Tata Persuratan 2012

TATA PERSURATAN(Tehnik Pembuatan Surat)

Disusun Oleh

Drs. H. Djoko Wisnu Pringgo, M.M.

A. Naskah Dinas/SuratAlat Komunikasi Kedinasan dalam bentuk Tertulis

B. Tata Naskah Dinas/PersuratanKumpulan Ketentuan yang bersifat Normatif, Mengatur Sifat,bentuk,susunan dan Kewenangan Penandatanganan serta menjadi Pedoman dalam Komunikasi Kedinasan Tertulis

SURATSURAT

Pernyataan tertulis yang dibuat dengan tujuan Pernyataan tertulis yang dibuat dengan tujuan menyampaikan Informasi kepada pihak lain dan menyampaikan Informasi kepada pihak lain dan Merupakan alat komunikasi Tertulis yang Merupakan alat komunikasi Tertulis yang menyangkut Kepentingan Tugas dan Instansimenyangkut Kepentingan Tugas dan Instansi

Keputusan Gubernur Provinsi DKI Nomor 116 Tahun 2002, Tentang Tata Naskah Dinas di lingkungan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta

MAKSUD DAN TUJUANMAKSUD DAN TUJUAN

1)1) Pedoman umum Tata Persuratan Dinas disusun agar dapat digunakan Pedoman umum Tata Persuratan Dinas disusun agar dapat digunakan sebagai pedoman yang terpadu dengan tata kearsipan di seluruh sebagai pedoman yang terpadu dengan tata kearsipan di seluruh aparatur pemerintah baik di Pusat maupun di Daerahaparatur pemerintah baik di Pusat maupun di Daerah

2)2) TujuanTujuan

a)a) Memperoleh keseragaman dalam pola umum penyelenggaraan Memperoleh keseragaman dalam pola umum penyelenggaraan tata persuratan di seluruh jajaran pemerintahtata persuratan di seluruh jajaran pemerintah

b)b) Mewujudkan tata kearsipan yang semakin berdaya guna dan Mewujudkan tata kearsipan yang semakin berdaya guna dan berhasil gunaberhasil guna

c)c) tugas-tugas umum pemerintah dan pembangunantugas-tugas umum pemerintah dan pembangunan Menunjang Menunjang kelancaran komunikasi kedinasan kelancaran komunikasi kedinasan dan dan kemudahan kemudahan dalam dalam pengendalian pelaksanaannyapengendalian pelaksanaannya

d)d) Meningkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan Meningkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan dalam penyelenggaraan dalam penyelenggaraan

1)1) Asas KeamananAsas Keamanan

Pada dasarnya semua surat dinas bersifat tertutup, sehingga kerahasiaan isinya harus tetap dijaga. Oleh Pada dasarnya semua surat dinas bersifat tertutup, sehingga kerahasiaan isinya harus tetap dijaga. Oleh karena itu, para pejabat dan petugas tata persuratan tidak dibebanarkan memberikan onformasinya karena itu, para pejabat dan petugas tata persuratan tidak dibebanarkan memberikan onformasinya kepada yang tidak berkepentingan, baik secara tertulis maupun secara lisankepada yang tidak berkepentingan, baik secara tertulis maupun secara lisan

2)2) Keaslian surat Keaslian surat

Tingkat keaslian surat dilihat dari kadar keabsahan dan aspek legalaitasnya dapat dibedakan atas :Tingkat keaslian surat dilihat dari kadar keabsahan dan aspek legalaitasnya dapat dibedakan atas :

a)a) Asli Asli

Asli adalah lembaran yang ditujukan kepada instansi Asli adalah lembaran yang ditujukan kepada instansi sebagaimana sebagaimana tercantum pada tercantum pada alamat yang dituju pada Kepala alamat yang dituju pada Kepala Surat atau Surat atau lembaran yang lembaran yang dinyatakan sebagai asli.dinyatakan sebagai asli.

b)b) TembusanTembusan

Tembusan adalah merupakan lembaran penyampaian informasi Tembusan adalah merupakan lembaran penyampaian informasi kepada instansi yang kepada instansi yang mempunyai keterkaitan langsung maupun mempunyai keterkaitan langsung maupun tidak tidak langsung dengan informasi surat sebagaimana langsung dengan informasi surat sebagaimana

dikomunikasikan dikomunikasikan instansi yang terdapat di kepala surat instansi yang terdapat di kepala surat

ASAS-ASAS TATA PERSURATAN

c)c) SalinanSalinanSalinan adalah lembaran hasil penggandaan Salinan adalah lembaran hasil penggandaan

yang yang dilegalisasi oleh pejabat yang berwenang. dilegalisasi oleh pejabat yang berwenang. Selain Selain isitilah salinan ini sering pula digunakan isitilah salinan ini sering pula digunakan kata kata turunanturunan

d)d) PetikanPetikanPetikan adalah lembar berisi beberapa Petikan adalah lembar berisi beberapa

bagian/kalimat, bagian/kalimat, hal yang diambil dari surat asli hal yang diambil dari surat asli dan dan dilegalisasi oleh dilegalisasi oleh pejabat yang berwenang , pejabat yang berwenang , selain istilah petikan ini sering selain istilah petikan ini sering pula digunakan pula digunakan kata kata kutipankutipan

3)3)Bobot InformasiBobot Informasi

Dilihat dari bobot informasi, surat dapat dibagi menjadi :Dilihat dari bobot informasi, surat dapat dibagi menjadi :

a)a) Surat pentingSurat pentingSurat penting ialah surat yang isinya Surat penting ialah surat yang isinya mengandung mengandung hal-hal yang bersifat strategis, hal-hal yang bersifat strategis, kebijaksanaan dan kebijaksanaan dan operasionaloperasional

b)b) Surat BiasaSurat BiasaSurat biasa ialah surat yang isinya Surat biasa ialah surat yang isinya mengandung hal-hal mengandung hal-hal

yang bersifat rutinyang bersifat rutin

4) Pengamanan Informasi

Dilihat dari pengamanan informasi, surat dapat dibagi menjadi ;

a) Sangat Rahasia

Sangat rahasia adalah surat yang informasinya membutuhkan tingkat pengamanan yang tertinggi. Tingkat pengamanan informasi surat tersebut erat hubungannya dengan keamanan dan keselamatan negara serta hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berhak menerima

b) RahasiaRahasia adalah surat yang informasinya

membutuhkan pengamanan tinggi dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berweang atau yang ditunjuk

5) Penyampaian Surat

Kecepatan penyampaian surat dapat dibagi menjadi :a) Sangat segera

Sangat segera adalah penyampaian surat yang harus segera dilakukan pada hari yang sama dengan waktu penandatanganan

suratb) Segera

Segera adalah penyampaian surat yang harus dilakukan secepat mungkin setelah

ditandatanganic) Biasa

Biasa adalah penyampaian surat yang dilakukan sesuai dengan jadwal pengiriman yang ada

SISTEMATIKA NASKAH DINAS

Naskah Dinas terdiri dari atas :

1. Kepala2. Tubuh3. Kaki

KEPALA NASKAH DINAS

1. Kop Naskah Dinas2. Tanggal, Bulan, Tahun3. Alamat yang dituju4. Nomor, Sifat, Lampiran, Hal

TUBUH NASKAH DINAS TERBAGI

1. Aline pembuka yang berisi latar belakang maksud dan tujuan surat secara singkat dan jelas

2. Alenia isi yang berisi permasalahan pokok surat/uraian3. Alenia Penutup

KAKI NASKAH DINAS1. Jabatan Penanda Tangan2. Tanda Tangan Pejabat3. Nama Jelas Pejabat Penanda Tangan4. NIP ( Bila Ada )5. Stempel ( Bila harus)6. Tembusan ( Hanya yang Relevan)

NASKAH DINAS1. Bentuk dan susunan peraturan perundang-undangan = Produk

Statuter2. Bentuk dan susunan surat = bukan produk hukum non statuter3. Bentuk teknologi

- Teleks, Faksimale ( fax )- Komputerisasi

1. Menguasai Materi :- Tugas Pokok Unit Organisasi- Persoalan Dinas- Data/Bahan yang Relevan- Substansi Materi :

a. Mampumenggambarkan maksud dan keiinginan instansi pengirim Naskah Dinas

b. Singkat, padat, efektif, lengkapc. Komunikatif, dalam arti mudah dipahami dan

dapat memotivasi penerima surat agar mau memberikan dukungan

d. Berkaitan dengan pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi

2. Menguasai Bahasa Tertulis- Tata Bahasa Tepat- Memahami Arti Kata- Gaya Bahasa yang wajar dan bersahabat/tidak bertele- tele

3. Teliti- Penulisan Huruf,Kata,Angka- Memotong Angka- Menyingkat Angka- Menggunakan Tanda Baca- Lampiran/Data Pendukung- Tembusan yang Relevan- Menggunakan Akronim

4. Mematuhi Pedoman Tata Persuratan- Mengikuti Pola/Pedoman yang sudah ditentukan- Menempatkan Bagian-bagian Surat secara Tepat

SUBSTANSI MATERI

1. Mampu menggambarkan maksud dan keiinginan instansi pengirim

Naskah Dinas

2. Singkat, padat, efektif, lengkap

3. Komunikatif, dalam arti mudah dipahami dan dapat memotivasi

penerima surat agar mau memberikan dukungan

4. Berkaitan dengan pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi

1. Penulisan Naskah Dinas harus memperhatikan kaidah bahasa Indonesia yang baik dan benar

2. Hindari penggunaan bahasa asing, kecuali untuk kata istilah

3. Pemilihan kalimat harus :a. Jelasb. Efektif (tepat sasaran)c. Efisien (hemat dalam menggunakan kata)d. Tegas dan lugas

1. Pengetikan harus benar dalam arti sesuai dengan konsep

2. Kesalahan pengetikan dapat berakibat kerugian material (menyangkut angka), menimbulkan salah pengertian

3. Pengetikan konsep dilakukan oleh CTU sedangkan pengetikan Net dilakukan oleh ITU

4. Penaklikan dilakukan oleh ITU5. Naskah Dinas diketik pada kertas HVS ukuran A4

NO PEJABATKEWENANGAN PANGKAL

PENANDATANGAN NASKAH DINAS

NASKAH DINAS INTERN

NASKAH DINAS EKSTERN

1. PIMPINAN PEMERINTAH DAERAH (GUBERNUR DAN WAKIL GUBERNUR )

YA YA

2. WALIKOTAMADYA DAN WAKIL YA YA

3. BUPATI KAB. ADM. KEP. SERIBU DAN WAKIL YA YA

4. PIMPINAN UNIT ORGANISASI SELAKU PIMPINAN SATMINKAL

YA YA

5. PIMPINAN SATUAN KERJA SELAKU PIMPINAN SATMINKAL

YA YA

6. PIMPINAN SATUAN KERJA TIDAK BERPERAN SEBAGAI PIMPINAN SATMINKAL

YA TIDAK

KEWENANGAN PANGKAL PENANDATANGANAN NASKAH DINAS

NO PEJABAT PENANDATANGAN

BENTUK DAN SUSUNAN NASKAH DINAS

SUBSTANSI KETERANGAN

I GUBERNUR A. PERATURAN PERUNDANG – UNDANGAN

B. SURAT ( BUKAN PRODUK HUKUM )

• KEBIJAKAN PEMDA• PELAKSANAAN

PERUNDANG – UNDANGAN YANG LEBIH TINGGI

APABILA GUBERNUR BERHALANGAN, PENANDATANGAN NASKAH DINAS DILAKUKAN OLEH WAKIL GUBERNUR BERKAPASITAS SELAKU GUBERNUR

II WAKIL GUBERNUR

( ATAS WEWENANG JABATAN )

• SURAT ( BUKAN PERATURAN PERUNDANG – UNDANGAN )

• PELAKSANAAN TUGAS DALAM RANGKA MEMBANTU GUBERNUR• KOORDINASI KEGIATAN INSTANSI PEMERINTAHAN DI DAERAH

-

III SEKDA ATAS NAMA GUBERNUR

A. PERATURAN PERUNDANG – UNDANGAN

B. SURAT

• PETUNJUK PELAKSANAAN KEBIJAKN PEMDA• PENJELASAN TEKNIS KEBIJAKAN PEMDA

-

KEWENANGAN PENANDATANGANAN NASKAH DINAS




IV SEKDA ATAS WEWENANG JABATANNYA


B. SURAT

KEBIJAKAN PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI PEMERINTAH DILINGKUNGAN PEMDA DAN PELAYANAN ADMINISTRASTIF KEPADA SELURUH PERANGKAT DAERAH

BILA SEKDA BERHALANGAN DAN BELUM DITETAPKAN PILIHAN, PENANDATANGAN NASKAH DINAS DILAKUKAN OLEH ASISTEN YANG MEMBIDANGI

V ASISTEN SEKDA • SURAT KOORDINASI PERUMUSAN DAN PELAKSANAAN KEBIJAKAN SERTA PENGENDALIAN KEBIJAKAN PEMDA

BILA BERHALANGAN DAN BELUM DITETAPKAN PILIHAN, PENANDATANGAN NASKAH DINAS DILAKUKAN OLEH SEKDA

VI WALIKOTAMADYA / BUPATI


B. SURAT

KEBIJAKAN OPERASIONAL DALAM RANGKA PELAKSANAAN PEMERINTAHAN DAERAH DAN PEL. MASYARAKAT DI KOTAMADYA / KAB ADM. KEP. SERIBU

BILA WALIKOTAMADYA / BUAPTI BERHALANGAN NASKAH DINAS DITANDANGANI OLEH WAKIL WALIKOTAMADYA / BUPATI BERKAPASITAS SELAKU WALIKOTAMDYA / BUPATI




VII WAKIL WALIKOTAMADYA /

BUPATI ATAS WEWENANG JABATANNYA

• SURAT • PELAKSANAAN TUGAS DALAM MEMBANTU WLIKOTAMADYA / BUPATI • KOORDINASI KEGIATAN INSTANSI DI KOTAMADYA / KAB. ADMINISTRASI

VIII SEKKODYA A.N. WALIKOTAMDAYA ATAU SEKKAB A.N.

BUPATI


B. SURAT

JUKLAK KEBIJAKAN YANG DITETAPKAN WALIKOTAMADYA / BUPATI PENJELASAN TEKNIS KEBIJAKAN YANG DITETAPAKAN WALIKOTAMADYA

IX SEKKODOYA / SEKKAB ATAS WEWENANG JABATANNYA


B. SURAT

KEBIJAKAN OPERASIONAL DALAM PENYELENGGARAAN ADM. PEMERINTAHAN DAN PELAYANAN ADM. KEPADA SELURUH PERANGKAT KOTAMADYA

BILA BERHALANGAN DAN BELUM DITETAPKAN PILIHAN, NASKAH DINAS DAPAT DITANDATANGANI A.S. SEKKODYA / A.S. SEKKAB YANG MEMBIDANGI




X ASISTEN SEKKODYA / ASISTEN SEKKAB

• SURAT KOORDINASI PERUMUSAN DAN PELAKSANAAN KEBIJAKAN SERTA PENGEDALIAN PELAKSANAAN KEBIJAKAN PEMERINTAHA KODYA / KAB

XI PIMPINAN DINAS DAERAH / LEMBAGA

TEKNIS DAERAH

( LTD )


B. SURAT

PELAKSANAAN TUGAS DAN FUNGSINYA

XII PIMPINAN SATUAN KERJA SELAKU

PIMPINAN SATMINKAL


B. SURAT





XIII CAMAT A. PERATURAN PERUNDANG – UNDANGAN

B. SURAT

PELAKSANAAN TUGAS DAN FUNSINYA

BILA BERHALANGAN NASKAH DINAS DAPAT DITANDATANGANI WAKIL CAMAT DALAM KAPASITAS SELAKU CAMAT

XIV WAKIL CAMAT • SURAT PELAKSANAAN TUGASNYA

XV LURAH A. PERATURAN PERUNDANG – UNDANGAN

B. SURAT


BILA BERHALANGAN NASKAH DINAS DAPAT DITANDATANGANI

WAKIL LURAH DALAM KAPASITAS SELAKU LURAH

XVI WAKIL LURAH ATAS WEWENANG JABATANNYA

• SURAT PELAKSANAAN TUGASNYA

NO PENANDATANGAN NASKAH DINAS DITUJUKAN KEPADA

I GUBERNUR A. PEJABAT DI LINGKUNGAN PEMDA

B. PRESIDEN / WAKIL PRESIDEN

C. PIMPINAN LEMBAGA TINGGI / TERTINGGI NEGARA

D. MENTERI

E. LPND

F. GUBERNUR PROPINSI LAIN

G. ORMAS DAN PIHAK LAIN YANG DIANGGAP PERLU

II WAKIL GUBERNUR ATAS WEWENANG JABATANNYA

A. PEJABAT DI LINGKUNGAN PEMDA

B. GUBERNUR

C. ORMAS DAN PIHAK LAIN YANG DIANGGAP PERLU

III SEKRETARIS DAERAH A. PEJABAT DI LINGKUNGAN PEMDA

B. PEJABAT INSTANSI LAIN DAN PIHAK LAIN YANG DIANGGAP PERLU

IV ASISTEN SEKDA A. SEKDA

B. PEJABAT DI LINGKUNGAN UNIT ORGANISASI / SATUAN KERJA YANG DIKOORDINASIKAN

JANGKAUAN NASKAH DINAS DIKAITKAN DENGAN PEJABAT PENANDATANGAN


V WALIKOTAMADYA / BUPATI

A. PEJABAT DI LINGKUNGAN PEMDA KODYA / KAB. ADM. YANG BERSANGKUTAN

B. GUBERNUR

C. PEJABAT DI LINGKUNGAN PEMDA

D. ORMAS DAN PIHAK LAIN YANG DIANGGAP PERLU

VI WAKIL WALIKOTAMADYA / BUPATI ATAS WEWENANG JABATANNYA

A. PEJABAT DI LINGKUNGAN PEMDA KODYA / KAB. ADMINISTRASI

B. PEJABAT DI LINGKUNGAN PEMDA

C. ORMAS DAN PIHAK LAIN YANG DIANGGAP PERLU

VII SEKKODYA / SEKKAB A. PEJABAT DI LINGKUNGAN PEMDA KODYA / KAB. ADMINISTRASI

B. ORMAS DAN PIHAK LAIN YANG DIANGGAP PERLU

VIII ASISTEN SEKKODYA / ASISTEN SEKKAB

A. SEKKO / SEKKAB

B. PEJABAT DI LINGKUNGAN SATUAN KERJA

lX PIMP. DINAS DAERAH / LEMBAGA TEKNIS DAERAH

A. PEJABAT DI LINGKUNGAN PEMDA

B. PIHAK LAIN YANG DIANGGAP PERLU

X PIMP. SATUAN KERJA SELAKU PIMP.SATMINKAL

A. PEJABAT DI LINGKUNGAN UNIT ORGANISASINYA

B. PEJABAT DAN PIHAK LAIN YANG DIANGGAP PERLU SESUAI KEWENANGANNYA


XI CAMAT A. PEJABAT DI LINGKUNGAN PEM.KODYA / PEM.KAB. ADMINISTRASI


XII WAKIL CAMAT A. PEJABAT DI LINGKUNGAN PEM.KODYA / PEM.KAB. YANG BERSANGKUTAN


XIII LURAH A. PEJABAT DI LINGKUNGAN PEM.KODYA / PEM.KAB. PEMERINTAH KECAMATAN


XIV WAKIL LURAH A. PEJABAT DI LINGKUNGAN PEM.KODYA / PEM.KAB. PEMERINTAH KECAMATAN


1. Kop Naskah Dinas adalah bagian teratas dari Naskah Dinas yang memuat sebutan atau nama instansi sesuai ketentuan

2. Dua jenis Kop Naskah Dinas

a. Kop Naskah Dinas dengan alamat digunakan untuk mengetik jenis Naskah Dinas yang alamat nomor Naskah Dinasnya dicantumkan pada sisi kiri Kepala Naskah Dinas antara lain : Surat Edaran, Surat Biasa, Surat Undangan, Surat Panggilan.

2. Kop Naskah Dinas tanpa alamat digunakan untuk mengetik jenis Naskah Dinas yang nomor Naskah Dinasnya dicantumkan dibawah tulisan jenis Naskah Dinas dibagian tengah kepala Naskah Dinas, antara lain : Peraturan, Keputusan, Pengumuman, Surat Tugas, Instruksi dan lain-lain.

1. Bentuk nomor Peraturan, Keputusan, Instruksi, Pengumuman dan Seruan adalah Nomor Bulat, Kata Tahun dan Angka Tahun.

Contoh : Nomor 20 Tahun 2009

2. Bentuk nomor Surat Edaran adalah Nomor Bulat, Garis Miring dan tulisan SE Garis Miring Angka Tahun.

Contoh : Nomor 20 / SE / 2009

3. Bentuk nomor surat-surat lainnya antara lain surat biasa, surat undangan, surat keterangan adalah nomor bulat garis miring kode klasifikasi.

Contoh : Nomor 20 / Kode Klasifikasi.

Menindak lanjuti

Dalam rangka

Sehubungan dengan

Membalas surat Saudara

Sebagai tindak lanjut

Berkaitan dengan

Bertalian dengan

Sehubungan dengan

Berkenaan

Demikian permohonan ini /….../…...

Atas perhatian Saudara, saya ucapkan terima kasih

Agar Tugas ini dilaksanakan dengan sebaik-baiknya

dan penuh rasa tanggung jawab

KepadaYth. Bapak Ir. Wahyu Abadi, M.T.Kepala Suku Dinas Perumahan danGedung Pemda Kota Administrasi Jakarta Timurdi Jakarta

Kepada Yth. Kepala Kantor Perpustakaan Dan ArsipKota Administrasi Jakarta Utaradi Jakarta

Kepada Yth. Ibu Dra. Dewi Sartika, M.M.Jl. Surabaya No. I MentengJakarta Pusat

Kepada Yth. Kepala Badan Pengelola Keuangan Daerah Provinsi DKI JakartaJl. Merdeka Selatan No. 8-9Jakarta Pusat

DISKUSI/PRAKTEK PEMBUATAN SURAT

DINAS

Documents

Tata Persuratan 2012