MANUAL DE POLITICAS POLITICA DE CREDITO & COBRANZAS … · relacionados con los Procesos de Créditos y Cobranzas acorde a los principios de la organización. El presente Manual se

Gerencia Corporativa de Finanzas

MANUAL DE POLITICAS

POLITICA DE CREDITO & COBRANZAS

GRUPO MATHIESEN

2017


INTRODUCCIÓN

La Política de Mathiesen ha sido siempre efectuar una gestión eficiente de su capital de trabajo

con un alto sentido de prudencia financiera, una de las fortalezas más importantes del Grupo

Mathiesen es su solvencia financiera al estar financiado su negocio 100% con recursos propios.

Esto obliga a toda la Organización a ser muy responsable en la administración de estos recursos

con eficiencia y criterios de no exposición de los mismos.

De esta forma, la Política de Crédito & Cobranzas nos permite fijar el marco general en el cual

todas las acciones de las personas al interior de la empresa sigan criterios uniformes en

beneficio de resguardar el capital de trabajo de la compañía particularmente en 2 procesos

claves que lo afectan directamente, estos son el otorgamiento de créditos y las cobranzas. El

presente documento constituye una serie de pautas y procedimientos generales que, en su

conjunto, rescatan los principios de la compañía tales como, Prudencia Financiera, Rentabilidad

en los Negocios, Relaciones comerciales Justas, Ética Empresarial, entre otros.

Con esta herramienta las distintas Gerencias y Jefaturas podrán guiar a todos los colaboradores

relacionados con los Procesos de Créditos y Cobranzas acorde a los principios de la

organización.

El presente Manual se fundamenta en las siguientes premisas:

• Todos en el Grupo Mathiesen nos regimos por los mismos criterios en la aplicación de

estas políticas, dado que estas pautas aplican para la totalidad de las empresas

relacionadas y personas con quienes se establece una relación de negocios.

• Las políticas contenidas en este manual se extienden a todos los integrantes del Grupo

Mathiesen y han sido consecuentemente aprobadas por la administración.

• La Gerencias Corporativas, Gerencias Generales y Gerencias de Administración y

Finanzas de las distintas empresas del Grupo Mathiesen son responsables de

comunicar, difundir y distribuir a las distintas áreas las políticas contenidas en este

manual y sus posibles actualizaciones.

• Todos aquellos casos no contemplados en el manual, así como posibles excepciones,

serán materia de análisis y evaluación en conjunto con la Gerencia Corporativa de

Finanzas.

• Lo establecido en este manual solo podrá ser modificado solicitando la aprobación de la

administración siendo ésta la única instancia con atribuciones para realizar cualquier

tipo de cambio o modificación.


• Esta política de Créditos & Cobranzas deberá tener en cada empresa relacionada un

procedimiento local formal en el cual se resguarden los criterios acá expuestos. Es

responsabilidad del Gerente de Administración y Finanzas Local esta implementación.

NUESTROS PRINCIPIOS BASICOS

PRUDENCIA FINANCIERA

Nuestro capital de trabajo es una de nuestras fortalezas por lo cual NO debe exponerse en

clientes riesgosos o que no son sujetos de Crédito.

RESPONSABILIDAD

El responsable de la venta es quien efectúa la misma y lo sigue siendo hasta el cobro de ella

por tanto en caso de riesgo, demoras o situaciones que afecten el cobro, el Operador

Comercial o Representante de Ventas debe tener una participación activa y principal en el

logro de la cobranza.

ANALISIS

Las áreas financieras y de análisis de crédito nos entregan soporte mediante asesoría técnica

que nos permita dimensionar y evaluar correctamente la capacidad de crédito de los clientes.

TRANSPARENCIA

Al momento de evaluar un crédito entregaremos a las áreas de análisis TODA la información

disponible y que conozcamos de los clientes en evaluación, sin omisión alguna, aunque esta

nos parezca irrelevante (Socios, Experiencias Comerciales Anteriores, Referencias de los

socios y del Managment, Etc.)

“LO QUE SE DICE SE HACE, LO QUE SE HACE SE DICE”


LA EMPRESA

1. Nuestra Empresa

Nuestra empresa es líder en el comercio global y en el abastecimiento de insumos para la industria en químicos, plásticos, minería, construcción, alimentos, nutrición animal, papel y celulosa entre otros.

El grupo Mathiesen tiene participación en diversos mercados a nivel internacional a través de su holding de 6 Empresas productivas y 14 oficinas comerciales de distribución.

Fundada en 1939 con casa matriz en Chile, constituida por Capitales Europeos y cuya base jurídica se encuentra en Hong Kong como Mathiesen Corp., constituye una red global de negocios con presencia en todos los sectores industriales.

2. La Organización

La estructura organizativa de Mathiesen asegura en todos sus niveles el fiel cumplimiento de las Políticas de las empresas del Grupo Mathiesen. La estructura del Grupo Mathiesen está encabezada por un Directorio de 6 miembros y un equipo de administración conformado por Gerentes Corporativos quienes definen y lideran la ejecución de las estrategias comerciales y financieras de los negocios del Grupo. A nivel local (En cada País) cada Empresa tiene una estructura gerencial conformada por un Gerente General responsable del Negocio en su totalidad y de la última línea y un Gerente de Administración y Finanzas responsable de los Activos y Pasivos de la empresa como así también del cumplimiento de Políticas y Procedimientos establecidos por el Grupo Mathiesen. En todo el Grupo existe una familia de cargos comerciales uniforme que aplicará en cada país dependiendo del volumen de negocios de cada uno y las responsabilidades asignadas a cada colaborador: 1. Gerente Comercial: Reporta al Gerente General de cada empresa. Es responsable por maximizar los ingresos y márgenes presupuestados para su División, así como también, liderar y potenciar las capacidades de los integrantes de su equipo. 2. Jefe de Línea: Reporta al Gerente Comercial y/o Gerente General. Responsable por rentabilizar las líneas de productos asignadas, así como también, mantener relaciones a largo plazo con clientes y proveedores con el propósito de generar negocios sustentables en el tiempo. 3. Operador Comercial: Reporta al Gerente General o al Gerente Comercial. Responsable por la detección continua de necesidades de compra y venta y la transformación de las mismas en oportunidades y cierres de negocios, de las ventas, cuentas por cobrar, de las compras e inventario, es decir, de las áreas de clientes y líneas de productos a su cargo; así como


también del desarrollo y mantenimiento del vínculo con clientes y proveedores procurando satisfacer los requerimientos que plantea la relación comercial. 4. Representante de Ventas: Reporta al Gerente Comercial u Operador Comercial y es responsable por el cumplimiento de los objetivos de venta y rentabilidad de su línea, así como velar por el desarrollo de nuevos negocios, además es responsable de las cuentas por cobrar de la cartera de clientes que tenga a su cargo. 5. Asistente Comercial: Reporta al Gerente Comercial y es responsable por la atención de consultas telefónicas de clientes, dar soporte al equipo comercial y cursar las operaciones comerciales en el sistema SAP en ausencia del Operador Comercial o Representantes de Ventas (Por viajes o visitas en terreno) El siguiente organigrama grafica la estructura de cargos comerciales:


En el área de Administración y Finanzas la estructura de cargos de una empresa tipo Mathiesen es la siguiente:

1. Jefe de área: Reporta al Gerente de Administración y Finanzas de cada empresa. Es responsable de su área, administra los RRHH asignados para el desarrollo de las actividades propias de su área de responsabilidad, debe velar por la ejecución de los procesos críticos del negocio acorde a las Políticas y procedimientos establecidos por el Grupo Mathiesen. Las áreas básicas de una estructura tipo Mathiesen son: Finanzas, Contabilidad, Comercio Exterior y Bodega & Logística.

2. Encargado de área: Reporta al Gerente de Administración y Finanzas y/o Jefe de área. Tiene a su cargo procesos y tareas propias de su área en ocasiones tendrá personas a su cargo como, por ejemplo: Encargados de Cobranzas, le reportan cobradores/recaudadores.

3. Analista/Especialista: Reporta a un jefe de área, tiene bajo su responsabilidad procesos y tareas, está asignado a un área de Back Office.

4. Asistente Administrativo: Está a cargo del desarrollo de tareas específicas en las áreas a las que presta soporte administrativo. Reporta normalmente a un Gerente de área.

CREDITOS

En la base de una buena administración de las cuentas por cobrar, las que forman parte del capital de trabajo de la empresa, está el correcto análisis de las líneas de crédito y condiciones a otorgar a un cliente. Esto minimiza la posibilidad de incobrables y prevé menores tasas de morosidad a futuro en los clientes de la compañía. Para ello es imprescindible efectuar un análisis riguroso de las empresas que nos solicitan crédito.

Para efectuar un buen análisis del cliente es importante tener acceso a información confiable, conocer sus cifras de ventas, sus resultados financieros, conocer al cliente y la industria en la que se desempeña tanto el cliente como sus clientes, la trayectoria de los socios y administradores, referencias, etc. en suma se debe recopilar información suficiente para llevar a cabo un correcto análisis.

I. POLÍTICA

• Un comprador nuevo NO tiene crédito, al menos hasta que se haya efectuado el análisis

correspondiente verificando que es sujeto de crédito. Por tanto, en la primera venta solo

procede la venta al contado efectivo y/o con transferencia a las cuentas Bancarias de la

Empresa y solo se podrá proceder a la entrega del producto una vez verificado el abono

en las cuentas de la empresa por parte de finanzas (Tesorería y/o Cobranzas).


• Todas las ventas a crédito DEBEN pasar por un análisis estableciéndose distintos

requisitos dependiendo del sector en el que se desempeña el cliente, montos y

condiciones de pago.

• Los análisis de crédito DEBEN ser efectuados por el Gerente de Administración y

Finanzas y/o Analista de Créditos y NO por otros centros de responsabilidad.

• Toda venta a crédito debe ser evaluada mediante una solicitud formal de crédito,

señalando montos, forma de pago y plazo, adjuntando a dicha solicitud los documentos

y requisitos establecidos.

• Se deberá dar preferencia a la venta contra entrega de documentos títulos valores

especialmente al inicio de la relación comercial.

• NO se debe exponer el capital de la empresa por ningún motivo. Si los antecedentes

indican que el solicitante No es sujeto de crédito. NO se puede otorgar un crédito salvo

contra garantías reales.

• Esta expresamente prohibido la venta a crédito a clientes que no hayan sido visitados

al menos una vez por el Operador Comercial o Representante de Venta responsable de

la venta.

• No se pueden efectuar ventas a nombre de terceros distintos del cliente que efectúa la

compra esto es facturar a personas jurídicas y/o físicas diferentes del destinatario del

producto salvo que exista un título valor (cheque, letra o pagaré) firmado por el

comprador titular del crédito.

• NO son sujeto de Crédito para las empresas del Grupo Mathiesen aquellas que tengan

deudas morosas o títulos valor protestados reportados en las centrales de riesgo.

• NO son sujeto de Crédito para las empresas del Grupo Mathiesen aquellas que posean

información de demandas laborales en los poderes judiciales o sean reportados en las

centrales de riesgo como morosos en los pagos de los aportes a la seguridad social de

sus empleados.

• Todos los clientes deben estar categorizados según los criterios establecidos por el

Grupo Mathiesen para una correcta gestión. (ver Anexo 1).

• No son sujetos de Crédito para el Grupo Mathiesen empresas cuyos socios y accionistas

estén vinculados o se sospeche vinculación con lavado de activos, tráfico de armas y/o

cualquier actividad ilegal.

• Toda venta y negocio debe ser analizada por el Operador Comercial o Representante

de Ventas con un criterio de rentabilidad, es decir, debe haber una correlación entre el

plazo, riesgo, capital de trabajo y margen de cada negocio.

• Las categorías de riesgo deben ser administradas por cada empresa en SAP,

cambiando la categoría a un cliente cuando ello corresponda, ya sea porque se ha

deteriorado o mejorado su riesgo crediticio. La categoría de riesgo le asignara privilegios

o restricciones al cliente en la administración de su cuenta en SAP, los que serán

definidos por la Gerencia de Finanzas Corporativa.


• Los clientes cuya deuda este siendo gestionada o se encuentre en negociaciones o

refinanciamiento de su deuda DEBE ser reclasificado a categoría (U) de Pesado.

• Los clientes que hayan sido enviados a los abogados DEBEN ser reclasificados en la

clase de riesgo (J) de Judicial y su deuda contabilizada saliendo de deudores nacionales

e ingresando a la cuenta contable clientes en cobranza judicial.

• Los responsables de análisis de crédito deben ingresar los hechos, novedades y

acciones referentes a la gestión de crédito de cada cliente en SAP.

II. OBJETIVOS

1. Minimizar el riesgo de incobrabilidad y disminuir la morosidad en los pagos de clientes.

2. Lograr dimensionar correctamente el crédito acorde a la capacidad de pago y establecer

potenciales de venta en cada cliente.

III. ALCANCE

Esta política rige para todos los créditos a clientes otorgados por las empresas del Grupo

Mathiesen ya sean ventas locales o de exportación, sean los créditos documentados con títulos

valores o simple factura. En suma, a todas aquellas operaciones comerciales que impliquen una

venta con pago a plazo diferido y que no cuenten con seguro de Crédito.

IV. PROCEDIMIENTOS GENERALES

1. Creación de Cliente: El Operador Comercial o Representante de Ventas envía a la

Gerencia de Administración y Finanzas o Analista de Créditos el “Formulario

Creación de Cliente” con autorización de su superior. Señalando TODOS los datos

básicos del cliente como: Número de identificación fiscal, razón social, dirección,

teléfono, email y persona de contacto; además debe señalar el Responsable

Financiero del Cliente y el Responsable de Ventas. Finanzas es responsable exclusivo

de la creación del cliente en SAP en un plazo NO superior a 2 horas. Todo cliente se

crea en SAP en condiciones: contado efectivo, categoría N (Nuevo), línea de crédito

USD500. Ningún cliente puede iniciar con condiciones de crédito salvo que sea un

cliente probadamente categorizado Prime (A+) o Bueno (A).

2. Verificación de Datos: Finanzas efectúa la recepción de este requerimiento y verifica

los datos como por ejemplo la existencia, alta o vigencia en servicio de impuestos del

país del cliente, realiza una llamada al número telefónico consignado y/o corrobora la

existencia del domicilio.


3. Autorización para Agregar Responsables para Ventas: Solo el responsable

Financiero de un cliente podrá autorizar la incorporación como representante de

ventas a otro Operador Comercial o Representante de Ventas.

4. Crear Expediente o Carpeta de Cliente: Todo cliente debe contar con su expediente

o carpeta la que debe contener un legajo con los documentos requeridos para

aprobación de crédito según cada país, sector y monto de crédito para análisis. Esta

carpeta debe contener en su contratapa una hoja de control de créditos con el historial

de la evolución de su crédito y firma de los responsables.

5. Requisitos para Otorgar Créditos: Todo cliente deberá entregar una serie de

documentos e información para análisis de su crédito, estos variarán según país,

sector en el que se desempeña y monto del crédito. Cada Empresa deberá presentar

los requisitos para aprobación de la Gerencia Corporativa de Finanzas.

6. Análisis del Crédito: Debe ser efectuado por el Gerente de Administración y Finanzas

o Analista de Crédito y NO por otro centro de responsabilidad. El plazo máximo para

efectuar este análisis es de 24 horas desde recibidos los documentos para análisis, en

los casos que el requisito corresponda a la visita del Gerente de Administración y

Finanzas este plazo rige desde que esta se concreta.

7. Asignación del Límite o Monto del Crédito (LC): La línea de crédito será asignada

considerando como base el 25% de las ventas mensuales del cliente acreditadas o

comprobadas. Esta base podrá aumentar o disminuir, en función de una serie de

parámetros tales como: Nivel de endeudamiento (Leverage), comportamiento de pagos,

antigüedad (Inicio de actividades comerciales del cliente), rentabilidad sobre capital de

trabajo, sin embargo, ese porcentaje en ningún caso podrá superar el 50% de las ventas

mensuales del cliente y como sub limite No podrá superar el 15% de las ventas

mensuales de la empresa relacionada del Grupo Mathiesen que otorga el crédito, este

análisis se efectuará mediante el uso de Hoja de Análisis de Crédito del Grupomathiesen

(Ver anexo 3). Las líneas de crédito que superen el sub limite deberán ser aprobadas

por Gerente de Finanzas Corporativo y para ello se deberá enviar el Formulario Comité

de Crédito (Anexo 2) y adjuntar todos los documentos que sustentan el análisis de

crédito efectuado.

8. Asignar Condiciones de Crédito (Forma de Pago): La forma de pago deberá ser

preferentemente con títulos valores (cheque, letra, pagaré, etc.), especialmente para

todos los clientes de categorías inferiores a B- (Inclusive) ver anexo 1.

9. Definición de Plazo de Pago: El plazo de crédito a otorgar no podrá exceder los 60

días contados desde la fecha de Facturación y entrega del producto. Esta es una

definición del Operador Comercial Responsable acorde a las condiciones del mercado.

Plazos por sobre los establecidos solo podrán ser autorizados por el Gerente General

en conjunto con el Gerente de Administración y Finanzas previo análisis de los


márgenes y capital de trabajo involucrado, es decir, un análisis de rentabilidad del

negocio.

10. Visita a Clientes: Para todos aquellos créditos que excedan los USD20.000 es requisito

la visita del Gerente de Administración y Finanzas salvo que se trate de créditos

otorgados a clientes cuya categoría corresponda a Prime (A+) o Bueno (A). Ver

categorías en anexo 1. En el caso de Chile los Montos de Crédito que tienen este

requisito son aquellos que superen los USD50.000

11. Ingreso de Condiciones de Crédito: TODAS las condiciones de Crédito deben ser

Ingresadas en el sistema inmediatamente efectuado el análisis y realizado el registro en

la carpeta del cliente. Las condiciones son: Límite de crédito, categoría de riesgo (clase

de riesgo), condición de pago y fecha de vigencia de la línea de crédito (No superior a 1

año)

12. Revisión de Condiciones de Crédito: Las líneas de Crédito deberán ser revisadas al

menos una vez al año. La fecha de revisión de LC en SAP (Próxima verificación) es un

campo obligatorio y deberá ser respetada como fecha de revisión y análisis de la LC.

13. Pérdida de Condiciones de Crédito: Las condiciones de Crédito quedan

“suspendidas” por situaciones como las siguientes: re financiación de deuda, solicitud

de extensión de pagos, protestos No aclarados con nuestra Empresa u otras (reportadas

en centrales de riesgo), demandas judiciales comprobadas o reporte en registro de

quiebras.

14. Desacuerdos: De existir discrepancias entre el Gerente General y el Gerente de

Administración y Finanzas local respecto a las condiciones de crédito otorgadas o el

rechazo de un crédito a un cliente estas serán sancionadas por la Gerencia Corporativa

de Finanzas.

15. Registro de Novedades: Los Gerente de Administración y Finanzas y/o Encargados de

Crédito deben registrar en SAP las novedades que afectan la cuenta del cliente en los

textos disponibles de la transacción FD32. Son ejemplos de esto: 26-05-2017 GFB *

Cliente bloqueado preventivamente por Información Negativa en Central de Riesgo*; 26-

05-2017 RRR *Cliente Bloqueado por Morosidad Superior a lo Permitido en la Política*

16. Sobre Giros de LC: Los sobre giros transitorios en las LC SOLO podrán ser autorizados

por los Gerentes de Administración y Finanzas y estos No podrán corresponder a más

del 20% de la LC otorgada al momento de la autorización.

17. Re Habilitación de Condiciones de Crédito: Las condiciones de crédito NO podrán

ser repuestas en clientes que hayan sido objeto de refinanciación y/o morosidad

excesiva (3 meses posterior al vencimiento). Por lo tanto, se deberá analizar

nuevamente sus condiciones de crédito como si fuese un cliente nuevo y se tendrá en

consideración la morosidad en la evaluación del crédito, adicionalmente si se considera

que el cliente continúa siendo sujeto de crédito su condición de pago deberá ser contra

entrega de documentos (título valor como cheque, letra o pagaré).


18. Garantías: Puede darse el caso que un cliente NO sea sujeto de Crédito para las

empresas del Grupo Mathiesen de acuerdo a los criterios establecidos para asignar el

límite de crédito o monto del crédito o que se requiera un monto de aprobación más allá

de los límites establecidos. En estos casos existe la posibilidad de excepción mediante

la constitución de garantías reales en favor de Mathiesen. Se entiende como una

garantía real a la hipoteca o prenda de un activo que tenga un valor razonable en el

mercado, por otro lado, NO son garantías reales prendas sobre maquinarias o equipos.

Las LC que se otorguen sobre activos en garantía NO podrán exceder el 75% del Valor

del activo el cual deberá ser tasado por un independiente. Los costos de tasación y/o

constitución de garantías son por cuenta del cliente y solo podrá llegarse a un acuerdo

diferente con autorización del Gerente de Administración y Finanzas.

19. Bienes Recibidos en Garantía: En ningún caso bienes recibidos en garantía y/o pago

podrán ser adquiridos por colaboradores del Grupo Mathiesen en ningún nivel de la

organización. Solo podrán ser enajenados con terceros independientes.

20. Registro Contable de Garantías y Documentos Aval: Todos los activos recibidos en

garantías y/o documentos recibidos como aval deberán ser registrados en cuentas de

orden o responsabilidad en la contabilidad de cada empresa.

21. Plazos Cliente / Proveedor: Las condiciones de crédito que nos otorgue un proveedor

que a su vez es cliente de nuestras empresas podrán replicarse en cuanto a monto,

forma y plazo de pago (con la sola excepción que se nos exija la entrega de cheques a

plazo diferido) y NO podrán en ningún caso exceder el límite de crédito equivalente al

15% de las ventas mensuales promedio de la Empresa Relacionada del Grupo

Mathiesen. Esto siempre y cuando los montos de las transacciones sean equivalentes.


COBRANZA

El cobrar en Tiempo y forma nos asegura un uso eficiente de nuestro capital de trabajo, el proceso

de cobranza apunta a recuperar las ventas en los plazo establecidos y evaluados como

rentables para nuestro negocio, esto nos asegura contar con los flujos necesarios para hacer

frente a los compromisos de la empresa.

I. POLÍTICA

• En el Grupo Mathiesen el responsable de la Cobranza es el Operador Comercial o

Representante de Ventas que haya vendido. La responsabilidad no implica realizar

las labores rutinarias de cobranza las que están asignadas al área de cobranza de cada

empresa relacionada, pero si establece su intervención inmediata y principal cuando se

generen problemas de morosidad por sobre lo establecido como “razonable”.

• Los Operadores Comerciales y Representantes de ventas DEBEN efectuar un análisis

periódico y sistemático de sus cuentas por cobrar como parte de las buenas prácticas

del Operador Comercial y/o Representante de Ventas accediendo en forma directa a la

Información en SAP, involucrándose de la situación de sus cobranzas con los

Encargados de Cobranza o Cobradores y ejecutando acciones para lograr el cobro en

caso de morosidad.

• Aquellos clientes que se encuentren en mora por sobre los 30 días vencidos deberán

ser bloqueados para ventas hasta la regularización de la misma. Esto es independiente

del monto. Solo se exceptúan facturas que estén siendo afectadas por alguna situación

administrativa que impida su pago como por ejemplo la falta de una Nota de Crédito.

• Ninguna persona del área comercial incluidos Gerentes Comerciales, Jefes de Línea

u otros podrán suscribir acuerdos con clientes para prorrogas, refinanciación o

extensiones de plazos de ventas ya efectuadas y/o que se encuentren en proceso

de cobranzas sin que estos estén visados por el Gerente de Administración y Finanzas

local.

• NO se pueden efectuar ventas en clientes con deuda vencida más de 20 días. Solo

podrá autorizar un desbloqueo de la venta en este caso el Gerente de

Administración y Finanzas previa confirmación de la existencia de un compromiso de

pago a firme y de fecha razonable.

• Todo producto entregado debe salir de la Bodega o Centro de distribución con su

correspondiente Factura.

• Se podrá efectuar Factoring o Confirming de facturas de clientes en el sistema bancario

y/o financiero anticipando el cobro de las mismas, pero exclusivamente al plazo de 60

días (días clave). En todos los casos este proceso requiere aprobación del Gerente

Corporativo de Finanzas.


• Todos los Cheques que se encuentren en cartera (en poder de la empresa relacionada

Mathiesen) DEBEN ir al cobro en Bancos en el día de su vencimiento. BAJO NINGUNA

CIRCUNSTANCIA los documentos deben permanecer en cartera sin ser depositados.

• Todas las letras y pagarés recaudados DEBEN ir a gestión de cobranza en los Bancos

con los que opere la empresa relacionada en el país de recaudación. Bajo ningún punto

de vista estos pueden permanecer en cartera.

• En cuanto a las letras y pagarés que por alguna circunstancia de fuerza mayor

permanezcan en cartera deberán ser cobradas en el día de su Vcto. El No pago por

parte del cliente implica que se DEBE tramitar inmediatamente su protesto legal.

• Se podrán autorizar prorrogas de documentos en Cartera (letras, cheques, pagarés,

etc.) a plazos razonables. Estas SOLO podrán ser autorizadas por el Gerente de

Administración y Finanzas quien podrá exceptuar el cobro de intereses al cliente para

una prorroga superior a 15 días e inferior a 30 días.

• TODOS los valores recaudados deberán ser depositados en cuentas de la empresa.

Bajo ningún punto de vista endosados o entregados para pago a proveedores y/o

acreedores.

• TODOS los registros de pago de clientes DEBEN quedar registrados en el día de su

recaudación indefectiblemente o el día hábil siguiente cuando el recaudador no regrese

de su ruta el mismo día. Es responsabilidad de los Gerentes de Administración y

Finanzas asegurar la ejecución de este proceso como indica esta política.

II. OBJETIVOS

1. Establecer los criterios básicos para la Administración de las Cuentas por Cobrar de la

compañía.

III. ALCANCE

Esta Política aplica a todas las cuentas por cobrar de las empresas del Grupo Mathiesen ya sea

venta local o de exportación. Se exceptúan solo las cuentas por cobrar a empresas del Grupo

Mathiesen y no las pertenecientes al mismo controlador.


IV. PROCEDIMIENTO

1. Ingreso de Notas de Venta o Pedido: Deben ser ingresadas por el Operador Comercial

o Representante de Ventas responsable. En su ausencia por visitas a clientes, viajes de

negocios u otra circunstancia de fuerza mayor que se lo impida podrá solicitar la

asistencia del asistente comercial si hubiese uno asignado a su área.

2. Bloqueo por Atraso en el Pago: Todos los clientes que tengan facturas vencidas más

de 30 días DEBERAN ser bloqueados por los Encargados de Cobranzas.

3. Bloqueo Preventivo: Se deberá bloquear a todo cliente del cual se tome conocimiento

que pueda estar en dificultades cualquiera sea la fuente de información. Se indicará en

los textos disponibles en SAP (transacción FD32) como “bloqueo preventivo”. Solo se

podrá desbloquear con autorización del Gerente de Administración y Finanzas quien

evaluará la situación previamente a su autorización.

4. Bloqueos por Documentos Protestados: Cuando se produzca el protesto de un

documento (cheque, letra, pagaré, conforme, etc.) la cuenta del cliente se debe bloquear

inmediatamente y se debe enviar en el mismo día un aviso interno al Operador

Comercial Responsable (para su intervención), Al Encargado de Cobranzas /Cobrador

(Para su gestión de cobro), al Gerente Comercial/General y al Gerente de

Administración y Finanzas (Para su información).

5. Desbloqueos: Se deberá efectuar el desbloqueo de la cuenta de un cliente que figuré

con deuda morosa cuando esta situación sea atribuible a una responsabilidad nuestra.

Son ejemplos de esto el que NO hayamos retirado un cheque, no hayamos registrado

un pago o no emitimos Nota de Crédito.

6. Liberación de Ventas por Condiciones de Pago: No se podrán liberar ventas cuyas

condiciones de Pago difieran de las aprobadas y registradas en SAP. Las excepciones

deberán ser presentadas y justificadas al Gerente de Administración y Finanzas para su

aprobación.

7. Liberación de Ventas por Fecha Revisión Cliente: Las notas de venta que queden

detenidas por fecha de revisión de línea de crédito No podrán ser liberadas hasta que

no se efectúe el análisis de crédito para renovación de LC. Se exceptúan los clientes

en categoría A+ y A que en todo caso deberán ser revisadas sus LC según

procedimiento en un plazo no superior a 30 días desde la Liberación de la venta.

8. Liberación de Venta por LC sobre Girada: Estas ventas solo podrán ser autorizadas

por el Gerente de Administración y Finanzas local quien en todo caso deberá atenerse

a lo señalado en la Política de Créditos. Sobre Giro no puede superar el 20% de la LC.

9. Liberación de Ventas Bajo Margen: Las ventas bajo margen solo podrán ser

autorizadas por el Gerente General y/o Gerente de Administración y Finanzas. Solo con

esta autorización el Encargado de Créditos podrá liberar la venta desde el módulo de

SAP.


10. Facturación: Todo producto debe ser entregado estrictamente con Factura y Guía de

Despacho o documento legal válido en cada país, documento donde se debe consignar

la entrega del producto.

11. Entrega de Productos: Al momento de efectuarse la entrega de los productos los

clientes DEBEN indicar en las facturas o documentos de entrega la señal de recepción

conforme: nombre, documento de identidad, fecha y firma de quién recibe. En algunos

países adicionalmente y como requisito obligatorio timbre o sello.

12. Envío de Facturas al área de Cobranza: Los Responsables de Facturación deben

enviar a las áreas de cobranza las facturas cumpliendo los requisitos establecidos en

un plazo NO superior a 5 días hábiles. Las Gerencias de Administración y Finanzas

locales son los responsables de establecer los procedimientos necesarios para el

cumplimiento.

13. Anulación de Venta: Las Facturas cuya entrega de producto NO se haya efectuado en

el plazo de 48 hrs. DEBEN ser anuladas como indique la legislación local de su país

(notas de crédito, anulación contable, Etc.). Quedan exceptuados aquellos casos en los

que el cliente cuenta con contrato de arriendo de espacio de bodega con nuestra

empresa, ya sea este con pago o libre de él, y/o aquellos casos en los que el cliente

solicita entrega diferida en cuyo caso es obligatorio la entrega de Orden de Compra

señalando la fecha de entrega, que el plazo de pago rige desde fecha de Facturación y

que la mercadería cuenta con seguros de cargo del cliente. (la legislación del país debe

permitirlo)

14. Venta Contado o Pago Anticipado: Se entiende como venta contado aquella contra la

entrega de dinero físico y no contra la entrega de un documento, aunque este sea al día,

si este fuese el caso solo se entenderá como efectivo una vez abonado en la cuenta de

la empresa y no mientras permanezca con retenciones; así también un pago anticipado

con una transferencia se entiende efectiva una vez estén abonados los fondos en cuenta

y no tan solo con el mero recibo del voucher que comprueba que se haya efectuado.

NO se podrán aprobar ventas sin que los fondos estén abonados en las cuentas

bancarias de la empresa verificado por finanzas bajo NINGUNA circunstancia.

15. Cumplimiento de las Condiciones de Pago: Las condiciones de pago aprobadas y

consignadas en las facturas de venta se deben cumplir rigurosamente; es decir, si se

indica contado efectivo se trata de dinero físico y no otra forma de pago o si se señala

venta contra entrega de cheque el producto SOLO se entrega si este documento es

entregado al encargado o al transporte que está efectuando la entrega. Las excepciones

requieren aprobación por escrito del Gerente de Administración y Finanzas y estas

quedarán consignadas en los documentos de cobranza (Factura) para futuras

auditorías.

16. Registro de Pago de Facturas Contado Efectivo o Pago Anticipado: Las ventas en

condiciones contado efectivo o pago anticipado NO pueden permanecer pendientes de


registro de pago en la contabilidad de las empresas más allá de 36 horas desde emitida

la factura. Los Gerentes de Administración y Finanzas establecerán el procedimiento

local para el control y registro de estos pagos.

17. Registros de Pago y Recaudación: La recaudación diaria de pagos, transferencias y/o

documentos (cheques, letras, pagarés) DEBE QUEDAR OBLIGATORIAMENTE

REGISTRADAS EN EL DIA o el día hábil siguiente cuando el recaudador no regrese de

su ruta el mismo día. Los Gerentes de Administración y Finanzas establecerán el

procedimiento local para el control y registro de estos pagos.

18. Documentos de entrega diferida: En los casos que el acuerdo comercial contemple la

entrega diferida de un cheque, letra, pagaré u otro título valor al plazo acordado, el plazo

máximo que tendrán los clientes para la entrega de estos documentos es de 15 días.

Transcurrido este plazo la cuenta del cliente se debe bloquear y no se podrá efectuar

nuevas ventas hasta regularizar la entrega. Los Gerentes de Administración y Finanzas

establecerán el procedimiento local para el control y ejecución de este bloqueo.

19. Reaceptación de letras: (caso solo aplica en Chile) las Re aceptaciones de letras

requieren la aprobación formal del Gerente de Administración y Finanzas quien deberá

gestionar erradicar esta práctica por parte del cliente en conjunto con el Operador

Comercial Responsable.

20. Compensaciones de Notas de Crédito: Las notas de crédito emitidas en Favor de

clientes deben quedar aplicadas/imputadas/compensadas a las facturas que

corresponda semanalmente. Los Gerentes de Administración y Finanzas deben

establecer los procedimientos locales necesarios para que este proceso se ejecute de

acuerdo a esta política.

21. Anticipos: Los anticipos recibidos de clientes deberán ser registrados en la contabilidad

en SAP generando un registro con cuenta de mayor especial (A). Se entiende como un

anticipo a pagos efectuados por clientes para productos que No se han facturado y/o a

pagos efectuados por clientes en los cuales no se identifica la factura a la cual debe ser

aplicado el pago.

22. Regularización de Anticipos: Las empresas relacionadas en sus procesos de cierres

mensuales deben procurar efectuar la aplicación de todos los anticipos pendientes, para

ello se conciliará con los clientes, todos aquellos anticipos que superen una antigüedad

de 180 días, efectuadas todas las gestiones para obtener la información de aplicación y

no lográndose este cometido, deberán ser registrados como un ingreso extraordinario.

23. Devolución de Anticipos: Solo se podrá efectuar devolución de anticipos a nombre de

la misma empresa (persona jurídica) o persona física que lo haya generado. Esto se

efectuará mediante la emisión de cheque y/o transferencia nominativa a la orden de

quien haya efectuado el pago. Bajo NINGUNA circunstancia se podrá emitir el pago a

nombre de un tercero aun siendo el socio de la entidad que abono el dinero.


24. Abono a Factura: Todos los abonos recibidos deberán ser registrados en SAP con

clase de documento DG, imputando el importe a la factura acorde a lo indicado por el

cliente, manteniendo pendiente el saldo de la factura correspondiente y el vcto. Original

del documento abonado.

25. Compensaciones de Facturas Cliente-Proveedor (Canje): No están autorizados las

compensaciones de facturas por lo tanto deben ser cobradas las facturas de los clientes

y pagadas las facturas de proveedor. Se exceptúan de esta prohibición aquellos casos

de clientes de categorías de riesgo clasificados como A+ y A que en virtud de un acuerdo

comercial o contrato de abastecimiento soliciten este proceso, el cual de realizarse

obliga a la empresa relacionada a definir un procedimiento formal para realizar esta

operación, este procedimiento debe contemplar los requisitos legales y tributarios del

país para ejecutarse de acuerdo a la normativa vigente.

26. Archivo de Cobranza: Todas las empresas relacionadas deben tener habilitado en sus

áreas de cobranza un archivo físico con las facturas pendientes de cobro y/o

documentación con los requisitos señalados en el punto 11 de este procedimiento

(Originales).

27. Cobranza: Es efectuada por los Encargados de Cobranza y Cobradores los que forman

parte del área de finanzas. Esta debe ser efectuada diariamente y en forma

ANTICIPADA, es decir, Antes del Vcto. De las Facturas.

28. Cobranza Automática: Todos los clientes deberán ser contemplados en el envío de

avisos de Vcto. o cobranza automática a excepción de los clientes categorizados como

A+ y A que podrán ser exceptuados por el Gerente de Administración y Finanzas.

Clientes de otras categorías solo podrán ser exceptuados por solicitud expresa del

Operador Comercial o responsable de la venta indicando las razones que lo justifiquen.

29. Registro de Novedades: Los Encargados de Cobranza deberán llevar en las fichas de

crédito (FD32 textos) un registro de las novedades de los clientes tales como: razones

de bloqueos y desbloqueos, compromisos y novedades entre otros.

30. Información de PELC: Los Operadores Comerciales y Representantes de ventas

DEBEN efectuar un análisis periódico y sistemático de sus cuentas por cobrar, es por

esto que deberán consultar las transacciones habilitadas para ello en SAP (FBL5N,

ZREP38N), En los casos de mora excesiva deben involucrarse y trabajar en

coordinación con los Encargados de Cobranza o Cobradores para ejecutar acciones que

aseguren el logro de la cobranza atrasada.

31. Recepción y Registro de Documentos (Títulos Valor) a fecha distinta del Vcto.

Indicado en Facturas: NO se pueden recibir documentos (cheques, letras, pagarés,

etc) a fechas distintas de las indicadas en las facturas (acuerdo comercial), tampoco

podrán ser registrados en la contabilidad de las empresas salvo una autorización escrita

o visto bueno en original del Gerente de Administración y Finanzas quien se hará

responsable de corregir esta situación y que el cliente respete los plazos acordados.


32. Envío y Reporte de Facturas morosas y/o Documentos Protestados a las Centrales

de Riesgo: Los Encargados de Cobranza son responsables de enviar y reportar en las

centrales de riesgo a TODOS los clientes con facturas morosas más de 60 días previa

aprobación del Gerente de Administración y Finanzas. Se exceptúan de este proceso

las facturas que estén con problemas administrativos y/o comerciales.

33. Prorrogas: Solo se podrán autorizar prorrogas de documentos en cartera con

autorización escrita del Gerente de Administración y Finanzas, esta es una facultad

exclusiva y debe ser administrada con criterio, buscando corregir esta práctica en

aquellos clientes que puedan “abusar” de esta posibilidad. En ningún caso se podrá

autorizar prorrogas de documentos que debido a esto pierdan su vigencia.

34. Avales Solidarios: Eventualmente ante situaciones de Morosidad, Protestos u otras

que alteren el Normal funcionamiento de la Línea de Crédito de un determinado cliente

y por tanto amerite que se le retiren sus condiciones de crédito (ver punto 13 del

procedimiento general de la Política de Crédito, perdida de condiciones de crédito) se

podrá exigir al dueño o socio de la compañía cliente la firma de un pagaré o documento

en calidad de aval solidario, esto SOLO con el objeto de mantener las condiciones

actuales hasta regularizar su comportamiento. En ningún caso debe entenderse un aval

de este tipo como una condición que implica aumentos del límite de crédito. Antes de

aceptar esta condición se debe verificar la solvencia financiera del socio aval.

35. Re Negociación de Deuda: En la eventualidad que un cliente caiga en una situación

de morosidad y se haga necesario efectuar una renegociación de la deuda pendiente

vencida o por vencer, las condiciones de “borde” de esta negociación son las siguientes:

1. El cliente debe efectuar el pago de al menos el 20% de la deuda contado efectivo.

2. El cliente debe efectuar el pago de los intereses al contado.

3. Los nuevos plazos No podrán superar lo definido por el Gerente de Administración y

Finanzas local, los cuales en todos los casos No podrán superar los 6 meses como

máximo.

4. Durante el periodo de refinanciamiento de la deuda SOLO se podrán efectuar ventas al

contado efectivo o con transferencias.

5. Los Gastos Notariales (en el caso de contrato) son por cuenta del cliente. Excepciones

solo podrán ser autorizadas por el Gerente de Administración y Finanzas.

29. Envío a Cobranza Judicial: Todas las Deudas Morosas por más de 90 días contados

desde la fecha de vencimiento deberán ser enviadas a cobranza Judicial previo visto

bueno del Gerente de Administración y Finanzas salvo que: a) Se encuentren en una

negociación con el deudor liderada por el Gerente de Administración y Finanzas local b)

Se trate de una deuda que tenga asociada problemas administrativos o comerciales.


30. Registro Contable Cobranza Judicial: Todas las deudas que hayan sido enviadas a

cobranza Judicial DEBERAN ser registradas en la cuenta contable cobranza judicial y

provisionadas para su posterior castigo.

31. Castigo de Cobranza Judicial: Al cierre de cada ejercicio contable anual se debe

efectuar el castigo de aquellas deudas que agotadas las gestiones judiciales NO tengan

posibilidades de recupero previo a esto el Gerente de Administración y Finanzas deberá

enviar al corporativo en noviembre de cada año su “propuesta de castigo” indicando

cliente, división, operador comercial, monto en dólares, antigüedad de la Deuda y una

breve explicación del caso y razones del castigo, esto para aprobación del Gerente de

Finanzas Corporativo.

32. Registro Contable de Castigos: una vez autorizado formalmente el castigo se

procederá a su registro contra resultados del ejercicio en la cuenta 41201011 Castigo

Deudores Incobrables.

COBRANZA TRADING

En nuestro modelo de negocio efectuamos ventas en modalidad trading a través de nuestras

propias empresas de trading. Estas ventas al involucrar a nuestras propias compañías

necesariamente implican el uso de Capital de Trabajo, sobre todo pues en la mayoría de los casos

la venta es calzada con el plazo que nos otorga el proveedor y cualquier atraso trae como

consecuencia el mayor uso de capital de Trabajo.

II. POLÍTICA

• Toda venta en modalidad de trading debe efectuarse con seguro de crédito aprobado

por la aseguradora.

• En aquellos casos que la aseguradora No otorgue crédito a un determinado cliente NO

se podrá efectuar la venta sino es con carta de crédito u otro mecanismo que asegure

el pago.

• Ventas sin cobertura de seguro y que no cuenten con carta de crédito SOLO podrán ser

aprobadas por escrito por el Gerente de Finanzas Corporativo quien solicitará el análisis

de crédito de la empresa relacionada local.

• En aquellos casos que no haya cobertura la venta DEBE efectuarse con letra, es decir,

los documentos deben ser entregados contra aceptación de letra de cambio.

• En los casos de clientes con historial de morosidad las ventas DEBEN efectuarse contra

aceptación de letra al plazo acordado. Las cobranzas deberán ser enviadas a través del

sistema bancario para aquellos países donde esta modalidad opera.


• Al igual que en una venta local en el Grupo Mathiesen el responsable de la Cobranza

es el Operador Comercial o Representante de Ventas que haya vendido. La

responsabilidad no implica realizar las labores rutinarias de cobranza que en este caso

están asignadas al área de comercio exterior de cada empresa relacionada, pero si

establece su intervención inmediata y principal cuando se generen problemas de

morosidad por sobre lo establecido como “razonable”.

• Cada empresa relacionada deberá tener un procedimiento local que asegure el

cumplimiento de esta Política.

II. OBJETIVOS

1. Establecer los criterios básicos para la administración de las cuentas por cobrar de las ventas

efectuadas bajo modalidad de trading.

III. ALCANCE

Esta Política aplica a todas las ventas y cuentas por cobrar de los negocios de trading de las

empresas del Grupo Mathiesen. Se exceptúan solo ventas entre compañías del Grupo

Mathiesen y no las pertenecientes al mismo controlador.

IV. PROCEDIMIENTO

1. Documentos de Embarque: Los documentos de embarque serán canalizados a través

de las empresas relacionadas, específicamente por medio de las áreas de comex de

cada empresa del Grupo Mathiesen, quienes son los responsables de efectuar el

seguimiento de la orden de compra trading, obtener los documentos originales y

entregarlos a los clientes para su trámite de nacionalización en cada país.

2. Cumplimiento de las Condiciones de Pago: Las áreas de Comex son responsables

de dar estricto cumplimiento a las condiciones establecidas en la orden de compra entre

la empresa trading y el cliente. Es decir, si la condición establece la venta contra

aceptación de una letra, los documentos de embarque deberán ser entregados SOLO

una vez se obtenga la aceptación de una letra de cambio.

3. Control de Cobranza Trading: Cada empresa relacionada debe llevar un registro y

control de TODAS las operaciones bajo modalidad trading que haya cursado. En este

registro se debe consignar la orden, factura, monto en dólares, condición y plazo de

pago, fecha de entrega de los documentos originales y comentarios donde se

consignarán las actividades de cobranza realizadas. El Gerente de Administración y


Finanzas es el responsable de establecer el procedimiento y habilitación de este

registro.

4. Venta Contado/Pago Anticipado (CAD) Cash Against Document: Se entiende que

una venta esta materializada en esta condición SOLO una vez la empresa trading

confirma la recepción de los fondos y NO contra la entrega de un documento como

podría ser un cheque a la vista, si este fuese el caso se entenderá como efectivo una

vez abonado en la cuenta de la empresa trading y no mientras permanezca con

retenciones; así también un pago anticipado con una transferencia se entiende efectiva

una vez estén abonados los fondos en cuenta y no tan solo con el mero recibo del

voucher o swift que comprueba que se haya efectuado. NO se podrán aprobar ventas

sin que los fondos estén abonados en las cuentas bancarias de la empresa verificado

por finanzas bajo NINGUNA circunstancia.

5. Cobranza: Las áreas de comex de las distintas empresas relacionadas tendrán

establecido un procedimiento local de cobranza trading, el que deberá contemplar

avisos de vencimiento 15 días antes del vencimiento, al momento de vencida y

semanalmente después de vencida hasta lograr el cobro de la Factura. Es

responsabilidad del Gerente de Administración y Finanzas la implementación de este

procedimiento.

6. Aviso de Remesa: Las áreas de comercio exterior deberán informar mediante

Remmitance Advice (Modelo tipo) a la empresa trading cuando se tome conocimiento

del pago de la operación adjuntando el swift de pago en el caso que se cuente con el

(no es requisito el swift para enviar el aviso).

7. Archivo de Carpeta de Operación Trading: La carpeta de la operación SOLO se podrá

cerrar y archivar con la copia del aviso de remesa correspondiente.

COBRANZA INDENT

En nuestro modelo de negocio efectuamos negocios de representación/agenciamiento a través de

nuestra agencia de representaciones con base en Uruguay, la empresa Setam Interamericana

S.A.. En este tipo de Negocio nuestro rol, además de ser el nexo comercial entre el proveedor

representado y el cliente, es el de prestar el servicio de seguimiento de todo el desarrollo de la

operación desde cuando se envía la orden de compra hasta inclusive el pago al proveedor

representado. Por todo el servicio prestado el proveedor representado paga una comisión a Setam

Interamericana.


Es por esto que la labor de cobranza juega un papel relevante para obtener los pagos de

comisiones de nuestras representadas.

III. POLÍTICA

• Toda venta Indent/Agenciamiento entre un proveedor representado y un cliente en el

país de la empresa relacionada deberá ser objeto de un estricto seguimiento de las

áreas de comercio exterior de cada empresa relacionada local.

• Para cada operación se deberá tener un file (carpeta) con toda la documentación

correspondiente, orden de compra, factura, seguro y bill of loading, según corresponda

al Incoterm con el que se haya cerrado la orden, además de las comunicaciones tanto

con proveedores como con clientes, en especial las que correspondan al trucking de las

copias de documentos, así como también del aviso de envío de originales.

• Al igual que en una venta trading en el Grupo Mathiesen el responsable de la cobranza

es el operador comercial o representante de ventas que haya generado el negocio.

La responsabilidad no implica realizar las labores rutinarias de cobranza que en este

caso están asignadas al área de Comercio Exterior de cada empresa relacionada, pero

si establece su intervención inmediata y principal cuando se generen problemas

de morosidad de los clientes con nuestros proveedores representados.

• Nuestra Política es dar el mejor servicio de información tanto a proveedores

representados como a clientes que aseguren por un lado la llegada de los productos

en las condiciones acordadas, la entrega de la documentación necesaria para efectuar

las liberaciones en aduanas sin contratiempos evitando de esta forma costos

extraordinarios y gestionando que el proveedor representado obtenga su pago en

tiempo y forma.

• Siempre debemos tener presente que en este tipo de negocio el valor que agregamos

es la información tanto a proveedores como a clientes.

• Cada ER deberá tener un procedimiento local que asegure el cumplimiento de esta

Política.

II. OBJETIVOS

1. Establecer los criterios básicos para entregar el servicio de cobranza a nuestros proveedores

representados como parte del negocio de Indent.


III. ALCANCE

Esta Política aplica a todas las ventas y cuentas por cobrar de los negocios de

indent/agenciamiento de las empresas del Grupo Mathiesen.

IV. PROCEDIMIENTO

1. Seguimiento: Para una orden Indent las áreas de comex deben efectuar un seguimiento

acucioso de procesos tales como:

1) Envío de la orden tanto a proveedor como al cliente.

2) Obtener el programa de embarque del proveedor e informar al cliente.

3) Confirmar cumplimiento del programa de embarque e informar al cliente.

4) Obtener del proveedor copia de los documentos de embarque.

5) Enviar copia de los documentos de embarque al cliente.

6) Obtener información del courier de despacho de los documentos originales.

7) Enviar al cliente información del courier y número de la guía de despacho (AWB) de

originales.

8) Efectuar cobranza del pago de la orden.

2. Control de Cobranza Indent: Cada empresa relacionada debe llevar un registro y

control de TODAS las operaciones bajo modalidad Indent/Agenciamiento que haya

cursado. En este registro se debe consignar la orden, factura, monto en dólares,

condición y plazo de pago, fecha de entrega de los documentos originales y comentarios

donde se consignarán las actividades de cobranza realizadas. El Gerente de

Administración y Finanzas es el responsable de establecer el procedimiento y

habilitación de este registro.

3. Cobranza: Las áreas de comex de las distintas empresas relacionadas tendrán

establecido un procedimiento local de cobranza Indent. El que deberá contemplar avisos

de vencimiento 15 días antes del vencimiento, al momento de vencida y semanalmente

una vez vencida la factura hasta lograr el cobro es responsabilidad del Gerente de

Administración y Finanzas la implementación de este procedimiento.

4. Aviso de Remesa: Las áreas de comercio exterior deberán informar mediante

Remmitance Advice (Modelo tipo) al proveedor representado con copia a Setam

Interamericana cuando se tome conocimiento de que el cliente ha efectuado el pago

de la operación adjuntando el swift de pago en el caso que se cuente con el (no es

requisito obtener el swift para enviar el aviso).

5. Archivo de Carpeta de Operación Indent: La carpeta de la operación SOLO se podrá

cerrar y archivar con la copia del aviso de remesa correspondiente



ANEXOS POLITICA DE CREDITO & COBRANZAS


ANEXO 1

CATEGORIAS DE RIESGO

Con el objeto de una adecuada clasificación de nuestros clientes a partir de

nuestras categorías de riesgo detallo a continuación las principales

características de cada una de ellas:

PRIME (A+): Cliente de primera línea y de reconocido prestigio, empresa de

capitales extranjeros, con niveles de facturación por sobre los MMUSD60

anuales. No deben por supuesto tener informes negativos en Centrales de

Riesgos ya sea de Morosidades y/o Documentos Protestados.

BUENO (A): Cliente de primera línea y de reconocido prestigio, empresa de

capitales nacionales, con niveles de Facturación por sobre los MMUSD60

anuales. No deben por supuesto tener informes negativos en Centrales de

Riesgos ya sea de Morosidades y/o Documentos Protestados.

NORMAL (B): Cliente que opera con absoluta normalidad en el mercado, honra

sus compromisos en tiempo y forma, se ajusta a las condiciones negociadas,

en su mercado tiene una buena posición de mercado respecto a sus

competidores más cercanos. Son empresas de bajo riesgo. No deben por

supuesto tener informes negativos en Centrales de Riesgos ya sea de

Morosidades y/o Documentos Protestados.

PROBLEMA (B-): Clientes que tienen problemas en el funcionamiento de su

cuenta, que han tenido prorrogas de documentos y/o protestos, su

comportamiento de pagos es deficiente, no es un cliente de riesgo sino más

bien desorganizado en sus pagos. No deben por supuesto tener informes

negativos en Centrales de Riesgos ya sea de Morosidades y/o Documentos

Protestados o Demandas Laborales.


RIESGO (C): Este tipo de cliente, es aquel que opera con un alto nivel de

riesgo, su mercado objetivo son industrias complicadas, informales, Etc.

Normalmente deberíamos trabajar con Garantías y/o documentos de tercero

u otro mecanismo que nos permita asegurar el capital.

ESTUDIO (D): Cliente que si bien es sujeto de crédito dados los

antecedentes aportados al abrir su cuenta con nosotros no tenemos una

historia con el que nos permita clasificarlo en alguna de las categorías

anteriores. Es una categoría de tránsito pues al vencimiento de su línea de

crédito deberá ser clasificado en una categoría de riesgo de las antes

señalada.

NUEVO (N): Es la categoría de ingreso, cliente sin crédito, pago contado.

PESADO (U): Cliente en el cual se esta trabajando en una planificación de

recuperación de activos, son clientes que están dificultades y que requiere

regularización de su cuenta. Normalmente se trata de clientes en los cuales

queremos la salida, sin embargo, existirán casos en los cuales una vez

normalizada la cuenta y definidos los criterios de aseguramiento de capital

podrían pasar a una categoría que les permita seguir operando con nosotros.

COBRANZA JUDICIAL (J): Clientes cuya administración se ha pasado al

estudio de abogados y también se encuentran en una planificación de

recupero de activos, eso sí, más incierta que la categoría pesado.

EXTRANJERO (E): Cliente domiciliado en el exterior. Venta regularmente

debería ser con carta de crédito salvo que por medio de nuestras filiales en

los países de destino podamos obtener antecedentes que nos aseguren que

es un cliente de primera Línea o en su defecto se cuenta con seguro de

crédito.


ANEXO 2

16-06-2017

Numero Cliente

Razón

Social:

RUT:

Accionista

s/Dueños:

Línea Crédito AutorizadaCondicion de Pago

Línea

Crédito

utilizada:

Plazo:

Documentac

ión:

DESCRIPCION GENERAL DE LA ACTIVIDAD DEL CLIENTE:

INFRAESTRUCTURA Y CAPACIDAD EMPRESARIAL

ANTECEDENTES COMERCIALES

ESTADISTICAS COMERCIALES:

Av. Del Parque 4265 Piso 3 Ciudad Empresarial Huechuraba Santiago

Fonos 56-2-6405600 Mesa Central Fax 56-2-6405700 - 6405800

FORMATO COMITE DE CREDITO

IDENTIFICACION DEL CLIENTE:

CONDICIONES ACTUALES:


Activo Pasivo

Patrimoni

o

Línea

Autorizad

a US$:

Condición de venta

Categoría

de

Riesgo:

Plazo

días:

Documenta

ción:

Garantías

especiale

s:

Vigencia de la línea

(fecha en que debe realizarse un nuevo comité).

PARTICIPA

NTES

Firmas

Operador Comercial

Representante de Venta

Gerente Comercial

Analista

de

Crédito

MELISSA ANFOSSI VARGAS

Gerente

Adm. Y

Finanzas

GERMAN FAUNDES BRAVO

Ventas

Utilidad (perdida)

ACUERDO:

Nombre:

ESTADISTICAS FINANCIERAS:

Fecha de la

información


ANEXO 3

Evaluación Cliente

Código SAP

SII

DICOM

ANTIGÜEDAD GRUPOMATHIESEN

PROMEDIO VENTAS MENSUAL $US

TIPO DE CAMBIO

ACTIVO M$ USD PASIVO M$ USD

Banco 310.306 505 Proveedores 1.032.283 1.681

Cuentas por Cobrar 13.763.660 22.411 Bancos 3.417.074 5.564

Existencias 1.219.879 1.986 Banco LP 6.176.492 10.057

Cuentas por Cobrar LP 1.946.925 3.170 Otros Pasivos LP 6.923.826 11.274

Inversiones Largo Plazo 155.569 253 Capital 2.682.812 4.368

Activo Fijo 1.218.942 1.985 Reservas Legales 252.339 411

Deprecición Acumulada 0 0 Resultado Acumulado -280.208 -456

Otros Activos LP 1.254.454 2.043 Resultado del Ejercicio -334.883 -545

TOTAL ACTIVO 19.869.735$ 32.352,70USD TOTAL PASIVO 19.869.735$ USD 32.352,70

INDICES FINANCIEROS

TC del día 614,16

M$ USD % M$ USD

Ventas 28.429.909 46.291 100% 37.906.545 61.721

Costo de Ventas -26.777.571 -43.600 -94% -35.703.428 -58.134

Margen 1.652.338 2.690 6% 2.203.117 3.587

GAV -1.257.827 -2.048 -4% -1.677.103 -2.731

Remuneraciones 0 0% 0 0

Arriendos 0 0% 0 0

Servicios 0 0% 0 0

Otros -1.257.827 -2.048 -4% -1.677.103 -2.731

EBITDA 394.511 642 1% 526.015 856

Depreciación 0 0 0% 0 0

Intereses -173.773 -283 -1% -231.697 -377

Diferencia de Cambio -101.790 -166 0% -135.720 -221

Otros gastos / Ingresos financieros -574.545 -935 -2% -766.060 -1.247

Resultado Antes de Impuestos -455.597 -742 -2% -607.463 -989

Impuesto 0 0 0% 0 0

Perdida / Ganancia del Ejercicio -455.597 -742 -2% -607.463 -989

LINEA DE CREDITO PROPUESTA SEGÚN VARIACIONES

M$ USD VARIACIONES

BASE (VTA MENSUAL) 3.158.879 631.776 1.029 0,20

LEVERAGE MALO -631.776 -1.029 -0,20

COMPORTAMIENTO DE PAGO (DIAS VENCIDOS)MUY BUENO 315.888 514 0,10

ANTIGÜEDAD ANTIGUO 157.944 257 0,05

DESCALCE ENTRE DSO Y DPO DESCALZADO -473.832 -772 -0,15

ROC (CAPITAL DE TRABAJO) MALO -631.776 -1.029 -0,20

-0,20 MAXIMO

LC PROPUESTA NO SE PUEDE DAR LC

Clasificado como "A"

ANUALIZADO

ANALISIS LINEA DE CREDITO

FERNANDEZ WOOD CONSTRUCTORA S.A.

18091

Fecha Iniciación de Actividades: 01-01-1993

Opero desde el 2003 hasta 2011

3.858

614,16

BALANCE DESDE AL 30-09-2014

Documents

MANUAL DE POLITICAS POLITICA DE CREDITO & COBRANZAS … · relacionados con los Procesos de Créditos y Cobranzas acorde a los principios de la organización. El presente Manual se