Manual Word 2010, completo

Word 2010

2 Programa de Diseño, Publicidad y Extensión

Técnico en Computación

Word 2010

Director del Programa : Lic. Jaime Benavides Flores.

Coordinador General : Lic. Daniel Sanchez Gamboa.

Coordinador Académico : Ing. Eloy Sotelo Cruz.

Elaboración : Prof. Carlos Soplin Jaico.

Diagramación : Rogger´s Publicidad - Sr. Javier Almora Oliva.

© Los derechos de edición, distribución y comercialización de esta obra son de exclusividad del Instituto Superior Tecnológico IDAT

3Programa de Diseño, Publicidad y Extensión

Word 2010

PresentaciónMicrosoft Word 2010 ofrece lo mejor para todas las situaciones: características

mejoradas para crear documentos de calidad profesional, maneras más sencillas de colaborar con otros usuarios y acceso a los archivos desde casi cualquier lugar.

Word 2010 está diseñado para brindarle las mejores herramientas para dar formato a los documentos. Además le ayuda a organizar y a redactar documentos de manera más fácil y eficaz, así como a mantener los documentos a su alcance para que pueda plasmar sus mejores ideas en el momento y lugar en que se presenten.

Lic. Jaime Benavides Flores

Director del Programa de Diseño, Publicidad y Extensión

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Sesión 1Redacción comercial



Redacción comercialVivimos en la era del conocimiento, lo que demanda una clara comunicación

tanto oral como escrita, sobre todo en los negocios la redacción comercial es muy importe y Microsoft Word 2010 es uno de los programas que nos facilitara en la comunicación escrita.

Microsoft Word 2010

Es un programa que está diseñado para la elaboración de todo tipo de documentos, y en esta nueva versión, nos ofrece herramientas nuevas con mejoradas características, permitiéndonos crear documentos de calidad profesional, visualmente atractivos con más rapidez que nunca, como si fuera un profesional del diseño.

Característica y ventajas

• Crear documentos visualmente atractivos con más rapidez que nunca.

• Ahorrar tiempo y simplificar el trabajo

• Trabajar en conjunto de forma satisfactoria

• Tener acceso a la información desde más lugares.


Word 2010

Descripción del entorno

Cuando ingrese a Word vera la siguiente ventana:

Cinta de opciones

Es la franja larga y ancha que se encuentra en la parte superior de la venta, presenta los comandos más utilizados, en primer plano nos muestra la ficha Inicio, con los comandos más habituales y no necesitará ir a buscarlo para realizar las tareas que constantemente se realizan.

Las fichas

La cinta de opciones tiene ocho fichas básicas en la parte superior. Cada una representa un área de actividad. Aparecerá automáticamente más fichas con otros comando de acuerdo a lo que se encuentre realizando y de esta forma no tendrá que buscar los comandos para ese tipo de operación.



Grupos

Cada una de las fichas contiene varios grupos que contienen elementos o relacionados al grupo. Por ejemplo el siguiente grupo Fuente de la ficha inicio, contiene comandos relacionados con la fuente, y algunos tienen el iniciador de cuadros de dialogo como el grupo fuente.

Los comandos

Los comandos se encuentran dentro de un grupo en forma de botones, cuadro en el que se escribe información o un menú. Con algunos comandos es posible obtener una vista previa en el documento, por ejemplo el tipo de fuente.

Iniciador de cuadros de diálogo

Es una pequeña flecha diagonal que se encuentra en algunos grupos en la esquina inferior derecha, al darle clic en ella nos mostrara más opciones relacionadas con el grupo en un cuadro de dialogo o en un panel de tareas.

Barra de herramientas de acceso rápido

Se encuentra en la parte superior izquierda de la cinta de opciones, es una barra de herramientas que se puede personalizar y que contiene un conjunto de comandos independientes de la ficha en la cinta de opciones que se muestra. Se le pueden agregar botones que representan comandos.

La barra de herramientas de acceso rápido puede colocarse en:

En la esquina superior izquierda junto al icono de un programa de Microsoft Office, por ejemplo, junto al icono de Word . (ubicación predeterminada).

Debajo de la cinta de opciones, que es parte de la Interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent.


Word 2010

Operación con documentos

Las operaciones con documentos comunes son:

Crear un nuevo documento

1. Haga clic en la pestaña Archivo.

2. Luego haga clic en Nuevo.

3. En Plantillas disponibles, haga clic en Documento en blanco.

4. Haga clic en Crear.

Abrir un documento


2. Luego, haga clic en Abrir.

3. En el panel izquierdo del cuadro de diálogo Abrir, haga clic en la unidad o carpeta que contiene el documento.

4. Luego Haga clic en el documento que desea abrir.

5. Luego haga clic en Abrir.

Guardar un documento

Para guardar un documento en el formato usado por Word 2010 y Word 2007, realice lo siguiente:


2. Luego clic en Guardar como.

3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el documento.

4. Luego en el panel izquierdo del cuadro de diálogo Guardar Comor, haga clic en la unidad o carpeta donde desea guardar el documento.

5. Luego Haga clic en Guardar.

Para guardar un documento para que sea compatible con Word 2003 o una versión anterior, realice lo siguiente:

1. Abra el documento que desee usar en Word 2003 o una versión anterior.


3. Luego clic en Guardar como.

4. En la lista Guardar como tipo, haga clic en Documento de Word 97- 2003. Así se cambia el formato del archivo a .doc.



5. En Nombre de archivo, escriba un nombre para el documento.

6. Luego Haga clic en Guardar.

Leer documentos

1. Abrir el documento que desee leer.

2. Luego Clic en la ficha Vista.

3. En el grupo Vistas de documento, haga clic en Lectura de pantalla completa.

4. Para moverse de una página a otra en un documento, realice lo siguiente:

a. Hacer clic en las flechas de las esquinas inferiores de las páginas.

b. Presione AV PÁG y RE PÁG, o BARRA ESPACIADORA y RETROCESO en el teclado.

c. Haga clic en las flechas de navegación de la parte superior central de la pantalla.

Redactar una carta comercial

La carta comercial es una comunicación cuyo contenido es de carácter comercial y son usadas para realizar compras, ventas, reclamos.

Algunas consideraciones a tener en cuenta cuando se elabore una carta comercial:

- Claridad: Usar un lenguaje sencillo de manera que el lector la comprenda fácilmente.

- Brevedad: Consiste en evitar frases sin ningún significado, palabras sobrantes.

- Corrección: Es necesario cuidar la sintaxis, la concordancia, la ortografía y manejar adecuadamente el idioma.

- Estética: Una carta no sólo debe estar bien escrita sino bien presentada; hay que cuidar los márgenes, los espacios y la pulcritud.

- Cortesías: Al redactar la carta se debe tener en cuenta el buen trato que le damos al lector.

- Sencillez: La redacción debe ser sencilla, sin exageración.

La corrección ortográfica y gramática severa más adelanté.


Word 2010

Ejemplo de una Carta comercial

Antes de digitar la carta comercial active el comando Mostar todo y utilice lo siguiente:




Word 2010

Comandos de edición

Al copiar - cortar (mover) y pegar información (textos, imágenes, etc.), está creando un duplicado de la información original que posteriormente puede modificar al margen del contenido original en el mismo documento u otro documento.

Otra manera de copiar y pegar información consiste en usar los métodos abreviados de teclado Ctrl+C (Copiar) y Ctrl+V (Pegar).

Para mover y pegar información también podemos utilizar los métodos abreviados de teclado Ctrl+X (Cortar - Mover) y Ctrl+V (Pegar).

Respecto a la selección de texto

• Para seleccionar una palabra, pulsar el botón selección de mouse (clic) 2 veces.

• Para seleccionar una línea de textos, ubicar el puntero de mouse fuera de la hoja de Word (en el área de los márgenes) y se activará el símbolo de selección; a partir de esta simbología podemos hacer los arrastres de mouse para escoger las líneas de texto para copiar o cortar.

• Para seleccionar un párrafo de texto, pulsar el botón selección de mouse (clic) 3 veces.

• Estas acciones de copiar - cortar y pegar son las tareas clásicas cuyo origen es del sistema operativo Windows, pero en la acción de pegar en el programa Word tenemos que administrar diversas formas con el objeto de uso apropiado de esta información, que se explica a continuación.

• En las siguientes imágenes referente a la acción de Pegar en Word 2007 (versión 12) y Word 2010 (versión 14) las diferencias las podemos comprobar gráficamente.

• En la versión Word 2007 la acción de PEGAR contenía la opción Pegar / Pegado Especial... y Pegar como hipervínculo.

• En Word 2010 la opción de Pegar contiene otras alternativas (novedades respecto a Word 2007 referente o en relación a las acciones de pegar información de tipo texto, imagen, etc.

• Cuando pulsamos el botón despegable de la opción Pegar en opciones de pegado se activan 3 opciones:

1. Mantener formato de origen (M).- Permite pegar los datos del contenido del portapapeles respetando su formato de origen. Una de sus ventajas es que pega el contenido de texto dentro de un polígono anulando el interlineado.

2. Combinar formato (C).- Esta opción también permite pegar los contenidos del portapapeles tal cual se digitaron. Si pegamos un texto al interior de un polígono, este contenido mantiene el interlineado.



3. Mantener solo Texto (T).- Esta opción, a diferencia de Mantener origen y Combinar formato, es que si nosotros copiamos textos e imagen, al momento de pegar solo podemos obtener un pegado del texto, la imagen no se podrá pegar. Esta es una ventaja si utilizamos la opción Mantener solo texto.

Respecto a la acción de pegado especial...

Por ejemplo, si vamos a copiar algún texto de Internet o desde otro archivo de Word (de cualquier versión), es conveniente escoger la opción Pegado Especial / Texto sin Formato con el objeto de anular cualquier otro formato del texto de origen: es decir al hacer estas acciones de Texto sin formato se eliminarán los espacio de interlineado, los vínculos o enlaces del contenido de la página web.

Formatos de fuente

Al abrir un documento nuevo fijémonos en que Word 2010 usa un tipo de letra de forma predeterminada llamada Calibri de tamaño 11, lo podemos ver en la pestaña Inicio.


Word 2010

Para cambiar el tipo de letra a usar hemos de hacer click en el icono a la derecha de Fuente, que vemos en la imagen anterior.

En esta ventana podremos cambiar tanto el tipo de letra a usar así como su estilo, tamaño, color, etc.

También podremos configurar el Espacio entre caracteres, es útil para regular la escala, espacio y la posición de las letras.

La configuración definida será aplicable a un texto seleccionado, o de no haberlo, será aplicable al que continuemos escribiendo a partir de ese punto.

Haciendo click en el botón Establecer como predeterminado podremos cambiar el tipo de letra a usar por defecto cada vez que se abra un documento nuevo.

En la parte inferior de la ventana obtenemos una vista previa de la configuración de texto, antes de aplicarla



Algunas de las opciones las podremos configurar más rápidamente desde la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Inicio, de la barra de herramientas de acceso rápido.

Además con el icono pondremos o quitaremos el atributo negrita (o con el teclado con Ctrl+N).

Con el icono pondremos o quitaremos el atributo cursiva (o también desde el teclado con Ctrl+K).

Con el icono pondremos o quitaremos el atributo subrayado (o también desde el teclado con Ctrl+S).

Estos atributos se pueden combinar para obtener, por ejemplo, un tipo de letra negrita y subrayado a la vez.

Con los iconos y podremos cambiar el color del resaltado y el de la letra misma.

Para especificar lasdimensiones de las

áreas de sangrado y deindicaciones, haga clic

en Más opciones enel cuadro de diálogo

Nuevo documento.

Esta área se descartacuando el documento

se recorta a su tamañofinal de página.


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Ejercicio 01

IES EMILIO PÉREZ PIÑERO

(centrado, negrita, subrayado, tamaño 22.)

IES EMILIO PÉREZ PIÑERO

(Alineado a la derecha, cursiva, color rojo)

IES EMILIO PÉREZ PIÑERO (espacio entre caracteres escala 150 %, letra times New Roman, tamaño 12)

IES EMILIO PÉREZ PIÑERO (contorno, tamaño 24, letra arial.)

Ejercicio 02

Los textos en superíndice y en subíndice se usan para fórmulas, por ejemplo:

F(x) = x2-yn-1

103+33 = 1000 + 27 Bw,Cx, Dy, Ez…

Los archivos de documento utilizan la extensión .indd, los archivos de plantilla utilizan la extensión .indt, los archivos de fragmento utilizan la extensión .idms, los archivos de biblioteca utilizan la extensión .indl, los archivos de intercambio utilizan la extensión .inx, los archivos de marcado utilizan la extensión .idml y los archivos de libro utilizan la extensión .indb.

Alineación de texto

Hay cuatro formas de alinear un párrafo, y para aplicarlas la forma más rápida es situar el cursor dentro del párrafo y hacer click en uno de los iconos que se hallan en el grupo Párrafo de la pestaña Inicio, de la barra de herramientas de acceso rápido.

A continuación unos ejemplos:

“Lo primero que hemos de hacer es encender la UNIDAD CENTRAL pulsando el botón correspondiente (normalmente el más grande que haya en el frontal del ordenador). Después encenderemos el MONITOR pulsando su botón de encendido / apagado.”



“Lo primero que hemos de hacer es encender la UNIDAD CENTRAL pulsando el botón correspondiente (normalmente el

más grande que haya en el frontal del ordenador). Después encenderemos el MONITOR pulsando su botón de encendido /

apagado.”

“Lo primero que hemos de hacer es encender la UNIDAD CENTRAL pulsando el botón correspondiente (normalmente el

más grande que haya en el frontal del ordenador). Después encenderemos el MONITOR pulsando su botón de encendido /

apagado.”

“Lo primero que hemos de hacer es encender la UNIDAD CENTRAL pulsando el botón correspondiente (normalmente el más grande que haya en el frontal del ordenador). Después encenderemos el MONITOR pulsando su botón de encendido / apagado.”

Guardar un documento

Para guardar un documento en el formato usado por Word 2010 y Word 2007, realice lo siguiente:


2. Haga clic en Guardar como.


4. Haga clic en Guardar.


Word 2010

Para guardar un documento para que sea compatible con Word 2003 o una versión anterior, realice lo siguiente:

1. Abra el documento que desee usar en Word 2003 o una versión anterior.


3. Haga clic en Guardar como.

4. En la lista Guardar como tipo, hagab clic en Documento de Word 97-2003. Así se cambia el formato del archivo a .doc.


6. Haga clic en Guardar.



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Sesión 2 Diseño de una memoria

descriptiva



Diseño de páginaCuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciéramos

en una hoja de papel que luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un área en la cual podemos escribir y unos márgenes los cuales no podemos sobrepasar.

Estos márgenes se definen en la pestaña Diseño de página, en el grupo de herramientas Configurar página, se nos muestra las herramientas con las que se puede modificar Márgenes, Orientación, Saltos de página, Tamaño, Números de línea, Columnas y Guiones.

El marco y el cuadro delimitador

de un gráficoimportado pueden tener

tamaños distintos.

Al hacer clic sobre el botón Márgenes, aparecen unos márgenes predeterminados que se pueden utilizar para agilizar la tarea. Si ninguno de esos márgenes es correcto para el documento que está realizando, entonces se puede personalizar haciendo clic en la opción Márgenes Personalizados.


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También se puede modificar el tamaño de la hoja, en la cual saldrá impreso el documento. Al hacer clic en el botón Tamaño, se abre una lista de Tamaños predeterminados. Pero, al igual que en los márgenes, aquí también se puede personalizar el tamaño de la hoja, haciendo clic en la opción Más tamaños de papel.

En el cuadro de diálogo de la pestaña Márgenes podemos fijar los márgenes tecleando los cm. deseados en cada campo.

- Superior: debemos indicar la distancia entre el borde superior de la página y la primera línea del documento.

- Inferior: indicaremos la distancia entre la última línea del documento y el borde inferior de la página.

- Izquierdo: introduciremos la distancia entre el borde izquierdo de la página y el principio de las líneas del documento.

- Derecho: indicaremos la distancia entre el borde derecho de la página y el final de las líneas del documento.

- Encuadernación. Es un espacio adicional para cuando vamos a utilizar las páginas para encuadernar un libro.

- Posición del margen interno. Posición del margen interno, normalmente se refiere al margen de encuadernación.

- Orientación. Aquí indicamos si la página tiene orientación vertical (la más usual) o horizontal.

- Páginas. Podemos establecer varias páginas, en ese caso tenemos varias opciones: Márgenes simétricos, Dos páginas por hoja o Libro plegado. Al establecer cada una de estas opciones la vista previa te mostrará claramente en que consisten.



- En la parte derecha de la pantalla Tenemos la Vista previa que nos dará una idea bastante aproximada de cómo afectan los cambios que hemos introducido al diseño de la página.

- Si pulsamos el botón Predeterminar, Los valores actuales serán los que se utilicen en los nuevos documentos que creemos.

En la pestaña Papel determinaremos el tipo de papel a utilizar para la impresora, A4, Carta, etc. Y también la bandeja de la que tomará el papel la impresora, en caso de que tenga más de una.

En la pestaña Diseño fijaremos la posición de Encabezados y pies de página. Hemos dicho que fuera de los márgenes no se puede escribir, pero hay una excepción, los encabezados y pies de página se escriben en la zona de los márgenes. Si vamos a utilizar encabezados o pies de página, debemos tenerlo en cuenta a la hora de fijar la amplitud de los márgenes.

Portada del documento

Microsoft Word ofrece una galería de útiles portadas prediseñadas. Elija una portada y sustituya el texto de ejemplo por el suyo.

Las portadas siempre se insertan al principio de un documento, independientemente de la parte del documento en la que aparezca el cursor.


Word 2010

Caso práctico

Insertar una portada al documento.

1. En el grupo Páginas de la ficha Insertar, haga clic en Portada.

2. Haga clic en un diseño de portada de la galería de opciones.

3. Después de insertar una portada, puede reemplazar el texto de ejemplo con su propio texto haciendo clic para seleccionar un área de la portada, por ejemplo Rellenamos los campos (título del documento, subtitulo, una pequeña descripción, etc.).

Al seleccionar la portada está se introduce en la primera página del documento dejando una nueva para que podamos seguir con la redacción del mismo fácilmente.



Encabezados y pie de página

Puede insertar encabezados o pies de página prediseñados en el documento y cambiar fácilmente los diseños de encabezado y pie de página. O bien, puede crear su propio encabezado o pie de página con un logotipo de organización y un aspecto personalizado, y guardar el encabezado o pie de página nuevos en la galería.

1. En el grupo Encabezado y pie de página de la ficha Insertar, haga clic en Encabezado o en Pie de página.

2. Haga clic en el diseño de encabezado o pie de página que desea usar.

El encabezado o el pie de página se insertan en todas las páginas del documento.

En caso necesario, puede dar formato al texto del encabezado

o del pie de página se-leccionando el texto y

utilizando las opciones de formato de la mini-

barra de herramientas.

Hacer que sean distintos los encabezados o pies de página de las páginas pares e impares

Por ejemplo, podría decidir utilizar el título del documento en las páginas impares y el título del capítulo en las páginas pares.

1. En el grupo Encabezado y pie de página de la ficha Insertar, haga clic en Encabezado o en Pie de página.

2. Haga clic en Editar encabezado o en Editar pie de página.

3. En la ficha Encabezados y pies de página, dentro del grupo Opciones, active la casilla de verificación Pares e impares diferentes.


Word 2010

4. Si es necesario, en el grupo Exploración, haga clic en Anterior o en Siguiente para entrar en las áreas de encabezado o pie de página de las páginas pares o impares.

5. Cree el encabezado o pie de página para las páginas impares en el área Encabezado en página impar o Pie de página en página impar. Cree el encabezado o pie de página para las páginas pares en el área Encabezado en página par o Pie de página en página par.

Agregar un número de página desde la galería

1. En la ficha Insertar, en el grupo Encabezado y pie de página, haga clic en Número de página.

2. Haga clic en la ubicación del número de página que desee.

3. En la galería, desplácese por las opciones y, a continuación, haga clic en el formato de número de página que desee.

4. Para volver al cuerpo del documento, haga clic en Cerrar encabezado y pie de página en la ficha Diseño (en Herramientas para encabezado y pie de página).

La galería de números de página incluye formatos de página X de Y páginas en los cuales Y es el número total de páginas del documento.

Sangrías de párrafo

Podemos fijar los cm. que queremos que se desplace el párrafo tanto a la izquierda como a la derecha rellenando los campos Izquierda y/o Derecha.

También podemos indicar uno de los dos tipos de sangría Especial disponibles en la ventana que se despliega al hacer clic en el botón de la derecha.



Tipos:

- Primera Linea.

- Francesa.

- Izquierda.

- Derecha.

Caso práctico 01

Se desea colocar Sangría de Primera Línea al siguiente párrafo.

1. Digitar un párrafo, ubicar el cursor de mouse al inicio del párrafo de texto.

2. Seleccionar el botón SANGRíA PRIMERA LÍNEA de la regla horizontal. Tal como se aprecia en la imagen:

3. Hacer arrastres de mouse del botón sangría de primera línea para generar el efecto de desplazamiento, desde la primera línea.


Word 2010

4. Resultado de Sangría primera línea, ejemplo: sangría de 3 cms.

Caso práctico 02

Se desea colocar Sangría Francesa al siguiente párrafo.


2. Seleccionar el botón SANGRIA FRANCESA de la regla horizontal, tal como se aprecia en la siguiente imagen:

3. Hacer arrastres de mouse del botón sangría francesa para generar el efecto de desplazamiento.

4. Resultado de Sangría francesa (segunda línea). Ejemplo: sangría de 2 cms.



Caso práctico 03

Se desea colocar Sangría Izquierda al siguiente párrafo.


2. Seleccionar el botón SANGRIA DERECHA de la regla horizontal, tal como se aprecia en la siguiente imagen:

3. Hacer arrastres de mouse del botón sangría derecha, generando el efecto de desplazamiento.

4. Resultado de Sangría derecha (en bloque). Ejemplo: sangría a 3.5 cm.

Listas

Viñetas

La función Viñetas en Word es muy útil, pues nos ayuda a crear listas de una manera muy rápida y fácil. También para identificar y puntualizar ideas o comentarios que deseamos estructurar.


Word 2010

Si por ejemplo tenemos el siguiente texto:

Y deseamos puntualizar en los elementos de la planificación e identificarlos a través de viñetitas que apoye la visualización. Seguimos el procedimiento a continuación:

1. Sombreamos las frases o párrafos del texto que deseamos identificar con viñetas.

2. Pulsamos el botón Viñetas de la barra de herramientas.

Y ya tendremos nuestro texto punteado como lo queriamos.

Si deseáramos cambiar el estilo de la viñeta de punto a otro que nos guste más.

a. Desplegamos la ventana de opciones pulsando sobre la flechita del ícono.



b. Seleccionamos para el ejemplo una viñeta estilo "cheque".

c. Ya nuestro texto tendrá este tipo de viñeta para la presentación.

Numeración

Si en lugar de viñetas, queremos crear una lista numerada de los elementos del proceso administrativo.

1. Sombreamos el texto que queremos listar.

2. Pulsamos el botón Numeración de la barra de herramientas.

3. Ya tendremos nuestro texto debidamente numerado.


Word 2010

Si quisiéramos cambiar el estilo de la numeración, desplegamos al ventana de opciones de Numeración y seleccionamos el formato que deseamos.

En este ejemplo seleccionaremos literales en paréntesis.

Ya tendremos nuestro numerado en este nuevo formato.



Multinivel

El objetivo es administrar una lista con varios niveles, presentar los elementos de la lista en distintos niveles en vez de uno solo.

Caso práctico

Se desea crear niveles como se muestra en la siguiente imagen:

Solución

1. Digitar todo el texto sin niveles:


Word 2010

2. Seleccionar todo el texto:

3. Aplicar Lista Multinivel como muestra en la imagen:

4. Luego seleccionar el texto para el primer nivel como muestra en la siguiente imagen:



5. Aplicar aumentar sangría.

6. El resultado se mostrara a continuación.

7. Repetir desde el paso 4 para los siguientes niveles.

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Sesión 3Revisión del documento



Revisión del documentoLos comandos de revisión de Word pueden encontrar y corregir muchos errores

comunes. Se pueden usar para: Verificar la ortografía y gramática, Encontrar un sinónimo para una palabra en particular o Realizar la traducción de una palabra a diferentes idiomas.

También podrá colocar comentarios, realizar un seguimiento de los cambios realizados, comprar diferentes versiones del documento y finalmente proteger el documento.

Ortografía y gramática

Word verifica el documento en busca de errores ortográficos haciendo uso de un diccionario español estándar. Si no logra encontrar la palabra en el diccionario, ésta se presentará en el cuadro de diálogo Ortografía para que se corrija el error.

Además de los errores ortográficos, Word también avisa al encontrar palabras repetidas y palabras extrañas con el uso de mayúsculas.

Evitar que haya errores en nuestros textos es ahora mucho más fácil. No obstante conviene saber que revisar un documento y que Word no encuentre ningún error no quiere decir que, necesariamente, sea así. Ya que hay errores que Word no puede detectar puesto que dependen del contexto.

Caso práctico 01

Es indispensable configurar la revisión mientras se va escribiendo textos en el documento. También se deberá activar la corrección automática gramatical.

Solución:

1. Haga en la ficha Archivo.

La revisión ortográfica consiste en comprobar

que la palabras de nuestro texto no son

erróneas y la revisión gramatical trata de que las frases no contengan

errores gramaticales como por ejemplo "Los

libros son buenas"; donde no concuerdan el

genero del sujeto y del adjetivo.

2. Luego clic al botón:

3. En la caja de dialogo opciones de Word, del panel izquierdo elija el botón:


Word 2010

4. Active las casillas que se señalan:

5. Finalmente haga clic en

Si requiere revisar los textos después de ser ingresado deberá desactivar la casilla Revisar ortografía mientras escribe.

Caso práctico 02

Activar el documento: PracDirg_RevisionAsistida y luego revise su ortografía y gramática, utilizando el comando formal. También se recomienda utilizar el clic derecho del mouse.

Solución formal

1. Ubicar el punto de inserción al inicio del documento.

2. Seleccione en la cinta de opciones la ficha:

3. En el grupo de comandos Revisión, haga clic en el botón de comando:

También puede utilizar la tecla F7.



4. Llegados a esta situación debemos decidir qué botón de la derecha pulsamos, en este caso el más adecuado sería "Cambiar todas", luego manejando criterios sencillos vamos corrigiendo cada uno de los errores.

• Omitir una vez. No realiza ninguna acción sobre la palabra no encontrada y continua revisando el documento.

• Omitir todas. Cada vez que vuelva a encontrar la misma palabra la pasará por alto sin realizar ninguna acción sobre ella. Continua revisando el documento.

• Agregar al diccionario. Añade la palabra no encontrada al diccionario personalizado. Podemos usar esta acción cuando consideremos que la palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que la vuelva a detectar como no encontrada.

• Cambiar. La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituirá a la palabra no encontrada. Si no hay ninguna sugerencia que consideremos acertada podemos escribir directamente sobre la palabra no encontrada la corrección que creamos oportuna y pulsar este botón.

• Cambiar todas. Cambia automáticamente todas las veces que aparezca la palabra seleccionada de la lista de sugerencias por la palabra no encontrada.

• Autocorrección. Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la lista de sugerencias a la lista de Autocorrección.

En la correcion gramatical se debe

considerar que en la superior aparece en

color verde la palabra detectada como

errónea y la frase del texto en la que se encuentra esa

palabra.


Word 2010

Justo encima aparece una explicación del error encontrado y debajo tenemos una zona titulada Sugerencias: en la parte inferior una lista con las sugerencias para corregir la palabra errónea. En muchos casos, dentro de esta lista se encontrará la palabra correcta.

Solución con el clic derecho

1. Haga clic derecho sobre la palabra “mal escrita” (palabra con el subrayado ondulado rojo o verde).

2. En el menú contextual se podrá elegir de una lista de sugerencias la palabra correcta:

Cabe destacar también, las opciones de esta caja de dialogo:

• Sugerencias. En la parte superior nos muestra, en letra negrita, la lista de palabras sugeridas para corregir el error, si consideramos que alguna sugerencia es correcta no tenemos más que seleccionarla y hacer clic, Word sustituirá la palabra subrayada por la sugerencia elegida.

• Omitir todas. Cada vez que vuelva a encontrar la misma palabra la pasará por alto sin realizar ninguna acción sobre ella y no la volverá a mostrar subrayada.

• En caso de faltar el botón Omitir, no es ningún problema ya que si queremos omitir el error detectado basta con no elegir ninguna opción de la ventana y hacer clic fuera de la ventana para que se cierre. Si consideramos que la palabra subrayada no es un error no hace falta ni siquiera abrir la ventana. No pasa nada por dejar una palabra subrayada, el subrayado rojo no se imprimirá en ningún caso.

• Agregar al diccionario. Añade la palabra subrayada al diccionario personalizado y no la volverá a mostrar subrayada.

• Autocorrección. Si hacemos clic en Autocorrección se abrirá la lista con las sugerencias para que elijamos cual de ellas añadimos a la lista de autocorrección.

• Idioma. Al hacer clic aparecerá una lista para que seleccionemos el nuevo idioma.

• Ortografía... Si hacemos clic aquí aparecerá la caja de dialogo de Ortografía y gramática.



Referencia

Otro comando del grupo Revisión es Referencia en donde podrá elegir y buscar materiales de referencia como diccionarios, enciclopedias y servicios de traducción entre otros.

Esta caracterítica es muy util sobre todo si se quiere conocer el significado de una palabra en aprticular. Existen dos maneras de trabajar esta característica, la primera es seleccionando la palabra y luego aplica la orden o aplica la orden y escirbe la palabra de la que desea tener referencia.

Caso práctico

Del texto anterior Revisar la Referencia de la palabra “panorama”, luego escoja otra palabra a su criterio para revisar.

Con la orden Referencia en el panel de tareas, escriba la palabra “admirar” para encontrar significados y sinónimos.

Solución:

1. Seleccione la palabra “panorama”.


3. Luego en el grupo de comandos Revisión, haga clic en el botón:

4. Aparece en el panel de tareas el resultado de la búsqueda:

Cuando elija otra palabra, repita la

secuencia anterior y haga clic en el botón

Iniciar búsqueda:

(o pulse la tecla

Enter)

También puede colocar cualquier otra palabra

en el control buscar y pulse la tecla Enter

para iniciar la búsque-da (o haga clic en el

botón Iniciar búsqueda


Word 2010

Sinónimos

El diccionario de sinónimos se usa para dar mayor interés y precisión a los textos. Se puede buscar rápidamente un sinónimo para una palabra seleccionada en el documento. Algunas palabras tienen diferentes significados. Es posible seleccionar el significado deseado para que Word presente opciones alternativas.

Puede seleccionar la palabra en el documento y elegir la orden correspondiente a sinónimos en el panel de tareas aparecerán los posibles significados de la palabra. Si no se encuentra un sinónimo, Word presenta la lista de palabras alfabéticamente parecidas a la seleccionada, en lugar de los significados. También es posible utilizar el clic derecho del mouse para buscar sinónimos.

Caso práctico

Realice la búsqueda de sinónimos de la palabra Segmento y remplácelo por fragmento, utilizando el procedimiento formal.

Luego busque sinónimos de la palabra incremento y remplácelo por aumento, utilizando el clic derecho del mouse.

Solución formal:

1. Seleccione la palabra “segmento”.


3. Luego en el grupo de comandos Revisión, haga clic en el botón:




5. Elija la palabra fragmento y habrá la lista.

6. Finalmente seleccione la opción Insertar.

Solución con el clic derecho

1. Haga clic derecho sobre la palabra.

También puede colocar cualquier otra palabra

en el control buscar y pulse la tecla Enter para

iniciar la búsqueda (o haga clic en el botón

Iniciar búsqueda

2. Seleccione la opción Sinónimos y luego la palabra correspondiente.

Traductor

Se puede traducir el texto escrito en otro idioma, como por ejemplo frases o párrafos, palabras individuales (mediante el Minitraductor) o traducir todo el archivo con Microsoft Office 2010. Para traducir texto desde determinados idiomas a otros, también es posible que deba cumplir los requisitos del sistema operativo para idiomas específicos.

El comando Traducir solo se ofrece en los siguientes programas de Microsoft Office: Excel, OneNote, Outlook, PowerPoint, Publisher, Visio y Word.

También puede crear un documento en un idioma y luego usar un servicio de traducción automática para traducirlo a otro idioma diferente.

Si necesita ver más sinónimos y demás

referencias puede seleccionar la opción

Sinónimos…


Word 2010

Caso práctico

Se requiere realizar la traducción de la palabra “ventas” para comparar la traducción en Ingles y en francés. Luego envié a Traducir el documento al idioma francés.

También traduzca con el Minitraductor.

Solución

1. Seleccione la palabra “ventas”.


3. Luego en el grupo de comandos Revisión, haga clic en el botón Traducir, luego seleccione Traducir texto Seleccionado.




5. Ahora para ventas revisar la traducción al francés, active el control A y elija la opción Francés (Francia)

6. El resultado deberá mostrar lo siguiente:

7. Debe observar además como el botón Iniciar búsqueda se convierte en Detener búsqueda

8. Ahora para la traducción de todo el documento al francés, haga clic en la opción:


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9. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.

10. Dar clic al botón aceptar.

11. Mostrará una ventana de mensaje donde indicara que va a enviar el documento a traducir en internet por el servicio Microsoft Translator.

12. Dar clic en el botón Enviar.

13. La traducción mostrará como en la siguiente imagen.

14. Por ultimo con el Minitraductor.



15. En la ficha Revisar, en el grupo Idioma, seleccione Traducir y a continuación, haga clic en Minitraductor.

16. Coloque el puntero del mouse sobre la palabra o frase que desee que se traduzca.

Si el Minitraductor no está activado, , haga clic en el botón del Minitraductor para activarlo.

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Sesión 4Diseño de un presupuesto



TabulacionesCuando uno presiona la tecla TAB el cursor se desplaza de forma predeterminada

1.25 Cm. Desde el margen izquierdo, pero si se desea crear una lista en forma de columnas es conveniente utilizar las tabulaciones para fijar posiciones a las cuales se debe desplazar el cursor cuando se presioné la tecla TAB.

Para establecer las tabulaciones de forma rápida, haga clic en el selector de tabulaciones que aparece en el extremo izquierdo de la regla hasta que se muestre el tipo de tabulación que desee usar y, a continuación, haga clic en la regla en la ubicación deseada.

A continuación se lista las diferentes tabulaciones con sus respectivos símbolos:

El texto de la izquierda se extiende a la derecha de la tabulación.

El texto de la derecha se extiende a la izquierda de la tabulación hasta rellenar el espacio de la tabulación y después se extiende a la derecha.

El texto del centro se centra respecto a la tabulación.

El texto situado antes de la coma se extiende a la izquierda, y el que está situado después de la coma a la derecha.

Inserta una línea horizontal.


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Una vez elegidos los tipos de tabulación para ponerlos sólo hemos de hacer click en la parte inferior de la regla a la altura en la que deseemos establecerlos, quedando ésta marcada con dichos símbolos:

En la tercera fila del ejemplo puede observar que por medio de los puntos de tabulación, cada columna posee una alineación diferente (de forma parecida a como hemos visto con los párrafos).

Para movernos entre los puntos de tabulación usaremos:

Realiza la tabulación hacia la derecha.

+ Realiza la tabulación hacia la izquierda.

Si no establecemos puntos de tabulación en un documento, Word 2010 les dará por defecto 1,25cm.

Para mover un punto de tabulación haremos click con el botón izquierdo en el símbolo de la regla, y manteniéndolo pulsado arrastraremos hasta la posición deseada en la regla en la que lo soltaremos.

Para eliminar un punto de tabulación procederemos igual pero arrastrando fuera de la regla hacia arriba o abajo.

En ambos casos, cuando tengamos seleccionado el punto de tabulación nos aparecerá una fina barra de puntos discontinuos mientras mantengamos pulsado el botón izquierdo del ratón.

Para crear tabulaciones exactas o con rellenos

1. En la ficha Diseño de página haga clic en el iniciador de cuadro de dialogo de párrafo.

2. En el cuadro de Párrafo haga en el botón Tabulaciones.

3. Y nos mostrará el siguiente cuadro de dialogo. Aquí podrá darle relleno y especificar la posición de forma exacta.



Caso práctico 01

El gerente de Ventas de la empresa EL BUEN VESTIR quiere una lista de precio por marca y talla de las camisas, y además que se encuentre resaltado las ofertas especiales e indique las fechas en que se encuentra disponible la oferta. Procedimientos para copiar y mover objetos:

Solución

1. Una vez obtenida la lista de precios, se precede a configurar la pagina, hoja A4 y los márgenes que se aplican a la lista son los que se muestran en la siguiente imagen:

2. El encabezado empleado es Mosaicos.ver el resultado para ingresar la información, la fuente del texto es Arial 16 Pts. Y el año Arial 18 Pts.

En la ficha insertar haga clic en Encabezado y luego elija Mosaicos.


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3. En el pie de Página elija el diseño Mosaicos, así como se eligió el encabezado, para ingresar la información vea el documento final.

4. Para crear la lista aplicar las siguientes tabulaciones, que se indica en la regla de la siguiente imagen:

5. La fuente del encabezado de la lista es Arial 13 Pts. Y la fuente del listado es Calibri (Cuerpo).observe el resultado final para crear la lista.

El resultado final se muestra en la siguiente imagen:



Caso práctico 02

Se tiene un documento con información de la empresa, así como la lista de precios de cada producto y stock, y se desea crear en la última página un Índice centrado verticalmente en hoja.

Solución:

1. En la última página presione el juego de teclas [Ctrl] + [Enter], para continuar en una nueva página.

2. Haga clic en la ficha Diseño de página, luego haga clic en el iniciador de cuadro de dialogo del grupo Configurar página.

3. En la Ficha Márgenes aplique la misma medida a todos los márgenes, ejemplo 3 Cm.

4. En la ficha Papel, verificar que se encuentre seleccionado tamaño de papel A4.

5. Luego en la ficha Diseño elija lo siguiente:

a. En Alineación vertical: elija Centrada.

b. En Aplicar a: seleccione De aquí en adelante.

c. Luego haga clic en el botón Aceptar.


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En la segunda tabulación agregue el relleno dos, luego haga clic en el botón Fijar, luego haga clic en el botón Aceptar.

El resultado final debe ser como se muestra en la siguiente imagen.



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Sesión 5Estilos y plantillas



Estilos y plantillasUn estilo lo forman el conjunto de formatos que hayamos aplicado a un texto

(tipo de letra, tamaño, alineación del párrafo, etc.) que podemos guardar para poder aplicarlos de nuevo más rápidamente.

Cuando cambiemos las propiedades de un estilo que hayamos creado, se modificarán automáticamente todos los párrafos que lo usen.

Para acceder a los Estilos podemos hacerlo desde la pestaña Inicio en el grupo de herramientas Estilo.

Desde allí también se puede acceder al cuadro de diálogo Estilo.

Si pasamos el cursor sobre los diferentes estilos disponibles, veremos cómo automáticamente se aplica automáticamente al párrafo en el que nos encontremos situados (a modo de previsualización).

En el grupo de herramientas Estilos, aparecen Estilos predeterminados que facilitan la tarea, simplemente selecciona el texto que deseas modificar y luego haz clic en el Estilo deseado. Si haces clic en el botón, puedes ver la totalidad de estilos predefinidos.

Para acceder al cuadro de diálogo Estilo, hacer clic en el botón inicializador del cuadro de diálogo Estilo , que se encuentra en la parte inferior del grupo de herramientas Estilo (pestaña Inicio).


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El botón Inspector de Estilos abre un cuadro de diálogo que permite observar el estilo aplicado haciendo clic sobre cualquier parte del texto.

Debajo puede observarse el botón Mostrar Formato,

En este panel se ven todos los elementos que componen el estilo, como el tipo de alineación, el tamaño de la fuente, etc. También podemos ver los atributos referentes al Párrafo, como la alineación, espaciado, etc.



Crear un estilo

Para crear un estilo de una manera fácil lo mejor es definir el estilo en una parte de nuestro documento.

Es decir, aplicar todas las características de formato que queremos que formen el nuevo estilo a un trozo del documento.

A continuación hacer clic en el botón Nuevo Estilo del panel Estilos, se abrirá el cuadro de diálogo Crear nuevo estilo a partir del formato, escribir el Nombre del nuevo estilo y pulsar Aceptar. El cuadro de diálogo permite cambiar algunas de las características del formato que tenemos definido hasta ese momento.

Por ejemplo, en la imagen puedes ver que el estilo que vamos a definir tiene fuente Cambria, 12 pt, y un color, si ahora quisiéramos añadir el estilo negrita no tendríamos más que hacer clic en el botón negrita.

Si activamos la casilla Agregar a la lista de estilos rápidos, podremos aplicarlo rápidamente a otros párrafos desde dicha lista.

Si queremos que cuando modifiquemos manualmente un párrafo al que hayamos aplicado un estilo se modifiquen todos los demás que lo usen, activaremos la casilla Actualizar automáticamente.

Si activamos Documentos nuevos basados en esta plantilla, el estilo estará disponible para todos los demás documentos de Microsoft Word 2010, sino estará disponible sólo en el actual.


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Modificar un estilo

Para modificar todos los párrafos que usan un estilo (si no habíamos activado la casilla Actualizar automáticamente, como vimos anteriormente) hemos de hacer click con el botón derecho sobre un estilo y seleccionar Modificar.

Eliminar un estilo

Para eliminar un estilo tras hacer click con el botón derecho sobre el estilo hemos de seleccionar Eliminar.

Plantillas documentos

Una plantilla es un documento de Microsoft Word 2010 creado para ser usado como base para la creación de otros a partir de él. Por ejemplo, podemos crear una plantilla de una factura que contenga la imagen y el texto de encabezado de nuestra empresa, una tabla para escribir el detalle de los artículos, estilos de texto, etc.

Microsoft Word 2010 tiene una plantilla predefinida llamada Normal.dot que usa cada vez que abrimos un documento en blanco.



Para crear un documento a partir de una plantilla existente:

1. Haremos click en la pestaña Archivo.

2. Clic en Nuevo.

3. Seleccionamos Plantilla de ejemplo.

4, Seleccionamos alguna plantilla de ejemplo.

5. Por ultimo clic al botón Crear.

Dentro de Mis plantillas estarán las que creamos nosotros, y las que hayamos descargado online (como veremos a continuación):

En caso de seleccionar alguna de entre las Plantillas de Office.com veremos una ventana en la que navegaremos entre las categorías disponibles online (si las hay) y descargarla (tras seleccionarla haremos click en el botón Descargar y serán agregadas automáticamente).


Word 2010

Crear una plantilla

Para crear una nueva plantilla haremos click en la pestaña Archivo y después en la opción Nuevo: a continuación dentro de la sección Plantillas disponibles hacemos click en Mis Plantillas. Veremos el cuadro de diálogo de la derecha.

Seleccionamos Documento en blanco, dentro de Crear nuevo marcamos Plantilla, y hacemos click en Aceptar.

En el documento creado trabajaremos normalmente: podemos crear texto y asignarle formatos, crear estilos, insertar imágenes...

Una vez hayamos terminado, para guardar la plantilla haremos click en el icono ,o en la pestaña Archivo para después seleccionar Guardar: dentro del cuadro de diálogo que veremos, en Tipo deberá estar seleccionada la opción Plantilla de Word (*.dotx). Haremos click en Aceptar.



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Sesión 6Diseño de informes



Diseño de tablasLas tablas de Word proporcionan una manera rápida y fácil de organizar y

ajustar información. Las tablas son una alternativa al uso de tabulaciones, además de que se pueden utilizar para fines diferentes. Estas proporcionan una manera conveniente de agrupar párrafos y de organizar el texto que se relaciona con las imágenes. Las tablas se pueden usar para organizar información en documentos de datos que se combinan para crear cartas modelo, etiquetas postales y otros documentos. Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseño de los documentos ya que facilitan la distribución de los textos e imágenes contenidos en sus celdas.

Una celda posee todas las características de una página.

Características de una tabla

Desplazarse, seleccionar y borrar en las tablas

Creada la tabla, se debe introducir contenido en ella. En general no hay diferencia entre introducir texto dentro o fuera de una tabla.

Desplazamientos dentro de la tabla

Para colocarse en una celda, basta con hacer clic en una celda. Con el teclado:

Para desplazarse Presione las teclasUna celda a la izquierda Shift + TabUna celda a la derecha Tab

Una celda arriba flecha arribaUna celda abajo flecha abajo

Al principio de la fila Alt + InicioAl final de la fila Alt + Fin

Al principio de la columna Alt + AvPágAl final de la columna Alt + RePág


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Seleccionar elementos y cambiar ancho de columna y alto de fila

Colocar el cursor justo en el elemento que desea seleccionar y dependiendo de la forma que obtenga haga clic o arrastre con el mouse.

También se pueden seleccionar celdas, filas y columnas haciendo clic a partir de una celda y arrastrando a lo largo de las celdas que queramos seleccionar.

Borrar elementos de una tabla

Para borrar una celda, columna, fila o tabla, basta con seleccionarla y pulsar la tecla Retroceso, si sólo queremos borrar su contenido pulsar la tecla Suprimir. Al borrar una celda Word nos preguntará sobre la forma de desplazar el resto de las columnas.

También se pueden realizar todas estas funciones en la ficha Herramientas de tabla, previa selección de lo que se desea borrar:

Creación de tablas

Se puede crear una tabla de tres formas equivalentes, todas están en la pestaña Insertar, según el tipo de tabla será más útil un método u otro.

Caso práctico

El Coordinador Administrativo Ing. Aldo Flores está siendo transferido a otra sede de la institución y requiere realizar un inventario detallado de la oficina donde labora para entregarle al nuevo coordinador los datos de las existencias.

Activar el documento: PracDirig_Tablas



Solución:

1. Ubicar el punto de inserción, haga clic en la ficha:

2. Luego en el grupo de comandos Tabla, habrá la lista.

3. Aquí se muestra una ventana con las tres opciones.

a. Utilizar las cuadriculas que simula una tabla, cada cuadrado sería una celda de la tabla.

b. Insertar Tabla, abre una ventana que permite determinar la cantidad de filas y columnas para la tabla.

c. Dibujar Tabla, aquí se dimensiona la tabla dibujándola con el mouse

4. Utilizando la forma que más le acomode, inserta una tabla de 3 columnas por 9 filas e ingresa la siguiente información:

FOLIO CONCEPTO DESCRIPCION

0002 Silla Piel sintética.

0013 Teléfono Marca Telmex

0024 Ventilador Marca “sun fan”

0026 Escritorio Forma rectangular

0028 Archivador Laminado 4 cajones0031 Teclado - Mouse Marca Microstart

0035 CPU DVD Marca Sony

0038 Monitor Marca LG (Flatron T53S)


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Herramientas de tabla

Para mostrar éstas herramientas, haga clic sobre una celda de la tabla y nos mostrará lo siguiente:

Con que debajo de Herramientas de Tabla, aparecen dos fichas:

Muestra los siguientes grupos de comandos:

con los siguientes grupos de comandos:

Estilo visuales de tabla

Cuando creas una tabla, Word trae predeterminados varios estilos visuales para aplicar a la tabla, para ello solo debes seleccionar uno entre un amplio listado de estilos. Si en caso no requiere ningún estilo, por el momento, basta con hacer clic en otro lugar del documento.

Caso práctico

Para una mejor presentación de la tabla, se requiere aplicar el Estilo: Cuadricula vistosa - Énfasis 1. En el grupo: Opciones de estilo de tabla, solo active Fila de encabezado y Primera columna solamente. También modifique el ancho de las columnas para que se ajuste a la información almacenada en ellas y el alto de la fila de encabezado.

Solución

1. Ubicado en una celda de la tabla, haga clic en la ficha:

2. En el grupo de comandos Estilos de tabla, al pasar el mouse sobre los estilos de tabla, verás como cambia el formato de tu tabla, encuentra el estilo deseado (Cuadricula vistosa - Énfasis 1), y haga clic sobre él.



3. Luego de ajustar el ancho de columnas y alto de la fila de encabezado, Finalmente alinear los textos de las celdas, la tabla quedara de la siguiente forma:

Importante:

De todos modos, si no deseas aplicar exactamente el formato del estilo visual que aparece predeterminado, puedes modificarlo, ya sea aplicando un sombreado distinto o cambiando los bordes, con los botones de Sombreado y Bordes.

Insertar columnas y filas

En algunas ocasiones luego de insertar la tabla es necesario insertar columnas o filas en una determinada ubicación, en Word 2010 esta operación se hace con mucha facilidad solo debe tomar en cuenta donde quiere insertar la columna o la fila.

Caso práctico

Insertar una columna entre los campos FOLIO y CONCEPTO, como nombre de campo colocar: COLOR. Luego insertar otra columna después del campo DESCRIPCION y coloque como nombre de campo PRECIO SUGERIDO. También inserte filas: debajo del primer registro, antes del último registro y al final de la tabla. Luego ingrese información relacionada.

Solución:

1. Seleccione el campo CONCEPTO (también puede seleccionar el campo CONCEPTO).


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2. Seleccione la ficha:

3. Luego en el grupo de comandos Filas y columnas, haga clic en:

4. Mantenga el mismo criterio para el campo PRECIO SUGERIDO, luego del ajuste de columnas correspondiente e ingrese la información, el resultado debe mostrar lo siguiente:

5. Luego inserte las filas manteniendo los mismos criterios de inserción de columnas. El resultado debe mostrar lo siguiente:

Observación

Solo para el caso de inserción de filas:

a. Ubicado al final de de una fila (afuera), pulse la tecla Enter.

b. Ubicado dentro de la última celda de la tabla, pulse la tecla Tab.

Ordenar registros

Permite ordenar las celdas de la tabla en orden descendente o ascendente según su contenido. Si las celdas contienen fechas o números lo tendrá en cuenta al ordenar.



Caso práctico

Ordenar la tabla tomando como referencia: ordenar por COLOR y luego por DESCRIPCION.

Solución:

1. Ubicado en la tabla, haga clic en la ficha:

2. Del grupo de comandos: Datos, haga clic en el botón:

3. Se muestra la caja de dialogo, luego configurar los controles:

4. El resultado se mostrará la tabla ordenada según los campos clave.


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Personalizar bordes y sombreado

Cuando se aplica un estilo de tablas, este estilo se puede combinar o cambiar. Se puede entonces cambiar algún elemento como borde de tabla o sombreado.

Caso práctico

Personalizar los bordes externos de la tabla y cambie el color de sombreado del encabezado

Solucion:

1. Estilo de línea y grosor de línea. Seleccionar en la barra el estilo o el grosor adecuado e ir a la tabla para aplicarlo a las líneas que queramos.

2. Color de la pluma. Con este botón de lista podemos dar color a los bordes de la tabla, elegir el tipo de borde y rellenar las celdas con color.

3. Lápiz. Seleccione este botón y luego haga clic sobre los bordes externos de la tabla.

4. Ahora seleccione la primera fila, en el grupo Estilo de tabla, abra el botón Sombreado y elija un color.

5. El aspecto final se mostrará de la siguiente manera:



El Borrador. Es el complemento del lápiz en la creación de tablas, ya que permite borrar las líneas de la tabla. Basta colocarse en la línea a borrar y haga clic.

Observación:

También para realizar esta operación se debe considerar la combinación de los grupos de comandos: Dibujar bordes y Estilo de tablas. Previa selección de lo que quiera personalizar.

Alineación y tamaño

Alineación. Permite alinear el texto dentro de las celdas de una de las nueve formas que se muestran en esta imagen.

Caso práctico

Según el ancho o el alto de la fila, distribuya los datos de las celdas para una mejor presentación. También haga algunos cambios adicionales como color de texto, ajuste de columnas y filas, etc.

Solución:

1. Seleccionar las celdas a las que se quiere aplicar la alineación.

2. Elija el tipo de alineación de la lista.

3. El aspecto se mostrará de la siguiente manera:


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Cambiar dirección del texto

El texto de las celdas seleccionadas se escribirá en la orientación que marca el botón, en este caso se escribirá hacia la derecha, es decir de forma normal. Haciendo clic en el botón, la orientación va cambiando de tres formas distintas, normal, hacia arriba y hacia abajo.

Tamaños uniformes

- Distribuir uniformemente. Permiten distribuir el ancho de las filas y columnas uniformemente, de forma que todas las filas/columnas tengan el mismo ancho.

- Establecer alto y ancho de celdas. El primer botón permite establecer el alto para las filas seleccionadas (igual para todas). El segundo botón permite establecer el ancho para las columnas seleccionadas (igual para todas).

- Autoajustar. Cambia el tamaño del ancho de columna automáticamente basado en el tamaño del texto. Puede establecer el ancho de tabla basado en el tamaño de ventana o convertirlo para utilizar anchos de columna fijos.

Combinar y dividir celdas

La primera opción permite crear una única celda combinando el contenido de las celdas seleccionadas. La segunda opción separa una celda en varias, se abre una ventana para preguntarnos en cuántas filas y columnas queremos dividir la celda seleccionada.

En el botón Dividir tabla, se puede lograr que la fila donde se encuentra esa celda y las filas de abajo, se transformen en una tabla nueva.

Caso práctico

Insertar una fila en la parte superior de la tabla y otra en la parte final de la tabla. Combine la primera fila y luego combine la última fila, finalmente divida la última fila en dos columnas. En el grupo Opciones de estilo de tabla active la casilla de verificación Fila de totales

Solución:

1. La inserción de filas se trabaja con los criterios revisados en el tema respectivo.



2. Seleccionar la primera fila y luego en la ficha Presentación, del grupo de comandos haga clic en:

3. Haga lo mismo en la última fila, luego combine la ultima, seleccione la fila y en la ficha Presentación haga clic en el botón Dividir celda:

4. Especifica la cantidad de filas y columnas y finalmente Aceptar.

5. Luego de los ajustes respectivos, los ingresos de los nuevos textos, el resultado deberá mostrar:


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Dibujar tabla

El programa también te permite dibujar, y por lo tanto añadir, nuevos bordes a la tabla. De esta forma podrá tomar un aspecto mucho más parecido a lo que tengamos en mente.

Para ello haga un clic en la pestaña Diseño selecciona el botón del lápiz el cursor tomará la forma de un lápiz. Haga clic y arrastrar el cursor para dibujar el rectángulo con el tamaño total de la tabla. A continuación dibujar las filas y columnas, como si lo hiciéramos con un lápiz.

Este método es más flexible a la hora de diseñar tablas irregulares, como la que se muestra en la imagen.

Caso práctico

Utilizando la herramienta dibujar una tabla, para que sea utilizada como plantilla en la confección de documento de presentación para un proceso de licitación que convoca la empresa cada inicio de año.

Solución:

LogotipoFecha

Menú

Secc

ione

s

Foto Contenido 1

Contenido 2

Pie de pagina

Posteriormente aplicar un estilo de tabla de acuerdo a su criterio, considere algunas opciones de estilo de tabla.



Tablas avanzadas

Mover las tablas libremente

Podemos mover la tabla con el cursor, basta colocar el cursor en la esquina superior derecha de la tabla y, cuando aparezca este control , hacer clic y arrastrar la tabla al lugar donde queramos.

Fórmulas

Hay que colocar el cursor en la celda que queramos que contenga el resultado y hacer clic en este botón, de forma automática se mostrará la fórmula de suma de todas las celdas que estén por encima (en la misma columna).

En la caja de Formula debe especificar la formula con la función apropiada.

El resultado final se mostrará:

Convertir tabla a texto y viceversa

En ocasiones disponemos de datos con una determinada estructura que nos gustaría pasar a una tabla. De forma similar también se pueden pasar los datos contenidos en una tabla a texto.


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Convertir texto en tabla

Caso práctico

Por ejemplo si tenemos datos antiguos escritos como texto con tabulaciones, como se muestra en esta imagen, puede interesarnos convertirlos a una tabla para poder sumar columnas, obtener promedios, etc.

Solución:

1. Seleccionar el texto, luego ir a la pestaña Insertar, seleccionar Tabla y elegir Convertir texto en tabla...

2. Se abrirá el cuadro de diálogo Convertir texto en tabla.

3. Podemos comprobar como se van a crear 3 columnas y 6 filas y que para separar el texto se han usado Tabulaciones.

Elegir Autoajustar al contenido.



4. Finalmente clic en Aceptar, se obtiene la tabla como se muestra:

Convertir una tabla en texto

Caso práctico

Se ha bajado la siguiente información de Internet y se requiere convertir esta información que se encuentra en una tabla (anidada) en texto normal, respetando los separadores de párrafo.

Solución:

1. Seleccionar la tabla ir a la pestaña Diseño, seleccionar Convertir texto a

2. Indicar el carácter que va a utilizar como separador en el texto resultante. Si no nos parece adecuado podemos seleccionar otro carácter.

Pulsar Aceptar y la tabla será convertida en texto, se insertará el carácter separador elegido entre los datos de cada par de celdas.


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Tablas anidadas

Esta opción nos permite crear una tabla dentro de otra. Es decir, dentro de una celda podemos crear una nueva tabla con sus propias características. Si eliminamos la tabla principal también desaparece la tabla anidada. También se pueden colocar dos tablas paralelas, una al lado de la otra.

Solo debe colocar el cursor en la celda que queramos e insertar otra tabla.

Ajuste de imágenes dentro de tablas

Ubicado en la celda donde requiere insertar la imagen, en la pestaña Insertar, elija el grupo de herramientas Ilustraciones, allí seleccionar Imagen si se desea insertar una imagen guardada en el computador o en alguna unidad de respaldo, Imágenes prediseñadas, SmartArt o Gráfico.

Una vez insertada la imagen, seleccionarla y aparecerán las Herramientas de Imagen, dentro de la pestaña Formato.



Dentro de las herramientas Organizar se encuentra el botón Ajuste de texto, elegir el estilo de ajuste adecuado (Cuadrado, Estrecho, etc.).

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Sesión 7Ilustraciones y diagrama

de procesos



Ilustraciones y diagrama de procesosUn documento para que sea considerado como un buen documento debe

incluir, siempre que sea necesario, ilustraciones (gráficos) o imágenes, de esta manera se podrá lograr documentos más profesionales.

En Word se puede trabajar con diferentes tipos de gráficos, vamos a enumerar estos diferentes tipos para saber a que nos referimos con cada término.

Tipos de archivos gráficos

Podríamos clasificar los elementos gráficos utilizados en Word en dos grandes grupos con algunas subdivisiones, imágenes y gráficos:

Imágenes

Imágenes no vectoriales o de mapa de bits

Imágenes fotográficas procedentes de cámaras digitales, de Internet, de programas como Photoshop, Fireworks, PaintShopPro, etc. Están formadas por puntos o pixels Estas imágenes admiten cambios de brillo o tamaño, pero en ocasiones, si las reducimos y posteriormente intentamos ampliarlas de nuevo pueden perder resolución.

• JPG o JPEG. Es un formato que permite distintos niveles de compresión. Se utiliza para imágenes fotográficas con muchos tonos.

• GIF. Permite una buena compresión con imágenes de pocos tonos, también permite crear gráficos animados.

• BMP. No admite compresión de colores, por lo que estas imágenes ocupan mucho espacio.

• PNG. Moderno formato que permite compresión de colores y transparencias.

Imágenes vectoriales o prediseñadas

Imágenes prediseñadas procedentes de las librerías que Word tiene organizadas por categorías. Están construidas utilizando vectores, lo que permite hacerlas más grandes o pequeñas sin pérdida de resolución. También se pueden desagrupar en los elementos que las forman, introducir cambios y volverlas a agrupar. En realidad, podríamos considerar estas imágenes como un conjunto de objetos gráficos. Los gráficos creados con las herramientas de Word para dibujar también son imágenes vectoriales.

• WMF. Formato de las imágenes prediseñadas de Word.


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Gráficos

• Dibujos creados con Word. Mediante autoformas, líneas, rectángulos, elipses, etc.

• WordArt. Rótulos disponibles de una galería que se pueden personalizar con diversas opciones.

• SmartArt. Representación de datos en forma de organigramas.

• Gráficos. Representación de datos en forma gráfica.

Sobre las imágenes y los gráficos pueden realizarse multitud de operaciones, como mover, copiar, cambiar el tamaño, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos de varias pestañas que vamos a ir viendo a continuación, fundamentalmente la ficha Formato para las imágenes y las pestañas Diseño y Presentación para los gráficos.

Imágenes prediseñadas

Caso práctico

El Departamento de Administración de la empresa textil Yhassir SAC, en su informe de requerimientos, necesita una nueva computadora. Se requiere insertar en el documento imágenes prediseñadas de la categoría correspondiente y luego realiza acabados con las mismas.

Activar la PracDir_Ilustraciones

Solución:

1. Ubicar el punto de inserción (al inicio del primer párrafo).

2. Hacer clic en la ficha Insertar, en el grupo Ilustraciones, haga clic en el botón Imágenes prediseñadas:

3. Aparecerá el panel lateral de Imágenes prediseñadas. En el cuadro Buscar introduciremos la categoría que describa lo que buscamos.

Si lo dejamos en blanco, aparecerán todas la imágenes disponibles.

4. Por ejemplo al escribir “computadora”, luego clic en Buscar y aparecen las imágenes que tengan relación con ese concepto.



5. Para insertar una imagen en el documento basta hacer clic sobre ella.

6. Se mostrará el siguiente resultado:

En el cuadro Los resultados deben ser podemos elegir entre Ilustraciones, fotografías, Videos o Audio; también podemos elegir dentro de cada uno de estos grupos unos tipos más concretos, por ejemplo, podemos decir que queremos fotografías de tipo JPG.

Al realizar búsquedas de imágenes puede

que el sistema solicite que insertes el disco

de Word2010 para copiar la imagen a tu

disco duro.

Descargar imágenes prediseñadas de Office Online

También se pueden traer imágenes desde Internet con la opción Imágenes prediseñadas de Office Online.

1. En el panel de tareas se debe mostrar la característica imágenes prediseñadas, luego deberá hacer clic en:


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2. Automáticamente se conectará a la ventana de Office online, en el control Galería de imágenes, coloque una categoría, luego ponga Buscar, el área de resultado seleccione las imágenes que requiere descargar finalmente en el Botón Descargar.

Desde archivo

Caso práctico

Se requiere insertar una imagen desde archivo, debajo del titulo Actividades en el documento anterior.

Solución:

1. Ubicar el punto de inserción en el párrafo debajo del titulo Actividades.

2. En la ficha Insertar haga clic en el botón:



3. En la caja de dialogo seleccione la carpeta donde esta grabada la imagen a insertar, luego en la parte derecha muestra la vista previa de la imagen seleccionada.

Una vez seleccionado el archivo que queremos importar pulsamos el botón Insertar.

4. El resultado se mostrará de la siguiente manera:

Insertar imagen vinculada. Si hacemos clic en el triángulo que

hay al lado del botón Insertar, aparecerá la

opción Vincular al archivo de forma que cuando se produzcan cambios en el archivo

origen, éstos se verán reflejados en el documento Word. En

realidad, la imagen no se copia en el documento

Word, sino que se inserta una referencia al lugar donde está la imagen, si borramos la imagen también desaparecerá del documento Word.

Toda imagen se inserta en el estado En línea con el texto. Quiere

decir que se comportará como cualquier texto, si es necesario podrá cambiar este estado,

para convertirla en una imagen libre.


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Manipular imágenes

Para modificar una imagen primero hay que seleccionarla posicionándose sobre ella y haciendo clic, la imagen quedará enmarcada por unos pequeños círculos.

Una vez seleccionada podremos manipularla seleccionando la ficha Formato, luego elegir el grupo de comandos:

Para manipular una imagen se debe tomar en cuenta la forma que toma el mouse, al seleccionarla o al ponerlo sobre alguno de sus nodos:

Al seleccionar la imagen se activa la ficha herramientas de imagen y en la ficha Formato se encuentran los grupos:

- El grupo Tamaño, encuentra controles de Alto y Ancho donde puedes cambiar el tamaño:

Incluso puedes recortar una zona de la imagen para desechar el resto, para ello haz clic en Recortar, se activará el modo de recorte.

Coloca el cursor en las esquinas de la imagen, haz clic y arrástralo hasta la posición que deseas enmarcar. Verás que de este modo puedes conseguir extraer una zona de la imagen.



Haz clic de nuevo en Recortar para salir del modo de recorte (también puede pulsar la tecla Esc), el resultado mostrará lo siguiente:

En cualquier momento puedes recuperar zonas

de la imagen inicial haciendo más amplia la zona de recorte utilizan-

do de nuevo la herramienta Recortar.

Cuando requiera ver mas opciones de la imagen que esta manipulando puede hacer clic en el indicador de cuadro de dialogo, del grupo Tamaño:

Se mostrará lo siguiente:

- El grupo Ajustar, permite acceder a otras muchas opciones:


Word 2010

- Correcciones. Sirve para aumentar o disminuir el brillo de la imagen o aumentar o disminuir el contraste de la imagen. También ajusta la nitidez de la imagen

- Color. Permite aplicar un filtro de color sobre la imagen. En este desplegable también encontrarás Saturación de Color, Tono de Color y Volver a Colorear, también encontraras la opción Definir color transparente para hacer transparente un color a escoger en imágenes con determinados formatos de imagen (como por ejemplo JPG).

- Efecto Artístico. Permite darle un efecto a las imágenes como el efecto marcador, escala de gris con lápiz, dibujo en línea, etc.



- Comprimir imágenes. Permite reducir el peso de las imágenes del archivo completo (o solo las seleccionadas) para que ocupen menos espacio en disco.

- Cambiar imagen. Permite cambiar la imagen actual por otra imagen almacenada en su computador.

- Restablecer imagen. Después de aplicar varios tratamientos a la imagen, como cambios de color y brillo, podemos volver a la imagen original mediante este botón.

- Quitar Fondo. Quita automáticamente las partes no deseadas de la imagen. Se puede usar marcas para indicar las áreas que desea conservar o quitar de la imagen, así como se observa en la siguiente imagen.

Donde :

- Marcar las áreas para mantener: Permite dibujar líneas para marcar las áreas que hay que conservar en la imagen.

- Marcar las áreas para quitar: Permite dibujar líneas para marcar las áreas que hay que quitar de la imagen.

- Eliminar marca: Elimina las líneas que ha dibujado para cambiar las áreas que hay que conservar o quitar.

- En el grupo Organizar, entre otras cosas permite:


Word 2010

- Posición. Ajusta la imagen respecto a la página de varias formas, tal y como se puede ver en los iconos de la ventana.

- Ajustar texto: Ajusta la imagen respecto del texto que la rodea de varias formas, tal y como se puede ver:

- Ajuste de texto: Cuadrado.

- Ajuste de texto: Estrecho.



- Ajuste de texto: Detrás del texto.

- Ajuste de texto: Delante del texto.

- Ajuste de texto: Arriba y abajo.


Word 2010

- Ajuste de texto: Transparente.

- Ajuste de texto: Modificar puntos de ajuste.

También tiene la opción: Mas opciones de diseño…



- Traer al frente. Muestra la imagen seleccionada sobre los objetos que se encuentren en su mismo nivel.

- Enviar al fondo. Muestra la imagen seleccionada bajo los objetos que se encuentren en su mismo nivel.

- Alinear. Alinea o distribuye varios objetos según la opción que se escoja.

- Agrupar. Agrupa diferentes objetos para poder trabajar con ellos como si fuese uno solo.

- Girar. Muestra un menú con diferentes opciones de giro y volteo aplicables a la imagen.

- En el grupo Estilos de imagen, encontramos:

Desde estas opciones podrás aplicar diversos estilos a tu imagen, además de poder añadirle un contorno o enmarcarla en determinada forma.

- Escoja un Estilo visual de la lista o en mas estilos visuales, puede escoger un estilo como el que se muestra:


Word 2010

- En la lista de Contorno de imagen, escoja un color para el borde exterior de la imagen, para darle un aspecto mas llamativo a su imagen.

- En la lista de Efectos de imagen, puede elegir un efecto 3D, como se muestra en la siguiente figura:

Utiliza los Estilos predeterminados para añadir mayor vistosidad al resultado final.

Cuando requiera ver mas opciones de la imagen que esta manipulando puede hacer clic en el indicador de cuadro de dialogo, del grupo Estilo de imagen:



a. Escoger una categoría (puede combinar varias categorías).

b. Configurar los controles de la categoría seleccionada.

c. Haga clic aquí o pulse la tecla Esc.

Mientras va configurando los controles, los cambios se van visualizando directamente en su imagen. Pudiendo obtener resultados como el que se muestra:

Insertar formas y dibujar


Word 2010

Modificar gráficos

Caso práctico

Solución:



Relleno de forma


Word 2010

Contorno de forma

Efectos de sombra

Utilizando los diferentes grupos de formato el resultado podemos obtener un resultado como se muestra a continuación:



Caso práctico

Insertar SmartArt

Caso práctico

Solución:


Word 2010



Caso práctico

Solución:

WO

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Sesión 8Evaluación

Práctica calificada



WO

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Sesión 9Insertar gráficos



Insertar gráficos

Word inserta gráficos para ilustrar y comparar datos. Además utiliza Excel para representar información numérica en forma gráfica.

Caso practico 1

La empresa Yhassir & Co. En su división de Producción requiere obtener la estadística de ventas realizadas por las tres tiendas con las que cuenta la empresa durante la última campaña de ventas de temporada.

1. Ubicar el punto de inserción y seleccionar la ficha Insertar, y hacer clic en el botón Gráfico.

2. Aparecerá un cuadro de diálogo desde donde podrás seleccionar el tipo de gráfico que quieres insertar. Selecciona uno de los de la lista y pulsa Aceptar.

3. Aparecerá un gráfico similar a este y la cuadrícula (Hoja de datos) que vemos en la siguiente imagen.


Word 2010

4. Ingrese los nuevos valores en la hoja de datos, desplazarse por las casillas de igual modo que en las Tablas de Word. El gráfico se dibuja automáticamente a partir de los datos introducidos. Luego de ingresar los datos cierre la ventana de Excel.

5. En la Ficha Diseño Podemos Cambiar tipo de gráfico, volver a Editar datos, que aparece, entre otros, en este caso seleccione de Estilos de diseño la opción Estilo 34.

6. El resultado se mostrara de la siguiente manera:

7. También aparece la Ficha Presentación desde la que podrás indicar muchos de las opciones de presentación del gráfico, como:

- Título del gráfico: Encima del grafico (Estadística de Ventas,

- Rótulos del eje: Titulo del eje horizontal primario (Titulo bajo el eje) y Titulo del eje vertical primario (Titulo girado)

- Leyenda: Ninguno (en este tipo de grafico no es necesario).

- Líneas de cuadricula: Líneas verticales de la cuadricula primara (Líneas de división principales).



- Giro 3D: Activar Ejes en Angulo recto.

8. Desde la Ficha Formato podremos establecer el estilo y visualización del gráfico tanto globalmente como de cada uno de sus componentes, cabe destacar que cada elemento del grafico maneja su Formato independiente:

9. La caja de dialogo Formato de grafico se activa desde el control de caja de dialogo del Grupo: Estilos de forma, esta caja configura independientemente diferentes características de los elementos del gráfico, por ejemplo, como muestra la imagen:

WO

RD 2

010

Sesión 10Elaboracion de

documentos multiples



Elaboracion de documentos multiples

Mediante la opción Combinar correspondencia Word nos permite incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio.

De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas.

Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos variables (los que cambian en cada carta según la persona). De esta forma podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde están almacenados los datos.

Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación de etiquetas, la impresión de sobres, generar recibos, etc.

Conceptos previos

Cuando ‘combinamos correspondencia’, estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documento principal y el origen de datos.

Documento principal

Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos.

Origen de datos

Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de MS Access, un libro de MS Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar.

En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro será la fila correspondiente a un cliente, y los campos serán por ejemplo, el nombre y la dirección del cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente.

Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuación y verás qué sencillo resulta utilizar esta potente utilidad de Word.


Word 2010

Correspondencia de cartas

Crear la tabla de datos

Se recomienda un archivo de datos que ya exista que puede ser un tabal elaborado en Word, así como también tablas de Excel o Access, entre otros.

Caso practicó 01

La empresa Consultores Digitales SRL, ha decidido presentar sus servicios de consultoría a diferentes empresas locales y de provincia dedicadas al ramo de bienes raíces. Para ello encargo la elaboración de cartas y sobres de presentación al Área de Relaciones Publicas, que posteriormente se imprimirán y enviaran vía Courier a sus destinos correspondientes.

Crear una tabla de datos con los registros de las empresas a las que seles desea enviar una carta de presentación.

1. Crear la siguiente tabla en MS-Word e ingrese los datos correspondientes a las empresas que recibirán las cartas de presentación.

2. Guarde el archivo como: Origen de Datos en la carpeta MS-Word-2010 (de su USB).

Redactar la carta modelo

La carta modelo, también llamada documento principal, puede ser elaborada desde un documento en blanco, aunque se recomienda que la carta ya exista como archivo.

Caso practico 02

Una vez grabado el documento con el Origen de Datos, ahora se deberá elaborar el documento principal, con la carta modelo en donde solo se distingue el cuerpo de la carta pero los destinarios solo son indicados de manera referencial.



1. En un documento nuevo (Ctrl + U), elaborar el siguiente documento:

2. Guarde el archivo como: Documento Principal en la carpeta MS-Word-2010 (de su USB).

Combinar correspondencia

Para empezar a realizar la combinación de cartas se recomienda que una vez que han sido creados los documentos: Origen de Datos y el Documento Principal, se debe cerrar el documento Origen de Datos que contiene la tabla con los destinatarios de la correspondencia.

Caso práctico 03

Empezar la combinación de correspondencia de cartas tomando en consideración las recomendaciones hechas en el párrafo anterior.

1. Ubicado en el documento principal.

2. Seleccione la ficha Correspondencia, del grupo Iniciar combinación de correspondencia. Active el botón Iniciar combinación de correspondencia y seleccione la opción Cartas:


Word 2010

3. A continuación active el botón: Seleccionar destinatarios y elija la opción: Usar lista existente…

4. Luego debe ubicar la carpeta (MS-WORD-2010 del USB) donde se encuentra el archivo origen de datos, el cual se selecciona, finalmente haga clic en el botón Abrir.

5. Solo con la finalidad de comprobar si el enlace generado ha sido correcto haga clic en el botón: Editar lista de destinatarios. Se muestra la caja de dialogo donde puede realizar operaciones de filtrado, activar/desactivar registros, reordenar los campos, etc. En este caso simplemente de clic en el botón Aceptar.



6. Ahora es importante donde se ubique el cursor. Ubique el cursor donde se requiere colocar los campos, en este caso borre las referencias (de tipo texto) que serán remplazadas por los verdaderos Campos. Luego abrir el botón Insertar campo combinado y seleccione el campo correspondiente. El resultado tendrá que mostrar lo siguiente:

7. Es posible revisar la Vista previa de resultados, para comprobar el resultado de los campos insertados, también puede utilizar los botones de desplazamiento (flechas) de registros. También se conoce a esta vista, como la vista de acabados (opcional):

8. Luego de comprobar, haga clic en el botón Finalizar y combinar, luego seleccione la opción: Editar documentos individuales…


Word 2010

9. A la caja de dialogo de confirmación solo deberá Aceptar.

10. El resultado mostrará las cartas combinadas cada con sus respectivos destinatarios:

11. Se recomienda grabar el documento resultante. Guarde el documento en la carpeta: MS-WORD-2010, con el nombre: Resultado_Cartas_Consultores_Digitales.

Correspondencia de sobres

Crear el sobre principal

Caso práctico 04

Crear un modelo de sobre para enviar las cartas a las empresas destinatarias, este modelo se crea desde un nuevo documento y se almacena en la carpeta MS-WORD-2010.

1. Crear un nuevo documento (Ctrl + U), es importante determinar la persona que firma la carta (del documento principal seleccione y copie a la persona y su cargo que firma la carta).



2. Luego seleccione la ficha: Correspondencia y del grupo Crear, elija el botón Sobres.

3. En la caja de dialogo: Sobres y etiquetas, ubíquese en el control Remite y pegue la copia del remitente, luego haga clic en el botón Agregar al documento.

4. Al mensaje de confirmación, haga clic en el botón No.


Word 2010

Redactar el sobre modelo

1. Aparecerá un sobre con el remitente agregado, luego seleccione Correspondencia, luego seleccione Iniciar combinación de correspondencia y haga clic en Sobres:

2. Aparecerá la caja de dialogo: Opciones de sobre, puede seleccionar un tamaño de sobre, luego haga clic en el botón Aceptar.

3. Al mensaje confirmación deberá Aceptar, de tal manera que debe quedar solamente el sobre.



4. A continuación active el botón: Seleccionar destinatarios y elija la opción: Usar lista existente…

5. Luego debe ubicar la carpeta (MS-WORD-2010 del USB) donde se encuentra el archivo origen de datos, el cual se selecciona, finalmente haga clic en el botón Abrir.

6. Solo con la finalidad de comprobar si el enlace generado ha sido correcto haga clic en el botón: Editar lista de destinatarios. Se muestra la caja de dialogo donde puede realizar operaciones de filtrado, activar/desactivar registros, reordenar los campos, etc. En este caso simplemente de clic en el botón Aceptar.


Word 2010

7. Ahora es importante donde se ubique el cursor. Ubique el cursor donde se requiere colocar los campos, luego abrir el botón Insertar campo combinado y seleccione el campo correspondiente. El resultado tendrá que mostrar lo siguiente:

8. Es posible revisar la Vista previa de resultados, para comprobar el resultado de los campos insertados, también puede utilizar los botones de desplazamiento (flechas) de registros:

9. De manera opcional puede colocarle:

- Borde de pagina: el borde debe quedar sin ningún margen.

- Insertar imagen: la imagen puede ser el logo de la empresa.

10. Luego guarde el documento como: Modelo_sobre en la carpeta MS-WORD-2010.

122

Combinar correspondencia

1. Luego de grabar el documento, haga clic en el botón Finalizar y combinar, luego seleccione la opción: Editar documentos individuales…

2. Luego haga clic en el botón Aceptar de la caja Combinar registros:

3. El resultado mostrará los sobres combinadas cada con sus respectivos destinatarios:

4. Se recomienda grabar el documento resultante. Guarde el documento en la carpeta: MS-WORD-2010, con el nombre: Resultado_Sobres_Consultores_Digitales.

WO

RD 2

010

Sesión 11Referencias en el

documento



Nota al pieUna nota al pie es un comentario con fin de ofrecer algún tipo información al

lector y que se suele poner al final de la página, y una nota al final es lo mismo pero el comentario se inserta al final del documento de Word 2010.

Las notas al pie y notas al final se utilizan en los documentos impresos para explicar, comentar o hacer referencia al texto de un documento. Puede utilizar las notas al pie para comentarios detallados y las notas al final para citar fuentes de Información.

1. Marcas de referencia de notas al pie y notas al final.

2. Línea de separación.3. Texto de nota al pie.4. Texto de nota al final.

Una nota al pie o al final consta de dos partes vinculadas: la marca de referencia de nota y el texto correspondiente a la nota.

Caso práctico

Supongamos que debe insertar una nota al pie o nota al final en un documento sobre el sistema solar para identificar una fuente sobre las misiones al espacio del Mariner.

Sitúe el punto de inserción al final del segundo párrafo, en el que se abordan las misiones del Mariner y del Voyager y que termina con la palabra "sistema".

1. Clic en la ficha Referencia y, a continuación, haga clic en el cuadro de dialogo Nota al pie y notas al final.

2. En el cuadro de diálogo Notas al pie y notas al final, debajo de Ubicación, haga clic en Notas al pie y, a continuación, en la parte inferior del cuadro de diálogo, haga clic en Insertar.

3. Junto a la marca de referencia de la nota "1" situada en la parte inferior de la página, escriba: Autor, título del libro, editor, fecha de publicación, número de página.


Word 2010

Word agregará la marca de referencia de la nota en el punto de inserción del documento y le asigna automáticamente un número. Se insertará una marca de referencia con el mismo número en la parte inferior de la página si ha hecho clic en Notas al pie, o al final del documento si ha hecho clic en Notas al final.

Además en el diálogo podemos seleccionar el formato del número que deseamos que se muestre como subíndice.

- Podemos incluir una marca personal pulsando en Símbolo...

- Se puede indicar a partir de que número, letra, símbolo comienza la primera nota al pie.

- Seleccionar si la numeración es continua, si reinicia en cada nueva sección o si reinicia en cada nueva página.



- Podemos intercalar entre distintos formatos a lo largo del documento o cambiar de formato a mitad del documento y aplicar los cambios después seleccionando Aplicar cambios a Todo el documento.

- Cuando tenemos la nota al pie/nota al final creada si nos situamos con el ratón encima aparece un "bocadillo" con el texto referente a esa nota al pie/nota al final y si hacemos doble clic sobre el superíndice nos lleva a la nota al pie/nota al final referente al superíndice.

Tabla de contenido

También podríamos denominarlo Sumario, Resumido, Abreviado o índice. Esta herramienta de Word 2010 es una lista de las partes de un libro o documento, organizado en el orden en que aparecen las partes. El contenido generalmente incluye los títulos o descripciones de la primera a nivel de cabeceras.

Además, incluye del segundo nivel a otros niveles dependiendo cuál sea el contenido del documento o títulos de sección, generando un índice al que tendremos acceso, ingreso, admisión, en base a enlaces a una determinada página del documento.

Las tablas de contenido impresas indican los números de página donde comienza cada parte, mientras que en línea se ofrecen enlaces para ir a cada una de las partes. El formato y la ubicación de los números de página es una cuestión de estilo de la editorial.


Word 2010

Las tablas de contenido se crean eligiendo los estilos de titulo, como por ejemplo Título 1, Título 2 y Título 3, que se desea incluir en las mismas.

Microsoft Office Word busca los titulos que tienen el estilo elegido, aplica formato y sangría al texto del elemento en función del estilo de texto e inserta la tabla de contenido en el documento.

Microsoft Office Word 2010 ofrece una galería con varias tablas de contenido para elegir. Marque las entradas de estas y, a continuación, haga clic en el estilo de la tabla de contenido que desee en la galería de opciones. Office Word 2007 las crea automáticamente a partir de los títulos que haya marcado.

Pasos para crear tablas de contenido

1. En la ficha INICIO, en el grupo Estilos, seleccionar:

Por ejemplo, para un título:

- Cascada.

- Con el Estilo Título1

Ejemplos de subtítulos:

- Formaciones geológicas.

- Sistemas dinámicos.

- La catarata más alta del mundo.

- Con el Estilo Título2.

Seleccionar el título, subtítulo para escoger un estilo, obteniendo como resultado la siguiente presentación del texto.

Cascada

Formaciones geológicasLas cascadas (también llamadas cataratas en caso de tener grandes dimensiones) son formaciones geológicas que generalmente resultan del flujo de la corriente de un río sobre un terreno rocoso resistente a la erosión y que forman saltos con alturas significativas.



Sistemas dinámicosLas cascadas son sistemas dinámicos que varían con las estaciones y con los años, aunque esto último sólo se hace perceptible a escala geológica. Presentan distintas formas (por ejemplo, si su caída es vertical o si sigue una pronunciada pendiente, etc.), determinadas por el volumen de agua, la altura de la caída, la anchura del lecho y la conformación de las paredes entre las cuales corre el líquido, dependiendo del tipo de roca y de las distintas capas en las que se disponen.Las cataratas de Yosemite, en California, miden 739 metros de alto (desde el tope hasta la base inferior); las dos caídas principales del Niágara son célebres por el caudal de sus aguas, que llega a los 11.000 metros cúbicos por segundo.

La Catarata más alta del mundo El salto Ángel es la catarata más alta del mundo, con una altura de 979 m. (807 m. de caída ininterrumpida), generada por la caída del río Churún desde el Auyantepuy. Está ubicado en el Parque Nacional Canaima en el estado Bolívar, Venezuela, que fue instaurado el12 de junio de 1962 y declarado Patrimonio de la Humanidad por la Unesco en 1994. El parque nacional se extiende sobre 30.000 km' (más grande que Bélgica), hasta la frontera con Guyana y Brasil, y por su tamaño es considerado el más grande del mundo.

2. Activar la Tabla de Contenido.

Ubicar el puntero de mouse en la hoja donde se generará el índice - sumario (de preferencia en la primera página - sin ningún contenido).

3. En la ficha REFERENCIAS / TABLA DE CONTENIDO / escoger la opción Insertar Tabla de Contenido.

Tal como se aprecia en la imagen:


Word 2010

De la ventana que se activa escoger la opción ACEPTAR. Se obtiene la siguiente respuesta (índice enumerativo hacia determinada página). En opciones de Word / Avanzadas / Desactiva la casilla.

Para obtener el enlace directamente con la acción del botón izquierdo del mouse, tal como se comprueba en la siguiente imagen:

Otra forma de generar, crear tabla de contenido

Los siguientes pasos que se explicarán a continuación se dan cuando escogemos un grupo de Estilos mediante el asistente de Tablas de Contenido.

1. Pulsar la tecla enter hasta la página 2, para dejar un espacio y crear el índice.

2. En la página 2 digitar el siguiente texto:



3. Ubicar el puntero de mouse en página1, en un determinado lugar.

Ficha Referencias / Tabla de Contenido / escoger un Estilo, ejemplo: Tabla Automática 1 .

Se activa la siguiente ventana; escoger la opción Aceptar.

Seleccionar el área de tabla de contenido que se ha generado.

4. Ficha Referencias / Tabla de Contenido / escoger la opción Insertar Tabla de Contenido.

Escoger CARÁCTER DE RELLENO, ejemplo GUIONES, en la opción General escoger un FORMATO (diseños de presentación), por ejemplo: SOFISTIFICADO, tal como se aprecia en la imagen:


Word 2010

5. Seleccionar texto que serán los títulos y subtítulos para la asignación de un determinado Nivel.

Se genera la siguiente presentación para el título, tal como se comprueba en la imagen. Repetir este proceso para los subtítulos.

6. Después de asignar determinado nivel para el título y subtítulo, ubicarse en el área de tabla de contenido para escoger la opción ACTUALIZAR TABLA, tal como en la siguiente imagen:

Se genera el siguiente índice (con un determinado estilo, enumerando las páginas y enlace a un determinado contenido), tal como en la siguiente imagen:

Para activar el enlace directamente: Botón de Office / Opciones de Word / Avanzadas / Desactiva la casilla.



Con el objetivo de obtener el enlace directamente con la acción del botón izquierdo del mouse, tal como se comprueba en la siguiente imagen:

Para personalizar el acceso a más niveles

Partiendo de la base que nos proporciona Tabla de contenido con solo 3 niveles, en las siguientes líneas se explicará cómo podemos aumentar más niveles.

Esta es la base de Niveles que contiene la herramienta Tabla de Contenido.

Para aumentar niveles:

1. Ficha REFERENCIAS.

2. Tabla de Contenido.

3. Escoger la opción Insertar Tabla de Contenido.

4. Desde la opción MOSTRAR NIVELES, cuya base es 3.

Esta opción nos permite escoger otros niveles, como se comprueba en la siguiente imagen:

5. Para comprobar el acceso a otros niveles, seleccionar un texto y escoger el nivel que sea necesario para la aplicación del índice al documento.


Word 2010

Índice Alfabético

Un índice es una lista de palabras y el número de página donde se encuentra dicha palabra. El índice está ordenado alfabéticamente. Como ya dijimos, Word llama a índice lo que normalmente nosotros llamamos índice alfabético, Utilizaremos la misma nomenclatura que Word. El índice se suele colocar al final de un libro para encontrar términos importantes de manera rápida y sencilla.

1° Marcar palabras

a. Selecciona la palabra.

b. Ficha Referencia.

c. Grupo Índice, Clic botón Marcar Entrada.

d. Clic en Marcar todas y luego Cerrar.

e. Repetir procedimiento para todas las palabras a marcar.

Obs: Ficha Inicio, clic en el botón Mostrar Todo (para desactivar los códigos ocultos).



2° Insertar índice alfabético

a. Ubicar el punto de inserción.

b. Ficha Referencia.

c. Grupo Índice, Clic Insertar índice.

d. Configurar, Formatos: Formal.

e. Aceptar.

Como resultado de un ejemplo se mostrará en la siguiente imagen:

WO

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Sesión 12Examen final

Revisión final del trabajo monográfico




Word 2010

Contenido

ContenidoRedacción comercial .............................................................................................. 6Microsoft Word 2010 ............................................................................................. 6Característica y ventajas........................................................................................ 6Descripción del entorno ......................................................................................... 7Cinta de opciones .................................................................................................. 7Las fichas ............................................................................................................... 7Grupos ................................................................................................................... 8Los comandos ........................................................................................................ 8Iniciador de cuadros de diálogo ............................................................................ 8Barra de herramientas de acceso rápido ............................................................... 8Operación con documentos ................................................................................... 9Crear un nuevo documento ................................................................................... 9Abrir un documento ............................................................................................... 9Guardar un documento ......................................................................................... 9Redactar una carta comercial.............................................................................. 10Leer documentos ................................................................................................. 10Ejemplo de una Carta comercial .......................................................................... 11Comandos de edición .......................................................................................... 13Respecto a la selección de texto .......................................................................... 13Respecto a la acción de pegado especial... .......................................................... 14Formatos de fuente ............................................................................................. 14Ejercicio 01 .......................................................................................................... 17Ejercicio 02 .......................................................................................................... 17Alineación de texto ............................................................................................. 17Guardar un documento ....................................................................................... 18Diseño de una memoria descriptiva .................................................................... 21Diseño de página ................................................................................................. 22Portada del documento ....................................................................................... 24Caso práctico ....................................................................................................... 25Encabezados y pie de página ............................................................................... 26Hacer que sean distintos los encabezados o pies de página de las páginas pares e impares ................................................... 26Agregar un número de página desde la galería ................................................. 27Sangrías de párrafo ............................................................................................. 27Caso práctico 01 .................................................................................................. 28Caso práctico 02 .................................................................................................. 29Caso práctico 03 .................................................................................................. 30Listas .................................................................................................................... 30Viñetas ................................................................................................................. 30Numeración ......................................................................................................... 32Multinivel ............................................................................................................ 34Caso práctico ....................................................................................................... 34Revisión del documento ....................................................................................... 38Ortografía y gramática ........................................................................................ 38Caso práctico 01 .................................................................................................. 38Caso práctico 02 .................................................................................................. 39



Referencia ............................................................................................................ 42Caso práctico ....................................................................................................... 42Sinónimos ............................................................................................................ 43Caso práctico ....................................................................................................... 43Traductor ............................................................................................................. 44Caso práctico ....................................................................................................... 45Diseño de un presupuesto ................................................................................... 49Tabulaciones ........................................................................................................ 50Para crear tabulaciones exactas o con rellenos .................................................. 51Caso práctico 01 .................................................................................................. 52Caso práctico 02 ................................................................................................. 54Estilos y plantillas ................................................................................................ 58Crear un estilo ..................................................................................................... 60Modificar un estilo ............................................................................................... 61Eliminar un estilo ................................................................................................. 61Plantillas documentos ......................................................................................... 61Crear una plantilla ............................................................................................... 63Diseño de informes .............................................................................................. 65Diseño de tablas .................................................................................................. 66Características de una tabla ................................................................................ 66Desplazarse, seleccionar y borrar en las tablas ................................................... 66Desplazamientos dentro de la tabla .................................................................... 66Seleccionar elementos y cambiar ancho de columna y alto de fila ..................... 67Borrar elementos de una tabla ............................................................................ 67Creación de tablas ............................................................................................... 67Caso práctico ....................................................................................................... 67Herramientas de tabla ......................................................................................... 69Estilo visuales de tabla ........................................................................................ 69Caso práctico ....................................................................................................... 69Insertar columnas y filas ...................................................................................... 70Caso práctico ....................................................................................................... 70Ordenar registros ................................................................................................ 71Caso práctico ....................................................................................................... 72Personalizar bordes y sombreado........................................................................ 73Caso práctico ....................................................................................................... 73Alineación y tamaño ............................................................................................ 74Caso práctico ....................................................................................................... 74Cambiar dirección del texto ................................................................................. 75Tamaños uniformes ............................................................................................. 75Combinar y dividir celdas..................................................................................... 75Caso práctico ....................................................................................................... 75Dibujar tabla ........................................................................................................ 77Caso práctico ....................................................................................................... 77Convertir tabla a texto y viceversa ...................................................................... 78Tablas avanzadas ................................................................................................ 78Mover las tablas libremente ............................................................................... 78Fórmulas .............................................................................................................. 78Convertir texto en tabla ...................................................................................... 79Caso práctico ....................................................................................................... 79Convertir una tabla en texto ................................................................................ 80Caso práctico ....................................................................................................... 80Tablas anidadas ................................................................................................... 81Ajuste de imágenes dentro de tablas .................................................................. 81Ilustraciones y diagrama de procesos ................................................................. 84


Word 2010

Tipos de archivos gráficos ................................................................................... 84Imágenes ............................................................................................................. 84Imágenes no vectoriales o de mapa de bits ........................................................ 84Imágenes vectoriales o prediseñadas .................................................................. 84Gráficos ............................................................................................................... 85Imágenes prediseñadas ....................................................................................... 85Caso práctico ....................................................................................................... 85Descargar imágenes prediseñadas de Office Online ........................................... 86Desde archivo ...................................................................................................... 87Caso práctico ....................................................................................................... 87Manipular imágenes ........................................................................................... 89Insertar formas y dibujar ..................................................................................... 98Modificar gráficos ............................................................................................... 99Caso práctico ....................................................................................................... 99Relleno de forma ............................................................................................... 100Contorno de forma ............................................................................................ 101Efectos de sombra ............................................................................................. 101Caso práctico ..................................................................................................... 102Caso práctico ..................................................................................................... 102Caso práctico ..................................................................................................... 104Evaluación Práctica calificada ........................................................................... 105Insertar gráficos ................................................................................................ 107Insertar gráficos ................................................................................................ 108Caso práctico 01 ................................................................................................ 108Elaboracion de documentos multiples ............................................................... 112Conceptos previos .............................................................................................. 112Documento principal ......................................................................................... 112Origen de datos ................................................................................................. 112Correspondencia de cartas ................................................................................ 113Crear la tabla de datos ...................................................................................... 113Caso práctico 01 ................................................................................................ 113Redactar la carta modelo .................................................................................. 113Caso práctico 02 ................................................................................................ 113Combinar correspondencia ................................................................................ 114Caso práctico 03 ................................................................................................ 114Correspondencia de sobres ............................................................................... 117Crear el sobre principal ...................................................................................... 117Caso práctico 04 ................................................................................................ 117Redactar el sobre modelo .................................................................................. 119Combinar correspondencia ................................................................................ 122Referencias en el documento ............................................................................. 123Nota al pie ......................................................................................................... 124Caso práctico ..................................................................................................... 124Tabla de contenido ............................................................................................ 126Pasos para crear tablas de contenido ................................................................ 127Otra forma de generar, crear tabla de contenido .............................................. 129Para personalizar el acceso a más niveles ......................................................... 132Índice Alfabético ................................................................................................ 1331° Marcar palabras ............................................................................................ 1332° Insertar índice alfabético ............................................................................... 134Examen final ...................................................................................................... 135Revisión final del trabajo monográfico ............................................................. 135

Contenido .......................................................................................................... 137

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Manual Word 2010, completo