If you can't read please download the document
Upload
trinhcong
View
247
Download
9
Embed Size (px)
Citation preview
OPTIMALISASI NORMA, STANDAR, PROSEDUR DAN KRITERIA (NSPK) MELALUI PEMBUATAN PEDOMAN PELATIHAN PRA PEMAGANGAN LUAR NEGERI
PADA DIREKTORAT BINA PEMAGANGAN
MUHAMMAD SALEH, SE, MM NIP. 19621206 198502 1 001
DIKLAT KEPEMIMPINAN III ANGKATAN XIII PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PEGAWAI
KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN R.I
TAHUN 2016
LAPORAN PROYEK PERUBAHAN
i
KATA PENGANTAR
Pertama-tama penulis mengbucapkan Puji Syukur kehadirat Allah SWT karena
berkat Rahmat dan Hidayah Nya serta IzinNya penulis dapat menyelesaikan Laporan
Proyek Perubahan dengan judul Optimalisasi Norma, Standar, Prosedur dan Kriteria
(NSPK) melalui pembuatan pedoman pelatihan pra pemagangan luar negeri pada
Direktorat Bina Pemagangan adapun tujuan penulisan ini adalah sebagai salah satu
syarat kelulusan Diklat Kepemimpinan Tingkat III Angkatan 13 tahun 2016.
Dalam menyusun Proyek Perubahan ini, penulis menemukan berbagai
hambatan, kesulitan dan kendala, namu berkat pengarahan serta bantuan dan
dorongan dari berbagai pihak akhirnya penulis dapat menyelesaakan Proyek
Perubahan ini dengan tepat waktu dan khususnya bagi tim terkait selamaini.
Penulis menyadari bahwa Proyek Perubahan ini tidak luput dari kesalahan dan
kekurangan sehingga penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun untuk
kesempurnaan Proyek Perubahan ini dari rekan-rekan dan dari pembaca.
Penulis berharap Proyek Perubahan ini dapat dapat berguna bagi semua pihak
sebagai bahan tambahan pengetahuan rekan sejawat dalam rangka
mengOptimalisasi Norma, Standar, Prosedur dan Kriteria (NSPK) melalui pembuatan
pedoman pelatihanpra pemagangan luar negeri pada Direktorat Bina Pemagangan.
Jakarta , Oktober 2016
MUHAMMAD SALEH
ii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR .i
DAFTAR ISI ii
BAB I . PENDAHULUAN
A. Latar belakang. 1
B. Tujuan perubahan 1
C. Manfaat . . 2
D. Ruang lingkup 2
BAB II. RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN
A. Diskrepsi Perubahan. 3
B. Mentor.. 3
C. Projec leader .. 3
D. Pentahapan ( Melestone). 3
E. Identifikasi stake holder .... 5
F. Penganggaran 9
BAB III PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN
A. Capaian masing-masing tahapan proyek perubahan ... 10
B. Produk yang dihasikan dalam proyek perubahan . 13
C. Gambara perubahan sebelum dan sessudah PP ... 32
D. Identifikasi masalah dan solusi . 32
BAB IV . PENUTUP
A. Kesimpulan .34
B. Saran-saran ... 34
Dukungan untuk mencapai jngka menengah dan panjang
LAMPIRAN
- OUT-PUT / PRODUk
- SURAT KEPUTUSAN
- DOKUMEN DAN FOTO KEGIATAN
- DLL
i
1
BAB I.
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Globalisasi yang berdampak pada hilangnya batas teritorial negara dalam
interaksi antar Negara di dunia, baik dalam interaksi sosial maupun ekonomi
(borderless economy). Interaksi dan transaksi antar pelaku ekonomi diberbagai
negara dimungkinkan terjadi karena pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan
dan aplikasi teknologi terapan.
Untuk dapat berperan aktif dalam era global dan peningkatan kualitas Sumber
Daya Manusia (SDM) merupakan prioritas utama dalam kerangka pembangunan
Nasional, karena SDM merupakan komponen aktif dalam proses pembangunan.
Salah satu upaya untuk meningkatkan kompetensi SDM adalah melalui program
pemagangan.
Penyelenggaraan program pemagangan luar negeri mencakup persiapan,
rekruitmen, seleksi, pelatihan pra pemagangan di Indonesia, pelatihan pra
pemagangan di luar negeri, pembiayaan, dan pasca magang.
Penyelenggaraan pelatihan pra pemagangan luar negeri oleh lembaga
pengirim (Sending Organization) dilaksanakan dengan berbagai pola, baik metoda
maupun durasi waktunya.
Oleh sebab itu dalam upaya terciptanya keseragaman pengertian dan
pemahaman dalam penyelenggaraan pelatihan pra pemagangan luar negeri
diperlukan adanya Pedoman Pelatihan Pra Pemagangan Luar Negeri bagi
penyelenggara program tersebut baik yang dilaksanakan di daerah maupun di
pusat.
B. TUJUAN PERUBAHAN
a. Tujuan jangka pendek ini adalah membuat Pedoman Pelatihan Pra
Pemagangan Luar Negeri yang akan digunakan di daerah oleh lembaga
pelatihan kerja swasta yang memiliki izin penyelenggaraan pemagangan luar
negeri dari Kementerian Tenaga Kerja, dalam rangka peningkatan yang lebih
efektif dan efisien kepada penyelenggara program pemagangan.
b. Tujuan jangka menengah ini adalah melaksanakan sosialisasi Pedoman
Pelatihan Pra Pemagangan Luar Negeri ke lembaga latihan kerja swasta yang
memiliki izin penyelenggaraan pemagangan luar negeri dari Kementerian
Tenaga Kerja.
2
c. Tujuan jangka panjang ini adalah melakukan monitoring dan evaluasi terhadap
implementasi pedoman Pelatihan Pra Pemagangan Luar Negeri di masing-
masing penyelenggara pemagangan luar negeri.
C. Manfaat perubahan
a. Meningkatkan kinerja organisasi khususnya Subdit. Pemagangan Luar Negeri.
b. Bagi calon peserta, mempermudah untuk mengikuti program pemagangan luar
negeri, dan dapat menekan pemborosan biaya.
c. Bagi penyelenggara pemagangan, baik Dinas Ketenagakerjaan maupun
lembaga pelatihan swasta yang memiliki izin penyelengggaraan pemagangan
luar negeri dapat meningkatkan efektifitas, dan efisiensi.
D. Ruang Lingkup
Ruang lingkup perubahan ini, adalah optimalisasi Norma, Standar, Prosedur dan
Kriteria (NSPK) melalui Pembuatan Pedoman Pelatihan Pra Pemagangan Luar
Negeri pada Direktorat Bina Pemagangan, dan proyek perubahan ini merupakan
jenis inovasi proses.
3
BAB II.
RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN
A. Deskripsi perubahan
Persiapan menjelang keberangkatan peserta magang ke Jepang ada tahapan yang
dikenal dengan pelatihan pra pemagangan luar negeri yang sepenuhnya dilaksanakan oleh lembaga pengirim (SO) yang di bawah bimbing Kementerian
Ketenagakerjaan dalam hal ini Direktorat Bina Pemagangan, untuk itu dipandang sangat penting untuk disusun pedoman Pelatihan Pra Pemagangan Luar Negeri yang diharapkan dapat dijadikan pedoman bagi lembaga pengirim (SO) yang
memiliki izin penyelenggaraan dari Kementerian Ketenagakerjaan.
B. Mentor
Nama : Drs. Asep Gunawan, MM Jabatan : Direktur Bina Pemagangan
No. HP : 087883326565
C. Project Leader Nama : Muhammad Saleh, SE, MM Jabatan : Kepala Seksi Pengembangan Penyelenggaraan
Pemagangan Luar Negeri. Subdit. Pemagangan Luar Negeri.
No. HP : 085284122337 E-mail :[email protected]
Pentahapan (Melestone)
Tahapan Persiapan :
No Kegiatan Utama Penanggung Jawab
Output Waktu
1 Diagnosa reading melakukan analisis mandiri untuk klasifikasi permasalahan prioritas penyele- saian dan judul gagasan proyek perubahan.
Project Leader Draft gagasan PP 2 Agust 2016
2 Pertemuan dengan mentor untuk penjelasan dan gagasan proyek peruban.
Project Leader Masukan dan saran 4 Agustus 2016
3 Pertemuan dengan tim kerja Project Leader Masukan dan saran 6 Agustus 2016
4 Persetujuan mentor terhadap gagasan proyek perubahan.
Project Leader Disetujui gagasan PP 8 Agustus 2016
5 Persiapan pembentukan tim efektif : - Sosialisasi kepada
stakeholder.
Project Leader Memahami pentingnya
surat Keputusan tim
Minggu I, 5 - 7 Sep 2016
mailto:[email protected]
4
- Diskusi dngn stakeholder internal.
- Rencana pembentukan tim efektif.
efektif.
6 Membentuk tim efektif : - Rapat pembentukan tim
efektif. - Membuat SK Tim efektif. - Koreksi SK Tim Efektif - Perbaikan SK Tim efektif - Penanda tanganan SK Tim. - Pendistribusian SK Tim.
ProjectLeader - Surat Keputusan Direktur Bina Pemagangan tentang pembentukan Tim Efektif Proyek Perubahan Pedomam Pra Persiapan Pemagangan Luar Negeri
Minggu II 9 16 Sept 2016.
7 Pengumpulan Bahan : - Pengumpulan bahan - Meminta masukan dari
stakeholder - Pembuatan outline
Project Leader - Bahan yang terkait dengan isi Pedoman Pelatihan Pra Pemagangan luar negeri.
- Outline/kerangka Pedoman Pelatihan Pra Pemagangan Luar Negeri.
Minggu III 19 - 23 Sep 2016.
8 Penyusunan Pedoman Pelatihan Pra Pemagangan Luar Negeri : - Rapat Penyusunan - Penulisan pedoman - Rapat pembahasan draft
Pedoman - Rapat finalisasi pedoman.
Project Leader Output dari tahapan penyusunan pedoman ini adalah Pedoman Pelatihan Pra Pemaganagn Luar Negeri.
Minggu IV 26 Sep - 26 Okt 2016.
9 Uji Kepatutan : - Melaksanakan sosialisasi
kpd stakeholder eksternal - Melakukan pertemuan dngn
stakeholder eksternal.
Project Leader Outputnya adalah pernyataaqn dukungan dari stakeholder eksternal.
Minggu IV 27 31 Okt 2016
10 Penerbitan : - Pengesahan Buku Pedoman
oleh Direktur Pemagangan. - Pencetakan Buku Pedoman - Pendistribusian
Project Leader Buku Pedoaman Pelatihan Pra Pemagangan Luar negeri telah ditanda tangani dan siap di distribusikan.
Minggu I 1 3 Nop 2016
5
Jangka Menengah
No Kegiatan Utama Penanggung Jawab
Output Waktu
1 Sosialisasi Pedoman Pelatihan pra Pemagangan Luar Negeri tersosialisasi
Bulan Januari s/d Maret 2017
2 Uji Coba Pedoman Pelatihan Pra Pemagangan LN di uji coba di daerah rekrut
Bulan April s/d Nopember 2017
3 Penyempurnaan Pedoman Pelatihan Pra Pemagangan LN yang sudah disempurnakan
Bulan Desember 2017
Jangka Panjang
No Kegiatan Utama Penanggung Jawab
Output Waktu
1 Implementasi Pedoman pelatihan Pra pemagangan luar negeri diimplementasikan pada penyelenggara pemagangan.
Mulai bulan Januari 2018 dan seterus nya.
E. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER
Berdasarka judul Gagasan Proyek Perubahan yang saya dapatkan maka
stakeholder yang berhubungan terdiri dari stakeholder internal dan eksternal,
dimana internal meliputi :
Direktur Bina Pemagangan, Kasubdit PLN, Kasubdit PDN, Kasubdit Advokasi,
Kasubdit PJP, Kasubdit TU sedangkan stakeholder Eksternal meliputi: IM Japan,
Lembaga Pengirim (SO), Disnakertrans.
6
No Identifikasi Stakeholder Kelompok
stakeholder
Nilai
stakeholder
Startegi
Komunikasi
1 Direktur Bina Pemagangan Promoters Banyak Ide Dialog lgs
2 Kasubdit PLN Promoters Innovatif Diskusi
3 Kasubdit PDN Defenders Konsisten Konsultasi
4 Kasubdit PJP Defenders Konsisten Konsultasi
5 Kasubdit Advokasi Defenders Konsisten Konsultasi
3 Kasi Pengem Penyel LN Promotors Konsistensi Dialog lgs
4. IM Japan Defenders Inovatif Konsultasi
4 KasubagTata Usaha Promotors Keindahan Konsultasi
5 Calon Peserta Defenders Kebenaran Motivasi dan
Propaganda
Promoters : 1. Direkrut Bina Pemagangan 2. Subdit. Pemagangan LN 3. Kasi Pengemb Penyel PL
Latens :
Defenders : 1. Kasubdit. PJP 2. Kasubdit. PA 3. Kasubdit. PDN 4. Kasi. Program PLN 5. Staf 6. Disnakertrans Prov/Kab/Kota 7. IM Japan 8. Lembaga Pengirim (SO) 9. Calon peserta
Aphatetis : Alumni Pemagangan luar negeri
7
6 Kasi Pengeb ProgPLN Defenders Koorporatif Informasi
7 Disnakertrans Dependers Moral Edukasi
8 Staf Dependers Solidaritas Bimbingan
9 Konsultan Perencanaan Lattens Koorporatif,Di
siplin &
Responsif
Advice &
Instruksi
Note :
Promoters ( Hight influence and Hight Interest)
Deffenders ( Low influence and Hight Interest)
Lattens ( Hight influence and low interest)
Aphathetis ( Low influence and low interest)
a. Direktur Bina Pemagangan (Promotors) : Sebagai mentor yang memiliki pengaruh
dan ketertarikan yang besar terhadap Gagasan proyek perubahan yang di usulkan
dan berkeinginan agar proyek tersebut berhasil, beliau memiliki banyak ide-ide
untuk perubahan sehingga komunikasi yang efektif kepada beliau adalah bersifat
Dialog langsung.
b. Kasubdit Pemagangan Luar Negeri (Promoters) : Memiliki pengaruh dan
kepentingan yang besar agar proyek ini terwujud dan berhasil dan dapat
menunjang tusi beliau antara lain,
Melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan, pelaksanaan kebijakan,
penyusunan norma, standar, prosedur dan kriteria serta pemberian bimbingan
teknis dan evaluasi dibidang program serta bimbingan dan penyuluhan
pemagangan luar negeri.
c. Kasi Pengemb Penyel LN (Promotors) : Sebagai peserta Diklat PIM 3 yang juga
merupakan Project Manager Perubahan memiliki pengaruh dan keinginan yang
besar agar proyek perubahannya terwujud dan berhasil dengan baik. Juga
memiliki pengaruh dan kepentingan yang besar agar proyek ini terwujud dan
berhasil dapat menunjang tusi antara lain :
Melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan, pelaksanaan kebijakan,
penyusunan norma, standar, prosedur dan kriteria serta pemberian bimbingan
8
teknis dan evaluasi dibidang program serta bimbingan dan penyuluhan
pemagangan luar negeri.
d. IM Japan (Defenders)
Mereka memiliki pengaruh yang besar namun kepentingan yang rendah mereka memiliki
nilai koorporatif, Resposif dan disiplin dan kepada mereka berkomunikasi dengan advice
dan instruksi;
e. Kasubdit PJP (Defenders)
Memiliki pengaruh yang kecil namun memiliki kepentingan yang besar terhadap
gagasan proyek perubahan saya, beliau mempunyai nilai koorporatif dan untuk
berkomunikasi dengan beliau dengan cara informatif;
f. KasubditPA (Defenders)
Memiliki pengaruh yang kecil namun memiliki kepentingan yang besar terhadap gagasan
proyek perubahan saya, beliau mempunyai nilai koorporatif dan untuk berkomunikasi
dengan beliau dengan cara informatif;
g. Kasubdit PDN (Defenders)
Memiliki pengaruh yang kecil namun memiliki kepentingan yang besar terhadap
gagasan proyek perubahan saya, beliau mempunyai nilai koorporatif dan untuk
berkomunikasi dengan beliau dengan cara informatif;
h. Disnakertrans Prop/Kab/Kota (Defenders)
Mereka memiliki pengaruh yang besar namun kepentingan yang rendah mereka memiliki
nilai koorporatif, Resposif dan disiplin dan kepada mereka berkomunikasi dengan advice
dan instruksi;
i. Staf Program dan Bimluh (Defenders)
Memiliki pengaruh yang kecil namun memiliki kepentingan besar sehingga
ketertarikan yang tinggi terhadap gagasan proyek perubahan saya , mereka
mempunyai nilai solidaritas yang tinggi dan untuk berkomunikasi dengan mereka
dengan cara bimbingan;
j. Lembaga Pengirim/SO (Defenders)
Mereka memiliki pengaruh yang besar namun kepentingan yang rendah mereka memiliki
nilai koorporatif, Resposif dan disiplin dan kepada mereka berkomunikasi dengan advice
dan instruksi;
9
k. Calon Peserta (Defenders)
Mereka memiliki pengaruh yang besar namun kepentingan yang rendah mereka memiliki
nilai koorporatif, Resposif dan disiplin dan kepada mereka berkomunikasi dengan advice
dan instruksi;
l. Alumni Pemagangan (Latens)
Mereka memiliki pengaruh yang besar namun kepentingan yang rendah mereka
memiliki nilai koorporatif, Resposif dan disiplin dan kepada mereka berkomunikasi
dengan advice dan instruksi;
F. ANGGARAN
Anggaran yang diperlukan dalam rangka proyek perubahan ini sebesar Rp. 8.000.000,- (Delapan
juta rupiah), terdiri dari :
NO. PROGRAM KEGIATAN
PERHITUNGAN TAHUN 2016
VOLUME HARGA SATUAN JUMLAH BIAYA
Biaya Pembuatan Pedoman Pelatihan Pemagangan Luar Negeri 8,000,000
- Biaya rapat dan Konsumsi
10 ORG Rp200.000 Rp 2.000,000
- Penggandaan Bahan 1 PKT Rp5.000,000 Rp 500,000
- Komputer Supplies
1 PKT Rp2.000,000 Rp 1,000,000
10
BAB III.
PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN
A. Capaian masing-masing tahapan proyek perubahan Tahapan Pelaksanaan
Tahapan 1 : Persiapan pembentukan Tim Efektif
Lama/Tgl Kegiatan :5 7September 2016
NO URAIAN KERJA PENANG
JAWAB
CAPAIAN/OUTPUT WAKTU
1. a. Pertemuan dengan mentor
untuk menjelaskan tentang
pembentukan tim efektif;
b b. Diskusi dan meminta duku-
kungan kepada stakeholder
internal;
c.Persetujuan mentor terhadap
tim efektif proyek perubahan
Project
Leader
a. Masukan dan saran
b. Memahami pentingnya Tim
Efekti dalam Proyek Perubahan
c. Disetujui adanya tim efektif
3 Hari
Tahapan Pelaksanaan Tahapan 2 : Membentuk Tim Efektif untuk Proyek Perubahan Pedoman
Pelatihan Pra Pemagangan Luar Negeri Lama/Tgl Kegiatan : 9 16 September 2016
NO URAIAN KERJA PENANG
JAWAB
CAPAIAN/OUTPUT WAKTU
2. a. Rapat Pembentukan Tim Efektif.
b. Membuat Konsep SK TIM
Efektif;
c.Koreksi SK Tim Efektif;
d.Perbaikan SK Tim Efektif
e.Penanda Tanganan SK Tim
Efektif
f. Pendistribusian SK Tim
Efektif
Project
Leader
a. Kesepakatan pelaks kegitan
b. Konsep SK Tim efektif tersusun
c. Konsep SK Tim yg sdh terkoreksi
d. SK Tim Efektif yg sudah di paraf
e. SK yang sudah ditanda tangani
f. Tanda Terima
5 Hari
11
Tahapan Pelaksanaan
Tahapan 3 : Pengumpulan Bahan
Lama/Tgl Kegiatan : 19 23 September 2016
NO URAIAN KERJA PENANG
JAWAB
CAPAIAN/OUTPUT WAKTU
3 a. Pengumpulan bahan yang
dapat menjadi referensi
penyusunan Pedoman
Pelatihan Pra Pemagangan
Luar Negeri.
b. Meminta masukan dari
stakeholder internal maupun
eksternal.
Project
Leader
a. Bahan yang terkait dengan isi
pedoman pelatihan pra
pemagangan luar negeri.
b. Memahami pentingnya bahan/
data untuk penyusunan
pedoman pelatihan pra
pemagangan luar negeri.
5 Hari
Tahapan Pelaksanaan
Tahapan 4 : Penyusunan Pedoman Pelatihan Pra Pemagangan Luar
Negeri
Lama/Tgl Kegiatan : 26 September 26 Oktober 2016
NO URAIAN KERJA PENANG
JAWAB
CAPAIAN/OUTPUT WAKTU
4 a. Rapat persiapan
b. Penyusunan draft awal
c. Rapat pembahasan draft
d. Perbaikan draft awal
e. Rapat Finalisasi Pedoman
Pelatihan Pra Pemagangan
Luar Negeri.
Project
Leader
a. Persetujuan kegiatan, saran
peserta rapat.
b. Draft awal tersusun
c. Draft Awal Terkoreksi
d. Draft final terselesaikan
e. Draft final disepakati
30 Hari
12
Tahapan Pelaksanaan
Tahapan 5 : Uji Kepatutan
Lama/Tgl Kegiatan : 27 Oktober - 31 Oktober 2016.
NO URAIAN KERJA PENANG
JAWAB
CAPAIAN/OUTPUT WAKTU
5. a. Melaksanakan sosialisasi
kepada stakeholder eksternal
b. Melakukan pertemuan dengan
stakeholder eksternal
Project
Leader
a. Menjelaskan secara teknis
tentang pedoman pelatihan pra
pemagangan luar negeri.
b. Dukungan dari lembaga-
lembaga mengenai pedoman
pelatihan pra pemagangan luar
negeri.
4 Hari
Tahapan Pelaksanaan
Tahapan 6 : Penerbitan
Lama/Tgl Kegiatan : 1 3Nopember 2016
NO URAIAN KERJA PENANG
JAWAB
CAPAIAN/OUTPUT WAKTU
6. a. Pengesahan Pedoman Pela-
tihan Pra pemagangan Luar
Negeri oleh Direktur Bina
Pemagangan.
b. Pencetakan Pedoman
c. Pendistribusian Pedoman
Project
Leader
a. Pedoman Pelatihan Pra
Pemagangan LN di syahkan
oleh Direktur Bina
Pemagangan
b. Buku Pedoman Pelatihan Pra
Pemaganagan Luar Negeri
yang sudah sempurna.
c. Tanda Terima
3 Hari
A. Produk yang di hasilkan dalam proyek perubahan sebagai berikut :
13
PEDOMAN PELATIHAN
PRA PEMAGANGAN LUAR NEGERI
KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN R.I DIREKTORAT JENDERAL PEMBINAAN PELATIHAN DAN PRODUKTIVITAS
DIREKTORAT BINA PEMAGANGAN Jln. Jend. Gatot Subroto Kav. 51 Lt. VI A Jakarta Selatan
14
KATA PENGANTAR
Peningkatan kualitas sumber daya manusia dapat diselenggarakan melalui tiga jalur
utama,yaitu jalur pendidikan,pelatihan kerja, dan pengalaman di dunia kerja.Salah satu jalur
peningkatan kualitas calon tenaga kerja/tenaga kerja dilaksanakan melalui jalur sistem
pelatihan kerja yang salah satu sub sistem didalamnya dilakukan melalui pemagangan.
Berbagai kendala dan masalah program pemagangan luar negeri salah satunya adalah
persiapan sebelum keberangkatan ke luar negeri, dan masih banyak kendala lain diluar
persiapan, baik yang bersifat teknis maupun non teknis.
Persiapan menjelang keberangkatan saat ini ada tahapan yang dikenal dengan
pelatihan pra pemagangan luar negeri di daerah dan pelatihan pemantapan pra pemagangan
luar negeri yang dilaksanakan di pusat khususnya yang dilaksanakan oleh pemerintah bekerja
sama dengan IMM Jepang,dan untuk pelatihan pra pemagangan bagi program pemagangan
yang diselenggarakan oleh penyelenggara pemagangan yang diberi ijin oleh Kemenakertrans
yaitu yang dikenal sebagai Sending Organisasi ( SO ) pelatihan pra pemagangan nya
sepenuhnya dilaksanakan oleh SO yang bersangkutan dengan terus diadakan bimbingan oleh
Kemnaker dalam hal ini Direktorat Bina Pemagangan.
Sehubungan dengan hal tersebut diatas,maka untuk dapat memberikan acuan
kepada penyelenggara pemagangan luar negeri baik yang dilakukan oleh Dinas di propinsi
yang bertanggung jawab dibidang ketenagakerjaan, untuk itu dipandang sangat penting
untuk disusun pedoman Pelatihan Pra Pemagangan Luar Negeri,yang diharapkan dapat
dijadikan pedoman bagi pembina di dinas propinsi yang bertanggung jawab dibidang
ketenagakerjaan maupun oleh lembaga pengirim (SO) yang memiliki izin penyelenggaraan
dari Kemenakertrans.
Dengan telah disusunya Pedoman ini diharapkan pelaksanaan pelatihan pra
pemagangan luar negeri dapat dilaksanakan sebagaimana yang diharapkan, dan
menghasilkan calon peserta pemagangan yang akan berangkat mengikuti pemagangan di luar
negeri baik pengetahuan bahasa,budaya adat istiadat serta kesiapan mental akan lebih baik
dan dapat mengurangi permasalahan yang timbul pada saat mereka sampai dan berada di
perusahaan di luar negeri.
15
Disadari bahwa pedoman ini masih jauh dari kesempurnaan,oleh karena itu kepada
semua pihak diharapkan masukan dan saran yang bersifat konstruktif sehingga pada masa
yang akan datang pedoman ini akan semakin sempurna dan lebih implementatif.
Jakarta, Oktober 2016
Direktur Bina Pemagangan,
Drs. Asep Gunawan, MM NIP 19610526 199103 1 001
16
DAFTAR ISI
Halaman KATA PENGANTAR .................................................................................... DAFTAR ISI .................................................................................... BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang........................................................ B. Dasar Hukum ......................................................... C. Tujuan dan Sasaran .............................................. D. Ruang Lingkup ...................................................... E. Pengertian .............................................................
BAB II
PROGRAM PELATIHAN
A. Ketentuan Umum ................................................. B. Kurikulum dan Silabus .......................................... C. Metoda ................................................................. D. Tenaga Kepelatihan ........................................... E. Sarana dan Prasarana Pelatihan ........................ F. Pembiayaan .......................................................
BAB III
PELAKSANAAN
A. Waktu dan Tempat Pelatihan ............................ B. Penyelenggaraan .............................................. C. Kegiatan Pelatihan .............................................. D. Adminstrasi Pelatihan ...................................... E. Pengendalian ......................................................
BAB IV
PEMBINAAN
A. Unsur Pembina ................................................... B. Materi ................................................................. C. Mekanisme .........................................................
BAB V
PENUTUP ..........................................................
LAMPIRAN
17
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Program pemagangan luar negeri sejak dimulai tahun 1993 sampai dengan September
2016 menurut data yang tercatat pada Direktorat Bina Pemagangan telah berhasil
diberangkatkan peserta pemagangan ke luar negeri untuk melaksanakan pogram
pemagangan sebanyak 63.091 orang. Dengan angka tersebut, maka rata-rata jumlah
peserta pemagangan per tahun adalah sebanyak 2.743 orang.
Peserta tersebut pada umumnya diberangkatkan dari berbagai daerah oleh organisasi
pengirim (SO), baik lembaga pemerintah, perusahaan, LPK maupun lembaga pendidikan.
Dari data tersebut membuktikan bahwa animo masyarakat di daerah untuk mengikuti
program pemagangan ke luar negeri masih cukup tinggi.
Keterbatasan anggaran yang dialokasikan di pusat untuk pembinaan calon peserta
pemagangan ke luar negeri tidak cukup memadai, sehingga untuk menjangkau pembinaan
seluruh daerah tidak dapat dilakukan dengan optimal.
Pelaksanaan pelatihan pra pemagangan ke luar negeri yang dilakukan saat ini,
daerah pada umumnya masih banyak menggantungkan dari alokasi anggaran yang
tersedia di pusat, sehingga penyelenggaraan pelatihan pra pemagangan menjadi tidak
optimal.
Cukup tingginya jumlah peserta pelatihan pra pemagangan di daerah yang tidak lulus
mengikuti seleksi bahasa pada level yang telah ditentukan, hal tersebut mengindikasikan
bahwa penyelenggaraan pelatihan pra pemagangan ke luar negeri yang diselenggarakan di
daerah belum berhasil secara optimal .
Disamping hal tersebut diatas, terbatasnya kegiatan sosialisasi yang dilakukan ke
berbagai daerah yang memiliki animo pemagangangan cukup tinggi, berdampak kepada
jumlah peserta pemagangan yang dapat lolos sesuai dengan persyaratan masih rendah.
Oleh sebab itu dalam upaya terciptanya penyelenggaraan pelatihan pra pemagangan
luar negeri yang optimal dan menghasilkan lulusan yang memenuhi standar yang
diinginkan dipandang perlu untuk disusun pedoman pelatihan pra pemagangan luar negeri
sebagai pedoman bagi penyelenggara program tersebut baik yang dilaksanakan oleh
Dinas yang membidangi ketenagakerjaan maupun oleh lembaga pengirim (SO) yang telah
mendapat ijin dari Kemenakertrans.
18
B. Dasar Hukum
1. Undang-undang nomor 13 tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan;
2. Peraturan Pemerintah Nomor 31 Tahun 2006 tentang Sistem Pelatihan Kerja Nasional;
3. Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Nomor PER-05/MEN/IV/2007 tanggal 5 April 2007 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Tenaga Kerja dan Transmigrasi R.I;
4. Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Nomor. PER-08/MEN/V/2008 tentang Tata Cara Perizinan dan Penyelenggaraan Pemagangan di Luar Negeri.
C. Tujuan dan Sasaran
1. Tujuan
Tujuan dari penyusunan Pedoman Pelatihan Pra Pemagangan Luar Negeri adalah
untuk memberikan acuan bagi penyelenggara pelatihan, sehingga diperoleh
keseragaman pelaksanaan dan hasil pelatihan yang optimal.
2. Sasaran
a. Terwujudnya efisiensi dan efektivitas penyelenggaraan pelatihan pra pemagangan luar negeri guna memenuhi kualifikasi yang dipersyaratkan.
b. Terwujudnya kualitas peserta pelatihan program pemagangan luar negeri sesuai dengan kualifikasi yang dipersyaratkan.
D. Ruang Lingkup
Ruang lingkup dari Pedoman ini adalah :
a. Program Pelatihan meliputi ; ketentuan umum, kurikulum dan silabus, metode, urutan kegiatan, tenaga kepelatihan, sarana dan prasarana, dan pembiayaan.
b. Pelaksanaan meliputi ; waktu dan tempat pelatihan, penyelenggaraan, kegiatan pelatihan, administrasi pelatihan, dan pengendalian.
c. Pembinaan meliputi ; unsur pembina, materi pembinaan, dan mekanisme pembinaan.
E. Pengertian
1. Pemagangan adalah bagian dari sistem pelatihan kerja yang diselenggarakan secara terpadu antara pelatihan di lembaga pelatihan dengan bekerja secara langsung dibawah bimbingan dan pengawasan instruktur atau pekerja/buruh yang lebih
berpengalaman, dalam proses produksi barang atau jasa di perusahaan, dalam rangka menguasai keterampilan atau keahlian tertentu.
2. Pelatihan Pra Pemagangan Luar Negeriadalah proses kegiatan pelatihan di dalam negeri guna mempersiapkan peserta pemagangan luar negeriuntuk mampu
berkomunikasi dalam bahasa negara tujuanserta mengenal budaya negara tujuan.
3. Dinas Provinsi adalah Dinas yang bertanggung jawab dibidang ketenagakerjaan
19
Pemerintah Provinsi. 4. IM Japan adalah sebuah yayasan dari Jepang dan membuka perwakilan di Indonesia
yang bergerak dibidang pengembangan sumber daya manusia yang menjalin kerjasama dengan Kemnakertrans dalam hal ini Ditjen Binalattas untuk
menyelenggarakan pemagangan ke Jepang. 5. Lembaga Pengirim (SO) adalah lembaga pengirim resmi swasta yang memiliki izin
dari Kemnakertrans.
20
BAB II
PROGRAM PELATIHAN
A. Ketentuan Umum
Dalam upaya kelancaran pelaksanaan pelatihan pra pemaganganluar negeri
dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut :
1. Persiapan : Sebelum mulai pelatihan pra pemagangan luar negeri, perlu dipersiapkan hal-hal
sebagai berikut :
a. Tempat b. Sarana dan prasarana
c. Peserta d. Tenaga Kepelatihan
e. Program
2. Pelaksanaan Pelatihan : a. Penyelenggaraan pelatihan dilakukan oleh Lembaga Pengirim (SO) dan/atau dapat
bekerjasama dengan Kemenakertrans, dan dinas yang membidangi
ketenagakerjaan tingkat provinsi. b. Tenaga Kepelatihan, terdiri dari :
1) Guru Bahasa dan Budaya negara tujuan 2) Instruktur Fisik Mental dan Disiplin (FMD)
3) Panitia Penyelenggara c. Durasi pelatihan :
1) Pelatihan dilaksanakan sekurang-kurangnya dilaksanakan 400 jam pelatihan (2
bulan), meliputi : a) Sosialisasi Jaminan bagi peserta
b) Penjelasan kepada orang tua peserta c) Validasi data peserta d) Penjelasan Jenis Kejuruan yang tersedia di negara tujuan
e) Pengisian Dokumen f) Wawancara Penempatan Perusahaan
g) Bahasa dan Budaya negara tujuan h) FMD (Fisik, Mental dan Disiplin)
i) Evaluasi d. Peserta tinggal di asrama selama mengikuti pelatihan. e. Ketentuan dalam pelatihan, adalah sebagai berikut :
1) Bagi peserta yang dinyatakan lulus pelatihan tetapi karena sesuatu hal sehingga ditunda keberangkatannya, untuk sementara dipulangkan ke rumah
masing-masing dengan diberikan tugas atau pekerjaan rumah. 2) Peserta akan dipanggil kembali untuk mengikuti pelatihan pra pemagangan
luar negeri berikutnya sekurang-kurangnya 120 jam pelatihan (1 bulan) setelah ada kepastian penempatan.
21
3) Bagi peserta yang dinyatakan tidak memenuhi standar penilaian dinyatakan gagal dan tidak berhak melanjutkan pelatihan.
B. Kurikulum Dan Silabus
1. Kurikulum
Kurikulum pelatihan pra pemagangan luar negeri sekurang-kurangya berjumlah 400
jam pelatihan, terdiri dari :
a. Kelompok/Kompetensi Umum : 120 Jam
b. Kelompok/Kompetensi Inti : 230 Jam c. Kompetensi Penunjang : 30 Jam
d. Evaluasi : 20 Jam
2. Silabus
Silabus pelatihan pra pemagangan luar negeri merupakan penjabaran dari kurikulum
kedalam pengetahuan, keterampilan dan sikap. Kurikulum dan silabus dapat
digambarkan pada lampiran 3.
C. Metode
1. Metoda pembelajaran untuk pelatihan pra pemagangan dilakukan dengan metode Ceramah, Praktek simulasi, Tanya-jawab dengan menekankan pada kemampuan
komunikasi. 2. Pembelajaran dilakukan di dalam dan di luar ruangan. 3. Jenis dan Sifat pembelajaran adalah :
a. Pembelajaran Tatap Muka, yaitu pembelajaran yang langsung dipandu oleh guru dan dilaksanakan di dalam kelas maupun di luar kelas.
b. Pembelajaran Terstruktur, yaitu pembelajaran dengan diberikan tugas oleh guru berupa PR maupun tugas lainnya yang tidak diawasi oleh guru secara langsung.
c. Pembelajaran Mandiri, yaitu pembelajaran yang dilakukan sendiri oleh peserta untuk menambah pengetahuan dan materinya ditentukan oleh guru.
D. Tenaga Kepelatihan
1. Guru Bahasa dan Budaya pada pelatihan pra pemagangan luar negeri adalah guru
yang telah memenuhi kualifikasi dan persyaratan yang ditetapkan oleh lembaga pengirim (SO).
2. Instruktur Fisik, Mental dan Disiplin (FMD) dan Panitia Penyelenggara adalah
karyawan yang ditunjuk/ditugaskan oleh lembaga pengirim (SO), dalam hal tertentu dapat melibatkan instansi terkait.
22
E. Sarana dan Prasarana Pelatihan
Sarana dan prasarana pelatihan disediakan oleh lembaga pengirim (SO), dalam hal
lembaga pengirim tidak memiliki sarana dan prasarana pelatihan sendiri, dapat
melakukan kerjasama dengan lembaga lain.
F. Pembiayaan
Pembiayaan pelatihan yang meliputi ; akomodasi, konsumsi, kesehatan/asuransi,
transportasi menjadi tanggungan peserta, sedangkan biaya untukhonorarium instruktur,
alat tulis kantor,sarana dan prasarana pembiayaan oleh lembaga pengirim atau dibantu
pemerintah daerah.
23
BAB III
PELAKSANAAN
A. Waktu Dan Tempat Pelatihan
1. Waktu Pelaksanaan
Kegiatan pelatihan dilaksanakan mulai hari Senin sampai dengan hari Sabtu dengan
rincian sebagai berikut :
a. Kegiatan belajar mengajar Bahasa dan Budaya dilaksanakan hari Senin sampai
dengan Jumat jam 08:00 17:00 WIB. b. Kegiatan FMD dilaksanakan pada :
- Hari Senin s/d Jumat dari jam 05.00 s/d 06.00 WIB, melaksanakan kegiatan
olah raga. - Hari Sabtu jam 08.00 s/d 12.00 WIB, melaksanakan kegiatan kebersihan
lingkungan, olah raga, dan kegiatan ekstra kurikuler lainnya.
2. Tempat Pelatihan
Tempat pelatihan pra pemagangan luar negeri dilaksanakan di daerah asal peserta
atau tempat lain yang ditunjuk oleh lembaga pengirim (SO).
B. Penyelenggaraan
1. Organisasi Pelaksana
Pelaksana pelatihan pra pemagangan adalah lembaga pengirim (SO), dan/atau dapat
bekerjasama dengan Kemenakertrans dan dinas yang membidangi ketenagakerjaan
tingkat provinsi
2. Tugas Dan Tanggung Jawab a. Kemenakertrans bersama-sama dengan lembaga pengirim(SO) dapat membuat
rencana kegiatan, yang meliputi ;
1) Penyusunan Program Pelatihan 2) Penyusunan kurikulum dan silabus
3) Penetapan rencana kegiatan pelatihan yang meliputi : a) Sosialisasi jaminan dan penjelasan kepada orang tua peserta
b) Pembukaan dan penutupan pelatihan c) Evaluasi peserta
4) Mengkoordinasikan pelaksanaan pelatihan, yang meliputi :
a) Pembukaan b) Validasi data administrasi
c) Penjelasan orang tua peserta d) Penempatan perusahaan e) Monitoring dan evaluasi penyelenggaraan
24
b. Lembaga Pengirim (SO), dapat bekerjasama dengan Kemnaker melakukan tugas : 1) Menyusun Program Pelatihan
2) Menyusun kurikulum dan silabus 3) Validasi data administrasi
4) Melaksanakan wawancara dalam rangka penempatan perusahaan 5) Penjelasan kepada orang tua peserta
6) Menyampaikan informasi tentang situasi dan kondisi negara tujuan 7) Melaksanakan evaluasi dalam rangka penetapan kelulusan peserta 8) Melaksanakan monitoring dan evaluasi penyelenggaraan
9) Memandu peserta dalam pengisian dokumen yang dipersyaratkan (personal history, visa aplikasi, dll)
10) Menjelaskan tata tertib pelatihan di negara tujuan 11) Menunjuk guru/instruktur 12) Menunjuk panitia penyelenggara pelatihan
13) Memanggil peserta untuk mengikuti pelatihan 14) Menyediakan sarana dan prasarana pelatihan
c. Dinas Provinsi ;
1) Perizinan pelaksanaan pelatihan 2) Penjelasan program pemagangan
b. Instruktur FMD ; 1) Melaksanakan pembinaan Fisik, Mental dan Disiplin (FMD) peserta pelatihan
2) Melaksanakan evaluasi fisik peserta
c. Panitia Penyelenggara ; 1) Menyiapkan sarana dan prasarana pelatihan 2) Mengelola administrasi pelatihan, meliputi ; surat menyurat, foto copy, fax, dan
tugas lainnya. 3) Menyiapkan bahan evaluasi peserta berupa nilai bahasa, budaya, fisik dan sikap
4) Menyampaikan data evaluasi peserta
f. Guru Bahasa dan Budaya Jepang; 1) Menyiapkan bahan ajar 2) Melaksanakan pre tes terhadap peserta pelatihan
3) Mengajar Bahasa dan Budaya 4) Melaksanakan evaluasi kemajuan peserta
5) Membuat bahan evaluasi 6) Memberikan tugas/pekerjaan rumah 7) Melaporkan kemajuan peserta
25
3. Hubungan Kerja
Keterangan :
: Kerjasama : Instruksi : Koordinasi
C.Kegiatan Pelatihan
1. Urutan Kegiatan
a. Pemanggilan peserta untuk masuk tempat pelatihan. b. Pembuatan pasport dilaksanakan selambat-lambatnya 11 hari sebelum
pembukaan pelatihan c. Penjelasan orang tua peserta dilaksanakan sebelum dimulai pelatihan
d. Pelaksanaan Pembukaan Pelatihan, dilanjutkan dengan validasi dokumen e. Pengisian biodata peserta
f. Wawancara Penempatan Perusahaan g. Pengisian Personal History h. Pelaksanaan orientasi pengenalan program pelatihan
i. Evaluasi Pertama dilaksanakan selambat-lambatnya 14 hari setelah acara pembukaan pelatihan
j. Penjelasan Tata Tertib Pelatihan di negara tujuan k. Evaluasi Kedua dilaksanakan selambat-lambatnya 38 hari setelah pembukaan
pelatihan l. Penutupan dan Pemberangkatan
LEMBAGA PENGIRIM DISNAKER PROV
PANITIA
PENYELENGGARA
GURU
DITJEN BINALATTAS
INSTRUKTUR
F M D
26
2. Pelaksanaan Kegiatan Pelatihan
Pelaksanaan kegiatan pembelajaran Bahasa dan Budaya adalah sebagai berikut :
a. Waktu Proses Pembelajaran 1) Proses pembelajaran berlangsung selama 8 (delapan) jam dalam 1 (satu) hari. 2) Setiap 1 (satu) jam pelajaran diberikan waktu istirahat 10 (sepuluh) menit.
3) Istirahat siang diberikan waktu selama 1 (satu) jam atau 60 (enam puluh) menit dari jam 12:00 s/d 13:00 WIB.
4) Jadwal kegiatan belajar khusus hari Jumat adalah sebagai berikut : a) Pagi hari mulai jam 08:00 s/d 11:45 WIB
b) Siang hari mulai jam 13:15 s/d 17:00 WIB 5) Pada jam pelajaran ke 8 (jam 16:30 s/d 17:00 WIB) adalah jam belajar
mandiri
Pembagian jam pelajaran dengan rincian sebagai berikut :
Jam Ke Senin Kamis Jumat Keterangan
1 08:00 08:30 08:00 08:30 Persiapan Kelas
2 08:30 09:00 08:30 09:00 Diskusi
(brainstorming)
09:00 09:10 09:00 09:10 Istirahat
3 09:10 10:30 09:10 10:20 Budaya
10:30 10:40 10:20 10:30 Istirahat
4 10:40 12:00 10:30 11:45 Bahasa
Istirahat, Sholat, Makan Siang (ISHOMA)
5 13:00 14:00 13:15 14:10 Bahasa
14:00 14:10 14:10 14:20 Istirahat
6 14:10 15:10 14:20 15:15 Bahasa
15:10 15:20 15:15 15:25 Istirahat
7 15:20 16:20 15:25 16:20 Bahasa
16:20 16:30 16:20 16:30 Istirahat
8 16:30 17:00 16:30 17:00 - Belajar Mandiri
- Bersih-bersih
27
b. Kegiatan Pembinaan Mental Kegiatan pembinaan mental dilaksanakan dengan menyisipkan dalam setiap
kegiatan, baik di dalam maupun di luar kelas.
3. Evaluasi Peserta Pelatihan
Evaluasi peserta pelatihan merupakan evaluasi komprehensif hasil belajar peserta
yang meliputi : Bahasa, Budaya, Fisik, dan Sikap.
a. Pelaksanaan Evaluasi :
1) Evaluasi Pertama ;
Yaitu evaluasi yang dilaksanakan pada awal pelatihan ( 4 minggu setelah
pembukaan).
2) Evaluasi Kedua ;
Dilaksanakan pada akhir pelatihan ( 1 minggu sebelum penutupan).
b. Materi Evaluasi :
1) Evaluasi Pertama ;
a) Bahasa : (huruf, kosa kata, tata bahasa) b) Sikap : Kedisiplinan, Kepatuhan dan Ketaatan terhadap semua Tata Tertib,
Instruksi, Peraturan Pelatihan.
2) Evaluasi Kedua ;
a) Bahasa b) Budaya
Tata Tertib Pemagangan, Kehidupan di negara tujuan, Etika Kerja di
Perusahaan.
c) Fisik Ketahanan fisik
d) Sikap Kedisiplinan, Kepatuhan, dan Ketaatan terhadap semua Tata Tertib,
Instruksi, Peraturan Pelatihan.
c. Tujuan Evaluasi :
1) Untuk memperoleh informasi atau keterangan tentang keadaan seluruh peserta selama mengikuti pelatihan.
2) Untuk memutuskan peserta yang bisa atau tidak bisa melanjutkan pelatihan.
d. Standar Kelulusan :
2) Evaluasi Pertama a) Bahasa (Huruf, kosa kata, tata bahasa) = 70%
b) Sikap = Baik
28
3) Evaluasi Kedua a) Bahasa (Huruf, kosa kata, tata bahasa) = 70%
b) Budaya
- Etika Kerja di Perusahaan = 70% - Tata Tertib Pelatihan = 70%
- Kehidupan di negara tujuan = 70% c) Fisik = Baik
Bilamana ada peserta yang memperoleh nilai dibawah standar kelulusan, maka
peserta tersebut diberi kesempatan mengulang atau remidial 1 (satu) kali
dengan jeda waktu selama-lamanya 3 (tiga) hari setelah nilai diumumkan.
Adapun standar kelulusan hasil remidial (evaluasi kedua) adalah sebagai
berikut :
a) Bahasa (Huruf, kosa kata, tata bahasa) = 80%
b) Budaya Jepang
1) Etika kerja di Perusahaan = 100% 2) Tata Tertib Pelatihan = 100% 3) Kehidupan di negara tujuan = 100%
c) Fisik = Baik
4.Penetapan Hasil Evaluasi
Peserta yang tidak memenuhi syarat kelulusan yaitupeserta yang memiliki nilai
dibawah standar kelulusan, maka dinyatakan gagal.
D. Administrasi Pelatihan
Pengadministrasian dilakukan menggunakan form yang sudah tersedia meliputi :
1. Administrasi Peserta Terdiri dari :
a. Daftar Nama Peserta
b. Profile Peserta c. Kartu Pembinaan
d. Jadwal Petugas Piket
2. Administrasi Pelatihan
a. Hasil Validasi Administrasi b. Daftar Hadir Kegiatan.
c. Surat Pernyataan sanggup taat dan patuh terhadap Tata Tertib Pelatihan (terlampir)
d. Surat Pernyataan hasil Pembinaan terhadap Pelanggaran Sikap (terlampir).
29
3. Administrasi Evaluasi Terdiri dari :
a. Nilai hasil tes Bahasa, Budaya, dan Fisik b. Berita acara evaluasi
c. Berita acara evaluasi khusus (bila ada)
4. Administrasi Pelaporan
Laporan penyelenggaraan Pelatihan Pra Pemagangan disampaikan oleh
lembagapengirim (SO) yang diketahui oleh Kepala Dinas Provinsi yang bertanggung
jawab dibidang ketenagakerjaan ditujukan kepada Direktur Jenderal Pembinaan
Pelatihan dan Produktivitas c.q. Direktur Bina Pemagangan, disampaikan akhir masa
pelatihan.
E. Pengendalian
1. Monitoring
Monitoring dilakukan oleh Direktorat Bina Pemagangan Ditjen Binalattas
Kemenakertrans.
Hasil monitoring dilaporkan kepada Direktur Jenderal Pembinaan Pelatihan dan
Produktivitas c.q Direktur Bina Pemagangan.
2. Evaluasi Penyelenggaraan
Evaluasi penyelenggaraan dilakukan oleh Direktorat Bina Pemagangan dengan pihak-
pihak terkait apabila dianggap perlu.
3. Pelaporan
Pelaporan dilakukan oleh lembaga pengirim (SO) kepada Dirjen Binalattas c.q. Direktur
Bina Pemagangan dengan tembusan disampaikan kepada Dinas yang membidangi
ketenagakerjaan tingkat provinsi.
30
BAB IV
PEMBINAAN
A. Unsur Pembina Unsur pembina pada Pelatihan Pra Pemagangan, terdiri dari :
1. Direktorat Bina Pemagangan Ditjen Binalattas 2. Dinas Provinsi
B. Materi Materi pembinaan meliputi :
1. Pembinaan program a. Pembinaan akademis yang berkaitan dengan materi pelatihan. b. Pembinaan non akademis yang berkaitan dengan orientasi pra pemagangan luar
negeri 2. Pembinaan penyelenggaraan
Pembinaan penyelenggaraan berkaitan dengan pengelolaan pelatihan pra pemagangan
luar negeri, meliputi ; pengelolaan sarana dan prasarana pelatihan, pembinaan proses
belajar mengajar, pembinaan administrasi dan teknis penyelenggaraan.
C. Mekanisme
Pembinaan program meliputi evaluasi, dan validasi materi pelatihan untuk pengembangan
dan penyempurnaan program pelatihan sesuai dengan kurikulum dan waktu pelaksanaan.
Pembinaan penyelenggaraan meliputi persiapan administratif, teknis, dan personil,
pelaksanaan pelatihan, pelaporan hasil kegiatan yang dilakukan bersama-sama antara
Direktorat Bina Pemagangan Ditjen Binalattas dengan Dinas Provinsi.
31
BAB V
PENUTUP
Dengan terbitnya Pedoman Pelatihan Pra Pemagangan Luar Negeri ini diharapkan
tidak ada lagi kerancuan dalam penyelenggaraan pelatihan pra pemagangan luar negeri, dan
dapat menimbulkan persamaan persepsi semuapihak yang terkait.
Pedoman ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan, dan akan disempurnakan untuk
dapat menjawab/mengikuti perkembangan di lapangan.
Jakarta, Oktober 2016
Dit. Bina Pemagangan,
32
A. Gambara perubahan sebelum dan sessudah PP
SEBELUM SESUDAH
Belum dilaksanakannya bimbingan terhadap
SO oleh Kemnaker dalam hal ini Direktorat
Bina Pemagangan.
Segera dilaksanakannya bimbingan
terhadap SO oleh Kemnaker dalam hal
ini Direktorat Bina Pemagangan..
Tidak adanya keseragaman dalam
persiapan pelatihan pra pemagangan luar
negeri, seperti Waktu, Program pelatihan,
Instruktur dan pembiayaan.
Mulai adanya keseragaman dalam
persiapan pelatihan pra pemagangan
luar negeri, seperti Waktu, Program
pelatihan, Instruktur dan pembiayaan
sehingga dapat meminimalisasi
masalah dikemudian hari.
Tingkat ketidaklulusan peserta pelatihan pra
pemagangan luar negeri cukup tinggi.
Tingkat kelulusan peserta pelatihan pra
pemagangan luar negeri sangat tinggi.
B. Identifikasi masalah dan solusi
NO MASALAH SOLUSI
1. stakeholder internal tidak selalu
berada di tempat, hal ini
disebabkanpelaksanaan tugas lain
diluar kantor, sehingga diperlukan
waktu yang cukup lama untuk
menemui masing-masing
stakeholder internal.
Melakukan komunikasi, diskusi, dan
permohonan dukungan tetap
dilakukan melalui tatap muka
langsung dengan setiap stakeholder
internal yang berada di tempat, dan
memanfaatkan kesempatan pada
saat yang bersangkutan sedang
bersama-sama bertugas dalam suatu
kegiatan diluar kantor, serta
berkomunikasi melalui telepon.
2 Sulit mengumpulkan Tim Efektif
dalam waktu yang bersamaan dalam
pelaksanaan penulisan maupun
rapat-rapat, serta ruang rapat kurang
memadai.
Permohonan kepada atasan
langsung agar dibatasi keterlibatan
anggota Tim Efektif dalam kegiatan
diluar kantor.
3 - Direktur Bina Pemagangan tidak
selalu berada ditempat karena
- Menunggu Direktur Bina
Pemagangan kembali dari tugas
33
tugas luar yang tidak dapat
ditinggalkan.
- Waktu sangat terbatas untuk
melakukan pencetakan, dan
pendistribusian.
luar, sambil melakukan komunikasi
melalui telepon.
- Meminta perusahaan percetakan
untuk menyegerakan proses
pencetakan.
- Bergerak cepat dalam
pendistribusian.
34
BAB IV .
PENUTUP
A. Kesimpulan
a) Proyek Perubahan Pedoman Pelatihan Pra Pemagangan Luar Negeri
pada Dierktorat Bina Pemagangan yang akan digunakan oleh
stakeholder eksternal.
b) Strategi menggerakan stakeholder dengan berbagai cara, yaitu dengan
mengadakan rapat-rapat, melakukan pertemuan langsung/diskusi,
menemui langsung stakeholder dalam rangka meminta dukungan dan
masukan, komunikasi melalui telepon, melalui perantara stakeholder
lainnya dalam rangka sosialisasi.
c) Produk dari proyek perubahan ini telah didistribusikan untuk dijadikan
koleksi perpustakaan dan referensi bacaan pada, Balai Besar
Pengembangan Latihan Kerja Bekasi (BBPLK Bekasi), dan International
Manpower Development Japan (IM Japan).
d) Proyek perubahan ini akan membawa perubahan pada yang lebih baik,
dan memberikan manfaat langsung kepada penyeleggara program
pemagangan diseluruh wilayah Indonesia.
B. Saran-saran.
Kegiatan Proyek Perubahan dilaksanakan pada akhir tahun dirasakan
kurang tepat. Pada umumnya setiap Direktorat lebih berkonsentrasi untuk
menyelesaikan kegiatan yang sudah tercantum dalam Daftar Isian
Pelaksanaan Anggaran (DIPA), yang akibatnya penyelesaian proyek
perubahan menjadi kurang optimal. Untuk itu disarankan agar pelaksanaan
Diklat Kepemimpinan diselenggarakan pada awal tahun, untuk lebih
mengoptimalkan pelaksanaan proyek perubahan, dan meningkatkan kualitas
pesertanya.
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
Diskusi dengan Mentor dalam rangka persiapan pembentukan tim efektif (4 Sept 2016)
Rapat persiapan pembentukan tim efektif ( 5 Sept 2016 )
47
Rapat Penyusunan Pedoman Pelatihan Pra Pemagangan Luar Negeri ( 26 Sept 2016 )
Rapat Penyusunan Pedoman Pelatihan Pra Pemagangan Luar Negeri ( 26 Sept 2016 )
48
Melaksanakan sosialisasi kpd stakeholder Eksternal dlm rangka Uji Kepatutan (27 Okt 2016)
Melaksanakan sosialisasi kpd stakeholder Eksternal dlm rangka Uji Kepatutan (27 Okt 2016)
49
Rapat Pengumpulan Bahan Pedoman Pelatihan Pra Pemagangan LN (19 Sept 2016)
Rapat Pengumpulan Bahan Pedoman Pelatihan Pra Pemagangan LN (19 Sept 2016)
50
Rapat Pembentukan Tim Efektif dalam rangka proyek perubahan. ( 9 Sept 2016 )
Rapat Pembentukan Tim Efektif dalam rangka proyek perubahan. ( 9 Sept 2016 )