Manual de Contratacion ERU

Manual de Contratación – ERU -2011

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Adoptado mediante Resolución 211 del 30 de septiembre de 2011

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ÍNDICE

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CAPÍTULO I –GENERALIDADES 7

1.1. OBJETIVO DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN 7

1.2. MARCO LEGAL Y RÉGIMEN DE CONTRATACIÓN DE LA ERU 7

1.3. PRINCIPIOS 8

1.3.1. Principios Constitucionales 8

1.3.2. Principios Legales 8

1.3.3. Propios de la Contratación Estatal 8

1.3.4. Otros principios 9

1.4. FINES DE LA CONTRATACIÓN 9

1.5. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE CALIDAD - SIG 10

1.6. CÓDIGO ÉTICO 10

1.6.1. Principios – ERU

1.6.2. Valores – ERU.

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1.7. DE LA CAPACIDAD PARA CONTRATAR

1.8. AUTORIZACIÓN ESPECIAL

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1.9. COMPETENCIA PARA CONTRATAR 12

1.10. CLASES DE CONTRATACIÒN 12

1.10.1. Modalidades de selección 12

1.10.1.1. Licitación Pública 12

1.10.1.2 Invitación Abierta 12

1.10.1.2.1 Invitación Abierta-Menor Cuantía 12

1.10.1.2.2. Invitación Abierta – Subasta Inversa 12

1.10.1.3 Invitación privada 13

1.10.1.4 Concurso de Méritos 13

1.10.1.5 Contratación Directa 13

1.10.1.5.1 Contratación Directa – Distribuidor Exclusivo 13

1.10.1.5.2 Contratación Directa – Interadministrativo

1.10.1.5.3. Contratación con Organismos Internacionales

1.10.1.5.4. Para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas

1.10.1.5.5. Contratación Directa – Prestación de Servicios Profesionales y de apoyo a la

gestión

1.10.1.5.6. Contratación Directa – Arrendamiento

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1.11. Competencia para Delegar 14

1.11.1. Delegación para expedir actos de trámite

1.11.2. Delegación para adelantar el procedimiento previo de imposición de

multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento

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CAPÍTULO II - DE LA PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN 16

2.1. PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN 16

2.2. PLAN DE CONTRATACIÓN 16

2.2.1. Procedimiento para la formulación y elaboración del Plan de Contratación 17

2.2.1.1. Formulación 17

2.2.1.2. Revisión 17

2.2.1.3. Aprobación y Adopción 17

2.2.1.4. Socialización. 18

2.2.1.5. Publicación del Plan 18

2.2.1.6. Ejecución del Plan 18

2.2.1.7. Seguimiento del Plan 18

CAPÍTULO III - DEL PROCESO CONTRACTUAL

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SECCIÓN I - ETAPA PRECONTRACTUAL 19

3.1. ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS 19

3.1.1. Contenido de los Estudios Previos 20

3.1.1.1. La descripción de la necesidad que la Empresa estatal pretende satisfacer con la

contratación

20

3.1.1.2. La descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación del

contrato a celebrar

21

3.1.1.2.1. Objeto 21

3.1.1.2.2. La definición técnica de la necesidad y su correspondiente soporte 21

3.1.1.2.3. Identificación del objeto a contratar 25

3.1.1.3. Los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección 26

3.1.1.4. El análisis que soporta el valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas

para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el de posibles

costos asociados al mismo

26

3.1.1.5. La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más

favorable

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3.1.1.6. El soporte que permita la tipificación, estimación, y asignación de los riesgos 28


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previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato

3.1.1.7. El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios

de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o

del contrato según el caso, así como la pertinencia de la división de aquellas, de acuerdo con

la reglamentación sobre el particular

30

3.1.1.7.1. Riesgos a amparar derivados del incumplimiento de obligaciones 31

3.1.1.7.1.1. Riesgos derivados del incumplimiento del ofrecimiento 31

3.1.1.7.1.2. Riesgos derivados del incumplimiento de las obligaciones contractuales 31

3.1.1.7.1.2.1. Cubrimiento de otros riesgos 33

3.1.1.7.2. REGLAS GENERALES DE LAS GARANTÍAS 34

3.1.1.7.2.1. Principio de indivisibilidad de la garantía 34

3.1.1.7.2.2. Excepciones al principio de indivisibilidad de la garantía 34

3.1.1.7.2.3. Condiciones para dividir la garantía 35

3.1.1.8. Necesidad de contratar interventoría 36

3.1.2. Documentos Adicionales de los Estudios Previos según las MODALIDADES DE

SELECCIÓN DE CONTRATISTAS

36

3.1.2.1. Concurso de Méritos 36

3.1.2.2. Selección Abreviada - Subasta Inversa 36

3.1.2.3. Contratación Directa 36

3.1.2.4. Dependiendo de la clase de contrato a suscribirse 36

3.1.3. Responsabilidad de los Estudios y Documentos Previos 37

3.1.4. REQUISITOS MÍNIMOS PARA INICIAR EL PROCEDIMIENTO CONTRACTUAL. 37

3.1.5. PROCEDIMIENTO 38

SECCIÓN II - ETAPA CONTRACTUAL 39

3.2.1. PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO 39

3.2.1.1. Fecha y numeración de contratos 39

3.2.2. REQUISITOS DE EJECUCIÓN 39

3.2.2.1. De la garantía única 39

3.2.2.1.1. Restablecimiento o ampliación de la garantía 39

3.2.2.1.2. Aprobación de Garantía Única 40

3.2.2.2. Certificado de Registro Presupuestal 40

3.2.2.3. Pago de los derechos de publicación en el Registro Distrital 40

3.2.2.4. Prohibición de legalizar hechos cumplidos 40

3.2.3. SUSCRIPCIÓN ACTA DE INICIO 40

3.2.4. MODIFICACIÓN AL CONTRATO 41


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3.2.4.1. Requisitos generales para la modificación al contrato 41

3.2.4.2. Aclaraciones que no modifican las condiciones pactadas 41

SECCIÓN III -ETAPA POSTCONTRACTUAL 43

3.3.1. TERMINACIÓN 43

3.3.2. LIQUIDACIÓN 43

3.3.2.1. Formas de liquidación 44

3.3.3. ARCHIVO Y CONSERVACIÓN DE LOS CONTRATOS 44

CAPÍTULO IV - DE LA SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA DE LOS CONTRATOS

45

4.1. DEFINICIÓN 45

4.2. OBJETIVO 45

4.3. FINALIDADES 45

4.4. ALCANCE DE LA SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA 46

4.5. CALIDADES DEL(A) SUPERVISOR(A) O INTERVENTOR(A) 46

4.6. PRINCIPIOS QUE RIGEN LA SUPERVISIÓN Y LA INTERVENTORÍA 46

4.7. DESIGNACIÓN 47

4.7.1. Modificación de la designación de Supervisión 47

4.8. ASPECTOS DE LA SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA 48

4.8.1. Administrativo 48

4.8.2. Técnico 48

4.8.3. Financiero 48

4.8.4. Legal 48

4.9. FUNCIONES DE LA SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA 48

4.9.1. Generales 48

4.9.2. Control Financiero 49

4.9.3. Control Técnico 49

4.9.4. Control Administrativo 51

4.10. DOCUMENTOS EN QUE DEBE FUNDAMENTARSE LA GESTIÓN DE INTERVENTORÍA O

SUPERVISIÓN

52

4.11. MANEJO DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL 52

4.12. ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS A CARGO DE LA SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA 53

4.13. PROHIBICIONES DE LA SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA. 54

4.14. RESPONSABILIDAD DEL(A) SUPERVISOR(A) O INTERVENTOR(A). 55


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CAPÍTULO V - DE LOS COMITÉS 56

5.1. COMITÉ DE CONTRATACIÓN 56

5.1.1. Conformación 56

5.1.2. Funciones 56

5.1.3. Presidencia del Comité de Contratación 57

5.1.4. Secretaría del Comité de Contratación 57

5.1.5. Sesiones del Comité de Contratación 57

5.2. COMITÉ EVALUADOR 58

5.2.1. FINALIDAD. 58

5.2.2. ASPECTOS GENERALES 58

5.2.3. INTEGRACIÓN 58

5.2.4. DESIGNACIÓN 59

5.2.5. FUNCIONES 59

5.2.5.1. Decisiones del Comité Evaluador 60

5.2.6. Convocatoria 60

5.2.7. Contenido de las Actas de Recomendación 60

CAPÍTULO VI – SANCIONES

61

6.1. SANCIONES QUE PUEDE APLICAR LA ADMINISTRACIÓN FRENTE AL INCUMPLIMIENTO

DEL(A) CONTRATISTA

61

6.2. SINIESTRO DE INCUMPLIMIENTO – EFECTIVIDAD DE LA GARANTÍA ÚNICA 62

6.3. TRÁMITE Y COMPETENCIA 63

6.3.1. Procedimiento para la imposición de multas, efectividad de la cláusula penal y

declaratoria de caducidad

63

6.3.2. Procedimiento para la declaratoria de siniestro de incumplimiento – efectividad de la

garantía única

63

6.4. EFECTOS DE LA SANCIÓN 64

DISPOSICIONES FINALES

65

GLOSARIO 66

BIBLIOGRAFÍA 71


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Presentación

La Empresa de Renovación Urbana de Bogotá D.C., en la consecución del mejoramiento continuo y para el cumplimiento de los fines, funciones, metas y objetivos institucionales se ha propuesto organizar e implementar los mecanismos de uso diario que le permitan a esta establecer parámetros y directrices que contribuyan al desarrollo permanente y adecuado de los procesos. Por esta razón a querido entregar a todos y todas las personas que intervienen en la actividad contractual, el presente Manual de Contratación que busca fijar reglas y estándares para ordenar, simplificar, agilizar y homogenizar las acciones que se desarrollan en las diferentes etapas del proceso contractual y en la celebración de los contratos que requiere para el desarrollo de su objeto social, la Empresa para el cumplimiento de los fines, funciones, metas y objetivos institucionales. Este Manual tiene como finalidad servir de herramienta de consulta y fuente de orientación para el personal que labora y presta sus servicios en la Empresa de Renovación Urbana de Bogotá D.C en adelante se denominará –ERU- y que participa en los procesos de la gestión contractual que le corresponde adelantar a la Empresa, así como para los organismos de control y la ciudadanía en general, teniendo en cuenta que está estructurado de manera didáctica y precisa, señalando los lineamientos y procedimientos a seguir, de conformidad con los principios consagrados en la Constitución Política de Colombia, Estatuto de Contratación, en la Ley en sus decretos reglamentarios y demás normas aplicables a la materia. La oportuna consulta del presente Manual contribuye al adecuado desarrollo de las diferentes actividades que le compete adelantar a las personas que participan en el respectivo proceso. Por último, este Manual integran los principios, valores y prácticas con base en los cuales la Empresa preserva la ética empresarial, administra sus asuntos, garantiza la transparencia de la gestión y divulga la información relativa que deba ser conocida por el público en general y define el marco de actuación para la Junta Directiva y los servidores públicos a su servicio.


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CAPÍTULO I

GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN. Las directrices consagradas en el presente Manual tienen por objeto dar pleno cumplimiento a los principios que orientan la función pública prevista en la Constitución Política y en la ley, así como a los propios de la contratación estatal. El Manual adopta los procedimientos del Subproceso, “CONTRATACIÓN”, establecidos en el Sistema Integrado de Gestión –SIG- de la ERU, procedimientos que determinan los pasos a seguir en la contratación a través de las modalidades de selección establecidas por la normativa vigente que rige la materia, teniendo en cuenta los aspectos previstos para la etapa precontractual, contractual y postcontractual, los cuales deben ser tenidos en cuenta por parte de la ERU para el cumplimiento de su misión, visión, funciones, metas y objetivos institucionales. De igual manera, pretende definir las responsabilidades que, en desarrollo del proceso contractual, le corresponden a los(as) servidores(as) públicos(as) y contratistas intervinientes en el mismo. El Manual ha sido elaborado con la intención de suministrar a todos(as) los(as) servidores(as) públicos(as) y contratistas de la Empresa una herramienta ilustrativa y de fácil consulta, que oriente y apoye los procesos contractuales que realiza la ERU, de conformidad con las disposiciones que rigen la materia. 1.2. MARCO LEGAL Y RÉGIMEN DE CONTRATACIÓN DE LA ERU. Lo contratos que celebre la ERU, se sujetarán las disposiciones del derechos privado previstas en el Código Civil y el Código de Comercio, respetando los principios de la función administrativa enunciados en el artículo 209 de la Constitución Política y de la gestión fiscal de que trata el artículo 267 de la Constitución Política. La actividad contractual de la ERU estará sometida en todo caso al régimen de inhabilidades e incompatibilidad, conflicto de intereses previstos legalmente para la contratación estatal. Los contratos que celebre como Empresa Industrial y Comercial del orden Distrital, por razón de encontrase en competencia con el sector privado nacional o internacional y en desarrollo de su actividad en un mercado monopolístico, se sujetarán a las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a sus actividades económicas y comerciales, especialmente aquellas contenidas en el Código Civil y el Código de Comercio. En virtud de lo anterior, los actos que expida la ERU para el desarrollo de su actividad propia, industrial o comercial o de gestión económica y el desarrollo de los contratos correspondientes a su objeto social, se sujetarán al derecho privado. En consecuencia, la entidad deberá regirse por las normas de derecho privado de acuerdo con lo estipulado en los artículos 13 y 14 de la Ley 1150 de 2007 y 51 del Decreto 2474 de 2008.1

1 ARTICULO 13 de la Ley 1150 de 2007: “PRINCIPIOS GENERALES DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL PARA ENTIDADES NO SOMETIDAS AL ESTATUTO GENERAL DE CONTRATACION DE LA ADMINISTRACION PUBLICA: Las entidades estatales que por disposición legal cuenten con un régimen contractual excepcional al del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, aplicarán en desarrollo de su actividad contractual, acorde con su régimen legal especial, los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, respectivamente según sea el caso y estarán sometidas al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto para la contratación estatal”. Artículo 14. Del Régimen Contractual de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado, las sociedades de economía mixta, sus filiales y empresas con participación mayoritaria del Estado. Las Empresas Industriales y Comerciales del Estado, las sociedades de economía mixta en las que el Estado tenga participación superior al cincuenta por ciento (50%), sus filiales y las Sociedades entre Entidades Públicas con participación mayoritaria del Estado superior al cincuenta por ciento (50%), estarán sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, con excepción de aquellas que se encuentren en competencia con el sector privado nacional o internacional o desarrollen su actividad en mercados monopolísticos o mercados regulados, caso en el cual se regirán por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a sus actividades económicas y comerciales, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 13 de la presente ley. Se exceptúan los contratos de ciencia y tecnología, que se regirán por la Ley 29 de 1990 y las disposiciones normativas existentes. Artículo 51 del Decreto 2474 de 2008: “ACTOS Y CONTRATOS DE LAS EICE Y LA SEM: Las Empresas Industriales y Comerciales del Estado, las Sociedades de Economía Mixta en las que el Estado tenga participación superior al cincuenta por ciento (50%), sus filiales y las sociedades entre entidades públicas con participación mayoritaria del Estado


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La contratación en la ERU también se regirá por las normas especiales que expidan los órganos competentes, en todo aquello que les sean aplicables de acuerdo con la naturaleza jurídica de la Empresa y su objeto social. Los contratos se regirán por la Ley 80 de 1993, en lo referente a inhabilidades e incompatibilidades y a la aplicación de las cláusulas excepcionales al derecho común, cuando las autoridades competentes hayan ordenado o autorizado su inclusión. También se regirán por las normas especiales que en relación con cada servicio expidan los órganos competentes, y por las disposiciones de la Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción y del Código Disciplinario Único, que les sean aplicables de acuerdo con la naturaleza jurídica de la Empresa. 1.3. PRINCIPIOS. Las actuaciones de los(as) servidores(as) públicos(as) y contratistas que intervengan en el proceso contractual de la ERU, en virtud del interés general y del bien común, se desarrollarán de conformidad con los postulados que rigen la función administrativa, señalados en la Constitución y en la Ley, con sujeción a sus principios rectores y de acuerdo con los postulados que orientan la función administrativa y teniendo siempre en consideración los fines estatales2. 1.3.1. Principios Constitucionales3. Podrá celebrar todo tipo de contratos nominados e innominados, típicos o atípicos; rigiéndose por las normas de la seguridad social, de derecho privado, acogiendo los principios de la función administrativa establecidos en los artículos 209 de la Constitución Política:

Igualdad, moralidad, eficacia, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad, debido proceso, buena fe, responsabilidad y planeación mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.

Coordinación y colaboración. 1.3.2. Principios Legales4. “La función administrativa se desarrollará conforme a los principios constitucionales, en particular los atinentes a la buena fe, igualdad, moralidad, celeridad, economía, imparcialidad, eficacia, eficiencia, participación, publicidad, responsabilidad y transparencia, diligencia y cuidad”5. “Los principios anteriores se aplicarán, igualmente, en la prestación de servicios públicos, en cuanto fueren compatibles con su naturaleza y régimen…”. 1.3.3. Propios de la Contratación Estatal6.

“Las actuaciones de quienes intervengan en la contratación estatal se desarrollarán con arreglo a los principios de transparencia, economía y responsabilidad y de conformidad con los postulados que rigen la función administrativa. Igualmente, se aplicarán en las mismas las normas que regulan la conducta de los servidores públicos, las reglas de interpretación de la contratación, los principios generales del derecho y los particulares del derecho administrativo”.

superior al cincuenta por ciento (50%), que se encuentren en competencia o desarrollen su actividad en mercado monopolísticos o mercados regulados, así como aquellas a las que se refiere el artículo 16 de la Ley 1150 de 2007, se regirán para su contratación por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a su actividad económica y comercial, sin desconocer los principios de la función pública a que se refiere el artículo 209 de la Constitución Política y el régimen de inhabilidades e incompatibilidades del Estatuto General de la Contratación. Las demás entidades de esa misma naturaleza jurídica aplicarán lo previsto en el literal g) del numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 en cuyo caso se dará aplicación al procedimiento de selección abreviada de menor cuantía, con excepción de los contratos que a título enunciativo identificados en el artículo 32 de la ley 80 de 1993 2 Artículo 209 Constitución Política - Artículos. 3, 23 Ley 80 de 1993 - Artículo 3 Código Contencioso Administrativo 3 Artículo 29, Inciso 3, artículo 113, Artículo 209 Constitución Política y artículo 6 Ley 489 de 1998 4 Artículo 3 Ley 489 de 1998 5 ARTICULO 63. <CULPA Y DOLO>. La ley distingue tres especies de culpa o descuido. Culpa grave, negligencia grave, culpa lata, es la que consiste en no manejar los negocios ajenos con aquel cuidado que aun las personas negligentes o de poca prudencia suelen

emplear en sus negocios propios. Esta culpa en materias civiles equivale al dolo. Culpa leve, descuido leve, descuido ligero, es la falta de aquella diligencia y cuidado que los hombres emplean ordinariamente en sus negocios propios. Culpa o descuido, sin otra

calificación, significa culpa o descuido leve. Esta especie de culpa se opone a la diligencia o cuidado ordinario o mediano. El que debe administrar un negocio como un buen padre de familia, es responsable de esta especie de culpa. Culpa o descuido levísimo es la

falta de aquella esmerada diligencia que un hombre juicioso emplea en la administración de sus negocios importantes. Esta especie de culpa se opone a la suma diligencia o cuidado. El dolo consiste en la intención positiva de inferir injuria a la persona o propiedad

de otro 6 Artículos 23, Ley 80 de 1993


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Las normas contractuales establecen los siguientes principios:

Transparencia7. Economía8. Responsabilidad9. Selección objetiva10. Debido proceso11. Primacía de lo sustancial sobre lo formal – reglas de subsanabilidad12.

1.3.4. Otros principios.

Principio de la autonomía de voluntad13. Principio de la prevalencia del interés público14. Principio de la reciprocidad de prestaciones15. Principio de la confianza legitima. Libertad de competencia. Las autoridades de la empresa deberán actuar buscando incentivar la libre

competencia entre los interesados, oferentes y contratistas, evitando prácticas restrictivas o limitativas de la competencia, de conformidad con las normas sobre libertad de empresa y abuso de la posición dominante.

Beneficio Empresarial. En virtud de este principio, la empresa debe destinar sus bienes para la realización de actividades económicas para la producción e intercambio de bienes y servicios dirigidos a la obtención de un beneficio o ganancia.

Además de los anteriores principios, serán aplicables a la actuación contractual de la ERU los principios de buena administración, como son la competitividad, productividad y rentabilidad.

Confidencialidad. La ERU deberá mantener la confidencialidad sobre la información relativa a los secretos técnicos o comerciales, debiendo aplicar este principio además para la clasificación y selección de los contratistas pudiendo en el proceso contractual imponer requisitos destinados a proteger el carácter confidencial de los informes que comunica y recibe, de conformidad con las normas existentes en la materia y la costumbre mercantil.

1.4. FINES DE LA CONTRATACIÓN.

Los(as) servidores(as) públicos(as) tendrán en consideración que al celebrar contratos y con la ejecución de los mismos, la Empresa busca el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los(as) servicios(as) públicos(as) y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ellas en la consecución de dichos fines.

La administración pública realiza la contratación para alcanzar el cumplimiento de sus objetivos, razón por la cual los procedimientos de selección de contratistas deben encontrarse sustentados en los proyectos, planes y programas que adelanta la ERU.

La finalidad de los procesos de selección de contratistas es elegir el ofrecimiento más favorable, a través de un procedimiento eficiente, transparente, objetivo y ágil.

El proceso de contratación comprende desde la identificación de la necesidad hasta la liquidación del contrato resultante (cuando a ello aplique); obedece a un encadenamiento de procedimientos, todos con una importancia marcada en el mismo, pasando por sus diferentes etapas precontractual, contractual y postcontractual.

El proceso de contratación integra los aspectos jurídico, financiero, técnico y económico.

7 Artículo 24, Ley 80 de 1993 8 Artículo 25, Ley 80 de 1993 9 Artículo 26, Ley 80 de 1993 10 Artículo 5, Ley 1150 de 2007 11 Artículo 17, Ley 1150 de 2007 12 Artículo 10, Decreto 2474 de 2008 13 Sentencia C-892-01 14 Sentencia C-892-01 15 Sentencia C-892-01


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El resultado satisfactorio en cualquier contratación, sólo se obtiene con el trabajo mancomunado de todos los actores en todos los procesos, donde cada uno es responsable por sus funciones y competencias, trabajando de una manera armónica y coordinada.

1.5. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE CALIDAD – SIG. Para el desarrollo de todas las etapas del proceso de Contratación de Bienes y Servicios, se observaran los formatos y procedimientos establecidos en el Sistema Integrado de Gestión - SIG de la ERU. 1.6. CÓDIGO ÉTICO. La actividad contractual deberá aplicarse atendiendo los principios y valores establecidos en el Código Ético de la ERU y en el Ideario Ético del Distrito Capital. 1.6.1. Principios – ERU.

Responsabilidad Social: Es la convicción de contribuir activa, decidida y voluntariamente al mejoramiento de la ciudad; impactando activamente en el planteamiento y ejecución de políticas de renovación urbana.

Excelencia: Es el conjunto de prácticas sobresalientes en la gestión de la entidad, consistentes con las metas institucionales, la calidad de nuestros proyectos y la satisfacción de los ciudadanos; a través de un trabajo planificado, organizado y evaluado con base en criterios de mejora continua, alianzas y efectividad.

Sostenibilidad: Es la búsqueda constante de proyectos perdurables que logren equilibrar los resultados económicos, sociales y ambientales del actuar interno y externo de la entidad; buscando ser una empresa financieramente autosostenible.

Relaciones gana- gana: Es la búsqueda de alianzas para el desarrollo de proyectos urbanos integrales, que benefician a la ciudadanía y a su vez contribuyen al posicionamiento económico, político y social de la entidad.

1.6.2. Valores – ERU. Los valores básicos que orientarán la gestión pública en la ERU, son los siguientes:

Excelencia: Los(as) servidores(as) públicos(as) de la ERU garantizan un máximo nivel de satisfacción a sus clientes; esto implica que en la empresa se desarrollan todas las actividades con organización, dedicación, claridad, eficiencia y orden para prestar el mejor servicio y dar el máximo de seguridad sobre el trabajo realizado, inspirado en el mejoramiento continuo.

Idoneidad: Entendida como aptitud técnica, legal y moral, es la condición esencial para el acceso y ejercicio de la función pública en la ERU. Sus servidores(as) públicos(as) propenden por una formación sólida acorde a la realidad, capacitándose permanentemente para el debido cumplimiento de sus funciones. Es la capacidad que tienen las personas de la Empresa para validarse mutuamente y ver que son importantes entre sí, para convertirse en un decidido promotor de valores y principios en la sociedad, partiendo de su ejemplo personal al aplicar cabalmente en el desempeño de su cargo público.

Probidad: En el actuar, se deben tener presentes la integridad, la honestidad, la decencia, la seriedad, la moralidad, la ecuanimidad, la rectitud, la justicia y la equidad tanto en la ejecución de las tareas y obligaciones como en el uso de los recursos. Conduciéndose de esta manera, el(a) servidor(a) público(a) de la ERU fomentará la credibilidad de la sociedad en las instituciones públicas y contribuirá a generar una cultura de confianza y de apego a la verdad, igualmente ya nivel institucional permitirá garantizar el ejercicio de los derechos y los principios constitucionales.

Respeto: Como virtud, es tratar de ponerse en el lugar del otro para comprenderlo desde adentro y adoptar, siquiera por un momento, esa otra perspectiva. El respeto a uno mismo y a los demás exige proceder de acuerdo con la condición y circunstancias de uno y otros, y siempre partiendo de la consideración y valoración de la dignidad de la persona humana.

Responsabilidad: Los(as) servidores(as) públicos(as) de la ERU ejercen la gestión pública con autonomía, capacidad y oportunidad, asumiendo las prerrogativas inherentes a su cargo y con los


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medios de que dispone. Practican el auto-conocimiento y el auto-monitoreo permanentemente, lo que implica la aceptación de las consecuencias derivadas de la conducta, sin pretender transferirlas al otro.

Equidad: Los(as) servidores(as) públicos(as) de la ERU actúan con justicia, entendida como la virtud mediante la cual se da a los demás lo que es debido de acuerdo con sus derechos y sin tratar con privilegios o discriminación en las decisiones a cualquier persona, sea cliente u otro servidor, sin importar su situación económica, ideológica, política, racial, religiosa o de cualquier naturaleza. También se consideran iguales, en la medida en que gozan de los mismos derechos y deberes, libertades, poderes y oportunidades en la administración de los asuntos comunes.

Solidaridad y trabajo en equipo: Es la aplicación del principio de dignidad humana para reaccionar fraternalmente en las relaciones cotidianas y actuar con idoneidad ante las adversidades. Es el valor que se requiere para lograr la cohesión institucional. En este sentido los servidores públicos de la Empresa de Renovación Urbana despliegan acciones para coordinar e integrar esfuerzos que se necesitan para lograr un resultado. La solidaridad y el trabajo en equipo requieren la vocación de servicio de todos los funcionarios públicos de la Empresa, en la que se han superado barreras personales y sociales como la pereza y la comodidad. También se requiere su compromiso, el interés y la voluntad para mejorar constantemente el desempeño de sus funciones, según lo determinan las normas que rigen el servicio o lo dispongan las directrices institucionales, entregando las mejores virtudes y el mayor esfuerzo que enriquezcan la labor. Implica, una ejecución óptima y la perseverancia en las acciones que conducen hacia la meta propuesta, la interiorización de estar realizando lo mejor para la entidad y para la ciudad.

1.7. DE LA CAPACIDAD PARA CONTRATAR. La ERU podrá contratar con las personas naturales y jurídicas, nacionales o extranjeras, de derecho público o privado consideradas legalmente capaces para contratar con las entidades estatales Colombianas, de conformidad con las disposiciones vigentes. Así mismo, podrá contratar con consorcios y/o uniones temporales y cualquier otra forma de asociación. Los contratos que se celebren con personas jurídicas extranjeras de derecho público y organismos de cooperación, asistencia o ayuda internacional, podrán someterse a los reglamentos de tales entidades en todo lo relacionado con procedimientos de formación del contrato y adjudicación y las cláusulas especiales de ejecución, cumplimiento, pago y ajustes. Cuando dentro de un proceso de selección, el proponente o contratista de la ERU fuere persona jurídica extranjera, deberá acreditar su existencia y representación legal como lo suscriben las normas que regulan la materia. Las personas jurídicas nacionales deberán acreditar su existencia y representación legal mediante el certificado expedido por la autoridad competente. 1.8. AUTORIZACIÓN ESPECIAL. La Junta Directiva de la Empresa de Renovación Urbana de Bogotá D.C., Empresa Industrial y Comercial del Distrito, mediante Acuerdo No.01 de 2004, hizo la siguiente autorización al(a) Gerente(a) General bajo los siguientes términos: “Los contratos que requiera celebrar la EMPRESA DE RENOVACIÓN URBANA DE BOGOTÁ D.C. para el desarrollo de su actividad propia, industrial o comercial o de gestión económica se sujetaran a las disposiciones del derecho privado. Los contratos que celebre para el cumplimiento de su objeto se sujetaran a las disposiciones del estatuto general de contratación de las entidades estatales, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 489 de 1998.” 1.9. COMPETENCIA PARA CONTRATAR. Únicamente celebrará contratos en representación de la ERU, el(a) Gerente General en su calidad de Representante Legal de la Empresa y Ordenador(a) del Gasto, sin importar su cuantía o modalidad de selección. Sin perjuicio de la delegación, le corresponderá al(a) Gerente General, expedir todos los actos propios de la actividad precontractual, contractual y postcontractual, en los siguientes casos:


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La contratación de mayor, menor y mínima cuantía de la Empresa, cualquiera sea su modalidad de selección, de acuerdo al presupuesto asignado anualmente a la ERU

La Contratación Directa Los contratos y/o convenios interadministrativos, sin importar la cuantía. Los demás tipos de convenios que defina la ley, sin importar su cuantía. Los contratos de intermediario de seguros. Los contratos celebrados con cargo a los recursos de crédito otorgados por la Banca Multilateral. Los contratos o convenios celebrados con organismos de cooperación, ayuda o asistencia

internacional y la contratación que se derive de estos. 1.10. CLASES DE CONTRATACIÓN. De acuerdo con el marco normativo y lineamientos expuestos, al interior de la ERU como Empresa Industrial y Comercial, existirán procedimientos de contratación de acuerdo con la finalidad que pretende satisfacer el bien o servicio, a contratar, así 1.10.1. MODALIDADES DE SELECCIÓN. 1.10.1.1. Licitación Pública. Convocatoria pública que opera como regla general de contratación. (Procedimiento Desarrollo Precontractual bajo la modalidad de Licitación Pública) 1.10.1.2. Invitación Abierta. Modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficacia de la gestión contractual. Algunas de las causales de la modalidad de selección abreviada son: 1.10.1.2.1. Invitación Abierta – Menor Cuantía. Se utiliza para la adquisición de bienes y servicios que por su cuantía no se enmarcan en la licitación y que por su objeto están fuera de la subasta inversa. (Procedimiento Desarrollo Precontractual bajo la modalidad de Invitación Abierta – Menor Cuantía). 1.10.1.2.2. Invitación Abierta – Subasta Inversa. Adquisición de bienes y servicios de característica técnicas uniformes y de común utilización “BCTUCU”. (Procedimiento Desarrollo Precontractual bajo la modalidad de Selección Abreviada – Subasta Inversa adquisición de bienes de condiciones técnicas uniformes y de común utilización). Son bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización (“BCTUCU”), aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos. También son aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos. De igual manera, son aquellos requeridos por las Empresa y ofrecidos en el mercado en condiciones equivalentes para quien los solicite en términos de prestaciones mínimas y suficientes para la satisfacción de sus necesidades. 1.10.1.3. Invitación privada.


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En los procesos de contratación cuyo o valor sea igual inferior al 10% de la menor cuantía, se deberá cursar invitación escrita o en medio electrónico a las personas naturales o jurídicas que de acuerdo con el requerimiento específico este en capacidad de celebrar el contrato o aquella que cuente (Procedimiento Desarrollo Precontractual bajo la modalidad de Invitación privada). 1.10.1.4. Concurso de Méritos. Procedimiento de selección de consultores o proyectos en el que se podrán utilizar sistemas de concurso abierto o de precalificación. (Procedimiento Desarrollo Precontractual bajo la modalidad de Concurso de Méritos). 1.10.1.5. Contratación Directa. Modalidad de contratación que no exige el desarrollo de convocatoria pública y que sólo procede de forma taxativa. Algunos de los casos señalados en esta modalidad son: 1.10.1.5.1. Contratación Directa – Distribuidor Exclusivo. Cuando no exista una persona que pueda proveer el bien o servicio por ser el titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser, de acuerdo con la ley, su proveedor exclusivo. (Procedimiento Desarrollo Precontractual bajo la modalidad de Contratación Directa – Oferente Único o Exclusivo). 1.10.1.5.2. Contratación Directa – Interadministrativo. Las Empresa señaladas en el artículo 2 de la ley 80 de 1993 celebrarán directamente contratos entre ellas, siempre que las obligaciones del mismo tengan relación directa con el objeto de la Empresa ejecutora. (Procedimiento Desarrollo Precontractual bajo la modalidad de Contratación Directa – Contratos Interadministrativos – Convenios). 1.10.1.5.3. Contratación con Organismos Internacionales. En el caso de cooperación internacional. En dos situaciones la ERU podrá someterse a los reglamentos y procedimientos de contratación de los organismos de cooperación, ayuda o asistencia internacionales, pero en todos los casos la solicitud de contratación deberá adelantarse a través de la Dirección Corporativa y CID de la ERU:

Cuando por lo menos el 50% del valor del contrato o convenio se financie con fondos de dichos organismos, porcentaje dentro del cual no se computan los recursos que genere el correspondiente convenio.

Está relacionada con el material del contrato o convenio. Así, si el contrato o convenio tiene por objeto el desarrollo de programas de promoción, prevención y atención en salud o es necesario para la operación de la OIT o se ejecuta en desarrollo del sistema integral de monitoreo de cultivos ilícitos o para la operación del programa mundial de alimentos o para el desarrollo de programas de apoyo educativo a población desplazada y vulnerable adelantadas por la Unesco y la OIM, las Empresa, sin importar el monto de los recursos aportados por el organismo internacional, estarán autorizadas para someterse a los reglamentos de dichas Empresa.

Fuera de estas dos situaciones, la ERU deberá aplicar las normas de contratación colombianas y los procedimientos internos de la Empresa. 1.10.1.5.4. Para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas. En la contratación directa para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas, se tendrá en cuenta la definición que de tales se tiene en el Decreto Ley 591 de 1991 y las demás normas que lo modifiquen,


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adicionen o deroguen. En todo caso, en el acto administrativo que de inicio al proceso, la Empresa justificará la contratación que se pretenda realizar en aplicación de esta causal. Se definen como actividades científicas y tecnológicas16, las siguientes:

Investigación científica y desarrollo tecnológico, desarrollo de nuevos productos y procesos, creación y apoyo a centros científicos y tecnológicos, y conformación de sedes de investigación e información.

Difusión científica y tecnológica, esto es, información, publicación, divulgación y asesoría en ciencia y tecnología.

Servicios científicos y tecnológicos que se refieren a la realización de planes, estudios, estadísticas y censos de ciencia y tecnología; a la homologación, normalización, metrología, certificación y control de calidad; a la prospección de recursos, inventario de recursos terrestres y ordenamiento territorial; a la promoción científica y tecnológica; a la realización de seminarios, congresos y talleres de ciencia y tecnología, así como la promoción y gestión de sistemas de calidad total y de evaluación tecnológica.

Proyectos de innovación que incorporen tecnología, creación, generación, apropiación y adaptación de la misma, así como la creación y el apoyo a incubadoras de empresas, a parques tecnológicos y a empresas de base tecnológica.

Transferencia tecnológica que comprende la negociación, apropiación, desagregación, asimilación, adaptación y aplicación de nuevas tecnologías nacionales o extranjeras.

Cooperación científica y tecnológica nacional o internacional. 1.10.1.5.5. Contratación Directa – Prestación de Servicios Profesionales y de apoyo a la gestión. Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, la Empresa estatal podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el(a) Ordenador(a) del Gasto deberá dejar constancia escrita. (Procedimiento Desarrollo Precontractual bajo la modalidad de Contratación Directa – Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión). 1.10.1.5.6. Contratación Directa – Arrendamiento. Cuando un(a) particular concede el uso y goce de un bien inmueble a la Empresa pública y en contraprestación ésta debe pagar un canon. 1.11. COMPETENCIA PARA DELEGAR. El(a) Gerente(a) General, por el presente documento, delega las siguientes funciones en materia contractual: 1.11.1. Delegación para expedir actos de trámite. Corresponderá al(a) titular de la Dirección Corporativa y CID de la ERU, lo siguiente:

Designar los(as) integrantes de los Comités Asesores y de Evaluación, sin importar la cuantía del proceso contractual a adelantar.

Aprobar o improbar la garantía única y las modificaciones a las mismas, que ampare los contratos que suscriba la ERU.

Suscribir los actos de apertura, actas de cierre (cuando a ello haya lugar) de los procesos de selección que adelante la ERU.

Suscribir cualquier tipo de documento que implique la citación a proponentes o contratistas de la ERU. Suscribir los edictos de notificación que deban fijarse en razón de un proceso de selección que

adelante la ERU.

16 Artículo 2, Decreto Ley 591de 1991


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En general suscribir todos aquellos actos de trámite propios de la actividad contractual. Quien ejerce la delegación es responsable por sus actuaciones, abstenciones, hechos y omisiones. Y en ningún caso, el(a) representante legal de las Empresa es estatales quedará exonerado por virtud de la delegación de sus deberes de control y vigilancia de la actividad precontractual, contractual y postcontractual. El(a) Gerente(a) General de la ERU, podrá en cualquier momento, reasumir la competencia sobre los asuntos aquí delegados y revisar los actos expedidos por el(a) delegatario(a)17. 1.11.2. Delegación para adelantar el procedimiento previo de imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento. Corresponderá al(a) titular de la Dirección Jurídica, adelantar el proceso de imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento. Los actos que imponga multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento, serán expedidos por el(a) Ordenador(a) del Gasto, según corresponda.

17 Artículo 211 Constitución Política e Inciso 2 del artículo 12 Ley 489 de 1998.


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CAPÍTULO II

DE LA PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN La estructura planteada para la elaboración de estas practicas se tendrán en cuenta sin importar la naturaleza aplicable a la contratación verbi gracia ya sea publico o privado, pero respetando el ejercicio en cada una. 2.1. PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN. La planeación, entendida como la organización lógica y coherente de las metas y los recursos para desarrollar un proyecto, es pilar de la contratación estatal. Es así como planear, en materia de contratación estatal, implica no sólo contar con un plan que consolide y priorice la adquisición de bienes y servicios de la Empresa, con fundamento en las necesidades técnicamente diagnosticadas, sino que exige la realización de una serie de estudios y análisis orientados a establecer mecanismos económicos, transparentes y adecuados para satisfacer dichas necesidades. Por su parte, el Consejo de Estado considera que los principios de planeación, economía y transparencia, los cuales, entre otros, orientan la contratación estatal, tienen como finalidad asegurar que todas las actuaciones adelantadas por la Administración durante la actividad contractual se cumplan con eficiencia y eficacia; que los procedimientos de selección sean ágiles, agotando los trámites estrictamente necesarios; que todo proyecto esté precedido de los estudios técnicos, financieros y jurídicos requeridos para la viabilidad económica y técnica de la obra; que en la ejecución del contrato se optimicen los recursos y se eviten situaciones dilatorias que ocasionen perjuicios a una de las partes contratantes18. De la misma forma, la doctrina ha sido enfática al señalar que la planeación de la actividad contractual de las Empresa Industriales y Comerciales del Estado significa que éstas deben, previamente a la iniciación del proceso de contratación, realizar los estudios tendientes a determinar la oportunidad y conveniencia del contrato, así como la adecuación a los fines de la Empresa contratante, a su plan de inversiones y a su presupuesto. Deben elaborar detalladamente el pliego de condiciones del contrato, con el objeto de lograr los fines que con él se persiguen y, al mismo tiempo preverse las formas de superar las dificultades que puedan ocurrir en su ejecución19. 2.2. PLAN DE CONTRATACIÓN. El Plan de Contratación corresponde al plan de adquisiciones de bienes, servicios y obra pública de las Empresa y particulares que manejan recursos públicos, independientemente del rubro presupuestal que se afecte, ya sea de funcionamiento o de inversión20. En este sentido, es el mapa de navegación de la actividad contractual que refleja las necesidades de bienes y servicios que requiere contratar la Empresa para cumplir con sus fines y objetivos constitucionales, legales y reglamentarios, teniendo en cuenta la conveniencia y oportunidad del bien o servicio a contratar, de acuerdo con la adecuación y ajustes a las apropiaciones presupuestales para cada vigencia fiscal.

18 Sentencia Consejo de estado Agosto 29 de 2007 19 Dr. Martín Bermúdez Muñoz, “La reforma al estatuto General de Contratación de la administración Publica 20 Definición contenida en el artículo 1del Acuerdo 04 de 2005 del Comité para la Operación del SICE


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Con el propósito de adelantar una gestión contractual eficiente y transparente, la ERU, elabora el Plan de Contratación, de acuerdo con el procedimiento (Formulación del Plan de Contratación de la Empresa de Renovación Urbana de Bogota D.C –ERU-). Éste describe la programación de las necesidades de bienes y servicios que requiere contratar la ERU para cumplir con sus fines, objetivos y metas constitucionales, legales e institucionales y empresariales, que requiere la Empresa en una vigencia fiscal determinada. Es responsabilidad de los Servidores Públicos que tienen a su cargo la ejecución de los recursos de los proyectos de inversión o de funcionamiento asignados en la Empresa en su presupuesto anual, garantizar la programación y cumplimiento de sus necesidades en el mencionado plan. En consecuencia, corresponde a cada dependencia realizar la programación de la contratación requerida para la ejecución de los proyectos de inversión y/o los rubros de funcionamiento de la Empresa y solo se podrá dar inicio a un proceso de contratación cuando éste se encuentre incorporado en el Plan de Contratación y se hayan surtido los demás trámites a que haya lugar. 2.2.1. Procedimiento para la formulación y elaboración del Plan de Contratación. 2.2.1.1. Formulación. Cada Director o Jefe de Oficina o responsable de proyecto de inversión o responsable de rubro de funcionamiento, designado por el(a) Gerente(a) General, una vez sea asignado el presupuesto de la vigencia respectiva, deberá:

Definir los requerimientos de los bienes o servicios necesarios para la ejecución de los fines y objetivos empresariales e institucionales que le competen, acorde con los recursos presupuestales y a su respectivo plan de acción, teniendo en cuenta el anteproyecto de presupuesto que la Empresa presentó para la correspondiente vigencia y el Plan Operativo Anual –POA-.

Realizar el cargue de los objetos a contratar y demás datos requeridos para la elaboración del Plan de Contratación a través del sistema o su equivalente.

NOTA: La Oficina Asesora de Planeación de la ERU, consolidará las necesidades de toda la Empresa, para la respectiva revisión, aprobación y adopción. 2.2.1.2. Revisión. Cada una de las Direcciones y Oficinas Asesoras de la ERU, deberá presentar ante el(a) Gerente(a) General, en reunión que en el mes de noviembre de cada año se celebrará por convocatoria de dicha Gerencia, la sustentación de los procesos incluidos en el Plan de Contratación que se desarrollarán el año siguiente. A esta reunión asistirán las siguientes direcciones:

Dirección Corporativa y CID y la Dirección Jurídica, las cual revisarán que los objetos contractuales propuestos estén acordes con las modalidades de selección propuesta.

Oficina Asesora de Planeación, la cual revisará: (i) que las necesidades están acordes con los lineamientos del proyecto; (ii) que los objetos propuestos estén acordes con las metas del proyecto; (iii) que tengan relación con el PMR (Productos, Metas y Resultados) y los conceptos del gasto de la Empresa, y (iv) que la sumatoria de los mismos no sobrepasen en valor asignado a cada proyecto inversión.

Dirección de Corporativa y CID (Área Presupuesto), la cual revisará: (i) que los objetos propuestos estén acordes con el rubro presupuestal de funcionamiento; (ii) que tengan relación con los conceptos del gasto de la Empresa, y (iii) que la sumatoria de los mismos no sobrepasen el valor asignado a cada rubro presupuestal de funcionamiento.

Dirección de Corporativa y CID (Área de Talento Humano), la cual revisará que los objetos propuestos para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, no se enmarca dentro de las prohibiciones dadas por la sentencia C-614 de 2009.


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2.2.1.3. Aprobación y Adopción. El Plan de Contratación propuesto será aprobado y adoptado, en última instancia por el Comité de Contratación, de lo cual se dejará constancia en la respectiva acta del comité. NOTA: El Plan de Contratación, será adoptado, a más tardar el día 25 de enero de la vigencia fiscal correspondiente. 2.2.1.4. Socialización. Una vez adoptado el plan, éste será socializado por la Oficina Asesora de Planeación a las diferentes dependencias de la Empresa, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su adopción. 2.2.1.5. Publicación del Plan. El Plan de Contratación será publicado en el Portal de Contratación a la Vista o en el medio electrónico que corresponda y en el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal - SICE21, actividad que será realizada por la Dirección Corporativa y CID (Área de Contratación y Área de Recursos Físicos y Gestión Documental, respectivamente). 2.2.1.6. Ejecución del Plan. Cada Director y/o Jefe de Oficina, gerente de proyecto o responsable de rubro de funcionamiento ejecutará la contratación que le fue aprobada, de conformidad con el Plan de Contratación, dando cumplimiento a los plazos establecidos en el mismo. Para modificar el Plan de Contratación adoptado, cada gerente de proyecto o responsable de rubro de funcionamiento deberá tramitar la solicitud de modificación ante el Comité de Contratación, de conformidad con el procedimiento establecido para tal efecto. 2.2.1.7. Seguimiento del Plan. Cada gerente o responsable de proyecto o responsable de rubro de funcionamiento tomará las medidas internas necesarias para garantizar el cumplimiento de la ejecución del plan de contratación de su área. Corresponderá a la Oficina Asesora de Planeación, a la Dirección Corporativa y CID (Área de Presupuesto), realizar el acompañamiento desde el ámbito de su competencia. Sin perjuicio de lo anterior, se evaluará trimestralmente la ejecución del Plan de Contratación por parte de los integrantes del Comité de Contratación. Además de los requisitos generales antes mencionados, deberá darse estricto cumplimiento a la normatividad vigente que regula la elaboración, el registro y la modificación del Plan de Contratación y compras en el portal SICE y en el Portal de Contratación a la Vista o en el medio electrónico correspondiente a que haya lugar.

21 Articulo 2, Acuerdo 9 de 2006 - SICE


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CAPÍTULO III

DEL PROCESO CONTRACTUAL La elaboración de estas practicas se tendrán en cuenta sin importar la naturaleza aplicable a la contratación verbi gracia ya sea publico o privado, pero respetando el ejercicio en cada una.

SECCIÓN I

ETAPA PRECONTRACTUAL

La etapa precontractual, es decir, la que antecede cualquier contratación, determina en buena medida el éxito o el fracaso de los procesos de selección y de los contratos que se deriven de los mismos. El presente capítulo desarrollará el principio de la planeación como presupuesto fundamental de la contratación pública o privada, de tal manera que la etapa previa y de estudios previos, se convierta en materialización de dicho principio. 3.1. ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS. Los estudios previos en materia de contratación estatal y privada son aquellos análisis, documentos y trámites que sirven de soporte para dar inicio al proceso de contratación al interior de la Empresa, debiendo ser elaborados y suscritos por la dependencia solicitante de la contratación y el responsable del proyecto de inversión y/o rubro de funcionamiento, información que será consignada en los Estudios y documentos Previos de los formatos de solicitud contractual (Solicitud para Contratar Bienes y Servicios o Solicitud para Tramitar y Suscribir Convenios y Contratos Interadministrativos o Solicitud para Contratar Prestaciones de Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión) de conformidad con el procedimiento (Desarrollo Precontractual - Estudios y Documentos Previos). Tienen como objetivo fundamental analizar todas las variables que pueden afectar los procesos de selección, los contratos y su futura ejecución, suponiendo así el cumplimiento de un deber legal que se deriva de los principios mencionados en el presente Manual. Los estudios y documentos previos servirán de base para la elaboración del pliego de condiciones del proceso de selección y/o contrato. Corresponde a la dependencia solicitante reunir todos los antecedentes, documentos, autorizaciones y demás soportes requeridos que servirán de base para elaborar los estudios previos. De conformidad con lo establecido en las normas que rigen los procesos contractuales los estudios previos deben contener:

Conveniencia del objeto a contratar por parte de la Empresa. Dicho requisito tiene como objetivo que, con anterioridad a la apertura del procedimiento de selección contractual, se determinen los factores de tipo objetivo que hagan necesaria la contratación pública y que justifiquen la existencia de la necesidad que se pretende suplir con el proceso de selección. Lo anterior implica que las Empresa no pueden alegar criterios subjetivos soportados en la inconveniencia del futuro contrato para dar por terminados el proceso de selección.

Apropiaciones presupuestales. Previo al inicio de los procesos contractuales, la dependencia solicitante deberá contar con las apropiaciones presupuestales y contar con la disponibilidad de los recursos que soporten el valor estimado del contrato22.

La disponibilidad de los recursos o certificado de disponibilidad presupuestal (CDP). De conformidad con la legislación vigente23, todos los compromisos que afecten apropiaciones

22 Artículo 71 del Decreto Ley 111 de 1996


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presupuestales deberán contar con certificados de disponibilidad presupuestal previos que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos. En consecuencia, está prohibido contraer obligaciones sobre apropiaciones inexistentes, o en exceso del saldo disponible, o sin la autorización previa para comprometer vigencias futuras. Corresponde a la dependencia solicitante, de acuerdo con el estudio de mercado realizado, determinar el monto de la disponibilidad presupuestal que amparará el proceso de contratación a iniciar y, al área de tesorería expedir el respectivo certificado de disponibilidad presupuestal.

Estudios de factibilidad. La doctrina ha señalado que los estudios de factibilidad deben partir de tres parámetros fundamentales: • Estudios Técnicos. Tienen como objetivo dotar a la administración de elementos de juicio

objetivos que justifiquen no solo la necesidad existente de bienes o servicios, sino que describan las condiciones de tiempo, modo y lugar en que deben ser adquiridos. Ejemplo: requerimientos para la compra de un software, planos, estudios, diseños, etc.

• Estudios Económicos. Analizan los elementos y la información necesaria en relación con los costos fijos y variables para determinar la existencia dentro de la Empresa pública de los recursos necesarios para la correcta ejecución del objeto del contrato. Ejemplo: establecen la existencia de recursos para efectuar compra de predios necesarios para la puesta enmarca de los proyectos de a ERU entre otras.

• Estudios Jurídicos. Determinan, de conformidad con los requerimientos técnicos y económicos, el marco legal que ha de aplicarse al proceso de selección y a la futura contratación.

Ahora bien, de conformidad con lo anterior, los estudios y documentos previos deben estar acompañados de los documentos que sirvieron de soporte para la elaboración del pliego de condiciones y/o el contrato, deben ser públicos o privados (los documentos a que hace referencia el presente numeral serán publicados en el medio electrónico correspondiente, de acuerdo con la normativa vigente).

3.1.1. Contenido de los Estudios Previos 3.1.1.1. La descripción de la necesidad que la Empresa pretende satisfacer con la contratación. Hace referencia a las causas que determinan a la Empresa a contratar el bien o servicio; a la carencia que pretende satisfacer, la utilidad o provecho que reporta a la Empresa el objeto a contratar, y a las razones que sustentan la contratación del bien o servicio dentro del plazo en el que se ejecutará el contrato, exponiendo las razones sobre las cuales se justifica la adquisición del bien o servicio que se pretende contratar, el cual, a su vez debe corresponder a la satisfacción del interés general y observancia de los postulados que rigen la función administrativa. En este análisis deberán concretarse, entre otros aspectos, los siguientes aspectos:

Justificación. Describe de manera puntal el ¿por qué? se requiere la contratación. Deben indicar los soportes técnicos y/o normativos.

Vínculo. Identificación del problema, nexo entre la justificación y la necesidad. Necesidad. Debe establecer de manera detallada ¿cómo? la Empresa pretende satisfacer la

necesidad. Opciones que existen para resolver dicha necesidad en el mercado. Opción más favorable para resolver la necesidad desde los puntos de vista técnico, jurídico y

económico. Deberá efectuarse el análisis de las diferentes alternativas o soluciones que satisfacen la

23 Artículo 49, Ley 179 de 1994 – num. 6, artículo 26, Ley 80 de 1993 – Ley 179 de 1994 – artículo 52, Decreto Distrital. 714 de 1996 – Acuerdo 24 de 1995 Estatuto Orgánico de Presupuesto Distrital


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necesidad de la Empresa frente a los costos, beneficios y desventajas de cada una de ellas (outsourcing, leasing, arrendamiento, etc.).

Verificación de que la necesidad se encuentra prevista en el Plan de Contratación de la Empresa. Relación existente entre la contratación a realizar y el rubro presupuestal del cual se derivan sus

recursos. 3.1.1.2. La descripción del objeto a contratar con sus especificaciones y la identificación del contrato a celebrar. 3.1.1.2.1. Objeto. Es la descripción clara, detallada y precisa de los bienes o servicios que requiere la Empresa. Debe ser lícito y física y jurídicamente posible. No deben definirse objetos demasiado amplios o ambiguos.

Debe coincidir con el registrado en el Plan de Contratación. No debe incluir actividades conexas. No debe incluir las obligaciones contractuales. Debe iniciarse con un verbo.

3.1.1.2.2. La definición técnica de la necesidad y su correspondiente soporte. Así como las condiciones del contrato a celebrar, deberán analizarse en el estudio técnico, estableciéndose, con claridad, entre otros aspectos, los siguientes: a) Especificaciones técnicas del bien, obra o servicio a contratar: Se sugiere tener en cuenta las posibilidades futuras de actualización de los bienes, su vida útil, la coherencia técnica con otras herramientas antes adquiridas, las calidades del personal técnico que debe prestar los servicios y demás elementos que satisfagan la necesidad que motiva la contratación. NOTA 1: En todos los procesos de contratación que involucre algún tipo de componente tecnológico (adquisición de hardware y software, contratación de consultorías y/o prestación de servicios para la construcción y/o ajustes de programas y/o aplicativos y/o sistemas de información con componente informático y/o mantenimiento preventivo y correctivo, entre otros) deberá ser revisado y aprobado por el Área de Sistemas de la ERU, responsable del control y seguimiento de los proyectos que involucran el componente de informático y tecnológico. NOTA 2: Cuando se trate mantenimientos preventivo y/o correctivo, deberá incluirse la verificación de la existencia o no de garantías de los bienes que serán relacionados para los mantenimientos. NOTA 3: Toda pieza de comunicación que se requiera generarse por parte de la ERU y cualquier pieza que desarrolle en el marco de un convenio, proyecto o plan, entre otros, debe ser revisada y aprobada por la Oficina Asesora Comunicaciones, como responsable de la correcta utilización de la imagen corporativa. NOTA 4: Los procesos de contratación que requiera adelantar la ERU para la realización de eventos, deberán ser coordinados con la Dirección Comercial y la Oficina Asesora Comunicaciones Dirección de Comunicaciones para la Planeación, según corresponda. NOTA 5: En todos los procesos de contratación que requiera adelantar la ERU para la compra de suministros, insumos o bienes muebles, deberán ser coordinados con la Dirección Corporativa y Control Interno Disciplinario. NOTA 6: Los formatos y procedimientos necesarios para adelantar las actividades antes descritas, serán los establecidos en el Sistema Integrado de Gestión SIG de la ERU.


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b) Compromisos, declaraciones y acreditaciones: Que deberán efectuar los proponentes en materia técnica, que serán verificados por la Empresa como requisito habilitante, durante el período de evaluación de las ofertas. c) Actividades técnicas y plazos para ejecutarlas: En este aspecto deben tenerse en cuenta los tiempos administrativos de perfeccionamiento y legalización del contrato y va incluido dentro del plazo de ejecución total del mismo. d) Servicios conexos: Entendidos como aquellos que se derivan del cumplimiento del objeto del contrato, como capacitaciones, mantenimientos preventivos y correctivos, soportes técnicos, entrega de manuales, etc. Cuando el cumplimiento del objeto del contrato implique la satisfacción de estas actividades o servicios conexos, podrá preverse en el pliego de condiciones o su equivalente que el contrato se liquidará una vez se cumpla con la obligación o actividad principal, dejándose la salvedad entre las partes sobre las actividades u obligaciones pendientes a cargo del(a) contratista, que deberán estar amparadas en la garantía única constituida hasta el plazo determinado para su ejecución. El(a) supervisor(a) o interventor(a) del contrato será quien verifique que estas actividades u obligaciones pendientes se cumplan a cabalidad. e) Documentos o constancias técnicas para acreditar la capacidad del oferente: Como certificaciones de cumplimiento de normas técnicas, certificaciones de experiencia, declaraciones, catálogos, muestras, etc. f) Plazo de ejecución del contrato: Estimación del término en el que el(a) contratista dará cumplimiento al objeto y obligaciones pactadas. Debe ser razonable y posible de cumplir. Este plazo debe comprender tanto los tiempos requeridos para el cumplimiento de las obligaciones principales del contrato, como para las accesorias. Como ya se mencionó, cuando las obligaciones accesorias comprenden garantías técnicas o servicios de actualización o mantenimiento que deban ejecutarse una vez entregados los bienes o prestados los servicios, podrán cumplirse después de la liquidación del contrato, dejando la salvedad en el acta respectiva. En el caso de entrega de productos, en contratos de consultoría, deberá incluirse los plazos para la revisión por parte del(a) supervisor(a) o interventor(a), y el de la realización de los ajustes por parte del(a) consultor(a) a que haya lugar. En la determinación del plazo contractual, la dependencia solicitante de realizar los estudios técnicos de la contratación deberá tener en cuenta los tiempos administrativos para el perfeccionamiento y legalización del contrato, así como el principio de anualidad presupuestal y el Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC). Lo anterior significa que el plazo que se determine para la ejecución del contrato, que debe ir en concordancia con su naturaleza (de ejecución instantánea o de tracto sucesivo) y con la forma de pago, igualmente debe verificarse frente a las limitaciones que establecen las normas presupuestales. g) Valor del contrato: Debe señalarse el valor estimado del contrato, de conformidad con los soportes técnicos y económicos contenidos en los estudios previos realizados. El valor debe incluir todos los costos e impuestos a que haya lugar, en los que incurrirá el(a) contratista para la ejecución del contrato. h) Definición de la forma de pago del valor del contrato: De acuerdo con la naturaleza de la contratación y los lineamientos presupuestales de la Empresa. La forma de pago definida debe mantener


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las condiciones económicas existentes al momento de la suscripción del contrato y facilitar su ejecución al(a) contratista. Por regla general, sólo se establecerán pagos contra servicio prestado o producto entregado y recibido a satisfacción por el(a) supervisor(a) o interventor(a) del contrato. Para cada pago pactado deberá establecerse el porcentaje o valor y los requisitos para tramitar el mismo. Para la periodicidad o modalidad de los pagos deberá tenerse en cuenta el Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC). En los estudios previos deberán evidenciarse las razones técnicas, del porque procede el pacto de anticipos o pagos anticipados. Para esclarecer el tema, a continuación se definen estas dos modalidades de giro de recursos a particulares, en ejecución de un contrato estatal: ANTICIPO. Es la suma de dinero que se entrega al(a) contratista para facilitar el cumplimiento del objeto contractual. El anticipo no se considera pago y, por tanto, no extingue las obligaciones a cargo de la Empresa. Continúa siendo de propiedad del contratante y debe ser amortizado. De acuerdo con lo anterior, sólo se incluirá en los procesos y/o contratos donde se encuentre suficientemente sustentado que se requiere de una inversión inicial para comenzar la ejecución contractual. En los estudios previos se deberá justificarse:

El monto del anticipo, que no podrá exceder del 50% del valor total del contrato. El porcentaje de amortización, que se efectuará preferiblemente en los primeros pagos del contrato.

La amortización es el porcentaje que descuenta la Empresa pública al(a) contratista del valor que reciba en cada pago, con el fin de compensar el valor entregado por ésta en calidad de anticipo. MANEJO DEL ANTICIPO. Para el manejo de la suma de dinero entregada a título de anticipo, se observarán las siguientes reglas:

El(a) contratista deberá constituir una fiducia o un patrimonio autónomo irrevocable, la cual aplica para contratos de obra, concesión, salud o los que se realicen por licitación pública.

El(a) contratista deberá constituir la póliza que ampare y garantice el buen manejo y correcta ejecución del anticipo.

El(a) contratista deberá presentar, como requisito previo a la entrega del anticipo, un plan de manejo del mismo, que deberá ser avalado por el(a) supervisor(a) o interventor(a) del contrato, si se requieren modificaciones, éstas serán aprobadas por el(a) supervisor(a) o interventor(a) del contrato, y registradas en el informe de inversión del anticipo.

En el evento en que por cualquier circunstancia el(a) contratista no alcanzare a amortizar la totalidad del anticipo, la suma adeudada será deducida directamente por la ERU en el acta de liquidación y, si ello no fuere posible, quedará, en todo caso, obligado el(a) contratista a su restitución, para lo cual el acta de liquidación definitiva prestará mérito ejecutivo y el(a) contratista renuncia desde ahora a los requerimientos para efectos de la constitución en mora.

Los mayores valores que genere el anticipo por concepto de rendimientos bancarios, incentivos fiscales u otros de similar naturaleza, son de propiedad exclusiva del Distrito Capital – ERU y deben ser consignados en la Tesorería de la ERU.


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El(a) contratista autoriza a la ERU para que, en caso de terminación del contrato por cualquier causa, compense las sumas de dinero que se le deban por concepto de la ejecución del contrato, con lo adeudado a la ERU por el anticipo, intereses del mismo o cualquier otro concepto.

Una vez recibido el anticipo, el(a) contratista se obliga a actualizar la garantía respecto de la fecha del pago y a allegar las constancias de este hecho a la Dirección de Gestión Corporativa y CID.

Los dineros provenientes del anticipo deben ser empleados/aplicados de acuerdo con el programa de inversiones debidamente aprobado por el(a) supervisor(a) o interventor(a) del contrato.

Dichos dineros no pueden destinarse a fines distintos a los relacionados con la ejecución y el cumplimiento del contrato y tienen la condición de fondos públicos hasta el momento que sean amortizados mediante su ejecución, por lo cual su manejo inadecuado, el cambio de su destinación o su apropiación darán lugar a las responsabilidades correspondientes. PAGO ANTICIPADO. Suma de dinero que se entrega al(a) contratista en calidad de primer PAGO del contrato. Por tanto, pasa a ser de su propiedad y puede ser invertida libremente. El(a) contratista deberá constituir la póliza que ampare y garantice el pago anticipado. Con el fin de salvaguardar los recursos del Estado, deben efectuar dos (2) recomendaciones: 1. No supeditar el inicio del plazo de ejecución de los contratos al giro de los recursos pactados en

calidad de anticipo o pago anticipado, toda vez que, dentro del proceso de selección correspondiente, se efectuaron exigencias y revisiones orientadas a verificar la solvencia económica y técnica del(a) contratista que lo capacitan para iniciar la ejecución del objeto contractual sin condicionamientos económicos. En todo caso, el giro de recursos en cualquier modalidad deberá efectuarse hasta tanto se haya verificado el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato.

2. Dentro de los requisitos de ejecución, para este efecto, deberán incluirse las licencias, los permisos y las autorizaciones que deben existir de forma previa al inicio de las actividades contratadas.

En todo caso, debe tenerse en cuenta que los PAGOS ANTICIPADOS se encuentran restringidos. Por esta razón, si se dan los presupuestos legales para el pago de anticipos o pagos anticipados debe tenerse presente que éstos no pueden exceder el 50% del valor total del contrato y que su desembolso debe estar sujeto al cumplimiento de las reglas antes enunciadas. i) De acuerdo con la normativa vigente, deberán determinarse los códigos que identifican los bienes o servicios dentro del Catálogo Único de Bienes (CUBS) 24 del SICE25, así como expedición de la certificación de consulta del precio indicativo. Se debe hacer consulta por cuantos elementos tenga cada proceso. j) De acuerdo con la normativa vigente, deberán determinarse la clasificación en el Registro Único de Proponentes que debe acreditar el interesado cuando así lo consieré conveniente la Empresa. k) Para determinar la experiencia probable (general) que se exigirá a los(as) proponentes, es importante tener en cuenta la calificación otorgada por el RUP a cada una de las actividades en las reguladas (constructor, consultor o proveedor) cuando la Empresa lo consideré conveniente.

24 CONSEJO DE ESTADO. SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO. SECCIÓN TERCERA. Consejero ponente: ALIER E. HERNÁNDEZ, 2 de febrero de 2005. Radicación

número: 10010326000200400044 00

25 CIRCULAR 005 de 2008, SICE. / Marco Legal.


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l) Debe definirse la capacidad residual mínima que se exigirá a los(as) proponentes, tasándola en salarios mínimos mensuales legales vigentes. m) Deben precisarse las obligaciones del(a) contratista, los informes y/o productos que debe entregar a la ERU. Para determinarlas pueden usarse verbos rectores tales como: realizar, ejecutar, analizar, entregar, suministrar, etc. n) Deben precisarse las obligaciones de la ERU. ñ) Debe determinarse el lugar o sede principal donde se desarrollaran las actividades necesarias para la ejecución del contrato. 3.1.1.2.3. Identificación del contrato a celebrar. (Compraventa, suministro, prestación de servicios, obra, arrendamiento, permuta, consultoría, comodato, donación, contratos o convenios interadministrativos, etc.). Para efecto de las tipologías de los contrataos la ERU podrá asimilar a los establecidos en el artículo 32 de la Ley 80 de 1993, así como los señalados en el Código Civil y Código de Comercio así: Contrato de obra. Son los que celebren las Empresa para la construcción, el mantenimiento, la instalación y, en general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago. Contrato de consultoría. Son los que celebren las Empresa referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como para las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos. Contrato de prestación de servicios. Son los que celebren las Empresa para desarrollar actividades relacionadas con la administración o el funcionamiento de la Empresa. Estos contratos sólo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados. Contrato de concesión. Son los que celebran las Empresa con el objeto de otorgar a una persona llamada concesionario la prestación, operación, explotación, organización o gestión, total o parcial, de un servicio público, o la construcción, explotación o conservación total o parcial de una obra o bien destinado al servicio o uso público, así como todas aquellas actividades necesarias para la adecuada prestación o funcionamiento de la obra o servicio por cuenta y riesgo del concesionario y bajo la vigilancia y control de la Empresa concedente, a cambio de una remuneración que puede consistir en derechos, tarifas, tasas, valorización, o en la participación que se le otorgue en la explotación del bien, o en una suma periódica, única o porcentual y, en general, en cualquier otra modalidad de contraprestación que las partes acuerden. En la legislación civil y comercial se encuentran otras definiciones que deben atenderse a la hora de identificar el contrato a celebrar. Por ejemplo: Compraventa. Es un contrato en el cual una de las partes se obliga a dar una cosa y la otra a pagarla en dinero. Aquélla se dice vender y ésta comprar. El dinero que el comprador da por la cosa vendida se llama precio.


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Contrato de suministro. Es el contrato por el cual una parte se obliga, a cambio de una contraprestación, a cumplir a favor de otra, en forma independiente, prestaciones periódicas o continuadas de cosas o servicios. La fiducia mercantil26. Es un negocio jurídico en virtud del cual, una persona, llamada fiduciante o fideicomitente, transfiere uno o mas bienes especificados a otra , llamada fiduciario, quien se obliga a administrarlos o enajenarlos para cumplir una función determinada por el constituyente, en provecho de éste o de un tercero llamado beneficiario o fideicomisario. El nombre que se le de a un contrato no define su naturaleza27; sin embargo, determinar su correcta denominación permitirá un mayor control en el cumplimiento de las obligaciones de las partes, así como identificar los posibles riesgos que se derivan de su ejecución. NOTA: La tipología del contrato la dará la Dirección Corporativa y CID, previa verificación de su objeto y el alcance de sus obligaciones. 3.1.1.3. Los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección. La contratación privada y la pública en Colombiana son reglada; por ello, es fundamental expresar el soporte de orden legal que respalda la escogencia en los procesos de selección del(a) contratista, de conformidad con las modalidades de selección existentes al momento de contratar. De acuerdo con lo anterior, deberán indicarse las razones o argumentos legales que justifican la modalidad de selección y de los elementos que componen el estudio previo. Respecto de los fundamentos jurídicos de la contratación, deben recordarse las MODALIDADES DE SELECCIÓN DE CONTRATISTA fijadas por el legislador. 3.1.1.4. El análisis que soporta el valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el de posibles costos asociados al mismo. En el evento en que la contratación sea a precios unitarios, la Empresa contratante deberá soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. En el caso del concurso de méritos no publicará el detalle del análisis que se haya realizado en desarrollo de lo establecido en este numeral. En lo que se refiere al contrato de concesión no se publicará ni revelará el modelo financiero utilizado en su estructuración.

Corresponde al soporte económico del valor estimado del contrato a suscribir. En caso de que llegare a existir al interior de la ERU la Tabla de Honorarios, la misma constituye es

información para estudio de precios del mercado y determinación del presupuesto oficial. Igualmente para la selección de los oferentes se podrá acudir a la diferentes fuentes de información

como Registro de Proponentes, Catálogos de Proveedores, precalificación de proponentes y a cualquier otra existente en el mercado.

Tratándose de concursos de méritos, es necesario dar observancia en lo referente al factor multiplicador.

Para determinar el valor del contrato se deberá acudir al estudio de precios del mercado, el cual deberá obtenerse a partir de mínimo tres ofertas o cotizaciones, a través del análisis histórico de precios en relación con la realidad comercial, o del Registro Único de Precios de Referencia (RUPR – SICE). Debe consultarse el SICE, cuando a ello haya lugar, y, en el evento en que el sistema registre precio indicativo, debe compararse con los del estudio de precios y condiciones de mercado realizado

26 ARTICULO 1226 del Código de comercio 27 Código Civil. Artículo 1618. “PREVALENCIA DE LA INTENCIÓN. Conocida claramente la intención de los contratantes, debe estarse a ella más que a lo literal de las palabras”


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para efectos de determinar el valor estimado del contrato. Si no existe precio SICE, se dejará constancia de la consulta.

Cuando el objeto del contrato sea de aquellos que se ejecuta a través de un proveedor exclusivo, o deba contratarse en virtud a la idoneidad o experiencia, se podrá contratar sin la obtención de las ofertas o cotizaciones, pero deberá consignarse tal circunstancia en el documento de justificación junto con los documentos que así lo acrediten, en caso de existir.

El valor estimado del contrato debe incluir, entre otros costos, los siguientes: honorarios, variaciones de tasas de cambio, impuestos, tasas, contribuciones y pagos parafiscales, seguros y garantías, costos de transporte e instalación, utilidad, administración e imprevistos y demás costos directos o indirectos necesarios para la ejecución del contrato.

3.1.1.5. La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable. La dependencia solicitante debe señalar los factores técnicos y económicos a efectos de obtener la propuesta más favorable de acuerdo con las modalidades de contratación y teniendo en cuenta las diferentes alternativas de aplicación para cada una, tales como el menor precio, la mejor calidad, calidad y precio soportado en puntajes o calidad y precio con la mejor relación costo-beneficio. Corresponde a las variables, condiciones o aspectos que serán objeto de calificación y que en últimas determinarán la escogencia del proponente; para su construcción se deben tener en cuenta las siguientes reglas generales:

Describir detalladamente el criterio. Definir claramente la forma como se obtienen los puntos y/o porcentajes en cada criterio, como se

obtienen los máximos y los mínimos y/o como se acumulan. La capacidad jurídica, las condiciones de experiencia, la capacidad financiera y la organización de los

proponentes serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos habilitantes, no se les otorgará puntaje.

Factores de selección, según las MODALIDADES DE SELECCIÓN DE CONTRATISTA: Licitación Pública.

La ponderación de los aspectos técnicos y económicos. De la protección a la industria nacional.

Concurso de Méritos.

La ponderación del aspecto técnico (idoneidad del proponente, idoneidad del equipo de trabajo y metodología).

De la protección a la industria nacional. Invitación Abierta – Menor Cuantía.

La ponderación de los aspectos técnicos y económicos. De la protección a la industria nacional.

Invitación Abierta – Subasta Inversa.

Aquella con el menor precio (no se asigna puntaje). Invitación Privada

La ponderación de los aspectos técnicos y económicos. De la protección a la industria nacional Aquella con el menor precio (no se asigna puntaje).

Contratación Directa.


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No se necesita la presentación de varias ofertas. Se suscribe el contrato con la persona natural o jurídica que este en capacidad de ejecutar el

contrato, de acuerdo con las causales consagradas en la ley para esta modalidad de selección. 3.1.1.6. El soporte que permita la tipificación, estimación y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato. Se entienden como riesgos involucrados en la contratación, todas aquellas circunstancias, que de presentarse sobre el desarrollo y ejecución del contrato, pueden alterar el equilibrio financiero del mismo. Corresponde al análisis sobre los riesgos inherentes a la naturaleza y al objeto del mismo, destacando la forma de prevenirlos y/o mitigarlos e indicando la parte que debe asumirlos. Entre los factores a considerar se incluyen: los riesgos que afectan el equilibrio contractual directamente, riesgos colaterales al contrato, los riesgos del proceso, etc.; barreras de capacidad: económicas, operacionales, reputacionales y administrativas que pueda presentar el contratista. Una vez realizado este estudio debe realizarse la valoración del riesgo sopesando la probabilidad (frecuencia histórica, lapso de ocurrencia, opinión de expertos) vs. la consecuencia (apreciable en términos económicos). El riesgo asociado a la contratación debe ser valorado desde dos instancias28: Riesgo Inherente. Nivel de riesgo propio de la actividad, sin tener en cuenta el efecto de los controles. Riesgo residual. Es el resultante después de aplicar los controles. Los riesgos que puedan presentarse en la contratación estatal, atienden la siguiente clasificación:

Eventos que alteren equilibrio económico del contrato. Eventos que permitan fijar favorabilidad, solo en procesos de licitación o selección abreviada de

menor cuantía, mediante la razón costo-beneficio. Eventos que se puedan presentar en forma colateral a la ejecución de contratos. Eventos que amenacen el éxito del proceso de contratación.

Estos eventos se estudiarán a partir de factores precursores, los cuales se clasifican así: Acciones legales. Nuevos impuestos, nuevas cargas parafiscales. Actos de autoridad. Decomiso, embargo, demandas y, en general, acciones que son originadas en la actuación de una autoridad competente en ejercicio de su función administrativa. Tecnológicos e infraestructura pública. Falla en telecomunicaciones, servicios públicos, nuevos desarrollos, operación de equipos y herramientas, vías de acceso y transporte y todos los aspectos relacionados con servicios considerados como esenciales para el desarrollo de una economía moderna: transportes, energía, comunicaciones, obras públicas, etc., necesarios para el desarrollo de las actividades. Sociopolíticos. Terrorismo, delincuencia, actividad proselitista o huelgas, costumbres y usos culturales, religión y creencias y todos los concernientes a orden público, entorno social y cultural. Actos de Parte Relacionada, Subcontratos, Proveedores, Filiales y Subordinadas. Errores, fallas, incumplimientos, insuficiencias o eventos con origen en o derivados de subcontratos, alteración de planos, estudios o diseños no ejecutados directamente por el(a) contratista o por su cuenta, falla humana de otro.

28 Manual de riesgos de la contratación, Libardo Polanco.


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Macroeconómicos. Cambios o alteraciones en tipo de cambio, tasa de interés, curva de inflación, importaciones/exportaciones, oferta o demanda de materias o servicios, mano de obra, cambios en los precios por variaciones en la oferta o demanda de bienes y servicios, escasez de mano de obra, guerra. Actos de la Naturaleza. Geológicos, hidrológicos, climáticos, incendios forestales, biológicos / patológicos. Relaciones laborales. Accidentes laborales / enfermedad profesional, muerte persona clave, actos de empleados y, en general, las actuaciones y omisiones de los empleados directos o las personas naturales al servicio del contratista. Hecho de las cosas. Incendios, roturas, filtraciones, derrames, explosiones, falla mecánica y todo tipo de eventos que afecten los bienes de capital, instalaciones, equipos y maquinaria del contratista. Vicios. Vicio propio, características y propiedades físicas o químicas de materiales, o productos condiciones de suelos, medio ambiente, vicios ocultos o redhibitorios. De terceros. Acciones u omisiones de personas ajenas a la Empresa o al(a) contratista y cuya actuación no corresponda a eventos delictuosos tipificados en los anteriores factores. Para efectos de la tipificación, asignación y estimación de riesgos se diligenciará el siguiente cuadro:

No. Riesgos Previsibles Tipificación Asignación Estimación

1

2

RIESGO PREVISIBLE. Son los posibles hechos, eventos o circunstancias que, por la naturaleza del contrato y de la actividad a ejecutar, es factible de alguna manera su ocurrencia. TIPIFICACIÓN DEL RIESGO. Es la descripción que hace la Empresa de aquellos hechos previsibles constitutivos de riesgo que en su criterio pueden presentarse durante y con ocasión de la ejecución del contrato. ESTIMACIÓN DEL RIESGO. Se considera la valoración que hace la Empresa de acuerdo con la tipificación que se ha establecido y en términos monetarios o porcentuales respecto del valor del contrato. ASIGNACIÓN DEL RIESGO. Es el señalamiento que hace la Empresa de la parte contractual que deberá soportar total o parcialmente la ocurrencia de los hechos, eventos o circunstancias tipificadas, asumiendo el costo. RIESGO IMPREVISIBLE. Se considera aquellos hechos, eventos o circunstancias donde no es factible su previsión. NOTA: Para efectos de determinación del riesgo, deberá consultarse la “Guía de Administración del Riesgo” de la DIRECCIÓN CORPORATIVA Y CID.


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3.1.1.7. El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato, según el caso, así como la pertinencia de la división de aquellas, de acuerdo con la reglamentación sobre el particular29. Los mecanismos de cobertura del riesgo en los contratos regidos por la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007, así como los regidos por el derecho privado y las normas que lo adicionen, modifiquen o sustituyan, por medio de los cuales se garantiza el cumplimiento de las obligaciones surgidas en favor de las Empresa con ocasión de:

La presentación o seriedad de los ofrecimientos. La ejecución de los contratos y de su liquidación (cumplimiento de las obligaciones que para aquel

surjan del contrato o de su liquidación). Los riesgos a los que se encuentran expuestas la Empresa contratantes derivados de la

responsabilidad civil extracontractual que para ellas pueda surgir por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas.

Los demás riesgos a que se encuentre expuesta la administración según el contrato. La garantía única tiene por objeto respaldar el cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones que surjan a cargo del(a) contratista, con ocasión de la celebración, ejecución y liquidación del contrato y, en particular, cualquier incumplimiento de sus obligaciones. El cubrimiento de los amparos de toda garantía única responde al análisis que sustenta la exigencia de garantías que fue efectuado previamente por la dependencia solicitante. Otros mecanismos de cobertura del riesgo. Por regla general, los contratos suscritos por la Empresa de Renovación Urbana de Bogotá D.C –ERU- se ampararán mediante una póliza de seguros; sin embargo, podrán otorgarse los demás mecanismos de cobertura del riesgo establecidos en la normativa vigente. Suficiencia de la garantía única. El monto, vigencias y amparo o cobertura de la garantía, se determinará teniendo en cuenta el objeto, la naturaleza y las características de cada contrato de acuerdo con la normativa vigente. Los elementos mínimos previstos se complementarán con los exigidos de manera puntual en las diversas modalidades de selección30. Mecanismos de cobertura de riesgo. El mecanismo de cobertura de riesgo es, por regla general, indivisible y sólo podrá ser divido en etapas contractuales en los casos contemplados en la normativa vigente31. En el caso en que el ofrecimiento sea presentado por un proponente plural, bajo la figura de Unión Temporal, Consorcio o Contrato de Asociación Futura, la garantía deberá ser otorgada por todos los integrantes del proponente plural. Excepciones al otorgamiento del mecanismo de cobertura de riesgo32. No es obligatorio el otorgamiento de garantías, en los contratos que se enuncian a continuación, no es obligatorio el otorgamiento de garantías:

Contratos interadministrativos.

29 Decreto 4828 de 2008 y Decreto 2493 de 2009 30 Parágrafo 1 - artículo 3, Decreto 2474 de 2008 31 Decreto 4828 de 2008 32 Artículo 7, Ley 1150 de 2007 y Artículos 1, 2y 3, Decreto 4828 de 2008 Excepciones al otorgamiento del mecanismo de cobertura de riesgo: Artículo 7, Ley 1150 de 2008 y Artículo 8, Decreto 4828 de 2008.


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Contratos de empréstito. Contratos de seguro. Contratos cuyo valor sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía prevista para cada

Empresa, caso en el cual corresponderá a la Empresa contratante determinar la necesidad de exigirla, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago.

De igual forma, se estableció que la Empresa estatal contratante podrá abstenerse de exigir garantía de seriedad de la oferta en los siguientes casos:

Procesos cuyo objeto sea la enajenación de bienes. Procesos de subasta inversa para la adquisición de bienes de características técnicas uniformes y de

común utilización. Procesos de concurso de méritos en los que se exige la presentación de una propuesta técnica

simplificada. 3.1.1.7.1. Riesgos a amparar derivados del incumplimiento de obligaciones33. La garantía deberá amparar los perjuicios derivados, ya sea del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato, según sea el caso. 3.1.1.7.1.1. Riesgos derivados del incumplimiento del ofrecimiento. Opera en los siguientes casos:

La no suscripción del contrato sin justa causa por parte del proponente seleccionado. La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta cuando el

término previsto en el pliego de condiciones para la adjudicación del contrato se prorrogue. La falta de otorgamiento de la garantía de cumplimiento exigida por la Empresa para

amparar el incumplimiento de las obligaciones del contrato, por parte del proponente. El retiro de la oferta después de vencido el término fijado para la presentación de las

propuestas. La falta de pago de los derechos de publicación en el Registro Distrital previstos como

requisitos de legalización del contrato. Vigencia. La vigencia de esta garantía se extenderá desde el momento de la presentación de la oferta hasta la aprobación de la garantía que ampara los riesgos propios de la etapa contractual. La suficiencia la garantía de seriedad del ofrecimiento deberá ser verificada por la Empresa contratante al momento de la evaluación de las propuestas. Debe tenerse en cuenta que la no presentación de la garantía de seriedad de forma simultánea con la oferta, será causal de rechazo de esta última. 3.1.1.7.1.2. Riesgos derivados del incumplimiento de las obligaciones contractuales34. La garantía de cumplimiento de las obligaciones cubrirá los perjuicios derivados del incumplimiento de las obligaciones legales o contractuales del(a) contratista así:

Buen manejo y correcta inversión del anticipo35. Este amparo cubre a la Empresa estatal contratante de los perjuicios sufridos con ocasión de: • No inversión del anticipo. • Uso indebido del anticipo. • Apropiación indebida que el(a) contratista garantizado haga de los dineros o bienes que se hayan

33 Artículo 4, Decreto 4828 de 2008 34 Numeral 4.2, Artículo 4, Decreto 4828 de 2008. Modificado por el Artículo 1, Decreto 2493 de 2009. 35 Numeral 7.8, Artículo 7, Decreto 4828 de 2008


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entregado en calidad de anticipo para la ejecución del contrato. (Cuando se trate de bienes entregados como anticipo, éstos deberán tasarse en dinero en el contrato).

Valor. El valor de esta garantía deberá ser equivalente al cien por ciento (100%) del monto que el(a) contratista reciba a título de anticipo, en dinero o en especie, para la ejecución del contrato. Vigencia. La vigencia de esta garantía deberá extenderse hasta la liquidación del contrato. Devolución del pago anticipado. Este nuevo amparo cubre a la Empresa estatal contratante de los perjuicios sufridos por la no devolución total o parcial, por parte del(a) contratista, de los dineros que le fueron entregados a título de pago anticipado, cuando a ello hubiere lugar.

Cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato estatal y pago de multas y cláusula penal pecuniaria, cuando se hayan pactado en el contrato36. Este amparo cubrirá a la ERU contratante de los perjuicios directos derivados del incumplimiento total o parcial de las obligaciones nacidas del contrato, así como de su cumplimiento tardío o de su cumplimiento defectuoso, cuando ellos son imputables al(a) contratista garantizado. Además de esos riesgos, este amparo comprenderá siempre el pago del valor de las multas y de la cláusula penal pecuniaria que se hayan pactado en el contrato garantizado. Valor. El valor de esta garantía será como mínimo equivalente al monto de la cláusula penal pecuniaria y, en todo caso, no podrá ser inferior al diez por ciento (10%) del valor total del contrato. Vigencia. La vigencia de esta garantía deberá ser igual al plazo del contrato garantizado más el plazo contractual previsto para la liquidación de aquel. En caso de no haberse convenido por las partes término para la liquidación del contrato, la garantía deberá mantenerse vigente por el término legal previsto para ese efecto.

Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales37. Este amparo cubrirá a la Empresa estatal contratante de los perjuicios que se ocasionen como consecuencia del incumplimiento de las obligaciones laborales a que esté obligado el(a) contratista garantizado, derivadas de la Contratación del personal utilizado para la ejecución del contrato amparado. Valor. El valor de esta garantía no podrá ser inferior al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato. Vigencia. La vigencia de esta garantía deberá extenderse por el plazo del contrato y tres (3) años más.

Estabilidad y calidad de la obra38. Este amparo cubrirá a la Empresa estatal contratante de los perjuicios que se le ocasionen como consecuencia de cualquier tipo de daño o deterioro, independientemente de su causa, sufridos por la obra entregada, imputables al contratista. Valor. El valor de esta garantía se determinará en cada caso de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato. Vigencia: La vigencia de esta garantía no será inferior a cinco (5) años, salvo que la Empresa justifique técnicamente la necesidad de una vigencia inferior.

Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados39. Este amparo 36 Numeral 7.4, Artículo 7, Decreto 4828 de 2008 37 Numeral 7.5 , Artículo 7, Decreto 4828 de 2008 38 Numeral 7.6, Artículo 7, Decreto 4828 de 2008 39 Numeral 7.7, Artículo 7, Decreto 4828 de 2008


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cubrirá a la Empresa estatal contratante de los perjuicios imputables al(a) contratista garantizado, derivados de:

• La mala calidad o deficiencias técnicas de los bienes o equipos suministrados por el(a) contratista, de

acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas en el contrato. • Incumplimiento de los parámetros o normas técnicas establecidas para el respectivo bien o

equipo. Valor. El valor de estas garantías se determinará en cada caso de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato. Vigencia. La vigencia de estas garantías deberá establecerse con sujeción a los términos del contrato, y deberá cubrir por lo menos el lapso en que de acuerdo con la legislación civil y comercial, el(a) contratista debe responder por la garantía mínima presunta y por vicios ocultos.

Calidad del servicio40. Este amparo cubrirá a la Empresa estatal contratante de los perjuicios imputables al(a) contratista garantizado que surjan con posterioridad a la terminación del contrato y que se deriven de: • La mala calidad o insuficiencia de los productos entregados con ocasión de un contrato de

consultaría. • La mala calidad del servicio prestado, teniendo en cuenta las condiciones pactadas en el

contrato. Valor. El valor de estas garantías se determinará en cada caso de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato. Vigencia. La vigencia de estas garantías se determinará en cada caso de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato.

Demás incumplimientos de obligaciones. Podrán contemplarse los demás incumplimientos de obligaciones que la Empresa estatal contratante considere que deben ser amparados. Adicionalmente, debe destacarse que la garantía de cumplimiento ampara los perjuicios causados a la Empresa estatal como consecuencia de la conducta dolosa o culposa o de la responsabilidad imputable a los particulares, derivados de un proceso de responsabilidad fiscal, en virtud de lo señalado en el artículo 44 de la Ley 610 de 2000. Estos perjuicios serán cubiertos, siempre y cuando deriven del incumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato amparado por la garantía41.

3.1.1.7.1.2.1. Cubrimiento de otros riesgos42

Responsabilidad Extracontractual43 Además de las coberturas de los eventos señalados

anteriormente, la Empresa pública deberá exigir, en los contratos de obra y en aquellos en que por su objeto o naturaleza lo considere necesario, el otorgamiento de pólizas de seguros que la proteja de las eventuales reclamaciones de terceros, derivadas de la responsabilidad extracontractual que pueda surgir de las actuaciones, hechos u omisiones de su contratista. Cuando en algunos de estos contratos la Empresa contratante autorice previamente la subcontratación, se exigirá al(a) contratista que en la póliza de responsabilidad extracontractual se

40 Numeral 7.8, Artículo 7, Decreto 4828 de 2008 41 Parágrafo del Artículo 4, Decreto 4828 de 2008 42 Artículo 5, Decreto 4828 de 2008 43 Artículo 7, Decreto 4828 de 2008. Modificado en el numeral 7.9 por el Artículo 1, decreto 2493 de 2009


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cubran igualmente los perjuicios derivados de los daños que sus sub contratistas puedan causar a terceros con ocasión de la ejecución de tos contratos o, en su defecto, que acredite que el sub contratista cuenta con un seguro de responsabilidad civil extracontractual propio para el mismo objeto. En el caso de que el presupuesto oficial estimado sea o exceda a un millón de salarios mínimos legales mensuales vigentes (1.000.000 SMLMV) el valor asegurado, en las pólizas no será inferior a treinta y cinco mil salarios mínimos legales mensuales vigentes (35.000 SMLMV) y, en todo caso, no será superior a setenta y cinco mil salarios mínimos legales mensuales vigentes (75.000 SMLMV). En el evento en que se deban amparar otros riesgos, el objeto y la suficiencia de la garantía deberán fijarse por la Empresa contratante, teniendo en cuenta el objeto del contrato y la naturaleza de tales riesgos. En el caso de que el presupuesto oficial estimado exceda de un millón de salarios mínimos legales mensuales vigentes (1.000.000 SMLMV), los porcentajes correspondientes a las coberturas señaladas anteriormente, para la evaluación de la suficiencia de las garantías, podrán disminuirse por la Empresa contratante en el pliego de condiciones, siempre y cuando los cambios se encuentren debidamente justificados y soportados en los estudios y documentos previos. Debe tenerse en cuenta que en ningún caso los valores amparados resultantes con la disminución podrán ser inferiores a los mínimos obtenidos al aplicar las reglas ya señaladas a un contrato cuya cuantía sea de un millón de salarios mínimos legales mensuales vigentes (1.000.000 SMLMV). Valor. El valor asegurado en estas pólizas no podrá ser inferior al cinco por ciento (5%) del valor del contrato y, en ningún caso, inferior a doscientos salarios mínimos mensuales legales vigentes (200 SMMLV) al momento de la expedición de la póliza. Vigencia. La vigencia de esta garantía se otorgará por todo el período de ejecución del contrato. Debe tenerse en cuenta que la responsabilidad extracontractual de la administración derivada de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o sub contratistas sólo puede ser amparada mediante póliza de seguro.

NOTA: En todo caso, la Empresa evaluará los demás riesgos a que pueda estar expuesta, en cuyo caso exigirá al(a) contratista las demás garantías que la mantengan indemne frente a estos eventuales daños. 3.1.1.7.2. Reglas generales de las garantías44. 3.1.1.1.7.2.1. Principio de indivisibilidad de la garantía. Por regla general, el mecanismo de cobertura del riesgo es indivisible. Esto quiere decir que la garantía no puede ser fragmentada por etapas o por riesgos, sino que debe amparar la totalidad de ellos por toda la vigencia del contrato. 3.1.1.7.2.2. Excepciones al principio de indivisibilidad de la garantía45. Se contemplan determinados eventos en los cuales, por las características y complejidad del contrato a celebrar, la garantía otorgada puede ser dividida por etapas contractuales.

44 Artículo 8 a 14, Decreto 4828 de 2008

45 Artículo 9, Decreto 4828 de 2008. Modificado por el Artículo 2, Decreto 2493 de 2009


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En ese sentido, la Empresa podrá dividir e incluso, combinar varias garantías en los contratos de obra, operación, concesión y, en general, en todos aquellos en los cuales el cumplimiento del objeto contractual se desarrolle por etapas subsiguientes y diferenciadas o cuya ejecución en el tiempo requiere de su división en etapas, siempre y cuando el plazo del contrato sea o exceda de cinco (5) años. 3.1.1.7.2.3. Condiciones para dividir la garantía. Para efectos de dividir la garantía en los casos anteriormente indicados, deberá tenerse en cuenta lo siguiente:

Garantía Individual. El(a) contratista otorgará garantías individuales por cada una de las etapas a ejecutar.

Vigencia. La garantía deberá tener por lo menos la misma vigencia del plazo establecido en el contrato para la ejecución de la etapa correspondiente. En el evento en que el plazo de ejecución se extienda, deberá prorrogarse la garantía por el mismo término.

Riesgos amparados. Los riesgos cubiertos corresponderán al incumplimiento de las obligaciones que

nacen y que son exigibles en cada una de las etapas del contrato, incluso si su cumplimiento se extiende a la etapa subsiguiente, de tal manera que será suficiente la garantía que cubra las obligaciones de la etapa respectiva.

Valores amparados. Los valores garantizados se valorarán con base en el costo estimado de las

obligaciones a ejecutar en la etapa respectiva.

Prórroga. Antes del vencimiento de cada una de las etapas contractuales, el(a) contratista deberá prorrogar la garantía de cumplimiento u obtener una nueva que ampare el cumplimiento de sus obligaciones para la etapa subsiguiente.

Será obligación del(a) contratista mantener vigente durante la ejecución y liquidación del contrato, la garantía que ampare el cumplimiento. En el caso en que el garante de una de las etapas decida no continuar garantizando la etapa siguiente, deberá informarlo por escrito a la Empresa contratante con seis (6) meses de anticipación a la fecha de vencimiento de la garantía correspondiente, o de lo contrario quedará obligado a garantizar la etapa siguiente. Si el(a) contratista incumple la obligación de prorrogar o de obtener la garantía para cualquiera de las etapas del contrato, la Empresa deberá prever en el mismo el mecanismo que proceda para restablecer la garantía, sin que se afecte la garantía expedida para la etapa, en lo que tiene que ver con dicha obligación. Cuando la etapa de operación y/o mantenimiento exceda de cinco (5) años, ésta se podrá dividir, a su vez, en etapas contractuales desde uno (1) hasta cinco (5) años. En tal caso, el valor de la garantía para cada una de esas etapas será determinado por la Empresa contratante en los pliegos de condiciones y deberá estar debidamente soportado en los estudios y documentos previos.

Combinación de garantías46. Para efectos de dividir la garantía, los contratistas podrán combinar cualquiera de las modalidades de garantías admisibles, como son la póliza de seguros, la fiducia mercantil en garantía, la garantía bancaria a primer requerimiento, el endoso en garantía de títulos valores y el depósito en dinero en garantía.

46 Artículo 10, Decreto 4828 de 2008


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3.1.1.8. Necesidad de contratar interventoría47. En los estudios previos de los procesos de selección de mayor cuantía de la ERU, con independencia de la modalidad de selección, la dependencia solicitante deberá pronunciarse sobre la necesidad o no de contratar la interventoría del citado proceso. 3.1.2. Documentos adicionales de los Estudios Previos según las MODALIDADES DE SELECCIÓN DE CONTRATISTA. Los elementos mínimos previstos se complementarán con los exigidos de manera puntual en las diversas modalidades de selección. 3.1.2.1. Concurso de Méritos. Anexo de requerimientos técnicos, el cual, como mínimo, debe contener:

Determinación del objeto, metas y alcance de los servicios (de medio o de resultado). Determinación de los servicios requeridos y resultados o productos que debe entregar el consultor,

tales como informes, diagnósticos, diseños, datos, entre otros. Cronograma de trabajo que determine las etapas y el plazo de entrega de los productos. El listado y la ubicación de la información disponible para ser conocidos por los interesados y

proponentes, tales como estudios, informes previos, análisis o documentos definitivos. Teniendo en cuenta que existen dos tipos de propuesta técnica (detallada y simplificada), debe

determinarse el tipo de propuesta y los fundamentos técnicos que la soportan. Si es simplificada debe determinarse la metodología a entregar.

3.1.2.2. Invitación abierta - Subasta Inversa. Las fichas técnicas del bien o servicio contendrán como mínimo:

Denominación del bien o servicio. Denominación técnica del bien o servicio. Unidad de medida. Descripción general y específica. Descripción del código CUBS si hay lugar.

3.1.2.3. Contratación Directa.

Carta de presentación. Recomendación para contratar.

3.1.2.4. Dependiendo de la clase de contrato a suscribirse.

Contrato Interadministrativo.

• Solicitud y propuesta de la Empresa estatal ejecutora. • Anexo del soporte legal del objeto y funciones de la Empresa. • Autorización para comprometer la Empresa o documento de delegación. • Acta de posesión y resolución de nombramiento de los representantes legales.

Contratación para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas48. • Solicitud y propuesta presentada por la Empresa interesada, que desarrolle actividades científicas

y tecnológicas. • Autorización para comprometer a la Empresa o documento de delegación. • Acta de posesión y resolución de nombramiento de los representantes legales. • Certificación de existencia y representación de la Empresa.

47 Parágrafo 1 - artículo 86, Ley 1474 de 2011 48 Decreto Ley 591 de 2001


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Cuando no exista pluralidad de oferentes.

• Certificación de exclusividad expedida por la Cámara de Comercio, si es proveedor exclusivo del bien o servicio.

• Certificado de inscripción en el Registro Nacional de Derechos de Autor, si es titular de los derechos de autor.

• Certificación expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio en el sentido de que la patente de invención, modelo de utilidad o registro de modelo industrial, sí es titular de los derechos de propiedad industrial.

Contrato de Prestación de Servicios Profesionales o de Apoyo a la Gestión o Ejecución de

Trabajos Artísticos. • Certificación de falta o insuficiencia de personal de planta requerido para desarrollar el objeto

contractual. • Propuesta. • Hoja de vida del seleccionado con soportes (formación académica y experiencia). • Verificación de requisitos de idoneidad, experiencia y capacidad del seleccionado. • Constancia de idoneidad del seleccionado. • Documentos del(a) contratista dependiendo si es persona natural o jurídica. • Para trabajos artísticos, la Empresa justificará tal situación en el respectivo contrato.

Contrato de Arrendamiento o Adquisición de Inmuebles. Estudios que determinen las condiciones técnicas, así: • Para arrendamiento: condiciones del mercado. • Para adquisición: condiciones del mercado y el avaluó comercial del inmueble. • Este avalúo podrá ser adelantado por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi o por cualquier

persona natural o jurídica o de carácter privado que se encuentre registrada en el Registro Nacional de Avaluadores.

• Paz y salvo de estar al día en impuestos. • Certificado de tradición del inmueble. • Otros.

3.1.3. Responsabilidad de los Estudios y Documentos Previos. Los estudios previos serán elaborados por la Dirección y Oficina de la ERU que tenga la necesidad de adquirir bienes, servicios u obras, que deban realizarse según la clase de contrato y modalidad de selección. 3.1.4. REQUISITOS MÍNIMOS PARA INICIAR EL PROCEDIMIENTO CONTRACTUAL. La dependencia solicitante deberá tener en cuenta:

Que el proceso esté incluido en el Plan de Contratación. Diligenciar el formato que corresponda y adjuntar los documentos o requisitos propios, de

conformidad con la modalidad de selección a adelantar. Contar con disponibilidad presupuestal. Contar con las demás autorizaciones a que haya lugar. El formato de solicitud correspondiente debe estar suscrito por el(a) titular de la dependencia

solicitante y por el(a) responsable del respectivo proyecto de inversión o rubro presupuestal. Reunidos los anteriores requisitos, la solicitud se radicará en la Dirección Corporativa y CID para efectos de verificación de la información y documentación suministrada. De encontrarse acorde a lo regulado, la Dirección Corporativa y CID adelantará el procedimiento correspondiente. 3.1.5. PROCEDIMIENTO.


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El procedimiento para cada modalidad de selección será el establecido en el Sistema Integrado de Gestión - SIG de la ERU.


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SECCIÓN II

ETAPA CONTRACTUAL

La elaboración de estas practicas se tendrán en cuenta sin importar la naturaleza aplicable a la contratación verbi gracia ya sea publico o privado, pero respetando el ejercicio en cada una. Una vez surtido el proceso de selección, la DIRECCIÓN CORPORATIVA Y CID elaborará la minuta del contrato y adelantará el trámite del perfeccionamiento y de legalización del mismo. 3.2.1. PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO. El contrato se perfecciona cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y éste se eleve a escrito. Por la ERU únicamente suscribirá contratos el(a) Gerente(a) General de la ERU. Por el(a) contratista, quien firma el contrato debe tener capacidad para obligarse con la ERU y contraer obligaciones. 3.2.1.1. Fecha y numeración de contratos. La DIRECCIÓN CORPORATIVA Y CID llevará un registro consecutivo de la numeración de los contratos celebrados, asignándole fecha y número al contrato, una vez que esté suscrito por las partes. La numeración de los contratos y/o convenios será única y consecutiva, sin consideración a su naturaleza, cuantía, forma de selección, dependencia que adelanta el trámite ni otros aspectos. 3.2.2. REQUISITOS DE EJECUCIÓN. • Aprobación de la garantía única. • Expedición del certificado de registro presupuestal. • El pago de los derechos de publicación en el Registro Distrital (cuando aplique). • El pago del impuesto de timbre (en los casos en que corresponda). 3.2.2.1. De la garantía única49. La constitución de la garantía es una obligación exclusiva del(a) contratista, quien debe constituirla a su costa y de conformidad con lo establecido en el contrato y allegarla a la DIRECCIÓN CORPORATIVA Y CID dentro del plazo establecido para el efecto en el contrato. Por tanto, el no constituirla configura incumplimiento de las obligaciones contractuales contraídas por la presentación de la oferta y la firma del contrato. La garantía única debe mantenerse vigente durante el término del contrato y hasta su liquidación. 3.2.2.1.1. Restablecimiento o ampliación de la garantía50. El oferente o contratista deberá restablecer el valor de la garantía cuando éste se haya visto reducido por razón de las reclamaciones efectuadas por la Empresa contratante. Así mismo, en el caso en que se aumente o adicione el valor del contrato o se prorrogue su término, el(a) contratista deberá ampliar el valor de la garantía otorgada o ampliar su vigencia, según sea el caso.

49 Decreto 4828 de 2008, modificado por el Decreto 2493 de 2009.

50 Artículo 12, Decreto 4828 de 2008


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3.2.2.1.2. Aprobación de Garantía Única51. Corresponderá a la DIRECCIÓN CORPORATIVA Y CID aprobar la garantía y sus modificaciones cualquiera que sea su cuantía, siempre que se ajusten a lo requerido por la ERU. 3.2.2.2. Certificado de Registro Presupuestal. El Certificado de Registro Presupuestal es una operación requerida para la ejecución de los contratos que afecten apropiaciones presupuestales, que consta en certificación expedida por el efecto expide el responsable del presupuesto, con lo cual respalda el valor del contrato y la totalidad de los compromisos de pago pactados en el contrato a cargo de la Empresa oficial contratante, cuyo objeto es garantizar que los recursos quedan reservados de manera que no serán utilizados para ningún otro fin. Una vez firmado y numerado el contrato, la DIRECCIÓN CORPORATIVA Y CID (Área de presupuesto) expedirá del Certificado de Registro Presupuestal, de conformidad con la normativa vigente y al procedimiento establecido en el Sistema Integrado de Gestión – SIG de la ERU. NOTA: Los Certificados de Disponibilidad Presupuestal y Registro Presupuestal deben corresponder a la misma vigencia fiscal. 3.2.2.3. Pago de los derechos de publicación en el Registro Distrital. El pago de los derechos de publicación en el Registro Distrital es una obligación exclusiva del(a) contratista, que corre por su cuenta y se entiende cumplida con la presentación del correspondiente recibo de pago, dentro del plazo establecido para el efecto en el contrato. 3.2.2.4. Prohibición de legalizar hechos cumplidos. De acuerdo con lo dispuesto en las normas de presupuesto está expresamente prohibido legalizar hechos cumplidos52. Los hechos cumplidos consisten en la legalización de los actos omitidos 53. Se consolidan cuando se adquieren obligaciones sin que medie soporte legal y presupuestal que los respalde y cuando antes de su ejecución no se han cumplido requisitos mínimos y legales, como la reserva presupuestal previa o cuando en la ejecución de un contrato se adicionan bienes o servicios no incluidos desde el inicio. 3.2.3. SUSCRIPCIÓN ACTA DE INICIO. La Dirección Corporativa y CID informará, mediante comunicación escrita al(a) supervisor(a) o interventor(a), que el(a) contratista ha cumplido con los requisitos de ejecución del contrato. Solamente hasta que se reciba la comunicación y a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo podrá darse inicio al mismo mediante la suscripción del, Acta de Inicio, entre el(a) contratista y el(a) supervisor(a) o interventor(a). Como requisito previo para la suscripción de esta acta, el(a) contratista deberá acreditar la afiliación al Sistema Integral de Seguridad Social (salud, pensiones) y, cuando haya lugar al de Riesgos Profesionales y Parafiscales, mediante la presentación de fotocopia simple de los documentos enunciados, los cuales se anexarán al, Acta de Inicio en el momento de su suscripción y los mismos deberán ser anteriores a la fecha de iniciación del contrato. Corresponde al(a) supervisor(a) o interventor(a) del contrato remitir a la Dirección Corporativa y CID el original del Acta de Inicio, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la suscripción de la misma.

51 Artículo 11, Decreto 4828 de 2008 52 Artículo 49 Ley 179 de 1994 53 FALLO Procuraduría segunda delegada para la contratación estatal. radicación 05207357-2001


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3.2.4. MODIFICACIÓN AL CONTRATO. Consiste en un acuerdo bilateral que modifica, suprime, aclara y/o agrega una o varias de las cláusulas inicialmente pactadas en el contrato. Las modificaciones más comunes son:

Prórroga. Es una prolongación del plazo de ejecución pactado en el contrato inicial. Adición. Es un incremento del valor pactado inicialmente. La suma a adicionar no excederá el 50%

del valor inicialmente pactado expresado éste en salario mínimos legales mensuales vigentes. Cesión. Se presenta cuando el(a) contratista transfiere sus derechos y obligaciones frente al contrato

a una tercera persona para que esta continúe con la ejecución contractual del mismo. El cesionario, deberá tener un perfil igual o superior a las acreditadas por el cedente.

Suspensión. Consiste en la interrupción temporal de la ejecución del contrato, por situación de fuerza mayor o caso fortuito. Cumplido el término de suspensión acordado, el contrato se reanudará de manera automática. Si la reiniciación se da antes del vencimiento de este término, deberá el(a) supervisor(a) o interventor(a) y el(a) contratista suscribir Acta de Reinicio. Queda entendido que, en ambos casos, la ejecución del contrato se reanudará por el plazo faltante.

3.2.4.1. Requisitos generales para la modificación al contrato. Corresponderá al(a) supervisor(a) o interventor(a) del contrato el diligenciamiento del, Solicitud de Modificación Contractual, el cual debe estar acompañado de los documentos soporte de dicha solicitud. La Dirección Corporativa y CID desarrollará el procedimiento (Desarrollo Contractual – Modificaciones), adoptado en el Sistema Integrado de Gestión - SIG de la ERU. Para las modificaciones que se requieran, deberá tenerse en cuenta:

El contrato celebrado debe encontrarse aún en ejecución. Debe existir concertación y acuerdo previo con el(a) contratista sobre las condiciones en que se

efectuará la modificación. Deben señalarse, de manera clara y precisa, las razones que dieron origen a la modificación, así como

la conveniencia y beneficio que la ERU obtendrá con la misma. Se mantendrá la esencia del contrato, sin alterar el objeto del mismo. Se mantendrán las condiciones que dieron origen a la selección del(a) contratista. La modificación no puede causarla el incumplimiento de una de las partes. La modificación a que haya lugar, debe ser solicitada por el supervisor(a) o interventor(a), con

mínimo cinco (5) días hábiles de anticipación al vencimiento del contrato y/o a la fecha requerida. La minuta de modificación será suscrita por el(a) Ordenador(a) del Gasto y el(a) contratista. Las actas de reiniciación serán suscritas por el(a) supervisor(a) o interventor(a) y el(a) contratista.

3.2.4.2. Aclaraciones que no modifican las condiciones pactadas. Las aclaraciones de cláusulas que no impliquen modificaciones sustanciales del contrato podrán hacerse únicamente con la firma del(a) Ordenador(a) del Gasto, debiéndose entregar copia de dicho documento al contratista. Procede, a manera de ejemplo, en los siguientes casos:

Aclaración de diferencias entre letras y números. Corrección de datos de la disponibilidad presupuestal.


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Aclaración de nombres, documentos de la Empresa. Corrección de datos, fechas, número para que coincidan con los contenidos en la documentación que

hace parte integral de la oferta.


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SECCIÓN III

ETAPA POSTCONTRACTUAL La elaboración de estas practicas se tendrán en cuenta sin importar la naturaleza aplicable a la contratación verbi gracia ya sea publico o privado, pero respetando el ejercicio en cada una. La etapa postcontractual inicia una vez terminado el contrato y culmina con la liquidación del mismo. Comprende la finalización de la relación contractual y está referida a las obligaciones posteriores a la misma. 3.3.1. TERMINACIÓN. TERMINACIÓN NORMAL. En general, los contratos finalizan al término del plazo pactado o al agotamiento del objeto contratado o de los recursos. TERMINACIÓN ANORMAL. Procede:

Cuando las partes, de común acuerdo, terminan la relación contractual antes del vencimiento del plazo de ejecución pactado en el contrato.

Como efecto de la declaratoria de caducidad por incumplimiento del contratista. Por declaratoria unilateral de la administración en ejercicio de sus facultades excepcionales.

Terminado el contrato no será posible revivirlo y lo único que procede es la liquidación del mismo. La terminación del contrato, requerirá del diligenciamiento y suscripción del Acta de Recibo Final, entre el(a) contratista y el(a) supervisor(a) o interventor(a), a más tardar, dentro del mes siguiente al vencimiento del plazo de ejecución. En el evento en que el(a) contratista no se presente a firmar el acta de recibo final, dentro del término fijado por el(a) supervisor(a) o interventor(a) mediante comunicación escrita, éste informará el hecho a la Dirección Corporativa y CID para que proceda con el trámite correspondiente. 3.3.2. LIQUIDACIÓN. Por regla general, la liquidación procederá en los contratos cuya ejecución sea de tracto sucesivo, entendidos éstos como aquéllos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo y en los demás casos en que se requiera. Durante la etapa de liquidación de los contratos las partes podrán acordar los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar con ocasión de la ejecución de un contrato válidamente celebrado. En el Acta de Terminación y Liquidación, constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo. Para la liquidación se exigirá al(a) contratista, de ser necesario, la ampliación de la vigencia de los amparos cubiertos por la garantía del contrato, con el fin de ajustarla a lo pactado en el contrato y, si es del caso, avalar las obligaciones que deba garantizar con posterioridad a la terminación del mismo. Las determinaciones que se adopten en el documento definitivo de la liquidación que no sean objetadas por ninguna de las partes dentro de los tiempos legales, constituyen la cesación definitiva de la relación contractual.


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Las acciones a realizarse para la terminación y liquidación de los contratos celebrados por la ERU, se regirán por lo establecido en el procedimiento Desarrollo Postcontractual - Liquidación de Común Acuerdo de los Contratos y Convenios, adoptado en el Sistema Integral de Gestión – SIG de la ERU. 3.3.2.1. Formas de liquidación.

DE MUTUO ACUERDO. Se realizará dentro del término indicado en el contrato o en el máximo

permitido por la normativa vigente.

UNILATERAL. Si el(a) contratista no se presenta a la liquidación, previa notificación o convocatoria que le haga el(a) supervisor(a) o interventor(a), o si las partes no llegan a un acuerdo sobre su contenido, la ERU, mediante acto administrativo, procederá a la liquidación unilateral del contrato dentro del término permitido por la normativa vigente.

En todo caso, si vencidos los plazos establecidos no se ha realizado la liquidación del contrato, la misma podrá realizarse en cualquier tiempo dentro de los dos (2) años siguientes a su vencimiento, de mutuo acuerdo o de forma unilateral por parte de la ERU. En el evento en que el(a) contratista haga salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo, la ERU solo podrá proceder a la liquidación unilateral en relación con los aspectos que no han sido objeto de acuerdo entre las partes. 3.3.3. ARCHIVO Y CONSERVACIÓN DE LOS CONTRATOS54. La Dirección Corporativa y CID de la ERU será la dependencia responsable de la custodia y el archivo de la carpeta única del contrato, incluidos aquellos documentos que se expidan en desarrollo de las etapas precontractual, contractual y postcontractual. Será responsabilidad del(a) interventor(a) o supervisor(a) del contrato remitir a la Dirección Corporativa y CID los documentos que se originen durante la ejecución del contrato. El archivo y la custodia de la carpeta única del contrato a cargo de la Dirección Corporativa y CID, se ajustará a los plazos y condiciones establecidas por la normativa vigente, que para este tipo de documentos establezca la ERU; una vez vencido el plazo de custodia, la Dirección Corporativa y CID procederá con su transferencia documental al Archivo Central de el ERU, para su destinación final.

54 Ley 594 de 2000 – Decreto Nacional 4124 de 2004 – Tablas de Retención de la ERU.


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CAPÍTULO IV

DE LA SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA DE LOS CONTRATOS 4.1. DEFINICIÓN. Es el seguimiento, control y vigilancia integral realizada por una persona natural o jurídica a los diferentes aspectos que intervienen en el desarrollo de un contrato, la cual se ejerce a partir del perfeccionamiento del mismo y hasta su terminación y liquidación definitiva, bajo la observancia de los principios que rigen la función administrativa, la contratación pública y demás disposiciones legales y reglamentarias.

SUPERVISIÓN55. Es la ejercida por servidores(as) públicos(as) de ERU, cuando no requiere conocimientos especializados.

INTERVENTORÍA56. Es la ejercida por una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la ERU, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifique.

El(a) supervisor(a) o interventor(a) es el delegado de la ERU, encargado del verificar el cumplimiento del objeto del contrato desde punto de vista técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico. Responde por el seguimiento, control y vigilancia de la ejecución del contrato ante los entes de control (auditores, contralores, procuradores y veedores). 4.2. OBJETIVO. El objetivo principal de la supervisión o interventoría consiste en velar por que el objeto y las obligaciones del contrato se cumplan en las condiciones de tiempo, modo y lugar pactados, durante el término del mismo y mientras subsistan obligaciones a cargo del(a) contratista, con el fin de obtener de los resultados esperados por la ERU al contratar la adquisición de bienes o servicios, para garantizar el cumplimiento de los fines estatales. 4.3. FINALIDADES. La supervisión o interventoría implica una posición imparcial; por lo tanto, su ejercicio debe ser consecuente con las siguientes finalidades:

Controlar. Se logra por medio de una labor de inspección, asesoría, supervisión, comprobación y evaluación, con el fin de establecer si la ejecución se ajusta a lo pactado.

Solicitar. Se materializa cuando se pide al(a) contratista oportunamente, que subsane de manera inmediata, incorrecciones, que no afecten la validez del contrato.

Exigir. Es la obligación de informar y exigir el debido cumplimiento de los términos y condiciones contractuales y de ser necesario el de las garantías constituidas para dicho fin.

Prevenir. Consiste en establecer que el control no está destinado exclusivamente a sancionar, sino a corregir los conceptos erróneos, impidiendo que se desvíe el objeto del contrato o el cumplimiento de las obligaciones adquiridas.

Colaborar. El(a) supervisor(a) o interventor(a) y el(a) contratista conforman un grupo de trabajo idóneo en cuya labor de conjunto se presentan dificultades que se resuelven con razones de orden técnico y lógico.

Absolver. En virtud del principio de inmediación, el(a) supervisor(a) o interventor(a) actúa como instrumento de consulta, encargado de resolver las dudas que se presentan en el desarrollo del contrato.

Verificar. Radica en establecer la situación y el nivel de cumplimiento del desarrollo contractual y se concreta mediante la realización de actividades relativas al control de calidad de los bienes y servicios, en lo referente a los compromisos adquiridos contractualmente.

55 Articulo 83, Ley 1474 de 2011 56 Articulo 83, Ley 1474 de 2011


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4.4. ALCANCE DE LA SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA. Desde el punto de vista documental, comprende la revisión y concatenación de los requisitos exigidos en los siguientes documentos que hacen parte integrante del contrato como un todo:

Estudios y documentos previos. Pliego de condiciones que sirvió de base para la solicitud de ofertas. Propuesta del(a) contratista, catálogos, especificaciones y demás documentos que la integran. Resolución de adjudicación (cuando ello aplique). Contrato y sus modificaciones. Que exista el Certificado de Registro Presupuestal, expedido por el(a) responsable del presupuesto. La garantía única, sus modificaciones, adiciones y demás pólizas del contrato. Que exista la aprobación de la garantía única, por parte del(a) Director(a) de Corporativo y Control

Interno Disciplinario, así como las modificaciones que se presenten durante la ejecución del contrato. Que exista constancia del pago de publicación del contrato, cuando aplique. Que exista constancia del pago del impuesto de timbre, cuando aplique. Actos administrativos que se produzcan en desarrollo del contrato.

Desde el punto de vista funcional, comprende básicamente dos campos:

FRENTE A LA ERU. La supervisión o interventoría comprende los aspectos relacionados con el ajuste de los bienes o servicios a las especificaciones, calidad, cantidad ofrecidas y contratadas, con la oportunidad de la entrega o prestación del servicio, su funcionalidad o uso natural al cual están destinados los bienes o servicios y el cumplimiento de los objetivos y funciones a cargo de la Empresa.

FRENTE AL CONTRATISTA. La supervisión o interventoría debe velar por el cumplimiento oportuno de las obligaciones contractuales por parte de la ERU, tales como entrega oportuna de información, materiales o bienes que se hayan pactado, pago de la contraprestación acordada ajustándose a la forma de pago y plazos contenidos, toma de decisiones y definición de situaciones a que haya lugar en términos razonables y mantenimiento de la ecuación contractual de manera que no se impongan mayores cargas a las inicialmente previstas y en caso de que se presenten tales situaciones adelantar los trámites a que haya lugar para obtener las autorizaciones previas y las adiciones, modificaciones o prórrogas correspondientes.

4.5. CALIDADES DEL(A) SUPERVISOR(A) O INTERVENTOR(A). El perfil que debe satisfacer el(a) servidor(a) público(a) que desempeñará las funciones de supervisor(a) estará acorde con a las particularidades del objeto contractual. Igualmente, establecerá las condiciones que deberá tener el(a) contratista para el cumplimiento de las labores de interventoría. Podrán ser supervisores(as) los(as) servidores(as) públicos(as) que ocupen cargos del nivel directivo o asesor de la planta global de cargos de la ERU, cuyas funciones tengan relación directa con la ejecución del objeto del contrato o convenio. 4.6. PRINCIPIOS QUE RIGEN LA SUPERVISIÓN Y LA INTERVENTORÍA. Sin perjuicio de los Principios Generales de la Contratación pública o privada, la supervisión y la interventoría desarrollarán su función con arreglo a los principios de eficiencia, economía, eficacia e imparcialidad, en especial. En tal sentido:

Cooperará con la ERU y con el(a) contratista en el logro de los objetivos contractuales pactados. Velará por la debida ejecución contractual, cumpliendo con los cronogramas establecidos,

manteniéndolos debidamente actualizados. Velará por que los recursos sean ejecutados en forma adecuada. Responderá por los resultados de su gestión. Verificará el cumplimiento de las condiciones técnicas, económicas y financieras del contrato. Mantendrá permanente comunicación con el(a) contratista y la ERU.


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Propenderá por que no se generen conflictos entre las partes y adoptará medidas tendientes a solucionar eventuales controversias.

Velará por que la ejecución del contrato no se interrumpa injustificadamente. 4.7. DESIGNACIÓN. La designación del supervisor(a) la efectuará el(a) Ordenador(a) del Gasto y se hará directamente en el texto de los contratos. Cuando se mencione una dependencia, se entenderá que el(a) supervisor(a) es el(a) titular de la misma. Por regla general, la supervisión será ejercida por servidores(as) públicos(as) de la ERU y eventualmente la interventoría podrá ser ejercida por contratistas en los siguientes casos:

Cuando la naturaleza del contrato a supervisar sea eminentemente técnica y la ERU no cuente con la infraestructura necesaria y/o con los(as) servidores(as) públicos(as) que posean los conocimientos especializados.

Cuando se trate de contratos de obra, que hayan sido celebrados como resultado de un proceso de licitación pública.

A falta de designación expresa en el contrato, el(a) Ordenador(a) del Gasto comunicará la designación en escrito separado. Oportunidad para designar el(a) supervisor(a) o interventor(a). La supervisión o interventoría se designará desde la fase precontractual, de manera que asegure su participación y conocimiento del proyecto, en la medida en que la complejidad de las labores a realizar en la ejecución del contrato así lo requiera. La participación del(a) supervisor(a) o interventor(a) en la fase precontractual, cuando a ello hubiere lugar, tendrá carácter eminentemente consultivo. En todo caso la contratación de la interventoría se hará de manera concomitante con la selección del(a) contratista, y será contratada con anticipación a la firma del contrato materia de la interventoría. NOTA 1: En los estudios previos de los procesos de selección de mayor cuantía de la ERU, con independencia de la modalidad de selección, la dependencia solicitante deberá pronunciarse sobre la necesidad o no de contratar la interventoría del citado proceso. NOTA 2: LA SUPERVISIÓN DE LAS LABORES DE INTERVENTORÍA. Para todos aquellos casos en los que la ERU haya contratado interventoría, se designará en la respectiva dependencia el(a) supervisor(a) que verificará el cumplimiento del contrato de interventoría y el desarrollo general del proyecto. Se entenderá que la supervisión será desempeñada por servidores(as) públicos(as) para efectuar seguimiento del proyecto con la finalidad de mantener permanentemente informado al(a) Ordenador(a) del Gasto de sus avances y las dificultades que se puedan presentar. Las funciones se ejercerán exclusivamente sobre la base de la información documental remitida por el(a) interventor(a). 4.7.1. Modificación de la designación de Supervisión. La solicitud de modificación de la designación de supervisión la realizará la dependencia solicitante a través del formato, Solicitud de Modificación Contractual, que se tramitará ante la Dirección Corporativa y CID la cual desarrollará las actividades señaladas en el procedimiento (Desarrollo Contractual - Modificación Contractual), adoptado en el Sistema Integrado de Gestión – SIG de la ERU. El documento de modificación será suscrito por el(a) Ordenador(a) del Gasto y el(a) contratista, y comunicado por la Dirección Corporativa y CID al(a) nuevo(a) supervisor(a) designado(a).


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4.8. ASPECTOS DE LA SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA. La supervisión o interventoría se ejerce de manera integral y conlleva al control del contrato desde el inicio de su ejecución hasta su terminación y liquidación (cuando este último aplique) sobre los siguientes aspectos: 4.8.1. Administrativo. Es el eje de la coordinación entre la ERU y el(a) contratista a efectos de la ejecución del contrato. 4.8.2. Técnico. Tiene por objeto la verificación, control y supervisión permanente de la calidad en la ejecución del objeto y las obligaciones pactadas en el contrato. 4.8.3. Financiero. Consiste en el seguimiento de los recursos financieros de los contratos, con el fin de que los pagos o desembolsos se efectúen en los términos y por las sumas pactadas en las cláusulas contractuales, evitando pagos adicionales o mayores valores ejecutados sin soporte presupuestal. 4.8.4. Legal. Consiste en el control y supervisión del cumplimiento de las normas, actos administrativos, y, en general del marco legal en que se desarrolle el contrato. 4.9. FUNCIONES DE LA SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA. El(a) supervisor(a) o interventor(a) del contrato, en ejercicio de sus funciones dentro del marco de los Principios Constitucionales contenidos en el artículo 209 y, de manera especial. en los mandatos de la Ley y sus decretos reglamentos, tendrá a cargo las siguientes funciones: 4.9.1. Generales.

Constatar que el(a) contratista haya cumplido con la totalidad los requisitos de ejecución y de los otros requisitos previos a la iniciación de la ejecución del objeto contractual.

Comprobar el cumplimiento de las normas técnicas, profesionales o específicas sobre la materia objeto de contrato.

Ejercer el control de calidad del objeto contratado, exigiendo el cumplimiento de normas, especificaciones, ofrecimientos presentados a la Empresa, procedimientos y demás condiciones contratadas.

Controlar las etapas del desarrollo contractual y certificar la prestación del servicio, la entrega de bienes o la ejecución de obras contratadas, cuando el caso así lo amerite.

Controlar que el(a) contratista cumpla oportunamente con las obligaciones contraídas en desarrollo del contrato, cuando a ello hubiere lugar y según la naturaleza del mismo.

Formular las recomendaciones que fueren del caso, tendientes a la debida ejecución contractual. Sustentar las decisiones que adopte o sugiere durante el ejercicio de sus actividades. Dejar constancia escrita de sus actuaciones. Guardar plena reserva con respecto a la información que conozca en ejercicio de las actividades a su

cargo. Informar, de manera inmediata y oportuna, al(a) Ordenador(a) del Gasto y a la Dirección Corporativa

y CID, cuando se produzcan incumplimientos parciales o totales de las obligaciones derivadas del contrato o de mala calidad de los bienes o servicios entregados, o irregularidades que se presenten durante la ejecución del contratos.

Si se hubiere presentado durante la ejecución de los contratos sobre los cuales ejerce supervisión o interventoría, problemas en el desarrollo de los mismos, deberá dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento de cada trimestre, remitir a la Dirección Corporativa y CID un informe en el que se indique la causa o situación que se viene presentando. Lo anterior, sin perjuicio de que ante cualquier situación anormal en la ejecución, se informe de manera oportuna a la citada Dirección.

Realizar el análisis general que sustente las solicitudes para la imposición de sanciones por incumplimiento.

Estudiar y analizar las reclamaciones presentadas por el(a) contratista y realizar las recomendaciones a que haya lugar con sujeción a las previsiones del respectivo contrato.


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Informar al Representante Legal de la ERU y a la Dirección Corporativa y CID de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato o cuando tal incumplimiento se presente.

Las demás que se requieran para procurar la debida, cumplida y oportuna ejecución del objeto contractual.

4.9.2. Control Financiero.

Verificar y revisar lo relacionado con el manejo de anticipos, pagos anticipados y pagos, en general, frente a lo ejecutado o entregado.

Verificar que el pago al equipo de trabajo asignado a la ejecución del contrato corresponda a lo ofertado por el(a) contratista y a lo contemplado en la normativa vigente que rija la materia.

Para autorizar los pagos estipulados en el contrato, el(a) supervisor(a) o interventor(a) deberá verificar que el(a) contratista haya realizado el pago de los aportes al Sistema General de Seguridad Social (Salud y Pensión), Riesgos Profesionales y de los aportes parafiscales, de conformidad con la normativa vigente57.

Supervisar la ejecución y el buen manejo de los recursos, en el evento que se pacte la entrega de una suma de dinero a título de anticipo para la ejecución del contrato.

Velar porque los pagos al(a) contratista se hagan oportunamente, de acuerdo con lo pactado en el contrato.

Verificar que el(a) contratista que tenga personal a cargo, cumpla con las obligaciones laborales en forma oportuna, frente al personal por él (ella) contratado, para la ejecución del objeto contractual.

Verificar la oportuna reclasificación en el régimen contributivo correspondiente, en el evento de cambio del mismo durante la ejecución del contrato.

Realizar la programación mensual, del PAC, en forma oportuna, de acuerdo con lo establecido sobre el particular al interior de la ERU.

Informar, dentro de los términos establecidos a la Dirección de Gestión Financiera, la programación y/o reprogramación del PAC necesaria para efectuar los pagos del contrato.

Realizar los trámites necesarios ante las dependencias competentes, con el fin de que se analice, evalúe y conceptúe sobre las solicitudes, peticiones, consultas y reclamaciones de tipo financiero que haga el(a) contratista y velar porque los mismos se resuelvan en los términos legales.

Verificar los documentos exigidos para los pagos. Revisar las cuentas y constatar que lo que se factura ha sido realizado y recibido a satisfacción. Verificar que cualquier adición, modificación al contrato que implique recursos, cuente con las

disponibilidades presupuestales. Aprobar el plan de inversión del anticipo. Realizar el informe mensual y final de inversión del anticipo. Asegurar la amortización del anticipo. Verificar la constitución de la fiducia o patrimonio autónomo, con el fin de garantizar que los recursos

del anticipo se apliquen exclusivamente a la ejecución del contrato correspondiente58. Velar por la correcta ejecución presupuestal del contrato. Verificar que los trabajos o actividades adicionales que impliquen aumento del valor del contrato

cuenten con la debida justificación técnica y el respaldo presupuestal y jurídico correspondiente. 4.9.3. Control Técnico.

Controlar las cantidades de obra, entregas y suministros. Verificar y controlar la calidad de los bienes o servicios contratados, así como de los equipos utilizados

para la ejecución del contrato. En ejercicio de esta función podrá solicitar al(a) contratista la realización de las pruebas necesarias para su verificación.

Controlar la programación o cronogramas de la ejecución de las actividades del contrato.

57 Ley 797 de 2003, Decreto 510 de 2003 Y Ley 1122 de 2006 58 Articulo 91, Ley 1474 de 2011


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Verificar que los integrantes del equipo de trabajo que ejecutan el contrato, corresponda al ofrecido y se mantenga durante la ejecución del contrato.

Verificar el cumplimiento de las medidas de seguridad en general. Vigilar el cumplimiento de los plazos contractuales, de entregas y la vigencia del contrato. Hacer seguimiento al cumplimiento de las obligaciones a cargo del(a) contratista, lo cual incluye la

verificación del cumplimiento de las especificaciones técnicas y demás condiciones previstas en la oferta, catálogos, pliegos de condiciones, adendas y las inherentes o propias de la naturaleza de los bienes o servicios contratados además de las obligaciones previstas en el contrato.

Hacer seguimiento al cumplimiento de las obligaciones específicas y generales a cargo del(a) contratista, lo cual incluye el requerimiento, revisión y aprobación de informes de actividades desarrolladas, productos entregados, cronogramas y demás documentos, que estén pactados en el contrato o que colaboren para su correcto desarrollo.

Vigilar que el suministro de bienes o servicios se haga sin exceder el valor del contrato, esto es, hasta la concurrencia del valor contratado, exclusivamente. Igualmente, no podrá autorizar modificación alguna que implique mayores costos, sin el trámite y aprobación previos del respectivo contrato de adición por parte del(a) Ordenador(a) del Gasto.

Emitir concepto técnico, efectuar la justificación y recomendación sobre la viabilidad o no de las modificaciones contractuales.

Hacer requerimientos oportunos, por escrito, al(a) contratista sobre el cumplimiento de las obligaciones contractuales.

Recomendar oportunamente la adopción de las medidas necesarias para mantener durante el desarrollo y ejecución del contrato las condiciones técnicas, económicas y financieras existentes al momento del ofrecimiento y celebración del mismo, para precaver y solucionar oportunamente las diferencias que puedan surgir con motivo del contrato y para evitar que por causas imputables a la Empresa sobrevenga una mayor onerosidad.

Informar a la Dirección Corporativa y CID sobre los hechos y razones presentadas en la ejecución del contrato, que puedan dar lugar a hacer efectivas las sanciones previstas en el contrato y/o en el presente Manual cuando exista mora o incumplimiento que puedan afectar la ejecución del objeto pactado y remitir toda la información a que haya lugar.

Presentar a la Dirección Corporativa y CID y sustentar ante las demás instancia definidas por la Empresa, los hechos y razones que originan la imposición de sanciones al(a) contratista.

Presentar el informe técnico a la Dirección Corporativa y CID, en caso de declaratoria de siniestro. Prestar colaboración y orientación al(a) contratista sobre las acciones y medidas que debe adoptar

para la correcta y debida ejecución del contrato. Solicitar al(a) contratista la información y documentos que se considere necesarios en relación con la

ejecución del contrato. Adelantar reuniones periódicas con el(a) contratista para analizar el estado de avance de ejecución,

constatar las dificultades que se presenten, acordar correctivos y hacer las recomendaciones pertinentes. De estas reuniones se levantarán actas, las cuales deberán suscribirse por el(a) contratista y el(a) supervisor(a) o interventor(a).

Dar aviso de cualquier eventualidad que pueda afectar el equilibrio económico del contrato, con el fin de precaver eventuales reclamaciones en contra de la Empresa.

Presentar por escrito al(a) contratista las observaciones y recomendaciones que estime oportunas y procedentes para el mejor cumplimiento del contrato, debiendo, igualmente, impartir las instrucciones perentorias que sean necesarias para garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales.

El(a) supervisor(a) o interventor(a) es responsable frente a la Empresa por los recibos que del objeto contractual realice, total o parcialmente, al(a) contratista, sin eximir a éste(a) de sus responsabilidades, por los daños o perjuicios ocasionados en el evento de deficiencia o fallas en parte o en la totalidad de las actividades, bienes o servicios consignados en actas de recibo.

Prestar apoyo al(a) contratista, orientándolo(a) sobre la mejor manera de cumplir sus obligaciones, informándolo sobre los trámites, procedimientos y reglamentos de la Empresa.

Servir de enlace entre el(a) contratista y las dependencias de la Empresa para despejar cualquier obstáculo que se presente en la ejecución del contrato.


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Certificar el cumplimiento de las obligaciones verificando lo pactado, la calidad técnica, la observancia de cronogramas de trabajo y demás obligaciones contractuales como requisito para los pagos parciales o finales, a través del formato Certificación de Cumplimiento para Pago.

El(a) supervisor(a) o interventor(a) no podrá recibir bienes o servicios realizados por el(a) contratista, después de terminado el plazo de ejecución del contrato.

Suscribir con el(a) contratista las actas de entrega parcial y recibo final de los bienes o servicios contratados.

Presentar informes que solicite el(a) Ordenador(a) del Gasto sobre el estado de avance del contrato. Recomendar al(a) Ordenador(a) del Gasto la utilización los mecanismos alternativos de solución de

controversias, para efectos de superar las dificultades que se presenten. Verificar y aprobar la localización de los trabajos y de sus condiciones técnicas para iniciar y

desarrollar el contrato. Igualmente, constatar, según el caso, la existencia de planos, diseños, licencias, autorizaciones, estudios, cálculos, especificaciones y demás consideraciones técnicas que estime necesarias para suscribir el acta de iniciación y la ejecución del objeto pactado.

Controlar e inspeccionar permanentemente la calidad de la obra, equipos, materiales, bienes, insumos y productos; ordenar y supervisar los ensayos o pruebas necesarias para el control de los mismos.

Verificar, cuando a ello hubiere lugar, el reintegro a la ERU de los equipos, elementos y documentos suministrados por la Empresa y constatar su estado y cantidad.

Certificar el cumplimiento del contrato en sus diferentes etapas de ejecución. 4.9.4. Control Administrativo.

Elaborar y suscribir el Acta de Inicio, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la comunicación remitida por la Dirección Corporativa y CID en la que se informa el cumplimiento por parte del(a) contratista de los requisitos para el inicio de ejecución del contrato.

Remitir a la Dirección Corporativa y CID el original del Acta de Inicio y demás documentos que se suscriban con el(a) contratista, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la suscripción.

Cuando el(a) contratista se abstuviere de suscribir alguna de las actas, el(a) supervisor(a) o interventor(a) le reiterará la solicitud por correo certificado, otorgándole un plazo perentorio de TRES (3) días hábiles para su suscripción. De no atender el requerimiento, se informará de este hecho a la Dirección Corporativa y CID para los fines pertinentes.

Establecer mecanismos ágiles y eficientes para el desarrollo de la supervisión o interventoría a su cargo.

Evitar que sus decisiones interfieran injustificadamente en las acciones del contratista. Integrar los comités a que haya lugar y participar de manera activa y responsable en su

funcionamiento, dejando constancia de las diferentes reuniones que se celebren y decisiones que se adopten.

Exigir el cumplimiento de las normas de seguridad, higiene, salud ocupacional y ambiental que sean aplicables. Adelantar cualquier otra actuación administrativa necesaria para la correcta administración del contrato.

Informar oportunamente los atrasos o situaciones o, en general, cualquier hecho que pueda dar origen a la toma de acciones de tipo contractual y/o aplicación de sanciones y, en general, al inicio y desarrollo de las actividades judiciales o extrajudiciales respectivas.

Informar al(a) Ordenador(a) del Gasto y a la Dirección Corporativa y CID las circunstancias y hechos que considere afectan la conducta transparente y ética de los servidores públicos y contratistas.

Emitir los conceptos necesarios tendientes a preparar las respuestas a los requerimientos o información solicitada por entes de control internos y externos, así como por autoridades judiciales.

Vigilar que las obligaciones pactadas se cumplan dentro del plazo previsto para el efecto. En caso de no cumplirse lo antes indicado, deberá informar al(a) Ordenador(a) del Gasto y la Dirección Corporativa y CID indicando los hechos y las razones del incumplimiento, sugiriendo las acciones correctivas o sancionatorias a que haya lugar.

Elaborar y suscribir las actas de inicio, de reinicio, de reunión y de seguimiento de la ejecución contractual, de recibo final y demás a que haya lugar.


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Velar por la actualización de la vigencia de los amparos de la garantía única constituida con una duración igual al plazo de ejecución y hasta la liquidación del contrato, como mínimo, en los términos pactados para cada uno de ellos.

Cuando se presente incumplimiento por parte del(a) contratista de las obligaciones pactadas contractualmente, el(a) interventor(a) del contrato informará al(a) supervisor(a), señalando las obligaciones incumplidas, y enviará copia a la Dirección Corporativa y CID.

Cuando se presente incumplimiento por parte del(a) contratista de las obligaciones pactadas contractualmente, el(a) supervisor(a) del contrato remitirá comunicación escrita al(a) contratista, señalando las obligaciones incumplidas, y enviará copia a la Dirección Corporativa y CID.

Cuando el contrato cuente con garantía, el supervisor(a) enviará copia de esta comunicación al garante y a la Dirección Corporativa y CID.

Enviar los originales de todos los documentos que se produzcan en relación con la ejecución del contrato a la Dirección Corporativa y CID, con el fin de que hagan parte de la carpeta única del contrato.

Llevar un archivo ordenado cronológicamente de todos los documentos del contrato y de la correspondencia que se produzca en desarrollo de la ejecución del mismo, sin perjuicio de lo estipulado en la viñeta anterior.

Elaborar y suscribir el Acta de Recibo Final, del contrato junto con el(a) contratista, que servirá de base para la liquidación del mismo dentro de los plazos establecidos para tal fin.

Tramitar a través de la Dirección Corporativa y CID, la elaboración del, Acta de Terminación y Liquidación, de conformidad con lo establecido en el procedimiento (Desarrollo Postcontractual - Liquidación de Mutuo Acuerdo de Contratos y Convenios), adoptado en el Sistema Integrado de Gestión -SIG- de la ERU.

Deberá adelantar todas las gestiones posibles a fin de que el Acta de Terminación y Liquidación sea suscrita por el(a) contratista.

Suscribir junto con el(a) contratista, el Acta de Terminación y Liquidación. Las demás que, de conformidad con la normatividad vigente y con su naturaleza, correspondan a la

función de supervisión o interventoría. 4.10. DOCUMENTOS EN QUE DEBE FUNDAMENTARSE LA GESTIÓN DE INTERVENTORÍA O SUPERVISIÓN. La supervisión o interventoría debe basarse en los siguientes documentos:

Estudios y documentos previos, pliego de condiciones y adendas, documentos que integran la propuesta y resolución de adjudicación, según corresponda

Contrato y modificaciones. Información contenida en el memorando de remisión de documentos para supervisión o interventoría. Acta de inicio y demás actas que se generen durante el desarrollo de las diferentes etapas de la

actividad contractual. Actos administrativos y demás documentos que se produzcan en desarrollo de la ejecución del

contrato. La Ley 80/1993, la Ley 1150/2007, sus decretos reglamentarios y demás disposiciones legales o

reglamentarias vigentes, Código Civil y Código de Comercio. Ley 1474 de 2011. Procedimientos internos documentados y adoptados en el Sistema Integrado de Gestión – SIG de la

ERU. Los demás que se requieran para el ejercicio de la supervisión o interventoría.

4.11. MANEJO DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL.

Toda la información que se genere por causa o con ocasión de las actividades de supervisión o interventoría, será incorporada a la carpeta única del contrato que reposa en la Dirección Corporativa y CID.


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En desarrollo del Principio de Equivalencia Funcional de que trata el artículo 6 de la Ley 527 de 1999, durante el desarrollo de las actividades de supervisión o interventoría, las personas naturales o jurídicas designadas para tal efecto, podrán ejercer las actividades que le son propias a través de documentos electrónicos, los cuales deberá anexar a la carpeta única del respectivo contrato.

En el evento en el cual cualquier otra dependencia de la ERU genere comunicaciones al(a) contratista, éstas deberán ser remitidas a la Dirección Corporativa y CID, para que se incorpore en la carpeta única del contrato.

4.12. ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS A CARGO DE LA SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA. Sin perjuicio de las actividades a su cargo, según lo dispuesto en los numerales anteriores, los(as) supervisores(as) o interventores(as) deberán ajustarse a los procedimientos que a continuación se mencionan: Etapa contractual. Una vez perfeccionado el contrato correspondiente y durante la ejecución contractual, el(a) supervisor(a) o interventor(a) deberá adelantar las siguientes gestiones específicas:

El(a) supervisor(a) o interventor(a) del contrato no autorizará el inicio de la ejecución contractual antes de que se cumplan los requisitos legal o contractualmente previstos para el efecto.

En caso de que el(a) supervisor(a) o interventor(a) constate el incumplimiento de las obligaciones a cargo del(a) contratista y no sea posible obtener su cumplimiento a través de las actividades ordinarias de supervisión o interventoría, deberá dar aviso inmediato a la Dirección Corporativa y CID, a fin de que esta dependencia evalúe la situación. En la comunicación respectiva, el(a) supervisor(a) o interventor(a) describirá con detalle los hechos que han motivado tal aviso, señalando, si es del caso, el tipo de daños sufridos por la ERU, así como su cuantía. En caso de que el tipo de daños y su cuantía no pueda definirse con exactitud al momento de la comunicación, el(a) supervisor(a) o interventor(a) deberá presentar un estimativo aproximado.

Al(a) supervisor(a) o interventor(a) del contrato le corresponde tramitar y autorizar los pagos a favor del(a) contratista cumpliendo para ello las disposiciones contractuales y las demás condiciones previstas legalmente.

El(a) supervisor(a) o interventor(a) deberá verificar la correcta inversión del anticipo en los casos en los que este se hubiese previsto.

Etapa postcontractual. Una vez terminado el contrato por cualquiera de las causas legal o contractualmente establecidas, el(a) supervisor(a) o interventor(a) deberá adelantar el siguiente procedimiento:

En el momento en que se termine o deba terminarse el contrato, deberá dar aviso de tal circunstancia a través del envío del Acta de Recibo Final, a la Dirección Corporativa y CID para que se proceda a elaborar el Acta de Terminación y Liquidación. Dicho aviso deberá estar acompañado del informe de supervisión o interventoría correspondiente si a ello hubiera lugar.

En caso de que el Acta de Terminación y Liquidación, no pueda ser suscrita por la totalidad de las partes, deberá elaborarse, a solicitud del(a) supervisor(a) o interventor(a) del contrato, un documento en el que se deje constancia de las causas de la terminación y la fecha de la misma.

El(a) supervisor(a) o interventor(a) del contrato elaborará la liquidación financiera y el balance de la ejecución contractual con fundamento en los informes y certificaciones requeridas para el efecto, incluyendo la constancia de pagos expedida por la Dirección Corporativa y CID (Área de Tesorería). Tal liquidación, acompañada de los soportes documentales correspondientes, será remitida por el(a) supervisor(a) o interventor(a) a la Dirección Corporativa y CID, para su revisión a fin del elaborar el Acta de Terminación y Liquidación. Los soportes documentales remitidos por el(a) supervisor(a) o interventor(a) del contrato deberán dar cuenta del nivel de cumplimiento del objeto y las obligaciones adquiridas por el(a) contratista, incluyendo un informe que indique claramente como fue desarrollado el respectivo contrato.


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Una vez elaborada el Acta de Terminación y Liquidación, por la Dirección Corporativa y CID, el(a) supervisor(a) o interventor(a) procederá a suscribirla. Así mismo, el(a) supervisor(a) o interventor(a) del contrato deberá adelantar todas las gestiones posibles a fin de que el, Acta de Terminación y Liquidación, sea suscrita por el(a) contratista.

El(a) supervisor(a) o interventor(a) del contrato remitirá a la Dirección Corporativa y CID el Acta de Terminación y Liquidación, debidamente suscrita por él y por el(a) contratista, a fin de que ésta adelante los trámites siguientes.

En el caso de que la liquidación deba llevarse a cabo unilateralmente, el(a) supervisor(a) o interventor(a) deberá seguir el mismo procedimiento previsto en este numeral con excepción del trámite de suscripción por parte del(a) contratista.

Si el contrato no fue ejecutado a satisfacción y de conformidad con lo previsto contractualmente, el(a) supervisor(a) o interventor(a) deberá solicitar a la Dirección Corporativa y CID la adopción de las medidas a que haya lugar y la declaratoria de siniestro ante la aseguradora, si fuere del caso.

NOTA: El(a) supervisor(a) o interventor(a), hará un seguimiento al cumplimiento de las obligaciones exigibles con posterioridad a la liquidación del contrato, tales como la garantía de calidad y estabilidad, el suministro de repuestos y el pago de salarios y prestaciones sociales. En caso de presentarse incumplimiento en las referidas obligaciones, coordinará con la Dirección Corporativa y CID las acciones administrativas y judiciales que correspondan. 4.13. PROHIBICIONES DE LA SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA. Son prohibiciones de los(as) supervisores(as) o interventores(as):

Autorizar el inicio de las actividades propias del contrato, sin el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución.

Autorizar cambios o modificaciones de lo pactado en el contrato, sin la autorización previa del(a) Ordenador(a) del Gasto.

Autorizar mayores o menores cantidades de obras, bienes o servicios, sin la autorización del(a) Ordenador(a) del Gasto.

Autorizar la ejecución de obligaciones pendientes del contrato, una vez terminado el plazo de ejecución del mismo.

Transar, de manera directa, las diferencias que se presenten durante el término de ejecución del contrato.

Conciliar divergencias que surjan de la ejecución del contrato. Solicitar y/o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas, favores o cualquier

otra clase de beneficios o prebendas de la ERU o del(a) contratista. Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo. Entrabar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los particulares en

relación con el contrato. Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o indirectamente en el

contrato. Permitir indebidamente el acceso de terceros a la información del contrato. Gestionar indebidamente a título personal asuntos relativos con el contrato. Exigir al(a) contratista renuncias a cambio de modificaciones o adiciones al contrato. Exonerar al(a) contratista de cualquiera de sus obligaciones. Celebrar acuerdos o suscribir documentos que tengan por finalidad o como efecto establecer

obligaciones a cargo de la ERU, salvo aquellas relacionadas directamente con la actividad de supervisión o interventoría y que no modifiquen, adicionen o prorroguen las obligaciones a cargo de la ERU.


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4.14. RESPONSABILIDAD DEL(A) SUPERVISOR(A) O INTERVENTOR(A).

Los(as) supervisores(as) o interventores(as) o responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente por sus acciones u omisiones en la actividad contractual, en los términos de la constitución y la ley59.

Para efectos penales, el(a) interventor(a) es considerado como particular que cumple funciones públicas. Por lo tanto, está sujeto a la responsabilidad que en materia penal señala la ley para los(as) servidores(as) públicos(as).

Los(as) interventores(as) que no hayan informado oportunamente al Ordenador(a) del Gasto la ERU de un posible incumplimiento del contrato vigilado o principal, parcial o total de alguna de las obligaciones a cargo del(a) contratista, será solidariamente responsable con éste de los perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento por los daños que le sean imputables al(as) interventores(as).

Cuando el(a) Ordenador(a) del Gasto, sea informado(a) por los posible incumplimientos de un(a) contratista y no conmine al cumplimiento de lo pactado o adopte las medidas necesarias para salvaguardar el interés general y los recursos públicos involucrados, será responsable solidariamente con éste, de los perjuicios que se ocasionen.

59 Artículos 51, 53, 56, Ley 80 de 1993, Numeral 34 Artículo 48 y Artículo 53, Ley 734 de 2002 – Código Disciplinario Único – Art 82, Ley 1474 de 2011


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CAPÍTULO V

DE LOS COMITÉS

5.1. COMITÉ DE CONTRATACIÓN. El Comité de Contratación de la ERU, como órgano asesor y consultivo, tendrá como propósito principal definir los lineamientos que regirán el proceso contractual al interior de la ERU y que garantizará el desempeño armónico de las distintas dependencias de la Secretaria en la gestión contractual. 5.1.1. Conformación. El Comité de Contratación estará integrado por:

El(a) Gerente(a) General, quien lo presidirá. El(a) Director(a) Corporativo(a) y CID. El(a) Director(a) Jurídico(a). El(a) Director(a) Técnico(a). El(a) Director(a) Financiero(a). El(a) Director(a) Comercial. El(a) Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones El(a) Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

NOTA 1: Los titulares de los cargos antes enunciados, serán asistentes permanentes a las sesiones que deba adelantar el Comité de Contratación de la ERU, con voz y voto. NOTA 2: En caso de ausencia del(a) Gerente(a) General, la sesión del Comité de Contratación será presidida por el(a) Director(a) Corporativo(a) y CID. Nota 3: Igualmente, serán a asistentes permanentes a las sesiones que deba adelantar el Comité de Contratación de la ERU, con voz pero sin voto, un profesional de:

Dirección Corporativa y CID (Área Presupuesto). Deberá realizar la verificación de: (i) que los objetos propuestos están acordes con el rubro presupuestal de funcionamiento; (ii) que tengan relación con los conceptos del gasto de la Empresa, y (iii) que la sumatoria de los mismos no sobrepasen el valor asignado a cada rubro presupuestal de funcionamiento. Estas funciones deben realizarse de manera previa a la sesión del Comité de Contratación.

Dirección Corporativa y CID (Área de Talento Humano). Deberá revisar que los objetos propuestos para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, no se enmarca dentro de las prohibiciones dadas por la sentencia C-614 de 2009 de la Corte Constitucional. Estas funciones deben realizarse de manera previa a la sesión del Comité de Contratación.

NOTA 4: El Jefe(a) de la Oficina Asesora de Control Interno, podrá asistir como veedor(a) del proceso, con voz pero sin voto. NOTA 5: El Comité de Contratación podrá invitar a las reuniones a otros(as) servidores(as) públicos(as) de la ERU o a representantes de otras Empresa cuando, a su juicio, el concepto de estos sea necesario para la toma de decisiones; los mismos podrán asistir con voz pero sin voto. 5.1.2. Funciones. Son funciones del Comité de Contratación:

Aprobar y adoptar el Plan de Contratación de la ERU, teniendo en cuenta la misión y objetivos de la Empresa, el plan estratégico institucional y los planes operativos que lo desarrollan.

Aprobar las modificaciones al Plan de Contratación de la ERU.


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NOTA: No requerirá aprobación por parte del Comité de Contratación los cambios de fecha inicio de trámite. 5.1.3. Presidencia del Comité de Contratación. Estará en cabeza del Gerente(a) General de la ERU y tendrá las siguientes funciones:

Presidir las reuniones que realice el Comité, y Suscribir las actas del Comité.

5.1.4. Secretaría del Comité de Contratación. Estará en cabeza del(a) Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y tendrá las siguientes funciones:

Citar a los miembros del comité por solicitud del Presidente o de dos (2) de sus miembros y enviar el correspondiente orden del día, señalando el lugar, la fecha y la hora de la reunión.

Invitar a servidores(as) o representantes de la ERU o de otras Empresa cuando sea indispensable para la toma de decisiones.

Elaborar las actas de reunión del comité, las cuales se numerarán consecutivamente con indicación de la fecha, la relación de los temas tratados, aprobados y no aprobados, en la respectiva reunión.

Las actas de reunión del comité, una vez aprobadas, serán suscritas por el(a) Presidente(a) y el(a) Secretario(a) del Comité.

Responder por la custodia, archivo y registro de las actas, una vez aprobadas y firmadas, así como por sus anexos y demás documentos.

Elaborar y suscribir las notas aclaratorias a las actas del Comité de Contratación, cuando haya lugar a ello.

Recibir y analizar las solicitudes de cambio de fecha inicio de trámite; de ser viables, hacer el trámite para el respectivo ajuste al Plan de Contratación.

5.1.5. Sesiones del Comité de Contratación. El Comité de Contratación de la ERU sesionará así:

Virtualmente, en los eventos en que sea citado bajo esta modalidad y así se requiera. Requerirá de la asistencia de la mayoría absoluta de sus integrantes, es decir, de la asistencia de por

lo menos cinco (5) de ellos(as) (Quórum deliberatorio – dentro del quórum debe estar el(a) Gerente(a) General o el(a) Director(a) Corporativo y CID).

Las decisiones se aprobarán con la mayoría absoluta de los(as) asistentes al Comité de Contratación, es decir, con el voto favorable de la mitad más uno de los(as) miembros asistentes al mismo (Quórum decisorio).

En el evento en que uno(a) de los(as) integrantes del Comité de Contratación se encuentre encargado(a) de uno o más de las áreas que integran el comité, se observarán las siguientes reglas: (i) el quórum deliberatorio se contará por el número de cargos, y (ii) el quórum decisorio por el número de servidores(as) públicos(as), asistentes a la sesión del Comité de Contratación.

Una vez verificado el quórum se dará inicio a la sesión y se someterá el orden del día a la aprobación de los(as) asistentes, dejando constancia de las modificaciones a que haya lugar.

Cuando por alguna circunstancia un(a) integrante del Comité de Contratación deba retirarse del recinto antes de finalizar la sesión, lo informara al(a) Presidente, quien dejará la correspondiente constancia en el acta.

Durante el desarrollo de la respectiva sesión, el(a) Secretario presentará una relación sucinta de los temas a tratar por el Comité de Contratación.

Durante la sesión y cuando así lo solicite cualquiera de los(as) integrantes del Comité de Contratación, se procederá a verificar el quórum. En caso de no corresponder al requerido para sesionar, el(a) Presidente(a) levantará la sesión y dejará constancia del hecho en el acta.


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NOTA 1: Cuando no se trate alguno de los puntos del orden del día o se traten algunos distintos a los inicialmente aprobados en el orden del día y sobre ellos se decida, se dejará constancia de este hecho en la respectiva acta. NOTA 2: La no asistencia a las sesiones del Comité de Contratación por parte de sus integrantes, no exime de responsabilidad al(a) miembro ausente. 5.2. COMITÉ EVALUADOR. 5.2.1. FINALIDAD. Tendrá el carácter de asesor del(a) Ordenador(a) del Gasto y será el que le recomendará el sentido de la decisión a adoptar (adjudicación o declaratoria de desierto) de los procesos de selección puestos a su consideración, de conformidad con la verificación de los requisitos habilitantes y evaluación de las propuestas presentadas dentro del mismos. 5.2.2. ASPECTOS GENERALES.

Los(as) miembros de los Comités Evaluadores que se designen al interior de la ERU para la verificación de requisitos habilitantes y evaluación de las propuestas presentadas dentro de los procesos de selección que se adelanten, están sujetos a las causales de inhabilidad o incompatibilidad o conflicto de intereses, establecidas en la Constitución Política y en la ley.

El carácter asesor del comité no lo exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada. Las decisiones adoptadas por los(as) miembros del comité respecto de la evaluación de las ofertas

efectuadas, se constituyen en recomendación al(a) Ordenador(a) del Gasto. El(a) Ordenador(a) del Gasto de la Empresa, de manera motivada, podrá apartarse de las

recomendaciones que realice el comité evaluador. 5.2.3. INTEGRACIÓN. En los casos que la normativa vigente establezca que para la verificación de requisitos habilitantes y evaluación de las propuestas presentadas dentro de los procesos de selección que adelante la ERU, se haga necesario conformar Comité Evaluador en Contratación, el mismo estará integrado por los siguientes miembros:

Director(a) Jurídico(a). Un(a) (1) profesional de la Dirección Corporativo y CID. Director(a) o Jefe(a) de Oficina, de la dependencia solicitante. Dos (2) profesionales de la dependencia solicitante o particular contratado para hacer la evaluación.

NOTA 1: Para los casos que se incluya la verificación y cumplimiento de información y/o aspectos financieros, se adicionarán a los anteriores, los siguientes servidores públicos:

Director(a) Financiero(a). Un(a) (1) profesional de la Dirección Financiera.

El(a) Director(a) de la Dirección Financiera quien informará a la Dirección Corporativa y CID el nombre del(a) servidor(a) público(a) que conformara el Comité Evaluador por la parte financiera, así como el nombre de otro(a) servidor(a) público(a) que remplazará al(a) principal en evento de ausencia temporal o definitiva del(a) profesional inicialmente asignado(a). Queda entendido que, con independencia de la modalidad de selección por la que se adelante el proceso de contratación, los(as) servidores(as) públicos(as) del Comité Evaluador, encargados(as) de adelantar verificación y cumplimiento de información y/o aspectos financieros, solo actuarán hasta la etapa en que se solicite a los(as) interesados(as), en participar, el cumplimiento de tales requisitos.


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NOTA 2: Para los procesos de selección adelantados por la modalidad de contratación directa no se conformará Comité Evaluador y bastará la recomendación efectuada por el(a) titular de la dependencia solicitante al(a) Ordenador(a) del Gasto, previo el cumplimiento de los requisitos establecidos por la normativa vigente, a lo dispuesto en el presente Manual y al procedimiento (DESARROLLO PRECONTRACTUAL – PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN) adoptado en el Sistema Integral de Gestión – SIG de la ERU. NOTA 3: Cuando por la complejidad del tema no se cuente dentro de la planta global de la Empresa con el profesional experto, podrá la ERU contratar a un(a) particular para adelantar la evaluación de las propuestas presentadas para el respectivo proceso de contratación. La selección de esta persona se hará a través de la modalidad de contratación directa – contrato de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, y su vinculación contractual no se extenderá más allá de la finalización de la etapa precontractual del proceso, esto es, hasta la recomendación que se dé al(a) Ordenador(a) del Gasto, sobre la adjudicación o declaratoria de desierto del proceso. NOTA 4: La dependencia solicitante, a través de la, Solicitud para Contratar Bienes y Servicios, informará el nombre de los(as) servidores(as) públicos(as) que conformarán el Comité Evaluador por la parte técnica, así como el nombre de otro(a) servidor(a) público(a) que remplazará al principal en evento de ausencia temporal o definitiva de uno de los(as) profesionales inicialmente asignados. 5.2.4. DESIGNACIÓN. De acuerdo con la información suministrada, será la Dirección Corporativa y CID, la que antes de publicar el proyecto de pliego de condiciones del respectivo proceso de selección, elaborará el correspondiente documento de designación del Comité Evaluador. En el evento que exista la necesidad de reasignar los(as) miembros del Comité, la dependencia que así lo requiera, deberá informar por escrito a la Dirección Corporativa y CID dicha situación e indicar los nombres de los(as) nuevos(as) miembros, con el fin de que ésta elabore el documento de reconformación del Comité Evaluador. 5.2.5. FUNCIONES. El Comité, tendrá las siguientes funciones:

Responder, desde el ámbito de su competencia, las respuestas a las observaciones presentadas dentro del proceso de selección.

Elaborar el informe de verificación y de evaluación de las ofertas presentadas dentro de los procesos adelantados mediante las modalidades de convocatoria pública, en sus aspectos jurídicos, financieros, técnicos y económicos, de conformidad con los criterios de evaluación previamente establecidos en el pliego de condiciones y dentro de los términos previstos en dicho documento.

Corresponderá al(a) Director(a) Jurídico y al(a) profesional de la Dirección Corporativo y CID, la verificación del cumplimiento de los requisitos jurídicos definidos como habilitantes, toda vez que los mismos no son sujeto de asignación de puntaje, razón por la cual su conclusión se hará con las expresiones “HABILITADO O NO HABILITADO”.

Corresponderá al(a) Director(a) y profesional de la Dirección Financiera, la verificación del cumplimiento de los requisitos financieros definidos como habilitantes, toda vez que los mismos no son sujeto de asignación de puntaje, razón por la cual su conclusión se hará con las expresiones “HABILITADO O NO HABILITADO”.

Corresponderá al(a) Director(a) y profesionales del área solicitante, la verificación de los aspectos relativos a la experiencia, organización, así como de los de carácter técnico y económicos; además, realizará la evaluación (asignación de puntaje) a las propuestas presentadas, cuando a ello hubiere lugar.

Emitir los conceptos necesarios según su área en el marco del proceso de contratación.


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Asistir a las sesiones programadas del Comité y suscribir las respectivas actas, de lo cual se dejará por escrito todas las decisiones que emitan los(as) miembros del Comité Evaluador.

Asistir a las audiencias de los procesos de convocatoria pública y suscribir las respectivas actas. Recomendar al(a) Ordenador(a) del Gasto las decisiones a adoptar de acuerdo con la evaluación

efectuada. Presentar al(a) Ordenador(a) del Gasto, un resumen del proceso junto con la evaluación final y la

recomendación a que haya llegado el Comité, previo a la audiencia de adjudicación o declaratoria de desierto.

5.2.5.1. Decisiones del Comité Evaluador. en el ejercicio de su función, los(as) miembros del Comité Evaluador observarán los principios Constitucionales, legales, éticos y propios de la contratación estatal, así como lo establecido en la Ley, y los decretos reglamentarios de las mismas o las normas que modifiquen o sustituyan las anteriores. Para tomar su decisión de recomendación, atenderán a lo previsto, entre otros, todos aquellos documentos y actos administrativos que se expidan con anterioridad a la toma de la respectiva decisión dentro del proceso de selección puesto a su consideración. Por regla general las decisiones adoptadas por los(as) miembros del Comité Evaluador de la ERU se tomarán por mayoría absoluta, es decir, con el voto coincidente de la mitad más uno de los(as) miembros asistentes al mismo, lo cual constará en el acta de recomendación que será suscrita por todos(as) sus integrantes. No obstante lo anterior, cualquier miembro del Comité Evaluador podrá apartarse de la decisión adoptada por el cuerpo colegiado, para lo cual, en escrito anexo al acta de recomendación, dejará las constancias a que haya lugar, debidamente motivadas. En el evento en el cual el(a) Ordenador(a) del Gasto de la ERU no acoja la recomendación efectuada por el Comité Evaluador, deberá justificarlo en el acto administrativo motivado. 5.2.6. Convocatoria. El(a) profesional de la Dirección Corporativo y CID será el(a) encargado(a) de convocar a los(as) miembros del mismo, dando a conocer los temas a tratar en cada sesión cuya asistencia es de carácter obligatoria. A las sesiones del Comité, podrán asistir como invitados(as) para suministrar información o ilustrar en casos específicos, las personas que hayan servido de apoyo a los(as) miembros del comité, en la verificación de las condiciones jurídicas, de experiencia, organización, y financiera y en las evaluaciones técnicas y económicas. 5.2.7. Contenido de las Actas de Recomendación. Las actas de recomendación del Comité Evaluador, no tendrán numeración alguna y contendrán en su texto como mínimo lo siguiente:

Evaluación preliminar y/o informe de verificación de requisitos habilitantes. Cuadro consolidado de la evaluación preliminar y/o informe de verificación de requisitos habilitantes. Observaciones formuladas a estos informes y las respuestas dadas a las mismas. Conclusión definitiva de cada una de las ofertas. Cuadro consolidado de la evaluación definitiva y/o informe definitivo de verificación de requisitos

habilitantes. El acta de recomendación, junto con sus alcances (si a ello hubiera lugar), hará parte integral de la resolución de adjudicación o declaratoria de desierta del respectivo proceso de selección.


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CAPÍTULO VI

SANCIONES El incumplimiento total o parcial por parte del(a) contratista del objeto y de las obligaciones contractuales lo puede hacer acreedor a la imposición de las sanciones establecidas en este Manual y en la normativa vigente que regula la materia. La actuación administrativa que imponga la sanción se sujetará a lo señalado en el Código Contencioso Administrativo, en el Código de Procedimiento Civil y en la Ley 1474 de 2011 o en la norma que la sustituye, modifique o complemente. En todos los casos, se garantizará al(a) contratista el debido proceso y el derecho de defensa 60. 6.1. SANCIONES QUE PUEDE APLICAR LA EMPRESA FRENTE AL INCUMPLIMIENTO DEL CONTRATISTA.

MULTAS. Procede su imposición en los casos en los cuales el(a) contratista ejecute en forma tardía sus obligaciones o las incumpla parcialmente. Podrá hacerse efectiva de los saldos debidos al(a) contratista y se impondrá sin perjuicio de que se pueda imponer y cobrar la cláusula penal, hacer efectivas las garantías y declarar el incumplimiento o caducidad, según sea el caso. Las multas tienen por objeto conminar al(a) contratista para que cumpla con sus obligaciones en los términos de la oferta y del contrato. La imposición de multas solo procede en los contratos en ejecución.

CLÁUSULA PENAL. En caso de incumplimiento por parte del(a) contratista o declaratoria de caducidad, éste deberá pagar a la ERU, a título de pena, la suma establecida en el contrato y su valor se imputará al pago de los perjuicios causados. Podrá hacerse efectiva de los saldos debidos al(a) contratista o de las garantías o, si no fuere posible, se hará efectiva por la vía judicial. Esta suma se tendrá como pago parcial pero no definitivo de los perjuicios que reciba la Empresa por el incumplimiento. Se estipula de forma anticipada en el contrato y tiene por objeto resarcir los daños y perjuicios producidos por el atraso o incumplimiento de lo pactado como obligaciones para desarrollar el objeto contractual. En caso de incumplimiento por parte del(a) contratista o declaratoria de caducidad, éste deberá pagar a la ERU, a título de cláusula penal pecuniaria como estimación anticipada de perjuicios, una suma equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato. Podrá hacerse efectiva de los saldos debidos al(a) contratista o de las garantías o, si no fuere posible se hará efectiva por la vía judicial. Esta suma se tendrá como pago parcial pero no definitivo de los perjuicios que reciba la ERU por el incumplimiento. En todo, caso la ERU se reserva el derecho a reclamar los perjuicios sufridos en exceso del valor pagado a título de pena y a exigir el cumplimiento de la obligación incumplida.

CADUCIDAD. Puede declararse cuando el incumplimiento de las obligaciones por parte del(a) contratista, afecta de manera grave y directa la ejecución del contrato y se evidencia que puede conducir a su paralización. La declaratoria de caducidad es una decisión que puede adoptar la administración, haciendo uso de una facultad legal exorbitante, ante la presencia de una de las causales previstas por el Estatuto

60 Artículo 17, Ley 1150 de 2007


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Contractual, que tiene por efecto dar por terminado unilateralmente el contrato, en el estado en que se encuentra, ordenando su liquidación, sin indemnización alguna para el(a) contratista61. La declaratoria de caducidad, procede, aunque se haya vencido el plazo de ejecución es decir que la misma tiene lugar aún dentro del término que tienen las partes apara liquidar el contrato o la vigencia de éste. La administración no pierde competencia por la expiración del plazo, y, por ende la posibilidad de hacer efectiva la cláusula penal goza del mismo término. La declaratoria de caducidad será constitutiva del siniestro de incumplimiento62.

Se podrá declarar la caducidad administrativa del contrato por cualquiera de las siguientes causales:

Cuando el(a) contratista o sus representantes accedan a peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la ley con el fin de obligarlo a hacer u omitir algún acto o hecho o cuando no informe inmediatamente a la Empresa sobre dichas amenazas o peticiones.

Cuando el incumplimiento de cualquiera de las obligaciones a cargo del(a) contratista afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato, de tal manera que sea evidente su paralización.

Y en los demás casos que así lo determine la normativa vigente. 6.2. SINIESTRO DE INCUMPLIMIENTO – EFECTIVIDAD DE LA GARANTÍA ÚNICA63. Cuando se presente alguno de los eventos de incumplimiento amparado por las garantías previstas en la normativa vigente, la Empresa contratante, una vez agotado el debido proceso y garantizados tos derechos de defensa y contradicción del(a) contratista, procederá a hacerlas efectivas, así:

CADUCIDAD. En caso de caducidad, la Empresa proferirá el acto administrativo correspondiente, en el cual, además de la declaratoria de caducidad, procederá a hacer efectiva la cláusula penal o a cuantificar el monto del perjuicio y a ordenar su pago tanto al(a) contratista como garante. En este caso, el acto administrativo constituye el siniestro en las garantías otorgadas mediante póliza de seguro.

MULTAS. En caso de aplicación de multas, la Empresa proferirá el acto administrativo correspondiente, en el cual, impondrá la multa y ordenará su pago tanto al(a) contratista como al garante. En este caso, el acto administrativo constituye el siniestro en las garantías otorgadas mediante póliza de seguro.

DEMÁS CASOS DE INCUMPLIMIENTO. En los demás casos de incumplimiento, la Empresa proferirá el acto administrativo correspondiente, en el cual declarará el incumplimiento, procederá a cuantificar el monto de la pérdida o a hacer efectiva la cláusula penal, si ella está pactada, y a ordenar su pago tanto al(a) contratista como al garante. En este caso, el acto administrativo constituye la reclamación en las garantías otorgadas mediante póliza de seguro.

CLÁUSULA DE INDEMNIDAD64. Las Empresa estatales deberán incluir en sus contratos una cláusula de indemnidad, conforme a la cual se pacte la obligación del(a) contratista de mantenerla libre de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus

61 Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sentencia del 13 de septiembre de 1999, C.P.: Ricardo Hoyos Duque 62 Artículo 18 Ley 80 de 1993 63 ART 14 DECRETO 4828 DE 2008 64 : Art, 6° del Decreto 4828 de 2008- Ver Anexo 1 Modelo cláusula de indemnidad. Modificado por el Art. 1 del decreto 931 de 2009


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actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes, salvo que justifiquen en los estudios y documentos previos, que atendiendo el objeto y las obligaciones contenidas en cada contrato y las circunstancias en que éste deberá ejecutarse, no se requiere la inclusión de dicha cláusula.

6.3. TRÁMITE Y COMPETENCIA. La imposición de multas, efectividad de la cláusula penal, declaratoria de la caducidad, y declaratoria de siniestro de incumplimiento, debe ser solicitada por el(a) supervisor(a) o interventor(a) o por quien advierta el incumplimiento o tenga información sobre una de las causales que la pueda motivar. El(a) Director(a) Jurídico(a) adelantará el trámite correspondiente de acuerdo con el procedimiento que se describe en la presente sección y a la normativa vigente. 6.3.1. Procedimiento para la imposición de multas, efectividad de la cláusula penal y declaratoria de caducidad65. Para tal efecto, observarán el siguiente procedimiento:

Evidenciado un posible incumplimiento de las obligaciones a cargo del(a) contratista, previa solicitud del(a) supervisor(a) o interventor(a), el(a) Director(a) Jurídico(a) lo citará a audiencia para debatir lo ocurrido. En la citación, hará mención expresa y detallada de los hechos que la soportan, acompañando el informe de interventoría o de supervisión en el que se sustente la actuación y enunciará las normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el(a) contratista en desarrollo de la actuación. En la misma se establecerá el lugar, fecha y hora para la realización de la audiencia, la que podrá tener lugar a la mayor brevedad posible, atendida la naturaleza del contrato y la periodicidad establecida para el cumplimiento de las obligaciones contractuales. En el evento en que la garantía de cumplimiento consista en póliza de seguros, el garante será citado de la misma manera.

En desarrollo de la audiencia, el(a) Director(a) Jurídico(a) presentará las circunstancias de hecho que motivan la actuación, enunciará las posibles normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el(a) contratista en desarrollo de la actuación. Acto seguido, se concederá el uso de la palabra al(a) representante legal del(a) contratista o a quien lo(a) represente, y al(a) garante, para que presenten sus descargos, en desarrollo de lo cual podrá rendir las explicaciones del caso, aportar pruebas y controvertir las presentadas por la Empresa.

Hecho lo precedente, mediante resolución motivada en la que se consigne lo ocurrido en desarrollo de la audiencia y la cual se entenderá notificada en dicho acto público, la Empresa procederá a decidir sobre la imposición o no de la multa, sanción o declaratoria de incumplimiento. Contra la decisión así proferida sólo procede el recurso de reposición que se interpondrá, sustentará y decidirá en la misma audiencia. La decisión sobre el recurso se entenderá notificada en la misma audiencia.

En cualquier momento del desarrollo de la audiencia, el(a) Gerente(a) General la Empresa o su delegado(a) podrá suspender la audiencia cuando, de oficio o a petición de parte, ello resulte en su criterio necesario para allegar o practicar pruebas que estime conducentes y pertinentes, o cuando por cualquier otra razón debidamente sustentada, ello resulte necesario para el correcto desarrollo de la actuación administrativa. En todo caso, al adoptar la decisión, se señalará fecha y hora para reanudar la audiencia. La Empresa podrá dar por terminado el procedimiento en cualquier momento, si por algún medio tiene conocimiento de la cesación de situación de incumplimiento.

6.3.2. Procedimiento para la declaratoría de siniestro de incumplimiento – efectividad de la garantía única.

Cuando se presente incumplimiento por parte del(a) contratista de las obligaciones pactadas contractualmente, el(a) supervisor(a) o interventor(a) del contrato remitirá comunicación escrita al(a)

65 Articulo 86 Ley 1474 de 2011


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contratista, señalando las obligaciones incumplidas, al tiempo que le otorgará un término perentorio (señalado por el(a) supervisor(a) o interventor(a)) para su cumplimiento. El(a) contratista, en este momento, podrá explicar por escrito dirigido al(a) supervisor(a) y/o interventor(a) las razones del incumplimiento. Es importante que con el fin de preconstituir pruebas, todo requerimiento realizado por el(a) supervisor(a) y/o interventor(a) se haga de manera escrita, de los cuales se remitirá copia a la Dirección Corporativa y CID para su archivo en la carpeta contentiva del contrato.

El supervisor(a) o interventor(a) enviará copia de esta comunicación al garante y a la Dirección Corporativa y CID.

En caso de persistir el incumplimiento, el(a) supervisor(a) o interventor(a) del contrato elaborará y remitirá a la Dirección Corporativa y CID un documento en el cual se exponga el estado de ejecución del mismo, se detalle el incumplimiento, de acuerdo con lo establecido en el contrato, en presente Manual y en la normativa vigente.

La Dirección Corporativa y CID, remitirá a la Dirección Jurídica, todo el acervo probatorio que repose en dicha dependencia remitido por el(a) supervisor(a) y/o interventor(a) del contrato, para que sea la Dirección Jurídica quien cite al(a) contratista, al(a) supervisor(a) o interventor(a) para que en audiencia cada uno justifique las razones del incumplimiento. A esta audiencia también se citará al garante de los amparos.

Una vez llevada a cabo la audiencia, los resultados de la misma quedarán consignados en un acta suscrita por los intervinientes en la misma.

Si el resultado de la audiencia lo amerita, la Dirección Jurídica elaborará el acto administrativo por medio del cual se hará exigible al contratista y/o su garante el valor correspondiente al amparo asegurado.

El(a) Ordenador(a) del Gasto suscribirá el acto administrativo motivado por medio del cual se reconoce la ocurrencia del siniestro afectando el amparo determinado y ordena hacer efectiva la garantía a favor del contrato celebrado.

El acto administrativo se notifica al(a) contratista y al garante del contrato. Contra este acto administrativo, procede el recurso de reposición que se interpone dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su notificación.

Si es interpuesto el recurso, la Dirección Jurídica elabora el correspondiente acto administrativo que resuelve el recurso.

El(a) Ordenador(a) del Gasto suscribirá el acto administrativo por medio del cual se resuelve el recurso.

El acto administrativo se notifica personalmente al(a) contratista y al(a) garante66, cuando sea el caso.

Una vez que se encuentre en firme el acto administrativo, será suficiente, por sí mismo, para que la administración pueda ejecutar de inmediato los actos necesarios para su cumplimiento.

6.4. EFECTOS DE LA SANCIÓN.

La ERU tomará posesión de la obra, si es el caso, o tomará posesión inmediata de la ejecución del objeto contratado, a través del garante o de otro(a) contratista.

El(a) contratista que haya dado lugar a la declaratoria de caducidad quedará inhabilitado para contratar con Empresa estatales durante el término que fija la normativa vigente67 .

66 Artículo 77, Ley 80 de 1993 67– Ley 1174 de 2011


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DISPOSICIONES FINALES

DIFUSIÓN. El presente Manual de Contratación será difundido por la Dirección Corporativa y CID de

la ERU.

ACTUALIZACIÓN. La Dirección Corporativa y CID de la ERU, será responsable de la revisión y actualización del presente Manual de conformidad con las normas que modifiquen o adicionen la materia.

VIGENCIA.: El presente Manual entrará en vigencia de conformidad con lo indicado en la resolución

interna que lo adopte.


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GLOSARIO Para una mayor compresión de los aspectos contenidos en este manual, a continuación se encontrará un glosario con los principales términos cuyos contenidos y alcance le ayudarán en la labor a desarrollar Acta. Documento en el cual se deja constancia de un acto contractual o se describe lo tratado en una reunión o visita, mencionando los compromisos y tareas pactadas e indicando el(a) responsable de cada uno de ellas y el plazo para su ejecución. Acta de entrega y recibo final. Documento en el cual consta la entrega de los bienes, las obras o los servicios contratados por parte del(a) contratista y el recibo a satisfacción de la Empresa. Acta de inicio. Documento que suscriben el(a) supervisor(a) o interventor(a) y el(a) contratista, en el cual se estipula la fecha de inicio de ejecución del contrato. A partir de dicha fecha, se comienza a contabilizar el plazo contractual y, por tanto la fecha última para la entrega de lo pactado en el objeto del contrato. Acta de liquidación. Documento suscrito por el(a) Ordenador(a) del Gasto, el(a) supervisor(a) o interventor(a) y el(a) contratista, en el que constan los acuerdos y demás transacciones necesarios para que las partes puedan declararse a paz y salvo. Deben incluirse el valor inicial y final ejecutado, los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin al contrato y poder declararse a paz y salvo. Además se incluyen los plazos, prórrogas y adiciones. Acta de reiniciación. Documento mediante el cual las partes formalizan el acuerdo para dar por terminada la suspensión y reiniciar la ejecución del contrato, previa modificación de la vigencia de las pólizas como obligación a cargo del(a) contratista. Acta de seguimiento del contrato. Documento en el que se describen los temas tratados en una reunión o el estado de ejecución del contrato hallado en una visita de seguimiento de la supervisión o interventoría, dejando constancia de los compromisos y tareas pactadas e indicando el(a) responsable de cada uno de ellos. Debe estar suscrita por quienes intervienen. Adenda. Documento que se expide dentro de un proceso de convocatoria pública con el fin de aclarar, modificar o precisar los pliegos de condiciones con posterioridad a su expedición y que formarán parte del mismo. Adjudicación. Acto de decisión emanada del(a) Ordenador(a) del Gasto, por medio de la cual determina el(a) adjudicatario(a) del contrato. Adjudicatario(a). Proponente que resulta favorecido con la adjudicación dentro de un proceso de selección Adición. Modificación del valor de los contratos que se encuentran en ejecución con el fin de incrementar el valor originalmente pactado, el cual no podrá ser superior al 50% del valor inicialmente pactado expresado en SMMLV. Debe constar en un documento firmado por el(a) Ordenador(a) del Gasto y el(a) contratista y cumplir los mismos requisitos de perfeccionamiento. Amortización del anticipo. Porcentaje que se descuenta de cada factura o documento equivalente que presente el(a) contratista, con el fin de devolver a la ERU el valor entregado por ésta, en calidad de anticipo. Anticipo. Porcentaje pactado del valor total del contrato que se le cancela al(a) contratista una vez perfeccionado el contrato y cumplidos los requisitos previamente establecidos en el mismo, el cual será


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pagado al(a) contratista antes del inicio de ejecución del contrato o durante su desarrollo. Esos recursos públicos deben ser destinados en su totalidad y en forma exclusiva a la ejecución del contrato, de acuerdo con el programa de inversión aprobado por el(a) supervisor(a) o interventor(a), y bajo su supervisión y vigilancia. El anticipo corresponde a un porcentaje del valor total del contrato, el cual será amortizado, descontando el mismo porcentaje de cada pago que se realice. Calificación. "Es la cantidad de puntos que le corresponden a cada inscrito en el registro y la fijación consecuente del monto máximo de contratación o capacidad de contratación (K) que será respetada por las Empresa contratantes en todo el proceso de adjudicación de los contratos". (Decreto 1646 de 2010) Capacidad máxima de contratación. "Es el puntaje resultante de la calificación de los factores de experiencia, capacidad jurídica, financiera y de organización del proponente, de acuerdo con los factores de calificación y clasificación de los proponentes que se determinen en el decreto que reglamente la materia". (Decreto 1646 de 2010) Capacidad residual. "Es la capacidad real de contratación que resulta de restarle a la capacidad máxima de contratación la sumatoria de los valores de los contratos que tenga en ejecución el contratista. La capacidad residual se exigirá por parte de las Empresaes estatales en el momento de presentar la propuesta cualquiera que sea la modalidad del contrato”. (Decreto 1646 de 2010) Para la capacidad residual se tomarán todos los contratos que esté ejecutando en forma general: privados, estatales incluyendo los que se exceptúan de Registro en la Cámara de Comercio y los que se tengan por participación en sociedades, consorcios o uniones temporales. Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP). Documento expedido por el(a) responsable del presupuesto de la Empresa o quien haga sus veces, con el cual garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de los compromisos. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto, mientras se perfecciona el compromiso y se efectúa el correspondiente registro presupuestal. Certificado de Registro Presupuestal (CRP). Documento en el que consta la existencia en el presupuesto de la Empresa de un monto de recursos que se ha destinado exclusivamente al cumplimiento del pago de las obligaciones contractuales. Cesión del contrato. Consiste en la sustitución de las obligaciones y derechos que surjan del contrato en un tercero, para lo cual el(a) contratista original deberá contar con la autorización previa y escrita de la Empresa, evento en el cual el(a) supervisor(a) o interventor(a) deberá emitir su concepto, previa evaluación de las condiciones del posible cesionario, quien deberá cumplir como mínimo con los mismos requisitos y condiciones exigidas para la contratación original. Clasificación. "Es la determinación por parte del proponente, de la o las actividades, especialidades y grupos que le correspondan, según la naturaleza de las actividades que específicamente haya realizado y que de acuerdo a ello determine pueda contratar con las Empresa estatales". (Decreto 1464 de 2010) Contratista. Persona natural o jurídica, consorcio o unión temporal con quien se celebra el respectivo contrato. Contrato. Acuerdo de voluntades celebrado entre la Empresa estatal y el(a) contratista favorecido con la adjudicación en un proceso de contratación, en el cual se fija el objeto del acuerdo y las condiciones mediante las cuales se desarrollará su ejecución, tales como valores, cantidades, reglas que rigen la naturaleza de los trabajos o actividades, derechos y las obligaciones de las partes, plazos para su cumplimiento y liquidación, etc.


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Consorcio. Asociación de dos o más personas naturales o jurídicas, las cuales presentan en forma conjunta una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y el contrato. En consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarán a todos los miembros que la conforman. Día(s) calendario. Cualquier día del calendario, sin tener en cuenta si se trata o no de un día hábil Día(s) hábil(es). Son los días comprendidos entre los lunes y los viernes de cada semana, excluyendo de estos los fines de semana y los días feriados determinados en la ley. Experiencia acreditada. “Es la experiencia del proponente que se relaciona directamente con el objeto contractual en un proceso de selección determinado, y la cual es verificada por la Empresa contratante con base en la información adicional a aquella que consta en el RUP y que le solicite al proponente en el respectivo pliego de condiciones”. (Decreto 1464 de 2010) Experiencia probable. “Es la experiencia del proponente derivada del tiempo en que ha podido ejercer la actividad, la cual se certifica de conformidad con el presente decreto, para efectos de la calificación”. (Decreto 1464 de 2010) Factura o documento equivalente. Documento externo originado por el(a) contratista, que contiene los requisitos necesarios para soportar contablemente los costos y deducciones, tales como el impuesto sobre la renta, el IVA, etc., de conformidad con la reglamentación vigente. Ficha técnica. Es un anexo al pliego de condiciones que debe elaborarse por parte de cada Empresa, cuando se adelanten procesos de selección abreviada para la contratación de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, siempre y cuando los mismos sean adquiridos utilizando el método de subasta inversa. La Empresa elaborará una ficha técnica, la cual debe incluir las características y especificaciones en términos de desempeño y calidad de los elementos señalados en el objeto de la contratación. La ficha técnica debe contener, como mínimo: a) Denominación de bien o servicio; b) Denominación técnica del bien o servicio; c) Unidad de medida; d) Descripción general. Garantías. Son las pólizas expedidas por compañías de seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia o las garantías bancarias a través de la cual el(a) contratista avala el cumplimiento de las obligaciones que surjan a su cargo por razón a la celebración, ejecución y liquidación de un contrato estatal. Debe contener entre otros, y de acuerdo a la naturaleza del contrato los amparos de: correcta inversión y buen manejo del anticipo, calidad del bien o servicio suministrado, pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, provisión de repuestos y accesorios, estabilidad de la obra y de responsabilidad civil extracontractual. Garantía de Seriedad de la Oferta. Documento que se solicita al(a) proponente para garantizar la seriedad de los ofrecimientos hechos, en los términos legales establecidos en el pliego de condiciones, lo que significa que su oferta es irrevocable, pues es seria o en firme. Gastos contingentes. De acuerdo con el Diccionario de la Real Academia Española, el adjetivo "contingente" significa "que puede o no suceder". De lo anterior se deduce que esta clase de gastos son los que deben realizarse cuando se presenta una situación extraordinaria o de eventualidad. Hecho cumplido. Se consolidan cuando se adquieren obligaciones sin que medie soporte legal que los respalde, es decir, se eleve a escrito la obligación y, cuando existiendo tal formalidad, antes de su ejecución no se han cumplido requisitos mínimos y legales en su creación, como la reserva presupuestal previa o cuando en la ejecución de un contrato se adicionan bienes o servicios no incluidos desde el inicio.


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Luego, se infiere que los hechos cumplidos se producen por una inadecuada labor administrativa en la planeación de procesos contractuales y en la adquisición de obligaciones. Por su naturaleza, los “hechos cumplidos”, al no contar con un soporte económico que los respalde presupuestalmente, han llevado a los servidores públicos a pretender que, a través de los mecanismos alternativos de solución de conflictos, como es el caso de la conciliación, se convalide presupuestalmente el pago de la acreencia generada por un hecho cumplido Intermediarios de seguros. "Son intermediarios de seguros los corredores, las agencias y los agentes, cuya función consiste en la realización de las actividades contempladas en presente Estatuto." (Estatuto orgánico del Sistema Financiero) Interventor(a). Persona contratada, un tercero, contratista independiente de la Empresa que tiene la obligación contractual de desarrollar las actividades que implica la vigilancia y seguimiento del cumplimiento de los contratos. Minuta de suspensión. Documento mediante el cual la Empresa y el(a) contratista formalizan el acuerdo para suspender los plazos de vigencia y ejecución del contrato, por circunstancias sobrevinientes que imponen el cese de su desarrollo, las cuales deben especificarse expresamente. Modificación del contrato. Acuerdo que suscribe la Empresa y el(a) contratista para variar las condiciones del contrato. Se exceptúa de esta modificación el objeto contractual. Plazo de ejecución. Período o término que se fija para el cumplimiento de las prestaciones y demás obligaciones de las partes derivadas del contrato. Proponente. “Es toda persona natural o jurídica que aspire a celebrar contratos con las Empresa estatales”. (Decreto 1464 de 2010) Publicación: Se publicarán todos los contratos que celebren las Empresa estatales sometidas al estatuto general de contratación cuyo valor sea igual o superior a 50 SMLMV. No se publicará los contratos cuyo valor sea inferior al 10% de la menor cuantía aún cuando excedan en su valor los 50 SMLMV. Registro presupuestal. Es la operación presupuestal mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta no sea desviada a ningún otro fin. Relación Costo-Beneficio. En los procesos de selección por licitación pública la propuesta más favorable para la Empresa podrá ser la que presente la mejor relación costo-beneficio, que se calculará restando cada uno de los valores adicionales técnicos y económicos señalados por el proponente del precio total de su oferta. "La mejor relación costo-beneficio para la Empresa estará representada por aquella oferta que, aplicada la metodología anterior, obtenga la cifra más baja". Requisitos habilitantes. Son aquellos que no son considerados por las Empresa para la selección de la propuesta más favorable, sino que verifican condiciones del proponente como su capacidad jurídica, experiencia, capacidad financiera y de organización, los cuales, una vez verificados en el caso de cada oferente, entonces los habilita para participar en otras etapas de los procesos de selección, como ocurre en los procesos de licitación o de selección abreviada cuando sea utilizado el método de la subasta inversa. En todo caso, su exigencia debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor. Responsabilidad Civil Extracontractual. Amparo autónomo que debe ser constituido por los(as) contratistas en los contratos que considere la Empresa con el que se cubre la responsabilidad civil frente a daños a terceros, derivados de la ejecución del contrato respectivo.


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Riesgo previsible. Para los efectos previstos, se entienden como riegos involucrados en la contratación todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecución del contrato, pueden alterar el equilibrio financiero del mismo. El riesgo será previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable por un profesional de la actividad en condiciones normales. Supervisor(a). Servidor(a) público(a) designado(a) para ejercer control y vigilancia sobre la ejecución de un contrato que tiene interventoría externa. Unión Temporal. Asociación de dos o más personas, las cuales en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, quienes responden solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto contratado, pero las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato se impondrán de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de los miembros de la unión temporal. Valor final del contrato. Es el producto de sumar todos los pagos y deducciones efectuados al(a) contratista con cargo al contrato, que debe constar en el Acta de Liquidación. Vigencia del contrato. Es el plazo de ejecución del contrato, más el término estipulado en el mismo para todos los efectos legales a que haya lugar.


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BIBLIOGRAFÍA

Constitución Política de Colombia (1991) Código de Comercio (Decreto 410 de 1971) Código Contencioso Administrativo (Decreto 1 de 1984) Código Civil (Ley 57 de 1987) Decreto Ley 591 de 1991 Ley 80 de 1993 Ley 179 de 1994 Estatuto Orgánico de Presupuesto Distrital (Acuerdo 24 de 1995) Estatuto orgánico de presupuesto (Decreto 111 de 1996) Decreto Distrital 714 de 1996 Ley 489 de 1998 Ley 594 de 2000 Ley 734 de 2002 Ley 797 de 2003 Decreto 510 de 2003 Decreto Nacional 4124 de 2004 Ley 1150 de 2007 Decreto 1170 de 2008 Decreto 2474 de 2008 Decreto 4444 de 2008 Decreto 4828 de 2008 Decreto 4881 de 2008 Decreto 127 de 2009 Decreto 490 de 2009 Decreto 836 de 2009 Decreto 931 de 2009 Decreto 2025 de 2009 Decreto 2247 de 2009 Decreto 2493 de 2009 Decreto 1464 de 2010 Decreto 2516 de 2011 Estatuto Anticorrupción (Ley 1474 de 2011) Tablas de Retención de la ERU. Acuerdos y Circulares – Comité para la Operación SICE, Contraloría General de la República Acuerdo 33 de 1999 (Artículo 4) Por el cual se crea una Empresa Industrial y Comercial del Distrito

Capital- Empresa de Renovación Urbana de Bogotá, D.C. Acuerdo emanados de la Junta Directiva de la Empresa de Renovación Urbana de Bogotá, D.C. Sentencias – Corte Constitucional Directivas Presidenciales (012 de 1000 y 004 de 2003) “Cartilla de Estructuración de Estudios Previos”, Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá. “Cartilla Garantías”, Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá. “Régimen Jurídico de la Contratación Estatal”, Luis Guillermo Dávila Vinueza, Segunda Edición. “Manual de Contratación de la Administración Pública”, Ernesto Matallana. “Manual de Riesgos de la Contratación”, Libardo Polanco “Recomendaciones para la Elaboración de Estudios Previos – Aplicación del principio de planeación en

la Contratación de las Empresas Públicas”, Procuraduría Delegada para la Vigilancia Preventiva de la Función Pública (2010)

“Manual de Procesos y Procedimientos – ERU” Código de Ética – ERU Código de Buen Gobierno - ERU


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Observaciones y Recomendaciones al Manual de Contratación, junio/2011 – Dirección Jurídica Distrital Alcaldía Mayor de Bogotá.

Directivas y Circulares Alcaldía Mayor de Bogotá. Instructivo de orientación para el Manual de Contratación Pública - 2011, elaborado por la Escuela

Superior de Administración Pública, ESAP, la Procuraduría General de la Nación y el Instituto de Estudios del Ministerio Público, IEMP.

Trabajos elaborados por los integrantes del equipo de trabajo de la Dirección Corporativa y CID, de la Dirección Jurídica y de la Oficina Asesora de Planeación de la ERU.

Documento elaborado por el Dr. Carlos Eduardo Medellín Becerra, contrato de prestación de servicios No. 058 de 2010, celebrado con la Empresa de Renovación Urbana de Bogotá D.C.

Normas concordantes en el tema de contratación estatal.

Documents

Manual de Contratacion ERU