Embed Size (px)
Citation preview
Udbudsbetingelser
for Landsbyggefondens udbud af rammeaftale om videreudvikling og vedligeholdelse af driftsstøttesystem
EU-udbud
1. Indledning.....................................................................................................................41.1. Indledende bemærkninger.....................................................................................4
1 / 38
København 13. november 2015
1.2. Udbuddets baggrund og formål.............................................................................41.2.1. Om Landsbyggefonden.......................................................................................41.2.2. Baggrund............................................................................................................51.2.3. Formål.................................................................................................................5
2. Generelle oplysninger...................................................................................................62.1. Ordregiver..............................................................................................................62.2. Udbudsform...........................................................................................................62.3. Kontraktform..........................................................................................................72.4. Tidsplan..................................................................................................................72.5. Annullation mv.......................................................................................................7
3. Udbudsmaterialet.........................................................................................................74. Opgavebeskrivelse.......................................................................................................8
4.1. Systemet i dag.......................................................................................................84.2. Kravsspecifikation..................................................................................................94.2.1. Videreudvikling af renoveringsstøtte.................................................................104.2.2. Videreudvikling af kapitaltilførsel......................................................................104.2.3. Fritagelsessager................................................................................................114.2.4. Videreudvikling af Huslejestøtte........................................................................114.2.5. Hjemfald............................................................................................................124.2.6. Videreudvikling af Salgssager...........................................................................124.2.7. Videreudvikling af Garantifane..........................................................................124.2.8. Generelle tilpasninger.......................................................................................134.2.9. Vedligeholdelse af driftsstøttesystemet............................................................134.3. Placering af medarbejdere/udviklere mv..............................................................144.4. Organisering af samarbejdet................................................................................14
5. Øvrige krav.................................................................................................................155.1. Forsikring.............................................................................................................15
6. Udarbejdelse af tilbud.................................................................................................156.1. Sprog...................................................................................................................156.2. Vedståelsesfrist....................................................................................................156.3. Priser....................................................................................................................156.4. Omkostninger ved udarbejdelse af tilbud............................................................166.5. Alternative tilbud.................................................................................................166.6. Tilbuddets opbygning og indhold.........................................................................166.7. Forbehold.............................................................................................................17
7. Bedømmelse af tilbud.................................................................................................177.1. Tildelingskriterier.................................................................................................177.2. Pointgivning.........................................................................................................187.3. Bedømmelse af underkriteriet opgavens gennemførelse.....................................187.4. Bedømmelse af underkriteriet bemanding og organisation på opgaven..............18
8. Spørgsmål og workshop mv........................................................................................198.1. Spørgsmål............................................................................................................198.2. Workshop og spørgemøde....................................................................................198.3. Fortrolighed, anonymitet og tavshedspligt...........................................................19
9. Krav til fremsendelse af tilbud....................................................................................209.1. Tilbudsafgivelse mv..............................................................................................209.2. Frist for afgivelse af tilbud....................................................................................209.3. Form og mærkning af tilbud.................................................................................20
10. Behandling af tilbud..................................................................................................20
2 / 38
10.1. Adgang til at overvære åbningen af tilbud.........................................................2010.2. Forbud mod forhandling.....................................................................................2110.3. Ordregivers meddelelse om konkurrencens resultat..........................................21
BILAG 1 – UDKAST TIL RAMMEAFTALE.............................................................................22Præambel.......................................................................................................................241. Kontraktgrundlag........................................................................................................242. Leverandørens leveringsforpligtelser..........................................................................24
2.1. Ydelserne.............................................................................................................242.2. Kundens bestillinger vedrørende udvikling..........................................................25Mindre ændringer håndteres efter følgende model:....................................................25Større ændringer håndteres efter følgende model:.....................................................252.3. Vedligeholdelse af Kundens system.....................................................................26
3. Organisation og samarbejde.......................................................................................273.1. Samarbejdets grundlag og forløb.........................................................................273.2. Indkøringsfase......................................................................................................28
4. Levering......................................................................................................................295. Priser..........................................................................................................................296. Betalingsbetingelser...................................................................................................297. Benyttelse af og hæftelse for underleverandører.......................................................308. Leverandørens garantier............................................................................................309. Rettigheder til programmel og dokumentation...........................................................3010. Tredjemands rettigheder...........................................................................................3111. Leverandørens misligholdelse..................................................................................31
11.1. Forsinkelse.........................................................................................................3111.2. Mangler..............................................................................................................32
12. Erstatning, ansvarsbegrænsning og forsikring.........................................................3213. Force majeure...........................................................................................................3314. Tavshedspligt............................................................................................................3315. Overdragelse............................................................................................................3416. Ikrafttræden og aftaleperiode...................................................................................3417. Tvister......................................................................................................................3418. Underskrifter.............................................................................................................35BILAG 2 - SKEMA TIL BRUG FOR UDFYLDELSE AF TILBUD...............................................36BILAG 3 – TILBUDSLISTE.................................................................................................37BILAG 4 – LISTE OVER FORBEHOLD................................................................................38
1. Indledning
1.1. Indledende bemærkninger
Nærværende udbudsbetingelser gælder for Landsbyggefondens udbud af videreudvikling og vedligeholdelse af fondens ESDH-system for håndtering af
3 / 38
driftsstøtte med tilhørende ekstern rettet webflade også kaldet driftsstøtteportalen.
Udbuddet foretages som en rammeaftale for en 4-årig periode. Rammeaftalen skønnes at omfatte ydelser for 10-20 mio. kr. eksklusive moms i aftalens løbetid.
Udbuddet er offentliggjort i Supplement til Den Europæiske Unions Tidende og TED-databasen ved Landsbyggefondens udbudsbekendtgørelse af 7. oktober 2015 med referencenummer 2015/S 194-351931.
1.2. Udbuddets baggrund og formål
1.2.1. Om Landsbyggefonden
Landsbyggefonden er en selvejende institution oprettet ved lov. Fonden har til formål at fremme det almene byggeris selvfinansiering.
Fonden ledes af en bestyrelse på 9 medlemmer. Formanden for bestyrelsen og 4 andre medlemmer af denne vælges af Boligselskabernes Landsforening. 2 medlemmer af bestyrelsen, som skal være boligtagere i alment byggeri, vælges af Lejernes Landsorganisation i Danmark. 1 medlem vælges af Kommunernes Landsforening og 1 medlem vælges af Københavns og Frederiksberg kommuner i fællesskab. Alle valg sker for 4 år ad gangen.
Fonden har selvstændig administration, der ledes af en direktion bestående af direktør og sekretariatschef. Fonden er organiseret i tre centre.
Det administrative center forestår stamdata for boligorganisationer og afdelinger, fondens journal, grundkapitalforvaltning, opkrævning af pligtmæssige bidrag og nye indbetalinger til landsdispositionsfonden, trækningsretssager, ekspedition af låne- og garantisager vedrørende særlig driftsstøtte og renovering mv., boligportal/husleje-register, kapitalforvaltning, bogføring, regnskabsaflæggelse samt personaleadministra-tion.
4 / 38
Centret for Særlig Driftsstøtte forestår sagsbehandling vedrørende renovering mv., kapitaltilførsel, huslejestøtte mv., boligsocial indsats og yder sekretariatsmæssig bistand til bestyrelse og direktion.
Center for Almen Analyse forestår garantiordning for afdelingsmidler, regnskabsind-beretning på edb, regnskabsdatabasen, almen styringsdialog, benchmarking, tema-undersøgelser og analyser, samt foretager regnskabsgennemgang og yder vejledning i regnskabsspørgsmål m.m.
Yderligere information om Landsbyggefonden findes på fondens hjemmeside www.lbf.dk.
1.2.2. Baggrund
I 2011 påbegyndtes udarbejdelsen af kravsspecifikationer for etablering af et nyt ESDH system til håndtering af ansøgninger og administration af forskellige typer ansøgninger om driftsstøtte fra boligorganisationerne til Landsbyggefonden. IT systemet er udviklet til at afvikle sagsbehandling og journalisering af Landsbyggefondens driftsstøttesager. Der er tale om et system, som via en ekstern rettet portal kan modtage ansøgninger om driftsstøtte og udfylde hovedparten af informationer om stamdata, regnskabsdata, lånedata mv. – informationer, som tidligere blev indsendt på regnearksskemaer. Data indsamles fra informationer, som via øvrige indberetninger allerede er til stede i Landsbyggefonden. Der logges ind med NemID samt dertil knyttet rolle tildelt af den enkelte boligorganisation.
Systemet er opdelt i forskellige sagstyper, som har forskellige arbejdsgange og milepæle. Til arbejdsgangene er der tilknyttet diverse obligatoriske dokumenter, og der kan tilknyttes flere dokumenter. For hver sag er endvidere journaliseret mails ind og ud af huset, hvoraf udgående kan være automatisk generede.
Det er alene boligorganisationer der kan ansøge fonden om driftsstøtte. Kommuner, revisionsinstitutter samt realkreditinstitutter har adgang til at se på sager i systemet. Herudover kan boligorganisationer tilknyttes en ekstern rådgiver til en sag. Når dette sker opnår rådgiveren samme rettigheder til den konkrete sag som boligorganisationen har.
1.2.3. Formål
Formålet med dette udbud er at finde en leverandør til videreudvikling af systemet samt løbende vedligehold og fejlrettelser. Herudover kan ændringer i fondens øvrige IT-systemer skabe et behov for tilpasninger af driftsstøttesystemet. Sådanne tilpasninger vil også være omfattet af rammeaftalen.
5 / 38
2. Generelle oplysninger
2.1. Ordregiver
Den ordregivende myndighed og kontraherende part er:
LandsbyggefondenStudiestræde 501554 København VTelefon 33 76 20 00Telefax 33 76 20 05
Ordregivers kontaktperson er:Leif Tøiberg Driftsstøttechef i fondens Center for Særlig DriftsstøtteDirekte telefon: 3376 2117Mail: [email protected]
I dennes fravær kan kontakt tages til:Niels Erik BirkebakIT-chef i LandsbyggefondenDirekte telefon: 33 76 21 30Mail: [email protected]
2.2. Udbudsform
Udbuddet gennemføres efter reglerne om begrænset udbud i henhold til direktiv 2004/18/EF af 31. marts 2004 (”udbudsdirektivet”) hvilket indebærer, at kun prækvalificerede virksomheder har ret til at afgive tilbud.
Da udbuddet er omfattet af udbudsdirektivet, er ordregiver forpligtet til at følge en række formelle regler og procedurer. Dette skal ske for at sikre ligebehandling af tilbudsgiverne og gennemsigtighed i udbudsprocessen.
I den forbindelse ønsker ordregiver at henlede tilbudsgivernes opmærksomhed på, at:
- Ordregiver er berettiget og normalt også forpligtet til at se bort fra et tilbud, hvis tilbuddet ikke er konditionsmæssigt, herunder bl.a. hvis ikke det overholder forskrifterne i disse udbudsbetingelser, eller hvis det indeholder forbehold over for grundlæggende udbudsbetingelser. Der henvises til pkt. 6.7 nedenfor vedrørende muligheden for at tage forbehold.
- Ordregiver er forpligtet til at se bort fra tilbud eller ændringer af tilbud, som ikke er til stede på ordregivers adresse på tidspunktet for tilbudsfristens udløb.
- Det er tilbudsgivernes risiko, at tilbud afgives i overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser og det samlede udbudsmateriale, jf. pkt. 3 nedenfor. Risikoen for rækkevidden og konsekvenserne af eventuelle forbehold eller væsentlige uklarheder i tilbuddet fra tilbudsgiveren påhviler derfor
6 / 38
udelukkende tilbudsgiveren. Der henvises til pkt. 6.7 nedenfor vedrørende muligheden for at tage forbehold.
2.3. Kontraktform
Ordregiver har udfærdiget udkast til en rammeaftale, der vil være gældende for samarbejdet, og som er vedlagt nærværende udbudsbetingelser – se bilag 1.
2.4. Tidsplan
Nedenfor er skitseret den forventede tidsplan frem til underskrift af kontrakt.
Aktivitet TidspunktAfsendelse af udbudsbekendtgørelse
2. oktober 2015
Frist for modtagelse af ansøgning om prækvalifikation
3. november 2015 kl. 9.00
Afsendelse af underretning om resultatet af prækvalifikationen 15. november 2015Offentliggørelse af udbudsmaterialer
15. november 2015
Afholdelse af spørgemøde/workshop
25. november 2015
Frist for modtagelse af tilbud 15. januar 2016Præsentation af tilbud ved tilbudsgiver
20.-22. januar og den 25.-26. januar 2016
Afsendelse af underretning om resultatet af tilbudsevalueringen 15. februar 2016Stand still-periodens udløb 25. februar 2016Underskrivelse af kontrakt med den vindende tilbudsgiver 1. marts 2016
2.5. Annullation mv.
Indtil en endelig kontrakt er indgået, vil ordregiver kunne annullere udbuddet, såfremt der foreligger saglige grunde.
Ordregiver forbeholder sig endvidere ret til ikke at underskrive kontrakt med den vindende tilbudsgiver, såfremt der ikke opnås godkendelse til kontraktindgåelse fra den bevilgende myndighed.
3. Udbudsmaterialet
Udbudsbekendtgørelsen udgør sammen med nærværende udbudsbetingelser med tilhørende bilag 1 – 4 det samlede udbudsmateriale for dette udbud.
Bilagene til nærværende udbudsbetingelser består af udkast til rammeaftale (bilag 1), skema til udfyldelse af tilbud (bilag 2), en tilbudsliste (bilag 3) og en liste over
7 / 38
eventuelle forbehold (bilag 4). Tilbudsgiver bedes kontrollere, at alle ovennævnte dokumenter er til stede.
Det samlede udbudsmateriale er endvidere tilgængeligt elektronisk på https://www.lbf.dk/om-lbf/udbud-vedr-driftsstoettesystemet.
4. Opgavebeskrivelse
4.1. Systemet i dag
IT systemet til behandling af Driftsstøtte er udviklet til at håndtere sagsbehandling og journalisering af Landsbyggefondens driftsstøttesager. Der er tale om et system, som via en portal kan modtage ansøgninger om driftsstøtte og udfylde hovedparten af informationer om stamdata, regnskabsdata, lånedata mv. – informationer, som tidligere blev indsendt på regnearksskemaer. Data indsamles fra informationer, som via øvrige indberetninger allerede er til stede i Landsbyggefonden øvrige IT-systemer. Der logges ind med NemID samt dertil knyttet rolle tildelt af den enkelte boligorganisation.
Driftsstøttesystemet trækker således generelt på data fra en del af Landsbyggefondens bestående systemer samt på eksterne systemer. Det drejer sig bl.a. om stamdata, indberetninger af regnskaber, lån, huslejeregister, ledige boliger mv. Disse er beskrevet på Landsbyggefondens hjemmeside under selvbetjeninger.
Systemet er opdelt i forskellige sagstyper, som har forskellige arbejdsgange og milepæle. Til arbejdsgangene er der tilknyttet diverse obligatoriske dokumenter og der kan tilknyttes flere dokumenter. For hver sag er endvidere journaliseret mails ind og ud af huset, hvoraf udgående kan være automatisk generede.
Følgende typer er understøttet af systemet for indeværende:
- Renoveringsstøtte- Kapitaltilførsel- Omprioritering- Huslejestøtte- Boligsocial indsats- Driftslån- Garanti (ikke taget i drift)- Salg- Totaløkonomi- Diverse
Ud over integration med mail er der integration med MS Navision som økonomisystem. Integrationen til Navision sker via webservices og høj grad af automatisering af posteringer. Integrationen giver endvidere overblik inde fra sagssystemet over posteringer på de enkelte sager. Posteringerne sendes videre til banksystemer med indbyggede valideringer af Nemkonto eller sagsspecifikke konti.
Systemet er udviklet på basis af MS SQL server og MS.net og har en intern brugerflade lavet i WPF med integration til AD samt en ekstern rettet webportal.
8 / 38
Der anvendes NHibernate som framework og XBAP som distribution. Den eksterne portal anvender Nemid med rettighedsstyring via medarbejdersignatur.
Som kodestyring bruges GIT og der er etableret interne udviklingsmiljøer, som også bruges til etablering af test af udviklede versioner af systemet.
På spørgemødet, jf. pkt. 8.2 nedenfor, vil tilbudsgiverne få mulighed for at stifte nærmere bekendtskab med systemet.
4.2. Kravsspecifikation
Systemet har været i drift siden 1. januar 2012, og der er løbende tilkommet nye sagstyper og yderligere integrationer – herunder til økonomi.
Der tilkommer til stadighed nye ønsker samt ændrede betingelser i forbindelse med ny lovgivning og nye regulativer for fondens støtteordninger. Endvidere kan ændringer i fondens øvrige IT-systemer skabe et behov for tilpasninger af driftsstøttesystemet. Der udestår nogle sagstyper, som alene har basal understøttelse, og som derfor skal videreudvikles:
- Fritagelsessager hvor der mangler workflow mv. (se pkt. 4.2.3)- Hjemfaldssager, hvor der mangler workflow og integration til
økonomisystem (se pkt. 4.2.5)- Salgssager, hvor der særligt udestår design, workflow og
journaliseringsdel (se pkt. 4.2.6)- Opbygning af garantifane (se pkt. 4.2.7)
For bestående sagstyper er der ønsker om videreudbygning:
- Etapeopdeling af renoveringsstøtte (se pkt. 4.2.1)- Rapporter over renoveringsstøtte supplerende oplysninger (se pkt.
4.2.1)- Håndtering af revideret skema A, B og C- Økonomihåndtering af reguleringskonto for kapitaltilførsel og
huslejestøtte (se pkt. 4.2.2 og 4.2.4)- Diverse rapporter
Endvidere udestår mere generelle tilpasninger (se pkt. 4.2.8) såsom
- Status data til sagsoversigter ved indlogning fra boligorganisation- Flere kontaktpersoner fra boligorganisationer eller kommune - Masseudsendelser på tværs af sager- Advisering ved statusskift- Journalisering af mails i form der kan arkiveres - Rollestyring af interne sagsbehandlere
9 / 38
- Flere sagsbehandlere på hver sag
Hertil kommer vedligeholdelse af systemet (se pkt. 4.2.9).
4.2.1. Videreudvikling af renoveringsstøtte
Tilsagn til renoveringsstøtte håndteres i et samspil mellem Landsbyggefondens Driftsstøttesystem og et statsligt tilsagnssystem kaldet BOSSINFrenovering. Systemet understøtter sagsgangen mellem boligorganisationers strukturerede ansøgning samt kommunernes tilsagn til de enkelte sager. Systemet er hostet hos KMD. For renoveringssager starter processen i Landsbyggefonden, som efter indledende sagsbehandling initierer en sag i BOSSINF via webservice.
Renoveringssager kan i nogle tilfælde afleveres i flere etaper. Der findes flere typer af etaper, hvor nogle har et startpunkt (skema A) med samlet økonomisk overblik og tilsagn mens de enkelte etaper kan have egne licitationer og afleveringsdato. Etaper er ikke understøttet i det nuværende system og skal indarbejdes i det eksisterende workflow og i koblingen til BOSSINFrenovering.
Der er opsamlet informationer om anvendte bygningselementer til renoveringssager, som f.eks. tegl eller skifer – lette facadeelementer eller murværk, altaner mv. Der skal etableres en datastruktur for disse informationer, så der kan laves rapporter over elementerne samt hurtig fremsøgning af lignende byggerier, når der behandles ansøgninger om renoveringsstøtte for et byggeri.
4.2.2. Videreudvikling af kapitaltilførsel
Landsbyggefonden kan yde særlig driftsstøtte til almene boligafdelinger mv., hvor der er så væsentlige økonomiske problemer, at disse vil kunne vanskeliggøre afdelingens videreførelse. Særlig driftsstøtte kan ydes til finansiering af renoveringsarbejder (renoveringsstøtte mv.) samt andre foranstaltninger.Særlig driftsstøtte ydes dels som kapitaltilførsel med økonomisk deltagelse fra Landsbyggefonden, boligorganisation, kommune og realkreditinstitut og dels i form af fællespuljetilskud, driftslån mv. Det overvejs om der skal etableres en kobling fra driftsstøtteportalen til tinglysning.Landsbyggefonden udarbejder en økonomisk redegørelse og tilsagn på kapitaltilførsel.
Landsbyggefonden varetager opkrævning af kommunens andel til kapitaltilførsel, og udbetaling af denne til boligorganisationen, når opkrævning er indbetalt. Opkrævning og udbetaling af Landsbyggefondens og kommunens andel skal integreres til økonomisystem.
Den særlige driftsstøtte kan medføre årlig indberetning, hvorfor workflow skal udbygges med håndtering af reguleringskonto.
I forbindelse med udmelding om særlig driftsstøtte, kan der være forudsat sammenlægning af boligafdelinger i den økonomiske behandling. Den administrative/juridiske sammenlægning er en særskilt procedure i Landsbyggefondens
10 / 38
stamdatasystem, men sagsbehandlingen i driftsstøtteportalen skal ske på baggrund af den sammenlagte afdeling, hvor de økonomiske konsekvenser beregnes på baggrund af diverse sagstyper for de sammenlagte afdelinger. Herudover skal fondens ansøgningsskema indeholde oplysninger på baggrund af den sammenlagte afdeling.
4.2.3. Fritagelsessager
I forbindelse med Landsbyggefondens økonomiske sagsbehandling, kan der være behov for fritagelse for betaling af den andel af ydelse vedrørende afviklede prioriteter, oprindelig finansiering, der ikke indbetales til Landsbyggefondens dispositionsfond.
Fritagelse sker på baggrund af ansøgning fra boligorganisationen, og registrering af fritagelse skal integreres til Landsbyggefondens sagssystem til brug for fondens opkrævning af indbetalinger til landsdispositionsfond og integration til økonomisystem.
Herudover kan der ske ændring eller ophævelse af tidligere fritagelser samt tilbagebetaling af særstøttelån, hvor fritagelse er givet til tilbagebetaling af dette.
Workflow skal derfor opbygges ud fra ovenstående.
4.2.4. Videreudvikling af Huslejestøtte
Landsbyggefonden kan yde støtte i form af tilsagn om huslejestøtte med løbende udbetalinger.
Landsbyggefonden udarbejder en økonomisk støttefastsættelse og tilsagn om husleje-støtte.
På baggrund af fondens tilsagn om huslejestøtte foretages der kvartalsvis udbetaling via integration til økonomisystem og banksystem.
Tilskud til en afdeling skal anvendes i overensstemmelse med den fordeling på foranstaltninger, som er fastsat i støttefastsættelsen.
Midler, der opsamles i en afdeling som følge af tidsforskydning mellem støttetildeling og afholdelse af udgifter til aktiviteterne, skal henlæggelse på en reguleringskonto i afdelingen.
Der aflægges årligt regnskab for de opsamlede midler via reguleringskontoen samt revisor erklæring indtil arbejderne er afsluttet, og reguleringskontoen kan opgøres endeligt. Ved endelig opgørelse af reguleringskontoen, vil støtten blive endelig fastsat.
Reguleringskontoskemaet indeholder oplysninger fra støttefastsættelsen samt eventuel supplerende kapitaltilførsel.
Den årlige indberetning af reguleringskontoen skal ske som en webindberetning i driftsstøtteportalen med automatisk tilbagehold af støtte (huslejestøtte og driftslån), såfremt tidsfristen for den årlige aflevering ikke overholdes.
11 / 38
4.2.5. Hjemfald
Der findes kommuner, som har tinglyst forpligtelser til at kunne købe grund og eller bygninger tilbage til den oprindelige pris. Dette findes for flere områder, herunder områder under nuværende andelsboligforeninger eller ejerforeninger. Det er dog særligt udbredt for almene boliger og særligt til Københavns Kommune. Dette kaldes hjemfald og der kan være aftalt frikøb for sådanne forpligtelser, hvor boligorganisationen eller afdelingen igennem Landsbyggefonden køber sig fri og afbetaler dette frikøb over tid. Der har været flere runder hvor områder er blevet frikøbt for hjemfald – senest omegnskommunerne i Hovedstadsområdet. Der er nu lavet aftaler alle de steder der har været hjemfald. Den nye sagstype skal derfor kunne håndtere dokumenter og betalinger.
En gang årligt indkalder Landsbyggefonden en årlig opgørelse. På baggrund af denne fastsættes acontoudbetalinger samt afregning for foregående år.
Der skal for denne sagstype foretages integration mellem driftsstøttesystemet og Navision således at der kan foregår automatiske udbetalinger/opkrævninger.
Der skal etableres et workflow for Landsbyggefondens involvering i dette – herunder for integrationen til økonomisystemerne og budgetter.
4.2.6. Videreudvikling af Salgssager
Nogle steder i landet er der et vigende boligbehov. Der er derfor boligafdelinger hvor der skal ske helt eller delvis frasalg af boligerne. Fonden har til dette formål en sagstype til at håndtere dokumenter i disse sagstyper. Workflowet for salgssager skal genovervejs og nye funktionaliteter tilføjes.
4.2.7. Videreudvikling af Garantifane
I forbindelse med fondens tilsagn om ydelsesstøtte til realkreditlån til renovering mv. er der i henhold til lov om boligbyggeri eller § 91 i almenboligloven pålagt Landsbyggefonden en regarantiforpligtigelse over for den kommunale garantistillelse for disse realkreditlån ud over 60 % af den pågældende ejendoms værdi. Fonden regaranterer halvdelen af kommunens eventuelle tab.IT-mæssigt håndteres dette i et ældre IT-system der ønskes lukket ned og erstattet med en fane integreret i driftsstøttesystemet. Udviklingen af denne fane er påbegyndt men ikke færdiggjort. I forhold til det eksisterende T-system for garantier ønskes tilføjet en række nye funktionaliteter.
4.2.8. Generelle tilpasninger
Der skal indarbejdes et rollestyringssystem i det interne driftsstøttesystem. Der er kun en fælles rolle for sagsbehandlerne ud over en særlig rolle som tegningsberettiget. Der skal indarbejdes flere roller på de enkelte sagstyper.
Der skal endvidere laves overlappende sagsbehandlere for sagerne, således at flere kan være tilknyttet til en sag.
12 / 38
Der er etableret information om kontaktperson fra boligorganisation og kommune, men der er et ønske om at have flere kontaktpersoner, som kan modtage opdateringer pr. mail mv. Der skal kunne sendes beskeder pr. sagstype.
Der skal programmeres en funktion således, at det bliver muligt at sende rykkere til mange forskellige boligorganisationer vedr. manglende tilbagemelding på åbne sager i systemet. Herudover skal der kunne sendes mail til boligorganisationerne, når der sker statusskifte i en sag.
Der er i systemet etableret et administrationsområde, hvor der kan foretages tilpasninger på baggrund af ændringer i lovgiving og øvrige regler.
På det mere tekniske område skal der etableres målepunkter for sagerne, hvor disse målepunkter kan sendes til centrale websider, som opsamler status for alle en boligorganisations indberetninger og sager i Landsbyggefonden. Disse målepunkter skal anvendes på ”Min Side” der er en nyetableret funktionalitet for brugere, der er logget ind på et af fondens selvbetjeningssystemer.
Der skal indarbejdes en global navigationsheader der for brugere der er logget ind, gør det nemt at switche imellem de enkelte systemer brugerne har adgang til. Denne header er indarbejdet på enkelte af fondens øvrige systemer.
Der skal etableres en metode til lagring af mails som både sikrer journalisering og videre brug af mailen som en arkiv mail.
4.2.9. Vedligeholdelse af driftsstøttesystemet
Da store dele af driftsstøttesystemet er i drift og fungerende, ønskes der som en del af tilbuddet, og som en del af kontrakten, indgået aftale om vedligeholdelse af systemet. I tilfælde af systemnedbrud er fonden og de eksterne brugere afhængig af at de nødvendige tiltag foretages med kort varsel. Hertil kommer at ændringer i fx Nemid eller de IT systemer Driftsstøttesystemet har en kobling til kan nødvendiggøre, at der med relativ kort varsel skal tages tiltage til ændringer i driftsstøttesystemet.Som en del af rammeaftalen skal leverandøren derfor stille nødvendigt beredskab til rådighed til gennemførelse af vedligeholdelse, idet der skal skelnes mellem afhjælpning af kritiske fejl, der forhindrer drift, og mindre kritiske opdateringer.
Ved kritiske fejl skal fejludbedring påbegyndes inden for 5 timer på hverdage. Ved mindre kritiske fejl skal fejludbedring påbegyndes inden for 2 arbejdsdage. Fristen regnes fra det tidspunkt, hvor leverandøren får underretning om problemet/fejlen fra Landsbyggefonden, dog senest fra det tidspunkt, hvor leverandøren selv er blevet opmærksom på problemet/fejlen.
Eksempler på kritiske fejl kan være loginproblemer, fejl i kobling til BOSSINFrenovering, systemnedbrud, datalagringsfejl, fejl i forbindelse med kvartalsvise (og løbende) udbetalinger, graverende eller meningsforstyrrende fejl i skabeloner eller ansøgningsskema og fejl ved afsendelse af tilsagn og øvrige emails.
13 / 38
Eksempler på mindre kritiske fejl kan være rapporter der ikke fungerer, rettelser til skabeloner samt mindre smårettelser uden kritisk betydning for intern og ekstern sagsbehandling.
4.3. Placering af medarbejdere/udviklere mv.
Samarbejdet kræver en tæt dialog imellem ordregivers projektgruppe og leverandørens projektledelse og programmører mv. Det kan derfor være hensigtsmæssigt at leverandørens medarbejdere er placeret fysisk hos Landsbyggefonden i de perioder, hvor der pågår større udviklingsopgaver. Leverandøren skal derfor være indstillet på en sådan placering uden ekstra beregning, hvis ordgiver ønsker dette. I relevant omfang stiller ordregiver arbejdspladser til rådighed forstået som den fysiske arbejdsplads. Leverandøren skal selv levere hardware og software samt nødvendige licenser til udstationerede medarbejdere.
Fonden stiller dog testservere til rådighed.
Hovedvægten af projektet forventes at ligge i starte af perioden – forstået som det første 1-1½ år. Det kan derfor være nødvendigt at leverandøren har ressourcer til en større bemanding i denne periode end i den senere del af aftalen.
Bemandingen af projektet vil variere, men i den første del forventes det, at bemandingen skal udgøre 3-5 årsværk.
4.4. Organisering af samarbejdet
Fra ordregivers side er der nedsat en projektorganisation bestående af Projektleder, IT-chef samt tre nøglepersoner indenfor hvert sit fagområde (økonomifunktion, renoveringsstøttefunktion og bolig social funktion) i systemet, og som har ansvar for dialog og fastlæggelse af kravsspecifikationer samt efterfølgende test. Andre af ordregivers medarbejdere vil i relevant omfang blive involveret i dette arbejde.
Processen med udvikling skal foregå i en agil proces, således at løsninger fremkommer i løbende dialog imellem leverandør og ordregivers repræsentanter.
Efter kontraktens underskrivelse vil den valgte leverandør få en grundigere indføring i LBF’s forretningsgange, i driftsstøttesystemets funktionaliteter samt i koblingen til øvrige IT-systemer. Dette vil ske mod sædvanlig timebetaling i henhold til rammeaftalen.
Leverandøren skal foruden programmører have en fast projektleder tilknyttet projektet.
For at undgå misforståelser i den løbende dialog og af hensyn til Landsbyggefondens medarbejdere er det et krav, at alle tilbudsgiverens medarbejdere på projektet taler dansk.
Der vil løbende være behov for dialog imellem ordregivers og leverandørens projektledelse i forhold til at sikre, at der er balance imellem de af leverandøren allokerede ressourcer og de hos ordregiver dedikerede ressourcer.
14 / 38
For at sikre ovenstående forhold skal der imellem leverandøren og ordregiver aftales en passende organisering og mødestruktur.
5. Øvrige krav
5.1. Forsikring
Sammen med tilbuddet skal tilbudsgiver fremlægge dokumentation for, at tilbudsgiveren har tegnet en sædvanlig produktansvarsforsikring.
6. Udarbejdelse af tilbud
Ved udarbejdelse af tilbuddet skal tilbudsgiver iagttage de form- og procedurekrav, der fremgår af nærværende punkt.
6.1. Sprog
Tilbuddet skal udarbejdes på dansk.
6.2. Vedståelsesfrist
Tilbudsgiverne er bundet af deres tilbud, indtil kontrakten med den udvalgte leverandør er underskrevet, dog senest indtil 1. april 2016.
6.3. Priser
Den i tilbuddet angivne timepris (se også bilag 3) skal være i danske kroner eksklusive moms.
Timeprisen er fast. Der vil dog én gang årligt (første gang 1. april 2017) ske indeksregulering af timeprisen i henhold til rammeaftalens bestemmelser herom (bilag 1).
6.4. Omkostninger ved udarbejdelse af tilbud
Tilbudsgiverne modtager intet honorar for deltagelse i denne udbudsforretning, herunder for udarbejdelse af kalkulation af tilbud.
6.5. Alternative tilbud.
Tilbudsgiverne er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud.
6.6. Tilbuddets opbygning og indhold
Tilbuddene skal indeholde og disponeres i følgende hovedafsnit:
15 / 38
Disposition Indhold Tilbudsgivers
identitetOplysninger om tilbudsgivers identitet, herunder navn, adresse, CVR-nummer og relevant kontaktperson.
Pris Der skal afgives tilbud med fast timepris. Der skelnes ikke imellem forskellige medarbejdertyper.
Opgavens gennemførelse
Der skal vedlægges en generel beskrivelse af tilbudsgiverens ydelser og de dertil knyttede processer.
Der skal endvidere vedlægges et oplæg til gennemførelse af en effektiv og omkostningsoptimeret proces, herunder et oplæg til tilrettelæggelse af den agile proces i tæt dialog mellem parterne som beskrevet i pkt. 4.4.
Endelig skal der vedlægges en redegørelse for, hvordan tilbudsgiveren vil sikre den fornødne dokumentation og beskrivelse af implementerede forretningslogikker, trufne beslutninger, og af den løbende udvikling, fejlretning og vedligeholdelse af systemet.
Bemanding og organisation
Der skal vedlægges en organisationsplan med en redegørelse for den organisation og bemandning (projektleder og øvrige medarbejdere), der er til rådighed for at gennemføre opgaverne. Der skal angives kompetenceforhold, kommunikationsveje og ansvarsforhold.
Tilbudsgiveren skal råde over det angivne personale og anvende de angivne personer til gennemførelse af opgaven. Der skal vedlægges CV’er for de medarbejdere, som tænkes anvendt på opgaven.
CV’erne bør bl.a. indeholde oplysninger om:- Uddannelse- Stilling- Kompetencer- Relevante erhvervserfaringer- Anciennitet
Forsikring Der skal vedlægges dokumentation for opfyldelse af kravene til forsikring, jf. hertil pkt. 5.1.
6.7. Forbehold
Tilbudsgiverne opfordres til så vidt muligt at undlade at tage forbehold over for udbudsmaterialet og i stedet søge eventuelle usikkerheder afklaret gennem spørgsmål og under workshoppen, jf. hertil pkt. 8.
Eventuelle forbehold skal specificeres klart og præcist i de enkelte dokumenter og bilag med korrekturmarkering. Forbeholdet skal desuden fremgå af den vedlagte forbeholdsliste (bilag 4). Tilbudsgivernes undladelse af at angive eventuelle forbehold i
16 / 38
forbeholdslisten er dog ikke ensbetydende med, at ingen af udsagnene i tilbudsgivernes tilbud vil blive kvalificeret som forbehold, idet dette beror på udsagnenes indhold.
Forbehold over for mindstekrav eller forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at ordregiver er både berettiget og forpligtet til at forkaste tilbuddet. Det gælder ligeledes forbehold, der ikke kan prissættes af ordregiver på et sikkert og objektivt grundlag.
7. Bedømmelse af tilbud
7.1. Tildelingskriterier
Rammeaftalen vil blive tildelt på baggrund af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud.
Der vil ved bedømmelsen af indkomne konditionsmæssige tilbud blive lagt vægt på følgende underkriterier:
Pris: 20 %Opgavens gennemførelse: 40 %Bemanding og organisation: 40 %I alt 100 %
17 / 38
7.2. Pointgivning
For hvert underkriterium vil tilbuddene blive tildelt point på en skala fra 0-10.
For så vidt angår underkriteriet pris vil tilbuddene blive bedømt på baggrund af timeprisen, som fremgår af tilbudslisten (bilag 3).
Det tilbud, som har den laveste timepris, vil blive tildelt 10 point.
Et tilbud, som er X % (eller mere) dyrere end det laveste tilbud, tildeles 1 point. Procentsatsen (X) er forud fastsat af ordregiver, men oplyses ikke over for tilbudsgiverne før underretningen om tildelingsbeslutningen.
Tilbud med timepriser mellem de to yderpunkter tildeles point ved lineær interpolation.
For så vidt angår de øvrige underkriterier vil følgende pointskala blive anvendt, idet alle trin på skalaen kan bringes i anvendelse:
10: Gives for det fremragende tilbud, som bedst muligt opfylder underkriteret med ingen eller få uvæsentlige undtagelser.
9:8:7: Gives for et tilbud med en god opfyldelse af underkriteriet.6:5: Gives for et tilbud med en middel tilfredsstillende opfyldelse af
underkriteriet.4:3: Gives for et tilbud med en mindre tilfredsstillende opfyldelse af
underkriteriet.2:1:0: Gives for et tilbud, som kun netop er konditionsmæssigt, men hvor der
ikke er oplysninger, der belyser opfyldelsen af underkriteriet.
7.3. Bedømmelse af underkriteriet opgavens gennemførelse
Ved bedømmelsen af dette underkriterium lægges vægt på, at beskrivelsen af ydelserne demonstrerer overblik over opgaven og lægger op til en hensigtsmæssig tilrettelæggelse af samarbejdet, der så vidt muligt sikrer en optimal udviklingsproces og fornøden dokumentation af trufne beslutninger herunder beskrivelse af forretningsloggikker og af den løbende udvikling og vedligeholdelse af systemet.
7.4. Bedømmelse af underkriteriet bemanding og organisation på opgaven
Ved bedømmelsen af dette underkriterium lægges der vægt på, at tilbudsgiveren etablerer en organisation, som indeholder klare og logiske kompetence- og ansvarsforhold, således at god kommunikation fremmes, og spildtid internt i organisationen og i relation til Landsbyggefondens medarbejdere minimeres.
18 / 38
Der lægges endvidere vægt på, at de tilbudte medarbejdere gennem deres CV’er har et dokumenteret højt fagligt, uddannelsesmæssigt og erfaringsmæssigt niveau og har de fornødne kompetencer til løsning af opgaven.
Der lægges endvidere vægt på, at opgavernes kvalificerede udførelse er sikret i tilfælde af, at enkeltpersoner får forfald.
8. Spørgsmål og workshop mv.
8.1. Spørgsmål
Tilbudsgiverne opfordres til at afklare eventuelle usikkerheder i udbudsmaterialet gennem spørgsmål til ordregiver.
Spørgsmålene, der skal være på dansk, skal fremsendes pr. e-mail til ordregivers kontaktperson.
Spørgsmål og besvarelser heraf vil i anonymiseret form blive offentliggjort på ordregivers hjemmeside https://www.lbf.dk/om-lbf/udbud-vedr-driftsstoettesystemet. Såfremt tilbudsgiver har oplyst e-mail adresse, fremsendes svarene tillige til denne.
Spørgsmål skal være modtaget så betids, at ordregiver kan nå at besvare disse senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb.
8.2. Workshop og spørgemøde
For at give de prækvalificerede tilbudsgivere en indsigt i driftsstøttesystemet afholdes et kombineret workshop og spørgemøde.
Tilbudsgiverne er forpligtiget til at deltage i det fælles spørgemøde/workshop blandt andet med den medarbejder der fra tilbudsgivers side skal varetage projektledelsen. På dette møde vil der blive givet en introduktion til driftsstøttesystemet samt til Driftsstøtten. Tilbudsgiverne vil få lejlighed til at stille spørgsmål til ordregiver om eventuelle usikkerheder i udbudsmaterialet, forventningerne til den videre proces og om leveringen af den udbudte ydelse.
Spørgemødet/workshoppen afholdes onsdag den 25. november 2015, kl. 9.00-12.00, på ordregivers adresse (Studiestræde 50, 1554 København V).
8.3. Fortrolighed, anonymitet og tavshedspligt
Ordregiver vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i tilbudsgivernes tilbud, som angår tilbudsgivernes fortrolige, forretningsmæssige forhold. Fortrolighedstilsagnet må i sagens natur vige i den udstrækning, lovgivningen forpligter ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand.
I det omfang tilbudsgiverne selv anser oplysninger som særligt følsomme, bedes dette tydeligt markeres i tilbuddene, hvorefter ordregiver – inden for lovgivningens rammer -
19 / 38
vil tilstræbe, at oplysningerne ikke videregives.
Tilbudsgiverne er desuden pålagt en ubetinget tavshedspligt over for tredjemand med hensyn til forhold, som måtte komme tilbudsgiverne til kundskab i forbindelse med tilbudsgivningen eller opgavens løsning.
9. Krav til fremsendelse af tilbud
9.1. Tilbudsafgivelse mv.
Tilbud skal afleveres til:
LandsbyggefondenStudiestræde 50DK-1554 København VAtt. Leif Tøiberg
9.2. Frist for afgivelse af tilbud
Tilbud skal afleveres senest den 15. januar 2016, kl. 12.00.
Tilbud, der modtages senere end dette tidspunkt, vil blive forkastet.
9.3. Form og mærkning af tilbud
Tilbuddene skal afleveres i papirformat (1 original og 5 kopier) og digitalt på en USB-nøgle.
Det samlede materiale afleveres i en lukket kuvert mærket ”Tilbud: Landsbyggefondens udbud af videreudvikling og vedligeholdelse af driftsstøttesystem”.
10. Behandling af tilbud
10.1. Adgang til at overvære åbningen af tilbud
Tilbud registreres ved deres modtagelse, og rettidigt modtagne tilbud åbnes samlet på et nærmere fastlagt tidspunkt efter tilbudsfristens udløb.
Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af de indkomne tilbud.
10.2. Forbud mod forhandling
Ordregiver kan ikke forhandle med tilbudsgiverne, idet ordregiver skal holde sig inden for de rammer for forhandling, der er indeholdt i den erklæring, som Rådet og Kommissionen afgav i forbindelse med direktiv 3/37/EF:
”Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne ved offentligt og begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om
20 / 38
grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser. Der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling.”
Der gælder således snævre grænser for drøftelser med tilbudsgiverne, og tilbudsgiverne bør derfor drage omsorg for, at deres tilbud er udformet således, at kontrakten i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem ordregiver og den udvalgte tilbudsgiver.
Det er derfor nødvendigt, at tilbuddene behandler alle relevante forhold, og er præcise i enhver henseende, herunder indeholder alle nødvendige oplysninger inklusive angiver samtlige priser.
10.3. Ordregivers meddelelse om konkurrencens resultat
Efter tildeling af rammeaftalen vil ordregiver hurtigst muligt skriftligt orientere de tilbudsgivende, der ikke er blevet tildelt aftalen om det antagne tilbuds egenskaber og relative fordele.
Herefter løber standstill-perioden i medfør af håndhævelseslovens § 3, hvorefter rammeaftalen forventes underskrevet.
21 / 38
BILAG 1 – UDKAST TIL RAMMEAFTALE
RAMMEAFTALE
for
videreudvikling og vedligeholdelse af Landsbyggefondens driftsstøttesystem
mellem
LandsbyggefondenStudiestræde 501554 København VCVR-nr. 62 47 54 12(i det følgende kaldet Kunden)
og
[navn][adresse][CVR-nr.](i det følgende kaldet Leverandøren)
(i det følgende kaldet Rammeaftalen)
22 / 38
Indholdsfortegnelse
Præambel 1. Kontraktgrundlag2. Leverandørens leveringsforpligtelser2.1. Ydelserne2.2. Kundens bestillinger vedrørende udvikling2.3. Vedligeholdelse af Kundens system3. Organisation og samarbejde3.1. Samarbejdets grundlag og forløb3.2. Indkøringsfase4. Levering5. Priser6. Betalingsbetingelser7. Benyttelse af og hæftelse for underleverandører8. Leverandørens garantier9. Rettigheder til programmel og dokumentation10. Tredjemands rettigheder11. Leverandørens misligholdelse11.1. Forsinkelse11.2. Mangler 12 Erstatning, ansvarsbegrænsning og forsikring13. Force majeure14. Tavshedspligt15. Overdragelse16. Ikrafttræden og aftaleperiode17. Tvister18. Underskrifter
Bilagsfortegnelse
Bilag 1: Kundens udbudsbetingelser af [dato], inkl. bilag og spørgsmål og svarBilag 2: Leverandørens tilbud af [dato], inkl. bilag
23 / 38
Præambel
Parterne er enige om i hele forløbet at samarbejde med en positiv, professionel og ansvarlig holdning og yde en særdeles betydelig indsats for at opnå de bedst mulige resultater. Parterne skal herunder udvise den fleksibilitet, som må anses for rimelig og sædvanlig ved gennemførelse af tilsvarende it-kontrakter.
Parterne skal løbende informere hinanden om ethvert forhold, som skønnes at have betydning for gennemførelse af et hensigtsmæssigt kontraktforløb. Leverandøren skal som led i opfyldelsen af Kundens ønsker medvirke til, at disse ønsker udvikles økonomisk og brugermæssigt rationelt. I øvrigt skal Leverandøren rådgive Kunden i det omfang, det ud fra Rammeaftalen, de konkrete omstændigheder og god it-skik måtte være rimeligt og relevant.
1. Kontraktgrundlag
Rammeaftalen er indgået efter afholdt udbud i henhold til EU-direktiv 2004/18/EF af 31. marts 2004. Rammeaftalen er tildelt på grundlag af Kundens udbudsbekendtgørelse offentliggjort i Supplement til Den Europæiske Unions Tidende og TED-databasen den 7. oktober 2015 med referencenummer 2015/S 194-351931.
For samarbejdet mellem parterne gælder følgende dokumenter, der i tilfælde af indbyrdes modstrid gælder i den angivne prioriterede rækkefølge:
Rammeaftalen. Kundens udbudsbetingelser af [dato], inkl. bilag og spørgsmål og svar (bilag 1). Leverandørens tilbud af [dato], inkl. bilag (bilag 2).
2. Leverandørens leveringsforpligtelser
2.1. Ydelserne
Leverandørens ydelser omfatter udvikling og vedligeholdelse af Kundens driftstøttesystem som nærmere angivet i udbudsbetingelserne (bilag 1).
På baggrund af Kundens konkrete bestillinger vedrørende udvikling under Rammeaftalen, jf. punkt 2.2., skal Leverandøren levere de bestilte ydelser på de vilkår og til de priser, som følger af Rammeaftalen med bilag.
Desuden skal Leverandøren levere vedligeholdelse af systemet, jf. punkt 2.3.
Kunden afgiver ordrer efter behov, og er således ikke forpligtet til at aftage en bestemt mængde ydelser. Det er i udbetingelserne (bilag 1) beskrevet, hvilket it-miljø Leverandørens ydelser skal
24 / 38
indgå i.
Leverandøren er i øvrigt forpligtet til at levere de ydelser mv., der fremgår af Leverandørens tilbud, herunder i relation til dokumentation og kvalitetssikring, uanset om de er beskrevet i denne Rammeaftale.
2.2. Kundens bestillinger vedrørende udvikling
Mindre ændringer håndteres efter følgende model:
Ønsker Kunden en mindre ændring/udvikling af driftsstøttesystemet, fremsætter Kunden bestilling heraf over for Leverandøren enten skriftligt eller på et møde. Bestillingen kan eventuelt udformes i dialog med Leverandøren.
Leverandøren angiver et estimat for bestillingen og denne drøftes på et møde mellem Leverandøren og Kunden. Kunden godkender igangsættelse ud fra en tidsplan, og prioriteret i forhold til øvrige opgaver på mødet eller pr. mail. Leverandøren er forpligtiget til at lave mødereferat, hvor aftaler er fremhævet særskilt.
Kunden kan også vælge at bruge denne model for større ændringer, såfremt der ikke foreligger tilstrækkelig beskrivelse og specifikation af ændringen.
Større ændringer håndteres efter følgende model:
Ønskes en større ændring/udvikling af driftsstøttesystemet sender Kunden en skriftlig bestilling heraf til Leverandøren. Bestillingen kan eventuelt udarbejdes i dialog med Leverandøren.
Leverandøren udarbejder på den baggrund et løsningsforslag snarest muligt og senest 10 arbejdsdage efter modtagelsen af bestillingen, medmindre andet aftales. Løsningsforslaget udarbejdes i dialog med Kunden, i det omfang der er behov for det. Løsningsforslaget skal som minimum indeholde følgende oplysninger:
Beskrivelse af de påkrævede ydelser til opfyldelse af bestillingen. Tidsplan for de påkrævede ydelser, evt. med bindende afleveringsfrist. Estimat over pris – eller i særlige tilfælde en fast pris, hvis Kunden ønsker det –
for de påkrævede ydelser på baggrund af de i punkt 5 anførte timepriser og forventningerne om tidsforbrug til opfyldelse af bestillingen.
Konsekvenser for Leverandørens udførelse af øvrige ydelser under Rammeaftalen.
Behov for Kundens deltagelse i forbindelse med opfyldelse af bestillingen. Eventuelle andre relevante forhold.
Såfremt der opstår uoverensstemmelser mellem parterne om konsekvenserne af en bestilling, har Kunden ret til fornøden indsigt i grundlaget for Leverandørens løsningsforslag. Leverandøren er berettiget til et rimeligt vederlag for udarbejdelsen af løsningsforslaget. Vederlaget opgøres efter dokumenteret medgået tid og til de punkt 5
25 / 38
anførte timepriser.
Leverandøren kan først påbegynde de i løsningsforslaget angivne ydelser efter modtagelsen af Kundens skriftlige accept af løsningsforslaget.
Kunden kan med et varsel på tre arbejdsdage opsige enhver bestilling. Leverandøren er i så fald berettiget til vederlag for det indtil opsigelsen udførte arbejde opgjort efter medgået tid og de i punkt 5 anførte timepriser.
Ved alle bestillinger afgivet under Rammeaftalen har Leverandøren ansvaret for projektledelse og kvalitetssikring. Leverandøren skal herunder sørge for den indbyrdes koordinering af alle aktiviteter under Rammeaftalen om driftsstøttesystemet samt sikre sig, at der ikke træffes indbyrdes uforenelige beslutninger. Det er således Leverandørens ansvar at sikre den indbyrdes sammenhæng i driftsstøttesystemets arkitektur og sammenhæng i øvrigt mellem driftsstøttesystemets enkelte dele.
Hvis Leverandøren under udførelsen af en bestilling konstaterer, at det af Kunden godkendte prisestimat må forventes overskredet, skal Leverandøren straks – og inden estimatet overskrides, jf. nedenfor – underrette Kunden og give en skriftlig redegørelse for årsagerne til den forventede overskridelse.
Hvis de forventede overskridelser beror på forhold, som Leverandøren med rimelighed burde have taget højde for ved udarbejdelsen af løsningsforslaget, er Leverandøren bundet af det godkendte estimat, dvs. Leverandøren skal udføre bestillingen til denne pris. Leverandøren er under ingen omstændigheder berettiget til betaling af overskridelser, som ikke på forhånd er varslet Kunden som foreskrevet ovenfor.
2.3. Vedligeholdelse af Kundens system
Leverandøren skal foretage vedligeholdelse af Kundens system efter Kundens nærmere anvisninger.
Ved kritiske fejl skal fejludbedring påbegyndes inden for 5 timer på hverdage. Ved mindre kritiske fejl skal fejludbedring påbegyndes inden for 2 arbejdsdage. Fristen regnes fra det tidspunkt, hvor Leverandøren får underretning om fejlen fra Kunden, dog senest fra det tidspunkt, hvor Leverandøren selv er blevet opmærksom på fejlen.
Eksempler på kritiske fejl kan bl.a. være loginproblemer, fejl i kobling til BOSSINFrenovering, systemnedbrud, datalagringsfejl, fejl i forbindelse med kvartalsvise udbetalinger, graverende eller meningsforstyrrende fejl i skabeloner eller ansøgningsskema og fejl ved afsendelse af tilsagn og øvrige emails.
Eksempler på mindre kritiske fejl kan bl.a. være rapporter der ikke fungerer, rettelser til skabeloner samt mindre smårettelser uden kritisk betydning for intern og ekstern sagsbehandling. Ud over, hvad der er beskrevet i udbudsbetingelserne (bilag 1), kan vedligeholdelse af Kundens system bl.a. bestå af følgende ydelser:
Fejlfinding
26 / 38
o Ved fejl i systemet skal Leverandøren identificere årsagen til fejlen. Fejl- og mangelafhjælpning
o Efter aftale med Kunden skal fejl rettes omkostningseffektivt og hurtigst muligt. Ved fejl, der skyldes eksterne kilder, er det Leverandøren, som kontakter de relevante eksterne systemansvarlige.
Løbende optimering bl.a. på basis af gennemgang af logs og svartidsmålinger Afdækning og beskrivelse af nye behov i forbindelse med udbygning af
systemerneo I forbindelse med indførelse af ny lovigvning, ændrede underliggende
systemer el.lign. vil der være behov for at tilpasse systemet, f.eks. i form af udbygning af funktionaliteten. Leverandøren skal her vejlede i forhold til forskellige løsningsmuligheder.
Implementering af mindre ændringsønsker Opdatering i forbindelse med nye versioner af basissoftware
o Leverandøren skal efter behov opdatere systemet, så dette er kompatibelt med den software, som brugerne af systemet anvender.
Administrationsbruger/systemejer-supporto Opgaven indbefatter løbende support i form af vejledning omkring
fejlretning og forslag til andre løsninger og forbedringsforslag. Vedligeholdelse og opdatering af system dokumentation Planlægning, styring og dokumentation af testforløb Udarbejdelse af vejledninger relateret til anvendelsen
3. Organisation og samarbejde
3.1. Samarbejdets grundlag og forløb
Parterne er forpligtet til i videst muligt omfang at medvirke til opfyldelsen af aktiviteter i henhold til denne Rammeaftale, herunder ved loyalt at medvirke til gensidig varetagelse af hinandens interesser.
På Kundens vegne varetages samarbejdet af:
Leif TøibergTlf.: 33 76 21 17Mail: [email protected]
og
følgende medlemmer af Kundens projektgruppe, jf. også bilag 1, punkt 4.3.:[NAVNE PÅ MEDLEMMERNE AF KUNDENS PROJEKTGRUPPE INDSÆTTES]
På Leverandørens vegne varetages samarbejdet af:
[NAVN PÅ LEVERANDØRENS PROJEKTLEDER INDSÆTTES]
27 / 38
og følgende projektgruppe, jf. Leverandørens tilbud (bilag 2):
[NAVNE PÅ MEDLEMMERNE AF LEVERANDØRENS PROJEKTGRUPPE INDSÆTTES]
Umiddelbart efter underskrift af Rammeaftalen skal parterne i fællesskab udarbejde de nærmere retningslinjer for samarbejdets grundlag og forløb, herunder kommunikationsformer, mødeaktivitet, konflikthåndtering mv. med afsæt i det samlede kontraktgrundlag.
Det er Kundens opfattelse, at samarbejdets succes afhænger af, at alle deltagere i samarbejdet konstant holder fokus på organiseringen parterne imellem.
Sammensætningen af personer og kompetencer er afgørende for, hvordan samarbejdet fungerer. Parterne forpligter sig til at sørge for, at arbejdsopgaver og -funktioner er fordelt optimalt. Der skal således være overblik over ”hvem, der gør hvad,” og kommunikationsvejene skal være kendt for alle.
Leverandøren er ikke berettiget til at udskifte sin projektleder eller de øvrige medarbejdere angivet i Leverandørens tilbud (bilag 2) uden Kundens forudgående skriftlige samtykke.
Ønsker Leverandøren undtagelsesvis at udskifte en medarbejder, skal Leverandøren anmode om Kundens tilladelse hertil med længst muligt varsel og samtidig foreslå en ny medarbejder, som besidder mindst samme kvalifikationer mv. som den medarbejder, der ønskes udskiftet. Kundens samtykke til udskifning af en medarbejder må ikke tilbageholdes uden saglig grund. Leverandøren skal i tilfælde af udskiftning af en medarbejder sikre og selv afholde udgifterne til, at den fornødne viden om Kunden og Kundens system overføres fra den gamle til den nye medarbejder.
3.2. Indkøringsfase Umiddelbart efter Rammeaftalens indgåelse igangsættes en indkøringsfase.
Indkøringsfasen gennemføres som et samarbejde, hvor Leverandøren iværksætter de aktiviteter, der anses nødvendige for, at Leverandøren kan opnå en yderligere detaljeret indsigt i Kundens forretningsgange, behov og it-miljø. Formålet med indkøringsfasen er desuden at undersøge, om det er hensigtsmæssigt at præcisere eller komplettere kravsspecifikationen som angivet i udbudsbetingelserne (bilag 1).
Indkøringsfasen er et kort og intensivt forløb, hvor hver af parterne skal yde en betydelig indsats, herunder bl.a. deltage i workshops mv.
Leverandørens deltagelse i indkøringsfasen vederlægges efter medgået tid og til priserne angivet i punkt 5.
28 / 38
4. Levering
Det aftales særskilt for hver bestilling, hvornår og hvor der skal leveres, samt hvilke betingelser der skal være opfyldt, for at levering må anses som sket.
5. Priser
Leverandøren afregnes efter medgået tid, medmindre der i særlige tilfælde måtte være aftalt en fast pris for en bestilling, jf. punkt 2.2.
Leverandørens timepris er følgende, jf. også Leverandørens tilbud (bilag 2):
Timepris: [TILBUDT TIMEPRIS INDSÆTTES] kr.
Timeprisen indeksreguleres én gang årligt den 1. april på baggrund af udviklingen i det af Danmarks Statistik beregnede nettoprisindeks (januar 2015=100 som basistal) fra januar måned i året før indeksreguleringern til januar måned i reguleringsåret. Første regulering sker den 1. april 2017 på baggrund af udviklingen i prisindekset fra 1. januar 2016 til 1. januar 2017.
Samtlige Leverandørens ydelser er indeholdt i timeprisen, herunder bl.a. de fornødne licenser samt transport, forplejning og ophold, som således ikke honoreres særskilt.
Alle priser er i danske kroner ekskl. moms.
6. Betalingsbetingelser
Ydelser baseret på timebetaling faktureres på månedsbasis. Fakturering forud accepteres kun efter særskilt aftale.
I de særlige tilfælde, hvor der måtte være aftalt en fast pris for en bestilling, faktureres efter særskilt aftale, eller i mangel på aftale herom, efter levering er sket.
Hver enkelt af Leverandørens medarbejdere skal løbende føre timeregnskab med angivelse af anvendt tid og beskrivelse af udført arbejde. På anfordring skal den originale dokumentation fremvises over for Kunden.
Fakturering skal ske elektronisk efter Kundens nærmere anvisninger.Kunden er tidligst forpligtet til at betale 30 dage efter modtagelse af elektronisk faktura, forudsat at kravet er fyldestgørende dokumenteret.
7. Benyttelse af og hæftelse for underleverandører
Leverandøren kan ikke uden Kundens skriftlige samtykke overlade opfyldelse af ydelser
29 / 38
i henhold til Rammeaftalen til underleverandører. Kunden kan ikke nægte sådant samtykke uden saglig grund.
Leverandøren hæfter for sine underleverandørers ydelser efter nærværende kontrakt på ganske samme måde som for sine egne ydelser.
8. Leverandørens garantier
Leverandøren garanterer, at Leverandørens ydelser i henhold til Rammeaftalen er udført i overensstemmelse med det accepterede løsningsforslags og Rammeaftalens krav samt følger god it- og rådgiverskik. Herunder garanteres det,
at tilpasning, tilretning og opsætning af parametre i driftsstøttesystemet udføres hensigtsmæssigt, så risiko for problemer ved installation af patches og releases samt ved opgradering til nye versioner reduceres,
at Leverandøren ved valg mellem flere mulige detailløsninger har valgt en løsning, som alt andet lige i sammenligning med en anden mulig løsning ikke vil besværliggøre, komplicere og/eller fordyre udvikling, drift og vedligehold af Leverandørens ydelser og driftsstøttesystemet,
at tilpasning, tilretninger og opsætning af parametre er foretaget ud fra den i branchen kendte viden på udførelsestidspunktet og
at leverede ydelser opfylder relevante præceptive regler og myndighedskrav, således som disse foreligger ved afgivelse af den pågældende ordre.
9. Rettigheder til programmel og dokumentation
Kunden får uindskrænket brugsret til kundespecifikt programmel, specifikationer, analyser, design, rapporter, komponenter, kildekode, data/database, dokumentation, manualer, hjælpeprogrammel, værktøj og lignende, som Leverandøren måtte udarbejde eller udvikle for Kunden som led i aftalens opfyldelse.
Kunden må således frit disponere over dette, herunder lade det installere, vedligeholde, forvalte, videreudvikle og benytte hos Kunden og hos en eller flere tredjemænd. Vedrørende specielt tilrettede programmer, gælder dette punkt dog kun selve tilpasningen og ikke det oprindelige standardprogrammel.
Kunden skal løbende have udleveret den kildekode, der frembringes under Rammeaftalen. Udlevering kan f.eks. ske ved at Kunden får online adgang til at hente kildekoden fra det sted, hvor kildekoden opbevares.
Såfremt Leverandøren i forbindelse med videreudvikling eller tilpasning af driftsstøttesystemet ønsker at anvende 3. partsprodukter eller egne produkter, hvor Kunden ikke får adgang og rettigheder til kildekoden mv., skal Leverandøren indhente accept fra Kunden, inden produktet implementeres. Denne type produkter må ikke forhindre Kundens mulighed for fremover frit at vælge leverandør til videreudvikling, vedligehold og drift af driftsstøttesystemet.
30 / 38
10. Tredjemands rettigheder
Leverandøren indestår for, at det leverede ikke krænker andres rettigheder, herunder patenter eller ophavsrettigheder.
Indeståelsen forudsætter, at Kunden straks giver Leverandøren skriftlig meddelelse, når Kunden bliver opmærksom på eventuelle rettighedskrænkelser, og at Kunden bistår Leverandøren under sagen i fornødent omfang.
Leverandøren skal holde Kunden skadesløs for ethvert krav fra tredjemand vedrørende krænkelse af dennes rettigheder og enhver omkostning, der påføres Kunden som følge af sådanne krav fra tredjemand.
11. Leverandørens misligholdelse
I tilfælde af Leverandørens misligholdelse har Kunden de beføjelser, der er angivet i dette punkt 11.
11.1. Forsinkelse
Forsinkelse foreligger, når en ydelse ikke leveres af Leverandøren på det aftalte tidspunkt, med mindre forsinkelsen skyldes forhold, som Kunden er ansvarlig for, eller force majeure.
Det påhviler Leverandøren at give skriftlig og begrundet meddelelse uden ugrundet ophold, når Leverandøren må forudse en risiko for forsinkelse for aftalte leverancer.
Kundens bestillinger af udvikling:
Er der for en konkret bestilling, jf. punkt 2.2, aftalt en bindende afleveringsfrist, skal Leverandøren i tilfælde af forsinkelse betale en bod på 0,25 % af det samlede vederlag for bestillingen pr. arbejdsdags forsinkelse.
Med mindre andet er aftalt i den konkrete bestilling, anses det for væsentlig misligholdelse af en bestilling, der berettiger Kunden til at hæve bestillingen og kræve tilbagebetaling af betalte beløb – enten helt eller delvis efter Kundens valg – såfremt et aftalt leveringstidspunkt overskrides med mere end 40 arbejdsdage.
Vedligeholdelse af Kundens system:
Ved overskridelse af fristen for påbegyndelse af udbedring af kritiske fejl, jf. punkt 2.3, reduceres Leverandørens vederlag for udbedring af fejlen med 10 % pr. påbegyndt times overskridelse (op til 100 %).
Ved overskridelse af fristen for påbegyndelse af udbedring af mindre kritiske fejl, jf.
31 / 38
punkt 2.3, reduceres Leverandørens vederlag for udbedring af fejlen med 10 % pr. påbegyndt arbejdsdags overskridelse (op til 100 %).
11.2. Mangler
En mangel ved en leveret ydelse under Rammeaftalen foreligger, såfremt ydelsen ikke opfylder de af Leverandøren givne garantier, eller den i øvrigt ikke er eller fungerer, som Kunden med føje kunne forvente på grundlag af indholdet af Rammeaftalen og det accepterede løsningsforslag for en bestilling.
Det påhviler Leverandøren at give skriftlig og begrundet meddelelse straks, når Leverandøren må forudse, at der vil foreligge en mangel ved en eller flere af Leverandørens ydelser.
Efter have opdaget eller være blevet gjort opmærksom på en mangel, skal Leverandøren uden ugrundet ophold og uden vederlag afhjælpe manglen.
Hvis manglen ikke kan afhjælpes, er Kunden berettiget til forholdsmæssigt afslag efter dansk rets almindelige regler i Leverandørens vederlag for den pågældende bestilling eller vedligeholdelsesydelse.
Er der tale om en væsentlig mangel ved en leveret bestilling, jf. punkt 2.2., som ikke er afhjulpet inden for rimelig tid, efter at Leverandøren har modtaget påkrav herom, eller som efter sin natur ikke kan afhjælpes, kan Kunden hæve bestillingen. Kunden er berettiget til at begrænse ophævelsen til en del af en bestilling. Ved ophævelse af en bestilling skal Leverandøren straks tilbagebetale de af Kunden betalte beløb uden fradrag for værdinedgang eller almindelig brug.
12. Erstatning, ansvarsbegrænsning og forsikring
Parterne er erstatningsansvarlige efter dansk rets almindelige regler. For forhold, der udløser betaling af bod, kan erstatning kun kræves, i det omfang Kunden dokumenterer et tab ud over bodsbeløbet.
Parterne er ikke i noget tilfælde ansvarlige for driftstab, følgeskader eller andet indirekte tab. Tab af data anses for indirekte tab.
Leverandørens samlede erstatningsansvar og bodsbetaling kan inden for en given 12-måneders periode aldrig overstige 10 % af det samlede vederlag, som Leverandøren ville være berettiget til i henhold til Rammeaftalen, hvis der ikke var sket misligholdelse.
Foranstående begrænsninger gælder kun, såfremt tabet ikke kan henføres til grov uagtsomhed eller forsætlige forhold hos den skadevoldende part.
Leverandøren er forpligtet til at opretholde produktansvarsforsikring i 5 år efter levering af ydelser under Rammeaftalen. Ansvaret for tingsskade er beløbsmæssigt begrænset til 1 mio. kr. pr. skadestilfælde.
32 / 38
13. Force majeure
Hverken Tilbudsgiveren eller Ordregiveren skal i henhold til nærværende Rammeaftale anses for ansvarlig over for den anden part, for så vidt angår forhold, der ligger udenfor partens kontrol, og som parten ikke ved kontraktens underskrift burde have taget i betragtning og ej heller burde have undgået eller overvundet. Forhold hos en underleverandør anses kun for force majeure, såfremt der for underleverandøren foreligger en hindring, der omfattes af l. punktum, og som Tilbudsgiveren ikke burde have undgået eller overvundet.
Force majeure ved forsinkelse kan højst gøres gældende med det antal arbejdsdage, som force majeure situationen varer. Såfremt en tidsfrist for Tilbudsgiveren udskydes på grund af force majeure, udskydes de betalinger, der knytter sig dertil, tilsvarende.
Force majeure kan kun påberåbes, såfremt den pågældende part har givet skriftlig meddelelse herom til den anden part senest 5 arbejdsdage efter, at force majeure er indtrådt.
14. Tavshedspligt
Parterne skal iagttage tavshed i sædvanligt omfang for forhold, som ikke er alment kendte.
Leverandøren må medtage Kunden på sin referenceliste, men må derudover ikke bruge Kundens navn i markedsføringsøjemed.
Kunden afgør efter drøftelse med Leverandøren, hvorledes Rammeaftalens indgåelse offentliggøres.
15. Overdragelse
Kunden har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter nærværende Rammeaftale til en anden offentlig institution, når de opgaver, som Kunden hidtil har varetaget, overgår til denne anden institution. Leverandøren kan ikke uden Kundens skriftlige samtykke overdrage sine rettigheder og forpligtelser ifølge nærværende kontrakt til tredjemand. Kunden kan ikke nægte sådant samtykke uden saglig grund.
16. Ikrafttræden og aftaleperiode
Rammeaftalen træder i kraft ved underskrivelsen og løber i 4 år.
33 / 38
17. Tvister
Nærværende Rammeaftale er undergivet dansk ret.
Såfremt der opstår en uoverensstemmelse mellem parterne i forbindelse med nærværende Rammeaftale, skal parterne med en positiv, samarbejdende og ansvarlig holdning søge at indlede forhandlinger med henblik på at løse tvisten. Om nødvendigt skal forhandlingerne søges løftet op på højt plan i parternes organisationer. Såfremt der ej heller herved opnås nogen løsning, skal parterne søge at opnå enighed om i fællesskab at udpege en uafhængig og sagkyndig mægler, der kan mægle og komme med ikke-bindende forslag til tvistens løsning.
Når det i andet afsnit beskrevne har været forsøgt, er hver af parterne berettiget til at kræve uoverensstemmelsen afgjort endeligt ved voldgift ved Voldgiftsinstituttet efter de af Voldgiftsinstituttet vedtagne regler herom, som er gældende ved indledningen af voldgiftssagen.
34 / 38
18. Underskrifter
På vegne af Leverandøren:
Den [dato] Den [dato]
______________________ _____________________[navn] [navn]
På vegne af Kunden:
Den [dato] Den [dato]
_______________________ _____________________[navn] [navn]
35 / 38
BILAG 2 - SKEMA TIL BRUG FOR UDFYLDELSE AF TILBUD
Disposition Indhold1. Tilbudsgivers
identitetOplysninger om tilbudsgivers identitet, herunder navn, adresse, CVR-nummer og relevant kontaktperson.
2. Pris Der skal afgives tilbud med fast timepris. Der skelnes ikke imellem forskellige medarbejdertyper.
3. Opgavens gennemførelse
Der skal vedlægges en generel beskrivelse af tilbudsgiverens ydelser og de dertil knyttede processer.
Der skal endvidere vedlægges et oplæg til gennemførelse af en effektiv og omkostningsoptimeret proces, herunder et oplæg til tilrettelæggelse af den agile proces i tæt dialog mellem parterne som beskrevet i pkt. 4.4.
Endelig skal der vedlægges en redegørelse for, hvordan tilbudsgiveren vil sikre den fornødne dokumentation og beskrivelse af implementerede forretningslogikker, trufne beslutninger, og af den løbende udvikling, fejlretning og vedligeholdelse af systemet.
4. Bemanding og organisation
Der skal vedlægges en organisationsplan med en redegørelse for den organisation og bemandning (projektleder og øvrige medarbejdere), der er til rådighed for at gennemføre opgaverne. Der skal angives kompetenceforhold, kommunikationsveje og ansvarsforhold.
Tilbudsgiveren skal råde over det angivne personale og anvende de angivne personer til gennemførelse af opgaven. Der skal vedlægges CV’er for de medarbejdere, som tænkes anvendt på opgaven.
CV’erne bør bl.a. indeholde oplysninger om:- Uddannelse- Stilling- Kompetencer- Relevante erhvervserfaringer- Anciennitet
BILAG 3 – TILBUDSLISTE
36 / 38
Undertegnede tilbudsgiver tilbyder at udføre ydelserne omfattet af den udbudte rammeaftale til følgende pris, som gælder for alle tilbudte medarbejdere:
Timepris: kr.
Den angivne timepris er eksklusive moms.
Timeprisen indeksreguleres i henhold til rammeaftalens bestemmelser herom.
Tilbudsgivers navn:
Den [dato]
_______________________[navn]
37 / 38
BILAG 4 – LISTE OVER FORBEHOLD
Tilbudsgiverne skal nedenfor give en kortfattet beskrivelse af hvert enkelt af deres eventuelle forbehold, herunder af forbeholdets indhold og begrundelse. For hvert forbehold skal desuden angives en henvisning til det sted i udbudsmaterialet, som forbeholdet vedrører, herunder med korrekturmarkering.
Kortfattet beskrivelse af forbeholdets indhold og begrundelse:
Henvisning til det sted i udbudsmaterialet, som forbeholdet vedrører:
1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.11.12.13.14.
Tilbudsgiverne kan indsætte flere rækker til beskrivelse af eventuelle forbehold i ovennævnte skema i det omfang, dette måtte være nødvendigt.
Tilbudsgivernes undladelse af at angive eventuelle forbehold i forbeholdslisten er ikke ensbetydende med, at ingen af udsagnene i tilbudsgivernes tilbud vil blive kvalificeret som forbehold, idet dette beror på udsagnenes indhold.
Tilbudsgiverne opfordres til at undlade at tage forbehold, jf. hertil udbudsbetingelsernes pkt. 6.7.
38 / 38
