Manajemen Persuratan

MANAJEMEN PERSURATAN DI LINGKUNGAN DEPARTEMEN HUKUM

DAN HAM RI

Oleh : Yayuk Saptaningsih, SH, MH

Bagian TU DepartemenBIRO UMUM

Aktivitas organisasi dalam mengelola tata Aktivitas organisasi dalam mengelola tata persuratan, yang meliputi tata cara atau persuratan, yang meliputi tata cara atau metode pengelolaan surat, penentuan jenis metode pengelolaan surat, penentuan jenis surat, standarisasi penggunaan kertas, surat, standarisasi penggunaan kertas, amplop, mesin ketik/komputer, pengamanan, amplop, mesin ketik/komputer, pengamanan, serta kewenangan dan pendelegasian, serta kewenangan dan pendelegasian, penandatanganan suratpenandatanganan surat..

Manajemen Manajemen PersuratanPersuratanManajemen Manajemen PersuratanPersuratan

Pengertian SuratPengertian Surat

Surat adalah alat komunikasi Surat adalah alat komunikasi tertulis atau sarana untuk tertulis atau sarana untuk menyampaikan pernyataan menyampaikan pernyataan maupun informasi secara tertulis maupun informasi secara tertulis dari pihak satu ke pihak lain. dari pihak satu ke pihak lain. Informasi tersebut bisa berupa Informasi tersebut bisa berupa pemberitahuan, pernyataan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan dan lain sebagainya.sanggahan dan lain sebagainya.

Fungsi SuratFungsi Surat

1.1. Sebagai alat komunikasiSebagai alat komunikasi

2.2. Sebagai wakil atau dutaSebagai wakil atau duta

3.3. Sebagai bahan buktiSebagai bahan bukti

4.4. Sebagai pedoman untuk mengambil Sebagai pedoman untuk mengambil keputusan lebih lanjutkeputusan lebih lanjut

5.5. Sebagai alat untuk memperpendek Sebagai alat untuk memperpendek jarak atau menghemat tenagajarak atau menghemat tenaga

6.6. Sebagai bukti sejarah dan bukti Sebagai bukti sejarah dan bukti kegiatankegiatan

7.7. Sebagai alat pengingatSebagai alat pengingat

8.8. Sebagai alat promosiSebagai alat promosi

adalah semua informasi tertulis sebagai adalah semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang alat komunikasi kedinasan yang dikeluarkan oleh pejabat yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan instansi berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan.dan pembangunan.

Naskah DinasNaskah Dinas

adalah pengelolaan informasi tertulis adalah pengelolaan informasi tertulis (naskah) yang mencakup pengaturan (naskah) yang mencakup pengaturan jenis, format, penyiapan, jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan serta distribusi dan penyimpanan serta media yang digunakan dalam media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.komunikasi kedinasan.

Tata Naskah DinasTata Naskah Dinas

TujuanTujuan

Menciptakan kelancaran komunikasi tulis Menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang berhasil guna dan berdaya guna yang berhasil guna dan berdaya guna dalam penyelenggaraan tugas pokok dan dalam penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi Departemen Hukum dan HAM. fungsi Departemen Hukum dan HAM.

Pedoman Umum Tata Naskah DinasPedoman Umum Tata Naskah Dinas

MaksudMaksudSebagai acuan pengelolaan dan Sebagai acuan pengelolaan dan pembuatan naskah dinas dilingkungan pembuatan naskah dinas dilingkungan Departemen Hukum dan HAM.Departemen Hukum dan HAM.

Tercapainya kesamaan pengertian, bahasa danTercapainya kesamaan pengertian, bahasa dan Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata

naskah dinas dengan unsur lainnya dalam naskah dinas dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum;lingkup administrasi umum;

Lancarnya komunikasi tulis kedinasan serta Lancarnya komunikasi tulis kedinasan serta kemudahan dalam pengendalian;kemudahan dalam pengendalian;

Tercapainya penyelenggaraan tata naskah dinas Tercapainya penyelenggaraan tata naskah dinas yang efisien dan efektif;yang efisien dan efektif;

Berkurangnya tumpang tindih, salah tafsir, dan Berkurangnya tumpang tindih, salah tafsir, dan pemborosan dalam penyelenggaraan tata pemborosan dalam penyelenggaraan tata naskah.naskah.

SasaranSasaran

Asas Daya Guna dan Hasil GunaAsas Daya Guna dan Hasil Guna

Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara berdaya guna dan berhasil guna dilakukan secara berdaya guna dan berhasil guna dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang lugas, baik penggunaan bahasa Indonesia yang lugas, baik dan benar.dan benar.

Asas PembakuanAsas Pembakuan

Naskah Dinas diproses dan disusun menurut tata Naskah Dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan.cara dan bentuk yang telah dibakukan.

Asas PertanggungjawabanAsas Pertanggungjawaban

Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kearsipan, kewenangan dan keabsahan.prosedur, kearsipan, kewenangan dan keabsahan.

ASASASAS

Asas KeterkaitanAsas Keterkaitan

Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas terkait Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas terkait dengan kegiatan administrasi umum dan unsur dengan kegiatan administrasi umum dan unsur administrasi umum lainnya.administrasi umum lainnya.

Asas Kecepatan dan KetepatanAsas Kecepatan dan Ketepatan

Untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi satuan Untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi satuan kerja atau satuan organisasi, tata naskah dinas harus kerja atau satuan organisasi, tata naskah dinas harus dapat diselesaikan tepat waktu dan tepat sasaran, antara dapat diselesaikan tepat waktu dan tepat sasaran, antara lain dilihat dari kejelasan redaksional, kemudahan lain dilihat dari kejelasan redaksional, kemudahan prosedural, kecepatan penyampaian, dan distribusi.prosedural, kecepatan penyampaian, dan distribusi.

Asas KeamananAsas Keamanan

Tata naskah dinas harus aman secara fisik dan substansi Tata naskah dinas harus aman secara fisik dan substansi (isi) mulai dari penyusunan, klasifikasi, penyampaian (isi) mulai dari penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan, dan kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan, dan distribusi. Demi terwujunya tata naskah dinas yang distribusi. Demi terwujunya tata naskah dinas yang berdayaguna dan berhasilguna pengamanan naskah dan berdayaguna dan berhasilguna pengamanan naskah dan aspek legalitasnya perlu dilihat sebagai penentu yang aspek legalitasnya perlu dilihat sebagai penentu yang paling penting.paling penting.

Bentuk naskah dinas yang digunakan adalah Bentuk naskah dinas yang digunakan adalah bentuk Indonesia baru atau bentuk setengah bentuk Indonesia baru atau bentuk setengah lurus lurus ((semi block stylesemi block style))..

Naskah dinas menggunakan jenis huruf Arial Naskah dinas menggunakan jenis huruf Arial dengan ukuran 11 atau 12.dengan ukuran 11 atau 12.

Penulisan alamat tujuan pada sampul dan/atau Penulisan alamat tujuan pada sampul dan/atau pada kepala surat/dokumen yang ditujukan pada kepala surat/dokumen yang ditujukan kepada nama jabatan tidak menggunakan kata kepada nama jabatan tidak menggunakan kata Saudara atau BapakSaudara atau Bapak, kecuali untuk panggilan , kecuali untuk panggilan jabatan Presiden sesuai dengan Ketetapan MPRS jabatan Presiden sesuai dengan Ketetapan MPRS Nomor : TAP/XXXI/MPRS/1966Nomor : TAP/XXXI/MPRS/1966

TATA PENULISAN SURAT / DOKUMENTATA PENULISAN SURAT / DOKUMEN

Penulisan alamat tujuan pada sampul Penulisan alamat tujuan pada sampul dan/atau pada kepala surat/dokumen yang dan/atau pada kepala surat/dokumen yang ditujukan kepada nama seorang pejabat ditujukan kepada nama seorang pejabat dapat menggunakan sapaan dapat menggunakan sapaan Bapak, Ibu, Bapak, Ibu, atauatau Saudara. Saudara.

Sapaan Sapaan SaudaraSaudara atauatau BapakBapak digunakan digunakan sebagai sebutan/panggilan dalam batang sebagai sebutan/panggilan dalam batang tubuh surat/dokumen, sesuai dengan derajat tubuh surat/dokumen, sesuai dengan derajat kepangkatan/jabatan para pejabat/pegawai kepangkatan/jabatan para pejabat/pegawai yang bersangkutan. Jika pihak yang dituju yang bersangkutan. Jika pihak yang dituju mempunyai pangkat dan jabatan yang sama mempunyai pangkat dan jabatan yang sama digunakan kata digunakan kata SaudaraSaudara, , dan jika dan jika mempunyai pangkat dan jabatan yang lebih mempunyai pangkat dan jabatan yang lebih tinggi digunakan kata tinggi digunakan kata BapakBapak..

WEWENANG WEWENANG PENANDATANGANAN :PENANDATANGANAN :

Sepanjang tidak ditentukan secara Sepanjang tidak ditentukan secara khusus oleh peraturan perundang-khusus oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku, kewenangan undangan yang berlaku, kewenangan penandatanganan dapat dilimpahkan penandatanganan dapat dilimpahkan kepada pejabat bawahannya. kepada pejabat bawahannya. Pelimpahan wewenang hanya ditujukan Pelimpahan wewenang hanya ditujukan untuk pejabat yang secara struktural untuk pejabat yang secara struktural berada di bawahnya. Pelimpahan harus berada di bawahnya. Pelimpahan harus mengikuti jalur struktural dan paling mengikuti jalur struktural dan paling banyak hanya dua rentang jabatan banyak hanya dua rentang jabatan struktural di bawahnya. struktural di bawahnya.

adalah hak dan kewajiban yang ada adalah hak dan kewajiban yang ada pada seorang pejabat untuk pada seorang pejabat untuk menadatangani naskah sesuai dengan menadatangani naskah sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya. pada jabatannya.

Kewenangan Kewenangan Penandatanganan Naskah Penandatanganan Naskah DinasDinas

adalah susunan dan bentuk adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan naskah yang menggambarkan bentuk redaksional, termasuk bentuk redaksional, termasuk tata letak dan penggunaan tata letak dan penggunaan lambang, logo, dan cap dinas.lambang, logo, dan cap dinas.

F o r m a tF o r m a t

adalah tanda pengenal isi adalah tanda pengenal isi informasi dalam naskah informasi dalam naskah berdasarkan sistem tata berkas berdasarkan sistem tata berkas instansi bersangkutan.instansi bersangkutan.

Kode Klasifikasi NaskahKode Klasifikasi Naskah

adalah simbol negara yang dituangkan adalah simbol negara yang dituangkan dalam gambar burung Garuda sesuai dalam gambar burung Garuda sesuai dengan peraturan perundang-undangan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.yang berlaku.

Lambang negara berwarna Lambang negara berwarna emasemas digunakan pada Surat Dinas yang digunakan pada Surat Dinas yang ditandatangani sendiri oleh pejabat ditandatangani sendiri oleh pejabat negara dengan ukuran yang ditetapkan negara dengan ukuran yang ditetapkan oleh Sekretariat Negara yaitu oleh Sekretariat Negara yaitu 2,5 cm.2,5 cm.

Lambang NegaraLambang Negara

adalah tanda pengenal atau adalah tanda pengenal atau identitas dalam bentuk gambar identitas dalam bentuk gambar atau tulisan.atau tulisan.

LogoLogo

JENIS DAN FORMAT NASKAH JENIS DAN FORMAT NASKAH DINASDINAS

A. Naskah Dinas ArahanA. Naskah Dinas Arahan

Naskah dinas arahan adalah naskah Naskah dinas arahan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan pokok dinas yang memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus atau kebijakan pelaksanaan yang harus dipedomani dan dilaksanakan dalam dipedomani dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan penyelenggaraan tugas dan kegiatan setiap instansi pemerintah yang berupa setiap instansi pemerintah yang berupa produk hukum yang bersifat produk hukum yang bersifat pengaturan, penetapan, dan pengaturan, penetapan, dan penugasan. penugasan.

I. Naskah Dinas I. Naskah Dinas PengaturanPengaturan

terdiri atas :terdiri atas :

a. Peraturana. Peraturan

b. Pedomanb. Pedoman

c. Petunjuk Pelaksanaanc. Petunjuk Pelaksanaan

d. Instruksid. Instruksi

e. Prosedur Tetap (Protap)e. Prosedur Tetap (Protap)

f. Surat Edaran.f. Surat Edaran.

a. Peraturana. Peraturan

Peraturan Peraturan adalah naskah dinas yang adalah naskah dinas yang bersifat mengatur, memuat kebijakan bersifat mengatur, memuat kebijakan pokok, bersifat umum, berlaku untuk pokok, bersifat umum, berlaku untuk seluruh satuan organisasi/unit kerja seluruh satuan organisasi/unit kerja dalam sebuah instansi pemerintah, dalam sebuah instansi pemerintah, dan dapat merupakan dasar bagi dan dapat merupakan dasar bagi penyusunan naskah dinas lainnya.penyusunan naskah dinas lainnya.

Peraturan ditandatangani oleh pejabat Peraturan ditandatangani oleh pejabat pimpinan tertinggi pada setiap instansi pimpinan tertinggi pada setiap instansi pemerintah.pemerintah.

b. Pedomanb. Pedoman

PedomanPedoman adalah naskah dinas yang memuat adalah naskah dinas yang memuat acuan yang bersifat umum di lingkungan acuan yang bersifat umum di lingkungan instansi pemerintah yainstansi pemerintah yang perlu dijabarkan ke ng perlu dijabarkan ke dalam petunjuk operasional/teknis dan dalam petunjuk operasional/teknis dan penerapannya disesuaikan dengan penerapannya disesuaikan dengan karakteristik instansi/organisasi yang karakteristik instansi/organisasi yang bersangkutan.bersangkutan.

Pedoman dibuat dalam rangka Pedoman dibuat dalam rangka menindaklanjuti kebijakan yang lebih tinggi menindaklanjuti kebijakan yang lebih tinggi dan pengabsahannya ditetapkan dengan dan pengabsahannya ditetapkan dengan Peraturan pejabat yang berwenang.Peraturan pejabat yang berwenang.

c. Petunjuk c. Petunjuk PelaksanaanPelaksanaan

Petunjuk Pelaksanaan adalah naskah Petunjuk Pelaksanaan adalah naskah dinas pengaturan yang memuat cara dinas pengaturan yang memuat cara pelaksanaan kegiatan, termasuk urutan pelaksanaan kegiatan, termasuk urutan pelaksanaannya.pelaksanaannya.

Pejabat yang berwenang menetapkan Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani Petunjuk dan menandatangani Petunjuk Pelaksanaan adalah pejabat pimpinan Pelaksanaan adalah pejabat pimpinan tertinggi instansi pemerintah, pusat dan tertinggi instansi pemerintah, pusat dan daerah. daerah.

d. Instruksid. Instruksi

InstruksiInstruksi adalah naskah dinas yang adalah naskah dinas yang memuat perintah berupa memuat perintah berupa petunjuk/arahan tentang pelaksanaan petunjuk/arahan tentang pelaksanaan kebijakan suatu peraturan perundang-kebijakan suatu peraturan perundang-undangan.undangan.

Pejabat yang berwenang menetapkan Pejabat yang berwenang menetapkan

dan menandatangani Instruksi adalah dan menandatangani Instruksi adalah pejabat pimpinan tertinggi instansi pejabat pimpinan tertinggi instansi pemerintah pusat dan daerah. pemerintah pusat dan daerah.

e. Prosedur Tetap (Prosedur e. Prosedur Tetap (Prosedur OperasionalOperasional Standar) Standar)

Prosedur Tetap (Prosedur Operasional Prosedur Tetap (Prosedur Operasional Standar)Standar) adalah naskah dinas yang adalah naskah dinas yang memuat serangkaian petunjuk tentang memuat serangkaian petunjuk tentang cara dan urutan kegiatan tertentu.cara dan urutan kegiatan tertentu.

Pejabat yang menetapkan dan Pejabat yang menetapkan dan menandatangani Prosedur Tetap (Prosedur menandatangani Prosedur Tetap (Prosedur Operasional Standar) adalah pejabat yang Operasional Standar) adalah pejabat yang berwenang atau pejabat lain yang berwenang atau pejabat lain yang ditunjuk.ditunjuk.

f. Surat Edaranf. Surat Edaran

Surat Edaran adalah naskah dinas yang Surat Edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak.yang dianggap penting dan mendesak.

Kewenangan untuk menetapkan dan Kewenangan untuk menetapkan dan menandatangani Surat Edaran oleh pejabat menandatangani Surat Edaran oleh pejabat pimpinan tertinggi instansi pemerintah dapat pimpinan tertinggi instansi pemerintah dapat dilimpahkan kepada pejabat pimpinan dilimpahkan kepada pejabat pimpinan sekretariat instansi pemerintah atau pejabat sekretariat instansi pemerintah atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan substansi Surat yang ditunjuk sesuai dengan substansi Surat Edaran.Edaran.

a.a. menetapkan/mengubah status menetapkan/mengubah status kepegawaian kepegawaian /personal/keanggotaan/material/peristiwa;/personal/keanggotaan/material/peristiwa;

b.b. menetapkan/mengubah/membubarkan menetapkan/mengubah/membubarkan suatu kepanitiaan/tim;suatu kepanitiaan/tim;

c.c. menetapkan pelimpahan wewenang.menetapkan pelimpahan wewenang.

2. Naskah Dinas Penetapan 2. Naskah Dinas Penetapan (Keputusan)(Keputusan)

KeputusanKeputusan adalah naskah dinas yang memuat adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang bersifat menetapkan, tidak kebijakan yang bersifat menetapkan, tidak bersifat mengatur, dan merupakan pelaksanaan bersifat mengatur, dan merupakan pelaksanaan kegiatan, yang digunakan untuk :kegiatan, yang digunakan untuk :

Pejabat yang berwenang Pejabat yang berwenang menetapkan dan menetapkan dan menandatangani Keputusan menandatangani Keputusan adalah pimpinan tertinggi pada adalah pimpinan tertinggi pada setiap instansi pemerintah, atau setiap instansi pemerintah, atau pejabat lain yang menerima pejabat lain yang menerima pendelegasian wewenang.pendelegasian wewenang.

Surat Perintah/Surat TugasSurat Perintah/Surat Tugas adalah adalah naskah dinas yang dibuat oleh atasan atau naskah dinas yang dibuat oleh atasan atau pejabat yang berwenang kepada bawahan pejabat yang berwenang kepada bawahan atau pejabat lain yang diperintah/diberi atau pejabat lain yang diperintah/diberi tugas, yang memuat apa yang harus tugas, yang memuat apa yang harus dilakukan.dilakukan.

Surat Perintah/Surat Tugas dibuat dan Surat Perintah/Surat Tugas dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.wewenang, dan tanggung jawabnya.

3. 3. Naskah Dinas Penugasan Naskah Dinas Penugasan

(Surat Perintah/ Surat Tugas)(Surat Perintah/ Surat Tugas)

B. Naskah Dinas B. Naskah Dinas KorespondensiKorespondensi1.1. Naskah Dinas Korespondensi Intern Naskah Dinas Korespondensi Intern

a. a. Nota DinasNota Dinas

Nota DinasNota Dinas adalah naskah dinas intern yang adalah naskah dinas intern yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan tugas dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan laporan, pemberitahuan, guna menyampaikan laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau penyampaian pernyataan, permintaan, atau penyampaian kepada pejabat lain. Nota Dinas memuat hal kepada pejabat lain. Nota Dinas memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang, dan dapat langsung dijawab dengan panjang, dan dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju. disposisi oleh pejabat yang dituju.

Nota Dinas dibuat oleh pejabat Nota Dinas dibuat oleh pejabat dalam satu lingkungan instansi/ dalam satu lingkungan instansi/ satuan organisasi sesuai dengan satuan organisasi sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.jawabnya.

MemorandumMemorandum adalah naskah adalah naskah dinas intern yang bersifat dinas intern yang bersifat mengingatkan suatu masalah, mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, menyampaikan arahan, peringatan, peringatan, saran, dan pendapat kedinasan.saran, dan pendapat kedinasan.

Memorandum dibuat oleh pejabat Memorandum dibuat oleh pejabat dalam lingkungan instansi/unit dalam lingkungan instansi/unit kerja sesuai dengan tugas, kerja sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab.wewenang, dan tanggung jawab.

b. Memorandumb. Memorandum

Surat DinasSurat Dinas adalah naskah dinas pelaksanaan adalah naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat dalam menyampaikan informasi tugas pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang, atau hal kedinasan lainnya kepada pihak barang, atau hal kedinasan lainnya kepada pihak lain di luar instansi/organisasi yang lain di luar instansi/organisasi yang bersangkutan.bersangkutan.

Surat Dinas ditandatangani oleh pejabat sesuai Surat Dinas ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.jawabnya.

2. Naskah Dinas Korespondensi 2. Naskah Dinas Korespondensi Ekstern (Surat Dinas)Ekstern (Surat Dinas)

Surat UndanganSurat Undangan adalah surat dinas adalah surat dinas yang memuat undangan kepada yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu, suatu acara kedinasan tertentu, seperti rapat, upacara, dan seperti rapat, upacara, dan pertemuan.pertemuan.

Surat Undangan ditandatangani oleh Surat Undangan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.wewenang, dan tanggung jawabnya.

3. 3. Surat UndanganSurat Undangan

C. Naskah Dinas C. Naskah Dinas KhususKhusus

1.1. Surat PerjanjianSurat Perjanjian

Surat PerjanjianSurat Perjanjian adalah naskah adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan dinas yang berisi kesepakatan bersama tentang objek yang bersama tentang objek yang mengikat antarkedua belah pihak mengikat antarkedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama. yang telah disepakati bersama.

2. Surat Kuasa2. Surat Kuasa

Surat KuasaSurat Kuasa adalah naskah dinas adalah naskah dinas yang berisi pemberian wewenang yang berisi pemberian wewenang kepada badan hukum/kelompok kepada badan hukum/kelompok orang/perseorangan atau pihak lain orang/perseorangan atau pihak lain dengan atas namanya untuk dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan.dalam rangka kedinasan.

3. Berita Acara3. Berita Acara

Berita AcaraBerita Acara adalah naskah adalah naskah dinas yang berisi uraian tentang dinas yang berisi uraian tentang proses pelaksanaan suatu proses pelaksanaan suatu kegiatan yang harus kegiatan yang harus ditandatangani oleh para pihak ditandatangani oleh para pihak dan para saksi.dan para saksi.

4. Surat Keterangan4. Surat Keterangan

Surat KeteranganSurat Keterangan adalah adalah naskah dinas yang berisi informasi naskah dinas yang berisi informasi mengenai hal atau seseorang mengenai hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan.untuk kepentingan kedinasan.

Surat Keterangan dibuat dan Surat Keterangan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang ditandatangani oleh pejabat yang sesuai dengan tugas, wewenang, sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.dan tanggung jawabnya.

5. Surat Pengantar5. Surat Pengantar

Surat PengantarSurat Pengantar adalah Naskah adalah Naskah Dinas yang digunakan untuk Dinas yang digunakan untuk mengantar/menyampaikan mengantar/menyampaikan barang atau naskah.barang atau naskah.

Surat Pengantar dibuat dan Surat Pengantar dibuat dan ditandatangani oleh pejabat ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnyadan tanggung jawabnya..

6. Pengumuman6. Pengumuman

PengumumanPengumuman adalah naskah dinas adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan yang yang memuat pemberitahuan yang ditujukan kepada semua ditujukan kepada semua pejabat/pegawai dalam instansi atau pejabat/pegawai dalam instansi atau perseorangan dan golongan di dalam perseorangan dan golongan di dalam atau di luar instansi.atau di luar instansi.

Pengumuman dibuat dan Pengumuman dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang ditandatangani oleh pejabat yang mengumumkan atau pejabat lain yang mengumumkan atau pejabat lain yang ditunjuk.ditunjuk.

D. LaporanD. Laporan

Laporan adalahLaporan adalah naskah dinas naskah dinas yang memuat pemberitahuan yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu tentang pelaksanaan suatu kegiatan/kejadian.kegiatan/kejadian.

Laporan ditandatangani oleh Laporan ditandatangani oleh pejabat yang diserahi tugas.pejabat yang diserahi tugas.

E. Telaahan StafE. Telaahan Staf

Telaahan StafTelaahan Staf adalah bentuk adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh uraian yang disampaikan oleh pejabat atau staf yang memuat pejabat atau staf yang memuat analisis singkat dan jelas analisis singkat dan jelas mengenai suatu persoalan mengenai suatu persoalan dengan memberikan jalan dengan memberikan jalan keluar/pemecahan yang keluar/pemecahan yang disarankan.disarankan.

F. FormulirF. Formulir

FormulirFormulir adalah bentuk adalah bentuk pengaturan alokasi ruang atau pengaturan alokasi ruang atau lembar naskah untuk mencatat lembar naskah untuk mencatat berbagai data dan informasi. berbagai data dan informasi. Formulir dibuat dalam bentuk Formulir dibuat dalam bentuk kartu atau lembaran tercetak kartu atau lembaran tercetak dengan judul tertentu berisi dengan judul tertentu berisi keterangan yang diperlukan.keterangan yang diperlukan.

G. Naskah Dinas G. Naskah Dinas ElektronisElektronis

Naskah Dinas ElektronisNaskah Dinas Elektronis adalah naskah dinas berupa adalah naskah dinas berupa komunikasi dan informasi yang komunikasi dan informasi yang dilakukan secara elektronis atau dilakukan secara elektronis atau yang terekam dalam multimedia yang terekam dalam multimedia elektronis.elektronis.

Ketentuan lebih lanjut Tentang Tata Naskah Ketentuan lebih lanjut Tentang Tata Naskah Dinas Elektronis diatur dalam pedoman Dinas Elektronis diatur dalam pedoman tersendiri, yang mengacu pada Instruksi tersendiri, yang mengacu pada Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan Pengembangan E-E-Government,Government, Keputusan Menteri Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 13/KEP/M.PAN/1/2003 tentang Pedoman 13/KEP/M.PAN/1/2003 tentang Pedoman Umum Perkantoran Elektronis Lingkup Umum Perkantoran Elektronis Lingkup Intranet di Lingkungan Instansi Pemerintah, Intranet di Lingkungan Instansi Pemerintah, dan Keputusan Menteri Pendayagunaan dan Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor Aparatur Negara Nomor KEP/1121/M.PAN/3/2006 tentang Pedoman KEP/1121/M.PAN/3/2006 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronis di Umum Tata Naskah Dinas Elektronis di Lingkungan Instansi Pemerintah.Lingkungan Instansi Pemerintah.

Penyusunan Surat Penyusunan Surat DinasDinas

Penyusunan KonsepPenyusunan Konsep

Naskah dinas diciptakan atas inisiatif pejabat Naskah dinas diciptakan atas inisiatif pejabat sesuai dengan fungsi dan tugasnya, disposisi sesuai dengan fungsi dan tugasnya, disposisi pimpinan, nota dinas atau memo dari pejabat pimpinan, nota dinas atau memo dari pejabat tertentu sebagai keharusan akibat pelaksanaan tertentu sebagai keharusan akibat pelaksanaan jabatan.jabatan.

Konsep naskah dinas harus disetujui terlebih dahulu Konsep naskah dinas harus disetujui terlebih dahulu oleh pejabat yang menandatangani naskah dinas.oleh pejabat yang menandatangani naskah dinas.

Konsep naskah dinas Konsep naskah dinas rahasiarahasia dapat dibuat sendiri dapat dibuat sendiri oleh pejabat penanda tangan, kemudian dicatat oleh pejabat penanda tangan, kemudian dicatat dalam formulir tersendiri yang dipisahkan dari dalam formulir tersendiri yang dipisahkan dari naskah dinas lain.naskah dinas lain.

Pengetikan dan PenandatangananPengetikan dan Penandatanganan

Konsep yang telah disetujui diketik rangkap Konsep yang telah disetujui diketik rangkap dua.dua.

Lembar kedua diberi paraf oleh pejabat Lembar kedua diberi paraf oleh pejabat satu tingkat lebih rendah dari pejabat yang satu tingkat lebih rendah dari pejabat yang menandatangani naskah dinas.menandatangani naskah dinas.

Naskah dinas lembar pertama dan kedua Naskah dinas lembar pertama dan kedua ditandatangani oleh pejabat yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. berwenang.

Untuk menjaga kerahasiaan, pengetikan Untuk menjaga kerahasiaan, pengetikan naskah dinas rahasia dikelola secara naskah dinas rahasia dikelola secara tersendiri.tersendiri.

PenggandaanPenggandaan

Penggandaan naskah dinas Penggandaan naskah dinas disesuaikan dengan kebutuhan disesuaikan dengan kebutuhan dengan tetap mempertimbangkan dengan tetap mempertimbangkan efisiensi. Penggandaan naskah efisiensi. Penggandaan naskah dinas rahasia dilaksanakan dinas rahasia dilaksanakan dengan mempertimbangkan dengan mempertimbangkan aspek keamanan informasi.aspek keamanan informasi.

Tingkat KeaslianTingkat Keaslian

– AsliAsli – SalinanSalinan – PetikanPetikan – TembusanTembusan..

Kewenangan Penandatanganan Kewenangan Penandatanganan MenteriMenteri

Peraturan menteri Peraturan menteri Keputusan menteri Keputusan menteri Instruksi menteri Instruksi menteri Pedoman menteriPedoman menteri Surat edaran menteriSurat edaran menteri Petunjuk menteri Petunjuk menteri Prosedur tetap Prosedur tetap

menterimenteri Letter of Intent Letter of Intent Memorandum of Memorandum of

Understanding Understanding

Surat dinas menteri Nota dinas menteri Surat perintah menteri Pengumuman menteri Surat keterangan menteri Undangan resmi menteri Surat kuasa menteri Berita acara serah terima Berita acara pemeriksaan Surat izin menteri Surat peringatan

Pejabat eselon I atas nama menteri Pejabat eselon I atas nama menteri menandatangani naskah dinas berikut.menandatangani naskah dinas berikut.

Keputusan menteri Keputusan menteri

Instruksi menteri Instruksi menteri

Pedoman menteriPedoman menteri

Surat edaran menteriSurat edaran menteri

Petunjuk menteri Petunjuk menteri

Prosedur tetap Prosedur tetap menterimenteri

Surat dinas menteriSurat dinas menteri

Nota dinas menteriNota dinas menteri

Surat perintah Surat perintah menterimenteri

Pengumuman Pengumuman menteri menteri

Surat keterangan Surat keterangan menteri menteri

Berita acara serah Berita acara serah terima terima

Berita acara Berita acara pemeriksaanpemeriksaan

Surat izin menteri Surat izin menteri

Surat pemberitahuanSurat pemberitahuan

Surat peringatan Surat peringatan

Pejabat eselon I atas wewenang jabatannya Pejabat eselon I atas wewenang jabatannya menandatangani naskah dinas berikut. menandatangani naskah dinas berikut.

Keputusan pejabat eselon IKeputusan pejabat eselon I

Instruksi pejabat eselon I Instruksi pejabat eselon I

Pedoman pejabat eselon IPedoman pejabat eselon I

Surat edaran pejabat eselon Surat edaran pejabat eselon II

Petunjuk pejabat eselon IPetunjuk pejabat eselon I

Prosedur tetap pejabat Prosedur tetap pejabat eselon Ieselon I

Surat perjanjian kontrakSurat perjanjian kontrak

Surat dinas Surat dinas

Nota dinas Nota dinas

Surat perintah Surat perintah

Pengumuman Pengumuman

LaporanLaporan

UndanganUndangan

Surat kuasaSurat kuasa

TeleksTeleks

Berita acara serah terima Berita acara serah terima

Berita acara pemeriksaanBerita acara pemeriksaan

Surat izin Surat izin



RisalahRisalah

TelaahanTelaahan

Pejabat eselon II atas nama pejabat eselon Pejabat eselon II atas nama pejabat eselon I menandatangani naskah dinas berikut.I menandatangani naskah dinas berikut.

Keputusan pejabat eselon IKeputusan pejabat eselon I

Surat edaran pejabat eselon ISurat edaran pejabat eselon I






TeleksTeleks




Pejabat eselon II Departemen Hukum dan HAM Pejabat eselon II Departemen Hukum dan HAM atas wewenang jabatannya menandatangani atas wewenang jabatannya menandatangani naskah dinas berikut.naskah dinas berikut.

Keputusan pejabat eselon Keputusan pejabat eselon II

Surat edaran pejabat Surat edaran pejabat eselon Ieselon I



Surat dinasSurat dinas

Nota dinas Nota dinas



LaporanLaporan

TelaahanTelaahan

UndanganUndangan

Surat kuasaSurat kuasa

TeleksTeleks

Berita acaraBerita acara




RisalahRisalah

Pejabat eselon III pada Departemen Hukum Pejabat eselon III pada Departemen Hukum dan HAM atas nama pejabat eselon II dan HAM atas nama pejabat eselon II menandatangani naskah dinas berikut.menandatangani naskah dinas berikut.



UndanganUndangan

TeleksTeleks

Surat Surat pemberitahuanpemberitahuan


Pejabat eselon III pada Departemen Hukum Pejabat eselon III pada Departemen Hukum dan HAM atas wewenang jabatannya dan HAM atas wewenang jabatannya menandatangani naskah dinas berikut menandatangani naskah dinas berikut

Surat dinasSurat dinas Nota dinas/memorandumNota dinas/memorandum LaporanLaporan TelaahanTelaahan Surat pengantarSurat pengantar Surat Izin Surat Izin Surat keteranganSurat keterangan Surat peringatanSurat peringatan Surat kuasa Surat kuasa RisalahRisalah

Kepala Kantor wilayah pada Departemen Kepala Kantor wilayah pada Departemen Hukum dan HAM atas wewenang Hukum dan HAM atas wewenang jabatannya menandatangani naskah dinas jabatannya menandatangani naskah dinas berikut.berikut.

KeputusanKeputusan Petunjuk pelaksanaanPetunjuk pelaksanaan Surat perjanjian Surat perjanjian

kontrakkontrak Surat dinasSurat dinas Nota Nota

dinas/memorandumdinas/memorandum Surat perintahSurat perintah PengumumanPengumuman LaporanLaporan TelaahanTelaahan

Surat pengantar Surat undangan Surat kuasa Teleks Berita acara serah

terima Berita acara

pemeriksaan Surat Izin Pemberitahuan Surat peringatan Risalah

Kepala unit pelaksana teknis pada Kepala unit pelaksana teknis pada Departemen Hukum dan HAM atas Departemen Hukum dan HAM atas wewenang jabatannya menandatangani wewenang jabatannya menandatangani naskah dinas berikut.naskah dinas berikut.

KeputusanKeputusan Surat perjanjian Surat perjanjian

kontrakkontrak Surat dinasSurat dinas Nota Nota

dinas/memorandudinas/memorandumm

Surat perintahSurat perintah PengumumanPengumuman LaporanLaporan TelaahanTelaahan

Surat pengantar Surat undangan Surat kuasa Teleks Berita acara serah

terima Berita acara

pemeriksaan Surat izin Pemberitahuan Surat peringatan Risalah

Pejabat eselon IV dan eselon V pada unit Pejabat eselon IV dan eselon V pada unit pelaksana teknis atas nama Kepala Unit pelaksana teknis atas nama Kepala Unit Pelaksana Teknis menandatangani naskah Pelaksana Teknis menandatangani naskah dinas berikut. dinas berikut.

Surat dinasSurat dinas Surat perintahSurat perintah Surat izinSurat izin PemberitahuanPemberitahuan

Pejabat eselon IV dan eselon V atas Pejabat eselon IV dan eselon V atas wewenang jabatannya menandatangani wewenang jabatannya menandatangani naskah dinas berikut.naskah dinas berikut.

LaporanLaporan TelaahanTelaahan Surat kuasaSurat kuasa Surat izinSurat izin RisalahRisalah

Pejabat eselon IV dan eselon V Pejabat eselon IV dan eselon V atas wewenang jabatannya atas wewenang jabatannya menandatangani laporan.menandatangani laporan.

Wewenang untuk Wewenang untuk menandatangani keputusan yang menandatangani keputusan yang menyangkut masalah menyangkut masalah kepegawaian dan keuangan kepegawaian dan keuangan diatur sendiri.diatur sendiri.

Derajat Surat : Derajat Surat :

KilatKilat Sangat Sangat

SegeraSegera SegeraSegera BiasaBiasa

Tingkat Kerahasiaan Tingkat Kerahasiaan

Sangat Rahasia (Sangat Rahasia (SRSR))

(top secret) (top secret) diberikan kepada surat diberikan kepada surat atau dokumen yang isinya memuat atau dokumen yang isinya memuat keterangan yang jika jatuh kepada keterangan yang jika jatuh kepada yang tidak berhak dan atau disiarkan yang tidak berhak dan atau disiarkan secara tidak sah akan secara tidak sah akan membahayakan dan atau membahayakan dan atau mengganggu kestabilan pemerintah mengganggu kestabilan pemerintah atau negara khusunya dibidang atau negara khusunya dibidang keamanan moneter.keamanan moneter.

Rahasia (Rahasia (RR))

(secret) (secret) diberikan terhadap surat diberikan terhadap surat atau dokumen yang isinya atau dokumen yang isinya memuat keterangan yang jika memuat keterangan yang jika disiarkan secara tidak sah dapat disiarkan secara tidak sah dapat menurunkan martabat dan menurunkan martabat dan kewibawaan negara atau kerugian kewibawaan negara atau kerugian bagi negara secara langsung atau bagi negara secara langsung atau tidak langsung dapat tidak langsung dapat menimbulkan goncangan dalam menimbulkan goncangan dalam masyarakat atau kedinasan.masyarakat atau kedinasan.

Konfidensial (Konfidensial (KK))

(terbatas) (terbatas) diberikan terhadap diberikan terhadap surat atau dokumen yang isinya surat atau dokumen yang isinya memuat keterangan yang bersifat memuat keterangan yang bersifat rahasia dan permasalahannya rahasia dan permasalahannya harus diproses atau diketahui harus diproses atau diketahui oleh beberapa pejabat tertentu oleh beberapa pejabat tertentu secara terbatas dalam kedinasan. secara terbatas dalam kedinasan.

BiasaBiasa Tingkat biasa diberikan terhadap surat atau Tingkat biasa diberikan terhadap surat atau

dokumen yang isinya tidak memuat dokumen yang isinya tidak memuat keterangan yang bersifat rahasia yang keterangan yang bersifat rahasia yang digunakan untuk kepentingan kedinasan.digunakan untuk kepentingan kedinasan.

EmbargoEmbargodiberikan terhadap surat atau diberikan terhadap surat atau dokumen yang isinya memuat dokumen yang isinya memuat keterangan yang sifatnya harus keterangan yang sifatnya harus dirahasiakan sampai waktu tertentu.dirahasiakan sampai waktu tertentu.

Sifat Sifat Kerahasiaan Kerahasiaan

Rahasia NegaraRahasia Negara Rahasia JabatanRahasia Jabatan

Bentuk Kewenangan dan Bentuk Kewenangan dan Pelimpahan Penandatangan SuratPelimpahan Penandatangan Surat

Atas Nama (a.n)Atas Nama (a.n) Atas NamaAtas Nama dipergunakan jika yang dipergunakan jika yang

berwenang menandatangani surat berwenang menandatangani surat pelimpahan kepada pejabat dibawahnya.pelimpahan kepada pejabat dibawahnya.

Contoh :Contoh :

a.n. Menteri…………….a.n. Menteri……………. Sekretaris JenderalSekretaris Jenderal

Nama PejabatNama Pejabat NIPNIP

Untuk beliau (u.b)Untuk beliau (u.b)

Pelimpahan untuk beliau Pelimpahan untuk beliau dipergunakan jika yang diberi dipergunakan jika yang diberi kuasa memberi kuasa lagi kepada kuasa memberi kuasa lagi kepada pejabat satu tingkat dibawahnya. pejabat satu tingkat dibawahnya. (u.b) dipergunakan setelah ada (u.b) dipergunakan setelah ada (a.n), pelimpahan kewenangan (a.n), pelimpahan kewenangan penandatanganan surat dengan penandatanganan surat dengan bentuk (u.b) hanya sampai pada bentuk (u.b) hanya sampai pada pejabat dua tingkat eselon pejabat dua tingkat eselon dibawahnya.dibawahnya.

ContohContoh

a.n. Menteri……………a.n. Menteri……………

Sekretaris JenderalSekretaris Jenderal

u.b.u.b.

Kepala Biro………Kepala Biro………

Nama PejabatNama Pejabat

NIPNIP

Untuk Perhatian (u.p) Untuk Perhatian (u.p) digunakan digunakan untukuntuk ::

a.a. untuk mempercepat penyelesaian surat untuk mempercepat penyelesaian surat yang diperkirakan cukup dilakukan oleh yang diperkirakan cukup dilakukan oleh pejabat atau staf tertentu di lingkungan pejabat atau staf tertentu di lingkungan instansi pemerintahinstansi pemerintah

b.b. Untuk mempermudah penyampaian Untuk mempermudah penyampaian oleh sekretariat penerima surat kepada oleh sekretariat penerima surat kepada pejabat yang dituju dan untuk pejabat yang dituju dan untuk mempercepat penyelesaiannya sesuai mempercepat penyelesaiannya sesuai dengan maksud surat;dengan maksud surat;

c.c. Untuk mempercepat penyelesaian Untuk mempercepat penyelesaian surat karena tidak menunggu surat karena tidak menunggu kebijaksanaan langsung pimpinan kebijaksanaan langsung pimpinan instansi.instansi.

Contoh :Contoh :

Yth. Menteri Hukum dan HAM RIYth. Menteri Hukum dan HAM RI

Jl. H.R. Rasuna Said Kav. 4-5 Jl. H.R. Rasuna Said Kav. 4-5

Jakarta Selatan Jakarta Selatan

u.pu.p

Sekretaris JenderalSekretaris Jenderal

Pelaksana Tugas (Plt)Pelaksana Tugas (Plt)

a.a. Pelaksana Tugas (Plt)Pelaksana Tugas (Plt) digunakan digunakan apabila pejabat yang berwenang apabila pejabat yang berwenang menandatagani naskah dinas belum menandatagani naskah dinas belum ditetapkan karena menunggu bidang ditetapkan karena menunggu bidang kepegawaian lebih lanjut. Pelimpahan kepegawaian lebih lanjut. Pelimpahan wewenang bersifat sementara sampai wewenang bersifat sementara sampai dengan pejabat yang definitif ditetapkan.dengan pejabat yang definitif ditetapkan.

Contoh :Contoh :

Plt. Kepala Biro UmumPlt. Kepala Biro Umum

Tanda TanganTanda Tangan

Nam LengkapNam Lengkap

Pelaksana Harian (Plh)Pelaksana Harian (Plh)

a.a. Pelaksana Harian (Plh)Pelaksana Harian (Plh) dipergunakan dipergunakan apabila pejabat yang berwenang apabila pejabat yang berwenang menandatangani naskah dinas tidak menandatangani naskah dinas tidak berada ditempat, sehingga untuk berada ditempat, sehingga untuk kelancaran pelaksanaan pekerjaan kelancaran pelaksanaan pekerjaan sehari-hari perlu ada pejabat sementara sehari-hari perlu ada pejabat sementara yang menggantikannya. yang menggantikannya.

b.b. Pelimpahan wewenang bersifat Pelimpahan wewenang bersifat sementara sampai pejabat yang defintif sementara sampai pejabat yang defintif kembali ketempat.kembali ketempat.

Contoh :Contoh :

Plh. Kepala Biro UmumPlh. Kepala Biro Umum

Tanda TanganTanda Tangan

Nama LengkapNama Lengkap

KELENGKAPAN NASKAH KELENGKAPAN NASKAH DINASDINAS

Kop Naskah DinasKop Naskah Dinas

1.1. Lambang Negara berbentuk Garuda Mas yang Lambang Negara berbentuk Garuda Mas yang ditandatangani oleh Menteriditandatangani oleh Menteri

2. Kop Naskah Dinas terdiri atas tulisan tentang :2. Kop Naskah Dinas terdiri atas tulisan tentang : nama departemen,nama departemen, nama unit eselon I,nama unit eselon I, nama kantor wilayah, ataunama kantor wilayah, atau nama unit pelaksana teknis,nama unit pelaksana teknis, alamat, dan alamat, dan nomor telepon, faksimile, nomor telepon, faksimile, website.website.

Contoh kop surat untuk Contoh kop surat untuk unit eselon I unit eselon I

DEPARTEMEN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK DEPARTEMEN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA INDONESIA

SEKRETARIAT JENDERALSEKRETARIAT JENDERAL

Jalan H.R Rasuna Said Kav. 4-5, Kuningan Jakarta SelatanJalan H.R Rasuna Said Kav. 4-5, Kuningan Jakarta Selatan

Telepon (021) 5253004, Faksimile (021) 5253140, website Telepon (021) 5253004, Faksimile (021) 5253140, website www.depkumham.go.idwww.depkumham.go.id


KANTOR WILAYAH KEPULAUAN RIAUKANTOR WILAYAH KEPULAUAN RIAU

Jalan D.I. Panjaitan, Tanjung Pinang 29113 Jalan D.I. Panjaitan, Tanjung Pinang 29113

Telepon (0771) 319284, Faksimile (0771) 319151Telepon (0771) 319284, Faksimile (0771) 319151


KANTOR WILAYAH KALIMANTAN BARATKANTOR WILAYAH KALIMANTAN BARAT

KANTOR IMIGRASI ENTIKONGKANTOR IMIGRASI ENTIKONG

Jalan Raya Entikong, Kalimantan Barat 78556Jalan Raya Entikong, Kalimantan Barat 78556

Telepon (0564) 31181, Faksimile (0564) 31181Telepon (0564) 31181, Faksimile (0564) 31181

Kertas dan TintaKertas dan Tinta

Ukuran kertas Ukuran kertas legallegal/folio digunakan untuk naskah dinas /folio digunakan untuk naskah dinas yang berbentuk peraturan.yang berbentuk peraturan.

Ukuran kertas Ukuran kertas letterletter/A4 digunakan untuk naskah dinas /A4 digunakan untuk naskah dinas yang bukan peraturan.yang bukan peraturan.

Ukuran berat kertas 70 atau 80 gram.Ukuran berat kertas 70 atau 80 gram. Kualitas kertas untuk naskah dinas yang ditandatangani Kualitas kertas untuk naskah dinas yang ditandatangani

menteri menggunakan jenis kertas menteri menggunakan jenis kertas conquerorconqueror.. Naskah dengan jangka waktu simpan 10 tahun atau Naskah dengan jangka waktu simpan 10 tahun atau

lebih atau bernilai guna permanen lebih atau bernilai guna permanen serendahrendahnya , harus menggunakan kertas serendahrendahnya , harus menggunakan kertas dengan nilai keasaman (PH)7.dengan nilai keasaman (PH)7.

Warna kertas putih.Warna kertas putih. Warna tinta naskah dinas berwarna hitam, sedangkan Warna tinta naskah dinas berwarna hitam, sedangkan

tinta tanda tangan berwarna biru.tinta tanda tangan berwarna biru.

PenggunaanPenggunaan Cap Dinas Cap Dinas

PengertianPengertian

Cap dinasCap dinas adalah tulisan dan/atau adalah tulisan dan/atau lambang tingkat jabatan dan/atau lambang tingkat jabatan dan/atau instansi, yang digunakan sebagai tanda instansi, yang digunakan sebagai tanda pengenal yang sah dan berlaku, pengenal yang sah dan berlaku, dibubuhkan pada ruang tanda tangan.dibubuhkan pada ruang tanda tangan.

Macam Cap DinasMacam Cap Dinas sebagai berikut.sebagai berikut. 1. 1. Cap jabatanCap jabatan memuat nama jabatan memuat nama jabatan

penanda tangan naskah dinas. penanda tangan naskah dinas. 2. 2. Cap instansiCap instansi memuat nama instansi. memuat nama instansi.

Cap DinasCap Dinas

Warna tinta ungu.Warna tinta ungu. Pengendalian dan pengamanan Pengendalian dan pengamanan

dilakukan oleh kepala bagian atau dilakukan oleh kepala bagian atau kepala subbagian yang berkaitan kepala subbagian yang berkaitan dengan ketatausahaan.dengan ketatausahaan.

Warna dan UkuranWarna dan Ukuran

Tinta cap dinas berwarna ungu Tinta cap dinas berwarna ungu dengan ukuran diameter cap dengan ukuran diameter cap sebagai berikut.sebagai berikut.

30 mm

39 mm

40 mm

Wewenang PenggunaanWewenang Penggunaan

PejabatPejabat yang berwenang yang berwenang menggunakan menggunakan cap jabatancap jabatan adalah adalah pejabat Negara.pejabat Negara.

Pejabat yang berwenang menggunakan Pejabat yang berwenang menggunakan cap Unit Pelaksana Tekniscap Unit Pelaksana Teknis adalah adalah pejabat yang mendapat pejabat yang mendapat pelimpahan/penyerahan wewenang dari pelimpahan/penyerahan wewenang dari Kepala Unit Pelaksana Teknis untuk Kepala Unit Pelaksana Teknis untuk menetapkan/menandatangani naskah menetapkan/menandatangani naskah dinas. dinas.

NAMA UPT

NAMA KANWIL

DEPARTEMEN HUKUM DAN HAM RI

DEPARTEMEN HUKUM DAN HAM RI

Kekhususan PenggunaanKekhususan Penggunaan

a) Naskah kerja sama dengan luar negeri a) Naskah kerja sama dengan luar negeri tidak menggunakan cap.tidak menggunakan cap.

b) Naskah kerja sama dengan instansi b) Naskah kerja sama dengan instansi lainnya (kementerian, departemen, lainnya (kementerian, departemen, lembaga pemerintah nondepartemen, lembaga pemerintah nondepartemen, provinsi, kabupaten dan kota) di dalam provinsi, kabupaten dan kota) di dalam negeri, menggunakan cap jabatan negeri, menggunakan cap jabatan instansi masing-masing. instansi masing-masing.

PenggunaanPenggunaan

Penggunaan lambang Garuda untuk tata naskah Penggunaan lambang Garuda untuk tata naskah dinas adalah sebagai berikut.dinas adalah sebagai berikut.

Lambang Garuda digunakan dalam tata naskah Lambang Garuda digunakan dalam tata naskah dinas sebagai tanda pengenal atau identifikasi dinas sebagai tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat tetap dan resmi.yang bersifat tetap dan resmi.

Lambang Garuda berwarna emas digunakan Lambang Garuda berwarna emas digunakan pada surat dinas yang ditandatangani sendiri pada surat dinas yang ditandatangani sendiri oleh menteri.oleh menteri.

Dalam hal dilakukan kerja sama antar instansi Dalam hal dilakukan kerja sama antar instansi pemerintah digunakan lambang Garuda. pemerintah digunakan lambang Garuda.

Dalam rangka kerja sama pemerintah dengan Dalam rangka kerja sama pemerintah dengan pihak luar negeri lambang Garuda tercetak pada pihak luar negeri lambang Garuda tercetak pada map naskah dinas.map naskah dinas.

Tata letak Logo dalam perjanjian kerja sama Tata letak Logo dalam perjanjian kerja sama sektoral, baik antar departemen (di dalam sektoral, baik antar departemen (di dalam negeri), logo yang dimiliki instansi masing-negeri), logo yang dimiliki instansi masing-masing diletakkan di atas map naskah masing diletakkan di atas map naskah perjanjian.perjanjian.

Bentuk Bentuk Logo departemen berbentuk segi empat dan bergambarkan pohon Logo departemen berbentuk segi empat dan bergambarkan pohon beringin serta bertuliskan beringin serta bertuliskan pengayomanpengayoman..

Ukuran Ukuran Perbandingan ukuran panjang dan lebar adalah 9 : 8Perbandingan ukuran panjang dan lebar adalah 9 : 8

WarnaWarnaPohon beringin berwarna hijau, Pohon beringin berwarna hijau, berlatar belakang warna kuning, dan kberlatar belakang warna kuning, dan kata ata pengayomanpengayoman ditulis dalam huruf kapital berwarna hitam. ditulis dalam huruf kapital berwarna hitam.

PenggunaanPenggunaanLogo departemen atau logo unit eselon I tidak dibenarkan digunakan Logo departemen atau logo unit eselon I tidak dibenarkan digunakan dalam naskah dinas, tetapi hanya untuk undangan, sampul surat, sampul dalam naskah dinas, tetapi hanya untuk undangan, sampul surat, sampul buku, sampul CD, map, label barang inventaris, spanduk, dan untuk buku, sampul CD, map, label barang inventaris, spanduk, dan untuk keperluan tertentu.keperluan tertentu.

LogoLogoLogo adalah tanda pengenal atau identitas berupa simbol atau Logo adalah tanda pengenal atau identitas berupa simbol atau huruf yang digunakan dalam tata naskah dinas departemen huruf yang digunakan dalam tata naskah dinas departemen sebagai identitas agar publik lebih mudah mengenal.sebagai identitas agar publik lebih mudah mengenal.

SampulSampul SuratSurat

Bentuk segi empatBentuk segi empat Bahan mBahan menggunakan bahan yang tahan lama enggunakan bahan yang tahan lama

((bondbond)) Warna putih dan coklat mudaWarna putih dan coklat muda Warna putih digunakan untuk surat yang Warna putih digunakan untuk surat yang

ditandatangani menteri yang disampaikan ditandatangani menteri yang disampaikan kepada instansi luar.kepada instansi luar.

Warna coklat digunakan untuk surat-menyurat di Warna coklat digunakan untuk surat-menyurat di lingkungan Departemen Hukum dan HAM.lingkungan Departemen Hukum dan HAM.

Label alamat adalah lembar kertas yang berisi Label alamat adalah lembar kertas yang berisi kertas alamat surat yang diletakkan pada sampul kertas alamat surat yang diletakkan pada sampul surat.surat.

Sarana PencatatanSarana Pencatatan

Buku Penomoran Naskah DinasBuku Penomoran Naskah Dinas

Buku penomoran naskah dinas berisi kolom-kolom Buku penomoran naskah dinas berisi kolom-kolom nomor urut, tanggal, nomor naskah dinas, pengolah, nomor urut, tanggal, nomor naskah dinas, pengolah, penanda tangan, isi ringkas, dan keterangan.penanda tangan, isi ringkas, dan keterangan.

Pengendalian Penomoran Naskah Dinas Pengendalian Penomoran Naskah Dinas Naskah dinas yang ditandatangani oleh menteri Naskah dinas yang ditandatangani oleh menteri

pengendaliannya ada pada Biro Umum (Bagian Tata pengendaliannya ada pada Biro Umum (Bagian Tata Usaha Departemen).Usaha Departemen).

Naskah dinas yang ditandatangani oleh pejabat eselon Naskah dinas yang ditandatangani oleh pejabat eselon I/Kepala Kanwil pengendaliannya ada pada Bagian Tata I/Kepala Kanwil pengendaliannya ada pada Bagian Tata Usaha unit eselon I atau Bagian Umum.Usaha unit eselon I atau Bagian Umum.

Naskah dinas yang ditandatangani oleh pejabat eselon Naskah dinas yang ditandatangani oleh pejabat eselon II pengendaliannya ada pada bagian Tata Usaha unit II pengendaliannya ada pada bagian Tata Usaha unit eselon II masing-masing. eselon II masing-masing.

Naskah dinas yang ditandatangani oleh Kepala UPT Naskah dinas yang ditandatangani oleh Kepala UPT pengendaliannya ada pada Subbagian/Kepala Urusan pengendaliannya ada pada Subbagian/Kepala Urusan Tata Usaha.Tata Usaha.

Kartu KendaliKartu Kendali

Kartu kendali memuat keterangan-Kartu kendali memuat keterangan-keterangan yang terkandung dalam keterangan yang terkandung dalam buku ekspedisi atau agenda. Fungsinya buku ekspedisi atau agenda. Fungsinya di samping sebagai alat pencatat juga di samping sebagai alat pencatat juga sebagai :sebagai :

alat penemu lokasi surat dalam alat penemu lokasi surat dalam peredarannya,peredarannya,

alat pengendali peredaran surat, alat pengendali peredaran surat, alat penyusunan file/arsip, alat penyusunan file/arsip, alat pengantar surat/ekspedisi bagi surat alat pengantar surat/ekspedisi bagi surat

penting, danpenting, dan alat arsip penggantialat arsip pengganti

Lembar PengantarLembar Pengantar adalah lembar formulir yang berfungsi adalah lembar formulir yang berfungsi

sebagai pengganti buku agenda / buku sebagai pengganti buku agenda / buku ekspedisi bagi surat biasa dan surat tertutup.ekspedisi bagi surat biasa dan surat tertutup.

Lembar DisposisiLembar Disposisi Lembar disposisi adalah lembar catatan yang Lembar disposisi adalah lembar catatan yang

berfungsi sebagai sarana memberi disposisi, berfungsi sebagai sarana memberi disposisi, catatan, petunjuk singkat pengarahan dari catatan, petunjuk singkat pengarahan dari pimpinan kepada pelaksana. Lembar pimpinan kepada pelaksana. Lembar disposisi berfungsi sebagai pengendali jangka disposisi berfungsi sebagai pengendali jangka waktu penyelesaian surat/pekerjaanwaktu penyelesaian surat/pekerjaan

Routing slipRouting slip adalah formulir yang berfungsi sebagai saranaadalah formulir yang berfungsi sebagai saranapermohonan petunjuk, tindak lanjut, tandapermohonan petunjuk, tindak lanjut, tandatangan, dan lain-lain kepada pimpinan.tangan, dan lain-lain kepada pimpinan.

Formulir Permintaan BarangFormulir Permintaan Barang Formulir permintaan barang adalah formulirFormulir permintaan barang adalah formuliryang berfungsi sebagai sarana permintaanyang berfungsi sebagai sarana permintaanbarang yang ditujukan kepada unit yang barang yang ditujukan kepada unit yang

menanganimenanganipenyimpanan dan penyaluran barang.penyimpanan dan penyaluran barang.

Buku Agenda/RegistrasiBuku Agenda/Registrasi

Buku agenda/registrasiBuku agenda/registrasi adalah buku adalah buku yang berfungsi sebagai sarana yang berfungsi sebagai sarana pencatatan/registrasi dalam rangka pencatatan/registrasi dalam rangka pelaksanaan tertib adminstrasi.pelaksanaan tertib adminstrasi.

Format buku agenda/registrasi Format buku agenda/registrasi disesuaikan dengan kebutuhan setiap disesuaikan dengan kebutuhan setiap unit yang menangani pekerjaan unit yang menangani pekerjaan administrasiadministrasi..

Documents

Manajemen Persuratan