BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Diklat dianggap sebagai faktor penting dalam peningkatan kinerja

pegawai, proses dan organisasi, sudah luas diakui. Tapi masalahnya

banyak diklat yang diselenggarakan oleh suatu organisasi tidak atau kurang

memenuhi kebutuhan sesungguhnya. Misalnya yang diperlukan

sesungguhnya adalah pelatihan B tetapi yang dilakukan A, akibatnya

investasi yang ditanamkan melalui diklat kurang dapat dilihat hasilnya. Lebih

parah lagi perlu tidaknya suatu diklat mudah digugat.. Timbulnya masalah ini

tentu disebabkan banyak hal. Salah satunya terletak pada Training Needs

Assessment (TNA)-nya yang tidak pernah dilakukan dengan benar.

Dalam konteks pelaksanaan diklat yang diselenggarakan pemerintah,

maka hal yang perlu ditinjau kembali adalah berkaitan pada penerapan

kurikulum, penerapan metode (teknik dan materi) serta pemilihan sasaran

(peserta) diklat dan yang benar-benar sesuai/relevan dengan tujuan yang

hendak dicapai. Penelaahan atas hal tersebut adalah akan lebih tepat bila

kita mengkajinya dengan suatu pendekatan yang disebut sebagai atau

analisis kebutuhan diklat (training needs assessment). Penilaian kebutuhan

akan diklat menjadi hal penting mengingat diklat kepada pegawai negeri sipil

(PNS) masih tetap perlu untuk dilanjutkan penyelenggaraannya dalam

1

kerangka terus mengembangkan atau meningkatkan sumber daya manusia

(aparatur pemerintah).

Diklat mempunyai arti penyelenggaraan proses belajar mengajar

dalam rangka meningkatkan kemampuan dalam melaksanakan tugas dan

jabatan tertentu. Kebutuhan diklat adalah jenis diklat yang dibutuhkan oleh

seorang pemegang jabatan atau pelaksana pekerjaan tiap jenis jabatan atau

unit organisasi untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan, dan sikap

dalam melaksanakan tugas yang efektif dan efisien.

kebutuhan diklat adalah kekurangan pengetahuan, ketrampilan dan

sikap seorang pegawai sehingga kurang mampu melaksanakan tugas,

tanggung jawab, wewenang dan haknya dalam suatu satuan organisasi.

Dengan demikian kebutuhan diklat dapat diartikan sebagai kesenjangan

kemampuan pegawai yang terjadi karena adanya perbedaan antara

kemampuan yang diharapkan sebagai tuntutan pelaksanaan tugas dalam

organisasi dan kemampuan yang ada.

Konsep dasar pemikiran kebutuhan diklat adalah adanya deskrepansi

kemampuan kerja. Sesuai dengan tingkatan dalam pengungkapan

kebutuhan diklat maka deskrepansi dapat terjadi pada seseorang

pejabat/pelaksana pekerjaan terhadap tugas di dalam organisasi, jabatan

maupun terhadap tugas individu. Secara umum deskrepansi kemampuan

kerja diilustrasikan sebagai berikut: 

Diskrepansi kemampuan kerja dinyatakan perbedaan antara

kemampuan kerja seseorang pada saat kini dengan kemampuan kerja yang

2

diinginkan atau seharusnya yang umumnya juga di kenal kemampuan kerja

standar/baku.  Kebutuhan diklat dapat dibedakan menjadi tiga tingkatan,

yaitu tingkat organisasi, tingkat jabatan, dan tingkat individu. Tidak semua

masalah kinerja dapat dipecahkan dengan diklat. Diklat tersebut digunakan

untuk memecahkan masalah yang berkaitan dengan kurangnya

pengetahuan, keterampilan, dan sikap.

Terdapat beberapa fenomena organisasional yang dapat

dikategorikan sebagai gejala pemicu munculnya kebutuhan pelatihan dan

pengembangan. Terdapat tujuh gejala utama dalam organisasi yang

membutuhkan penanganan yaitu : low productivity; high absenteeism; high

turnover; low employee morale; high grievances; strike; low profitability.

Ketujuh gejala tersebut sangat umum dijumpai dalam organisasi yang

dapat disebabkan oleh setidaknya tiga faktor yang meliputi : kegagalan

dalam memotivasi karyawan,kegagalan organisasi dalam memberi sarana

dan kesempatan yang tepat bagi karyawan dalam melaksanakan

pekerjaannya, kegagalan organisasi memberi pelatihan dan pengembangan

secara efektif kepada karyawan. Dalam situasi itulah program pelatihan

sangat mengandalkan training need assessment (TNA) atau analisis

kebutuhan pelatihan. Dan berorientasi kepada pengembangan karyawan

meliputi :

Adanya pegawai baru, Memberikan orintasi pekerjaan atau tugas pokok

organisasi kepada pegawai yang baru direkrut sebelum yang

bersangkutan ditempatkan pada salah satu unit organisasi;

3

Adanya peralatan kerja baru, Mempersiapkan pegawai dalam

penggunaan peralatan baru dengan teknologi yang lebih baru, sehingga

tidak terjadi adanya kecelakaan kerja dan meningkatkan efesiensi kerja;

Adanya perubahan sistem manajemen/ administrasi

birokrasi Mempersipakan pegawai dalam melakukan pekerjaan dengan

menggunakan sistem yang baru dibangun;

Adanya standar kualitas kerja yang baru, Mempersiapkan pegawai

dalam melakukan pekerjaan dengan menggunakan sistem yang baru

dibangun;

Adanya kebutuhan untuk menyegarkan ingatan, Memberikan nuansa

baru/penyegaran ilmu pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki;

Adanya penurunan dalam hal kinerja pegawai, Meningkatkan kualitas

kinerja pegawai sesuai dengan tuntutan perkembangan lingkungan

strategis;

Adanya rotasi/relokasi pegawai, Meningkatkan pegawai dalam

menghadapi pekerjaan dan situasi kerja yang baru

berangkat dari uraian tersebut maka laporan proyek perubahan

mengambil judul Optimalisasi Program Pelatihan Sumber Daya Air dan

Cipta Karya Melalui Analisis Kebutuhan Diklat Pada UPTD Wilayah Tengah

Dinas Pekerjaan Umum Provinsi Kalimantan Timur.

B. Area Proyek Perubahan

Semua organisasi merupakan bagian dari sistem sosial yang hidup di

tengah-tengah masyarakat. Masyarakat itu sendiri memiliki sifat dinamis,

selalu mengalami perubahan dan perkembangan. Karakteristik masyarakat

seperti itu menuntut organisasi untuk juga memiliki sifat dinamis. Tanpa

dinamika yang sejalan dengan dinamika masyarakat, organisasi tidak akan

4

survive apalagi berkembang. Ini berarti bahwa perubahan dalam suatu

organisasi merupakan kebutuhan yang tidak dapat dihindari. Secara terus

menerus organisasi harus menyesuaikan diri dengan tuntutan dan

perubahan yang terjadi di lingkungannya. Proses penyesuaian dengan

lingkungan merupakan salah satu permasalahan besar yang dihadapi

organisasi modern. Kecuali perubahan yang bertujuan menyesuaikan

diri terhadap perubahan lingkungan, organisasi kadang-kadang

menganggap perlu secara sengaja melakukan perubahan guna

meningkatkan keefektifan pencapaian tujuan yang sudah ditetapkan. Karena

sifat dan tujuan setiap organisasi berbeda satu sama lain maka frekuensi

dan kadar perubahan yang terjadinya pun tidak selalu sama. Organisasi-

organisasi tertentu lebih sering mengalami perubahan, sementara

organisasi lain relatif jarang melakukannya.

Menghadapi kondisi lingkungan yang selalu berubah tersebut, tidak

ada cara lain yang lebih bijaksana bagi seorang pimpinan kecuali dengan

memahami hakekat perubahan itu sendiri dan menyiapkan strategi yang

tepat untuk menghadapinya.

Area perubahan dalam rencana aksi perubahan secara umum

meliputi 8 (delapan) area perubahan, yaitu:

1. Organisasi : Struktur organisasi yang tepat fungsi dan tepat ukuran

(right sizing), dan menghindari tumpang tindih pada pelaksanaan

tugas, fungsi, dan kewenangannya melalui penyempurnaan dan

penataan organisasi dan tata kerja.

5

2. Tata Laksana : Terbangunnya sistem tatalaksana yang efektif,

efisien, dan transparan melalui penyempurnaan dan peningkatan peran

ketatalaksanaan dengan melakukan pemanfaatan teknologi informasi

dan penerapan sistem manajemen mutu termasuk prosedur standar

kerja, guna mendukung kinerja lembaga dalam mengelola sumber

daya yang dimiliki baik sumber daya manusia, aset lain (intangible &

tangible) dan perangkat pendukung lainnya.

3. Sumber Daya Manusia (SDM) : Meningkatkan profesionalisme SDM

aparatur yang berintegritas tinggi, netral, kompeten, cakap/mampu,

berkinerja tinggi dan sejahtera.

4. Regulasi : Regulasi yang lebih tertib, tidak tumpang tindih, kondusif,

harmonis, sinkron serta efektif dan efisien dalam pelaksanaannya

melalui pembenahan dan penyempurnaan/ penyederhanaan peraturan.

5. Pengawasan : Meningkatkan tata kelola yang andal, terpercaya, efektif

dan efisien, serta taat pada peraturan menuju terciptanya SKPD

yang transparan, akuntabel, dan berwibawa.

6. Akuntabilitas : Berjalannya sistem akuntabilitas kinerja SKPD yang

efektif melalui diterapkannya Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi

Pemerintah (SAKIP).

7. Pelayanan : Pelayanan publik yang prima, lebih cepat, lebih aman, lebih

baik dan lebih terjangkau.

8. Pola pikir (mind set) dan Budaya Kerja (culture set) Aparatur :

Terwujudnya budaya organisasi yang berorientasi pada hasil..

6

Gambar 1. Area Manajemen Perubahan

Secara khusus area proyek perubahan yang dilaksanakan dalam

lingkup tugas Seksi Sumber Daya Air dan Cipta Karya berada pada area

Manajemen perubahan Sumber Daya Manusia dengan yang memiliki

integritas, kompetensi dan profesional.

C. Tujuan dan Manfaat Proyek Perubahan

Proyek Perubahan ini dilaksanakan dengan tujuan :

1. Mengidentifikasi tingkat pengetahuan dan keterampilan serta sikap

pegawai berdasarkan kemampuan kerja aktual (KKP) dan kemampuan

kerja yang diharapkan (KKJ).

2. Menganalisis kebutuhan pelatihan bagi pegawai dengan mengacu pada

uraian pekerjaan yang telah ditetapkan.

3. menentukan apa sebetulnya kebutuhan pelatihan yang menjadi prioritas.

Informasi kebutuhan tersebut akan dapat membantu organisasi dalam

7

menggunakan sumber daya (dana, waktu dll) secara efektif sekaligus

menghindari kegiatan pelatihan yang tidak perlu.

Sedangkan manfaat dari pelaksanaan proyek perubahan ini adalah :

1. Mengumpulkan informasi tentang skill, knowledge dan feeling pekerja;

2. Mengumpulkan informasi tentang job content dan job context;

3. Medefinisikan kinerja standar dan kinerja aktual dalam rincian yang

operasional;

4. Melibatkan stakeholders dan membentuk dukungan;

5. Sebagai bahan masukan dalam merencanakan dan menentukan

pelatihan bagi karyawan agar dapat mengembangkan pengetahuan,

keterampilan serta sikap yang dimiliki pegawai.

D. Ruang Lingkup

Secara umum ruang lingkup perubahan terlihat pada kegiatan yang

dideskripsikan dalam diagram.

Gambar 2. Ruang Lingkup Perubahan

8

Ruang lingkup proyek perubahan ini mengarah pada bagaimana

menyusun program pelatihan bagi pegawai melalui analisis kebutuhan

pelatihan yaitu :

1. .

2.

E. Kriteria Keberhasilan

Seksi Seksi Sumber Daya Air dan Cipta Karya UPTD Wilayah

Tengah Dinas Pekerjaan Umum Provinsi Kalimantan Timur dalam

Pelaksanaan Proyek Perubahan optimalisasi identifikasi kebutuhan

pelatihan dari kriteria keberhasilan melalui out-put dan out-come program

yang menjadi kriteria keberhasilan sebagai berikut:

Tabel 1. Kriteria Keberhasilan

NO Uraian Indikator

1.

9

BAB II

DESKRIPSI DAN ANALISIS PROYEK PERUBAHAN

A. Deskripsi Pelaksanaan Proyek

Analisis kebutuhan diklat (AKD) memiliki peranan yang amat penting

dalam menentukan efektitifas suatu diklat karena proses analisis kebutuhan

ini akan menghasilkan daftar kebutuhan diklat. AKD bisa diibaratkan

sebagai pondasi bagi suatu bangunan yang bernama pelatihan. Jika AKD-

nya baik dan kuat, maka bangunan pelatihannya pun akan berdiri dengan

kokoh. Untuk itu, berbagai organisasi sebaiknya melakukan AKD yang

efektif agar output dan outcome kegiatan pelatihan pun menjadi efektif.

Dengan demikian, AKD yang efektif akan menjamin penyelenggaraan diklat

yang efektif pula. Efektifitas program diklat ditandai dengan kemampuan

program diklat tersebut untuk:

1. Memecahkan masalah yang sedang dihadapi.

2. Membentuk kompetensi yang dibutuhkan untuk pelaksanaan tugas

3. Mencegah masalah yang mungkin muncul di masa datang

4. Memberikan keuntungan bagi organisasi dan individu yang memerlukan.

Para ahli pendidikan dan pelatihan sepakat bahwa AKD merujuk

pada kegiatan yang sistematis untuk mengetahui kesenjangan antara

kompetensi aktual pegawai dengan kompetensi standar sehingga dapat

ditentukan apakah diperlukan suatu penyelenggaraan jenis diklat tertentu.

Oleh karenanya, AKD dianggap sebagai proses untuk mengetahui

10

kesenjangan antara keadaan yang sebenarnya (actual condition) dengan

kondisi yang diinginkan (ideal condition) yang menyangkut kinerja sumber

daya manusia dalam organisasi yang mencakup pengetahuan, keterampilan

dan sikap, sehingga dapat diputuskan apakah memerlukan program diklat

atau tidak.

Secara operasional, penetapan kebutuhan diklat dimaksud perlu

diketahui pada ruang lingkup mana dan tingkatan apa diklat itu dibutuhkan.

Setidaknya terdapat 3 tingkatan peningkatan kompetensi, yaitu:

1. Kebutuhan pada Level Organisasi; Pada level ini, pelatihan dimaksudkan untuk mengetahui dan mengatasi kelemahan-kelemahan yang secara umum dihadapi dan dialami oleh organisasi. Dengan kata lain, diklat yang dibutuhkan untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi atau akan dihadapi oleh organisasi.

2. Kebutuhan pada Level Pekerjaan; Pada tahap ini, kebutuhan diklat dimaksudkan untuk menyiapkan para pegawai melalui peningkatan keterampilan, pengetahuan dan sikap perilaku agar dapat melaksanakan berbagai tugas pekerjaan tertentu yang harus dilakukan.

3. Kebutuhan pada Level Individu; Pada tahapan ini, diklat dimaksudkan untuk menetapkan siapa yang membutuhkan diklat dan jenis diklat apa yang perlu diberikan. Hal ini dilakukan untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi oleh seorang pegawai dalam melaksanakan pekerjaannya.

B. Roadmap/Milestone Proyek Perubahan

1. Roadmap Proyek Perubahan

Rencana Aksi Perubahan Dalam Optimalisasi Identifikasi

Kebutuhan Diklat dengan Kerangka kerja (roadmap) dalam bentuk

program kerja yang sebelumnya diawali dengan langkah-langkah:

11

a. Menetapkan Tujuan (Goal) dimana proyek perubahan akan

memberikan dampak; Sasaran (Goal) adalah urutan tujuan yang

lebih tinggi yang akan diupayakan untuk mencapainya melalui proyek

perubahan ini, sering kali dalam kombinasi dengan proyek-proyek

yang lain.

b. Menetapkan Maksud (Purpose) yang akan dicapai oleh proyek

perubahan ; Maksud (Purpose) seringkali menggambarkan suatu

perubahan perilaku dari para penerima manfaat proyek. Suatu

maksud seringkali berkaitan dengan penggunaan output-output

proyek: “Metode-metode produksi yang baru digunakan atau sistem-

sistem yang baru diimplementasikan”.

c. Menetapkan Output (Keluaran) untuk mencapai Tujuan

(Purpose) ; Keluaran (Output)  menguraikan APA yang diinginkan

untuk dilaksanakan oleh proyek perubahan. Output sering kali

diuraikan didalam Terms of Reference (TOR) – Kerangka Acuan –

untuk proyek tersebut.

d. Menetapkan Aktivitas guna mencapai setiap Output ; Kegiatan

(Activities) menetapkan tentang bagaimana cara tim proyek

melaksanakan proyek perubahan. Pada umumnya terpusat untuk

memberikan uraian singkat tentang tiga sampai tujuh kegiatan yang

harus dilaksanakan untuk menyelesaikan setiap Keluaran.

12

Tabel 2. Roadmap Proyek Perubahan

ROADMAP INDIKATOR ALAT VERIFIKASI

INDIKATOR T

UJU

AN

PR

OJE

CT

TUJUAN 1.

MAKSUD

KE

GIA

TA

N

PR

OJE

CT OUTPUT

KEGIATAN

13

2. Milestone/Pentahapan

Pentahapan (milestone) yaitu urutan capaian capaian yang

sangat penting pada periode tertentu (minggu, bulan, tahun) yang harus

diperhatikan untuk menjamin terlaksananya proyek perubahan secara

tepat waktu dan tepat sasaran. Milestone dalam hal ini berbeda dengan

jadwal karena milestone tidak terbatas hanya membuat rencana waktu

kerja tetapi ada target yang perlu diselesaikan artinya mengandung

manajemen sumberdaya yang diperlukan. Milestone; adalah peristiwa

penting dalam proyek yang terjadi pada satu titik waktu. Milestone

biasanya menggunakan deliverable sebagai landasan untuk

mengidentifikasi segmen kerja utama dan tanggal akhir. Milestone

berupa titik pengendalian alami dan penting dalam proyek. Harus mudah

dikenali oleh semua peserta proyek.

Untuk melihat pentahapan (milestone) proyek perubahan yang

dilaksanakan dapat dilihat pada tabel berikut :

14

Tabel 3. Milestone Proyek Perubahan

No TAHAP UTAMA PENANGGUNG

JAWAB WAKTU

TINGKAT RESIKO

ANGGARAN KETERANGAN

1

2

3

4

5

6

15

3. Tata Kelola Proyek

Tim Kerja proyek Perubahan menjabarkan kebijakan dan

arahan dengan menetapkan strategi komunikasi dan strategi manajemen

perubahan. Tim Kerja proyek Perubahan juga melakukan sosialisasi

dan internalisasi agar kebijakan dan arahan terimplementasi,

sehingga terbangun kesamaan persepsi, komitmen, konsistensi serta

keterlibatan dalam pelaksanaan program dan kegiatan proyek

perubahan pada seluruh tingkatan pegawai. Berikut Struktur Tim Proyek

Perubahan :

gambar 3. Struktur Tim Proyek Perubahan

16

Deskripsi Tim Proyek Perubahan :

1. Project Sponsor : memberikan dukungan strategis dan arahan atas

keseluruhan program.

2. Project Leader : Mengelola Tim dan Proyek sehingga menghasilkan

output.

3. Coach : Memberikan sumbangan pemikiran kepada tim

4. Narasumber : Memberikan masukan kepada tim terkait topik proyek

5. Project Tim : Menerima Arahan dari Project Leader

C. Analisis Stakeholder

1. Pemetaan Stakeholder

Stakeholders Analysis merupakan suatu kegiatan menganalisis

sikap dan respon dari stakeholders terhadap pelaksanaan kebijakan atau

proyek. Biasanya analisis stakeholder dilakukan pada tahap persiapan

pelaksanaan proyek untuk mengetahui respon dari stakeholders

terutama mengenai kemungkinan perubahan proyek.

Stakeholders adalah setiap pihak baik itu individu atau

organisasi, yang terkena dampak baik positif atau negatif dari suatu

kebijakan/proyek, atau menjadi pihak yang mempengaruhi pelaksanaan

kebijakan/ proyek

Pada umumnya Stakeholder biasanya diartikan sebagai orang

yang akan mengambil peran aktif dalam eksekusi sistem mutu atau

orang yang akan merasakan dampak signifkan dar penggunanya.

Stakeholder ini biasanya berupa orang yang memiliki sebuah

proses,orang yang kegiatannya mempengaruhi sebuah proses,atau

17

orang yang harus berinteraksi dengan sebuah atau sekumpulan proses.

stake holder hendaknya dilakukan sedini mungkin pada awal program

untuk mengidentifikasikan berbagai kelompok yang tertarik, berkait dan

berminat dengan issue tertentu seperti kesehatan reproduksi,

lingkungan. Identifikasi pandangan dan karakteristik dari setiap stake

holder ini sangat penting, yang merupakan dasar untuk pelaksanaan

tahap berikutnya

Berdasarkan kekuatan, posisi penting, dan pengaruh stakeholder

terhadap suatu issu stakeholder dapat diketegorikan kedalam beberapa

yaitu stakeholder primer, sekunder dan stakeholder kunci. Sebagai

gambaran pengelompokan tersebut pada berbagai kebijakan, program,

dan proyek pemerintah (publik) dapat kemukakan kelompok stakeholder

seperti berikut :

a. Stakeholder Utama (primer) : Stakeholder primer adalah individu

atau kelompok yang memperoleh manfaat secara langsung dari hasil

suatu kegiatan proyek  Jika dimobilisasi secara tepat maka penerima

manfaat merupakan pendukung yang paling terpercaya dan

meyakinkan.  

b. Stakeholder Pendukung (sekunder) : Stakeholder sekunder adalah

individu, kelompok maupun organisasi yang mempunyai pandangan

atau posisi yang sama dan siap bergabung didalam suatu koalisi

untuk mendukung isu tertentu. Membangun kemitraan adalah

penting, untuk itu perlu dilakukan identifikasi dan kontribusinya dalam

proyek. nusaha advokasi.  Mitra perlu keyakinan dan dorongan terus

menerus.  Untuk mempererat kemitraan perlu adanya tujuan yang

18

jelas, Pembagian informasi dan pengalaman belajar, komunikasi

yang terbuka dan jujur, serta adanya pertemuan rutin.

c. Stakeholder Kunci : Pembuat keputusan atau stakeholder kunci

adalah mereka yang berkepentingan dengan kekuasaan atau otoritas

untuk bertindak mempengaruhi perubahan atau kebijakan yang

diharapkan. Yang termasuk di dalam kelompok ini adalah para

pembuat undang-undang, anggota parlemen, anggota kabinet,

pemuka masyarakat, pemimpin agama, pemimpin tradisional

dsb.  Tidak dapat diragukan bahwa keputusan adalah merupakan

target yang bermakna dalam suatu program. Untuk itu kelompok ini

mendapat perhatian yang lebih dibandingkan dengan kelompok

lainnya.

2. Identifikasi Stakeholder

Setelah melakukan identifikasi awal stakeholder seperti di atas,

kemudian perlu dipetakan lebih lanjut bagaimana perubahan yang akan

dilakukan akan memberikan dampak (impact) kepada para stakeholder

dan bagaimana tingkat pengaruh atau kewenangan (influence) para

stakeholder tersebut atas sukses atau mulusnya jalannya perubahan.

Tujuan dari pemetaan stakeholder adalah untuk melakukan

asesmen dan memetakan para stakeholder terkait dengan peran dan

kapasitas mereka dalam mempengaruhi keberhasilan jalannya

perubahan agar berbagai kepentingan (interests) dari masing - masing

stakeholder dapat teridentifikasi dengan baik. Selain itu, kegiatan ini juga

berguna untuk melakukan prioritisasi para stakeholder berdasarkan

19

tingkat kewenangan dan derajat dampak yang dimiliki sehingga strategi

perubahan yang akan dibuat akan lebih efektif diimplementasikan.

Format yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi stakeholder

dapat dilihat pada Tabel berikut :

Tabel 4. Identifikasi Stakeholder

STAKEHOLDER

Kaitan kepentingan dengan proyek perubahan

Memiliki Kewenangan dengan proyek

perubahan

LangsungTidak

LangsungResmi

TidakResmi

Kepala Dinas

Kabid Pengsawasan Ketenagakerjaan

Kabid Hubungan Industrial dan Jamsostek

Disnaker Kabupaten/Kota

Komite Akreditasi LPK Prov. Kaltim

Lembaga Pelatihan Kerja

D. Strategi Komunikasi

Komunikasi adalah suatu bidang yang luas dan masih samar-samar.

Bidang ini terdiri dari berbagai disiplin, kebanyakan saling tumpang-tindih,

mempunyai nama yang berbeda dan merujuk ke kegiatan yang berbeda,

20

tergantung dari perspektif pembicara. Misalnya, urusan komunikasi,

pemasaran dan korporasi adalah istilah yang mencakup berbagai cara

untuk menyampaikan sebuah pesan, sementara isu, merek, dan

manajemen pemangku kepentingan adalah istilah-istilah yang lebih baru

untuk menunjukkan pendekatan-pendekatan yang ditemui dalam berbagai

kegiatan komunikasi.

Sebagaimana aspek organisasi lainnya, merencanakan cara

komunikasi sangat penting dan mempunyai banyak manfaat untuk berbagai

alasan. Komunikasi menjamin pemanfaatan sumberdaya langka secara

paling efisien, dapat membantu memprioritaskan tuntutan-tuntutan yang

berlawanan, dan memberikan arahan yang jelas yang terkait dengan

kegiatan sehari-hari. Lebih lanjut, komunikasi dapat mengidentifikasi

mereka yang membawa perubahan dan memberi cara terbaik untuk

menghadapi mereka, memungkinkan telaah kegiatan organisasi saat ini

dan memberikan tolak ukur untuk mengukur keberhasilan diwaktu yang

akan datang.

Menyusun sebuah strategi komunikasi adalah suatu seni, bukan

sesuatu yang ilmiah, dan ada banyak cara pendekatan yang berbeda untuk

melakukan tugas ini. Saran yang diberikan berikut ini hanyalah panduan

yang tidak mempunyai aturan-aturan ketat. Strategi komunikasi juga dapat

diterapkan untuk proyek terpisah dalam rencana kwartalan atau bulanan,

atau dapat menunjuk ke strategi komunikasi di luar rencana periodik

tersebut atau di bawah strategi organisasi yang menyeluruh.

21

Dalam rangka meningkatkan keberhasilan pelaksanaan proyek

perubahan, strategi komunikasi yang dilakukan adalah sebagai berikut :

1. Komunikasi Efektif

Tujuan utama digunakannya strategi komunikasi adalah terciptanya

komunikasi efektif yaitu yang mampu melahirkan efek dari komunikasi

yaitu: (1) perubahan pengetahuan; (2) perubahan sikap; dan (3)

perubahan perilaku seluruh jajaran dan pemangku kepentingan terhadap

pelaksanaan proyek perubahan.

Keberhasilan komunikasi efektif juga sangat dipengaruhi oleh komponen

utama komunikasi, yaitu : (1) komunikator (communicator); (2) pesan

(message); (3) media atau saluran (channel); dan (4) penerima pesan

(communicatee). Oleh karenanya memantapkan dan mengefektifkan

keempat komponen utama komunikasi, merupakan hal yang harus

dilakukan.

2. Partisipasi

Secara harfiah partisipasi diartikan sebagai peran serta stakeholder

dalam proses pelaksanaan, pemanfaatan hasil, perencanaan dan

pengambilan keputusan. Secara umum konsep partisipasi adalah

sebagai kemampuan stakeholder untuk bertindak dalam  keberhasilan

(keterpaduan) yang teratur untuk menanggapi kondisi lingkungan,

sehingga dapat bertindak sesuai dengan logika yang dikandung oleh

kondisi lingkungan yang ada (to take part or have share in an activity or

event).

3. Fasilitasi

Dalam bentuk memberikan dukungan dan kemudahan. Secara

konseptual bahwa fasilitasi dimaksudkan untuk memberikan kemudahan

kepada para stakeholdermelalui peningkatan kapasitas baik secara

individu, kelompok maupun lembaga sehingga mereka mau terlibat

secara sukarela dalam proses pelaksanaan proyek perubahan. Bentuk

22

fasilitasi yang dibutuhkan adalah dalam bentuk peningkatan kapasitas

(baik individu, kelompok dan lembaga).

4. Negosiasi

Dimaksudkan mempertemukan perbedaan, mengelola konflik,

menyelesaikan sengketa, menjalin hubungan dengan pihak-pihak yang

resisten agar tercapai perubahan yang diharapkan secara sinergis.

Setiap unit organisasi mutlak memiliki orang-orang yang memiliki

kemampuan bernegosiasi secara efektif dengan pihak-pihak yang

resisten. Negosiasi efektif lebih dari sekedar mendapatkan apa yang

diharapkan, akan tetapi juga memperoleh solusi yang memuaskan bagi

semua kelompok dan menciptakan peluang di masa yang akan datang.

5. Paksaan

Setiap level organisasi memiliki kewenangan untuk melakukan sesuatu

atau memerintah kepada unsur organisasi yang ada dibawahnya, agar

tujuan organisasi dapat tercapai. Dalam rangka pencapaian tujuan

perubahan para pemimpin organisasi dengan kepemimpinannya harus

mampu menggunakan kewenangannya secara efektif.

23

Tabel 5. Strategi Komunikasi

SASARAN

MEDIA KOMUNIKASI

SOSIALISASI

RAPATKUNJUNGA

N LANGSUNG

TATAP MUKA

DAFTAR ISIAN

Kepala Dinas

Kabid Pengsawasan KetenagakerjaanKabid Hubungan Industrial dan Jamsostek

Disnaker Kabupaten/Kota

Komite Akreditasi LPK Kaltim

Lembaga Pelatihan Kerja

BAB III

PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

A. Capaian Proyek Perubahan

Pengukuran atau penilaian kinerja organisasi merupakan proses

mencatat dan mengukur pencapaian pelaksanaan kegiatan dalam arah

pencapaian misi (mission accomplishment) melalui hasil yang ditampilkan

berupa produk,jasa ataupun suatu proses. Begitu pentingnya penilaian

kinerja bagi keberlangsungan organisasi dalam mencapai tujuan, maka

perlu adanya indikator-indikator pengukuran kinerja yang dipakai secara

tepat dalam organisasi tertentu.

Penilaian kinerja birokrasi publik tidak cukup dilakukan dengan

menggunakan indikator yang melekat pada birokrasi itu, seperti efisiensi dan

efektivitas, tetapi juga harus dilihat dari indikator-indikator yang melekat

pada pengguna jasa, seperti kepuasan pengguna jasa, akuntabilitas dan

responsivitas. Akibatnya, ukuran kinerja organisasi publik di mata para

stakeholder juga berbeda-beda.

Dalam pelaksanaan proyek perubahan ini dapat ditampilkan hasil

pelaksanaan kegiatan yang merupakan uraian kegiatan dari tahapan-

tahapan pelaksanaan proyek perubahan yaitu sebagai berikut :

Tabel 6 Capaian Proyek Perubahan

No PENTAHAPAN REALISASI

PELAKSANAAN

INPUT OUTPUT KET

I. PERSIAPAN PROYEK PERUBAHAN 

1 Penyusunan tim xxx- Jun- 2014Introduksi dan sosialisasi

melalui Rapat internal Draft Tim Proyek

Perubahan 

2Penetapan tim Proyek Perubahan

  Draft Tim Proyek Perubahan SK Tim Proyek Perubahan  

3 Pemetaan Stakeholder  Identifikasi stakeholder yang berhubungan dengan proyek

perubahan

Strategi komunikasi yang digunakan dalam

pelaksanaan proyek perubahan

 

4Penyusunan Rencana Pelaksanaan Proyek Perubahan

 Pertemuan dengan stakeholder bersama tim proyek perubahan

Draft Rencana pelaksanaan kegiatan

 

II. PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

5Bimtek Tata Kelola LPK Berbasis Kompetensi

 Mengikuti Tata Kelola LPK

Berbasis Kompetensi

Pengetahuan teknis penyusunan program

penerapan Tata Kelola LPK Berbasis Kompetensi

6Penyusunan Program Penerapan Tata Kelola LPK berbasis Kompetensi

 Menyusun Program Penerapan

Tata Kelola LPK berbasis Kompetensi

Tersedianya Program Penerapan Tata Kelola LPK

berbasis Kompetensi 

III. EVALUASI PROYEK PERUBAHAN

7  Laporan Proyek Perubahan   Penyusunan laporan proyek

perubahanTersedianya Laporan Proyek perubahan 

 

B. Kendala Internal dan Eksternal

Dalam pelaksanaan proyek perubahan mengalami kendala

pelaksanaan yang dapat dikelompokkan sebagai berikut :

Tabel 7. Kendala Internal dan Eksternal

NO KENDALA INTERNAL KENDALA EKSTERNAL

1

2

3

C. Strategi Mengatasi Masalah

Tabel 8. Identifikasi Potensi Masalah

NO. IDENTIFIKASI POTENSI MASALAH ANTISIPASI YANG DIRENCANAKAN

1Resistansi terhadap adanya penambahan tugas dan tanggung jawab yang akan dibebankan pada pegawai/ stake holder

Sosialisasi dan Edukasi kepada para pegawai/ stake holder

2Keterbatasan waktu selama 2 bulan untuk menyelesaikan keseluruhan proyek perubahan

Optimalisasi sumber daya

3Potensi kesulitan untuk melakukan komunikasi, koordinasi dan rapat dalam membahas proyek perubahan

komunikasi, koordinasi dan pertemuan informal dengan para stakeholder

dengan seluruh stake holder

4 Berakhirnya masa jabatan KA-LPK Prov Kaltim

Pembentukan Pokja KA-LPK Provinsi Kaltim

5 Belum tersedianya Assesor (penilai) akreditasi

Mengirim petugas mengikuti Bimtek untuk menjadi Assesor (penilai)

6Komitmen manajemen dalam menerapkan Tata Kelola LPK Berbasis Kompetensi

Menetapkan Tim pengembangan sistem Tata Kelola

D. Faktor Kunci Keberhasilan

Faktor Kunci Keberhasilan (FKK) adalah suatu tindakan dalam

kawasan elemen organisasi yang bersifat stratejik (sifat tindakan yang

mempunyai cakupan / lingkup dampak yang luas dalam organisasi) dan

diharapkan tindakan tersebut menjadi pengungkit (leverage) bagi

organisasi.

Pengungkit (leverage) adalah suatu tindakan sebagai “dongkrak

atau daya ungkit” yaitu tindakan yang kecil, ringan tetapi mempunyai

dampak luas pada organisasi dan mendorong organisasi pada level unggul

dalam persaingan.

Keberhasilan organisasi dalam mencapai kinerja organisasi

bergantung kepada faktor manajemen dan faktor manusia. Manusia

sebagai performer dalam suatu organisasi / manajemen khususnya pada

struktur organisasi professional akan menjadi faktor kunci keberhasilan (Key

Success Factors) dalam suatu organisasi.

Analisis kebutuhan pelatihan seyogyanya mencakup kedua area

menyangkut manusia (adanya gap antara pengetahuan, ketrampilan dan

sikap yang ada dengan yang diharapkan) dan organisasi/Instansi/lembaga

(rencana dan tujuan perusahaan, SAP, manfaat pelatihan). Oleh karena itu

Faktor Kunci Keberhasilan yang harus dikumpulkan mencakup beberapa

faktor sebagai berikut:  

1. Alasan; Instansi/lembaga adalah suatu sistem. Artinya di dalam

Instansi/lembaga terdapat beberapa divisi atau bagian yang saling

berhubungan satu dengan yang lain. Dengan adanya berbagai divisi

tersebut maka kebutuhan akan pelatihan dapat berbeda-beda antara

divisi yang satu dengan yang lain.

2. Peserta;  Satu hal yang sangat krusial dalam suatu pelatihan adalah

menentukan siapa yang menjadi peserta pelatihan tersebut. Peserta

yang dimaksudkan dalam konteks ini adalah mencakup partisipan dan

juga trainer/facilitator dari pelatihan tersebut.

3. Pekerjaan;  Data atau informasi yang berhubungan dengan aspek

pekerjaan yang harus dikumpulkan dan dianalisis mencakup hal-hal

seperti: jenis pekerjaan (jabatan) apa yang sedang di review dan apa

fungsi utama pekerjaan (jabatan) tersebut, apa saja kompetensi yang

dibutuhkan untuk dapat melaksanakan pekerjaan secara optimal, apa

standard kinerja yang harus dipenuhi oleh pegawai, apakah pegawai

sudah memenuhi standard kinerja yang diharapkan. 

4. Materi ;  Hal yang mendasar untuk diketahui dalam menentukan materi

yang akan dirancang dalam sebuah program pelatihan adalah apakah

materi yang akan diberikan merupakan suatu hal yang bersifat essential

atau tidak.

5. Dukungan ; Dukungan tersebut adalah berupa  komitmen dari para

manager atau supervisor untuk menciptakan suasana yang kondusif bagi

para partisipan untuk dapat menerapkan apa yang telah mereka pelajari

dalam pelatihan.

6. Biaya ; Sekecil apapun kegiatan pelatihan pasti membutuhkan dana.

Oleh karena itu amat penting untuk menghitung untung rugi dari

pelaksanaan suatu pelatihan.

7. Memilih Metode; Sebelum menentukan metode yang akan digunakan

dalam pengumpulan data, maka perlu dipikirkan sumber-sumber data

yang bisa digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan.

Sumber-sumber data tersebut diantaranya adalah: Riset atau survey

(critical incidents research, working climate survey, customer service survey,

dsb), Penilaian kinerja (performance appraisal), Perencanaan karir pegawai,

Perubahan prosedur kerja dan perkembangan teknologi, Perencanaan

SDM 

BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan

Pada penulisan Laporan Aksi Perubahan yang mengambil judul

Optimalisasi Pelaksanaan Program Pelatihan Berbasis Kompetensi Melalui

Akreditasi Lembaga Pelatihan pada Bidang Pengembangan Tenaga Kerja

Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Kalimantan Timur, dapat

diambil beberapa kesimpulan yaitu :

1. Pelatihan berbasis kompetensi (CBT= Competency Based Training)

merupakan pendekatan pelatihan yang diarahkan oleh outcomes yang

spesifik. Pendekatan ini membantu individu untuk menguasai

ketrampilan, pengetahuan dan sikap ditempat kerja sehingga mereka

mampu menunjukkan hasil kerjanya sesuai standar di tempat kerja

pada kondisi tertentu. Dalam bahasa sederhana, pelatiahan berbasis

kompetensi adalah melatih hingga kompeten 100%.

2. Program Penerapan Tata Kelola Lembaga Pelatihan Kerja (LPK)

merupakan perencanaan untuk menerapkan tata kelola LPK baik

struktur hubungan maupun proses untuk mengatur dan mengendalian

LPK yang bertujuan untuk mencapai tujuan lembaga pelatihan yang

telah ditetapkan.

3. Langkah-langkah program penerapan tata kelola LPK berbasis

kompetensi yaitu dengan melaksanakan :

a. Memastikan komitmen manajemen

b. Mengembangkan sistem tata kelola LPK berbasis kompetensi.

c. Menerapkan sistem tata kelola LPK.

d. Validasi dan verifikasi penerapan sistem tata kelola LPK.

B. Rekomendasi

1. Mengimplementasikan program penerapan Tata Kelola LPK berbasis

kompetensi sebagai syarat dalam mengajukan Akreditasi LPK.

2. Lakukan apresiasi (Pelatihan awareness pengembangan sistem tata

kelola LPK, FGD, Seminar) kepada manajemen LPK (Top manajemen,

Board of director, Managers).

3. Kembangkan sistem tata kelola LPK berbasis kompetensi: Menetapkan

sistem tata kelola LPK berbasis kompetensi; Panduan Mutu; SOP

(Prosedur & Instruksi Kerja); Formulir dan dokumen pendukung.

4.

DAFTAR PUSTAKA

Peraturan Menteri Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 2014 Tentang Pedoman Penyelenggaraan Pelatihan Berbasis Kompetensi.

Peraturan Kepala LAN Nomor 13 Tahun 2013 Tentang Pedoman Penyelenggaraaan Diklatpim Tk. IV.

Anonim, 2014. Panduan Tahap Taking Ownership (Breakthrough 1) Coaching And Councelling Diklat Pim IV. Diklat Kepemimpinan Aparatur Pemerintah Tingkat IV Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia, Jakarta, 2014.

Anonim, 2014, Merancang Proyek Perubahan, Diklat Kepemimpinan Aparatur Pemerintah Tingkat IV Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia, Jakarta, 2014.

Anonim, 2014, Diagnosa Perubahan (Diagnostic Reading) Diklat Pim IV, Diklat Kepemimpinan Aparatur Pemerintah Tingkat IV Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia, Jakarta, 2014.

Anonim, 2014, Pembekalan Implementasi Proyek Perubahan, Diklat Kepemimpinan Aparatur Pemerintah Tingkat IV Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia, Jakarta, 2014.

Anonim, 2014, Laboratorium Kepemimpinan Diklat Pim IV (Breakthrough 2) Diklat Kepemimpinan Aparatur Pemerintah Tingkat IV Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia, Jakarta, 2014.

Anonim, 2014, Koordinasi dan Kolaborasi. Diklat Kepemimpinan Aparatur Pemerintah Tingkat IV Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia, Jakarta, 2014.

L

A PPROYEK

O R

R UA B N A H A N

OPTIMALISASI PELAKSANAAN PROGRAM PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI PADA SEKSI

BINA PELATIHAN DAN PRODUKTIFITAS TENAGA KERJA DINAS TENAGA KERJA PROVINSI

KALIMANTAN TIMUR

OLEH :ABUSTAN BADERU, SE

NIP. 19640124 198603 1 012

DINAS TENAGA KERJAPROVINSI KALIMANTAN TIMUR

DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV ANGKATAN ITahun 2014

BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHANPROVINSI KALIMANTAN TIMUR

LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN PROYEK PERUBAHAN

OPTIMALISASI PELAKSANAAN PROGRAM PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI PADA SEKSI BINA PELATIHAN DAN

PRODUKTIFITAS TENAGA KERJA DINAS TENAGA KERJA PROVINSI KALIMANTAN TIMUR

COACH, PESERTA,

Drs. MUCHLIS SYAHRANI, MBA ABUSTAN BADERU, SE

MENTOR,

Ir. SULISTRI KAWIYANI, MEd

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Allah Subhanahuwata’ala, yang

telah melimpahkan Rahmat dan Karunia-Nya sehingga kami dapat menyele-

saikan Laporan Proyek Perubahan.

Laporan Proyek Perubahan ini disusun untuk memenuhi salah satu

tugas dan kewajiban sebagai peserta Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan

Tingkat IV Pola Baru Angkatan I Tahun 2014 yang diselenggarakan di Badan

Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Kalimantan Timur, dengan obyek penulisan

yang menyangkut bidang tugas pokok dan fungsi masing-masing peserta.

Penulis menyadari bahwa Laporan Proyek Perubahan ini masih sangat

jauh dari sempurna, oleh karena itu segala saran dan kritik dari pembaca

sangat penulis harapkan dalam rangka penyempurnaan penulisan ini.

Penulisan Laporan Proyek Perubahan ini dapat terselesaikan dengan

lancar, semuanya tidak terlepas dari bantuan beberapa pihak yang sangat

besar manfaatnya bagi penulis. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis

menyampaikan ucapan terima kasih yang tulus kepada :

1. Gubernur Provinsi Kalimantan Timur.

2. Kepala Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Kalimantan Timur

3. Kepala Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Kalimantan Timur.

4. Bapak Drs. Muchlis Syahrani, MBA selaku Coach yang telah memberikan

bimbingan dan arahan selama penulisan Proposal dan Lapaoran Proyek

Perubahan ini.

5. Ibu Ir. Sulistri Kawiyani, Med, selaku Mentor/Sponsor dalam proyek

perubahan ini.

6. Widyaiswara Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Kalimantan Timur

yang telah membekali penulis dengan berbagai materi sajian yang sangat

bermanfaat untuk pelaksanaan tugas.

7. Rekan-rekan peserta Diklat Pim IV Pola Baru Angkatan I Tahun 2014 yang

telah banyak membantu dalam penulisan dan penyusunan Kertas Kerja ini.

Harapan penulis, mudah-mudahan Laporan Proyek Perubahan ini dapat

memberi manfaat bagi kita semua.

Penulis,

ABUSTAN BADERU, SE NIP. 19640124 198603 1 012

DAFTAR ISI

LEMBAR JUDUL..............................................................................................35

LEMBAR PENGESAHAN.................................................................................ii

KATA PENGANTAR........................................................................................1

DAFTAR ISI .....................................................................................................v

BAB I. PENDAHULUAN...................................................................................1

A.

..........................................................................................................................

Latar Belakang..................................................................................................1

B.

..........................................................................................................................

Area Proyek Perubahan....................................................................................4

C.

..........................................................................................................................

Tujuan dan Manfaat Proyek Perubahan............................................................7

D.

..........................................................................................................................

Ruang Lingkup..................................................................................................8

E.

..........................................................................................................................

Kriteria Keberhasilan.........................................................................................9

BAB II. DESKRIPSI DAN ANALISIS PROYEK PERUBAHAN........................10

A.

..........................................................................................................................

Deskripsi Pelaksanaan Proyek..........................................................................10

B.

..........................................................................................................................

Roadmap/Milestone Proyek Perubahan............................................................10

C.

..........................................................................................................................

Analisis Stakeholder..........................................................................................16

D.

..........................................................................................................................

Strategi Komunikasi..........................................................................................16

BAB III. PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN.........................................16

A.

..........................................................................................................................

Capaian Proyek Perubahan..............................................................................16

B.

..........................................................................................................................

Kendala Internal dan Eksternal.........................................................................16

C.

..........................................................................................................................

Strategi Mengatasi Masalah..............................................................................16

D.

..........................................................................................................................

Faktor Kunci Keberhasilan................................................................................16

BAB IV. PENUTUP..........................................................................................16

A.

..........................................................................................................................

Kesimpulan........................................................................................................16

B.

..........................................................................................................................

Rekomendasi....................................................................................................16

DAFTAR PUSTAKA.........................................................................................16

LAMPIRAN - LAMPIRAN.................................................................................32