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MANUAL DE INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN

Código: ATH-MA-01

Versión: 1.0

Fecha: 21 Febrero de 2014

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MANUAL DE INDUCCIÓN Y

REINDUCCIÓN

2014




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CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN 3 2. OBJETIVOS 4 2.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS PROGRAMA INDUCCIÓN 4 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS PROGRAMA REINDUCCIÓN 5 3. ALCANCE 5 4. NORMATIVIDAD 5 5. RESPONSABILIDADES 6 6. DEFINICIONES 6 7. GUÍAS GENERALES 7 8. POLITICAS Y NORMAS DEL PROGRAMA DE INDUCCIÓN 8 8.1 POLITICAS 8 8.2 NORMAS 9 9. ACTIVIDADES DE INDUCCIÓN 9 9.1 PRIMERA ETAPA: BIENVENIDA 9 9.2 SEGUNDA ETAPA: INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN 10 10. PROGRAMA DE REINDUCCIÓN 11 11. EVALUACIÓN DEL PROGRAMA DE INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN 11 12. BITACORA DE ACTUALIZACIÓN 12




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1. INTRODUCCIÓN La realidad en la que se ve inmerso el empleado y/o contratista ante nuevos aspectos del ambiente laboral, produce gran tensión, nerviosismo e inseguridad, por ello, es necesario facilitarle el proceso de integración y adaptación al empleado y/o contratista, a la Administración Pública y a la Cultura Organizacional de la Entidad, mediante un proceso progresivo de formación y aprendizaje, garantizando así, la satisfacción y desarrollo personal e institucional y por ende el cumplimiento de las funciones de la Entidad. Esta etapa se desarrolla a través del proceso de Inducción, entendido como el momento de iniciación de los nuevos empleados y/o contratistas al servicio público, es decir, en un proceso cultural, lleno de símbolos, significados y contenidos que propicien el aprendizaje de aquellos elementos que la organización moderna requiere para el desarrollo efectivo de sus fines sociales en un entorno cambiante.1 De otra parte, en virtud de las transformaciones sustanciales en el sistema socioestructural y en el sistema cultural que experimente la Entidad, es deber de ésta, informar oportunamente a los empleados y/o contratistas acerca de cambios de la organización, en el Estado o en la legislación que rige los derechos y deberes de ellos, surgiendo así el concepto de Reinducción, entendida como el proceso que se orienta a reiniciar o actualizar a todos los empleados y/o contratistas de la Entidad, en relación con las políticas económica, social y ambiental de cada nueva administración y a reorientar su integración a la cultura organizacional.2 Tanto la Inducción como la Reinducción se conciben como procesos de aprendizaje, pero con ciertas particularidades, por citar algunas: La Inducción es Inmediata, es decir, se inicia tan pronto como ingrese el empleado y/o contratista a la entidad, la Reinducción se hace cada dos (2) años de acuerdo con los cambios que surjan, la Inducción se puede realizar individualmente o en grupo, según sea inducción general o específica, mientras que la Reinducción se desarrolla grupalmente. Tomando como base la GUÍA PARA IMPLEMENTAR PROGRAMAS DE INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN” del Departamento Administrativo de la Función Pública y el CURRÍCULO BÁSICO PARA LOS PROGRAMAS DE INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN AL SERVICIO PÚBLICO propuesto por la ESAP y el DAFP, para realizar actualización del presente programa, el cual contiene los lineamientos generales en cuanto a Contenidos, Estrategias, Responsabilidades, Evaluación y Seguimiento de los procesos de Inducción y Reinducción; de tal forma que sirva como marco referencial para el desarrollo de las acciones concretas durante la planeación, ejecución y evaluación de dichos procesos en el Sistema Estratégico de Transporte Público de Santa Marta.

1 CURRICULO BASICO PARA LOS PROGRAMAS DE INDUCCION Y REINDUCCION AL SERVICIO PUBLICO propuesto por la ESAP y el

DAFP 2 GUÍA PARA IMPLEMENTAR PROGRAMAS DE INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN -DAFP




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2. OBJETIVO GENERAL

Facilitar la adaptación e integración del nuevo empleado y/o contratista a la entidad y a su puesto de trabajo, mediante el suministro de la información relacionada con las características y dimensiones de la misma, logrando que el Sistema Estratégico de Transporte Público de Santa Marta cuente con un equipo de trabajo de alto rendimiento en todas sus dimensiones con un sentido de pertenencia, con el objetivo final de enfocar nuestros esfuerzos en la obtención de la eficiencia y eficacia, amor al trabajo y la satisfacción de compartir con otros el desarrollo organizacional. En la búsqueda de los mecanismos que coadyuven al desarrollo y aprovechamiento del potencial del empleado y/o contratista, se ha diseñado el presente Manual de Inducción y Reinducción, con el objeto de mantener informados a los nuevos empleados y/o contratistas sobre la actividad a que se dedica el Sistema Estratégico de Transporte Público de Santa Marta, beneficios que brinda y presta, derechos y deberes; con el fin de lograr la identificación del empleado y/o contratista con la organización y, proporcionar a su vez al recién llegado, las bases para una adaptación e integración con su grupo de trabajo y con el trabajo en sí; y de ésta manera alcanzar los niveles de productividad deseados. 2.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS PROGRAMA DE INDUCCIÓN

Facilitar el proceso de integración y adaptación del nuevo servidor al Servicio Público y/o contratista, a la Administración Pública, a la Cultura Organizacional y a su grupo de trabajo.

Familiarizar al nuevo funcionario y/o contratista con la Administración Pública e iniciar el proceso de aprehensión de una cultura del servicio público orientada a la generación de resultados sociales, y sustentada en valores que propendan por el interés general y el bien común.

Buscar auténticos aprendizajes de la cultura de la entidad, que garantice el mayor sentido de pertenencia, de ésta y desde luego, del Estado, así como satisfacción y productividad en su quehacer laboral.

Suministrar información relacionada con reglamentaciones, deberes, beneficios, responsabilidades, derechos entre otros aspectos de interés general.

Familiarizar al nuevo funcionario y/o contratista con los elementos de direccionamiento estratégico y las responsabilidades y exigencias de su cargo, conforme a los estatutos de la empresa o funciones y competencias.

Contribuir a la eficiencia para prevenir y evitar incurrir en faltas disciplinarias, el ausentismo, incidentes y accidentes de trabajo, y en general la aparición de comportamientos disonantes con la cultura institucional existente y deseada.

Iniciar el acercamiento entre el nuevo funcionario y/o contratista con su superior inmediato y compañeros, facilitando su integración a los equipos de trabajo.

Aportar los elementos básicos para iniciar el proceso de entrenamiento, desarrollo de competencias y fortalecimientos de la misma.




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2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS PROGRAMA DE REINDUCCIÓN

Facilitar el ajuste de los funcionarios ante las transformaciones en el sistema socioestructural y en el sistema cultural que experimente el SETP y en la administración pública en general.

Actualizar la información relacionada con las reformas en la organización del Estado y de sus funciones.

Actualizar las normas y decisiones para la prevención y supresión de la corrupción e informar las modificaciones en materia de inhabilidades e incompatibilidades de los servidores públicos y/o contratistas.

Dar a conocer las políticas, los planes y los programas de la entidad.

Dar a conocer los cambios estructurales y culturales de la entidad y sus procesos.

Propender porque los funcionarios reflexionen sobre los valores y principios propios de la cultura organizacional, tanto los éticos como los propiamente organizacionales, y renueven su compromiso con la práctica de los mismos.

Informar sobre las nuevas disposiciones en materia de administración del Talento Humano

Fortalecer el sentido de pertenencia e identidad con la entidad

Dar a conocer los logros

3. ALCANCE La Inducción y Reinducción es una propuesta que está orientada a ofrecer una herramienta que consienta al Sistema Estratégico de Transporte Público de Santa Marta, como entidad, lograr que sus empleados y contratistas se adapten y se identifiquen con ella, para mantener los elevados estándares de calidad de servicios y para formar y conservar empleados y contratistas eficientes, altamente motivados y estimulados. Debe ser aplicado a cada uno de sus empleados y contratistas, a fin de aprovechar tan importante técnica para la mejor administración de sus Recursos Humanos.

4. NORMATIVIDAD Decreto 470 de 10 de Noviembre de 2009: “Por el cual se ordena que el Distrito de Santa Marta participe en la creación de la sociedad “Sistema Estratégico de Transporte Público de Santa Marta – SETP Santa Marta S.A.S” que actuará como ente gestor y titular del Sistema Estratégico de Transporte Público de pasajeros- SETP del Distrito de Santa Marta.

Decreto 471 por el cual se adopta el Sistema Estratégico de Transporte Público de Santa Marta y se dictan otras disposiciones.

En virtud de los Estatutos de constitución de la Sociedad Sistema Estratégico de Transporte Público de Santa Marta S.A.S, se dictan normas para su organización y funcionamiento.




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Ley 190 de Junio 06 de 1995, Artículo 64: Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa. Decreto 1567 de agosto de 1998: Por el cual se crean el sistema nacional de capacitación y el sistema de estímulos para empleados del Estado. Decreto 4665 de noviembre 29 de 2007: por el cual se adopta la actualización del Plan Nacional de Formación y capacitación para los servidores públicos.

5. RESPONSABLES Proceso de Talento Humano: Es responsable del diseño, ejecución, evaluación y/o seguimiento de las actividades de los procesos de Inducción y Reinducción, del programa, con apoyo de los Directivos, Asesores, Profesionales y demás personal que se requiera. Jefes y Directivos: Se convierten en el apoyo institucional para que se puedan llevar a cabo los procesos de Inducción y Reinducción (participan activamente en su ejecución). Jefes Inmediatos y/o Supervisores: Responsables de adelantar la Inducción Específica y efectuar seguimiento al resultado de ésta, lo cual se verá reflejado en la evaluación del desempeño del funcionario y/o contratista que recibe la inducción; y de participar activamente en el diseño y ejecución de las actividades de reinducción. Servidor Público y/o Contratista: Debe participar activamente del programa de Inducción y Reinducción mostrando interés para conocer los diferentes temas e iniciativa para plantear dudas, aportes para el mejoramiento del programa; así como participar activamente en el desarrollo de las actividades del proceso de reinducción, según necesidad. 6. DEFINICIONES Inducción: Método que se utiliza para dar a conocer a los nuevos servidores públicos y/o contratistas la información básica de la organización y del cargo a desempeñar. Reinducción: Método que se utiliza para reforzar y dar a conocer a los antiguos servidores públicos y/o contratistas, los cambios en la información básica de la organización y del cargo desempeñado. Programa de Inducción: Es un proceso dirigido a iniciar al empleado y/o contratista en su integración a la cultura organizacional durante los cuatro meses siguientes a su vinculación. El aprovechamiento del programa por el empleado vinculado en período de prueba deberá ser tenido en cuenta en la evaluación de dicho período.




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Programa de Reinducción: Está dirigido a reorientar la integración del empleado y/o contratista a la cultura organizacional en virtud de los cambios producidos en cualquiera de los asuntos de la organización. Los programas de reinducción se impartirán a todos los empleados por lo menos cada dos años, o antes, en el momento en que se produzcan dichos cambios, e incluirán obligatoriamente un proceso de actualización acerca de las normas sobre inhabilidades e incompatibilidades y de las que regulan la moral administrativa.

7. GUÍAS GENERALES La implementación de un programa de inducción y reinducción que permita a todo el personal, tanto al fijo como al nuevo ingreso, conocer todo lo referente a valores, misión, visión, objetivos, reseña histórica, políticas, normas, servicios que presta, estructura organizativa, beneficios socioeconómicos etc.; y toda aquella información necesaria para la identificación del mismo con la entidad, teniendo en cuenta los siguientes puntos:

Proporcionar al funcionario y/o contratista información referente al contexto general donde ingresa; es decir, su historia, estructura, evolución y actividad a que se dedica.

Dar a conocer a los nuevos trabajadores y/o contratistas sobre sus derechos y deberes dentro de la entidad a la cual ingresa teniendo en cuenta el EGE-MA-01 Manual Código de Buen Gobierno.

Suministrar al funcionario y/o contratista información sobre los beneficios sociales, económicos, actividades deportivas y culturales, actividades de desarrollo y de adiestramiento de personal.

Contribuir a la identificación del funcionario y/o contratista con su situación de trabajo y todo lo que ello implica.

Mantener informado a todo el personal de los cambios que se produzcan en la organización, en cuanto a políticas, normas, procedimientos y cambios de estructura.

Proporcionar al funcionario y/o contratista que ingresa, las bases para una adaptación con su grupo de trabajo.

Mostrarle su lugar específico de trabajo, el mobiliario, equipo e instrumentos de trabajo.

Mostrarle los artículos y suministros necesarios para el desempeño de sus labores, así como el procedimiento con que deben solicitarse cuando se agoten.

Explicar la contribución individual del empleado a los objetivos del proceso y sus asignaciones iníciales en términos generales.




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Explicarle las condiciones de trabajo:

Horas de trabajo

Entrada para empleados

Horas de comida

Llamadas telefónicas y correo personal

Políticas

Días de pago y procedimientos para recibir el pago

Escritorio, archivos

Otros

Requerimientos para la conservación del empleo: explicar los criterios de la entidad en relación con:

Cumplimiento de las responsabilidades

Asistencia y puntualidad

Manejo de información confidencial

Conducta

Apariencia general

Uso de la camiseta institucional

Presentar el nuevo colaborador a la alta dirección y a los demás funcionarios y contratistas de la entidad.

8. POLÍTICAS Y NORMAS DEL PROGRAMA DE INDUCCIÓN 8.1 POLÍTICAS

El proceso de Talento Humano, conjuntamente con el Proceso de Gestión Administrativa y Apoyo Logístico, algún otro personal que designe el Gerente y el responsable del proceso donde esté ubicado el nuevo funcionario y/o contratista, deben ser los encargados de realizar el proceso de Inducción de la organización. Todo el personal que ingrese a la entidad debe ser sometido al proceso de inducción, con el fin de facilitar la información que permita lograr la identificación con la organización; de tal forma que su incorporación cubra todos los aspectos de un adecuado ajuste a su puesto de trabajo. El área administrativa (Secretaría General) o de Talento Humano debe informar todo lo relacionado con la entidad; misión, visión, historia, estructura organizativa, beneficios socioeconómicos y normas de conducta interna.




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El programa de Inducción, deberá ser evaluado periódicamente por el Proceso de Talento Humano, conjuntamente con el Proceso de Gestión Administrativa y Apoyo Logístico y Gerencia; con el fin de realizar los ajustes necesarios que aseguren la permanencia del programa.

8.2 NORMAS

El Proceso de Talento Humano y Gestión Administrativa y Apoyo Logístico, son los encargados de coordinar el Programa de Inducción, igualmente velará por el desarrollo del mismo. El proceso de Inducción se realizará, con una duración de cuatro (4) horas. De igual forma para los funcionarios antiguos se realizarán jornadas de REINDUCCIÓN con la misma intensidad horaria. El Proceso de Recursos Humanos deberá entregar al nuevo trabajador el EGE-MA-01 Manual Código de Buen Gobierno, los Estatutos de la Organización y/o copia del contrato de trabajo. La Inducción específica del puesto, será realizada por el Jefe Inmediato o Supervisor asignado realizando las actividades necesarias para lograr el cumplimiento de este objetivo. Al culminar el Programa de Inducción el funcionario y/o contratista deberá llenar el formato suministrado por el Proceso de Talento Humano, denominado “ATH-FO-02 Formato Programa de Inducción de Personal", para así llevar control del proceso realizado.

9. ACTIVIDADES DE INDUCCIÓN 9.1 PRIMERA ETAPA: BIENVENIDA

Esta fase tiene como finalidad el recibimiento de los nuevos trabajadores, dándoles la bienvenida a la organización, donde el Proceso de Talento Humano, Gestión Administrativa y delegados por la Gerencia realizarán las siguientes actividades:

Recibe al nuevo funcionario y/o contratista y les indica los documentos necesarios para la legalización de su ingreso.

Comunica a los responsables de los temas que aparecen en el formato de Inducción al personal para que realicen la inducción correspondiente.

Dirige al trabajador al sitio donde se dictara la inducción general.

Informa la finalidad del proceso de inducción.

Entrega del EGE-MA-01 Manual Código de Buen Gobierno, los Estatutos de la Organización y/o copia del contrato de trabajo.




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9.2 SEGUNDA ETAPA: INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN

En esta etapa se suministra al nuevo funcionario y/o contratista información general sobre el Sistema Estratégico de Transporte Público de Santa Marta en objeto de facilitar su integración con la organización.

Reseña Histórica

Organigrama Actualizado

Política de Calidad

Principios del MECI

Fundamentos del MECI

Visión

Misión

Objetivos de Calidad

Mapa de Procesos del SGI

Manual Código del Buen Gobierno

Funciones y responsabilidades

Planes y proyectos del proceso al cual pertenece

Los riesgos del proceso y los planes de acción pendientes. Asistencia: Debe cumplir con el horario establecido por la organización. En caso de no poder asistir a su trabajo esta inasistencia debe ser notificada inmediatamente para solicitar el permiso correspondiente. Los horarios de asistencia son los siguientes: Lunes a Viernes: 8: 00 a.m. – 12:00 p.m. y 2:00 p.m. a 6:00 p.m. Nota: para el personal vinculado a través de contrato por prestación de servicio no se obliga horario establecido. Confidencialidad: Debe guardar absoluta confidencialidad de su gestión de trabajo y mantener resguardados todos los documentos, a fin de evitar su extravió y el que personas no autorizadas conozcan su contenido. Calidad de Servicios: Independientemente del cargo que ocupe y del área de trabajo, la calidad del servicio es de vital importancia. Debe mantener en todo momento buenas relaciones con el personal y el cliente, además, de atender las labores encomendadas con responsabilidad y eficiencia. Relaciones con los empleados: La relación con nuestros empleados tiene como base el respeto a la dignidad de individuo sin discriminación de raza, religión, nacionalidad, color, sexo, edad, ni inclinación sexual, estado civil o familiar o incapacidad no relacionada a la función disponible.




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10. PROGRAMA DE REINDUCCIÓN

El proceso de reinducción al igual que la inducción, forman parte de un proceso progresivo de formación y aprendizaje de los funcionario públicos y contratistas, indispensable para su desarrollo humano en la entidad y para que ésta pueda cumplir adecuadamente su misión. El desarrollo del programa de Reinducción se realizará teniendo en cuenta el contenido y duración del programa de inducción al personal, descrito anteriormente. Para ello se tendrá en cuenta los resultados de la evaluación de desempeño del personal, los resultados de las evaluaciones independientes del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 y los resultados de la evaluación del Clima Organizacional. Este programa de Reinducción se desarrollará en jornadas con todo el personal, donde se expondrán algunos de los siguientes temas:

Marco estratégico de la entidad

Planes de Mejoramiento

Marco Ético

Actividades de Capacitación y Bienestar Social

Funciones y responsabilidades

Modelo de operación por procesos

Política de Calidad, misión, visión, indicadores, principios del MECI. Actividad de gestión de conocimiento para que las personas que han recibido capacitaciones técnicas y especiales socialicen lo aprendido y las mejoras que se pueden implementar en la entidad.

11. EVALUACIÓN DEL PROGRAMA DE INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN

Proceso de Talento Humano: Responsable de adelantar la Evaluación o seguimiento al desarrollo del Programa de Inducción y Reinducción, esto incluye el diseño del instrumento, la aplicación de éste, la consolidación de resultados y de las propuestas de mejora. - INDICADORES La evaluación de los procesos de inducción y reinducción, se medirán a través de los siguientes indicadores: • INDUCCION DE PERSONAL: (No. De Actividades de Inducción General y Específica

realizadas y evaluadas/No. De Actividades de Inducción General y Específica a realizar)*100

• % FUNCIONARIOS CON INDUCCIÓN: (No de funcionarios capacitados /No de funcionarios nuevos y/o reubicados)*100.




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• % INFORMES DE INDUCCIÓN: (No de informes elaborados y presentados/No de

informes programados)*100 • CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE CAPACITACION: (No. de eventos (temas) de Reinducción

gestionados en el periodo/No. de eventos (temas) (temas) de Reinducción programados para el periodo)*100

Funcionarios y/o Contratistas que participan de los programas de Inducción y Reinducción: Efectuar la evaluación según los lineamientos del proceso de Talento Humano. Jefe Inmediato y/o Supervisor: Con base en evidencias apropiadas, tendrá la responsabilidad de efectuar seguimiento al desempeño del nuevo funcionario y/o contratista con miras a establecer si se logró el aprendizaje esperado, e igualmente retroalimentar al proceso de Talento Humano sobre dicho resultado. 12. BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN:

Versión Fecha Ítem Modificado Descripción

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Nombre: Ramón Tovar Díaz Milenis González Jiménez Virna Lizi Johnson Salcedo

Cargo: Responsable Proceso Talento

Humano Representante del Proceso de

Gestión de Calidad Gerente SETP

Firma:

17/02/14

19/02/14

21/02/14

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