Manual de Funciones y Procedimientos

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Sexto Distrito – JujuyMANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Licitaciones y Compras

Manual de Funciones y Procedimientos


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CONTENIDO:

I. OBJETIVOS DEL MANUAL

II. NORMATIVA APLICABLE

III. ALCANCE

IV. MISIONES

V. ORGANIZACIÓN FUNCIONAL

VI. FUNCIONES

VII. CARACTERÍSTICAS DEL ÁREA

VIII. PROCEDIMIENTOS

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ÍNDICE

I- Objetivos del

Manual................................................................................................ Pag.4

II- Normativa

aplicable................................................................................................. Pag.4

III-

Alcance.................................................................................................................

.. Pag.5

IV- Principios generales aplicables al procedimiento de compra ……………………

Pag.6

V- Organización

Funcional.......................................................................................... Pag.7

VI-

Funciones.............................................................................................................

.. Pag.7

VII- Características del

Área….................................................................................. Pag.11

VIII-

Procedimientos..................................................................................................

Pág.12

VIII.a)- Tipos de

Procedimientos............................................................................... Pag.12

VIII.b)- Funcionarios

Intervinientes........................................................................... Pag. 12

VIII.c)- Principios Generales que rigen la gestión de las

contrataciones….............. Pag.12

VIII.d)- Prohibición de

desdoblamiento...................................................................... Pag.13

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Trámite

Simplificado………………………….............................................................. Pag.14

Contratación

Directa………...................................................................................... Pag.16

Licitación

Pública.......................................................................................................

Pag.19

Licitación Privada…………………...........................................................................

Pag.12

I – OBJETIVOS DEL MANUAL

Con la confección e implementación del manual se pretende:

Regularizar el proceso de adquisición de bienes y servicios; el

ingreso, control y asignación de bienes a las áreas requirentes

como así también la registración y pagos correspondientes

Constituir una fuente de información que facilite al personal la

correcta ejecución de tareas regulando la participación de los

distintos sectores del Sexto Distrito, así como también de los

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entes externos, por ejemplo: oferentes, contratistas, proveedores,

unidades ejecutoras de programas etc.

Definir misiones, funciones, características y procedimientos del

Área Licitaciones y Compras, fijando claramente el alcance de la

actuación de cada funcionario en particular y del área en general.

II – NORMATIVA APLICABLE

El presente manual se elaboró en base a la normativa vigente, a saber:

• Decreto Nº 1023/01 “Régimen de Contrataciones de la

Administración Pública Nacional”

• Decreto Nº 436/00 “Reglamento para la adquisición, Enajenación

y Contratación de Bienes y Servicios del Estado Nacional”

• Resolución Nº 627/2004 del Sr. Administrador General de la

Dirección Nacional de Vialidad “Procedimiento interno relacionado

relacionado con el sistema administrativo-contable y registro de

rendición de gastos y recursos comprendidos en los Anexos: 1

VIATICOS, 2 REGIMEN DE TAREAS VIALES PARA DISTRITOS, 3

RENDICIÓN DE CUENTA, 4 SISTEMA CONTABLE PARA DISTRITOS, 5

CIRCUITO DE RENDICIÓN DE IMPUESTOS, 6 COMPRAS Y

CONTRATACIONES”

• Circulares emitidas por la Coordinación General de Distritos en

cuanto fueran de aplicación a la materia de contrataciones.

• Resolución 515/2000 de la Secretaría de Hacienda.” Manual

Práctico para la Adquisición, Enajenación y Contratación de Bienes

y Servicios del Estado Nacional”.

• Decreto Nº 1818/06 “Reglamento para la Adquisición, Enajenación

y Contratación de Bienes y Servicios del Estado Nacional” Tramite

Simplificado” - SECOP

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• Resolución ME Nº 834/00 “Pliego Único de Bases y Condiciones

Generales para la Contratación de Bienes y Servicios del Estado

Nacional”

• Resolución SH Nº 515/00 “Manual Práctico para la Adquisición,

Enajenación y Contratación de Bienes y Servicios del Estado

Nacional”.

• Circulares vigentes de la Oficina Nacional de Contrataciones.

• Normativa prevista para supuestos de Compre Nacional, PyMES,

Bienes Informáticos y Precios Testigo.

Aclaración: Los valores señalados en este manual son los vigentes al

momento de su redacción. Los mismos se encuentran sujetos a

modificación, motivo por el cual antes de efectuar alguna

contratación, las unidades intervinientes deberán confirmar la

vigencia de los montos.

III – ALCANCE

Contratos comprendidos:

o Compraventa

o Suministro

o Servicios

o Locaciones

o Consultoría

o Alquileres con opción a compra

o Permutas

o Concesiones de uso

o Aquellos contratos no excluidos expresamente

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Contratos excluidos:

o Empleo público.

o Compras por caja chica.

o Los que se celebren con estados extranjeros, con entidades

de derecho público internacional, con instituciones multilaterales

de crédito.

o Los que se financien con recursos provenientes de los

Estados o de las entidades a que se hace mención en el inciso

anterior, sin perjuicio de la aplicación supletoria de las

disposiciones del presente manual cuando ello así se

establezca y de las facultades de fiscalización sobre este tipo de

contratos que la Ley Nº 24.156 confiere a los Organismos de

Control.

o Los comprendidos en operaciones de crédito público.

IV – PRINCIPIOS GENERALES APLICABLES AL PROCEDIMIENTO DE COMPRA

Todas las áreas y los funcionarios que intervengan en el proceso de

contrataciones deberán observar los siguientes principios:

Legalidad y Razonabilidad.

Celeridad, economía y sencillez.

Debido proceso adjetivo.

Eficacia y Eficiencia de la contratación

Promoción y garantía de la concurrencia de oferentes.

Transparencia en los procedimientos.

Publicidad de los llamados y actuaciones.

Responsabilidad de los agentes y funcionarios intervinientes.

Igualdad de tratamiento para interesados y oferentes.

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Colaboración y asesoramiento a los responsables de cada Unidad

Ejecutora sobre las normas y procedimientos.-

V – ORGANIZACIÓN FUNCIONAL

El Área Licitaciones y Compras depende de la Sección

Servicios de Apoyo y de la División Administración como así también del

Jefe de Distrito conforme el siguiente organigrama:

VI – FUNCIONES

DEL ENCARGADO:

DIVISIÓN ADMINISTRACIÓN

SECCIÓN CONTABLE – PATRIMONIAL

SECCIÓN SERVICIOS DE APOYO

ÁREA PERSONALÁREA LICITACIONES

Y COMPRAS ÁREA MESA DE

ENTRADAS

ÁREA COMUNICACIONES

ENCARGADO

ÁREA LICITACIONES Y COMPRAS

AUXILIAR RESPONSABLE DE

RECEPCIÓN Y CONTROL

AUXILIAR RESPONSABLE DE

GESTIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIONES

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a) Realizar la programación anual y continua del trabajo del personal

bajo su dependencia, a efectos de que pueda ser llevado a cabo

en tiempo, forma y contenido.

b) Realizar una adecuada planificación y requerimiento de los

materiales, servicios y otros medios necesarios para el trabajo del

área, a efectos de evitar interrupciones de tareas.

c) Controlar el estado, la conservación, la custodia y el buen uso de

los recursos materiales asignados.-

d) Tomar conocimiento y mantenerse actualizado acerca de las disposiciones

legales de carácter oficial que modifiquen los procedimientos de compras y

contrataciones de bienes y servicios.

e) Asegurar la difución a sus colaboradores, de las Normativas Vigentes

relacionadas según implicancias.

f) Asignar tareas y responsabilidades a sus dependientes delegando

la necesaria autoridad para el cumplimiento de tales

responsabilidades, cuando correspondiere.

g) Supervisar y capacitar al personal a efectos de reemplazar las

ausencias que puedan presentarse en el área.

h) Informar a las autoridades sobre cualquier hecho que por acción u

omisión –incluido el desempeño del personal a su cargo- alteren

las funciones y/o responsabilidades de la dependencia a su cargo.

i) Proveer información a los demás Encargados, Jefes de Sección,

Jefes de División y Jefe de Distrito sobre cualquier asunto en

desarrollo que pueda interesar o afectar a otros sectores.

j) Tomar conocimiento de los expedientes que ingresan y realizar su

posterior distribución a fin de garantizar la agilidad del trámite

respectivo.

k) Procurar que los responsables de las unidades ejecutoras

mantengan un conocimiento acabado de las normas y

procedimientos de compras de bienes y contrataciones de

servicios.

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l) Verificar que se mantenga actualizado el registro de proveedores.

m)Mantener un registro de compras actualizado.

n) Cumplir con lo establecido en el punto VIII.-

o) Mantener contacto directo con los proveedores en todo lo

relacionado al trámite y ejecución de la contratación.

p) Planificar, coordinar y controlar la elaboración de un sistema de

información oportuna y detallada de las compras y contrataciones.

q) Confeccionar y refrendar el informe cuatrimestral que deberá

presentar al Jefe inmediato respecto del estado y avance de las

contrataciones realizadas por el Área.-

r) Confeccionar y elevar al Sr. Jefe de Distrito, en forma oportuna,

los informes que sean requeridos al Distrito por la autoridad que

lo requiera.

DEL AUXILIAR RESPONSABLE DE RECEPCIÓN Y CONTROL:

a) Recepcionar y hacer numerar las Solicitudes de Bienes y Servicios.

b) Controlar la documentación recibida y verificar el cumplimiento de los

requisitos exigidos por la normativa vigente.

c) Gestionar el número de contratación según el tipo que corresponda.

d) Confeccionar un “registro de compras” en el cual consten, entre otros, los

siguientes datos: número de expediente, conceptos de las compras, tipo de

contratación rubros, razón social, órdenes de compra, facturas, importes,

etc.

e) Controlar y actualizar el padrón de Proveedores.

f) Controlar y verificar el cumplimiento de las cláusulas contractuales de

contratos formalizados. En consecuencia, deberá informar al Sr.

Encargado del Área en forma oportuna, cualquier incumplimiento por parte

del proveedor del que tome conocimiento en ocasión de su función.

g) Controlar la ejecución y vigencia de los contratos formalizados debiendo

elevar esta información las autoridades.

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h) Elaborar los proyectos de las Disposiciones de Apertura y Adjudicación de

la compra o contratación.

i) Confeccionar y elevar informes periódicos de la totalidad de gastos

efectuados por los bienes utilizados por el Distrito y respecto de los cuales

haya tomado intervención en la contratación correspondiente.

j) Mantener un sistema ágil y ordenado de custodia de la documentación

respaldatoria de las contrataciones.

k) Controlar que los Pliegos de Bases y Condiciones se ajusten a la normativa

vigente.

l) Colaborar con el Sr. Encargado en las funciones de capacitación del

personal dependiente, abastecimiento de materiales, asesoramiento a los

responsables de las diferentes áreas del Distrito y toda otra función

inherente al sector que el Sr. Encargado le designe.

m) Reemplazar al Encargado en casos de ausencias.

DEL AUXILIAR RESPONSABLE DE LA GESTIÓN DE COMPRAS Y

CONTRATACIONES:

a) Responsable del impulso y tramitación de los legajos

correspondientes a compras y contrataciones

b) Tramitar las solicitudes de bienes y servicios.

c) Confeccionar los pliegos de bases y condiciones.

d) Realizar las publicaciones y llamados a Contratación y/o

licitaciones.

e) Realizar la apertura de sobres y labrar el Acta de apertura.

f) Confeccionar los cuadros comparativos de precios.

g) Tramitar las garantías presentadas por los oferentes.

h) Remitir la documentación para su análisis a la Comisión Evaluadora

y elaborar el proyecto de informe de la misma.

i) Emitir los certificados de provisión.

j) Solicitar la facturación de las compras.

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k) Tramitar ante la Sección Contaduría el pago de las compras y/o

contrataciones efectuadas.-

l) Brindar apoyo técnico en materia de compras a los demás agentes

dependientes de las distintas áreas y secciones.-

m)Colaborar con el Área competente del Distrito en la gestión y control

de las pólizas de seguros de automotores, maquinarias, equipos

informáticos, valores, etc.

VII – CARACTERÍSTICAS DEL ÁREA

Vinculaciones principales:

- A mayor nivel: con la Sección Servicios de Apoyo, División

Administración y Jefatura de Distrito

- Al mismo nivel: con las siguientes áreas: Personal, Mesa de Entradas y

Servicios.

- Fuera del Distrito: con proveedores y órganos de contralor externos.

Información que recibe:

- Normativa relacionada a procedimientos de compras y contrataciones.

- Solicitudes de Bienes y Servicios.

- Cotizaciones de proveedores u oferentes.

- Contratos formalizados.

- Facturación de compras y/o contrataciones.

- Impuestos y gastos relacionados con los contratos formalizados.

Información que emite:

- Documentación necesaria para la formalización de las compras o

contrataciones, por ejemplo: llamados a licitación, pliego de bases y

condiciones particulares, cuadros comparativos de precios, proyectos

de resoluciones de apertura y adjudicación, órdenes de provisión,

comunicaciones y reclamos a proveedores, etc.

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- Registro de proveedores actualizado.

- Informes periódicos de gastos originados por bienes sujetos a la

jurisdicción del Sexto Distrito.-

- Informes periódicos de vigencia de los contratos formalizados.

- Informe cuatrimestral de gastos habituales que comprenden bienes y

servicios de uso frecuente y los de uso estacional.

VIII – PROCEDIMIENTOS

VIII a- TIPOS DE PROCEDIMIENTO

De la combinación de los procedimientos, modalidades y criterios de

selección y el resto de los lineamientos emanados del Decreto 1023/2001 -

aplicándose en lo pertinente el Decreto 436/2000-; y en especial la Resolución Nº

627/2004 del Sr. Administrador General de la Dirección Nacional de Vialidad,

surgen las distintas variantes en los procedimientos de compras y contrataciones:

TRAMITE SIMPLIFICADO Hasta $ 10.0001

CONTRATACIONES DIRECTAS Desde$ 10.000 y hasta $ 75.000

LICITACIONES O CONCURSOS

PRIVADOSHasta $ 300.000

LICITACIONES O CONCURSOS

PÚBLICOSMás de $ 300.000

VIII b- FUNCIONARIOS INTERVINIENTES

Se encuentran facultados para autorizar, adjudicar y tramitar las

contrataciones, los funcionarios mencionados por la Resolución A.G. Nº 627/04 y

aquellos que sean autorizados por el Sr. Administrador General, la Coordinación

1 Los valores señalados en este manual son los vigentes al momento de su redacción. Los mismos se encuentran sujetos a modificación, motivo por el cual antes de efectuar alguna contratación, las unidades intervinientes y en especial el Área Licitaciones y Compras son responsables de confirmar la vigencia de los montos y la normativa a aplicar.

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General de Distritos o el funcionario con competencia suficiente para ello; según

corresponda en cada caso particular.-

VIII c- PRINCIPIOS QUE RIGEN LA GESTIÓN DE LAS CONTRATACIONES

Los principios generales a los que deberá ajustarse la tramitación y gestión de

las contrataciones, desde el inicio de las actuaciones hasta la finalización de la

ejecución del contrato, teniendo en cuenta las particularidades de cada una de

ellas, serán:

a) Eficiencia de la contratación para cumplir con el interés público

comprometido, la normativa aplicable y el resultado esperado.

b) Promoción de la concurrencia de interesados y de la competencia

entre oferentes.

c) Transparencia en los procedimientos.

d) Publicidad y difusión de los trámites.

e) Responsabilidad de los agentes y funcionarios públicos que

autoricen, aprueben o gestionen las contrataciones.

f) Igualdad de tratamiento para interesados y para oferentes.

VIII d- PROHIBICIÓN DE DESDOBLAMIENTO

No se podrá fraccionar una contratación con la finalidad de eludir la

aplicación de los montos máximos para los procedimientos de selección.

Se presumirá que existe desdoblamiento del que serán responsables

los funcionarios que hubieran autorizado y aprobado los respectivos

procedimientos de selección, cuando en un lapso de TRES (3) meses contados a

partir del primer día de la convocatoria, se efectúe otra convocatoria para

seleccionar bienes o servicios pertenecientes a un mismo rubro comercial, sin que

previamente se documenten las razones que lo justifiquen.

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A tales fines, deberá considerarse “rubros comerciales” el objeto de

la contratación. La existencia de desdoblamiento es una presunción que

admite prueba en contrario, motivo por el cual se deberán fundamentar

las razones que justifiquen haber efectuado en un lapso de TRES (3)

meses más de una convocatoria con el mismo objeto contractual.

TRÁMITE SIMPLIFICADO.

El trámite simplificado se efectuará conforme lo previsto en

la Circular CGD Nº 42/06 que a continuación se transcribe y demás

normativa complementaria o modificatoria que se dicte con

posterioridad, cuando se trate de compras o contrataciones que no

excedan la suma de PESOS DIEZ MIL ($ 10.000)2.

Este procedimiento se encuentra previsto en el art. 27º del

Decreto 436/00 y Resolución A.G. Nº 627/04.

PROCEDIMIENTO

1. UNIDAD REQUIRENTE:

Emite solicitud de adquisición de bienes y servicios. Deberán

detallarse los rubros necesarios a adquirirse, justipreciando cada

uno de ellos. Se adjuntará informe técnico con los fundamentos de

los trabajos a realizar y - de ser necesario – las especificaciones

técnicas.

Nota: se podrá justipreciar mediante factura, fax, vía telefónica,

etc.

2. MESA DE ENTRADAS Y SALIDAS DEL DISTRITO

Registra y enumera la solicitud de Bienes y Servicios.

3. JEFE DE DISTRITO

2 Los valores señalados en este manual son los vigentes al momento de su redacción. Los mismos se encuentran sujetos a modificación, motivo por el cual antes de efectuar alguna contratación, las unidades intervinientes y en especial el Área Licitaciones y Compras son responsables de confirmar la vigencia de los montos y la normativa a aplicar

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Suscribe la solicitud de adquisición de bienes y servicios. Autoriza

el gasto.

4. DIVISIÓN ADMINISTRACIÓN

a) Jefe de División: Selecciona el procedimiento de selección

y de corresponder la modalidad. Fija fecha de cumplimiento,

registra afectación preventiva en sistema SADMIN dejando

constancia de la intervención y consignando el número de

registro presupuestario en la solicitud de adquisición de

bienes y servicios.

b) Sección Servicios de Apoyo Toma conocimiento, fecha y

registra Acto Administrativo. Verifica Encuadre normativo e

impulsa la gestión de compra a través de la U.O.C.( Area

Licitaciones y Compras)

c) Unidad Operativa de Compras (Area Licitaciones y

Compras)

Confecciona los términos de referencia para la convocatoria

(fecha y hora de apertura, plazo de entrega, plazo de

mantenimiento de oferta, plazo de pago, etc.) en acuerdo

con la Unidad Requirente.

Cursa las invitaciones a los proveedores habituales por

cualquier medio (fax, correo electrónico, teléfono, etc) con

un plazo de cinco (5) días de antelación (cuando la razón del

trámite simplificado sea la urgencia, no será un plazo de 5

días)

Las ofertas podrán ser abiertas o cerradas.

El encargado de compras será depositario de las mismas

hasta la fecha y hora de apertura. Se podrá prescindir del

acto formal de apertura. Deberá emitir un acta simple,

conteniendo los siguientes datos básicos

1. Numero de Trámite Simplificado.

2. Numero de Orden asignado a cada oferta

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3. Nombre de los Oferentes.

4. Monto de las Ofertas.

5. Montos y forma de las garantías de las ofertas

acompañadas (si correspondiere)

6. Las observaciones que se formulen.

7. Firma del Responsable de la Unidad Operativa de

Compras.

8. Fecha, hora, y numero de acta.-

El encargado de la U.O.C. confeccionará el Cuadro

Comparativo de las ofertas y un Informe de Evaluación

consignando la oferta más conveniente. Solicitará la

conformidad de la Unidad Requirente dejando

constancia de ello en los actuados.

d) Sección Servicio de Apoyo: Supervisara los actuados.

5. Sección Legales. Emite dictamen y remite los actuados a la

División Administración para preparar proyecto de Disposición de

Aprobación del Procedimiento y Adjudicación.

6. Jefe de División Administración. Supervisa los actuados e

impulsa el Acto Administrativo para su aprobación.

7. Jefe de Distrito Suscribe el Acto Administrativo

8. División Administración.

a) Sección Servicio de Apoyo. Registra, numera y

fecha el acto administrativo. Agrega copia de la Disposición

de Adjudicación a los actuados y remite la documentación a

la U.O.C.

b) Unidad Operativa de Compras. Emite el Certificado

de Provisión al/los adjudicatarios y lo/los notifica

fehacientemente, remitiendo copia del Certificado de

Provisión a la Sección Servicio de Apoyo.

c) Sección Servicio de Apoyo, Registra el Compromiso

Definitivo del gasto.

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9. Recepción de los bienes o servicios con informe avalado por

Depósito y la Unidad Requirente. (Certificado de Conformidad de

Recepción de Bienes y/o Servicios)

10. Toda la documentación se remite a la Sección Contable -

Patrimonial para proceder al pago de acuerdo a lo estipulado en el

pliego particular

CONTRATACIÓN DIRECTA

El procedimiento de contratación directa se efectuará

conforme lo previsto en la Resolución Nº 627/2004 que a continuación

se transcribe siendo de aplicación además la normativa complementaria

o modificatoria que se dicte con posterioridad, cuando el monto

estimado del contrato fuera superior a PESOS DIEZ MIL ($ 10.000) e

inferior a PESOS SETENTA Y CINCO MIL ($75.000)3

1. Iniciar el trámite confeccionando la Solicitud de Bienes y Servicios.

2. Incorporar tres presupuestos a los efectos de “estimar” el gasto.

3. Confeccionar el pliego de Bases y Condiciones Particulares

especificando las características técnicas de los bienes a adquirir

o servicios a contratar, teniendo en cuenta el:

a. Art. 46 del decreto 436/2000-Las especificaciones técnicas

deberán consignar en forma clara e inconfundible: a)

características y especies de la prestación, consignando

además el número de catálogo que genera el Sistema de

Identificación de Bienes y Servicios de Utilización común

3 Los valores señalados en este manual son los vigentes al momento de su redacción. Los mismos se encuentran sujetos a modificación, motivo por el cual antes de efectuar alguna contratación, las unidades intervinientes y en especial el Área Licitaciones y Compras son responsables de confirmar la vigencia de los montos y la normativa a aplicar.-

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creado por decisión Administrativa Nº 344 de fecha 11 de

Junio de 1997. b)La calidad exigida y en su caso, las Normas

de Calidad que deben cumplir los bienes y servicios a

satisfacer los proveedores. c) si los elementos deben ser

nuevos, usados o reacondicionados. d) Si se aceptarán

tolerancias. Para la reparación de aparatos, máquinas o

motores podrán solicitarse repuestos denominados

legítimos.

b. Art. 47 del decreto 436/2000 Parametros de Evaluación.

Deberá establecerse en los pliegos de Bases y Condiciones

particulares el criterio de evaluación y selección de las

ofertas, ya sea mediante la inclusión de formulas

polinómicas o la clara determinación de los parámetros que

se tendrán en cuenta a dichos fines, tomando en

consideración el grado de complejidad, el monto y el tipo de

contratación a realizar

4. Acompañar el Pliego de Bases y Condiciones Particulares junto

con el Pliego Único de Bases y Condiciones Generales será

exhibido en la oficina de Compras cuyo ingreso será irrestricto

para cualquier interesado en consultarlo).-

5. Dar intervención a la Dependencia de Servicios Jurídicos para que

dictamine respecto de los aspectos legales.

6. Confeccionar la Disposición del Señor Jefe de Distrito autorizando

el proceso, su convocatoria y designando a una Comisión

Evaluadora de ofertas.

7. Fijar fecha y hora de apertura de ofertas y cursar invitaciones

por medio fehaciente a un mínimo de tres (3) proveedores

habituales, prestadores, productores, fabricantes,

comerciantes o proveedores del rubro. Las invitaciones se

enviará simultáneamente a todos los invitados, con una

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antelación mínima de CINCO (5) días hábiles administrativos. Se

recomienda una antelación de SIETE (7) días.-

8. Realizar el Acto de Apertura y respetar los CINCO (5) días hábiles

administrativos de vista de las actuaciones.

Al momento de realizarse la apertura de ofertas el oferente

deberá presentar una Garantía de Mantenimiento de Ofertas.

a) CINCO POR CIENTO (5%) del valor total de la oferta. En el

caso de cotizar con alternativas, la garantía se calculará

sobre el mayor valor propuesto.

b) Formas de Garantías: por practicidad esta Repartición

trabaja solo con PAGARE A LA VISTA: cuando el 5% de la

oferta supera los $5.0004.-

EXCEPCIÓN: No será necesario presentar garantías cuando

el monto de la garantía no fuere superior a PESOS DOS MIL

QUINIENTOS ($2500)5 y así se dispusiere en los Pliegos de

Bases y Condiciones Particulares.

9. La Unidad Operativa de Compras confeccionará el cuadro

comparativo de los precios de las ofertas y remitirá las

actuaciones a la Comisión Evaluadora que estará integrada por el

responsable operativo de compras, titular de la Unidad Requirente

y un funcionario designado por el Organismo.

10. La Comisión Evaluadora cuenta con DIEZ (10) días para

realizar su dictamen y en caso de ser necesario podrá prorrogar

ese lapso por un periodo igual.-

11. Notificación del Dictamen de la Comisión Evaluadora a todos

los oferentes del proceso, por medio fehaciente.

4 Este monto puede variar conforme sea modificada la normativa que diera origen a la misma. Será responsabilidad del Área Licitaciones y Compras verificar el monto y norma aplicable a cada contratación.

5 La cantidad señalada puede ser modificada conforme varíen las circunstancias que dieron origen a la misma. Será responsabilidad del Área Licitaciones y Compras verificar el monto y norma aplicable a cada contratación.

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12. A partir de la notificación mencionada en el punto anterior,

comienza a computarse el periodo de impugnación por CINCO (5)

días.

13. En caso de que algún oferente realice impugnaciones

deberán ser resueltas por la Comisión Evaluadora.

14. Toma intervención nuevamente la Dependencia de Servicios

Jurídicos.

15. Disposición de Adjudicación a todos los oferentes.

16. Comunicación en forma fehaciente de la Disposición de

Adjudicación a todos los oferentes.

17. Elaborar la orden de Compra y entregarla al oferente junto

con la Garantía de Mantenimiento de oferta contra entrega de la

Garantía de Cumplimiento de Contrato en los casos que

corresponda.

a) Garantía de cumplimiento del contrato: DIEZ POR CIENTO (10%)

del valor de adjudicación.

Existe dentro de la normativa vigente la modalidad de efectuar

Orden de Compra Abierta. Se utilizará la contratación con orden de

compra abierta cuando la cantidad de bienes o servicios no se

hubieren prefijado en el contrato (sólo se calculará una cantidad

estimada), de manera tal que el organismo contratante pueda

realizar los requerimientos de acuerdo con sus necesidades durante

el lapso de duración previsto y al precio unitario adjudicado.

El plazo de duración del contrato ejecutado conforma con la

modalidad de compra abierta, será de DOCE (12) meses. Los Pliegos

de Bases y Condiciones Particulares podrán contemplar la opción de

prorroga a favor de la repartición, por un plazo igual al inicial.

Durante el lapso de vigencia del contrato, el organismo no podrá

contratar con terceros la provisión de bienes o la prestación de los

servicios que fueren objeto de aquel salvo decisión debidamente

fundada de la autoridad que lo hubiere adjudicado. La constatación

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de la reducción del precio de mercado de los bienes o servicios

contratados podrá determinar en cualquier momento la rescisión del

contrato, sin culpa de ninguna de las partes, siempre que el

proveedor no consintiera en negociar el nuevo valor.

*Para dar cumplimiento a las NORMAS SOBRE AUDITORIA Y

VEEDURÍA DE BIENES Y SERVICIOS INFORMÁTICOS en relación con la

adquisición de hardwares y paquetes de software, que sean acorde

con lo especificado en los estándares Tecnológicos para la

Administración Pública E.T.A.P se deberá dar intervención y solicitar

Dictamen a la SUBSECRETARIA DE FUNCIÓN PUBLICA.

LICITACIÓN PÚBLICA

Este procedimiento se encuentra previsto en la Resolución

A.G. Nº 627/2004 y el mismo deberá ser utilizado cuando el monto

estimado del contrato fuera superior a PESOS TRESCIENTOS MIL ($

300.000)6.

REQUERIMIENTO DEL BIEN Y/O SERVICIO

1) Iniciar el trámite confeccionando la Solicitud de Bienes y

Servicios.

6 Los valores señalados en este manual son los vigentes al momento de su redacción. Los mismos se encuentran sujetos a modificación, motivo por el cual antes de efectuar alguna contratación, las unidades intervinientes y en especial el Área Licitaciones y Compras son responsables de revisar la vigencia de los montos y la normativa a aplicar

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Lo realiza cualquier oficina solicitante del distrito y es dirigida a

la Oficina de Licitaciones y Compras, bajo firma.

Debe contener: a) Pliego de Bases y Condiciones Particulares

b). Justiprecio de costo estimado, avalado con presupuestos.

2) Incorporar tres presupuesto a los efectos de estimar el gasto

(Justiprecio)

Lo realiza la oficina solicitante, para lo cual requiere 3

presupuestos a distintos proveedores.

3) Confeccionar el Pliego de Bases y Condiciones Particulares

especificando las características técnicas de los bienes a

adquirir o servicios a contratar.

En caso de que los bienes y/o servicios sean de características

técnicas específicas o especiales, el Pliego de Bases y

Condiciones Particulares lo confecciona la oficina solicitante y

lo remite al encargado de Licitaciones y Compras. En caso de

que los bienes y/o servicios sean generales o de bajo nivel

técnico (ejemplo. Servicio de limpieza, compra de elementos

de librería en general, etc), el Pliego de Bases y Condiciones

Particulares lo confecciona el Encargado de Licitaciones y

Compras, previo acuerdo con el Jefe del área solicitante.

4) Acompañar el Pliego de Bases y Condiciones Particulares junto

con el Pliego Único de Bases y Condiciones Generales. (Se

aclara que para mayor beneficio de la repartición y en

cumplimiento del Artículo 13 del Decreto 436/200 el Pliego

Único de Bases y Condiciones generales será exhibición en la

Oficina de Compras cuyo ingreso será irrestricto para cualquier

interesado en consultarlo.

El Encargado de Licitaciones y Compras, arma el expediente

con :a) Solicitud de Bienes y Servicios b) Tres (3) Presupuestos

c) Pliego de Bases y Condiciones Particulares d) Pliego Único de

Bases y Condiciones Generales.

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5) Dar intervención a la dependencia de Servicios Jurídicos para

que dictamine respecto de los aspectos legales.

El Encargado de Licitaciones y Compras remite al Responsable

de área LEGALES, para que dictamine sobre aspectos legales

de la licitación. Visto el Dictamen, se devuelve expediente al

área de LICITACIONES Y COMPRAS, el encargado del área eleva

al Jefe Administrativo.

PROCESO ADJUDICATORIO

6) Confeccionar la resolución del Señor Administrador General

autorizando el proceso, su convocatoria y designando una

Comisión Evaluadora de Ofertas.

El Jefe Administrativo Confecciona la resolución del Señor

Administrador General y lo agrega al Expediente, el cual es

enviado a Casa Central para que sea aprobado, se autorice el

procedimiento, apruebe el pliego, disponga el llamado y

delegue en el Jefe de Distrito el nombramiento de los

integrantes de la Comisión Evaluadora y el cumplimiento de las

acciones correspondientes a la prosecución del trámite previo

a la adjudicación. Se remite Expediente al Distrito.

7) Fijar fecha y hora de apertura de ofertas.

El Encargado de Licitación y compras, efectúa la invitación.

Se podrán cursar invitaciones por medio fehaciente a un

mínimo de TRES (3) proveedores habituales, prestadores,

productores, fabricantes, comerciantes o proveedores del rubro.

Las invitaciones se enviarán simultáneamente a todos los

invitados, con una antelación mínima de SIETE (7) días hábiles

administrativos.

Se deberá publicar la convocatoria a Licitación Pública en el

órgano oficial de publicación de los actos de gobierno (BOLETÍN

OFICIAL) por el término de DOS (2) días, con un mínimo de VEINTE

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(20) días corridos de antelación a la fecha fijada para la apertura

computados a partir del día siguiente a la última publicación.

El Encargado de LICITACIONES Y COMPRAS, entregará los

Pliegos de Bases y Condiciones Generales y Particulares a los

proveedores interesados, según lo estipulado en la difusión e

invitaciones. La entrega se registrará mediante la emisión de una

constancia cuya copia se agregará al expediente.

En caso de que los Pliegos tengan un costo,, se entregarán los

mismos una vez verificado el pago, mediante la exhibición del

Recibo emitido por la TESORERIA DEL DISTRITO.

8) Realizar el ACTO DE APERTURA y respetar los CINCO (5) días

hábiles administrativos de vista de actuaciones.-

La apertura se realiza el lugar, día y hora determinados para

celebrar el acto formal, ante los funcionarios de la dependencia

de LICITACIONES Y COMPRAS designado y un representante

del área LEGAL.

El encargado del área LICITACIONES Y COMPRAS, labra el

Acta de Apertura, según formato de la Resolución 368/00 de la

Secretaria de Hacienda y deberá ser firmado por los

funcionarios designados y por los oferentes presentes que

deseen hacerlo.

Los originales de las ofertas, que serán rubricados por el

funcionario que presida el acto, se exhibirán por el término de

5 días, contados a partir del día hábil siguiente a la apertura de

la oferta. Los oferentes podrán solicitar copias a su costa, cuyo

importe deberá ser abonado en el sector de TESORERIA.

Ninguna oferta presentada en término podrá ser desestimada

en el acto de apertura. Las que sean observadas, se agragarán

al expediente para su análisis por la autoridad competente.

Al momento de realizarse la apertura de ofertas el oferente

deberá presentar una Garantía de Mantenimiento de Ofertas.

29



a) CINCO POR CIENTO (5%) del valor total de la oferta. En el

caso de cotizar con alternativas, la garantía se calculará

sobre el mayor valor propuesto.

b) Formas de Garantías: por practicidad esta Repartición

trabaja solo con PAGARE A LA VISTA: cuando el 5% de la

oferta no supere los $ 5.0007.-

*PÓLIZA DE SEGURO DE CAUCIÓN: cuando el 5% de la

oferta supera los $ 50008.-

EXCEPCIÓN: No será necesario presentar garantías cuando

el monto de la garantía no fuere superior a PESOS DOS MIL

QUINIENTOS ($2500)9 y así se dispusiere en los Pliegos de

Bases y Condiciones Particulares.

Las Garantías de oferta serán guardadas en custodia en la

TESORERIA del Distrito, el cual emitirá los correspondientes

recibos que la Oficina de Compras entregará a los oferentes.

Se dejará copia de los recibos, como constancia en el

expediente.

9) La unidad operativa de compras confeccionará el cuadro

comparativo de los precios de las ofertas, según formato de

Resolución Nº368/2000 y remitirá las actuaciones a la

Comisión Evaluadora que estará integrada por el

responsable operativo de compras, titular de la Unidad

Requirente y un funcionario designado por el Organismo

(Jefe de Distrito), dentro de los tres días hábiles de finalizado

el periodo de exhibición de las ofertas. La función de la 7 Monto sujeto a variación. Previo a cualquier contratación el Área Licitaciones y Compras deberá verificar que la contratación respete los montos vigentes.

8 Monto sujeto a variación. Previo a cualquier contratación el Área Licitaciones y Compras deberá verificar que la contratación respete los montos vigentes.

9 Monto sujeto a variación. Previo a cualquier contratación el Área Licitaciones y Compras deberá verificar que la contratación respete los montos vigentes.

29



Comisión evaluadora será de emitir dictamen, siendo los

contenidos mínimos lo siguiente:

i. Examen de los aspectos formales, evaluación del

cumplimiento de los requisitos exigidos por la Ley, por

éste reglamento y por los respectivos pliegos de

Bases y Condiciones Generales y Particulares.

ii. Calidad de los Oferentes: a) deberá consultar en el

Sistema de Información de Proveedores (SIPRO), para

determinar si los oferentes son hábiles para contratar

con el ESTADO NACIONAL. b) cuando algunos de los

oferentes no sea hábil para contratar con el ESTADO

NACIONAL, deberán hacerse explicito los motivos de

su exclusión, calificándose a la oferta que aquél

hubiere formulado como inadmisible

iii. Evaluación de las Ofertas: a) deberá tomar en

consideración en forma objetiva todos los requisitos

exigidos para la admisibilidad de las ofertas. Si

existieren ofertas inadmisibles, explicará los motivos,

fundamentándolos en las disposiciones pertinentes. Si

hubiera ofertas manifiestamente inconvinientes,

deberá explicitar los fundamentos para excluirlas del

orden de mérito. b) Respecto de las ofertas admisibles

y convenientes, deberá considerar los factores

previstos por el liego de Bases y Condiciones

Particulares para la comparación de las ofertas y la

incidencia de cada uno de ellos (Parámetros de

Evaluación), de acuerdo con lo dispuesto por el

artículo 47 del presente reglamento y determinar el

orden de merito.

iv. Desempate de Ofertas. a) En caso de igualdad de

precios, la adjudicación recaerá en la oferta

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presentada por una PYME que opere, desarrolle su

actividad y tenga sede central de sus negocios en el

país, la Comnisión Evaluadora deberá señalarlo a los

fines de la adjudicación y en el cumplimiento del Art.

81 del Decreto Nº436/00

10) La Comisión Evaluadora cuenta con DIEZ (10) días

para realizar su dictamen y en caso de ser necesario podrá

prorrogar ese lapso por un periodo igual, solicitándolo

mediante nota, debidamente justificado al Jefe de División

Administración. El Dictamen se instrumentará mediante un

acta, según modelo de la Resolución Nº368/00 de la

Secretaría de Hacienda y donde se establecerá un orden de

mérito.

En caso de que la Comisión Evaluadora detecte defectos

formales en la Oferta, ésta puede intimar al oferente a

subsanar dicho defecto en el plazo de cinco (5) días, durante

los cuales se suspenderá el plazo para su pronunciamiento.

De no producirse la presentación de los oferentes, para la

rectificación del defecto, se considera desestimada la oferta.

11) Notificación del dictamen de la Comisión Evaluadora a

todos los oferentes del proceso, por medio fehaciente,

dentro de los TRES (3) días de emitido.

La notificación se considera cumplida, con la utilización de

cualquiera de los métodos citados en el Pliego de Bases y

Condiciones Generales para la Contratación de Bienes y

Servicios del Estado Nacional o con la publicación en el

BOLETIN OFICIAL por el término de un día.

12) A partir de la notificación mencionada en el punto

anterior, comienza a computarse el periodo de impugnación

al dictamen de Evaluación por CINCO (5) días. Durante ese

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término el expediente se pondrá a disposición de los

oferentes para su vista.

13) En caso de que algún oferente realice impugnaciones

deberán ser resueltas por la Comisión Evaluadora.

14) Toma intervención nuevamente la Dependencia de

Servicios Jurídicos.

La comisión evaluadora, remite expediente con su dictamen

al Encargado de LICITACIONES Y COMPRAS. El Encargado de

Licitaciones y Compras remite el Expediente, al

Responsable de área LEGALES, para que dictamine sobre

aspectos legales de la licitación. Visto el Dictamen, se

devuelve expediente al área de LICITACIONES Y COMPRAS,

el encargado del área eleva al Jefe Administrativo

15) Resolución de Adjudicación del Sr. Administrador

General.-

Adjuntadas las impugnaciones al expediente o vencido el

plazo sin que se hubiesen presentado alguna, la oficina de

Compras del Distrito deberá remitir al expediente a la

Subgerencia de Servicios de Apoyo para que evalúe la

consistencia de los pasos obrantes en el mismo y lo gire con

proyecto de resolución a la Subgerencia de Asuntos jurídicos

para que dictamine en materia de su competencias y

posteriormente se confecciona y procede a la firma de la

Resolución de Adjudicación, y la delegación al área de

LICITACION Y COMPRAS para el perfeccionamiento del

contrato y emisión de orden de compra. Se remite el

Expediente en carácter de URGENTE, al Distrito, adjuntando

resolución

16) Comunicación en forma fehaciente de la Disposición

de Adjudicación a todos los oferentes.

CONTRATACION Y COMPRA DEL BIEN Y/O SERVICIO

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17) El Encargado de Compras elabora la orden de Compra,

la cual es autorizada por el Jefe Administrativo y el Jefe de

Distrito y lo notifica mediante entrega al oferente junto con

la Garantía de Mantenimiento de oferta contra entrega de la

Garantía de Cumplimiento de Contrato en los casos que

corresponda, dentro de los SIETE (7) días de dictado el acto

administrativo de Adjudicación.

Garantía de cumplimiento del contrato: DIEZ POR

CIENTO (10%) del valor de adjudicación.

La notificación al adjudicatario producirá el perfeccionamiento del

contrato, siempre que aquel no lo rechace en el plazo de TRES (3) días

de recibida. Si vencido los SIETE (7) días, no se hubiera efectivizado la

notificación antes mencionada, el Adjudicatario podrá desistir de su

oferta. Para la confección de la Orden de Compra, se deberá emplear el

formulario tipo segú Resolución Nº 292/00 de la Secretaria de Hacienda.

Existe dentro de la normativa vigente la modalidad de efectuar

Orden de Compra Abierta. Se utilizará la contratación con orden de

compra abierta cuando la cantidad de bienes o servicios no se

hubieren prefijado en el contrato, (Sólo se calculará una cantidad

estimada), de manera tal que el organismo contratante pueda

realizar los requerimientos de acuerdo con sus necesidades durante

el lapso de duración previsto y al precio unitario adjudicado.

El plazo de duración del contrato ejecutado conforma con la

modalidad de compra abierta, será de DOCE (12) meses. Los Pliegos

de Bases y Condiciones Particulares podrán contemplar la opción de

prorroga a favor de la repartición, por un plazo igual al inicial.

Durante el lapso de vigencia del contrato, el organismo no podrá

contratar con terceros la provisión de bienes o la prestación de los

servicios que fueren objeto de aquel salvo decisión debidamente

fundada de la autoridad que lo hubiere adjudicado. La constatación

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de la reducción del precio de mercado de los bienes o servicios

contratados podrá determinar en cualquier momento la rescisión del

contrato, sin culpa de ninguna de las partes, siempre que el

proveedor no consintiera en negociar el nuevo valor.

*Para dar cumplimiento a las NORMAS SOBRE AUDITORIA Y

VEEDURÍA DE BIENES Y SERVICIOS INFORMÁTICOS en relación con la

adquisición de hardwares y paquetes de software, que sean acorde

con lo especificado en los estándares Tecnológicos para la

Administración Pública E.T.A.P se deberá dar intervención y solicitar

Dictamen a la SUBSECRETARIA DE FUNCIÓN PUBLICA.

*Cuando se trate de Contrataciones, cuyo monto no supere los

PESOS CIENTO CINCUENTA MIL ($150.000), se deberá solicitar

Dictamen sobre precios Testigos a la SINDICATURA GENERAL DE LA

NACIÓN.

LICITACIÓN PRIVADA

Para aquellas contrataciones cuyo monto exceda de $

75.000 (PESOS SETENTA Y CINCO MIL) pero a su vez sea inferior a $

300.000 (PESOS TRESCIENTOS MIL)10 corresponderá observar lo previsto

en el Decreto Nº 1023/01 “Régimen de Contrataciones de la

Administración Pública Nacional”, Decreto Nº 436/00 “Reglamento para

la adquisición, Enajenación y Contratación de Bienes y Servicios del

Estado Nacional”, Resolución Nº 627/2004 del Sr. Administrador General

de la Dirección Nacional de Vialidad y Circulares emitidas por la

Coordinación General de Distritos en cuanto fueran de aplicación a la

materia de contrataciones, debiéndose respetar el circuito

administrativo que por vía jerárquica y funcional corresponda.

10 El monto señalado corresponde al que se encuentra vigente al momento de la redacción del manual. El Área

Licitaciones y Compras deberá verificar que las contrataciones se ajustan a la normativa y valores vigentes.-

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Documents

Manual de Funciones y Procedimientos