Manual Contratación v2-JIG V1 · manual del usuario | [email protected] | Nit: 800 167 494-4 Carrera 35A No. 15B - 35 Of. 501 Torre Empresarial Prisma * VBX + (574) 319 80 00 * Casa Matriz

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Sicof contratos

MANUAL DEL USUARIO

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Contenido

ARQUITECTURA SICOF-CONTRATOS ............................................................................................ 5

Ingreso .................................................................................................................................................... 6

Módulos .................................................................................................................................................. 7

MÓDULO DE SEGURIDAD ............................................................................................. 8

Creación de usuarios; ....................................................................................... 8

Empresa asociada: ....................................................................................... 8

Permisos aplicación: ......................................................................................... 8

Roles .................................................................................................................. 9

Administración de permisos ........................................................................... 10

Personalización ............................................................................................... 11

MÓDULO DE DOCUMENTOS ...................................................................................... 12

Apartes ............................................................................................................. 13

Apartes por documento .................................................................................. 15

Módulo maestro contratos .......................................................................................... 16

Maestros .......................................................................................................... 17

Tipos de evaluación ........................................................................................ 19

Reportes .......................................................................................................... 21

Maestro de riesgos ......................................................................................... 21

Módulo administración .................................................................................................... 22

Módulo integración ....................................................................................................... 25

MÓDULO PROCESOS .................................................................................................. 28

Plan anual de adquisiciones .......................................................................... 29

PROCESO PASO DE ACTIVIDAD ........................................................... 33

Crear un estudio previo .................................................................................. 34

PRESUPUESTO: ............................................................................................ 39

Planeación ................................................................................................... 41

Otros ............................................................................................................. 42




Riesgos ........................................................................................................ 43

Polizas iniciales ........................................................................................... 48

Visto bueno tecnico...................................................................................... 52

Adjuntar archivo .......................................................................................... 53

Solicitud CDP .............................................................................................. 54

Aprobación de CDP ........................................................................................ 55

Revisión Financiera .................................................................................... 56

Revisión JURIDICA: ....................................................................................... 59

Junta de contratación ..................................................................................... 60

Generar Reparto ............................................................................................. 61

ELABORACIÓN PROYECTO DE PLIEGO .............................................. 62

PUBLICACIÓN PROYECTO DE PLIEGO .................................................... 62

Observaciones al proyecto de pliego ........................................................ 63

RESOLUCIÓN DE APERTURA................................................................. 63

Recepción de Observaciones: ................................................................... 64

Recepción de la oferta ................................................................................ 65

Evaluación de proponente .......................................................................... 66

Publicación en el SECOP .......................................................................... 67

Evaluación oferta......................................................................................... 67

Recepción observaciones a la evaluación ................................................ 71

Verificación observaciones de la oferta .................................................... 72

Recepción de documentos ......................................................................... 73

Etapa Contractual ........................................................................................... 73

Inicio contrato adjudicado ........................................................................... 74

Validación minuta ........................................................................................ 76

revisión por las partes ................................................................................. 76

Suscripción del contrato ............................................................................. 77

Numeración contrato ................................................................................... 77

Registro presupuestal ................................................................................. 78




Publicación SECOP .................................................................................... 79

Suscripción y aprobación del contrato ...................................................... 80

SUPERVIsIÓN ................................................................................................ 81

Comunicación del supervisor ..................................................................... 81

Acta de inicio ............................................................................................... 82

Asignación de interventor ........................................................................... 82

Informes y supervisión ................................................................................ 83

Actuaciones: ................................................................................................ 85

Evaluación del contratista .......................................................................... 86

Autorización de pagos ................................................................................ 87

CONTROL DE PAGOS .............................................................................. 88

RECLAMACIONES: .................................................................................... 91

Se marca como revisado y se guarda Recibido final ............................... 91

Cierre del proceso ....................................................................................... 93




SICOF-CONTRATOS es un aplicativo ajustado a los contenidos de la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios. Igualmente, estar ajustada con la transición del decreto reglamentario 0734 de 2012 y decreto 1510 de 2013 por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública, sin embargo es responsabilidad de la entidad garantizar que sus funcionarios realicen las actividades conforme al marco jurídico Vigente.

Es una aplicación cliente que permite el acceso a diversas fuentes de datos a través de Internet La aplicación no requiere software del lado del cliente. Se puede ejecutar en Internet Explorer 5.5 o superior, Firefox o Chrome.

Está desarrollado sobre leguajes Java y GWT( Google Web Toolkit ) el cual es un entorno de desarrollo Java, que permite escribir aplicaciones AJAX fácilmente y luego se encarga de compilarlo, traduciendo la parte del cliente a lenguaje de programación JavaScript + HTML + CSS, generando código JavaScript más eficiente que el escrito a mano, soportada en base de datos ORACLE.

ARQUITECTURA SICOF-CONTRATOS




El sistema permite el acceso desde los navegadores internet Explorer, Mozilla Firefox y Google crome ingresando a la dirección electrónica que se le suministre al cliente por parte de ADA S.A

Se digita el usuario y clave previamente entregado por el administrador del aplicativo el cual tiene asignado un rol que permite realizar actividades específicas en el aplicativo

INGRESO




El aplicativo SICOF-CONTRATOS consta de 8 módulos entre los cuales encontramos

Seguridad Documentos BPP (Business Process Procedures) Maestro de Contratos Maestro contratos Maestro Servicios Públicos Integración Procesos

MÓDULOS




El módulo de seguridad permite la creación administración de los usuarios, asignación de roles, administración de permisos y personalización del frameword.

Para crear un usuario se selecciona el icono (nuevo) donde se despliega la siguiente pantalla. La cual se alimenta con los datos del usuario Cedula, nombre completo, login, password (mínimo 6 digititos), en cargo se coloca usuario del sistema, y en categoría se selecciona categoría interna.

se coloca la seccional a la cual está adscrito EMPRESA ASOCIADA:el usuario.

Se selecciona 06 que es el código de la PERMISOS APLICACIÓN:aplicación de contratos.

MODULO DE SEGURIDAD

CREACIÓN DE USUARIOS;




El aplicativo permite crear cuantos roles intervengan el proceso de contratación a estos roles se les colocan los permisos para el ingreso, verificación, modificación, impresión en las actividades asociadas.

Para asignar un usuario al rol: se arrastran de izquierda a derecha los usuarios

que se van asociar al rol y por último se da click en el icono guardar .

ROLES




El sistema de contratación permite asignar los permisos necesarios a los roles anteriormente creados por medio de los siguientes pasos:

Selecciona el rol dando doble clic y se despliega la pantalla que se muestra a continuación en la cual seleccionamos el sistema sobre el cual le vamos a asignar los permisos.

ADMINISTRACIÓN DE PERMISOS




Administración de permisos

En esta etapa se le asignan los permisos sobre cada actividad que componen flujo de contratación sobre estas actividades se les pueden asignar permisos de (creación, leer, editar, adjuntar, imprimir) para asignar el permiso se le da si en cada una de las actividades como me muestra a continuación.

Por último se le da clic en guardar .

Como su nombre lo indica permite personalizar el banner frameword la imagen debe ser. Jpg.

PERSONALIZACIÓN




El módulo de documentos permite la creación de plantillas como estudios previos proyecto de pliegos, pliegos, contratos entre otros los cuales se alimentan por medio de variables que son capturadas en el aplicativo y dan como resultado documentos que se pueden exportar a Word, Excel o PDF según la necesidad.

El sistema permitiendo crear nuevos reporte adicionando el nombre, descripción y se arrastra de izquierda a derecha el nombre de la actividad en la cual se quiere ver el reporte como se muestra en la siguiente imagen.

MODULO DE DOCUMENTOS




Luego de ingresar los datos se le da click en guardar para almacenar los

datos ingresados, permite también modificar deshacer eliminar .

Esta funcionalidad permite la creación de los párrafos que componen los documentos, los párrafos se dividen por la siguiente tipología.

Tabla : permite la creación de tablas por medio de query (consulta realizada contra una base de datos) de consulta.

Cuerpo detalle : permite el ingreso de párrafos que ponen el documentos los cuales están alimentados de variables que alimenta el aplicativo.

Firma : permite colocar el nombre de la persona que genera el documento.

APARTES




Encabezado : permite crear el encabezado de los documentos que se construyen el encabezado puede tener imágenes que se pueden colocar ala izquierda derecha o centrado.

Pie de página : permite crear Pie de página de los documentos que se

construyen el encabezado puede tener imágenes que se pueden colocar ala izquierda derecha o centrado. Luego de seleccionar la tipología se coloca la descripción corca que como su nombre lo indica es una corta descripción para identificar el párrafo creador y el orden en el que va en el documento. Consulta : esta funcionalidad se activa cuando se selecciona la tipología de tabla, permite colocar el query para que poblara la información de la tabla y para guardar la consulta se le da click en aceptar.

Título : Permite colocar los títulos que componen las tabla creada. Descripción: Esta funcionalidad permite ingresar el párrafo (cuerpo de documento) este se puede centrar, justificar o colocar a la izquierda.




Como su nombre lo indica se seleccionan los apartes correspondientes al reporte anterior mente creado de la siguiente manera

Se da doble click en donde se despliega la siguiente pantalla

APARTES POR REPORTE




En la pestaña reportes seleccionamos del listado que se despliega el reportes al que se van a adicionar los apartes luego para incluir los

apartes correspondientes reporte pulsamos colocamos el orden la alineación en la cual se

Requiere dejar el texto

Por último se coloca el texto en el campo descripción y por ultimo guardar.

Este módulo permite la parametrización de los campos con lista desplegable que componen el módulo de contratos como lo son:

MODULO MAESTRO CONTRATOS




Ordenadores del Gasto: es el funcionario que tiene la facultad de legalizar el gasto para el ingreso el ordenador el sistema lista todos los funcionarios de orden ejecutivo y arrastro de izquierda a derecha el nombre del funcionario que es el ordenador del gasto.

Direcciones ejecutoras : permite la parametrización de las unidades ejecutar

as que tiene la entidad

Tipos de póliza : esta pantalla permite el ingreso de los diferentes tipos de póliza que existe.

Tipos de Amparo : Permite crear los diferentes tipos de amparo

Configuración de fechas de envió de alertas : permite la configuración de los días debe notificar y los roles a los cuales se les debe enviar la notificación

Modalidades de contratación : permite la creación de las modalidades de contratación, adicionalmente permite configurar en número de salarios el rango de cuantías que se puede dar un contrato por la dicha modalidad.

MAESTROS




Tipos de contrato: permite parametrizar el campo del estudio previo

donde muestra los diferentes tipos de contrato

Obligaciones por tipo de contrato : permite ingresar las obligaciones tanto de contratista como contrate

Indicadores :esta opción permite parametrizar los tipos de indicador

o Categoría. o Proceso. o Ruta. o Se parametrizan las fechas inicio y final. o Periodicidad y meta esperada.

Como se muestra en la siguiente pantalla




Motivos de terminación de contrato : permite ingresar los diferentes tipos de terminación de contrato se le da adicionar se ingresa el tipo de terminación y por ultimo guardar

Criterios de evaluación de proponente: permite el ingreso de los criterios de evaluación de proponentes con sus componentes se coloca la descripción del criterio.

valor de la calificación del criterio

se ingresan cada uno de los componentes del criterio

Ejemplo:

Criterio financiero

Valor 0

Componente del criterio Índice de liquidez

Tipo de criterio habilitante

Por último se selecciona obligatorio y se le da guardar como se muestra a continuación

TIPOS DE EVALUACIÓN




Si los criterios son de pontaje como los criterios técnicos seleccionamos en tipo de criterio calificación se coloca el puntaje como se muestra a continuación




El sistema permite la construcción de reportes por medio del reportador SICOF.BI, los cuales permite organizar la información por filtros predeterminados como se muestra en la siguiente pantalla

El sistema posee un maestro de riesgos el cual esta parametrizado conforme a Colombia compra eficiente donde se contempla la siguiente estructura.

Clases : General, Específicos. Fuentes : Interno, externo. Tipos de riesgo :

Jurídicos. Ambientales. Económicos. Entre otros

Probabilidades : Permite colocar el valor y la descripción de cada una de

las probabilidades como se muestra a continuación

REPORTES

MAESTRO DE RIESGOS




Impacto : Permite colocar la clasificación del impacto para cada valor con su respectiva descripción de valor cuantitativo y cualitativo

Este módulo permite la administración diferentes tipos de maestro como

Histórico Salarios : permite el almacenamiento el histórico de los

salarios mínimos por vigencia, este dato permite el cálculo de las cuantías para las modalidades de contratación.

Empresa : Permite el registro de la empresa a la que se le configura el aplicativo con sus seccionales.

Tipos de Tercero : Permite clasificar los

terceros por tipo.

MODULO ADMINISTRACIÓN




Tasas de Cambio : Permite parametrizar las diferentes tasas de cambio a moneda colombiana para el cálculo del valor del contrato. Se ingresa el identificador la descripción que es la moneda el valor de la tasa de cambio.

Terceros : esta funcionalidad permite crear los terceros tanto para el módulo de contratos y servicios públicos como para el módulo de almacén e inventarios. Para la creación de un tercero se realiza el siguiente procedimiento

o Se le da click en el icono de nuevo o Ingresar los datos del formulario en el siguiente orden




Estado: activo

Tipo de persona : natural o jurídica

Tipo de régimen : común, simplificado o natural

Tipo de identificación : cedula o NIT

NIT: ingrese la cedula o el NIT (cuando es NIT se coloca el numero coma (,) el digito de verificación

Si es persona jurídica : Razón social

Si es persona natural : apellidos y nombre País: Colombia

Departamento: departamento del cual hace parte el tercero

Municipio: municipio de donde es el tercero

Tipo de vínculo : debe escoger uno de los que da la plataforma (proveedor)




Clasificación: pymes, my pymes o gran contribuyente

Representante legal : si tiene el nombre del representante se debe colocar sino se debe colocar el nombre de la persona o de la empresa o razón social

Los demás campos son opcionales pero es mejor tratar de llenar la información lo más completa posible.

Países : permite el ingreso de los países

Departamentos: Permite el ingreso de los departamentos que poseen los países

Ciudades: Permite el ingreso de las ciudades que componen los departamentos

Dependencias: permite los registros de las dependencias que componen la entidad.

Este módulo permite la integración con el sistema Presupuestal de la entidad por medio de archivos planos (plantillas.xlsx)

Dichas plantillas fueron diseñadas acorde a los reportes producidos

Por el sistema financiero, la información que se carga por medio de este módulo es la siguiente:

Ejecución presupuestal Certificados de Disponibilidad

presupuestal Compromisos Pagos

El Cargue de esta información se ve refleja de varias etapas del proceso de contratación y el proceso de pagos de servicios Públicos.

MODULO INTEGRACIÓN




Procedimiento para el cargue

Damos click en integración SIIF

Se le da click en el icono de nuevo

Desplegándose el siguiente formulario

En el formulario anterior se diligencia la información en observaciones donde se coloca el Nombre de la carga a realizar con la respectiva fecha de corte con la que se encuentra la información.

Luego se selecciona la unidad ejecuta por la cual vamos realizar el cargue

A continuación se da click en examinar al frente de la tipología del archivo que necesitamos cargar ya que daba campo valida la estructura correspondiente.

Posteriormente se da click en procesar, sale un mensaje de estado de la carga “carga exitosa” como resultado de esta acción en la se ve reflejada en el

Campo carga unidades ejecutoras por último se da click en carga definitiva como se evidencia a continuación.




Estas cargas se pueden verificar por los reportes que genera el aplicativo

Se selecciona el reporte que se va generar y despliega la siguiente pantalla el cual se coloca el número de la carga este reporte se puede exportar en PDF, WORD, EXCEL y por ultimo damos click en ejecutar como se muestra en la siguiente imagen




Este módulo permite la creación de los procesos de plan anual de adquisiciones, contratación y servicios públicos trabaja sobre el siguiente escritorio de trabajo.

En el panel de Opciones podrá encontrar el menú de MIS PROCESOS

MODULO PROCESOS




Creados: Aparecen todos los procesos que he creado con mi usuario.

Pendientes: Aparecen todos los procesos que están en una etapa que deben ser atendidos por el rol al que pertenezco y aún no han sido atendidos por ninguna de las personas que pertenecen al rol.

En atención: son todos los procesos que están asignados a mi usuario y

debo de atender.

Cerrados: Son todos los procesos que han finalizado y llegaron hasta la etapa de liquidación.

Cancelados: son todos los procesos que no llegaron hasta la etapa de liquidación y fueron cancelados durante el trascurso de la operación.

El Plan Anual de Adquisiciones es una herramienta p ara:

Facilitar a las entidades estatales identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios.

Diseñar estrategias de contratación basadas en agregación de la demanda que permitan incrementar la eficiencia del proceso de contratación. (Colombia compra eficiente )

Para crear el Plan anual de adquisiciones se debe hacer generado previamente el plan de compras el cual se configura en SICOF-ERP-ALMACE

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES




Luego para crear el proceso se da click en en el icono de nuevo selecciona en proceso Plan anual de adquisiciones y en título se coloca PAA- y el año de

vigencia, en descripción coloca la descripción del proceso por ultimo guardar.

Luego damos click sobre el proceso y la pestaña de análisis donde ingresamos la siguiente información.

Descripción : Necesidades que componen el plan anual de adquisiciones.

Modalidad: el tipo modalidad de contratación por la cual se va realizar el contrato.

Fecha estimada de inicio de contrato : es la posible fecha en dé inicio

del contrato.

Fecha inicio del proceso : Es la fecha en la que da inicio al proceso esta fecha la coloca el sistema de manera automática según la modalidad de contratación que seleccione y la posible fecha en donde dará inicio el contrato.




Duración estimada del contrato : el tiempo de ejecución del contrato ponderado por la entidad este campo se llena en meses ejem (1).

Centro de costos : Dependencia responsable de la necesidad.

Valor estimado : Es el valor total del contrato.

Valor vigencia actual: Este campo se activa al destinar que la necesidad

tiene presupuesto por vigencias futuras por lo tanto es necesario colocar cual es el valor de la vigencia actual.

Vigencia futura: se selecciona si está contemplado vigencias futuras

para la necesidad, sino queda en blanco.

Plan de inversión: Se selecciona si la necesidad hace parte de plan de inversión.

Estado de solicitud vigencias futuras : en trámite y si activa si se

selecciona el campo de vigencias futuras.

Datos del responsable : es la persona responsable de la necesidad, en este campo se coloca el nombre , correo electrónico y datos de contacto.

Catalogo : Son los códigos internacionales que idéntica los bienes

Catalogo : el catalogo trae los códigos internacionales que se le pueden colocar a cada necesidad




Se puede buscar por código o descripción en la siguiente pantalla, para tomar el código que se requiere se selecciona y luego se le da click en aceptar.

Rubros: el sistema permite seleccionar los rubros que están adscritos a la necesidad para adicionar el rubro se selecciona la necesidad luego se

da click en nuevo desplegando la siguiente pantalla en donde se permite la búsqueda de los rubros por los siguientes filtros.

o Vigencia: año de la vigencia actual o Dependencia: nuestra las unidades ejecutoras o Tipo de recurso: corrientes o Rubro: número del rubro de presupuesto o Rubro corto: Número corto que identifica el rubro




Luego se selecciona el rubro con doble click, el sistema le muestre un mensaje de confirmación de la selección del rubro.

Cada necesidad le se adhieren los artículos que hacen parte de la necesidad con las respectivas cantidades.

NOTA: Si se desea se puede guardar parcialmente la información sin necesidad de haber terminado la actividad, para realizarlo basta solo con dar click en el

icono guardar .

Cada vez que se termina una actividad en el sistema en necesario realizar el siguiente proceso para pasar a la siguiente actividad

Se verifica que todos los campos solicitados estén diligenciados

Pestaña Dato: esta pestaña la muestra el sistema cuando la actividad tiene más de un camino es decir que se genera una bifurcación, se debe seleccionar la actividad a pasar como se muestra en la siguiente imagen.

PROCESO PASO DE ACTIVIDAD




Se da click la pestaña proceso

Se selecciona marcar como revisado quedando este con un tono más oscuro

Por último se da click en guardar

Para crear un estudio previo deberá ingresar a la plataforma, al menú de MIS PROCESO y la opción CREADOS.

CREAR UN ESTUDIO PREVIO




Se desplegará en el panel de la derecha una nueva pestaña, donde se mostrarán los procesos que previamente fueron creador por el usuario y se habilitarán los siguientes botones:

Nuevo: este botón le permitirá crear un proceso nuevo.

Guarda: este botón permitirá guardar los cambios que realice en los formulaciones o diligenciando la información que soliciten los procesos.

Editar: este botón habilitará los campos para que se pueda diligenciar la información solicitada por la etapa.

Deshacer: este botón permite deshacer las modificaciones realizadas.

Imprimir: este botón permitirá realizar la impresión de los diferentes formatos configurados en el módulo, como Estudio Previo, Contratos, Actas, etc.

Para Crear un Estudio previo , debe dar clic en el botón Nuevo




En el campo de PROCESO, seleccione la opción de CONTRATACIONES

En el campo de CATEGORÍA, seleccione la opción de PRE-CONTRACTUAL.

En el campo de SOLICITUD, seleccione la opción de ESTUDIOS PREVIOS.

En el campo de TÍTULO, copie el título que le asignará al proceso para su

identificación.

En el campo de DESCRIPCIÓN, copie una corta descripción del proceso.

Una vez diligenciada la información de clic en el botón Guardar

Si el proceso se realizó de forma correcta le aparecerá nuevamente la página inicial de CREADOS, con el proceso que acaba de crear.




En este punto, ya fue creado el proceso pero no se ha diligenciado aún el estudio previo, por lo cual debe seleccionar el proceso y dar doble clic.

Se nos abrirá el formulario de estudio previo, el cual está dividido en las siguientes pestañas:

Para poder diligenciar la información, deberá dar clic Editar y luego podrá copiar la información en los campos del formulario.

Acorde con la operación estándar, los campos que debe diligenciar son los siguientes:

MODALIDAD CONTRATACIÓN : Seleccionar la modalidad de

contratación de la lista desplegable (contratación directa, Mínima cuantía. Concurso de méritos, licitación pública entre otros )




TIPO CONTRATO: permite seleccionar de la lista desplegable los diferentes tipos de contrato (consultoría, servicios).

VIABILIDAD: porque es viable el proyecto

CONTRIBUCIÓN A LAS METAS DEL PLAN DE DESARROLLO: En que

contribuye el contrato al plan de desarrollo de la entidad.

NECESIDAD: Descripción de la necesidad a contratar.

OBJETO (importante en este campo agregar también las actividades que realizará el contratista)

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES : Permite traer la necesidad

registrada en el plan anual vigente, estas necesidades están clasificadas por modalidad de contra

CENTRO DE COSTOS: Permite seleccionar la dependencia a cargo del

proceso.

CONTRATO GLOBAL: Es opcional. Cuando no se conoce la cantidad de pagos a realizar durante la ejecución del contrato; este campo se marca, para que nos permita – en otra etapa del proceso – registrar “n” cantidad de pagos.

DISTRIBUCIÓN DE ARTICULOS ASOCIADOS AL PROCESO : En esta

parte del formulario, para el caso de contrato de bienes; se reflejan los Artículos previamente registrados en plan de compras, asociados a los ítems del Plan Anual de Adquisiciones.




Presupuesto estimado : tomar el valor del contrato en pesos.

Moneda : Definir la moneda del territorio colombiano o si se va hacer con

la moneda de otro país.

Plazo en días : son los días de ejecución del contrato se complementa con los meses Ejemplo 3 meses y 4 días

Meses : los meses de ejecución del contrato.

PRESUPUESTO :




Fecha final : fecha límite para la realización del contrato según la fecha del

contrato.

A partir de: actividad por la cual se da el inicio del contrato.

Detalle forma de pago: son las formas de pago definidas en el contrato

Numero de vigencias Futuras: Se coloca el número de las vigencias futuras que tiene el contrato.

Entregables: son las actividades dentro del contrato en las cuales se

definirá el cumplimiento de este y la verificación de estos por medio del Supervisión/Interventoría de contrato/Interventoría de contrato.

Formas de pago: Permite discriminar cada pago con el número porcentaje del pago valor, a cada forma de pago se le asocia los entregables que se deben solicitar para efectuar el pago.

Rubros: se definen los rubros a los cuales se les asignan el contrato

Cada vez que se cambie el

presupuesto estimado, las

Formas de Pago se perderán y se deben registrar de nuevo.




Ponderación o criterio: Permite el ingreso de los criterios técnicos financieros y jurídicos que se estipulan para el contrato

Estudio de mercado: Adjuntar las cotizaciones que sirven como fundamento para el Estudio del mercado y la realización del CDP (ver estudio de sector anexo).

Presupuesto de mercado : Realizar la suma de todas las cotizaciones y dividirlas por el número de ella.

PLANEACIÓN




Obligaciones del contratista: Adicionar las obligaciones generales según como lo define la ley y especificas si están definidas en el contrato enumerando todas las obligaciones.

Obligaciones del contratante: Adicionar las obligaciones generales según como lo define la ley y especificas si están definidas en el contrato.

Supervisor: Se selecciona el supervisor del contrato.

Obligaciones del supervisor: Sustraer las obligaciones definidas en el reglamento de la entidad, Ejercer la vigilancia y control sobre la correcta ejecución y cumplimiento de las obligaciones del CONTRATISTA.

Ordenadores: Director de la entidad (director).

Ejecutores del gasto: jefe de dependencia o el área.

Fuente: necesidad interna.

Interventoría externa: En el caso que aplique se selecciona.

OTROS




Una vez diligenciada la información la pestaña de otros, se le da clic en la pestaña planeación proceso de contratación se marca como revisado y se

guarda.

RIESGOS




El sistema SICOF-CONTRATOS habilita el ingreso de los riegos que genera el proyecto de acuerdo a lo estipulado por la ley El artículo 4 de la Ley 1150 de 2007 establece que la Entidad Estatal debe “incluir la estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles involucrados en la contratación” en los pliegos de condiciones o su equivalente.

SU ADECUADA A ADMINISTRACIÓN PERMITE RIESGOS la probabilidad de ocurrencia del evento y de su impacto en el REDUCIR

Proceso de Contratación.

Tipo clase: existen dos tipos de clase

o General : es un Riesgo de todos los Procesos de Contratación adelantados por la Entidad Estatal, Por lo cual está presente en toda su actividad contractual.

o Específico : es un Riesgo propio del Proceso de Contratación objeto de análisis

Fuente:

o Interno : es un Riesgo asociado a la operación, capacidad, o situación particular de la Entidad Estatal (reputación, tecnológico).

o Externo : es un Riesgo del sector del objeto del Proceso de Contratación, o asociado a asuntos no referidos a la Entidad Estatal desastres económicos, existencia de monopolios, circunstancias electorales).

Etapa: Etapa en donde puede ocurrir el riesgo

Planeación: la etapa de planeación está comprendida entre la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones y la fecha en la cual se decide continuar o no con el Proceso de Contratación. Durante esta etapa, la Entidad Estatal elabora los estudios previos y el proyecto de pliegos de condiciones o sus equivalentes. Ejecución : esta etapa va desde el desarrollo del objeto contractual, por

parte del Contratista, y de la Contraprestación por parte del Contratante; en las condiciones forma y plazos pactados.




Pues contractual : La etapa pos contractual se refiere a Actuaciones posteriores al vencimiento del término establecido en el contrato, o en el acto que lo da por terminado de manera anticipada

Tipos de riesgo según El Documento Conpes 3714 de 2011 clasifica los Riesgos de acuerdo con los siguientes tipos 1

Riesgos Económicos : son los derivados del comportamiento del

mercado, tales como la fluctuación de los precios de los insumos, desabastecimiento y especulación de los mismos, entre otros.

Riesgos Sociales o Políticos : son los derivados de los cambios de las políticas gubernamentales y de cambios en las condiciones sociales que tengan impacto en la ejecución del contrato.

Riesgos Operacionales : son los asociados a la operatividad del

contrato, tales como la suficiencia del presupuesto oficial, del plazo o los derivados de procesos, procedimientos, parámetros, sistemas de información y tecnológicos, equipos humanos o técnicos inadecuados o insuficientes.

Riesgos Financieros :

o el riesgo de consecución de financiación o riesgo de liquidez para obtener recursos para cumplir con el objeto del contrato,

o el riesgo de las condiciones financieras establecidas para la obtención de los recursos, tales como plazos, tasas, garantías, contragarantías, y refinanciaciones, entre otros

Riesgos Regulatorios : derivados de cambios regulatorios o reglamentarios que afecten la ecuación económica del contrato.

Riesgos de la Naturaleza: son los eventos naturales previsibles en los

cuales no hay intervención humana que puedan tener impacto en la ejecución del contrato, por ejemplo los temblores, inundaciones, lluvias, sequías, entre otros.

Riesgos Ambientales : son los derivados de las obligaciones legales o reglamentarias de carácter ambiental, así como de las licencias, planes




de manejo o de permisos y autorizaciones ambientales, incluyendo tasas retributivas y compensatorias, obligaciones de mitigación, tareas de monitoreo y control, entre otras.

Riesgos Tecnológicos : son los derivados de fallas en los sistemas de comunicación de voz y de datos, suspensión de servicios públicos, nuevos desarrollos tecnológicos o estándares que deben ser tenidos en cuenta para la ejecución del contrato, obsolescencia tecnológica

Valoración del tratamiento : Como su nombre lo indica se le da apreciación a cada Riesgo de acuerdo con la probabilidad de ocurrencia así:

Raro, improbable, posible, probable y casi cierto y valorarlos de 1 a 5 siendo raro el de valor más bajo y casi cierto el de valor más alto.

Impacto del riesgo: Es de impacto se da como resultado del análisis de los siguientes criterios: La calificación cualitativa consecuencia del Riesgo, y la DELcalificación monetaria del Riesgo, la cual corresponde a la valoración de los sobrecostos a los cuales pueda haber lugar por la ocurrencia del Riesgo.




Esta valoración es el resultado de la combinación PROBIDAD EL IMPACTOy la valoración dada a cada riesgo como se estipula en la siguiente tabla

2 (Tabla de calificación Colombia compra Eficiente)

Valoración del Tratamiento :

Una vez realizada la evaluación y calificación de cada uno de los Riesgos asociados al Proceso de Contratación se debe establecer la prioridad, para su tratamiento teniendo en cuenta factores que determinan:

o Aceptación de Riesgo o Transferencia de responsable o Evitar el riesgo o Reducir la probabilidad y sus consecuencias

Monitoreo y Revisión es esta actividad permite registrar la periodicidad en que




se dada el monitoreo de los riegos indicando como se muestra en la siguiente pantalla la fecha Estimada (indicar tratamiento), Contemplar tratamiento, el monitoreo y la periodicidad cada riesgo según la matriz de riesgos planteada por la entidad para guardad le selecciona aceptar.

Cronograma de actividades: en este cronograma se ingresan cada una de las

actividades a realizar durante el proceso.

LUEGO DE HABER DILIGENCIADO CADA UNO DE LOS FORMUL ARIOS QUE

COMPONEN ESTA SE REALIZA EL SIGUIENTE PROCESO PARA PASAR DE ETAPA:

POLIZAS INICIALES




SE MARCA COMO REVISADO SE DA GUARDAR COMO LO MU ESTRA . LA IMAGEN

Después de diligenciar el estudio previo, sigue la actividad de PÓLIZAS INICIALES, esta actividad permitirá que el usuario relaciones las pólizas y amparos que serán exigidos al contratista.

Para diligenciar esta información, deberá ingresar al proceso que se encuentre en el estado de PÓLIZAS INICIALES:

Se le da doble clic al proceso y se abre la siguiente pestaña:

Damos clic en editar y procedemos a diligenciar el campo de PÓLIZA.

Para agregar una PÓLIZA AL PROCESO, se debe dar clic en la opción

, así se nos abrirá un registro con una lista desplegable, donde se selecciona el nombre de la póliza que deseo agregar.




Dar clic en guardar.

Para poder agregar los AMPAROS, deberá dar DOBLE CLIC sobre el nombre de

la póliza y luego dar clic en del campo de AMPAROS. Así se




desplegará un registro donde podrá seleccionar el AMPARO, EL PORCENTAJE DE CUBRIMIENTO y EL TIEMPO ADICIONAL.

Después de diligenciar la información de los campos deberá dar clic en guardar. Si es necesario agregar más amparos, deberá dar nuevamente clic en

Y diligenciar la información solicitada.

Si es necesario agregar una nueva póliza, deberá dar nuevamente clic en

del campo de PÓLIZAS, y repetir todo el proceso anterior.

Recuerde que después de terminar de registras las pólizas y amparos del proceso, podrá dar clic solamente en GUARDAR, y el sistema almacenará los registros realizados pero no pasará a la etapa siguiente, ni se validará el cumplimiento de los requisitos obligatorios.

Guardar después de dar clic en MARCAR COMO REVISADO, hará que el sistema valide que los campos obligatorios estén diligenciados y los archivos adjuntos estén cargados, pasando el proceso a la actividad siguiente.




Esta actividad el coordinador o director del área da su visto bueno al estudio previo, si se presentan observaciones se puede ingresar la información en comentarios o exportando el documento en Word y realizando los comentarios sobre el documento, para adjuntar el documento se realiza el siguiente proceso.

VISTO BUENO TECNICO




Para adjuntar un archivo al proceso, deberá ingresar al proceso, dar clic en EDITAR y por ultimo seleccionar la opción de ADJUNTOS.

Si se desea abrir un archivo previamente adjuntado deberá dar clic en ARCHIVOS ADJUNTOS. Pero si se desea adjuntar un nuevo documento deberá dar clic en el botón ADJUNTAR NUEVO.

ADJUNTAR ARCHIVO




De inmediato se abrirá un NUEVO DOCUMENTO, donde deberá dar clic en EXAMINAR para buscar en su equipo el documento que desea adjuntar. Luego deberá seleccionar el TIPO de documento, el cual corresponde al nombre del documento relacionado como requisito. Es importante resaltar que si el sistema indica que se debe adjuntar en el momento de montar la información se deberá escoger en el TIPO, el documento, de lo contrario, el sistema no sabrá qué documento está adjuntando y repetirá el mensaje indicando que debe adjuntar el (nombre del documento requerido)

Luego de seleccionar el TIPO, deberá escribir una breve descripción del documento.

Después de diligenciado estos campos deberá dar clic en guardar, para que el sistema comience el proceso de guardado del documento seleccionado.

SOLICITUD CDP




Para

realizar la solicitud del CDP se debe diligenciar los campos de

Fecha de elaboración : se coloca la fecha en que se realiza la solicitud

Descripción : se realiza una breve descripción de objeto a contratar

Fecha Vigencias futuras : esta información se diligencia si hay vigencias futuras para el proceso

Número de Vigencias : Se coloca el número de vigencias futuras contempladas para el proceso.

APROBACIÓN DE CDP




En esta actividad se selecciona el CDP que hace parte del proceso click sobre el CDP y se arrastra (se selecciona quedando en un tenue y con el click sostenido se desplaza hasta la casilla derecha)de izquierda a derecha y por último se da click en aceptar.

Criterios a evaluar: cada uno de los criterio que se van a tener en DEMARCARcuenta para la evaluación financiera diligenciando los siguientes campos

Descripción: Nombre el criterio de evaluación.

Indicador: se selecciona el tipo de indicador que se va a usar para la calificación entre los cueles se encuentran mayor o igual, menor o diferente.

Margen: es el límite para calificar.

REVISIÓN FINANCIERA




Tipo: se debe escoger entre calificación, habilitante o inhabilitaste, esto define si es obligatorio o no para la elección del proponente.

Puntos: solo aplica si se escoge como tipo calificación, es el puntaje para

cada uno de los requisitos exigidos.

Obligatorio: se selecciona en caso que el requerimiento sea obligatorio Subsanable: es un requisito que puede adjuntar en cualquier momento de

la contratación pero no es obligatorio en el proceso.




Luego de realizar la validación de cada uno de los criterios el sistema permite pasar a viabilidad jurídica o terminar con el proceso como lo muestra la siguiente imagen.

Datos estado: esta pestaña permite definir la ruta que va a tomar el proceso como lo observamos en el la pantalla anterior.




En esta actividad se verifican los estudios previos realizados por el formulador de la necesidad y permite definir los criterios jurídicos se van a solicitar en el proceso en donde se debe diligenciar y clasificar tomando en cuenta la siguiente información.

Descripción: Nombre el criterio de evaluación.

Indicador: se selecciona el tipo de indicador que se va a usar para la calificación entre los cueles se encuentran mayor o igual, menor o diferente.

Margen: es el límite para calificar.

Tipo: se debe escoger entre calificación, habilitante o inhabilitaste, esto

define si es obligatorio o no para la elección del proponente.

Puntos: solo aplica si se escoge como tipo calificación, es el puntaje para cada uno de los requisitos exigidos.

Obligatorio: se selecciona en caso que el requerimiento sea obligatorio.

Subsanable: es un requisito que puede adjuntar en cualquier momento de

la contratación pero no es obligatorio.

Después de diligenciar cada uno de los ítems da click en aceptar y se selecciona en la pestaña Datos (estado): en donde se puede tomar la decisión de la etapa a seguir del proceso, en pantalla se muestran las 3 posibles rutas por la cual

REVISIÓN JURIDICA:




puede continuar el proceso como lo muestra la siguiente imagen.

Se marca como revisado y luego en el icono guardar

: JUNTA DE CONTRATACIÓN

La junta de contratación es la verifica y emite un concepto sobre los procesos contractuales, contratos o convenios en donde se verifica los estudios previos con cada uno de los ítem mencionados anteriormente luego se selecciona la

ruta a seguir en la pestaña datos ( estado ) se selecciona




Iniciar proceso de contratación


Esta actividad permite ratificar o cambiar la modalidad de contracción por la cual se va a realizar el proceso en la pestaña datos dando doble click sobre la modalidad a seleccionar.


En esta actividad se genera el reparto en donde se designará un funcionario con conocimiento y experiencia en contratación estatal, para que ejerza la Coordinación del proceso desde la estructuración del proyecto de pliego de Condiciones hasta la definición del proceso con el acto que adjudica o declara desierto el proceso adicionalmente permite verificar que los procesos cumplan con cada uno los ítems mencionados en la lista de chequeo como se evidencia en la siguiente pantalla

NOTA: las actividades que se desarrollan después de esta etapa son propias de

GENERAR REPARTO




cada modalidad de contratación se hacen referencia a las más relevantes

En esta actividad permite elaborar el proyecto de pliegos basa en las plantillas previamente cargadas en el módulo documentos para visualizar el proyecto de

pliegos se selecciona la y se despliega la siguientes pantallas permitiendo

exportar en Word para realizar las modificaciones que se requieran sobre el documento.

Luego de realizar las modificaciones se debe adjuntar el proyecto de pliegos final como se ve en el proceso adjuntar.

Código externo : es el numero con el cual se identifica en el secop

ELABORACIÓN PROYECTO DE PLIEGO

PUBLICACIÓN PROYECTO DE PLIEGO




Publicación de proyecto de pliegos Link del secop : es la forma en donde se identifica en el secop.

En esta actividad se registran las observaciones que se le hayan hecho al proyecto de pliego.

En esta etapa se da la apertura al proceso y se adjunta la resolución de apertura

OBSERVACIONES AL PROYECTO DE PLIEGO

RESOLUCIÓN DE APERTURA




Se adjuntan las observaciones recibidas por parte de los proponentes en el caso que se den. Se da clic en editar para habilitar las casillas. Se da clic en adicionar y se ingresan las observaciones. Cuando se reciben las observaciones se adjuntan en la pestaña “adjuntos”

Luego se diligencia la lista de chequeo y las observaciones como lo muestra la imagen.

Después de realizar la verificación de las observaciones para pasar de etapa seleccionamos la pestaña de datos estado.

Se marca como revisado y luego en el icono guardar .

RECEPCIÓN DE OBSERVACIONES:




Recepción de ofertas: se ingresan los proponentes con el valor de la propuesta

económica, para registrarlos se da click en nuevo se coloca la razón social de proponente y el valor de la propuesta económica como lo muestra la siguiente pantalla.

Se valida la lista de chequeo se selecciona dado click sobre cada ítem que cumple le proponente como se muestra en la siguiente pantalla

Luego de verificar y adjuntar cada uno de los documentos referenciados en la lista.

RECEPCIÓN DE LA OFERTA





Esta etapa permite realizar la evaluación a cada uno de los proponentes

Por cada uno de los criterios que se hayan estipulado para el proceso

Descripción de las Casillas de Búsqueda:

• Técnicos • Jurídicos • Financieros • Económicos

Una vez realizada la evaluación del proponentes en cada uno de los cuatro

criterios, se da click en marcar como revisado y luego en el icono guardar

EVALUACIÓN DE PROPONENTE




Los documentos generados deben ser publicados en la plataforma del SECOP, en esta pantalla se ingresa el código externo (numero con el cual queda con el que queda el proceso registrado en el SECOP) y el link del proceso.

Por último se da click en marcar como revisado y luego en el icono guardar .

En esta actividad se presenta en los procesos de sección de subasta inversa, y mínima cuantía; el sistema realiza el cálculo dependiendo del método que se seleccione los métodos que se pueden escoger son:

Media aritmética : Esta fórmula determina promedio aritmético de las Ofertas válidas y la asignación de puntos en función de la proximidad de las Ofertas ha dicho promedio aritmético, como resultado de aplicar las siguientes Fórmulas

PUBLICACIÓN EN EL SECOP

EVALUACIÓN OFERTA




Obtenida la media aritmética se procederá a ponderar las Ofertas de acuerdo con la siguiente fórmula.

Donde

En el caso de ofertas económicas con valores mayores a la media aritmética se tomara el valor absoluto de la diferencia entre la media aritmética y el valor de la Oferta, como se observa en la fórmula de ponderación. Media aritmética alta : Consiste en la determinación de la media aritmética entre el valor total sin decimales de la Oferta válida más alta y el promedio aritmético de las Ofertas válidas y la asignación de puntos en función de la Proximidad de las Ofertas a dicha media aritmética, como resultado de aplicar las siguientes fórmulas:




Obtenida la media aritmética alta se procederá a ponderar las Ofertas de acuerdo con la siguiente fórmula:

En el caso de Ofertas económicas con valores mayores a la media aritmética alta se tomara el valor absoluto de la diferencia entre la media aritmética alta y el valor de la Oferta, como se observa en la fórmula de ponderación.

Media geométrica con presupuesto oficial: Consiste en establecer la media Geométrica de las Ofertas válidas y el presupuesto oficial un número determinado de veces y la asignación de puntos en función de la proximidad de las Ofertas a dicha media geométrica, como resultado de aplicar las fórmulas que se indican en seguida.

Para el cálculo de la media geométrica con presupuesto oficial se tendrá en cuenta el número de Ofertas válidas y se incluirá el presupuesto oficial del




Proceso de Contratación en el cálculo tantas veces como se indica en el siguiente cuadro:

Y así sucesivamente, por cada tres Ofertas válidas se incluirá una vez el presupuesto oficial del presente Proceso de Contratación. Posteriormente, se determinará la media geométrica con la inclusión del presupuesto oficial de acuerdo a lo establecido en el cuadro anterior, mediante la siguiente fórmula.

Establecida la media geométrica se procederá a determinar el puntaje para cada Proponente mediante el siguiente procedimiento

En el caso de Ofertas económicas con valores mayores a la media geométrica con presupuesto oficial se tomará el valor absoluto de la diferencia entre la media geométrica con presupuesto oficial y el valor de la oferta, como se observa en la fórmula de ponderación

Menor valor: Consiste en establecer la Oferta de menor valor y la asignación de puntos en función de la proximidad de las Ofertas a dicha Oferta de menor




valor, como resultado de aplicar las fórmulas que se indican en seguida. Para la aplicación de este método [nombre de la Entidad Estatal] procederá a determinar el menor valor de las Ofertas válidas y se procederá a la ponderación, de acuerdo con la siguiente fórmula:

En este caso se tomará el valor absoluto de la diferencia entre el menor valor y el valor de la Oferta, como se observa en la fórmula de ponderación. Para todos los métodos descritos se tendrá en cuenta hasta el séptimo (7°) decimal del valor obtenido como puntaje. 21

Al seleccionar el método de evaluación el sistema muestra cual es el proponente

que cumple.

Se incluyen las observaciones recibidas después de haber publicado el resultado de la evaluación en la página del secop.

Dichas observaciones se adjuntan al proceso, luego se verifica la lista de chequeo como se muestra en la siguiente imagen.

2 http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/20140220_pliegodecondicionesversionpublicacion_0.pdf

RECEPCIÓN OBSERVACIONES A LA EVALUACIÓN




Por último se da click en marcar como revisado y luego en el icono guardar

Se verifica cada una de las observaciones ingresadas con anterioridad se verifica el documento adjunto y se dividen para cada una de las áreas implicadas en el proceso y le da respuesta a cada una

VERIFICACIÓN OBSERVACIONES DE LA OFERTA




Posterior mente se hace click en la pestaña “Publicación” se da click en marcar

como revisado y luego en el icono guardar .

En esta etapa se verifican cada uno de los documentos entregados por el proponente se realiza la solicitud se los documentos pendientes se adjuntan y se selecciona la etapa a seguir.

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

ETAPA CONTRACTUAL




Esta etapa se inicia el proceso de contratación se adjudica el contrato

Se diligencian los campos correspondientes al valor del contrato la fecha en la que adjudicó el contrato, como se observa en la imagen se muestran los rubros con el disponible que se tiene para el contrato

Posteriormente del proponente que se encuentran habilitados se selecciona el ganador seleccionándolo como se muestra en la siguiente imagen.

INICIO CONTRATO ADJUDICADO




Por último se verifica la lista de chequeo.




Esta actividad es propia del área de jurídica se cada uno VALIDA VERIFICANlos de los ítem del contrato se verifica la descripción y los entregables, se exporta

la minuta del contrato dando click en el icono exportando el documento en Word, el sistema muestra el número del proceso del cual desea generar el documento como se evidencia en la siguiente imagen el documento esta Creado como plantilla el cual puede ser modificado, el documento se adjunta después de verificado.

Marcar como revisado y luego en el icono guardar .

En esta actividad se verifica el contrato por las partes se da el aval para cada

VALIDACIÓN MINUTA

REVISIÓN POR LAS PARTES




uno de los ítem del contrato.

Una vez se hace la verificación, se hace clic en “Datos (Estado)” y se selecciona la siguiente etapa para este caso “Suscripción del contrato.



El sistema permite adjuntar el contrato con las firmas para su legalización

El sistema permite realizar la numeración del contrato de dos formas automática El sistema muestra una numeración consecutiva por medio el icono

SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO

NUMERACIÓN CONTRATO




crear numeración (esta opción es habilitada desacuerdo a las necesidades del cliente)

Manual Se ingresa el número del contrato y la fecha en que se suscribió el mismo como lo muestra l siguiente imagen

NOTA: Tenga en cuenta que no es posible usarlas simultaneas el uso de una opción restringe la otra.



En esta actividad EL SISTEMA SE DA CLIC EN “COMPROMISOS que hacen ”parte del rubro asignado, se selecciona el correspondiente al contrato y se arrastra de izquierda a derecha como se muestra en la imagen

REGISTRO PRESUPUESTAL






En esta actividad el sistema muestra el link donde se han publicado los demás documentos.

PUBLICACIÓN SECOP




Luego se selecciona el proceso marcar como revisado, la pestaña dato se relaciona la ruta a seguir y por ultimo guardar como lo muestra la imagen.



Se registran la información correspondiente a las pólizas. El sistema ya trae la información básica ingresada con el formulador de la necesidad en la etapa de estudio previo.

Aseguradora: Nombre de la aseguradora Fecha de la póliza: fecha en que inicia la póliza Número de la póliza: número de la póliza Vigencia: fecha en que finaliza la póliza.

Una póliza puede tener uno o varios amparos los cuales están listados en el aplicativo, POR CADA AMPARO SE REGISTRA EL PORCENTAJE VALOR

AMPARADO YA QUE LA CASILLA VALOR LA TRAE AUTOMÁTICA MENTE

DEPENDIENDO EL PORCENTAJE QUE COLOQUE ESTA PESTAÑ A ES EL

RESULTADO DEL CÁLCULO DEL VALOR DEL CONTRATO POR EL

luego colocan la fecha de inicio y la fecha de PORCENTAJE INGRESADO

vencimiento y el tiempo adicional en meses que cubre la póliza.

SUSCRIPCIÓN Y APROBACIÓN DEL CONTRATO






Este flujo es cíclico y permite saltar entre las actividades que componen el flujo entre las que encontramos

En esta actividad permite adjuntar el documento en donde se le informa al supervisor del contrato la culminación de las etapas anteriores y se le notifica que se le asigno dicha responsabilidad.

En la pestaña de “Datos (Estado)” se selecciona “acta de inicio” , si el contrato según la norma no tiene acta de inicio permite hacer el salto a la actividad de asignación de interventor



SUPERVISIÓN

COMUNICACIÓN DEL SUPERVISOR




En esta actividad se permite registrar la fecha del acta de inicio permite registrar los integrantes que firman el acta

Se da click en la icono nuevo donde se despliega el maestro de terceros el cual permite realizar la búsqueda ya sea por nombre o por numero documento se selecciona el de la lista desplegable y por ultimo de da click en aceptar.



En esta actividad permite reafirmar o cambiar el supervisor/ interventor del contrato el proceso a realizar es el siguiente

Buscar el funcionario por rol o por nombre luego dar click en buscar Seleccionar el funcionario dando doble click

ACTA DE INICIO

ASIGNACIÓN DE INTERVENTOR




De igual forma Permite ingresar el grupo de trabajo como se muestra en la siguiente imagen.



En esta actividad permite registrar el seguimiento del contrato

fecha del reporte Avance en tiempo % avance de ejecución Actividad Realizada

Por otra parte permite registrar las observaciones de la jecución del cotrato por ultimo muestra las obligaciones del contratista las cuales son registradas desde el estudio previo y en esta actividad permiten realizar el serguimiento y sumplimiento de cada una de ellas.

INFORMES Y SUPERVISIÓN




En la segunda casilla se encuentra las observaciones de ejecución, la cual debe identificar de forma más especifica la actividad que se está realizando y su cumplimiento, se deben contestar las preguntas que el sistema genera para identificar si se está cumpliendo en debida forma el contrato. Se da aceptar.

A continuación se descuben cada uno de los campos

Descripción: se identifica la actividad realizada por el contratista y el contratante.

Fecha: Ejecución de las actividades si cumple con los tiempos de la contratación.

Estado: se pasa a los pagos dentro de proceso para la validación de los

mismos.

Check list: se validan los documentos obligatorios para la etapa.

Adjunto: se adjunta el acta o el informe que valide el proceso del contrato.

Luego se verifica la lista de chequeo como lo muestra la imagen






Las actuaciones son los actos que deben realizar las partes para ejecutar el proceso contractual en debida forma y en los tiempos indicados en el contrato

En esta actividad se adjunta el documento de solicitud

Las actuaciones se clasifican en

Prorrogas :

ACTUACIONES




Proceso que se debe realizar en el trascurso del contrato es un cambio en el tiempo de ejecución de las actividades contractuales con el fin que no se presente el incumplimiento de las funciones del contratista

Adiciones :

Cambio en el contrato en relación al dinero del mismo, es un aumento en el valor del contrato para garantizar la ejecución del mismo y de las obligaciones contraídas en él , Se debe tener en cuenta la restricción del monto máximo a adicionar, ya que este no puede superar el 50% del valor inicial en SMMLV del contrato.

Otro si: Es aquel en cual se pretende introducir variaciones al contrato sin que por esto se afecte su esencia, tales como obligaciones específicas, condiciones técnicas, designaciones de supervisión y/o interventoría, etc. Lo anterior únicamente es posible previa justificación por parte de la entidad y valoración de la viabilidad de la misma, teniendo en cuenta que con ella no se cause algún agravio a la entidad o desequilibrio económico al contratista.

Suspensión: Implica la cesación de efectos de contrato durante el término de la suspensión. En este término no podrán desarrollarse actividades relacionadas con el contrato ni efectuarse pago alguno al contratista. El acto de suspensión debe indicar expresamente que este no genera perjuicio alguno para la Entidad, así como la fecha exacta de su reanudación.

Sanciones :

Son las penalidades que se colocan a una de las partes por incumplimiento total o parcial de las obligaciones contractuales generadas dentro del contrato plataforma

En esta actividad se evalúa al contratista según los criterios planteados

EVALUACIÓN DEL CONTRATISTA




En esta Actividad se verifican el cumplimiento de cada los entregables adscritos para el pago

Luego de seda click en pago Autorizado.

Se selecciona la actividad a seguir (control de pagos)

AUTORIZACIÓN DE PAGOS






En esta actividad permite realizar el control de los pagos de acuerdo a la información que se tenga del módulo de SICOF, numero de disponibilidad, número de compromiso y detalle del pago

CONTROL DE PAGOS




Se valida el check list y se adjunta el documento, permitiendo a la entidad identificar que ya se han realizado los pagos en su totalidad y que se puede liquidar el contrato.

Se adjunta el documento y se guarda .

Estado: se envía el proceso a la siguiente etapa




Se marca como revisado y se guarda .




En esta pantalla se registran las reclamaciones que se generan durante la ejecución de contrato diligenciando los siguientes campos.

Descripción: se informa el motivo de la reclamación y el no cumplimiento de alguna de las partes en el contrato.

Fecha: Fecha en la que se genera la reclamación.

Estado: Se selecciona la actividad con la que continuará en el proceso

RECLAMACIONES:

SE MARCA COMO REVISADO Y SE GUARDARECIBIDO FINAL




Liquidación saldos de reserva: si quedo algún dinero sobrante dentro del contrato ese se debe entregar nuevamente a la entidad, sino es así simplemente de marca como revisado entendiendo esto como la finalización del mismo se

marca como revisado y se guarda .

Publicación en el Secop: esta actividad se realiza en la plataforma con dos finalidades, la primera para identificar como se encuentra en la página del estado y el numero con el cual se puede buscar en el momento en que se necesite validar y la segunda es una ayuda de la plataforma para que la persona que debe publicar en la página del estado no se le pase la actividad.





Necesidad de cerrar el expediente: la persona encargada del proceso final marca como revisado y guarda el cierre del expediente dando como terminado el proceso contractual.


Estado: se pasa a las últimas actuaciones procesales

: al tener el acta firmada la persona encargada del CIERRE DEL PROCESOproceso debe cerrarlo identificando que ya no se tienen más actividades contractuales por las partes. En el momento en que se valide que todas las actividades contractuales fueron realizadas en su totalidad, el funcionario cierra el proceso en la plataforma





Análisis legal y técnico: la persona que debe validar el proceso debe dar el visto bueno para terminar el contrato en todas las áreas del mismo


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