Upload
others
View
1
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
MANUAL MPK BIL : 04 /2013
MAJLIS PERBANDARAN KLANG
MANUAL :
PROSEDUR KERJA BAGI PENGURUSAN
SURAT MENYURAT
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 04 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Prosedur Kerja Bagi Pengurusan Surat Menyurat 2
KANDUNGAN
NO ISI KANDUNGAN MUKA SURAT
SEPATAH KATA DARIPADA SETIAUSAHA 3
PRAKATA DARIPADA KETUA JABATAN 4
1.0 TUJUAN MANUAL 5
2.0 LATAR BELAKANG 5
3.0 DEFINISI 6
4.0 CARTA BAHAGIAN 6
5.0 SUMBER KUASA 6
6.0 SKOP KERJA 7-9
7.0 PROSES KERJA 10
8.0 PENUTUP 10
9.0 LAMPIRAN
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 04 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Prosedur Kerja Bagi Pengurusan Surat Menyurat 3
SEPATAH KATA DARI SETIAUSAHA
Selaras dengan visi MPK untuk menjadi Bandaraya
Terbilang di Malaysia menjelang 2015 maka
menjadi tugas kita bersama sebagai warga kerja
MPK untuk berusaha membuat penambahbaikan
agar penyampaian perkhidmatan kita bermutu
tinggi, berkualiti tinggi atau berkelas dunia sebelum
tibanya pengiktirafan status Bandaraya tersebut.
Cetusan idea bagi menerbitkan manual prosedur kerja bagi
pengurusan surat menyurat dapat dilihat sebagai salah satu impak
yang besar dalam penghasilan mutu perkhidmatan yang effisien di
mana tindakan yang pantas dapat dilaksanakan bagi mengatasi isu-isu
yang berkaitan melalui medium persuratan.
Di samping itu juga penyampaian pengurusan surat menyurat yang
effisien dilihat sebagai salah satu daripada kriteria bagi memenuhi
piagam pelanggan di jabatan masing-masing selaras dengan misi dan
visi Majlis.
Marilah kita seluruh wargakerja MPK sama-sama mendokong motto
yang telah ditetapkan iaitu : “Perpaduan Sendi Kekuatan”. Kita
berpadu untuk membuat perubahan dan penambahbaikan dalam
semua bidang dan tugas masing-masing supaya bila tiba masanya
status bandaraya kita perolehi maka pasukan kita sudah benar-benar
bersedia dam mampu mengalas tanggungjawab yang berupaya
memberi hasilkerja dan penyampaian perkhidmatan yang sangat
memuaskan hati semua pelanggan MPK atau “stakeholder” dan rakyat
umumnya.
“Perpaduan Sendi Kekuatan”. Sekian. Terima kasih
Mohd Ikhsan Bin Mukri
Setiausaha MPK
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 04 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Prosedur Kerja Bagi Pengurusan Surat Menyurat 4
PRAKATA DARIPADA KETUA JABATAN
Alhamdulliah, dipanjangkan himpunan kesyukuran ke
hadrat Allah S.W.T atas limpah kurnia, taufik dan
hidayahNya serta selawat dan salam kepada Junjungan
Besar Nabi Muhammad S.A.W telah mengizinkan untuk
menerbitkan manual ini sepertimana yang telah
dirancang.
Majlis Perbandaran Klang dalam mengorak langkah pembangunan serta
membudayakan sistem penyampaian perkhidmatan yang berkesan melalui
beberapa agenda yang telah dirancang oleh pihak pengurusan tertinggi
Majlis.
Majlis dalam usaha untuk membuat satu perubahan melalui perkhidmatan
yang diberikan kepada warga Klang bagi mencapai matlamat dan misi Majlis
iaitu „Ke Arah Mewujudkan Bandaraya Terbilang Di Malaysia Menjelang
2015’.
Akhir bicara, semoga Majlis dalam mencapai kecemerlangan yang
diusahakan, kegemilangan yang bakal digenggam dan keterbilangan bangsa
yang akan dikagumi selaras dengan polisi serta dasar kerajaan Persekutuan
dan Negeri bagi memperhebatkan lagi daya produktiviti serta sanggahan
kerja yang diamanahkan untuk pelaksanakan yang tepat, kemas dan
mencapai matlamat Majlis.
Sekian. Terima Kasih. Wassalam.
Zaireezal bin Ahmad Zainuddin Pengarah Khidmat Pengurusan Majlis Perbandaran Klang
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 04 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Prosedur Kerja Bagi Pengurusan Surat Menyurat 5
1.0 TUJUAN MANUAL
1.1 Sebagai strategi pelaksanaan Program Anjakan dan Tambahbaik Holistik [PATH] MPK 2013.
1.2 Sebagai garis panduan pengurusan surat menyurat yang
effisien mengikut pekeliling yang ditetapkan. 1.3 Memastikan arahan pengurusan surat menyurat dipatuhi dan
dilaksanakan dengan sempurna oleh pegawai berkenaan. 1.4 Meningkatkan tahap penguasaan dan kecekapan pegawai
berkenaan.
2.0 LATAR BELAKANG
i) Jabatan Khidmat Pengurusan bertanggungjawab menguruskan urusan surat menyurat di Majlis yang diterima dari pejabat pos dan agensi luar.
ii) Jabatan merupakan nadi penggerak bagi urusan tersebut di mana perlu mengagihkan setiap surat yang diterima ke jabatan berkenaan.
iii) Terdapat kategori surat yang diterima melalui jabatan seperti dari pejabar pos, faks, courier dan secara terus dari agensi luar seperti Pejabat Daerah & Tanah.
iv) Jabatan Khidmat Pengurusan perlu memastikan surat-surat tersebut diterima oleh jabatan bertanggungjawab bagi memastikan setiap tindakan dapat dilaksanakan dengan effisien melalui piagam pelanggan jabatan masing-masing.
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 04 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Prosedur Kerja Bagi Pengurusan Surat Menyurat 6
3.0 DEFINISI
3.1 Buku Daftar Surat (Am 10 – Pin. 3/80)
Buku ini mengandungi rekod penerimaan surat.
3.2 Buku Hantaran Tempatan (Am 109 – Pin 3/82)
Buku ini mengandungi rekod penghantaran dalaman mengikut
jabatan.
3.3 Buku Daftar Faks
Buku ini mengandungi butiran mengenai faks yang diterima
seperti tarikh, tajuk surat dan rujukan jabatan.
3.4 Buku Daftar Cek
Buku ini mengandungi tarikh, nombor pos daftar dan nama
penerima.
4.0 Carta Bahagian
(seperti lampiran 1)
5.0 SUMBER KUASA
i) Pekeliling Peraturan-Peraturan Am (General Order)
ii) Akta Kerajaan Tempatan 1976 (Akta 171)
iii) Akta Perancang Bandar dan Desa 1976 (Akta 172)
iv) Akta Jalan Parit dan Bangunan 1974 (Akta 173)
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 04 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Prosedur Kerja Bagi Pengurusan Surat Menyurat 7
6.0 SKOP KERJA
6.1 Tatacara Pengurusan Surat Dari Pejabat Pos
6.1.1 Penerimaan Surat
a) Pembantu Am Pejabat akan mengambil surat daripada Pejabat Pos pada setiap hari bekerja dan dikelaskan oleh Pembantu Tadbir.
b) Surat-surat yang diterima akan dikelaskan mengikut
spesifikasi berikut:-
i) Sekiranya surat tersebut atas nama persendirian, PT akan memasukkan surat tersebut ke dalam peti surat jabatan dan akan diambil oleh PAP jabatan.
ii) Bagi surat am yang dialamatkan kepada Majlis
Perbandaran Klang, PT akan membuka surat tersebut dan melaksanakan mengikut garis panduan berikut:-
c) Cop penerimaan beserta tarikh di atas surat.
d) Semakan oleh pegawai bagi menentukan jabatan
berkenaan.
6.1.2 Pendaftaran Surat
a) PT akan mendaftarkan semua surat-surat tersebut ke dalam Buku Daftar Surat dan merekodkan perkara berikut:-
Tarikh terima No. Fail Tarikh Surat Daripada Perkara Dirujuk Kepada
b) Setelah semua surat didaftarkan, surat-surat tersebut
akan dikelaskan mengikut jabatan dan direkodkan dalam Buku Hantaran Tempatan.
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 04 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Prosedur Kerja Bagi Pengurusan Surat Menyurat 8
6.1.3 Penghantaran Surat
a) Penghantaran surat melalui Buku Hantaran Tempatan hendaklah dicatatkan perkara berikut:-
Tarikh Daripada Tajuk Surat Siap Direkod Diterima Oleh
b) Edaran Buku Hantaran Tempatan bagi setiap jabatan
akan dibuat oleh Pembantu Am Pejabat pada hari yang sama setelah surat siap direkod.
c) Penerima Buku Hantaran Tempatan di setiap jabatan
hendaklah melengkapkan butiran seperti berikut:-
Tarikh dan masa terima Tandatangan
d) Setelah selesai membuat edaran di setiap jabatan,
Buku Hantaran Tempatan tadi hendaklah disimpan dengan baik dan teratur.
6.2 Tatacara Pengurusan Surat Melalui Faks
6.2.1 Penerimaan Surat
a) Cop penerimaan beserta tarikh di atas surat.
b) Semakan oleh pegawai bagi menentukan jabatan berkenaan.
6.2.2 Pendaftaran Surat
a) Faks yang diterima akan direkod oleh Pembantu
Tadbir ke dalam Buku Daftar Faks yang mengandungi tajuk surat dan jabatan berkenaan.
b) Kemudian surat akan direkod dalam Buku Hantaran
Tempatan. 6.2.3 Penghantaran Surat
a) Penghantaran surat melalui Buku Hantaran Tempatan hendaklah dicatatkan perkara berikut:-
Tarikh
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 04 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Prosedur Kerja Bagi Pengurusan Surat Menyurat 9
Daripada Tajuk Surat Siap Direkod Diterima Oleh
b) Edaran Buku Hantaran Tempatan bagi setiap jabatan akan dibuat oleh Pembantu Am Pejabat setelah surat siap direkod.
c) Penerima Buku Hantaran Tempatan di setiap jabatan
hendaklah melengkapkan butiran seperti berikut:-
Tarikh dan masa terima Tandatangan
d) Setelah selesai membuat edaran di setiap jabatan,
Buku Hantaran Tempatan tadi hendaklah disimpan dengan baik dan teratur.
6.3 Tatacara Penghantaran Surat / Cek Berdaftar
6.3.1 Terima surat / cek dari jabatan.
6.3.2 Tuliskan nama penerima di hadapan dan belakang Pelekat Pos Daftar.
*Pelekat Pos Daftar dibeli daripada Pejabat Pos 6.3.3 Tanggalkan Pelekat Pos Daftar dan tampalkan di
bahagian hadapan sampul surat yang berkenaan. 6.3.4 Lekatkan di bahagian belakang Sampul Surat Kad Akuan
Terima Surat. *Kad ini hendaklah diambil dari Pejabat Pos
6.3.5. Sekiranya surat daftar itu cek, rekodkan terlebih dahulu nombor cek, nombor pendaftaran, nama dan alamat penerima di dalam Buku Daftar Cek Keluar.
6.3.6 Rekodkan surat / cek berdaftar di dalam Buku Pos
Kiriman Berdaftar. 6.3.7 Serahkan kepada Pembantu Am Pejabat untuk ditimbang
bagi memastikan berat surat untuk difranking harga sebelum dihantar ke Pejabat Pos.
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 04 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Prosedur Kerja Bagi Pengurusan Surat Menyurat 10
7.0 PROSES KERJA
7.1 Tatacara Pengurusan Surat Dari Pejabat Pos (lampiran 2)
7.2 Tatacara Pengurusan Surat Melalui Faks (lampiran 3) 7.3 Tatacara Penghantaran Surat / Cek Berdaftar (lampiran 4)
8.0 PENUTUP
Buku manual ini dihasilkan sebagai panduan dan rujukan bagi jabatan-
jabatan dalaman di Majlis Perbandaran Klang terhadap tatacara
pengurusan surat menyurat. Walau bagaimanapun sebarang
perubahan dari sudut penambahbaikan akan dikemaskini dari semasa
ke semasa untuk menghasilkan sistem penyampaian perkhidmatan
yang berkesan.
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 04 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Prosedur Kerja Bagi Pengurusan Surat Menyurat 11
9.0 LAMPIRAN
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 04 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Prosedur Kerja Bagi Pengurusan Surat Menyurat 12
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 04 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Prosedur Kerja Bagi Pengurusan Surat Menyurat 13