MANUALE DI GESTIONE DEL...ottobre 2000, prescrive che all’interno di ciascuna Area Organizzativa Omogenea di ogni Amministrazione Pubblica, sia nominato un Responsabile del servizio

Manuale di gestione del protocollo informatico e dell’archivio

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(rev. 1.01 del 22/05/2008)

Manuale di gestione del protocollo informatico e dell’archivio Pag: 1/44 < IZS PUGLIA E BASILICATA >


INDICE

TITOLO I DISPOSIZIONI GENERALI ....................................................................... 5 Articolo 1 Premessa ................................................................................................... 5 Articolo 2 Ambito di applicazione del manuale ........................................................ 5 Articolo 3 Definizioni e norme di riferimento........................................................... 6 Articolo 4 Aree Organizzative Omogenee e modelli organizzativi........................... 6 Articolo 5 Conservazione delle copie di riserva........................................................ 7 Articolo 6 Sistema di classificazione dei documenti ................................................. 7 Articolo 7 Formazione ............................................................................................... 7 Articolo 8 Accreditamento dell’Amministrazione all’IPA........................................ 7

TITOLO II ELIMINAZIONE DEI PROTOCOLLI DIVERSI DAL PROTOCOLLO INFORMATICO.................................................................................................... 8

Articolo 9 Piano di attuazione ................................................................................... 8 TITOLO III PIANO DI SICUREZZA.......................................................................... 9

Articolo 10 Obiettivi del piano di sicurezza ............................................................ 9 Articolo 11 Formazione del documenti – aspetti di sicurezza................................. 9 Articolo 12 Gestione dei documenti informatici ................................................... 10

Articolo.12.1 Componente fisica della sicurezza ................................................. 10 Articolo 13 Accesso ai documenti informatici ...................................................... 10

Articolo.13.1 Utenti interni alla AOO .................................................................. 11 Articolo.13.2 Utenti interni alla AOO per l’accesso al registro di protocollo...... 11

Articolo 14 Conservazione dei documenti informatici.......................................... 11 Articolo.14.1 Conservazione dei documenti informatici e delle registrazioni di protocollo a carico del CED..................................................................................... 11 Articolo.14.2 Distruzione (dati residui) ................................................................ 12

TITOLO IV MODALITÀ DI UTILIZZO DI STRUMENTI INFORMATICI PER LO SCAMBIO DI DOCUMENTI ............................................................................. 13

Articolo 15 Documento ricevuto ........................................................................... 13 Articolo 16 Documento inviato ............................................................................. 14 Articolo 17 Documento interno formale................................................................ 14 Articolo 18 Il documento informatico ................................................................... 14 Articolo 19 Il documento analogico ...................................................................... 14 Articolo 20 Requisiti degli strumenti informatici di scambio ............................... 15

TITOLO V DESCRIZIONE DEL FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI...................................................................................................... 16

Articolo 21 Generalità ........................................................................................... 16 Articolo 22 Flusso dei documenti ricevuti dalla AOO .......................................... 16

Articolo.22.1 Sorgente esterna dei documenti...................................................... 16 Articolo.22.2 Sorgente interna dei documenti formali ......................................... 16 Articolo.22.3 Ricezione di documenti informatici sulla casella posta istituzionale 16 Articolo.22.4 Ricezione di documenti informatici sulla casella di posta elettronica non istituzionale ....................................................................................................... 17 Articolo.22.5 Ricezione di documenti informatici su supporti rimovibili............ 17 Articolo.22.6 Ricezione di documenti cartacei a mezzo posta convenzionale .... 17 Articolo.22.7 Documenti cartacei ricevuti a mezzo posta convenzionale e tutela dei dati personali ...................................................................................................... 18

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< IZS PUGLIA E BASILICATA >


Articolo.22.8 Errata ricezione di documenti digitali ........................................... 18 Articolo.22.9 Errata ricezione di documenti cartacei .......................................... 18 Articolo.22.10 Attività di protocollazione dei documenti .................................... 18 Articolo.22.11 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti cartacei. 18 Articolo.22.12 Conservazione dei documenti informatici.................................... 19 Articolo.22.13 Conservazione delle rappresentazioni digitali di documenti cartacei 19 Articolo.22.14 Conservazione dei documenti nell’archivio corrente ................... 19

Articolo 23 Flusso dei documenti inviati dalla AOO ............................................ 19 Articolo.23.1 Sorgente interna dei documenti ...................................................... 19 Articolo.23.2 Registrazione di protocollo e segnatura ......................................... 20 Articolo.23.3 Trasmissione di documenti cartacei a mezzo posta....................... 20 Articolo.23.4 Affrancatura dei documenti in partenza ......................................... 20 Articolo.23.5 Conteggi spedizione corrispondenza.............................................. 20 Articolo.23.6 Documenti in partenza per posta convenzionale con più destinatari 20 Articolo.23.7 Trasmissione di documenti cartacei a mezzo telefax .................... 21

Articolo 24 Flusso dei documenti all’interno del sistema archivistico.................. 21 Articolo.24.1 Il sistema archivistico ..................................................................... 21 Articolo.24.2 Versamento dei fascicoli nell’archivio di deposito ........................ 21 Articolo.24.3 Versamento dei documenti nell'archivio storico ............................ 21 Articolo.24.4 Consultazione e movimentazione dell’archivio di deposito e storico 22

TITOLO VI REGOLE DI SMISTAMENTO ED ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI RICEVUTI .................................................................................. 24

Articolo 25 Gestione Liste di Competenza del SdP............................................... 24 Articolo 26 Assegnazione dei documenti ricevuti in formato digitale .................. 24 Articolo 27 Assegnazione dei documenti ricevuti in formato cartaceo................. 24 Articolo 28 Modifica delle assegnazioni ............................................................... 24

TITOLO VII ELENCO DEI DOCUMENTI ESCLUSI DALLA REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO .............................................................................................. 25

Articolo 29 Documenti esclusi .............................................................................. 25 TITOLO VIII SISTEMA DI CLASSIFICAZIONE.................................................. 26

Articolo 30 Definizione di archivio ....................................................................... 26 Articolo 31 Piano di conservazione dei documenti -Titolario............................... 27 Articolo 32 Riordino, selezione e scarto archivistico di documenti cartacei......... 27 Articolo 33 Classificazione dei documenti ............................................................ 28 Articolo 34 Formazione dei fascicoli..................................................................... 28 Articolo 35 Fascicoli relativi al personale dell’Amministrazione ......................... 29 Articolo 36 Repertorio dei fascicoli dei procedimenti amministrativi .................. 29 Articolo 37 Serie archivistiche e fascicoli ............................................................. 29 Articolo 38 Servizio della conservazione sostitutiva............................................. 29

TITOLO IX MODALITÀ DI PRODUZIONE E DI CONSERVAZIONE DELLE REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO INFORMATICO.................................. 31

Articolo 39 Unicità del protocollo informatico ..................................................... 31 Articolo 40 Registro giornaliero di protocollo....................................................... 31 Articolo 41 Registrazione di protocollo................................................................. 32

Articolo.41.1 Documenti informatici................................................................... 32

____________________________________________________________ Articolo.41.2 Documenti analogici (cartacei e supporti rimovibili).................... 32



Articolo.41.3 Elementi accessori di interesse dei procedimenti amministrativi... 33 Articolo.41.4 Elementi accessori di interesse del servizio archivistico................ 33

Articolo 42 Segnatura di protocollo dei documenti............................................... 33 Articolo.42.1 Documenti informatici.................................................................... 33 Articolo.42.2 Documenti cartacei ......................................................................... 34

Articolo 43 Annullamento delle registrazioni di protocollo .................................. 34 TITOLO X Disposizioni particolari .......................................................................... 35

Circolari e disposizioni generali .............................................................................. 35 Documenti cartacei in partenza con più destinatari ................................................. 35 Documenti cartacei ricevuti a mezzo telegramma................................................... 35 Documenti cartacei ricevuti a mezzo telefax ........................................................... 35 Protocollazione di un numero consistente di documenti cartacei............................ 36 Domande di partecipazione a concorsi, avvisi, selezioni, corsi e borse di studio: .. 36 Protocollazione di documenti inerenti gare di appalto confezionate su supporti cartacei ..................................................................................................................... 36 Protocolli urgenti ..................................................................................................... 36 Documenti non firmati............................................................................................. 36 Protocollazione dei messaggi di posta elettronica convenzionale ........................... 37 Errata protocollazione di documenti digitali pervenuti erroneamente.................... 37 Errata ricezione di documenti cartacei pervenuti erroneamente............................. 37 Copie per conoscenza .............................................................................................. 37 Differimento delle registrazioni............................................................................... 37 Registrazioni con differimento dei termini di accesso............................................. 37 Corrispondenza personale o riservata ...................................................................... 38 Integrazioni documentarie ....................................................................................... 38

Articolo 44 Registrazioni di Protocollo ................................................................. 38 Articolo.44.1 Attribuzione del protocollo............................................................. 38 Articolo.44.2 Registro informatico di protocollo ................................................. 38 Articolo.44.3 Archiviazione dei Registri .............................................................. 38

TITOLO XI RILASCIO DELLE ABILITAZIONI DI ACCESSO ALLE INFORMAZIONI DOCUMENTALI .................................................................. 40

Articolo 45 Generalità ........................................................................................... 40 Articolo.45.1 Attività operative del C.E.D.: ......................................................... 41

Articolo 46 Ripristino dei codici d’accesso........................................................... 41 TITOLO XII MODALITÀ DI UTILIZZO DEL REGISTRO DI EMERGENZA ...... 42

Articolo 47 Il registro di emergenza ...................................................................... 42 Articolo 48 Modalità di apertura del registro di emergenza .................................. 42 Articolo 49 Modalità di utilizzo del registro di emergenza ................................... 43 Articolo 50 Modalità di chiusura e recupero del registro di emergenza................ 43

TITOLO XIII NORME TRANSITORI e FINALI .................................................... 44 Articolo 51 Modalità di approvazione e aggiornamento del manuale................... 44 Articolo 52 Norme abrogate .................................................................................. 44 Articolo 53 Pubblicità del presente Manuale......................................................... 44 Articolo 54 Entrata in vigore del presente manuale............................................... 44




TITOLO I DTITOLO I DISPOSIZIONI GENERALI ISPOSIZIONI GENERALIArticolo 1 PArticolo 1 Premessa remessa

1. Per gestire correttamente i flussi documentali di tipo digitale, l’art. 3 del DPCM 31 ottobre 2000, prescrive che all’interno di ciascuna Area Organizzativa Omogenea di ogni Amministrazione Pubblica, sia nominato un Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico incaricato, tra l’altro, di redigere il Manuale di Gestione (MdG) del protocollo informatico, della gestione dei documenti e degli archivi di cui all’art. 5 dello stesso DPCM.

2. Il manuale di gestione descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio.

3. Obiettivo del Manuale è descrivere, sia il sistema di gestione documentale a partire dalla fase di protocollazione della corrispondenza in ingresso e in uscita e di quella interna, sia le funzionalità disponibili agli addetti ed ai soggetti esterni che a diverso titolo interagiscono con i documenti amministrativi.

4. Il protocollo informatico, anche con le sue funzionalità minime, costituisce l’infrastruttura di base tecnico-funzionale su cui avviare il processo di ammodernamento e trasparenza dell’Amministrazione.

5. Lo scopo del Manuale è fornire le istruzioni per l’uso del servizio nel rispetto della normativa corrente in materia.

6. Il manuale è destinato: • alla più ampia diffusione interna ed esterna, • a fornire le istruzioni complete da seguire per operare correttamente la formazione,

la registrazione, la classificazione, la fascicolazione e l’archiviazione dei documenti,

• ai dirigenti, ai funzionari, agli operatori di protocollo ed agli istruttori delle pratiche quale strumento di lavoro e di riferimento per la gestione dei documenti, degli affari e dei procedimenti amministrativi,

7. Esso disciplina: • la migrazione dei flussi cartacei verso quelli digitali, ovvero come fase transitoria,

i flussi cartacei in rapporto al protocollo informatico, • i livelli di esecuzione, le responsabilità ed i metodi di controllo di processi e

azioni amministrative, • l’uso del titolario di classificazione e del massimario di selezione e scarto, • le modalità di accesso alle informazioni da parte di coloro che ne hanno titolo ed

interesse in attuazione della trasparenza dell’azione amministrativa. 8. In estrema sintesi il MdG può essere interpretato come la tangibile manifestazione

dell’avvio del processo di E_Government da parte dell’Amministrazione 9. Il manuale è articolato in una prima parte in cui vengono definiti l’ambito di applicazione,

le definizioni usate e i principi generali del sistema e in una seconda parte con le descrizioni specifiche delle procedure di gestione dei documenti e dei flussi documentali.

Articolo 2 AArticolo 2 Ambito di applicazione del manuale mbito di applicazione del manuale

1. Il presente manuale di gestione del protocollo, dei documenti e degli archivi è adottato ai sensi dell’art.3, comma c) del DPCM 31 ottobre 2000, recante le regole tecniche per il protocollo informatico.

2. Esso descrive le attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione ed archiviazione dei documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali ed archivistici in




relazione ai procedimenti amministrativi dell’Istituto Zooprofilattico Sperimentale della Puglia e della Basilicata.

3. Attraverso l’integrazione con le procedure di gestione dei provvedimenti amministrativi, di accesso agli atti ed alle informazioni e di archiviazione dei documenti, il protocollo informatico realizza le condizioni operative per il miglioramento del flusso informativo e documentale interno dell’Amministrazione anche ai fini dello snellimento e trasparenza dell’azione amministrativa.

4. Il protocollo fa fede, anche con effetto giuridico, dell’effettivo ricevimento e spedizione di un documento.

Articolo 3 DArticolo 3 Definizioni e norme di riferimento efinizioni e norme di riferimento

Ai fini del presente manuale si intende: 1. per Amministrazione, l’Istituto Zooprofilattico Sperimentale della Puglia e della

Basilicata 2. per Testo Unico il DPR 445 del 20 dicembre 2000-Testo unico delle disposizioni

legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, 3. per Regole il DPCM 31 ottobre 2000-Regole tecniche per il protocollo informatico di cui

al DPR del 20 ottobre 1998, n. 428. 4. Di seguito si riportano gli acronimi utilizzati più frequentemente:

• AOO - Area Organizzativa Omogenea • ASP - Application Service Provider – è la modalità di fruizione delle funzionalità

di un applicativo da parte dell’utente finale senza disporre delle necessarie/dedicate risorse umane e strumentali.

• MdG - Manuale di Gestione del Protocollo Informatico e Gestione Documentale • RPA - Responsabile Procedimento Amministrativo - il personale che ha la

responsabilità dell’esecuzione degli adempimenti amministrativi e/o degli affari. • RSP - Responsabile del Servizio per la tenuta del Protocollo informatico, la

gestione dei flussi documentali e degli archivi. • SdP - Servizio di Protocollo • UOP - Unità Organizzative di registrazione di Protocollo - rappresentano gli

uffici che svolgono attività di registrazione di protocollo. • UOR - Uffici Organizzativi di Riferimento - un insieme di uffici che, per

tipologia di mandato istituzionale e competenza, di funzione amministrativa perseguita, di obiettivi e di attività svolta, presentano esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato.

• UU - Ufficio Utente - un ufficio dell’AOO che utilizza i servizi messi a disposizione dal sistema di protocollo informatico; ovvero il soggetto, destinatario del documento, così come risulta dalla segnatura di protocollo nei campi opzionali.

Articolo 4 AArticolo 4 Aree Organizzative Omogenee e modelli organizzativi ree Organizzative Omogenee e modelli organizzativi

1. Per la gestione dei documenti, l’Amministrazione ha deciso la creazione di un unica Area Organizzative Omogenee (AOO) con la Sede centrale a Foggia, nominando il Responsabile per l’AOO del Servizio per la tenuta del Protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi (RSP).

2. All’interno dell’AOO il sistema di protocollazione è unico e totalmente centralizzato nel senso che tutta la corrispondenza in ingresso e in uscita è gestita da una sola UOP.




Articolo 5 CArticolo 5 Conservazione delle copie di riserva onservazione delle copie di riserva

1. Nell’ambito della gestione informatica del protocollo, al fine di garantire la non modificabilità delle operazioni di registrazione, il contenuto del registro informatico di protocollo, almeno al termine della giornata lavorativa, viene riversato, nel rispetto del dettato delle norme, su supporti informatici non riscrivibili

2. Tali supporti rimovibili sono conservati da persona diversa da colui che ha realizzato il riversamento e dal RSP.

3. Questa operazione viene effettuata da personale del CED dell’Istituto per la sede di Foggia.

Articolo 6 SArticolo 6 Sistema di classificazione dei documenti istema di classificazione dei documenti

1. Con l’entrata in vigore del protocollo unico viene adottato anche un unico titolario di classificazione per l’archivio centrale unico (logico) dell’Amministrazione valido per l’ Area Organizzativa Omogenea.

Articolo 7 FArticolo 7 Formazione ormazione

2. Nell’ambito dei piani formativi richiesti a tutte le amministrazioni dalla direttiva del Ministro della Funzione Pubblica sulla formazione e la valorizzazione del personale delle Pubbliche Amministrazioni, l’Amministrazione ha stabilito percorsi formativi specifici e generali che hanno coinvolto tutte le figure professionali.

Articolo 8 AArticolo 8 Accreditamento dell’Amministrazione all’IPA ccreditamento dell’Amministrazione all’IPA

1. L’ Amministrazione ha istituito una casella di posta elettronica istituzionale attraverso cui trasmette e riceve documenti informatici soggetti alla registrazione di protocollo, affidata alla responsabilità della UOP incaricata; UOP che procede alla tempestiva lettura, almeno una volta al giorno, della corrispondenza ivi pervenuta, adottando gli opportuni metodi di conservazione della stessa in relazione alle varie tipologie di messaggi ed ai tempi di conservazione richiesti.

2. L’Amministrazione, nell’ambito degli adempimenti correnti, si è accreditata presso l'Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) conservato e pubblicato dal CNIPA fornendo le seguenti informazioni identificative relative alla Amministrazione stessa ed alle AOO in cui è articolata: • denominazione della Amministrazione; • codice identificativo proposto per la Amministrazione; • indirizzo della sede principale della Amministrazione; • elenco delle proprie Aree Organizzative Omogenee, in termini di:

denominazione; codice identificativo; casella di posta elettronica nominativo del RSP; data di istituzione; eventuale data di soppressione;

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3. L’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) è accessibile tramite un sito Internet da parte di tutti i soggetti pubblici o privati anche secondo una modalità compatibile con il protocollo LDAP definito nella specifica pubblica RFC 1777.

In caso di necessità, l’Amministrazione comunica tempestivamente all’IPA ogni successiva modifica delle proprie credenziali di riferimento e la data di entrata in vigore



delle stesse in modo da garantire l'affidabilità dell'indirizzo di posta elettronica; con la stessa tempestività l’Amministrazione comunica la soppressione ovvero la creazione di una AOO nella forma dovuta.

TITOLO II ETITOLO II ELIMINAZIONE DEI PROTOCOLLI DIVERSI DAL PROTOCOLLO INFORMATICO

LIMINAZIONE DEI PROTOCOLLI DIVERSIDAL PROTOCOLLO INFORMATICO

1. Il presente titolo riporta la pianificazione, le modalità e le misure organizzative e tecniche finalizzate alla eliminazione dei protocolli diversi dal protocollo informatico.

Articolo 9 PArticolo 9 Piano di attuazione iano di attuazione

1. In coerenza con quanto previsto e disciplinato, tutti i documenti in uscita e in ingresso dell’AOO devono essere acquisiti tramite il Registro (unico e generale) di Protocollo informatico. Pertanto tutti i registri particolari di protocollo sono aboliti ed eliminati.

2. In via temporanea e transitoria, possono essere mantenuti in esercizio registri particolari

di protocollo per l’acquisizione e la spedizione di documenti aventi carattere di eccezionalità e di estrema urgenza in relazione ad evenienze impreviste ed imprevedibili verificatesi in giorni e/o orari in cui gli Uffici dell’Amministrazione sono chiusi, la cui emanazione non può essere procrastinata senza pregiudizio di diritti od interessi dell’Amministrazione o di terzi.

3. Rimane tuttavia in vigore il seguente protocollo: <Accettazione unica - GLIZ > in

quanto soggetto a normativa separata.




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TITOLO III PPIANO DI SICUREZZA IANO DI SICUREZZATITOLO III

1. Il presente titolo riporta le misure di sicurezza adottate per la formazione, la gestione, la trasmissione, l’interscambio, l’accesso e la conservazione dei documenti informatici, anche in relazione alle norme sulla protezione dei dati personali.

Articolo 10 OArticolo 10 Obiettivi del piano di sicurezza biettivi del piano di sicurezza

1. Il piano di sicurezza garantisce che i: • documenti e le informazioni trattate dall’Amministrazione/AOO sono disponibili,

integre e riservate. • dati personali comuni, sensibili e/o giudiziari vengono custoditi in modo da ridurre

al minimo, mediante l’adozione di idonee e preventive misure di sicurezza indicate negli articoli dal n. 11 al n. 14, i rischi di distruzione o perdita, anche accidentale, di accesso non autorizzato o di trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta, in relazione alle conoscenze acquisite in base al progresso tecnico, alla loro natura e alle specifiche caratteristiche del trattamento.

Articolo 11 FArticolo 11 Formazione del documenti – aspetti di sicurezza ormazione del documenti – aspetti di sicurezza

1. Coerentemente a quanto disposto dall’articolato delle norme specifiche in materia le risorse strumentali, le procedure utilizzate per la formazione dei documenti informatici garantiscono: • l’identificabilità del soggetto che ha formato il documento e

l’Amministrazione/AOO di riferimento; • l’idoneità dei documenti ad essere gestiti mediante strumenti informatici e ad

essere registrati mediante il protocollo informatico, • l’accessibilità ai documenti informatici tramite sistemi informativi automatizzati; • la leggibilità dei documenti nel tempo; • l’interscambiabilità dei documenti all’interno della stessa AOO e con AOO diverse

(stessa Amministrazione od altre); 2. I documenti dell’AOO sono prodotti con sistemi informatici secondo quanto stabilito

dalla corrente normativa e , come tali, sono considerati validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge

3. Per la produzione dei documenti informatici si adottano prodotti di videoscrittura o text editor che, al minimo, possiedono i requisiti di: leggibilità, interscambiabilità, non alterabilità, immutabilità nel tempo del contenuto e della struttura.

4. In via preferenziale si adottano i formati PDF, XML, TIFF, JPEG. 5. I documenti informatici prodotti dall’AOO, con altri prodotti di text editor, prima della

loro sottoscrizione con firma digitale, sono convertiti nei formati standard (XML, PDF,TXT,JPEG) previsti dalla normativa vigente in materia di archiviazione recante le regole tecniche per la conservazione dei documenti, al fine di garantire la leggibilità per altri sistemi e la non alterabilità durante le fasi di accesso e conservazione e l’immutabilità nel tempo del contenuto e della struttura,

6. i documenti così formati, prima di essere inviati a qualunque altra stazione di lavoro interna all’AOO sono sottoposti ad un controllo antivirus onde eliminare qualunque forma di contagio che possa arrecare danno diretto e indiretto all’Amministrazione/AOO.



Articolo 12 GArticolo 12 Gestione dei documenti informatici estione dei documenti informatici

1. Il sistema operativo che ospita i file utilizzati come deposito dei documenti è configurato in modo tale da consentire: • l’accesso esclusivamente al server del protocollo informatico in modo che .

qualsiasi altro utente non autorizzato non potrà mai accedere ai documenti al di fuori del sistema di gestione documentale.

• la registrazione delle attività rilevanti ai fini della sicurezza svolte da ciascun utente, in modo tale da garantire l’identificabilità dell’utente stesso. Tali registrazioni sono protette da modifiche non autorizzate.

2. Il sistema di gestione informatica dei documenti: • garantisce la disponibilità, la confidenzialità e l’integrità dei documenti e del

registro di protocollo; • garantisce la corretta e la puntuale registrazione di protocollo dei documenti in

entrata ed in uscita; • fornisce informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto

dall’Amministrazione e gli atti dalla stessa formati al fine dell’adozione del provvedimento finale;

• consente il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati; • consente, in condizioni di sicurezza, l’accesso alle informazioni del sistema da

parte dei soggetti interessati, nel rispetto delle disposizioni in materia di “privacy” con particolare riferimento al trattamento dei dati sensibili e giudiziari;

• garantisce la corretta organizzazione dei documenti nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato.

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Articolo.12.1Articolo.12.1 Componente fisica della sicurezza Componente fisica della sicurezza1. Il controllo degli accessi fisici alle risorse dell’AOO è regolato secondo i seguenti

principi: • l’accesso è consentito soltanto al personale autorizzato per motivi di servizio; • i visitatori occasionali, i dipendenti di terze parti e gli ospiti devono esplicare la

procedura di registrazione. Essi non possono entrare e trattenersi nelle aree protette se non accompagnati da personale dell’Ente autorizzato;

• il personale dipendente ha l’obbligo di utilizzare il badge sia in ingresso che in uscita dal sede stessa.

Articolo 13 AArticolo 13 Accesso ai documenti informatici ccesso ai documenti informatici

1. Il controllo degli accessi è assicurato utilizzando le credenziali di accesso (pubblica e privata) ed un sistema di autorizzazione basato sulla profilazione degli utente in via preventiva.

2. La profilazione preventiva consente di definire le abilitazioni/autorizzazioni che possono essere effettuate/rilasciate ad un utente del servizio di protocollo e gestione documentale. Queste in sintesi sono: • Consultazione, per visualizzare in modo selettivo, le registrazioni di protocollo

eseguite da altri; • Inserimento, per inserire gli estremi di protocollo e effettuare una registrazione di

protocollo ed associare i documenti, • Modifica, per modificare i dati opzionali di una registrazione di protocollo, • Annullamento, per annullare una registrazione di protocollo autorizzata dal RSP.

3. Le regole per la composizione delle password e il blocco delle utenze valgono sia per le



utenze degli amministratori di AOO che per gli utenti semplici. 4. Il sistema di protocollo informatico:

• consente il controllo differenziato dell’accesso alle risorse del sistema per ciascun utente o gruppi di utenti;

• assicura il tracciamento di qualsiasi evento di modifica delle informazioni trattate e l’individuazione del suo autore. Tali registrazioni sono protette da modifiche non autorizzate.

5. Ad ogni documento, all’atto della registrazione nel sistema di protocollo informatico, viene associata una Access Control List (ACL) che consente di stabilire quali utenti, o gruppi di utenti, hanno accesso ad esso (sistema di autorizzazione o profilazione utenza).

6. Per default il sistema segue la logica dell’organizzazione, nel senso che ciascun utente può accedere solamente ai documenti che sono stati assegnati al suo UOR.

7. Il sistema consente altresì di associare un livello differente di riservatezza per ogni tipo di documento trattato dall’Amministrazione.

8. I documenti protetti da una ACL non vengono mai visualizzati agli utenti privi di diritti di accesso, neanche a fronte di una ricerca generale nell’archivio o di una ricerca full text.

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Articolo.13.1Articolo.13.1 Utenti interni alla AOO Utenti interni alla AOO1. Il livello di autorizzazione per l’accesso alle funzioni del sistema di gestione informatica

dei documenti, distinto per abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all’inserimento e alla modifica delle informazioni, è attribuito dal RSP dell’Amministrazione/AOO.

2. La gestione delle utenze rispetta i seguenti principi operativi: • gli utenti creati non sono mai cancellati ma, eventualmente, disabilitati (su richiesta

esplicita del Responsabile dell’AOO o per errori di inserimento)

Articolo.13.2Articolo.13.2 Utenti interni alla AOO per l’accesso al registro di protocollo Utenti interni alla AOO per l’accesso al registro di protocollo1. L’autorizzazione all’accesso ai Registri di Protocollo è regolata tramite “liste di

competenza”, gestite dal Responsabile di AOO, per la definizione degli utenti abilitati ad accedere a determinate voci di titolario (categorie di protocollazione dei documenti);

3. La visibilità completa sul Registro di protocollo è consentita soltanto all’utente con il profilo di utenza di “addetto al protocollo” e limitatamente al Registro della AOO sul quale è stato abilitato ad operare.

4. L’utente assegnatario dei documenti protocollati è invece abilitato ad una vista parziale sul registro di protocollo. Tale vista è definita dalle voci di titolario associate alla lista di competenza in cui l’utente è presente (sia come singolo sia come ufficio).

5. Tutti gli altri utenti (seppure inclusi nella giusta lista di competenza) possono accedere solo ai dati di registrazione (es. progressivo di protocollo, data di protocollazione).

Articolo 14 CArticolo 14 Conservazione dei documenti informatici onservazione dei documenti informatici

1. La conservazione dei documenti digitali avviene nei modi e con le tecniche specificate nell’ultima direttiva CNIPA in materia.

Articolo.14.1Articolo.14.1 Conservazione dei documenti informatici e delle registrazioni di protocollo a carico del CED Conservazione dei documenti informatici e delle registrazioni diprotocollo a carico del CED

1. I luoghi di conservazione previsti per i supporti contenenti le registrazioni di Protocollo e le Registrazioni di Sicurezza sono armadi che devono essere mantenuti chiusi a chiave.

2. E’ compito del C.E.D. l’espletamento delle seguenti procedure atte ad assicurare la corretta archiviazione, disponibilità e leggibilità dei supporti stessi.



3. E’ stato implementato e viene mantenuto aggiornato un archivio dei prodotti software (nelle eventuali diverse versioni) necessari alla lettura dei supporti in gestione e ad un successivo riutilizzo dei dati archiviati.

4. Presso il C.E.D. sono altresì mantenuti i sistemi con la configurazione hardware necessaria al corretto funzionamento del software.

5. Il C.E.D. sicurezza verifica la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione e l’effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento sostitutivo del contenuto su altri supporti.

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Articolo.14.2Articolo.14.2 Distruzione (dati residui) Distruzione (dati residui)1. I supporti di qualsiasi natura contenenti dati e informazioni critiche, riservate o personali

considerate obsolete o non più utilizzabili sono distrutti o cancellati affinché non possano essere ulteriormente utilizzati.

1. Le modalità adottate per la distruzione/cancellazione dei supporti delle registrazioni non consentono la loro ricostruzione



TITOLO IV MTITOLO IV MODALITÀ DI UTILIZZO DI STRUMENTI INFORMATICI PER LO SCAMBIO DI DOCUMENTI

ODALITÀ DI UTILIZZO DI STRUMENTIINFORMATICI PER LO SCAMBIO DIDOCUMENTI

1. Il presente Titolo riporta indicazioni in merito alle modalità di utilizzo di strumenti informatici per lo scambio di documenti all’interno ed all’esterno dell’area organizzativa omogenea;

2. Prima di entrare in merito alle modalità di utilizzo degli strumenti informatici per realizzare lo scambio dei documenti occorre caratterizzare l’oggetto di scambio: il documento amministrativo.

3. Per documento amministrativo si intende ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, informatica o di qualsiasi altra specie del contenuto di atti, fatti o cose giuridicamente rilevanti, anche interni, prodotti e acquisiti ai fini dell’attività amministrativa,

4. Un documento amministrativo è dunque una rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell'attività amministrativa,.

5. Il documento amministrativo come oggetto di scambio, in termini funzionali è classificabile in: • ricevuto, • inviato, • interno formale,

6. Il documento amministrativo come oggetto di scambio, in termini tecnologici è classificabile in • digitale o informatico, • analogico.

7. Secondo quanto stabilito dalla corrente normativa il documento amministrativo è solo di tipo informatico. Solo durante la fase transitoria di migrazione verso l’adozione integrale delle tecnologie digitali da parte dell’Amministrazione, il documento amministrativo, in via del tutto eccezionale, è disponibile anche nella forma analogica (di solito carta).

8. L’articolazione delle definizioni seguenti è riferita alla fase transitoria

Articolo 15 DArticolo 15 Documento ricevuto ocumento ricevuto

1. La corrispondenza in ingresso alla AOO può avvenire con diversi mezzi e modalità in base alla tecnologia di trasporto utilizzata dal mittente.

2. Un documento informatico può pervenire a mezzo: • posta elettronica convenzionale o certificata, • supporto rimovibile quale, ad esempio, CD ROM, DVD, Floppy disk, tape, Pen

drive, etc, consegnato direttamente alla UOP o per posta convenzionale e/o corriere,

• sportello telematico. 3. Un documento analogico può pervenire a mezzo:

• posta convenzionale o corriere, • posta raccomandata, • telefax o telegramma, • rimessa diretta da parte dell’interessato o persona delegata alle UOP e/o agli UOR

aperti al pubblico.




Articolo 16 DArticolo 16 Documento inviato ocumento inviato

1. I documenti informatici, compresi di eventuali allegati, anch’essi digitali, sono inviati, di norma, per mezzo della posta elettronica convenzionale se la dimensione del documento non supera la dimensione massima dei messaggi stabilita dal sistema di posta utilizzata dall’Amministrazione.

2. In caso contrario il documento informatico viene riversato, a norma di legge, su supporto digitale rimovibile non modificabile e trasmesso con altri mezzi di trasposto al destinatario.

Articolo 17 DArticolo 17 Documento interno formale ocumento interno formale

1. La tecnologia utilizzata per la formazione dei documenti interni è di tipo digitale. 2. Lo scambio tra UOR/UU di documenti informatici di rilevanza amministrativa giuridico-

probatoria, di norma avviene per mezzo della posta elettronica convenzionale. 3. In via del tutto eccezionale, come effetto della fase transitoria di migrazione verso la

totale gestione informatica dei documenti, il documento interno formale è di tipo analogico e lo scambio ha luogo con i mezzi tradizionali all’interno della AOO. In questo caso il documento viene prodotto con strumenti informatici, stampato e sottoscritto in forma autografa sia sull’originale che sulla minuta e successivamente protocollato.

Articolo 18 IArticolo 18 Il documento informatico l documento informatico

1. Il documento informatico è la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti; esso si configura come un documento digitale sottoscritto con firma digitale o elettronica avanzata.

2. Documento informatico è anche considerata la rappresentazione informatica di documenti analogici, comunque formata, del contenuto di atti (anche interni), fatti o dati giuridicamente rilevanti .

3. Secondo le norme del testo unico, il documento informatico soddisfa il requisito legale della forma scritta solo se è sottoscritto con firma digitale o altro tipo di firma elettronica avanzata.

4. Pertanto, tutti i documenti provenienti dall’esterno sono considerati legalmente validi e sono protocollati se soddisfano i requisiti di cui al precedente capoverso.

5. Ai sensi dell’art53, comma 5 del DPR 45/2000 i documenti interni informatici all’AOO, devono essere protocollati.

6. Gli atti formati con strumenti informatici, i dati e i documenti informatici delle pubbliche amministrazioni, invitati/ricevuti all’interno o all’esterno, costituiscono informazione primaria ed originale da cui è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge.

7. Per la formazione e la gestione di documenti informatici per i quali non è prevista la sottoscrizione, l’Amministrazioni utilizza, per economia di gestione e di uniformità formale, ovvero per necessità di rendere, all’occorrenza, validi a tutti gli effetti di legge anche i documenti in questione, le stesse tecnologie e procedure utilizzate per i documenti che rispondono ai requisiti minimi di legge sopra richiamati.

Articolo 19 IArticolo 19 Il documento analogico l documento analogico

1. Per documento analogico si intende un documento amministrativo “formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta (esempio: documenti cartacei), come le immagini su film (esempio: pellicole mediche, microfiche, microfilm), come le magnetizzazioni su nastro (esempio: cassette e nastri magnetici audio




e video). su supporto non digitale”. Di seguito faremo riferimento ad un documento amministrativo cartaceo che può essere prodotto: • con strumenti analogici, quali lettera scritta a mano o a macchina • con strumenti informatici quale lettera prodotta tramite un sistema di videoscrittura

o text editor e poi stampata. 2. In quest’ultimo caso come originale si considera quello cartaceo stampato su carta

intestata dotato di firma autografa. 3. L’originale è analogico. 4. Per originale si intende il documento nella sua redazione definitiva, perfetta ed autentica

negli elementi sostanziali e formali comprendente tutti gli elementi di garanzia e di informazione del mittente e destinatario

5. Per copia si intende l’originale del documento conservato “agli atti”, cioè nel fascicolo relativo all’affare o al procedimento amministrativo trattato.

6. Un documento analogico può essere convertito in documento informatico tramite opportune procedure di scannerizzazione.

Articolo 20 RArticolo 20 Requisiti degli strumenti informatici di scambio equisiti degli strumenti informatici di scambio

1. Scopo degli strumenti informatici di scambio e degli standard di composizione dei messaggi è garantire sia l’interoperabilità sia i requisiti minimi di sicurezza di seguito richiamati: • l’integrità del messaggio, • la confidenzialità del messaggio • il non ripudio dei messaggi, • l’automazione dei processi di protocollazione e smistamento dei messaggi

all’interno dell’AOO, • l’interconnessione tra AOO, ovvero l’interconnessione tra le UOP/UOR e UU di

una stessa AOO nel caso di documenti interni formali., • la certificazione dell’avvenuto inoltro e ricezione • l’interoperabilità dei sistemi informativi pubblici






TITOLO V DTITOLO V DESCRIZIONE DEL FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI

ESCRIZIONE DEL FLUSSO DILAVORAZIONE DEI DOCUMENTI

1. Il presente titolo descrive il flusso di lavorazione dei documenti ricevuti, spediti o interni, incluse le regole di registrazione per i documenti pervenuti secondo particolari modalità di trasmissione.

Articolo 21 GArticolo 21 Generalità eneralità

1. Per descrivere i flussi di lavorazione dei documenti all’interno della AOO ci si riferisce ai documenti: • ricevuti dalla AOO, ricevuti dall’esterno o dall’interno se destinati ad essere

ritrasmessi in modo formale in seno alla AOO, • inviati dalla AOO, verso l’esterno o verso l’interno della AOO in modo formale, • gestiti all’interno del sistema archivistico dell’Amministrazione/AOO dalla sezione

di deposito e storica dell’archivio. 2. Per comunicazione informale tra uffici utente si intende uno scambio di informazioni, con

o senza documenti allegati, del quale non si ritiene necessario tenere traccia in archivio. 3. Questo genere di comunicazioni sono ricevute e trasmesse per posta elettronica o interna

e non interessano il sistema di protocollo.

Articolo 22 FArticolo 22 Flusso dei documenti ricevuti dalla AOO lusso dei documenti ricevuti dalla AOO

Articolo.22.1Articolo.22.1 Sorgente esterna dei documenti Sorgente esterna dei documenti1. Per sorgente esterna dei documenti si intende qualunque soggetto fisico o giuridico che

invia formalmente della corrispondenza alla AOO. 2. I mezzi di recapito della corrispondenza considerati sono quelli stessi richiamati nel

TITOLO precedente ai quali si aggiungono, il telefax, i telegrammi ed i supporti digitali rimovibili.

3. Questi documenti, siano esse digitali che analogici, vengono, salvo casi eccezionali, recapitati alla/e UOP designata/e.

4. I documenti che transitano attraverso il Servizio postale vengono ritirati quotidianamente

Articolo.22.2Articolo.22.2 Sorgente interna dei documenti formali Sorgente interna dei documenti formali1. Per sorgente interna dei documenti si intende qualunque Responsabile di Procedimenti

Amministrativi che invia formalmente della corrispondenza alla UOP della AOO per essere ritrasmessa, nelle forme opportune, ad altro RPA o UU o UOR della stessa AOO.

2. Il documento è in formato digitale o analogico formato secondo gli standard illustrati in precedenza.

3. Nel caso di allegati consistenti ai documenti da ritrasmettere all’interno che superano la dimensione della casella di posta elettronica, si procede ad un riversamento (nelle forme dovute), su supporto rimovibile da consegnare per le vie brevi al destinatario del documento.

Articolo.22.3Articolo.22.3 Ricezione di documenti informatici sulla casella posta istituzionale Ricezione di documenti informatici sulla casella posta istituzionale1. Di norma la ricezione dei documenti informatici è assicurata tramite la casella di posta

elettronica certificata istituzionale ed è accessibile solo all’Ufficio Protocollo dell’Istituto.


I documenti informatici che pervengono direttamente a quest’Ufficio sono valutati e se:

• rivelano un destinatario errato, vengono rinviati a mittente con le modalità di seguito illustrate.

• soggetti a registrazione di protocollo, viene verificata la firma e vengono successivamente protocollati.

2. L’operazione di ricezione dei documenti informatici avviene con modalità conformi alle regole correnti recanti standard, modalità di trasmissione, formato e definizioni dei tipi di informazioni minime ed accessorie comunemente scambiate tra le AOO e associate ai documenti protocollati.

3. Essa comprende anche i processi di verifica dell’autenticità, della provenienza e dell’integrità dei documenti stessi.

4. Qualora i messaggi di posta elettronica non siano conformi agli standard indicati dalla normativa ovvero non siano dotati di firma elettronica digitale, ma avanzata o elettronica o non firmati, e si renda necessario attribuire efficacia probatoria, il messaggio:

viene inserito nel sistema di gestione documentale con il formato di origine apponendo la dicitura “documento ricevuto via posta elettronica” e successivamente protocollato, smistato, assegnato e gestito. La valenza giuridica - probatoria di un messaggio di così ricevuto è assimilabile a quello di una missiva non sottoscritta.

5. L’addetto protocollatore controlla quotidianamente i messaggi pervenuti nella casella di posta istituzionale e verifica se sono da protocollare.

____________________________________________________________

Articolo.22.4Articolo.22.4 Ricezione di documenti informatici sulla casella di posta elettronica non istituzionale Ricezione di documenti informatici sulla casella di posta elettronicanon istituzionale

1. Nel caso in cui il messaggio viene ricevuto su un’altra casella di posta elettronica non istituzionale o comunque non adibita al servizio di protocollazione, il messaggio viene inoltrato alla casella di posta istituzionale e viene inviato un messaggio per conoscenza al mittente con l’indicazione della casella di posta corretta.

2. I controlli effettuati sul messaggio sono quelli stessi sopra richiamati. 3. I dipendenti, tramite il presente manuale, vengono ufficialmente informati che per

esigenze di sicurezza e protezione dai virus informatici i messaggi pervenuti agli indirizzi di posta elettronica personali possono, all’occorrenza, essere visionati dagli incaricati C.E.D., sollevando conseguentemente l'Amministrazione dall'obbligo del segreto epistolare.

Articolo.22.5Articolo.22.5 Ricezione di documenti informatici su supporti rimovibili Ricezione di documenti informatici su supporti rimovibili1. I documenti digitali possono essere recapitati anche per vie diverse dalla posta elettronica. 2. Considerata la mancanza pressoché totale di standard tecnologici e formali in materia di

registrazione di file digitali, la AOO si riserva la facoltà acquisire e trattare tutti i documenti informatici ricevuti su supporto rimovibile che riesce a decodificare e interpretare con le tecnologie a sua disposizione.

3. Superata questa fase il documento viene inserito nel flusso di lavorazione e sottoposto a tutte i controlli e gli adempimenti del caso.

Articolo.22.6Articolo.22.6 Ricezione di documenti cartacei a mezzo posta convenzionale Ricezione di documenti cartacei a mezzo posta convenzionale1. I documenti pervenuti a mezzo posta o ritirati dal personale della UOP agli uffici postali

sono consegnati alla UOP. 2. Le buste o contenitori vengono inizialmente esaminati per valutare la correttezza del

destinatario. In caso contrario si segue la procedura di seguito specificata. 3. Successivamente le buste vengono aperte e valutate per i controlli formali e sostanziali ad

eccezione della corrispondenza relativa a bandi di gara o personale. 4. La corrispondenza ricevuta via telegramma o via telefax o le ricevute di ritorno della





posta raccomandata, in termini di registrazione di protocollo, sono trattate come un documento cartaceo con le modalità descritte in seguito.

5. I controlli formali consentono di determinare il tipo di protocollo da utilizzare: generale o particolare.

6. La corrispondenza in arrivo viene aperta nel medesimo giorno lavorativo di ricezione e contestualmente protocollata.

7. La busta viene di norma allegata al documento per la parte relativa ai timbri postali.

Articolo.22.7Articolo.22.7 Documenti cartacei ricevuti a mezzo posta convenzionale e tutela dei dati personali Documenti cartacei ricevuti a mezzo posta convenzionale e tutela deidati personali

1 Nel caso in cui una AOO si sia organizzata per ricevere documenti su carta attraverso una UOR aperta al pubblico, ovvero se per errore la corrispondenza viene recapitata ad un UOR questo, a tutela dei dati personali eventualmente contenuti nella missiva, non apre le buste o i contenitori ricevuti ma rilascia ricevuta al mittente nelle forme stabilite dal RSP, e invia, nella stessa giornata, prima della chiusura del protocollo, a sua cura, la posta a una delle UOP abilitate e “incaricate” dell’apertura della corrispondenza e protocollazione

Articolo.22.8Articolo.22.8 Errata ricezione di documenti digitali Errata ricezione di documenti digitali1. Nel caso in cui pervenga sulla casella di posta istituzionale dell’Amministrazione o in

una casella non istituzionale messaggi dal cui contenuto si rileva che sono stati erroneamente ricevuti, l’addetto protocollatore rispedisce il messaggio al mittente con la dicitura “Messaggio pervenuto per errore - non di competenza di questa Amministrazione” .

Articolo.22.9Articolo.22.9 Errata ricezione di documenti cartacei Errata ricezione di documenti cartacei1. Nel caso in cui pervengano alla UOP dell’Amministrazione documenti erroneamente

indirizzati, se dall’indirizzo della busta si capisce a quale Ente devono essere inoltrati, questi vengono rinviati all’ufficio postale apponendo sulla busta la dicitura, “Corrispondenza pervenuta per errore - non di competenza di questa Amministrazione, inviare a....”.

2. Nella circostanza in cui venga erroneamente aperta una lettera destinata ad altra Amministrazione, questa viene richiusa e rispedita al destinatario scrivendo sulla busta la dicitura “Pervenuta ed aperta per errore dall’Amministrazione”.

3. Nel caso in cui venga erroneamente protocollato un documento non indirizzato all’Amministrazione, l’addetto al protocollo, su autorizzazione del RSP, può provvedere, o all’annullamento del protocollo, o alla protocollazione in uscita indicando come oggetto “protocollato per errore, inviato a ..”.

4. Il documento oggetto della rettifica viene inviato al destinatario con la dicitura “protocollato per errore”.

Articolo.22.10Articolo.22.10 Attività di protocollazione dei documenti Attività di protocollazione dei documenti1. Superati tutti i controlli precedenti i documenti, digitali o analogici, vengono protocollati

e “segnati” nel protocollo generale

Articolo.22.11Articolo.22.11 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti cartacei Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti cartacei1. Gli addetti alle UOP non possono rilasciare ricevute per documenti che non siano soggetti

a regolare protocollazione. 2. La semplice apposizione del timbro datario dell’UOP per la tenuta del protocollo sulla

copia, non ha alcun valore giuridico e non comporta alcuna responsabilità del personale dell’UOP in merito alla ricezione ed all’assegnazione del documento.


3. Quando il documento cartaceo viene consegnato direttamente dal mittente o da altra persona incaricata ad una UOP di protocollo e venga richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l’avvenuta consegna, la UOP che lo riceve è autorizzata a: • fotocopiare gratuitamente la prima pagina del documento • apporre gli estremi della segnatura se contestualmente alla ricezione avviene anche

la protocollazione con la data e l’ora d’arrivo e la sigla dell’operatore.

____________________________________________________________

Articolo.22.12Articolo.22.12 Conservazione dei documenti informatici Conservazione dei documenti informatici1. I documenti informatici sono archiviati su supporti di memorizzazione, in modo non

modificabile, contestualmente alle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo. 2. I documenti ricevuti per via telematica sono resi disponibili agli uffici utente,

immediatamente dopo l’operazione di smistamento e assegnazione.

Articolo.22.13Articolo.22.13 Conservazione delle rappresentazioni digitali di documenti cartacei Conservazione delle rappresentazioni digitali di documenti cartacei1. I documenti ricevuti su supporto cartaceo, dopo le operazioni di registrazione e segnatura,

sono essere acquisiti in formato immagine attraverso un processo di scansione. 2. Il processo di scansione avviene in diverse fasi:

a. acquisizione delle immagini in modo tale che ad ogni documento, anche se composto da più pagine, corrisponda un unico file

b. verifica della leggibilità e qualità delle immagini acquisite, c. collegamento delle immagini alle rispettive registrazioni di protocollo in modo non

modificabile, d. memorizzazione delle immagini su supporto informatico, in modo non modificabile.

3. Le rappresentazioni digitali dei documenti cartacei sono archiviate secondo le regole correnti su supporti di memorizzazione, in modo non modificabile al termine del processo di scansione.

4. I documenti cartacei dopo l’operazione di riproduzione in formato immagine e conservazione sostitutiva vengono inviati agli UOR/UU/RPA destinatari per le operazioni di fascicolazione e conservazione

Articolo.22.14Articolo.22.14 Conservazione dei documenti nell’archivio corrente Conservazione dei documenti nell’archivio corrente1. Nell’ultima fase del flusso di lavorazione della corrispondenza in ingresso vengono svolte

le seguenti attività: a. Classificazione di livello superiore al primo conformemente al titolario di

classificazione stabilito dall’Amministrazione b. Fascicolazione del documento secondo le procedure stabilite dall’Amministrazione c. Repertoriazione del fascicolo nel caso di apertura di un nuovo fascicolo.

Articolo 23 FArticolo 23 Flusso dei documenti inviati dalla AOO lusso dei documenti inviati dalla AOO

Articolo.23.1Articolo.23.1 Sorgente interna dei documenti Sorgente interna dei documenti1. Per sorgente interna dei documenti si intende qualunque Responsabile di Procedimenti

Amministrativi che invia formalmente della corrispondenza alla UOP della AOO per essere trasmessa, nelle forme opportune, ad altra Amministrazione o AOO, ovvero a RPA o UU o UOR della stessa AOO.

2. Per documento in partenza s’intende il documento con rilevanza giuridico-probatoria prodotto dal personale dell’AOO nell’esercizio delle proprie funzioni.

3. Il documento è in formato digitale o analogico formato secondo gli standard illustrati nei precedenti titoli. I mezzi di recapito della corrispondenza considerati sono quelli stessi richiamati in precedenza (servizio postale, nelle sue diverse forme, ed il servizio telefax).



4. Nel caso di allegati consistenti ai documenti da inviare all’interno della stessa AOO che

superano la dimensione della casella di posta elettronica, si procede ad un riversamento (nelle forme dovute), su supporto rimovibile da consegnare per le vie brevi al destinatario del documento.

5. Nei documenti in partenza viene specificato che il destinatario è tenuto a citare i riferimenti di protocollo della lettera cui fa riscontro.

____________________________________________________________

Articolo.23.2Articolo.23.2 Registrazione di protocollo e segnatura Registrazione di protocollo e segnatura1. La registrazione e la segnatura del documento in partenza viene effettuata presso la UOP

istituzionale. 2. In nessun caso i protocollisti sono autorizzati a fornire numeri di protocollo richiesti

telefonicamente o con qualsiasi altro mezzo essendo tenuti ad eseguire le operazioni di registrazione del protocollo e segnatura sui documenti disponibili.

3. Nel caso di spedizioni per raccomandata con ricevuta di ritorno, posta celere, corriere, o altro mezzo che richieda una qualche documentazione da allegare alla busta, la relativa modulistica viene compilata a cura degli UOR/UU/RPA mittenti.

Articolo.23.3Articolo.23.3 Trasmissione di documenti cartacei a mezzo posta Trasmissione di documenti cartacei a mezzo posta La UOP provvede direttamente alle operazioni di spedizione della corrispondenza in partenza comprensive di: affrancatura ed eventuale pesatura, ricezione e verifica delle distinte di raccomandate compilate dagli uffici. L’UOP conserva, temporaneamente, la minuta da restituire al mittente

Articolo.23.4Articolo.23.4 Affrancatura dei documenti in partenza Affrancatura dei documenti in partenza1 L’UOP provvede, sulla base delle regole dettate dagli operatori postali, alle operazioni di affrancatura della corrispondenza in partenza comprensive di:

a. affrancatura lettere ordinarie; b. pesatura ed affrancatura corrispondente delle lettere soprappeso; c. affrancatura lettere fuori formato; d. pesatura, timbratura ed affrancatura posta prioritaria; e. ricezione e verifica delle distinte di raccomandate compilate ed etichettate dagli

uffici; f. pesatura, affrancatura e registrazioni raccomandate estere.

Articolo.23.5Articolo.23.5 Conteggi spedizione corrispondenza Conteggi spedizione corrispondenza1. L’UOP provvede ad effettuare i conteggi relativi alle spese per la posta in partenza nel

modo che segue: • conteggio giornaliero delle spese per l’affrancatura e calcolo saldo di deposito

residuo; • conteggio mensile e compilazione modello delle spese complessive e saldo del

deposito residuo;

Articolo.23.6Articolo.23.6 Documenti in partenza per posta convenzionale con più destinatari Documenti in partenza per posta convenzionale con più destinatari1. L’elenco dei destinatari, in formato cartaceo, viene allegato alla minuta.



____________________________________________________________

Articolo.23.7Articolo.23.7 Trasmissione di documenti cartacei a mezzo telefax Trasmissione di documenti cartacei a mezzo telefax1. Sul documento trasmesso via fax occorre apporre la dicitura: “Il presente documento,

inviato via fax, non sarà seguito dal documento originale” 2. Solo se esplicitamente richiesto dal destinatario verrà trasmesso l’originale. 3. Nel caso di più destinatari si provvede ad invii successivi

Articolo 24 FArticolo 24 Flusso dei documenti all’interno del sistema archivistico lusso dei documenti all’interno del sistema archivistico

Articolo.24.1Articolo.24.1 Il sistema archivistico Il sistema archivistico1. Il sistema archivistico è unico all’interno della AOO anche se, funzionalmente è

strutturato in una sezione corrente, una di deposito ed una storica. 2. La sezione corrente è, di norma, detenuta nei vari Uffici e gestita dagli RPA in quanto

trattasi di documenti in corso di lavorazione, ovvero di documenti relativi ad affari o procedimenti non ancora conclusi.

3. La sezione corrente viene alimentata dalla corrispondenza ricevuta, inviata e/o interna formale relativa ad uno stesso affare conservata all’interno dei fascicoli.

4. Di seguito vengono descritte le altre sezioni dell’archivio, di deposito e storica in quanto la sezione corrente è stata trattata nel flusso dei documenti ricevuti.

Articolo.24.2Articolo.24.2 Versamento dei fascicoli nell’archivio di deposito Versamento dei fascicoli nell’archivio di deposito1. La costituzione dei fascicoli (virtuali o tradizionali), delle serie e dei repertori è funzione

strategica della gestione archivistica. 2. Periodicamente i Responsabili dei laboratori e degli Uffici provvedono a trasferire

fascicoli e serie documentarie relativi a procedimenti conclusi in un apposita sezione di deposito dell’archivio generale costituito momentaneamente presso una struttura di proprietà della ditta Telematica di Foggia, che è stata autorizzata ad effettuare tale servizio, allegando apposito elenco della documentazione trasferita.

3. La regolare periodicità dell’operazione è fondamentale per garantire la qualità del materiale depositato.

4. Il trasferimento deve essere attuato rispettando l'organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell'archivio corrente

5. Il fascicolo nell’archivio di deposito viene archiviato per materia con lo stesso ordine di classificazione dell’archivio corrente e per ordine cronologico.

6. Con la stessa metodologia vengono riversati nell’archivio di deposito anche gli altri repertori e le altre serie archivistiche presenti all’interno dell’Amministrazione/AOO.

7. I fascicoli del personale vanno trasferiti dall’archivio corrente all’archivio di deposito l’anno successivo a quello di cessazione dal servizio.

8. In relazione a quanto sopra è importante ribadire che le norme sono valide sia per i flussi di documenti cartacei che per quelli informatici.

9. Per questi ultimi, ad esempio, si parla di fascicolo elettronico e di chiusura logica del medesimo, di repertorio elettronico, di versamento logico dell’archivio corrente in quello di deposito ma, funzionalmente tale operazione viene sempre eseguita e resa irreversibile.

10. I documenti selezionati destinati alla sezione storica dell’archivio sono trasferiti contestualmente agli strumenti che ne garantiscono l'accesso secondo quanto previsto dalle vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali

Articolo.24.3Articolo.24.3 Versamento dei documenti nell'archivio storico Versamento dei documenti nell'archivio storico1. Periodicamente, sulla base dei termini stabiliti per la consultazione o alla scadenza

prefissata, sono effettuate le operazioni di selezione e scarto dei fascicoli dall'archivio di deposito.



2. La selezione è l’operazione con la quale vengono individuate le unità archivistiche da destinare all’archivio storico o da avviare allo scarto.

3. La selezione viene effettuata nell’archivio di deposito. 4. Per l'archiviazione e la custodia dei documenti contenenti dati personali, si applicano in

ogni caso, le disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali, sia che si tratti di supporti informatici che convenzionali

5. I documenti selezionati destinati alla sezione storica dell’archivio devono essere trasferiti contestualmente agli strumenti che ne garantiscono l'accesso secondo quanto previsto dalle vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali

____________________________________________________________

Articolo.24.4Articolo.24.4 Consultazione e movimentazione dell’archivio di deposito e storico Consultazione e movimentazione dell’archivio di deposito e storico1. La richiesta di consultazione, e di conseguenza di movimentazione dei fascicoli, può

pervenire dall’interno dell’Amministrazione/AOO o dall’esterno da parte di studiosi e ricercatori.

2. La richiesta di consultazione ai fini di ricerca scientifica è disciplinata dalla: • gratuitità e libertà della ricerca, • accettazione integrale del “codice di deontologia e di buona condotta per il

trattamento di dati personali per scopi storici” da parte del soggetto consultatore. 3. In caso di consultazione da parte di personale esterno all’Amministrazione:

a. La domanda di accesso ai documenti viene presentata all’Ufficio Relazioni con il Pubblico (URP), che provvede a smistarla alla Direzione dell’Ente che autorizza o meno la consultazione.

b. Le domande vengono evase durante gli orari di apertura al pubblico dell’URP e dell’Archivio con la massima tempestività e comunque non oltre < 4 > giorni dalla presentazione.

c. Con la medesima procedura viene formulata richiesta di accesso alle informazioni raccolte, elaborate ed archiviate in formato digitale.

d. In tale caso il Responsabile del servizio provvede a consentire l´accesso conformemente a criteri di salvaguardia dei dati dalla distruzione, dalla perdita accidentale, dall’alterazione o dalla divulgazione non autorizzata.

e. In caso di richieste di consultazione che comportano l´attivazione di ricerche complesse, il termine di evasione della richiesta, di norma, si raddoppia.

f. In caso di pratiche momentaneamente irreperibili, in cattivo stato di conservazione, in restauro o rilegatura, oppure escluse dal diritto di accesso conformemente alla normativa vigente, il responsabile rilascia apposita dichiarazione entro il termine di 30 giorni.

4. In caso di consultazione da parte di personale interno all’Amministrazione: a. Gli UOR, per motivi di consultazione, possono richiedere in ogni momento al

servizio archivistico i fascicoli conservati nella sezione archivistica di deposito o storica.

b. L’affidamento temporaneo di un fascicolo già versato all’archivio di deposito o storico ad un ufficio del medesimo UOR/UU od altro UOR/UU deve avvenire solamente per il tempo strettamente necessario all’esaurimento di una procedura o di un procedimento amministrativo.

c. Tale affidamento temporaneo avviene solamente mediante richiesta espressa, contenente gli estremi identificativi della documentazione richiesta, il nominativo del richiedente, il suo UOR/UU e la sua firma.

5. In ambedue i casi, un esemplare della richiesta di consultazione viene conservata all’interno del fascicolo, l’altro nella posizione fisica occupata dal fascicolo in archivio.

6. Tale movimentazione viene registrata a cura di un delegato della ditta Telematica in un apposito Registro di carico e scarico, dove, oltre ai dati contenuti nella richiesta, compare la data di consegna/invio e quella di restituzione, nonché delle eventuali note sullo stato della documentazione in modo da riceverla nello stesso stato in cui è stata consegnata.



7. Detto delegato verifica che la restituzione dei fascicoli affidati temporaneamente avvenga alla scadenza prevista.

8. L’affidatario dei documenti non estrae i documenti originali dal fascicolo, né altera l’ordine, rispettandone la sedimentazione archivistica e il vincolo.




TITOLO VI RTITOLO VI REGOLE DI SMISTAMENTO ED ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI RICEVUTI

EGOLE DI SMISTAMENTO EDASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI RICEVUTI

1. Il presente titolo riporta le regole di smistamento ed assegnazione dei documenti ricevuti

Articolo 25 GArticolo 25 Gestione Liste di Competenza del SdP estione Liste di Competenza del SdP

1. Tutta la corrispondenza protocollata nell’arco della giornata viene inviata in visione al Presidente affinché possa valutarla e controllare le assegnazioni suggerite, apportando eventuali modifiche, correzioni e fornendo eventuali indicazioni per l’esecuzione della pratica. La corrispondenza ritorna alla/e UOP mittente/i dove gli addetti provvedono alla esecuzione di eventuali correzioni e/o integrazioni ed all’invio, per assegnazione del documento precedentemente protocollato e segnato.

Articolo 26 AArticolo 26 Assegnazione dei documenti ricevuti in formato digitale ssegnazione dei documenti ricevuti in formato digitale

1. I documenti ricevuti dall’Amministrazione per via telematica, o comunque disponibili in formato digitale, sono assegnati all’UOR di competenza attraverso la Intranet al termine delle operazioni di registrazione, segnatura di protocollo, memorizzazione su supporti informatici in modo non modificabile .

2. L’UOR di competenza ha notizia della posta in arrivo aprendo il programma di protocollo informatico e verificando la presenza di posta a lui indirizzata.

3. La “presa in carico” dei documenti informatici viene registrata dal sistema di protocollo in modo automatico e la data di ingresso dei documenti nelle UOR di competenza coincide con la data di assegnazione degli stessi.

4. I destinatari del documento per “competenza” lo ricevono esclusivamente in formato digitale.

Articolo 27 AArticolo 27 Assegnazione dei documenti ricevuti in formato cartaceo ssegnazione dei documenti ricevuti in formato cartaceo

1. I documenti ricevuti dall’Amministrazione in formato cartaceo, anche se successivamente acquisiti in formato immagine con l’ausilio di scanner, al termine delle operazioni di registrazione, segnatura ed assegnazione, sono fatti pervenire al CED che provvederà alla’archiviazione. • L’UOR di competenza ha notizia della posta in arrivo aprendo il programma di

protocollo informatico WEB e verificando la presenza di posta a lui indirizzata 2. La “presa in carico” dei documenti informatici viene registrata dal sistema in modo

automatico e la data di ingresso dei documenti nelle UOR di competenza coincide con la data di assegnazione degli stessi.

Articolo 28 MArticolo 28 Modifica delle assegnazioni odifica delle assegnazioni

1. Nel caso di assegnazione errata, l’UOR/UU che riceve il documento, se è abilitato all’operazione di smistamento, provvede a trasmettere l’atto all’UOR competente; nel caso in cui non sia possibile eseguire l’operazione, comunica l’errore alla UOP che glielo ha erroneamente assegnato.

2. Quest’ultima si farà carico di smistare nuovamente il documento.




TITOLO VII ETITOLO VII ELENCO DEI DOCUMENTI ESCLUSI DALLA REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO

LENCO DEI DOCUMENTI ESCLUSI DALLAREGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO

Articolo 29 DArticolo 29 Documenti esclusi ocumenti esclusi

1. L’art. 53, comma 5 del DPR 445/2000 prevede l’esclusione dalla registrazione a protocollo delle seguenti tipologie di documenti:

o bollettini ufficiali P.A. o notiziari P.A. o note di ricezione circolari o note di ricezione altre disposizioni o materiali statistici o atti preparatori interni o giornali o riviste o libri o materiali pubblicitari

o inviti a manifestazioni che non attivino procedimenti amministrativi 2. Sono inoltre esclusi dalla registrazione di protocollo, come da art. 10 del Manuale della

Qualità dell’Istituto riguardante la gestione del Protocollo, i documenti derivanti dall'attività tecnico scientifica:

documenti di accompagnamento dei campioni da analizzare fogli di lavoro rapporti di prova




TITOLO VIII STITOLO VIII SISTEMA DI CLASSIFICAZIONE ISTEMA DI CLASSIFICAZIONE

1. Il presente titolo riporta il sistema di classificazione, con l’indicazione delle modalità di aggiornamento, integrato con le informazioni relative ai tempi, ai criteri e alle regole di selezione e conservazione, anche con riferimento all’uso di supporti sostitutivi.

2. La classificazione dei documenti, destinata a realizzare una corretta organizzazione dei documenti nell’archivio, è obbligatoria per legge e si avvale del piano di classificazione (titolario), cioè di quello che si suole definire “sistema precostituito di partizioni astratte gerarchicamente ordinate, individuato sulla base dell’analisi delle funzioni dell’ente, al quale viene ricondotta la molteplicità dei documenti prodotti”.

Articolo 30 DArticolo 30 Definizione di archivio efinizione di archivio

1. Gli archivi e i singoli documenti degli enti pubblici sono considerati beni culturali, assoggettati al regime proprio del demanio pubblico.

2. I singoli documenti (analogici ed informatici, ricevuti, spediti e interni formali) e l'archivio dell’Amministrazione nel complesso sono quindi beni culturali appartenenti al demanio pubblico, sin dal momento dell'inserimento di ciascun documento nell'archivio dell’Amministrazione mediante l'attribuzione di un numero di protocollo e di un codice di classificazione.

3. In quanto appartenenti al demanio pubblico gli archivi e i singoli documenti dell’Amministrazione sono inalienabili.

4. Essi sono conservati nella loro organicità. 5. Lo scarto di documenti è subordinato all'autorizzazione degli organismi competenti,

(quali Commissioni ministeriali e la Soprintendenza Archivistica competente per territorio).

6. L’archivio è la raccolta ordinata degli atti spediti o ricevuti o interni formali dell’Amministrazione per il conseguimento dei propri fini o l’espletamento delle proprie funzioni e conservati per il conseguimento degli scopi politici giuridici e culturali dell’Amministrazione stessa.

7. Gli atti sono documenti collegati tra loro con rapporto di causa effetto, sono ordinati ovvero strutturati e conservati in modo coerente e accessibile alla consultazione; l’uso degli atti può essere amministrativo, legale o storico.

8. Convenzionalmente, per motivi organizzativi, tecnici, funzionali e di responsabilità, l’archivio si suddivide in tre sezioni: a. corrente, costituito dal complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti

amministrativi in corso di istruttoria e di trattazione o comunque verso i quali sussista un interesse attuale;

b. di deposito, costituito dal complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi, per i quali non risulta più necessaria una trattazione per il corrente svolgimento del procedimento amministrativo o comunque verso i quali sussista un interesse sporadico

c. storico, costituito complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi da oltre 40 anni e destinati, previa l'effettuazione delle operazioni di scarto, alla conservazione perenne

d. L’archivio, pur suddiviso come sopra illustrato, è unico.




Articolo 31 PArticolo 31 Piano di conservazione dei documenti -Titolario iano di conservazione dei documenti -Titolario

1 Il piano di conservazione dell’archivio dell’Amministrazione prevede l’utilizzo del titolario di classificazione che si allega, intendendolo come parte integrante, al presente manuale.

2 La revisione anche parziale del Titolario viene eseguita dal RSP quando necessario ed opportuno osservando quanto disposto dalla normativa vigente in materia di formazione e conservazione degli archivi delle PA.

3 Dopo ogni modifica del titolario, il RSP: • provvede a farlo approvare dalla funzione di governo dell’Amministrazione • provvede informare tutti i soggetti abilitati all’operazione di classificazione dei

documenti e a dare loro le istruzioni per il corretto utilizzo delle nuove classifiche. 4 Il titolario non è retroattivo 5 Viene garantita la storicizzazione delle variazioni di titolario e la possibilità di ricostruire

le diverse voci nel tempo mantenendo stabili i legami dei fascicoli e dei documenti con la struttura del titolario vigente al momento della produzione degli stessi.

6 Per ogni modifica di una voce viene riportata la data di introduzione e la data di variazione.

7 Di norma le variazioni vengono introdotte a partire dal 1 gennaio dell’anno successivo a quello di approvazione del nuovo titolario e valgono almeno per l’intero anno.

8 Rimane possibile, se il sistema lo consente, di registrare documenti in fascicoli già aperti fino alla conclusione e chiusura degli stessi.

Articolo 32 RArticolo 32 Riordino, selezione e scarto archivistico di documenti cartacei iordino, selezione e scarto archivistico di documenti cartacei

1 L’operazione di riordino della sezione di deposito dell’archivio viene effettuata con cadenza annuale e consiste nella schedatura delle carte, organizzazione delle schede e creazione di elenchi di materiale omogeneo e nella sistemazione fisica del materiale attraverso il titolario di archivio, con l’obiettivo di realizzare un inventario della documentazione conferita dalla sezione corrente dell’archivio a quello di deposito.

2 L’operazione si conclude con la sistemazione fisica del materiale inserendolo in scatole che riportano all’esterno l’indicazione del contenuto, la classificazione e la temporalità del contenuto.

3 L’inventario di archivio è lo strumento di consultazione della documentazione depositata dato che raccoglie tutte le informazioni importanti sulla sistemazione temporale e spaziale dei documenti.

4 Nell'ambito della sezione di deposito dell’Archivio viene effettuata la selezione e lo scarto degli atti che l’Amministrazione non ritiene più opportuno conservare ulteriormente, allo scopo di conservare e garantire il corretto mantenimento e la funzionalità dell'archivio, nell'impossibilità pratica di conservare indiscriminatamente ogni documento.

5 Un documento si definisce scartabile quando ha perso totalmente la sua rilevanza amministrativa e non ha assunto alcuna rilevanza storica.

6 In caso di predisposizione ex novo, il massimario di scarto viene proposto dal RSP (coadiuvato dai responsabili degli uffici e laboratori), inviato alla Sovrintendenza Archivistica territorialmente competente per l’approvazione e, dopo aver ricevuto parere favorevole, e viene approvato con atto formale dalla funzione di governo dell’Amministrazione.

7 Le operazioni di selezione e scarto sono effettuate, sotto la vigilanza del RSP (o da persona delegata), a cura degli addetti del servizio archivistico.




8 I documenti e gli atti sottoposti a procedura di scarto sono devoluti gratuitamente alle Organizzazioni umanitarie (o assistenziali).

9 L’originale del verbale di consegna, firmato dal rappresentante dell’Organizzazione, viene conservato dall’Amministrazione e, per conoscenza, viene inviato alla Soprintendenza Archivistica territorialmente competente.

10 In caso di rifiuto delle citate Organizzazioni di detto materiale cartaceo, e dopo averne ottenuto nota scritta, l’Amministrazione provvede in proprio all'eliminazione fisica della carta, individuando modalità di distruzione che garantiscano l’Amministrazione stessa dalla diffusione illecita di documenti, con particolare riferimento a quelli riservati o che contengono dati riferiti a persone.

11 Dell'avvenuta eliminazione e delle modalità adottate viene redatto apposito verbale conservato dall’Amministrazione e in copia inviato alla Soprintendenza Archivistica territorialmente competente.

Articolo 33 CArticolo 33 Classificazione dei documenti lassificazione dei documenti

1. La classificazione è l’operazione finalizzata alla organizzazione dei documenti, secondo un ordinamento logico, in relazione alle funzioni e alle competenze dell’Amministrazione/AOO.

2. Essa è eseguita a partire dal titolario di classificazione facente parte del piano di conservazione dell’archivio.

6. Tutti i documenti ricevuti e prodotti dagli UOR dell’Amministrazione, indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati, sono classificati in base al titolario allegato.

7. Il Titolario è stato elaborato con la collaborazione di funzionari dell’Archivio di Stato 3. Al fascicolo è stato attribuito il significato di “raccoglitore” ultimo della organizzazione

archivistica. 4. Nei casi in cui insorgano esigenze pratiche, il fascicolo può essere distinto in

sottofascicoli e questi in inserti.. 5. La classificazione dei documenti inviati, ricevuti ed interni formali,

• di primo livello viene, di noma, effettuata dagli addetti all’UOP, • dettagliata viene, di noma, effettuata dai RPA competenti e dagli Istruttori delle

pratiche all’uopo incaricati sulla base di quanto disposto dal titolario.

Articolo 34 FArticolo 34 Formazione dei fascicoli ormazione dei fascicoli

1. Tutti i documenti registrati nel sistema informatico e classificati, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, devono essere riuniti in fascicoli.

2. La formazione di un nuovo fascicolo avviene attraverso l’operazione di “apertura” che prevede, al minimo, la registrazione di alcune informazioni: • indice di classificazione, categoria e classe del titolario di classificazione

nell’ambito delle quali il fascicolo si colloca, • numero del fascicolo, • oggetto del fascicolo, • data di apertura • AOO e UOR, • collocazione fisica, (se si tratta di un carteggio), • collocazione logica, se trattasi di documenti informatici, • livello di riservatezza, se diverso da quello standard applicato dal sistema.




Articolo 35 FArticolo 35 Fascicoli relativi al personale dell’Amministrazione ascicoli relativi al personale dell’Amministrazione

1. Per ogni dipendente è istruito un apposito fascicolo nominativo. Il fascicolo viene aperto al momento dell’assunzione o riaperto nel caso di ripristino del rapporto di lavoro.

2. Il fascicolo viene chiuso al momento in cui cessa il rapporto di lavoro. 3. I fascicoli del personale costituiscono una serie archivistica, da conservare in ordine di

matricola o, se assente, in ordine alfabetico per cognome e nome .

Articolo 36 RArticolo 36 Repertorio dei fascicoli dei procedimenti amministrativi epertorio dei fascicoli dei procedimenti amministrativi

1. I fascicoli sono annotati nel repertorio dei fascicoli. 2. Lo strumento di gestione e reperimento dei fascicoli è il repertorio dei fascicoli istruiti

all’interno di ciascun titolo del titolario. 3. La struttura del repertorio rispecchia quella del Titolario di classificazione e quindi varia

in concomitanza con l’aggiornamento di quest’ultimo. 4. Il titolario rappresenta in astratto i documenti che possono essere “gestiti”

dall’Amministrazione. 5. Il repertorio dei fascicoli rappresenta invece in concreto i documenti che sono, o sono

stati gestiti dall’Amministrazione e sono organizzati in fascicoli. 6. Gli elementi costitutivi del repertorio sono:

• Anno di istruzione del fascicolo (con specificazione anche della data), • Classificazione completa (titolo, classe), • Numero di fascicolo (ed altre eventuali partizioni in sottofascicoli e inserti), • Anno di chiusura (con specificazione anche della data), • Oggetto del fascicolo (ed eventualmente l’oggetto dei sottofascicoli e inserti), • Annotazione dello status relativo all’età: corrente, deposito, storico, • Annotazione del versamento all’archivio di deposito, • Annotazione del versamento all’archivio storico o, in alternativa, dello scarto.

7. Il repertorio dei fascicoli ha cadenza annuale, cioè inizia il primo gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno.

Articolo 37 SArticolo 37 Serie archivistiche e fascicoli erie archivistiche e fascicoli

1. Per serie archivistica si intende un raggruppamento di documenti con caratteristiche omogenee, dettato da esigenze funzionali quali la natura e la forma dei documenti, quali, ad esempio, le determinazioni, i contratti, i registri di protocollo, o la materia trattata, quali le serie dei fascicoli personali, delle pratiche di finanziamento, etc.

2. Le Serie documentarie sono formate da tutti i fascicoli compresi in un arco d’anni variabile.

3. Alcune serie archivistiche si possono formare prima dello scarto. 4. I fascicoli prima di essere riuniti in una serie subiscono il processo di selezione e scarto

dei documenti; le Serie così composte, faranno parte successivamente della sezione storica dell’archivio.

Articolo 38 SArticolo 38 Servizio della conservazione sostitutiva ervizio della conservazione sostitutiva

1. Al servizio in argomento sono state delegate attività destinate a realizzare il trasferimento su supporto informatico rimovibile delle informazioni del protocollo informatico relative ai fascicoli che fanno riferimento a procedimenti conclusi, su nuovi supporti informatici per garantire nel tempo la leggibilità dei medesimi.




2. L’Amministrazione ha affidato, alla ditta Telematica di Foggia, il procedimento di conservazione e riversamento; tale ditta è tenuta ad osservare quanto previsto dalle norme vigenti in materia di protocollo, archiviazione e protezione dei dati personali integrate, all’occorrenza, da specifici richiami contrattuali.

3. La ditta succitata, in termini di privacy, viene innanzi tutto regolarmente incaricata e diffidata dall’entrare in merito al contenuto o comunicare o diffondere anche accidentalmente gli eventuali dati personali comuni, sensibili e/o giudiziari presenti nei supporti oggetto di copia e riversamento in quanto non necessari all’esecuzione del mandato ricevuto.




TITOLO IX MTITOLO IX MODALITÀ DI PRODUZIONE E DI CONSERVAZIONE DELLE REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO INFORMATICO

ODALITÀ DI PRODUZIONE E DICONSERVAZIONE DELLE REGISTRAZIONIDI PROTOCOLLO INFORMATICO

1. Il presente titolo illustra le modalità di produzione e di conservazione delle registrazioni di protocollo informatico, nonché le modalità di registrazione delle informazioni annullate o modificate nell’ambito di ogni sessione di attività di registrazione.

Articolo 39 UArticolo 39 Unicità del protocollo informatico nicità del protocollo informatico

2. Nell’ambito della AOO il registro di protocollo è unico e la numerazione progressiva delle registrazioni di protocollo è unica indipendentemente dal modello organizzativo, centralizzato o distribuito delle UOP, adottato dall’Amministrazione.

3. La numerazione si chiude al 31 dicembre di ogni anno e ricomincia da primo gennaio dell’anno successivo.

4. Il numero di protocollo individua un unico documento e, di conseguenza, ogni documento reca un solo numero di protocollo.

5. Non è consentita l’identificazione dei documenti mediante l’assegnazione manuale di numeri di protocollo che il sistema informatico ha già attribuito ad altri documenti, anche se questi documenti sono strettamente correlati tra loro.

6. Non è pertanto consentita in nessun caso la cosiddetta registrazione “a fronte”, cioè l’utilizzo di un unico numero di protocollo per il documento in arrivo e per il documento in partenza.

7. La documentazione che non è stata registrata presso una UOP viene considerata giuridicamente inesistente presso l’Amministrazione.

8. Non è consentita la protocollazione di un documento già protocollato. 9. Il registro di protocollo è un atto pubblico originario che fa fede della tempestività e

dell’effettivo ricevimento e spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso, ed è idoneo a produrre effetti giuridici.

10. Il registro di protocollo è soggetto alle forme di pubblicità e di tutela di situazioni giuridicamente rilevanti previste dalla normativa vigente.

Articolo 40 RArticolo 40 Registro giornaliero di protocollo egistro giornaliero di protocollo

1. Il RSP provvede alla produzione del registro giornaliero di protocollo, costituito dall’elenco delle informazioni inserite con l’operazione di registrazione di protocollo nell’arco di uno stesso giorno

2. Al fine di garantire la non modificabilità delle operazioni di registrazione, il contenuto del registro giornaliero informatico di protocollo è riversato, al termine della giornata lavorativa, su supporti di memorizzazione non riscrivibili i quali sono conservati in luogo sicuro a cura di un soggetto diverso, ai sensi dell’art.7. comma 5 del DPCM 31 ottobre 2000, (Responsabile della conservazione delle copie) dal RSP.

3. Nella sede centrale di Foggia viene incaricato della conservazione in modalità sicura della copia del registro giornaliero di Protocollo in formato digitale il personale del CED addetto alla manutenzione ed assistenza del SW di gestione del Protocollo Informatico.




Articolo 41 RArticolo 41 Registrazione di protocollo egistrazione di protocollo

1. Di seguito vengono illustrate le regole “comuni” di registrazione del protocollo valide per tutti i tipi di documenti trattati dall’AOO (ricevuti, trasmessi ed interni formali, informatici e analogici).

2. Per ogni documento ricevuto o spedito dall’Amministrazione è effettuata una registrazione di protocollo con il sistema di gestione del protocollo informatico, consistente nella memorizzazione dei dati obbligatori.

3. Tale registrazione è eseguita in un’unica operazione, senza possibilità per l’operatore di inserire le informazioni in più fasi successive,

4. Ciascuna registrazione di protocollo contiene, al minimo, i seguenti dati obbligatori a. numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma

non modificabile; b. data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e

registrata in forma non modificabile; c. mittente che ha prodotto il documento, registrato in forma non modificabile; d. destinatario del documento; e. oggetto del documento, registrato in forma non modificabile; f. classificazione

5. Le registrazione di protocollo, in armonia con la normativa vigente, prevedono elementi accessori, rilevanti sul piano amministrativo, organizzativo e gestionale, sempre che le rispettive informazioni siano disponibili.

6. Tali dati facoltativi sono descritti nei paragrafi seguenti.

____________________________________________________________

Articolo.41.1Articolo.41.1 Documenti informatici Documenti informatici1. I documenti informatici sono ricevuti e trasmessi in modo formale sulla/dalla casella di

posta elettronica certificata istituzionale dell’Amministrazione. 2. La registrazione di protocollo di un documento informatico è eseguita dopo che

l’operatore addetto al protocollo ne ha verificato l’autenticità, la provenienza, l’integrità ed ha verificato la validità della firma.

3. Nel caso di documenti informatici in partenza, l’operatore esegue anche la verifica della validità amministrativa della firma.

4. La registrazione di protocollo dei documenti informatici ricevuti per posta elettronica è effettuata in modo da far corrispondere ad ogni messaggio una registrazione, la quale si può riferire sia al corpo del messaggio e sia ad uno o più file ad esso allegati

5. I documenti informatici sono memorizzati nel sistema, in modo non modificabile, al termine delle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo.

6. Le UOP ricevono i documenti informatici interni di tipo formale da protocollare all’indirizzo di posta elettronica interno dedicato a questa funzione.

Articolo.41.2Articolo.41.2 Documenti analogici (cartacei e supporti rimovibili) Documenti analogici (cartacei e supporti rimovibili)1. I documenti analogici sono ricevuti e trasmessi con i mezzi tradizionali della

corrispondenza, quali, il servizio postale pubblico e/o privato o la rimessa diretta alla UOP/con persone dell’Amministrazione.

2. La registrazione di protocollo di un documento analogico cartaceo ricevuto, così come illustrato nel seguito, viene sempre eseguita considerato che l'AOO ha solo la funzione di “notarizzare” l’evento ricezione.

3. nel caso di corrispondenza in uscita o interna formale, l’UOP esegue la registrazione di protocollo dopo che il documento ha superato tutti i controlli formali richiamati nella formazione dei documenti interni.



____________________________________________________________

Articolo.41.3Articolo.41.3 Elementi accessori di interesse dei procedimenti amministrativi Elementi accessori di interesse dei procedimenti amministrativi1. ora e minuto di registrazione; 2. luogo di provenienza o di destinazione del documento 3. tipo di documento 4. mezzo di ricezione/spedizione (ordinaria, espressa, corriere, raccomandata con ricevuta di

ritorno, telefax, ecc.); 5. collegamento a documenti precedenti e susseguenti; 6. numero degli allegati 7. riferimenti agli allegati su supporto informatico; 8. nominativo dei destinatari delle copia per conoscenza; 9. UOR/UU competente; 10. identificativo del RPA; 11. termine di conclusione del procedimento amministrativo o di lavorazione del documento; 12. indicazione del livello di sicurezza se diverso da quello standard applicato dal sistema di

protocollazione 13. stato e tempi parziali delle procedure del procedimento amministrativo;

Articolo.41.4Articolo.41.4 Elementi accessori di interesse del servizio archivistico Elementi accessori di interesse del servizio archivistico1. classificazione del documento (titolo, categoria e fascicolo; eventuale sottofascicolo e

inserto); 2. data di istruzione del fascicolo; 3. numero del fascicolo; 4. numero del sottofascicolo; 5. numero dell'inserto; 6. fascicolazione; 7. data di chiusura del fascicolo; 8. repertorio dei fascicoli; 9. codice personalizzato di riconoscimento del fascicolo e/o del documento; 10. numero di repertorio della serie (delibere, determinazioni, verbali, circolari e contratti); 11. tipologia del documento con l'indicazione dei termini di conservazione e di scarto; 12. scadenzario.

Articolo 42 SArticolo 42 Segnatura di protocollo dei documenti egnatura di protocollo dei documenti

2. L’operazione di segnatura di protocollo è effettuata contemporaneamente all’operazione di registrazione di protocollo.

3. La segnatura di protocollo è l'apposizione o l'associazione all'originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso.

4. Essa consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile.

Articolo.42.1Articolo.42.1 Documenti informatici Documenti informatici1. I dati della segnatura di protocollo di un documento informatico sono contenuti, un’unica

volta nell’ambito dello stesso messaggio, in un file conforme alle specifiche dell’Extensible Markup Language (XML) e compatibile con il Document Type Definition (DTD) reso disponibile dagli Organi competenti

2. Le informazioni minime incluse nella segnatura sono quelle di seguito elencate: • codice identificativo dell’Amministrazione, • codice identificativo dell’area organizzativa omogenea, • data di protocollo, • numero di protocollo,



• oggetto del documento, • mittente, • destinatario o destinatari.

3. Nel caso di documenti informatici in partenza, si possono specificare opzionalmente anche le seguenti informazioni • persona o ufficio destinatario, • indice di classificazione, • identificazione degli allegati,

informazioni sul procedimento e sul trattamento

____________________________________________________________

Articolo.42.2Articolo.42.2 Documenti cartacei Documenti cartacei1. La segnatura di protocollo di un documento cartaceo avviene attraverso l’apposizione su

di esso di un “segno” grafico sul quale vengono riportate le seguenti informazioni della registrazione di protocollo: a) denominazione dell’Amministrazione, b) codice identificativo dell’Amministrazione, c) codice identificativo dell’AOO, d) data e numero di protocollo del documento, e) indice di classificazione, f) numero di fascicolo.

2. l’operazione viene integralmente eseguita dalla UOP. 3. L’operazione di acquisizione dell’immagine dei documenti cartacei è eseguibile solo

dopo che l’operazione di segnatura è stata eseguita, in modo da “acquisire” con l’operazione di scannerizzazione, come immagine, anche il “segno” sul documento.

Articolo 43 AArticolo 43 Annullamento delle registrazioni di protocollo nnullamento delle registrazioni di protocollo

1. La modifica anche di un solo campo tra quelli obbligatori della registrazione di protocollo, compilato dall’operatore o in modo automatico dal sistema e registrate in forma non modificabile, che si rendesse necessaria per correggere errori intercorsi in sede di immissione di dati comporta l’annullamento “d’ufficio” e contestuale della intera registrazione di protocollo.

2. Le informazioni relative alla registrazione di protocollo annullate rimangono memorizzate nel registro informatico del protocollo per essere sottoposte alle elaborazioni previste dalla procedura, ivi comprese le visualizzazioni e le stampe, nonché la data, l’ora e l’autore dell’annullamento e gli estremi dell’autorizzazione all’annullamento del protocollo.

3. In tale ipotesi la procedura riporta la dicitura “annullato” in posizione visibile e tale, da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie. Il sistema registra l’avvenuta rettifica, la data ed il soggetto che è intervenuto.

4. Solo il RSP è autorizzato ad annullare, ovvero a dare disposizioni di annullamento delle registrazioni di protocollo.

5. L'annullamento della registrazione di protocollo generale viene richiesto con specifica nota, adeguatamente motivata, indirizzata al RSP

6. A tal fine è istituito un registro cartaceo per le richieste di annullamento delle registrazioni e dei dati obbligatori delle registrazioni.

7. Il registro indica i motivi dell'annullamento e, se il documento è stato riprotocollato, il nuovo numero di protocollo assegnato.



TITOLO X DTITOLO X DISPOSIZIONI PARTICOLARI ISPOSIZIONI PARTICOLARI

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CCiirrccoollaarrii ee ddiissppoossiizziioonnii ggeenneerraallii 1. Le circolari, le disposizioni generali e tutte le altre comunicazioni che abbiano più

destinatari si registrano con un solo numero di protocollo generale. 2. I destinatari sono descritti in appositi elenchi da associare alla minuta del documento e

alla registrazione di protocollo secondo le modalità previste dalla gestione anagrafiche del sistema.

DDooccuummeennttii ccaarrttaacceeii iinn ppaarrtteennzzaa ccoonn ppiiùù ddeessttiinnaattaarrii 1. Qualora i destinatari siano in numero maggiore di uno, la registrazione di protocollo è

unica e viene riportata solo sul documento originale con la dicitura “Questa registrazione di protocollo viene riportata sui documenti degli altri destinatari - Vedi elenco allegato alla minuta/copia presso l’UOR/UU/RPA”

2. Tale elenco, in formato cartaceo, viene allegato alla minuta dell’originale.

DDooccuummeennttii ccaarrttaacceeii rriicceevvuuttii aa mmeezzzzoo tteelleeggrraammmmaa 1. I telegrammi vanno di norma inoltrati al servizio protocollo come documenti senza firma,

specificando tale modalità di trasmissione nel sistema di protocollo informatico.

DDooccuummeennttii ccaarrttaacceeii rriicceevvuuttii aa mmeezzzzoo tteelleeffaaxx 1. Il documento ricevuto a mezzo telefax è un documento analogico a tutti gli effetti. 2. Il documento trasmesso da chiunque ad una pubblica Amministrazione tramite telefax,

qualora ne venga accertata la fonte di provenienza, soddisfa il requisito della forma scritta e la sua trasmissione non deve essere seguita dalla trasmissione dell’originale.

3. Qualora non sia possibile accertare la fonte di provenienza, viene adottata la seguente procedura: • Sul telefax va apposta la dicitura «documento ricevuto via telefax» e

successivamente il RPA provvede ad acquisire l’originale; • Il RPA, una volta acquisito il documento originale e dopo essersi assicurato che

siano stati riportati correttamente tutti i dati relativi alla segnatura (numero di protocollo, classificazione, etc.), provvede alla distruzione del documento ricevuto via telefax; tuttavia, qualora su quest’ultimo siano state segnate informazioni ritenute importanti (note, appunti, etc.) può conservarlo nel fascicolo allegandolo al documento originale;

4. Nel caso che al telefax faccia seguito l’originale, poiché ogni documento viene individuato da un solo numero di protocollo, indipendentemente dal supporto e dal mezzo di trasmissione, l’addetto alla registrazione a protocollo, dopo aver registrato il telefax, deve attribuire all’originale la stessa segnatura del documento pervenuto via telefax ed apporre la seguente dicitura: “già pervenuto via fax il giorno……..”.

5. L’operatore del protocollo deve comunque accertare che si tratti del medesimo documento: qualora vi fosse qualche correzione, anche minima, si tratterebbe di un documento diverso e quindi, come tale, registrato con un nuovo numero di protocollo.

6. Il tipico esempio è rappresentato da un documento in arrivo via telefax senza firma, data e protocollo: l’originale sottoscritto pervenuto va protocollato con un nuovo numero.

7. Il fax è fotocopiato dal ricevente qualora il supporto cartaceo non fornisca garanzie per una corretta e duratura conservazione. Su di esso o sulla sua fotoriproduzione va apposta, a cura del ricevente, la dicitura “Documento ricevuto via Telefax”.

8. La segnatura va apposta non sulla copertina di trasmissione, ma sul documento. 9. La copertina del telefax ed il rapporto di trasmissione vengono anch’essi inseriti nel

fascicolo per documentare tempi e modi dell’avvenuta spedizione.



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PPrroottooccoollllaazziioonnee ddii uunn nnuummeerroo ccoonnssiisstteennttee ddii ddooccuummeennttii ccaarrttaacceeii 1. Quando si presenti la necessità di protocollare un numero consistente di documenti, sia in

ingresso (es. scadenza gare o concorsi) che in uscita, deve esserne data comunicazione all’ufficio protocollo con almeno due giorni lavorativi di anticipo, onde concordare tempi e modi di protocollazione e di spedizione.

DDoommaannddee ddii ppaarrtteecciippaazziioonnee aa ccoonnccoorrssii,, aavvvviissii,, sseelleezziioonnii,, ccoorrssii ee bboorrssee ddii ssttuuddiioo:: 1. La corrispondenza ricevuta con rimessa diretta dell’interessato o persona delegata, viene

protocollata al momento della presentazione, dando ricevuta di avvenuta consegna con gli estremi della segnatura di protocollo.

2. Analoga sorte è riservata alla corrispondenza ricevuta in formato digitale o per posta. 3. In caso di eccessivo carico, i documenti ricevuti con rimessa diretta saranno accantonati e

protocollati in differita e al mittente viene rilasciata ugualmente ricevuta senza gli estremi del protocollo ma parimenti valida per la finalità perseguita.

PPrroottooccoollllaazziioonnee ddii ddooccuummeennttii iinneerreennttii ggaarree ddii aappppaallttoo ccoonnffeezziioonnaattee ssuu ssuuppppoorrttii ccaarrttaacceeii 1. La corrispondenza riportante l’indicazione “offerta” - “gara d’appalto” - “preventivo” o

simili, o comunque dalla cui confezione si evince la partecipazione ad una gara, non viene aperta, ma viene protocollata in arrivo con l’apposizione della segnatura, della data e dell’ora e dei minuti di registrazione direttamente sulla busta, plico o simili, e viene inviata all’UOR competente.

2. È compito dell’UOR in argomento provvedere alla custodia delle buste o dei contenitori in genere protocollati, con mezzi idonei, sino all’espletamento della gara stessa.

3. Dopo l’apertura delle buste è cura dell’UOR che gestisce la gara d’appalto riportare gli estremi di protocollo riportati sulla confezione esterna su tutti i documenti in esse contenuti.

4. Per motivi organizzativi tutti gli UOR sono tenuti ad informare preventivamente il RSP dell’Amministrazione in relazione alle scadenze di concorsi, gare, bandi di ogni genere

PPrroottooccoollllii uurrggeennttii 1. La richiesta di protocollare urgentemente un documento è relativa ad una necessità

indifferibile e di tipo straordinario. 2. Solo in questo caso il RSP si attiva garantendo, nei limiti del possibile, la protocollazione

del documento con la massima tempestività a partire dal momento della disponibilità del documento digitale o cartaceo da spedire.

3. Tale procedura viene osservata sia per protocolli su documenti in arrivo che in partenza, ricordando per questi ultimi che non vengono anticipati protocolli su copie in qualsiasi modo fatte pervenire all’UOP.

DDooccuummeennttii nnoonn ffiirrmmaattii 1. Il protocollista, sulla base delle regole stabilite dal RSP attestanti la certezza giuridica di

data, forma e provenienza per ogni documento.,deve attestare che un determinato documento così come si registra è pervenuto:

2. Le lettere anonime, pertanto, vanno protocollate e identificate come tali, con la dicitura “mittente sconosciuto o anonimo” e “documento non sottoscritto”

3. Per le stesse ragioni le lettere con mittente, prive di firma, vanno protocollate e vengono identificate come tali.

4. La funzione del protocollo (cioè della registrazione) è quella di attestare data e provenienza certa di un documento senza interferire su di esso.



5. È poi compito dell’UOR di competenza e, in particolare,del RPA a valutare, caso per caso, ai fini della sua efficacia probatoria riguardo ad un affare o ad un determinato procedimento amministrativo, se la lettera priva di firma sia da ritenersi valida o quant’altro.

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PPrroottooccoollllaazziioonnee ddeeii mmeessssaaggggii ddii ppoossttaa eelleettttrroonniiccaa ccoonnvveennzziioonnaallee 1. Considerato che l'attuale sistema di posta elettronica non certificata, non consente con

certezza una completa e sicura individuazione del mittente, questa corrispondenza viene normalmente equiparata dal punto di vista giuridico ad un documento anonimo e, come tale trattato.

EErrrraattaa pprroottooccoollllaazziioonnee ddii ddooccuummeennttii ddiiggiittaallii ppeerrvveennuuttii eerrrroonneeaammeennttee 1. Nel caso in cui venga erroneamente protocollato un documento digitale non indirizzato

all’Amministrazione l’addetto protocollatore provvede o all’annullamento del protocollo o alla protocollazione in uscita indicando come oggetto “protocollato per errore” e rispedisce il messaggio al mittente.

EErrrraattaa rriicceezziioonnee ddii ddooccuummeennttii ccaarrttaacceeii ppeerrvveennuuttii eerrrroonneeaammeennttee 1. Nel caso in cui venga erroneamente protocollato un documento non indirizzato

all’Amministrazione, l’addetto al protocollo provvede o all’annullamento del protocollo o alla protocollazione in uscita indicando come oggetto “protocollato per errore, inviato a ..”.

2. Il documento oggetto della rettifica viene inviato al destinatario con la dicitura “protocollato per errore”.

CCooppiiee ppeerr ccoonnoosscceennzzaa 1. Nel caso di copie per conoscenza si deve utilizzare la procedura descritta in Documenti

cartacei in partenza con più destinatari.

DDiiffffeerriimmeennttoo ddeellllee rreeggiissttrraazziioonnii 1. Le registrazioni di protocollo dei documenti ricevuti sono effettuate in giornata e

comunque non oltre le 48 ore dal ricevimento degli atti. 2. In caso di impedimento alla registrazione di protocollo di tutti gli atti, nello stesso giorno

di presentazione, viene data priorità a quelli per i quali riveste particolare importanza la puntuale protocollazione

3. Nel caso di un temporaneo ed eccezionale carico di lavoro che non permette di evadere la corrispondenza ricevuta nella medesima giornata lavorativa e qualora dalla mancata registrazione di protocollo del documento nella medesima giornata lavorativa di ricezione possa venire meno un diritto di terzi, con motivato provvedimento del RSP, l'addetto al protocollo è autorizzato all'uso del protocollo differito.

4. Il protocollo differito consiste nel differimento dei termini di registrazione, cioè nel provvedimento del RSP con il quale vengono individuati dal RSP i documenti da ammettere alla registrazione differita, le cause e il termine entro il quale la registrazione di protocollo deve comunque essere effettuata.

5. Il protocollo differito si applica solo ai documenti in arrivo e per tipologie omogenee che il RSP descrive nel provvedimento.

RReeggiissttrraazziioonnii ccoonn ddiiffffeerriimmeennttoo ddeeii tteerrmmiinnii ddii aacccceessssoo 1. Per i procedimenti amministrativi o gli affari per i quali si renda necessaria la riservatezza

temporanea delle informazioni, cioè il differimento dei termini di accesso (ad esempio,



gare e appalti, verbali di concorso, etc.), è prevista una forma di accesso riservato al protocollo unico.

2. Il responsabile dell’immissione dei dati indica contestualmente alla registrazione di protocollo anche l’anno, il mese e il giorno, nel quale le informazioni temporaneamente riservate divengono soggette all’accesso nelle forme ordinariamente previste.

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CCoorrrriissppoonnddeennzzaa ppeerrssoonnaallee oo rriisseerrvvaattaa 1. La corrispondenza nominativamente intestata è regolarmente aperta dagli uffici incaricati

della registrazione di protocollo dei documenti in arrivo, a meno che sulla busta non sia riportata la dicitura “riservata” o “personale”..

2. La corrispondenza con la dicitura “riservata” o “personale” non è aperta e viene consegnata in busta chiusa al destinatario il quale, dopo averne preso visione, se valuta che i documenti ricevuti non sono personali, è tenuto a trasmetterli al più vicino ufficio abilitato alla registrazione di protocollo dei documenti in arrivo.

IInntteeggrraazziioonnii ddooccuummeennttaarriiee 1. Si precisa che chi effettua le operazioni di registrazione a protocollo non è tenuto a

sindacare sulla congruità formale e sostanziale della documentazione presentata, ma descrive il documento ed eventuali allegati.

2. Tale verifica spetta al RPA, che deve comunicare all’interessato la necessità di eventuali integrazioni, indicare con precisione l’indirizzo al quale inviarle, specificare se l’assenza della documentazione comporta interruzione o sospensione del procedimento.

3. I documenti presentati ad integrazione di quelli già disponibili sono protocollati dalla UOP sul protocollo generale e, a cura del RPA, sono inseriti nel fascicolo relativo.

Articolo 44 RArticolo 44 Registrazioni di Protocollo egistrazioni di Protocollo

Articolo.44.1Articolo.44.1 Attribuzione del protocollo Attribuzione del protocolloOgni attività rilevante ai fini della sicurezza, effettuata tramite il Servizio di Protocollo, è registrata dall’applicativo con attribuzione di una marca temporale (Time Stamp) da parte dell’application server, come previsto dalla normativa.

Articolo.44.2Articolo.44.2 Registro informatico di protocollo Registro informatico di protocollo1. L’integrità e la disponibilità dei dati contenuti nei Registro di Protocollo dell’AOO è

assicurata mediante due meccanismi attivati successivamente alla chiusura giornaliera del Servizio stesso: • salvataggio periodico dei Registri • applicazione della firma digitale e di una marca temporale ai Registri

2. L'uso combinato dei due meccanismi permette di conferire validità e integrità ai contenuti dei file dei Registri.

3. E’ inoltre disponibile una funzione applicativa di “Stampa registro di protocollo” per il salvataggio su supporto cartaceo dei dati di registro.

4. Al termine delle operazioni giornaliere o, comunque entro il successivo giorno lavorativo, è effettuata l’archiviazione su supporto ottico (con periodicità giornaliera).

Articolo.44.3Articolo.44.3 Archiviazione dei Registri Archiviazione dei Registri1. Un operatore del CED per la Sede di Foggia ed il RSP, con periodicità giornaliera,

provvedono alla memorizzazione su supporto ottico, in duplice copia, dei file contenenti il Registro di Protocollo dell’AOO cifrato.



2. Una copia dei supporti è conservata in un armadio ignifugo del CED mentre la seconda copia è custodita presso l’Amministrazione nella Sede Centrale (individuata come “soggetto diverso dal responsabile del servizio ).

3. Le modalità di invio di tali supporti sono concordate direttamente con il Referente dell’Amministrazione.




TITOLO XI RTITOLO XI RILASCIO DELLE ABILITAZIONI DI ACCESSO ALLE INFORMAZIONI DOCUMENTALI

ILASCIO DELLE ABILITAZIONI DIACCESSO ALLE INFORMAZIONIDOCUMENTALI

1. Il presente titolo riporta i criteri e modalità per il rilascio delle abilitazioni di accesso interno ed esterno alle informazioni documentali

Articolo 45 GArticolo 45 Generalità eneralità

1. Il controllo degli accessi è il processo che garantisce l’impiego degli oggetti/servizi del sistema informatico di protocollo esclusivamente secondo modalità prestabilite.

2. Il processo è caratterizzato da soggetti (utenti, processi) che accedono a oggetti (applicazioni, dati, programmi) mediante operazioni specifiche (lettura, aggiornamento, esecuzione).

3. Gli utenti del servizio di protocollo, in base agli Uffici o Laboratori di appartenenza, hanno autorizzazioni di accesso differenziate in base alle tipologie di operazioni stabilite dall’ufficio.

4. Ad ogni utente è assegnata: • una credenziale di accesso, costituita da una componente:

pubblica per identificarsi al sistema (userID) privata o riservata di autenticazione (password)

• una autorizzazione di accesso (profilo) al fine di limitare le operazioni di protocollo e gestione documentale alle sole funzioni necessarie e indispensabili a svolgere le attività di competenza dell’ufficio a cui l’utente appartiene.

5. Ogni utente del servizio di protocollo, identificato, autenticato e autorizzato alla fruizione dei servizi offerti dal prodotto di gestione del protocollo e gestione documentale, è responsabile della correttezza del suo operato (es. corrispondenza dei dati identificativi del documento protocollato con quelli immessi nelle maschere di acquisizione) e dell’uso che destina alle informazioni trattate (es consultazione del registro del protocollo)

6. I livelli di autorizzazione sono assegnati all’utente comune dal RSP, secondo i principi di pertinenza e non eccedenza.

7. Gli utenti del servizio di protocollo identificati sono stati suddivisi in quattro profili d’accesso, sulla base delle funzioni ad essi riservate. • Amministratore del servizio con accesso completo alla documentazione • Responsabile U.O. od Ufficio con accesso solo alla documentazione di competenza

dell’UO gestita • Operatore di protocollo con accesso a tutta la documentazione • Utente ordinario con accesso limitato alla propria documentazione di competenza

In fase di prima applicazione del seguente manuale vengono identificate le seguenti figure: - Amministratore del servizio; - Responsabile UO od Ufficio:, tutti i dirigenti della Sede ed i responsabili degli Uffici Amministrativi.

-Operatore di protocollo: personale incaricato dall’Amministratore del servizio, per la sede centrale ed il personale incaricato dai Dirigenti Responsabili delle sezioni

diagnostiche provinciali per le rispettive sezioni - Utente ordinario: tutto il restante personale




Il Presidente, il Direttore, il Segretario Amministrativo hanno accesso a tutta la posta dell’Ente Eventuali cambi o aggiornamenti saranno decisi dall’Amministrazione ed inseriti a cura del CED

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Articolo.45.1Articolo.45.1 Attività operative del C.E.D.: Attività operative del C.E.D.:1. Al ricevimento delle disposizioni di cui all’articolo precedente avanzata dal R.S.P.della

Sede Centrale, il C.E.D. esegue le seguenti operazioni. a) Elaborazione automatica dei dati degli utenti dell’Amministrazione per la

creazione dei previsti files di sistema, delle credenziali e dei profili. b) Aggiornamento automatico delle basi dati per la creazione delle utenze per le

applicazioni del SdP e per il portale. c) Il C.E.D. crea e attiva le utenze sul sistema di accesso impostando l’opzione di

cambio della password alla prima connessione e comunica al R.S.P. l’avvenuta creazione e abilitazione delle utenze.

d) Il C.E.D. comunica le password direttamente ai propri utenti secondo modalità proprie. Gli utenti alla prima connessione sono obbligati al cambio password.

Articolo 46 RArticolo 46 Ripristino dei codici d’accesso ipristino dei codici d’accesso

1. Il personale di gestione del C.E.D. non è in grado di conoscere la password dell’utente dopo la modifica della password iniziale da parte dell’utente stesso al momento del primo accesso al servizio di Protocollo.

2. Nel caso in cui l’utente finale dimentica la propria password o ritiene comunque necessario procedere ad una modifica della propria password è disponibile la seguente procedura di ripristino. a) L’utente inoltra la richiesta di ripristino della password al C.E.D. b) Il C.E.D. inserisce la nuova password dell’utente. c) L’applicativo genera un processo automatico per la modifica della password ed

attiva l’opzione di cambio obbligatorio al momento del successivo accesso al sistema.

d) Il C.E.D comunica direttamente la nuova password all’utente. e) L’utente alla prima connessione, successiva al reset, è obbligato al cambio

password.



TITOLO XII MTITOLO XII MODALITÀ DI UTILIZZO DEL REGISTRO DI EMERGENZA

ODALITÀ DI UTILIZZO DEL REGISTRO DIEMERGENZA

1. Il presente titolo illustra le modalità di utilizzo del registro di emergenza, inclusa la funzione di recupero dei dati protocollati manualmente, prevista dal servizio di protocollo informatico e gestione documentale.

Articolo 47 IArticolo 47 Il registro di emergenza l registro di emergenza

1. Qualora non fosse disponibile fruire del Servizio di Protocollo informatico per interruzione accidentale o programmata, l’Amministrazione è tenuta ad effettuare le registrazioni di protocollo sul Registro di Emergenza.

2. Ogni registro di emergenza si rinnova ogni anno solare e, pertanto, inizia il primo gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno.

3. Qualora nel corso di un anno non viene utilizzato il registro di emergenza, il RSP annota su questo il mancato uso.

4. Le registrazioni di protocollo sono identiche a quelle eseguite su registro di protocollo generale.

5. Il registro di emergenza viene sostanzialmente a configurarsi come un repertorio del protocollo unico.

6. Ad ogni registrazione recuperata dal registro di emergenza viene attribuito un nuovo numero di protocollo effettivo, seguendo senza soluzioni di continuità la numerazione del protocollo unico raggiunta al momento dell’interruzione del servizio.

7. A tale registrazione viene associato anche il numero di protocollo e la data di registrazione del relativo protocollo di emergenza.

8. I documenti annotati nel registro di emergenza e trasferiti nel protocollo unico recano, pertanto, due numeri: uno del protocollo di emergenza e uno del protocollo unico.

9. L’efficacia della registrazione è dunque garantita dal numero attribuito dal registro di emergenza a cui viene fatto riferimento per l’avvio dei termini del procedimento amministrativo.

10. L’efficienza, invece, viene garantita dall’unicità della catena documentale e dalla normalizzazione dei dati gestionali, comprese la classificazione e la fascicolazione archivistica.

Articolo 48 MArticolo 48 Modalità di apertura del registro di emergenza odalità di apertura del registro di emergenza

1. Il RSP assicura che, ogni qualvolta per cause tecniche non è possibile utilizzare la procedura informatica, le operazioni di protocollazione vengono svolte manualmente sul registro di emergenza, sia esso cartaceo o informatico su postazioni di lavoro operanti fuori linea.

2. Prima di autorizzare l’avvio della protocollazione sul registro di emergenza, il RSP imposta e verifica la correttezza della data e dell’ora sui rispettivi registri di emergenza.

3. Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione. 4. Qualora l'impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro

ore, per cause di eccezionale gravità, il responsabile per la tenuta del protocollo autorizza, come anzi detto l'uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana




Articolo 49 MArticolo 49 Modalità di utilizzo del registro di emergenza odalità di utilizzo del registro di emergenza

1. Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate manualmente.

2. La sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza, anche a seguito di successive interruzioni, garantisce comunque l’identificazione univoca dei documenti registrati nell’ambito del sistema documentario dell’AOO.

3. Il formato delle registrazioni di protocollo, ovvero i campi obbligatori delle registrazioni, sono quelli stessi previsti dal protocollo generale.

Articolo 50 MArticolo 50 Modalità di chiusura e recupero del registro di emergenza odalità di chiusura e recupero del registro di emergenza

1. E’ compito del R.S.P. verificare la chiusura del Registro di emergenza. 2. E’ compito dell’operatore di protocollo, dietro supervisione del RSP dell’ AOO riportare

dal Registro di emergenza al sistema informatizzato le protocollazioni relative ai documenti protocollati manualmente, entro cinque giorni dal ripristino delle funzionalità del sistema.

3. Al fine di ridurre la probabilità di commettere errori in fase di trascrizione dei dati riportati dal registro di emergenza a quello del protocollo generale e di evitare la duplicazione di attività di inserimento, le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza su una o più postazione di lavoro dedicate della AOO, sono inserite nel sistema informatico di protocollo, utilizzando un’apposita funzione di recupero dei dati.

4. Durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico generale, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza.

5. Una volta ripristinata la piena funzionalità del sistema, il RSP provvede alla chiusura del registro di emergenza, annotando su ciascuno il numero delle registrazioni effettuate e la data e ora di chiusura.






TITOLO XIII NTITOLO XIII NORME TRANSITORI E FINALI ORME TRANSITORI E FINALI

Articolo 51 MArticolo 51 Modalità di approvazione e aggiornamento del manuale odalità di approvazione e aggiornamento del manuale

1. Il RSP propone, l’adozione del presente Manuale di Gestione da parte del CdA dell’Ente. 2. Quest’ultimo adotta, con proprio provvedimento, il Manuale di Gestione e le successive

modifiche dello stesso. 3. Qualora le modifiche interessino i soli allegati tecnici al Manuale, queste sono adottate

con provvedimento formale del RSP. 4. Le disposizioni del presente manuale si intendono modificate per effetto di:

• sopravvenute norme o regolamenti vincolanti per l’Amministrazione; • introduzione di miglioramenti in termini di efficacia ed efficienza dell’azione

amministrativa, della trasparenza di ottimizzazione generale del sistema di gestione documentale;

• inadeguatezze rilevate in corso d’opera con l’esercizio delle attività correnti 5. All’occorrenza, il RSP si avvale della consulenza di esperti esterni, ovvero della

Soprintendenza archivistica. 6. Durante tale periodo di ridisegno di TITOLI o Articoli del manuale, in attesa del formale

rilascio della nuova versione, si applica il regolamento corrente.

Articolo 52 NArticolo 52 Norme abrogate orme abrogate

1. Con l’entrata in vigore del presente manuale sono abrogate tutte le norme regolamentari interne all’Amministrazione/AOO con esso contrastanti.

Articolo 53 PArticolo 53 Pubblicità del presente Manuale ubblicità del presente Manuale

1. Copia del presente manuale, a norma dell’art. 22 della legge 7 agosto 1900, n. 241, è tenuta a disposizione del pubblico perché ne possa prendere visione in qualsiasi momento.

2. Copia del presente manuale è anche: • inviata a tutto il personale dell’AOO anche attraverso la posta elettronica • inviata, per opportuna conoscenza, al CNIPA, Centro Competenza Protocollo

Informatico. • pubblicato sul sito internet dell’Istituto.

Articolo 54 EArticolo 54 Entrata in vigore del presente manuale ntrata in vigore del presente manuale

1. Il presente regolamento entra in vigore il primo giorno del mese successivo a quello di esecutività dell’atto di approvazione da parte dell’Amministrazione.

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MANUALE DI GESTIONE DEL...ottobre 2000, prescrive che all’interno di ciascuna Area Organizzativa Omogenea di ogni Amministrazione Pubblica, sia nominato un Responsabile del servizio