vtigerCRMMANUALDELUSUARIOYADMINISTRADORV5.x

CuartaEdicin

FrankPiepiorracrmnow

vtigerCRMv5.x:ManualdelUsuarioyAdministradorCopyright20042009crmnowc/oimnetzNeueMedienGmbH,Author:FrankPiepiorra

HistorialdeRevisionesRevisin01 20060917

PrimeraEdicinRevisin02 20070626

SegundaEdicinRevisin03 20080314

TerceraEdicinRevisin04 20090802

CuartaEdicin

crmnowc/oimnetzNeueMedienGmbH,www.crmnow.comjpltsolucioc/joanfuster,12ElsPoblets,Spain.www.vtigerspain.com

Muchas de las denominaciones utilizadas por los fabricantes y vendedores para distinguir sus productos se consideran marcas comerciales. Cuando esas denominaciones aparecen en este libro, y crm-now es consciente de una reclamacin de marcas, las denominaciones se han impreso en maysculas o con la letra inicial en maysculas. Aunque se ha adoptado la mayor precaucin en la preparacin de este libro, el editor no asume ninguna responsabilidad por errores u omisiones o por daos y perjuicios derivados de la utilizacin de la informacin contenida en este documento. crm-now no ofrece ninguna garanta en el uso de vtiger CRM y no asume ninguna responsabilidad por cualquier error que pueda aparecer en este documento. Tampoco adquiere el compromiso de actualizar la informacin aqu contenida.

El manual ha sido traducido por la empresa JPL TSolucio, S.L. Esta empresa retiene el copyright de la traduccin y tampoco se hace responsable de cualquier error u omisin que hubiramos podido cometer en la realizacin de la misma. La empresa TSolucio se adhiere a la poltica del creador.Copyright traduccin 2009 JPL TSolucio, S.L.

Manual ID: 512-002-07

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TabladecontenidoPrologo.................................................................................................................................................4

1Porquleerestemanual..............................................................................................................42Aquinvadirigidoestemanual..................................................................................................53Organizacindelmanual.............................................................................................................54Cmoobtenerestemanual...........................................................................................................55Peticindecomentarios...............................................................................................................66Agradecimientos..........................................................................................................................6

Captulo1.Introduccin.......................................................................................................................71Acercadeestemanual..................................................................................................................72Primerospasos.............................................................................................................................7

2.1Darsedealtacomousuario..................................................................................................72.2ConfiguracindelPCyotrosrequisitos..............................................................................82.3Accesoalsistema.................................................................................................................82.4PginadeiniciodelCRM....................................................................................................92.5Privilegiosdeacceso..........................................................................................................152.6Cmoempezar?................................................................................................................15

Captulo2.EntradasdedatosenelsistemaCRM..............................................................................171Informacindelcliente..............................................................................................................17

1.1NuevosPreContactos.........................................................................................................181.2NuevasCuentas...................................................................................................................19

JerarquadeCuentas.............................................................................................................211.3NuevosContactos...............................................................................................................211.4ExportareimportardatosdelCRM...................................................................................241.5Formatodedatosparaimportaciones.................................................................................301.6TrucosparaformatosCSVyExcel.....................................................................................31

2CalendarioyActividades...........................................................................................................322.1Calendario..........................................................................................................................322.2TodoslosEventosyToDos...............................................................................................392.3ActividadesdeImportacinyExportacin........................................................................39

3ElProcesodeVentas..................................................................................................................393.1PreContactos.....................................................................................................................403.2PotencialesdeVentas.........................................................................................................433.3Presupuestos.......................................................................................................................473.4OrdenesdeVenta...............................................................................................................503.5OrdenesdeCompra............................................................................................................523.6Facturas..............................................................................................................................53

4Marketing...................................................................................................................................545EntradasrelativasalProducto....................................................................................................56

5.1Productos............................................................................................................................565.2ProductosCompuestos.......................................................................................................605.3ListasdePrecios/Tarifas.....................................................................................................615.4Proveedores........................................................................................................................625.5ImportaryExportarProductos...........................................................................................63

6EntradasRelativasaServicios...................................................................................................64

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6.1Servicios.............................................................................................................................646.2ContratosdeServicio.........................................................................................................65

Captulo3.TrabajandoconelSistemaCRM.....................................................................................671ObservacionesGenerales...........................................................................................................67

1.1TrabajandoconListas.........................................................................................................672TrabajandoconelProcesodeVentas.........................................................................................84

2.1TrabajandoconPreContactos............................................................................................842.2TrabajandoconPotenciales................................................................................................862.3TrabajandoconSoporte.....................................................................................................902.4InformesyAnlisis............................................................................................................942.5SincronizandoelCRMconelEntornodeOficina............................................................982.6PreguntasFrecuentessobreelUsodevtigerCRM............................................................99

Captulo4.TareasAdministrativas...................................................................................................1031ConceptosbsicosdelaSeguridadBasadaenRoles...............................................................103

1.1IntroduccinalaSeguridadBasadaenRoles...................................................................1031.2Definicindetrminos.....................................................................................................104

2AdministracindelCRM.........................................................................................................1102.1AdministracindeUsuarios..............................................................................................1102.2Estudio..............................................................................................................................1272.3PlantillasdeComunicacin..............................................................................................1372.4OtrosAjustes....................................................................................................................141

3PortaldelCliente......................................................................................................................152ApndiceA.EjemplosdeAdministracin........................................................................................154

1EjemploI:Organizandounaempresamuypequea................................................................1541.1EjemploI:ConfiguracinSimple.....................................................................................1541.2EjemploI:ConfiguracinconGrupos.............................................................................1551.3EjemploI:ConfiguracinconAccesoCompartido.........................................................157

2EjemploII................................................................................................................................1582.1EjemploII:ConfiguracinbasadaenGrupos..................................................................1582.2EjemploII:ConfiguracinbasadaenRoles.....................................................................160

3FAQAdministracin.................................................................................................................161ApndiceB.Recursos.......................................................................................................................163

1Ultimasversionesdeestemanual............................................................................................1632RecursosparaRecursos............................................................................................................1633OtromaterialsobrecomponentesdeVTIGER........................................................................1634ComunidadInternacionalVTIGER.........................................................................................1645HerramientasdeCodificacinUTF8......................................................................................164

ApndiceC.RegistrodeCambios....................................................................................................165Versin1.0.ParaVTIGERCRMVERSIN5.x.........................................................................165

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Prologo

ElmanualdelCRMvtigeresunacompletaguapasoapasoparausarestepotentesistemaCRM,unproyectodeGestindelasRelacionesconlosClientes(CustomerRelationshipManagement)deCdigoAbierto.ElCRMvtigeresunodelosproductosdeCdigoAbiertomsapasionantesydemayorcalidadprofesionalparaayudarealasempresasagestionarsuciclodeventas.

vtigerproporcionaasuempresaunasolucinpoderosa,completaeintegradaparagestionarlasrelacionesconlosclientes. DebidoaserdeCdigoAbiertoyaqueproporcionacaractersticasprofesionales,elCRMvtigerhasidoadoptadoporunaextensaycrecientecomunidaddeusuarios.vtigerCRMesfcildeentenderympliamenteusado.

Estemanualestabasadoenladistribucinoficialdecdigolibrev5.1.0ynodestacaloscambiosdesdelaversinprevia5.0.4.Elmanualincluyelosmdulosopcionalesdeestaversin.

1 Porquleerestemanual

EstemanualhasidoescritoparaserunaguadereferenciaclaraytildelsistemavtigerCRMparausuariosyadministradores.Sinembargo,estemanualnoesladocumentacinoficialynoincluyedocumentacinorientadaaldesarrollo.

EsperamoscontestaralamayoradelascuestionesquepuedensurgirsobrelascaractersticasymdulosdevtigerCRM.Enconcretolossiguientespuntossontratados:

VisingeneraldevtigerCRM.Contodossusmdulosylasrelacionesentreellos,vtigerCRMpuedeseruntantoapabullantealprincipio.Deformarpidaveremoscomolaspiezasencajanunasconotras.

ComoempezarausarelCRM.Qudebohacerprimero? Automatizacindelafuerzadeventas.Comoelsistemateayudaautomticamentedespusde

introducirlosdatos. GestindeCuentas.Comotrabajarconcuentasycontactos.Qupuedohacerconellos? Entendiendotodaslasrelaciones.LamayoradelosdatosintroducidosenelCRMestnde

algnmodorelacionadosconlosotros.Estasrelacionesestndocumentadasexhaustivamente,incluyendo el propsito con el que fueron previstas. Cuando es conveniente, se adjuntanejemplosdeusoapropiado.

PersonalizandoelsistemaCRM.Cadaempresaesdiferente.ExplicamoscomoadaptarelCRMvtigerparaencajarenlasnecesidadesdetuempresa.

MedidasdeSeguridad.ElsistemaCRMvieneconunconjuntodeherramientasquerefuerzanlaorganizacindeequiposdeventas,ascomolosinformesaladireccin.Explicaremoscomoestasherramientaspuedenserusadas.

Recursos adicionales. Por ltimo, mostraremos otros lugares donde obtener la ultimainformacin,yofrecemosuncompletoconjuntodereferenciasonline.

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2 Aquinvadirigidoestemanual

EstemanualvadirigidoausuariosyadministradoresdevtigerCRM.SesuponequemuchosdeloslectoresestarnfamiliarizadosconlossistemasCRM.Aunquedaremosunadescripcindetodaslascaractersticas tal y comohan sido implementadas en su lanzamiento, este libro puede no sersuficiente como nica referencia sobre vtiger CRM. Esto depender de tus necesidades yexperiencia,ascomodelosprogresosqueelCRMvtigerrealice.Paraunalistadeotrosrecursos,consulteelapndice:Recursos.

3 Organizacindelmanual

Estemanualestdivididoencuatropartesyapndices:

CAPTULO1:INTRODUCCINDescribecmousarestemanualynosdaunaprimeraaproximacinalaaplicacin.

CAPTULO2:ENTRADADEDATOSExplicacomosedefinenloscontactosconlosclientesycomousarelsistemaCRMpara

recoger informacin sobre los clientes. Muestra qu tipos de actividades de ventas soporta elsistemadeCRMycmoestasactividadesestnsiendopresentadas.Proveetodalainformacinrequeridaparaentenderel procesodeventassoportadoporel sistemadeCRM.Listatodaslasposibilidadesdeintroducirproductosytarifasenelsistema.

CAPTULO3:TRABAJANDOCONELSISTEMACRMDescribe comotodoencaja y comoel sistemaCRMpuedeser usadopara coordinar el

trabajodeventas, marketingypersonaldeserviciospara incrementar la productividaddecadausuarioindividual.Explicatodaslasfuncionesautomatizadasdisponibles,comolosprocesosdeventaspuedenserdefinidosyqueserviciosdepostventaseofrecen.

CAPTULO4:TAREASADMINISTRATIVASDescribe en detalle cmo administrar usuarios y privilegios y como personalizar las

plantillasylaconfiguracindelsistemaCRM.

APNDICE:EJEMPLOSDEADMINISTRACINYPREGUNTASFRECUENTESContiene varias configuraciones de ejemplo y respuesta a las dudas comunes sobre la

configuracindeseguridad.Explicadetalladamentecmoasignarprivilegiosdeaccesobasadosenunaorganizacindeestructurajerrquica.

4 Cmoobtenerestemanual

Puedesobtenerlaltimaversindelatraduccinespaoladeestemanualen:http://www.lulu.comy/ohttp://www.bubok.comLaversinoriginaldeldocumentoseencuentraenlapginaweb:http://www.vtigerdeutschland.de/vtigerdocu.html.

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5 Peticindecomentarios

Por favor, aydenos a mejorar futuras ediciones de este libro, as como a corregir errores,inexactitudes,fallos,malentendidosofrasesconfusas,yerratastipogrficas.Envesuscomentariosalequipodetraduccinalespaoldelmanualdevtigeren info@vtigerspain.comoalautordelmanualoriginalenvtigermanual@crmnow.de.

6 Agradecimientos

Estemanualllevaenactivodesdelaversin4.0.0.Laescrituradeestemanualnohubierasidoposiblesinlaayudayapoyodemuchagente.Elequipodevtiger,sucomunidaddeusuariosyungrannmerodepersonashancontribuidoconsuscomentariostcnicosdurantelaescrituradeestelibro.Tambinqueremosdargraciasalagentequehacontribuidoaestemanualconsuspuntosdevistainformales,sugerenciasycorreccionesduranteelprocesodeescritura.Apesardenoserunalistacompleta,estelibronopodrahabersidoterminadosinlaayudadeEmilioPaolini,WalterSchnenbrcher,yDirkGorny.

ElequipodeJPLTSolucio,S.L.,responsabledelatraduccinalespaol,queremosreconoceryagradecerelesfuerzoquerealizaFrankPiepiorradeCRMNOW,sinelcualnopodramosdisfrutardeestemanual.Ladireccindelaempresaquiereagradecerladedicacinyelesfuerzorealizadoporlosempleadosinvolucradosenlatraduccin.

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Captulo1.Introduccin.

EstecaptuloexplicacmousarestemanualyproporcionaunavisingeneraldetodoslospuntosqueunusuariodeberaconsiderarantesdeempezaratrabajarconelsistemadeCRM.

1 Acercadeestemanual

Conlaayudadeestemanual, prontotefamiliarizarsconel sistemaCRM.ElobjetivodeestemanualeshacertrabajarlasfuncionesycaractersticasdelCRMenconjuncinconlosprocesosdeventastalcomosondefinidosporlascompaasqueusanelCRM.Explicaremoscomoconfigurarelsistemaparaencajarentusnecesidadesycomousarloefectivamente.

Hay que tener presente que este sistema CRMes una herramienta para organizar tus ventas,marketingy/oservicios.Estespecialmentepreparadoparaempresas:

QuerealicencomercioB2B(businesstobussines)oB2C(businesstoconsumer). Quetenganciclosdeventaslargos. Quenocambienfrecuentementesusofertasdeproductooservicios. Quetrabajenconequiposdeventas,serviciosomarketingsituadosendiferentesubicaciones.

PensamosquelamayoradelosusuariosyadministradoresdevtigerCRMsebeneficiarandeleereste manual completo. Siembargo,comprendemosquesi yaests involucradoenunCRM,tuapretadaagendapuedeforzartealeerporencimaestemanualbuscandolosaspectosdestacados,hasta que encuentres un momento para leerlo ms minuciosamente. As que hemos intentadoponrtelofcil.Estedocumentoestclaramenteestructurado,empezandoconlobsicoyentrandomsendetalleconformeavanzasensulectura.Adems,secitanotrasfuentesdereferencia.

Losnombresdelasorganizacionesycontactosusadosenlosejemplossonficticios. Cualquierparecidoconorganizacionesopersonasrealesespuracoincidencia.

ElusodelsoftwarevtigerCRMysudocumentacinestsujetoalostrminosycondicionesdelaslicenciascorrespondientes.

2 Primerospasos

2.1 DarsedealtacomousuarioAntesdeempezaratrabajarconelsistemadeCRM,debesidentificarteenelCRMcomousuarioautorizado.Estosehaceatravsdeunprocedimientodeaccesoquerequiereunnombredeusuarioyunacontrasea.Ambassonfacilitadasporeladministradordelsistema.

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2.2 ConfiguracindelPCyotrosrequisitos

ParaelusonormaldelsistemadeCRM,noesnecesarioinstalarningnsoftwareenelsistema.SepuedeoperarconelCRMsimplementeatravsdeunnavegador.

NOTA

Si quieres enlazar tu entorno de ofimtica a tu sistema CRM, puedes instalar algunas extensionesentuordenadorparaello.Paraestepropsitoconsultalosmanualesapropiados listadosenApndice:Recursos

Porfavor,compruebalosrequisitosmnimosysiguelasinstruccionesparaconfigurartunavegador.

RequerimientosHardware:PCoterminalconunNavegadoryunaresolucinmnimade1024x768pixels.

Navegador:Firefox1.5osuperior(recomendado),MSIE6.0osuperior,nosehancertificadootros

navegadoresperopuedenfuncionarcorrectamente.

TRUCO

AvisoparalosusuariosdeInernetExplorer: DependiendodetuversindeInternetExplorer, aparentemente hay un pequeo bug con el cach de paginacin, que puede afectar al rendimiento del cliente AJAXen determinados casos. Si su sistema CRMse ralentiza, se recomiendaborrarlacachedelnavegador.

Laconfiguracindelnavegadordebecumplirlossiguientesrequisitos:

CookieDebepermitircookies.

JavaHayquehabilitarJavaScripsenlaconfiguracindeseguridaddelnavegador.

2.3 AccesoalsistemaEladministradordetusistemaCRM,teproporcionarunaURLparaaccederalCRMatravsdetunavegador.Necesitarstambinelnombredetucuentadeusuarioylacontrasea.

UnavezarrancadoelsoftwareCRM,aparecerlapantalladeLogin.Elusuariodebeteclearsunombredeusuarioycontraseaenloscamposcorrespondientesparapoderaccederalprograma.ElusuariopuedeseleccionartambinelTemayelIdioma.Elnombredeusuario,lacontrasea,losTemaseIdiomassonproporcionadosporeladministradordelsistema.Trasintroducirelnombredeusuarioycontrasea,pulse,oelbotndeSignin.

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PRECAUCIN

Muchos navegadores son capaces de recordar tu nombre de usuario y contrasea para simplificarsuuso.Sinembargo,estopuedeserunabrechadeseguridadsinoestssegurode quenadiemstieneaccesoatuordenador.Personasnoautorizadaspodranteneraccesoadatosconfidenciales.Estoesespecialmenterelevantesiusasunordenadorporttilquesepuedeperder.

2.4 PginadeiniciodelCRMTrasidentificarte,semostrarlapginadeinicio.TenerencuentaquecadausuariodelCRMverunapginainicialadaptadaasuspreferenciaseinformacin.

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DependiendodelTemaquehayasseleccionado,losajustesdelsistemahechosportuadministrador,ylosdatosalojadosenelsistemaCRM,tupantallapuedediferirdelamostrada.Lossiguientescaptulosexplicarncomopuedespersonalizartupginadeinicio,ycomousarlasfuncionesdelCRM.

ContenidodelaPginadeInicio

Elreaprincipal dela PginadeInicio, tal comomuestra la ilustracin, muestra unaserie debloques resumiendo la informacinms relevantedel CRM.Puedes cambiar el ordendeestosbloques arrastrando y soltando. Tambin puedes cambiar el contenido de tu pgina de inicioutilizandolafuncindeedicindelapginadeiniciooseleccionandoloscomponentesvisiblestalcomoexplicamosenlaseccin:MisPreferencias

IMPORTANTE

Notequetododatoarchivadoenel sistemadeCRMtieneunpropietario.Elpropietarioes asignadopor unaentrada[asignadoa:]. Si realizas unanuevaentrada, los datos sernautomticamente asignados a tu usuario, a menos que lo cambies intencionalmente. En laPginadeInicioslosemuestralosdatosasignadosati.

Navegacin

El diseo inteligente del sistemaCRM, te permitir obtener la mayor parte de la informacinrpidamente.PuedesnavegarporelCRMcomosiestuvierasvisitandounaweb.

PRECAUCIN

NoserecomiendausarlosbotonesAtrsyAdelantedelnavegador.Estosbotonespuedencausarproblemascuandovisualicespginasconcontenidogeneradodinmicamente.

Serecomiendausar los iconosyenlacesproporcionadosporel sistemadeCRM.Losusuariosavanzadospuedencambiaranavegacintabulada(proporcionadaporejemploporFirefoxoIE7)paraacelerarelprocesodegestin.PuedesllegaracualquierpginadelCRMconunospocosclics.TodaslaspginasdelCRMguardanunordenjerrquico.Puedescambiarentrepginasdelmismoniveljerrquicooaccederalapginadirectamente.

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EnlapartesuperiordelsistemaCRM,talcomomuestralafigura,tienesaccesoalosdiferentesreasyfuncionesparanavegarytrabajarconelCRM.

readeLogin:En esta rea, puedes acceder a tus preferencias, obtener ayuda o informacin de ladistribucin,oabandonarelsistemadeCRM.

readeNavegacin:AqupuedescambiarentrelasfuncionesylistadosdedatosofrecidosporelsistemaCRM.

MenRpido:Aqupuedesaccederrpidamentealaspginasdeentradadedatos,creacindeentidades,aunqueconfuncionalidadeslimitadas.Estoesmuytilsinecesitascrearunaentradaenelsistemasinperderlalocalizacinactual.

Bsqueda:Aqupuedesbuscaratravsdetodalabasededatos.Puedesrestringirlabsquedaaciertosmdulospulsandoeliconodeherramientasyseleccionandolosmdulosenlosquequieresbuscar.

Herramientas:Pinchandoenestosiconos,puedesteneraccesorpidoalcalendario,elreloj,lacalculadorayotrasfunciones.Adems,puedesusareliconodelMendeSeleccinAbiertaparaunaccesorpidoatodoslosmdulosdelCRM.EstosiconosestndisponiblesentodoslosmensdelCRMenqueseanapropiados.

LosmensdeNoticiasyCuntanossoloestndisponiblesausuariosadministradores.

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ImportarGmail:ParapoderutilizarestaopcindebestenerunacuentaGoogleTM.EstaopcinpermiteunaintegracinbsicaconGoogleMailTM (Gmail)medianteelcualcorreosdeentradaentucuentaGmailpuedenadjuntarseacuentas,contactos,proveedores,usuariosoprecontactosenelCRM.EstacuentaserenlazadaconelCRMporelproveedordelsistema.

MisPreferencias:CuandohacesclicenMisPreferenciasseabrirunanuevaventanaquetepermitirveryeditarlainformacindelusuarioyestablecertuspropiaspreferencias.Lamayoradeestoscampossonmuyclaros.Loscamposdestacadosdelafigurasiguientesonparapropsitosespecialesyserndescritosacontinuacin.

Elbotn VerAuditoradeUsuarios soloest funcional, siel administradordelsistemaCRMhabilitaestafuncin.Porfavorreviseestaseccin:RegistrodeAuditoriaparamsinformacin.

UsuarioLoginyRol

Elcampomarcado,Rol,nosmuestraelrolasignadoalusuario.Elrolestablecelosprivilegiosdelusuario. Este campo no puede ser editado por un usuario; solo puede ser modificado por eladministrador.

Cada usuario puede definir y cambiar su propia contrasea. Es ms, se recomienda cambiarlafrecuentemente.

IMPORTANTE

El nombre deusuario y la contraseadebe tener unacombinacinde letras minsculas omaysculasynmeros.Serecomiendaqueseusealmenos8dgitos.Cuantosmsdgitostenga mayorserlaseguridaddeaccesoalCRM.Elusodecaracteresespecialescomo%,/,,,.., quesonusadosenotraslenguas,noestpermitido.Unabuenacontraseaseraalgocomoesto, Dhe4K39b.Elnombredeusuariounavezcreadonopuedesercambiado.Sinembargo,sse puedecrearunnuevousuarioytransferirletodoslosdatosdeotrousuarioaeste.

HazclicenelbotnEditarparahacercambios.Alternativamentepuedesmoverelpunterodelratnporencimadeunaentradayasseteofrecerlafuncindeeditar,lacualpuedesusarparacambiarunaentradaenparticular.

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MsInformacin:

ElcampoFirmadefinelafirmaaadidaautomticamenteenloscorreosenviados.SepuedenusaretiquetasHTMLparadarleformatoanuestrafirma.Fjense queelespacioeslimitado.SifueranecesariosuproveedordeCRMpodraincrementarelespacio.Enelapndice:AdministracinyFAQencontrarsmsinformacinsobrecmopuedesdarformatoalafirmaydarleunaaparienciaespecial.

ElcampoClientedeEmailInternodefinesielgestordecorreointernodeCRMesusadoalhacerclicsobreunemailenlaaplicacin.Siestdesactivadoseutilizarelprogramadeemailinstaladoenelordenador.

OpcionesAvanzadasdeUsuarioyConfiguracindeAsterisk

Los campos en las opciones avanzadas de usuario se utilizan para definir parmetros decomunicacinentreelnavegadoryelservidordelaaplicacinCRM.ConelcampoIntervalodeRecordatoriosedefinelafrecuenciaconlaqueelnavegadorconsultarlaaplicacinenbuscadeeventospendientes.Versunaventanaemergenteconeleventoaparecerenelnavegadorcuandosealahora.ElcampoClavedeaccesomuestraelnmerodeidentificacinautilizarconextensionesCRMynopuedesermodificado.

Los campos de Configuracin Asterisk son parmetros de configuracin de tu interface conAsterisk.Asteriskesunsoftwarequeimplementaunacentralitatelefnica(PBX)yseutilizapararealizar llamadas haciendoclic sobreunnmerode telfonooparamostrar informacinde lallamada entrante del servidor Asterisk. Para utilizar este servicio es necesario tener instaladocorrectamenteconfiguradounservidorAsteriskentuempresa.

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ComponentesdelaPginaPrincipal:

Estonos definequ informacindel CRMqueremosquesevisualiceen la pgina inicio. Loselementosmarcadosaparecernenlaportadasiemprequehayandatosrelativosalmismo.

MisGrupos:

Losusuariospuedensermiembrosdeunoomsgrupos.Estarelacinsemuestraaqu.Sololosusuariosadministradorespuedencambiarlapertenenciaagrupos.

HistricodeAccesos:

Aqusepuedeconsultarelhistorialdeaccesosalsistema.Porrazonesdeseguridadserecomiendasalirdelsistemacuandoterminesuuso.

Funcinglobaldebsqueda

Lapginadeinicioproveeunpotentebuscadorquepermitebuscarentradasdelabasededatos.Puedesbuscarporcualquiertrmino.RellenaelcampoBuscaryhazclicenelbotnBusc.Puedesrestringirlabsquedaaciertosmdulospulsandoeliconodeherramientasyseleccionandolosmdulosenlosquequieresbuscarcomoseveenlasiguienteimagen.

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CreacinRpida

Eldesplegabledecreacinrpidaenlapginadeiniciotepermitesaltarrpidamenteaunapginade creacin de entidades reducida. La idea es poder introducir en el sistemaentidades con lainformacinbsicademanerainmediata.Enelmendesplegableseleccionaslanuevaentidadquequierescrear.

NotaLaCreacinRpidatieneunnmeroreducidodecampos.Paravertodosloscamposposibleshayqueaccederalapantalladeentradadedatos.

2.5 Privilegiosdeacceso

Tus privilegios de acceso al sistema CRMson introducidos por el administrador cuando estaconfigurandoelsistemaCRM.Estndisponibleslossiguientesprivilegios.

ElpermisodeusarciertosmdulosCRM. ElpermisodeverdatosenciertosmdulosCRM. ElpermisodeeditarocambiardatosenciertosmdulosCRM. ElpermisodeborrardatosenciertosmdulosCRM. ElpermisodeexportaroimportardatosdeciertosmdulosCRM.

El sistema CRM se asegura de que tu solo puedas ejecutar ciertas operaciones si tienes losprivilegiosapropiados.PuedesobtenermsinformacinenelCapitulo4:TareasAdministrativas.Porfavorcontactacontuadministradorsiquieressabermssobrelasopcionesdeprivilegiosentusistemaosiquieresquealgunocambie.

2.6 Cmoempezar?

Para unmejor uso, el sistemaCRMnecesita ser configuradobasadoen las necesidades de tuempresa. Todos los usuarios con privilegios de administracin tiene permitido modificar lasconfiguracionesbsicas.TodasestasposibilidadesestndescritasencapituloAdministradordeestemanual.Esms,haymuchasfuncionesdisponibles,lascualespermitealosusuariosconfigurarlapresentacindelosdatossincambiarlasconfiguracionesbsicasysinprivilegiosdeadministrador.Todaslasopcionessernexplicadasenlassiguientessecciones.

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HastasinmuchaconfiguracinpodrsrpidamenteempezarautilizarelsistemaCRM.LosdatosdeclientessonelncleodecadasistemaCRMasquedebesempezarporintroducirestainformacin.DadoqueelsistemaCRMesmuchomsqueunsimplesistemadealmacenamiento,recomiendoquetefamiliaricesconelprocesodeventadescritoenlaseccin:ElProcesodeventa.EmpiezaintroduciendolosdatosdetusclientescomoPrecontactos.Despusconvierteelprecontactoenun Potencial u Oportunidad. Mira como los contactos, cuentas y potenciales son generadosautomticamente.Tambinpuedesimportarlosdatosdelosprecontactosdetuentornodeoficinaexistenteparaagilizarelproceso.

Como primerpaso se recomiendaempezar con la introduccinde la informacindecontactoimportantedetusclientes.Puedesaadirmsinformacindespus.Tambinnecesitarsintroducirtupropiaempresacomounacuentaylosdatosdeempleadoscomocontactos.Necesitarsestosdatosparacomunicarteeficientementeconotrosusuarios.Paramsinformacinporfavordirgetealaseccin:contactosdeclientes.Despusdeintroducirtuscontactos,tendrsunaampliavariedaddefuncionesautomatizadasdisponiblesenelCRM.

Como segundopaso serecomiendaempezarconlaintroduccindetusproductosy/oserviciosofertados.Enlaseccin:EntradadeProductospodrsencontrarinstruccionesdetalladasparalaintroduccindeinformacindeproductosyserviciosascomounatarifadeprecios.Denuevo,empiezaconlaintroduccindelainformacinimportante.Puedasagregarmsdatosdespus.

SivariosusuariosempiezanautilizaralmismotiempoelCRM,porfavortenenmentequetenisqueintroducircualquiertipodeinformacinsolounavez.Aseguratedehablarconlosotrosparaevitarduplicidad.

UsalosdatosdetuCRMinmediatamente,cuandoprogrameselprximocontactoconelcliente.FamiliarizateconlasfuncionesdeactividadesqueestndescritasenCalendarioyActividadesydefinetusprocesosdeventabasadoendiferentesfasesdeventas.

Coneltiempomejorarstushabilidadesparautilizarelsistemapasoapaso.Enpocotiempotendrsunaelevadaexperienciadeusodelsistema.

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Captulo2.EntradasdedatosenelsistemaCRM.

ElsistemaCRMofreceposibilidadescasiilimitadasparalaintroduccin,procesoyvisualizacindelosdatosdetunegocio.

Estoincluye:

uncompletocontroldetusprocesosdeventas,empezandoconelprimercontactoconunfuturoclientehastadespusdevenderlesoporte,y

unaadministracindecontactosparatusclientesyvendedoresoparaotros,relacionadoconpersonasconcretas,empresasogrupos,

ungestordeactividadesbasadoentiempoyprioridad uncatlogodeproductosyservicios.

Debesdecidirquefuncionessonimportantesparatiytunegocioyqueesloquequieresusar.LassiguientesseccionesdescribirnendetallecomointroducirlosdatosenelsistemadeCRMycomolosdatossernpresentadosyadministrados.

1 Informacindelcliente

Unaefectivaadministracinyutilizacinde la informacinde tus clientes es el elementomsimportantedeunsistemagestorderelacionesconclientes.Alapostre,todalaactividaddelnegociosedestinaalcliente.ElsistemaCRMdistinguetrestiposdecontactos:

Precontacto Contactoconunasolapersona Contactoconunaorganizacin,talcomounaentidadeslegales,grupos,agencias,etc.

ElCRMteofrecelaintroduccindecualquierclasedeinformacinparacadaunodeestostiposdecontactosyenlazarorganizacionesopersonasaotrasentradasdelCRMsiprocede.

Durante el trabajo con el sistema CRM, los contactos pueden ser enlazados con diferentesescenariosdeprocesosdeventas,talcomoprecontactos,potencialesosoporte.Referencindolosporfasesdeventasserscapazdeadministrareficientementetuscontactos.

Elsiguienteejemplodescribeunprocedimientotpicodeventa:

Basadoenunprimercontactoconunpotencialcliente, secreaunprecontacto.Enestemomentodelaventanoestclarosihabrunaoportunidaddenegocio.Esteprecontactocontendrtodalainformacinsobreelcontactoycuentadisponibleenestafasedeventa.

Elestadodeprecontactosemantendrhastatenerclarosiseproducirunaoportunidaddenegocio.TodaslasactividadesrelacionadasaesteprecontactosernregistradasdentrodelCRM.

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Sisurgeunaoportunidaddenegocio,elprecontactoserconvertidoaunPotencialuOportunidaddeNegocio. Al mismotiemposecrear uncontactoyunacuenta automticamenteyel Precontactoserborrado.TodalainformacinrecogidaenelPrecontactoesttodavadisponible,peroahorasupresentacinsedistribuirenloscontactos,cuentasy/opotencialesasociados.

Usandoesteprocedimiento,solosecreanloscontactosycuentasconunaoportunidaddellegarasernegocio.ElsistemaCRMnoseversobrecargadocondatosinnecesarios.

Adems,puedescrearnuevascuentasy/ocontactosdirectamentesinoencajanenelprocedimientodescrito. Esto podra ser verdadpara tus propios empleados, socios o empresas asociadas a tuempresa,contactospersonalesetc.

1.1 NuevosPreContactos

ElprocesodeventasoportadoporelCRMhasidodivididoenlossiguientespasos:

Precontacto Potencial Presupuesto OrdendeVentayCompra Facturas Servicios

Puedesencontrarunadescripcinmsdetalladaenlaseccin:ProcesodeVentas.

Los Precontactos son tu primero contacto con un futuro cliente. Puedes obtener precontactosdetusactividadesdemarketingtalcomoexposicionesdecomercio,anuncios,presentaciones, etc. Probablemente, la mayora de tus precontactos no supondrn unnegocio.

TRUCO

Sihacesclicsobre[NuevoPrecontacto]enelmendecreacinrpida,podrs crearunprecontactoconlosdatosdenombre,empresa,telfonoycorreos.

Siquieresrecogerinformacinmsdetalladadelprecontacto,puedeshacerabrirelmen[Comercial]enelreadenavegacinquesemuestraenlafigura:ParteSuperior.Usaelbotnms+paraabrirlavistadeedicindeunnuevoprecontactocomomuestralafiguraNuevoPrecontacto.Ahorapuedesmetertodalainformacindelprecontactoquetienes.

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IMPORTANTE

Loscamposmarcadoscon*sonobligatorios.

TRUCO

Sicreasunprecontacto,esteserasignadoatiautomticamente.Puedesasignarel precontacto a diferentes usuarios del CRM o grupos de usuarios cambiando el contenidodelcampoAsignadoaaunapersonaoequipodiferente.

1.2 NuevasCuentas

Lamaneramseficientedecrearunanuevacuentaesdesdeunprecontacto,comosedescribeenlaseccin Creando clientes potenciales desde precontactos. Sin embargo, algunas veces sernecesario introducir nuevas cuentas directamente. Esto es til si quieres tener empresascompetidoras,contactosprivadosoespecialesalmacenadosentuCRM.Comolascuentaspuedentenerreferenciasacontactos,siempreesaconsejableintroducirlainformacindelacuentaantesdeintroducir la informacin de los contactos. Cuando aadas un contacto al CRMms tarde, lainformacindelacuentaestardisponible.

Paracrearunanuevacuenta,hazclic [NuevaCuenta] enlaentradadelmenCreacinRpidamostradoenlalafigura:ParteSuperiorovesa[Comercial][Cuentas]yhazclicenelicono+.Unanuevaventanaseabrircomosemuestraenlafigura:NuevaCuentaInformacinBsica.

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Ahora puedes introducir la informacin bsica de la cuenta. Deberas introducir solamente lainformacinquesearelevantepara ti o tu negocio. La ilustracinnos muestra unaentrada deejemplo.LoscamposdeentradanorelevantespuedenseguirvacosopuedenserborradosporeladministradordelsistemaCRM.Tambinpuedesconsiderarelusodecampospersonalizados.Sivariosusuariostienenpermisodeescrituraalosmismoscamposdeentrada,aseguratequetodosacordisunestndarcomnpararealizarentradas.

EnelcasoquequierasusarlafuncindeSituacinenMapadelsistemaCRMenotropasquenoseaEEUU,debesincluirlainformacindelpas.

PuedesaadirinformacinadicionalalacuentapulsandosobrelapestaaMsInformacincomoseveenlasiguientefigura:

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ImportanteAlgunoscamposserefierenalainformacinqueyaestguardadaenelsistemaCRM.Puedesveresto,porejemplo,paraelcampoMiembrodeenlafiguraanterior.Aqunopuedeshacerunaentradadirecta.Tienesquehacercliceneliconodelacarpetaalfinaldeestalnea.EntoncesunanuevaventanaseabrirconlainformacinguardadaenelsistemaCRM.Cuandohagasunaseleccin,estaventanasecerrarautomticamenteyelcamposerellenarautomticamente.Denominamosestetipodecampo,camposdecaptura.

JerarquadeCuentas

Sinecesitasregistrarunaestructurajerrquicaentuscuentas,puedesutilizarelcampoMiembrodeparareflejarestasrelacionescomosepuedeverenlasiguientefigura.

Alpulsar sobre la accinaccin MostrarJerarquadeCuentas sever un listadosimilar alsiguiente:

1.3 NuevosContactos

Siquieresintroducirinformacindeuncontactoindividual,selecciona [NuevoContacto] enelmenCreacinRpidaovesa[Comercial][Contactos]yhazclicenelbotn+.Unanuevaventanacomomuestralafigura:NuevoContactoInformacinBsicaseabrir.

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ElapellidodebeserunasolapalabrasiquierespodersincronizartusdatosconOutlook.Porejemplo,sielapellidoesMcMurphy,creaunaentradaMcMurphyoseutilizarMurphycomosegundonombre.

AseguratequetodoslosusuariosdelCRMacuerdenutilizar loscamposparael mismofin. Eladministradordelaaplicacinpuedeesconderloscamposquenosonnecesariosentuempresa,oaadircamposnuevoscomoseexplicaenelcaptulo:AdministracindeUsuarios.

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PuedesaadirinformacinadicionalalcontactopulsandosobrelapestaaMsInformacincomoseveenlasiguientefigura:

La finalidad de la mayora de campos se explica por s mismo, pero los campos siguientesrespondenapropsitosespeciales:

Tabla2.1.InformacindecontactoCorreonodeseado Loscontactosquetenganseleccionadaestaopcinnorecibirnmensajes

enviados normalmente por el sistemaCRM. La aplicacin no enviarmensajes automticos a estos contactos. Esto te ayuda, por ejemplo, arespetarlosdeseosdeprivacidaddeloscontactos.

Informaa: Aqupuedesescogerelnombredelsupervisordelcontacto.

Nollamar: Marqueestaopcinparaindicarqueelcontactonodesearecibirllamadas

Referencias: Puedeusarestaopcinparaindicarsiestecontactoestdispuestoaservircomoreferenciaparasunegocioconotrosclientes.

Notificaralpropietario:

Cuandomarcaestaopcin,elpropietariodeestecontactoserainformadovaemailsialgndatocambia.

Imagendelcontacto: Siesthabilitado,puedessubirlaimagendeuncontactoalCRM.Estaimagendebeteneralgunodelossiguientesformatos,*.png,*.jpgo*.gif.Siaadesestecampoalavistadelista,podrsverlaimagencompletaalsituarelpunterodelratnsobreelcampo.

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PuedesusarestapginadeentradaparapermitiraloscontactoselaccesoalPortaldelCliente.ElPortaldelClienteproveecontactosconaccesolimitadoalasfuncionesdesoportedelCRM.Porfavordirgetealaseccin:PortaldelClienteenestemanualyalmanualdelPortaldelCliente(verApndice:Recursosparamsinformacin).

PRECAUCIN

SihabilitaselportaldelclienteparauncontactomarcandolaopcindeElPortaldeUsuario,elsistemaCRMgenerarautomticamenteyenviar,unemailaestecontacto unavez pulsesel botn[Guardar]. (Debes tener configuradoel servidordecorreosaliente.)Esteemailcontienenombredeusuarioycontraseaparaelaccesoalportal delcliente.Esaconsejableinformaratuscontactosdelallegadadeestemensaje.

Hazclicsobreelbotn[Guardar]paratransferirlosdatosalsistemaCRM.

1.4 ExportareimportardatosdelCRMLasfuncionesdeexportareimportarteayudarnenelintercambiodedatosentretuentornodeoficinayel sistemaCRM.LosdatosdelCRMpuedenserusadosporunaextensavariedaddeaplicacionesentuoficina.

TRUCO

AdemsdelosdatosdePrecontactos,contactos,cuentasyvendedores,losdatosdeproductosypotencialespuedenserimportadosyexportados.Adems,notasyemails puedenserexportados.Porfavordirgetealasseccionesapropiadasenestemanual paramsinformacin.

Para exportar o importar datos, haz clic en el nombre de un mdulo con opcin deimportacin/exportacin y llegars a la Vista de Lista. En la barra de herramientas, puedesencontrarlosiconosdeimportacinyexportacin.

IMPORTANTE

Slopuedesusarlasherramientasdeimportacinyexportacinsieladministradordel sistemaCRMlashahabilitado.

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NOTA

ElsistemaCRMusalacodificacindecaracteresUTF8(compatibilidadUnicode). Unicode es un estndar industrial que permite que los ordenadores representen ymanipulen textoexpresadoencualesquiera de lossistemasdeescrituradel mundo. ConsultaelcaptulosobreCodificacinUTF8paraobtenermsinformacin.Puedes importar datos en formato UTF8 o ISO88591. Si los datos estn en formato ISO88591,sernconvertidosalacodificacinUTF8demaneraautomtica.

TRUCO

Para la importacin y exportacin de datos de contacto, puedes considerar la herramientaMSOutlookparaWindowsoThunderbirdparaLinux,MacyWindows.

Lassiguientesseccionesdescribenlasfuncionesdeimportacinyexportacindecontactos. Siquieresimportaroexportarcuentasuotrosmodules,puedesusarestadescripcin.

ImportarContactos

Clicsobre[ImportarContactos]enlabarradeHerramientascomomuestralafigura:VistadelaListadeContactos.Unanuevaventanaseabrircomolaquemuestralafigura:ImportarContactos,Paso1.Tienesqueseleccionarlafuentedelosdatos(ficherocsv)examinandoentuordenadorored.Todoslosdatosquepretendaimportardebencontenerloscamposrequeridosmarcadosconun[*]enlavistadeedicindecontactos.Puedesencontrarejemplosdeimportacindedatosenlaseccin: Formato de datos para Importar. Esta seccin tambin explica los parmetros Tienecabecera, Separador y Formato ycmopuedescreartuspropiosdatosdeorigen.SitusdatoscontienenmsinformacinqueloscamposhabilitadosenelsistemaCRM,puedesempezarausarCamposDefinidosporelUsuariocomoexplicalaseccin:CamposPersonalizados.

Sihacreadounficheroquecumplelosrequisitos,puedecargarelficheroenelsistemaCRM.Pulse[Siguiente]paracontinuar.

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Enelsegundopaso,unanuevaventanaseabrirtalcomomuestralasiguientefigura.EnestepuntodebeenlazarsusdatosconloscorrespondientescamposdelCRM.VerloscamposestndarqueofreceelCRM,yloscampospersonalizadossiloshacreadopreviamente.Noesnecesarioquecreereferenciasparatodoslostiposdedatosdesufichero,perodebeenlazarloscamposrequeridos.Enlailustracinpuedeverentradasdeejemplo.

IMPORTANTE

LacuentayelapellidosonobligatoriosparaPreContactos.Comoexcepcin,puedes notenerestainformacinenlosdatosdeimportacin,perotendrsquevincularel campo.SiestecampoestvacoelsistemaCRMlorellenarcon?????.

TRUCO

Sinecesitahacermltiplesimportaciones,elCRMleofreceguardarlasreferenciasque ha seleccionado para su uso futuro. Marque el cuadro de seleccin [Salvar comoasignacin personalizada] y escriba un nombre para esta referencia en el campode entrada. Asegrese que este nombre no haya sido usado antes. Este mapeado Personalizadoestardisponibleenelpaso2comoUsarAsignacinGuardadacuandohagalaprximaimportacin.

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Sisolotieneinformacinnuevaparaimportaryhaestablecidotodaslasreferencias,salteeltercerpasoypulse[ImportarAhora]paratransferirsusdatosalabasededatos.Eltercerpasopermitelaopcindebuscarduplicadosdurantelaimportacincomosemuestraenlasiguientefigura.Losduplicadossoloseencuentransielcontenidodelosregistrossonidnticos.Estoesunalimitacinque es necesaria tener en cuenta siempre. Es recomendable en muchos casos comprobar losduplicadosconotrasherramientasomanualmenteantesdecadaimportacin.

CombinacinManual Elcontroldeduplicadossehardespusdelaimportacin.Todaslasentradas,quecontenganduplicadosselistarn.Ustedpuededecidir,paracadaconjuntodedatosquinformacindeseautilizarycombinardatosexistentesconlosnuevosdatosimportados.

Elcontrolmanualesadecuadosinoesperaungrannmerodeduplicadososinoestsegurodeloquecabeesperarcomoresultadodelaimportacin.Puestoquepuederevisarlosresultadosydeshacerlaimportacinpuedecambiaracombinacinautomticayrehacerlaimportacinsiesnecesario.

CombinacinAutomtica Elcontroldeduplicadossehardurantelaimportacindeformaautomtica.DebedecidirsideseasobrescribirlosregistrosduplicadosconlanuevainformacinoignorarelconjuntosdedatosdelaimportacinquedeotraformageneraraentradasduplicadasenelCRM.

Lacombinacinautomticaesespecialmenteadecuadasideseaaadirinformacinnuevaalosdatosexistentes(funcindeactualizacin).Tengaencuentaqueestafuncinnoesparalaactualizacindepartesdelosdatos(porejemplo,aadirnmerosdetelfonoacontactos).

EnelltimopasodelaimportacinelCRMlemuestraelresultadodelaoperacincomopuedeverenlafigura.Abajoverunalistadetodosloscontactosimportados.

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Ahorapuederepasarsuimportacin,aceptarlaorechazarla.

TRUCO

Siimportacontactosconinformacindecuenta,laimportacingenerarentradasdecontacto ycuentareferidasunaalaotra.DuranteunaimportacinelCRMcompruebaqueelnombrede cuenta de los contactos ya exista. S lo hace, enlazar el contacto importado a la cuentaexistenteautomticamente.

Portanto,essiempremejorimportarlacuentaprimero.

ExportarDatos

Puedeseleccionarlossiguientescriteriosparasuexportacin:

todoslosregistrosdeestemdulo slolosregistrosquehayamarcadoenlavistadelistadeestemdulo todoslosregistrosquecumplansucriteriodebsquedaenlalistadevistadeestemdulo todoslosdatosdelapginaactualenlavistadelistadeestemdulosinuncriteriodebsqueda

establecido

IMPORTANTE

SusdatossonexportadosenelformatoUTF8.Parasuposteriorusopuedequetenga queconvertirestosdatosalacodificacindecaracteresusadosensuidioma.Porfavorconsulteelcaptulo,HerramientasdecodificacinUTF8paramsinformacinsobre UTF8ysusherramientasdeconversin.

Portantodebetomarsudecisinsobrelosdatosquequiereexportarenlavistadelista,antesdepulsareliconodeexportar.Porejemplo,sideseaexportartodoslosregistrosdecontactosenloscuales el apellidoempiececonB,hagaunabsquedacomoseexplicaen la seccin. Lista deBsquedaconBcomocriteriodebsqueda.Despuspulseel[iconoexportar]enelmendevistadelista,siestafuncinestdisponibleparausted,ysemostrarelmenmostradoenlafigura:

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En este men puede cambiar si lo desea su criterio de seleccin y pulsar el botn [ExportarContactos].Seabrirunaventanaparatransmitirdatosasuordenador.Laventanadetransmisinqueveadependerdesusistemaoperativo.SitieneunordenadorconWindows,verunaventanacomolamostrada:

Sipulsa[OK],todoslosdatossernexportadosasuordenador.LosdatosseproporcionanenunficheroASCIIconvaloresseparadosporcomas,tambinllamadoformatoCSV.

IMPORTANTE

Debidoaqueelformatodelosdatosexportadosesdiferentequeelformatodelosdatos requeridoparaunaimportacinnopuedeusardirectamentedatosexportadosparauna importacin.

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1.5 Formatodedatosparaimportaciones

AntesdepoderimportardatosdebeformatearestosdatosparacumplirlosrequerimientosdelCRM.El primer requerimientoesquelosdatosdebenserpresentadosenformatoASCIIconvaloresseparados por comas (CSV)y codificacinUTF8o ISO88591. El formatoCSVes usadoamenudoparaintercambiardatosentreaplicacionesdispares.Elficherodebetenerlaextensincsvenminsculas.DadoquenoexisteunestndarcomnparaelformatoCSV,losdatosdebenestarformateadosdeacuerdoalassiguientereglas:

Todosloscamposestnseparadosporcomasydebenestarindividualmenteentrecomilladosconcomilladoble().

Todoslosconjuntosdedatosdebenincluirloscamposrequeridos(p.e.ApellidoyEmpresaparaoportunidades).

Noestnpermitidosloscamposquecontengansaltosdelneaoespaciosalprincipioofinal. Loscamposnumricosdebencontenerslonmerossinloscaracteres.o;(porejemplo,

use3800enlugarde3.800). Se deben evitar campos que contengan comillas dobles. Si tiene que usarlos, deben estar

rodeados por comillasdobles, y las comillasdobles embebidas deben ser cada unarepresentadasporunpardedoblescomillasconsecutivas.

Elprimerregistroensuficherodebeserunaregistrocabeceraquecontengalosnombresdelascolumnas(campos).SerecomiendalautilizacindecabecerasenlosficherosCSV,perosinolotienepuededesmarcarlaopcincorrespondienteenelprimerpasodelaimportacin.

Lasfechasdebenserimportadosenelsiguienteformato:aomesdahora:minuto:segundo,porejemplo:2008010700:00:00

LasentradasparalosCuadrosCombinadosdeMultiSeleccindebenestarseparadasporunacadenadecaracteres|##|,porejemplo:Amrica|##|Europa

LosCuadrosdeSeleccindebenserimportadosenelsiguienteformato:1paras,0parano

Enlasiguientefigurasemuestraunejemplodeficheroparaimportacindeprecontactos.Cadalnearepresentaunconjuntodedatos.

IMPORTANTE

Sinotienedisponibleunconjuntocompletodedatosdeoportunidad,debeusarunaentradavacaenvueltaporcomillasdoblescomosemuestraenlafigurasuperiorparaelnmerodetelfonoquefaltaenlalnea3.Losregistrosquenotienentodoslos camposobligatoriosserndescartados.

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Elsegundorequerimientoesquedebeincluir loscampospersonalizadosconsuimportacinsipreviamentehacreadodichoscampos. Enel casodequeno tengacontenidopara loscampospersonalizadosdebedejarelcampovacoensulistadedatosperodebeimportarlos.Sinoimportaestoscampos,elestadodeestoscamposenlabasededatosdesuCRMseguirindefinidoynopodrusardichoscamposparafuncionesdefiltrado.

1.6 TrucosparaformatosCSVyExcel

ElformatodeficherousadoenMicrosoft Excel sehaconvertidoenunpseudoestndar en laindustria,inclusoenplataformasnoMicrosoft.ExcelesunaaplicacinquetambinproduceyusaCSV. Desafortunadamente, dependiendo de su versin de Excel la importacin de CSVpuedecausar ciertos problemas. Algunas versiones de Excel no aceptan automticamente valoresseparadosporcoma.SinotaquetrasexportardatosdelCRM,todosloscampossonlistadosenunnicacolumna,puedeseguirlassiguientesinstruccionesparasolucionarlo:

ImporteelficheroCSV,enlugardesimplementeabrirlo.EnelmenDatos,elijaImportarDatosExternos,entoncesimportesusdatos.NavegueporelCRMhastaelficheroCSV,ypulseAbrir.EstolanzarelAsistenteparaImportarTexto.

Enelpaso1,seleccioneDelimitado. Enelpaso2,marqueComa.Verunavistapreviaquemuestracomosernseparadoslosdatos. Enelpaso3,puedeseleccionarcadacolumnayelegirelformato.ElijaTextoparaeldatoCRM

yobtendrunahojaExcelbienordenada.

TRUCO

Sisusdatoscontienencaracteresdelneanuevaoretornodecarro,debeeliminarlos antesdeimportarsusdatosaExcel.EstoscaracteresserncreadosporelsistemaCRMsitieneentradasqueusenmltipleslneas.Estepuedeserelcasoporejemplosisepara elnombredelacalleyelnmeroenunadireccinconunalneaadicional.

Sideseaimportardatosdecontactodesdesuaplicacinofimtica,debeasegurarsequeestnbienformados.LasiguientelistadescribecomopuedeusardatosdecontactodesdeMSOutlook:

1. Compruebeelformatodelosdatos:Desafortunadamente,enmuchoscasos,losdatosaserimportadosdebensercomprobadosymodificadosmanualmenteantesdeimportarlos.Esunatareanecesariaparaasegurarsequelosdatosestnbienformateados.

*ExportesusdatosdecontactodeOutlookalformatoExcel.*EjecuteExcelyabrasuficherodedatos.*Busqueloscaracteresespecialescomocomas(,)puntoycoma(;)ycomillasdobles()ysustityalos,p.e.Conunespacioenblanco.* Localice la columna que contiene los campos obligatorios. Asegrese que cadaconjuntodedatosindividualtieneunaentradaobligatoria.Nousecaracteresespeciales.*EliminetodaslascolumnasquenonecesiteenelsistemaCRM.* Compruebe el contenido para cada entrada individual. Asegrese que contiene lainformacinquecorresponde. Eliminar las entradas incorrectas posteriormente en elsistemaCRMcausarmuchotrabajo.Esmejorhacerloahora.

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2. CrearunficheroCSVSiestseguroquetienedatosvlidosybuenos,necesitacrearunficheroCSVqueencajeenel sistemaCRM.Hayun Macro de Excel online disponible en el sitio de vtiger (mirehttp://forge.vtiger.com/projects/excelimptool/)querealizalaexportacinporustedyexportaunficheroCSVcorrectamenteformateado.

2 CalendarioyActividades

ElsistemaCRMproporcionauncalendariosimilaralquenormalmenteencontraraensuescritorio.Estecalendariodistingueentreeventosytareas(ToDos),todoelloconsideradoactividades.Eventosson reuniones y llamadas, pero el administrador del CRM puede aadir nuevos tipos comovacaciones,conferenciaocualquierotraqueseanecesariaentuempresa.LadiferenciaoperativaentreEventosyTareasserexplicadaenlassiguientessecciones.

IMPORTANTE

Seacuidadosoalprogramarsusactividades.Inclusosiconsideraunencuentrocomo unatarea,elsistemaCRMnolohace.Encontrarmsinformacinsobretareaenla seccinTareasyToDos.

ElsistemaCRMleofrecevariasposibilidadesparaintroduciroprogramaractividadesrelativasalcalendario.Puedeusarelcalendariodirectamente,elMenRpido,opuedecrearactividadesenelproceso deventas en Oportunidades oPotenciales, o durante servicios en el men Soporte deIncidencias.LasentradasdeCalendariopuedenydebenestarenlazadasaotrosdatosalmacenadosenelsistemaCRM,comocontactos,oportunidadesocuentas.NosolohacequeelsistemaCRMleayude a programar actividades, tambin le proporciona un conjunto de herramientas paraadministraractividadesensuorganizacin.

2.1 Calendario

Sideseausarelcalendarioparaprogramaruneventootarea,pulseobieneneliconodelcalendarioencualquiervistadelistaoen[Calendario]enelreadenavegacin.Seabrirunanuevaventanaquemostrar,dependiendodelaconfiguracindesusistema,obienlalistadecalendariosolavistahoraria.Lavistahorariasemuestraenlafigura:

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Enestavistasemuestrantodosloseventosprogramadosparaundaconcreto.Puedecambiaravistasemanal,mensualoanualpulsandoeliconoapropiadoenlapartesuperiordelcalendariodiario. Tambin puede cambiar a una vista de lista o al calendario de algn otro usuario.Seguramentelamejorvistapordefectosealavistasemanal.

AadiendouneventoalCalendario

Paraintroducirunareunin,llamadaoalgunodetuseventospersonalizados,pulseelbotn[AadirEvento]yseleccioneeltipodeevento.Seabrir unaventanaemergenteenelcalendariocomomuestralafigura.

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Aqupuedeintroducirlainformacindesuevento.

VisingeneraldelainformacindeeventosTipodeevento: Seleccionellamada,reuninuotrotipopersonalizado.

Nombredeevento: Uncamporequerido;debeproporcionarunnombrealevento.

Descripcin: Puedeaadirunabrevedescripcinaesteevento.

Pblico: PuedemarcaruneventocomoPblico,paraqueseacompartidocon otros usuarios. Mire la seccin Compartir Calendario paramayorinformacin.

Estado: PordefectoesPlaneado.SielestatusesPlaneado,solopodrhacerentradasqueestnfechadasenelfuturo.Sideseahacerentradasparaelpasado,establezcaelestadoaMantenidaoNomantenida.

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Prioridad: Puedeestablecerunaprioridad.

Asignadoa: Pordefectoelusuarioquecreaeleventoessupropietario.Puedecambiarlosiesnecesario.

EnviarNotificacin: Si marca este cuadro de seleccin, se enviar un email con lainformacindeleventoasupropietario.Puedeusarestafuncinporejemplosielpropietariodeleventocambia.

Fecha/HoradeInicioyFinal: Cadaeventotieneuninicioyunfinal.Puedeseleccionarterminaruneventodasdespus.Esteesporejemploelcasositieneunviajedenegociosparavariosdas.

Invitar: Puede invitar a otros usuarios a este evento siguiendo lasinstrucciones mostradas. Note que estos usuarios recibirn unemailautomticoconlainformacinycontenidodelevento.

Puede pinchar en la pestaa [Recordar], para programar el envo automtico de un emailrecordatorioqueserenviadoporelCRMcomomuestralafigura:

Debeintroducirlahoraparaestemensajerecordatorio.

Adicionalmente,elCRMlepermiteprogramareventosqueocurrenregularmente.Pulselapestaa[Repetir],paraestablecersuconfiguracin.Eldilogosemuestraenlafigura:

Adems,puedeenlazaruneventoconsuscontactoscomomuestralafigura:

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Finalmente,pulse[Guardar]paratransferireleventoprogramadoalCRM.Comoresultadovereleventolistadoensucalendario.

NOTA

Cadausuarioindividualtienesupropiocalendario.Sinembargo,puedeinvitaraotrosusuarios del CRMa llamadas o reuniones y/o compartir su calendario con otros usuarioscomoseexplicaenlaseccinCompartirCalendario.Elcalendariosemuestra en el idioma definido en el navegador. Si visualiza el calendario en el lenguajeincorrecto,porfavorcompruebelosajustesdesunavegador.

TareasyToDos

ElsistemaCRMleayudaaprogramartareas tambinllamadasToDos.Las tareassonsiempreasignadasalunusuarioogrupodelCRMynotienefechadefinalizacin.Nopuedeinvitaraotrosusuariosalastareasnienlazarlasamsdeuncontacto.Sinembargo,puedetransferirtareasaotroscambiandoelpropietario.

IMPORTANTELastareassonseparadasdesucalendariocomoToDos.TambinsonmostradasenlalistadeActividadesPrximasyPendientesenlapginadeIniciodelosusuarios.

HayvarioslugaresdelCRMdondepuedeintroducirtareas.Puedeintroducirtareasencualquiervistadetalladaenlospasosdesuprocesodeventaoenelcalendario.Seabrirlaventanadeeditarvistacomosemuestraenlafiguraypodrintroducirlainformacindesutarea.Porfavornoteloscamposobligatorios.

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Cuandoterminepulse[Guardar]paraguardarlatareaensusistemaCRM.

CompartirCalendarios

Pordefecto, el calendariodecadausuario se establece comoprivada. Estosignificaqueotrosusuariospuedenvertusactividadesprogramadasperonotendrnaccesoalainformacindetallada.Sinembargo,puedecompartirsucalendariooentradasdeeventosespecficasconotrosusuariosdelsistemaCRM.

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1.CompartirconcualquierusuariodelCRMdefinidoporlaconfiguracindelcalendario:

Seleccione [Vista Calendario] Pulse el icono [Preferencias de Calendario] En laventanaemergentedePreferenciasdeCalendario,seleccionelalistadeusuariosconlosquedeseacompartir sucalendariocomosemuestra enla figuraPreferenciasdeCalendario.Todos los elementos marcados como pblicos, sern visibles a los otros usuarioscompartidos.Losotrosusuariospodrneditarestoseventoscompartidosperonotendrnpermisosparaborrarlos.

2.ComparticinrelativaaeventosconusuariosenlajerarquabasadaenRoles:

Independientemente de la configuracinde eventos compartidos en su calendario, otrosusuariosenlajerarquabasadaenrolespuedenvereventosespecficosenelcalendariodeotrosusuariossiestoseventoshansidohechospblicos.Paraconvertiruneventoconcretoenpblico,marquelacasilladeseleccin[Pblico]cuandocreeunnuevoeventotalcomosemuestraenlafiguraAadirEvento.Unusuarioconunrolsuperiorenlajerarqua,siemprepodrverelcalendariodesussubordinados.

PreferenciasdeCalendario

En la seccin Compartir Calendarios ya est explicado como acceder a las preferencias decalendarioparaconfigurarlasfuncionesdecomparticin.Ademspuedeconfigurarlahoraalaquesucalendarioempiezayelformatodehora.Paramsinformacinconsultelafigura:PreferenciasdeCalendario.

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2.2 TodoslosEventosyToDos

Sideseavertodaslasactividadesenunalistapuedepincharenlapestaa[Tareas]enelmendeCalendariocomomuestralafiguradeejemplo:

Puedecambiarlalistadeacuerdoasupropiocriterio.PorfavorconsultelaseccinTrabajandoconListas para ms instrucciones de comomodificar la vista de lista. Tambinpuede marcar unaactividadcomocerradapulsandoelsigno[X].

2.3 ActividadesdeImportacinyExportacin

Paraimportaroexportaractividadesaohaciasuentornoofimtico,elCRMcontieneunconjuntode extensiones que puede instalar en su ordenador. Estas incluyen el plugin de Outlook paraordenadoresWindowsolasextensionesdeThunderbirdyMozillaparaWindows,MacoLinux.ParamayorinformacinsobreestasextensionesuselosmanualespertinenteslistadosenelapndiceRecursosomirelaseccinSincronizandoelCRMconelEntornoOfimticoenestemanual.

3 ElProcesodeVentas

PuedeusarelsistemaCRMparallevaracabocompletamentesuprocesodeventasdesdeelprimercontacto con un posible cliente a los servicios de postventa. El sistemaCRMconsidera, queduranteesteprocesoexistendiferentesrequerimientosparalosdatosnecesarios,laautomatizacindelprocesodeventa,laelaboracindeinformesyotros.ElCRMofrecelassiguientesfasesdelprocesodeventasysonexplicadasenlassiguientessecciones:

1. PreContactos2. Potenciales(ordenadospordiferentesestados,prioridadesyotroscriterios)3. Presupuestos4. Ordenesdeventaycompra5. Facturas6. Soporteconsistemadeincidenciasypreguntasfrecuentes

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Lasfasesdeventaestnestrechamenteconectadasconelcontactoylagestindeactividades,loscatlogosdeproductosyservicioseinformescompletos.

TRUCO

Use la capacidaddel CRMparagenerar automticamente unaoperacinposterior desdeunafasedeventasdada.Puedecontinuarusandolosdatosentrados.Slosino hay historia anterior, puede elegir introducir la informacin a una fase de ventas directamente.

3.1 PreContactosLosprecontactossonlaprimerafasealestablecerunarelacinconclientes.Sucompaapuedeobtenerprecontactosprovenientesdeactividadesdemarketingcomoexposicionesdecomercio,anunciosocomunicadosdeprensa.Enestafasenosabesiesteprimercontactoseconvertirenunaoportunidad de negocio. Usualmente o desafortunadamente, muchas de sus PreContactos nogenerarn ninguna transaccin de negocios. El sistema CRMconsidera esto tratando los PreContactosdemaneradiferenteaotrainformacindecontactoalmacenadaenelCRM.EsprcticoevitarquelosPreContactosnotilescarguenelsistemaCRMinnecesariamente.PorestaraznlosPreContactosnoestnenlazadasaotrainformacindecuentaocontacto.

SicreaunPreContacto,puedecaptarlasiguienteinformacinrelacionadaconelcliente:

Datosdecontactoaunapersonauorganizacin Descripcinparalaoportunidad Estimacindelvalordeunaoportunidadenconcretoparasunegocio

EstosdatossernalmacenadoscomodatosmaestrosdelprecontactoensuCRM.Suadministradorpuedemodificareltipoycantidaddedatosmaestrosnecesariosparasunegocio.ComoseexplicaenlaseccinNuevosPreContactos,unprecontactoesprobablementeelmejorpuntodeinicioparaintroducirlosdatosdelclienteensusistemaCRM.Porfavoracudeaestaseccinsideseacrearunnuevoprecontacto.Uselafuncindeduplicarcomounaprcticaherramientasitienequecrearmltiplesprecontactosquenodifieranmucho.

SideseaencontrarunprecontactoensuCRMoaadirinformacinaunprecontactoexistente,vayaalmenComercial>PreContactosenelreadenavegacin.Semostrarunalistadesusprecontactoscomosemuestraenlafigura:

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Coneliconodelalupa,lalistadeprecontactosleofreceunapoderosaherramientaparabuscaryencontrarrpidamentecualquierinformacinparticulartalcomoseexplicaenlaseccinBsquedaenListas.Enestavistadelistatambinpuedeborrarprecontactosocambiarunoomsregistrosdeprecontactos. Los contenidos de esta lista pueden ser libremente configurados segn susnecesidades.Adems,elCRMpuedeusarestalistaparaunanlisisautomtico.PorfavorconsultelaseccinListasPersonalizadasparamayorinformacin.

VistaDetalledePreContacto

EnlafiguraPreContactosVistadeLista,seincluyenalgunosejemplosdeprecontactos.ParavermayorinformacinsobreunPreContactoconcretopulsesobreelApellidooelNombre.Seabrirunanuevaventanacomolamostradaenlafigura.Enestesitiopuedeverlosdatosmaestrosdelprecontacto.

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Cuandohayaproporcionadolainformacindedireccincompleta,puedeusarlafuncinSituarMapadelsistemaCRMparaverunamapadelasituacin.PorfavornotequeelpaspordefectoesEUA.Sideseausarelsistemaparaunpasdiferente,debeproporcionarlainformacindepasconlainformacindeladireccin.Puedeser,sinembargo,quesupasnoestcompletamentecubierto.

Trasseleccionarlapestaa[MsInformacin]tienelaposibilidaddetrabajarconelprecontactocomosemuestraenlasiguientefigura.LasopcionesdisponiblesenestapantalladependerndelaconfiguracindelCRM.

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ImportaryExportarPreContactos

Puedeimportaroexportarlalistadetodassusprecontactos.Parausarestafuncinnecesitartenerprivilegiosparaimportaroexportarestablecidosporsuadministrador.PorfavorconsultelaseccinExportacineImportacindeDatosdelCRMparainstruccionesmsampliassobreimportar.Useladescripcindelprocedimientodeimportacinparacontactosdemaneracorrespondiente.

3.2 PotencialesdeVentas

Enelprocesodeventas,lasventaspotencialessonelsucesorlgicodelosprecontactos.Portanto,puedecrearunpotencialdeventasdesdeunprecontactoytransferirtodalainformacindisponibledelprecontactoalanuevaoportunidaddenegocio.Adems,puedecrearunpotencialdeventasdirectamente. Las oportunidadesdeventassecaracterizanporel hechodequeexisteunobviointersdeunclientepotencialenunadelasofertasdesucompaa.Eldepartamentodeventasesperaqueenelfuturosepuedahacerunaofertaparaesteclientepotencial.

EntradadirectadePotenciales

Siunpotencialdeventassurgedeunnuevoclienteserecomiendaquecreeunpotencialdesdeunprecontacto como se describe en la seccin Crear Potenciales desde PreContactos. Paraoportunidadesdenegocioquenoestnbasadasenunpotencialpuedeintroducirdirectamenteunnuevopotencialdeventas.Pulseel[IconodelaCruz]enlavistadelistadepotenciales.Seabrirunanuevaventanacomolamostradaenlafigura:

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Ahorapuedeintroducirsusdatosparaelpotencialdeventas.Elsiguientelistadoserefierealamascaradeentradapredeterminada,lacualpuedesercambiadaporsuadministradordeacuerdoasusrequerimientos.Porfavorconsiderelasentradasobligatorias.

ListadedatosmaestrosdeentradapredeterminadosparapotencialesNombrePotencial: Debedaracadapotencialunnombrenico.Paraunamejorvisin

general se recomienda incluir el nombredecuenta. Estecampoesobligatorio.

Importe: Importedeprevisindenegocio.NotequeesteimporteserusadoporelCRMparadecidirautomticamentesielpotencialdebeserlistadoenInicio/MisMejoresPotencialesAbiertos.

Relacionadocon: SeleccioneelnombredeunacuentaocontactoyaalmacenadaensuCRMpulsandoel[iconocarpeta]alfinaldeestalinea.Notequenopuederealizarunaentradadirecta.Estecampoesobligatorio.

FasedeVenta: Seleccione una fasede ventas. La definicinde estados puedeserconfiguradalibrementeporeladministradordesusistema.Cadavezquerealiceprogresosenlaventa,deberaactualizarestecampo.

TRUCO

Seacuidadosoenladefinicindefasesdeventaparasuempresa.Sidefinedemasiados estados,notodossustrabajadoresserncapacesoestarndispuestosamanteneruna basededatosvlida.

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Uselasampliasposibilidadesenestaventanadeentradaparaalmacenartantainformacincomotengaparaelpotencial.Llegueauncompromisoconsuscompaerosencomousarloscamposdeentrada.

InformacinadicionaldelosPotenciales

Conobjetodeasignarinformacinampliadadirectamenteaunpotencialdeventas,pulseelnombrede un potencial en la vista de lista de potenciales, como muestra el men Comercial >Oportunidades.Verlavistadetalladadelosdatosmaestroscomomuestralafigura:

Sipulsalapestaa[MsInformacin],tienelaposibilidaddetrabajarconelpotencialydeaadirinformacinampliadacomomuestralafigura:

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Listadeentradasdemsinformacinparapotenciales:Contactos: Aquverunalistadecontactosrelacionadosconsupotencial.Puede

seleccionarcontactosadicionalesyaalmacenadosenelsistemaCRM.

HistricodeVentas: Cadavezquecambielafasedeventas,secrearunanuevaentradaenestalistahistrica.

Presupuestos: Aquselistanlospresupuestosrelacionadosconelpotencial.Sicreaunnuevopresupuestoaqu,todoslosdatosmaestrosnecesariosparaelpresupuestodelpotencialserntransferidosautomticamente.

OrdendeVentas: Aqu se listan todas las ordenes de ventas relacionadas con estepotencial. Debe usar la capacidad del CRMpara crear ordenes deventasparamantenersuCRMactualizado.Estoesespecialmentetilsilospresupuestosylasordenesdeventassondiferentes.

HistricoActividades: Aqu ver un listado de todas sus actividades pasadas si han sidomarcadascomomantenidas.

ImportaryExportarPotenciales

Lalistadepotencialesdeventaspuedeserdescargadaasuordenador.TambinpuedeimportarpotencialesadicionalesalsistemaCRM.Compruebeconeladministradordesusistemaquetienepermisos para ejecutar dichas operaciones. Puede usar las instrucciones dadas en la seccinImportaryExportarPreContactosparaimportaryexportarpotencialescomocorresponde.

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3.3 Presupuestos

ElsistemaCRMleapoyaenlacreacindepresupuestosparaclientespotenciales.Puedeusarunodelossiguientesmodos:

ComosedescribeenlaseccinInformacinAdicionalparaPotenciales,puedeusarlavistadetallada de un potencial de ventas para crear un presupuesto pulsando el botn [AadirPresupuesto]mostradoenlafiguraVistaDetalladadelPotencialMsInformacin.Puedeelegir este modo para una transferencia automtica de los datos maestros del potencial alpresupuesto.

Tambinpuedecrearunpresupuestodirectamentepulsandoeliconodelsignomsenlavistadelistadepresupuestososeleccionando[NuevoPresupuesto]enelmenCreacinRpidaenelrea de navegacin superior. Esto requerir que usted cumplimente todas las referenciasmanualmente.

IMPORTANTE

Un presupuesto depende de su catlogo de productos y/o servicios y de lacorrespondientelistadeprecios,talcomodescribelaseccinEntradasRelacionadas conProductos.Portanto,debehaberingresadosusproductosyserviciosascomosus preciosenelCRMantesdepodercrearunpresupuesto.

Lasiguientefiguramuestralainformacindelpresupuestoydeladireccinenlavistadeedicinparaunaentradadepresupuesto.

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InformacindelPresupuesto

ListadedatosdeentradapredefinidosparapresupuestosReferencia: Debedarleunnombrealpresupuesto.Resultaprcticomencionarel

nombredelosclientes,p.e.EjemploSL1erPresupuesto.

NmeroPresupuesto: Elnmerodepresupuestosegeneraautomticamenteporlaaplicacindependiendo de la configuracin establecida. Consulta la seccinPersonalizandoNmerosdeRegistrosparamsinformacin.

Vlidohasta: Introduzca la fecha de vencimiento de este presupuesto. EstainformacinformarpartedelasalidaenPDF.

EncargadodeInventario: Si usa el CRMpara mantener su inventario, puede seleccionar elencargado de inventario aqu. El encargado del inventario recibirautomticamente un email generado por el CRMque le informarsobreelpresupuestotanprontocomoustedpulseelbotn[Guardar].EladministradordesusistemapuedecambiarlaspreferenciascomoseexplicaenNotificacionesdeInventario.

NombredeCuenta: Debereferirsupresupuestoaunacuentaexistente.Puedeseleccionarlaaqupulsandoel[iconocarpeta].ElCRMtomarlainformacindeladireccin de esta cuenta y rellenar automticamente los camposcorrespondientesenestapginadeentrada.

InformacindelaDireccin

Disponedelasdireccionesdeenvoyfacturacincomopartedesupresupuesto.

DetallesdelProducto

Paralospresupuestos,elsistemaCRMtieneencuentatodoslostiposdeimpuestosydescuentosquepuedenaplicarsealaofertadeproductososervicios.Estoincluyeimpuestoslocales,estatalesofederales,ascomoimpuestosespeciales.Antesdeseleccionarproductosparasupresupuesto,debedecidirquetipodeimpuestosseaplicanasuoferta.ElsistemaCRMsoportamodosdeimpuestoIndividualydeGrupo.

LasiguientefiguramuestraunejemplodelosdetallesdeentradaparaproductocalculadosconelmododeimpuestosIndividual.

Conestemododeimpuestospuedeestablecerdiferentesimpuestosparacadaproductooservicioindividualqueofrezca.

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EnlasiguientefigurapuedeverlosdetallesdeentradaparaelmododeimpuestosGrupo.Aquelimpuestoglobalescalculadodespusdequesehayanintroducidotodoslosproductososervicios.Puedeaadirposteriormenteproductososerviciospulsandoelbotn[AadirProducto]o[AadirServicio].

ListadecamposdeentradapredefinidosparadetalledeproductosenpresupuestosProductooServicio: Debehabercreadouncatlogodeproductososerviciosantesde

poder crear un presupuesto. Puede usar el [icono] paraseleccionar un producto o servicio desde su catlogo deproductos.Puedeintroduciruncomentarioadicionalparacadaproducto individual que ofrezca. Por defecto se carga ladescripcindelproductooservicioelegido.

CantidadenStock: Trasseleccionarunproductoveraqulacantidadenstock.Estonoesaplicableaservicios.Losnmerosnegativosindicanquesehaquedadosinstockoqueel stocknosehaestablecido.Puedeestablecerestevalorenlavistadeedicindelproducto.

Cantidad: Debeseleccionarunacantidaddeproductososerviciosparasuoferta.

ListaPrecios: Aquseintroduceelpreciodecliente.Notequepuedeusarel[iconolibro]paraseleccionarelpreciodesdesustarifas.Estoesespecialmente til si mantiene varias listas de precios paradiferentestiposdeclientes.

Descuento: Puedeseleccionarundescuentoparacadaproductooservicioindividual o un descuento para el conjunto. Este descuentopuedeserunporcentaje(%)delpreciodelistaopuedetenerunvalorfijo.

Impuesto: El CRMcalcula sus impuestos en base a la informacin deimpuestos de su catlogo de productos y servicios. Puedemodificarlosparaunpresupuestosincambiarlaentradaenelcatlogodeproductossiesnecesario.LosimpuestosaplicadosensuempresasonestablecidosporeladministradordelsistemaCRM.

CargosdeGestinyTransporte: Puedeaadircargosadicionalesdetransportesiesaplicable.

ImpuestosdeGestinyTransporte:

Puedeaadirimpuestosadicionalesdetransportesiesaplicable.

Ajuste: Finalmentepuedehacerunajustedelpresupuestoaadiendoodeduciendounacantidadfija.

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MonedadelProducto/Servicio

Todoslosclculosdepreciossehacenenlamonedapordefectoasignadoaunusuarioespecfico.Adems, se considera la monedaasignadaa un determinadoproducto o servicio. Usted puedecambiarladivisaenlalistasituadaenlapartesuperiordelaseccindeproductos/servicios.Sicambialamoneda,lospreciosdelosproductosy/oserviciossernconvertidosalanuevamonedadeformaautomtica.LasdivisasqueestndisponiblesysutipodeconversinsondefinidosporeladministradordeCRM,comoseexplicaenlaseccin:Monedas.

Finalmente el sistema CRM sumar todas las entradas y calcular el Subtotal. Puede aadirimpuestosoajustes.Notequelostrminosycondicionespuedenserdefinidossipulsalapestaa[MsInformacin].EladministradordesusistemaCRMpuededefinirlostrminosycondicionespredefinidoscomosedescribeenlaseccinTrminosyCondicionesdelInventario.

ExportaraPDF

ParapoderobtenerunasalidaenformatoPDFdelpresupuesto,debeestablecerlainformacindesuempresapreviamentecomosedescribeenlaseccinDetallesEmpresa.ElPDFsepuedecrearomandarporcorreoutilizandolosenlacesdeaccionesenlavistadedetalledelpresupuesto.

3.4 OrdenesdeVenta

Lasordenesdeventasonpedidosquerecibedesusclientes.Estasordenesdebienesoserviciosnormalmente son presentadas comouna copia en papel recibida por fax o correo. Es sensatocapturarestospedidostambinenelCRM.UnaordendepedidopuedediferirdesupresupuestoydeberateneresainformacindisponibleenelsistemaCRM.

Puede crear una orden de venta desde un presupuesto previo abriendo la vista de detalle delpresupuesto correspondiente y pulsando sobre la accin [Generar Pedido]. Esto transmitirautomticamentelainformacindelpresupuestoalanuevaordendeventa.Tambinpuedecrearunanuevaordendeventapulsandoeliconodelsignomsenlalistadevistadelasordenesdeventas.Enamboscasosseabrirunanuevaventanacomosemuestraenlafigura.Sihapartidodeunpresupuesto,notarquetodosloscamposdeentradahansidorellenadosautomticamente.

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InformacindelaOrdendeVenta

ListadeloscamposdeentradapredefinidosparaordenesdeventasReferencia: Debedaralaordendeventasunnombre.Serecomiendacrearunnombre

nicoeincluirelnombredelacuenta.

Nmero de Orden deVenta:

El nmero de Orden de Venta se genera automticamente por laaplicacin dependiendo de la configuracin establecida. Consulta laseccinPersonalizandoNmerosdeRegistrosparamsinformacin.

InformacindelaDireccin

Tanprontoseleccioneunnombredecuenta,lainformacindeladireccinsetomadelacuentayesincluidaautomticamente.Puedecambiarlasiesnecesario.

CrearFacturasRecurrentes

Comoseveenlafigura:OrdendeVentasFacturasRecurrentes,puedeaadirlaconfiguracindefacturacin recurrente a una orden de venta. Esto significa que una factura se generarautomticamentecadavezquelascondicionesestablecidasenestaordendeventasecumplan.

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DetallesdelProducto

Aqu se listan los bienes y servicios solicitados. Por favor consulte Detalles del Producto enPresupuestosparamsinformacin.

TRUCOPuede considerar la posibilidad de utilizar una orden de venta tambin como unaconfirmacindelaordendecompradesuclientemedianteelenvodeunacopiaenPDF de la orden de venta. Para poder obtener una salida en formato PDF, debeestablecerlainformacindesuempresapreviamentecomosedescribeenlaseccinDetallesEmpresa.ElPDFsepuedecrearomandarporcorreoutilizandolosenlacesdeaccionesenlavistadedetalle.

3.5 OrdenesdeCompra

ElCRMleofreceapoyoenlacompradebienesoservicios.Estopuederesultartilsinecesitasolicitaralgoparasatisfacerelpedidodeunclienteoparamantenerlasoperacionesdesuempresa.Antesdequepuedaintroducircualquierordendecompra,debetenerelvendedorenlalistadevendedores.EstoseexplicaenlaseccinVendedores.Debetenerlosproductososerviciosasercompradosensucatalogodeproductosascomoensulistadeprecios.

Paraintroducirunanuevaordendecompra,pulseel[iconoms]enelmenInventario>OrdenesdeCompra.Comootraopcin,puedepulsarelbotn[AadirNuevaOrdendeCompras]enlavistadetalladelproveedorenelmenInventario>Proveedores.UsandoestaopcinelCRMtransferirautomticamentelainformacindelvendedoralanuevaordendecompras.Seabrirunanuevaventanacomomuestralafigura:

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ListadecamposdeentradapredefinidosparaordenesdecompraReferencia: Debedarunnombreaestaordendeventas.Serecomiendadarunnombre

nicoyqueincluyaelnombredecuenta.

NombreProveedor: DebeseleccionarunnombredevendedorpresenteensusistemaCRM.Estorellenarautomticamenteloscamposdeentradadelainformacindeladireccin.

Nmero de Orden deCompra:

El nmero de Orden de Compra se genera automticamente por laaplicacin dependiendo de la configuracin establecida. Consulta laseccinPersonalizandoNmerosdeRegistrosparamsinformacin.

ElsignificadoylafuncindelrestodecamposdeentradadelaordendecomprassonidnticosaloscamposenlospresupuestoscomosedescribeenlaseccinPresupuestos.

ExportaraPDF

ParapoderobtenerunasalidaenformatoPDFdelpresupuesto,debeestablecerlainformacindesuempresapreviamentecomosedescribeenlaseccinDetallesEmpresa.ElPDFsepuedecrearomandarporcorreoutilizandolosenlacesdeaccionesenlavistadedetalle.

3.6 Facturas

PuedeusarelsistemaCRMparacrearfacturasalosclientesmanualmentedesdepresupuestosypedidos,automticamentedesdepedidosoalpulsarel[iconoms]enelmenComercial>Factura.Acontinuacinsemuestraunapartedelavistadedetalledeunafactura.

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ListadeloscamposdeentradapredefinidosparafacturasReferencia: Debedarunnombrealafactura.Serecomiendadarunnombrenicoe

incluirelnombredelcliente.

NoFactura: Elsistemaautomticamenteproponeunnmerodefacturacadavezquecreeunanuevafactura,sumando1alltimonmerodefacturaexistente.PuededefinirsupropioformatodenumeracinestndarparasuempresacomoseexplicaenlaseccinPersonalizarNmerodeRegistros.

TrminosyCondiciones

Estainformacinseobtienedelaconfiguracinglobalestablecidaporeladministradordelsistema.ConsultalaseccinInventarioTrminosyCondicionesparamsinformacin.

FechaFactura: Cadafacturadebetenerunafecha.Puedeseleccionarlaaqu.

ElsignificadoylafuncindelrestodecamposdeentradadelaordendecomprassonidnticosaloscamposenlospresupuestoscomosedescribeenlaseccinPresupuestos.

Puedeenviar unacopiaPDFdela facturapor email a losclientes directamentedesde la vistadetalladadelafactura,comomuestralafigura.SipulsaEnviarEmailConPDFseabrirlaventanadeedicindecorreoconteniendolafacturacomoadjuntoypermitindoleaadireldestinatarioytextoadicionalalemail.SideseatenerunacopiaenPDFdesupedido,debehabercumplimentadopreviamentelainformacindesuempresacomosedescribeenlaseccinDetallesdelaEmpresa.

TRUCO

Puedescrearfacturasrecurrentesdesdelasordenesdeventa(pedidos)comoseexplica enlaseccinCreaFacturasRecurrentesenelpuntodeOrdenesdeVenta.

ElCRMnopermitereutilizarnmerosdefactura.Poresto,noesconvenienteeliminarunafacturaunavezcreada.Paraello,esmejorcrearunabonooestablecerelimportea0.

4 Marketing

ElCRMapoyasusesfuerzosdemarketingconelmduloCampaa.Pulseelmen[Marketing]paraabrirlavistadelistadesuscampaasdemarketingcomomuestralafigura:

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Puedeaadirunanuevacampaapulsandoel[iconosignoms]enlapartesuperiordelalista.Lavistadeedicinsemuestraenlasiguientefigura:

Lasiguientetabladaunaexplicacindealgunoscamposespeciales.

Listadecamposdeentradadedatospredeterminadosparalascampaas:NombreCampaa: Debedarunnombredecampaacortoynico.

NmeroCampaa: El sistema automticamente propone un nmero de campaacadavezquecreeunanueva,sumando1alltimonmerodecampaa existente. Puede definir su propio formato denumeracin estndar para su empresa como se explica en laseccinPersonalizarNmerodeRegistro.

Pulse[Guardar]paratransferirlosdatosdelacampaaalCRM.

Para trabajar con una campaa, pulse sobre su nombre en la vista de lista. Los datos que haintroducido, se mostrarn inmediatamente. Pulse la pestaa [Ms Informacin] para aadircontactosyoportunidadesasucampaacomomuestralafigura:

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Puedeaadircontactos,precontactos,potencialesoactividadesasucampaa.O,puedeintroducircontactosoprecontactosexistentesseleccionndolosdesuslistas.Dichaslistasdebenexistircomovistas de lista personalizadas en sus mdulos de contactos o precontactos. Para un ejemplodetalladoveaelapndice FAQdeAdministracin.Puedeenviarunmailingmasivoacontactosseleccionadospulsandoelbotn[EnviarEmail].

5 EntradasrelativasalProducto

ElCRMutilizaelterminoproductocomounaampliadefinicinparatodotipodebienesyserviciosquesucompaaofrezca.Demanerasimilarauncatlogo,elCRMproporcionafuncionesparacapturaryclasificarsusproductosconvariospreciosyproveedoresydemantenerelinventario.Noobstante,enalgunasempresaspuedesernecesariodistinguirclaramenteentreproductosyservicios.ConestefindisponemosdeunaextensinalaaplicacincomosedescribeenlaseccinEntradaRelativasaServicios.

5.1 ProductosElCRMlepermiteenlazarinformacindelosproductosconsuprocesodeventas.Paraintroducirunnuevoproducto,pulseeliconodelacruzenelmenInventario>Productosparaelconjuntocompletodeopciones.Seabrirunanuevaventanacomomuestralafigura:

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InformacindelProducto

Listadecamposdeentradapredefinidosparalainformacindeproducto.NombreProducto: Debedaracadaproductounnombrenico.

NmeroProducto: Elsistemaautomticamenteproponeunnmerodeproductocadavez que cree una nueva, sumando 1 al ltimo nmero existente.Puededefinir supropioformatodenumeracinestndar parasuempresa como se explica en la seccin Personalizar Nmero deRegistros.

CdigoProducto: Debe dar a cada producto un cdigo nico. Puede ser unacombinacin de letras y nmeros. Los clientes deben usar estecdigoensuspedidos.

Activo: Marcando este cuadro de seleccin, el producto se marca comoactivo y disponible para seleccin en presupuesto, ordenes yfacturas.

CuentaContable: EstaentradaserefierealaCuentadeContabilidadGeneralypuedeser til si importa/exporta elementos desde su programa decontabilidad.CadacuentaensuContabilidadGeneralnormalmentetieneunnmerodereferencia.

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InformacindeAsignacindePrecios

ListadecamposdeentradapredefinidosparalainformacindeasignacindepreciosPrecioUnitario: Deberaintroducirunprecioporunidad.Estepreciopuedeserelprecioque

ustedpagacuandocompraesteproductoauntercero.Notequelospreciosdeventapuedenserdiferentescomolosdefinaessulistadeprecios(veaseccinListadePrecios).Todoslospreciosdelosproductosseintroducenconlamonedaasignadaalusuarioqueentraenlosprecios.Ustedtienelaopcin de entrar el precio del producto en una moneda diferente si eladministradordelsistemadeCRMhaconfiguradootrasmonedas,segnsedescribeenlaseccin:Monedas.

TipodeImpuestos: Puedeintroducirunporcentajedeimpuestosqueseapliqueasuproducto.Notequeel administrador desuCRMconfigurael tipodeimpuestos yporcentajescomoseexplicaenlaseccinClculodeImpuestos.Solosemostrarn los tipos de impuestos definidos por el administrador. Si esnecesariopuedecambiarlacantidadperonoeltipodeimpuestos.

InformacindeStock

ElCRMleayudaamantenersucontroldestock.Puedeespecificarinformacindestockyasignaraalguiencomoresponsabledemantenerelstock.

ListadecamposdeentradapredefinidosparalainformacindelstockdeproductosCantidadenStock: Puede introducir la cantidad en stock. Esta informacines usada por el

CRMcuandohacepresupuestos,pedidosofacturas.PuededefinirFlujosdeTrabajocomosedescribeenlaseccinFlujosdeTrabajoparacontrolarelstock.Sinovaautilizarlascaractersticasdeadministracindeinventariodelsistema,esrecomendablequeestablezcaselstockaunacantidadmuygrandeparaevitarmensajederoturadestock.

Encargado: Debeasignarunapersonaresponsabledemantenerelstock.EstapersonaseravisadaautomticamenteporelCRMcuandosevendanbienes.

NiveldePedido: Aqupuedeintroducirlacantidadmnimadebienesquequieremantenerenstock. Si el sistema CRMdetecta que durante el proceso de ventas lacantidad actual en stock se acerca a la cantidad mnima, la personaencargadadeelstocksernotificadaporemail.

CantidadenPedido: Aqupuedeanotarlacantidaddebienesquecomprahabitualmente.

InformacindelasImgenesdeProductos.

Puedeaadirhasta6imgenesasusproductos.Laimagendebeestarenformato.jpg,.gifo.pngydebeutilizarextensionesdeficheroconletrasminsculas.DebemantenereltamaodelaimagenlomspequeoposibleparaevitarconsumirtiempodedescargacadavezquevisualicelapginadelCRM.Siaademsdeunaimagen,susimgenessemostrarncomouncuborotatorio, comomuestralaimagen:

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InformacindelaDescripcin

Aqudisponeunespacioporsinecesitamayorinformacinsobreelproducto.EstainformacinpuedeserutilizadaenlassalidasPDFdesusdocumentos.

Pulse [Guardar] para transferir su informacindeproductoal sistemaCRM.Trasguardarla, seabrirlavistadetalladadesuproducto.Verlosdatosqueacabadeintroducir.Siseleccionalapestaa[MsInformacin] tienela posibilidadde introducir informacinadicionaloestablecerrelaciones con otros mdulos del sistema como muestra la figura Vista de Edicin MsInformacin.

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ListadecamposdeentradapredefinidosparamsinformacinaproductosIncidencias: Aquencontrartodolorelacionadoconticketsdeproductos.Estostickets

pueden estar basados en quejas de clientes, errores u otras incidenciaspostventa con clientes. Puede encontrar ms informacin sobre lasincidenciasenlaseccinTicketsdeIncidencias.

ProductosCompuestos

Aquustedpodraadirsubproductosasuproductoyconstruirunproductocompuestoparasuseleccinconjuntaenpresupuestos,pedidosofacturas,comose explica en la siguiente seccin. Subproductos podran ser, porejemploadicionalpiezasquesevendenenrelacinasuproductoprincipal.

ProductoPaterno: Aqu se ve el producto principal en aquellos productos elegidos comosubproductos

5.2 ProductosCompuestosPuedecrearpaquetesdeproductosdesulistadeproductosexistentes,peronodeservicios.Estacaractersticapermiteconstruirunordenjerrquicodelosproductosenlosquehaysubproductosrelacionados con un producto paterno. Un producto puede ser un subproducto de un nmeroilimitadodeproductos,perounproductopaternonuncapuedeconvertirseenunsubproducto.

Laconfiguracin inicial de un conjunto no es diferente a la creacinde unnuevoproductooservicio. Hagaclic en [Aadir Producto] comomuestra la figura: Producto Detalle Ver MsInformacindelavistadedetalledeunproductopaternoparalacreacindeunnuevosubproductorelacionado.Introduzcalainformacindelproductoyguardesunuevoproducto.

Paraaccederasusproductoscompuestosenlascotizaciones,pedidosofacturas,abraelMendeseleccindeproductoshaciendocliceneliconodelalupa.Lanuevaventanaseabreconunavistade lista de sus productos paternos. Haga clic en [Sub Productos] para ver una lista de lossubproductosrelacionadoscomoseilustraenlafigura:SeleccinProductosCompuestos.

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5.3 ListasdePrecios/TarifasElCRMle