MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS, FUNCIONES Y …

MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS, FUNCIONES Y

PROCEDIMIENTOSSECRETARÍA DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS DE SEGURIDAD

–SAAS-PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA

DIRECCIÓN DE ASUNTOS INTERNOS

1. DESCRIPCION DEL PUESTO. Dirección Dirección de Asuntos Internos Departamento Puesto Funcional Director

Jefe Inmediato Secretario de Asuntos Administrativos

y de Seguridad Subalternos Dos (2) Descripción de los Subalternos

Subdirector Asistente

Correlativo del Puesto DAI-01

2. FUNCIONES Y ATRIBUCIONES. 1. Asesorar al Despacho Superior en la toma de decisiones, para el mejor

funcionamiento y control de esta secretaria. 2. Coordinar con las Direcciones y dependencias administrativas de la

SAAS e instituciones del Estado, los asuntos relacionados con sus Dirección.

3. Coordinar las investigaciones tanto internas como externas. 4. Realizar contactos necesarios para la obtención de información. 5. Participar como miembro del Consejo Consultivo de la Secretaría.

6. Mantener informadas a las altas autoridades sobre cualquier eventualidad que afecte los intereses de la secretaria, Presidencia y vicepresidencia de la República y por ende al Estado de Guatemala.

7. Transmitir órdenes superiores al personal subordinado.

3. PROCESOS.

Función y Atribución Nombre del proceso

Asesorar al Despacho Superior en la

toma de decisiones, para el mejor

funcionamiento y control de esta

secretaria.

En Asuntos Administrativos y de

Seguridad

Coordinar con las Direcciones y

dependencias administrativas de la

SAAS e instituciones del Estado.

Estrategias de seguridad y de

apoyo logístico

Coordinar las investigaciones tanto

internas como externas

Veracidad de los casos

Transmitir órdenes superiores al

personal subordinado.

Desarrollo de actividades

emanadas.

Garantizar el respeto de los

derechos y cumplimiento de las

obligaciones de los trabajadores;

Cumplimientos de derechos y

obligaciones

Participar como miembro del

Consejo Consultivo de la Secretaría.

Coordinación y políticas a seguir

en unanimidad

Mantener informadas a las altas

autoridades sobre cualquier

eventualidad que afecte los intereses

de la secretaria, Presidencia y

vicepresidencia de la República y

por ende al Estado de Guatemala.

Información de todo índole habidos

y por haber que afecten la

institucionalidad.

4. DESARROLLO DE LOS PROCESOS DE SU PUESTO DE TRABAJO NOMBRE DEL PROCESO: Asesorar e informar al Señor Secretario Responsable: Director de asuntos Internos No. Pasos Descripción del proceso y descripción del

nombre del formulario o forma que se usa

Nombre del puesto de la persona que hizo la acción Director

1 Asesora al Despacho Superior en la

toma de decisiones, para el mejor

funcionamiento y control de esta

Secretaria.

2 Mantiene informadas a las altas

autoridades sobre cualquier eventualidad

que afecte los intereses de la secretaria,

Presidencia y vicepresidencia de la

República y por ende al Estado de

Guatemala.

3 Asesora al Secretario sobre las políticas a

adoptarse en materia de controles de

personal, para lograr el buen

funcionamiento de la Secretaría

Inicio

Asesora al Despacho

Informa

Asesora al Secretario

Fin

NOMBRE DEL PROCESO: Coordinar y planificar Responsable: Director de Asuntos Internos No. Pasos Descripción del proceso y descripción del



1 Coordina con las Direcciones y

dependencias administrativas de la

SAAS e instituciones del Estado.

2 Coordina las investigaciones tanto

internas como externas X

3 Coordina periódicamente la probidad y

confiabilidad de la SAAS, la Presidencia y Vicepresidencia de la República.

4

Coordina con las unidades y

dependencias administrativas de la SAAS

e instituciones del Estado, lo relativo al

cumplimiento de leyes y disposiciones en

materia laboral y de administración del

recurso humano, en apego a la

transparencia, la ética y la normativa

estipulada para su desempeño.

5 Planifica, coordina, ejecuta y evalua

programas de verificación, investigación,

evaluaciones poligráficas y documentación

de información de hechos y personal;

Inicio

Coordina

Coordina la investigación

Coordina

periódicamente

Coordina con las

unidades

Fin

Planifica programas

NOMBRE DEL PROCESO: Supervisión y Control Responsable:Director de Asuntos Internos No. Pasos Descripción del proceso y descripción del



1 Solicita informe de actividades a

Subdirector y Jefes de Departamento

2 Revisa informe de actividades

3 Realiza observaciones a las actividades

4 Instruye sobre la correcciones a realizar a los Jefes de Departamento

5 Informa al Despacho Superior

Inicio

Solicita a

iinforme

Revisa informe

Instruye sobre correcciones

Informa al Despacho

Fin

Realiza observación

NOMBRE DEL PROCESO: Asignación de Comisiones Responsable: Director de Asuntos Internos No. Pasos Descripción del proceso y descripción del


Nombre del puesto de la persona que hizo la acción Director Asistente

de la Dirección

1 Establece con los Jefe de Departamento las comisiones a realizar

2 Verifica las rutas y autorizar la comisión

3 Elabora nombramiento para comisión

4 Autoriza nombramientos para comisión y

viáticos

5 Autoriza formularios de liquidación de

Viáticos

6 Informa al Despacho Superior

Inicio

Establece comisiones

Verifica rutas

Elabora nombramiento

Informa al Despacho

Fin

Autoriza


NOMBRE DEL PROCESO: Solicitudes de Investigación Responsable: Director de Asuntos Internos No. Pasos Descripción del proceso y descripción del



1 Traslada requerimiento de Investigación otras dependencias de SAAS, a solicitud

por escrito.

2 Solicita Información a otras dependencias de SAAS.

3 Informa al Señor Secretario

NOMBRE DEL PROCESO: Otras asignaciones específicas Responsable: Director de Asuntos Internos No. Pasos Descripción del proceso y descripción del


Nombre del puesto de la persona que hizo la acción Director Secretario

1 Recibe la instrucción específica

2 Gestiona el cumplimiento de la

instrucción

3 Informa al Señor Secretario

Inicio

TrasladaRequerimiento

Solicita Información

Informa al Secretario

Fin

Fin

Gestiona el cumplimiento

Recibe instrucción

Informa al Secretario

Inicio

5. FORMULARIOS O DOCUMENTOS ANEXOS.No utiliza formatos.

1. DESCRIPCION DEL PUESTO. Dirección Dirección de Asuntos Internos Departamento Puesto Funcional Sub Director de Asuntos Internos

Jefe Inmediato Director

Subalternos Tres (3) Descripción de los Subalternos

Jefe del Departamento de Control Interno. Jefe del Departamento de Investigación Interna. Jefe del Departamento de Protección.


2. FUNCIONES Y ATRIBUCIONES. 1. Sustituir al Director de Asuntos Internos en su ausencia.

2. Proponer a la Dirección de Asuntos Internos, todos aquellos procesos

que deben ser actualizados o modificados para la consecución del

propósito de la Dirección.

3. Supervisar las labores llevadas a cabo por las Jefaturas de

Departamento.

4. Autorizar las comisiones del servicio del personal.

5. Atender los requerimientos en materia de acceso a la información

pública.

6. Realizar las asignaciones específicas que determine el Director de

Asuntos Internos.

3. PROCESOS.


Sustituir al Director en su ausencia. Sustitución del Director por

ausencia.

Proponer las actualizaciones de

procesos que sean necesarias.

Organización y Planificación.

Supervisar las labores llevadas a

cabo por las Jefaturas de

Departamento.

Supervisión y Control.

Autorizar las comisiones del

servicio del personal.

Asignación de Comisiones.

Atender los requerimientos en

materia de acceso a la información

pública.

Acceso a la Información Pública.

Realizar asignaciones específicas

que determine el Director de

Asuntos Internos.

Otras asignaciones específicas.

4. DESARROLLO DE LOS PROCESOS DE SU PUESTO DE TRABAJO

NOMBRE DEL PROCESO: Sustitución del Director por ausencia.

Responsable: Subdirector de Asuntos Internos

No. Pasos Descripción del proceso y descripción del nombre del formulario o forma que se

usa

Nombre del puesto de la persona que hizo la acción

Subdirector

1 Asume las atribuciones en ausencia del Director.

2 Informa al Director de Asuntos Internos

por el medio más inmediato sobre las decisiones tomadas en su ausencia.

NOMBRE DEL PROCESO: Organización y Planificación Responsable: Subdirector de Asuntos Internos No. Pasos Descripción del proceso y descripción del



Subdirector

1 Revisa los casos y sus procesos.

2 Analiza los resultados de los procesos.

3 Sugiere correcciones a los procesos.

4 Informa al Director de Asuntos Internos.

Inicio

Asume atribuciones

Informa al director

Fin

Revisa

Analiza resultados

Sugiere correcciones

Informa al Director

Fin

Inicio

NOMBRE DEL PROCESO: Supervisión y Control Responsable: Subdirector de Asuntos Internos No. Pasos Descripción del proceso y descripción del

nombre del formulario o forma que se

usa


Subdirector

1 Solicita informe de actividades a Jefes

de Departamento.

2 Revisa informe de actividades. X

3 Realiza observaciones a las actividades.

4 Instruye sobre las correcciones a realizar a los Jefes de Departamento.


Inicio

Solicita informe

Revisa informe

Realiza observaciones

Instruye

Informa al Director

Fin

NOMBRE DEL PROCESO: Asignación de Comisiones Responsable: Subdirector de Asuntos Internos No. Pasos Descripción del proceso y descripción del



Subdirector Asistente

de la Dirección

1 Establece con el Jefe de Departamento las comisiones a realizar.

2 Verifica las rutas y autorizar la comisión.

3 Elabora nombramiento para comisión.

4 Autoriza nombramientos para comisión y

viáticos.

5 Autoriza formularios de liquidación de Viáticos.


Inicio

Establece comisiones

Verifica rutas


Informa al Director

Fin

Autoriza

Autoriza

NOMBRE DEL PROCESO: Acceso a la Información Pública Responsable: Subdirector de Asuntos Internos No. Pasos Descripción del proceso y descripción del



Subdirector

1 Traslada requerimiento de información a la Dirección que debe proporcionarla.

X

2 Elabora resolución entregando o

denegando la información solicitada.

3 Notifica resolución.


NOMBRE DEL PROCESO: Otras asignaciones específicas Responsable: Subdirector de Asuntos Internos No. Pasos Descripción del proceso y descripción del



Subdirector Director

1 Recibe la instrucción específica.

2 Gestiona el cumplimiento de la instrucción.


Inicio

Traslada

Notifica resolución

Informa al Director

Fin

Inicio

Recibe

Gestiona

Informa

Fin

Elabora resolución

1. DESCRIPCION DEL PUESTO. Dirección Dirección de Asuntos Internos

Departamento Puesto Funcional Asistente

Jefe Inmediato Director

Subalternos No tiene

Descripción de los Subalternos


2. FUNCIONES Y ATRIBUCIONES.

1. Recepción, clasificación, distribución y archivo de Documentos.

2. Elaborar Memos, oficios, responder correspondencia.

3. Archivar Memoranda, Oficios, Providencias recibidos y enviados por

dirección o por Instituciones (cuando es externo).

4. Elaborar nombramientos, solicitar Vehículos, gasolina. Liquidar Viáticos

5. Elaborar Requisiciones, Reproducción de copias, Cobros de cheques.

3. PROCESOS.


Recepción, clasificación, distribución

y archivo de Documentos.

Recepción de Documentos.

Elaborar Memos, oficios, responder

correspondencia.

Redacción de Documentos.

Archivar Memoranda, Oficios,

Providencias recibidos y enviados por

dirección o por Instituciones (cuando

es externo).

Archivo General.

Elaborar nombramientos, solicitar

Vehículos, gasolina. Liquidar Viáticos

Trámite de Viáticos.

Elaborar Requisiciones,

Reproducción de copias, Cobros de

cheques.

Tareas Administrativas.


NOMBRE DEL PROCESO: Recepción de Documentos

Responsable: Asistente Administrativa


usa


Asistente Administrativo

Director

1. Sella Documentos recibidos.

2. Traslada a destinatario.

3. Si se requiere, responde o redacta notas, oficios, etc.

4. Archiva.

Inicio

Sella Documentos

Traslada

Archiva

Fin

Responde o redacta

NOMBRE DEL PROCESO: Trámites de Viáticos Responsable: Asistente Administrativa

No. Pasos Descripción del proceso y descripción del



Asistente

Administrativo

Director

1. Recibe solicitud.

2. Elabora Nombramiento.

3. Gestiona firmas. X

4. Elabora requerimiento de vehículos.

5. Elabora requerimiento de cupones de

combustible.

X

6. Elabora liquidación de Comisión.

7. Entrega a Financiero para Vo. Bo.

8. Fotocopia y archivar constancias.

Inicio

Recibe solicitud

Gestiona firmas

Entrega a Financiero

Fin


Elabora requerimiento



Fotocopia y archivar

NOMBRE DEL PROCESO: Tareas Administrativas

Responsable: Asistente Administrativa


usa


Asistente Administrativo

Director

1. Elabora requisiciones de insumos.

2. Realiza pedido y remesa de compras. X

3. Fotocopia documentos.

4. Atiende llamadas telefónicas.

5. Supervisa limpieza. X

6. Atiende a visitantes.

Inicio

Elabora

Realiza pedido

Atiende llamadas

Supervisa limpieza

Atiende

Inicio

Fotocopia documentos

1. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO. Dirección Dirección de Asuntos Internos

Departamento Departamento de Control Interno

Puesto Funcional Jefe del Departamento de Control

Interno

Jefe Inmediato Subdirector

Subalternos Catorce (14)


Jefe de Sección de Investigaciones Jefe de Sección de Verificaciones Jefe de Sección de Estudios de Fuentes

Correlativo del Puesto DAI-DCI-01


1. Planificar, organizar y girar órdenes a los subalternos para la realización

de las investigaciones, verificaciones, re verificaciones, giras dentro y

fuera de la ciudad capital, ordenadas por el jefe inmediato superior.

2. Revisión y traslado del resultado de las investigaciones, verificaciones y re verificaciones y demás operativos de seguridad encubierta, al Subdirector de Asuntos Internos.

3. Elaboración de los cuadros de servicio mensuales.

4. Cierre de caja chica.

3. PROCESOS.

Función y Atribución

Nombre del proceso

Planificar, organizar y girar órdenes a los subalternos para la realización de las investigaciones, verificaciones, re verificaciones, giras dentro y fuera de la ciudad capital, ordenadas por el jefe inmediato superior

Planificación, organización y ejecución tareas de investigaciones, verificaciones, re verificaciones y giras.

Revisión y traslado del resultado de las investigaciones, verificaciones y re verificaciones y demás operativos de seguridad encubierta, al Subdirector de Asuntos Internos

Revisión y traslado de informes varios.

Elaboración de los cuadros de servicio mensuales

Elaboración de cuadros de servicio

Manejo de caja chica

Manejo de Caja Chica

4. DESARROLLO DE LOS PROCESOS DE SU PUESTO DE TRABAJO. NOMBRE DEL PROCESO: Planificación, organización y ejecución de investigaciones, verificaciones, re verificaciones y giras. Responsable: Jefe del Departamento de Control Interno No. Pasos

Descripción del proceso y descripción del nombre del formulario o forma que se

usa


Jefe del Departamento

Investigador

1 Planifica y organiza actividades

2 Asigna tareas

3

Supervisa tareas

4 Informa sobre novedades

Inicio

Planifica y organiza

actividades

Asigna tareas

Supervisa tareas

Fin

Informa sobre

novedades

NOMBRE DEL PROCESO: Revisión y traslado de informes varios. Responsable: Jefe del Departamento de Control Interno No. Pasos


usa



Investigador

1 Lee el informe final

2 Realiza las correcciones finales (redacción y ortografía)

3 Imprime el Informe Final

4 Entrega el producto final al Subdirector de Asuntos Internos

Lectura del informe

Fin

Inicio

Corrección de la redacción y ortografía

Impresión del Informe

Entrega el producto final

NOMBRE DEL PROCESO: Elaboración de cuadros de servicio. Responsable: Jefe del Departamento de Control Interno No. Pasos


usa



Investigador

1 Elabora el listado de personal disponible

2 Asigna los turnos de acuerdo a un rol

3 Envía el cuadro de servicios al Director, Subdirector y demás personal

4 Supervisa el cumplimiento del cuadro de servicios

Elabora nómina de personal

Fin

Inicio

Asigna los servicios

Envía cuadro de servicios vía

correo

Supervisa servicios

NOMBRE DEL PROCESO: Manejo de caja chica. Responsable: Jefe del Departamento de Control Interno No. Pasos


usa



Investigador

1 Recibe el efectivo en la Dirección Administrativa y Financiera

2 Asigna fondos al personal

3 Recepción y revisión comprobantes de gastos

4 Recolección de firmas de los comprobantes de gastos

5 Liquida caja chica

Recepción de efectivo

DAF.

Fin

Inicio

Asigna fondos al personal

Recepción y revisión de

comprobantes

Recolección de firmas de

comprobantes

Liquida caja chica DAF.



Puesto Funcional Investigador de Personal

Jefe Inmediato Jefe del Departamento de Control

Interno Subalternos No tiene




Proceso de la verificación de personal

1. Recibir, clasificar, codificar y transcribir al personal que será contratada

por la Dirección de Recursos humanos de SAAS.

2. Planificar y Verificar el personal, entrevistar, visitar domicilio, llenar

formulario de preguntas con los padres, así mismo conyugue y vecinos,

estudio Socio Económico, Croquis y Fotografías.

3. Re verificación del personal ya contratado, en un plazo mínimo de 6

meses a solicitud del jefe inmediato o cuando sea necesario.

4. Llevar registro y control del personal que se encuentra de alta o de baja

y de aquellos que se les ha disciplinados y servicio que presta,

archivando los expedientes completos.

Proceso de investigación

1. Elaborar, desarrollar, planificar, los requerimientos de diferentes

direcciones en base a las faltas que los elementos hayan faltado según

reglamento de la institución.

2. Planificar y Desarrollar, entrevistar, visitar lugares de toda la república

de Guatemala, solicitar antecedentes diferentes dependencias de

seguridad del estado, Croquis y Fotografías y conclusión, e informar

verbal y por escrito los resultados de la investigación.

3. PROCESOS.


Planificar y Verificar el personal,

entrevistar, visitar domicilio, llenar

formulario de preguntas con los

padres, conyugue y vecinos,

estudio Socio Económico, Croquis y

Fotografías.

Verificación del personal que se

encuentra en proceso de

contratación y contratados.

Reverificación del personal ya

contratado, en un plazo mínimo de 6

meses a solicitud del jefe inmediato

o cuando sea necesario.

Re verificación del personal, para

mantener la oficina actualizada en la

información de los contratados.

Llevar registro y control del personal

que se encuentra de alta o de baja y

de aquellos que se les ha

disciplinados y servicio que presta,

archivando los expedientes

completos.

Registros

re verificaciones

Fuentes


NOMBRE DEL PROCESO: Verificación de personal.

Responsable: Investigador de Personal

No. Pasos Descripción del proceso y descripción del nombre del

formulario o forma que se usa


Jefe de control interno

Encargado de Verificación

Verificados Encargado de

verificación

1 Instruye la realización de las

entrevistas.

2 Calendariza las verificaciones

del personal

3 Designa persona para realizar las entrevistas y realiza la

verificación de campo

4 Compila y entrega de

resultados

Inicio

Instruye la realización

Calendariza las verificaciones

Designa personas

Compila resultados

Fin



Puesto Funcional Investigador de Personal II






1. Verificador e investigador de personal,

2. re verificación de personal entrevista personales (actualización de datos

visita domiciliar),

3. desarrollo de entrevistas cara a cara,

4. entrevista telefónicas,

5. investigación de campo visita a residencias (entrevista padres, esposa,

hijos, vecinos),

6. investigaciones laborales,

7. transcripciones (archivar de modo electrónico en formulario físico de la

entrevista),

8. servicios diurno y nocturno con permanencia en la oficina de 24 y 48

horas.

3. PROCESOS.


Verificador y re verificador de

personal y entrevista personales

(actualización de datos visita

domiciliar).

Verificador y re verificador.

Desarrollo de entrevistas cara a

cara, entrevista telefónica,

investigación de campo, visita a

residencias (entrevista padres,

esposa, hijos y vecinos).

Planificación de entrevistas

Investigación laboral,

trascripciones, servicio diurno y

nocturno, con permanencia en la

oficina de 24 y 48 horas.

Investigaciones


NOMBRE DEL PROCESO: Entrevistas

Responsable: Investigador de Personal II




Jefe de Control

Interno

Encargado de

Verificación

Verificaciones

Transcripción

1 Ordena de realizar las entrevistas

2 Calendariza entrevistas de Personal

3 Verifica persona designada a realizar entrevista y verificación de campo

4 Compila y ordenar resultados

Inicio

Calendariza entrevistas

Verifica personal

Compila resultados

Ordena entrevistas

Inicio



Puesto Funcional Investigador y Verificador de Personal







1. Recibir, clasificar, Transcribir y codificar al personal que será

contratada por la Dirección de Recursos Humanos de la SAAS.

2. Planificar y verificar al personal, entrevistar, visitar domicilio, llenar

formato de preguntas a los padres, conyugue y vecinos, estudio

Socio Económico, Croquis y Fotografías.

3. Planificar un horario para Entrevistar y llenar el un formato de

preguntas generales al personal que se encuentra en proceso de

contratación

4. Planificar, llenar formato de generalidades y Verificar, entrevistar,

visitar domicilio, padres, conyugue y vecinos, estudio Socio

Económico, Referencias, Antecedentes, Croquis y Fotografías.



Proceso de investigación

1. Elaborar, desarrollar, planificar e Investigar, los requerimientos de

diferentes direcciones en base a las faltas que los elementos hayan

faltado según reglamento de la institución.

2. Planificar y Desarrollar, entrevistar, visitar lugares de toda la

república de Guatemala, solicitar antecedentes diferentes

dependencias de seguridad del estado, Croquis y Fotografías y

conclusión, e informar verbal y por escrito los resultados de la

investigación.

3. PROCESOS.

Proceso de verificación


Recibir, clasificar, Transcribir y

codificar al personal que será

contratada por la Dirección de

Recursos Humanos de la SAAS.

Ciclo de la verificación.

Planificar y verificar al personal,

entrevistar, visitar domicilio, llenar

formato de preguntas a los padres,

conyugue y vecinos, estudio Socio

Económico, Croquis y Fotografías.

Verificación del personal que se

encuentra en proceso de

contratación y contratados.

Planificar un horario para Entrevistar

y llenar el formato de preguntas al

personal que se encuentra en

proceso de contratación.

Planificar, entrevistar. Llenar

formato.

Planificar, llenar formato y Verificar

al personal, entrevistar, visitar

domicilio, padres, conyugue y

vecinos, estudio Socio Económico,

Referencias, Antecedentes, Croquis

y Fotografías.

Planificar, llenar un Formato datos

generales.

Complementar ciclo de la

Verificación.

Re verificación del personal ya

contratado, en un plazo mínimo de 6

meses a solicitud del jefe inmediato

o cuando sea necesario.

Re verificación. Actualizar base de

datos.

Proceso de Investigación


Proceso de investigación de

personal.

Ciclo de la investigación.

Elaborar, desarrollar, planificar e

Investigar, los requerimientos de

diferentes direcciones en base a las

faltas que los elementos hayan

faltado según reglamento de la

institución.

Iniciar Ciclo de la Investigación,

según requerimiento.

Planificar y Desarrollar, entrevistar,

visitar lugares de toda la República

de Guatemala, solicitar antecedentes

diferentes dependencias de

seguridad del estado, Croquis y

Fotografías y conclusión, e informar

verbal y por escrito los resultados de

la investigación.

Desarrollar

Solicitar antecedentes

Visitar

Informar


NOMBRE DEL PROCESO: Verifica al personal en proceso de contratación y

contratados

Responsable: Investigador y Verificador de Personal




Jefe de Departamento

Jefe de Verificaciones

Encargado de Ruta

Encargado de

Codificaciones

1 Conforma un horario para la entrevista.

2 Realiza entrevista.

3 Realiza verificación de Campo. X

4 Elabora Croquis y fotografías.

5 Verifica Antecedentes. X

6 Elabora estudio

socioeconómico.

7 Visita de campo. X

8 Realiza trascripción. X

9 Elabora conclusión.

Inicio

Conforma

Realiza

Elabora

Verifica

Visita

Realiza

Elabora

Realiza

Elabora

Fin

NOMBRE DEL PROCESO: Investigación al personal en proceso de contratación

Responsable: Investigador y Verificador de Personal

No. Pasos Descripción del proceso de la

Investigación



Encargado de Investigaciones

Encargado de

Informes

1 Conforma un horario para la

investigación y entrevista.

2 Realiza entrevista.

3 Realiza Verificación. X

4 Elabora croquis y fotografías. X

5 Verifica antecedentes. X

6 Realiza análisis. X

7 Realiza visita de campo.

8 Elabora transcripción. X

9 Elabora conclusión.

Inicio

Conforma

Realiza

Realiza

Elabora

Verifica

Elabora

Realiza

Realiza

Elabora

Fin



Puesto Funcional Investigador y Verificador de Personal





2. FUNCIONES Y ATRIBUCIONES. 1. Entrevistar cara a cara al personal de nuevo ingreso, así como al

personal activo como parte del trabajo de re verificación.

2. Verificación y re verificación de datos del personal de nuevo ingreso y

personal activo (vía telefónica e investigación de campo).

3. Elaborar fichas biográficas del personal

4. Elaborar perfiles del personal en caso de ser necesario.

5. Elaborar informes de investigación.

6. Recopilar información

3. PROCESOS.

Función y Atribución Nombre del Proceso

Realizar entrevistas cara a cara al

personal activo, por diversos

motivos (extravió de equipo, faltas a

la disciplina, accidentes vehiculares,

hurtos, etc.).

Entrevista de investigación.

Elaborar fichas biográficas del

personal.

Elaboración de ficha biográfica.

Recopilación de información. Investigación de la información.

Elaborar perfil del personal en caso

de ser necesario.

Perfil de personal.

Elaborar informes de investigación. Informe de investigación.


NOMBRE DEL PROCESO: Entrevista de Investigación

Responsable: Investigador y Verificador de Personal N

No. Pasos Descripción del proceso Nombre del puesto de la persona que hizo la acción

Investigador y Verificador de

Personal

1 Cita vía telefónica al o los involucrados

en la investigación, a solicitud de una Dirección en particular o de oficio.

2 Entrevista al o los involucrados en el caso que se investiga, requiriendo

informe escrito de lo sucedido.

3 Solicita los datos necesarios para

elaborar la ficha biográfica del entrevistado, si no se cuenta con ficha

biográfica del entrevistado.

4 Hace la observación de que en caso de

ser necesario será citado para una prueba poligráfica.

Inicio

Cita vía telefónica

Entrevista al involucrado

Solicita los datos

Hace la observación

Fin

NOMBRE DEL PROCESO: Ficha Biográfica Responsable: Investigador y Verificador de Personal




Investigador y

Verificador de Personal

1 Entrega el formulario que contiene los datos para la elaboración de la ficha

durante la entrevista.

2 Actualiza datos, los cuales se pueden obtener directamente con el

entrevistado, si ya existe la ficha.

3 Solicita a través de memorándum a la

Dirección de Recursos Humanos, los datos que se requieren y/o el expediente de la persona, en caso de no obtenerse

los datos para la Ficha Biográfica.

Inicio

Entrega el formulario

Actualiza datos

Solicita Dirección de

Recursos

Fin

NOMBRE DEL PROCESO: Investigación de la Información Responsable Investigador y Verificador de Personal


Investigador y


1 Entrevista a testigos y/o fuentes de información (interna-externa).

X

2 Obtiene fotografías y/o videos.

3 Realiza levantamiento de huellas

dactilares.

4 Elabora prueba de alcoholemia. X

5 Obtiene de medios documentales que puedan sindicar o no a la persona que se investiga.

Inicio

Entrevista a testigos

Obtiene fotografías

Levantamiento de huellas

Prueba de alcoholemia

Obtiene medios

documentales

Fin

NOMBRE DEL PROCESO: Elaboración de Perfil Responsable: Investigador y Verificador de Personal


Investigador y


1 Elabora el respectivo perfil, partiendo de los antecedentes de la persona y

tomando en cuenta la falta cometida, si el caso lo amerita y con la finalidad de determinar el grado de culpabilidad de la

persona.

2 Toma en cuenta la siguiente información: Datos personales, actividad académica, actividad social, actividad

laboral y aspectos relevantes de la persona que se investiga.

3 Agrega una fotografía de la persona.

Inicio

Elabora perfil

Toma información

Agrega una fotografía

Fin

NOMBRE DEL PROCESO: Informe de Investigación Responsable: Investigador y Verificador de Personal




Investigador y


1 Asigna número del caso.

2 Incorpora la Ficha Biográfica.

3 Transcribe la información proporcionada

por el infractor.

4 Incorpora la información obtenida de testigos y/o fuentes.

X

5 Analiza la información para la obtención de observaciones y conclusiones.

6 Estudia las Disposiciones Disciplinarias

de la SAAS, que determinen la falta cometida.

Inicio

Asigna número

Incorpora la Ficha

Incorpora la información

Estudia las Disposiciones

Transcribe la información

Analiza la información

Fin



Puesto Funcional Verificador de Personal






1. Verificar la idoneidad de los candidatos y la información que presentan en

las ofertas de servicios a la Secretaría, a la Presidencia y Vicepresidente

de la República.

2. Verificar periódicamente la probidad y confiabilidad del personal de la

Secretaría, de la Presidencia y Vicepresidencia de la República.

3. Supervisar y operar la custodia de la información que se genere en la

Secretaría, la Presidencia y Vicepresidencia de la República.

4. Brindar seguridad encubierta al Presidente y Vicepresidente de la

República.

3. PROCESOS.


Verificar la idoneidad de los candidatos

y la información que presentan en las

ofertas de servicios a la Secretaría, a la

Presidencia y Vicepresidente de la

República.

Verificación de candidatos.

Verificar periódicamente la probidad y

confiabilidad del personal de la

Secretaría, de la Presidencia y

Vicepresidencia de la República.

Verificación de Probidad.

Supervisar y custodiar la información

que se genere en la Secretaría, la

Presidencia y Vicepresidencia de la

República.

Custodia de Información.

Brindar seguridad encubierta al

Presidente y Vicepresidente de la

República.

Seguridad al Presidente y Vicepresidente de la República.

Servicio de 24 horas, servicios

extraordinarios en fines de semana,

actividades de gobierno en los

departamento e Guatemala, desarrollo

de la Unidad de Fuentes de

Información.

Servicios Extraordinarios.

4. DESARROLLO DE LOS PROCESOS DE SU PUESTO DE TRABAJO NOMBRE DEL PROCESO: CUSTODIA DE INFORMACION/SECCION DE

FUENTES DE INFORMACION (Unidad en proceso de creación) Responsable: Verificador de Personal No. Pasos

Descripción del proceso y descripción del nombre del formulario o forma que

se usa


Verificador de

Personal

Encargado

de Sección

Jefe de

Departo.

Director

de A. I.

1 Búsqueda

2 Recopilación X

3 Centralización de información X

4 Clasificación de Información X

5 Análisis

6 Procesamiento

7 Difusión.

X

8 Archivo X

Inicio

Búsqueda

Recopila

Centraliza información

Clasifica información

Procesa

Difunde

Archiva

Fin

Analiza

1. DESCRIPCION DEL PUESTO. Dirección Dirección de Asuntos Internos Departamento Departamento de Control Interno Puesto Funcional Emisor de Gafetes Jefe Inmediato Jefe del Departamento Subalternos No Tiene Descripción de los Subalternos

No Tiene


2. ATRIBUCIONES y FUNCIONES. 1. Emisión diaria de Gafetes de Identificación.

2. Renovación de Gafetes de Identificación. 3. Realizar un registro físico y digital de los Gafetes de Identificación vencidos de cada

persona que labora en la SAAS 4. Impresión de los Gafetes de Identificación.

3. PROCESOS.


Emisión diaria de Gafetes de

Identificación Emisión

Renovación de Gafetes de Identificación.

Renovación

Corrección de Gafetes de Identificación.

Corrección

Realizar un registro físico y digital de los

Gafetes de Identificación vencidos de

cada persona que labora en la SAAS

Registro

Impresión de los Gafetes de Identificación.

Impresión

4. DESARROLLO DE LOS PROCESOS DE SU PUESTO DE TRABAJO NOMBRE DEL PROCESO: EMISION DE GAFETES / SECCION DE FUENTES

DE INFORMACION (Unidad en proceso de creación) Responsable: Verificador de Personal No. Pasos


se usa


Emisor de Gafetes

Emisor de Gafetes

Emisor de Gafetes

Emisor de Gafetes

1

Emisión

2 Renovación X

3 Corrección X

4 Registro X

5 Análisis

6 Impresión

Inicio

Emite

Renueva

Corrige

Registra información

Imprime

Analiza

Fin



Puesto Funcional Investigador de Personal III, Sección

de Investigaciones Jefe Inmediato Jefe de la Sección de Investigaciones Subalternos Dos (2)


Investigadores de Personal II



1. Realizar investigaciones internas y externas, donde se vea involucrado personal y/o bienes de la –SAAS-, Presidencia y Vicepresidencia de la República.

2. Supervisar y operar la custodia de la información que se genere en las mismas dependencias.

PROCESO DE INVESTIGACION

Dentro y Fuera de la –SAAS-.

1. Solicitud escrita o instrucciones verbales de investigación 2. Analizar, inspeccionar, documentar las escenas, lugares, procesos y casos

que por su importancia requieran de su inmediato esclarecimiento o investigación interna.

3. Realizar las entrevistas necesarias 4. Elaboración del informe de investigación 5. Revisión de redacción y ortografía de informes de investigación. 6. Entrega del producto o resultado de la investigación 7. Manejo del archivo físico y digital

3. PROCESOS.


Recibe Solicitud escrita o instrucciones verbales de investigación

Planifica y organiza el proceso de

investigación a seguir

Analizar, inspeccionar, documentar las escenas, lugares, procesos y casos que por su importancia requieran de su inmediato esclarecimiento o investigación interna, realiza consultas y entrevistas

Diligencias Investigativas

Elaboración, corrección e impresión del informe

Elaboración, corrección e impresión

de informe

Entrega del producto o resultado de la investigación y archivo final

Entrega del producto y archivo


NOMBRE DEL PROCESO: Planifica y organiza el proceso de investigación a

seguir

Responsable: Investigador de Personal III




Jefe de Sección de

Investigaciones

Investigadores Investigadores Investigados

1 Recibe la solicitud escrita o instrucciones verbales

2 Planifica y organiza el procedimiento de investigación

a seguir (visitas, entrevistas, consultas, ayudas audio visuales, conocimientos

técnicos etc.)

Inicio

Solicitud escrita o verbal

Planifica y organiza el procedimiento a seguir

Fin


NOMBRE DEL PROCESO: Diligencias investigativas





Jefe de Sección de

Investigaciones


1 Analizar, inspeccionar,

documentar las escenas,

lugares, procesos y casos que

por su importancia requieran

de su inmediato

esclarecimiento y realiza

entrevistas

2 Realiza entrevistas dentro o fuera de la Secretaría

3 Consulta bases de datos

4 Analiza y disemina la información recopilada

Inicio

Analizar, inspeccionar y documentar

escenas

Planificar y Calendarizar entrevistas

Realiza entrevistas

Analiza y disemina

información

Fin

Consulta bases de datos


NOMBRE DEL PROCESO: Elaboración corrección e impresión de informe





Jefe Sección de

Investigaciones

Investigado res

Investigado res

Investigados

1 Integración de la información obtenida

2 Elaboración del informe de investigación

3 Corrección e impresión del informe

Inicio

Integrar información

Elaborar informe

Corregir e imprimir informe

Fin


NOMBRE DEL PROCESO: Entrega del producto y archivo.





Jefe Sección de

Investigaciones

Investigado res

Investigado res

Investigados

1 Entrega el producto final al Subdirector

2 Archiva físicamente el informe final

Inicio

Entrega del producto

Archivo físico

Fin



Puesto Funcional Jefe de la Sección de Investigaciones


Interno Subalternos 3


Verificadores de Personal III y II







1. Solicitud escrita o instrucciones verbales de investigación 2. Analizar, inspeccionar, documentar las escenas, lugares, procesos y

casos que por su importancia requieran de su inmediato esclarecimiento o investigación interna.


3. PROCESOS.


Solicitud escrita o instrucciones

verbales de investigación

Asignación de investigación

Analizar, inspeccionar, documentar las escenas, lugares, procesos y casos que por su importancia requieran de su inmediato esclarecimiento o investigación interna, además de realizar entrevistas


Elaboración, revisión y corrección del informe de investigación

Elaboración, revisión y corrección

de informe




NOMBRE DEL PROCESO: Asignación de la investigación Responsable: Jefe de la Sección de Investigaciones




Jefe de

Sección de Investigacio

nes


1 Recibe la solicitud escrita o

instrucciones verbales

2 Nombra al investigador

Inicio


Asigna el caso

Fin



Responsable: Jefe de la Sección de Investigaciones




Jefe de Sección de

Investigaciones






de su inmediato


entrevistas




Inicio


escenas


Realiza entrevistas

Analiza y disemina

información

Fin



NOMBRE DEL PROCESO: Elaboración, revisión y corrección de informe





Jefe Sección de

Investigaciones

Investigado res

Investigado res

Investigados



3 Revisión y corrección del

informe

4 Impresión del informe final

Inicio


Elaborar informe

Corrige informe

Imprime informe

Fin







Jefe Sección de

Investigaciones

Investigado res

Investigado res

Investigados



Inicio


Archivo físico

Fin



Puesto Funcional Investigador de Personal II, Sección de

Investigaciones Jefe Inmediato Jefe de la Sección de Investigaciones Subalternos No tiene


No tiene

Correlativo del Puesto DAI--DCI-10






1. Solicitud escrita o instrucciones verbales de investigación 2. Analizar, inspeccionar, documentar las escenas, lugares, procesos y

casos que por su importancia requieran de su inmediato esclarecimiento o investigación interna.


3. PROCESOS.


Recibe Solicitud escrita o instrucciones verbales de investigación

Planifica y organiza el proceso de

investigación a seguir

Analizar, inspeccionar, documentar las escenas, lugares, procesos y casos que por su importancia requieran de su inmediato esclarecimiento o investigación interna, realiza consultas y entrevistas


Elaboración, corrección e impresión del informe

Elaboración, corrección e impresión

de informe




NOMBRE DEL PROCESO: Planifica y organiza el proceso de investigación a

seguir





Jefe de Sección de

Investigaciones


1 Recibe la solicitud escrita o instrucciones verbales

2 Planifica y organiza el procedimiento de investigación

a seguir (visitas, entrevistas, consultas, ayudas audio visuales, conocimientos

técnicos etc.)

Inicio


Planifica y organiza el procedimiento a seguir

Fin







Jefe de Sección de

Investigaciones






de su inmediato


entrevistas




Inicio


escenas


Realiza entrevistas

Analiza y disemina

información

Fin



NOMBRE DEL PROCESO: Elaboración corrección e impresión de informe





Jefe Sección de

Investigaciones

Investigado res

Investigado res

Investigados



3 Corrección e impresión del informe

Inicio


Elaborar informe

Corregir e imprimir informe

Fin







Jefe Sección de

Investigaciones

Investigado res

Investigado res

Investigados



Inicio


Archivo físico

Fin



Puesto Funcional Verificador de Personal II

Jefe Inmediato Jefe de la Sección de Verificación






1. Recibe la documentación para realizar la entrevista cara a cara al

candidato a ocupar una plaza en la SAAS,

2. Realiza el trabajo de campo, recolección de información personal,

familiar, vecinal, laboral y económica.



4. Elaborar informes de Verificaciones.

5. Transcribe fichas de verificación.

3. PROCESOS.






hurtos, etc.).







Elaborar informes de investigación. Informe de investigación.


NOMBRE DEL PROCESO: Entrevista a personal de primer ingreso

Responsable: Verificador de Personal III


Verificador de Personal II

1 Recibe la solicitud del jefe inmediato o jefe de sección.

2 Cita vía telefónica al o los candidatos para la verificación, indicándoles, la fecha y hora para la misma

y la documentación que necesitaran.

3 Entrevista cara a cara, al candidato se le solicitan, datos

personales, familiares , laborales, económica, legales, académicos,

4 Si en la entrevista no encuentra ningún problema que afecte los intereses de SAAS, continua el Proceso; si se

encuentran problemas que Afecten a SAAS, se informa al jefe superior y se da por finalizado el proceso.

5 Recopila de información familiar, vecinal, laboral, legal, económica.

6 Concluyendo y recomendando sobre los hallazgos en la verificación.

7 Redacta el informe final de la verificación, traslada al jefe de sección para su desimanación y archivo.

Entrevista al candidatos


Inicio

Recopilación

Redacción

Fin

Analiza

Analiza Informa al jefe inmediato

Informe a D.RRHH



Responsable: Verificador de Personal II I



1 Recibe la solicitud del Jefe inmediato o Jefe de Sección, con día y hora para las entrevistas de actualización de

datos

2 Solicita el expediente a la Dirección de Recursos Humanos para obtener daros sobre sanciones administrativas, situación financieras, de salud,

ascensos y traslados.

2 Cita vía telefónica a los empleados, para la actualización

de expedientes, indicándoles la fecha, hora y la documentación que necesitaran.

3 Entrevista cara a cara, al empleado, se le solicitan, actualización de datos personales, familiares, laborales,

económicos, legales y académicos.




Entrevista


Inicio

Recopilación

Redacción

Fin

Analiza

Recopilación



Puesto Funcional Verificador de Personal III

Jefe Inmediato Jefe de la Sección de Verificaciones

Subalternos No Tiene



2. 1FUNCIONES Y ATRIBUCIONES.

1. Entrevistar cara a cara al personal de nuevo ingreso, así como al

personal activo como parte del trabajo de re verificación.

2. Verificación y re verificación de datos del personal de nuevo ingreso y

personal activo (vía telefónica e investigación de campo).

3. Elaborar informes de verificación y re verificación o actualización.

4. Transcripción de informes.

3. PROCESOS.






hurtos, etc.).







Elaborar informes de investigación.

Informe de investigación.



Responsable: Verificador de Personal IIII


Verificador de

Personal III


1 Recibe la solicitud del jefe de sección.

2 Cita vía telefónica al o los candidatos para la

verificación, indicándoles, la fecha y hora para la misma y la documentación que necesitaran.

3 Entrevista cara a cara, al candidato se le solicitan, datos personales, familiares , laborales, económica, legales, académicos,

4 Codifica el expediente asignándole un numero

correlativo que lo individualice, para su manejo y archivo

5 Si en la entrevista no encuentra ningún problema que afecte los intereses de SAAS, continua el Proceso; si se encuentran problemas que Afecten a SAAS, se informa al jefe superior y se da por finalizado el proceso.




Entrevista al candidatos


Inicio

Recopilación

Redacción

Fin

Analiza

Codificación

Analiza Informa al jefe inmediato

Informe a D.RRHH



Responsable: Verificador de Personal III I


Verificador de

Personal III

Verificador de

Personal II

1 Recibe la solicitud del jefe de sección, con día y hora

para las entrevistas de actualización de datos

2 Solicita el expediente a la Dirección de Recursos Humanos para obtener daros sobre sanciones administrativas, situación financieras, de salud,

ascensos y traslados.

2 Cita vía telefónica a los empleados, para la actualización

de expedientes, indicándoles la fecha, hora y la documentación que necesitaran.

3 Entrevista cara a cara, al empleado, se le solicitan, actualización de datos personales, familiares, laborales,

económicos, legales y académicos.




Entrevista


Inicio

Recopilación

Redacción

Fin

Analiza

Recopilación



Puesto Funcional Jefe de Sección de Verificaciones


Interno Subalternos si


Verificador III Verificador II



1. Verificar la idoneidad de los candidatos y la información que presentan

en las ofertas de servicios a la Secretaría, a la Presidencia y

Vicepresidente de la República.






República.

3. PROCESOS.






República.

Verificación de candidatos.






4. DESARROLLO DE LOS PROCESOS DE SU PUESTO DE TRABAJO NOMBRE DEL PROCESO: VERIFICACION PARA NUEVO INGRESO (Sección

de Verificaciones) Responsable: Jefe de Sección No. Pasos


se usa


Jefe de Sección

Investigador IV

Verificador de

Personal III

Verificador de

Personal II

1 El verificador IV, recibe la instrucción

del Jefe de Departamento, quien entrega el oficio de solicitud de

verificación enviado por la de Dirección de RR.HH

2 El verificador IV, asigna a la persona encargada de realizad la verificación,

X

3 Verificación de registros policiacos y penales, solvencia de vehículos, y

documentos.

X

4 Recopila información de la verificación

de campo.

5 Integra, concluye y recomienda sobre los hallazgos de la verificación.

6 Informa al Jefe de Control Interno Sobre la conclusión de la verificación

7 Asigna la transcripción y el archivo del expediente

Inicio


Difusión

Analiza

Analiza

Recopilación

Archiva

Fin

NOMBRE DEL PROCESO: REVERIFICACION PARA PERSONAL ACTIVO (Sección de Verificaciones) Responsable: Jefe de Sección No. Pasos

Descripción del proceso y descripción del nombre del formulario o forma que se usa


Jefe de Sección Investigador IV

Verificador de Personal III


1 El verificador IV, recibe la instrucción del Jefe de Departamento, de actualizar la información del

personal de una dirección, esto se hace de oficio, cada 6 meses a todo el personal

2 El verificador IV, coordina los días y horario según

el número de personal con el que cuenta cada dirección.

X

3 Verificación de registros policiacos y penales, solvencia de vehículos, y documentos.

X

4 Asignación de expedientes al personal de la

Sección de Verificaciones para trabajo de campo.

5 Recopila información de la verificación de campo.

5 Integra, concluye y recomienda sobre los hallazgos de la verificación.

6 Informa al Jefe de Control Interno Sobre la

conclusión de la verificación

7 Asigna la transcripción y el archivo del expediente

5. FORMULARIOS O DOCUMENTOS ANEXOS. Formato de Verificación de Personal de Nuevo Ingreso (Confidencial) Formato de Verificación de Personal Activo (Confidencial)

Inicio


Difusión

Analiza

Recopilació

Archiva

Fin

Coordinacion

Distribuye



Puesto Funcional Emisor y Digitalizador Dactilar


Interno Subalternos No Tiene.


No Tiene


2. ATRIBUCIONES y FUNCIONES.

1. Toma de huellas dactilares.

2. Clasificación de las huellas dactilares.

3. Utilización del sistema biométrico.

4. Codificación de seguridad en los Gafetes.

5. Emisión, registro y estadísticas de las solicitudes de emisión de

Gafetes.

3. PROCESOS.


Toma de huellas dactilares. Registro de huellas

Clasificación de las huellas dactilares. Clasificación de huellas

Utilización del sistema biométrico. Activación Codificación de seguridad en los Gafetes.

Codificación

Emisión, registro y estadísticas de las solicitudes de emisión de Gafetes.

Estadística


NOMBRE DEL PROCESO: DIGITALIZACION DE HUELLAS / SECCION DE

FUENTES DE INFORMACION (Unidad en proceso de creación) Responsable: Verificador de Personal

No. Pasos


se usa


Digitalizador

de huellas

Digitalizador

de huellas

Jefe de

Departamento

Director

de A. I.

1

Registro de huellas

2 Clasificación X

3 Activación X

4 Codificación X

5 Estadística

6 Archivo X

Inicio

Registra huellas

Clasifica huellas

Activa Biométrico

Codifica información

Lleva un registro

Archiva

Fin



Puesto Funcional Fuentes Abiertas

Jefe Inmediato Jefe de la Sección de Fuentes de

Información Subalternos Ninguno




1. Con base al acuerdo gubernativo 32-2004 el Reglamento Orgánico

Interno de SAAS en su Capitulo V, articulo 16 Atribuciones de la

Dirección de Asuntos Internos, especifica:

2. Verificar la idoneidad de los candidatos y la información que

presentan en las ofertas de servicios a la Secretaría, a la Presidencia

y Vicepresidente de la República.






República.

3. PROCESOS.


Consultar los diferentes medios escritos.

Consulta

Consultar los medios de comunicación social en el internet.

Consulta

Actualización de los temas social, político, económico y social.

Actualización

Informar de los noticias relevantes que tienen relación con la SAAS

Notificación

4. DESARROLLO DE LOS PROCESOS DE SU PUESTO DE TRABAJO NOMBRE DEL PROCESO: RECOPILACION DE INFORMACION DE FUENTES

ABIERTAS / SECCION DE FUENTES DE INFORMACION (Unidad en proceso

de creación) Responsable: Verificador de Personal No. Pasos


se usa


Investigador

de Asuntos Internos

Encargado

de Sección

Jefe de

Departo.

Director

de A. I.

1

Consultar

2 Consultar X

3 Actualización X

4 Informar X

8 Archivo X

Inicio

Consulta medios escritos

Consulta medios sociales

Actualiza información

Informa

Archiva

Fin



Puesto Funcional Fuentes Discretas


Información Subalternos Ninguno



2. ATRIBUCIONES y FUNCIONES. 1. Con base al acuerdo gubernativo 32-2004 el Reglamento Orgánico Interno de

SAAS en su Capitulo V, articulo 16 Atribuciones de la Dirección de Asuntos Internos, especifica:

2. Verificar la idoneidad de los candidatos y la información que presentan en las ofertas de servicios a la Secretaría, a la Presidencia y Vicepresidente de la República.

3. Verificar periódicamente la probidad y confiabilidad del personal de la Secretaría, de la Presidencia y Vicepresidencia de la República.

4. Supervisar y operar la custodia de la información que se genere en la Secretaría, la Presidencia y Vicepresidencia de la República.

5. Brindar seguridad encubierta al Presidente y Vicepresidente de la República.

3. PROCESOS. Función y Atribución Nombre del proceso

Establecer un equipo de personal, con la capacidad de obtener información conocida o anónima, utilizando diversos medios.

Reclutamiento

Redacción de la información recopilada

en base a las entrevistas. Redacción de informes


DISCRETAS / SECCION DE FUENTES DE INFORMACION (Unidad en proceso

de creación) Responsable: Verificador de Personal No. Pasos


se usa


Investigador

de Asuntos Internos

Encargado

de Sección

Jefe de

Departo.

Director

de A. I.

1

Reclutamiento

2 Redaccion de Informes X


5 Análisis

6 Procesamiento

8 Archivo X

Inicio

Selecciona personal

Redacta


Procesa

Archiva

Fin

Analiza

1. DESCRIPCION DEL PUESTO. Dirección De Asuntos Internos

Departamento De Control Interno

Puesto Funcional Verificador de Fuentes Oficiales


Información

Subalternos Uno (1)


Encargado de reclutamiento y recopilación de información de fuentes Oficiales.



1. Se encarga de la coordinación entre entidades privadas y de Estado.

2. Elaborar y analizar informes de avances.

3. PROCESOS.


Se encarga de la coordinación entre

entidades privadas y de Estado Coordinación

Elaborar y analizar informes de avances.

Elaboración


OFICIALES / SECCION DE FUENTES DE INFORMACION (Unidad en proceso

de creación) Responsable: Verificador de Fuentes Oficiales No. Pasos


se usa


Investigador

de Asuntos Internos

Encargado

de Sección

Jefe de

Departo.

Director

de A. I.

1

Coordinación

2 Elaboración X



5 Análisis

6 Procesamiento

8 Archivo X

Inicio

Coordina

Elabora



Procesa

Archiva

Fin

Analiza



Puesto Funcional Jefe de la Sección de Fuentes de

Información

Jefe Inmediato Jefe del Departamento de Control Interno

Subalternos Tres (03)


Encargados de reclutamiento y recopilación de información de fuentes Abiertas, Oficiales y Discretas.


2. ATRIBUCIONES y FUNCIONES. 1. Con base al acuerdo gubernativo 32-2004 el Reglamento Orgánico

Interno de SAAS en su Capitulo V, articulo 16 Atribuciones de la

Dirección de Asuntos Internos, especifica:

2. Verificar la idoneidad de los candidatos y la información que

presentan en las ofertas de servicios a la Secretaría, a la Presidencia

y Vicepresidente de la República.






República.

3. PROCESOS.






República.

Verificación de información





Búsqueda de información.

Supervisar y custodiar la información

que se genere en la Secretaría, la

Presidencia y Vicepresidencia de la

República.

Recopilación de información.

Brindar seguridad encubierta al

Presidente y Vicepresidente de la

República.

Búsqueda de información.

Servicio de 24 horas, servicios

extraordinarios en fines de semana,

actividades de gobierno en los

departamento e Guatemala, desarrollo

de la Unidad de Fuentes de

Información.

Servicios Extraordinarios.

4. DESARROLLO DE LOS PROCESOS DE SU PUESTO DE TRABAJO NOMBRE DEL PROCESO: CUSTODIA DE INFORMACION/SECCION DE

FUENTES DE INFORMACION (Unidad en proceso de creación) Responsable: Jefe de la Sección de Fuentes de Información No. Pasos


se usa


Investigador

de Asuntos Internos

Encargado

de Sección

Jefe de

Departo.

Director

de A. I.

1 Búsqueda

2 Recopilación X



5 Análisis

6 Procesamiento

7 Difusión.

X

8 Archivo X

Inicio

Búsqueda

Recopila



Procesa

Difunde

Archiva

Fin

Analiza

1. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO.

Dirección Dirección de Asuntos Internos

Departamento Departamento de Control Interno Puesto Funcional Jefe de la Sección de Poligrafía

Jefe Inmediato Jefe del Departamento de Control InternoSubalternos Uno (1) Descripción de los Subalternos Asistente de Poligrafía


2. FUNCIONES Y ATRIBUCIONES. 1. Planificar las evaluaciones poligráficas (pruebas de confiabilidad) según

requerimientos. 2. Elaborar el proceso poligráfico con personal de nuevo ingreso y personal

en activo (entrevista y aplicación de prueba poligráfica) 3. Redactar informes de los resultados de la evaluación poligráfica. 4. Elaborar informes especiales dirigidos al Director de Asuntos Internos. 5. Desarrollar estadísticas sobre los resultados de la evaluación poligráfica.

3. PROCESOS.


Planificar las evaluaciones poligráficas (pruebas de confiabilidad) según requerimientos.

Planificación de evaluaciones poligráficas

Elaborar el proceso poligráfico con personal de nuevo ingreso y personal en activo (entrevista y aplicación de prueba poligráfica)

Proceso Poligráfico

Analizar e interpretar los gráficos y redactar informes de los resultados de la evaluación poligráfica.

Análisis e interpretación de gráficos y Redacción de Informes

Elaborar informes especiales dirigidos al Director de Asuntos Internos. Presentación de Informes al Director

Desarrollar estadísticas sobre los resultados de la evaluación poligráfica.

Estadísticas sobre evaluaciones Poligráficas

4. DESARROLLO DE LOS PROCESOS DE SU PUESTO DE TRABAJO NOMBRE DEL PROCESO: Planificación de evaluaciones poligráficas Responsable: Poligrafista No. Pasos Descripción del proceso y descripción del


Nombre del puesto de la persona que hizo la acción Poligrafista

1 Recibe la requisición poligráfica

2 Cita vía telefónica a los candidatos

NOMBRE DEL PROCESO: Proceso Poligráfico Responsable: Poligrafista No. Pasos Descripción del proceso y descripción del



1 Recibe al candidato.

2

Entrega unas hojas de registro de datos para que llene el candidato (hojas de registro de datos)

3 Hace Rapport y se toma una fotografía que servirá para el informe poligráfico.

4

Explica la importancia del proceso poligráfico y se le pide su autorización para aplicar la prueba (formulario de autorización)

Inicio

Recibe requisición


Fin

Inicio

Recibe candidato

Entrega hojas

Explica proceso

Hace Rapport

5

Procede a realizar la entrevista estructurada (formulario de entrevista poligráfica)

6

Redacta un cuestionario de preguntas para aplicar el polígrafo.

7

Revisa las preguntas con el evaluado y él firma el cuestionario.

X

8

Revisa que se coloquen los aditamentos en el cuerpo del evaluado.

9

Realiza la prueba.

NOMBRE DEL PROCESO: Análisis e interpretación de gráficos y Redacción de Informes Responsable: Poligrafista No. Pasos Descripción del proceso y descripción del



1 Realiza análisis de gráficos, así como la interpretación de los mismos, utilizando criterios estandarizados.

2 Elabora informes poligráficos.

Realizar la entrevista

Revisa preguntas

Revisa

Recibe prueba

Fin

Inicio

Realiza análisis

Fin

Redacta cuestionario

Elabora informes

NOMBRE DEL PROCESO: Presentación de Informes al Director Responsable: Poligrafista No. Pasos Descripción del proceso y descripción del



1 Redacta informes especiales dirigidos al Director de Asuntos Internos con las especificaciones que solicita.

x

NOMBRE DEL PROCESO: Estadísticas sobre evaluaciones Poligráficas Responsable: Poligrafista No. Pasos Descripción del proceso y descripción del



1 Realiza mensualmente estadísticas de las evaluaciones que se efectúan, divididas en casos particulares (selección, personal en activo e investigaciones especiales)

2 Realiza las estadísticas, se lleva un libro con el registro de cada candidato y la evaluación poligráfica que se aplicó.

3

Lleva expedientes de cada evaluado que se archivan en forma alfabética.

Inicio

Fin

Inicio

Lleva expedientes

Fin

Redactan informes

Realiza estadísticas

Realiza estadísticas



Puesto Funcional Asistente de Poligrafía

Jefe Inmediato Jefe de Sección de Poligrafía

Subalternos No tiene Descripción de los

Subalternos



1. Realizar entrevistas y parte inicial de informes poligráficos.

2. Registros, síntesis, codificaciones y archivo de casos y expedientes.

3. PROCESOS.


Hacer las respectivas citas y programaciones de

evaluaciones poligráficas.

Programación de citas para evaluaciones

poligráficas

Realizar entrevistas

poligráficas. Entrevistas poligráficas

Realizar los registros, síntesis, codificaciones y

archivo de casos y expedientes, fotografía, etc.

Registros y controles en el libro de

movimientos diarios de personal

Realizar la parte inicial de informes poligráficos.

Redactar parte inicial de informes

oligráficos

4. DESARROLLO DE LOS PROCESOS DE SU PUESTO DE TRABAJO.

NOMBRE DEL PROCESO: Programación de citas para Evaluaciones Poligráficas Responsable: Asistente de Poligrafía

NOMBRE DEL PROCESO: Entrevistas Poligráficas Responsable: Asistente de Poligrafía




Asistente de Poligrafía

1. Realiza entrevista poligráfica.

2. Informa a superiores.





1. Programar las evaluaciones poligráficas de

acuerdo a las requisiciones respectivas.

2. Cita a candidatos o personal que va a ser

evaluado.

3. Toma Fotografía X

4. Informa a su Jefe inmediato.

5. Archivo.

Inicio

Programación

Toma de Fotografía

Informa

Cita candidatos

Fin

Realiza entrevista

Informa

Fin

Inicio

NOMBRE DEL PROCESO: Registros y controles en el libro de movimientos diarios de personal Responsable: Asistente de Poligrafía

No. Pasos Descripción del proceso y descripción del nombre del formulario o forma que se usa



1.

Inscribe personas que asisten a prueba poligráfica en el libro de movimientos diarios

de personal (nombre, fecha, tipo de evaluación, puesto)

2. Anota código de evaluación en expediente

físico y en informe electrónico.

X

3. Archiva expedientes.

X

NOMBRE DEL PROCESO: Redactar parte inicial de informes poligráficos

Responsable: Asistente de Poligrafía




Asistente de

Poligrafía

1. Elabora la primera parte del informe

poligráfico.


Informa

Fin

Elabora Primera parte del Informe

Inicio

Inscribe personas

Anota código

Archiva expedientes

Fin


Departamento Departamento de Investigación Interna

Puesto Funcional Jefe del Departamento de Investigación

Interna

Jefe Inmediato Subdirector de Asuntos Internos

Subalternos Ocho (8)


Investigadores

Correlativo del Puesto DAI-DII-01


1. Coordinar los servicios y actividades del Departamento de Investigaciones Internas.

2. Realizar las investigaciones que le ordene el Director de Asuntos Internos.

3. Revisar los informes que elaboran los investigadores.

4. Realizar presentaciones al Director de Asuntos Internos de los casos investigados.

3. PROCESOS.


Nombre del proceso

Coordinar los servicios y actividades del Departamento de Investigaciones Internas

Coordinación de servicios y actividades del Departamento de Investigaciones Internas

Realizar las investigaciones que le ordene el Director de Asuntos Internos

Realizar Investigación

Revisar los informes que elaboran los investigadores

Revisión de informes de investigadores

Realizar presentaciones al Director de Asuntos Internos de los casos investigados

Presentación de casos investigados a Dirección de Asuntos Internos


NOMBRE DEL PROCESO: Coordinación de servicios y actividades del Departamento de Investigaciones Internas Responsable: Jefe del Departamento de Investigaciones Internas No. Pasos Descripción del proceso y descripción del


Nombre del puesto de la persona que hizo la acción Jefe del

Departamento Investigador

1 Planifica actividades.

2 Asigna tareas.

3

Supervisa tareas.

Inicio

Planifica actividades

Asigna tareas.

Planifica tareas.

Fin

NOMBRE DEL PROCESO: Realizar Investigación Responsable: Jefe del Departamento de Investigaciones Internas No. Pasos Descripción del proceso y descripción del




1 Elabora Plan de Investigación.

2 Determina Fuentes de Información.

3 Asigna tareas propias de la investigación a realizar.

4 Recopila información con trabajo de campo.

5 Centraliza la información que se obtiene.

6 Analiza la Información.

7 Clasifica la Información.

8 Redacta Informe.

Inicio

Recopila

Determina Fuentes

Asigna

Centraliza

Clasifica

Fin

Analiza

Elabora Plan

Redacta Informe

NOMBRE DEL PROCESO: Revisión de informes de investigadores Responsable: Jefe del Departamento de Investigaciones Internas No. Pasos Descripción del proceso y descripción del




1 Hace lectura y revisión del Informe final.

2 Hace corrección de la redacción del Informe.

3 Imprime el Informe Final.

Lectura y revisión

Fin

Inicio

Corrección de la redacción

Imprime el Informe

NOMBRE DEL PROCESO: Presentación de casos investigados a Dirección de Asuntos Internos Responsable: Jefe del Departamento de Investigaciones Internas No. Pasos Descripción del proceso y descripción del




1 Entrega Informe.

X

2 Determina fuentes de Información.

3 Asigna tareas propias de la investigación a realizar.

4 Recopila Información con trabajo de campo.

5 Centraliza información que se obtiene.

6 Analiza la Información.

7 Clasifica la Información.

8 Redacta Informe.

.

Inicio

Asigna tareas

Recopila Información

Centraliza Información

Clasifica

Entrega Informe.

Determina fuentes

Fin

Analiza

Redacta Informe



Puesto Funcional Investigador de personal

Jefe Inmediato Jefe de Departamento de Investigación

Interna





1. Realizar entrevistas.

2. Realizar investigaciones documentales.

3. Realizar vigilancias.

4. Elaborar informes de las investigaciones. 3. PROCESOS.


Nombre del proceso

Realizar Entrevistas

Realización de Entrevistas

Realizar investigaciones documentales

Investigación documental

Realizar vigilancias

Realización de Vigilancias

Elaborar Informes de las investigaciones

Realización de Informes


NOMBRE DEL PROCESO: Realización de Entrevistas Responsable: Investigador de personal No. Pasos Descripción del proceso y descripción del




1 Prepara la entrevista, conociendo el caso a investigar

2 Concierta cita con la persona a entrevistar

3 Entrevista (no se utiliza formulario, pues son entrevistas sobre casos puntuales)

NOMBRE DEL PROCESO: Investigación Documental Responsable: Investigador de personal No. Pasos Descripción del proceso y descripción del




1 Hace determinación de los medios a consultar, en relación con la investigación que se realiza

2 Visita a instituciones que cuenten con la información documental

Inicio

Prepara entrevista

Concierta cita

Entrevista

Fin

Inicio

Determina medios

Visita instituciones

3 Revisa y clasifica de los documentos

4 Hace Análisis y extracto de la información para valorar

5 Hace valoración de la Información

NOMBRE DEL PROCESO: Realización de Vigilancias Responsable: Investigador de personal No. Pasos Descripción del proceso y descripción del




1 Vigila actividades sospechosas, para documentarlas.

NOMBRE DEL PROCESO: Realización de Informes Responsable: Investigador de personal No. Pasos Descripción del proceso y descripción del




1 Redacción de Informes de Entrevistas, investigación documental o vigilancias realizadas

Valora Información

Fin

Inicio

Vigila actividades

Inicio

Fin

Fin

Revisa y clasifica

Analiza

Redacción de Informes



Puesto Funcional Investigador de personal

Jefe Inmediato Jefe de Departamento de Investigación

Interna





1. Realizar evaluaciones poligráficas.

2. Realizar entrevistas e informes poligráficos.

3. Registros, síntesis, codificaciones y archivo de casos y expedientes.

4. Apoyar la realización de investigaciones de actos anómalos en los que participa el personal.

5. Elaborar cuadros e informes semanales, mensuales y anuales de actividades.

3. PROCESOS.


Realizar evaluaciones poligráficas

Evaluaciones poligráficas

Realizar entrevistas e

informes poligráficos

Entrevistas e informes poligráficos

Realizar los registros, síntesis, codificaciones y archivo de casos y expedientes.

Registros y controles en el libro de

movimientos diarios de personal

Apoya la realización de investigaciones de actos anómalos en los que participa el personal.

Evaluación poligráfica de casos

especiales

Elabora cuadros e informes semanales, mensuales y anuales de casos y situaciones atendidas.

Elaboración de informes semanales,

mensuales y anuales


NOMBRE DEL PROCESO: Evaluaciones poligráficas

Responsable: Poligrafista



Poligrafista

1. Cita a candidatos o personal interno.

2. Registra en libro de movimientos diarios de personal de evaluaciones poligráficas.

3. Realiza entrevista poligráfica. X

4. Coloca sensores. X

5. Califica prueba.

6. Elabora informe personal.

7. Codifica y archiva expediente. X


Inicio

Cita candidatos

Realiza entrevista

Coloca sensores.

Califica

Registra movimientos

Codifica

Informa

Fin

Elabora informe

NOMBRE DEL PROCESO: Entrevistas e informes poligráficos




Poligrafista

1. Realiza la presentación del polígrafo.

2. Da autorización de la prueba.

3. Realiza entrevista (de riesgos).

4. Realiza entrevista (general).

5. Realiza aplicación del polígrafo. X

6. Hace evaluación de la poligrafía. X

7. Elabora Informe.

Inicio

Realiza presentación

Autoriza

Realiza entrevista

Realiza aplicación

Evalúa

Fin

Realiza entrevista

Elabora Informe

NOMBRE DEL PROCESO: Registros y controles en el libro de movimientos

diarios de personal




Poligrafista

1. Inscribe personas que asisten a prueba poligráfica en el libro de movimientos diarios de personal (nombre, fecha, tipo de

evaluación, puesto)

2. Anota código de evaluación en expediente

físico y en informe electrónico.

X

3. Archiva expedientes. X

Inicio

Inscribe personas

Anota código

Archiva expediente

Fin

NOMBRE DEL PROCESO: Evaluación poligráfica de casos especiales




Poligrafista

1. Cita a la persona a pedido de alguna

autoridad.

X

2. Da autorización de la prueba. X

3. Realiza entrevista Forense (con dos entrevistadores de preferencia)

4. Levanta registro o grabación de la entrevista. X

5. Aplica sensores y evalúa la poligrafía. X

6. Elabora y envía informe a interesados o

autoridades.

Inicio

Cita

Realiza

Autoriza

Levanta

Aplica

Elabora

Fin

NOMBRE DEL PROCESO: Elaboración de informes semanales, mensuales y

anuales de actividades.




Poligrafista

1. Contabiliza Entrevistas

2. Contabiliza pruebas

3. Contabiliza informes

4. Envía Informe y evidencia a persona

responsable de editar la Memoria de Labores.

5. FORMULARIOS O DOCUMENTOS ANEXOS.

a) Autorización de la prueba

b) Declaración Jurada

c) Guía de entrevista

d) Formato de Informe

Inicio

Contabiliza

Contabiliza

Envía

Contabiliza

Fin

Código No._____________________

AUTORIZACIÓN DE LA PRUEBA

Guatemala________________________________________________

Yo,____________________________________________________, estoy de acuerdo en someterme al Examen Poligráfico por lo que autorizo me coloquen en el cuerpo los instrumentos necesarios y me realicen preguntas sobre las siguientes áreas:

Datos Personales Patrimonio Salud Datos familiares Vida de pareja Consumo de alcohol y drogas Hurto Problemas migratorios Trabajo Delitos generales Delitos Económicos Conductas morales Motivos de ingreso a SAAS Referencias

Me comprometo a responder con veracidad y honestidad a todas las preguntas que me sean formuladas.

Hora Iniciación:

EVALUACIÓN/COMENTARIO AL PROCESO POLIGRÁFICO

Concluido el examen debo escribir un comentario sobre el mismo, indicando si tengo algún reclamo.

Hora Finalización:

Firma:

Firma:

Anotaciones del evaluador-a:

______________________________________________________________________________________Pregunta

______________________________________________________________________________________Graf. 1

______________________________________________________________________________________Graf. 2

______________________________________________________________________________________Graf. 3

Total

DECLARACIÓN JURADA

YO_____________________________________________

Quien me identifico con Cédula______________________

Extendida en_____________________________________

Declaro bajo juramento que al día de hoy

NO TENGO FAMILIARES AFINES NI

CONSANGUÍNEOS dentro de SAAS.

Lugar y fecha____________________________

Firma__________________________________

YO_____________________________________________

Quien me identifico con Cédula______________________

Extendida en_____________________________________

Declaro bajo juramento que SOY FAMILIAR AFIN O CONSANGUINEO de los siguientes trabajadores de SAAS:

Nombre:____________________________________________

Departamento:______________________________________

Puesto:____________________________________________

Parentesco:_______________________________________

Lugar y fecha____________________________

Firma__________________________________

ENTREVISTA POLIGRÁFICA

Fecha: ___________

DATOS GENERALES

Nombre completo:

Lugar y fecha de nacimiento:

Edad:

Dirección y Teléfono(s)

Escolaridad

El motivo de esta evaluación poligráfica es

ANTECEDENTES PERSONALES

Nombre y ocupación de la pareja actual: ¿Parejas previas?: Nombre, edad, ocupación y ubicación de hijos.

Nombre, edad y ocupación de padres y hermanos.

AREA DE SALUD

Peso, estatura, condición general de salud, hora (último alimento), último examen médico, enfermedad más grave que haya padecido, malestares actuales, horas dormidas, problemas para dormir.

Padecimientos: Diabetes, enfermedades respiratorias, desmayos, alergias, problemas auditivos, presión, heridas, embarazos, problemas cardiacos, gastritis o ulcera, problemas neuronales, hospitalizaciones.

Tratamiento psicológico / psiquiátrico, grupos de apoyo, tatuajes / perforaciones.

Medicamentos actuales.

Tabaco, licor drogas y delitos.

Valores y hábitos.

TRAYECTORÍA LABORAL

INFORME DE EVALUACION DE CONFIABILIDAD

Nombre completo: Cédula No.

Edad: años

Profesión:

Puesto: Unidad:

Referido-a a SAAS por:

Motivo de la Evaluación:

Trayectoria Laboral:

Admisiones:

Observaciones:

Análisis Técnico:

Cuestionario (¿?) Respuestas Puntajes Resultados

PREGUNTA

SI-No

PREGUNTA

SI-No

PREGUNTA

SI-No

Conclusión:

Evaluó: Revisó: Fecha: 00-00-0000

Código 2011- 00 -

Foto



Puesto Funcional Jefe de Departamento Protección

Jefe Inmediato Subdirector de Asuntos Internos

Subalternos Sesenta y nueve (69)

Descripción de Subalternos

Agente de Seguridad Civil Presidencial IV Agente de Seguridad Civil Presidencial III Agente de Seguridad Civil Presidencial II Agente de Seguridad Civil Presidencial I

Correlativo del Puesto DAI-DP-01


1. Consultar agenda de funcionarios a través Director y Subdirector.

2. Verificar el estado de fuerza del personal

3. Trasladar información a los equipos de trabajo, de las actividades a realizarse durante el día.

4. Verificar la organización de los equipos realizada por el Agente de Seguridad Civil Presidencial IV.

5. Supervisar la asignación de los recursos logísticos a los equipos de trabajo.

6. Supervisar la ejecución de instrucciones dadas a los equipos de trabajo.

7. Recolectar la información obtenida por los equipos de trabajo, para proporcionarla al Director y Subdirector.

8. Elaborar informe con análisis positivo o negativo de las actividades.

9. Analizar el desempeño de cada agente de seguridad presidencial que pertenece al Departamento de Protección.

3. PROCESOS.


Revisar el estado de fuerza de personal y las actividades a cubrir según agenda de funcionarios.

Establecer los recursos y actividades.

Trasladar la información necesaria de agenda de funcionarios y verifica los equipos que las cubrirán.

Estrategias de seguridad

Supervisar que sean brindados los recursos logísticos necesarios y dadas las instrucciones, al personal.

Supervisión del Plan Operativo

Recolectar la información proporcionada por los equipos para trasladarla al Director y Subdirector.

Recopilar información

Analizar y elaborar informe del desarrollo de las actividades cubiertas y del desempeño del personal. Aspectos positivos y negativos.

Informar de actividades


NOMBRE DEL PROCESO: Establecer los recursos y actividades


usa


Agente III Agente II Agente I

Agente IV (Jefe de

Equipo)


1

Dar lineamientos generales sobre la

protección encubierta.

2 Recibir instrucción.

3 Establecer los recursos disponibles

4 Autorizar la planificación y coordinación.

5 Dar lineamientos.

6 Ejecutar.

7 Informar.

8 Evaluar

Inicio

Dar lineamientos

Recibir instrucción

Establecer los recursos

Autorizar

Ejecutar

Informar

Fin

Dar lineamientos

Evaluar

NOMBRE DEL PROCESO: Estrategias de seguridad





Agente IV

(Jefe de Equipo)

Jefe de

Departamento

1

Definición de lineamientos generales.

2 Recibir lineamientos.

3 Planificar.

4 Coordinar.

5 Ejecutar.

6 Informar.

7 Evaluar.

Inicio

Definición de lineamientos

Recibir lineamientos

Coordinar

Informar

Evaluar

Fin

Planificar

Ejecutar

NOMBRE DEL PROCESO: Supervisar de Plan Operativo.




Agente IV (Jefe de

Equipo) Jefe de Departamento

1

Coordinar

2 Asignar

3 Verificar

4 informar

5 Revisar y aprobar

Inicio

Definición de lineamientos

Recibir lineamientos

Supervisar

Evaluar

Fin

Informar

NOMBRE DEL PROCESO: Recopilar Información





Agente IV (Jefe de Equipo)


1

Pedir que se junte la información y el

tipo de información que requiere

2 Coordinar

3 Ejecutar

4 Enviar por texto, mensaje, verbal o

cualquier otra vía disponible

5 Evaluar

Inicio

Pedir la información y el tipo

Pedir la información a los agentes

Ejecutar

Evaluar

Fin

Reunir la Información

NOMBRE DEL PROCESO: Informar de Actividades




Agente IV (Jefe de Equipo)


1

Definir y asignar responsabilidades

2 Recibir Lineamientos

3 Ejecutar

4 Informar

5 Evaluar

Inicio

Definir responsabilidades

Asigna rlas responsabilidades

Ejecuta rcontroles

Informar

Evaluar

Fin


Departamento Departamento de Protección

Puesto Funcional Agente de Seguridad Civil Presidencial IV

Jefe Inmediato Jefe de Departamento de Protección

Subalternos Depende del número que integre el equipo


Agente de Seguridad Civil Presidencial III Agente de Seguridad Civil Presidencial II Agente de Seguridad Civil Presidencial I

Correlativo del Puesto DAI-DdeP-02


1. Estar pendiente de las instrucciones del Jefe de Departamento según agenda de funcionarios.

2. Elaborar el estado de fuerza. (Verifica la asistencia del personal con sus respectivos cuadros de control de vacaciones, suspendidos, permiso y comisión).

3. Trasladar la información a las personas que correspondan, según la función que

este desempeñando. (Verbal de forma directa, por mensaje de texto o llamada telefónica).

4. Organizar y distribuir al personal para el desempeño de las actividades. (Elabora el cuadro de servicios de forma digital y plasmarlo en la pizarra para que el personal verifique el servicio asignado)

5. Asignar al personal para cubrir las comisiones en la ciudad capital y en los

departamentos. (Elabora el cuadro de rol de giras de forma digital y escrita, organizar al personal por grado jerárquico, destrezas y habilidades).

6. Transmitir las instrucciones al personal de forma verbal o escrita, para el desarrollo de las actividades del día según agenda.

7. Recibir la información que provenga de los encargados de equipo y toda la que llegue a la oficina del Departamento de Protección. (escrita, vía teléfono o mensajes de texto)

8. Realizar el reporte de novedades de servicios, tanto del personal, vehículos,

armamento y comisiones.

9. Supervisar el cumplimiento de las actividades. (Supervisar los puestos de servicio en la ciudad capital, en los departamentos realizar una verificación vía telefónica).

10. Asignar tareas de mantenimiento a las instalaciones (Limpieza de cuadras y

ordenamiento general, según la disponibilidad del personal)

11. Asignar tareas de revisión y limpieza de vehículos (Los pilotos asignados a las comisiones serán los que velen por reportar cualquier novedad).

12. Coordinar la solicitud de viáticos para el personal de manera digital y escrita. (A

través de la asistente de la Dirección con aprobación del Director y según listado de asignación a comisiones).

13. Coordinar la solicitud de combustible de manera digital y escrita, para los

vehículos del Departamento de Protección (A través de la asistente de la Dirección según listado de asignación a comisiones).

14. Realizar coordinaciones interinstitucionales, como apoyo para la cobertura de

comisiones. (Solicitar por escrito ó si es de urgencia, realizar la coordinación por teléfono con los enlaces de las diferentes instituciones).

15. Solicitar mediante requisición al almacén, los enseres necesarios para

mantenimiento y limpieza de las cuadras.

3. PROCESOS.


Nombre del proceso

Coordinar los servicios y actividades para el personal de Departamento de Protección.

Elaborar los diversos cuadros de actividades.

Nombrar a los responsables y equipos que cubrirán las actividades, proporcionando la información necesaria.

Organizar y distribuir al personal.

Recolectar la información y trasladarla a las autoridades por la vía más inmediata.

Recopilar de información

Coordinar las solicitudes de viáticos, combustible, vehículo y todo lo necesario para el cumplimiento de los servicios.

Coordinar logística

4.DESARROLLO DE LOS PROCESOS DE SU PUESTO DE TRABAJO. NOMBRE DEL PROCESO: Elaborar los diversos cuadros de actividades Responsable: Agente de Seguridad Civil Presidencial IV No. Pasos Descripción del proceso y descripción del


Nombre del puesto de la persona que hizo la acción Agente III Agente II Agente I

Agente IV

1

Elaborar de cuadros de actividades

2

Recibe y ejecuta los lineamientos

3

Recopilar información e informar de las novedades.

4

Informar

Inicio

Elaborar cuadros y da lineamientos

Recibir y ejecutar lineamientos

Recopilar e informar

Fin

Recopilar e informar

NOMBRE DEL PROCESO: Organizar y distribuir al personal. Responsable: Agente de Seguridad Civil Presidencial IV No. Pasos


usa



Agente IV

1

Elaborar Plan de Organización y Distribución

2

Ejecutar orden de agrupamiento

3

Recopila listado de necesidades del equipo

4 Elabora informe de conformación de equipos a cubrir en as actividades.

Inicio

Recopilar

Organizar y ejecutar

Elaborar Plan

Redactar Informe

Fin

NOMBRE DEL PROCESO: Recopilar Información Responsable: Agente de Seguridad Civil Presidencial IV No. Pasos Descripción del proceso y descripción del




Agente IV

1

Dar lineamientos de información

2

Recopilar y trasladar la información.

3

Redactar informe para presentar a las autoridades

Dar lineamientos

Fin

Inicio

Redactar informe

Recopilar y trasladar la información

NOMBRE DEL PROCESO: Coordinar Logística Responsable: Agente de Seguridad Civil Presidencial IV No. Pasos Descripción del proceso y

descripción del nombre del formulario o forma que se usa

Nombre del puesto de la persona que hizo la acción Asistente de

Dirección


Agente IV

1

Definir grupos y requerimientos logísticos

2

Realizar requerimiento por escrito y digital de los recursos a solicitar con el visto bueno del jefe de departamento.

3

Trasladar a Asistente de Dirección para autorización de Director

4

Recibir, aprobar recursos y asignar al personal.

5

Recibir los recursos

Inicio

Recibir para autorización

Recibir aprobar y trasladar

Definir

Determinar

Recibir aprobar y trasladar

Recibir recursos

Fin




Puesto Funcional Agente de Seguridad Civil Presidencial III

Jefe Inmediato Jefe de Departamento de Protección

Subalternos Depende del número que integre el equipo


Agente de Seguridad Civil Presidencial II Agente de Seguridad Civil Presidencial I



1. Estar pendiente de las instrucciones del Agente de Seguridad Civil Presidencial IV.

2. Realizar servicios perimetrales a pie y en vehículos en horarios diurnos y nocturnos.

3. Cubrir comisiones en la ciudad capital y los departamentos. 4. Informar verbalmente de cualquier novedad inmediatamente al Agente

de Seguridad Civil Presidencial IV. 5. Presenta informe de las novedades del servicio realizado al jefe de

equipo. 6. Recopilar información de las novedades en el lugar de comisión. 7. Permanecer en el lugar para evitar cualquier atentado en contra del

funcionario. 8. Brindar seguridad encubierta. 9. Informar de las posibles amenazas en contra del personal de

Instalaciones de SAAS y de la comitiva(s) del funcionario(s) a través de su jefe de equipo.

10. Informar de los vehículos, personas o situaciones sospechosas. 11. Adoptar coberturas dependiendo del lugar donde se desarrolle la

comisión, utilizando el vestuario adecuado. 12. En caso que el servicio lo requiera podrá sustituir al Agente de

Seguridad Civil Presidencial IV, para encargarse de un equipo y con previa autorización del Director de Asuntos Internos.

13. Realizar limpieza de cuadras y vehículos.

3. PROCESOS.


Nombre del proceso

Recibir instrucciones, cumple con servicios y comisiones

Recibir instrucciones

Recolectar e informar las novedades de servicios y comisiones.

Recolectar e informar

Brindar seguridad encubierta en actividades, e informar.

Seguridad Encubierta

Realizar reporte de los servicios y actividades cubiertas, características del mismo al jefe superior inmediato.

Realizar reporte


NOMBRE DEL PROCESO: Recibir Instrucciones Responsable: Agente de Seguridad Civil Presidencial III No. Pasos Descripción del proceso y descripción del


Nombre del puesto de la persona que hizo la acción Agente de Seguridad Civil Presidencial III

Agente de Seguridad IV

1

Recibir instrucciones para la cobertura de los servicios y comisiones.

2

Realizar servicios y comisiones asignadas.

3

Informar de manera verbal y escrita en libro de novedades.

Realizar

Fin

Informar Recolectar información

Inicio

Recibir

NOMBRE DEL PROCESO: Recolectar e Informar Responsable: Agente de Seguridad Civil Presidencial III No. Pasos Descripción del proceso y descripción del




1

Recibir instrucciones de la información requerida.

2

Realizar búsqueda de la información, con medios y técnicas adquiridas.

3

Informa vía teléfono, escrita, mensaje de texto y en libro de novedades.

NOMBRE DEL PROCESO: Seguridad Encubierta Responsable: Agente de Seguridad Civil Presidencial III No. Pasos Descripción del proceso y descripción del




1

Recibir instrucciones del tipo de protección que se requiere para la actividad.

2

Realizar protección encubierta.

3


Realizar

Fin


Inicio

Recibir

Realizar

Fin


Inicio

Recibir

NOMBRE DEL PROCESO: Realizar reporte Responsable: Agente de Seguridad Civil Presidencial III No. Pasos Descripción del proceso y descripción del




1

Recibir instrucciones de la información que se requiere.

2

Realizar clasificación de la información que se requiere de aspectos sospechosos (vehículos, personas, actividades)

3


Realizar

Fin

Informar

Recolectar información

Inicio

Recibir




Puesto Funcional Agente de Seguridad Civil Presidencial II

Jefe Inmediato Jefe del Departamento de Protección

Subalternos Depende del número que integre el equipo.


Agente de Seguridad Presidencial I



1. Estar pendiente de las instrucciones del agente de seguridad civil presidencial IV.


3. Cubrir comisiones en el interior y la ciudad capital. 4. Informar verbalmente de cualquier novedad inmediatamente al agente

de seguridad civil presidencial IV. 5. Presentar informe de las novedades del servicio cubierto al jefe de


funcionario. 8. Brindar seguridad encubierta. 9. Informar de posibles amenazas en contra del personal de Instalaciones

de SAAS y de la comitiva(s) del funcionario(s) a través de su jefe de equipo.

10. Informar de vehículos, personas o situaciones sospechosas. 11. Adoptar coberturas utilizando vestuario, actitudes, herramientas

necesarias y disponibles. 12. Limpiar de cuadras y vehículos.

3. PROCESOS.


Nombre del proceso




Recolectar e informar

Brindar seguridad encubierta en actividades, e informa.



Realizar reporte


NOMBRE DEL PROCESO: Recibir Instrucciones Responsable: Agente de Seguridad Civil Presidencial II No. Pasos Descripción del proceso y descripción del


Nombre del puesto de la persona que hizo la acción Agente de Seguridad Civil Presidencial II


1

Recibir instrucciones para la cobertura de los servicios y comisiones.

2


3


Realizar

Fin


Inicio

Recibir

NOMBRE DEL PROCESO: Recolectar e Informar Responsable: Agente de Seguridad Civil Presidencial II No. Pasos Descripción del proceso y descripción del




1

Recibir instrucciones de la información requerida.

2

Realizar búsqueda de la información, con medios y técnicas adquiridas.

3

Informar vía teléfono, escrita, mensaje de texto y en libro de novedades.

NOMBRE DEL PROCESO: Seguridad Encubierta Responsable: Agente de Seguridad Civil Presidencial II No. Pasos Descripción del proceso y descripción del




1

Recibir instrucciones del tipo de protección que se requiere para la actividad.

2


3


Realizar

Fin


Inicio

Recibir

Realizar

Fin


Inicio

Recibir

NOMBRE DEL PROCESO: Realizar reporte Responsable: Agente de Seguridad Civil Presidencial II No. Pasos Descripción del proceso y descripción del




1


2

Realizar clasificación de la información que se requiere.

3


Realizar

Fin


Inicio

Recibir

1. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO. Dirección Dirección de Asuntos Internos Departamento Departamento de Protección Puesto Funcional Agente de Seguridad Civil Presidencial I

Jefe Inmediato Jefe de Departamento

Subalternos No tiene Descripción de los Subalternos

No aplica



1. Estar pendiente de las instrucciones del agente de seguridad civil presidencial IV.


3. Cubrir comisiones en el interior y la ciudad capital. 4. Informar verbalmente de cualquier novedad inmediatamente al agente

de seguridad civil presidencial IV. 5. Presentar informe de las novedades del servicio cubierto al jefe de


funcionario. 8. Brindar seguridad encubierta. 9. Informar de posibles amenazas en contra del personal de Instalaciones

de SAAS y de la comitiva(s) del funcionario(s) a través de su jefe de equipo.

10. Informar de vehículos, personas o situaciones sospechosas. 11. Adoptar coberturas utilizando vestuario, actitudes, herramientas

necesarias y disponibles. 12. Limpiar de cuadras y vehículos.

3. PROCESOS.


Nombre del proceso




Recolectar e informa

Brindar seguridad encubierta en actividades, e informa.



Realizar reporte


NOMBRE DEL PROCESO: Recibir Instrucciones Responsable: Agente de Seguridad Civil Presidencial I No. Pasos Descripción del proceso y descripción del


Nombre del puesto de la persona que hizo la acción Agente de Seguridad Civil Presidencial I


1

Recibir instrucciones para la cobertura de os servicios y comisiones.

2


3


Realizar

Fin


Inicio

Recibir

NOMBRE DEL PROCESO: Recolectar e Informar Responsable: Agente de Seguridad Civil Presidencial I No. Pasos Descripción del proceso y descripción del




1


2

Realizar búsqueda de la información, con los medios y técnicas adquiridas.

3


NOMBRE DEL PROCESO: Seguridad Encubierta Responsable: Agente de Seguridad Civil Presidencial I No. Pasos Descripción del proceso y descripción del




1

Recibir instrucciones del tipo de protección que se requiere.

2


3


Realizar

Fin


Inicio

Recibir

Realizar

Fin


Inicio

Recibir

NOMBRE DEL PROCESO: Realizar reporte Responsable: Agente de Seguridad Civil Presidencial I No. Pasos Descripción del proceso y descripción del




1


2


3


Realizar

Fin


Inicio

Recibir

Documents

MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS, FUNCIONES Y …