LOS PAPELES DE TRABAJO
Aspectos definidores A lo largo de todo el trabajo de auditora,
el auditor debe guardar las pruebas evidentes de lo realizado, no
solo como recordatorio fundado de su actuacin con las necesarias
matizaciones para emitir el informe, sino como medio de demostrar,
en cualquier momento, la amplitud y la evidencia de los hechos, y
poder expresar los procedimientos de auditora utilizados, as como
la interpretacin dada en cada caso a los hechos, con las
conclusiones obtenidas.
Estas pruebas, deben ser conservadas en lugar protegido, donde
no puedan ser inspeccionadas por terceros ajenos al auditor o
equipo de auditores. No debern destruirse antes de que haya
transcurrido el tiempo que establecen las obligaciones derivadas de
las leyes y de las necesidades de la prctica profesional. Su
destruccin o prdida, as como la difusin no autorizada, acarreara
responsabilidad para el auditor.
Estructura de contenidos. Cuando hablamos de papeles de trabajo,
nos estamos refiriendo al conjunto de documentos preparados por un
auditor, que le permite disponer de una informacin y de pruebas
efectuadas durante su actuacin profesional en la empresa, as como
las decisiones tomadas para formar su opinin.
Su misin es ayudar en la planificacin y la ejecucin de la
auditora, ayudar en la supervisin y revisin de la misma y
suministrar evidencia del trabajo llevado a cabo para respaldar la
opinin del auditor.
Han de ser detallados y completos los papales de trabajo y deben
estar diseados para presentar la informacin requerida de forma
clara y plena de significado. Estos deben elaborarse en el momento
en que se realiza el trabajo y son propiedad del auditor, quien
debe adoptar las medidas oportunas para garantizar su custodia sin
peligro y su confidencialidad.
En cuanto a los objetivos de los papeles de trabajo podemos
indicar los siguientes: - Servir como evidencia del trabajo
realizado y de soporte de las conclusiones del mismo.
- Presentar informes a las partes interesadas.- Facilitar los
medios para organizar, controlar, administrar y supervisar el
trabajo ejecutado en las oficinas del cliente.- Facilitar la
continuidad del trabajo en el caso de que un rea deba ser terminada
por persona distinta de la que la inici.- Facilitar la labor de
revisiones posteriores y servir para la informacin y evaluacin
personal.
Tipos de papeles de trabajo. En funcin de la fuente de la que
procedan los papeles de trabajo, stos se podrn clasificar en tres
grupos:
a) Preparados por la entidad auditada. Se trata de toda aquella
documentacin que la empresa pone al servicio del auditor para que
pueda llevar a cabo su trabajo: estados financieros, memoria,
escritura, contratos, acuerdos
b) Confirmaciones de terceros. Una parte del trabajo de auditora
consiste en la verificacin de los saldos que aparecen en el balance
de situacin a auditar.
c) Preparados por el auditor. Este ltimo grupo estar formado por
toda la documentacin elaborada por el propio auditor a lo largo del
trabajo a desarrollar: cuestionarios y programas, descripciones,
detalles de los diferentes captulos de los estados financieros,
cuentas, transacciones,
Sistemas de archivo. Un complemento necesario a los papeles de
trabajo lo constituye el archivo de trabajo. En l deben figurar
recopilados todos los documentos utilizados en la actuacin
profesional, as como cuantas informaciones se consideren de inters,
tanto para el presente como para el futuro.
Se pueden distinguir dos tipos de archivos: expediente de
ejercicio y permanente.El contenido de este archivo se refiere a
documentos y papeles de trabajo cuya vigencia se limita al perodo
de realizacin de la auditora.
a) Archivo generalAgrupa toda informacin referente a la
organizacin de la auditora, al mismo tiempo recoger la documentacin
en la que se han ido reflejando los principales problemas que se
han planteado en la ejecucin de la auditora y las conclusiones a
las que a ha ido llegando el auditor. De esta forma, podramos
destacar como apartados importantes de la seccin general del
expediente del ejercicio: - Estados financieros a auditar- Proceso
de planificacin y programas de auditora- Informe sobre el sistema
de control interno contable- Indicacin de quin realiz los
procedimientos de auditora y cundo fueron realizados- Constancia de
que el trabajo realizado por colaboradores ha sido supervisado y
revisado- Puntos de informe- Correspondencia con el cliente y
resumen de las conversaciones mantenidas- Hechos posteriores-
Terminacin de la auditora
b) Archivo por reas de trabajoEn este segundo apartado se
agruparn todos los papeles de trabajo que recogen la informacin
relativa a cada una de las reas en que se ha dividido la empresa a
efectos de la realizacin del mismo. Los puntos en que se ha de
dividir esta seccin sern:
1) Resumen de las partidas de los estados financieros: -
Accionistas por desembolsos no exigidos- Inmovilizado- Gastos a
distribuir en varios ejercicios- Circulante- Fondos propios-
Ingresos a distribuir en varios ejercicios- Provisiones para
riesgos y gastos- Acreedores a largo plazo- Acreedores a corto
plazo- Provisiones para riesgos y gastos a corto plazo- Gastos e
ingresos de explotacin- Gastos e ingresos extraordinarios
2) Programas de auditora para cada rea
3) Pruebas de cumplimiento sobre saldos
4) Arqueos, conciliaciones, confirmaciones, inventarios, etc
El archivo permanente
Su finalidad es organizar los papeles de trabajo, de manera que
se cuente con la informacin necesaria en cualquier momento sobre la
empresa auditada.
Cuando el auditor interviene de forma continuada en una empresa,
debe poner al da los datos, recogiendo los cambios que se produzcan
y agregando los nuevos que sean de inters.
Entre otros datos, el archivo permanente deber contener: - Copia
de los estatutos y de otros documentos de naturaleza jurdica,
referidos a la vida social- Otros documentos legales y contratos
importantes- La descripcin de la empresa y de su actividad- Un
organigrama con la estructura de la direccin y la distribucin de
las principales funciones- La descripcin del sistema contable,
incluyendo, en su caso, el tratamiento mediante ordenador- Un
cuestionario detallado de control interno o cualquier otro medio
que permita apreciar la fiabilidad- Una carta-propuesta, que
exponga la manera en que el auditor conciba el trabajo a ejecutar y
las responsabilidades que asumir- La respuesta del cliente, en que
se recoja su conformidad a la propuesta- La correspondencia o notas
de las entrevistas con el cliente relacionadas con los problemas de
control interno- Los principios contables seguidos, la evolucin de
los principales ratios, de los beneficios y de las cuentas de
reserva- La descripcin y justificacin del procedimiento de auditora
seguido- Indicaciones sobre las principales cuestiones puestas de
manifiesto con motivo de cada auditora, y la forma en que se
trataron y resolvieron.
LOS PROGRAMAS DE AUDITORIAEl programa de auditora es un
enunciado, lgicamente ordenado y clasificado, de los procedimientos
de auditora que han de emplearse, la extensin que se les ha de dar
y la oportunidad en que se han de aplicar. Dado que los programas
de auditora se preparan anticipadamente en la etapa de planeacin,
estos pueden ser modificados en la medida en que se ejecute el
trabajo, teniendo en cuenta los hechos concretos que se vayan
observando. El programa de auditoraEl auditor deber desarrollar y
documentar un programa de auditora que exponga la naturaleza,
oportunidad y alcance de los procedimientos de auditora planeados
que se requieren para implementar el plan de auditora global. El
programa de auditora sirve como un conjunto de instrucciones a los
auxiliares involucrados en la auditora y como medio para el control
y registro de la ejecucin apropiada del trabajo. El programa de
auditora puede tambin contener los objetivos de la auditora para
cada rea y un presupuesto de tiempos en el que son presupuestadas
las horas para las diversas reas o procedimientos de auditora.
[NIA, 1998]Se acostumbra a elaborar un programa por cada seccin a
examinar, el cual debe incluir por lo menos el programa de trabajo
en un sentido estricto y el programa adscrito al personal del
trabajo a realizar. Cada programa de Auditora permite el desarrollo
del plan de trabajo general, pero a un nivel ms analtico, aplicado
a un rea en particular.El programa de auditora contiene
prcticamente la misma informacin que el plan de trabajo, pero
difiere de este en que se le han adicionado columnas para el tiempo
estimado, el tiempo real, la referencia al papel de trabajo donde
qued plasmada la ejecucin del programa, la rubrica de quien realiz
cada paso y la fecha del mismo.Por medio de cada programa de
auditora, el auditor adquiere control sobre el desarrollo del
examen, pues estos adems de ser una gua para los asistentes sirven
para efectuar una adecuada supervisin sobre los mismos, permitiendo
tambin determinar el tiempo real de ejecucin de cada procedimiento
para compararlo con el estimado y as servir de pauta para la
planeacin de las prximas auditoras, as mismo, permite conocer en
cualquier momento el estado de adelanto del trabajo, ayudando a la
toma de decisiones sobre la labor pendiente por realizar.
Generalmente el programa de auditora comprender una seccin por cada
rea de los estados financieros que se examinan. Cada seccin del
programa de auditora debe comprender: 1. Una introduccin que
describa la naturaleza de las cuentas examinadas y resuma los
procedimientos de contabilidad de la compaa.
2. Una descripcin de los objetivos de auditora que se persiguen
en la revisin de la seccin.
3. Una relacin de los pasos de auditora que se consideran
necesarios para alcanzar los objetivos sealados anteriormente.
4. Esta seccin debe tener columnas para indicar la persona que
efecta el trabajo, el tiempo empleado y referencias cruzadas a las
planillas o cdulas donde se realiza el trabajo.
ESQUEMA DE PROGRAMA DE AUDITORIA:AUDITORES ANDINOS
LTDA.Auditores y Consultores EmpresarialesPROGRAMA DE AUDITORIA DE
DISPONIBLE
CLIENTE: OFIMUEBLES LTDA.AUDITORIA A:Diciembre 31 de 2.00X
No. OPERACINHORAS ESTIMADAS HORAS REALESHECHOPORREF.
P/TFECHA
INTRODUCCIN
El disponible comprende los recursos de propiedad de la empresa
con liquidez inmediata o instantnea
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA
1Determinar si los saldos de las partidas de disponible que
aparecen en el Balance General representan los recursos con
liquidez inmediata de propiedad de la empresa a dic. 31
2Establecer que no existan restricciones sobre las partidas de
disponible
3Evaluar el control interno del grupo Disponible.
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA APLICABLES A LA ETAPA PRELIMINAR
1Prepare una cdula con los datos de los Bancos e Instituciones
Financieras con la cuales mantiene negocios la empresa
2Prepare una cdula con la relacin de los fondos fijos existentes
con los nombres de los responsables, montos, fianzas y
restricciones
3 Elabore un diagrama de flujo del movimiento de efectivo,
recepcin, depsitos y registro de ingresos en efectivo, as como las
salidas del mismo.
4Verifique los procedimientos de control del disponible
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA APLICABLES A LA ETAPA INTERMEDIA
1Efecte un arqueo de caja general y fondos fijos a la fecha de
cierre de los estados financieros
2Al cierre del ejercicio efecte un corte de documentacin
relacionado con el control de entradas y salidas de efectivo
3Obtenga confirmacin de los saldos de cada una de las cuentas de
la empresa
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA APLICABLES A LA ETAPA FINAL
1Realice reconciliacin de todas la cuentas bancarias de la
empresa, verificando correccin aritmtica, autenticidad, ajustes de
partidas en el siguiente mes
2Examine los eventos posteriores estudiando los asientos en las
cuentas de disponible
