CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ SÂN BAY

HƯỚNG DẪNCÀI ĐẶT EMAIL VÀ TẠO CHỮ KÝ EMAIL TRÊN OUTLOOK

Mã hiệu: HD.02

Nội Bài, tháng 01 năm 2019

MỤC LỤC

1. Mục đích...........................................................................................................................32. Phạm vi và đối tượng áp dụng........................................................................................33. Thuật ngữ và các từ viết tắt............................................................................................34. Nội dung hướng dẫn........................................................................................................3

4.1. Hướng dẫn cấu hình email trên Microsoft outlook.............................................34.2. Hướng dẫn tạo chữ ký email ASG trên Microsoft outlook................................9

4.2.1. Chuẩn bị trước khi cài đặt.............................................................................................94.2.2. Hướng dẫn cài đặt tên email account...........................................................................94.2.3. Hướng dẫn tạo chữ ký email (email signature) trong Microsoft outlook..................12

4.3. Danh mục tên Phòng, Ban; Chức danh và quy định viết tắt............................144.3.1. Tên phòng ban..............................................................................................................144.3.2. Tên chức danh..............................................................................................................14

1. Mục đích

Hướng dẫn CBNV cài đặt email và chữ ký ASG trên phần mềm MS Outlook để phục vụ công việc

2. Phạm vi và đối tượng áp dụng

a. Áp dụng đối với toàn bộ CBNV Công ty và Các Chi nhánh của ASG.

3. Thuật ngữ và các từ viết tắt

a. ASG: Công ty Cổ phần Dịch vụ Sân Bay

4. Nội dung hướng dẫn

4.1. Hướng dẫn cấu hình email trên Microsoft outlook

Bước 1: Đầu tiên hãy đăng nhập vào tài khoản email mình theo địa chỉ https://mail.google.com, sau đó chọn Settings ( hình bánh răng ) ở giao diện Gmail và click vào Cài đặt.

Bước 2: Chuyển qua Tab Chuyển tiếp và POP/IMAP  sau đó bạn hãy tích chọn 2 phần:

Bật chức năng tải POP cho tất cả thư

Bật IMAP.

Sau đó nhấn Lưu thay đổi.

4 / 17

Bước 3: Truy cập vào https://myaccount.google.com/security và chọn Bật quyền truy cập để cho phép ứng dụng bên thứ 3 (Outlook) có quyền quản lý Gmail của mình.

Bước 4: Sau đó trở về Desktop và chọn click nút Start => Tìm ứng dụng Outlook để mở Outlook như hình.

5 / 17

Bước 5: Tiếp theo chọn Next.

Tích vào Yes sau đó click Next để bắt đầu quá trình cài dặt.

6 / 17

Bước 6: Tiếp theo tích vào ô Manually configure server settings or additional server types (đối với Outlook 2010) hoặc Manual setup or additional server types (đối với Outlook 2013 và 2016) rồi click Next.

Bước 7: Chọn tiếp Pop or IMAP (đối với Outlook 2013 và 2016) hoặc Internet E-mail (đối với Outlook 2010 ) rồi click Next.

Bước 8: Tại phần này các bạn nhập các thông tin tài khoản của mình và Sever kết nối => sau đó click vào More Settings để tiếp tục cài đặt.

1. Your Name: Tên tài khoản Gmail 2. Email Address: Tài khoản Gmail3. Account type: POP3.4. Incoming mail server: pop.gmail.com5. Outgoing mail server(SMTP): smtp.gmail.com6. User Name: Tài khoản Gmail.

7 / 17

7. Password: Password Gmail.Sau đó bạn hãy click vào tùy cho More Settings....

Bước 9: Tại cửa sổ Internet Email Settings, chọn Tab Outgoing Sever và tích chọn ô My outgoing server(SMTP) requires athentication như hình bên dưới

Bước 10: Sau đó bạn chuyển sang Tab Advanced và click vào lựa chọn: This Sever requires an end ypter connection (SSL), và cài đặt các thông số như hình rồi chọn OK để hoàn tất.

8 / 17

Nhấn Next để kết nối với Gmail.

Bước 11: Và đây là kết quả sau khi kết nối thành công Gmail lên trình Microsoft Outlook.

Đến đây bạn nhấn Close rồi Finish để hoàn tất. Và khởi động Outlook lần đầu.

9 / 17

4.2. Hướng dẫn tạo chữ ký email ASG trên Microsoft outlook

4.2.1. Chuẩn bị trước khi cài đặt

- Tên công ty bằng tiếng Anh

- Tên phòng/ban/bộ phận bằng tiếng Anh hoặc tiếng Anh viết tắt 1 theo phụ lục đính kèm, ví dụ:

Phòng Hành chính Nhân sự – HR & Admin Department

Lưu ý:

10 / 17

* Nếu một phòng có nhiều bộ phận thì Cán bộ, nhân viên trong các bộ phận tại phòng đó chỉ lấy tên của phòng, không lấy tên của bộ phận.

* Ban Tổng Giám đốc/ Giám đốc thì chỉ cần tên Công ty.

- Chức danh bằng tiếng Anh

4.2.2. Hướng dẫn cài đặt tên email account

a. Tên email đúng sẽ được hiển thị như sau:

Họ Tên đệm Tên (không dấu) | Tên phòng/ban (viết tắt 2) | Tên công ty (viết tắt).

- Nếu là Email của Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc thì tên email đúng sẽ là: Họ Tên đệm Tên | Tên công ty (viết tắt) VD: Nguyen Văn A | ASG

- Nếu là Email của Giám đốc, Phó Giám đốc chi nhánh thì tên email sẽ là: Họ Tên đệm Tên | Tên chi nhánh viết tắt | VD: Nguyen Van B | ASGBN

b. Hướng dẫn thực hiện

Bước 1: Mở MS Outlook. Vào File -> Account setting

Bước 2: Tại cửa sổ “Account setting”, chọn email có đuôi @asg.net.vn; nhấn repair

11 / 17

1

2

Bước 3: Tại cửa sổ “Repair Account”, chọn “Manual set up or additional server types”

Bước 4: Điền các thông tin trong cửa sổ vừa hiện lên. Phần Your name, điền theo đúng format: Họ_Tênđệm_Tên (Tên_phòng/ban (viết tắt) - Tên công ty (viết tắt)).

Các ô thông tin khác, điền như trong hình bên dưới (sử dụng user và password của bạn). Sau khi hoàn thành, nhấn “Next”

12 / 17

3

4

5

Bước 5: Cửa sổ thông báo kết quả Test như hình bên dưới. Nếu có 2 chữ V màu xanh và phần “Status” báo “Completed” là đã thành công. Nếu “Status” là failed thì …báo bên IT hoặc nhân sự nào có kinh nghiệp về MS Outlook setting giúp đỡ (kiểm tra cài đặt tại phần “More Settings…” hoặc các thông tin về Incoming mail server/ Outgoing mail server bị sai)

4.2.3. Hướng dẫn tạo chữ ký email (email signature) trong Microsoft outlook

Bước 1: Vào file chọn Options.

13 / 17

6

7

Bước 2: Trong cửa sổ Outlook Options, chọn tag Mail => ấn chọn Signatures

Bước 3: Cửa sổ Signatures and Stationery nhấn New để tạo chữ ký mới và nhập tên chữ ký vào cửa sổ New Signature => click Ok để hoàn tất

14 / 17

Bước 4: Chọn chữ ký mặc định cho email

- Phần E-mail account: chọn email sử dụng chữ ký

- Phần New messages: chọn chữ ký vừa tạo nếu muốn những email soạn mới được tự động thêm chữ ký.

- Phần Replies/forwards: Chọn chữ ký vừa tạo nếu muốn những email được trả lời hoặc chuyển tiếp được tự động thêm chữ ký.

Nhập nội dung của chữ ký theo đúng mẫu chữ ký chuẩn ASG vào khung Edit signature và click Ok để hoàn tất việc tạo chữ ký.

4.3. Danh mục tên Phòng, Ban; Chức danh và quy định viết tắt

15 / 17

4.3.1. Tên Phòng ban

SttTÊN PHÒNG, BAN

Viết tắt 1 Viết tắt 2Tiếng Việt Tiếng Anh

1 Hội đồng Quản trị The Board of Directors The BOD BOD

2 Ban Tổng Giám đốc The Board of Management The BOM BOM

3 Phòng Hành chính Nhân sự Human Resources & Administration Department HR&Admin Dept HRA

4 Phòng Kế toán Tài chính Financial & Accounting Department F&A Dept FAD

5 Phòng Vận tải Transportation Department Transportation Dept TD

6 Phòng Kỹ thuật & Quản lý tài sản

Technical & Asset Management Department

T&A Management Dept TAD

7 Phòng Kinh doanh Business Department Business Dept BD

8 Phòng Tổng hợp General Affair Department General Affair Dept GAD

9 Chi nhánh Thái Nguyên Thai Nguyen Branch ASGTN ASGTN

10 Chi nhánh Bắc Ninh Bac Ninh Branch ASGBN ASGBN

11 Đội Xe tải Vehicle Fleet Team Vehicle Fleet Team VFT

12 Đội Khai thác Cargo Handling Team Cargo Handling Team CHT

13 Tổ Công nghệ Thông tin & Kỹ thuật

Information Technology & Technical Team

IT & Technical Team ITT

14 Tổ Điều phối vận tải Traffic control Team Traffic control Team TCT

15 Tổ Kế hoạch bảo dưỡng sửa chữa

Planning & Maintenance Team P&M Team PMT

4.3.2. Tên chức danh

SttTÊN CHỨC DANH

Viết tắtTiếng Việt Tiếng Anh

1 Chủ tịch Hội đồng Quản trị Chairman of The Board of Directors Chairman of the BOD

2 Thành viên Hội đồng Quản trị, Phó Tổng Giám đốc

Members of The Board, Deputy General Directors

Members of The Board, Deputy General Directors

3 Phó Tổng Giám đốc Deputy General Directors Deputy General Directors

4 Trợ lý Hội đồng Quản trị Assistant to the Board of Directors Assistant to the BOD

5 Kế toán trưởng Chief Accountant Chief Accountant

16 / 17

6 Trưởng Phòng Manager Manager

7 Phó trưởng phòng phụ trách Deputy Manager in Charge Deputy Manager in Charge

8 Phó trưởng phòng Deputy Manager Deputy Manager

9 Trưởng phòng kiêm Kế toán trưởng

Manager cum Chief Accountant

Manager cum Chief Accountant

10 Đội trưởng Assistant Manager Assistant Manager

11 Đội phó Deputy Assistant Manager Deputy Assistant Manager

12 Tổ trưởng Team Leader Team Leader

13 Tổ phó Deputy Team Leader Deputy Team Leader

14 Ca trưởng Senior staff Senior staff

15 Kế toán tổng hợp General Accountant General Accountant

16 Chuyên viên Pháp chế Legal Excecutive Legal Excecutive

17 Chuyên viên Hành chính Administration Excecutive Admin Excecutive

18 Chuyên viên Hành chính Nhân sự

Human Resources Administration Excecutive HR & Admin Excecutive

19 Chuyên viên Mua sắm Purchasing Excecutive Purchasing Excecutive

20 Nhân viên Công nghệ Thông tin

Information Technology Staff IT staff

21 Nhân viên Lễ tân Văn thư Receptionist Receptionist

22 Nhân viên Kế toán Staff Accountant Staff Accountant

23 Nhân viên Điều phối vận tải Staff Traffic control Team

Staff Traffic control Team

24 Nhân viên Tổng hợp General Affair Staff General Affair Staff

25 Nhân viên Quản lý đội xe StaffVehicle Fleet Team

StaffVehicle Fleet Team

26 Nhân viên Kỹ thuật Technical staff Technical staff

27 Nhân viên Đối chiếu số liệu và thanh toán Billing Staff Billing Staff

28 Nhân viên Tài liệu Document staff Document staff

29 Nhân viên Khai thác StaffCargo handling Team

StaffCargo handling Team

17 / 17