Lync で熱中症対策!? グループウェアが繋ぐ現場と本社積雪地帯ならではの業務効率化への工夫が必要

株式会社大堀商会は昭和 53 年設立、創業 35 年の老舗建築企業だ。新潟県を中心に「水道設備工事」「住宅リフォーム」「業務用空調メンテナンス」の 3 事業を柱に展開している。創業時は空調業をメインに行っていたが、現在では住宅リフォームなども手掛ける。得意とする水回り施工の技術をベースに、下越地方ならではの住宅事情を鑑み、ユーザーの声を取り入れて売り上げを拡大している。最近では、毎年住宅建材・設備メーカーが主催するコンテストにおいて、さまざまな賞を受賞している。

大堀商会 代表取締役 大堀 正幸 氏 (以下、大堀社長) は、「新潟県は積雪地帯なので、冬場の現場の稼働率は確実に下がります。そのため、繁忙期の業務・作業効率には人一倍気を使っていますね。ただ、新潟市内は積雪地と言っても、東北や北海道のような寒冷地ではないんです。従って、家も初めから防寒を意識したいわゆる "寒冷地仕様" で建てていない家が多く、非常に寒い。そのため、二重窓を入れるなど、防寒を意識したリフォーム需要は多いです」と下越地方の事情を説明した。

導入の経緯繁忙期の業務効率を上げるには、Office 365 の導入が最適解だった

大堀商会では、数年前よりベンダーにサーバー構築などを依頼。ファイル管理、顧客管理、会計・販売システムなどをサーバー上に構築していた。

同社でシステムを担当していた営業部長の大堀 信幸 氏 (以下、大堀部長) は、「昔から、IT による業務の効率化に興味があったので、業務に必要なシステムを導入してきました。しかし、専任の管理者がいない点や、当時はクライアント OS が Windows XP のままだったこともあり、人が増えていくほど PC の管理が大変になり、セキュリティも心配になってきました」と当時を振り返る。

また、同社では前述のように「繁忙期の業務効率向上」が至上命題として挙がっていた。大堀社長は、「繁忙期には、外回りを行う従業員の労働時間のうち、移動時間が 20 ～ 30% も占めます。また、営業部員は移動時間に加えて、40% の時間を見積もり作成に費やしていました。この 2 大業務を、5% でも 10% でも削減できれば、会社全体として大きく利益貢献が見込めますし、従業員の労働環境改善にもつながります。これらは非常に重要な経営課題でした」と説明する。

このような環境下で数年間が経過し、ソフトウェアやハードウェアの更新時期となったのが 2011 年。ベンダーに見積もりを依頼したところ、とても導入出来る金額ではなかった。これを機に、大堀部長は本格的な情報収集を始める。同社の目指す「繁忙期の業務効率向上」を実現するための解として、「いま話題のクラウドや仮想化、最新の IT 技術を導入すれば、もっと投資対効果や業務効率を上げられるのでは? 」という意図の下、各種勉強会やセミナーなどに積極的に参加していった。

ソリューション概要

○プロファイル大堀商会 (http://www.oohori.biz/) は、昭和 53 年設立、創業 35 年の老舗建築企業。新潟県を中心に「水道設備工事」「住宅リフォーム」「業務用空調メンテナンス 」の 3 事業を柱に展開。得意とする水回り施工の技術をベースに業績を拡大。また住宅建材・設備メーカーが主催するコンテストにおいてさまざまな賞を受賞している。

○ソフトウェアとサービスMicrosoft® Office® 365- Microsoft Lync OnlineWindows Phone- Windows Phone 7.5

○パートナー株式会社ティーケーネットサービス

○メリット・外出先からでも必要なファイルに簡単にアクセ

スし編集できる・社内のミーティングにオフィスの外から参加す

ることで、移動時間を削減・会社に立ち寄らず現場から朝礼に参加でき、

日々のコミュニケーション不足の問題を解消

○ユーザー コメント「従来は 5 ～ 10 分程度の朝のミーティングのために、わざわざ一度社に寄ってもらっていたんです。その点、Lync があれば客先でもミーティングができるので直行直帰が増え、大きく業務改善できています。」

株式会社大堀商会代表取締役大堀 正幸 氏

大堀商会

大堀商会 代表取締役大堀 正幸 氏

大堀商会 営業部長大堀 信幸 氏

Gold Midmarket Solution ProviderDevices and Deployment

SilverSilver

Identity and Access

大堀商会

そこで出会ったのが、その後 IT パートナーとして共同で取り組んでいくティーケーネットサービス 代表取締役の武田 勇人 氏 だ。武田 氏 は講演でマイクロソフトの最新技術や、仮想デスクトップ、Office 365 などの導入事例を紹介。最新事例に触れ感銘を受けた大堀部長は、早速 武田 氏 に提案を依頼した。

「武田さんのデモや事例紹介を見て、『移動時間の削減』と『見積もり作成の効率化』という 2 つの大きな目的を達成するためには、『いつでもどこでも使える』というクラウド サービスのメリットを享受することが、重要だと分かりました。中でも、最も効果が見込めたのが『Office 365』だったのです。『Office 365』であれば、外出先からでも簡単に PowerPoint、Excel、Word、Outlook を編集できますからね。武田さんは、入れ替え期限の来ていたサーバーの入れ替えプランだけでなく、その後の Office 365 や Windows Phone、仮想デスクトップなどを年間でプランして分かりやすくロードマップとして計画立案してくれましたので、安心して Office 365 への移行を決断できました。高齢の従業員も多い当社では、いきなりドカンと入れ替えると習熟が追いつきません。その点まで考慮して、少しずつ変えていく心遣いに、成功するイメージが湧きました」 (大堀部長)

導入の効果熱中症対策に Lync !? グループウェアが繋ぐ現場と本社

このような経緯で、「Office 365」の導入と従来のサーバリプレースを武田 氏 に依頼した大堀部長。2012 年 4 月にサーバーを仮想化して台数を削減しつつ、リプレースを実施。その後、1 年間かけて Office 365、Windows Phone、仮想デスクトップ (VDI) を導入していった。

中でも特徴的なのが、Office 365 に付属する

「Lync Online」の使い方だ。

同社の場合、仕事柄、職人の単独作業が多い。特に空調メンテナンスでは、長時間機械室や屋上での単独作業が行われることもある。そのため夏場の熱中症 対 策は、企 業にとって非常に重要な問

題だ。そこで同社では職人全員に Windows Phone を支給。定期的に事務所から呼び掛けることで、労務管理を行っているというのだ。この方法であれば、万が一熱中症で倒れてしまった場合でも、Lync のステータスや応答の有無を把握していれば迅速に対応できる。

さらに作業の打ち合わせや朝礼なども、Lync で実施。移動時間の削減と、日々のコミュニケーション不足の解消という 2 つの大きな問題を改善できた。

大堀社長は、「従来は 5 ～ 10 分程度の朝のミーティングのために、わざわざ一度社に寄ってもらっていたんです。その点、Lync があれば客先でもミーティングができるので直行直帰が増え、大きく業務改善できています。移動時間を削減し、その時間をお客さまの為に使えるのは、競合との大きな差別化にもなりますからね。スマートフォンとクラウドという "いつでもどこでも使える環境" を、最大限活用していると言えると思います」と導入メリットを説明する。

同社の成功の秘訣は、やはり手厚いサポートだと大堀部長は言う。同社では、前述のように IT リテラシーがそれほど高くない従業員も多く、環境の変化には十分な配慮が必要だった。左記のように、移行に十分な時間をとっただけでなく、いわゆる "落ちこぼれをなくす" ために、Lync Online のデスクトップ共有機能を使った個別サポートにも力を入れた。

熱中症対策として休憩中の職人。Windows Phone の Lync を使って事務所とコミュニケーションをとっている

Lync で事務所から同報メールで確認しているところ

Lync でコミュニケーションをとっているところ。画面を共有しながら会話できるので、意思疎通がしやすいと言う

導入についてのお問い合わせ本ケース スタディは、インターネット上でも参照できます。http://www.microsoft.com/ja-jp/casestudies/本ケース スタディに記載された情報は制作当時 (2013 年 5 月) のものであり、閲覧される時点では、変更されている可能性があることをご了承ください。本ケース スタディは情報提供のみを目的としています。Microsoft は、明示的または暗示的を問わず、本書にいかなる保証も与えるものではありません。製品に関するお問い合わせは次のインフォメーションをご利用ください。■インターネット ホームページ http://www.microsoft.com/ja-jp/■マイクロソフト カスタマー インフォメーションセンター 0120-41-6755(9:00 ～ 17:30 土日祝日、弊社指定休業日を除く)※電話番号のおかけ間違いにご注意ください。＊Microsoft は、⽶国 Microsoft Corporation および、またはその関連会社の商標です。＊その他記載されている、会社名、製品名、ロゴ等は、各社の登録商標または商標です。＊製品の仕様は、予告なく変更することがあります。予めご了承ください。

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同社 水彩スタッフの武内 裕子 氏 は、「この 1 年間でさまざまなシステムが変わりましたが、その度に対面や遠隔でサポートしてもらえたのは助かりました。VDI の導入で家からでもまったく同じ環境で仕事ができるのは、家庭を持つ者としては助かります」と説明する。

今後の展開IT の活用度が低いリフォーム業界全体の生産性を底上げしたい

大堀商会は現在、ティーケーネットサービスと共同で Office 365 と連携した営業マンの育成を支援するアプリ「リフォーム営業支援システム」を開発中だ。このアプリは、同社のノウハウを生かし、見積もりや工程表などを標準化し、これらの工数を大幅に削減できるというものだ。これにより、見積もり作成時間の大幅な短縮だけでなく、タブレットと組み合わせた外販も目指している。

大堀社長は、「我々が身を置くリフォーム業界は、まだまだ顧客満足度の低い業界です。逆に言えば、まだまだ成長の余地がある業界なのです。IT 化に関して言えば、まだまだ進んでいません。当社は幸いなことに優れたパートナーに恵まれて IT 化を進め、生産性を高めることができました。わたしはこの知見を積極的に業界全体に広め、業界全体の生産性の底上げをしていきたいと思っています」と、今後の大きな夢を語った。

大堀商会

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