Manual de Procedimientos Listo

FECHA DE ELABORACION FECHA DE ACTUALIZACION VISTO BUENO PÁGINA

Agosto del 2015

REFACCIONARIA GUADALAJARA S.A.

Libramiento sur 1234 Manual de procedimiento

MANUAL

DE

PROCEDIMIENTOS


Agosto del 2015



INTRODUCCION

El siguiente documento contiene información valiosa de la REFACCIONARIA

GUADALAJARA S.A. ubicada en TUXTLA GUTIÉRREZ CHIAPAS, libramiento sur

poniente, en él se encuentra especificada cada una de las actividades que se

llevan a cabo dentro de la organización y en cada una de sus aéreas como lo son

ventas, administración, y compras.

Es necesario que se tenga el conocimiento exacto de cada una de las labores y

actividades que se realizan para poder realizarlos de una manera más ordenada y

correcta.

Este documento nos muestra detalladamente cada una de las áreas con sus

respectivas labores, así también se encuentran detalles sobre los puestos y sobre

todo las responsabilidades que traen consigo cada uno de los puestos.

Es necesario que en la organización se presté completa atención a que se

realicen, las labores necesarias y de la manera correcta para que se pueda

alcanzar el éxito, por tal motivo este documento cobra una gran importancia para

la empresa.


Agosto del 2015



MISION:

Somos la comercializadora de autopartes que busca siempre satisfacer

plenamente las necesidades del cliente, con surtido, servicio y precio.

VISION:

Ser la primera opción de compra para los clientes, generando confianza a través

de inmejorable surtido, servicio y precio.

VALORES:

Honradez

Compromiso

Responsabilidad

Calidad

Puntualidad


Agosto del 2015



Autorización

Este manual contiene los procedimientos que debe desarrollar cada puesto en

cada departamento para que sean seguidos por todas las personas que laboran

en la empresa Refaccionaria Guadalajara S.A. en Tuxtla Gutiérrez, Chiapas.

SIMBOLOGIA DE DIAGRAMACION

Elaboro

Autorizo

Daniela Maza Zúñiga

(Supervisor a cargo del manual)

Raúl Carbajal López

(Gerente General)


Agosto del 2015



Inicio/ fin (cuando se inicia una operación, se utiliza este símbolo al principio y al

final de un procedimiento.)

Operaciones (se utiliza cuando hay una actividad o funciones que realizar en el

procedimiento.)

Alternativas (se utiliza cuando en un procedimiento hay opciones o preguntas)

Líneas de conexión (se utiliza para conectar todas las actividades u operaciones y

alternativas.)

Conector dentro de la página (se utiliza cuando regresamos a una actividad en la

página.)

Conector fuera de página (se utiliza para dar seguimiento la actividad a otra

página.)

Nombre del procedimiento Autorización de pago de nóminas


Agosto del 2015



Órgano de adscripción: Gerencia General

Realización: Gerente General.

Descripción

1.- Recibe del Departamento de Administración oficio de envío y la nómina

elaborada para efectuar el pago de los colaboradores.

2.-Verifica que cada colaborador aparezca correctamente en la nómina y

determina:

¿Es correcta la nómina?

Si, Archiva documento de nómina.

Continúa con la actividad No. 3

No, Realiza las anotaciones necesarias en el documento y elabora oficio

de envío para su corrección.

Regresa a la actividad No. 1

3.-Corrobora los cálculos efectuados por el departamento de administración de

acuerdo con sus prestaciones y deducciones; y determina:

¿Son correctos los datos?


Agosto del 2015



Si, Autoriza los depósitos correspondientes.


No, Realiza correcciones y elabora oficio de envío para el Departamento de

Administración para su modificación.


4.-Elabora cheque para el pago de los colaboradores y entrega al Departamento

de Administración para su depósito y pago de los colaboradores.

5.- Recibe y archiva del Departamento de Administración copia del documento del

comprobante de depósito que fue efectuado para el pago de la nómina.

Finaliza el procedimiento.

Nombre del procedimiento: Autorización de pago de nóminas.


Agosto del 2015



Órgano de adscripción: Gerencia General.

Diagrama

B

Corrobora los cálculos

efectuados de acuerdo con sus

prestaciones y deducciones

Realiza las anotaciones

necesarias en el documento

para su corrección

Archiva documento de nómina

A

INICIO

Recibe del departamento

de ad de Administración

oficio de envío y la

nómina elaborada

para efectuar el

pago de los

colaboradores.

e del Departamento

de Administración

oficio de envío y la

nómina elaborada

para efectuar el

pago de los

colaboradores.

ministración la nómina

elaborada para efectuar el

pago

Verifica que cada colaborador

aparezca correctamente en la

nómina

¿Es correcto la

nómina?

SI NO

A C

1

2

3

B


Agosto del 2015



Nombre del procedimiento: Elaboración de objetivos y estrategias

NO SI

Realiza correcciones y elabora

oficio de envío para el

Departamento de

Administración para su

modificación.

Autoriza los depósitos

¿Son correctos

los datos?

C Elabora cheque para el pago y

entrega al Departamento de

Administración para su

depósito y pago.

Recibe y archiva del

Departamento de

Administración copia del

documento

FIN

4

5


Agosto del 2015




Descripción

1.- Consulta los objetivos del anterior periodo para poder realizar nuevos tomando

los anteriores como referencia.

2.-Verifica si fueron alcanzados todos los objetivos establecidos anteriormente y

determina:

¿Fueron todos cumplidos?:

Si, Realiza nuevas propuestas para determinar nuevos objetivos.


No, Recaba los objetivos no cumplidos del anterior periodo.


3.- Analiza las causas del fracaso de él, o los objetivos no cumplidos y realiza

observaciones de las causas, elabora nuevas estrategias para poder realizar los

objetivos y determina:

¿Es posible que puedan cumplirse?:

Si, Determina las técnicas que se implantarán para lograr el objetivo.



Agosto del 2015



No, Determina las causas las causas por las cuales no puede ser

llevado a cabo el objetivo y realiza observaciones.


4.-Elabora oficios con los objetivos que se cumplirán en el siguiente periodo para

cada uno de los departamentos.

5.-Redacta las tácticas para que sean implementadas juntos con los objetivos y

puedan ser ejecutados adecuadamente por cada área.

6.-Realiza copias para entregar a cada jefe de Departamento de los objetivos y

tácticas y archiva originales.


Nombre del procedimiento: Elaboración de objetivos y estrategias.


Agosto del 2015



Órgano de adscripción: Gerencia General.

Diagrama

Consulta los objetivos del

periodo anterior para poder

realizar nuevos

INICIO

Elabora nuevas estrategias

para poder realizar los

objetivos

Analiza las causas del fracaso

Recaba los objetivos no

cumplidos del anterior periodo Realiza nuevas propuestas

para determinar nuevos

objetivos

Verifica si fueron alcanzados

todos los objetivos establecidos

¿Fueron todos

cumplidos?

NO SI

A

B

1

2

3

4

C


Agosto del 2015



Nombre del procedimiento: Autorización de compra de inventarios

NO SI ¿Fueron todos

NO SI ¿Fueron todos

cumplidos?

B

Determina las técnicas que se

implantarán para lograr el

objetivo

Determina las causas las

causas por las cuales no puede

ser llevado a cabo el Objetivo C

Elabora oficios con los

objetivos que se cumplirán en

el siguiente periodo

A

Redacta las tácticas, juntos con

los objetivos y puedan ser

ejecutados

Entregar a cada jefe de

Departamento de los objetivos

y tácticas

FIN

5

7

6


Agosto del 2015




Descripción

1.- Recibe del Departamento de Compras la solicitud de compras de mercancías

para el abastecimiento de inventario.

2.-Identifica la mercancía requerida en la solicitud de compras para su

conocimiento.

3.-Autoriza la solicitud del departamento de compras antes enviada para la

adquisición de inventario.

4.- Recibe facturas originales de la compra efectuada por la compra del inventario

y reproduce copias.

5.- Archiva original de la factura y envía una copia al Departamento de

Administración para su contabilización y deducciones de impuesto

correspondiente.


Nombre del procedimiento: Autorización de compra de inventarios


Agosto del 2015




Diagrama

INICIO

Recibe la solicitud de compras

de mercancías

Identifica la mercancía

requerida en la solicitud

Recibe facturas originales de la

compra efectuada

Archiva original de la factura y

envía una copia al

Departamento de

Administración

Autoriza la solicitud del

departamento de compras

FIN

1

3

4

5

2


Agosto del 2015



Nombre del procedimiento: Desarrollo de propuestas.

Órgano de adscripción: Departamento de Ventas.

Descripción

1.- Identifica el mes en el que se encuentra y determina:

¿Estamos ante un mes de baja?

Si, Elabora un listado de la mercancía con menor demanda.

Continúa con la actividad No.2

No, Realiza algunas propuestas para mejorar el desempeño.


2.- Realiza estrategias y propuestas para dar fluidez a la mercancía que tiene poca

demanda.

3.- Elabora un oficio que contenga las estrategias y propuestas para Gerencia

general.

4.- Recibe de Gerencia General autorización para implementar las estrategias

antes formuladas y determina:

72 de 92


Agosto del 2015



¿Fueron autorizadas?

Si, Procede a implementar las estrategias en su departamento.


No, Reestructura las estrategias y propuestas, elabora oficio y reenvía a

Gerencia General.

Regresa a la actividad No.4

5.- Reúne a los colaboradores del departamento de ventas y explica las nuevas

estrategias a seguir durante el periodo.



Agosto del 2015



Nombre del procedimiento: Desarrollo de propuestas.


Diagrama

Elabora un listado de la

mercancía con menor

demanda.

Realiza algunas propuestas

para mejorar el desempeño.

¿Estamos ante

un mes de baja?

SI NO

Identifica el mes en el que se

encuentra

INICIO

1

Realiza estrategias y

propuestas para dar fluidez a la

mercancía 2

3

Elabora un oficio que contenga

las estrategias y propuestas

A

A

B

4

Recibe de Gerencia General

autorización para implementar

las estrategias C


Agosto del 2015



Procede a implementar las

estrategias en su

departamento

Reestructura las estrategias y

propuestas, elabora oficio y

reenvía a Gerencia General.

¿Fueron

autorizadas?

SI NO

B

5

Reúne a los colaboradores del

departamento de ventas y

explica las nuevas estrategias

C

FIN


Agosto del 2015



Nombre del procedimiento: Selección de proveedores.

Órgano de adscripción: Departamento de Compras.

Realización: Encargado del Departo de Compras.

Descripción

1. Revisa las listas de los proveedores de cada mercancía, que tiene la empresa.

2. Revisa el historial que cada uno tenga con sus respectivas compras que se le hayan hecho.

3. Evalúa de acuerdo a sus precio, tiempo de entrega y facilidades de pago y determina:

¿Cuenta con estos tres parámetros?

Sí. Será seleccionado.

Continúa con la actividad 5.

No. Saldrá de la lista y justifica el por qué lo elimin

Regresar a la actividad 1.

4. Manda una solicitud al gerente general para la autorización de un nuevo catálogo de proveedores y determina:

¿Autorizo el catalogo?

Sí. Accesa al sistema para incluirlos.

Continúa con la actividad 7.

No. Mandara una solicitud y justificación del porque no fue autorizado.

5. Realiza el catálogo de proveedores con los nuevos seleccionados.

6. Llamarles y formalizar las compras que se les harán con respectivos acuerdos.


Agosto del 2015



Nombre del procedimiento: Selección de proveedores.


Diagrama

Revisa las listas de los

proveedores de cada

mercancía

Revisa el historial que cada

uno tenga con sus respectivas

compras que se le hayan

hecho.

INICIO

1

2

3

Evalúa de acuerdo a sus

precio, tiempo de entrega y

facilidades de pago

Será seleccionado Saldrá de la lista y justifica el

por qué lo elimina

¿Cuenta con

estos tres

parámetros?

SI NO

Manda una solicitud al gerente

general para la autorización de

un nuevo catálogo de

proveedores

4

B

B

A


Agosto del 2015



Accesa al sistema para

incluirlos.

Mandara una solicitud y

justificación del porque no fue

autorizado.

¿Autorizo el

catalogo?

SI NO

A

Realiza el catálogo de

proveedores con los nuevos

seleccionados. 5

FIN

6

Llamarles y formalizar las

compras

FIN


Agosto del 2015



Nombre del procedimiento: Proceso de abastecimiento de almacén.


Descripción

1. Recibe del departamento de ventas la lista de la mercancía que trae cada proveedor en el día correspondiente.

2. Checa y revisa producto por producto, el estado en el que viene y los requerimientos que debe tener cada pieza.

3. Cumple con los requerimientos de cada producto y determina:

¿Cumple con los requisitos?

Sí. Se ordenan las piezas nuevamente en cada caja.


No. Se retiene la mercancía y se manda solicitud al departamento de ventas para la devolución.

Regresa a la actividad no 1.

4. Se mandan los productos al área de almacén junto con la lista de los productos

así como sus costos de adquisición y almacenamiento correspondiente.



Agosto del 2015



Nombre del procedimiento: Proceso de abastecimiento de almacén.


Diagrama

Recibe del departamento de

ventas la lista de la mercancía

Checa y revisa producto por

producto, el estado en el que

viene

INICIO

1

2

3

Cumple con los requerimientos

de cada producto

Se ordenan las piezas

nuevamente en cada caja.

Se retiene la mercancía y se

manda solicitud al

departamento de ventas para

la devolución.

¿Cumple con los

requisitos?

SI NO

Se mandan los productos al

área de almacén junto con la

lista de los productos 4

A

A

FIN


Agosto del 2015



Nombre del procedimiento: Elaboración de calendarios.


Realización: Encargado del departamento de ventas.

Descripción.

1.-Reune los nombres de todos los colaboradores del departamento de ventas.

2.-Ordenas los nombres según sus fechas de ingreso a laborar y elabora una lista del más antiguo al más nuevo.

3.-Elabora un listado de tareas a realizar por semana para q sea llevado a cabo por el departamento.

4.-Elabora formato “calendario de labores” asignándoles días de descanso y labores según su antigüedad.

5.- Envía el formato a Gerencia general para autorización.

6.-Recibe autorización de Gerencia General y determina:

¿Fue aprobado el formato?

Si, Realiza copia del formato y lo pega en el lugar designado.

Continúa con la actividad No.6.

No, Reestructura el formato, modifica y elabora uno nuevo.

Regresa a la actividad No.4.

7.-Informa a los colaboradores de manera personal sobre sus actividades de la

semana.


Agosto del 2015



Nombre del procedimiento: Elaboración de calendarios.


Diagrama

Reúne los nombres de todos

los colaboradores

Ordenas los nombres según

sus fechas de ingreso a laborar

y elabora una lista

INICIO

1

2

Envía el calendario a Gerencia

general

Recibe autorización de

Gerencia General

5

6

Elabora un listado de tareas a

realizar por semana

Elabora un calendario

asignándoles días de descanso

y labores según su antigüedad.

3

4

A

B


Agosto del 2015



Realiza copia del calendario y

lo pega en el lugar designado

Reestructura el calendario,

modifica y elabora uno nuevo.

Regresa a la

actividad No.4.

¿Fue aprobado

el calendario?

SI NO

A

FIN

Informa a los colaboradores de

manera personal sobre sus

actividades 7

B


Agosto del 2015



FORMATO

“Calendario de labores”

Nombre

Lunes

(2)

Martes

(2)

Miércoles

(2)

Jueves

(2)

Viernes

(2)

Sábado

(2)

(1) (3) (3) (3) (3) (3) (3)

(1) (3) (3) (3) (3) (3) (3)

(1) (3) (3) (3) (3) (3) (3)

INSTRUCCIONES

Realiza las actividades según el número que corresponda:

(1).- Coloque los nombres de los colaboradores.

(2).-En este espacio irán colocados los días de la semana, exceptuando domingo

ya que este día no es laborable.

(3).-Ira colocado la tarea a realizar en este día por el colaborador o si es su día

asignado para descansar.


Agosto del 2015



Nombre del procedimiento: Elaboración de logros de ventas mensuales.


Descripción

1.-Solicita al departamento de administración las ventas del mes pasado y las del

año pasado, en el mes a incurrir.

2.-Analisa la información y elabora una meta de ventas mensual a cumplir durante

el periodo siguiente.

3.- Redacta el objetivo, elabora estrategias para poder llevarla a cabo y realiza

oficio.

4.-Reune a los colaboradores del departamento de ventas e informa de la nueva

meta a trabajar el posterior mes y explica las estrategias a seguir.

5.-Archiva el oficio del objetivo del mes para su uso personal.



Agosto del 2015



Nombre del procedimiento: Elaboración de logros de ventas mensuales.


Diagrama

Solicita al departamento de

administración las ventas del

mes pasado y las del año

pasado, en el mes a incurrir.

Analiza la información y

elabora una meta de ventas

mensual

INICIO

1

2

FIN

5

Archiva el oficio del objetivo del

mes para su uso personal

Redacta el objetivo, elabora

estrategias para poder llevarla

a cabo

Reúne a los colaboradores del

departamento de ventas e

informa de la nueva meta

3

4


Agosto del 2015



Nombre del procedimiento Evaluación de productividad.


Descripción

1.-Consulta el objetivo mensual con el que se está trabajando.

2.-Consulta el sistema e imprime el informe de ventas por vendedor.

3.-Analiza el objetivo mensual y compara con las ventas que se llevan en el mes

mediante el sistema y determina:

¿Estas siendo cumplido?

Si, Felicita a su equipo de trabajo.


No, Estructura nuevas estrategias para cumplir con el objetivo.


4.- Anima a los colaboradores con una baja productividad a realizar las estrategias

nuevas para aumentar sus ventas.



Agosto del 2015



Nombre del procedimiento Evaluación de productividad.


Diagrama

Consulta el objetivo mensual

con el que se está trabajando

Consulta el sistema e imprime

el informe de ventas

INICIO

1

2

3

Analiza el objetivo mensual y

compara con las ventas que se

llevan en el mes mediante el

sistema.

Felicita a su equipo de trabajo .Estructura nuevas estrategias

para cumplir con el objetivo

¿Estas siendo

cumplido?

SI NO

FIN Anima a los colaboradores con

una baja productividad 4

FIN


Agosto del 2015



Glosario

A

Abastecimiento: Conjunto de actividades que permite identificar y adquirir los

bienes y servicios que la compañía requiere para su operación, ya sea de fuentes

internas o externas.

C

Catalogo: Es la relación ordenada de elementos pertenecientes al mismo

conjunto, que por su número precisan de esa catalogación para facilitar su

localización.

Colaborador: Persona que colabora en una tarea realizada en común con varias

personas.

Corroborar: Apoyar una opinión, teoría, etc., con nuevos datos o argumentos.

I

Incurrir: Tener merecido alguien lo que se expresa.

http://es.wiktionary.org/wiki/relaci%C3%B3n

http://es.wiktionary.org/wiki/elemento

http://es.wikipedia.org/wiki/Conjunto


Agosto del 2015



P

Procedimiento: Conjunto de acciones u operaciones que tienen que realizarse de

la misma forma, para obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas

circunstancias.

R

Requerimiento: Algo que se le pide o solicita a alguien.

S

Stocks: Registro documental de los bienes y demás cosas pertenecientes a una

persona, empresa o comunidad, hecho con orden y precisión.

Documents

Manual de Procedimientos Listo