Upload
lusia-henny-mariati
View
165
Download
1
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Manajemen
Citation preview
PELATIHAN MANAJEMEN WAKTU
PADA SEKRETARIS HOTEL X DI SEMARANG
TESIS
Disusun Oleh :
Rika Dyan Anggraini
04.92.0057
MAGISTER PROFESI PSIKOLOGI
PROGRAM PASCA SARJANA
UNIVERSITAS KATOLIK SOEGIJAPRANATA
SEMARANG
2007
i
PELATIHAN MANAJEMEN WAKTU
PADA SEKRETARIS HOTEL X DI SEMARANG
TESIS
Untuk Memperoleh Derajat Magister Profesi Psikologi
Pada Program Pasca Sarjana
Universitas Katolik Soegijapranata Semarang
Oleh :
Rika Dyan Anggraini
04.92.0057
MAGISTER PROFESI PSIKOLOGI
PROGRAM PASCA SARJANA
UNIVERSITAS KATOLIK SOEGIJAPRANATA
SEMARANG
2007
ii
PELATIHAN MANAJEMEN WAKTU
PADA SEKRETARIS HOTEL X DI SEMARANG
Pembimbing Utama Pembimbing Kedua
Drs. Sumbodo Prabowo, M.Si Lucia Trisni W, S.Psi, M.Si
iii
Tesis dengan judul :
PELATIHAN MANAJEMEN WAKTU
PADA SEKRETARIS HOTEL X DI SEMARANG
Telah dipertahankan di depan Dewan Penguji Tesis
Program Magister Psikologi Universitas Katolik Soegijapranata
Pada tanggal 2 Oktober 2007
Pengesahan
Ketua Program
Magister Profesi Psikologi
(Dr. Endang Widyorini, Psi)
Dewan Penguji :
1. Dr. Endang Widyorini, Psi ______________
2. Dra. Sri Hartati, Msi, Psi ______________
3. Ferdinandus Hindiarto, SPsi, Msi ______________
iv
PERNYATAAN KEASLIAN TESIS
Dengan ini saya menyatakan bahwa di dalam tesis ini tidak terdapat karya
yang pernah digunakan untuk memperoleh gelar kesarjanaan di suatu perguruan
tinggi, dan juga tidak terdapat karya atau pendapat yang pernah ditulis atau
diterbitkan oleh orang lain, kecuali yang secara sengaja tertulis diacu dalam naskah
tesis ini dan disebutkan dalam daftar pustaka.
Semarang, September 2007
Yang menyatakan,
Rika Dyan Anggraini
04.92.0057
v
ABSTRAKSI
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pengaruh pelatihan terhadap
kemampuan manajemen waktu. Subyek dalam penelitian ini adalah 6 orang sekretaris
Hotel Grand Candi Semarang. Penelitian ini menggunakan metode quasi eksperimen.
Pelatihan Manajemen Waktu adalah sebuah program pelatihan yang didesain
untuk mengembangkan kemampuan sekretaris dengan menggunakan prinsip belajar
mengalami (experientianl learning) dan belajar dengan melakukan (learning by
doing). Melalui program ini diharapkan sekretaris tidak hanya berpartisipasi sebagai
peserta pelatihan tetapi juga berlatih dalam memanajemen waktu.
Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa ada perbedaan yang sangat signifikan
antara sebelum dan sesudah pelatihan (Z = -2,214 dengan p < 0,027). Hasil analisis
data tersebut menunjukkan bahwa pelatihan manajemen waktu ini efektif untuk
mengembangkan kemampuan manajemen waktu sekretaris Hotel Grand Candi.
Kata Kunci : manajemen waktu, pelatihan
vi
ABSTRACT
This research aim to know training influence to ability time management.
The subject was 6 secretary Hotel Grand Candi Semarang . This Research use quasi
experiment method.
Time Management is a training program designed to develop ability secretary
by using principle lexperiential learning and learning by doing. Through this
program expected secretary not only participating as training participant but also
exercise in time management.
This result indicate that there is significant difference in the subject's skill in
time management before and after intervention ( Z = - 2,214 with p < 0,027). Data
analysis indicate that training time management is effective in increasing the time
management skill of secretary Hotel Grand Candi Semarang.
Keyword : Time management, training
vii
Kupersembahan karya ini untuk Tuhan Yesus Kristus
Karena telah memberiku kesempatan dalam menempuh hidup serta
Kekuatan dalam menghadapi segala rintangan
Dan cobaan dalam hidup ini;
Untuk mama dan papa
Terima kasih atas semua kasih sayang
Dan perhatian yang telah engkau berikan kepadaku selama ini;
Untuk kakak dan suamiku
Terima kasih atas dukungan kalian semua
Buat sahabat-sahabatku yang aku sayangi
Aku senang bisa mengenal kalian
Mengenalmu membuatku belajar tentang banyak hal
Terima kasih atas semua perhatian, pengertian, serta dukungan
Aku bersyukur karena aku memiliki kalian semua........
viii
TODAY I WILL WALK
Today i will walk with my hands in God
Today I will trust in Him and not be afraid
For He will be there, for He will be there,
Ev’ry moment to share On this wonderful day He has made
Kami berjalan bersama Tuhan;
Damai sejahtera iman kepadaNya
Karna Dia hadir dalam hidupku;
Setiap hari tentulah hari yang indah Karya-Nya
Hari bahagia dalam hidupku berjalan bersamaMu Yesus Tuhanku
Sbab Kau sertaku, sbab Kau sertaku sepanjang hidupku
Bahagia selalu sertaku
ix
UCAPAN TERIMA KASIH
Segala Puji dan Syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yesus Kristus
yang telah melimpahkan segala berkat, rahmat serta penyertaannya sehingga penulis
telah berhasil menyelesaikan penulisan tesis.
Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan tesis ini tidak terlepas dari
kekurangan dan ketidaksempurnaan mengingat keterbatasan pengetahuan serta
pengalaman yang penulis miliki, namun walaupun demikian dengan berbekal
keyakinan dan keinginan untuk memperoleh sesuatu yang bermanfaat, maka penulis
berusaha menyajikan penulisan ini dengan sebaik mungkin, sehingga patut kiranya
pada kesempatan yang berbahagia ini penulis menyampaikan penghargaan dan rasa
terima kasih yang mendalam dan setinggi-tingginya atas bantuan yang telah
diberikan, kepada :
1. Ibu DR. Endang Widyorini, Psi selaku Ketua Program Magister Psikologi, yang
telah banyak membantu penulis dalam kegiatan akademik dalam masa
perkuliahan di Magister Profesi Psikologi Universitas Katolik Soegijapranata
Semarang.
2. Bapak Drs. Sumbodo Prabowo, Msi selaku dosen pembimbing utama yang telah
bersedia membantu serta mengorbankan waktu, tenaga dan pikirannya, di tengah-
tengah kesibukannya untuk mengarahkan dan membimbing penulis di dalam
penyusunan dan pembuatan Tesis ini, sehingga dapat terselesaikan tepat pada
waktunya.
x
3. Ibu Lucia Trisni W, SPsi, Msi selaku dosen pembimbing pendamping yang telah
mendorong dan memotivasi penulis untuk tetap terus giat dan berusaha
menyelesaikan penulisan tesis ini.
4. Ibu Dra. Sri Hartati, Msi, Psi dan Bapak Ferdinandus Hindiarto, Spsi, Msi selaku
dosen penguji yang telah memberikan kritik dan saran dalam penulisan tesis ini.
5. Bapak Y. Hari Pranoto selaku Manager HRD Hotel Grand Candi yang telah
memberikan ijin untuk dapat melakukan penelitian dan banyak memberikan
masukan selama melakukan penelitian.
6. Papa dan mama, terima kasih atas doa, bantuan dan dukungannya sehingga
penulis bisa menelesaikan tesis ini. Kasih sayang dan pengertian mama dan papa
yang membuatku sanggup melewati masa-masa sulit ini. Semoga aku bisa
membalas pengorbananmu dan dapat membahagiakan mama dan papa.
7. Untuk kakak, Deny Alvianto, terima kasih untuk memberikanku ijin untuk
“melangkahimu”, terima kasih atas kasih sayang, doa dan dukungannya selama
ini, serta memberi semangat, motivasi selama penulisan tesis ini hingga
terselesaikannya tesis ini.
8. Untuk suami, Wahyu Lastiyanto yang selalu memberikanku dorongan dan
semangat, dengan setia dan penuh kesabaran menemaniku setiap malam untuk
mengobrol dan bercerita, terima kasih atas pengorbananmu selama ini.
9. Kian Ngabekti, terima kasih atas motivasi dan semangat selama kuliah bersama,
penelitian bersama dan dalam penulisan tesis ini. Akhirnya aku menyusulmu
mbak...
xi
10. Mbak eny, mbak tery, mbak niken, mbak dina, mbak agnes, dan ayu yang telah
membantu penulis sebagai subyek penelitian.
11. Teman-teman seangkatanku yang banyak memberikan bantuan dan semangat
kepada penulis, Mbak Ita, Mbak Reni, Mbak Melinda, Ria, Mas Heri, Mas Andre,
Mas Eko dan Mas Dito.
12. Teman- teman terdekat Pedhet, Susi, Rizky, Joko, Mas Antok, Dewi, Kristin,
Mba Nats, Eka, Titya, Tutik, Andri, makasih untuk semangat dan pertemanan kita
selama ini. Kalian membuat hari-hariku selalu ceria..
13. Seluruh civitas akademika Magister Profesi Psikologi yang tidak dapat disebutkan
satu persatu, terima kasih penulis ucapkan atas segala perhatiannya selama
penulis menjalani perkuliahan.
14. Dan semua pihak dan teman-teman yang telah banyak membantu penulis
menyelesaikan TESIS ini.
Semoga dengan jasa kebajikan yang telah dilakukan dapat membuahkan
kebahagiaan yang melimpah.
Penulis menyadari bahwa dalam penulisan TESIS ini masih terdapat banyak
kekurangan namun semoga kiranya tulisan ini dapat memberikan manfaat bagi yang
membacanya.
Semarang, September 2007
Penulis
Rika Dyan Anggraini
xii
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL…………………………………………………………… i
HALAMAN PENGESAHAN………………………………………………….. iii
PERNYATAAN KEASLIAN TESIS................................................................... iv
ABSTRAK............................................................................................................ v
ABSTRACT.......................................................................................................... vi
HALAMAN PERSEMBAHAN........................................................................... vii
MOTTO................................................................................................................. viii
UCAPAN TERIMA KASIH................................................................................. ix
DAFTAR ISI......................................................................................................... xii
DAFTAR TABEL................................................................................................. xv
DAFTAR GAMBAR............................................................................................ xvi
BAB I. PERMASALAHAN…………………………………………………... 1
A. Latar Belakang Masalah………………………………………………… 1
B. Rumusan Masalah………………………………………………………. 9
C. Tujuan ………………………………………………………………….. 10
D. Manfaat ………………………………………………………………… 10
BAB II. TINJAUAN PUSTAKA ……………………………………………... 11
A. Manajemen waktu …………….……………………………………….. 11
1. Pengertian Manajemen Waktu ……………………………………… 11
xiii
2. Aspek-aspek Manajemen Waktu …………………………………… 12
3. Manfaat Terampil Mengatur Waktu ………………………………… 15
4. Dampak Pengaturan Waktu yang Buruk ……………………………. 15
5. Gejala Manajemen Waktu yang Buruk ……………………………… 16
6. Matrix Manajemen Waktu…………………………………………… 17
B. Pelatihan ………………………………………………………………… 23
1. Pengertian Pelatihan ………………………………………………… 23
2. Syarat-syarat Pelatihan yang Efektif ……………………………….. 25
4. Tujuan Pelatihan ……………………………………………………. 26
5. Manfaat Pelatihan …………………………………………………… 27
6. Tahap-tahap Pelatihan ………………………………………………. 29
7. Metode Pelatihan.................................................................................. 33
8. Faktor yang diperhatikan dalam Pelatihan…………………………… 37
9. Unsur-unsur Program Pelatihan……………………………………… 39
C. Sekretaris ……...………………………………………………………… 40
1. Pengertian Sekretaris ……..…………………………………………. 40
2. Jenis-jenis Sekretaris ………………………………………………… 41
3. Peranan Sekretaris …………………………………………………… 43
4. Tugas Sekretaris ………………………… ……………………......... 45
5. Kualifikasi Jabatan Sekretaris ………………………………………. 46
D. Peningkatan Kemampuan Manajemen Waktu Pada Sekretaris melalui
Pelatihan Dengan Pendekatan Experiential Learning .....……………….. 47
xiv
E. Alur pelatihan……………………………………………………………. 53
F. Hipotesis ………………………………………………………………… 54
BAB III. METODE PENELITIAN ……………...…………………………….. 55
A. Jenis Rancangan Penelitian ..……………………………………………. 55
B. Identifikasi Variabel……………………………………………………… 56
C. Definisi Operasional Variabel Penelitian………………………………… 56
D. Subyek Penelitian ……………………………………………………….. 57
E. Metode Pengambilan Data …..…………………………………………. 57
F. Validitas dan reliabilitas Alat Ukur…………………………………….. 60
G. Analisis Data ……………………………………………………………. 62
H. Rancangan Intervensi……….…………………………………………… 63
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN.............................................................. 69
A. Orientasi Kancah Penelitian...................................................................... 69
B. Persiapan Penelitian .................................................................................. 74
C. Hasil Pengumpulan Data........................................................................... 79
D. Hasil Penelitian.......................................................................................... 80
E. Pembahasan............................................................................................... 102
BAB V PENUTUP……………………………………………………………… 110
A. Kesimpulan……………………………………………………………… 110
B. Saran…………………………………………………………………….. 110
Daftar Pustaka ………………………………………………………………… 112
Lampiran………………………………………………………………………... 115
xv
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1 Matrix Manajemen Waktu Menurut Covey……………………. 18
Tabel 2 Macam-macam tugas pada Manajemen Waktu…....................... 21
Tabel 3 Matrix Manajemen Waktu Menurut Satria.................................. 22
Tabel 4 Level Evaluasi Kirkpatrick.......................................................... 32
Tabel 5 Rancangan Tes Kemampuan Manajemen Waktu....................... 59
Tabel 6 Distribusi Tes Manajemen Waktu............................................... 75
Tabel 7 Deskripsi Subyek Penelitian........................................................ 77
Tabel 8 Jadwal Pelatihan Manajemen Waktu........................................... 77
Tabel 9 Skor Manajemen Waktu Sebelum Perlakuan.............................. 79
Tabel 10 Skor Manajemen Waktu Sesudah Perlakuan…………………... 80
Tabel 11 Hasil Wilcoxon Signed Rank Test……………………………... 82
Tabel 12 Evaluasi Reaksi………………………………………………… 101
xvi
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 1 Siklus Belajar Experiential Learning………………………….. 51
Gambar 2 Desain Experimen……………………………………………… 63
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Banyak usaha yang dilakukan organisasi atau perusahaan untuk meraih
keunggulan. Keunggulan dan ketangguhan sebuah perusahaan dapat terlihat dari
kekayaan aset perusahaan, keunggulan teknologi, strategi marketing dan
beberapa keunggulan lainnya yang menjadi modal untuk memenangkan
persaingan. Namun semuanya itu tidak akan berarti bila tidak didukung oleh
keunggulan sumber daya manusia yang ada didalamnya. Walaupun dewasa ini
teknologi komputer sudah semakin canggih dan seolah-olah dapat
menggantikan manusia, akan tetapi pada dasarnya komputer hanya bersifat
membantu dan mempermudah manusia dalam melakukan pekerjaannya. Tanpa
manusia komputer hanyalah benda mati yang tidak melakukan apapun.
Sebagai salah satu komponen yang sangat vital atau bahkan disebut
sebagai aset perusahaan, sumber daya manusia perlu dikelola menjadi insan-
insan yang berkualitas dan mempunyai daya saing. Sudah menjadi keharusan
bagi perusahaan untuk membangun kekuatan sekaligus memberdayakan
(empowerment) individu-individu yang ada di dalam organisasi atau perusahaan
tersebut. Sumber daya manusia yang berkualitas dan berdaya saing tinggi
2
menjadi modal yang sangat berharga bagi perusahaan untuk memenangkan
persaingan atau alat untuk mencapai dan mewujudkan visi, misi, dan tujuan
organisasi (Wicaksono, 2002, h.1).
Salah satu harta milik yang paling bersifat paradoks didalam hidup
manusia adalah waktu. Waktu merupakan suatu esensi yang begitu nyata,
karena hidup kita hanya sepanjang yang ada pada kita. Waktu juga bersifat
sedemikian abstrak karena kita sulit memegangnya, mengerti atau
menjelaskannya. Aristoteles pernah berkata, “ Masa sekarang berada diantara
masa lampau dan yang akan datang. Berapakah panjangnya masa sekarang, saya
tidak tahu.” Agustinus pun pernah berkata, “Jika anda tidak bertanya, saya
menganggap saya sudah tahu apa waktu itu, tetapi jika anda menanyakan apa itu
waktu, saya harus jujur mengatakan bahwa saya tidak tahu.” (Stephen, 1994, h.
3)
Manusia tidak mungkin melepaskan diri dari keterikatan dan
keterbatasan waktu. Sebagaimana kita diikat dan dibatasi oleh tempat, demikian
juga kita diikat dan dibatasi oleh waktu.Manusia didalam mempertahankan
hidup perlu mengatur waktu dengan bijaksana. Dalam kehidupan sosial manusia
memerlukan orang lain. Dalam hubungannya dengan orang lain ini berarti
setiap orang membutuhkan waktu yang dimiliki oleh orang lain. Demikian
dalam suatu perusahaan suatu sistem dan fungsi organisasi tidak dapat berjalan
dengan baik apabila masing-masing fungsi organisasi tersebut tidak dapat
3
menyediakan waktu satu sama lainnya.
Salah satu bidang usaha yang memiliki sistem dan fungsi organisasi
adalah hotel. Hotel adalah salah satu jenis akomodasi yang mempergunakan
sebagian atau seluruh bangunannya untuk menyediakan jasa pelayanan
penginapan, makan dan minum serta jasa lainnya bagi kaum umum yang
dikelola secara komersial. Sebagai suatu bentuk organisasi didalamnya tercakup
kumpulan orang, pembagian kerja, sistem dan prosedur kerja serta adanya
pengendalian intern.
Didalam struktur organisasi hotel terdapat fungsi sekretaris atau
kesekretariatan yang memiliki tugas untuk melaksanakan pengaturan seluruh
kegiatan general manager/pimpinan dari hotel. Sekretaris sendiri berasal dari
kata secret yang artinya rahasia. Alangkah pentingnya fungsi dari sekretaris ini.
Sekretaris sebagai pusat informasi dari rencana kegiatan, pelaksanaan kegiatan
hingga evaluasinya.
Fungsi sekretaris akan maksimal apabila perencanaan kegiatan yang
matang dan terorganisasi dengan baik. Dalam perencanaan hal yang paling
menentukan adalah waktu. Pengaturan waktu yang baik akan menghasilkan
rencana kegiatan yang dapat diandalkan dan dipercaya. Waktu yang diatur
dengan baik akan menghasilkan kegiatan yang baik pula. Mengingat pentingnya
waktu dan merupakan sumberdaya yang tidak dapat diganti, maka perlu adanya
pengaturan atau pengelolaan waktu.
4
Sekretaris sebagai “personal assistant” dari pimpinan mempunyai
tanggung jawab membuat perencanaan kegiatan , pengaturan teknis pelaksanaan
dan persiapan-persiapan lain yang memerlukan konsentrasi tingkat tinggi.
Mengingat fungsi sekretaris sedemikian penting maka seorang sekretaris harus
mempunyai pengaturan/manajemen waktu yang baik. Pimpinan perusahaan
akan dapat lebih maksimal berfungsi apabila didukung staff sekretaris yang
mampu merencanakan segala sesuatu kegiatan dengan baik.
Hotel sebagai bidang usaha jasa tidak terlepas dari kebutuhan fungsi
sekretaris, mengingat hotel ini memiliki beberapa departemen beserta
pimpinannya. Dalam memimpin pelaksanaan seluruh operasi kegiatan,
pimpinan memerlukan informasi dan data yang dapat diperoleh dari masing-
masing departemen sesuai fungsinya masing-masing. Informasi dan data yang
diperoleh tentunya akan diolah yang mana digunakan sebagai bahan melakukan
kebijakan-kebijakan atau pengambilan keputusan. Sekretaris disini memegang
peranan penting dalam pelaksanaan kegiatan pimpinan. Sekretaris membuat
jadwal rutin kegiatan pimpinan , membuat rencana kegiatan pimpinan yang
berhubungan dengan pihak luar atau internal. Pimpinan akan dapat
melaksanakan tugasnya dengan baik bila dalam melakukan tugasnya telah
teratur perencanaan waktunya. Perencanaan waktu oleh pimpinan diatur oleh
sekretaris.
Manajemen waktu adalah pengaturan atau pengelolaan waktu yang
5
efektif dan efisien. Manajemen waktu yang baik akan menentukan sekali
keberhasilan dari suatu perusahaan. Sekretaris sebagai fungsi yang strategis
dalam mengatur jadwal kegiatan pimpinan, maka seorang sekretaris harus
mempunyai manajemen waktu yang baik. Sekretaris di Hotel secara struktural
merupakan bagian yang independent, dan bawahan langsung dari pimpinan
masing-masing departemen hotel. Mengingat pentingnya tugas dan fungsi
sekretaris di hotel, maka sekretaris perlu dibekali keterampilan managerial yang
baik dan keterampilan manajemen waktu adalah salah satu keterampilan
managerial yang diperlukan.
Tugas sekretaris yang sangat banyak inilah yang membuat sekretaris
yang berada di hotel belum mampu untuk merencanakan pekerjaannya secara
matang dan belum mampu untuk mengorganisasikan jadwal kegiatannya
dengan baik selain itu sekretaris belum mampu untuk mengatur dan mengelola
waktunya dengan baik. Hal ini dapat mengakibatkan pekerjaan sekretaris yang
tidak produktif, tidak adanya rencana kerja yang tersusun dengan baik akan
mengakibatkan banyaknya waktu yang terbuang, dan pekerjaan yang tidak
terselesaikan dengan baik dan tidak tepat waktu.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang sudah dilakukan pada
sekretaris di hotel maka didapatkan hasil bahwa sekretaris tidak terbiasa untuk
menulis rencana harian, beberapa pekerjaan sekretaris tidak dapat diselesaikan
tepat waktu sehingga mengakibatkan pekerjaan tersebut diburu-buru oleh
6
atasannya, pembicaraan waktu yang tidak efisien dalam penggunaan telp yaitu
untuk menerima dan menjawab telepon, sering tertundanya pekerjaan sekretaris
karena banyak pekerjaan yang harus mereka selesaikan, tidak ada ruang privasi
yang khusus untuk sekretaris sehingga mengakibatkan banyak orang yang
keluar masuk ruangan mereka sehingga hal ini dapat mengganggu konsentrasi
sekretaris dalam bekerja, pekerjaan yang banyak dan menumpuk setiap harinya
sehingga mengakibatkan sekretaris sering bekerja lembur untuk menyelesaikan
pekerjaan mereka yang banyak, beberapa pekerjaan sempat tertunda
mengakibatkan sekretaris membawa beberapa pekerjaannya untuk diselesaikan
di rumah karena sudah ada deadline untuk keesokan harinya.
Dampak dari manajemen waktu yang tidak baik, membawa implikasi
yang nyata bagi perusahaan. Hal ini akan berpengaruh terhadap terlewatnya
deadline yang harus diselesaikan tepat waktu, tidak rampungnya suatu proyek,
pimpinan menjadi kecewa karena terhambatnya tugas, terhambatnya
peningkatan karier, produktivitas kerja karyawan yang menurun sehingga tidak
bisa mengatur prioritas pekerjaan menurut kuadran waktu Sean Covey.
Mengingat fungsi dan peran sekretaris yang begitu penting, maka upaya
perbaikan pun terus dijalankan. Bentuk usaha yang dipilih selanjutnya adalah
dengan mengadakan pelatihan. Davies (2005, h. 71) menyatakan bahwa
pelatihan dapat dilakukan bila di dalam organisasi muncul gejala-gejala seperti
banyaknya keluhan yang muncul, hasil kerja yang rendah, tingkat kedisiplinan
7
yang rendah, overtime yang berlebihan, turnover karyawan yang tinggi,
frekuensi kecelakaan kerja yang tinggi, komunikasi secara umum yang buruk,
kepemimpinan yang tidak memadai, peran individu yang tidak jelas serta
semangat kerja karyawan yang rendah.
Davies (2005, h. 34) menyatakan bahwa alasan diadakannya pelatihan
adalah menjawab kebutuhan pelatihan seperti meningkatkan kreatifitas
karyawan, upaya inovatif guna mengembangkan sistem yang sudah ada,
preventif yaitu untuk mencegah munculnya kesalahan, dan kuratif yang
dimaksudkan untuk menangani masalah yang muncul.
Noe (2002, h. 175) menambahkan pelatihan adalah suatu kegiatan yang
direncanakan oleh perusahaan atau institusi untuk memfasilitasi proses belajar
karyawan untuk mencapai kompetensi dalam pekerjaannya. Kompetensi ini
meliputi pengetahuan, ketrampilan, dan perilaku yang dilatihkan dalam
pelatihan sehingga dapat diaplikasikan dalam kegiatan karyawan sehari-hari.
Pelatihan merupakan cara efektif untuk meningkatkan produktivitas dan
mempertahankan organisasi untuk mampu bersaing di pasaran.
Lynton dan Pareek (1990, h. 67) menyatakan pelatihan merupakan
strategi yang efektif untuk membekali seseorang dalam hal pengetahuan yang
diberikan tersebut. Pelatihan bertujuan untuk menyiapkan karyawan untuk
melakukan aktivitas yang berkaitan dengan hal-hal teknis dan setting organisasi
tempat karyawan tersebut bekerja.
8
Salah satu keunggulan pelatihan dibandingkan dengan metode lainnya
terletak pada komponen utama yang mendasarinya yaitu konsep belajar
experiental learning. Gass (1993, h. 126) prinsip belajar experiental learning
mengandung sejumlah proses didalamnya, yaitu peserta didik adalah partisipan
dan bukan penonton, aktivitas belajar memerlukan motivasi pribadi dalam
bentuk energi, keterlibatan, dan tanggung jawab, aktivitas adalah nyata dan
bermakna dalam kontes konsekuensi alamiah bagi peserta didik, refleksi adalah
elemen kritis dalam proses belajar dan belajar harus menghadirkan keadaan
yang relevan dengan keadaan yang akan datang.
Ahli lain, Ewert (1989, h. 212) mengatakan bahwa pengaruh positif dari
konsep belajar experiental learning adalah aplikasi pengalaman tersebut ke
dalam kehidupan atau gaya hidup selanjutnya secara nyata. Selanjutnya Ewert
(1989), h. 213) juga mengatakan bahwa prinsip belajar dengan pengalaman
akan menumbuhkan rasa berbagi, semangat kerjasama, kesepakatan, dan
antisipasi menghadapi ketidakpastian.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pelatihan merupakan salah
satu metode efektif yang dapat digunakan untuk mencerdaskan karyawan. Hasil
penelitian yang dilakukan oleh Sue, dkk pada tahun 1998 (dalam Afiatin dkk,
2000, h. 34) menunjukkan bahwa setelah mengikuti pelatihan, peserta pelatihan
akan mampu meningkatkan harga diri dan kepercayaan dirinya, peserta akan
lebih bersifat kooperatif terhadap rekan kerjanya, serta mampu meningkatkan
9
kesadaran tentang kompetensi dan semangat kerjanya.
Setelah mengetahui keunggulan metode pelatihan maka peneliti
memutuskan intervensi dalam bentuk pelatihan. Pelatihan ini diselenggarakan
sebagai upaya untuk mengembangkan kemampuan memanajemen waktu pada
sekretaris Hotel. Dengan adanya peningkatan pengetahuan mengenai strategi
pengaturan waktu maka di masa mendatang diharapkan permasalahan-
permasalahan yang timbul akibat pengaturan waktu yang kurang memadai dapat
ditekan.
Penelitian yang akan dilaksanakan ini hanya membatasi pada upaya
penanganan kurangnya pengaturan waktu pada sekretaris Hotel dengan
pertimbangan bahwa kurangnya pengaturan waktu pada sekretaris ini
membawa dampak terhadap penurunan kualitas kerja sekretaris Hotel.
Melihat pentingnya fungsi sekretaris dan latar belakang bahwa waktu
merupakan sumberdaya yang tidak bisa diganti maka peneliti tertarik untuk
melakukan penelitian dengan judul : Pelatihan Manajemen Waktu Pada
Sekretaris Hotel.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan dari data permasalahan yang ada di sekretaris bahwa
adanya kebiasaan memboroskan waktu, kurangnya menetapkan sasaran dan
prioritas, dan adanya penudaan pekerjaan. Maka pada penelitian ini,
permasalahan pokok yang ingin diteliti adalah :
10
“Apakah kemampuan manajemen waktu sekretaris dapat meningkat
setelah diadakannya pelatihan manajemen waktu pada sekretaris di Hotel
Semarang?”
C. Tujuan Penelitian
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pengaruh pelatihan manajemen
waktu dalam mengembangkan kemampuan memanajemen waktu pada
sekretaris Hotel.
D. Manfaat Penelitian
Penelitian ini bermanfaat secara :
Praktis
a. Bagi Perusahaan
Penelitian ini dapat memenuhi kebutuhan perencanaan pengembangan
sumber daya manusia Hotel dalam melaksanakan pengaturan waktu di
pekerjaannya.
b. Bagi Karyawan
Karyawan mampu mengubah performance kerja dan menambah
pengetahuan dan ketrampilan mengenai strategi pengaturan waktu.
11
BAB II
TINJAUAN TEORITIK
A. Manajemen Waktu
1. Pengertian Manajemen Waktu
Waktu adalah sumber yang unik. Waktu tidak dapat ditabung, tapi
hanya dapat dipergunakan dengan bijaksana. Waktu yang sudah berlalu hilang
selamanya. Waktu tidak dapat diganti dan tidak elastis. Waktu adalah sumber
yang paling penting bagi seseorang. Waktu tidak mungkin dibalik jalannya.
Timpe (1991, h. 105) menyatakan bahwa manajemen waktu adalah
pengelolaan diri sendiri yang bertujuan untuk dapat menggunakan waktu guna
mencapai sasaran. Rencanakan waktu kita dengan menetapkan sasaran,
sasaran apa yang hendak kita kerjakan yang terbagi dalam tujuan jangka
pendek dan jangka panjang. Tentukan waktu yang hendak kita bagi pada
setiap sasaran yang telah kita tetapkan. Hal ini mencakup rencana pekerjaan
untuk sasaran harian maupun sasaran sepanjang hidup.
Gie (1991, h.60) berpendapat bahwa manajemen waktu sebagai
segenap kegiatan dan langkah mengatur dan mengelola diri dengan sebaik-
baiknya sehingga mampu membawa ke arah tercapainya tujuan hidup. Shaw
(dalam Gie, 1991, h.59) menyatakan bahwa manajemen waktu adalah
menggunakan waktu secara efisien untuk memperoleh sesuatu yang berharga.
12
Sedangkan menurut Taylor (1990, h.10) menyatakan bahwa manajemen
waktu adalah sasaran yang dapat diwujudkan, khususnya bagi seseorang yang
memiliki motivasi, tetapi waktu itu harus dipandang sebagaimana adanya,
yaitu sebagai ukuran dari kehidupan seseorang dan seseorang tersebut harus
mengetahui apa yang ingin dicapai dalam mengenai pula apa yang penting
dalam kehidupan.
Mengelola waktu secara efektif dengan menetapkan tujuan dan
mengenal prioritas, membedakan antara hal yang mendesak dan yang penting,
dan mengorganisir dengan lebih baik. Davidson (2002, h.2) menyatakan
bahwa manajemen waktu adalah pengaturan waktu secara efektif dengan
memfokuskan pada sasaran yang dituju.
Dari uraian di atas maka dapat disimpulkan bahwa manajemen waktu
menunjuk pada mengatur waktu secara lebih efisien dan produktif untuk
mendapatkan hasil maksimal.
2. Aspek-aspek Manajemen Waktu
Menurut Timpe (1991, h. 11-19) ada lima aspek manajemen waktu :
a. Menghindari kebiasaan memboroskan waktu
Manusia memang mahluk hidup yang memiliki kebiasaan, sebagian
manusia menghabiskan waktu dengan kebiasaan rutin. Kebanyakan orang
tidak memikirkan dengan sadar bagaimana menggunakan waktu.
Kebiasaan menghabiskan waktu untuk melakukan pekerjaan yang
13
dianggap tidak perlu dan tidak disadari telah membuang waktu sebaiknya
dihindari.
b. Menetapkan sasaran
Dengan menetapkan sasaran maka manusia menjadi lebih mengerti
mengenai arah yang hendak dituju, sehingga akan mempermudah dalam
melakukan pekerjaan. Dengan demikian akan terhindar pemborosan
waktu.
c. Menetapkan prioritas
Proses menentukan prioritas melibatkan perencanaan dengan
memperingatkan menurut derajat kepentingan. Walaupun proses
perencanaan menyita waktu, tetapi hal itu dapat memberikan hasil yang
lebih baik.
d. Melakukan komunikasi yang efektif
Komunikasi yang baik akan membantu proses pencapaian sasaran dari
suatu pekerjaan. Komunikasi hendaknya dilakukan secara singkat, padat
dan jelas karena hal itu akan menghindari pemborosan waktu
e. Menghindari penundaan
Penundaan adalah penangguhan hingga terhambat mengerjakan yang
seharusnya sudah dikerjakan saat ini, kemarin atau lebih dini lagi. Alasan
seseorang melakukan penundaan antara lain karena hal yang tidak
menyenangkan, proyek sulit dan keraguan. Hal yang tidak menyenangkan
merupakan penyebab tunggal terbesar terjadinya penundaan. Salah satu
14
penyelesaiannya adalah dengan menjadwalkan pertama dalam setiap
acara. Alasan kedua penundaan adalah proyek sulit, kesulitan biasanya
dikarenakan karena adanya ketidaktahuan dari mana memulai
mengerjakan tugas tersebut. Sedangkan keraguan dapat dihindarkan
dengan mencari informasi sebanyak mungkin baru kemudian membuat
keputusan yang dianggap paling tepat.
Gie (1991, h. 63) menyatakan aspek-aspek dalam manajemen waktu
adalah sebagai berikut :
a. Melakukan pencatatan selengkapnya mengenai seluruh tugas dan urusan
yang diselesaikan
b. Menggolongkan semua tugas menjadi kelompok-kelompok pekerjaan
yang sejenis atau pelaksanaannya mempunyai kemiripan.
c. Menentukan jatah waktu kerja bagi tiap-tiap kelompok pekerjaan yang
sejenis atau mirip itu
d. Menyusun seluruh jatah waktu kerja itu menjadi sebuah anggaran waktu.
Dari uraian diatas maka dapat disimpulkan bahwa aspek-aspek utama
manajemen waktu adalah :
a. Menghindari kebiasaan memboroskan waktu
b. Menetapkan sasaran
c. Menetapkan prioritas
d. Melakukan komunikasi yang efektif
e. Menghindari penundaan
15
3. Manfaat Terampil Manajemen Waktu
Manurut Satria (2003, h. 8) mengatakan ada beberapa manfaat terampil
manajemen Waktu, yaitu :
a. Kita menjadi mantap dan semangat untuk menjalani hidup
b. Kita dapat hidup secara seimbang dan selaras
c. Kita dapat mencapai cita-cita atau tujuan hidup yang anda kehendaki
d. Kita akan termotivasi untuk melakukan apa yang kita inginkan
e. Kita akan dapat memanfaatkan waktu dengan baik
f. Kita akan terhindar dari keletihan kronis dan stres yang dapat berakibat
pada gangguan psikologis dan fisik
g. Kita akan menjadi orang yang lebih percaya diri dan kreatif
h. Kita tidak lagi kesepian
4. Dampak Manajemen Waktu yang buruk
Menurut Satria (2003, h. 8), ada beberapa hal yang merupakan indikasi
dari pengaturan waktu yang buruk tampak dari beberapa kebiasaan berikut ini:
a. Sebagian besar jadwal waktunya ditentukan oleh orang lain
b. Sering menghindari acara-acara yang kurang penting
c. Suka menunda-nunda pekerjaan
d. Suka melakukan pekerjaan dalam kondisi mendesak
e. Terlalu banyak menghabiskan waktu untuk bersantai dan bersenang-senang
f. Sering merasa terlalu sibuk dan kekurangan waktu
16
g. Sering merasa bersalah karena tidak mampu menyelesaikan suatu pekerjaan
h. Banyak masalah yang tertunda penyelesaiannya
i. Sering bingung dalam mengambil keputusan
j. Produktivitas kerja berkurang atau tidak efektif
h. Sering melakukan pekerjaan secara tidak efisien
5. Gejala Manajemen Waktu yang buruk
Menurut Philip Atkinson (1991, h. 10) ada beberapa gejala-gejala
manajemen waktu yang buruk, yaitu
a. Tidak pernah mempunyai waktu untuk mengerjakan pekerjaan yang
benar-benar penting.
b. Menggunakan waktu terlalu banyak untuk pekerjaan yang “mendesak”
bukan yang “penting”
c. Sering masih di kantor sampai malam
d. Membawa pekerjaan kantor ke rumah
e. Jarang sekali mempunyai waktu untuk mengikuti perkembangan kerja
kertas
f. Mengerjakan pekerjaan orang lain
g. Merasa sangat diperlukan atau tidak tergantikan
h. Mengikuti rapat terlalu banyak
i. Sukar mengatakan “tidak”
j. Membiarkan orang lain mengatur waktu anda
k. Sering merasa stress, cemas dan terburu-buru
17
l. Jarang menyelesaikan pekerjaan pada waktunya
6. Matrix Manajemen Waktu
Covey (2001, h. 153) menunjukkan suatu kuadran waktu yang terdiri
dari dua unsur utama, yaitu “ penting” dan “mendesak”. Penting adalah hal-
hal yang penting, kegiatan-kegiatan yang utama, yang berkontribusi terhadap
tercapainya misi serta sasaran kita. Mendesak adalah hal-hal yang menekan,
yang menuntut perhatian segera. Secara umum, kita habiskan waktu kita
dalam empat kuadran waktu yang berbeda, seperti nampak di bawah ini.
Masing-masing kuadran memuat kegiatan-kegiatan yang berbeda dan diawali
oleh satu tipe orang tertentu.
18
Tabel 1
Matrik Manajemen Waktu
MENDESAK TIDAK MENDESAK PE
NTI
NG
I
AKTIVITAS :
Krisis
Masalah yang mendesak
Proyek yang digerakkan oleh
batas waktu
II
AKTIVITAS :
Pencegahan, aktivitas KP
Pengembangan hubungan
Pengenalan peluang baru
Perencanaan, rekreasi
TID
AK
PEN
TIN
G
III
AKTIVITAS
Interupsi, beberapa telepon
Beberapa bos, beberapa laporan
Beberapa pertemuan
Urusan yang mendesak
Aktivitas yang populer
IV
AKTIVITAS :
Hal-hal yang sepele, kerja sibuk
Beberapa pos
Beberapa telepon
Pemboros waktu
Aktivitas yang menyenangkan
KUADRAN 1 (K1) : Orang yang suka menunda-nunda
Marilah kita mulai dengan K1, hal-hal yang mendesak sekaligus penting.
Akan selalu ada hal-hal K1 yang tak dapat kita kendalikan dan harus
dilaksanakan. K1 adalah bagian dari hidup, tetapi kalau kita terlalu banyak
menghabiskan waktu di K1, maka kita akan stress dan jarang berprestasi
19
sesuai potensi kita. Motonya adalah “aku akan berhenti menunda-nunda-
nanti”. Orang yang suka menunda-nunda kecanduan kemendesakan. Ia
suka menunda-nunda hingga menjadi krisis. Akibat kebanyakan
menghabiskan waktu di K1 adalah :
- Stress dan kecemasan
- Kelelahan
- Prestasi yang biasa-biasa saja
KUADRAN 2 (K2) : Orang yang suka menentukan prioritas.
K2 adalah hal-hal yang penting tetapi tidak mendesak. Seandainya kita
berada di K2, kita pasti merencanakan dahulu dan menemukan pekerjaan
yang lebih baik. Takkan makan waktu lebih banyak, hanya saja sedikit
perencanaan. Perkenalkan orang yang suka menentukan prioritas.
Walaupun ia sama sekali bukan orang sempurna, ia pada dasarnya mawas
diri. Ia periksa segala yang perlu dikerjakannya lalu menyusun prioritas,
memastikan segala hal yang utama baginya terlaksana duluan dan hal-hal
yang kurang penting baginya terlaksana terakhir. Karena ia punya
kebiasaan sederhana tetapi ampuh untuk merencanakan dulu, biasanya ia
mampu mengendalikan segalanya. Akibat hidup di K2 adalah :
- Hidup terkendali
- Keseimbangan
- Prestasi tinggi
20
KUADRAN 3 (K3) :
K3 mewakili hal-hal yang mendesak tetapi tidak penting. Kuadran 3 ini
dicirikan oleh berusaha menyenangkan semua orang dan menanggapi
semua keinginan mereka. Kuadran 3 menipu karena hal-hal yang
mendesak tampaknya penting. Sebenarnya seringkali tidak. K3 penuh
dengan kegiatan-kegiatan yang penting bagi orang lain tetapi tidak penting
bagi kita, hal-hal yang ingin kita bilang tidak tetapi tidak bisa karena takut
menyinggung orang lain. Motonya adalah “besok, aku akan bersikap lebih
asertif- kalau kamu tidak keberatan”. K3 adalah salah satu kuadran
terburuk untuk ditempati karena tidak punya tulang punggung. Kuadran
ini berubah-ubah dan akan ikut arah angin. Akibat kebanyakan
menghabiskan waktu di K3 adalah :
- Reputasi sebagai “tukang menyenangkan orang lain”
- Kurang disiplin
- Merasa seperti keset kaki bagi orang lain yang menginjak-injaknya
KUADRAN 4 (K4) : Pemalas
K4 adalah kategori kesia-siaan dan ekses. Kegiatan-kegiatan ini tidak
mendesak dan juga tidak penting. Perkenalkan si pemalas yang berlama-
lama di kuadran 4. Ia senang segala sesuatu yang berlebihan, ia benar-
benar pemalas profesional. Akibat hidup dalam kuadran 4 adalah :
- Kurang bertanggung jawab
- Rasa bersalah
21
- Malas
Menurut Larry D. Alexander (dalam Timpe, 1991, h. 112), ada empat
jenis tugas yang akan berpengaruh terhadap kemampuan memanajemen waktu :
Tabel 2 Macam-macam tugas pada manajemen waktu
Sel 1 : Tugas sederhana
Jangka pendek
Sel 2 : Tugas rumit
Jangka pendek
Sel 3 : Tugas sederhana
Jangka penjang
Sel 4 : Tugas rumit
Jangka pajang
Tugas yang berada pada sel 1 adalah kegiatan rutin yang ditemukan dalam
setiap pekerjaan. Tugas ini bersifat sederhana dan berjangka pendek. Tugas
dalam sel 2 adalah tugas yang rumit tetapi hanya memerlukan usaha jangka
pendek untuk menyelesaikannya. Sedangkan tugas sel 3 adalah tugas yang
sederhana, sayangnya memerlukan usaha jangka panjang untuk
menyelesaikannya. Dan yang terakhir adalah tugas sel 4 yang bersifat rumit
dan memerlukan usaha jangka panjang untuk menyelesaikannya.
Menurut Satria Hadi Lubis ( 2003, h. 80), untuk menghindari diri dari
berbagai dampak pengaturan waktu yang buruk, kita perlu menjaga agar sebagian
22
aktivitas kita selalu sesuai dengan misi hidup dan visi peran kita serta tidak
dikerjakan dalam kondisi yang mendesak. Untuk itu perlu adanya matrik
manajemen waktu :
Tabel 3 Matrix Manajemen Waktu
Mendesak Tidak mendesak Sesuai
Visi
Peran
I. Hindari sebisa
mungkin (jangan
dibiasakan)
II. Lakukan
sekarang juga
(proaktif)
Sesuai
Misi
Hidup Tidak Sesuai Visi
Peran
III. Delegasikan IV. Lakukan
jika ada peluang
Tidak sesuai Misi Hidup
dan Visi Peran
V. Berani berkata
“tidak”
VI. Jangan
lakukan
Dari Matrik Manajemen Waktu, terlihat enam kuadran waktu. Kuadran waktu
I adalah aktivitas yang mendesak dan sesuai misi hidup sekaligus sesuai visi
peran. Kuadran waktu II adalah aktivitas tidak mendesak dan sesuai misi
hidup sekaligus sesuai visi peran. Kuadran waktu III adalah aktivitas
mendesak yang sesuai misi hidup, tapi tidak sesuai visi peran. Kuadran waktu
IV adalah aktivitas yang tidak mendesak dan sesuai misi hidup, tapi tidak
sesuai visi peran. Kuadran waktu V adalah aktivitas yang mendesak tapi tidak
sesuai misi hidup sekaligus tidak sesuai dengan visi peran. Kuadran waktu VI
23
adalah aktivitas yang tidak mendesak dan tidak sesuai misi hidup sekaligus
tidak sesuai dengan visi peran.
B. Pelatihan
1. Pengertian Pelatihan
Menurut Simamora (1997, h. 342) pelatihan adalah proses sistematik
pengubahan perilaku para karyawan dalam suatu arah guna meningkatkan
tujuan-tujuan organisasional. Dalam pelatihan diciptakan suatu lingkungan
dimana para karyawan dapat memperoleh atau mempelajari sikap,
kemampuan, keahlian, pengetahuan dan perilaku yang spesifik yang berkaitan
dengan pekerjaan. Melalui pelatihan dilakukan segenap upaya dalam rangka
meningkatkan kinerja karyawan pada pekerjaan yang didudukinya sekarang.
Pelatihan menurut Dessler (1997, h.263) adalah proses mengajarkan
karyawan baru atau yang ada sekarang, keterampilan dasar yang mereka
butuhkan untuk menjalankan pekerjaan mereka. Arahnya adalah
mengembangkan karyawan sekarang dan mendatang untuk tugas-tugas masa
depan dengan organisasi atau memecahkan masalah organisasi menyangkut,
misalnya komunikasi antar departemen yang jelek.
Menurut Moekijat ( 1995, h.69) apa yang dimulai sebagai pelatihan
biasanya mengembangkan orang-orang menjadi pekerja-pekerja atau manajer-
manajer yang lebih baik. Jelasnya, pelatihan dapat mengandung keuntungan
karier-panjang yang membantu mengembangkan para peserta pelatihan untuk
24
tanggung jawab yang akan datang. Pelatihan membantu organisasi, individu
dan hubungan manusiawi kelompok kerja.
Pengertian pelatihan menurut Handoko (1985, h.75) dimaksudkan
untuk memperbaiki penguasaan berbagai ketrampilan dan tehnik pelaksanaan
kerja tertentu, terinci dan rutin. Pelatihan menyiapkan para karyawan untuk
melakukan pekerjaan-pekerjaan sekarang.
Dalam dunia kerja, pelatihan adalah suatu kegiatan yang direncanakan
oleh perusahaan atau institusi untuk memfasilitasi proses belajar karyawan
untuk mencapai kompetensi dalam pekerjaannya (Noe, 2002). Kompetensi ini
meliputi pengetahuan, keterampilan dan perilaku yang dianggap penting
untuk mencapai kinerja yang tinggi. Tujuan pelatihan adalah agar karyawan
dapat menguasai pengetahuan, keterampilan dan perilaku yang dilatihkan
dalam program pelatihan sehingga dapat diaplikasikan dalam kegiatan mereka
sehari-hari.
Deskripsi yang lebih komprehensif dari proses pelatihan, menurut
Amstrong (1992), adalah konsep pelatihan terencana. Pelatihan terencana
merupakan intervensi yang cermat yang dirancang untuk menghasilkan
pemahaman yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja pekerjaan (Kenney
dan Reid, 1988).
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pelatihan adalah proses
perubahan perilaku pada karyawan dalam rangka meningkatkan kinerja
karyawan untuk menjadi lebih baik.
25
Pelatihan manajemen waktu adalah suatu metode sistematis yang
bertujuan untuk mengembangkan ketrampilan memanajemen waktu pada
sekretaris.
2. Syarat-syarat Untuk Pelatihan Yang Efektif
Menurut Strauss (1986, h. 288) syarat-syarat untuk pelatihan yang efektif :
a. Sifat program
1. Persoalan seperti yang dilihat oleh para petatar
Program pelatihan dimulai dengan kebutuhan yang dirasakan sendiri
oleh para petatar, dan mereka harus menganggapnya sebagai suatu
cara memecahkan persoalan mereka sendiri
2. Mencairkan
Orang yang mengambil bagian dalam program itu harus kecewa
dengan cara-cara lama mereka dan bersedia untuk mencairkan sikap-
sikap mereka.
3. Keterlibatan
Para petatar harus didorong untuk bekerja terus hingga mencapai
kesimpulan mereka sendiri.
3. Pengaruh kelompok
Pelatihan tentag hubungan manusia seringkali lebih efektif jika
diadakan dalam kompok-kelompok, karena kebanyakan sikap dalam
bidang ini ditentukan oleh kelompok
26
4. Pemindahan
Agar supaya suatu pelatihan mempunyai arti, ia harus pindah dari
tingkat intelektual ke tingkat praktis.
b. Iklim keorganisasian pengaruh organisasi, khususnya sikap manajemen
puncak sangat penting bagi keberhasilan suatu program pelatihan.
4. Tujuan Pelatihan
Menurut Simamora (1997, h.346), tujuan-tujuan utama pelatihan pada
intinya dapat dikelompokkan ke dalam lima bidang :
a. Memperbaiki kinerja karyawan
b. Memutakhirkan keahlian para karyawan sejalan dengan kemajuan
teknologi
c. Mengurangi waktu belajar bagi karyawan baru supaya menjadi kompeten
dalam pekerjaan
d. Membantu memecahkan permasalahan operasional
e. Mempersiapkan karyawan untuk promosi
f. Mengorientasikan karyawan terhadap organisasi
g. Memenuhi kebutuhan-kebutuhan pertumbuhan pribadi
27
5. Manfaat Pelatihan
Menurut Simamora (1997, h.349), pelatihan mempunyai andil besar
dalam menentukan efektivitas dan efisiensi organisasi. Beberapa manfaat
nyata yang ditangguk dan program pelatihan adalah :
a. Meningkatkan kuantitas dan kualitas produktivitas
b. Mengurangi waktu belajar yang diperlukan karyawan agar mencapai
standar-standar kinerja yang dapat diterima
c. Menciptakan sikap, loyalitas, dan kerja sama yang lebih menguntungkan
d. Memenuhi kebutuhan-kebutuhan perncanaan sumber daya manusia
e. Mengurangi jumlah dan biaya kecelakaan kerja
f. Membantu karyawan dalam peningkatan dan pengembangan pribadi
mereka.
Pelatihan sebagai alat pengembangan sumber daya manusia bertalian
dengan meningkatkan keterampilan-keterampilan karyawan dan peningkatan
kemampuan untuk memenuhi tuntutan-tuntutan situasi kerja yang selalu
berubah. Manfaat khusus dari pelatihan tersebut diidentifikasi oleh Kenney
(1990) dan Amstrong sebagai berikut :
a. Pelatihan memungkinkan pemenuhan kebutuhan-kebutuhan tuntutan-
tuntutan kerja, dengan cepat dan dengan meningkatnya pengetahuan dan
keterampilan karyawan berarti memungkinkan karyawan untuk
28
meningkatkan kuantitas dan kualitas output dengan adanya pengurangan
kesalahan dan pemborosan.
b. Ketika hasil pelatihan menunjang kompetensi yang lebih besar dalam
pelaksanaan tugas oleh para bawahan, hal itu melepaskan manajer dari
tugas yang berhubungan dengan pekerjaan “penyembuhan” dan koreksi.
c. Pelatihan adalah proses yang tidak ternilai ketika organisasi ingin
memperkenalkan metode-metode kerja yang fleksibel dan ingin
menciptakan sikap-sikap karyawan yang sesuai untuk menghadapi
perubahan.
d. Pelatihan penting dalam hubungan masyarakat dan berguna untuk
memproyeksikan citra yang benar terhadap para karyawan atas prospektif
yang berkualitas.
e. Pelatihan mempunyai pengaruh yang baik pada pergantian staf, dan
pemborosan biaya pada rencana dan rekruitmen pekerja bisa dikurangi
ketika staf yang diganti melatih kembali.
f. Identifikasi terhadap organisasi dapat dipelihara ketika pengertian yang
lebih baik akan pernyataan-pernyataan misi dan tujuan perusahaan dicapai
lewat program pelatihan.
g. Pelatihan yang ditujukan untuk mengoperasionalisasikan tehnik-tehnik
manajemen tertentu bisa memperoleh efek samping yang positif seperti
keterampilan di dalam memecahkan masalah dan presentasi secara
analitis.
29
Dari uraian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa manfaat pelatihan
yaitu :
a. Meningkatkan kuantitas dan kualitas produktivitas
b. Mengurangi waktu belajar yang diperlukan karyawan agar mencapai
standar-standar kinerja yang dapat diterima
c. Menciptakan sikap, loyalitas, dan kerja sama yang lebih menguntungkan
d. Memenuhi kebutuhan-kebutuhan perncanaan sumber daya manusia
e. Mengurangi jumlah dan biaya kecelakaan kerja
f. Membantu karyawan dalam peningkatan dan pengembangan pribadi
mereka.
g. Pelatihan mempunyai pengaruh yang baik pada pergantian staf, dan
pemborosan biaya pada rencana dan rekruitmen pekerja bisa dikurangi
ketika staf yang diganti melatih kembali.
h. Keterampilan di dalam memecahkan masalah dan presentasi secara
analitis.
i. Pelatihan penting dalam hubungan masyarakat dan berguna untuk
memproyeksikan citra yang benar terhadap para karyawan atas prospektif
yang berkualitas.
6. Tahapan Pelatihan
Pada dasarnya program pelatihan dilaksanakan untuk memenuhi
kebutuhan pelatihan. Kebutuhan pelatihan ini bisa muncul karena adanya
masalah, tantangan, atau tuntutan pengambangan. Schuler (dalam Irianto,
30
2001, h. 31) agar pelatihan dapat mencapai tujuannya, maka perlu melewati
beberapa tahap berikut :
a. Assesment Phase
Assesment Phase yang substansinya dihasilkan lewat training
needs analysis (TNA) merupakan tahap yang sangat penting untuk
menentukan kebutuhan apa saja yang harus diakomodasikan dalam
pelatihan termasuk juga bagaimana format dan rancangan pelatihan yang
akan diakomodasikan. Tahap ini boleh dikata sebagai pengarah bagi tahap
selanjutnya. Dalam tahapan TNA ini melalui tiga proses yaitu :
1) Analisa Organisasi
Analisa ini berhubungan dengan kebutuhan organisasi secara
keseluruhan diikuti dengan identifikasi bagaimana pelatihan dapat
dieksploitasi sedemikian rupa untuk mencapai tujuan organisasi.
Analisis ini berupaya untuk memahami apa yang sesungguhnya
dibutuhkan oleh organisasi.
2) Analisis Jabatan
Analisa jabatan ini dapat dikaitkan dengan kebutuhan terhadap
pekerjaan tertentu dalam organisasi dan dapat digunakan sebagai
informasi tentang substansi utama pekerjaan tersebut untuk
selanjutnya dikembangkan standar kinerja.
31
3) Analisa Individu
Pada tingkatan analisis ini dapat dikaitkan dengan kebutuhan
individual dalam organisasi sampai sejauh mana kinerja yang telah
dicapainya.
b. Tahap Implementasi
Tahap kedua pelatihan adalah mengimplementasikan semua keputusan
tentang pelatihan yang dihasilkan pada tahap pertama. Selain
menterjemahkan setiap informasi hasil tahap pertama, dalam tahap ini
juga dibuat strategi tentang bagaimana pelatihan secara teknis akan
dilaksanakan. Strategi ini mencakup sejumlah proses pelatihan termasuk
juga tentang penetapan lokasi,waktu, pelatih dan lainnya.
c. Tahap Evaluasi
Tahap ketiga dari pelatihan adalah evaluasi. Tahap ini dimaksudkan untuk
memastikan bahwa pelatihan yang diselenggarakan telah mencapai target
yang ditentukan. Kirkpatrick (dalam Kristanto, h. 65) menjelaskan bahwa
evaluasi pelatihan merupakan sebuah usaha untuk mengetahui efektivitas
pelatihan. Efektivitas pelatihan yang dimaksud adalah keberhasilan sebuah
program pelatihan untuk mencapai hasil yang diinginkan sesudah program
pelatihan maupun penerapannya dalam lingkungan kerja sesungguhnya.
Yuwono (2005, h. 205) menyatakan ada dua macam cara untuk
mengevaluasi program pelatihan yaitu :
32
1. Evaluasi formatif
Evaluasi ini merupakan pengumpulan data kualitatif program pelatihan.
Data kualitatif ini meliputi opini, belief, dn perasaan peserta terhadap
program pelatihan. Tehnik yang digunakan untuk pengumpulan data
adalah kuesioner dan wawancara.
2. Evaluasi sumatif
Evaluasi sumatif adalah evaluasi yang mengukur sejauh mana perubahan
peserta sebagai hasil dari partisipasinya dalam program pelatihan. Data
yang dikumpulkan biasanya berupa data kuantitatif dengan menggunakan
tes ratings of behavior, angka penjualan, dan lain-lain.
Lebih lanjut, Kirkpatrick (1994, 21) mengungkapkan untuk
mengevaluasi program pelatihan ada empat level yang harus dilalui yaitu :
Tabel 4 Level Evaluasi Kirkpatrick
Level Kriteria Fokus
1 Reaksi Reaksi atau perasaan peserta terhadap program pelatihan
2 Belajar Sikap, pengetahuan, ketrampilan peserta pelatihan
3 Perilaku Perubahan perilaku sebagai hasil dari pelatihan
4 Hasil Hasil akhir yang muncul akibat dari program pelatihan yang diikuti
Sumber : Kirkpatrick
33
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa sebuah pelatihan harus
melewati tiga tahap. Tahap pertama adalah tahap penilaian (assesment), tahap
kedua adalah tahap implementasi, dan yang terakhir adalah tahap evaluasi.
7. Metode – metode Pelatihan
Metode pelatihan harus berdasarkan kepada kebutuhan pekerjaan tergantung
pada berbagai faktor, yaitu waktu, biaya, jumlah peserta, tingkat pendidikan
peserta, latar belakang peserta, dan lain-lain. Yuwono (2005, h. 1999)
menjelaskan beberapa metode pelatihan yaitu :
a. Metode Presentasi
Adapun metode dimana peserta lebih banyak berperan sebagai
penerima informasi yang pasif. Informasi yang diberikan dapat berupa
fakta, proses, maupun cara pemecahan masalah. Metode presentasi ini
terdiri dari ceramah (lectures) dan tehnik audio visual.
b. Metode Hands-on
Metode Hands-on adalah metode pelatihan yang menuntut peserta
untuk terlibat secara aktif dalam pelatihan. Metode ini meliputi on the
job training, simulasi, studi kasus, business games, role play, dan
behavior modelling.
1) On the job training
Adalah pelatihan yag diberikan pada karyawan baru atau yang
belum berpengalaman dengan cara melakukan observasi terhadap
rekan kerja atau manager yang melakukan tugas dan kemudian
34
peserta diminta untuk menirunya. Kelebihan metode ini adalah
para peserta langsung belajar pada kenyataan pekerjaan dan
peralatan. Sedangkan kelemahannya adalah pelaksanaannya sering
tidak sistematis dan kurang efektif jika kurang berpengalaman.
2) Apprenticeship training (magang)
Adalah suatu metode pelatihan yang menggabungkan antara On
the job training dan pelatihan di dalam kelas.
3) Simulasi
Simulasi adalah metode pelatihan yang menyajikan situasi
kehidupan yang nyata, dimana apa yang dilakukan dalam pelatihan
merupakan cerminan dari apa yang dilakukan dalam pekerjaan
sehari-hari.
4) Studi Kasus
Studi Kasus adalah suatu deskripsi tentang bagaimana karyawan
atau organisasi menghadapi situasi yang sulit. Peserta diminta
untuk menganalisa dan mengkritisi tindakan yang diambil untuk
mengatasi suatu situasi yang sulit. Studi kasus ini sesuai untuk
mengembangkan ketrampilan intelektual yang lebih tinggi yang
berkaitan dengan proses analisis, sintesis, dan evaluasi.
5) Permainan Bisnis (business games)
Pada permainan bisnis, peserta dituntut untuk mengumpulkan
informasi, menganalisisnya dan membuat keputusan. Permainan
35
bisnis ini biasanya digunakan untuk mengembangkan ketrampilan
manajemen. Permainan dapat menstimuli proses belajar karena
peserta secara aktif terlibat dan meniru kondisi kompetitif dalam
bisnis.
6) Bermain Peran
Bermain Peran memberi kesempatan kepada peserta untuk
melakukan tindakan yang sesuai karakter peran yang diberikan
kepadanya. Bermain peran berbeda dengan simulasi terutama pada
pilihan tindakan dan kelengkapan informasi yang tersedia. Pada
bermain peran, informasi yang diberikan terbatas, sedangkan pada
simulasi informasi yang diberikan lebih detail. Simulasi biasanya
lebih terfokus pada respon yang berupa tindakan fisik sedangkan
bermain peran terfokus pada tindakan interpersonal. Pada simulasi,
keberhasilan peserta tergantung pada model yang ada dalam
realitas sedangkan pada bermain peran, keberhasilan tergantung
pada reaksi emosional peserta lain.
7) Behavior Modelling
Pada metode pelatihan ini peserta dihadirkan suatu model yang
menunjukkan perilaku kunci (key behavior) yang dapat ditiru oleh
peserta. Behavior Modelling berdasarkan pada teori belajar sosial
yang menekankan pada prinsip mengamati perilaku yang
ditampilkan oleh model dan vicariuos reinforcement yang
36
menunjukkan bahwa peserta dapat melihat model memperoleh
penguat (reinforcement) atas perilaku tertentu. Behavior modelling
ini lebih sesuai untuk mempelajari ketrampilan dan perilaku
daripada informasi yang aktual.
c. Metode Group Building
Metode membangun kelompok digunakan untuk meningkatkan
efektivitas tim atau kelompok. Pelatihan ini ditujukan untuk
meningkatkan ketrampilan peserta untuk membangun kelompok kerja
yang efektif ada tiga metode yang dikembangkan yaitu :
1. Adventure learning
Adventure learning ini yang berfokus pada pengembangan
kelompok kerja dan ketrampilan memimpin yang menggunakan
aktivitas terstruktur di luar ruangan. Adventure learning ini juga
dikenal sebagai outdoor training.
2. Team training
Team training melibatkan koordinasi kinerja individual yang
bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama. Ada tiga
komponen dari kinerja kelompok yaitu sikap, pengetahuan, dan
perilaku anggota.
3. Action learning
37
Metode ini memberi kesempatan untuk menghadapi permasalahan
yang nyata. Disini kelompok belajar untuk mengatasi masalah dan
membuat perencanaan tindakan.
Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa ada tiga jenis metode
pelatihan yaitu metode presentasi, hands-on, dan group building. Metode yang
akan digunakan dalam pelatihan ini adalah presentasi dengan tehnik lectures,
metode hands-on dengan tehnik simulasi, diskusi, team training, dan action
learning.
8. Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam pelatihan
Nitisemito (1992, h. 42) pelatihan dan pengembangan dapat berhasil dengan
baik, jika mengacu kepada delapan faktor sebagai berikut:
a. Individual Defferences
Setiap individu memiliki ciri khas yang berbeda satu sama lain, baik
mengenal sifatnya, tingkah lakunya, bentuk badannya, maupun dalam
pekerjaannya. Karena itu dalam merencanakan dan melaksanakan
suatu pelatihan harus diingat adanya perbedaan individu.
b. Relation to Job Training Analysis
Untuk memberikan program pelatihan, terlebih dahulu harus diketahui
keahlian yang dibutuhkan. Sehingga program pelatihan dapat
diarahkan atau ditujukan untuk mencapai keahlian tersebut.
38
c. Motivation
Motif yang mendorong karyawan untuk bekerja berbeda dengan motif
yang mendorongnya untuk mengikuti pelatihan. Sehingga dalam suatu
pelatihan, peserta perlu dijernihkan motivasinya dan disamakan
persepsinya agar siap menjalani proses pelatihan.
d. Active Partipation
Dengan adanya partisipasi, peserta pelatiha makin menyadari masalah-
masalah yang dihadapi, sehingga berusaha memecahkan masalah yang
sulit itu bersama-sama.
e. Selection of Trainers
Tidak semua orang dapat menjadi pelatih yang baik. Seorang pelatih
diharapkan memiliki kecakapan-kecakapan sebagai berikut:
1) Pengetahuan yang mendalam dan memiliki kecakapan terhadap
pengetahuan tersebut.
2) Mempunyai rasa tanggung jawab dan sadar akan kewajiban.
3) Bijaksana dalam segala tindakan dan sabar
4) Dapat berpikir secara logis.
5) Mempunyai kepribadian yang menarik
f. Trainer’s Training
Sebelum pelatih bertanggung jawab untuk memberikan pelatihan,
hendaknya pelatih (trainer) telah mendapatkan pendidikan khusus
untuk menjadi tenaga pelatih.
39
g. Training Methods
Berhasil tidaknya suatu pelatihan tidak tergantung pada tenaga
pengajarnya saja, tetapi juga tergantung pada metode yang digunakan.
Metode pelatihan harus sesuai dengan jenis pelatihan yang diberikan.
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa faktor-faktor yang
perlu diperhatikan adalah individual defference, relation to job, training
analysis, motivation, active participation, selection of trainers, trainer’s
training, training methods.
9. Unsur-unsur Program Pelatihan
Program pelatihan meliputi unsur-unsur sebagai berikut:
a. Peserta pelatihan (trainee). Penetapan calon peserta pelatihan erat
kaitannya dengan keberhasilan proses pelatihan yang pada gilirannya turut
menentukan efektifitas pekerjaan
b. Pelatih (trainer). Pelatih memegang peran yang penting terhadap
kelancaran dan keberhasilan program pelatihan. Itu sebabnya perlu dipilih
pelatih yang ahli, berkualitas, dan profesional.
c. Lamanya pelatihan. Lamanya pelatihan berdasarkan jumlah kemampuan
yang hendak dipelajari, kemampuan belajar para peserta, dan media
pengajaran yang menjadi alat bantu.
40
d. Bahan pelatihan. Bahan pelatihan ini sebaiknya disiapkan secara tertulis
agar mudah dipelajari oleh para peserta. Penulisan bahan ini hendaknya
memperhatikan faktor-faktor tujuan pelatihan, tingkatan peserta pelatihan,
harapan dari organisasi, dan lamanya pelatihan.
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pelatihan dapat
berlangsung bila terdapat trainee, trainer, waktu pelatihan, dan bahan
pelatihan.
C. Sekretaris
1. Pengertian Sekretaris
Pengertian sekretaris ditinjau dari etimologinya adalah secretum
(bahasa Latin) yang berarti rahasia. Oleh karena itu sekretaris dalam
kerjanya harus dapat menyimpan rahasia kantor maupun pimpinannya.
Secara umum sekretaris adalah seorang pembantu pimpinan untuk
melakukan pekerjaan kesekretariatan. Pekerjaan kesekretariatan bisa disebut
pekerjaan tata usaha, antara lain: bidang korespondensi, kearsipan, analisa
prosedur pekerjaan kantor, pengelolaan administrasi kepegawaian, dll.
Menurut Dann M Braum and Ramon C, dalam Hand Book for
Government Secretary Steno-grapher menjelaskan bahwa sekretaris adalah
pembantu pimpinan untuk menerima dekte, mengonsep surat atau
korespondensi, menerima tamu, memeriksa dan mengingatkan pimpinannya
tentang kewajiban resmi, janji-janji serta tugas dalam rangka meningkatkan
efektivitas kerja pimpinan. Sedangkan menurut Louis C. Nanassy and
41
William Selden (1960), sekretaris adalah seorang pegawai kantor yang
memiliki kedudukan yang lebih bertanggung jawab daripada seorang
stenographer dan tugas-tugasnya meliputi pengambilan dan penyalinan
dikte; berusaha dengan publik untuk menjawab telpon, mengundang
pertemuan, membuat perjanjian; dan memelihara atau mengarsip warkat-
warkat, surat-surat dan lain-lain. Seorang sekretaris sering bertindak sebagai
seorang pembantu administrasi atau pimpinan muda.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa sekretaris adalah seorang
pembantu pimpinan untuk melakukan pekerjaan kesekretariatan.
2. Jenis-jenis Sekretaris
Menurut Mardjan (1993), sekretaris dibedakan menjadi beberapa
macam, yaitu:
1.Menurut Elizabeth M. Clarke
a. The Executive Secretary (sekretaris eksekutif/sekretaris umum)
b. The Secretaries in specific field, yang meliputi: The Legal Secretary,
Medical secretary, Educational secretary, The secretary in
advertizing/TV/Journalis, The Technical Secretary, The Secretary in
performing arts, The Secretary in Travel, The Secretary Overseas, The
part-time or tempory secretary
42
2. Menurut Stenwell and Shaw, sekretaris ada 4 macam:
a. Junior Secretary, yaitu sekretaris yang baru mulai bekerja, mereka
mempunyai pengalaman kerja kurang dari tiga tahun
b. Senior Secretary, yaitu sekretaris yang sudah memiliki pengalaman
kerja sebagai sekretaris di atas 8 tahun. Mereka mempunyai
pengetahuan yang luas tentang perusahaannya dan keterampilan kerja
c. Personal or Private Secretary, yakni sekretaris yang bekerja hanya
untuk satu orang
d. Executive Secretary (sekretaris perusahaan)
Selanjutnya sesuai dengan kedudukannya, wewenang dan
tanggungnya, sekretaris dibedakan menjadi dua macam:
a. Sekretaris eksekutif, yaitu sekretaris yang berfungsi sebagai manajer
karena secara formal menjalankan fungsi manajer eksekutif yaitu memiliki
bawahan atau pegawai. Sekretaris eksekutif biasanya mempunyai satu unit
organisasi, misalnya Sekretaris Yayasan, Sekretaris Wilayah, Sekretaris
Inspektorat Jenderal.
b. Sekretaris pribadi, yaitu sekretaris untuk seorang pimpinan yang berperan
semata-mata sebagai pembantu. Sekretaris pembantu tidak mempunyai
anak buah. Contoh: sekretaris direktur, sekretaris rektor, sekretaris
manajer.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa jenis-jenis sekretaris
adalah :
43
a. Sekretaris eksekutif berfungsi sebagai manajer karena secara formal
menjalankan fungsi manajer eksekutif yaitu memiliki bawahan atau
pegawai.
b. Sekretaris pribadi, yaitu sekretaris untuk seorang pimpinan yang berperan
semata-mata sebagai pembantu.
c. The Secretaries in specific field, yang meliputi: The Legal Secretary,
Medical secretary, Educational secretary, The secretary in
advertizing/TV/Journalis, The Technical Secretary, The Secretary in
performing arts, The Secretary in Travel, The Secretary Overseas, The
part-time or tempory secretary
d. Junior Secretary, yaitu sekretaris yang baru mulai bekerja, mereka
mempunyai pengalaman kerja kurang dari tiga tahun
e. Senior Secretary, yaitu sekretaris yang sudah memiliki pengalaman kerja
sebagai sekretaris di atas 8 tahun. Mereka mempunyai pengetahuan yang
luas tentang perusahaannya dan keterampilan kerja
f. Personal or Private Secretary, yakni sekretaris yang bekerja hanya untuk
satu orang.
3. Peranan Sekretaris
Ada beberapa peranan sekretaris, yaitu:
a. Penjaga/Beranda Perusahaan
Dalam menerima tamu, sekretaris menyeleksi siapa yang bisa dan tidak
bisa bertemu dengan pimpinan, kapan waktunya supaya diatur jadwalnya
44
dan tidak saling bertabrakan.
b. Filter dan Pengelolaan Informasi
Surat yang masuk dicatat, diatur, dan diolah terlebih dahulu. Sekretaris
mencari, mengolah, menyimpan, mengatur, dan bila diperlukan mencari
informasi-informasi yang diperlukan pimpinan.
c. Asisten Pibadi/Tangan Kanan Pimpinan
Sekretaris membantu pimpinan dalam tugas-tugas sehari-hari bahkan
untuk banyak kesempatan mewakili pimpinan untuk keperluan
perusahaan.
d. Secret Keeper/Pemegang Rahasia
Sekretaris yang baik menyadari bahwa ia memiliki informasi yang tidak
boleh diteruskan kepada pihak yang tidak berhak.
e. Penasihat untuk dimintakan berbagai pendapat
f. Penghubung atau Humas
Sekretaris berdiri diantara pimpinan dan pihak lain. Untuk itu sekretaris
harus pandai menjabarkan kebijakan pimpinan ataupun menjadi
penyampai informasi dari luar.
g. Perawat/Pelindung
Walaupun bersifat pribadi, sekretaris harus memperhatikan keselamatan
dan kesehatan pimpinan termasuk di dalamnya menciptakan suasana kerja
yang menyenangkan sehingga pimpinan tidak cepat lelah.
45
4. Tugas Sekretaris
Sejauhmana beban tugas sekretaris secara formal tergantung pada
job/wewenang yang diberikan oleh pimpinannya. Seorang sekretaris harus
bisa menjalankannya dengan berbagai keterampilan baik teknis maupun non
teknis. Adapun tugas sekretaris dapat dikelompokkan dalam 4 kegiatan:
a. Tugas rutin: yakni tugas yang tidak memerlukan perintah khusus,
perhatian khusus atau pengawasan khusus. Misalnya: tugas pengurusan
surat, menerima tamu, tata kearsipan, membuat jadwal kerja pimpinan dan
menerima telepon
b. Tugas khusus: yaitu tugas yang memerlukan perintah atau sesekali
pimpinan menginginkan sekretaris menggunakan pertimbangan dan
pengalaman sekretaris untuk menyelesaikannya. Misalnya membuat
perjanjian, mengirim faximile.
c. Tugas yang bersifat kreatif, yakni tugas yang berasal dari inisiatif
sekretaris itu sendiri. Biasanya hal-hal yang dilakukan sekretaris adalah
pekerjaan yang mendukung/menunjang kerja pimpinan dalam
menyelesaikan tugas.
d. Tugas untuk melakukan hubungan dan kerjasama, dalam hal ini meliputi:
1. Hubungan kerjasama dengan dunia luar : berhubungan dengan pihak-
pihak di luar kantor. Misalnya : tata cara bertelepon, menghormati
setiap tamu yang datang di kantor, surat menyurat dari dan ke atasan,
46
mengatur perjalanan, makan siang/malam, hotel, rapat, pembawa
acara, layanan untuk surat atau paket.
2. Hubungan kerjasama di dalam organisasi : hubungan sekretaris dengan
atasannya dan pekerjaannya. Misal: kemampuan sekretaris menulis
cepat, membuat jadwal kerja atasan dengan cepat, mempersiapkan
keperluan-keperluan perjalanan dinas pimpinan, penampilan umum
kantor dan atasan, pengambilan keputusan yang konsisten tentang
siapa yang boleh langsung bertemu dengan pimpinan atau menunggu,
menyelesaikan pekerjaan tepat pada waktunya, menpersiapkan
penyelenggaraan rapat, pengarsipan.
5. Kualifikasi Jabatan Sekretaris
Sekretaris masa depan dituntut untuk mampu berpikir kritis dan
bertindak secara profesional. Profesional dalam hal ini adalah bekerja dengan
sungguh-sungguh sebagaimana yang dituntut dalam profesinya. Kualifikasi
yang harus dipunyai dalam bidang sekretaris sangat banyak ragam jenisnya,
namun apabila diklasifikasikan bisa dikategorikan sebagai berikut :
a. Syarat pengetahuan meliputi
1. Pengetahuan tentang visi, misi, fungsi, tugas-tugas, struktur organisasi
dan personil organisasi
2. Pengetahuan yang berhubungan dengan bidang tugasnya, pengetahuan
bahasa baik bahasa indonesia maupun bahasa asing jika diperlukan
47
3. Pengetahuan bidang administrasi dan manajerial
b. Syarat keterampilan, artinya sekretaris di samping dituntut mempunyai
pengetahuan juga terampil menerapkan pengetahuannya untuk
kepentingan kerja. Keterampilan yang dituntut meliputi: keterampilan
berkomunikasi, korespondensi, tata kearsipan dan trampil dalam
melakukan aktivitas kerja kantor lainnya
c. Syarat kepribadian. Kepribadian yang menarik adalah kepribadian yang
dinamis, dewasa, penuh percaya diri, terbuka, penuh rasa tanggung jawab,
loyalitas, sopan dan jujur. Hal-hal lain yang menunjang pembentukan
kepribadian:
1. Dalam penampilan: kebersihan pribadi, kerapihan pribadi, berbusana
yang serasi, penampilan yang menarik
2. Berbicara yang baik: intonasi dan volume suara yang enak didengar,
penyampaian yang sistematis
3. Sikap bisnis: setia, dapat dipercaya, ramah tamah dan penuh perhatian,
dapat bekerjasama dan menghargai waktu
D. Peningkatan Kemampuan Manajemen Waktu Pada Sekretaris Melalui
Pelatihan Dengan Pendekatan Experiential Learning
Fungsi sekretaris akan maksimal apabila perencanaan kegiatan yang
matang dan terorganisasi dengan baik. Dalam perencanaan hal yang paling
48
menentukan adalah waktu. Pengaturan waktu yang baik akan menghasilkan
rencana kegiatan yang dapat diandalkan dan dipercaya. Waktu yang diatur
dengan baik akan menghasilkan kegiatan yang baik pula. Mengingat pentingnya
waktu dan merupakan sumberdaya yang tidak dapat diganti, maka perlu adanya
pengaturan atau pengelolaan waktu.
Sekretaris sebagai “personal assistant” dari pimpinan mempunyai
tanggung jawab membuat perencanaan kegiatan , pengaturan teknis pelaksanaan
dan persiapan-persiapan lain yang memerlukan konsentrasi tingkat tinggi.
Mengingat fungsi sekretaris sedemikian penting maka seorang sekretaris harus
mempunyai pengaturan/manajemen waktu yang baik. Pimpinan perusahaan
akan dapat lebih maksimal berfungsi apabila didukung staff sekretaris yang
mampu merencanakan segala sesuatu kegiatan dengan baik.
Sekretaris disini memegang peranan penting dalam pelaksanaan kegiatan
pimpinan. Sekretaris membuat jadwal rutin kegiatan pimpinan , membuat
rencana kegiatan pimpinan yang berhubungan dengan pihak luar atau internal.
Pimpinan akan dapat melaksanakan tugasnya dengan baik bila dalam
melakukan tugasnya telah teratur perencanaan waktunya. Perencanaan waktu
oleh pimpinan diatur oleh sekretaris.
Deadline tugas yang diberikan oleh atasan mengharuskan sekretaris untuk
menyelesaikan tugas tepat pada waktunya. Namun seringkali sekretaris justru
menghabiskan waktunya untuk berbincang-bincang dengan teman dan
49
menerima telepon, baru nanti kemudian sekretaris harus lembur sampai malam
untuk menyelesaikan tugasnya atau bahkan sampai membawa tugasnya untuk
dikerjakan di rumah. Sebenarnya hal tersebut menjadi potensi yang
mengakibatkan waktu terbuang secara percuma dan mengakibatkan terjadinya
penundaan.
Melatih diri sendiri agar memiliki suatu kebiasaan untuk memanfaatkan
waktu sekarang juga pada saat ini adalah hal yang penting (Gie, 1991, h.78).
dapat dibayangkan apabila semua tugas yang datang selalu ditunda
pengerjannya, maka pada akhirnya begitu banyak tugas yang selalu mendesak
untuk diselesaikan.
Rasa enggan untuk membuat jadwal kegiatan yang seharusnya dilakukan,
membuat waktu terasa cepat berlalu tanpa menghasilkan hal yang optimal.
Jadwal kegiatan merupakan hal yang penting karena dengan adanya jadwal
kegiatan tersebut hal yang akan dilakukan menjadi teratur dan terkendali dengan
baik.
Usaha untuk mengatasi adanya penundaan pengerjaan tugas ini adalah
dengan membuat pengaturan waktu, mahasiswa memerlukan adanya pengaturan
waktu. Cara pelaksanaannya bisa dengan membagi waktu pada tiap sasaran
yang sudah ditetapkan. Supaya perencanaan dan sasaran menjadi efektif maka
diperlukan adanya penggolongan tugas menurut prioritas (Timpe, 1991, h.14)
Masalah yang dihadapi para sekretaris di hotel adalah mereka dituntut
melakukan begitu banyak tugas dan tanggung jawab. Idealnya semua aktivitas
50
yang dilakukan akan membawa pada suatu pencapaian tujuan. Dan untuk tetap
dapat memusatkan perhatian pada aktivitas yang paling penting untuk
mempengaruhi pencapaian tujuan maka membutuhkan cara yang efektif dan
juga sederhana untuk mengatur skala prioritas.
Agar permasalahan tersebut tidak berkepanjangan dilakukan tindakan
intervensi dalam bentuk pelatihan manajemen waktu. Tujuan dari pelatihan
manajemen waktu menciptakan suatu lingkungan di mana para karyawan dapat
memperoleh atau mempelajari sikap, kemampuan, keahlian, pengetahuan, dan
perilaku spesifik yang berkaitan dengan pekerjaan. Hal ini sesuai dengan prinsip
belajar dengan pengalaman (experiental learning).
Banks (1994, h. 25) menyatakan proses pembelajaran tersebut bermula
dari pengalaman. Hal ini diwujudkan dengan melalui proses orang tertentu, dan
pengalaman tertentu. Inti pembelajaran ini terletak pada rasa dan tingkat
resonansinya. Penerapan konsep tersebut dimaksudkan supaya peserta pelatihan
dapat menghayati bagaimana pelaksanaan program dengan cara belajar
mengalami (learning by doing) dan belajar dengan melakukan (experiental
learning).
Program pelatihan manajemen waktu menggunakan pendekatan teori
belajar dengan pengalaman (experiential learning) terdiri dari empat siklus
tahapan yaitu pengalaman nyata, observasi refleksi, pembentukan konsep
abstrak, dan yang terakhir implementasi hasil belajar. Ditambahkan pula oleh
Camp, Blanchard dan Huszezo (dalam Gomes, 2000, h. 197) bahwa agar
51
pelatihan berjalan efektif, harus mencakup pengalaman belajar (learning
experience), aktivitas-aktivitas yang terencana (be a planned organizational
activity) dan didesain sebagai jawaban atas kebutuhan-kebutuhan yang berhasil
diidentifikasi.
Untuk lebih jelasnya, Kolb (dalam Davies, 2005, h. 177) menggambarkan
model proses (experiential learning) sebagai berikut :
Gambar 1
Siklus Belajar Experiental Learning
Sumber: David Kolb
Dengan mengikuti tahapan secara berurut, maka hasil pembelajaran yang
optimal bisa didapatkan. Proses belajar ini merupakan sebuah siklus yang
diharapkan akan terus berputar menjadi proses spiral pembelajaran (Kolb dalam
Davies, 2005, h. 178).
1 Concrete Experience
4 2 Testing of implication Observation Of concept in new and reflection
3 Dormation of concept
and generalization
52
Berdasarkan uraian diatas maka pendekatan yang dijadikan acuan
peneliti dalam pelatihan manajemen waktu adalah prinsip belajar experiential
learning model Kolb yang mempunyai tahapan-tahapan : (1) melakukan sesuatu
(concrete experience), (2) berhenti dan merenungkan apa yang telah terjadi
(observation and reflection), (3) penyesuaian antara model atau teori dengan
pemikiran dan yang terakhir (4) adalah tahap pengujian terhadap kesimpulan
untuk kinerja yang efektif.
Penelitian Sikula dkk, (1997, h. 308) mengembangkan tiga konstruk
dalam menganalisis pembelajaran organisasional, yaitu komitmen untuk belajar,
keterbukaan berpikir dan kesatuan visi. Sehingga pelatihan hanya akan
terlaksana pada perusahaan yang mempunyai komitmen tinggi terhadap
pengembangan sumber daya manusia.
Chandrashekaran dkk (2000, h. 464) mengatakan pelatihan merupakan
orientasi bagi perusahaan untuk meningkatkan kemampuan karyawannya, dan
dipergunakan sebagai pedoman dalam menghadapi permasalahan-permasalahan
yang sifatnya organisasional termasuk menjaga hubungan antara perusahaan
dengan pelanggannya.
Melalui pelatihan dilakukan segenap upaya dalam rangka meningkatkan
kinerja karyawan. Dengan pemberian pelatihan dan perencanaan pengembangan
sumber daya manusia akan dapat memotivasi para anggotanya untuk selalu
menyesuaikan diri dengan tujuan organisasi dan mendorong untuk selalu
memberi umpan balik dan membiasakan diri menerapkan pengetahuan teoritis
53
dan praktis yang diperoleh dalam pelatihan. Pelatihan adalah bentuk investasi
jangka panjang yang menguntungkan bagi perusahaan.
E. Alur Pelatihan
Identifikasi kebutuhan pelatihan, observasi dan wawancara
Penetapan tujuan pelatihan manajemen waktu
Pretest tes pengetahuan manajemen waktu
Pelaksanaan pelatihan manajemen waktu
Posttest tes pengetahuan manajemen waktu
Evaluasi formatif (kualitatit) dan sumatif (kuantitatif)
54
C. Hipotesis
Berdasarkan tinjauan pustaka di atas, maka hipotesis yang diajukan
peneliti adalah : ada pengaruh pelatihan manajemen waktu sesudah treatmen
diberikan pada sekretaris di Hotel X Semarang. Para sekretaris yang mendapatkan
pelatihan tentang manajemen waktu akan mengalami peningkatan kemampuan
memanajemen waktu yang dimilikinya.
55
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitian
Penelitian ini menggunakan penelitian eksperimen, dimana penelitian
yang dilakukan dengan melakukan manipulasi yang bertujuan untuk
mengetahui akibat manipulasi terhadap perilaku individu yang diamati.
(Latipun, 2004, h.8). manipulasi yang dilakukan dapat berupa situasi atau
tindakan tertentu yang diberikan kepada individu atau kelompok, dan setelah itu
dilihat pengaruhnya. Eksperimen ini dilakukan untuk mengetahui efek yang
ditimbulkan dari suatu perlakuan yang diberikan secara sengaja oleh peneliti.
Pemberian perlakuan inilah yang menjadi kekhasan suatu eksperimen dibanding
yang lain. Sesuai dengan tujuannya untuk mengetahui efek suatu perlakuan,
maka penelitian eksperimen ini merupakan penelitian yang bersifat prediktif,
yaitu meramalkan akibat dari suatu manipulasi terhadap variabel terikatnya.
Dengan pemberian suatu perlakuan, kita dapat meramalkan akibat apa yang
akan terjadi pada variabel terikatnya. Menurut Harlow (1964) ekperimen
menekankan pada perlakuan langsung (direct manipulasi) oleh peneliti. Tujuan
dalam eksperimen adalah mengamati apa akibat yang ditimbulkan dari
perlakuan.
56
Jadi dapat disimpulkan bahwa eksperimen merupakan penelitian yang
dikembangkan untuk mempelajari fenomena dalam kerangka hubungan sebab-
akibat, yang dilakukan dengan memberika perlakuan oleh peneliti kepada
subyek penelitian untuk kemudian dipelajari atau diobservasi efek perlakuan
tersebut dengan mengendalikan variabel yang tidak dikehendaki.
B. Identifikasi Variabel Penelitian
1. Variabel tergantung : Manajemen Waktu pada Sekretaris
2. Variabel bebas : Pelatihan Manajemen Waktu
C. Definisi Operasional Variabel Penelitian
1. Manajemen Waktu pada Sekretaris adalah kemampuan memanajemen
waktu yang diperlukan oleh seorang sekretaris untuk mengatur waktu secara
lebih efisien dan produktif untuk mendapatkan hasil maksimal. Tes
manajemen waktu diukur berdasarkan aspek-aspek yang harus dimiliki oleh
sekretaris yaitu menghindari kebiasaan memboroskan waktu, menetapkan
sasaran, menetapkan prioritas, melakukan komunikasi yang efektif, dan
menghindari penundaan. Skor tinggi mengindikasikan manajemen waktu
tergolong tinggi. Apabila skor rendah maka mengindikasikan manajemen
waktu tergolong rendah.
2. Pelatihan manajemen waktu adalah suatu metode yang bertujuan untuk
mengembangkan pengetahuan dan kemampuan dasar manajemen waktu
57
bagi seorang sekretaris. Pelatihan ini akan diberikan berdurasi 12 jam efektif
yang terbagi dalam empat hari pelaksanaan.
D. Subyek Penelitian
Hadi (2000, h.70) menyatakan bahwa populasi adalah semua individu
yang hendak dikenai generalisasi. Winarsunu (2002, h.12) menyatakan bahwa
populasi adalah seluruh individu yang dimaksudkan untuk diteliti dan yang
nantinya akan dikenai generalisasi.
Subyek penelitian berjumlah 6 (enam) orang sekretaris di hotel yaitu A&G
Finance Secretary, Sales Secretary, F&B Secretary, BC Secretary, Engginering
Secretary dan HR Officer. Karena populasi yang ada jumlahnya terbatas dan
dalam jumlah yang sudah dapat dipastikan, maka penelitian ini menggunakan
studi populasi.
E. Metode Pengambilan Data
Metode pengambilan data yang digunakan yaitu :
I. Metode Tes
Menurut Anastasi (dikutip Azwar, 2000, h. 3) tes pada dasarnya
adalah merupakan suatu pengukuran yang objektif dan standar terhadap
sampel perilaku. Ditambahkan Azwar (2000, h.3) tes adalah prosedur yang
sistematik, maksudnya tes disusun menurut cara dan aturan tertentu,
prosedur administrasi tes dan pemberian skoring terhadap hasilnya harus
58
jelas dan dispesifikasi secara terperinci dan setiap orang yang mengambil tes
itu harus mendapat item-item yang sama dalam kondisi yang sebanding.
Dalam penelitian ini akan diberikan tes kemampuan manajemen
waktu. Tes ini bertujuan untuk mengetahui seberapa besar kemampuan
sekretaris tentang manajemen waktu. Tes ini menggunakan item tipe
pilihan dengan bentuk forced choice dengan dua alternatif jawaban yaitu
“benar” dan “salah” (Hadi, 2000, h. 160).
Seseorang dikatakan mempunyai kemampuan yang baik tentang
manajemen waktu jika skor yang diperoleh dari angket ini tinggi, sebaliknya
seseorang dikatakan mempunyai kemampuan yang buruk tentang
manajemen waktu jika skor yang dihasilkan dari angket ini rendah. Item
yang digunakan berjumlah 25 item dan disusun berdasarkan lima aspek.
Rancangan (blue print) tes kemampuan tentang manajemen waktu dapat
dilihat dari tabel berikut :
59
Tabel 5
Rancangan
Tes Kemampuan Manajemen Waktu
Aspek Jumlah
Menghindari kebiasaan memboroskan
waktu
5
Menetapkan sasaran 5
Menetapkan prioritas 5
Melakukan komunikasi yang efektif 5
Menghindari penundaan 5
Jumlah 25
II. Observasi
- Banister (dalam Poerwandari, 1998, h. 62) istilah observasi diarahkan
pada kegiatan memperhatikan secara akurat, mencatat fenomena yang
muncul dan mempertimbangkan hubungan antar aspek. Observasi ini
akan dilakukan pada saat pelaksanaan program manajemen waktu. Hal
ini bertujuan untuk melihat proses belajar pada masing-masing
sekretaris yang akan berpengaruh terhadap perubahan yang terjadi.
Observasi yang dilakukan adalah observasi partisipan, yaitu kegiatan
observasi atau pengamatan, dimana pengamat atau observer tersebut ikut
serta dalam kegiatan bersama dengan subjek yang sedang diamati.
60
III. Wawancara
- Wawancara dilakukan sebagai data pendukung atas perlakuan yang telah
dilakukan. Menurut Poerwardari (1998, h. 72) wawancara adalah suatu
bentuk percakapan tanya jawab yang diarahkan untuk mencapai tujuan
tertentu. Wawancara ini digunakan untuk mengungkap apa yang sudah
dilakukan serta perubahan apa yang telah terjadi setelah mendapatkan
pelatihan. Wawancara ini akan dilakukan kepada peserta di akhir
pelatihan manajemen waktu atau subyek penelitian dan Manager HRD.
IV. Dokumentasi
Metode dokumentasi yaitu mencari data mengenai hal-hal atau variabel
yang berupa catatan, transkip, buku, surat kabar, majalah, prasasti, notulen
rapat, lengger, agenda, dan sebagainya; data-data tersebut dapat berupa
tulisan ataupun gambar (Arikunto, 1998). Dokumentasi dilakukan dengan
cara pengambilan foto/gambar kepada subyek penelitian saat pelatihan
F. Validitas Dan Reliabilitas Alat Ukur
1. Validitas
Validitas membuktikan bahwa apa yang diamati oleh peneliti sesuai
dengan apa yang sesungguhnya ada dalam dunia kenyataan dan apakah
penjelasan yang diberikan tentang dunia memang sesuai dengan yang
sebenarnya ada atau terjadi (Nasution, 1988).
61
Validitas yang dilakukan pada penelitian ini adalah :
I. Alat ukur
Tes yang digunakan sebagai alat ukur dalam penelitian ini
dibuat dengan menggunakan validitas isi (content validity), yaitu
validitas yang diestimasi lewat pengujian terhadap isi tes dengan
analisis rasional atau lewat professional judgment. Tipe validitas isi
yang digunakan dalam pembuatan skala ini adalah validitas logik,
dimana tes yang digunakan untuk mengukur kemampuan tentang
manajemen waktu sesuai dengan aspek-aspek yang digunakan dalam
kerangka pengukuran. Pembuatan tes ini juga menggunakan teknik
profesional judgment, dimana butir-butir pada tes diseleksi dan dinilai
oleh dosen pembimbing sebagai ahli yang telah berpengalaman dan
mengetahui hal-hal terkait dengan penelitian yang diangkat.
II. Treatmen atau pelatihan
Validitas yang digunakan dalam pelaksanaan eksperimen ini berua
validitas internal (internal validity), yaitu sejauh mana perubahan
yang diamati dalam suatu eksperimen benar-benar hanya terjadi
karena perlakuan (pelatihan) yang diberikan dan bukan karena
pengaruh faktor lain.
2. Reliabilitas
Reliabilitas berkenan dengan pertanyaan apakah penelitian itu dapat
diulangi atau direplikasi oleh peneliti dan menemukan hasil yang sama bila
62
menggunakan metode yang sama. Jadi reliabilitas menunjukkan adanya
konsistensi, yakni memberikan hasil yang konsisten atau kesamaan hasil
sehingga dapat dipercaya (Nasution, 1988).
Reliabilitas dalam penelitian ini dilakukan terhadap :
a. Alat ukur
Uji reliabilitas pada tes pengetahuan tentang manajemen waktu terhadap
butir-butirnya ditunjukkkan pada koefisien reliabilitas Alpha (α) dan
dilakukan dengan menggunakan fasilitas scale pada program SPSS 11.5
for windows.
b. Treatmen
Reliabilitas dalam penelitian ini juga dilakukan terhadap treatmen yang
diberikan yaitu berupa pelatihan. Reliabilitas terhadap treatmen
dilakukan dengan cara pemberian pelatihan yang dilakukan secara
berkala yang diberikan kepada enam sekretaris di hotel x.
dilakukan.
H. Analisis Data
Data-data yang telah didapatkan dalam penelitian ini akan diolah dengan
langkah-langkah sebagai berikut : hasil pengisian tes yang diperoleh dari
penelitian ini akan dihitung dengan uji t (uji beda), perbedaan akan dilihat dari
skor pretes dan posttest, dan akan diolah dengan menggunakan Uji Wilcoxon
63
fasilitas scale pada program SPSS 11.5 for Windows. Sedangkan data-data yang
diperoleh dari hasil observasi dan wawancara akan diolah secara kualitatif, dan
hasilnya disajikan dalam bentuk deskriptif.
I. Rancangan Intervensi
1. Desain Eksperimen
Desain dalam penelitian ini menggunakan desain perlakuan ulang (one
group pre and posttest design) merupakan desain eksperimen yang hanya
menggunakan satu kelompok subjek (kasus tunggal) serta melakukan
pengukuran sebelum dan sesudah pemberian perlakuan pada subyek.
Perbedaan kedua hasil pengukuran tersebut dianggap sebagai efek
perlakuan. Secara skematis dapat dilukiskan sebagai berikut :
O1 ⇒ (X) ⇒ O2
Gambar 2
Desain Eksperimen
Keterangan :
O1 : pengukuran awal sebelum pelatihan (pretest)
(X) : pemberian pelatihan dan modifikasi perilaku
O2 : pengukuran sesudah pelatihan (posttest)
64
Tujuan penggunaan rancangan ini adalah untuk mengetahui pengaruh
sebelum dan sesudah pemberian pelatihan dan modifikasi perilaku pada
sekretaris dengan cara membandingkan hasil pretest dan posttest pada
kelompok eksperimen. Adapun pelaksanaan dirancang sebagai berikut :
a. Pengukuran (O1), dilakukan pengukuran dengan tes kemampuan
manajemen waktu yang diisi oleh sekretaris sebelum manipulasi
dilakukan.
b. Treatmen (X) dilaksanakan selama 4 hari (12 jam efektif). Uraian
manipulasi adalah sebagai berikut :
Materi Sasaran Metode
Hari I
14.00
15.00
a. Ice Breaking dan
Conditioning.
b. Mengenal
Manajemen
Waktu
Tahapan ini bertujuan untuk
membawa peserta masuk ke dalam
proses pelatihan, menginformasikan
tujuan dan sasaran pelatihan, serta
mengakrabkan antara peserta,
trainer dan fasilitator.
Materi pertama dari sesi ini adalah
agar setiap peserta mampu
mengenal manajemen waktu dalam
pekerjaannya. Tujan dari materi ini
agar peserta mampu mengetahui
dan memahami proses manajemen
Games
Sharing/diskusi
65
15.30
16.00
16.30
c. Individual Style
Management d. Group Discussion Reinforcement.
waktu yang efektif yaitu mencatat
pola penggunaan waktu,
menganalisa dan sikap terhadap
perilaku, dan menyusun rencana
perbaikan penggunaan waktu.
Tujuan dari sesi ini adalah sebagai
self assessment. Peserta diajak
untuk mengetahui gaya individual
masing-masing terhadap waktu
melalui sebuah kuesioner “Gaya
Manajemen Waktu Individual”.
Dalam sesi ini peserta akan sharing
mengenai kejadian spektakuler
yang berhubungan dengan waktu di
dalam kehidupannya. Peserta dibagi
menjadi 3 kelompok, dalam satu
kelompok berisi 2 peserta.
Ada 3 peserta yang mendapat
reinforcement bila dianggap bisa
menceritakan kejadian spektakuler
yang berhubungan dengan waktu.
Reinforcement ini berguna untuk
membangun motivasi, dan
pengukuhan komitmen pribadi
Self Assessment
Sharing/Diskusi
Ceramah
66
dengan membuat goal setting.
Hari II
14.30
15.00
16.00
a. Ice Breaking
b. Deal dengan waktu
c.Menyusun Prioritas
Kerja
Permainan apel dan botol.
Tujuannya untuk mencairkan
suasana antara peserta satu dengan
peserta yang lain.
Dalam materi ini akan dibahas
mengenai bagaimana cara mengatur
waktu. Tujuannya adalah peserta
dapat mengetahui apa saja yang
dapat memboroskan waktu,
bagaimana menyusun prioritas,
membedakan jenis kepentingan.
Dalam sesi ini peserta akan belajar
bagaimana menyusun daftar
tugas/aktivitas sehari-hari.
Mengelompokkan tugas dalam
kebutuhan penting, mendesak, tidak
penting dan tidak mendesak.
Games
Sharing/diskusi
Simulasi
Hari III
14.30
a. Time Preference
Dalam sesi ini peserta diajak untuk
melihat kapan waktu yang paling
sesuai pada saat peserta bekerja.
Peserta akan diberikan questionare
Self Assessment
67
15.00
16.00
b. Merencanakan
Waktu Kita
c. Menyusun daftar
rencana harian.
Dalam materi ini akan dibahas
mengenai bagaimana cara untuk
merencanakan waktu. Tujuan dari
sesi ini adalah peserta dapat jadwal
perencanaan terhadap pekerjaannya
“Dunn&Dunn”.
Pada sesi ini peserta diberikan satu
buku yang harus diisi oleh peserta
tentang rencana harian peserta
dalam waktu satu minggu.
Sharing/diskusi
Simulasi
Hari IV
14.30
16.00
a. Group
Discussion
b. Evaluasi.
Dalam sesi ini peserta akan sharing
mengenai daftar rencana kerja
harian yang telah ditulis
Evaluasi yang dilakukan yaitu
evaluasi terhadap jalannya
pelaksanaan pelatihan
Sharing
b. Pengukuran (O2), dilakukan satu kali pengukuran dengan tes manajemen
waktu yang diberikan yang diberikan kepada kelompok eksperimen
sesudah manipulasi.
c. Evaluasi dan hasil pelatihan
68
3. Sasaran Kegiatan
Mengembangkan kemampuan dasar memanajemen waktu pada sekretaris
dengan memberikan wawasan tentang menghindari kebiasaan memboroskan
waktu, menetapkan sasaran, menetapkan prioritas, melakukan komunikasi
yang efektif, menghindari penundaan selain itu juga mengembangkan
kemampuan untuk mengelola waktu yang efektif.
4. Ruang Lingkup
Ruang Lingkup dalam penelitian ini adalah sekretaris Hotel Grand Candi
Semarang.
5. Waktu dan Kegiatan
Pelatihan ini diselenggarakan selama empat hari pelaksanaan yaitu pada hari
Rabu 22 Februari 2007 jam 14.00-17.00, Kamis 23 Februari 2007 jam
14.30-17.00, Jumat 24 Februari 2007 jam 14.30-17.00, kemudian
dilanjutkan lagi pada hari Jumat 3 Maret 2007 jam 14.30-16.00
6. Personel yang dilibatkan
Personel yang dilibatkan untuk membantu dalam pelaksanaan pelatihan ini
adalah satu orang trainer, satu orang fasilitator dan satu orang pengambil
gambar dan bagian umum.
69
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Orientasi Kancah Penelitian
1. Sejarah Berdirinya Hotel X
Hotel X merupakan satu-satunya hotel berbintang lima di Semarang.
Selain merupakan hotel bisnis dengan sentuhan nuansa peristirahatan,
sebagai tempat yang layak untuk melakukan pertemuan dengan kolega. Pada
awalnya hotel ini menggunakan nama Holiday Inn, yang terkenal sebagai
jaringan hotel Internasional di seluruh dunia. Holiday Inn berdiri pada tahun
1997 dibawah kepemilikan PT. NIAGATAMA ARSARAYA. Holiday Inn
mulai mengoperasikan usahanya sebagai hotel berbintang empat di bawah
pimpinan Bapak Daniel Arbenz, didukung dominasi departement head
berkewarganegaraan asing serta segenap karyawan.
Adanya krisis moneter yang menimpa bangsa Indonesia serta
kondisi sosial dan politik yang tidak menentu membuat dunia usaha di
Indonesia mengalami berbagai kesulitan, demikian halnya dengan Holiday
Inn di Semarang. Keadaan ini akhirnya membuat PT. NIAGATAMA
ARSARAYA mengambil keputusan untuk tidak lagi memperkerjakan
tenaga asing atau setidaknya mengurangi jumlah tenaga asing di Holiday
Inn. Dengan adanya dukungan dari segenap staff dan karyawan maka mulai
tanggal 26 September 1998 Holiday Inn berubah nama menjadi Hotel X
70
terpisah dari Holiday Inn. Pada saat itu Bapak Lukman Setiawan bertindak
sebagai General Manager dan Departement Head sudah sepenuhnya
dipegang oleh orang Indonesia. Sistem manajemen yang digunakan
merupakan adaptasi dari standar Holiday Inn. Dengan kualitas pelayanan
yang meningkat serta fasilitas hotel yang telah diperbaharui membuat Hotel
X memperoleh predikat sebagai hotel bintang lima sejak tanggal 10 April
2000.
Hotel X merupakan hotel bisnis dengan sentuhan nuansa
peristirahatan. Berada di pusat kota semarang, dan terletak sebagai titik
tengah perdagangan, Hotel X merupakan tempat yang layak untuk
melakukan pertemuan dengan kolega. Sebanyak 229 orang bekerja sebagai
staff dan karyawan Hotel X. Sekarang ini kepemimpinan dipegang oleh
Bapak M. Darto dengan adanya kerjasama dari segenap staff dan karyawan,
mereka berusaha untuk memberikan pelayanan yang terbaik bagi tamu
hotel. Dengan demikian diharapkan Hotel X dapat menjadi teladan bagi
hotel-hotel lain baik dalam skala nasional maupun internasional.
b. VISI DAN MISI
• VISI
Hotel X ingin dikenal sebagai salah satu-satunya hotel berbintang lima
dengan karyawan yang selalu peduli dan tersenyum pada semua orang.
71
• MISI
- Untuk tamu : Melalui “caring” dan “smilling” biarkan tamu saling
mengenal bahwa hotel kita adalah tempat tinggal paling nyaman
untuk tinggal
- Untuk karyawan : melalui pelatihan dan pengembangan, kita
ciptakan hidup, karir, kesempatan yang lebih baik dan ikut serta
dalam kemajuan tim.
- Untuk keuangan : Melalui promosi “up-selling” dan efisiensi kita
akan memperoleh hasil yang lebih baik bagi perusahaan pemilik.
- Untuk sosial dan masyarakat : masyarakat adalah partner kita dalam
menciptakan keamanan dan perlindungan bagi tamu. Kita peduli dan
menjaga hubungan baik dengan mereka.
c. Departemen Di Hotel X
a. Accounting Departement
Bertugas melakukan perhitungan pendapatan dan pengeluaran biaya
hotel serta mengatur pembagian bayaran atau upah setiap karyawan
sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
b. Sales dan Marketing Departement
Bertugas memasarkan produk-produk yang dihasilkan hotel
c. Front Office Departement
Bertugas melakukan penjualan kamar serta memberikan informasi
72
tentang fasilitas yang dimiliki hotel.
d. Housekeeping Departement
Bertugas melakukan pemeliharaan dan perawatan kamar serta menjaga
kebersihan dan keindahan yang ada di area hotel
e. Food and Beverage Service Departement
• Bertugas melayani dan menyajikan makanan serta minuman kepada
tamu.
• Bertugas melakukan pengolahan dan memproduksi makanan dan
minuman
f. Engineering Departement
Bertugas melakukan perawatan, perbaikan serta pengoperasian perabotan
baik mekanik maupun elektronik yang ada di hotel
g. Human Resources Departement
Bertugas melakukan penerimaan pegawai serta mengawasi dan membina
karyawan hotel, melakukan penerimaan, pengawasan, pengaturan dan
pelatihan kepada peserta on the job training.
Penelitian yang diadakan di Hotel X ini bertujuan untuk mengetahui
pengaruh pelatihan terhadap kemampuan memanajemen waktu para sekretaris
Hotel X. Penelitian ini dilakukan pada seluruh sekretaris pada departemen
accounting, sales&marketing, front office, food&beverage service,
73
engineering dan human resources. Subyek yang dijadikan sampel sejumlah 6
orang sekretaris.
Sekretaris sebagai “personal assistant” dari pimpinan mempunyai
tanggung jawab membuat perencanaan kegiatan , pengaturan teknis
pelaksanaan dan persiapan-persiapan lain yang memerlukan konsentrasi
tingkat tinggi. Mengingat fungsi sekretaris sedemikian penting maka seorang
sekretaris harus mempunyai pengaturan/manajemen waktu yang baik.
Pimpinan perusahaan akan dapat lebih maksimal berfungsi apabila didukung
staff sekretaris yang mampu merencanakan segala sesuatu kegiatan dengan
baik.
Dalam menentukan lokasi penelitian, mula-mula dilakukan observasi
pendahuluan. Dari hasil observasi tersebut, akhirnya ditentukan bahwa
penelitian ini akan dilaksanakan di Hotel X.
Dasar pertimbangan peneliti mengambil sampel di Hotel X adalah :
a. Hotel X belum pernah melakukan pelatihan mengenai manajemen waktu
pada sekretaris.
b. Tersedianya subyek yang cukup untuk dilakukan penelitian yang sesuai
dengan karakteristik populasi.
c. Lokasi penelitian yang mudah dijangkau oleh peneliti.
d. Adanya kemudahan perijinan, sarana, dan fasilitas yang diterima oleh
peneliti.
74
B. Persiapan Penelitian
Persiapan penelitian ini dilakukan mulai dari persiapan alat ukur, permohonan
ijin penelitian sampai pelaksanaan penelitian itu sendiri.
1. Penyusunan Alat Ukur
Alat ukur yang disusun untuk penelitian ini adalah tes manajemen
waktu yang disusun berdasarkan 5 kriteria manajemen waktu yang meliputi
menghindari kebiasaan memboroskan waktu, menetapkan sasaran,
menetapkan prioritas, melakukan komunikasi yang efektif, menghindari
penundaan. Tes manajemen waktu ini digunakan untuk mengukur pretest
dan postest. Tujuan dari pretest dan postest ini adalah untuk mengetahui
kondisi karyawan sebelum dan sesudah menerima perlakuan. Tes ini akan
diberikan langsung kepada para sekretaris.
Tes ini bersifat tertutup, artinya subyek penelitian hanya diminta untuk
memilih alternatif jawaban yang telah disediakan dan yang paling sesuai
dengan keadaan dirinya. Tiap item disediakan dua alternaif jawaban yaitu
skor satu bila menjawab ya, dan skor 0 bila menjawab tidak.
Tes ini terdiri dari 25 item yang mencakup menghindari kebiasaan
menghindari penundaan, melakukan komunikasi yang efektif, menetapkan
prioritas, menetapkan sasaran, memboroskan waktu. Adapun sebaran item
dapat dilihat pada tabel di bawah ini.
75
Tabel 6 Distribusi Tes Manajemen Waktu
Aspek Jumlah item Jumlah total
Menghindari penundaan 1,2,3,4,5 5
Melakukan komunikasi
yang efektif
6,7,8,9,10 5
Menetapkan prioritas 11,12,13,14,15 5
Menetapkan sasaran 16,17,18,19,20 5
Memboroskan waktu 21,22,23,24,25 5
Jumlah 25 25
2. Metode Pelatihan Manajemen Waktu
Penelitian ini menggunakan intervensi dalam bentuk pelatihan yang bertema
manajemen waktu. Pelatihan diselenggarakan 12 jam efektif dengan
menggunakan kombinasi metode hands-on, group building dan presentation
yang berfungsi untuk mengembangkan kemampuan, sikap dan pengetahuan
peserta pelatihan. Bentuk pembelajaran dari metode-metode tersebut yang
digunakan adalah kombinasi dari metode lecture, simulation dengan
mengembangkan beberapa games atau permainan dan discussion.
3. Perijinan
Penelitian ini tidak akan berlangsung tanpa adanya ijin dari berbagai
pihak yang terkait. Penelitian ini menggunakan ijin baik secara lisan
76
maupun tertulis. Untuk melaksanakan penelitian di Hotel X, peneliti telah
melakukan prosedur perijinan. Perijinan dimulai dengan mengajukan surat
ijin penelitian kepada Ketua Program Magister Psikologi Universitas
Katolik Soegijapranata, maka peneliti telah mendapatkan ijin untuk
mengadakan penelitian di Hotel X. Setelah penelitian ini berlangsung,
peneliti mendapatkan surat keterangan sebagai bukti telah melaksanakan
penelitian dari Hotel X.
4. Uji Validitas dan Reliabilitas
a. Uji Validitas tes manajemen waktu
Berdasarkan uji validitas alat ukur tersebut diperoleh hasil 25 item valid.
Koefisien validitas berkisar antara 0,851 sampai dengan 0,965.
b. Uji Reliabilitas
Uji Reliabilitas dapat dilakukan setelah uji validitas tiap item yang
menentukan suatu item valid atau tidak. Koefisien reliabilitas tes
manajemen waktu adalah α = 0,994
5. Data Awal dan Deskripsi Subyek Penelitian
Berikut ini akan ditampilkan deskripsi subyek penelitian yang terangkum
pada tabel 5.
77
Tabel 7
Deskripsi Subyek Penelitian
Subyek Inisial Jenis Kelamin Departement
1 DW Perempuan Accounting
2 AG Perempuan Sales&Marketing
3 EN Perempuan Human Resources
4 AY Perempuan Front Office
5 NK Perempuan Engineering
6 DN Perempuan Food&Beverage
Tabel 8
Jadwal Pelatihan Manajemen Waktu
Hotel X
Hari I, Rabu 22 Februari 2007 Waktu Materi Uraian Objectives Activity 14.00 Perkenalan + Ice
Breaking+ Conditioning
Games Perkenalan trainer dg peserta, memecah
kebekuan
Permainan dan informasi tujuan dan sasaran pelatihan
15.00 Mengenal Managemen waktu
Ceramah Mengenal manajemen waktu
Mencatat pola penggunaan waktu, menyusun rencana perbaikan penggunaan waktu
15.30 Individual style management
Self Assessment
Mengetahui gaya individual terhadap
waktu
Mengerjakan kuesioner “Gaya Manajemen Waktu
78
Individual”
16.00 Group Discussion
Big Group Sharing/Diskusi
Sharing mengenai kejadian spektakuler yang berhubungan
dengan waktu
Peserta dibagi menjadi 3 kelompok
16.30 Reinforcement Ceramah Tips membangun motivasi, dan
pengukuhan komitmen pribadi dengan
membuat goal setting
17.00 Selesai
Hari II, Kamis 23 Februari 2007 Waktu Materi Uraian Objectives Activity 14.30 Ice Breaking Games Mencairkan suasana Bermain apel dan
botol 15.00 Materi Deal
dengan waktu Ceramah Mengetahui bagaimana
cara mengatur waktu Hal-hal yang dapat memboroskan waktu, Menyusun prioritas, membedakan jenis kepentingan
16.00 Menyusun Prioritas Kerja
Simulasi Menyusun Daftar tugas/aktivitas sehari-hari. Mengelompokkan tugas
dalam kebutuhan penting, mendesak, tidak penting
dan mendesak
17.00 Selesai
Hari III, Jumat 24 Februari 2007 Waktu Materi Uraian Objectives Activity 14.30 Time Preference Self
Assessment Mengetahui kapan
waktu yang tepat saat bekerja
Mengerjakan kuesioner Dunn&Dunn
15.00 Merencanakan Waktu Kita
Sharing/diskusi Mengetahui bagaimana cara merencanakan
waktu
Membuat jadwal perencanaan
79
16.00 Menyusun Daftar Rencana Harian
Simulasi Menyusun Daftar rencana harian selama
satu minggu
Membuat rencana harian
17.00 Selesai
Hari IV, Jumat 3 Maret 2007 Waktu Materi Uraian Objectives Activity 14.30 Menyusun
Daftar Rencana Harian
Discussion Membahas daftar rencana harian yang telah disusun selama
satu minggu
Sharing tentang daftar rencana harian
16.00 Evaluasi Evaluasi terhadap materi dan jalannya
pelatihan
Mengerjakan kuesioner umpan balik pelatihan
17.00 Selesai C. Hasil Pengumpulan Data
Hasil skor tiap aspek dan skor total manajemen waktu sebelum diberikan
perlakuan pelatihan manajemen waktu terangkum dalam tabel berikut ini :
Tabel 9 Skor Manajemen Waktu Sebelum Perlakuan
Subyek Aspek
Menghindari
Kebiasaan
Memboroskan
Waktu
Aspek
Menetapkan
Sasaran
Aspek
Menetapkan
Prioritas
Aspek
Melakukan
Komunikasi
yang
Efektif
Aspek
Menghindari
Penundaan
Total
1 2 3 4 4 5 18 2 4 4 3 4 4 19 3 3 4 4 3 4 18 4 5 4 2 3 3 17 5 3 2 4 5 5 19 6 3 4 2 4 3 16
80
Hasil skor tiap aspek dan skor total manajemen waktu setelah diberikan
perlakuan pelatihan manajemen waktu terangkum dalam tabel berikut ini :
Tabel 10 Skor Manajemen Waktu Setelah Perlakuan
Subyek Aspek
Menghindari
Kebiasaan
Memboroskan
Waktu
Aspek
Menetapkan
Sasaran
Aspek
Menetapkan
Prioritas
Aspek
Melakukan
Komunikasi
yang
Efektif
Aspek
Menghindari
Penundaan
Total
1 5 5 4 4 5 23 2 4 3 4 5 5 21 3 3 5 5 4 4 21 4 5 3 4 5 5 22 5 4 4 4 5 4 21 6 5 5 5 3 4 22
D. Hasil Penelitian
1. Hasil Analisis Data Kelompok
Pada pengujian hipotesis penelitian yang berbunyi “ada pengaruh
pelatihan terhadap manajemen waktu sekretaris” digunakan analisis statistik
dengan tehnik Wilcoxon Signed Rank Test. Pada penelitian ini diambil dua
data yaitu data pretest yang diambil sebelum dilakukan pelatihan
manajemen waktu, kemudian data pada posttest yang diambil pada waktu
satu bulan setelah pelaksanaan pelatihan manajemen waktu. Sebagai
81
kesimpulannya adalah adanya perbedaan antara hasil pretest dengan hasil
posttest.
Hasil perhitungan analisis data dengan tehnik Wilcoxon Signed Rank
Test untuk perbedaan pretest dengan posttest data tentang manajemen waktu
diketahui nilai Z = -2,214 dengan p < 0,027. hal ini menunjukkan adanya
perbedaan manajemen waktu sebelum dan sesudah diberi pelatihan
manajemen waktu. Dengan rata-rata manajemen waktu sebelum pelatihan
sebesar 17,83 dan rata-rata manajemen waktu sesudah pelatihan sebesar
21,66. bila dilihat dari data yang ada diketahui terdapat 6 orang yang
mengalami peningkatan skor manajemen waktu.
Berdasarkan hasil tersebut dapat disimpulkan bahwa hipotesis
penelitian berbunyi ada pengaruh pelatihan terhadap manajemen waktu
dapat diterima.
Dengan menggunakan tehnik analisis yang sama juga diterapkan untuk
menguji perbedaan pada masing-masing aspek manajemen waktu, yaitu
aspek menghindari kebiasaan memboroskan waktu, aspek menetapkan
sasaran, aspek menetapkan prioritas, aspek melakukan komunikasi yang
efektif, aspek menghindari penundaan.
82
Tabel 11 Hasil Wilcoxon Signed Rank Test pada Masing-masing
Aspek Manajemen Waktu (Pretest dengan Posttest)
Aspek Nilai Z P Keterangan Rata-rata
Pretest
Rata-rata
Posttest
Menghindari
kebiasaan
memboroskan
waktu
-1,604 0,109 Signifikan 3,33 4,33
Menetapkan
sasaran
-1,190 0,234 Signifikan 3,50 4,16
Menetapkan
prioritas
-1,841 0,066 Signifikan 3,16 4,33
Melakukan
komunikasi
yang efektif
-1,134 0,257 Signifikan 3,83 4,33
Menghindari
penundaan
-1,134 0,257 Signifikan 4,00 4,50
Hasil perhitungan aspek-aspek manajemen waktu menunjukkan bahwa
penilaian pada masing-masing aspek, yaitu aspek menghindari kebiasaan
memboroskan waktu, aspek menetapkan sasaran, aspek menetapkan
prioritas, aspek melakukan komunikasi yang efektif, aspek menghindari
penundaan terjadi perubahan yang snagat signifikan antara skor pretest dan
skor posttest.
83
Pada aspek menghindari kebiasaan memboroskan waktu juga terjadi
perubahan dengan nilai Z = -1,604 dengan p < 0,109;
Menghindari Kebiasaan Pemborosan Waktu
0
1
2
3
4
5
6
1 2 3 4 5 6
Pre Test Post Test
Gambar : Grafik Menghindari Pemborosan Waktu
Hasil pada aspek menetapkan sasaran menunjukkan perubahan yang
paling tinggi dengan nilai Z = -1,190 dengan p < 0,234
Menetapkan Sasaran
0
1
2
3
4
5
6
1 2 3 4 5 6
Pre Test Post Test
Gambar : Grafik Manetapkan Sasaran
Aspek menetapkan prioritas juga mengalami perubahan dengan nilai Z
= -1,841 dengan p < 0,066
84
Menetapkan Prioritas
0
1
2
3
4
5
6
1 2 3 4 5 6
Pre Test Post Test
Gambar : Menetapkan Prioritas
Perubahan yang paling rendah terjadi pada aspek melakukan
komunikasi yang efektif dengan nilai Z = -1,134 dengan p < 0,257;
Melakukan Komunikasi yang efektif
0
1
2
3
4
5
6
1 2 3 4 5 6
Pre Test Post Test
Gambar : Melakukan Komunikasi yang Efektif
Aspek menghindari penundaan juga mengalami perubahan yang
paling rendah dengan nilai Z = -1,134 dengan p < 0,257;
85
Menghindari Penundaan
0
1
2
3
4
5
6
1 2 3 4 5 6
Pre Test Post Test
Gambar : Grafik Menghindari Penundaan
2. Hasil Analisis Individual
a) Subyek 1 (DW)
Aspek Pretest Posttest
Menghindari kebiasaan memboroskan waktu 2 5
Menetapkan sasaran 3 5
Menetapkan prioritas 4 4
Melakukan komunikasi yang efektif 4 4
Menghindari penundaan 5 5
Manajemen waktu 18 23
86
Gambar : Grafik Analisis Subyek 1
Subyek mempunyai kebiasaan untuk menghindari memboroskan
waktu yang sangat baik, yang ditunjukkan dengan adanya kemampuan
untuk tidak menghabiskan waktu untuk melakukan pekerjaan yang
dianggap tidak perlu dan tidak disadari telah membuang waktu. Subyek
juga mempunyai kemampuan yang sangat baik dalam menetapkan
sasaran, yang ditunjukkkan dengan adanya kemampuan untuk menjadi
lebih mengerti mengenai arah yang hendak dituju, sehingga akan lebih
mempermudah dalam melakukan pekerjaan. Subyek juga memiliki
kemampuan dalam menetapkan prioritas yang baik, yang ditunjukkan
dengan adanya kemampuan untuk melibatkan perencanaan dengan
memperingatkan menurut derajat kepentingan. Komunikasi yang efektif
ditunjukkan subyek dengan melakukan komunikasi secara singkat, padat
dan jelas. Subyek juga tergolong sangat baik dalam hal menghindari
0
5
10
15
20
25
Men
ghin
dari
kebi
asaa
n
Men
etap
kan
prio
ritas
Men
ghin
dari
penu
ndaa
n
PretestPosttest
87
penundaan, hal ini ditunjukkan dengan tidak adanya penangguhan
pekerjaan hingga terhambat pekerjaan yang seharusnya sudah dikerjakan
saat ini, kemarin atau lebih dini lagi.
Skor manajemen waktu pada pretest dan posttest menunjukkkan
perubahan yang selalu meningkat dengan skor pada pretest sebesar 18,
skor pada posttest sebesar 23. Sedangkan skor pada masing-masing aspek
diketahui bahwa skor aspek menghindari kebiasaan memboroskan waktu
pada pretest sebesar 2, skor pada posttest sebesar 5. Skor pada aspek
menetapkan sasaran pada pretest sebesar 3, skor pada posttest sebesar 5.
Skor pada aspek menetapkan prioritas pada pretest sebesar 4 dan posttest
sebesar 4. Skor pada aspek melakukan komunikasi yang efektif pada
pretest sebesar 4, dan posttest sebesar 4. skor pada aspek menghindari
penundaan pada pretest sebesar 5 dan posttest sebesar 5.
Berdasarkan hasil perubahan pada pretest dan posttest dapat
disimpulkan bahwa pelatihan manajemen waktu mampu meningkatkan
kemampuan manajemen waktu pada subyek 1 (DW) dengan saran
pengembangan bahwa subyek harus lebih dapat meningkatkan
kemampuannya dalam menetapkan prioritas pekerjaan, dapat lebih
meningkatkan komunikasi yang efektif, dan dapat lebih meningkatkan
untuk menghindari penundaan dalam pekerjaannya.
88
b) Subyek 2 (AG)
Aspek Pretest Posttest
Menghindari kebiasaan memboroskan waktu 4 4
Menetapkan sasaran 4 3
Menetapkan prioritas 3 4
Melakukan komunikasi yang efektif 4 5
Menghindari penundaan 4 5
Manajemen waktu 18 21
0
5
10
15
20
25
Men
ghin
dari
kebi
asaa
n
Men
etap
kan
prio
ritas
Men
ghin
dari
penu
ndaa
n
PretestPosttest
Gambar : Grafik Analisis Subyek 2
Subyek mempunyai kebiasaan untuk menghindari memboroskan
waktu yang baik, yang ditunjukkan dengan adanya kemampuan untuk
tidak menghabiskan waktu untuk melakukan pekerjaan yang dianggap
89
tidak perlu dan tidak disadari telah membuang waktu. Subyek cukup
mempunyai kemampuan dalam menetapkan sasaran, yang ditunjukkkan
dengan adanya kemampuan untuk cukup mengerti mengenai arah yang
hendak dituju, sehingga akan lebih mempermudah dalam melakukan
pekerjaan. Subyek juga memiliki kemampuan dalam menetapkan prioritas
yang baik, yang ditunjukkan dengan adanya kemampuan untuk
melibatkan perencanaan dengan memperingatkan menurut derajat
kepentingan. Komunikasi yang efektif ditunjukkan subyek dengan
melakukan komunikasi secara singkat, padat dan jelas. Subyek juga
tergolong sangat baik dalam hal menghindari penundaan, hal ini
ditunjukkan dengan tidak adanya penangguhan pekerjaan hingga
terhambat pekerjaan yang seharusnya sudah dikerjakan saat ini, kemarin
atau lebih dini lagi.
Skor manajemen waktu pada pretest dan posttest menunjukkkan
perubahan yang selalu meningkat dengan skor pada pretest sebesar 18,
skor pada posttest sebesar 21. Skor pada masing-masing aspek diketahui
bahwa skor aspek menghindari kebiasaan memboroskan waktu pada
pretest sebesar 4, skor pada posttest sebesar 4. Skor pada aspek
menetapkan sasaran pada pretest sebesar 4, skor pada posttest sebesar 3.
Skor pada aspek menetapkan prioritas pada pretest sebesar 3 dan posttest
sebesar 4. Skor pada aspek melakukan komunikasi yang efektif pada
90
pretest sebesar 4, dan posttest sebesar 5. skor pada aspek menghindari
penundaan pada pretest sebesar 4 dan posttest sebesar 5.
Berdasarkan hasil perubahan pada pretest dan posttest dapat
disimpulkan bahwa pelatihan manajemen waktu mampu meningkatkan
kemampuan manajemen waktu pada subyek 2 (AG) dengan catatan
pengembangan bahwa subyek harus lebih dapat meningkatkan
kemampuannya dalam menetapkan sasaran dalam pekerjaannya, sehingga
subyek memiliki kemampuan untuk mengerti mengenai arah yang hendak
dituju, sehingga akan lebih mempermudah dalam melakukan pekerjaan.
c) Subyek 3 (EN)
Aspek Pretest Posttest
Menghindari kebiasaan memboroskan waktu 3 3
Menetapkan sasaran 4 5
Menetapkan prioritas 4 5
Melakukan komunikasi yang efektif 3 4
Menghindari penundaan 4 4
Manajemen waktu 19 21
91
0
5
10
15
20
25
Men
ghin
dari
kebi
asaa
n
Men
etap
kan
prio
ritas
Men
ghin
dari
penu
ndaa
n
PretestPosttest
Gambar : Grafik Analisis Subyek 3
Subyek mempunyai kebiasaan untuk menghindari memboroskan
waktu yang cukup baik, yang ditunjukkan dengan adanya kemampuan
untuk tidak menghabiskan waktu untuk melakukan pekerjaan yang
dianggap tidak perlu dan tidak disadari telah membuang waktu. Subyek
mempunyai kemampuan yang lebih baik dalam menetapkan sasaran, yang
ditunjukkkan dengan adanya kemampuan untuk cukup mengerti mengenai
arah yang hendak dituju, sehingga akan lebih mempermudah dalam
melakukan pekerjaan. Subyek juga memiliki kemampuan dalam
menetapkan prioritas yang lebih baik, yang ditunjukkan dengan adanya
kemampuan untuk melibatkan perencanaan dengan memperingatkan
menurut derajat kepentingan. Komunikasi yang efektif ditunjukkan
subyek dengan melakukan komunikasi secara singkat, padat dan jelas.
92
Subyek juga tergolong baik dalam hal menghindari penundaan, hal ini
ditunjukkan dengan tidak adanya penangguhan pekerjaan hingga
terhambat pekerjaan yang seharusnya sudah dikerjakan saat ini, kemarin
atau lebih dini lagi.
Skor manajemen waktu pada pretest dan posttest menunjukkkan
perubahan yang selalu meningkat dengan skor pada pretest sebesar 19,
skor pada posttest sebesar 21. Sedangkan skor pada masing-masing aspek
diketahui bahwa skor aspek menghindari kebiasaan memboroskan waktu
pada pretest sebesar 3, skor pada posttest sebesar 3. Skor pada aspek
menetapkan sasaran pada pretest sebesar 4, skor pada posttest sebesar 5.
Skor pada aspek menetapkan prioritas pada pretest sebesar 4 dan posttest
sebesar 5. Skor pada aspek melakukan komunikasi yang efektif pada
pretest sebesar 3, dan posttest sebesar 4. skor pada aspek menghindari
penundaan pada pretest sebesar 4 dan posttest sebesar 4.
Berdasarkan hasil perubahan pada pretest dan posttest dapat
disimpulkan bahwa pelatihan manajemen waktu mampu meningkatkan
kemampuan manajemen waktu pada subyek 3 (EN) dengan catatan
pengembangan bahwa subyek harus lebih dapat meningkatkan
kemampuannya dalam menghindari kebiasaan memboroskan waktu, dan
meningkatkan kemampuan untuk menghindari penundaan.
93
d) Subyek 4 (AY)
Aspek Pretest Posttest
Menghindari kebiasaan memboroskan waktu 5 5
Menetapkan sasaran 4 3
Menetapkan prioritas 2 4
Melakukan komunikasi yang efektif 3 5
Menghindari penundaan 3 5
Manajemen waktu 17 22
0
5
10
15
20
25
Men
ghin
dari
kebi
asaa
n
Men
etap
kan
prio
ritas
Men
ghin
dari
penu
ndaa
n
PretestPosttest
Gambar : Grafik Analisis Subyek 4
Subyek mempunyai kebiasaan untuk menghindari memboroskan
waktu yang sangat baik, yang ditunjukkan dengan adanya kemampuan
untuk tidak menghabiskan waktu untuk melakukan pekerjaan yang
94
dianggap tidak perlu dan tidak disadari telah membuang waktu. Subyek
mempunyai kemampuan yang cukup dalam menetapkan sasaran, yang
ditunjukkkan dengan adanya kemampuan untuk cukup mengerti mengenai
arah yang hendak dituju, sehingga akan lebih mempermudah dalam
melakukan pekerjaan. Subyek juga memiliki kemampuan dalam
menetapkan prioritas yang baik, yang ditunjukkan dengan adanya
kemampuan untuk melibatkan perencanaan dengan memperingatkan
menurut derajat kepentingan. Komunikasi yang efektif ditunjukkan
subyek dengan melakukan komunikasi secara singkat, padat dan jelas.
Subyek juga tergolong baik dalam hal menghindari penundaan, hal ini
ditunjukkan dengan tidak adanya penangguhan pekerjaan hingga
terhambat pekerjaan yang seharusnya sudah dikerjakan saat ini, kemarin
atau lebih dini lagi.
Skor manajemen waktu pada pretest dan posttest menunjukkkan
perubahan yang selalu meningkat dengan skor pada pretest sebesar 17,
skor pada posttest sebesar 22. Sedangkan skor pada masing-masing aspek
diketahui bahwa skor aspek menghindari kebiasaan memboroskan waktu
pada pretest sebesar 5, skor pada posttest sebesar 5. Skor pada aspek
menetapkan sasaran pada pretest sebesar 4, skor pada posttest sebesar 3.
Skor pada aspek menetapkan prioritas pada pretest sebesar 2 dan posttest
sebesar 4. Skor pada aspek melakukan komunikasi yang efektif pada
95
pretest sebesar 3, dan posttest sebesar 5. skor pada aspek menghindari
penundaan pada pretest sebesar 3 dan posttest sebesar 5.
Berdasarkan hasil perubahan pada pretest dan posttest dapat
disimpulkan bahwa pelatihan manajemen waktu mampu meningkatkan
kemampuan manajemen waktu pada subyek 4 (AY) dengan catatan
pengembangan bahwa subyek harus lebih dapat meningkatkan
kemampuannya dalam menetapkan sasaran, yang ditunjukkan dengan
adanya kemampuan untuk cukup mengerti mengenai arah yang hendak
dituju, sehingga akan lebih mempermudah dalam melakukan pekerjaan.
e) Subyek 5 (NK)
Aspek Pretest Posttest
Menghindari kebiasaan memboroskan waktu 3 4
Menetapkan sasaran 2 4
Menetapkan prioritas 4 4
Melakukan komunikasi yang efektif 5 5
Menghindari penundaan 5 4
Manajemen waktu 19 21
96
0
5
10
15
20
25
Men
ghin
dari
kebi
asaa
n
Men
etap
kan
prio
ritas
Men
ghin
dari
penu
ndaa
n
PretestPosttest
Gambar : Grafik Analisis Subyek 5
Subyek mempunyai kebiasaan untuk menghindari memboroskan
waktu yang baik, yang ditunjukkan dengan adanya kemampuan untuk
tidak menghabiskan waktu untuk melakukan pekerjaan yang dianggap
tidak perlu dan tidak disadari telah membuang waktu. Subyek mempunyai
kemampuan yang baik dalam menetapkan sasaran, yang ditunjukkkan
dengan adanya kemampuan untuk cukup mengerti mengenai arah yang
hendak dituju, sehingga akan lebih mempermudah dalam melakukan
pekerjaan. Subyek juga memiliki kemampuan dalam menetapkan prioritas
yang baik, yang ditunjukkan dengan adanya kemampuan untuk
melibatkan perencanaan dengan memperingatkan menurut derajat
kepentingan. Komunikasi yang efektif ditunjukkan subyek dengan
melakukan komunikasi secara singkat, padat dan jelas. Subyek juga
97
tergolong baik dalam hal menghindari penundaan, hal ini ditunjukkan
dengan tidak adanya penangguhan pekerjaan hingga terhambat pekerjaan
yang seharusnya sudah dikerjakan saat ini, kemarin atau lebih dini lagi.
Skor manajemen waktu pada pretest dan posttest menunjukkkan
perubahan yang selalu meningkat dengan skor pada pretest sebesar 19,
skor pada posttest sebesar 21. Sedangkan skor pada masing-masing aspek
diketahui bahwa skor aspek menghindari kebiasaan memboroskan waktu
pada pretest sebesar 3, skor pada posttest sebesar 4. Skor pada aspek
menetapkan sasaran pada pretest sebesar 2, skor pada posttest sebesar 4.
Skor pada aspek menetapkan prioritas pada pretest sebesar 4 dan posttest
sebesar 4. Skor pada aspek melakukan komunikasi yang efektif pada
pretest sebesar 5, dan posttest sebesar 5. skor pada aspek menghindari
penundaan pada pretest sebesar 5 dan posttest sebesar 4.
Berdasarkan hasil perubahan pada pretest dan posttest dapat
disimpulkan bahwa pelatihan manajemen waktu mampu meningkatkan
kemampuan manajemen waktu pada subyek 5 (NK) dengan catatan
pengembangan bahwa subyek harus lebih dapat meningkatkan
kemampuannya dalam hal menghindari penundaan, yaitu dengan tidak
adanya penangguhan pekerjaan hingga terhambat pekerjaan yang
seharusnya sudah dikerjakan saat ini, kemarin atau lebih dini lagi.
98
f) Subyek 6 (DN)
Aspek Pretest Posttest
Menghindari kebiasaan memboroskan waktu 3 5
Menetapkan sasaran 4 5
Menetapkan prioritas 2 5
Melakukan komunikasi yang efektif 4 3
Menghindari penundaan 3 4
Manajemen waktu 16 22
0
5
10
15
20
25
Men
ghin
dari
kebi
asaa
n
Men
etap
kan
prio
ritas
Men
ghin
dari
penu
ndaa
n
PretestPosttest
Gambar : Grafik Analisis Subyek 6
Subyek mempunyai kebiasaan untuk menghindari memboroskan
waktu yang baik, yang ditunjukkan dengan adanya kemampuan untuk
tidak menghabiskan waktu untuk melakukan pekerjaan yang dianggap
99
tidak perlu dan tidak disadari telah membuang waktu. Subyek mempunyai
kemampuan yang sangat baik dalam menetapkan sasaran, yang
ditunjukkkan dengan adanya kemampuan untuk cukup mengerti mengenai
arah yang hendak dituju, sehingga akan lebih mempermudah dalam
melakukan pekerjaan. Subyek juga memiliki kemampuan dalam
menetapkan prioritas yang sangat baik, yang ditunjukkan dengan adanya
kemampuan untuk melibatkan perencanaan dengan memperingatkan
menurut derajat kepentingan. Komunikasi yang cukup efektif ditunjukkan
subyek dengan melakukan komunikasi secara cukup singkat, padat dan
jelas. Subyek juga tergolong baik dalam hal menghindari penundaan, hal
ini ditunjukkan dengan tidak adanya penangguhan pekerjaan hingga
terhambat pekerjaan yang seharusnya sudah dikerjakan saat ini, kemarin
atau lebih dini lagi.
Skor manajemen waktu pada pretest dan posttest menunjukkkan
perubahan yang selalu meningkat dengan skor pada pretest sebesar 16,
skor pada posttest sebesar 22. Sedangkan skor pada masing-masing aspek
diketahui bahwa skor aspek menghindari kebiasaan memboroskan waktu
pada pretest sebesar 3, skor pada posttest sebesar 5. Skor pada aspek
menetapkan sasaran pada pretest sebesar 4, skor pada posttest sebesar 5.
Skor pada aspek menetapkan prioritas pada pretest sebesar 2 dan posttest
sebesar 5. Skor pada aspek melakukan komunikasi yang efektif pada
100
pretest sebesar 4, dan posttest sebesar 3. skor pada aspek menghindari
penundaan pada pretest sebesar 3 dan posttest sebesar 4.
Berdasarkan hasil perubahan pada pretest dan posttest dapat
disimpulkan bahwa pelatihan manajemen waktu mampu meningkatkan
kemampuan manajemen waktu pada subyek 5 (NK) dengan catatan
pengembangan bahwa subyek harus lebih dapat meningkatkan
kemampuannya dalam hal komunikasi yaitu dengan melakukan
komunikasi secara singkat, padat dan jelas.
3. Hasil Evaluasi Subyek Penelitian Pelatihan Manajemen Waktu
Tahap akhir dari pelatihan manajemen waktu adalah evaluasi. Evaluasi
ini dimaksudkan untuk memastikan bahwa pelatihan tersebut dapat dinilai
gagal atau berhasil secara terukur (Irianti, 2001, h.88). Evaluasi dalam
pelatihan manajemen waktu ini dilakukan dengan dua model yaitu evaluasi
sumatif dan evaluasi formatif.
Evaluasi sumatif dalam penelitian ini menggunakan tes prestest dan
posttest yang diisi oleh subyek sehingga dapat diketahui efektifitas pelatihan
manajemen waktu. Analisis untuk data kualitatif merupakan bentuk evaluasi
formatif yang dilakukan secara verbal dan berkomunikasi. Evaluasi formatif
ini bertujuan untuk mengetahui opini, belief, dan perasaan subyek terhadap
program pelatihan.
101
Berdasarkan hasil form umpan balik pelatihan yang dibagikan kepada
subyek diperoleh hasil sebagai berikut :
Tabel 12 Evaluasi Reaksi
No Aspek BS B C K KS
1 Sikap terhadap trainer - 6 - - -
2 Penilaian terhadap materi yang
diberikan
- 6 - - -
3 Kemudahan materi untuk
diterapkan
- 6 - - -
4 Manfaat pelatihan -
2 4 - -
5 Proses pelatihan - 5 1 - -
6 Sikap terhadap fasilitator - 3 3 - -
Berdasarkan tabel di atas dapat menunjukkan bahwa subyek
mempunyai respon yang positif terhadap program pelatihan yang diadakan.
Pernyataan ini didukung dengan hasil wawancara terhadap pihak perusahaan
dalam hal ini Manager Hotel X.
Berdasarkan hasil wawancara terhadap Manager Hotel X didapatkan
data bahwa pelatihan ini cukup membawa dampak yang positif terhadap
kinerja sekretaris meskipun belum menunjukkan hasil yang signifikan.
Kualitas kerja mulai berubah ke arah perbaikan.
Dari pelaporan subyek yang diserahkan di akhir pelatihan dapat
disimpulkan bahwa sebagian besar sangat menyambut baik diadakannya
102
pelatihan ini. Subyek mampu menangkap tujuan dan sasaran dari pelatihan
ini. Di samping itu, subyek juga merasakan manfaat yang berarti bagi
pekerjaannya. Subyek dapat belajar berbagai macam hal yang sebelumnya
belum disadari. Dalam diri subyek tumbuh semangat kerja yang baru.
Pelatihan ini cukup efektif untuk mengajak subyek menemukan insight dari
setiap materi yang disajikan.
E. Pembahasan
Berdasarkan hasil analisis data yang telah dilakukan, diperoleh hasil nilai
Z = -2.214 dengan p < 0,027. Hal ini menunjukkan ada pengaruh pelatihan yang
sangat signifikan terhadap kemampuan manajemen waktu, dimana terdapat
perbedaan antara kemampuan manajemen waktu sebelum dan sesudah diberi
pelatihan. Kemampuan manajemen waktu setelah pelatihan (posttest) lebih
tinggi dibandingkan dengan kemampuan manajemen waktu sebelum pelatihan
(pretest). Dengan demikian pelatihan yang telah dilaksanakan dapat dikatakan
efektif karena dapat meningkatkan kemampuan manajemen waktu.
Peningkatan ketrampilan manajemen waktu ini dicapai melalui proses
belajar experiential learning. Peserta pelatihan tidak hanya memahami konsep-
konsep teoritis tentang manajemen waktu sekretaris yang efektif, tetapi yang
lebih utama adalah peserta mengalami sendiri proses untuk mengatur waktu dan
terlibat secara aktif dalam proses interaksi kelompok. Menurut Johnson dan
Johnson (dalam Afiatin dkk, 2000, h. 34) keterlibatan aktif seseorang dalam
103
interaksi kelompok akan meningkatkan sensitivitas pribadi dan ketrampilan
sosial individu.
Hasil penelitian ini mendukung penelitian yang pernah dilakukan oleh
Sue, dkk (dalam Afiatin dkk, 2000, h. 34) tentang keefektivitasan sebuah
pelatihan yang menunjukkan bahwa melalui pelatihan yang diadakan dapat
meningkatkan kompetensi pribadi, terutama dalam hal harga diri, sifat
kooperatif, dan kesadaran terhadap kompetensinya. Penelitian ini juga
mendukung pernyataan Ewert (dalam Afiatin dkk, 2000, h. 34) yang
menyatakan bahwa pengalaman belajar dalam pelatihan melalui proses
experiential learning membuat proses belajar menjadi lebih bermakna.
Ahli lain, Lunadi (1993, h.34) menjelaskan bahwa proses belajar orang
dewasa memiliki karakteristik psikologis sebagai berikut: (a) belajar adalah
suatu pengalaman yang diinginkan oleh orang dewasa itu sendiri, maka orang
dewasa tidak perlu diajar, tetapi dimotivasi untuk mencari pengetahuan yang
lebih mutakhir, ketrampilan baru dan sikap lain, (b) orang dewasa belajar kalau
ditemukannya arti pribadi bagi dirinya dan melihat sesuatu mempunyai
hubungan dengan kebutuhannya, (c) belajar bagi orang dewasa adalah hasil dari
mengalami sesuatu, dan (d) belajar adalah hasil kerja sama antara manusia
melalui sarana saling memberi dan menerima, pertukaran pengalaman,
pertukaran pengetahuan dan saling mengungkapkan reaksi dan tanggapannya
mengenai suatu masalah.
104
Belajar adalah suatu proses perubahan yang relatif permanen dalam
kemampuan manusia. Kolb (dalam Davies, 2005, h.177) mengembangkan
siklus pembelajaran melalui pengalaman (experiential learning). Dengan
mengikuti tahapan secara berurutan akan memperoleh hasil yang diinginkan.
Tahapan ini terdiri dari: kita melakukan sesuatu (pengalaman konkrit), berhenti
dan merenungkan apa yang telah terjadi (observasi reflektif), pemikiran kita
membantu kita untuk mengembangkan atau mencocokkan sebuah model atau
teori (konseptualistik abstrak), dan yang terakhir memutuskan bagaimana
menguji kesimpulan dan mengembangkan rencana tindakan untuk memperbaiki
kinerja (pengalaman aktif).
Setelah menjalani fase observasi reflektif, subyek penelitian sedang berada
pada tahapan konseptualistik abstraksi. Subyek sedang mengalami proses
adaptasi dan memilah-milah mana yang baik daburuk. Kondisi kerja yang baik
tentu akan memudahkan individu untuk menerapkan hasil belajarnya tetapi
sebaliknya kondisi kerja yang buruk akan mempersulit individu menerapkan
hasil belajarnya. Bagaimanapun juga keberhasilan proses belajar tak lepas dari
kondisi internal dan eksternal. Kondisi internal menyangkut karakteristik
subyek pelatihan yang meliputi kemampuan dan motivasi mengikuti pelatihan.
Sedangkan kondisi eksternal adalah proses dalam lingkungan kerja yang
memfasilitasi proses belajar. Kondisi ini meliputi kondisi fisik termasuk
kesempatan untuk berlatih ketrampilan baru dan memperoleh umpan balik
(Yuwono dkk, 2005, h. 195).
105
Hasil analisis dari pretest ke posttest diperoleh nilai Z = -2.214 dengan p <
0,027 yang menunjukkan bahwa ada perbedaan yang sangat signifikan
kemampuan menajemen waktu antara sebelum dan sesudah pelatihan. Hal ini
mengindikasikan bahwa subyek penelitian telah menemukan bentuk yang tepat
untuk menerapkan proses pembelajaran yang telah didapat dari pelatihan.
Knowless (dalam Yuwono, 2005, h. 195) menjelaskan orientasi belajar pada
orang dewasa mengalami penundaan perspektif waktu dari penundaan
penerapan ilmu menjadi langsung segera setelah mendapat pengetahuan. Hal ini
juga menunjukkan telah terjadinya proses tranfer ot training.
Yuwono dkk (2005, h. 197) menyatakan bahwa keberhasilan program
pelatihan apabila terjadinya proses transfer of training. Transfer of training
adalah kemampuan peserta menerapkan secara efektif dan berkesinambungan
apa yang telah dipelajari (pengetahuan, ketrampilan, perilaku, sikap, dan lain-
lain) ke dalam pekerjaan sehari-hari. Transfer of training ini dipengaruhi oleh
tiga faktor yang memegang peranan penting yaitu lingkungan kerja, karakterisik
peserta, dan desain pelatihan.
Lingkungan kerja mengacu pada dukungan manajemen, dukungan rekan
kerja, teknologi, dan kesempatan untuk menerapkan hasil pelatihan dalam
pekerjaan sehari-hari. Karakteristik peserta bertumpu pada kemampuan dan
motivasi internal peserta mengikuti program pelatihan. Desain pelatihan
mengarah pada karakteristik lingkungan belajar, termasuk kebermaknaan
106
materi, kesempatan untuk berlatih, umpan balik, tujuan belajar, pengelolaan
program dan lain sebagainya (Yuwono dkk, 2005, h. 196).
Pelatihan manajemen waktu disusun berdasarkan lima aspek yaitu
menghindari kebiasaan memboroskan waktu, menetapkan sasaran, menetapkan
prioritas, melakukan komunikasi yang efektif, dan menghindari penundaan.
Berdasarkan hasil perhitungan aspek melakukan komunikasi yang efektif dan
aspek menghindari penundaan mengalami peningkatan terendah dengan nilai Z
= -1,134 dengan p < 0,257, sedangkan aspek menetapkan prioritas mengalami
peningkatan terbesar dibandingkan dengan aspek-aspek lainnya dengan skor Z
= -1,841 dengan p < 0,066. Berdasarkan hasil analisis lebih lanjut, pada aspek
menetapkan sasaran 2 orang mengalami penurunan nilai dan 4 orang mengalami
peningkatan. Kemudian aspek melakukan komunikasi yang efektif 1 orang
mengalami penurunan nilai dan 5 orang mengalami peningkatan. Selanjutnya
pada aspek menghindari penundaan 1 orang mengalami peningkatan dan 5
orang mengalami penurunan nilai.
Secara keseluruhan pelatihan dan hasil penghitungan menunjukkan
keberhasilan dan keefektifan pelatihan tersebut. Hal ini dpengaruhi oleh
kesiapan dan motivasi belajar subyek penelitian yang tinggi. Knowless (dalam
Yuwono, 2005, h. 195) menyatakan bahwa orang dewasa mempunyai motivasi
belajar yang internal dan hal ini mendorong kesiapannya untuk belajar menjadi
lebih terarah pada peningkatan tugas perkembangan dan peran sosialnya.
107
Berdasarkan hasil pengamatan selama masa pelatihan berlangsung
sebagian besar subyek penelitian menunjukkan semangat, perhatian, dan
ketertarikan yang tinggi terhadap setiap materi yang diberikan trainer. Subyek
sangat aktif dan mau terlibat dalam setiap sesi materi. Perilaku mengindikasikan
adanya selalu terjadi komunikasi dua arah antara trainer dan subyek, aktif
bertanya bila ada materi yang belum jelas, cepat dalam menerima dan
menjalankan tugas atau instruksi yang diberikan, dan sebagian besar peserta
berani untuk mengungkapkan permasalahan-permasalahan yang terjadi dalam
lingkungan kerja sehari-hari.
Penelitian ini sebagian besar menggunakan metode hands-on dan group
building dengan tujuan agar peserta tidak hanya secara pasif mendengarkan
trainer dalam memberikan informasi, tetapi juga dapat ikut serta dalam
beberapa kegiatan yang diadakan dalam pelatihan. Selain itu, peserta juga
belajar pentingnya bekerjasama dalam satu tim untuk mencapai tujuan bersama.
Tahap terakhir dari pelatihan manajemen waktu ini adalah evaluasi.
Sebagai pendukung evaluasi sumatif maka dilakukan evaluasi formatif.
Berdasarkan tanggapan subyek dalam form umpan balik pelatihan terhadap
pelaksanaan pelatihan dapat dilihat bahwa 6 subyek menunjukkan nilai yang
baik pada sikap terhadap trainer. 6 subyek menunjukkan nilai yang baik pada
penilaian terhadap materi yang diberikan. 6 subyek menunjukkan nilai yang
baik pada kemudahan materi untuk diterapkan. 4 subyek menunjukkan nilai
yang cukup terhadap manfaat pelatihan. 5 subyek menunjukkan nilai yang baik
108
terhadap proses pelatihan. Terakhir, 3 peserta menilai cukup pada sikap
fasilitator selama mendampingi peserta dalam sesi pelatihan.
Hasil wawancara dengan pihak manajemen mendukung data di atas.
Dimana terjadi peningkatan kualitas kerja meskipun belum signifikan. Hasil
evaluasi tersebut mengindikasikan bahwa subyek merasakan kepuasan dan
manfaat dari pelaksanaan pelatihan manajemen waktu.
Berpangkal tolak dari hasil tersebut menunjukkan bahwa hasil evaluasi
formatif tersebut dapat dikelompokkan menjadi dua kategori, yaitu :
1. Manfaat umum yang diperoleh dari pelatihan manajemen waktu adalah
perkembangan diri, mendapatkan pengalaman baru, mendapat wawasan
baru dalam pergaulan, menumbuhkan semangat baru dalam bekerja, dan
lebih mengenal diri sendiri dan orang lain.
2. Manfaat khusus yang berkaitan dengan tugas sebagai seorang sekretaris
yaitu pengetahuan dan wawasan baru bagaimana cara menghindari
kebiasaan memboroskan waktu, tehnik menetapkan sasaran dan prioritas,
memperoleh ketrampilan baru untuk melakukan komunikasi yang efektif,
dan subyek memperoleh tehnik untuk bagaimana caranya menghindari
penundaan.
Hasil evaluasi formatif ini mendukung kesimpulan pada hasil analisis
secara kuantitatif. Setelah mengikuti pelatihan manajemen waktu mendapatkan
tambahan pengetahuan dan ketrampilan tentang cara mengatur waktu yang
efektif dalam pekerjaan.
109
Penelitian yang dilakukan tidak mungkin berjalan dengan lancar sesuai
harapan peneliti. Dalam penelitian ini terdapat kelemahan-kelemahan antara
lain :
1. Desain eksperimen yang digunakan adalah one group pretest posttest design
sehingga dalam penelitian ini tidak menampilkan kelompok kontrol.
2. Tidak adanya treatment lanjutan setelah pelatihan ini berakhir dapat
memungkinkan timbulnya bias terhadap hasil pelatihan.
3. Lokasi penyelenggaraan pelatihan ini berada di dalam lingkungan
perusahaan sehingga menyebabkan subyek kadang-kadang meninggalkan
materi pelatihan karena adanya tugas dari kantor.
110
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Dari penelitian yang telah dilaksanakan pada sekretaris Hotel X dapat
ditarik kesimpulan bahwa hipotes diterima yang berarti bahwa ada pengaruh
pelatihan terhadap kemampuan manajemen waktu.
Aspek yang mengalami peningkatan terbesar dibandingkan dengan aspek-
aspek lainnya yaitu aspek dalam menetapkan prioritas, kemudian aspek
menghindari kebiasaan memboroskan waktu, aspek menentapkan sasaran
sedangkan aspek yang mengalami perubahan terkecil terjadi pada aspek
menghindari penundaan dan aspek melakukan komunikasi yang efektif.
B. Saran
1. Bagi Perusahaan
Pelatihan manajemen waktu bagi sebuah perusahaan sangat
diperlukan untuk memfasilitasi karyawan agar mempunyai ketrampilan
dalam mengatur waktunya. Untuk itu, perusahaan dapat menjadikan
pelatihan sebagai program rutin dan berkala bagi semua karyawan.
Disamping itu, diperlukan program monitoring yang berkelanjutan agar
hasil pelatihan dapat diterapkan bagi perusahaan.
111
2. Bagi Karyawan
Diharapkan untuk terus mengembangkan ketrampilan manajemen
waktu dengan cara menerapkan pengetahuan-pengetahuan yang di dapat
dari materi pelatihan. Misalnya selalu membuat prioritas, setiap pagi
selalu membuat jadwal harian dan dievaluasi setiap harinya.
3. Bagi Peneliti Selanjutnya
a. Dalam penelitian ini mempunyai kelemahan yaitu tidak adanya
kelompok kontrol, sehingga disarankan bagi peneliti selanjutnya untuk
menggunakan kelompok kontrol yang digunakan sebagai pembanding,
sehingga hasil penelitian dapat terlihat dengan jelas.
b. Guna memperoleh hasil yang lebih optimal dapat diberikan treatment
lanjutan pasca pelatihan.
c. Tempat pelaksanaan pelatihan sebaiknya diselenggarakan di luar
lingkungan perusahaan untuk mengontrol munculnya variabel
extraneous.
112
DAFTAR PUSTAKA
Alsa, Asmadi. 2003. Pendekatan Kuantitatif & Kualitatif Serta Kombinasinya dalam Penelitian Psikologi. Yogyakarta : Pustaka Pelajar
Arikunto, S. 2002. Prosedur Penelitian. Yogyakarta : Penerbit Rineka Cipta
Atkinson, Philip E. 1991. Manajemen Waktu Yang Efektif. Jakarta: Binarupa Aksara
Barling, J., Cheung, D., Kelloway, E. K. 1996. Time management and achievement striving interact to predict car sales performance. Journal of Applied Psychology.
Beebe, S.A. Mottet, T.P., and Roach, K.D. 2004. Training and Development: Enhancing Communication and Leadership Skill : USA : Pearson Education Inc.
Britton, B.K.,&Tesser, A. 1991. Effects of time management practises on college
grades. Journal of Educational Psychology.
Covey, Sean. 2001. The 7 Habits of Highly Effective Teens. Jakarta : Binarupa Aksara
Davidson, Jeft. 2001. Penuntun 10 Menit Manajemen Waktu, Yogyakarta: Andi
Davies, E. 2005. The Art of Training and Development. The Training Manager’S A Handbook. Alih Bahasa Ramelan. Jakarta. PT Bhuana Ilmu Populer
Dhyanapramujati, V. 2005. Hubungan Antara Prokastinasi Akademik Dengan
Manajemen Waktu Dan Rasa Takut Gagal Pada Mahasiswa Pelaku Organisasi Di Universitas Katolik Soegijapranata Semarang. Skripsi. Semarang : Fakultas Psikologi Universitas Katolik Soegijapranata Semarang (tidak diterbitkan)
Ewert, A.W. 1989. Outdoor Adventure Pursuits: Foundations, Models, and Theories. Scttsdale, Arizon: Publishing Horizona, Inc
Gass, M.A. 1993. Adventure Therapy Therapeutic Applications of Adventure
Programming. Dubuque, Iowa : Kendall/Hunt Publishers Company
113
Hadi, Sutrisno. 1984. Metodologi Research : Jilid 2. Yogyakarta : Yayasan Penerbit
Fakultas Psikologi Universitas Gadjah Mada.
Hadi, Sutrisno. 1984. Metodologi Research : Jilid 4. Yogyakarta : Yayasan Penerbit Fakultas Psikologi Universitas Gadjah Mada.
Hasibuan, M.S.P. 2001. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta : Bumi Aksara.
Haynes, M. E. 1991. Manajemen Waktu Untuk Diri Sendiri, Jakarta: Binarupa Aksara
Julaman, J. 1995. Pedoman Sekretaris, Jakarta: Arcan
Keenan, K. 1996. Pedoman Manajemen Waktu, Jakarta: Pustaka Utama Grafiti
Latipun. 2004. Psikologi Eksperimen. Malang : Universitas Muhammadiyah Malang.
Lyton, R.P. dan Pareek, U. 1990. Training for Development. Second Edition. New Delhi : Sage Publication
Macan, T.H. 1994. Time Management: test of a process model. Journal of Apllied
Psychology
Macan, T.H., Shahani, L., Dipboye, R, L., & Phillips, A.P. 1990. College students’ time management: Correlations with academic performance and stress. Journal of Educational Psychology
Mathis R. L&Jackson J. H.2002. Manajemen Sumber Daya Manusia: Jilid 2. Jakarta : Salemba Emban Patria.
Moekijat. 1995. Manajemen Personalia dan Sumberdaya Manusia. Bandung : Mandar Maju.
Morton, G&Stanwell, S. 1991. Sekretaris yang Sukses, Jakarta: Erlangga
Nadeak, W. 1989. Bagaimana Menjadi Sekretaris Yang Sukses. Bandung: Sinar Baru
114
Noe, R. A. 2002. Employee Training and Development. 2nd ed. New York : Mc Graw Hill
Roffe, Ian. 1999. Inovation and Creativity Organisations : A Review Of The
Implications for Training and Development Journal Of European Industrial Training. H.224-237
Rosidah& Sulistiyani, Ambar Teguh. 2005. Menjadi Sekretaris Profesional dan
Kantor yang Efektif. Jogjakarta: Gava Media.
Simamora, Henry. 1997. Manajemen Sumber Daya Manusia : Edisi Kedua. Yogyakarta : Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN.
Sinkula, J.M., (1994), “ Market Information Processing and Organizational Learning”, Journal of Marketing, Vol. 58 (January), p. 35-45
Secretan, Lance H. 1978. Bagaimana Menjadi Sekretaris Yang Efektif. Jakarta: PT.
Gramedia. Sutarto. 1992. Sekretaris dan Tata Warkat. Yogyakarta: Gadjah Mada University
Press
Timpe, D. A. 1991. Mengelola Waktu. Jakarta : PT. Elex Media Komputindo
Tulusharyono, F.X. dan Hendarto, Hartiti M.G. 2004. Menjadi Sekretaris Profesional. Jakarta: PPM
Treacy, D. 1993. Manajemen Waktu Yang Sukses Dalam Sepekan. Jakarta: Megapoin
Wicaksono, H. 2002. Analisis Kelompok Kerja dan Motivasi Kerja Terhadap Peningkatan Kinerja Tenaga Pemasaran PT. PHAPROS. Tesis : Lampung : Universitas Lampung
William E.B. (1999), “Synergistic Effect of Market Orientation and Learning
Orientation on Organizational Performance”, Journal of The Academy of Marketing Science, Vol. 27, No. 4, p.411-427
Yuwono, I. 2005. Psikologi Industri dan Organisasi. Surabaya: Fakultas Psikologi
Universitas Airlangga
115
LAMPIRAN
LAMPIRAN E
ALAT UKUR PENELITIAN
TES KEMAMPUAN MANAJEMEN WAKTU
PETUNJUK PENGISIAN
Di halaman selanjutnya ada beberapa pernyataan yang akan anda isi, sebelum
mengisi pernyataan-pernyataan tersebut anda dimohon untuk memperhatikan
beberapa hal berikut :
1. Bacalah masing-masing pernyataan dengan teliti dan isi tes dengan sejujur-
jujurnya sesuai dengan keadaan anda
2. Dalam tes ini tidak ada jawaban yang salah, jadi tidak perlu takut untuk mengisi
tes ini sesuai dengan keadaan anda
3. Anda dapat memilih salah satu dari dua (2) pilihan jawaban yang tersedia dengan
memberikan tanda centang (√) pada pilihan jawaban anda.
Adapun alternatif jawaban adalah sebagai berikut :
Ya : jika keadaan anda “sesuai” dengan pernyataan tersebut
Tidak : jika keadaan anda “tidak sesuai” dengan pernyataan tersebut
4. Bila anda ingin mengganti jawaban, berilah tanda sama dengan ( = ) pada
jawaban yang salah, kemudian berilah tanda centang pada jawaban yang menurut
anda paling sesuai
5. Semua jawaban akan dijaga kerahasiaannya dan hanya untuk kepentingan ilmiah
6. Setelah selesai mengerjakan periksalah kembali apakah ada pernyataan yang
terlewati
SELAMAT MENGERJAKAN DAN TERIMAKASIH ATAS
PARTISIPASINYA
NO PERTANYAAN YA TIDAK 1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Apakah anda yakin dengan tujuan pekerjaan utama .
Apakah anda menghabiskan banyak waktu daripada
melakukan pekerjaan-pekerjaan rutin
Apakah anda mengerti dengan jelas jumlah waktu yang
anda gunakan pada bidang-bidang yang berlainan dari
kehidupan anda sehari-hari.
Apakah anda merasa cemas atau khawatir dengan
pekerjaan yang diselesaikan
Apakah anda mengetahui semua yang ingin anda lakukan
dalam waktu satu tahun dan dalam tiga sampai lima
tahun ke depan.
Apakah anda selalu berkata “ya” untuk pekerjaan
tambahan, bahkan di saat beban kerja anda penuh
Apakah anda merasa mudah mengidentifikasi tugas-tugas
yang paling penting
Apakah anda menunda kegiatan hiburan demi pekerjaan
Apakah anda merasa punya cukup waktu untuk anda
habiskan dalam memikirkan hal-hal penting dan
merencanakan banyak pekerjaan
Apakah anda lebih suka melakukan sendiri pekerjaan
anda daripada memberikan pekerjaannya kepada orang
lain.
Apakah anda mengetahui bahwa sesungguhnya terlalu
banyak pekerjaan yang harus dilakukan
Apakah anda sering membawa pekerjaan ke rumah atau
bekerja di kantor sampai malam untuk menyelesaikan
sesuatu
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
Apakah anda melihat delegasi sebagai bagian penting
dari peran anda
Apakah tidak mungkin bagi anda untuk menyelesaikan
semua pekerjaan anda dalam sehari
Apakah anda merencanakan tentang apa dan bagaimana
mendelegasikan dengan baik sebelumnya
Apakah anda sering terlambat untuk memenuhi janji
Apakah anda ingin melatih dan mendukung orang lain
sementara mereka belajar mengerjakan tugas yang telah
anda delegasikan
Apakah anda sering menunda pekerjaan sampai besok
Apakah anda selalu mengetahui bahwa anda punya
waktu luang untuk mengisi pekerjaan tambahan
Apakah anda menemui kesulitan untuk mengakhiri
percakapan
Apakah anda mempunyai bahan bacaan yang mendukung
pekerjaan anda
Apakah anda membiarkan orang-orang (atau panggilan
telepon) menginterupsi anda setiap saat
Apakah anda merasa bahwa rapat-rapat sering
membuang-buang waktu anda
Apakah anda memakai formulir-formulir untuk tugas
rutin anda
Rencana harian dapat terlaksana dengan baik setiap
harinya
LAMPIRAN F-3
MATRIX PELATIHAN MANAJEMEN WAKTU
MATRIX PELATIHAN MANAJEMEN WAKTU
Hari I, Rabu 22 Februari 2007 Waktu Materi Uraian Objectives Activity 14.00 Perkenalan + Ice
Breaking+ Conditioning
Games Perkenalan trainer dg peserta, memecah
kebekuan
Permainan dan informasi tujuan dan sasaran pelatihan
15.00 Mengenal Managemen waktu
Sharing/Diskusi Mengenal manajemen waktu
Mencatat pola penggunaan waktu, menyusun rencana perbaikan penggunaan waktu
15.30 Individual style management
Self Assessment
Mengetahui gaya individual terhadap
waktu
Mengerjakan kuesioner “Gaya Manajemen Waktu Individual”
16.00 Group Discussion
Big Group Sharing/Diskusi
Sharing mengenai kejadian spektakuler yang berhubungan
dengan waktu
Peserta dibagi menjadi 3 kelompok
16.30 Reinforcement Ceramah Tips membangun motivasi, dan
pengukuhan komitmen pribadi dengan
membuat goal setting
17.00 Selesai
Hari II, Kamis 23 Februari 2007 Waktu Materi Uraian Objectives Activity 14.30 Ice Breaking Games Mencairkan suasana Bermain apel dan
botol 15.00 Materi Deal
dengan waktu Sharing/Diskusi Mengetahui bagaimana
cara mengatur waktu Hal-hal yang dapat memboroskan waktu, Menyusun prioritas, membedakan jenis kepentingan
16.00 Menyusun Prioritas Kerja
Simulasi Menyusun Daftar tugas/aktivitas sehari-hari. Mengelompokkan tugas dalam kebutuhan
penting, mendesak, tidak penting dan mendesak
17.00 Selesai
Hari III, Jumat 24 Februari 2007 Waktu Materi Uraian Objectives Activity 14.30 Time Preference Self
Assessment Mengetahui kapan
waktu yang tepat saat bekerja
Mengerjakan kuesioner Dunn&Dunn
15.00 Merencanakan Waktu Kita
Sharing/Diskusi Mengetahui bagaimana cara merencanakan
waktu
Membuat jadwal perencanaan
16.00 Menyusun Daftar Rencana Harian
Simulasi Menyusun Daftar rencana harian selama
satu minggu
Membuat rencana harian
17.00 Selesai
Hari IV, Jumat 3 Maret 2007 Waktu Materi Uraian Objectives Activity 14.30 Menyusun
Daftar Rencana Harian
Discussion Membahas daftar rencana harian yang telah disusun selama
satu minggu
Sharing tentang daftar rencana harian
16.00 Evaluasi Evaluasi terhadap materi dan jalannya
pelatihan
Mengerjakan kuesioner umpan balik pelatihan
17.00 Selesai
LAMPIRAN F-4
FORMULIR UMPAN BALIK PELATIHAN
LEMBAR EVALUASI PELATIHAN MANAJEMEN WAKTU Nama : Tanggal : Jabatan : Kantor : Jawablah sesuai dengan pendapat Anda tentang pelatihan ini. Berilah tanda silang (X) untuk jawaban yang dipilih
1. Bagaimana saran Anda untuk pengembangan program pelatihan ini di masa yang akan datang? ………………………………………………………………………………………………………………………………………………...................................................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………..................................................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….....................................................................
No Hal Baik sekali
Baik Cukup
Kurang Kurang sekali
1. Metoda & Materi Metoda & teknik penyampaian
materi
Kesesuaian materi dengan pengembangan potensi diri
2. Instruktur/Fasilitator Penguasaan materi Kejelasan dalam penyampaian &
menjawab pertanyaan
Kemampuan untuk berkomunikasi
Penampilan Kesempatan berdiskusi & tanya
jawab
Kemampuan memotivasi peserta Semangat & antusiasme 4. Manfaat secara keseluruhan Memenuhi harapan & kebutuhan
pengembangan potensi diri
Bermanfaat sesuai posisi & pekerjaan
Menunjang pelaksanaan tugas & pekerjaan
5. Proses pelatihan secara keseluruhan
2. Materi-materi yang paling sesuai dalam menjawab permasalahan yang Anda alami di pekerjaan adalah : ………………………………………………………………………………………………………………………………………………..................................................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………..................................................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………..................................................................... 3. Manfaat apa yang Anda rasakan , perubahan yang anda alami sesudah training manajemen waktu? ………………………………………………………………………………………………………………………………………………..................................................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………..................................................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….....................................................................