) Mengeluarkan panduan kepada pengguna bagi menghadkan aduan mengikut kesesuaian

Manusia Sistem



8.5.1 17/29 Penemuan : Fakulti Kejuruteraan tidak

(1) Kalibrasi/penyelenggaraan bertauliah bagi mesin-

(1) Menyediakan Master List bagi peralatan untuk kalibrasi beserta


96



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

FAKULTI KEJURUTERAAN

melaksanakan perkhidmatan dalam keadaan terkawal.

mesin di Center of Prosthetic and Orthopedic Engineering (Blok C, aras 1 dan 2) tidak dijalankan; staf NA menyatakan permohonan telah dibuat tetapi tidak dapat dilaksanakan atas kekangan wang dan tiada bukti perancangan untuk mengatasi masalah kewangan. (2) Kalibrasi /penyelenggaraan bertauliah bagi mesin-mesin di Makmal Body Performance and Motion Analysis (Blok C, ground floor) tidak dijalankan. (3) Kalibrasi/penyelenggaraan bertauliah (dari luar) bagi mesin-mesin di Jabatan Kejuruteraan Awam tidak dijalankan sejak 2014.

cadangan tempoh perlaksanaan di Jab Kej Bioperubatan. (2) Pemantauan oleh setiap ketua teknikal di jabatan 2 kali setahun

79 Kod Teras :PT04 PTj/Jabatan : RUMAH ANTARABANGSA

8.5.2 18/29 Penemuan : Rumah Antarabangsa tidak memastikan aset-aset yang terdapat di lokasi boleh dikenalpasti dan dibolehkesan.

(1) Terdapat aset yang tidak mempunyai tagging, seperti semua perabot dan peralatan di dalam asrama blok T, unit T102. Staf SNHA menyatakan mengetahui aset tidak bertag. (2) Dua buah meja di dalam pejabat Rumah Antarabangsa tidak mempunyai tagging. (3) Borang senarai aset di

Pihak IH akan mendaftarkan aset yang masih belum ada tagging dan sub-tagging untuk semua unit secara berperingkat. Ini termasuk semua aset di pejabat operasi IH. Pihak IH juga akan memastikan semua unit kediaman dilengkapi dengan Borang senarai aset bagi memudahkan


97



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

lokasi tidak diisi / disediakan. Staf SNHA dan NAMN menyatakan tidak mengetahui keperluan borang tersebut. (4) Staf MRMU (staf dari JPPHB) menyatakan mengetahui ketiadaan tag bagi sesetengah aset dan menyatakan mungkin terdapat aset tersalah tag.

urusan pengenalpastian aset. Bagi memastikan isu inventori tidak lagi timbul dan semua aset diuruskan dengan baik, maka seorang pegawai aset telah dilantik dan beliau akan memastikan setiap aset yang baru dibeli akan melalui proses pendaftaran asett hingga tagging berjalan mengikut prosedur yang ditetapkan.

80 Kod Teras :PT04 PTj/Jabatan : RUMAH ANTARABANGSA

7.1.3 19/29 Penemuan : Rumah Antarabangsa tidak memastikan infrastruktur dalam keadaan baik.

(1) Kotak pendawaian (telekomunikasi) dibiarkan terbuka & tidak dipasang dengan baik (tercabut). (2) Pemadam api di Rumah Antarabangsa telah luput / tamat tempoh. Semua pemadam api di Rumah Antarabangsa telah tamat tempoh pada 9 Januari 2016.

1] Semakan & pemeriksaan ke atas semua jenis kotak pendawaian telah dilakukan. Kotak pendawaian yang dimaksudkan telah ditutup & dipasang dengan betul. Bagi memastikan keadaan apa sahaja kotak pendawaian yang berada di IH berada dalam keadaan selamat dan baik, satu semakan berkala akan dibuat dan seorang staf akan ditugaskan untuk melaksanakan perkara ini. Surat arahan untuk menjalankan tugas pemantauan ini akan dikeluarkan kepada staf

Manusia Sistem


98



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

berkenaan bagi pertambahan tugas beliau. 2] Telah berhubung dengan Bahagian Mekanikal JPPHB untuk prosedur perolehan alat pemadam api . Pihak IH akan menyediakan rekod semakan & pemantauan pembaharuan tempoh untuk setiap alat pemadam api bagi memastikan ianya tidak tamat tempoh dan berada dalam keadaan baik. Contoh rekod dan pemantauan ini akan diperolehi daripada Bahagian Mekanikal, JPPHB.


10.2.1 20/29 Penemuan : Fakulti Sastera dan Sains Sosial (Jabatan Asia Tenggara) tidak memastikan tindakan pembetulan yang berkesan diambil bagi menangani ketakakuran dan kesannya.

Jabatan Asia Tenggara tidak memastikan peralatan disenaraikan dengan lengkap. Ketakakuran lama (Audit Dalaman Bil 17, 2016) menyatakan terdapat 17 kerusi dalam bilik mesyuarat Jabatan Pengajian Asia Tenggara tidak ditag. Maklumbalas yang diberikan oleh staf bernama HH adalah peralatan lama tidak

Jabatan telah mengemaskini peralatan yang terlibat mengikut senarai yang sepatutnya. Disamping itu, jabatan turut mewujudkan borang tempahan kemudahan peralatan bagi memudahkan urusan pemantauan pergerakan peralatan di bilik-bilik berkenaan. Buku log / rekod peralatan juga telah dikemaskini bagi tujuan

Manusia Sistem


99



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

dapat ditag dalam "Sistem Pelupusan Aset" baru diperkenalkan oleh JPPHB. Namun, Jabatan seharusnya mengambil langkah proaktif untuk mewujudkan senarai peralatan sendiri bagi memastikan pergerakan peralatan dapat dikawal. Hasil daripada pemeriksaan, didapati sebilangan daripada 17 kerusi yang dinyatakan dalam Ketakakuran lepas (Audit Dalaman Bil 17, 2016) telah hilang. Hanya 14 kerusi telah dijumpai pada lokasi-lokasi yang berbeza iaitu (3 buah di bilik Jati 2, 1 buah di bilik Jati 1 dan 10 buah di Bilik Sumber).

memastikan ketakakuran ini tidak berulang lagi. Pihak jabatan juga telah mengeluarkan surat peringatan kepada staf HH mengenai tanggungjawab mengemaskini dan memantau peralatan di bilik-bilik terlibat.


8.5.3 21/29 Penemuan : Fakulti Sastera dan Sains Sosial (Jabatan Pengajian Asia Tenggara) tidak memastikan kawalan terhadap harta pelanggan dalam keadaan terkawal.

Hasil pemeriksaan mendapati kelemahan dari segi kawalan penggunaan Bilik Sumber di Jabatan Pengajian Asia Tenggara. Bilik tersebut mempunyai 3 kegunaan iaitu - tempat penyimpanan tesis dan laporan projek akademik, bilik kuliah dan bilik penyelidikan Pembantu Penyelidik. Kawalan

Pihak jabatan telah meminta Penyelaras Bilik Sumber mengambil tindakan dengan menubuhkan Ahli Jawatankuasa yang terdiri daripada pelajar-pelajar major di Jabatan untuk menguruskan hal berkaitan dengan penggunaan Bilik Sumber. Perkara ini telah dimaklumkan melalui

Manusia Sistem


100



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

penggunaan bilik itu adalah longgar dimana pengguna hanya perlu meminta kunci dari pejabat am. Tiada rekod penggunaan bilik disediakan dan keadaan ini boleh menimbulkan risiko kehilangan peralatan dan harta intelek pelajar (iaitu tesis dan laporan projek akademik).

surat rasmi kepada Penyelaras Bilik Sumber bertarikh 25 Mei 2017. Satu garis panduan penggunaan Bilik Sumber juga telah diwujudkan. Buku Log juga telah diwujudkan untuk tujuan pemantauan pengambilan kunci Bilik Sumber.

83 Kod Teras :PT04 PTj/Jabatan : KOLEJ KEDIAMAN RAJA DR. NAZRIN SHAH (KEDUABELAS)

8.5.1 22/29 Penemuan : Kolej Kediaman Ke-12 (KK12) tidak menjalankan proses secara terkawal.

Kolej Kediaman Ke-12 (KK12) mempunyai beberapa bilik/dewan yang disewakan kepada orang luar (contohnya sewaan Dewan Gemilang untuk perkahwinan) dan ianya dikira sebagai janaan pendapatan. KK12 hanya mengenakan sewa sahaja kepada penyewa tetapi bayaran kerja lebih masa (OT) bagi staf yang bertugas (standby) dibayar dengan menggunakan peruntukan KK12. Ini menyebabkan KK12 telah mengalami kerugian dari segi mengutip kadar bayaran OT tersebut yang sepatutnya dicaj terus kepada penyewa.

1.Mengadakan mesyuarat khas bagi menyediakan RTP pada 23 Mei 2017 2.Memperincikan sebutharga sewaan dewan mengikut jadual kadar sewa bagi premis/ruang bertarikh 1 April 2015 (UM.Q/BPH/604/1) yang ditetapkan Timbalan Naib Canselor (Pembangunan). Pihak kolej akan menyediakan sebutharga dengan perincian kadar bayaran staf bertugas (standby) Lampiran akan dikemukakan secara hard copy


101



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

Timbalan Naib Canselor (Pembangunan), TNC(P) juga telah mengeluarkan surat berkaitan jadual kadar sewa bagi premis/ruang bertarikh 1 April 2015 (UM.Q/BPH/604/1) yang menyatakan secara terperinci berkaitan kadar sewa dan kadar kerja lebih masa yang perlu dicaj kepada penyewa.


7.1.5 23/29 Penemuan : Kolej Kediaman Ke-12 (KK-12) tidak melaksanakan pemantauan dan sistem rekod yang berkesan ke atas sumber yang dimiliki.

Kolej Kediaman Ke-12 (KK-12) tidak melaksanakan pemantauan dan tidak merekod beberapa sumber yang dimiliki dengan berkesan seperti berikut: i) motosikal rasmi yang dimiliki KK12 (WPY 6634) tidak mempunyai buku log penggunaan dan penyelenggaraan. ii) peti ais di Aras 9, Blok D tidak mempunyai nombor tagging. iii) microwave di dalam Bilik Mesyuarat Gemilang mempunyai nombor tagging tetapi tidak tersenarai dalam senarai inventori yang ditampal di dinding bilik.

Rancangan tindakan pembetulan ialah pihak kolej akan mengadakan mesyuarat khas bagi menyediakan RTP yang telah diadakan pada 23 Mei 2017. i. Pihak kolej akan menyediakan buku log penggunaan dan penyelenggaraan motosikal tersebut dan diisi oleh staf yang menggunakan motosikal tersebut. ii. Pihak kolej akan melengkapkan semula no. tagging peti ais tersebut iii. Pihak kolej telah meletakkan microvawe tersebut di bilik yang betul dan mengemaskini senarai inventori di Bilik


102



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

Gemilang.


8.5.1 24/29 Penemuan : Fakulti Sains tidak menjalankan proses perkhidmatan dalam keadaan terkawal.

(i) Mesin water cooler yang berada di Institut Sains Matematik (ISM) dan Rimba Ilmu tidak mempunyai rekod selenggara mesin seperti tarikh pertukaran filter dilakukan. Ini boleh memudaratkan pengguna sekiranya kandungan air tidak bersih sementara ianya digunakan oleh pelajar dan lain-lain. (ii) 1 unit water cooler yang tidak digunakan dijumpai di Jabatan Geologi (sebelah vending machine). Pihak Jabatan tidak pasti status mesin tersebut samada ingin dilupuskan atau masih boleh digunakan. (iii) Kebanyakan tandas di Fakulti Sains tidak mempunyai rekod pencucian harian yang ditampal di belakang pintu tandas. Ini menyebabkan pemeriksaan samada tandas telah dicuci ataupun belum tidak dapat dibuat.

i. Surat arahan dari TDP kepada semua KJ untuk menyelenggara water cooler secara berkala dan menyimpan rekod penyelengaraan. Jabatan Geologi telah menghantar surat kepada JPPHB untuk pengambilan semula mesih water cooler tersebut bertarikh 18 Mei 2017 telah dibuat. ii. Mesyuarat Jawatankuasa Pekerja Pembersihan & Pencucian telah diadakan diantara penyelia/kontraktor pembersihan pada 16/5/17. Rekod pencucian harian telah ditampal pada 22 Mei 2017. Pihak ISM telah melaksanakan jadual penyelenggaraan mesin water berjadual dengan membuka fail: UM.S/J/627.Jld.1(dispenser/Water Cooler) (Jadual Penyelenggaraan Water


103



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

Dispenser dan Water Cooler ISM) bermula dari 15.5.2017.


8.7 25/29 Penemuan : APM tidak memastikan output yang tak akur dikawal.

(i) rekod penggunaan kad Touch N Go perlu disemak dan dipantau oleh penyelia - rekod penggunaan tidak disemak dan dipantau oleh penyelia mulai tahun 2016. (ii) terdapat beberapa kepingan pintu yang tidak dipakai diletakkan di dalam Bilik Server Aras 3. (iii) terdapat tong-tong dan peralatan selenggara lif yang agak kotor dibiarkan di bahagian tangga Aras 3. (iv) beberapa tandas di Aras 3 (termasuk tandas OKU) tidak dicuci dan tidak dibersihkan. Sepatutnya tandas dicuci 2 kali sehari iaitu pada jam 8.00 pagi dan 10.30 pagi tetapi tiada rekod pencucian untuk 8 dan 9 Mei 2017. Auditor difahamkan bahawa pencuci tandas berhenti serta merta tetapi tiada tindakan susulan diambil bagi menangani masalah tersebut (contoh buat

(i) Buku log ditambah baik dengan menambah ruang semakan oleh penyelia (ii) Telah dialihkan dan disimpan di stor muzium. (iii) Telah dibersihkan. (iv) Tiada tindakan susulan kerana JPPHB telah dimaklumkan dan akan mengambil tindakan selanjutnya.


104



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

laporan pada JPPHB).


7.1.4 26/29 Penemuan : Fakulti Sains tidak memantau persekitaran kerja yang baik untuk sesuatu operasi bagi mencapai kepatuhan produk atau perkhidmatan yang disediakan

(1) BANGUNAN SAINS BARU (a) Bilik Jentera (bilik motor lift) di bumbung Bangunan Sains Baru (Tingkat 3 menuju ke loteng) didapati tidak berkunci walaupun mempunyai tanda amaran berwarna merah "BAHAYA". Pemeriksaan yang dibuat dalam bilik tersebut mendapati terdapat peralatan "controller lift" dibiarkan tanpa penutup dengan wayar serta litar elektronik secara terdedah. (b) Tiada ruang rehat yang sesuai digunakan untuk pekerja-pekerja pencucian. Keadaan ini menyebabkan pekerja-pekerja tersebut menggunakan ruang-ruang yang tidak sesuai sebagai tempat berehat iaitu di belakang tangga aras bawah, aras tiga dan ruang pertengahan tangga dari aras 3 menuju ke Bilik Jentera. Pekerja-pekerja pencucian tersebut telah meletakkan barangan peribadi seperti

Pintu di dalam proses penukaran menggunakan peruntukan OCAR. Mesyuarat bersama Kontraktor Pembersihan telah diadakan. Kawasan rehat tersebut telah dibersihkan. Surat telah dikeluarkan kepada semua Ketua Institut/Jabatan supaya menyediakan ruang rehat sesuai untuk pekerja pembersihan & pencucian. Tombol pintu telah diganti kepada baru oleh pihak Pejabat Dekan Sains. Kunci bilik tersebut akan disimpan oleh pihak Fakulti Sains. Bilik utiliti telah dibersihkan. Bilik stor barang dan bilik rehat pekerja pembersihan telah ditentukan.

Peralatan SELESAI Tarikh: 13-06-2017

105



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

tilam dan kabinet berlaci di ruang tersebut, dan menghadang ruang tersebut dari penglihatan umum dengan menggunakan "partition board" dan kepingan kayu/logam. (2) BANGUNAN MAKMAL KIMIA Terdapat bilik saluran gas yang didapati berada dalam keadaan usang dengan pintu tercabut (Bilik KA8) (Aras 4). Staf MAI memaklumkan bilik tersebut sebelum itu telah digunakan oleh pekerja pencucian untuk berehat dan meletakkan barangan pencucian. Hasil pemeriksaan mendapati terdapat juga barang pencucian diletakkan di bilik utiliti lain.

88 Kod Teras :PT04 PTj/Jabatan : FAKULTI PERUBATAN

8.7.1 27/29 Penemuan : Fakulti Perubatan tidak memastikan ketakakuran dipantau dalam keadaan terkawal dalam kegunaannya.

Semakan terhadap senarai aduan berstatus in-progress pada helpdesk mendapati terdapat aduan yang dibuat oleh pemohon mengambil masa yang sangat lama untuk diselesaikan dan ditutup. Contoh tiket: 160812-56 Trouble Shooting Split

i) Setiap jabatan/unit dikehendaki melantik seorang staf sebagai wakil bagi membuat sebarang aduan. Aduan hanya boleh dibuat oleh wakil jabatan yang dilantik dan setiap aduan yang dibuat perlu disertakan dengan gambar. Aduan untuk kerosakan telefon

Manusia Sistem


106



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

Unit. Status: in-progress. Jumlah hari: 184 hari.

dan juga masalah air-cond central perlu diajukan oleh pengadu terus kepada pihak JPPHB dan pada masa yang sama menghantar email kepada admin fakulti supaya admin maklum dan membuat susulan jika perlu. ii)Kerja-kerja yang tidak dapat assign kepada staf perlu dikeluarkan oleh PTM dan pengadu akan di minta membuat aduan semula sekiranya masalah masih ada. iii)Aduan akan ditutup setelah siasatan dibuat dan kerja-kerja yang boleh diselesaikan dengan segera, dilakukan. Kerja-kerja yang memerlukan masa yang panjang juga akan ditutup setelah melakukan siasatan tetapi nota langkah-langkah yang akan dilakukan beserta tempoh masa yang akan dinyatakan didalam sistem.


8.2.3 28/29 Penemuan : PPBGL (ISB) perlu memastikan

(1) Dimaklumkan Land Title PPBGL adalah bangunan, walau

Mengikut rekod, cadangan pembangunan dan perancangan


107



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

FAKULTI SAINS kebolehannya untuk menyediakan produk dan perkhidmatan untuk di tawarkan kepada pelanggan. PPBGL perlu mengadakan semakan terhadap keperluan dll sebelum menawarkan produk/ perkhidmatan kepada pelanggannya.

bagaimanapun buat masa ini kawasan PPBGL lebih banyak digunakan untuk penyelidikan bioteknologi (perladangan/ pertanian/ penternakan). Untuk tujuan memaksimakan pengunaan tanah dan mendapatkan hasil, pengurus dan penyelaras PPBGL bercadang untuk bertani bagi tujuan komersialisasi. Terdapat percanggahan Land Title dan penggunaan tanah tersebut. (2) Penyediaan perkhidmatan penginapan (seperti penyelidik, pelajar, pelanggan luar) perlu dirancang dan memastikan keperluan-keperluan yang ditetapkan harus dipatuhi (seperti keselamatan, sistem pencegahan kebakaran, dan pelbagai syarat/keperluan/kelulusan untuk perkhidmatan penginapan). (3) Tanda amaran/keselamatan perlu dipertingkatkan, seperti keselamatan air/tasik dan sebagainya.

pembangunan PPBGL telah dibentangkan ke Naib Canselor dan pengurusan tertinggi UM dan tidak mendapat bantahan dari beliau. Surat kelulusan daripada Unit Perancang Ekonomi bertarikh 11 Julai 2007 telah diterima yang mana mengatakan PPBGL merupakan Pusat Penyelidikan Agrobioteknologi yang melibatkan ternakan dan tanaman dan memberi amali kepada luar kepada pelajar UM. Skop kerja projek ini merangkumi infrastruktur, bangunan serta kawasan ternakan dan tanaman. Emel ke JPPHB akan dikeluarkan bagi mendapatkan nasihat berkenaan aktiviti di PPBGL supaya selaras dengan land title yang diberikan. Berikut adalah maklumbalas dari JPPHB berkenaan perkara ini : 'Dalam Land title yang sama dibawah tajuk "Syarat-syarat Nyata" dinyatakan "Tanah yg terkandung dlm hakmilik ini hendaklah digunakan untuk tapak bangunan

108



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

institusi pendidikan sahaja". Pada pandangan saya pembangunan di situ telah memenuhi syarat kerana bangunan yg dibina adalah Pusat Penyelidikan dan aktiviti-aktivi sampingan samada pertanian atau ternakan adalah berkaitan dengan research/penyelidikan. Samada aktiviti/research tersbt nak dikomersilkan atau tidak pada pandangan saya tidak jadi isu. Untuk makluman, pihak yg kompetan atau mempunyai kuasa berkaitan pembangunan dan guna tanah ialah Majlis Daerah Jelebu (MDJ) dan selagi tidak ada bantahan dari pihak mereka bermakna ia ok.' Pihak fakulti memohon agar ketakakuran ini dikaji semula. 1. Laporan mengenai kerosakan sistem penggera kebakaran telah dibuat dan tindakan pembetulan telah diambil oleh JPPHB.

2. Emel kepada pihak JPPHB mengenai

109



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

keperluan kelulusan penyewaan akan dikeluarkan bagi mendapatkan nasihat daripada JPPHB. Menurut emel yang dikeluarkan oleh JPPHB, semua bangunan yg dibina disitu telah mendapat kelulusan Majlis Daerah Jelebu (MDJ) dan telah mendapat CF/CCC. Ia bermaksud pembinaan bangunan-bangunan tersebut telah mematuhi semua syarat & keperluan dari pelbagai jabatan sebelum CF dikeluarkan termasuk Jab. Bomba. Samada ruang tersebut hendak disewa atau tidak terpulang kpd pemilik bangunan dan tidak perlu mendapat kelulusan dari MDJ.

3. Tanda amaran bagi perkara keselamatan tasik/tempat telah digantung di tempat berkenaan.


6.1 29/29 Penemuan : PPBGL (ISB) tidak mengenalpasti risiko dan peluang

Daftar Risiko belum disediakan walau terdapat pelbagai risiko, seperti banjir, pengunaan ruang

Penyelaras PPBGL telah menghantar emel ke QMEC bagi mendapatkan khidmat nasihat dan


110



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

dalam operasi perkhidmatannya.

(makmal, hostel, dsb) tidak dapat direalisasikan berdasarkan kepada perancangan asal PBBGL.

rundingan bagi membantu Pusat dalam membentuk Daftar Risiko berkaitan. PPBGL akan membentuk daftar risiko berdasarkan cadangan/nasihat dari pihak QMEC.

91 Kod Teras :PT05 PTj/Jabatan : BENDAHARI

7.5.2 1/16 Penemuan : PTj tidak melakukan pengenalpastian, semakan dan kelulusan yang bersesuaian ke atas maklumat di dalam dokumen.

Contoh bayaran berulang telah dibuat kepada pemohon berikut: 1) AMA - RM5400.00 2) WAA - RM 1800 3) AAH -RM500

1) Perkara ini telah dikenalpasti melalui auditan dalaman oleh Bahagian Risiko Jabatan Bendahari dan pembayaran semula telah dibuat oleh penerima tersebut.

2) Sistem tuntutan pengajar sambilan sedang dalam proses dibangunkan dengan usahasama antara Jabatan Bendahari dan PTM, di mana staf (pengajar sambilan) hanya dibenarkan untuk menuntut sekali sahaja bagi tujuan bulan pengajaran yang sama.

Manusia Sistem


92 Kod Teras :PT05 PTj/Jabatan : FAKULTI ALAM BINA

7.5.2 2/16 Penemuan : PTj tidak melakukan pengenalpastian, semakan dan

Contoh bayaran berulang yang diproses oleh pihak ptj: 1) AMA RM5400.00 2) AAH RM 500.00

Proses baharu akan dilaksanakan di peringkat FAB untuk tujuan penambahbaikan. Carta alir dan senarai semak

Manusia Sistem


111



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

kelulusan yang bersesuaian ke atas dokumen yang diproses.

akan disediakan untuk semakan pegawai setiap kali pensyarah mengemukakan permohonan.


7.5.2 3/16 Penemuan : PTj tidak mengawal dan merekodkan maklumat kewangan dengan efektif bagi rekod penyata kad kredit.

Fail Penyata Kad Kredit Korporat bagi bulan Januari hingga Jun 2016 tidak dapat dikenalpasti

Penyata Kad Kredit telah difailkan secara berasingan sejak bulan Januari 2017 sehingga sekarang bagi memudahkan carian dokumen serta bagi tujuan pengauditan. Sebagai langkah memperkasakan aliran kerja bagi pembayaran kad kredit, penyata kad kredit akan diemelkan kepada semua penama. Bayaran perlu dikunci masuk sebagai direct inbois di dalam Sistem E-Procurement dan diluluskan di PTJ sebelum dihantar ke Pejabat Bendahari. Inisiatif ini telah dilakukan mulai Januari 2017.


94 Kod Teras :PT05 PTj/Jabatan : BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR & ALUMNI

8.2.2 4/16 Penemuan : PTj gagal mematuhi syarat di dalam penyediaan bekalan dan perkhidmatan

1.Surat perjanjian dari R Sdn Bhd bertarikh 23 Mac 2016 menyatakan kos konsert Ramli Sarip & M.Nasir berjumlah RM80,000. 2. Surat tunjuk

Semua program yang akan dijalankan di HEPA hendaklah mematuhi tatacara perolehan yang telah ditetapkan oleh Universiti. Surat


112



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

kepada pelanggan. sebab diminta oleh Bendahari kepada HEPA berkenaan kegagalan mematuhi prosedur perolehan UM, di mana konsert dijalankan tanpa mendapat kelulusan Sebutharga UM terlebih dahulu.

peringatan kepada semua Pegawai di HEPA telah dikeluarkan serta merta supaya perkara ini tidak berulang lagi di masa akan datang.


7.5.2 5/16 Penemuan : PTj tidak mengawal dan merekodkan maklumat kewangan dengan efektif bagi rekod perbelanjaan tahun 2016

berdasarkan semakan terhadap Fail Induk Kewangan Belanja Mengurus PTj di dapati terdapat percanggahan maklumat didalam sistem kewangan bagi laporan kewangan 2016 dengan rekod perbelanjaan yang dibuat secara manual. Contoh Tabung Kegiatan Pelajar (UM.0000002/ADA) berdasarkan rekod PTj telah berbelanja sebanyak RM278,296.60 daripada jumlah keseluruhan RM 500,000. Namun merujuk kepada sistem adalah sebanyak RM499.836. Laporan perbelanjana yang direkodkan secara manual turut didapati tiada pemantauan oleh pegawai seliaan.

Memastikan penyelarasan akaun Laporan Perbelanjaan sentiasa diselia oleh pegawai yang berkenaan dan dibuat secara betul, konsisten dan berkala. Mulai Januari 2017 HEPA, telah membuat penyelarasan akaun secara berkala bagi memastikan perbelanjaan direkodkan secara tepat.


113



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran


7.5.3.1 6/16 Penemuan : PTj tidak memastikan maklumat yang direkodkan adalah tepat

Berdasarkan semakkan rekod perbelanjaan didapati PTj tidak memantau rekod perbelanjaan adalah dibuat dengan tepat bagi Program Kursus Asas Sukarelawan 7 yang dijalankan pada 4 hingga 6 Mac 2017. Berdasarkan laporan kewangan dan aktiviti terdapat perbelanjaan yang direkodkan tidak tepat iaitu Baju Sukarelawan RM 2000 sedangkan didalam fail perolehan adalah RM 1855.00. Terdapat maklumat perbelanjaan yang tidak dimasukkan kedalam laporan kewangan aktiviti rujuk dokumen G9/G902/2016/04/41717(RM340.00)

Mempastikan laporan perbelanjaan program merujuk dokumen rasmi pembayaran yang telah dibuat kepada pembekal. Surat peringatan diberikan kepada staf unit ini untuk mempastikan semua perbelanjaan sesuatu program direkodkan dan dimasukkan dalam laporan. Surat peringatan diberikan kepada staf unit ini untuk mempastikan semua perbelanjaan sesuatu program direkodkan dan dimasukkan dalam laporan.


97 Kod Teras :PT05 PTj/Jabatan : KOLEJ KEDIAMAN TUNKU KURSHIAH (KETIGA)

8.2.2 7/16 Penemuan : PTj didapati tidak mematuhi Arahan Perbendaharaan 59 dan SPP2/2001 Perkara 5 iaitu Larangan Memecahkecilkan Perolehan.

Berdasarkan rekod Perbelanjaan Wang Tajaan Anugerah Kecemerlangan Kursiah (AKK2016) didapati berlakunya pembeliaan secara perolehan pecah kecil. Rujuk dokumen perolehan :- (1) N/N03/2016/04/1176 - bekalan cenderamata

Mengeluarkan surat permohonan maklumbalas kepada 2 orang pelajar terlibat iaitu S dan FN. Telah mengadakan mesyuarat adhoc mengenai masalah ini dan dipengerusikan Pengetua,semua Felo

Manusia Sistem


114



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

untuk Majlis AKK 2016 - RM 9318.00 (2) N/N03/2016/02/1082 - Membekalkan piala AKK - RM 19,000.00 (3) N/N03/2016/02/1081 - Membekalkan cenderamata JTK dan hadiah anugerah AKK 2016 - RM 10,900.00 Audit mendapati syarikat yang dipilih juga datangnya daripada syarikat yang sama.iaitu ESCE BONA MARKETING. Didapati PTj hanya membuat perolehan bagi perkara (2) dan (3) hanya SATU hari sahaja. PTj tidak memastikan proses Wang Pendahuluan Diri mematuhi Garis Panduan Pengurusan Pendahuluan diri bagi aktiviti pelajar. Contoh Pemohon S RM2000 - tiada rekod / bukti pemohon telah membuat pelarasan. Pemohon FN RM2000 - tiada rekod / bukti pemohon telah membuat pelarasan.

dan Pembantu Felo diminta mengkuti prosedur kualiti untuk projek projek akan datang. Mengeluarkan surat tunjuk sebab kepada Pembantu Tadbir Kewangan. Mengeluarkan surat tunjuk sebab kepada mantan Bendahari(Setiausaha ketika ini). Telah mengadakan mesyuarat adhoc mengenai masalah ini dan dipengerusikan Pengetua,semua Felo dan Pembantu Felo diminta mengkuti prosedur kualiti untuk projek projek akan datang.


8.5.1 8/16 Penemuan : PTj tidak memastikan servis

Sistem bayaran pendahuluan diri adalah tidak efektif yang

Jabatan Bendahari dengan usahasama pihak PTM sedang

Manusia Sistem


115



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

BENDAHARI perkhidmatan berada di dalam kawalan.

menyebabkan kawalan terhadap status Laporan Pendahuluan Diri sukar untuk dikenalpasti. Sistem akan merekodkan sebagai urusan selesai walaupun laporan yang dimuatnaik tidak bertepatan dengan kehendak Pembayaran. Contoh: 1. Prof. Dr. MKA - Jumlah 84,480

menambahbaik proses tersebut, di mana status pendahuluan hanya dianggap selesai apabila proses tuntuan telah mendapat kelulusan daripada Jabatan Bendahari.

99 Kod Teras :PT05 PTj/Jabatan : KOLEJ KEDIAMAN TUNKU KURSHIAH (KETIGA)

7.2 9/16 Penemuan : PTj tidak melantik pegawai /penasihat yang memiliki kuasa (authority) dalam mengendalikan pelaksanaan aktiviti/projek

Didapati PTj telah melantik seorang pembantu felo (Syahmi Naim (SN) ) yang tidak lagi berkhidmat sebagai Pembantu Felo. SN telah menjadi penasihat kepada Majlis Anugerah Kecemerlangan Kursiah 2016 (AKK). Di atas mandat tersebut SN telah memanipulasikan perbelanjaan demi kepentingan peribadi beliau. Berikut adalah tindakan yang telah SN lakukan: (1) meminta untuk perolehan -N/N03/2016//02/1081 dan N/N03/2016/02/1082 dibuka hanya sehari sedangkan sebut harga tersebut melebihi RM 10,000.00. (2) Membuat

Telah mengadakan mesyuarat adhoc mengenai masalah ini dan dipengerusikan Pengetua,semua Felo dan Pembantu Felo diminta mengkuti prosedur kualiti untuk projek projek akan datang. Untuk sesi depan,Pembantu Felo yang menjadi Felo penasihat projek perlu merujuk kepada Felo dan pengurusan kolej untuk pemantauan seperti yang dinyatakan dalam mesyuarat adhoc. Telah mengadakan mesyuarat adhoc mengenai masalah ini

Manusia Sistem


116



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

perolehan N/N03/2016/1081 dengan nilai RM 10,900.00 namun demikian daripada perkara 1 sehingga 13 iaitu pemberian The Body Shop Gift wrapping didapati dibuat 2 kali iaitu secara perolehan dan secara pembelian tunai. (3) Mengarahkan perolehan dibukan kepada WNA (N/N03/2013/04/1175) RM3470.00 bagi pembelian Replikan Cek, Bunting Roller,Roll-up stand dan bendera dan batang kayu dan didapati pembelian barangan ini dibuat 2 kali iaitu secara perolehan dan secara tunai. (4) Mengarahkan perolehan dibukan kepada WNA (N/N03/2013/04/1176) RM9318.00 bagi pembelian 12 perkara dan didapati pembelian barangan ini dibuat 2 kali iaitu secara perolehan dan secara tunai. (5) Mengarahkan perolehan dibukan kepada WNA (N/N03/2013/04/1177) RM14172.00 bagi pembelian 4 perkara dan

dan dipengerusikan Pengetua,semua Felo dan Pembantu Felo diminta mengkuti prosedur kualiti untuk projek projek akan datang. Pengetua telah memaklumkan perkara ini supaya tidak berulang lagi pada mesyuarat post mortem AKK2017. Pihak kolej akan menjemput penceramah yang kompetan dalam perlaksanaan projek pelajar. Taklimat dicadangkan pada Bengkel Kegiatan Kolej yang akan dilangsungkan pada sesi akan datang.

117



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

didapati pembelian barangan ini dibuat 2 kali iaitu secara perolehan dan secara tunai. Didalam perolehan didapati pembayaran kepada MACP sebanyak RM 1272.00 sedangkan bayaran secara tunai hanya RM 424.00, pembayaran Juru Gambar dibuat dua kali secara tunai dan ep dan pelbagai lagi. (6) SN melaporkan tajaan yang diterima adalah RM48050.00 namun dimaklumkan oleh bendahari program tajaan adalah melebihi RM 76 000 dan terdapat tajaan yang tidak direkodkan seperti pemberian RM 5000.00 oleh isteri TPM namun tidak direkodkan. (7) SN telah mengarahkan saudari YYH bendahari Aspirasi Seni Kursiah untuk menyediakan 2 belanjawan palsu dan benar bagi kekurangan duit RM 1100.00 dengan no. perolehan N/N03/2016/12/1557/1 bgai pembelian T-shirt,Kain rentang, pen

118



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

parker dan kotak. PTj adalah tidak seharusnya memilih/melantik Pembantu Felo sebagai Penasihat Aktiviti ini kerana Pembantu Felo tidak mempunyai kuasa seperti kumpulan profesional dan pengurusan.


8.4.2 10/16 Penemuan : PTj tidak memastikan perhidmatan servis yang diberikan berada di dalam kawalan

Urusan Penggunaan Kad Kredit Korporat - Garis Panduan Pengunaan Kad tidak diikuti di mana telah membolehkan kad digunakan bukan untuk tujuan utama kad tersebut diberikan kepada pengguna yang layak. Tiada proses kerja yang tetap untuk urusan ini 1. Kad dipakai untuk urusan peribadi (Belian barang yang bukan untuk tujuan pejabat). Rujuk Penyata Kad CIMB FAG Januari 2016, sebanyak RM1,460 perbelanjaan kad tanpa resit untuk perbelanjaan peribadi. 2. Kad digunakan untuk pembelian desktop PTj (Rujuk Penyata CIMB HH 22/5/2016 untuk belian aset sebanyak RM3,770). Belian aset tidak

Tidak berkenaan kerana tindakan pembetulan mengenai perkara ini telah diambil. Tidak berkenaan kerana selaras dengan garis panduan / peraturan yang ditetapkan. Tidak berkenaan kerana selaras dengan garis panduan / peraturan yang ditetapkan.


119



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

termasuk di dalam definisi `Bekalan dan Perkhidmatan` 3. Tiada syarat kelayakan dan berdasarkan permohonan daripada Ketua PTj l


8.2.1 11/16 Penemuan : PTj tidak memastikan komunikasi dengan pelanggan dijalankan dengan berkesan

Tiada `Customer Satisfaction Survey` dibuat pada tahun 2016 untuk mendapatkan pendapat pengguna demi memperbaiki sistem dan proses di PTj

Jabatan Bendahari akan melaksanakan 'Customer Satisfaction Survey' secara berperingkat mengikut Bahagian yang telah dikenalpasti. Cadangan akan dibuat terlebih dahulu untuk sistem e-claim.

Manusia



7.1.5.1 12/16 Penemuan : PTj tidak memastikan pemantauan terhadap penggunaan kad inden yang sama bagi kenderaan yang berbeza.

Kad Inden telah digunasama diantara kenderaan yang berbeza sedangkan kad ini hanya didaftarkan di atas nama satu kenderaan sahaja 1) Kad inden dengan no 7002841690122000011 telah didaftarkan bagi kenderaan dengan no plat WJU 2407. Namun begitu kad ini juga digunakan bagi kenderaan dengan no plat WWR 5931.

Fakulti telah mengambil langkah segera dengan memohon kad inden yang baru bagi WWR5931. Fakulti juga telah mewujudkan buku log bagi tujuan rekod untuk penggunaan kad Touch 'N' Go dan kad inden bagi kenderaan fakulti. Surat peringatan juga dikeluarkan kepada jabatan yang memiliki kenderaan supaya sentiasa mengisi buku log kenderaan dan memantau penggunaan kad inden serta kad Touch 'N' Go.

Manusia Sistem


120



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

103 Kod Teras :PT05 PTj/Jabatan : PUSAT TEKNOLOGI MAKLUMAT

10.2.1 13/16 Penemuan : PTj tidak memastikan tindakan yang berkesan diambil bagi penemuan oleh Seksyen Audit Dalam

PTM telah diaudit oleh Seksyen Audit Dalam pada Mac 2016 dan salah satu penemuan audit adalah pembayaran bagi perolehan tidak dilakukan pada tahun yang sama. Namun begitu didapati perkara sama masih berlaku seperti sampel berikut: 1) Perolehan G10/G502/2016/11/41075 berjumlah RM 4558.00 telah dimohon pada 07.12.2016 namun pembayaran hanya dilakukan pada 08.02.2017 2) Perolehan G10/G502/2016/11/41074 berjumlah RM 7314.00 telah dimohon pada 07.12.2016 namun pembayaran hanya dilakukan pada 26.02.2017

3. Pemantauan dilakukan secara bulanan oleh pegawai kewangan bagi memastikan perkara serupa tidak berulang (berterusan) 1. Surat peringatan dikeluarkan kepada staf yang bertanggungjawab di atas kegagalan mengambil tindakan sewajarnya sehingga mengakibatkan pembayaran tidak dapat dilakukan dalam tahun semasa. 2. Emel peringatan dihantar kepada semua staf mengingatkan tentang : i. kepentingan memastikan tindakan diambil dengan segera pada setiap langkah di dalam proses perolehan. Ini bagi memastikan proses dokumentasi samada manual atau dalam sistem tidak tertangguh yang akhirnya menyebabkan keseluruhan proses perolehan mengambil masa yang panjang. ii. invois bertarikh tahun semasa perlu

Manusia Sistem


121



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

dikemukakan dalam tahun semasa supaya pembayaran dapat dibuat menggunakan peruntukan tahun semasa.

104 Kod Teras :PT05 PTj/Jabatan : KOLEJ KEDIAMAN TUANKU BAHIYAH (KEDUA)

8.2.2 14/16 Penemuan : PTj tidak memastikan arahan/garis panduan / tatacara kewangan dipatuhi.

Berdasarkan Wang pendahuluan Diri (WPD) : Pemohoan FF RM 500- Pemohon tidak mematuhi syarat-syarat 4.4 pendahuluan hendaklah digunakan untuk tujuan pembelian barang-barang seperti yang disenaraikan semasa memohon. Tatacara kutipan yuran aktiviti Larian Gegar Didapati PTj tidak memohon kepada bendahari untuk menjalankan kutipan seperti yuran penyertaan . Contoh yuran peserta RM30 dikutip sebanyak RM4950, RM48 dikutip sebanyak RM15696, dan yuran-yuran yang dianggarkan keseluruhan RM 39739. Berdasarkan jumlah tersebut PTj turut tidak mematuhui arahan pembelian barangan seperti T-Shirt / Baju Peserta sebanyak RM 10800.00 dibuat dengan

Wang Pendahuluan Diri (WPD) - Jangka Pendek : 1) Surat peringatan akan dikeluarkan kepada pelajar berkenaan dan Felo penasihat agar perkara sebegini tidak berulang pada masa akan datang - Jangka Panjang 1) Satu sistem senarai semak untuk kegunaan ptj akan diwujudkan untuk memantau permohonan WPD 2)Salinan garis panduan pengurusan WPD bagi aktiviti pelajar yang berwarna terang akan dilampirkan bersama setiap borang permohonan WPD. Tatacara Kutipan Yuran Aktiviti Larian Gegar - Jangka Pendek : 1) Satu surat peringatan akan dikeluarkan kepada semua Felo dan ADM bagi mengamalkan tatacara kutipan yuran aktiviti pelajar dengan betul dan juga tatacara

Manusia Sistem


122



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

menggunakan sistem e-perolehan. PTj juga tidak membekalkan resit sebagai bukti pembelian tersebut.

penggunaan peruntukan seperti yang telah digariskan oleh pihak universiti - Jangka Panjang : 1) Dalam taklimat aktiviti pelajar pada sesi akan datang, slot tatacara pengurusan kewangan akan diadakan untuk memberi kefahaman menyeluruh kepada pelajar. 2) Pengetua akan membuat cadangan perlantikan Bendahari Kolej kepada pejabat TNC HEPA bagi memantau dan memperkemaskan aktiviti berkaitan kewangan di kolej.


8.2.2 15/16 Penemuan : PTj tidak memastikan arahan/garis panduan / tatacara kewangan dipatuhi.

Berdasarkan Wang pendahuluan Diri (WPD) : Didapati PTj tidak memantau urusan WPD sewajarnya. Terdapat banyak WPD yang masih belum dibuat pelarasan terutama permohonan WPD daripada semua bendahari FESENI 17. Seperti yang terkandung didalam perkara 5.2 (a) pelajar hendaklah mengemukakan laporan perbelanjaan dalam

Rancangan tindakan pembetulan ialah satu mesyuarat khas bagi menyediakan RTP telah diadakan pada 23 Mei 2017. Pengetua kolej akan membuat makluman pada semua felo dalam Mesyuarat Pengurusan bersama felo pada 25 Mei 2017.Pengetua kolej akan mengeluarkan surat peringatan kepada pemohon wang pendahuluan diri yang


123



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

tempoh 10 hari selepas aktiviti dijalankan. Semasa audit berlangsung PTj hanya dapat mengemukakan beberapa WPD sahaja seperti permohonan daripada tarian kreatif A RM 2000 , tarian kreatif B RM 2000. dan Pasukan pop band akustik . PTj juga tidak mematuhi perkara 4.2 iaitu jumlah maksimum pendahuluan yang boleh dimohon ialah RM 2000 sahaja bagi sesuatu aktiviti/ projek yang akan dijalankan sedangkan kelulusan aktiviti FESENI`17 permohonan WPD melebihi RM 2000.

masih belum menghantar laporan. Pihak kolej akan menyediakan senarai semak bagi menyemak dan mengenalpasti laporan dihantar mengikut tempoh yang ditetapkan

106 Kod Teras :PT05 PTj/Jabatan : PUSAT SUKAN

8.1 16/16 Penemuan : PTj tidak memastikan perbelanjaan bagi urusan kewangan adalah mengikut perancangan dan keperluan yang telah ditetapkan.

1) Didapati perbelanjaan melalui Tabung Amanah Pusat Sukan tidak mengikut TOR di mana ia turut digunakan bagi perkara diluar objektif tabung seperti : a) BAYARAN METER READING UNTUK MESIN FOTOSTAT DI STADIUM UM ARENA, PUSAT SUKAN (OGOS, SEPT & OKT 2016) b) MEMBEKAL ALATULIS

1) Sekiranya terdapat keperluan penggunaan Tabung Amanah Pusat Sukan, akan diadakan mesyuarat bagi membincang dan meluluskan keperluan penggunaan tabung berkaitan. 2) Pusat Sukan akan merancang penggunaakan Belanja Mengurus bagi tujuan pembayaran bil-bil yang telah dikenalpasti bagi

Manusia Sistem


124



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

BAGI KEGUNAAN PEJABAT PUSAT SUKAN, UNIVERSITI MALAYA 2) Bagi bayaran "Bil MAXIS untuk kegunaan peralatan Makmal" telah menggunakan dua peruntukan yang berbeza iaitu : a) menggunakan peruntukan A-26001-DA-0000000-B23000 bagi bulan Januari hingga September 2016 b) menggunakan peruntukan UM.000004/KWJ.TK bagi bulan Oktober hingga November 2016

tempoh tahun semasa. 3) Penolong Pegawai Kewangan Pusat Sukan (Puan NY) telah diminta untuk mengadakan mesyuarat berkaitan dengan perkara ini dalam tempoh terdekat.


10.2 1/9 Penemuan : PTj tidak memastikan tindakan pembetulan terhadap ketakakuran yang lepas dijalankan dengan sempurna.

1. Semakan kepada ketakakuran lepas (No. 4/11 bagi 2016) berkenaan dengan PTj tidak menyediakan infrastruktur dan ruang kerja yang sesuai dan selamat untuk kegunaan kakitangan. Salah satu Rancangan Tindakan Pembetulan (RTP) yang dinyatakan ialah aspek kebajikan pemandu akan dijadikan agenda tetap dalam mesyuarat (Mesyuarat Jawatan Kuasa Pemandu) secara

1. Mesyuarat bagi membincangkan mengenai aspek kebajikan pemandu akan ditambahbaik dengan menukar dari Mesyuarat JK Pemandu kepada Mesyuarat JK Penyelia Pemandu (melibatkan skala yang kecil). Notis pemakluman kepada Pegawai Urusan Pengangkutan HEPA berkenaan keperluan menjalankan Mesyuarat JK Penyelia Pemandu

Manusia Sistem


125



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

bulanan. Mesyuarat berkaitan dengan kebajikan pemandu di Terminal Bas HEPA hanya diadakan pada 7 Jun 2016, jam 2.00 petang di Dewan Perdana 2, KPS. Tiada Mesyuarat Jawatan Kuasa Pemandu diadakan secara bulanan seperti yang tercatat di dalam RTP. 2. PTj didapati tidak memastikan ketakakuran lepas (No. 3/11) untuk memastikan kawalan pengeluaran dan penyediaan perkhidmatan dijalankan dengan sempurna. Antara RTP bagi ketakakuran tersebut ialah "Pihak HEPA juga akan mengeluarkan notis kepada semua pemandu bas untuk mengisi borang penyelenggaraan kenderaan (UM-PT04-PK01-BR025-S02) sebelum sebarang kerja-kerja penyelenggaraan bas dihantar ke bengkel panel pada 26 Mei 2016. Semakan penggunaan borang selepas 26 Mei 2016 mendapati: A. Borang yang digunakan adalah Borang Aduan Kerosakan Kenderaan

secara berkala sekurang-kurangnya 3 kali setahun 1) Membuat semakan semula borang penyelenggaraan kenderaan dan mengemaskini format borang berdasarkan HEPA dan JPPHB. 2) Menyediakan Garis Panduan dan borang baru bagi Urusan Penyelenggaraan Kenderaan di HEPA dan mendaftarkannya di bawah PT07 dan QMEC.

126



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

dan tiada nombor kawalan. Contoh: (a) Borang Aduan Kerosakan Kenderaan. Pengadu Encik IR. Bertarikh 1 Ogos 2016. Penerima aduan adalah Encik MSM. Kenderaan WGK 8428 (b) Borang Aduan Kerosakan Kenderaan. Pengadu Encik SA. Tarikh 11 Julai 2016. Kenderaan WQV6182.

108 Kod Teras :PT07 PTj/Jabatan : UNIT KESIHATAN STAF & PELAJAR UM

7.2 2/9 Penemuan : PTj didapati tidak memastikan matrik kekompetenan staf dan perancangan latihan staf disediakan bagi membolehkan latihan yang bersesuaian dilaksanakan secara terancang.

1. SEKSYEN PENTADBIRAN DAN PERKHIDMATAN. Tiada perancangan latihan staf bagi tahun 2016 dan 2017 dapat dikemukakan. Hanya Jadual Perancangan Kursus Pemandu bagi 2015 dapat ditunjukkan. 2. KLINIK KESIHATAN PELAJAR. Tiada perancangan latihan staf dan matrik kekompetanan staf bagi tahun 2016 dan 2017 dapat dikemukakan.

Perancangan latihan akan disediakan. Senarai latihan disediakan yang perlu diikuti oleh staf mengikut jawatan dan skim telah dikeluarkan melalui emel kepada semua staf HEPA. Perancangan latihan dan Matrik Kekompetenan staf telah disediakan oleh Klinik Kesihatan Pelajar dan telah diemelkan kepada semua staf Klinik.

Manusia Sistem



8.2.1 3/9 Penemuan : PTj tidak memastikan komunikasi dengan pelanggan dijalankan dengan berkesan

1. Pautan kepada laman sesawang HEPA daripada laman sesawang UMEC tidak berfungsi 2. Buletin TINTA telah diterbitkan secara elektronik mulai

Senarai semak laman sesawang akan diberikan kepasa webmaster bagi tujuan semakan secara berkala. HEPA akan memautnaik

Manusia Sistem


127



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

Jan 2017. Hebahan hanya dibuat melalui mailing list dalaman (untuk pelajar dan staf UM sahaja). Tiada pautan diletakkan pada laman sesawang HEPA.

setiap edisi e-Tinta di dalam laman sesawang HEPA bagi tujuan hebahan kepada orang luar senarai aktiviti yang berlaku di HEPA.


8.5.1 4/9 Penemuan : PTj didapati tidak mematuhi Langkah 6.1 Arahan Kerja Urusan Penempahan dan Penggunaan Ruang Kompleks Perdana Siswa (UM-PT07-PK01-AK036) yang menyatakan: "Terima borang tempahan HEPA yang lengkap dari pengguna sekurang-kurangnya sebulan sebelum tarikh penggunaan. Semak samada kegiatan telah diluluskan oleh Universiti Malaya".

(a). Tempahan Bilik 3/1 dan Bilik 3/2 SELC, KPS untuk Projek Khidmat Siswa ke-27 oleh Saudara TWS (KEE 150091). - Tarikh untuk bilik digunakan: 27 & 28 Feb 2017 - Tarikh surat permohonan: 23 Feb 2017 - Tarikh isi Borang Tempahan Penggunaan Ruang Kompleks Perdanasiswa : 23 Feb 2017 - Tarikh surat kelulusan: 24 Feb 2017 (b). Tempahan Bilik 2/4 SELC, KPS untuk konsert Gubahan Lagu oleh Saudara LQ (REB15007) - Tarikh untuk bilik digunakan: 28 Feb 2017 & & Mac 2017 - Tarikh surat permohonan: 22 Feb 2017 - Tarikh isi Borang Tempahan Penggunaan Ruang Kompleks Perdanasiswa: 22 Feb 2017 - Tarikh surat kelulusan : 27 Feb

Surat peringatan kepada Pegawai UPPKPS berkaitan pematuhan penggunaan GP berkenaan dalam semua urusan penggunaan ruang di KPS Garis Panduan terkini akan digunakan selepas mendapat kelulusan QMEC. Penyediaan Garis Panduan terkini bagi Urusan Tempahan & Caj Perkhidmatan Penggunaan Ruang di Kompleks Perdanasiswa untuk menggantikan AK sedia ada (UM-PT07-PK01-AK036)


128



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

2017 (c). Tempahan Bilik SELC 2/1, KPS oleh saudara NCH untuk Pesta Tanglung, UM bagi Program Sesi Temuduga untuk pelantikan Sekretariat. - Tarikh untuk bilik digunakan: 20 - 22 Feb 2017 - Tarikh surat permohonan: 17 Feb 2017 - Tarikh isi Borang Tempahan Penggunaan Ruang Kompleks Perdanasiswa: 1 Mac 2017

111 Kod Teras :PT07 PTj/Jabatan : TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI)

7.1.3 5/9 Penemuan : PTJ tidak memastikan prosedur keselamatan dilaksanakan dengan sempurna.

Temubual dengan auditee mendapati latihan pengungsian atau kawad kebakaran tidak dilaksanakan lebih dari 5 tahun. Tiada sebarang perancangan menghadapi kebakaran dilakukan sepanjang tempoh tersebut.

HEPA menetapkan supaya latihan kebakaran ini diadakan pada bulan November 2017. Tarikh tetap akan diputuskan setelah mendapat pandangan daripada pihak OSH dan pihak Jabatan Bomba. HEPA akan mengemaskini semula carta Organisasi Pasukan Tindakan Kecemasan HEPA. Satu taklimat akan diadakan dengan semua ahli jawatankuasa yang baru bagi menjelaskan peranan dan fungsi masing-masing serta membincangkan tarikh



129



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

pelaksanaan latihan kebakaran yang akan diadakan. HEPA akan menghantar surat/email kepada pihak JPPHB supaya kerja-kerja pembaikan sistem penggera di bangunan KPS dapat disiapkan secepat mungkin.


7.5.3.2 6/9 Penemuan : Klinik Kesihatan Pelajar didapati tidak memastikan penggunaan borang seperti yang dinyatakan dalam Arahan Kerja Urusan Laporan Pemeriksaan Kesihatan Kesihatan Pelajar Baru (UM-PT07-PK01-AK008) dalam keadaan terkawal dan sempurna. Dalam Langkah 6.1 menyatakan "Terima laporan pemeriksaan (yang berkenaan)" (a) Warganegara (i) UM-PT07-PK01-

Didapati: A. Penggunaan borang untuk warganegara dan pelajar antarabangsa adalah sama (UM-PT07-BR032-S01) - Laporan Pemeriksaan Kesihatan / Medical Examination Report. Contoh borang untuk pelajar: (a) Mohd. Kamaruadnan bin Kamaruddin (Warganegara Malaysia) (b) Patchurin Mukhara (Warganegara Thailand) Borang UM-PT07-PK01-BR030 - Health Examination Report For Foreign Students seperti yang dinyatakan dalam Langkah 6.1 (b)(i) tidak digunakan. B. Dalam senarai Borang QMEC nombor semakan adalah

KLINIK KESIHATAN PELAJAR 1. Klinik Kesihatan Pelajar telah membuat pindaan AK-PT07-PK01-AK008 pada 15 Mac 2017 dan telah diserahkan kepada pihak HEPA untuk tindakan selanjutnya tetapi belum mendapat kelulusan pihak QMEC. 2. Pada 23 Mei 2017 pihak Klinik sekali lagi telah mengemaskini AK-PT07-PK01-AK008 dan borang UM-PT07-PK01-BR032. Manakala borang UM-PT07-PK01-BR030 telah dibatalkan. Permohonan berkenaan telah dihantar kepada pihak QMEC melalui HEPA. SEKSYEN KAUNSELING & KERJAYA Seksyen

Manusia Sistem


130



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

BR032 - Laporan Pemeriksaan Kesihatan (b) Pelajar Antarabangsa (i) UM-PT07-PK01-BR030 - Health Examination Report For Foreign Students

S00 bukannya S01. (a) UM-PT07-PK01-BR032-S00 - Laporan Pemeriksaan Kesihatan (b) UM-PT-07-PK01-BR030-S00 - Health Examination Report For Foreign Students.

Kaunseling dan Kerjaya telah mengambil tindakan dengan meminta semua pegawai psikologi di SKK untuk menggunakan Borang-borang versi baru dimana borang-borang tersebut menggunakan semakan S01, Borang tersebut adalah : UM-PT07-PK01-BR022-S01( BORANG REKOD PERTEMUAN PELAJAR) UM-PT07-PK01-BR023-S01 ( BORANG LAPORAN SESI KAUNSELING) UM-PT07-PK01-BR025-S01 ( BORANG LAPORAN AKHIR)


7.5.3.2 7/9 Penemuan : PTj didapati tidak memastikan pengawalan dan penggunaan dokumen versi terkini dilakukan dengan terkawal dengan sempurna.

1. KLINIK KESIHATAN PELAJAR Klinik Kesihatan Pelajar tidak memastikan penggunaan borang yang dinyatakan dalam Arahan Kerja Urusan Laporan Pemeriksaan Kesihatan Pelajar Baru (UM-PT07-PK01-AK008) dikawal dengan sempurna. Dalam Langkah 6.1 menyatakan "Terima laporan pemeriksaan (yang berkenaan)" (a)

1. Klinik Kesihatan Pelajar telah membuat pindaan AK-PT07-PK01-AK008 pada 15 Mac 2017 dan telah diserahkan kepada pihak HEPA untuk tindakan selanjutnya tetapi tidak dipaparkan di dalam website QMEC. 2. Pada 23 Mei 2017 pihak Klinik sekali lagi telah mengemaskini AK-PT07-PK01-AK008 dan borang UM-PT07-PK01-BR032. Manakala borang UM-

Manusia Sistem


131



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

Warganegara (i) UM-PT07-PK01-BR032 - Laporan Pemeriksaan Kesihatan (b) Pelajar Antarabangsa (i) UM-PT07-PK01-BR030 - Health Examination Report For Foreign Students Didapati: Penggunaan borang untuk warganegara dan pelajar antarabangsa adalah sama (UM-PT07-BR032-S01) - Laporan Kesihatan / Medical Examination Report. Contoh borang pelajar yang dirujuk: (a) Mohd Kamaruladnan bin Kamarudin (Warganegara Malaysia) (b) Patchurin Mukhara (Warganegara Thai). Borang UM-PT07-PK01-BR030 - Health Examination Report For Foreign Students seperti yang dinyatakan dalam Langkah 6.1 (b)(i) tidak digunakan. Dalam Senarai Borang QMEC, nombor semakan adalah S00 bukanya S01. (a) UM-PT07-PK01-BR032-S00 - Laporan Pemeriksaan Kesihatan (b) UM-PT07-PK01-BR030-S00 - Health

PT07-PK01-BR030 telah dibatalkan. Permohonan berkenaan telah dihantar kepada pihak QMEC melalui HEPA.

132



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

Examination Report For Foreign Students. 2. SEKYEN KAUNSELING & KERJAYA. Seksyen Kaunseling dan Kerjaya tidak memastikan penggunaan borang seperti yang dinyatakan dalam Arahan Kerja Urusan Sesi Kaunseling Individu (UM-PT07-PK01-AK029) dilakukan dalam keadaan terkawal dan sempurna. Borang versi lama seperti yang dinyatakan di bawah masih digunakan (Contoh borang pelajar bernombor rujukan 31/2016) : (a) Borang Rekod Pertemuan Pelajar (UM-PT07-PK01-BR022). (b) Borang Laporan Sesi Kaunseling (UM-PT07-PK01- BR023). (c) Borang Laporan Akhir (UM-PT07-PK01-BR025). Kesemua borang sepatutnya menggunakan semakan S01.


7.3 8/9 Penemuan : Klinik Kesihatan Pelajar didapati tidak memastikan kesedaran tentang pelaksanaan

A. Temuabual dengan tiga audittee (Dr. AA, Puan RZ dan Puan SAMJ) mendapati mereka tidak mempunyai pengetahuan dan tidak

Bagi menyelesaikan perkara ini Klinik Kesihatan Pelajar telah menghantar surat jemputan kepada pihak QMEC untuk

Manusia Sistem


133



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

Pengurusan Risiko diberikan kepada staf.

tahu tentang pengurusan risiko. B. Tiada Daftar Pengurusan Risiko Klinik Kesihatan Pelajar disediakan sehingga tarikh audit.

mengadakan sesi Taklimat bersama semua kakitangan Klinik bagi memberikan pendedahan dan maklumat terperinci mengenai keperluan


8.5.2 9/9 Penemuan : Klinik Kesihatan Pelajar didapati tidak memastikan urusan identifikasi dan kebolehkesanan peralatan dilakukan dengan sempurna dan terkawal.

Semakan terhadap penyelenggaraan/kalibrasi peralatan oleh Syarikat S A E (M) Sdn. Bhd. telah dilakukan. Didapati dua belas (12) Blood Presure Monitor Set (OMRON) telah diserahkan kepada Syarikat A E (M) Sdn. Bhd. untuk diselenggara tanpa sebarang dokumen penyerahan/pengambilan peralatan kepada/oleh syarikat berkenaan. Sehingga tarikh audit peralatan masih berada dalam simpanan syarikat berkenaan.

1. Klinik telah mewujudkan satu borang Kebenaran Membawa Keluar Peralatan Klinik Kesihatan Pelajar. 2. Bagi 1 unit Blood Pressure Set yang rosak telah dimaklumkan kepada Pegawai Aset HEPA untuk proses pelupusan.

Peralatan SELESAI Tarikh: 07-06-2017

116 Kod Teras :PT08 PTj/Jabatan : PERPUSTAKAAN

8.5.1 1/4 Penemuan : Auditee tidak melaksanakan proses kerja pengkatalogan dan pengkelasan bahan secara terkawal.

Terdapat sesetengah perpustakaan yang tidak dapat memenuhi spesifikasi tempoh tempoh pengkatalogan perlu dilaksanakan. Sistem pemantauan yang berkesan untuk memastikan pelaksanaan pengkatalogan dilakukan mengikut tempohmasa

Pindaan Arahan Kerja Pengkatalogan dan Pengkelasan (UM-PT08-PK01- AK007) langkah 6.3, berkaitan tempoh bahan telah siap diproses telah disemak semula. Pindaan akan dikemukakan kepada pihak QMEC untuk kelulusan.


134



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

yang dijanjikan juga tidak dilaksanakan. Contoh penemuan: 1. Perpustakaan Utama: terdapat tesis tidak dikatalog menurut masa yang ditetapkan (eg. a1044506; tarikh diterima 21.11.2016, siap katalog 3.03.2017) 2. Perpustakaan PPZ: terdapat bahan hadiah yang tidak dikatalog menurut masa yang ditetapkan (eg Malaysian Chamber of Mines Yearbook, diterima pada 14.03.2017. Bahan yang diterima sejak 2016 juga belum dikatalog) 3. Perpustakaan Asia Timur: terdapat buku-buku hadiah dari Taiwan yang tidak dikatalog menurut masa yang ditetapkan.

Mewujudkan sistem pemantauan bahan bermula tarikh diterima sehingga siap diproses untuk memastikan pelaksanaan pengkatalogan dilakukan mengikut tempoh masa yang ditetapkan.

117 Kod Teras :PT08 PTj/Jabatan : MUZIUM SENI ASIA

7.5.1 2/4 Penemuan : PTj di dapati tidak mempunyai dokumentasi proses kerja untuk tugas-tugas spesifik yang berkaitan dengan pengurusan muzium.

PTj tidak dapat mengemukakan dokumen proses kerja berkaitan tugas-tugas spesifik yang berkaitan dengan pengurusan muzium. Terdapat proses-proses tertentu yang boleh dilaksanakan secara sistematik dan berkesan dengan adanya

Garis Panduan Perlaksanaan Aktiviti Pameran di MSA & UMAG telah didaftarkan dengan QMEC bertarikh 28.9.2016 no dokumen : UM-PT08-PK02-GP001. Sebagai langkah RTP, pihak muzium dan perpustakaan telah memulakan proses

Manusia Sistem


135



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

proses/arahan kerja, contohnya perolehan bahan artifak, perolehan bahan hadiah prosedur pelepasan cukai untuk penderma bahan-bahan hadiah dan sebagainya. PTj cuma mempunyai dasar yang sedang dirangka namun masih belum mendapat kelulusan Ketua Pustakawan.

mewujudkan AK berkaitan iaitu 1. AK Pendaftaran Artifak / Karya Seni, 2. AK Pemuliharan Artifak / Karya Seni, 3. AK Pinjaman Artifak / Karya Seni, 4. AK Pinjaman Peralatan Teknikal dan 5. AK Perolehan Artifak dan Karya Seni. Satu mesyuarat memurnikan AK berkaitan akan diadakan 30 Mei 2017 di MSA. Terdapat penambahbaikan akan dikemukakan termasuk : 1. AK Hadiah/ Sumbangan/Derma Artifak dan Karya Seni, 2. Cadangan memaklumkan kepada muzium-muzium yang lain iaitu Muzium Etnografi, Muzium Geologi, Muzium Perubatan, Muzium Zoologi dan Herbarium agar AK berkaitan dapat diterima pakai sebagai standard muzium Universiti. 3. Mendaftarkan AK yang telah diluluskan diperingkat J/K kepada JK Pengurusan Kualiti Perpustakaan dan seterusnya kepada pihak QMEC dalam masa 3

136



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

bulan. (Sasaran tarikh ialah 26 Ogos 2017).

118 Kod Teras :PT08 PTj/Jabatan : GALERI SENI UNIVERSITI MALAYA

7.5.1 3/4 Penemuan : PTj di dapati tidak mempunyai dokumentasi proses kerja untuk tugas-tugas spesifik yang berkaitan dengan pengurusan galeri seni.

PTj tidak dapat mengemukakan dokumen proses kerja berkaitan tugas-tugas spesifik yang berkaitan dengan pengurusan galeri. Terdapat proses-proses tertentu yang boleh dilaksanakan secara sistematik dan berkesan dengan adanya proses/arahan kerja, contohnya perolehan bahan seni, perolehan bahan hadiah prosedur, pelepasan cukai untuk penderma bahan-bahan hadiah dan sebagainya. PTj cuma mempunyai dasar yang sedang dirangka namun masih belum mendapat kelulusan Ketua Pustakawan.

Garis Panduan Perlaksanaan Aktiviti Pameran di MSA & UMAG telah didaftarkan dengan QMEC bertarikh 28.9.2016 no dokumen : UM-PT08-PK02-GP001. Sebagai langkah RTP, pihak muzium, galeri dan perpustakaan telah memulakan proses mewujudkan AK berkaitan iaitu; 1. AK Pendaftaran Karya Seni, 2. AK Pemuliharan Karya Seni, 3. AK Pinjaman Karya Seni, 4. AK Pinjaman Peralatan Teknikal 5. AK Perolehan Karya Seni. Satu mesyuarat memurnikan AK berkaitan dengan Galeri Seni Universiti Malaya akan diadakan pada 30 Mei 2017 di Muzium Seni Asia oleh Ketua Muzium Seni Asia. Terdapat penambahbaikan akan dikemukakan termasuk : 1. AK Hadiah / Sumbangan / Derma Karya Seni, 2. Mendaftarkan AK yang


137



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

telah diluluskan diperingkat J/K kepada JK Pengurusan Kualiti Perpustakaan dan seterusnya kepada pihak QMEC dalam masa 3 bulan. Galeri Seni Universiti Malaya tarikh penghantaran ke QMEC pada 26 Ogos 2017.

119 Kod Teras :PT08 PTj/Jabatan : PERPUSTAKAAN

7.1.5 4/4 Penemuan : Sewaktu audit dijalankan didapati Bahagian Sistem Maklumat (BSM) tidak melaksanakan pemantauan dan pengawalan terhadap pelayan yang digunakan sama ada untuk akses dalaman atau luaran.

Tiada rekod inventori pelayan, rekod pengurusan `patch` pelayan dan rekod pemantauan kapasiti pelayan sewaktu audit dilaksanakan.

RTP (short-term): Senarai semak pemantauan pelayan telah diwujudkan. Pemantauan akan dilaksanakan secara berkala mengikut keperluan item semakan. Rujuk lampiran. RTP (Long-term) : 1.Server Management & Monitoring Software (cth: Observium) akan dikaji untuk memantau dan menguruskan pelayan secara automatik. 2. Pengujian penggunaan perisian Sangfor HCI. Pemantauan dan pengawalan pelayan dilakukan oleh pihak lain (Sangfor HCI platform is a software stack gives you the ability to run any suite of business applications easily and cost-

Manusia Sistem


138



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

effectively. Intelligently managing compute, storage, and networking services by assigning workloads to under-utilized network and storage).

RTP (short-term) : Inventori pelayan telah dikemakini secara terperinci. RTP (Long-term) : Sistem pengurusan IP Address akan dilaksanakan untuk memantau semua pelayan dan PC pengguna.


8.5.1 1/4 Penemuan : PTj tidak memastikan urusan pemilihan pelajar senior dibuat berdasarkan Arahan Kerja (UM-PT09-PK01-AK07)

Tiada bukti mesyuarat Jawatankuasa Pemilihan Pelajar Senior dibuat, tiada notis, minit mesyuarat atau catatan perbincangan direkodkan. (KK4,KK7,KK8,KK9)

4) Menyelaraskan maklumat yang perlu dinyatakan di dalam minit mesyuarat seperti berikut: a) kriteria pemilihan b) kekosongan pelajar senior c) bilangan permohonan yang diterima melului sistem d) bilangan pelajar yang berjaya 3) Mengadakan mesyuarat khas Jawatankuasa Pemilihan Pelajar Senior (menyediakan jemputan


139



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

mesyuarat dan kehadiran mesyuarat) 2) Cadangan RTP diluluskan dalam Mesyuarat JK Pengetua 1) Mengadakan mesyuarat khas bagi RTP


8.5.1 2/4 Penemuan : PTj tidak memastikan urusan penguatkuasaan peraturan penghuni kolej dilaksanakan dengan terkawal dan berkesan.

Auditee tidak mematuhi langkah 6.6 Urusan Penguatkuasaan Peraturan Penghuni Kolej UM-PT09-PK01-AK020, iaitu menghantar surat arahan caj pemotongan akaun pelajar kepada Pejabat Bendahari.

4) Menghantar cadangan pindaan yang telah diluluskan melalui Mesyuarat JK Pengetua kepada QMEC untuk dikemaskini ke dalam sistem 3) Cadangan pindaan diluluskan dalam Mesyuarat JK Pengetua Mengadakan mesyuarat khas bagi menyediakan RTP 2) Mencadangkan untuk pindaan kepada UM-PT09-PK01-AK020, perkara 6.6 (Proses Kerja)


122 Kod Teras :PT09 PTj/Jabatan : TIMBALAN NAIB

8.5.1 3/4 Penemuan : PTj tidak memastikan urusan pelaksanaan projek

Cadangan projek tidak dibentang dalam JIK sebaliknya dibentang dalam mesyuarat

4) Mengadakan taklimat kepada semua Setiausha Kolej/Felo Kolej bagi penerangan semula


140



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI)

dilaksanakan dengan terkawal.

jawatankuasa tindakan kolej. Hal ini tidak mematuhi langkah 6.1 "Bentang cadangan projek-projek pelajar dalan mesyuarat JIK", Urusan Pelaksanaan Projek UM-PT09-PK01-AK016. Contoh 1. Projek "Walkathon Walk A Hope (KK7); 2. Projek Masih Ada Yang Sayang (KK9) dan 3. Minggu Keluarga Bestari (KK4).

pengurusan projek pelajar mengikut AK dan GPPKUM 3) Menghantar surat peringatan kepada semua Pengetua dari Timbalan Naib Canselor (HEPA) untuk mematuhi GPPKUM dan arahan kerja. 2) Cadangan RTP diluluskan dalam Mesyuarat JK Pengetua 1) mengadakan mesyuarat khas bagi menyediakan RTP


10.2.1 4/4 Penemuan : PTj tidak bertindak terhadap ketakakuran dan melaksanakan tindakan pembetulan yang telah dirancang dengan terkawal dan berkesan.

Semakan ke atas Borang Aduan penyelenggaraan kolej kediaman mendapati semua kolej kediaman (Kolej 1 hingga Kolej 12) menggunakan borang aduan penyelenggaraan yang tidak menyediakan bahagian makluman kepada pengadu bagi aduan yang memerlukan sebutharga atau memerlukan tempoh masa yang lama untuk siap. Dalam perkara ini, Kolej Kediaman Ketujuh

4) Semua kolej menggunakan borang aduan penyelenggaraan 3) Cadangan RTP diluluskan dalam Mesyuarat JK Pengetua 1) Mengadakan mesyuarat khas bagi menyediakan RTP 2) Mencadangkan agar semua kolej menggunapakai borang yang telah dipinda oleh


141



Rancangan Tindakan

Pembetulan Punca

Status Ketakakuran


Tarikh Selesai

Ketakakuran

(KK7) telah mendapat ketakakuran pada AKD Bil 17/2016 dalam perkara berkenaan tiada ruang makluman kepada pengadu bagi aduan yang memerlukan sebutharga dan mengambil tempoh masa yang lama. Semakan borang aduan penyelenggaraan KK7 pada 3/5/2017 mendapati KK7 masih menggunakan borang aduan lama dalam urusan aduan penyelenggaraan pelanggan.

KK7 semasa proses penutupan ketakakuran pada siri Audit Dalaman Bil. 17/2016

Documents

LAPORAN AUDIT KUALITI DALAMAN BIL. 18/2017 Bil_19_2017/5_(b)Buku 2... · 8.5.1 2/48 Penemuan : PTj tidak memastikan pengeluaran dan provisi servis dijalankan dalam keadaan terkawal