Manajemen Waktu

&

Konflik

by:

Tri Sagirani

LKMM-TM

SKJJ 24 Pebruari 2013

1

Profile Dosen Nama : Tri Sagirani, S.Kom., M.MT

Panggilan : Tri

TTL : Surabaya, 31 Januari 1976

Agama : Islam

Status : Menikah dg 1 anak

Alamat : Platuk Donomulyo I C/ 3 Surabaya

Hp : 081 3328 51515

Email : tris@stikom.edu

tri.sagirani@gmail.com

PENDIDIKAN

SDN Sidotopo Wetan IV Surabaya,

SMPN 15 Surabaya,

SMAN 19 Surabaya,

STIKOM Sby, S1 Manajemen Informatika

ITS, S2 Manajemen Teknologi Informasi

Sedang menjadi mahasiswa di Teknik Elektro & Teknologi Informasi - UGM

PENGALAMAN KERJA

Staff STIKOM - Kemahasiswaan

Staff STIKOM - Student Center

Kasie STIKOM – Bagian Ujian

Kabag Perpustakaan

Kaprodi DIII Manaj. Informatika

Kabag Pengabdian Masyarakat

Wakil Ketua III

Kabag Perpustkaan

Dosen Tetap STIKOM

AGENDA

Hakikat Waktu

Menyusun Prioritas

Menguasai Teknologi

Menghindari Perangkap Waktu

Mengelola Konflik & Stres

Kesimpulan

3

4

1 Hari 24 Jam

1 Minggu 7 Hari 168 Jam

Waktu adalah Relatif

Waktu serasa beranjak dengan lambat

saat kita mengikuti kelas yang

membosankan dan sebaliknya 5

Berapa Usia Anda ?

Hitung...berapa lama semasa hidup

Anda, waktu Anda gunakan untuk :

TIDUR ??

Menonton Televisi ??

Makan ???

Macet di Jalan ??

6

Jika Anda hidup 60 tahun, maka :

Tidur 8 jam sehari totalnya 20

tahun seumur hidup

Menonton TV 2 jam sehari

totalnya 5 tahun seumur hidup

Makan (3 kali) 2 jam sehari

totalnya 5 tahun seumur hidup

Perjalanan (macet dll) 3 jam sehari

totalnya 7.5 tahun seumur hidup

Update Status, BBM, Nge-tweet

BERAPA WAKTU YANG TERSISA

UNTUK BERKARYA ? 7

8

( Stephen R. Covey )

9

Kisah Alexi

“si the last minute student” Di antara ciri khas Alexi adalah bahwa ia sangat aktif

dan bersemangat tinggi. Pekan ini ada tugas mencari literatur tentang “Mobile Programming”, membuat rencana praktikum skills lab, membuat paper tentang “speed reading”, mencuci dan menyeterika baju, membuat KTP baru, memperpanjang SIMnya dll. Namun saat batas waktu penyerahan hasil tugas telah dekat, ia terpaksa meninggalkan semua tugas lainnya untuk konsentrasi pada tugas yang besok harus dikumpulkan. Ia harus bergadang dan bekerja keras. Keesokan harinya, tugas yang satu selesai, tapi ia tak mampu lagi menyelesaikan tugas-tugas lainnya yang harus diselesaikan hari berikutnya karena sudah terlalu lelah. Alexi memang tak pernah menentukan batas waktu penyelesaian berbagai kerja. Ia baru bersemangat di saat sudah dekat dead line.

10

Tidak ada prioritas !!!

11

Mendesak Tdk mendesak

Penting

Tdk

penting

Kuadran I Kuadran II

Kuadran III Kuadran IV

Krisis, bencana

Masalah mendesak

Proyek, rapat

Persiapan yg dikejar waktu

Mobil mogok

Ke UGD, sakit berat

Persiapan

Pencegahan

Membina relasi

Rekreasi yang baik

Pemberdayaan

Perencanaan

Menentukan nilai

Beberapa panggilan telepon/

membalas surat/ email

Beberapa rapat

Banyak urusan mendadak

Banyak kegiatan sosial

Hal-hal remeh

Surat-surat remeh

Beberapa panggilan telp.

Kegiatan pengisi waktu

Kegiatan “pelarian”

12

Jawablah Menurut Kuadran

1.Update Status

2.Nge-tweet

3.Chating di BBM, WA

13

Bidang Dasar Prioritas

Mental

Fisik

Keluarga

Sosial

Spiritual

Karir

Keuangan 14

Kenali 7 Penghambat

Manajemen Waktu

1. Tidak mengenal Irama biologis tubuh

2. Tidak punya rencana kerja dan target

3. Tidak membuat skala prioritas

4. Memprioritaskan hal lain yang tidak penting dan menunda kerja

5. Tidak pernah mengevaluasi tingkat efektivitas penggunaan waktu

6. Tidak punya ketrampilan yang membantu dalam menghemat waktu

7. Bersahabat dengan para pemboros waktu

15

Pengidentifikasian Prioritas

1. Tulis segala hal yang penting bagi Anda

2. Baca Kembali daftar yang telah Anda buat

3. Ubah, tetapkan dan tulis kembali daftar Anda

4. Simpan daftar tersebut, keluarkan pada esok

harinya atau hari berikutnya

16

17

Manfaatkan teknologi dalam

managemen waktu

• Aplikasi pengaturan schedule

• Penghubung otomatis ke berbagai peralatan

• Akses cepat ke informasi

18

E-Mail

• Buang E-mail

• Delegasikan E-mail

• Jawab E-mail

• Simpan E-mail

• Putuskan

19

20

Takut berkata “TIDAK”

Menolak dengan JITU dan EMPATI

Mengelola Amarah

21

22

Pernahkah Anda Konflik ?

Pernahkah Anda Stress ?

23

Konflik,

proses yg dimulai ketika satu pihak

menganggap pihak lain berpengaruh

secara negatif Timbul pertentangan

Stress,

kondisi ketegangan yg mempengaruhi

emosi, proses pikiran dan kondisi fisik

seseorang Terjadinya kendala dari

sebuah keinginan

24

Kita baca

studi kasus berikut

25

26

Minggu pagi pukul lima kemarin. Hotel Borobudur

Jakarta masih sunyi. Tapi, di dalam ballroom hotel itu

hampir 1.000 orang menyanyikan lagu Indonesia Raya

dengan gegap gempita. Mereka adalah karyawan

terbaik seluruh pabrik gula milik BUMN yang baru saja

menyelesaikan musim giling 2012. Mereka adalah para

pekerja keras yang telah mengubah wajah seluruh

pabrik gula hanya dalam waktu kurang dari setahun.

Mereka adalah para “kopassus” yang untuk rapat kerja

yang dimulai pukul 05.00 pun dalam posisi “siaaaap”!

Mereka berkumpul lagi kali ini untuk membahas hasil

kerja keras mereka setahun terakhir. Juga untuk

merumuskan perbaikan apa lagi yang harus dilakukan

pada 2013 yang segera tiba.

27

Krebet Baru (Malang) dan Ngadirejo (Kediri) adalah dua pabrik

gula dengan capaian terbaik tahun ini. Krebet Baru untuk kali

pertama bisa mengalahkan pabrik gula swasta di sebelahnya.

Ngadirejo yang dulu hampir dilepas ke swasta, hanya kalah tipis

dari Krebet Baru. Bahkan, bisa jadi Ngadirejo lebih unggul kalau

saja mulai gilingnya sedikit mundur, menunggu umur tebu sedikit

lebih tua.

PTPN X, di bawah Dirut Subiyono, mendominasi prestasi tahun ini.

Sembilan PG di bawah Subiyono semuanya masuk prestasi papan

atas. Tapi, lonjakan terbesar sebenarnya diperoleh PTPN XI.

Semula, 16 PG di bawah PTPN XI jelek semua dan banyak sekali

yang rugi. Tahun ini delapan pabrik di lingkungan PTPN XI sudah

masuk prestasi papan atas. “Intinya, semua harus disiplin,” ujar

Andi Punoko, Dirut PTPN XI, menjawab pertanyaan mengapa

PTPN XI bisa bangkit serentak seperti itu. “Disiplin tanam, disiplin

bibit, disiplin pupuk, disiplin tebang, disiplin angkut, disiplin

pemeliharaan, dan disiplin pengoperasian pabrik,” katanya. Di

samping pembenahan internal, dilakukan terobosan eksternal.

28

Manajemen membuka diri setelanjang mungkin kepada petani.

Bahkan, semua pabrik gula melepaskan begitu saja kepada petani

gula yang menjadi hak petani.

Dengan demikian, tahun ini petani tebu mendapatkan hasil yang

sangat baik. Di PTPN XI saja ada uang Rp 150 miliar yang dulu

jatuh ke pihak ketiga, sekarang jatuh langsung ke petani tebu.

Karena itu, saya tegaskan tahun depan tidak boleh lagi pabrik gula

meminjam dana dari pihak ketiga. Bank-bank BUMN sanggup

menyediakan dana talangan itu. Dengan modal kepercayaan

petani tebu yang sudah pulih seperti itu, tahun depan bisa

diharapkan keadaannya akan lebih baik lagi. Pabrik gula bisa

mengenakan disiplin yang lebih ketat kepada petani, antara lain,

demi petani itu sendiri. Misalnya, bagaimana petani hanya boleh

mengirim tebu ke pabrik dalam kondisi MBS (manis, bersih, segar).

Artinya, petani tidak boleh mengirim tebu muda yang kadar

manisnya belum cukup. Tebu yang dikirim juga harus bersih, tidak

banyak campuran daun kering atau tanah. Tebunya harus masih

segar, begitu ditebang harus langsung dikirim ke pabrik.

29

Prinsip MBS itu diterapkan tanpa tebang pilih. “Tahun ini

kami menolak 100 truk tebu yang dikirim ke pabrik

dalam keadaan tidak MBS,” ujar Administrator PG

Ngadirejo. “Termasuk tebu milik bekas pejabat pabrik

gula sendiri,” tambahnya. “Tidak ada lagi KKN,” katanya

Konflik apa saja yang bisa saja muncul ???

30

Minggu pagi pukul lima kemarin. Hotel Borobudur

Jakarta masih sunyi. Tapi, di dalam ballroom hotel itu

hampir 1.000 orang menyanyikan lagu Indonesia Raya

dengan gegap gempita. Mereka adalah karyawan

terbaik seluruh pabrik gula milik BUMN yang baru saja

menyelesaikan musim giling 2012. Mereka adalah para

pekerja keras yang telah mengubah wajah seluruh

pabrik gula hanya dalam waktu kurang dari setahun.

Mereka adalah para “kopassus” yang untuk rapat kerja

yang dimulai pukul 05.00 pun dalam posisi “siaaaap”!

Mereka berkumpul lagi kali ini untuk membahas hasil

kerja keras mereka setahun terakhir. Juga untuk

merumuskan perbaikan apa lagi yang harus dilakukan

pada 2013 yang segera tiba.

31

Krebet Baru (Malang) dan Ngadirejo (Kediri) adalah dua pabrik

gula dengan capaian terbaik tahun ini. Krebet Baru untuk kali

pertama bisa mengalahkan pabrik gula swasta di sebelahnya.

Ngadirejo yang dulu hampir dilepas ke swasta, hanya kalah tipis

dari Krebet Baru. Bahkan, bisa jadi Ngadirejo lebih unggul kalau

saja mulai gilingnya sedikit mundur, menunggu umur tebu sedikit

lebih tua.

PTPN X, di bawah Dirut Subiyono, mendominasi prestasi tahun ini.

Sembilan PG di bawah Subiyono semuanya masuk prestasi papan

atas. Tapi, lonjakan terbesar sebenarnya diperoleh PTPN XI.

Semula, 16 PG di bawah PTPN XI jelek semua dan banyak sekali

yang rugi. Tahun ini delapan pabrik di lingkungan PTPN XI sudah

masuk prestasi papan atas. “Intinya, semua harus disiplin,” ujar

Andi Punoko, Dirut PTPN XI, menjawab pertanyaan mengapa

PTPN XI bisa bangkit serentak seperti itu. “Disiplin tanam, disiplin

bibit, disiplin pupuk, disiplin tebang, disiplin angkut, disiplin

pemeliharaan, dan disiplin pengoperasian pabrik,” katanya. Di

samping pembenahan internal, dilakukan terobosan eksternal.

32

Manajemen membuka diri setelanjang mungkin kepada petani.

Bahkan, semua pabrik gula melepaskan begitu saja kepada petani

gula yang menjadi hak petani.

Dengan demikian, tahun ini petani tebu mendapatkan hasil yang

sangat baik. Di PTPN XI saja ada uang Rp 150 miliar yang dulu

jatuh ke pihak ketiga, sekarang jatuh langsung ke petani tebu.

Karena itu, saya tegaskan tahun depan tidak boleh lagi pabrik gula

meminjam dana dari pihak ketiga. Bank-bank BUMN sanggup

menyediakan dana talangan itu. Dengan modal kepercayaan

petani tebu yang sudah pulih seperti itu, tahun depan bisa

diharapkan keadaannya akan lebih baik lagi. Pabrik gula bisa

mengenakan disiplin yang lebih ketat kepada petani, antara lain,

demi petani itu sendiri. Misalnya, bagaimana petani hanya boleh

mengirim tebu ke pabrik dalam kondisi MBS (manis, bersih, segar).

Artinya, petani tidak boleh mengirim tebu muda yang kadar

manisnya belum cukup. Tebu yang dikirim juga harus bersih, tidak

banyak campuran daun kering atau tanah. Tebunya harus masih

segar, begitu ditebang harus langsung dikirim ke pabrik.

33

Prinsip MBS itu diterapkan tanpa tebang pilih. “Tahun ini

kami menolak 100 truk tebu yang dikirim ke pabrik

dalam keadaan tidak MBS,” ujar Administrator PG

Ngadirejo. “Termasuk tebu milik bekas pejabat pabrik

gula sendiri,” tambahnya. “Tidak ada lagi KKN,” katanya

34

Di Jatitujuh RNI Terbang Tinggi

Hari sabtu yang panas di Jatitujuh, Majalengka. Para

penari yang cantik mengabaikan matahari yang

sedang terik-teriknya. Seribu pekerja dari 11 pabrik

gula di lingkungan PT Rajawali Nusantara Indonesia

(Persero) sedang berkumpul di situ. Mereka

mengadakan syukuran.

Musim giling 2012 sudah selesai. Hasilnya: top

markotop.Mereka bertepuk tangan tidak habis-

habisnya ketika diumumkan bahwa seluruh karyawan

akan mendapatkan jasa produksi sampai enam kali

gaji. Ini tahun pertama karyawan menikmati bonus

sebesar itu setelah lebih enam tahun tidak pernah lagi

merasakannya.

35

Di Jatitujuh RNI Terbang Tinggi

Pabrik gula di lingkungan PT Rajawali Nusantara

Indonesia (RNI) Grup memang sudah lama merugi

dan merugi. Berbagai jalan keluar sudah diusahakan,

tapi gagal dan gagal. Kambing hitam pun dicari. Tidak

jauh-jauh mencarinya. Kambing hitam itu ada di dalam

pabrik. Mesin-mesin pabrik gula yang sudah tua

dijadikan tertuduh tunggal.

Kata mereka: Kalau tidak ada penggantian mesin,

kalau tidak dibangun pabrik baru, kalau tidak

dilakukan revitalisasi, mustahil pabrik-pabrik gula itu

bisa keluar dari kesulitan. Kepada saya pun

dikemukakan hal-hal seperti itu. Bahkan, ketika saya

dikerubungi karyawan dan para petani tebu di Cirebon

sembilan bulan lalu, saya seperti setengah dipaksa

untuk merevitalisasi pabrik gula di sana. Saya

bergeming. Saya tidak mau melakukannya.

36

Di Jatitujuh RNI Terbang Tinggi

Saya melihat bukan di situ persoalannya. Melakukan

revitalisasi memang penting, tapi tidak sekarang.

Revitalisasi memerlukan dana yang amat besar: satu

pabrik bisa Rp 2 triliun. Waktunya pun bisa dua tahun.

Kalau revitalisasi yang dipilih, perbaikan produksi gula

baru bisa dilakukan tiga tahun lagi. Itu pun kalau

uangnya ada.

Padahal, kita perlu meningkatkan produksi gula

sekarang juga. Kita perlu memperbaiki nasib

karyawan sekarang juga. Kita perlu memperbaiki

nasib petani tebu sekarang juga. Revitalisasi pabrik

gula memang ideal, tapi bisa-bisa hanya indah untuk

dibicarakan, namun sulit dilaksanakan.

Memperbaiki manajemen jauh lebih cepat. Maka,

perombakan manajemen di PT RNI dilakukan secara

drastis.

37

Di Jatitujuh RNI Terbang Tinggi

Rasanya di PT RNI-lah perombakan manajemen

paling drastis dilakukan setahun lalu. Lebih drastis

dibanding di BUMN mana pun. Ismed Hasan Putro,

komisaris di RNI, diangkat jadi direktur utama.

Semula memang agak heboh-heboh. Serangan

paling keras adalah Ismed dinilai sebagai teman

baiknya Menteri BUMN.

Ketika nama Ismed diusulkan untuk menjadi Dirut

RNI, saya sendiri sebenarnya agak ragu: bisakah

Ismed menjadi Dirut yang baik? Jangan-jangan dia

hanya pandai demo. Saya tahu dia tukang demo atau

tukang memprakarsai demo. Jangan-jangan Ismed

hanya pandai berteriak-teriak di jalan. Jangan-jangan

dia hanya pandai mengkritik. Jangan-jangan dia

hanya antikorupsi ketika melakukan demo, tapi ikut

korupsi ketika memegang kekuasaan.

38

Di Jatitujuh RNI Terbang Tinggi

Saya memang kenal dia. Apalagi, kalau akhir

Ramadan. Hampir setiap tahun (ketika belum jadi

orang pemerintah) saya selalu menghabiskan

sembilan hari terakhir bulan puasa di Makkah

bersama dia.

Saya ragu apakah badannya yang kecil bisa memikul

tugas yang besar. Apalagi, budaya perusahaan di RNI

sudah begitu buruknya.

Maka, saya timbang-timbang baik-buruknya. Lalu

saya setujui: Ismed, si tukang demo yang pemberani

itu, jadi direktur utama PT RNI. Toh, selama itu dia

sudah menjadi komisaris RNI. Dia sudah tahu banyak

penyakit yang ada di dalamnya. Dia sudah lama

geregetan dengan kondisi RNI selama dia menjadi

komisaris di situ. Dia memiliki dendam yang membara

untuk memperbaikinya.

39

Di Jatitujuh RNI Terbang Tinggi

Selama dia menjalankan tugas sebagai direktur

utama, saya pun selalu waswas. Kalau dia sampai

gagal, saya pun akan terseret. Karena itu, saya ikuti

dari jauh gerak-geriknya. Saya sedikit lega ketika dia

mengambil sikap egaliter: tidak mau tidur di hotel

selama mengunjungi pabrik-pabrik gula dan anak-

anak perusahaan RNI. Dia hampir selalu tidur di mes

perusahaan di lingkungan pabrik. Dia juga tidak minta

mobil baru sebagai mobil dinasnya.

Dia pun seperti kipas angin: muter terus tidak henti-

hentinya. Dari satu pabrik ke pabrik lain. Dari satu

siang ke malam yang lain. Tidak sempat lagi

melakukan demo atau mengorganisasikan demo.

40

Di Jatitujuh RNI Terbang Tinggi

Saya amati dia juga keras melakukan pembersihan. Praktik-

praktik kotor di pabrik gula dan di ladang tebu dia berantas.

Orang-orang yang mau bekerja keras dan tidak korup dia

naikkan pangkat dan jabatannya. Hasilnya nyata: produksi

meningkat, efisiensi naik, dan laba pun melonjak. Kalau tahun

lalu perusahaan ini rugi di atas Rp 100 miliar, dalam sekejap

bisa laba lebih dari Rp 300 miliar.

Yang dia lakukan adalah kerja, kerja, kerja. Tidak ada

revitalisasi. Tidak ada pembelian mesin baru. Tidak ada

peralatan baru. Yang dia lakukan adalah pembenahan

manusianya. Manusia tetap sentral dari segala persoalan.

Manusia tetaplah sentral dari segala perbaikan.

Tanpa perbaikan manajemen dan tanpa perbaikan manusia,

mesin hanyalah binatang yang tidak bernyawa. Seandainya

dilakukan revitalisasi mesin pun, belum tentu ada gunanya.

Tanpa dilakukan perbaikan manusianya, mesin baru pun akan

tiba-tiba menjadi tidak berguna. Sebuah investasi yang sia-sia.

41

Di Jatitujuh RNI Terbang Tinggi

Tentu perbaikan pabrik gula masih jauh dari sempurna. Para

kepala bagian umum yang Sabtu lalu naik panggung di Jatitujuh

bertekad tahun depan ini adalah lahan jihadnya. Prestasi pabrik-

pabrik gula itu memang sudah baik, tapi lingkungan kerjanya

masih buruk: tanaman dan taman-tamannya tidak tertata, lantai

pabriknya kotor dan tidak rata, mesin-mesinnya masih belum

mengilap, dan di sana-sini berserakan onderdil-onderdil tua yang

tidak tertata.

Saya juga memuji rencana restrukturisasi Grup RNI. Anak-anak

perusahaan yang tidak relevan lagi sebaiknya dibubarkan atau

dilepas. Regrouping bidang usaha juga merupakan ide yang

baik.

Dahlan Iskan

Menteri BUMN

Learn Of The Day

Bagaimana Mengelola Keduanya ??

42

Waspadai Tanda-tanda

• Lelah terus menerus

• Kurang dapat berkonsentrasi

• Tidak mempercayai orang lain

• Sering sakit

• Cemas yang berlebihan

• Tidak memiliki arah atau tujuan

• Cenderung merasa diri tidak penting

• Ketergantungan pada obat

• Merasa sakit pada bagian tubuh tertentu

• Marah pada orang lain

• Siklus menstruasi yang tidak teratur

• Insomnia

• Mimpi buruk

• dkk 43

Menggunakan Teknik Baru

• Perumpamaan yang dibuat relaksasi

• Dialog dengan diri sendiri teknik afirmasi

• Latihan fisik olah raga/ menjalankan hobby

• Aroma terapi

• Vitamin

• Tarik nafas dalam-dalam

• Meditasi

• dkk

44

Bertanggung Jawab

• Tak ada rotan, akarpun jadi

• Jadikan segala sesuatunya berfungsi

• Jadikan segala sesuatunya membuat anda nyaman

Bahkan perubahan sangat kecilpun

akan memberi akibat yang sangat

luar biasa terhadap produktifitas

Anda

45

46

TIPS PEMANFAATAN WAKTU

Doing Tomorrow’s Things mengerjakan

sesegera mungkin apa yang bisa dikerjakan;

siapa tahu ada tambahan tugas mendadak

Trik 5 menit jika malas, katakan pada diri

bahwa Anda akan mengerjakan 5 menit

saja, dan berhasil (pada kenyataannya

Anda akan lebih lama mengerjakannya

dengan tetap semangat

47

Referensi :

Davidson, Jeff. Breathing space: Living & Working at a

Confortable pace in a Sped-Up Society. New York, 2000

Dahlan Iskan, Manufacturing Hope 48