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MANUAL DE FUNCIONES REV. 6

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MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS REVISION 6 FECHA: 8 DE OCTUBRE DE 2010 ELABORADO POR: CARLOS ANDRES YUNDA LOZANO M.E. REVISADO POR: GERENTE (E) – Dr. HECTOR YESID MARTINEZ REVISADO POR: CONCEJO DE ADMINISTRACIÓN COOTRANSVALLE PRESIDENTE: Dr. DANILO MATAMOROS APROBADO POR: ASAMBLEA DE SOCIOS COOTRANSVALLE PRESIDENTE: Dr.


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TABLA DE CONTENIDO

ORGANIGRAMA COOTRANSVALLE SAMACA O.C. Rev. 6 ...................................3 DESCRIPCION DEL ORGANIGRAMA........................................................................4

NIVEL 1 .....................................................................................................................4 NIVEL 2 .....................................................................................................................5 NIVEL 3 .....................................................................................................................6 NIVEL 4 .....................................................................................................................8

MANUAL DE FUNCIONES ..........................................................................................8 CARGO: GERENTE...................................................................................................8 CARGO: ADMINISTRADOR DE TRANSPORTE ..................................................11 CARGO: DESPACHADOR......................................................................................14 CARGO: EMBARCADOR .......................................................................................15 CARGO: ASESOR COMERCIAL ............................................................................16 CARGO: TRANSITO Y SEGURIDAD ....................................................................17 CARGO: ADMINISTRADOR ALMACEN-EDS......................................................19 CARGO: VENDEDOR .............................................................................................21 CARGO: ISLERO.....................................................................................................22 CARGO: CONDUCTOR ..........................................................................................24 CARGO: CONTADOR .............................................................................................25 CARGO: TESORERO-CARTERA ...........................................................................27 CARGO: SECRETARIA...........................................................................................28 CARGO: REVISOR FISCAL....................................................................................29 CARGO: AUDITOR INTERNO ...............................................................................30 CARGO: ASESOR JURIDICO .................................................................................31 CARGO: CAFETERIA Y ASEO ..............................................................................32


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ASAMBLEA DE SOCIOS

CONCEJO DIRECTIVO

REVISOR FISCAL

GERENTE

ADMINISTRADOR TRANSPORTE (DESPACHO SAMACA)

ADMINISTRADOR ALMACEN-EDS CONTADOR

DESPACHADORES AGENCIAS

EMBARCADOR

VENDEDOR

ISLERO

TESORERO-CARTERA

SECRETARIA

AUDITOR INTERNO

ASESOR COMERCIAL

ASESOR JURIDICO

TRÁFICO Y SEGURIDAD CONDUCTOR

JUNTA DE VIGILANCIA COMITE DE EDUCACION

CAFETERIA Y ASEO

ORGANIGRAMA COOTRANSVALLE SAMACA O.C. Rev. 6

CONVENCIONES « NNNIIIVVVEEELLL 111::: AAAZZZUUULLL,,, NNNIIIVVVEEELLL 222::: NNNAAARRRAAANNNJJJAAA,,, NNNIIIVVVEEELLL 333::: AAAMMMAAARRRIIILLLLLLOOO,,, NNNIIIVVVEEELLL 444::: VVVEEERRRDDDEEE»


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DESCRIPCION DEL ORGANIGRAMA

En general para la elaboración del Organigrama se han distinguido las siguientes consideraciones: • La Cooperativa tiene como tal dos negocios: Servicio de Transporte de Carga y Venta al Detal. La venta al detal esta compuesta del Almacén y la EDS. • Los dos negocios son diferentes y deben tener dos administraciones diferentes. • El área contable es un área que presta servicios a la Cooperativa. No es un generador de ingresos. Por lo tanto estas funciones pueden ser ejecutadas por proveedores externos. Esto incluye el Contador, Tesorería, Cartera, Revisor Fiscal y Auditoría Interna. • El área del Revisor Fiscal no depende del Gerente porque se configuraría en ese caso que el juez y parte son uno solo. • Otras funciones importantes también pueden ser ejecutadas por contratistas, esto es por ejemplo, la seguridad y aseo de los inmuebles. • Los cargos se han configurado por niveles que pueden correlacionarse con la asignación salarial. Los funcionarios del nivel 1 deben supervisar a los funcionarios del nivel 2. Los del nivel 2 a los del nivel 3, y los del nivel 3 a los del nivel 4. Sin embargo cada negocio se maneja de modo independiente. • En la presente revisión del organigrama propuesto se han incluido las opiniones formuladas por la Sra. Revisora Fiscal y el Sr. Subgerente con respecto a las anteriores versiones propuestas.

NIVEL 1

Concejo Directivo Como es natural para toda Organización Cooperativa, el Concejo Directivo es la cabeza de la empresa, ya que lo constituyen los Socios o sus representantes. Sin embargo, los miembros del Concejo no son funcionarios de la Cooperativa sino que apoyan al Gerente en la administración mediante la toma de decisiones por votación. Los Concejales de modo individual no pueden dar órdenes al Gerente, ni a ningún funcionario de la Cooperativa. El Concejo Directivo es designado por la Asamblea de Socios, y le responde a la misma Asamblea. Revisor Fiscal El Revisor Fiscal es un proveedor de servicios al Concejo. Su misión es revisar que los cálculos contables generados por el Gerente sean verdaderos. Igualmente es función del Revisor Fiscal alertar al Concejo acerca de potenciales pérdidas o malos manejos de los


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recursos por parte de la Gerencia de la Cooperativa. En general es el vigilante designado por los Socios para el administrador de la Cooperativa. Opcionalmente, el Revisor Fiscal puede designar una persona de planta en la cooperativa para realizar auditorias periódicas a la contabilidad de la empresa. Esta persona es el Auditor Interno. Si no existe auditor interno, el Revisor Fiscal puede componer un equipo de trabajo que realice auditorias periódicas a la contabilidad. El Revisor Fiscal es designado por la Asamblea de Socios, y le responde al Concejo y a la Asamblea. El Revisor Fiscal no le responde al Gerente. Gerente El Gerente es un funcionario designado por el Concejo Directivo para administrar el negocio. El Gerente le responde al Concejo Directivo y a la Asamblea de Socios. El Gerente no le responde al Revisor Fiscal. La Cooperativa tiene como tal dos negocios: Servicio de Transporte de Carga y Venta al Detal. El Gerente es la cabeza de estos dos negocios y es el administrador del patrimonio de la Cooperativa. Igualmente es el Representante Legal de la Cooperativa. Para la administración de los dos negocios de la Cooperativa el Gerente cuenta con el apoyo de dos Admnistradors para cada uno de los dos negocios. Igualmente cuenta con el apoyo de un contador para las labores de tesorería y cartera.

NIVEL 2

Admnistrador de Transporte El Admnistrador de Transporte es la cabeza del negocio de Servicio de Transporte de Carga. A su cargo tiene los Despachadores de cada una de las agencias, y los asesores comerciales que representan a la Cooperativa ante los clientes. El Admnistrador de Transporte es el responsable del control de la calidad del servicio, por lo tanto entre sus funciones se encuentra el control de los vehículos que se encuentran en las vías. El Admnistrador de Transporte es nombrado por el Gerente, y le responde al Gerente. Admnistrador de Almacén y EDS El Admnistrador de Almacén y EDS es la cabeza del negocio de Venta al Detal. Como tal, el almacén y la EDS son negocios iguales en el sentido que la EDS es un almacén que vende ACPM y gasolina al detal. A su cargo tiene los vendedores del almacén y los isleros que son los mismos vendedores pero de la EDS.


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El Admnistrador de Almacén y EDS es el responsable de los inventarios tanto del almacén como de la EDS. Por lo tanto es el responsable del patrimonio de la Cooperativa representado en estos inventarios. Igualmente es el responsable de mantener la disponibilidad de producto para los clientes, por lo tanto es quien realizar las compras para el Almacén y la EDS. El Admnistrador de Almacén y EDS es nombrado por el Gerente, y le responde al Gerente. Contador El Contador es un proveedor que le presta servicios a los Admnistradores de Transporte y Almacén-EDS. Los servicios que presta el Contador son básicamente el cobro de cartera a los clientes, y la entrega de anticipos y pagos a los proveedores. El Contador no es un ordenador del gasto. El Contador es igualmente el responsable del Archivo. En este archivo se deben localizar todos los documentos de la empresa tales como soportes contables, documentos de la sociedad, contratos y registros en medio físicos. El Contador es nombrado por el Gerente, y le responde al Gerente.

NIVEL 3

Despachador El despachador es el encargado de ejecutar toda la documentación previa a la salida del puerto de la carga. Igualmente es el encargado de asignar los turnos de despacho entre los proveedores. El despachador es igualmente el administrador de la agencia. Por lo tanto es responsable del pago a los proveedores requeridos para el buen mantenimiento de la oficina y su amoblamiento. El Despachador es nombrado por el Gerente, y le responde al Admnistrador de Transporte. Asesor Comercial El asesor comercial es un proveedor que busca negocios para la Cooperativa y atiende a los clientes. Como tal este cargo puede ser servido por un proveedor externo sin puesto de trabajo en la Cooperativa. Su comunicación se realiza por email.


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El Asesor Comercial es nombrado por el Gerente, y le responde al Admnistrador de Transporte. Vendedor El vendedor es quien atiende a los clientes en el counter del almacén. Suministra los productos que se encuentran disponibles y los factura en la caja del almacén. En caso de existir más de un vendedor en el almacén, se debe nombrar a uno como responsable de la caja. El Vendedor es nombrado por el Gerente, y le responde al Admnistrador de Almacén-EDS. Islero El islero es el vendedor del almacén que atiende a los clientes en la isla de la EDS. El islero suministra el combustible disponible en los tanques, y factura la compra en la caja. El Islero es nombrado por el Gerente, y le responde al Admnistrador de Almacén-EDS. Cartera El funcionario de cartera es un auxiliar del contador-tesorero encargado exclusivamente de contactar a los clientes para agilizar el pago de las deudas que se tienen con la Cooperativa. Igualmente se encarga de contactar a los asociados para los pagos de deudas que se generen con la Cooperativa por concepto de préstamos, ventas de repuestos o gasolina. El funcionario de cartera es nombrado por el Gerente o por el Contador Tesorero en caso que sea un contratista, y le responde al Contador Tesorero. Tesorero El Tesorero es el responsable de la caja en la Cooperativa. Se encarga de realizar los pagos a los proveedores y de recibir los pagos de los clientes. Le reporta al contador y al Auditor Interno los movimientos diarios de la caja en la Cooperativa. El tesorero es nombrado por el Gerente, y le responde al Contador y al Auditor Interno Auditor Interno El Auditor Interno es un funcionario que le presta servicios al Revisor Fiscal. En general se trata de la persona que representa al recopila información para la revisoría fiscal de forma permanente en la Cooperativa. El Auditor Interno es nombrado por el Concejo, y le responde al Concejo.


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NIVEL 4

Embarcador En los casos que se requiera, el embarcador es un ayudante del Despachador que verifica el correcto cargue de mercancía en puerto. El embarcador es nombrado por el Gerente, y le responde al Despachador. Secretaria La secretaria del Gerente es la encargada de asistirlo en las labores de oficina tales como, elaboración de documentos y manejo de agenda. Igualmente es la encargada de la recepción para atención del público en la Cooperativa. La Secretaria es nombrada por el Gerente, y le responde al Gerente. Cafetería y Aseo La persona encargada de cafetería y aseo es la responsable de mantener en correcto estado de aseo y organización las oficinas de la Cooperativa. Igualmente es la encargada de atender a visitantes brindando productos de cafetería. La persona de Cafetería y Aseo es nombrada por el Gerente, y le responde al Gerente.

MANUAL DE FUNCIONES

CARGO: GERENTE

TIPO DE CONTRATO: LABORAL DEDICACION: TIEMPO COMPLETO JEFE INMEDIATO: CONCEJO DIRECTIVO NOMBRADO POR: ASAMBLEA DE SOCIOS PERIODO: UN AÑO REQUISITOS

FORMACION-ENTRENAMIENTO: Profesional Universitario. EXPERIENCIA: Diez años en administración de empresas y/o proyectos productivos HABILIDADES: Manejo de Software Ofimática

RESPONSABILIDADES


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Con respecto a la Operación de la Cooperativa:

1. Nombramiento de Administradores de Transportes y Almacén-EDS 2. Nombramiento del Contador 3. Firma de contratos con proveedores 4. Nombramiento de Interventores para los contratos de los proveedores 5. Supervisar el cumplimiento de las funciones de los Administradores de

Transporte, Almacén-EDS y Contador. 6. Representar a la Cooperativa en foros gremiales, comerciales o gubernamentales

de interés para la Cooperativa. 7. Terminar o Liquidar los contratos con los proveedores cuando se requiera

siguiendo los procedimientos establecidos por la ley comercial. 8. Atender las Auditorias Fiscales, Gestión de Calidad, Montajes Industriales cuando

se requiera. 9. Desarrollar Revisiones por la Dirección semanales y de acuerdo con los

estándares de calidad implementados por la Cooperativa con los funcionarios subalternos.

10. Calcular y hacer seguimiento a los Objetivos de Calidad y a los indicadores de cumplimiento del Plan de Gestión.

11. Tomar las acciones correctivas y preventivas necesarias para el cumplimiento de los Objetivos de Calidad y el Plan de Gestión.

12. Asegurarse que los documentos y registros de la Cooperativa se mantengan y preserven en un archivo ordenado y adecuado.

13. Revisar y conocer los requisitos del Cliente. 14. Formular propuestas de innovación que permitan mejorar la eficiencia de la

Cooperativa. 15. Fijar las tarifas de los servicios y productos de la Cooperativa de tal manera que

no se incumpla el presupuesto establecido. Con respecto al Concejo de Administración y la Asamblea de Socios

16. Proponer al Concejo de Administración proyectos para el usufructo de los activos y patrimonio de la Cooperativa a través de un Plan de Gestión.

17. Generar informes mensuales de administración para el Concejo Directivo y anuales de gestión la Asamblea de Socios

18. Convocar reuniones mensuales del Concejo Directivo 19. Elaborar y presentar al Concejo de Administración para aprobación el

Presupuesto Anual discriminado mensualmente 20. Aprobación del Balance General, Estado de Resultados y Flujos de Caja 21. Transcribir, y publicar las Actas de Concejo de Administración, Actas de

Asamblea de Socios y otras comunicaciones para la consulta de los socios de la Cooperativa.

22. Cumplir y hacer cumplir con las resoluciones del Concejo de Administración y la Asamblea de Socios

Con respecto a los Empleados


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23. Nombrar los funcionarios que requiera la Cooperativa de acuerdo con el

presupuesto y el Plan de Gestión aprobado por la Asamblea de Socios. 24. Terminar los contratos laborales cuando se requiera siguiendo los procedimientos

establecidos por la ley laboral. 25. Atender las novedades laborales que se presenten de parte de los funcionarios de

la Cooperativa. Con respecto a las Autoridades Competentes

26. Representación Legal de la Cooperativa 27. Generar y Firmar las comunicaciones oficiales de la cooperativa. 28. Atender los requerimientos de las autoridades competentes.

Con respecto a los Clientes y el Público en general

29. Responder a las peticiones formuladas por los clientes y el público en general a la Cooperativa.

30. Atender las posibles Quejas y Reclamos formuladas por los clientes. Tomar las acciones correctivas que se requieran según el caso.

31. Envío de Notificaciones a clientes y asociados con respecto a cobros jurídicos que sean reportados por el Contador.


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CARGO: ADMINISTRADOR DE TRANSPORTE

TIPO DE CONTRATO: LABORAL DEDICACION: TIEMPO COMPLETO JEFE INMEDIATO: GERENTE NOMBRADO POR: GERENTE PERIODO: UN AÑO REQUISITOS

FORMACION-ENTRENAMIENTO: Profesional Universitario. EXPERIENCIA: Ocho años en administración de empresas y/o proyectos productivos HABILIDADES: Manejo de Software Ofimática

RESPONSABILIDADES Con respecto a la Operación de la Cooperativa:

1. Nombramiento de Despachadores, Embarcadores y Asesores Comerciales 2. Ser Interventor de contratos con proveedores en lo relacionado con el servicio de

transporte de carga 3. Supervisar el cumplimiento de las funciones de los Despachadores, Embarcadores

y Asesores Comerciales 4. Representar a la Cooperativa en foros gremiales, comerciales o gubernamentales

de interés para la Cooperativa. 5. Terminar o Liquidar los contratos con los proveedores cuando se requiera

siguiendo los procedimientos establecidos por la ley comercial. 6. Atender las Auditorias Fiscales, Gestión de Calidad, cuando se requiera. 7. Atender a las Revisiones por la Dirección semanales con el Gerente y de acuerdo

con los estándares de calidad implementados por la Cooperativa 8. Brindar al Gerente la información requerida para el cálculo de los Objetivos de

Calidad y los indicadores de cumplimiento del Plan de Gestión. 9. Tomar las acciones correctivas y preventivas necesarias para el cumplimiento de

los Objetivos de Calidad y el Plan de Gestión. 10. Asegurarse que los documentos y registros de la Cooperativa en lo que se refiere

al Servicio de Transporte se mantengan y preserven en un archivo ordenado y adecuado.

11. Revisar y conocer los requisitos del Cliente. 12. Formular propuestas de innovación que permitan mejorar la eficiencia de la

Cooperativa. 13. Recibir los pedidos de transporte de los clientes. 14. Desarrollar la programación de transporte diaria, semanal y mensual de acuerdo

con los programas apropiados. 15. Supervisar de manera continua el estado de los viajes en curso utilizando las

herramientas tecnológicas disponibles. 16. Atender las emergencias operativas que se presenten en los viajes en curso. 17. Aprobación de proveedores terceros para la operación de viajes de la Cooperativa.


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18. Asegurarse que los documentos de los vehículos se encuentren actualizados y al día. Para proveedores asociados: * Carta de Solicitud de Asociación * Copia de la licencia de tránsito del vehículo o manifiesto de importación * Si la licencia de tránsito no figura a nombre del aspirante asociado, se requiere contrato de arrendamiento a nombre del aspirante a asociado. * Copia del SOAT * Copia de la Póliza Todo Riesgo o en su defecto Póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual * Copia Revisión Tecnomecánica * Copia de la Cédula del aspirante a asociado * Copia de la Cédula del Conductor * Copia de Licencia de Conducción del Conductor * Carta Pantalla de Internet de la Licencia de Conducción del Conductor. Validez 30 días. * Copia de la licencia de tránsito del remolque * Copia del último pago de parafiscales del conductor * Dos cartas de recomendación de asociados con antigüedad mayor a un año y sin cargos administrativos en la cooperativa en el momento. * Carta de Aceptación del Asociado Para proveedores terceros: * Copia de la licencia de tránsito del vehículo o manifiesto de importación * Copia de la cédula del propietario * Si la licencia de tránsito no figura a nombre del propietario, se requiere contrato de arrendamiento a nombre del propietario. * Copia del SOAT * Copia de la Póliza Todo Riesgo o en su defecto Póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual * Copia Revisión Tecno mecánica * Copia de la Cédula del Conductor * Copia de Licencia de Conducción del Conductor * Carta Pantalla de Internet de la Licencia de Conducción del Conductor. Validez 30 días. * Copia de la licencia de tránsito del remolque * Copia del último pago de parafiscales del conductor

Con respecto a los clientes y el público en general:

19. Responder a las peticiones formuladas por los clientes y el público en general a la Cooperativa.

20. Atender las posibles Quejas y Reclamos formuladas por los clientes. Tomar las acciones correctivas que se requieran según el caso.

21. Fijar las tarifas de los servicios de transporte de la Cooperativa de tal manera que no se incumpla el presupuesto establecido.


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Nota: El Administrador de Transporte según necesidad, atenderá las funciones de despachador para la Agencia Samacá.


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CARGO: DESPACHADOR

TIPO DE CONTRATO: LABORAL DEDICACION: TIEMPO COMPLETO JEFE INMEDIATO: ADMINISTRADOR DE TRANSPORTE NOMBRADO POR: GERENTE PERIODO: UN AÑO REQUISITOS

FORMACION-ENTRENAMIENTO: Bachiller o Técnico EXPERIENCIA: Un año en atención al público HABILIDADES: Manejo de Software Ofimática


1. Atender los despachos programados por el Administrador de Transporte 2. Atender los viajes que lleguen al destino sede de la Oficina de Despachos. 3. Generar vales de entrega de anticipos en combustible, cheque o transferencia

bancaria. 4. Generar y entregar al conductor todos los documentos requeridos por las

autoridades competentes para el desarrollo del viaje. (Manifiesto de Carga, Remisión, Anticipo, Orden de Cargue). Utilizar el software de transporte disponible.

5. Asegurarse que los documentos del vehículo se encuentren al día * Copia de la licencia de tránsito del vehículo o manifiesto de importación * Si la licencia de tránsito no figura a nombre del aspirante asociado, se requiere contrato de arrendamiento a nombre del aspirante a asociado. * Copia del SOAT * Copia de la Póliza Todo Riesgo o en su defecto Póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual * Copia Revisión Tecno mecánica * Copia de la Cédula del Conductor * Copia de Licencia de Conducción del Conductor * Carta Pantalla de Internet de la Licencia de Conducción del Conductor. Validez 30 días. * Copia de la licencia de tránsito del remolque * Copia del último pago de parafiscales del conductor

6. Alimentar en el sistema los cumplidos para la generación del cobro. 7. Enviar soportes documentales a la oficina del contador en Samacá para la

realización de los cobros correspondientes. 8. Atender las comunicaciones de Samacá y otras Oficinas a través del teléfono e

Internet. 9. Asegurarse que los documentos de los proveedores y de los despachos se

encuentren en un archivo ordenado en la oficina.


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10. No realizar despachos a proveedores no autorizados por la Cooperativa. 11. Realizar los pagos a los proveedores para el mantenimiento de la Oficina.

CARGO: EMBARCADOR

JEFE INMEDIATO: DESPACHADOR NOMBRADO POR: ADMINISTRADOR DE TRANSPORTE PERIODO: UN AÑO REQUISITOS

FORMACION-ENTRENAMIENTO: Bachiller EXPERIENCIA: No requiere HABILIDADES: Buen estado físico


1. Atender los despachos programados por el despachador 2. Atender los viajes que lleguen al destino sede de la Oficina de Despachos. 3. Prestar servicio de mensajería a la oficina de despacho 4. Verificar que el volumen de carga en documentos coincida con lo embarcado en

el vehículo. 5. Verificar que el volumen de carga que llega en los vehículos coincida con lo

establecido en los documentos. Reportar al Administrador de Transporte posibles faltantes.


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CARGO: ASESOR COMERCIAL

TIPO DE CONTRATO: LABORAL O PRESTACION DE SERVICIOS PAGO POR COMISION DE VENTAS DEDICACION: TIEMPO COMPLETO JEFE INMEDIATO: ADMINISTRADOR DE TRANSPORTE NOMBRADO POR: GERENTE PERIODO: UN AÑO REQUISITOS

FORMACION-ENTRENAMIENTO: Técnico Comercial o Profesional Universitario EXPERIENCIA: Un año en ventas HABILIDADES: Amabilidad


1. Proponer al Administrador de Transporte y a la Gerencia campañas de promoción de los servicios de la Cooperativa.

2. Comunicarse con los clientes para dar a conocer los servicios de la Cooperativa. 3. Enviar a los clientes documentación referente los servicios de la Cooperativa. 4. Generar cotizaciones para los clientes que lo soliciten. Las tarifas serán acordadas

según el volumen del pedido con el Administrador de Transporte y el Gerente. 5. Remitir al Administrador de Transporte los Pedidos de los Clientes. 6. Atender los requerimientos de los clientes con respecto a los servicios de la

Cooperativa. 7. Comunicarse con los clientes en caso de mora en los pagos. 8. Atender las quejas y reclamos de los clientes. Remitir el problema al funcionario

adecuado e informar al Administrador de Transporte. 9. Realizar las encuestas de satisfacción del cliente, compilar los datos y remitirlos

al Gerente. 10. Prestar servicio de mensajería si es el caso. 11. Colaborar con el Administrador de Transporte y el Gerente para cumplir con los

Objetivos de Calidad y el Plan de Gestión.


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CARGO: TRANSITO Y SEGURIDAD

TIPO DE CONTRATO: LABORAL DEDICACION: TIEMPO COMPLETO JEFE INMEDIATO: ADMINSTRADOR TRANSPORTE NOMBRADO POR: CONCEJO DE ADMINISTRACION PERIODO: UN AÑO REQUISITOS

FORMACION-ENTRENAMIENTO: Bachiller EXPERIENCIA: No requiere HABILIDADES: Manejo de Ofimática.

RESPONSABILIDADES

1. Asegurarse de la correcta operación de los vehículos en viaje utilizando los recursos informáticos disponibles.

2. Comunicación con los vehículos en viaje. 3. Comunicación con los proveedores de servicios de seguridad. 4. Ejecutar los protocolos establecidos con los proveedores en caso de contingencia. 5. Atender las necesidades que manifiesten los conductores en ruta. 6. Garantizar la seguridad de los desplazamientos de las cargas transportadas por

Cootransvalle, tanto con vehículos de afiliados como de terceros. 7. Asegurar la implementación de los documentos (procedimientos, formatos,

instructivos etc.) del sistema de gestión en los que se vean involucrados. 8. Cumplir con las tareas asignadas por su superior inmediato tales como colaborar

con las dependencias que involucren su actividad sin dejar de lado las funciones que aquí se extractan.

9. Mantener activa la comunicación con los frentes de seguridad Asecarga, Lojack, GPS.

10. Responder por la ubicación de los vehículos 11. Realizar el seguimiento del desempeño de los operadores de seguimiento satelital. 12. Cumplir con las normas sobre el uso de los elementos de protección personal, los

reglamentos internos de trabajo de higiene y de seguridad industrial y los procedimientos de trabajo seguro.

13. Mantener el equipo y herramientas a su cargo en óptimas condiciones de higiene y trabajo que serán uso exclusivo de la empresa.

14. Reportar el superior inmediato los accidentes o incidentes en su área de trabajo y participar en la investigación de los mismos incluidos los afiliados y terceros

15. Proponer acciones para hacer más segura las condiciones de las operaciones. 16. Realizar seguimiento a la implementación de las acciones de mejora derivadas de

la investigación de los accidentes y/o incidentes de trabajo 17. Identificar y reportar a su superior inmediato las condiciones que afecte el medio

ambiente o si el caso lo amerita tomas acciones perentorias 18. Velar por el mantenimiento y mejora continua del sistema de gestión integral 19. Cumplir con las políticas las normas y los procedimientos establecidos por la

empresa


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20. Realizar la verificación de los documentos de los vehículos propiedad de terceros y de los documentos de los conductores solicitados por el coordinador de logística y seguridad.

21. Autorizar anticipos con el previo estudio y aceptación del propietario. 22. Colaborar con la recepción de los cumplidos y registro respectivo en el sistema

analizando y revisando que se ajuste al valor del flete contratado con los clientes para su facturación y pago.


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CARGO: ADMINISTRADOR ALMACEN-EDS

TIPO DE CONTRATO: LABORAL DEDICACION: TIEMPO COMPLETO JEFE INMEDIATO: GERENTE NOMBRADO POR: GERENTE PERIODO: UN AÑO REQUISITOS

FORMACION-ENTRENAMIENTO: Profesional Universitario EXPERIENCIA: Dos años en administración de establecimientos comerciales HABILIDADES: Manejo de Ofimática

RESPONSABILIDADES

1. Llevar inventario en tiempo real de las existencias de combustible en la EDS 2. Recaudar los vales por anticipo en combustible expedidos por el despachador. 3. Establecer los precios de venta de cada uno de los productos vendidos en el

almacén y la EDS. 4. Realizar los pedidos de combustible y productos del almacén de tal manera que

no se presente desabastecimiento. Calcular las tasas de venta de cada uno de los productos.

5. Determinar las cantidades óptimas de pedido de combustible y productos de tal manera que se cumpla con los presupuestos establecidos, con el visto bueno del comité de compras.

6. Asegurarse que los productos se entregan a los clientes una vez sean cancelados en la caja.

7. Asegurarse que las ventas en efectivo sean canceladas en caja y las ventas a crédito sean recaudadas oportunamente.

8. Realizar verificación de inventarios semanalmente. 9. Atender a los clientes del almacén cuando se requiera. 10. Proponer al Gerente innovaciones que permitan mejorar la eficiencia en el manejo

del Almacén y la EDS. 11. Remitir a la Oficina de Tesorería los recaudos por venta de combustible y

productos en el almacén. Esto incluye dinero en efectivo, cheques, pagarés y vales por anticipo.

12. Atender las Auditorias Fiscales, Gestión de Calidad, cuando se requiera. 13. Atender a las Revisiones por la Dirección semanales con el Gerente y de acuerdo



los Objetivos de Calidad y el Plan de Gestión. 16. Realizar las encuestas de satisfacción del cliente, compilar los datos y remitirlos

al Gerente. 17. Incluir las compras de Almacén y EDS al sistema oportunamente y actualizar

precios.


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18. Gestionar precios, plazos, descuentos. 19. Elaborar la planilla diaria de venta de combustible y pasarla a contabilidad para su

respectiva contabilización. 20. Recibir los pedidos, que haya concordancia con lo solicitado y control de la

bodega. 21. Revisar facturación mensual del almacén con el sistema y en caso de presentar

inconsistencias solicitar las correcciones a contabilidad. 22. Tomar la medida de cada uno de los compartimientos del carrotanque en cada uno

de los pedidos que se hagan. 23. Tomar la medida de los tanques subterráneos para determinar la existencia de los

mismos al momento del descargue. 24. Trabajar dentro del mejor ambiente de armonía con sus subalternos. 25. Cotizarle al municipio los productos con el incremento autorizado y verificar que

la facturación se realice de acuerdo a lo pactado con el municipio. 26. Recibir el dinero diario de las ventas de Almacén y EDS y entregarlo a tesorería


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CARGO: VENDEDOR

TIPO DE CONTRATO: LABORAL DEDICACION: TIEMPO COMPLETO JEFE INMEDIATO: ADMINISTRADOR ALMACEN-EDS NOMBRADO POR: GERENTE PERIODO: UN AÑO REQUISITOS

FORMACION-ENTRENAMIENTO: Bachiller EXPERIENCIA: No requiere HABILIDADES: Manejo de Ofimática. Conocimientos de Mecánica Automotriz

RESPONSABILIDADES

1. Atender a los requerimientos de los clientes del almacén 2. Entrega de los productos a los clientes. 3. Asegurarse que los productos sean facturados a los clientes antes de su retiro del

almacén. 4. Asesorar a los clientes en cuanto al producto más conveniente con respecto a sus

necesidades. 5. Diligenciar los formularios de producto comprado para que los clientes cancelen

en la caja de la cooperativa. 6. informar oportunamente la falta de productos o elementos en existencia al

Administrador de Servicios para que sea solicitado a los respectivos proveedores. 7. Supervisar el producto recepcionado, comprobando que se ajusta a las

condiciones contratadas del pedido. 8. Entregar a tiempo al administrador de servicios las facturas de proveedores una

vez se recibe el pedido. 9. Elaborar a diario la facturación que se genera de las ventas que se realizan 10. Responder por el adecuado manejo, almacenamiento y conservación de los

elementos depositados bajo su custodia y administración. 11. Diligenciar correctamente el libro diario de almacén con las especificaciones

requeridas por el administrador. 12. Entregar al terminar la jornada diaria al administrador el efectivo recibido de las

ventas, diligenciando el soporte respectivo. 13. Rendir los informes que le sean solicitados por el administrador, sobre el ejercicio

de sus funciones. 14. Mostrar en todo momento un aire de diligencia y cordialidad, tanto con el

personal interno y los visitantes, guardando el debido respeto hacia cualquier persona que se le acerque, en búsqueda o solicitud de uno de los servicios de la cooperativa.

15. Entregar a los clientes la factura correspondiente a la compra realizada. 16. Responder y velar por el buen uso y mantenimiento de los bienes, elementos y

documentos a su cargo y los de la dependencia en general. 17. Las demás funciones que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza del

cargo.


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CARGO: ISLERO

TIPO DE CONTRATO: LABORAL DEDICACION: TIEMPO COMPLETO JEFE INMEDIATO: ADMINISTRADOR ALMACEN-EDS NOMBRADO POR: GERENTE PERIODO: UN AÑO REQUISITOS

FORMACION-ENTRENAMIENTO: Bachiller EXPERIENCIA: No requiere HABILIDADES: Manejo de Ofimática. Conocimientos de Mecánica Automotriz

Buena actitud de servicio, organizado, atento, cordial, buena presentación personal, con buena retentiva y proactivo, habilidad numérica básica, honestidad

RESPONSABILIDADES

1. Atender a los requerimientos de los clientes de la EDS 2. Dispensar combustibles a los clientes. 3. Asegurarse que los combustibles sean facturados a los clientes antes de su

suministro a través de los dispensadores de la EDS. 4. Asesorar a los clientes en cuanto al combustible más conveniente con respecto a

sus necesidades. 5. Tomar las medidas de los surtidores correspondientes a la entrada y salida del

turno junto con el compañero. 6. Abastecer el combustible (ACPM GASOLINA) de forma adecuada a los

vehículos que así lo requieran. 7. Entregar o en su defecto depositar en la bóveda el total del efectivo o títulos

valores junto con los soportes de crédito recibidos en el turno cuando el administrador no se encuentra.

8. Diligenciar en su totalidad el reporte de turno junto con el administrador. 9. Operar de la mejor manera los surtidores dispuestos en la estación para el

suministro de combustible. 10. Responder y velar por el buen uso y mantenimiento de los bienes, elementos y

documentos a su cargo y los de la dependencia en general. 11. Mantener en perfecto orden y aseo, los surtidores y el lugar de trabajo. 12. Suministrar los lubricantes que tienen a su cargo para la venta cuando el cliente

así lo requiera. 13. Responder por el inventario de lubricantes entregado por el administrador. 14. Mantener como máximo 200.000 en efectivo . 15. Entregar a los clientes el recibo de la maquina terminada la venta. 16. Prestar de la mejor manera posible el servicio al cliente. 17. Reportar de manera inmediata cualquier anomalía presentada durante el turno de

trabajo al administrador de Servicios.


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18. Las demás funciones que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza del cargo.


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CARGO: CONDUCTOR

TIPO DE CONTRATO: LABORAL DEDICACION: TIEMPO COMPLETO JEFE INMEDIATO: ADMINSTRADOR ALMACEN-EDS NOMBRADO POR: CONCEJO DE ADMINISTRACION PERIODO: UN AÑO REQUISITOS

FORMACION-ENTRENAMIENTO: Bachiller EXPERIENCIA: No requiere HABILIDADES: Permiso de Conducción para Camión Articulado

RESPONSABILIDADES

23. Conducir el camión de acuerdo con los viajes solicitados por el Administrador Almacén-EDS. No utilizar el vehículo para asignaciones diferentes a las indicadas por el Administrador Almacén-EDS como representante de la Cooperativa

24. Lavado del Vehículo 25. Mantenimiento básico. 26. Asegurarse de la buena presentación física y mecánica del vehículo. 27. Respetar la normatividad de tránsito vigente. Atender los requerimientos de las

autoridades competentes. 28. Asegurarse de mantener actualizados y vigentes los documentos de operación del

vehículo. 29. Informar al Administrador Almacén-EDS acerca de los mantenimientos

requeridos por el vehículo.


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CARGO: CONTADOR

TIPO DE CONTRATO: LABORAL O PRESTACION DE SERVICIOS DEDICACION: TIEMPO COMPLETO JEFE INMEDIATO: GERENTE NOMBRADO POR: CONCEJO DE ADMINISTRACION PERIODO: UN AÑO REQUISITOS

FORMACION-ENTRENAMIENTO: Profesional en Contabilidad EXPERIENCIA: Cinco años en contabilidad de empresas HABILIDADES: Manejo de Ofimática.

RESPONSABILIDADES

1. Recaudar los pagos de los clientes a la Cooperativa ya sea en cheques, efectivo, vales por anticipo o pagarés a través de la caja única de la Cooperativa.

2. Recaudar pagos de los clientes a través de mensajería y radicarlos en la caja única de la Cooperativa.

3. Generar facturas y cuentas de cobro a los clientes de acuerdo con los registros enviados por el Administrador de Transporte y el Administrador de Almacén-EDS.

4. Enviar facturas y cuentas de cobro a los clientes. 5. Recibir los registros de cumplido del Servicio de Transporte para cobros a los

clientes. 6. Generar los Comprobantes de Egreso, Cheques y/o Transferencias para pago a

proveedores. Entregar los pagos a los proveedores en la Caja Única de la Cooperativa.

7. Custodiar y archivar de acuerdo con las normas contables los títulos valores, garantías, escrituras, y prendas constituidas a favor de la Cooperativa

8. Registrar todos los movimientos y transacciones en el Software para manejo contable disponible en la Cooperativa.

9. Generar los Estados Financieros de la Cooperativa para revisión del Concejo de Administración, Gerente y Asamblea de Socios.

10. Aprobar con firma los Estados Financieros de la Cooperativa 11. Solicitar a los clientes los pagos de las facturas y cuentas de cobro que se

encuentren en mora. 12. Reportar a la Gerencia los cobros con mora mayor a tres meses para envío a cobro

jurídico. Anexar los soportes pertinentes para el abogado. 13. Expedir paz y salvos en los casos en que se solicite por parte de clientes o

asociados. En caso que el cliente o asociado no se encuentre a paz y salvo, expedir certificado de deuda con la Cooperativa.

14. Atender las Auditorias Fiscales, Gestión de Calidad, cuando se requiera. 15. Atender a las Revisiones por la Dirección semanales con el Gerente y de acuerdo


Calidad y los indicadores de cumplimiento del Plan de Gestión.


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17. Tomar las acciones correctivas y preventivas necesarias para el cumplimiento de los Objetivos de Calidad y el Plan de Gestión.


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CARGO: TESORERO-CARTERA

TIPO DE CONTRATO: LABORAL DEDICACION: TIEMPO COMPLETO JEFE INMEDIATO: CONTADOR NOMBRADO POR: GERENTE PERIODO: UN AÑO REQUISITOS

FORMACION-ENTRENAMIENTO: Bachiller o Auxiliar Contable EXPERIENCIA: Un año en manejo de caja en bancos o establecimientos comerciales HABILIDADES: Manejo de Ofimática.

RESPONSABILIDADES

1. Atender a clientes y asociados en la Caja Única de la Cooperativa. 2. Recaudar los pagos de los clientes a la Cooperativa ya sea en cheques, efectivo,

vales por anticipo o pagarés a través de la caja única de la Cooperativa. 3. Entregar los pagos a los proveedores en la Caja Única de la Cooperativa. 4. Custodiar y archivar de acuerdo con las normas contables los títulos valores,

garantías, escrituras, y prendas constituidas a favor de la Cooperativa 5. Registrar todos los movimientos y transacciones en el Software para manejo

contable disponible en la Cooperativa. 6. Realizar arqueo diario de la Caja Única de la Cooperativa y registrarlo con firma

del Contador. 7. Atender las Auditorias Fiscales, Gestión de Calidad, cuando se requiera. 8. Enviar facturas y cuentas de cobro a los clientes. 9. Recibir los registros de cumplido del Servicio de Transporte para cobros a los

clientes. 10. Solicitar a los clientes los pagos de las facturas y cuentas de cobro que se

encuentren en mora. 11. Reportar al Contador los cobros con mora mayor a tres meses para envío a cobro

jurídico. Anexar los soportes pertinentes para el abogado. 12. Atender las Auditorias Fiscales, Gestión de Calidad, cuando se requiera. 13. Realizar informes diarios y semanales de recaudos.


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CARGO: SECRETARIA

TIPO DE CONTRATO: LABORAL DEDICACION: TIEMPO COMPLETO JEFE INMEDIATO: GERENTE NOMBRADO POR: CONCEJO DE ADMINISTRACION PERIODO: UN AÑO REQUISITOS

FORMACION-ENTRENAMIENTO: Bachiller o Secretariado EXPERIENCIA: No requiere HABILIDADES: Manejo de Ofimática.

RESPONSABILIDADES

1. Atender con bebidas o snacks a los visitantes, clientes o en reuniones de la Gerencia

2. Generar las comunicaciones escritas solicitadas por el Gerente 3. Atender en la recepción de la Cooperativa a Clientes y Asociados. Informarlos

sobre procedimientos y trámites. 4. Atender las llamadas al teléfono de la Cooperativa. Redireccionar las llamadas

según lo necesario. 5. Recibir y entregar mensajes telefónicos a los funcionarios de la Cooperativa. 6. Recibir la correspondencia de la Cooperativa (mensajería o fax) y remitirla al

Gerente para su distribución según el caso. 7. Mantener y custodiar el archivo de documentos y registros de todos los

documentos de la Cooperativa excepto aquellos que se encuentran bajo custodia del Contador.


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CARGO: REVISOR FISCAL

TIPO DE CONTRATO: PRESTACION DE SERVICIOS DEDICACION: TIEMPO PARCIAL JEFE INMEDIATO: ASAMBLEA DE SOCIOS NOMBRADO POR: ASAMBLEA DE SOCIOS PERIODO: UN AÑO REQUISITOS

FORMACION-ENTRENAMIENTO: Contador EXPERIENCIA: Dos años en Revisoría Fiscal de Empresas de Transporte HABILIDADES: Manejo de Ofimática.

RESPONSABILIDADES

1. Asegurarse que las transacciones reportadas por el Contador se ajusten a la realidad

2. Aprobar con firma los Estados Financieros. Presentarlos al Concejo de Administración y a la Asamblea de Socios

3. Realizar auditorias fiscales a los documentos contables con frecuencia semestral. 4. Atender los requerimientos del Concejo de Administración. 5. Formular recomendaciones al Contador para el manejo de los documentos

contables. 6. Verificar aleatoriamente los inventarios físicos realizados por el Administrador

Almacén-EDS 7. Atender las Auditorias Fiscales, Gestión de Calidad, cuando se requiera. 8. Atender a las Revisiones por la Dirección semanales con el Gerente y de acuerdo



los Objetivos de Calidad y el Plan de Gestión.


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CARGO: AUDITOR INTERNO

TIPO DE CONTRATO: PRESTACION DE SERVICIOS DEDICACION: TIEMPO PARCIAL JEFE INMEDIATO: REVISOR FISCAL NOMBRADO POR: REVISOR FISCAL PERIODO: UN AÑO REQUISITOS

FORMACION-ENTRENAMIENTO: Contador o Auxiliar Contable EXPERIENCIA: Un año en Revisoría Fiscal HABILIDADES: Manejo de Ofimática.

RESPONSABILIDADES

1. Asegurarse que las transacciones reportadas por el Contador se ajusten a la realidad mediante verificación in-situ.

2. Realizar auditorias fiscales a los documentos contables con frecuencia semanal. 3. Atender los requerimientos del Revisor Fiscal. 4. Formular recomendaciones al Contador para el manejo de los documentos

contables. 5. Verificar los inventarios físicos realizados por el Administrador Almacén-EDS 6. Atender las Auditorias Fiscales, Gestión de Calidad, cuando se requiera. 7. Atender a las Revisiones por la Dirección semanales con el Gerente y de acuerdo



los Objetivos de Calidad y el Plan de Gestión. 10. Realizar las Auditorias Internas de Gestión de Calidad de acuerdo con la Norma

ISO9001


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CARGO: ASESOR JURIDICO

TIPO DE CONTRATO: PRESTACION DE SERVICIOS DEDICACION: TIEMPO PARCIAL JEFE INMEDIATO: CONCEJO DE ADMINISTRACION, GERENTE NOMBRADO POR: CONCEJO DE ADMINISTRACION PERIODO: UN AÑO REQUISITOS

FORMACION-ENTRENAMIENTO: Abogado con tarjeta profesional vigente EXPERIENCIA: Un año en litigación de asuntos comerciales HABILIDADES: Manejo de Ofimática.

RESPONSABILIDADES

1. Preparar documentos de respuesta a demandas de autoridades o particulares a la cooperativa.

2. Emitir conceptos escritos con respecto a la estrategia recomendada para adoptar por parte de la cooperativa en respuesta a demandas de autoridades o particulares a la cooperativa.

3. Preparar y revisar documentos contractuales con clientes y proveedores. 4. Atender las solicitudes de notificación y reunión con respecto a demandas de

autoridades o particulares a la cooperativa. 5. Visitar periódicamente las sedes de las autoridades judiciales para recolectar la

documentación pertinente a los expedientes de demandas de autoridades o particulares a la cooperativa.

6. Emitir conceptos escritos con respecto a la estrategia recomendada para adoptar por parte de la cooperativa en respuesta a incumplimientos de clientes y proveedores con la cooperativa.

7. Informar oportunamente al gerente y al concejo de administración acerca de novedades en los casos jurídicos a cargo del asesor.


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CARGO: CAFETERIA Y ASEO

TIPO DE CONTRATO: LABORAL DEDICACION: TIEMPO COMPLETO JEFE INMEDIATO: GERENTE NOMBRADO POR: CONCEJO DE ADMINISTRACION PERIODO: UN AÑO REQUISITOS

FORMACION-ENTRENAMIENTO: Primaria Básica EXPERIENCIA: No requiere HABILIDADES: Aseo y Atención de Personal

RESPONSABILIDADES

1. Atender con bebidas o snacks a los visitantes, clientes o en reuniones de la Gerencia

2. Realizar el Aseo general de las oficinas de la Cooperativa 3. Realizar servicios de mensajería interna en la oficina 4. Mantener en buen estado de presentación los elementos de la oficina como

amoblamiento y equipos 5. Solicitar al Gerente los elementos de Aseo requeridos para el cumplimiento de sus

funciones.

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