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MANUAL DE CONTRATACIÓN
SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA
Julio de 2014
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INTRODUCCIÓN
En Colombia, el Sistema de la Economía Solidaria está definido en la Ley 454 de 1998, la cual creo la Superintendencia de la Economía Solidaria, como un organismo público de carácter técnico, adscrito al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con personería jurídica, autónoma, administrativa y financiera.
La Superintendencia, ejerce la supervisión, inspección, control y vigilancia de las organizaciones de la economía solidaria que no se encuentren sometidas a la supervisión especializada del Estado. Tiene como objetivos: a) proteger los intereses de los asociados de las organizaciones de la de Economía Solidaria, de los terceros y de la comunidad en general; b) Velar por la preservación de la naturaleza jurídica de las entidades sometidas a su supervisión, en orden a hacer prevalecer sus valores, principios y características esenciales; c) Vigilar la correcta aplicación de los recursos de éstas entidades, así como la debida utilización de las ventajas normativas a ellas otorgadas; d) Supervisar el cumplimiento del propósito socioeconómico no lucrativo que ha de guiar la organización y funcionamiento de las entidades vigiladas.
De acuerdo con los parámetros generales para la expedición de manuales de contratación emanado de Colombia Compra Eficiente, el Manual de Contratación "es el documento que establece y da a conocer a los partícipes del sistema de compras y contratación pública los flujos de proceso y organigrama que cada Entidad Estatal desarrolla en sus Procesos de Contratación y Gestión Contractual'
En consecuencia el presente manual de contratación tiene el propósito de servir de guía conceptual y procedimental para los partícipes del sistema de compras y contratación pública enunciados en el artículo 21 del decreto 1510 de 2013 y las áreas involucradas en los procesos de contratación de la Superintendencia de la Economía Solidaria, entre otros, el ordenador del gasto, ejecutores de los procesos y procedimientos y demás personas que tengan interés en su consulta y aplicación.
La finalidad del presente documento es ser una herramienta jurídica y pedagógica, para que los usuarios del mismo, los partícipes del sistema de compras y contratación pública enunciados en el artículo 2º del decreto 1510 de 2013 así como los responsables de cada área, supervisores e interventores, cuenten con un instrumento de fácil consulta que ilustre de manera clara el proceder de la actividad contractual al interior de la Superintendencia.
Forman parte de este manual, todos los procedimientos aplicables desde la etapa precontractual, contractual y pos contractual, hasta la liquidación del contrato, así como el Manual de supervisión y responsabilidades de los interventores y supervisores de contratos.
RESPONSABILIDAD.
La responsabilidad de la aplicación de este manual, es de los servidores públicos involucrados en los procesos de contratación de la Superintendencia de la Economía Solidaria; por lo tanto, deberán consultarlo y seguir paso a paso lo descrito para las diferentes modalidades de contratación.
ÁMBITO DE APLICACIÓN
El presente manual de contratación es aplicable a toda la contratación que adelanta la Superintendencia de la Economía Solidaria.
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BUENAS PRÁCTICAS DE GESTIÓN CONTRACTUAL
La Superintendencia de la Economía Solidaria, en aras de garantizar los fines y principios de la contratación pública, realizará las acciones tendientes a lograr estos objetivos, entre los cuales se encuentra la Suscripción del Compromiso Anticorrupción en los procesos de selección y así mismo convocar a las veedurías ciudadanas en todos los procesos de selección.
De otra parte se realizan capacitaciones a fin de dar a conocer el manual de contratación, se establezcan los modelos y formatos en aras de garantizar que las diferentes dependencias mantengan los lineamientos legales, institucionales y los establecidos por Colombia Compra eficiente o quien haga sus veces.
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................. 2
CAPITULO I ........................................................................................................................................ 8
1. MARCO CONCEPTUAL .................................................................................................................. 8
1.1. NORMATIVIDAD APLICABLE A LA CONTRATACIÓN DE LA SUPERINTENDENCIA DE
LA ECONOMÍA SOLIDARIA. .............................................................................................................. 8
1.2 CONCEPTOS Y DEFINICIONES ................................................................................................... 8
1.3. COMPETENCIA Y DELEGACIÓN PARA CONTRATAR. ...................................................... 15
1.3.1 COMPETENCIA PARA CONTRATAR ........................................................................... 15
1.3.2. DELEGACIÓN PARA CONTRATAR. .............................................................................. 15
CAPITULO II ..................................................................................................................................... 17
2. ETAPAS DE LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN .................................................................. 17
2.1. ELABORACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES. .................. 17
2.2 ETAPA PRECONTRACTUAL. .................................................................................................. 17
2.2.1. ESTUDIOS Y/O DOCUMENTOS PREVIOS. ........................................................................... 17
2.2.1.1 ESTUDIOS PREVIOS PARA LA SUBASTA INVERSA. ........................................................ 18
2.2.1.2 ESTUDIOS PREVIOS PARA LA ADQUISICIÓN EN BOLSA DE PRODUCTOS. ................. 18
2.2.1.3 ESTUDIOS PREVIOS PARA LA CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA. ................. 19
2.2.1.4 ESTUDIOS PREVIOS PARA LA ENAJENACIÓN DE BIENES DEL ESTADO ..................... 19
2.2.2. MODALIDADES DE SELECCIÓN DE CONTRATISTAS. ....................................................... 20
2.2.3. DISPOSICIONES COMUNES: ................................................................................................. 20
2.2.3.1 PROCEDIMIENTO COMÚN TODAS LAS MODALIDADES DE CONTRATACIÓN............... 20
2.2.3.2 PUBLICIDAD DE LOS PROCESOS: ..................................................................................... 21
2.2.3.3. AVISO DE CONVOCATORIA PÚBLICA: ............................................................................ 21
2.2.3.4 ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS: ............................................................................. 21
2.2.3.4.1 LOS CRITERIOS PARA SELECCIONAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE ...................... 22
2.2.3.4.2 EL ANÁLISIS DE RIESGO Y LA FORMA DE MITIGARLO ................................................ 24
2.2.3.4.3 LA INDICACIÓN DE SI EL PROCESO DE CONTRATACIÓN ESTÁ COBIJADO POR UN
ACUERDO COMERCIAL. ................................................................................................................. 24
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2.2.3.5. PLIEGO DE CONDICIONES Y CONTENIDO DEL MISMO: ................................................. 25
2.3 MODALIDADES DE SELECCIÓN ............................................................................................... 25
2.3.1. LICITACIÓN PÚBLICA. ........................................................................................................... 25
2.3.2 SELECCIÓN ABREVIADA. ..................................................................................................... 31
2.3.2.1 SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA: ............................................................ 33
2.3.2.2. SELECCIÓN ABREVIADA PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE
CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES POR SUBASTA INVERSA. ................................... 38
2.3.2.3. SELECCIÓN ABREVIADA PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE
CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES EN BOLSAS DE PRODUCTOS ............................. 41
2.3.2.4. SELECCIÓN ABREVIADA PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE
CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES POR COMPRA POR CATÁLOGO DERIVADO DE
LA CELEBRACIÓN DE ACUERDOS MARCO DE PRECIOS. ......................................................... 42
2.3.2.5. SELECCIÓN ABREVIADA PARA LA ENAJENACIÓN DE BIENES MUEBLES E
INMUEBLES DEL ESTADO ............................................................................................................. 42
2.3.2.6. SELECCIÓN ABREVIADA POR DECLARATORIA DE DESIERTA DE LA LICITACIÓN. . 42
2.3.3 CONCURSO DE MÉRITOS. .................................................................................................... 42
2.3.3.1 CONCURSO DE MÉRITOS ABIERTO. .................................................................................. 43
2.3.4. CONTRATACIÓN DIRECTA. ................................................................................................... 46
2.3.4.1. URGENCIA MANIFIESTA. (ARTÍCULO 42 LEY 80 DE 1993) ........................................... 46
2.3.4.2. CONTRATOS O CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS. ............................................. 47
2.3.4.3. CUANDO NO EXISTA PLURALIDAD DE OFERENTES EN EL MERCADO. ................. 47
2.3.4.4. CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A
LA GESTIÓN, O PARA LA EJECUCIÓN DE TRABAJOS ARTÍSTICOS QUE SOLO PUEDEN
ENCOMENDARSE A DETERMINADAS PERSONAS NATURALES. ............................................. 48
2.3.4.5. ADQUISICIÓN DE INMUEBLES ................................................................................... 48
2.3.4.6. ARRENDAMIENTO DE INMUEBLES ............................................................................. 48
2.2.8 CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA. ......................................................................... 50
2.4. COMITÉ EVALUADOR............................................................................................................... 52
2.5. ADJUDICACIÓN O DECLARATORIA DESIERTA ................................................................. 53
2.6. GARANTÍAS. .............................................................................................................................. 53
2.7. ETAPA CONTRACTUAL .......................................................................................................... 54
2.7.1. INTERVENTORIA Y/O SUPERVISIÓN DE LOS CONTRATOS ............................................. 54
2.7.2. TRÁMITE DE PAGOS ........................................................................................................... 55
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2.7.3. MODIFICACIÓN A LOS CONTRATOS .................................................................................. 55
2.7.3.1. ADICIÓN Y PRÓRROGA ...................................................................................................... 55
2.7.3.2. SUSPENSIÓN....................................................................................................................... 57
2.7.3.3. OTROSÍ. ............................................................................................................................... 57
2.7.3.4. CESIÓN DEL CONTRATO ................................................................................................... 57
2.7.4. MULTAS Y SANCIONES ......................................................................................................... 57
2.7.4.1. MULTA ................................................................................................................................. 57
2.7.4.2. CLÁUSULA PENAL ............................................................................................................. 58
2.7.4.3. DEL DEBIDO PROCESO. .................................................................................................... 58
2.7.4.4. IMPOSICIÓN DE MULTAS, SANCIONES Y DECLARATORIAS DE INCUMPLIMIENTO. ... 58
2.7.4.5. RESOLUCIÓN DE DECLARATORIA DEL INCUMPLIMIENTO O IMPOSICIÓN DE
SANCIÓN. ......................................................................................................................................... 59
2.7.5. TERMINACIÓN DEL CONTRATO. .......................................................................................... 59
2.7.5.1. CAUSAS NORMALES. ....................................................................................................... 59
2.7.5.2. CAUSAS ANORMALES. .................................................................................................... 59
2.7.6. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO. ........................................................................................... 59
2.7.6.1. LIQUIDACIÓN POR MUTUO ACUERDO Y UNILATERAL: ................................................. 60
2.7.6.2. OBLIGACIONES POSTERIORES A LA LIQUIDACIÓN: ..................................................... 60
2.7.7. ADMINISTRACIÓN Y ARCHIVO DE LOS DOCUMENTOS CONTRACTUALES. ................... 60
CAPITULO III .................................................................................................................................... 61
DE LOS CONVENIOS ....................................................................................................................... 61
3.1. JUSTIFICACIÓN ........................................................................................................................ 61
3.2. DEFINICIÓN Y ALCANCES ....................................................................................................... 61
3.3. PROCEDIMIENTO DE CELEBRACIÓN DE CONVENIOS ......................................................... 61
3.3.1. OBJETO .................................................................................................................................. 61
3.3.2. ALCANCE ............................................................................................................................... 62
3.4. ETAPAS DEL CONVENIO. ........................................................................................................ 62
3.4.1. COMUNICACIÓN ESCRITA, JUSTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD Y DOCUMENTOS
PREVIOS ........................................................................................................................................... 62
3.4.2. REUNIÓN INICIAL/ MESAS DE TRABAJO ............................................................................ 62
3.4.3. ELABORACIÓN DEL PROYECTO DE MINUTA ..................................................................... 63
3.4.4. FIRMA Y COMUNICACIÓN ..................................................................................................... 63
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3.4.5. ACTA DE INICIO Y EJECUCIÓN DEL CONVENIO ................................................................ 63
3.4.6. ACTA DE LIQUIDACIÓN ......................................................................................................... 63
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CAPITULO I
1. MARCO CONCEPTUAL 1.1. NORMATIVIDAD APLICABLE A LA CONTRATACIÓN DE LA SUPERINTENDENCIA DE
LA ECONOMÍA SOLIDARIA.
La Superintendencia de la Economía Solidaria, como entidad estatal del orden nacional, en sus
procesos de contratación está sujeta a las disposiciones contenidas en las Leyes 80 de 1993,1150 de
2007 y en el Decreto 1510 de 2013 y demás disposiciones que las reglamenten, complementen,
modifiquen, adicionen, reformen o sustituyan.
1.2 CONCEPTOS Y DEFINICIONES
De conformidad con lo señalado en el artículo 3 del Decreto 1510 de 2013, debe tenerse presente
que los términos no definidos en el Decreto en mención y utilizados frecuentemente en el mismo
deben entenderse de acuerdo con su significado natural y obvio. Para la interpretación del Decreto
1510 de 2013, las expresiones allí utilizadas con mayúscula inicial deben ser entendidas con el
significado que a continuación se indica. Los términos definidos son utilizados en singular y en
plural de acuerdo como lo requiera el contexto en el cual son utilizados.
Acuerdos Comerciales: son tratados internacionales vigentes celebrados por el Estado colombiano,
que contienen derechos y obligaciones en materia de compras públicas, en los cuales existe como
mínimo el compromiso de trato nacional para: (i) los bienes y servicios de origen colombiano y (ii) los
proveedores colombianos.
Acuerdo Marco de Precios: es el contrato celebrado entre uno o más proveedores y Colombia
Compra Eficiente, o quien haga sus veces, para la provisión a las Entidades Estatales de Bienes y
Servicios de Características Técnicas Uniformes, en la forma, plazo y condiciones establecidas en
este.
Clasificador de Bienes y Servicios: es el sistema de codificación de las Naciones Unidas para
estandarizar productos y servicios, conocido por las siglas UNSPSC.
Adendas: es el documento por medio del cual la Entidad Estatal modifica los pliegos de condiciones.
Bienes Nacionales: son los bienes definidos como nacionales en el Registro de Productores de
Bienes Nacionales, de conformidad con el Decreto número 2680 de 2009 o las normas que lo
modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.
Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes: son los bienes y servicios de común
utilización con especificaciones técnicas, patrones de desempeño y calidad iguales o similares, que
en consecuencia pueden ser agrupados como bienes y servicios homogéneos para su adquisición y
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a los que se refiere el literal (a) del numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007.
Bienes y Servicios para la Defensa y Seguridad Nacional: son los adquiridos para ese propósito
por el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, las entidades del Sector
Defensa, la Dirección Nacional de Inteligencia, la Fiscalía General de la Nación, el INPEC, la Unidad
de Servicios Penitenciarios y Carcelarios SPC, la Unidad Nacional de Protección, la Registraduría
Nacional del Estado Civil y el Consejo Superior de la Judicatura en las categorías previstas en el
artículo 65 del Decreto 1510 de 2013.
Capacidad Residual o K de Contratación: es la aptitud de un oferente para cumplir oportuna y
cabalmente con el objeto de un contrato de obra, sin que sus otros compromisos contractuales
afecten su habilidad de cumplir con el contrato que está en proceso de selección.
Catálogo para Acuerdos Marco de Precios: es la ficha que contiene: (a) la lista de bienes y/o
servicios; (b) las condiciones de su contratación que están amparadas por un Acuerdo Marco de
Precios; y (c) la lista de los contratistas que son parte del Acuerdo Marco de Precios.
Colombia Compra Eficiente: es la Agencia Nacional de Contratación Pública creada por medio del
Decreto-ley número 4170 de 2011.
Cronograma: es el documento en el cual la Entidad Estatal establece las fechas, horas y plazos
para las actividades propias del Proceso de Contratación y el lugar en el que estas deben llevarse a
cabo.
Cuantías de la contratación. Se establecen para efectos de escoger la modalidad de selección del
contratista, cuando el valor es el factor determinante de la contratación. Al inicio de cada vigencia
anual, la Secretaría General, establecerá las cuantías de la contratación de la Superintendencia de
la Economía Solidaria dando cumplimiento a lo previsto por el literal b) del numeral 2°, del artículo 2º
de la Ley 1150 de 2007. Dichas cuantías se determinan en función del presupuesto anual de la
Superintendencia de la Economía Solidaria
Documentos del Proceso son: (a) los estudios y documentos previos; (b) el aviso de convocatoria;
(c) los pliegos de condiciones o la invitación y sus anexos; (d) las Adendas; (e) la oferta; (f) el informe
de evaluación; (g) el contrato; y cualquier otro documento expedido por la Entidad Estatal durante el
Proceso de Contratación.
Entidad Estatal: es cada una de las entidades: (a) a las que se refiere el artículo 2° de la Ley 80 de
1993; (b) a las que se refieren los artículos 10, 14 y 24 de la Ley 1150 de 2007 y (c) aquellas
entidades que por disposición de la ley deban aplicar la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007, o las
normas que las modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.
Etapas del Contrato: son las fases en las que se divide la ejecución del contrato, teniendo en
cuenta las actividades propias de cada una de ellas las cuales pueden ser utilizadas por la Entidad
Estatal para estructurar las garantías del contrato.
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Grandes Superficies: son los establecimientos de comercio que venden bienes de consumo masivo
al detal y tienen las condiciones financieras definidas por la Superintendencia de Industria y
Comercio.
Lance: es cada una de las posturas que hacen los oferentes en el marco de una subasta.
Margen Mínimo: es el valor mínimo en el cual el oferente en una subasta inversa debe reducir el
valor del Lance o en una subasta de enajenación debe incrementar el valor del Lance, el cual puede
ser expresado en dinero o en un porcentaje del precio de inicio de la subasta.
Mipyme: es la micro, pequeña y mediana empresa medida de acuerdo con la ley vigente aplicable.
Plan Anual de Adquisiciones: es el plan general de compras al que se refiere el artículo 74 de la
Ley 1474 de 2011 y el plan de compras al que se refiere la Ley Anual de Presupuesto. Es un
instrumento de planeación contractual que las Entidades Estatales deben diligenciar, publicar y
actualizar en los términos del presente decreto.
Proceso de Contratación: es el conjunto de actos y actividades, y su secuencia, adelantadas por la
Entidad Estatal desde la planeación hasta el vencimiento de las garantías de calidad, estabilidad y
mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes
o el vencimiento del plazo, lo que ocurra más tarde.
Riesgo: es un evento que puede generar efectos adversos y de distinta magnitud en el logro de los
objetivos del Proceso de Contratación o en la ejecución de un Contrato.
RUP: es el registro único de proponentes que llevan las cámaras de comercio y en el cual los
interesados en participar en Procesos de Contratación deben estar inscritos.
Servicios Nacionales: son los servicios prestados por personas naturales colombianas o residentes
en Colombia o por personas jurídicas constituidas de conformidad con la legislación colombiana.
SECOP: es el Sistema Electrónico para la Contratación Pública al que se refiere el artículo 3 de la
Ley 1150 de 2007.
Acta de inicio: Es el documento en el cual se deja constancia del inicio de la ejecución del contrato,
previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, legalización y ejecución, que permiten la
iniciación formal de actividades.
Acta de liquidación: Es el documento suscrito por quienes suscribieron el contrato, el supervisor y/o
interventor del contrato y el contratista, en el que se refleja el balance de la ejecución financiera del
contrato o corte de cuentas entre las partes.
Adición: Modificación contractual que obedece al cambio en las condiciones estipuladas
inicialmente en el clausulado del respectivo contrato. Como indica la definición gramatical del
término, es figurativamente inyectar más dinero al contrato inicialmente pactado en aras a garantizar
la existencia de recursos suficientes para continuar satisfaciendo la necesidad de la Administración –
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la adición no podrá ser superior al 50% del valor inicialmente pactado.
Adjudicación: Decisión de la entidad por medio de acto administrativo motivado, en el cual se
determina el proponente adjudicatario de un proceso de selección.
Adjudicatario(a): Proponente ganador o mejor calificado dentro del proceso de selección, por haber
presentado una propuesta que cumple con lo requerido en el pliego de condiciones y se considera
en relación con las demás, la propuesta más favorable para la entidad.
Ampliación: Hace referencia a una extensión en el tiempo que inicialmente se había acordado para
la ejecución del contrato. Esta categoría de modificación contractual no conlleva necesariamente al
cambio de las especificaciones técnicas o circunstancias accesorias del objeto contractual
inicialmente pactado y tampoco implica adición de recursos.
Anticipo: Es una suma de dinero que entrega la Entidad al contratista a título de préstamo que
habrá de destinarse al cubrimiento de los costos iníciales, es decir, la finalidad del anticipo es
financiar el objeto contractual. Para que proceda debe efectuarse un estudio técnico del contrato que
justifique tal entrega, este anticipo debe ser amortizado en cada pago. El anticipo no podrá exceder
del cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo contrato.
Asignación del riesgo: Es el señalamiento que se hace de la parte contractual que deberá soportar
total o parcialmente la ocurrencia de la circunstancia tipificada como riesgo previsible, asumiendo su
costo.
Audiencia Pública: Sesión pública dedicada a debates, presentación de observaciones, así como a
pronunciamiento de decisiones.
Caducidad: cláusula excepcional que se aplica como sanción por incumplimiento al contratista,
cuando se afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato y se evidencie que puede
conducir a la paralización. Se declara mediante acto administrativo debidamente motivado en el que
se dará por terminado el contrato y se ordenará su liquidación en el estado en el que se encuentre.
Calificación: Acto mediante el cual la Supersolidaria, evalúa y asigna los puntajes a las diferentes
propuestas presentadas dentro de un proceso contractual.
Cláusulas Excepcionales: Se les conoce como estipulaciones contractuales que tienen por objeto
conferir a la Entidad contratante prerrogativas particulares, diferentes a las que normalmente se
pactan en los contratos entre particulares. Las clausulas excepcionales se entienden pactadas aun
cuando no se consignan expresamente en el contrato Artículos 14 y siguientes de la ley 80 de
1993.
Cesión: Consiste en la sustitución de las obligaciones y derechos que surjan de un contrato, en un
tercero, la cual sólo procederá previa aprobación escrita por parte de la Entidad.
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Competencia para contratar: Capacidad para celebrar contratos otorgada por la Ley al
representante legal de las entidades estatales
Contratista: Persona(s) natural o jurídica que se obliga (n) a cumplir una determinada prestación,
según las especificaciones del objeto del contrato, a cambio de una contraprestación.
Concurso de méritos: Modalidad prevista para la selección de consultores o proyectos, en la que
se podrá utilizar sistemas de concurso abierto o de precalificación.
A través de esta modalidad, se debe seleccionar a los contratistas, para la prestación de servicios de
consultoría a que se refiere el numeral 2° del artículo 32 de la Ley 80 de 1993, artículos 2º y 5º de la
ley 1150 de 2007, así como en el capítulo III del decreto 1510 de 2013, y para los proyectos de
arquitectura.
Consorcio: Cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la
adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente de todas y cada
una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato.
Contratación Directa: Modalidad de selección que procede solamente en los casos señalados en el
numeral 4º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, Capítulo IV del Decreto 1510 de 2013 y demás
normas que los modifiquen, complementen, adicionen o sustituyan
Contratación de mínima cuantía: Modalidad que se utiliza cuando el valor de la contratación no
excede del diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad, independientemente de su
objeto
Contrato: Acuerdo de voluntades celebrado por escrito entre Supersolidaria y una persona
natural o jurídica, mediante el cual se adquieren derechos y obligaciones de dar, hacer o no hacer a
cargo de las partes contratantes.
Declaración Desierta de un Proceso de Selección: Circunstancia que resulta de la no
adjudicación del contrato ya sea porque ninguno de los proponentes cumplió con los factores de
escogencia y condiciones técnicas mínimas exigidas en el pliego de condiciones o porque no se
presentaron proponentes al proceso. Dicha declaración solo procede por motivos o causas que
impidan la escogencia objetiva. Se declara por acto administrativo que exprese clara y
detalladamente las razones o motivos.
Delegación para contratar: Encargo que hace el Representante Legal de la Entidad a funcionarios
de los niveles autorizados legalmente para celebrar contratos.
Días corrientes o calendario: Es cualquier día del calendario, sin tener en cuenta si se trata o no de
un día hábil.
Días hábiles: Son los días comprendidos entre los lunes y los viernes de cada semana, excluyendo
de estos los fines de semana y los días feriados determinados en la Ley.
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Ejecución: Es la etapa del desarrollo del contrato la cual inicia una vez se suscribe el acta de inicio.
Estimación del riesgo: Es la valoración de la probabilidad de ocurrencia y el nivel de impacto del
riesgo que ha sido tipificado, en términos monetarios o porcentuales respecto del valor del contrato.
Estudios y documentos previos: Los Estudios y documentos previos son el soporte para elaborar
el proyecto de pliegos, los Pliegos de Condiciones, y el Contrato. Deben permanecer a disposición
del público durante todo el desarrollo del Proceso de Contratación y contener los elementos
requeridos por el artículo 20 del Decreto 1510 de 2013, además de los indicados para cada
modalidad de selección.
Garantía: Documento que se exige al oferente o contratista para avalar el cumplimiento de las
obligaciones que éste adquiere dentro del proceso contractual.
Informe de Evaluación: Documento en el que se consigna el resultado de la comparación
de las propuestas recibidas con ocasión de los procesos de selección.
Informe del Interventor o del Supervisor: Documento a través del cual el interventor o el
supervisor del contrato da cuenta a la Superintendencia sobre las situaciones que se presenten
durante la ejecución del contrato.
Interventor: Se entiende como agente que controla, vigila, supervisa o coordina la ejecución del
contrato con el ánimo de que este se cumpla a cabalidad o por el contrario, cuando hay dificultades,
se tomen las medidas que sean pertinentes para requerir y sancionar a los contratistas incumplidos.
Lances válidos: Propuestas de precio que superan el margen mínimo de diferencia.
Licitación Pública: La regla general para la escogencia de contratistas es la Licitación Pública,
salvo que el contrato a celebrar se encuentre entre las excepciones previstas para la selección a
través de las otras modalidades.
Liquidación: Es el procedimiento mediante el cual una vez concluido el contrato, las partes verifican
en qué medida y de qué manera se cumplieron las obligaciones de él derivadas con el fin de
establecer si se encuentran o no en paz y salvo por todo concepto relacionado con su ejecución.
Modalidad de selección: Es el procedimiento mediante el cual la Entidad procederá a escoger a los
contratistas (Licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos, mínima cuantía y
contratación directa).
Notificación: Es dar a conocer el contenido de un acto administrativo a los interesados en la
decisión.
Obra pública: Trabajo de construcción, mantenimiento, instalación y, en general, para la realización
de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles.
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PAC: Es el plan anualizado de caja; es decir es la planeación de los flujos de fondos a través de un
periodo de tiempo anual que se deben tener para cumplir unos compromisos adquiridos o
presupuesto para llevar a cabo determinada actividad.
Pago anticipado: Es un pago parcial del valor contratado y son propiedad del contratista, razón por
la cual éste dispone totalmente de la administración y manejo de los mismos.
Plazo: Tiempo específico en el que han de realizarse cuantos trámites sean necesarios y exigidos
para una actividad en concreto, fuera del cual ello ya no será posible.
Plazo del proceso contractual: Es el período comprendido entre la fecha de apertura y la fecha y
hora de cierre y apertura de propuestas de un proceso contractual.
Plazo de ejecución: Es el período dentro del cual se deben cumplir las obligaciones pactadas por
las partes en el contrato.
Pliego de Condiciones: Acto administrativo de carácter general mediante el cual la Entidad, en
forma previa y unilateral, establece las reglas claras y objetivas para determinar la necesidad de
servicio que se pretende satisfacer, en ejercicio de una planeación debida.
Proponente: Es la persona natural, jurídica, consorcio o unión temporal, que bajo cualquier
modalidad de asociación permitida por la ley presenta una propuesta para participar en un proceso
de selección de contratistas.
Proponente Plural: Diferentes formas de asociación para presentar propuesta (Ej.: Consorcio o
Unión Temporal).
Propuesta: Se entiende por tal la oferta de negocio jurídico presentada por un proponente
dentro de un proceso de selección.
Proponente Habilitado: Es aquel que cumple con los requisitos jurídicos, técnicos y financieros
señalados en el Pliego de Condiciones o invitación pública.
Propuesta rechazada: Es aquella Propuesta presentada por un Proponente que incurra en alguna
de las causales de rechazo establecidas en el Pliego de Condiciones.
Prórroga: Consiste en la ampliación del plazo de ejecución inicialmente previsto en el contrato.
Debe constar en un documento firmado por las partes y cumplir los mismos requisitos de
perfeccionamiento y ejecución del contrato inicial.
Requerimiento: Solicitud formal mediante la cual el área competente solicita a la Secretaria General
la contratación de un bien, servicio u obra, con los soportes necesarios para el efecto.
Resolución de adjudicación: Acto administrativo por medio del cual se adjudica un contrato a una
persona determinada.
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Resolución de apertura: Es un acto administrativo de trámite que señala el término del proceso de
selección del contratista. Es un acto administrativo que profiere el representante legal de la entidad.
En los considerandos se deben incluir las exigencias previas; por ser un acto de trámite no tiene
recursos.
Riesgo Imprevisible: Son aquellos hechos o circunstancias donde no es factible su previsión, es
decir el acontecimiento de su ocurrencia.
Riesgo previsible: Son los posibles hechos o circunstancias que por la naturaleza del contrato y de
la actividad a ejecutar es factible su ocurrencia, esta corresponde a la estimación y asignación de los
riesgos previsibles, así como su tipificación.
Selección Abreviada: Modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos que por las
características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación, la cuantía o destinación
del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de
la gestión contractual, de acuerdo a las causales contenidas en el numeral 2° del artículo 2° de la
Ley 1150 de 2007.
Subasta Inversa: Puja presencial o electrónica en la cual cada participante realiza lances sucesivos
mediante los cuales reduce su precio en favor de la administración. Dicho certamen concluye cuando
existe un menor valor definitivo.
Unión temporal: Cuando dos o más personas naturales o jurídicas en forma conjunta presentan una
misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo
solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto contratado.
Veedurías Ciudadanas en la Contratación Estatal: Establecidas de conformidad con la ley,
pueden adelantar la vigilancia y el control en las etapas preparatoria, precontractual y contractual del
proceso de contratación. Es obligación de las entidades estatales de convocarlas para adelantar el
control social a cualquier proceso de contratación, para lo cual la entidad debe suministrar toda la
información y la documentación pertinente que no esté publicada en la página Web de la entidad.
1.3. COMPETENCIA Y DELEGACIÓN PARA CONTRATAR.
1.3.1 Competencia para Contratar Compete al Superintendente de la Economía Solidaria, suscribir los actos y contratos de la Superintendencia. (Art. 11 de la Ley 80 de 1993- Artículo 5º numeral 2º del decreto 186 de 2004).
1.3.2. Delegación para Contratar. El artículo 12 de la Ley 80 de 1993, autoriza a los Jefes y Representantes Legales de las entidades estatales para delegar total o parcialmente, la competencia para celebrar contratos y desconcentrar la realización de licitaciones, en los servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o ejecutivo o en sus equivalentes. Haciéndose notar que la delegación no exime de las responsabilidades propias de la actividad contractual al delegante.
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El artículo 37 del Decreto 2150 de 1995, reitera la facultad para delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos, sin consideración a la naturaleza o cuantía de los mismos.
El artículo 110 del Decreto 111 de 1996, permite a los jefes de cada órgano, delegar la capacidad de contratar y comprometer a nombre de la persona jurídica de la cual hagan parte, y ordenar el gasto, en funcionarios del nivel directivo o quien haga sus veces, teniendo en cuenta las normas consagradas en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y las demás disposiciones legales vigentes.
El artículo 5º del Decreto 186 de 2004, autoriza al Superintendente de la Economía Solidaria para delegar las facultades de ordenación del gasto, en los funcionarios autorizados y en los términos establecidos por la Ley.
Esta delegación, comprende todos los actos inherentes a la actividad precontractual y contractual necesaria para la suscripción de los contratos, liquidación de los mismos y en general para comprometer, ordenar los gastos y realizar los pagos, de conformidad con el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y las demás disposiciones legales vigentes.
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CAPITULO II
2. ETAPAS DE LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN 2.1. ELABORACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES. El artículo 4º del Decreto 1510 de 2013, señala que las Entidades Estatales deben elaborar un Plan Anual de Adquisiciones, el cual debe contener la lista de bienes, obras y servicios que pretenden adquirir durante el año. En dicho plan, se debe señalar la necesidad y cuándo se requiere el bien, obra o servicio que satisface la misma, se debe identificar utilizando el Clasificador de Bienes y Servicios de las Naciones Unidas (UNSPSC) e indicar el valor estimado del contrato, el tipo de recursos con cargo a los cuales la Entidad Estatal pagará el bien, obra o servicio, la modalidad de selección del contratista, y la fecha aproximada en la cual la Entidad iniciará el Proceso de Contratación.
Dicho plan no obliga a la Entidad a efectuar los procesos de adquisición que en él se enumeran.
De igual forma, la Superintendencia debe publicar su Plan Anual de Adquisiciones y las actualizaciones del mismo en su página web y en el SECOP, en la forma que para el efecto disponga Colombia Compra Eficiente. Este plan se actualizara periódicamente cuando se den estos presupuestos:
• Haya ajustes en los cronogramas de adquisición, valores, modalidad de selección, origen de los recursos.
• Para incluir nuevas obras, bienes y/o servicios.
• Excluir obras bienes y/o servicios.
• Modificar el presupuesto anual de adquisiciones.
En todo caso, el área que requiere la contratación del bien, obra o servicio, deberá enviar la proyección del plan de adquisiciones a Secretaría General para su consolidación, en los formatos establecidos por Colombia Compra Eficiente.
2.2 ETAPA PRECONTRACTUAL. 2.2.1. Estudios y/o documentos previos.
El principal aspecto de la planeación de la contratación, lo constituye los estudios y documentos previos de que trata el artículo 20 del Decreto 1510 de 2013, la elaboración de los mismos será competencia del área que requiere el bien, obra o servicio:
El área que plantee la necesidad, debe hacer durante la etapa de planeación, el análisis para conocer el sector relativo al objeto del proceso de contratación desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica y del riesgo. De lo anterior quedará constancia de dentro de los Estudios Previos, sin importar la modalidad de contratación.
Para el caso de los procesos de selección por licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos y mínima cuantía, los estudios y documentos previos servirán de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones y/o invitación pública, de manera que los proponentes puedan
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valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, así como la distribución de riesgos.
Sin perjuicio de lo anterior, la contratación de mínima cuantía, la entidad deberá elaborar los estudios previos, conforme al artículo 84 del Decreto 1510 de 2013.
Conforme al artículo 17 del decreto referido, la entidad debe evaluar el riesgo que el proceso de contratación representa para el cumplimiento de sus metas y objetivos, de acuerdo con los manuales y guías de Colombia Compra Eficiente.
Para la definición de los factores de selección del oferente se debe tener en cuenta los criterios establecidos en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y el decreto 1510 de 2013 y los que los modifiquen, adicionen o sustituyan.
Igualmente, salvo lo previsto para la adquisición de bienes o servicios de características técnicas uniformes y procesos de mínima cuantía, en los procesos de contratación que no superen US$125.000, se aplicarán las reglas establecidas para Mipymes en el artículo 152 del Decreto 1510 de 2013.
Finalmente, se deberá tener en cuenta lo establecido en el Capítulo I, Título IV, del Decreto 1510 de 2013 en relación con la indicación de si la contratación respectiva está cobijada por un Acuerdo Internacional o un Tratado de Libre Comercio vigente para el Estado Colombiano, para lo cual se deberá verificar el Manual Explicativo expedido por el Departamento Nacional de Planeación y el Ministerio de Comercio Industria y Turismo sobre TLC.
Sin perjuicio de los requisitos generales, a continuación se establecen algunos adicionales que deben contener los estudios y documentos previos para las siguientes causales de contratación, así:
2.2.1.1 Estudios previos para la subasta inversa. Como parte del contenido de los estudios y documentos previos para la subasta inversa, cada bien o servicio de características técnicas uniformes a ser adquirido, tendrá una "Ficha Técnica" que incluirá sus características y especificaciones técnicas, en términos de desempeño y calidad cuya elaboración será responsabilidad del área que requiere el bien o servicio.
Las fichas técnicas deberán contener, como mínimo:
a) La clasificación del bien o servicio de acuerdo con el Clasificador de Bienes y Servicios
b) La identificación adicional requerida
c) La unidad de medida
d) La calidad mínima
2.2.1.2 Estudios previos para la adquisición en bolsa de productos. Adicional al contenido de los elementos mínimos establecidos para los estudios y documentos
previos, los que se elaboren para la adquisición de bienes o servicios de características técnicas
uniformes a través de bolsas de productos, contendrán lo siguiente:
1. El precio máximo de la comisión que la entidad estatal pagará al comisionista que por cuenta de
ella adquirirá los bienes y/o servicios a través de bolsa.
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2. El precio máximo de compra de los bienes y/o servicios a adquirir a través de la bolsa.
La entidad en el estudio previo debe estudiar, comparar e identificar las ventajas de utilizar la bolsa
de productos para la adquisición respectiva, frente a la subasta inversa, al Acuerdo Marco de Precios
o a la promoción de un nuevo Acuerdo Marco de Precios para tales bienes o servicios, incluyendo el
análisis del proceso de selección del comisionista, los costos asociados a la selección, el valor de la
comisión y de las garantías. El estudio mencionado debe mostrar la forma en que la entidad
garantiza los principios y objetivos del sistema de compras y contratación pública. Artículo 51 del
decreto 1510 de 2013.
2.2.1.3 Estudios previos para la contratación de mínima cuantía. Para la contratación de mínima cuantía, el área que requiere el bien, obra o servicio debe elaborar estudios previos que contendrán:
1. Descripción sucinta de la necesidad que pretende satisfacer con la contratación.
2. La descripción del objeto a contratar, identificado con el cuarto nivel del clasificador de bienes
3. Las condiciones técnicas exigidas, y requisitos a acreditar correspondientes.
4. El valor estimado del contrato justificado.
5. Plazo de ejecución del contrato.
6. El correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la contratación.
Sin perjuicio de lo anterior, cuando el estudio previo lo justifique de acuerdo a la naturaleza o las características del contrato a celebrar, así como su forma de pago, la entidad también podrá exigir para la habilitación de la oferta, la verificación de la capacidad financiera de los proponentes. No se verificará en ningún caso la capacidad financiera cuando la forma de pago establecida sea contra entrega a satisfacción de los bienes, servicios u obras.
Cuando se trate de la adquisición de bienes de mínima cuantía en Grandes Superficies, la entidad deberá aplicar las reglas previstas en el artículo 86 del Decreto 1510 de 2013.
2.2.1.4 Estudios previos para la enajenación de bienes del Estado Para la enajenación de bienes muebles o inmuebles, adicionalmente contendrán lo siguiente:
1. Avalúo comercial del bien.
2. Determinación del precio mínimo de venta
NOTA: Si en ejercicio del control tutelar de la contratación que le asiste al ordenador del gasto y bajo
criterio de la sana crítica, se establece que los estudios y documentos previos no están a acordes
con las normas legales, y carecen de pertinencia y conducencia, podrán ser modificados
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2.2.2. MODALIDADES DE SELECCIÓN DE CONTRATISTAS. El artículo 2º de la Ley 1150 de 2007 establece las siguientes modalidades de selección de contratistas: Licitación Pública, Selección Abreviada, Concurso de Méritos, Mínima Cuantía y Contratación Directa.
La modalidad de selección deberá constar en los estudios previos atendiendo criterios como cuantía o naturaleza del bien o servicio a contratar según el caso, y aplicar los criterios objetivos de selección contenidos en la Leyes 80 de 1993, 1150 de 2013, Decreto 1510 de 2013 y los que los modifiquen, sustituyan o adicionen.
2.2.3. DISPOSICIONES COMUNES: 2.2.3.1 PROCEDIMIENTO COMÚN TODAS LAS MODALIDADES DE CONTRATACIÓN
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Verificar la inclusión del requerimiento en el Plan Anual de Adquisiciones
Área o dependencia que requiere la contratación
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Realizar el estudio de mercado, estudio de sector, análisis de riesgos, requisitos habilitantes y anexar Licencias o autorizaciones.
Área o dependencia que requiere la contratación
3 Elaborar los estudios y documentos previos
Área o dependencia que requiere la contratación
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Realizar la solicitud formal a Secretaría General adjuntando todos los documentos soporte de la contratación.
Área o dependencia que requiere la contratación
5 Revisión de estudios y documentos previos con anexos
Área de contratos / Ordenador del Gasto
6 Solicitar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Área de contratos
7 Expedir el certificado de disponibilidad presupuestal
Área de Presupuesto
8 Elaborar el proyecto de pliego de Condiciones con base en los estudios y documentos previos
Área de Contratos/ Área o dependencia que requiere la contratación
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Desarrollo de la modalidad de selección: Publicaciones, Resolución de Apertura, respuesta a observaciones, adendas, comunicaciones, audiencias, recibo
Área de Contratos/ Área o dependencia que requiere la contratación/ Ordenador del Gasto/ Comité Evaluador.
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de propuestas, acta de cierre, evaluación, adjudicación o declaratoria de desierta.
10 Elaboración y suscripción de la minuta contractual
Área de Contratos/ Ordenador del Gasto
11 Aprobación de pólizas Área de Contratos/ Ordenador del Gasto
12 Designación de supervisor Ordenador del Gasto
13 Supervisión y vigilancia del contrato Supervisor
2.2.3.2 Publicidad de los procesos: El Artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 establece la forma como se debe garantizar la publicidad de todos los procedimientos de contratación a través del Sistema Electrónico para la Contratación Pública SECOP, indicando las actuaciones y documentos que deben ser publicados en el referido portal, así como el término para el referido trámite.
Los proponentes podrán formular consultas, aclaraciones, sugerencias, observaciones al Pliego de Condiciones, estudios y documentos previos a través de la siguiente dirección: [email protected].
Cualquier comunicación física deberá radicarse en la Secretaría General, Piso 15 del Edificio Torre Bancolombia, carrera 7 No.31-10.
2.2.3.3. Aviso de Convocatoria Pública:
En todos los procesos de selección deberá expedirse y publicarse un aviso de convocatoria pública de acuerdo con lo establecido en el Artículo 21 del Decreto 1510 de 2013, a excepción de la modalidad de contratación por mínima cuantía y contratación directa en las cuales no es necesaria
. 2.2.3.4 Estudios y documentos previos:
Son el soporte, para elaborar el proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones y el contrato. Deben contener los siguientes elementos de conformidad con el artículo 20 del decreto 1510 de 2013:
La descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con el Proceso de Contratación.
El objeto a contratar, con sus especificaciones, las autorizaciones, permisos y licencias requeridos para su ejecución, y construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto.
La modalidad de selección del contratista y su justificación; incluyendo los fundamentos jurídicos.
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El valor estimado del contrato y la justificación del mismo. Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, se debe incluir la forma como se calculó y soportar los cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos.
Los criterios para seleccionar la oferta más favorable.
El análisis de Riesgo y la forma de mitigarlo.
Las garantías que se exigirán en el Proceso de Contratación.
La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijado por un Acuerdo Comercial.
Análisis del sector desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica y de análisis de riesgo.
2.2.3.4.1 Los criterios para seleccionar la oferta más favorable
En cumplimiento de la selección objetiva del contratista, se deberán establecer criterios que serán objeto de evaluación y clasificación, los cuales permitirán concluir de manera precisa que la escogencia del contratista se realiza de acuerdo con el ofrecimiento más favorable para la entidad y los fines que ella busca. Dichos criterios no podrán determinarse al arbitrio o capricho de un funcionario público, sino acorde con los principios y criterios previstos en el numeral 2 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 88 de la Ley 1474 de 2011. Así mismo, se establecerán los criterios de selección teniendo en cuenta lo dicho por la Agencia Nacional de Contratación Colombia Compra Eficiente en el Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los procesos de contratación en forma adecuada y proporcional a la naturaleza y valor del contrato, es decir, que deberá atenderse a la relación entre el contrato que se pretende celebrar y la experiencia del proponente y su capacidad jurídica, financiera y organizacional.
Para ello, se deben indicar los requisitos habilitantes que deberán cumplir los proponentes y su forma de acreditación, teniendo en cuenta: a) el Riesgo del Proceso de Contratación; b) el valor del contrato objeto del Proceso de Contratación; c) el análisis del sector económico respectivo; y d) el conocimiento de fondo de los posibles oferentes desde la perspectiva comercial.
Se debe indicar así mismo, en este apartado del estudio previo, en prosa, la respuesta a los siguientes interrogantes:
¿La experiencia exigida es apropiada considerando el valor y la complejidad del contrato?
¿La capacidad financiera exigida para el Proceso de Contratación es acorde con las condiciones financieras del mercado de los bienes y servicios a los que se refiere el Proceso de Contratación?
¿Los requisitos habilitantes permiten la participación de la mayoría de los actores del mercado que ofrecen los bienes y servicios a los que se refiere el Proceso de Contratación?
¿Quién cumple con los requisitos habilitantes está en posibilidad de cumplir con el objeto del contrato dentro del cronograma y el presupuesto previstos en el Proceso de Contratación?
Si el precio del bien o servicio es regulado, se deberá indicar la variable sobre la cual se hace la evaluación de las ofertas.
Dentro de los criterios de calificación de las propuestas se debe otorgar un puntaje a los bienes, servicios y oferentes nacionales o aquellos considerados nacionales con ocasión de la existencia de trato nacional. Para ello se debe tener en cuenta que el puntaje otorgado debe estar comprendido
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entre el diez (10) y el veinte por ciento (20%), para estimular la industria colombiana cuando los proponentes oferten bienes o servicios nacionales. Tratándose de bienes o servicios extranjeros, la entidad contratante establecerá un puntaje comprendido entre el cinco (5) y el quince por ciento (15%), para incentivar la incorporación de componente colombiano de bienes y servicios profesionales, técnicos y operativos.
Este incentivo no es aplicable para la Contratación Directa ni en los procesos para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización.
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2.2.3.4.2 El análisis de Riesgo y la forma de mitigarlo
Las entidades estatales tienen la obligación de realizar un análisis que incluya la tipificación, valoración y asignación de riesgos previsibles involucrados en la contratación (Art. 4° Ley 1150). Se entiende que constituyen riesgos involucrados en la contratación todos aquellos eventos que pueden generar efectos adversos y de distinta magnitud en el logro de los objetivos del Proceso de Contratación o en la ejecución de un contrato. . El riesgo será previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable en condiciones normales.
El análisis de riesgos previsibles se hará siempre para todas las modalidades de contratación (sin excepción alguna), teniendo en cuenta el valor y la naturaleza del contrato, justificando su existencia o no para el caso. Para ello, la Entidad Estatal debe evaluar el Riesgo que el Proceso de Contratación representa para el cumplimiento de sus metas y objetivos, de acuerdo con los manuales y guías que para el efecto expida Colombia Compra Eficiente.
En los estudios previos se deberán tipificar los riesgos que puedan presentarse en el Proceso de Contratación, con el fin de cuantificarlos y señalar el sujeto contractual que soportará, total o parcialmente, la ocurrencia de la circunstancia prevista en caso de presentarse, o la forma en que se recobrará el equilibrio contractual, cuando se vea afectado por la ocurrencia del riesgo.
Se debe entender que aquellos riesgos previsibles que no asuman directamente las entidades estatales corresponden a los contratistas, siempre y cuando hayan sido asumidos en la distribución del riesgo. El estudio adecuado de los riesgos le permitirá a las entidades estatales hacer las previsiones del caso que conduzcan al éxito del proyecto. Así, para hacer un adecuado análisis de riesgos es imperativo que las entidades estatales examinen en el pasado qué tropiezos o dificultades han tenido en la ejecución de sus contratos, incluso la ejecución de contratos en el sector privado.
De igual forma, en aquellos contratos que por su objeto contractual no se encuentren riesgos previsibles, deberá justificarse así en los estudios previos.
El análisis de riesgos se hará por todos los integrantes del comité asesor evaluador, sin embargo el técnico, según el conocimiento y la experticia, es quien debe identificar los riesgos.
Ver Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo, publicado por Colombia Compra Eficiente, el cual se puede consultar en el siguiente link: http://www.colombiacompra.gov.co/es/manuales
La elaboración de los Estudios y Documentos Previos será responsabilidad del área que requiere la contratación. Sin embargo eso no obsta para que el ordenador del gasto efectúe los ajustes que considere convenientes en aras del cumplimiento de las normas legales y contractuales.
2.2.3.4.3 La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijado por un Acuerdo Comercial.
En el marco de la globalización y la internacionalización de los mercados, las entidades públicas deberán indicar si la contratación respectiva se encuentra cobijada por un Acuerdo Comercial suscrito por el Estado Colombiano ya que se deben observar las obligaciones en ellos contenidas. Ver Manual para el manejo de los Acuerdos Comerciales en Procesos de Contratación, publicado
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por Colombia Compra Eficiente, el cual se puede consultar en el siguiente link: http://www.colombiacompra.gov.co/es/manuales.
Se debe verificar:
- Si la cuantía del proceso lo somete al capítulo de compras públicas.
- Si la entidad estatal se encuentra incluida en la cobertura del capítulo de compras públicas.
- Si los bienes y servicios a contratar no se encuentran excluidos de la cobertura del capítulo de compras públicas.
El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo en coordinación con la Agencia Nacional de Contratación Pública, Colombia Compra Eficiente, mantendrá publicada en su página web y en el SECOP la información actualizada relativa a los Tratados vigentes en materia de contratación pública, que permita realizar tal verificación. Adicionalmente, para realizar la verificación de la aplicación de los acuerdos comerciales a los procesos de selección, deberá verificarse el Manual explicativo que para el efecto expida el Ministerio de Comercio Industria y Turismo y el Departamento Nacional de Planeación
Se encuentran excluidos todos los contratos realizados mediante la modalidad de contratación directa estipuladas en la Ley 1150 de 2007, pues a estos no les aplican las obligaciones de los Acuerdos Comerciales, y por lo tanto no se requiere establecer si están o no cubiertos por los mismos.
La entidad para efectos de la contratación respectiva y en caso que la misma esté cobijada por alguno de los acuerdos comerciales vigentes suscritos por Colombia, en materia de compras estatales, dará aplicación en todo el proceso contractual los principios y deberes comunes que constituyen el núcleo de las obligaciones internacionales de Colombia.
2.2.3.5. Pliego de Condiciones y contenido del mismo:
En todos los procesos de selección deberá elaborarse y publicarse el proyecto de pliego de condiciones y el pliego definitivo. La información mínima que debe contener el pliego de condiciones se encuentra detallada en el artículo 22 del decreto 1510 de 2013:
El pliego de condiciones debe tener reglas objetivas, justas, claras y completas, que permitan la confección de ofrecimientos de la misma índole, que no induzcan a error a los proponentes, que impidan la formulación de ofrecimientos de extensión ilimitada y que aseguren una escogencia objetiva y eviten la declaratoria de desierto del proceso.
2.3 MODALIDADES DE SELECCIÓN 2.3.1. LICITACIÓN PÚBLICA.
De acuerdo con lo previsto por el numeral 1º del artículo 2º de Ley 1150 de 2007, la escogencia
del contratista se efectuará por regla general a través de licitación pública, con las excepciones
que se señalan en los numerales 2, 3, 4, 5 y 6 del mencionado artículo, que hacen referencia a
los procesos de Selección Abreviada, Concurso de Méritos, Contratación Directa, y Mínima
Cuantía.
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Igualmente se deberán aplicar todas las reglas contenidas en el Artículo 30 de la Ley 80 de 1993
El proceso licitatorio inicia con la presentación del requerimiento y componente técnico, por parte
del área que requiere el bien, obra o servicio, acompañado de los estudios y documentos previos
de acuerdo con lo previsto por los Artículos 15 y 20 del Decreto 1510 de 2013 y lo descrito en el
presente "Manual de Contratación".
Con base en los estudios y documentos previos, la Secretaría General, elaborará el proyecto de
pliego de condiciones, en el cual se detallan especialmente los aspectos relativos al objeto del
contrato, su regulación jurídica, los derechos y obligaciones de las partes, la determinación y
ponderación de los factores objetivos de selección, las causales de rechazo de las propuestas y
todas las demás circunstancias de tiempo, modo y lugar que se consideren necesarias para
garantizar reglas objetivas, claras y completas.
Una vez elaborado el proyecto de pliego de condiciones, se procede a realizar el aviso de
"Convocatoria Pública", acorde con lo establecido en el artículo 21 del Decreto 1510 de 2013.
Los estudios y documentos previos, el proyecto de pliego de condiciones, el aviso de convocatoria
pública, y anexos se publican en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública - SECOP.
De conformidad con lo previsto por el artículo 224 del Decreto 019 de 2012, dentro de los diez (10)
a veinte (20) días calendario anteriores a la apertura de la licitación se publicarán hasta tres (3)
avisos con intervalos entre dos (2) y cinco (5) días calendario, según lo exija la naturaleza, objeto y
cuantía del contrato, en la página Web de la entidad contratante y en el Sistema
Electrónico para la Contratación Pública -SECOP.
Los avisos contendrán información sobre el objeto y características esenciales de la respectiva
licitación.
Por medio de resolución motivada, el Representante Legal o el funcionario en quien se hubiere
delegado la competencia para el adelantamiento del proceso contractual, da apertura de la
licitación. Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al inicio del plazo para la presentación se
realizará la audiencia de asignación de riesgos. Si a solicitud de un interesado es necesario
adelantar una audiencia para precisar el contenido y alcance de los pliegos de condiciones, se
tratará en la audiencia de asignación de riesgos.
Como resultado de lo debatido en la audiencia y cuando resulte conveniente, la entidad expedirá
las modificaciones pertinentes a dichos documentos y prorrogará mediante adenda, si fuere
necesario, el plazo de la licitación hasta por seis (6) días hábiles
Lo anterior no impide que dentro del plazo de la licitación, cualquier interesado pueda solicitar
aclaraciones adicionales que la entidad contratante responderá mediante comunicación
escrita, la cual remitirá al interesado y publicará en el SECOP para conocimiento público.
Los oferentes pueden presentar observaciones al pliego de condiciones, las cuales se remiten a
al área responsable del proceso cuando son de carácter técnico, para su análisis y respuesta, a
realizarse a más tardar dentro de un término de 2 días calendario a Secretaría General para su
consolidación y publicación. En caso que las observaciones generen modificaciones al pliego de
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condiciones, éstas se harán mediante Adendas, las cuales serán expedidas conforme a lo
establecido en el artículo 25 del Decreto 1510 de 2013.
Las modificaciones al pliego de condiciones, se hacen a través de adendas, acorde a lo
establecido en el artículo 25 del Decreto 1510 de 2013.
Las propuestas deben referirse y sujetarse a todos y cada uno de los puntos contenidos en el
pliego de condiciones. Los proponentes pueden presentar alternativas y excepciones técnicas o
económicas siempre y cuando ellas no signifiquen condicionamientos para la adjudicación.
De acuerdo con la naturaleza, objeto y cuantía del contrato, en los pliegos de condiciones, se
señalará el plazo razonable dentro del cual la entidad deberá evaluar las propuestas en los
aspectos jurídicos, técnicos y financieras, y para solicitar a los proponentes las aclaraciones y
explicaciones que se estimen indispensables.
Los informes de evaluación de las propuestas permanecerán en el sitio que disponga la entidad
por un término de cinco (5) días hábiles para que los oferentes presenten las observaciones que
estimen pertinentes. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán completar, adicionar,
modificar o mejorar sus propuestas. (Numeral 8 Art. 30 ley 80 de 1993).
Así mismo estos informes deben publicarse en el SECOP. (Artículo 19 Dcto.1510 de 2013) Los
informes de evaluación, así como las observaciones a los mismos y las respuestas emitidas por el
comité evaluador, se someten a consideración del ordenador del gasto, para que proceda a la
adjudicación o declaratoria de desierta del proceso, según el caso.
Los plazos para efectuar la adjudicación y para la firma del contrato se señalarán en los pliegos
de condiciones, teniendo en cuenta su naturaleza, objeto y cuantía.
El funcionario en quien se hubiere delegado la competencia para adelantar el proceso contractual,
podrá prorrogar dichos plazos antes de su vencimiento y por un término total no mayor a la mitad
del inicialmente fijado, siempre que las necesidades de la administración así lo exijan.
Dentro del mismo término de adjudicación, podrá declararse desierta la licitación.
En el evento previsto en el artículo 273 de la Constitución Política y en general en los procesos de
Licitación Pública, la adjudicación se hará de forma obligatoria en audiencia pública, mediante
resolución motivada, que se entenderá notificada al proponente favorecido en dicha audiencia.
(Art. 9 Ley 1150 de 2007).
La audiencia pública de adjudicación de la licitación, se realizará en la fecha y hora establecida en
el Cronograma, conforme a las reglas señaladas para tal efecto por la entidad, teniendo en cuenta
lo establecido en el Artículo 39 del Decreto 1510 de 2013.
El acto de adjudicación es irrevocable y obliga a la entidad y al adjudicatario. No obstante lo
anterior, si dentro del plazo comprendido entre la adjudicación del contrato y la suscripción del
mismo, sobreviene una inhabilidad o incompatibilidad ó si se demuestra que el acto se obtuvo por
medios ilegales, este podrá ser revocado, caso en el cual, la entidad aplicará lo previsto en el
inciso final del numeral 12 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993.
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De acuerdo a lo anterior, el procedimiento a seguir:
ETAPA TRÁMITES NECESARIOS TERMINOS RESPONSABLE
1 Estudios y documentos previos,
Diseños y proyectos de
factibilidad y prefactibilidad,
cuando sea procedente,
Discrecional Área o dependencia
que requiere la
contratación.
2
Avisos en la página web y en el
SECOP: Articulo 30 numeral 3
de la Ley 80 de 1993,
modificado por el artículo 224
del Decreto 019 de 2012
Dentro de los 10 a 20 días
calendario anteriores a la
apertura de la Licitación, se
publicarán hasta 3 avisos de
convocatoria con intervalos
entre 2 y 5 días calendario,
según lo exija la naturaleza,
objeto y cuantía del contrato
en la página Web de la
entidad y el SECOP.
Área de contratos
3 Aviso de convocatoria: debe
publicarse en el SECOP.
Artículo 21 del Decreto 1510 de
2013.
Junto con la publicación del
proyecto de pliego de
condiciones.
Área de contratos
4 Proyecto de pliego de
condiciones y observaciones al
proyecto de pliego de
condiciones: durante la
publicación del proyecto de
pliego de condiciones. (Artículo
23 del Decreto 1510 de 2013).
El proyecto de pliegos de
condiciones se publicará por
lo menos con 10 días hábiles
de antelación a la fecha que
ordena la apertura del
proceso.
Área de contratos/
Área o dependencia
que requiere la
contratación.
5 Acto Administrativo de apertura:
Deberá contener la información
a que alude el Artículo 24 del
Decreto 1510 de 2013 y pliego
de condiciones definitivo
(conforme al artículo 30 de la
Ley 80 de 1993).
El término de publicación del
pliego de condiciones
definitivo se fijará en el
cronograma de acuerdo con
la naturaleza del objeto a
contratar.
Área de contratos/
Ordenador del
Gasto
6 Visita técnica No obligatoria al
lugar de ejecución del contrato,
si hay lugar a ello.
Preferiblemente antes de la
audiencia de asignación de
riesgos.
Área de contratos/
Área o dependencia
que requiere la
contratación.
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ETAPA TRÁMITES NECESARIOS TERMINOS RESPONSABLE
7
Audiencia de asignación de
riesgos (Artículo 39 del Decreto
1510 de 2013)
Dentro de los 3 días hábiles
siguientes al inicio del plazo
para la presentación de
propuestas. Artículo 30,
numeral 4 Ley 80 de 1993
modificado por el Artículo
220 Decreto 019 de 2012
Área de contratos/
Área o dependencia
que requiere la
contratación.
8 Plazo para la presentación de
propuestas (Artículo 30,
numeral 5, de la Ley 80 de
1993) debe ser proporcional a
la complejidad del bien, obra o
servicio a adquirir, de manera
que se le garantice a los
proponentes la preparación de
ofertas
El término se fijará en el
cronograma de acuerdo con
la naturaleza del objeto a
contratar
Área de contratos/
Área o dependencia
que requiere la
contratación.
9 Presentación de observaciones
y sugerencias al pliego de
condiciones. La aceptación o
rechazo de tales observaciones
se hará de manera motivada,
para lo cual la entidad agrupará
aquellas de naturaleza común.
Durante el término señalado
en el Pliego de condiciones
Área de contratos/
Área o dependencia
que requiere la
contratación/
Ordenador del
Gasto
10
Modificación del pliego de
condiciones definitivo: A través
de Adendas (Artículo 3 y 25 del
Decreto 1510 de 2013)
La publicación de estas
adendas sólo se podrá realizar
en días hábiles entre las 7:00 a.
m. y las 7:00 p. m.
De acuerdo con el Articulo
89 de la Ley 1474/2011, que
modifica el inciso 2º, numeral
5 del artículo 30 de la Ley 80
de 1993: “(…) no podrán
expedirse adendas dentro de
los tres (3) días anteriores en
que se tiene previsto el
cierre del proceso de
selección, ni siquiera para
extender el término del
mismo."
Área de contratos/
Área o dependencia
que requiere la
contratación.
30
ETAPA TRÁMITES NECESARIOS TERMINOS RESPONSABLE
11
Respuesta y publicación en el
SECOP sobre las
consideraciones de la entidad a
las observaciones y
sugerencias presentadas.
Hasta un día antes del
cierre de la recepción de
propuestas, siempre y
cuando no implique
modificaciones al
pliego de condiciones
Área de contratos/
Área o dependencia
que requiere la
contratación/
Ordenador del
Gasto
12
Cierre del proceso licitatorio.
(Numeral 5 de la Ley 80 de
1993, modificado por el artículo
89 de la Ley 1474 de 2011).
Una vez realizado el cierre del
proceso, se procederá a la
apertura de propuestas, en
presencia de los proponentes
y/o funcionarios que se
encuentren, dejando constancia
mediante acta.
Debe ser proporcional a la
complejidad del bien, obra o
servicio a adquirir, de
manera que se le garantice a
los proponentes la
preparación de ofertas
Área de contratos/
Ordenador del
Gasto
13
Evaluación de las propuestas:
El plazo para la
evaluación será
estipulado por la
dependencia encargada
de la licitación, de acuerdo
con la naturaleza, objeto
y cuantía de la misma,
una vez se suscriba el
acta o informe debe ser
enviado para su
publicación.
Comité evaluador
14 Publicación del informe de
evaluación.
Mínimo 5 días hábiles
(Artículo 30 numeral 8 de la
Ley 80 de 1993)
Área de contratos
31
ETAPA TRÁMITES NECESARIOS TERMINOS RESPONSABLE
15
Respuesta a las observaciones
presentadas a la evaluación y
publicación de las respuestas
en el SECOP
El plazo será determinado en
el pliego de condiciones y en
todo caso deberá darse
respuesta a más tardar en la
audiencia de adjudicación.
Comité Evaluador
16 Audiencia pública de
adjudicación o declaratoria de
desierta:(Artículo 30 numeral 10
de la Ley 80 de 1993 y artículo
9 de la Ley 1150 de 2007).
De acuerdo con la fecha y
hora señalada en el pliego
de condiciones.
Área de contratos/
Área o dependencia
que requiere la
contratación/
Ordenador del
Gasto/Comité
Evaluador
17
Suscripción del contrato
Durante el término
establecido en el pliego de
condiciones.
Área de contratos
18 Solicitud y Registro
presupuestal de compromiso.
Una vez suscrito el contrato Área de
Presupuesto
19
Aprobación de garantías
Una vez allegadas por el
contratista
Área de contratos/
Ordenador del
gasto
2.3.2 SELECCIÓN ABREVIADA.
De acuerdo con lo previsto por el numeral 2º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007 corresponde
a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características
del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación, la cuantía o la destinación del bien,
obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la
gestión contractual.
Las causales de Selección Abreviada previstas por la Ley que aplican a la Superintendencia de la
Economía Solidaria son:
a) La Adquisición o Suministro de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes,
en cuyo caso se debe hacer uso de procedimientos de Subasta Inversa o de instrumentos de
compra por catálogo derivados de la celebración de acuerdos marco de precios o de
procedimientos de adquisición en bolsas de productos.
32
b) La contratación de Menor Cuantía. Se entenderá por menor cuantía los valores que se
relacionan en el literal b) del numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, determinados en
función de los presupuestos anuales de las entidades públicas expresados en salarios mínimos
legales mensuales, sin perjuicio del objeto a contratar.
c) La contratación cuyo proceso de licitación pública haya sido declarado desierto.
d) La enajenación de bienes del Estado, con excepción de aquellos a que se refiere la Ley 226 de
1995.
e) La contratación de bienes y servicios que se requieran para la defensa y seguridad nacional.
A continuación se muestran las causales de selección abreviada y el procedimiento
aplicable a cada una de ellas:
Bienes y servicios de características
selección abreviada de "SUBASTA técnicas
uniformes
Se tramita a través del procedimiento de
selección abreviada de "SUBASTA
INVERSA", "ACUERDOS MARCO DE
PRECIOS” o “BOLSA DE PRODUCTOS”
Contratación de Menor Cuantía Se tramita a través del procedimiento en el
artículo 59 del Decreto 1510 de 2013, y demás
reglas generales previstas en dicho decreto.
Contratación cuyo proceso de licitación pública
haya sido declarado desierto
Se tramita a través del procedimiento de
Selección abreviada de "MENOR CUANTIA",
acorde con el artículo 61 del Decreto 1510 de
2013
Enajenación de Bienes del estado Se tramita a través del procedimiento previsto
en los artículos 88 y siguientes del Decreto 1510
de 2013.
Contratación de Bienes y Servicios que se
requieren para la Defensa y Seguridad Nacional
Se tramita a través del procedimiento de Selección Abreviada de MENOR CUANTIA, de acuerdo con el artículo 65 del Decreto 1510 de 2013.
Contratos de Prestación de Servicios De Salud:
Se tramitan a través del procedimiento de Selección Abreviada de MENOR CUANTIA, de acuerdo con el Articulo 60 del Decreto 1510 de 2013.
Lo anterior sin perjuicio de las demás causales contempladas en la norma y que excepcionalmente
puedan ser aplicadas en la entidad.
Teniendo en cuenta lo expuesto, a continuación se exponen los tres (3) procedimientos de
selección abreviada más utilizados por la entidad:
33
1:
2.3.2.1 Selección Abreviada de menor cuantía:
Inicia con la presentación ante la Secretaria General, del requerimiento por parte del área que
presenta la necesidad de contratación del bien, servicio u obra, acompañado de los estudios y
documentos previos de acuerdo con lo previsto por el Artículo 20 del Decreto 1510 de 2013, lo
descrito en el presente "Manual de Contratación” y demás normatividad pertinente.
Con base en los estudios y documentos previos, la Secretaría General, elaborará el proyecto de
pliego de condiciones.
Elaborado el proyecto de pliego de condiciones, se procede a realizar el aviso de convocatoria
pública, acorde con lo establecido en el Artículo 21 del Decreto 1510 de 2013, para esta
modalidad de selección.
Los estudios y documentos previos, el proyecto de pliego, el aviso de convocatoria pública, y
demás documentos pertinentes se publicarán en el SECOP.
El proyecto de pliego de condiciones de la selección abreviada se publica por un término mínimo
de cinco (5) días hábiles de antelación a la fecha del acto que ordena su apertura; su publicación
no genera obligación para la entidad de dar apertura al proceso de selección.
Cumplido el término de publicación del proyecto de pliego de condiciones, la Entidad ordena la
apertura de la Selección Abreviada por medio de resolución motivada.
En el pliego de condiciones se debe incluir el "cronograma" del proceso de selección abreviada,
dentro del cual se debe señalar el término para presentar propuestas, de acuerdo con la
naturaleza y el objeto a contratar.
Dentro de los tres (3) días hábiles siguiente a la apertura del proceso, los interesados deben
manifestar su intención de participar, a través del mecanismo establecido para el efecto en los
pliegos de condiciones, de conformidad con lo señalado en el artículo 59 del Decreto 1510 de
2013.
Cuando el número de posibles oferentes sea inferior a diez (10), se conformará la lista con todos
ellos, quienes podrán presentar propuesta para el correspondiente proceso de selección.
En el evento que la lista de posibles oferentes sea superior a diez (10), la entidad en audiencia
pública podrá realizar sorteo entre ellos, para conformar un número de diez (10) inscritos que
tengan la posibilidad de presentar oferta.
Para la selección de la lista de los posibles oferentes la Entidad agrupará la totalidad de las
Personas jurídicas o naturales, en consorcio o unión temporal inscritas para esta convocatoria
pública y sorteará de manera aleatoria un número no inferior a diez (10) inscritos.
El procedimiento para la selección de la lista de los posibles oferentes se llevará a cabo mediante
un sistema de balotas, como se enuncia a continuación:
34
a) Se introducirá en un sobre amplio y debidamente protegido, un número de balotas igual al
número de inscritos, identificadas cada una con un número de 0 a N unidades, de forma
ascendente, el cual coincidirá con el orden en que se hayan inscrito en la lista de posibles
oferentes.
b) Aleatoriamente se sustraerá el número de balotas hasta completar la decena de inscritos que
podrá presentar oferta en el proceso de selección.
c) Una vez seleccionados se publicará la lista de posibles oferentes en el SECOP.
La Superintendencia en los pliegos de condiciones indicará si hay lugar o no al sorteo y
determinará la manera de desarrollo del procedimiento; de acuerdo al Artículo 59 numeral 2o del
decreto 1510 de 2013.
Los oferentes pueden presentar observaciones al pliego de condiciones, las cuales se remiten a
al área responsable del proceso cuando son de carácter técnico, para su análisis y respuesta, a
realizarse a más tardar dentro de un término de dos (2) días calendario a Secretaría General para
su consolidación y publicación. En caso que las observaciones generen modificaciones al pliego
de condiciones, éstas se harán mediante Adendas, las cuales serán expedidas conforme a lo
establecido en el artículo 25 del Decreto 1510 de 2013.
Vencido el término para la presentación de ofertas, se realiza el acto de cierre y recepción de
propuestas, a la hora y en el sitio establecido en el pliego de condiciones.
Recibidas las ofertas, éstas se remiten al comité evaluador designado, para su análisis y
evaluación en conjunto, de acuerdo a las condiciones y plazos señalados en el pliego de
condiciones, una vez elaborada el acta de evaluación debe remitirse a Secretaría General
debidamente firmada por los miembros del comité para su publicación y archivo en el expediente
del proceso, el comité evaluador podrá solicitar a los proponentes las aclaraciones y explicaciones
que se estimen indispensables.
La entidad debe publicar el informe de evaluación de ofertas durante tres (3) días hábiles, término
durante el cual los oferentes pueden presentar observaciones a la misma.
Las observaciones frente al informe de evaluación se remiten al comité evaluador para su análisis
y respuesta.
Toda la documentación del proceso incluido el informe de evaluación definitivo en el cual se
recomienda la adjudicación o declaratoria de desierta, del proceso, según el caso se debe remitir
al ordenador del gasto para la decisión final.
El jefe o representante de la entidad o en quien éste delegue, dentro del plazo previsto en el pliego
de condiciones para el efecto, adjudica en forma motivada al oferente que haya presentado la
oferta más favorable para la entidad, de acuerdo con lo establecido en el Estatuto General de la
Contratación Pública.
El procedimiento aplicable será:
35
ETAPA TRÁMITES NECESARIOS TERMINOS RESPONSABLE
1 Estudios y documentos previos,
Ficha Técnica de los bienes y
servicios a adquirir Diseños y
proyectos de factibilidad y
prefactibilidad, cuando sea
procedente,
Discrecional Área o dependencia
que requiere la
contratación.
3 Aviso de convocatoria: El cual
además de publicarse en el
SECOP artículo 21 del Decreto
1510 de 2013.
Junto con la publicación del
proyecto de pliego de
condiciones.
Área de contratos
4 Proyecto de pliego de
condiciones y observaciones al
proyecto de pliego de
condiciones: durante la
publicación del proyecto de
pliego de condiciones. (Artículo
23 del Decreto 1510 de 2013).
El proyecto de pliegos de condiciones se publicará por lo menos con 5 días hábiles de antelación a la fecha que ordena la apertura del proceso.
Área de contratos/
Área o dependencia
que requiere la
contratación.
5 Acto Administrativo de apertura:
Deberá contener la información
a que alude el Artículo 24 del
Decreto 1510 de 2013 y pliego
de condiciones definitivo.
(conforme al artículo 30 de la
Ley 80 de 1993).
El término de publicación del
pliego de condiciones
definitivo se fijará en el
cronograma de acuerdo con
la naturaleza del objeto a
contratar.
Área de contratos/
Ordenador del
Gasto
6 Visita técnica No obligatoria al
lugar de ejecución del contrato,
si hay lugar a ello.
Se fijará en el cronograma
de acuerdo con la naturaleza
del objeto a contratar.
Área de contratos/
Área o dependencia
que requiere la
contratación.
7 Manifestaciones de interés en
participar, requisito habilitante
para presentar propuestas, por
tanto, en caso de no
presentarse ninguna el proceso
se declarará desierto.
Término no mayor a 3 días
hábiles a partir de la apertura
del proceso
Área de contratos
36
ETAPA TRÁMITES NECESARIOS TERMINOS RESPONSABLE
8 Plazo para la presentación de
propuestas debe ser
proporcional a la complejidad
del bien, obra o servicio a
adquirir, de manera que se le
garantice a los proponentes la
preparación de ofertas
El término se fijará en el
cronograma de acuerdo con
la naturaleza del objeto a
contratar.
Área de contratos/
Área o dependencia
que requiere la
contratación.
9 Presentación de observaciones
y sugerencias al pliego de
condiciones. La aceptación o
rechazo de tales observaciones
se hará de manera motivada,
para lo cual la entidad agrupará
aquellas de naturaleza común.
Durante el término señalado
en el Pliego de condiciones
Área de contratos/
Área o dependencia
que requiere la
contratación/
Ordenador del
Gasto
10 Modificación del pliego de
condiciones definitivo: A través
de Adendas (Artículo 3 y 25 del
Decreto 1510 de 2013)
La publicación de estas
adendas sólo se podrá realizar
en días hábiles entre las 7:00 a.
m. y las 7:00 p. m.
A más tardar el día hábil
anterior al cierre.
Área de contratos/
Área o dependencia
que requiere la
contratación.
11 Respuesta y publicación en el
SECOP sobre las
consideraciones de la entidad a
las observaciones y
sugerencias presentadas.
Hasta un día antes del cierre
de la recepción de
propuestas, siempre y
cuando no implique
modificaciones al
pliego de condiciones
Área de contratos/
Área o dependencia
que requiere la
contratación/
Ordenador del
Gasto
12
Cierre del proceso. Una vez
realizado, se procederá a la
apertura de propuestas, en
presencia de los proponentes
y/o funcionarios que se
encuentren, dejando constancia
mediante acta.
Debe ser proporcional a la
complejidad del bien, obra o
servicio a adquirir, de
manera que se le garantice a
los proponentes la
preparación de ofertas
Área de contratos/
Ordenador del
Gasto
37
ETAPA TRÁMITES NECESARIOS TERMINOS RESPONSABLE
13
Evaluación de las propuestas:
El plazo para la
evaluación será
estipulado por la
dependencia encargada
de la licitación, de acuerdo
con la naturaleza, objeto
y cuantía de la misma,
una vez se suscriba el
acta o informe debe ser
enviado para su
publicación.
Comité evaluador
14
Publicación del informe de
evaluación.
Mínimo 3 días hábiles
(Artículo 59 numeral 4
decreto 1510 de 2014)
Área de contratos
15
Respuesta a las observaciones
presentadas a la evaluación y
publicación de las respuestas
en el SECOP
El plazo será determinado en
el pliego de condiciones y en
todo caso deberá darse
respuesta a más tardar en la
audiencia de adjudicación.
Comité Evaluador
16
Audiencia pública de
adjudicación o declaratoria de
desierta:(Artículo 30 numeral 10
de la Ley 80 de 1993 y artículo
9 de la Ley 1150 de 2007).
De acuerdo con la fecha y
hora señalada en el pliego
de condiciones.
Área de contratos/
Área o dependencia
que requiere la
contratación/
Ordenador del
Gasto/Comité
Evaluador
17
Suscripción del contrato
Durante el término
establecido en el pliego de
condiciones.
Área de contratos
18 Solicitud y Registro
presupuestal de compromiso.
Una vez suscrito el contrato Área de
Presupuesto
38
ETAPA TRÁMITES NECESARIOS TERMINOS RESPONSABLE
19
Aprobación de garantías
Una vez allegadas por el
contratista
Área de contratos/
Ordenador del
gasto
2.3.2.2. Selección Abreviada para la adquisición de bienes y servicios de características
técnicas uniformes por Subasta Inversa.
Mecanismo de selección de contratistas, cuando los bienes o servicios a adquirir poseen
características técnicas uniformes, de conformidad con las reglas previstas en el Decreto 1510 de
2013, en especial los artículos 40 al 45 y en los pliegos de condiciones.
Por características técnicas uniformes se quiere significar que se trata de un bien o servicio
que presta la misma utilidad para la Administración y satisface idéntica necesidad de la misma
forma, independientemente de la marca o nombre comercial del bien o servicio ofertado o de
su forma de presentación, es decir, que el elemento fundamental son las características
intrínsecas del bien o servicio y no quien lo ofrece o su apariencia física.
La subasta se podrá realizar mediante lotes o ítems, siempre y cuando la naturaleza del objeto a
contratar lo justifique, o el análisis sectorial permita concluir que dicha forma de subasta está
acorde con las variables económicas del sector del bien o servicio de características uniformes.
De quedar solamente habilitado un oferente, la entidad adjudicará el contrato al proponente
habilitado, siempre que su propuesta sea igual o inferior al presupuesto oficial para el contrato, caso
en el cual no hay lugar a la subasta. Si no se presentare ningún proponente para participar en la
subasta, el proceso se declarará desierto y podrá iniciarse un nuevo proceso de contratación.
El procedimiento a aplicar será:
ETAPA TRÁMITES NECESARIOS TERMINOS RESPONSABLE
1 Estudios y documentos previos,
Diseños y proyectos de
factibilidad y prefactibilidad,
cuando sea procedente,
Discrecional Área o dependencia
que requiere la
contratación.
3 Aviso de convocatoria: debe
publicarse en el SECOP
Artículo 21 del Decreto 1510 de
2013.
Junto con la publicación del
proyecto de pliego de
condiciones.
Área de contratos
39
ETAPA TRÁMITES NECESARIOS TERMINOS RESPONSABLE
4 Proyecto de pliego de
condiciones y observaciones al
proyecto de pliego de
condiciones: durante la
publicación del proyecto de
pliego de condiciones. (Artículo
23 del Decreto 1510 de 2013).
El proyecto de pliegos de condiciones se publicará por lo menos con 5 días hábiles de antelación a la fecha que ordena la apertura del proceso.
Área de contratos/
Área o dependencia
que requiere la
contratación.
5 Acto Administrativo de apertura:
Deberá contener la información
a que alude el Artículo 24 del
Decreto 1510 de 2013 y pliego
de condiciones definitivo.
(conforme al artículo 30 de la
Ley 80 de 1993).
El término de publicación del
pliego de condiciones
definitivo se fijará en el
cronograma de acuerdo con
la naturaleza del objeto a
contratar.
Área de contratos/
Ordenador del
Gasto
8 Plazo para la presentación de
propuestas debe ser
proporcional a la complejidad
del bien, obra o servicio a
adquirir, de manera que se le
garantice a los proponentes la
preparación de ofertas
El término se fijará en el
cronograma de acuerdo con
la naturaleza del objeto a
contratar.
Área de contratos/
Área o dependencia
que requiere la
contratación.
9 Presentación de observaciones
y sugerencias al pliego de
condiciones. La aceptación o
rechazo de tales observaciones
se hará de manera motivada,
para lo cual la entidad agrupará
aquellas de naturaleza común.
Durante el término señalado
en el Pliego de condiciones
Área de contratos/
Área o dependencia
que requiere la
contratación/
Ordenador del
Gasto
10 Modificación del pliego de
condiciones definitivo: A través
de Adendas (Artículo 3 y 25 del
Decreto 1510 de 2013)
La publicación de estas
adendas sólo se podrá realizar
en días hábiles entre las 7:00 a.
m. y las 7:00 p. m.
A más tardar el día hábil
anterior al cierre.
Área de contratos/
Área o dependencia
que requiere la
contratación.
40
ETAPA TRÁMITES NECESARIOS TERMINOS RESPONSABLE
11
Respuesta y publicación en el
SECOP sobre las
consideraciones de la entidad a
las observaciones y
sugerencias presentadas.
Hasta un día antes del cierre
de la recepción de
propuestas, siempre y
cuando no implique
modificaciones al
pliego de condiciones
Área de contratos/
Área o dependencia
que requiere la
contratación/
Ordenador del
Gasto
12 Cierre del proceso Una vez
realizado el cierre del proceso,
se procederá a la apertura de
propuestas, en presencia de los
proponentes y/o funcionarios
que se encuentren, dejando
constancia mediante acta. (La
propuesta económica inicial
será abierta al momento de
inicio de la puja).
Debe ser proporcional a la
complejidad del bien, obra o
servicio a adquirir, de
manera que se le garantice a
los proponentes la
preparación de ofertas
Área de contratos/
Ordenador del
Gasto
13
Evaluación de las propuestas y
verificación de requisitos
habilitantes: (Numeral 3 del
Artículo 5 de la Ley 1150 de
2007)
El plazo para la
evaluación será estipulado
por la dependencia
encargada, de acuerdo
con la naturaleza, objeto y
cuantía de la misma, una
vez se suscriba el acta o
informe debe ser enviado
para su publicación.
Comité evaluador
14
Publicación del informe de
evaluación.
Mínimo 3 días hábiles
(Artículo 59 numeral 4
decreto 1510 de 2014)
Área de contratos
15
Respuesta a las observaciones
presentadas a la evaluación y
publicación de las respuestas
en el SECOP
El plazo será determinado en
el pliego de condiciones y en
todo caso deberá darse
respuesta a más tardar en la
audiencia de adjudicación.
Comité Evaluador
41
ETAPA TRÁMITES NECESARIOS TERMINOS RESPONSABLE
16
Audiencia pública de subasta inversa (artículos 40 al 45 del Decreto 1510 de 2013) y resolución de adjudicación. El procedimiento será el señalado en los pliegos de condiciones.
Una vez publicadas las respuestas a observaciones de acuerdo con la fecha y hora señalada en el pliego de condiciones.
Área de contratos/
Área o dependencia
que requiere la
contratación/
Ordenador del
Gasto/Comité
Evaluador
17 Discriminación final de precios: En el caso de que la subasta inversa verse sobre varios ítems que se estén contratando a precio global, se deberá hacer la discriminación final de precios.
De acuerdo con el plazo señalado en el pliego de condiciones
Área de contratos/
Ordenador del
Gasto.
18
Suscripción del contrato
Durante el término
establecido en el pliego de
condiciones.
Área de contratos
19 Solicitud y Registro
presupuestal de compromiso.
Una vez suscrito el contrato Área de
Presupuesto
20
Aprobación de garantías
Una vez allegadas por el
contratista
Área de contratos/
Ordenador del
gasto
2.3.2.3. Selección Abreviada para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes en Bolsas de Productos
Para llevar a cabo este procedimiento de selección abreviada, se aplicará el Decreto 1510 de
2013, en especial los artículos 50 al 58, además de las normas que lo complementen, modifiquen,
aclaren, adicionen o sustituyan y los reglamentos internos de bolsas de productos.
42
No es un procedimiento de común utilización en la entidad.
2.3.2.4. Selección Abreviada para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes por compra por catálogo derivado de la celebración de Acuerdos Marco de Precios.
Se aplicará el Decreto 1510 de 2013, en especial los artículos 46 al 49, y las normas que lo
modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.
2.3.2.5. Selección Abreviada para la enajenación de bienes muebles e inmuebles del
Estado
Se tramita a través del procedimiento específico para enajenación de bienes del Estado contenido
en el Decreto 1510 de 2013, en especial los artículos 88 a 109.
2.3.2.6. Selección Abreviada por declaratoria de desierta de la licitación.
Por disposición del artículo 61 del Decreto 1510 de 2013, si la entidad decide no adelantar
nuevamente un proceso de Licitación Pública, podrá iniciar dentro de los cuatro (4) meses
siguientes a la declaratoria de desierta un proceso de selección abreviada de menor cuantía. En
este proceso no se aplicará lo relacionado con la manifestación de interés, ni con el sorteo de
oferentes.
2.3.3 CONCURSO DE MÉRITOS.
A través de ésta modalidad, se seleccionarán los contratistas para la prestación de servicios de
consultoría a que se refiere el numeral 2 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993 y para los proyectos
de arquitectura.
Se entiende por contratos de consultoría, aquellos referidos a los estudios necesarios para la
ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, pre factibilidad o factibilidad para
programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y
supervisión. Igualmente, son contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría,
asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños,
planos, anteproyectos y proyectos.
El concurso de méritos debe cumplir lo establecido en el Decreto 1510 de 2013, en especial los
artículos 66 al 72 o las normas que los adicionen, modifiquen o sustituyan.
La contratación de los servicios de consultoría podrá realizarse mediante concurso abierto o
con precalificación. En la selección de proyectos de arquitectura es el establecido en el Decreto
2326 de 1995, o la norma que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.
Cuando se trate de objetos que incluyan diseño y ejecución se determinará la modalidad de
contratación de acuerdo con la obligación principal.
43
El concurso de méritos por el sistema de concurso abierto o con precalificación se desarrollará de
conformidad con el procedimiento señalado en los artículos 67 y siguientes del Decreto 1510 de
2013.
Cuando del objeto de la consultoría a contratarse se desprenda la necesidad de adquirir bienes y
servicios accesorios a la misma, la selección se hará con base en el procedimiento señalado en el
presente capítulo.
En el caso de que el objeto contractual de consultoría incluya obligaciones principales, como por
ejemplo en el caso de ejecución de construcción de la obra, la escogencia del contratista deberá
adelantarse mediante licitación pública y selección abreviada, según corresponda de conformidad
con lo señalado en la Ley.
En ningún caso se tendrá el precio como factor de escogencia o selección.
En la Superintendencia de la Economía Solidaria todo proceso de concurso de méritos deberá
desarrollarse a través de concurso abierto.
2.3.3.1 CONCURSO DE MÉRITOS ABIERTO.
Para el concurso de méritos los estudios y documentos previos adicionalmente deberán contener los
requerimientos técnicos de los servicios de consultoría que se van a contratar. En los mismos se
señalará cuando menos lo siguiente:
1. Los objetivos, metas y alcance de los servicios que se requieren. 2. Metodología y plan y cargas de trabajo para la ejecución de la consultoría. 3. La descripción detallada de los servicios requeridos y de los resultados o productos esperados,
los cuales podrán consistir en informes, diagnósticos, diseños, datos, procesos, entre otros, según el objeto de la consultoría.
4. El cronograma de la ejecución del contrato de consultoría. 5. Con base en los requerimientos técnicos, la entidad estimará el costo de los servicios de
consultoría requeridos teniendo en cuenta rubros tales como los montos en "personas/tiempo", el soporte logístico, los insumos necesarios para la ejecución de los servicios, los imprevistos y la utilidad razonable del contratista.
6. Los estudios previos deberán contemplar la experiencia general y especifica de los oferentes relevante y suficiente en las áreas requeridas en el objeto a contratar que asegure la idoneidad del futuro proponente para su ejecución; b) Estructura y organización del interesado en cuanto a los recursos técnicos, humanos y físicos de que dispone.
7. Adicionalmente, la entidad podrá tener en cuenta otros criterios, como la capacidad intelectual, las buenas prácticas, reconocimientos, o cualquier otro elemento de juicio que le permita a la entidad contratante identificar proponentes que puedan ejecutar exitosamente los servicios de
consultoría de que se trate.
El procedimiento se desarrollará así:
ETA
PA
TRÁMITES NECESARIOS TERMINOS RESPONSABLE
44
ETA
PA
TRÁMITES NECESARIOS TERMINOS RESPONSABLE
1 Estudios y documentos
previos, Diseños y proyectos
de factibilidad y
prefactibilidad, cuando sea
procedente,
Discrecional Área o dependencia
que requiere la
contratación.
2 Aviso de convocatoria,
proyecto de pliego de
condiciones y observaciones
al proyecto de pliego de
condiciones: durante la
publicación del proyecto de
pliego de condiciones.
(Artículo 23 del Decreto 1510
de 2013).
El proyecto de pliegos de condiciones se publicará por lo menos con 5 días hábiles de antelación a la fecha que ordena la apertura del proceso.
Área de contratos/ Área
o dependencia que
requiere la contratación.
4
Acto Administrativo de
apertura: y pliego de
condiciones definitivo.
El término de publicación del
pliego de condiciones
definitivo se fijará en el
cronograma de acuerdo con
la naturaleza del objeto a
contratar.
Área de contratos/
Ordenador del Gasto
5
Audiencia de aclaraciones al
Pliego Definitivo.
El término se fijará en el cronograma de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar.
Área de contratos/ Área
o dependencia que
requiere la contratación
6
Plazo para la presentación
de propuestas debe ser
proporcional a la complejidad
del objeto a contratar.
El término se fijará en el
cronograma de acuerdo con
la naturaleza del objeto a
contratar.
Área de contratos/ Área
o dependencia que
requiere la contratación.
7 Presentación de
observaciones y sugerencias
al pliego de condiciones. La
aceptación o rechazo de
tales observaciones se hará
de manera motivada, para lo
cual la entidad agrupará
aquellas de naturaleza
común.
Durante el término señalado
en el Pliego de condiciones
Área de contratos/ Área
o dependencia que
requiere la contratación/
Ordenador del Gasto
45
ETA
PA
TRÁMITES NECESARIOS TERMINOS RESPONSABLE
8
Modificación del pliego de
condiciones definitivo: A
través de Adendas (Artículo
3 y 25 del Decreto 1510 de
2013)
La publicación de estas
adendas sólo se podrá
realizar en días hábiles entre
las 7:00 a. m. y las 7:00 p. m.
A más tardar el día hábil
anterior al cierre.
Área de contratos/ Área
o dependencia que
requiere la contratación.
9
Respuesta y publicación en
el SECOP sobre las
consideraciones de la
entidad a las observaciones
y sugerencias presentadas.
Hasta un día antes del
cierre de la recepción de
propuestas, siempre y
cuando no implique
modificaciones al pliego de
condiciones
Área de contratos/ Área
o dependencia que
requiere la contratación/
Ordenador del Gasto
10 Cierre del proceso Una vez
realizado el cierre del
proceso, se procederá a la
apertura de propuestas, en
presencia de los
proponentes y/o funcionarios
que se encuentren, dejando
constancia mediante acta.
Según el plazo fijado en el
pliego de condiciones
Área de contratos/
Ordenador del Gasto
11
Evaluación de las propuestas
y verificación de requisitos
habilitantes.
El plazo para la
evaluación será
estipulado por la
dependencia encargada,
de acuerdo con la
naturaleza, objeto y
cuantía de la misma, una
vez se suscriba el acta o
informe debe ser enviado
para su publicación.
Comité evaluador
46
ETA
PA
TRÁMITES NECESARIOS TERMINOS RESPONSABLE
12
Publicación del informe de
evaluación.
Mínimo 3 días hábiles
(Artículo 66 numeral 2
decreto 1510 de 2013)
Área de contratos
13 Respuesta a las
observaciones presentadas a
la evaluación y publicación
de las respuestas en el
SECOP
El plazo será determinado
en el pliego de condiciones y
en todo caso deberá darse
respuesta a más tardar en la
audiencia de adjudicación.
Comité Evaluador
14 Audiencia de Adjudicación o Declaratoria Desierta
Una vez publicadas las respuestas a observaciones de acuerdo con la fecha y hora señalada en el pliego de condiciones.
Área de contratos/ Área
o dependencia que
requiere la contratación/
Ordenador del
Gasto/Comité Evaluador
15
Suscripción del contrato
Durante el término
establecido en el pliego de
condiciones.
Área de contratos
16 Solicitud y Registro
presupuestal de
compromiso.
Una vez suscrito el contrato Área de Presupuesto
17
Aprobación de garantías
Una vez allegadas por el
contratista
Área de contratos/
Ordenador del gasto
2.3.4. CONTRATACIÓN DIRECTA.
La contratación directa procede únicamente para los casos establecidos en el numeral 4°, del
artículo 2° de la Ley 1150 de 2007. Esta modalidad procederá, especialmente, en los siguientes
casos:
2.3.4.1. Urgencia manifiesta. (Artículo 42 Ley 80 de 1993)
Existe urgencia manifiesta cuando la continuidad del servicio exige el suministro de bienes, o la
prestación de servicios, o la ejecución de obras en el inmediato futuro; cuando se presenten
situaciones relacionadas con los estados de excepción; cuando se trate de conjurar situaciones
excepcionales relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre
47
que demanden actuaciones inmediatas y, en general, cuando se trate de situaciones similares que
imposibiliten acudir a los procedimientos de selección públicos.
La urgencia manifiesta se declara mediante acto administrativo motivado.
Con el fin de atender las necesidades y los gastos propios de la urgencia manifiesta, se podrán
hacer los traslados presupuestales internos que se requieran dentro del presupuesto del
organismo o entidad estatal correspondiente.
"Control de la contratación de urgencia: Inmediatamente después de celebrados los contratos
originados en la urgencia manifiesta, éstos y el acto administrativo que la declaró, junto con el
expediente contentivo de los antecedentes administrativos, de la actuación y de las pruebas de los
hechos, se enviará al funcionario u organismo que ejerza el control fiscal en la respectiva entidad
(... )"; para el caso de la Superintendencia de la Economía Solidaria, la Contraloría General de la
República.
El uso indebido de la contratación de urgencia será causal de mala conducta. (Artículo 43 Ley 80
de 1993)
2.3.4.2. Contratos o convenios interadministrativos.
Constituyen otra causal de contratación directa, siempre que las obligaciones derivadas del mismo
tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora señalado en la ley o en sus
reglamentos.
En relación con esta causal, se debe tener en cuenta los contratos exceptuados según el inciso 1o
del literal c del numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 92 de la
Ley 1474 de 2011.
Los contratos de seguro de las entidades estatales estarán exceptuados de la figura del contrato
interadministrativo.
Para la celebración de contratos interadministrativos se deberá tener en cuenta lo indicado en el
Artículo 76 del Decreto 1510 de 2013, así como las demás disposiciones aplicables de dicho
Decreto.
2.3.4.3. Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado.
Acorde con el artículo 80 del Decreto 1510 de 2013, se considera que no existe pluralidad de
oferentes cuando existe solamente una persona que puede proveer el bien o el servicio por ser
titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser proveedor
exclusivo en el territorio nacional.
Estas circunstancias deberán constar en el estudio previo que soporta la contratación.
48
2.3.4.4. Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales.
La entidad podrá contratar bajo la modalidad de contratación directa la prestación de servicios
profesionales y de apoyo a la gestión con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de
ejecutar el objeto del contrato, siempre y cuando verifique la idoneidad y experiencia requerida y
relacionada con el área de que se trate.
En este caso, no es necesario que se haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el
ordenador del gasto debe dejar constancia escrita, con fundamento con lo establecido en los
estudios previos allegados por el área requirente.
Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza
intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la
entidad; así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales.
Adicionalmente, para esta contratación se deberá tener en cuenta que las actividades a desarrollar
deberán ser de carácter temporal y no podrán satisfacer actividades administrativas de carácter
permanente.
2.3.4.5. Adquisición de Inmuebles
Para efectos de la adquisición de inmuebles, se aplicarán las reglas del artículo 82 del decreto
1510 de 2013.
Se deberá tener en cuenta que el inmueble a adquirir debe cumplir con todas las normas
urbanísticas exigidas en el ordenamiento jurídico y contar con todas las licencias y permisos que
sean necesarios acorde con el POT de cada ciudad o municipio, debe contar con el uso de suelo
permitido para la actividad (uso institucional) y encontrarse libre de gravámenes y limitaciones de
dominio que puedan generar cargas adicionales a la entidad para lo cual se deberá realizar el
respectivo estudio de títulos.
2.3.4.6. Arrendamiento de Inmuebles
Para el arrendamiento de bienes inmuebles se deberán aplicar las reglas del artículo 83 del
Decreto 1510 de 2013, teniendo en cuenta lo siguiente:
"(. ..)
1. Verificar las condiciones del mercado inmobiliario en la ciudad en la que la entidad estatal
requiere el inmueble.
2. Analizar y comparar las condiciones de los bienes inmuebles que satisfacen las necesidades
identificadas y las opciones de arrendamiento, análisis que deberá tener en cuenta los principios y
objetivos del sistema de compra y contratación pública”
49
Para la contratación directa se debe tener en cuenta lo estipulado en los artículos 73 y 77 el
Decreto 1510 de 2013, como disposiciones generales a saber:
ETAPA TRÁMITES NECESARIOS TÉRMINOS RESPONSABLE
1 Estudios y documentos previos:
salvo urgencia manifiesta.
Certificado de disponibilidad
presupuestal.
Si se trata de contratos de
prestación de servicios
profesionales y de apoyo a la
gestión se requiere certificado
sobre la idoneidad o experiencia
directamente relacionada con el
área de que se trate. Constancia de
No existencia de Personal de
planta para la prestación de
servicios.
Discrecional.
Área de contratos/ Área o dependencia que requiere la contratación/ Ordenador del Gasto
2 Verificación de las condiciones mínimas del futuro contratista
Discrecional. Área de contratos/ Área o
dependencia que
requiere la contratación/
Ordenador del Gasto
3
Acto administrativo que justifique la
contratación directa de acuerdo
con lo señalado en el Artículo 73
del Decreto 1510 de 2013, salvo
cuando la causal de contratación
directa se refiere a prestación de
servicios profesionales y de apoyo
a la gestión, la contratación de
empréstitos y contratación de
bienes y servicios en el Sector
Defensa.
El acto administrativo que declare
la urgencia manifiesta hará las
veces del acto administrativo de
justificación.
Antes de la suscripción del contrato.
Área de contratos/ Ordenador del gasto
4 Suscripción del contrato Discrecional Área de contratos
5 Solicitud y Registro presupuestal
de compromiso.
Una vez
suscrito el
contrato
Área de Presupuesto
50
»
ETAPA TRÁMITES NECESARIOS TÉRMINOS RESPONSABLE
6
Aprobación de garantías
Una vez
allegadas por el
contratista
Área de contratos/
Ordenador del gasto
2.2.8 Contratación de Mínima cuantía.
La Ley 1474 de 2011, en su artículo 94, adicionó ésta modalidad de contratación a las
mencionadas en la Ley 1150 de 2007, aplicable para la adquisición de bienes, servicios y obras
cuyo valor no exceda del diez por ciento (10%) de la menor cuantía, independientemente de su
objeto.
Se inicia con la presentación ante la Secretaría General, de los documentos y estudios previos
conforme a lo señalado en el artículo 84 del Decreto 1510 de 2013, incluyendo la forma de
acreditación de capacidad jurídica, técnica y experiencia por parte de los oferentes.
El procedimiento es el establecido en el artículo 85 del Decreto 1510 de 2013, se debe tener en
cuenta el manual que para el efecto ha publicado Colombia Compra Eficiente, y lo siguiente:
• La Entidad es libre de exigir o no las garantías en los procesos de contratación de mínima
cuantía, lo cual debe ser justificado en los estudios y documentos previos.
• En esta modalidad, los oferentes no están obligados a acreditar su inscripción en el Registro
Único de Proponentes - RUP. La entidad debe verificar directamente los requisitos habilitantes
establecidos en los estudios y documentos previos.
• La evaluación de las ofertas será adelantada por quien designe el Ordenador del Gasto, sin
que se requiera pluralidad.
Cuando se pretendan adquirir bienes hasta por el monto de la mínima cuantía en grandes
superficies, se deberán observar las reglas contenidas en el artículo 86 del decreto 1510 de 2013.
El procedimiento por regla general es el siguiente:
TRÁMITES NECESARIOS TÉRMINOS RESPONSABLE
Estudios y documentos previos (Art. 84 Decreto
1510 de 2013) y solicitud y expedición del
Certificado de disponibilidad presupuestal.
Discrecional. Área de contratos/ Área o dependencia que requiere la contratación/ Área de Presupuesto
51
Invitación pública: La cual deberá contener como mínimo la información contenida en el artículo 85 del Decreto 1510 de 2013.
La invitación se publicará por un término no inferior a un (1) día hábil.
Área de contratos/Ordenador del Gasto
Presentación y Respuesta de Observaciones (Numeral 3 artículo 85 del Decreto 1510 de 2013)
Las observaciones se contestarán antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas de acuerdo con el término fijado en el cronograma.
Área de contratos/
Área o dependencia
que requiere la
contratación
Cierre del proceso: Una vez realizado el cierre
del proceso, se procederá a la apertura de
propuestas, en presencia de los proponentes
y/o funcionarios que se encuentren, dejando
constancia mediante acta.
De acuerdo con el cronograma establecido en la invitación.
El término para presentar la oferta no podrá ser inferior a un (1) día hábil.
Área de contratos
La evaluación de las ofertas será adelantada por quien designe el Ordenador del Gasto, sin que se requiera pluralidad.
Discrecional Área de contratos/
Área o dependencia
que requiere la
contratación/Comité
Evaluador
Verificación requisitos habilitantes y evaluación de la oferta con el menor precio: Según los requisitos señalados en la invitación, teniendo en cuenta que el único factor de evaluación es el precio, de conformidad con lo señalado en los numerales 1, 2 y 6 del artículo 85 del Decreto
De acuerdo con el cronograma establecido en la invitación.
Área de contratos/ Área o dependencia que requiere la contratación/Comité Evaluador
Publicación del Informe de Evaluación El informe de evaluación se publicará por un término no menor a un (1) día hábil (Artículo 85 numeral 5 decreto 1510 de 2014)
Área de contratos
52
Suscripción del contrato: La oferta y su
aceptación constituyen el contrato
Aceptación de la oferta Área de
contratos/Ordenador
del Gasto
Solicitud y Registro presupuestal de
compromiso.
Una vez suscrito el
contrato o aceptada la
oferta
Área de Presupuesto
Aprobación de garantías Una vez allegadas por el
contratista
Área de contratos/
Ordenador del gasto
2.4. COMITÉ EVALUADOR.
En la etapa de evaluación, una vez recibidas las propuestas y elaborada el acta de cierre, el
Ordenador del Gasto designará un comité plural para la evaluación objetiva de las ofertas,
conforme al pliego de condiciones y la normatividad vigente, de acuerdo a lo establecido en el
artículo 27 del Decreto 1510 de 2013.
El Comité Evaluador podrá ser conformado por funcionarios de la entidad o contratistas; debe
realizar su labor de manera objetiva, ciñéndose a las reglas contenidas en los pliegos de
condiciones. El carácter asesor del comité no lo exime de la responsabilidad del ejercicio de la
labor encomendada.
Los miembros del comité evaluador están sujetos al régimen de inhabilidades e incompatibilidades
y conflicto de intereses legales.
El Comité Evaluador tendrá las siguientes funciones:
• Dar estricto cumplimiento a lo establecido en el Estatuto de Contratación Estatal y en especial en los artículos 23 y 26 de la Ley 80 de 1993 en relación con la responsabilidad de los servidores públicos.
• Realizar la evaluación de las propuestas haciendo una revisión detallada de cada uno de los documentos que hacen parte de éstas conforme a las reglas señaladas en los pliegos de condiciones.
• El informe de evaluación se debe entregar debidamente suscrito a Secretaría General, en la fecha requerida en el cronograma del proceso, para su publicación y traslado a los proponentes.
• Dar respuesta a las observaciones presentadas al informe de evaluación en los términos señalados en el cronograma del proceso.
• Requerir por escrito a los proponentes la aclaración de las propuestas, si fuere el caso, dentro del cronograma establecido. La evaluación debe realizarse de manera integral, sin dejar aspectos pendientes de evaluación.
• En caso de requerir a un proponente por estimarse que el valor de su oferta resulte artificialmente bajo, el comité evaluador debe analizar que los argumentos dados por el éste son
53
válidos. Analizadas las explicaciones, el comité evaluador, debe recomendar rechazar la oferta o continuar con el análisis de la misma en la evaluación de las ofertas.
• Recomendar al Ordenador del Gasto, la adjudicación o declaratoria desierta, de conformidad con la evaluación efectuada.
• Participar en las Audiencias del proceso y demás reuniones citadas por el Ordenador del Gasto relacionadas con los procesos de selección en los que han sido designados.
• Dar estricto cumplimiento a los tiempos establecidos en el cronograma del proceso para las diferentes etapas del mismo.
2.5. ADJUDICACIÓN O DECLARATORIA DESIERTA
En los proceso de selección se llevará a cabo una audiencia de adjudicación en la cual los proponentes pueden pronunciarse sobre las respuestas dadas a las observaciones al informe de evaluación. Esta audiencia puede suspenderse por el término que la Entidad considere necesario, para el análisis de los asuntos observados.
Una vez concluida ésta etapa, el comité evaluador, en audiencia, ratificará o no la recomendación dada en el informe de evaluación, de lo cual quedará constancia en el acta respectiva.
El Ordenador del Gasto, mediante acto administrativo motivado, decidirá si acoge o no la recomendación del comité evaluador.
El acta de audiencia de adjudicación y la resolución de adjudicación, deberán ser publicadas en el SECOP.
Este procedimiento no aplica para contratación directa o selección de mínima cuantía.
2.6. GARANTÍAS.
De acuerdo a los artículo 110 y siguientes del Decreto 1510 de 2013, las garantías a exigir deben establecerse desde la elaboración de los documentos y estudios previos y cubrir los riesgos derivados del cumplimiento de las obligaciones surgidas a favor de la entidad con ocasión de:
1. La presentación de las ofertas.
2. Los contratos y su liquidación.
3. Los riesgos a los que se encuentra expuesta la entidad, derivados de la responsabilidad extracontractual que pueda surgir por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas y subcontratistas, que deben estar garantizadas en los términos de la ley y del Decreto 1510 de 2013.
Las clases de garantías que los oferentes o contratistas pueden constituir para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones con la entidad, son:
1. Contrato de seguro contenido en una póliza.
2. Patrimonio autónomo.
3. Garantía Bancaria.
54
2.7. ETAPA CONTRACTUAL
Proferida la resolución de adjudicación, se procederá a elaborar la minuta del contrato. La etapa contractual inicia con la suscripción del contrato por las partes, que debe ser publicado en el SECOP, el Registro Presupuestal, la constitución y aprobación de las garantías exigidas (si fuere el caso) y la respectiva acta de inicio.
Los contratos se perfeccionarán cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y se eleve a escrito.
Para la ejecución se requerirá que se cumpla con las condiciones previstas en el inciso segundo del artículo 41 de la ley 80 de 1993, y las normas que lo complementen, modifiquen, aclaren o adicionen.
Lo anterior, sin perjuicio de los requisitos que se establezcan en cada modalidad de contratación, como necesarios para el inicio del contrato acorde con su naturaleza.
Suscrito el contrato, la Secretaría General entregará una copia al contratista para que constituya las garantías correspondientes, de conformidad con los documentos y estudios previos y las reglas que regulen la materia.
Constituidas las garantías a que haya lugar, el Ordenador del Gasto hará constar por escrito la respectiva aprobación.
Cumplidos los anteriores requisitos, el Ordenador del Gasto designará el supervisor del contrato, para que elabore y firme el Acta de inicio con el Contratista.
2.7.1. INTERVENTORIA Y/O SUPERVISIÓN DE LOS CONTRATOS
Todo contrato que se celebre bajo las disposiciones previstas en este manual, debe contar con interventoría y/o supervisión, para cuyo ejercicio se hace indispensable el uso del Manual de supervisión y/o interventoría de la Superintendencia de La Economía Solidaria, adoptado mediante Resolución 20144210001855 del 19 de marzo de 2014, el cual hace parte integral del presente Manual.
En todo caso, el Supervisor de los Contratos vigilará la ejecución y cumplimiento del objeto del contrato durante todo el tiempo que esté vigente, y su función sólo terminará una vez se haya suscrito el acta de liquidación que ponga fin a las obligaciones pactadas por las partes. Para los contratos que por su naturaleza no requieran de liquidación, su responsabilidad terminará una vez se haya suscrito el acta de recibo a satisfacción.
En los contratos que se haya suscrito el acta de liquidación, pero se mantienen obligaciones o prestaciones a cargo del contratista en el tiempo con posterioridad a ésta, el supervisor mantiene su función de vigilar la ejecución y el cumplimiento de las mismas a satisfacción de la entidad, y en particular velará porque se extiendan o amplíen las garantías del contrato, para avalar las obligaciones que se deban cumplir con posterioridad a la extinción del mismo.
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2.7.2. TRÁMITE DE PAGOS
Para el trámite de los pagos establecidos en el contrato, se deberá tener en cuenta lo establecido en el Artículo 19. DEL DERECHO DE TURNO de la Ley 1150 de 2007, en relación a que se "(...) respetarán el orden de presentación de los pagos por parte de los contratistas (...)”
Lo dispuesto en este numeral no se aplicará a aquellos pagos cuyos soportes han sido presentados en forma incompleta o se encuentren pendientes del cumplimiento de requisitos previstos en el contrato del cual se derivan".
El contratista deberá acreditar que se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar.
2.7.3. MODIFICACIÓN A LOS CONTRATOS
2.7.3.1. ADICIÓN Y PRÓRROGA
Cuando de manera excepcional se requiera celebrar una adición en valor al contrato, ésta no podrá exceder del cincuenta por ciento (50%) del valor inicial del contrato.
Los contratos de interventoría podrán prorrogarse, en tiempo, por el mismo plazo que se haya prorrogado el contrato objeto de interventoría. En tal caso el valor podrá ajustarse en atención a las obligaciones del objeto de interventoría, sin que resulte aplicable lo dispuesto en el párrafo precedente.
La solicitud de modificación, adición, prórroga, suspensión, otrosí y cesión, deberá presentarse ante el ordenador del gasto, por parte supervisor y/o interventor como mínimo un mes (1) de antelación al vencimiento del plazo del contrato, acompañada de los soportes, justificaciones y evaluaciones respectivas.
Para las adiciones de los contratos se requiere:
• La solicitud del supervisor y/o interventor dirigida al Ordenador del Gasto, con la justificación técnica y económica de la adición; acompañada de la oferta del contratista sí fuera el caso y un informe sobre el estado de ejecución del contrato. Para el caso de contratos que cuente con interventor, la solicitud debe ser avalada por el supervisor del contrato de la interventoría.
• Aprobación del Ordenador del Gasto.
• Disponibilidad presupuestal.
• Los documentos de identificación del contratista, dependiendo si es persona natural o jurídica con sus soportes
Para su ejecución debe suscribirse la respectiva minuta contractual, el registro presupuestal y el ajuste de las garantías.
La solicitud de prórroga debe realizarse debidamente justificada, evaluada y avalada por el Ordenador del Gasto.
56
Se adicionarán o prorrogarán los contratos siempre y cuando los informes de supervisión se evidencia la correcta ejecución contractual del mismo, previa revisión y aprobación del ordenador del gasto.
Para la elaboración y suscripción de la prórroga se requieren los mismos soportes de la adición.
57
2.7.3.2. SUSPENSIÓN. Podrá suspenderse la ejecución de un contrato, de común acuerdo, cuando se presenten circunstancias que son ajenas a la voluntad de las partes, o circunstancias de caso fortuito o fuerza mayor, que no permitan la ejecución del contrato temporalmente.
Se realizará mediante acta de suspensión que indique la fecha a partir de la cual se lleva a cabo la suspensión, las causas que la motivaron, y la fecha a partir de la cual se reiniciará. En la solicitud, debe indicarse el término exacto de la misma.
Para el reinicio, se deberá suscribir acta entre el supervisor y/o interventor y el contratista, la cual llevará la cronología de los ocurrido hasta la fecha en el contrato.
El interventor o supervisor deberá exigir al contratista el ajuste a la garantía otorgada en cuanto a su vigencia.
La suspensión debe ser aprobada por el Ordenador del Gasto, previa presentación de un informe del supervisor el que justifique la suspensión y reporte el estado de ejecución del contrato a la fecha.
2.7.3.3. OTROSÍ.
Si durante la ejecución del contrato se establece la necesidad de ajustar algunos términos o condiciones pactadas, diferentes a la adición, suspensión o prórroga, que impliquen modificar parte de lo convenido, para garantizar la adecuada ejecución del contrato y el logro de los objetivos propuestos, se deberá elaborar la justificación respectiva de la modificación.
Esta solicitud debe ser dirigida al Ordenador del Gasto, quien la evaluará y dará o no viabilidad a ella. Si la solicitud realizada es viable, el Ordenador del Gasto la remitirá al área correspondiente para su elaboración y respectiva suscripción. En todo caso, dicho ajuste no podrá modificar el objeto del contrato.
2.7.3.4. CESIÓN DEL CONTRATO
Es la posibilidad de las partes para "hacerse sustituir por un tercero, en la totalidad o en parte de las relaciones derivadas del contrato”
La solicitud de cesión del contrato, debe ser remitida por el contratista y el supervisor del contrato debidamente justificada al Ordenador del Gasto, para su respectiva autorización y trámite.
El Cesionario deberá contar con las mismas calidad del Cedente o superiores, acreditados con los respectivos soportes.
2.7.4. MULTAS Y SANCIONES
2.7.4.1. MULTA
Consiste en la sanción pecuniaria que tiene como finalidad el constreñimiento, coerción, coacción y presión o apremio al contratista a darle cumplimiento a sus obligaciones contractuales, cuando en los términos y desarrollo del contrato, se observa que aquel no está al día en el cumplimiento de las
58
mismas, que se encuentra en mora o retardado para satisfacer oportunamente, conforme al plazo pactado, los compromisos contractuales asumidos.
2.7.4.2. CLÁUSULA PENAL
Se entiende como una estimación anticipada total o parcial de los perjuicios que se puedan ocasionar por el incumplimiento de las obligaciones o bien como sanción, con independencia de los perjuicios que se causan en razón al incumplimiento del contrato.
2.7.4.3. DEL DEBIDO PROCESO.
En caso de incumplimiento total o parcial de las obligaciones pactadas en el Contrato, se garantizará al contratista el debido proceso previsto en el artículo 29 de la Constitución Política y la respectiva actuación administrativa se sujetará a lo señalado en los artículos 17 de la Ley 1150 de 2007 y 86 de la Ley 1474 de 2011.
2.7.4.4. IMPOSICIÓN DE MULTAS, SANCIONES Y DECLARATORIAS DE INCUMPLIMIENTO.
Atendiendo la disposición legal el procedimiento para la imposición de multas, sanciones y declaraciones de incumplimiento será el siguiente:
a) Evidenciado un posible incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, la entidad lo citará por medio del servidor público delegado, a audiencia para debatir lo ocurrido. En la citación, se hará mención expresa y detallada de los hechos que la soportan, acompañando el informe de interventoría o de supervisión en el que se sustente la actuación y enunciará las normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación. En la misma se establecerá el lugar, fecha y hora para la realización de la audiencia, la que tendrá lugar a la mayor brevedad posible, atendida la naturaleza del contrato y la periodicidad establecida para el cumplimiento de las obligaciones contractuales. En el evento en que la garantía de cumplimiento consista en póliza de seguros, el garante será citado de la misma manera.
b) En desarrollo de la audiencia, el servidor público delegado, presentará las circunstancias de hecho que motivan la actuación, enunciará las posibles normas o cláusulas infringidas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación. Acto seguido se concederá el uso de la palabra al representante legal del contratista o a quien lo represente, y al garante, para que presenten sus descargos, en desarrollo de lo cual podrá rendir las explicaciones del caso, aportar pruebas y controvertir las presentadas por la entidad.
c) Hecho lo precedente, mediante resolución motivada en la que se consigne lo ocurrido en desarrollo de la audiencia y la cual se entenderá notificada en dicho acto público, la entidad procederá a decidir sobre la imposición o no de la multa, sanción o declaratoria de incumplimiento. Contra la decisión así proferida sólo procede el recurso de reposición que se interpondrá, sustentará y decidirá en la misma audiencia. La decisión sobre el recurso se entenderá notificada en la misma audiencia
d) En cualquier momento del desarrollo de la audiencia, el servidor público delegado podrá suspenderla cuando· de oficio o a petición de parte, ello resulte en su criterio necesario para allegar o practicar pruebas que estime conducentes y pertinentes, o cuando por cualquier otra razón
59
debidamente sustentada, ello resulte necesario para el correcto desarrollo de la actuación administrativa. En todo caso, al adoptar la decisión, se señalará fecha y hora para reanudar la audiencia.
La entidad podrá dar por terminado el procedimiento en cualquier momento, si por algún medio tiene conocimiento de la cesación de situación de incumplimiento.
2.7.4.5. RESOLUCIÓN DE DECLARATORIA DEL INCUMPLIMIENTO O IMPOSICIÓN DE SANCIÓN.
Examinados los argumentos y documentos presentados por el Contratista frente a su presunto incumplimiento, se decidirá sobre el mismo. Si de los mismos resulta configurado el incumplimiento, la entidad mediante acto administrativo motivado, impondrá la multa que haya sido pactada en el contrato con el fin de conminar al contratista a cumplir con sus obligaciones, declarara el incumplimiento total o parcial y dispondrá la aplicación de la cláusula penal por los perjuicios que resultaren probados o a título de sanción; en el evento que resulte favorable la decisión para el contratista, se archivará la actuación.
2.7.5. TERMINACIÓN DEL CONTRATO.
Las formas de terminación del contrato estatal han sido trazadas por la doctrina y la jurisprudencia del máximo órgano de la jurisdicción contenciosa administrativa. Se han dividido en dos categorías: (a) normales y (b) anormales.
2.7.5.1. Causas normales.
Los modos normales son: (i) El cumplimiento del objeto; (ií) El vencimiento del plazo extintivo de duración del contrato; (iii) La terminación del plazo extintivo convenido para la ejecución del objeto del contrato; y, (iv) El acaecimiento de la condición resolutoria expresa, pactada por las partes.
2.7.5.2. Causas anormales.
Los modos anormales de terminación son: (i) La desaparición sobreviniente del objeto o imposibilidad de ejecución del objeto contratado; (ii) La terminación unilateral, potestad excepcional del artículo 17 de la Ley 80 de 1993, en los contratos que sea procedente esta cláusula; (lll) La declaratoria de caducidad, otra de las potestades excepcionales, en los contratos que sea procedente esta cláusula; (iv) La terminación unilateral del contrato por: (a) violación del régimen de inhabilidades o incompatibilidades, (b) la nulidad de los actos administrativos que fundamentan el contrato, y, (e) la celebración del contrato expresamente prohibido; (v) El desistimiento o renuncia del contratista por la modificación unilateral del contrato en cuantía que afecte más del 20% del valor original del mismo, en los contratos que sea procedente esta cláusula excepcional; (vi) La declaratoria judicial de nulidad del contrato; y, (vii) La terminación de mutuo acuerdo entre las partes.
2.7.6. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO.
La liquidación del contrato se efectuará en los eventos, términos y condiciones previstos en el artículo 60 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 217 del Decreto 019 de 2012.
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Según la norma anotada, la liquidación no será obligatoria en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, sin embargo la entidad podrá pactarlo en el contrato y proceder a la misma.
Los plazos para la liquidación son los previstos en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007. o sea dentro de los cuatro meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución contractual.
En esta etapa es fundamental la actuación del supervisor o interventor del contrato quien en representación de la Entidad efectuará junto con el contratista, la revisión y análisis sobre el cumplimiento de las obligaciones pactadas.
En las actas de liquidación de los contratos, constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo. Para el efecto, se debe tener en cuenta que cualquier acto de disposición que implique compromisos presupuestales adicionales, deberá contar con la apropiación presupuestal correspondiente y cuando a ello hubiere lugar deberá ser sometido a estudio y aprobación del Comité de Conciliación de la Entidad.
2.7.6.1. Liquidación por mutuo acuerdo y unilateral:
De conformidad con el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, para los contratos en que proceda la liquidación, tanto en la de mutuo acuerdo o en la unilateral, la Entidad convocará al contratista para la suscripción del acta de liquidación; si efectuado el requerimiento no se logra la liquidación bilateral, la Superintendencia de la Economía Solidaria podrá liquidar en forma unilateral dentro de los dos meses siguientes, de conformidad con lo dispuesto en las normas vigentes.
El supervisor o interventor del contrato deberá apoyar a la Secretaria General en los trámites administrativos requeridos para la suscripción del acta de liquidación bilateral, o en su defecto, para proyectar el acto administrativo de liquidación unilateral y se realicen los trámites pertinentes para su firma.
2.7.6.2. Obligaciones posteriores a la liquidación:
Corresponderá a la supervisión o al área que genero la necesidad, velar por el cumplimiento de las obligaciones contractuales dentro de las vigencias de las garantías y/o el plazo para hacerlas efectivas. Hasta tanto no se cumplan estos plazos el seguimiento de las obligaciones posteriores a la liquidación no cesa, y se deberá allegar a la Secretaria General un informe final en el que se pueda constatar el cumplimiento efectivo para su respectivo cierre.
2.7.7. ADMINISTRACIÓN Y ARCHIVO DE LOS DOCUMENTOS CONTRACTUALES.
Los documentos que soportan la contratación de la Entidad se conservarán bajo la guardia y custodia de la Secretaria General, sin perjuicio de los archivos que los supervisores con ocasión de su función puedan conservar.
Toda la documentación original de los contratos deberá estar dentro de la carpeta del contrato y serán los únicos documentos que soportan cualquier justificación ante los organismos de control, así como futuras reclamaciones.
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CAPITULO III
DE LOS CONVENIOS 3.1. JUSTIFICACIÓN
Los Convenios y/o Acuerdos interinstitucionales, son instrumentos de la Superintendencia de la Economía Solidaria, para fortalecer sus funciones misionales e institucionales de Inspección, Vigilancia y Control.
Dichos Convenios y/o Acuerdos plasman la decisión de mutua colaboración entre la Superintendencia de la Economía Solidaria, y otra u otras instituciones y organismos públicos y privados para el mejor logro de sus objetivos de Desarrollo Institucional.
La figura de los convenios de la administración como figura autónoma y diferenciada de los contratos que ella misma suscribe, así como de los actos administrativos proferidos en desarrollo de la actividad administrativa, establece un procedimiento especial que a continuación se describe.
3.2. DEFINICIÓN Y ALCANCES
El convenio o acuerdo puede sintetizarse como el negocio jurídico bilateral de la administración en virtud del cual ésta se vincula con otra persona jurídica pública o con una persona jurídica o natural privada para alcanzar fines de interés mutuo en el marco de la ejecución de funciones administrativas; fines que, como es obvio, siempre deberán coincidir con el interés general consagrado en el artículo 209 de la Constitución Política.
- Como características más importantes de los convenios de la administración podemos citar las siguientes: a. El objeto de los convenios o acuerdos implica siempre el acuerdo de voluntades, las cuales permanecen como autónomas y separables, alrededor de unos fines e intereses comunes a las partes que intervienen en el vínculo, b. Las relaciones jurídicas surgidas del vínculo negocial generado por el convenio de la administración son de obligatorio cumplimiento por las partes involucradas, c. En el convenio o acuerdo sólo es indispensable que una de las partes sea pública; no es necesario que ambas lo sean, puesto que aquél puede ser celebrado también con particulares (v. gr. Convenios de ciencia y tecnología regulados en los decretos 393 y 591 de 1991). En todo caso, independiente de si se celebra con otra entidad pública o con particular, con el convenio debe buscarse el cumplimiento de funciones administrativas sin llegar a delegarlas. d. El convenio o acuerdo constituye un objeto o una técnica especial para la gestión pública; esto es, para lograr la realización de los fines atribuidos por el ordenamiento a las entidades estatales.
3.3. PROCEDIMIENTO DE CELEBRACIÓN DE CONVENIOS 3.3.1. Objeto
Señalar el procedimiento para la celebración de convenios, mediante los cuales se establecen alianzas estratégicas y de cooperación entre la Superintendencia de la Economía Solidaria y las diferentes empresas y/o entidades con el propósito de adelantar acciones conjuntas en temas de interés reciproco para cada una de las partes.
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3.3.2. Alcance
- Aplica para la celebración de convenios con otras entidades, desde la justificación de la necesidad, hasta la celebración del convenio.
- La Superintendencia de la Economía Solidaria podrá celebrar convenios siempre y cuando los mismos tengan relación directa con su objeto.
- En el convenio no hay libertad de acordar el contenido porque éste está prescrito por una norma de alcance general que lo impone, mientras que en el contrato hay libertad de establecerlo.
- El convenio interadministrativo es útil para el traslado de recursos públicos entre entidades públicas.
- En el convenio, ninguna de las partes tendrá interés patrimonial o de lucro, a diferencia de lo que suele suceder en los contratos, los intereses de las partes son públicos.
- En el convenio el beneficiario siempre será la comunidad. En el contrato, el contratista, por pequeño que sea, siempre buscará un beneficio.
- Los convenios no van precedidos de proceso de selección, porque se trata de priorizar necesidades para destinar recursos en orden a su satisfacción.
3.4. ETAPAS DEL CONVENIO.
3.4.1. Comunicación Escrita, Justificación de la Necesidad y Documentos Previos
La iniciativa para establecer un Convenio o Acuerdo tiene múltiples motivos asociados a las funciones legales de cada una de las entidades solicitantes. En todos los casos, se deberá presentar una primera comunicación escrita a la Secretaría General de la Superintendencia de la Economía Solidaria, en la que se expresen las características básicas del Convenio y/o Acuerdo que se quiere establecer.
La entidad pública o privada solicitante, o el área de la cual se desprende la necesidad, deberá elaborar un escrito mediante el cual se justifique la necesidad de la suscripción del convenio, indicando el propósito y las razones de la solicitud, las cuales deben estar relacionadas con el objeto de las funciones que desarrollan. Asimismo, deberán adjuntar todos los documentos que legalmente soportan la suscripción del convenio por parte de quien ostente la representación legal o las facultades para suscribir.
Estos documentos serán remitidos a la Secretaria General, quien adelantará y verificará la etapa previa a la suscripción de los mismos, con el cumplimiento de los procedimientos establecidos para la elaboración de los contratos.
3.4.2. Reunión Inicial/ Mesas de Trabajo
Una vez recibida la comunicación escrita, la Secretaría General de la Superintendencia, analizará los aspectos institucionales, legales, financieros y asesorará respecto del tipo de instrumento a utilizar y hará las observaciones pertinentes que informará luego a la autoridad del convenio y/o acuerdo.
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Para este fin, si se considera necesario, colaborará con los interesados en la determinación del tipo de instrumento a utilizar y los mecanismos para lograr los fines buscados, mediante la programación de una reunión con las áreas técnicas y legales de la entidad pública y/o privada; y los funcionarios designados para este fin por el Despacho del Superintendente, cuyas competencias son afines al objeto del acuerdo.
3.4.3. Elaboración del Proyecto de Minuta
La Secretaría General, previo acto administrativo de justificación, gestionará la elaboración del proyecto de minuta de convenio a suscribirse, incorporando los medios y fines determinados en las reuniones previas y consignadas en la Justificación de la Necesidad. Posteriormente, será remitido mediante oficio a la entidad para su suscripción.
3.4.4. Firma y Comunicación
La firma de los convenios por parte de la Superintendencia de la Economía Solidaria, por delegación de funciones del Despacho de la Superintendente, es competencia de la Secretaría General, y, por ejercicio directo, competencia del Superintendente de la Economía Solidaria; caso en el cual se remitirán los documentos que soportan la contratación que corresponda. Tras la firma del documento, la Secretaría General, comunicará a las áreas y/o funcionarios designados como Supervisores del convenio, la suscripción del mismo, remitiendo copia del convenio suscrito; con el fin de que ejerzan los, roles que le son inherentes determinados en el presente Manual.
3.4.5. Acta de Inicio y Ejecución del Convenio
Para contribuir al cumplimiento inmediato de los compromisos y generar instancias de cooperación tangibles, los supervisores del convenio, una vez éste sea suscrito, deberán concertar una reunión en la cual se suscribirá un acta de inicio, y se surtan las condiciones técnicas para la ejecución efectiva del convenio.
3.4.6. Acta de Liquidación
Dentro de los cuatro (4) meses siguientes al vencimiento del plazo o en el término pactado en el convenio, se suscribe el acta de liquidación donde las partes acuerdan los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar para declarase a paz y salvo. El acta se firma por los facultados para suscribir el Acta, avalado por quienes ejercieron los roles de supervisores.
