Material Leximi -Menaxhim i Projekteve

8/13/2019 Material Leximi -Menaxhim i Projekteve

1/34

Material leximi

Material leximi

21


2/34

M2-A2 - Teksti Definimi dhe tiparet e menaxhimit t projektit

Teksti M2-A2 - Definimi dhe tiparet e menaxhimit tprojektit

Definimi1. Menaxhimi i projektit sht krijimi i nj forme organizative pr realizimin e projekteve si dhe udhheqja e projektit (planifikimi, mbikqyrja dhe drejtimi)

2. Menaxhimi i projektit sht instrumenti pr prpunimin e detyrave, t cilat i delegohen personave t tjer n shkoll nga ana e udhheqsis s

shkolls, t cilat jan aq komplekse, sa q sht i nevojshm bashkpunimi i m

shum personave, t cilat jan t kufizuara n aspektin kohor, t cilat i referohen nj plani t njhershm (t paprsritshm), i cili nuk

rikthehet n formn e njjt dhe sht i karakterizuar me nj tip t ri.

Tiparet

Prcaktimi i synimit Secili projekt ka nj qllim. Duhet t arrihet nj rezultat i caktuar, p.sh. rirregullimi i oborritt shkolls, ngritja e nj sistemi elektronik t t dhnave pr materialet msimore, etj... Kufizimet kohore, personale dhe t tjera Projekti ka nj kohzgjatje t caktuar me pikn e definuar t nisjes dhe mbarimit. Numri ipersonave sht i kufizuar; ekziston nj kufi i caktuar i shpenzimeve etj..

Kufizimet ndaj aktiviteteve t tjeraNj projekt sht n njfar forme nj ngjarje e paprsritshme dhe nuk sht ndonjveprimtari rutinore, e cila prsritet gjithmon.

Organizimi specifik projektuesProjektet dallojn nga planet e veanta prmes organizimit t projektit (detyrdhnsi,udhheqsi i projektit, ekipi i projektit, rrjedhat e caktuara gjat bisedimeve pr projektinetj.).

22


3/34


Prparsit e menaxhimit t projektit

Problemet e mundshme, t cilat shfaqen gjat procesit, mund tperceptohen dhe t prpunohen m shpejt.

Mund t merren vendime m t shpejta.Vazhdon t mbetet forma e organizimit t deritanishm t shkolls; nuk ka

nevoj pr ndonj ristrukturimi.Puntort kan m tepr mundsi, ti parashtrojn dhe ti zbatojn idet e

tyre.

Mangsi: nevojitet shum koh pr menaxhimin e projektit

P jesa drmuese e puns s projektit n shkoll duhet t prmbushet krahasveprimtaris s prditshme, veanrisht msimit.

Drejtori mund t prballet me kt problem n mnyrn vijuese:Projektet t predestinohen vetm ather, kur ato jan mnyra m

efektive dhe efikase pr detyrn dhe planin dhe p.sh. kur nuk mund t merrenprsipr dhe prpunohen m mir nga ana e personave t veant. Kjo vetjerash do t thot, se menaxhimi i projektit sht kuptimplot vetm ather,kur detyra krkon koordinim dhe kooperim dhe kur nga projekti jan tprfshir m shum persona ose grupe personash dhe m shum lmi sip.sh. lndt msimore, nivelet e gjeneratave ose seksionet.

Shpenzimet e organizimit si dhe numri dhe madhsia e grupevepjesmarrse n projekt t jet sa m i vogl q sht i mundshm, sepseprndryshe do t nevojiten grupe plotsuese pr koordinimin dhe drejtimin epuns npr grupet projektuese.

Projekti t zbatohet n mnyr profesionale. Ktu qndron njra prejvshtirsive kryesore n praktik: menaxhimi i projektit sht nj sistemkompleks i mjeteve t puns, i cili krkon veprim profesional p.sh. gjatplanifikimit t projektit ose udhheqjes s diskutimeve n lidhje me projektin -prndryshe ecuria e projektit sht e paefektshme, shpenzohet koh epanevojshme si dhe motivimi bie.

23


4/34


Faktort, t cilt rrezikojn suksesin

Suksesi i projektit varet shum nga ajo se(1) a sht rregulluar mardhnia n mes menaxhmentit t projektit dhe

menaxhimit t prhershm, pra raporti duhet t jet i kjart n organizimin edrejt dhe pa konflikte, dhe(2) si sht prgatitur projekti nga ana e drejtoris s shkolls.

Pr (1): Menaxhimi i projektit dhe menaxhimi i prhershmProblemi:Drejtori qndron n nj fush tensioni n mes t prmbushjes s trprgjegjsis dhe t prgjegjsis vetanake pr punn e tij t udhheqsit tprojektit dhe t grupit t projektit, e cila rezulton nga parimi i delegacionit.Drejtori para s gjithash ka pr detyr prkrahjen e puns s projektit deri nparashtrimin e rezultatit final t projektit.Zgjidhja:N kt aspekt, rndsi t madhe ka nj

kufizim i qart dhenjkohsisht nj ngrthim (ndrlighje)

n mes t udhheqsis s shkolls si menaxhment i prhershm dhe simenaxhment i projektit.Drejtori kujdeset pr qartsi pr t gjitha kushtet konstitutive.Sa m t qarta t jen kto kushte dhe paracaktime, aq m pak do t jet rrezikupr domosdoshmrin e ndrhyrjeve n punn e projektit ose intervenimeve ngaana e drejtorit n kuadr t prgjegjsis s tij t prgjithshme pedagogjike.Qartsia e detyrs, prkufizimi i kohs dhe sigurimi i resurseve sigurojnhapsirn modeluese t grupit projektues.Prkitazi me kt gjat implementimit t projektit duhet t qartsohen t drejtatdhe obligimet reciproke n mes t udhheqsit t projektit dhe drejtorit:

e drejta pr marrje t vendimit duke marr parasysh procesin e puns,pastaj

detyrimi pr raportim nga ana e udhheqsis s projektit,e drejta pr vendosje dhe ngurrimi i dhnies s lejes nga ana e drejtoris

s shkolls duke marr parasysh prmbajtjet dhe rezultatet,kshillimi dhe prkrahjae drejta pr intervenim dheeventualisht edhe e drejta pr intervenim nga ana e drejtoris s shkolls

24


5/34


25

Udhheqsit t projektit duhet ti bartet prgjegjsia brenda shkolls nga ana edrejtoris s shkolls.Kjo do t thot, se drejtoria e shkolls dhe bartsi i funksionit heqin dor ngakompetencat n t mir t menaxhimit t projektit.Raporti i ekipit me kolektivin duhet t prshkruhet n mnyr t kuptimshme nlidhje me direktivat dhe komunikimin e pjesmarrsve, prndryshe strukturat ekomunikimit mund t bhen rrmuj dhe krijohet nj gjendje e prgjithshme epasiguris. Kjo mund t shpie deri aty, sa q menaxhimi i projektit konsiderohetsi faktor pengues dhe refuzohet apriori (paushall).Kto pengesa paraqiten aq m pak, nse detyra, organizimi dhe struktura jansqaruar n mnyr sa m t qart.Pr (2): Prgatitja e projektit Prgatitjes nga ana e drejtoris s shkolls para s gjithash i takon edhe sqarimi i pyetjes, nseproblemi ose nj detyr mund t zgjidhet m mir me ndihmn e nj grupi projektues se saprmes delegacionit gjegjsisht menaxhmentit t prhershm.

Sugjerime praktike

Menaxhimi i projektit shti dobishm vetm pr detyrat dheproblemet, t cilat kan domethnie pr pjesmarrsit dhe pr t cilat atamunden dhe dshirojn t kontribojn dika substancialisht .Detyrat e udhheqjes dhe problemet, t cilat nuk i interesojn pjestarve tshkolls, zgjidhen m s miri nga ana e drejtoris s shkolls.

Pr shkaqe t qartsis rekomandohet, q grupit projektues ti jipetdetyra n form t shkruar .

Organizimi i qart i projektit, plani i puns dhe ai kohor janvendimtare pr suksesin e projektit, sepse kto paraqesin instrumentin evrtet t udhheqjes pr punn projektuese.

Grupi projektues parimisht duhet t jet n gjendje t vetorganizohet .N planin e puns dhe at kohor nuk duhet t planifikohet vetm puna

mbrenda grupit projektues, por duhet t mendohet edhe pr at, se n cilinmoment duhet t orientohet i tr stafi msimdhns dhe se n rast nevoje aduhet t parashikohet nj kualifikim i mtejshm mbrenda shkolls, nmnyr q niveli i njohuris n mes t grupit projektues dhe stafitmsimdhns n prgjithsi t mos dallon tepr.


6/34

Teksti M2-A3 - Faza e 1. e projektit Detyra e projektit

Teksti M2-A3 - Faza e 1. e projektit - Detyra eprojektit

Fazat e menaxhimit t projektitRrjedha e nj projekti zakonisht ndahet n pes faza:(1) Detyra e projektit(2) Organizimi i projektit (prcaktimi i dhnsit detyrs, grupit koordinues ose

drejtues, ekipit projektues, grupit pr zgjidhjen e problemeve),(3) Planifikimi i projektit (plani i strukturs projektuese, planifikimi i rrjedhs,

planifikimi i termineve, planifikimi i resurseve dhe shpenzimeve dheplanifikimi i sistemit t dokumentimit t projektit)

(4) Shtjellimi i projektit (takimi fillestar i projektit, takimet e projektit dhe bisedimetpr zgjidhjen e problemeve, bisedime pr kthesa epokale)

(5) Prfundimi i projektit

Detyra e projektit

Kur njeriu nuk din, se ku dshiron t arrij, arrin aty, ku fare nuk dshirontearrij. E njjta vlen edhe pr projekte: n qoft se detyra e projektit gjegjsishtsynimi i projektit nuk sqarohet n mnyr t qart, njeriu doemos ngatrrohet nrrug t trthorta dhe t gabuara. Gabimet gjat formulimit t detyrs nuk mundt korrigjohen n etapat e mvonshme t rrjedhs s projektit dhe mund t kenpasoja vendimtare.Synimet kan nj domethnie t madhe pr tr punn e projektit . Mungesae definimit t qart t synimit shpie deri tek pasojat e mdha negative : Problemet nuk identifikohen si t tilla (Ai i cili nuk ka synime, nuk ka as

probleme). Devijimet DUHET/SHT nuk mund t konstatohen. Alternativat pr veprim dhe zgjidhje nuk mund t devijohen e as t

vlersohen. Vendimet pr orientimin e synimeve nuk jan t mundshme. Aktivitetet dhe veprimet nuk mund t koordinohen t orientuara n synim. Vshtirsohet zgjidhja e konflikteve, pasi q mungon baza e prbashkt e

puns. Pson motivimi nga kushtet paraprake t synimit, pasi q nuk mund t bhen

shtytjet, t cilat varen nga synimi.

26


7/34


Detyra e par e projektit sht pra prcaktimi i qart i synimit t projektit:Synimi i projektit prshkruan nj situat, e cila duhet t arrihet pas prfundimit tprojektit. Pr kt qllim ekzistojn nj mori krkesash parimore pr formulimin esynimeve t projektit:(1) Synimet e projektit t formulohen n mnyr t zgjidhjes neutraleSynimi nuk duhet t prmban kurrfar t dhnash n lidhje me at, se si duhett veprohet n veanti gjat arritjes s qllimit. Sepse vetm n kt mnyrmund t peshohen rrugt e ndryshme t zgjidhjes dhe t arrihen zgjidhje t reja.Pyetja themelore pr prcaktimin e synimit duhet pra t jet: far duhet t jetrezultati? dhe jo Si duhet t veprojm ne?(2) Synimet t formulohen n mnyr operacionaleSynimet duhet t formulohen n at mnyr, q t mund t konstatohet qart, sea sht arritur qllimi apo jo. Nj synim si Bashkpunimi me prindrit duhet tprmirsohet nuk sht synim operacional. Dhe pasoja e ksaj do t ishte, qaskush nuk di saktsisht, se a sht arritur me t vrtet qllimi apo jo. Kjo do t

thot se duhet t prcaktohet saktsisht, se cilat duhet t jen saktsishtrezultatet e projektit.(3) T strukturohet sistemi i synimitSynimet ndahen n Synimet primare dhe sekondare, Synimi kryesor dhe synimet e pjesshme, ku synimet e pjesshme zbrthejn

rrjedhn e projektit n pika vendimtare, Synimet pozitive dhe negative: formulimi i synimit nuk duhet patjetr t

prcaktoj ndikimet pozitive, mirpo mund ti prshkruan edhe ndikimetnegative, t cilat duhet t evitohen.

(4) Synimet t formulohen me shkrimFormulimi me shkrim detyron, q t mendohet me seriozitet pr objektivn esakt. Kjo me kt i jep nj siguri detyrdhnsit, por veanrisht edhe prudhheqsin e projektit dhe pr bashkpuntort e projektit, q ata punojn ndrejtim t synimit t vrtet. Nuk jan projekte t pakta, n t cilat ka ndodhur, qpr shkak t mungess s detyrs projektuese me shkrim, udhheqsi i projektitn fund ka dgjuar, se prej tij sht pritur dika krejtsisht ndryshe.(5) T gjith pjesmarrsit t informohen pr synimet

Pjesmarrs n njrn an jan t gjith ata persona, t cilt bashkpunojn nprojekt dhe n ann tjetr t gjith ata t cilt jan t prekur nga rezultatet eprojektit dhe nga zbatimi i tyre n programin shkollor dhe n t prditshmen eshkolls(6) T sigurohet nj marrveshje pr synimin dhe t merret plqimi nga

t gjith pjesmarrsitKtu sht nj prparsi, nse detyra e projektit nnshkruhet nga ana e

27


8/34


detyrdhnsit dhe udhheqsis s projektit. N kt mnyr sigurohet edhenjher kuptimi i detyrs s projektit.Prve ksaj rekomandohet, q n detyrn e projektit t futen edhe t dhnatmbi kushtet e prgjithshme, resurset n dispozicion, piknisja dhe prfundimi sidhe ndryshimi epokal (pikat, me t cilat gjendja e projektit i prezentohetdetyrdhnsit).N praktik prfundimisht nuk prcaktohet detyra e projektit n nj hap, por sipasrregullit fjala sht pr nj proces m t gjat:

N t shumtn e rasteve projekti fillon me at, q emrtohet nj projekt nplanin e zhvillimit shkollor

Pastaj duhet t konkretizohet detyra e projektit. Kt mund ta bjdetyrdhnsi ose - n rast se tanim ekziston - udhheqsia e projektit nbashkpunim me detyrdhnsin. Me kt krijohet nj skic e prkohshme edetyrs s projektit, e cila n kt pik do t duhej t formulohej me shkrim.

Me rndsi sht, q kjo skic t diskutohet mbrenda grupit projektues -zakonisht n mbledhjen e par: mund t ndodh q formulimi i tanishm nuksht i qart n disa shtje. Ose, antart e projektit kan propozime prndryshim tek disa synime t pjesshme. Mirpo para s gjithash sht merndsi, q ata t lidhen n proces me koh.

Vetm pastaj prfundon detyra e projektit me nnshkrimin e detyrdhnsitdhe t udhheqses gjegjsisht udhheqsit t projektit.

Pr kt mund t prdoret formulari vijues:

28


9/34


29

Model pr detyrn e projektit

Projekti:

Detyrdhnsi: Shenja:

Udhheqsi i projektit: Shenja:

Shtruarja e detyrave:

Synimi dhe objektivat:

Rezultatet q duhet t prpunohen:

Buxheti:

Terminet, dinamika e puns:

Detyrdhnsi Udhheqsi i projektit


10/34

Teksti M2-A4 - Faza e 2. e projektit Organizimi i projektit

Teksti M2-A4 - Faza e 2. e projektit - Organizimi iprojektitOrganizimi i projektit ka t bj me prcaktimin e nj detyrdhnsi, trajnimin e

grupit projektues dhe t grupeve punuese t nnrenditura.

(1) DetyrdhnsiProjektet jan plane, t cilat mund t kryhen prbrenda shkolls. Prparsiaqndron aty, se ata nuk krkojn kurrfar ndryshimesh themelore t organizimitndrtimor, por paraqesin nj instrument, i cili mund t vihet shpejt n prdorim.Drejtori sht detyrdhnsi pr projektet shkollore.Detyrdhnsi ka detyrat vijuese:

Ndarja e detyrs pr nj projekt

Marrveshja pr periudhn kohore (fillimi dhe prfundimi i projektit, momentipr vendosje dhe etapat e projektit, n t cilat kontrollohet gjendja e projektit)

Ndarja e resurseve Leja pr tejkalimin e limitit t parapar kohor Rregullimi i konflikteve n mes t projektit dhe udhheqsis Prcaktimi i prioriteteve n mes t projekteve t veanta(2) Udhheqsi i projektitPrmes udhheqsit projekti qndron por edhe mund t rrnohet (dshton).Pr kt arsye rekomandohet, q n kt pik t mendohet dhe t zgjedhet

(vendoset) me kujdes t veant.Udhheqsi i projektit ka detyrat vijuese: Udhheqjen e grupit projektues dhe t mbledhjeve pr projektin. Specifikimin e detyrs s projektit s bashku me detyrdhnsin Planifikimin e projektit (planifikimi i strukturs, rrjedhs, terminit, kapaciteteve

dhe shpenzimeve n bashkpunim me grupin projektues dhe n marrveshje

me drejtorin) Prgjegjsin pr zbatimin e detyrs s projektit sipas synimit t prcaktuar Ndjekjen e projektit dhe drejtimin e tij Ngarkimin me detyr t antarve t veant t projektit ose t grupeve t

vogla punuese pr prpunimin e detyrave t pjesrishme (pakot punuese) Sigurimin e dokumentacionit projektues

30


11/34


Rregullimin e problemeve etapore ndrmjet projektit dhe udhheqsis sshkolls, p.sh. n rast t konflikteve n mes t bashkpuntorve t projektitdhe kryesuesve t udhheqsis s shkolls.

Informimi i detyrdhnsit, veanrisht n rast t devijimeve (ndryshimeve) tsynimit gjegjsisht n rast t krkess pr marrje t vendimeve prndryshimet e synimit prmes detyrdhnsit

Nga udhheqsi i projektit krkohen kushtet vijuese: Njohuri profesionale n lidhje me projektin, pr ti identifikuar me koh

problemet dhe pr ti vlersuar mundsit e ndryshme pr zgjidhjen e tyre Kompetenca pr udhheqjeUdhheqja e projektit mund t jet nj hap i ndrmjetm n rrugn drejt fuqispr udhheqje: ai i cili e tregon veten si udhheqs i projektit n situata tvshtira t nj projekti, dshmon me kt njkohsisht aftsin e tij prprmbushjen e detyrave t udhheqjes. Nj projekt njkohsisht ofron edhemundsin pr ti fituar prvojat pr udhheqje.(3) Grupi projektuesParimet pr formimin e nj grupi projektues: N grupin projektues duhet t prfaqsohen pikpamjet e ndryshme, t cilat

jan t nevojshme pr zgjidhjen e nj problemi. Prapaskena pr kt shtteza, q secili gjithmon ka nj hapsir t verbr (t panjohur) gjatdiskutimit t problemeve dhe mundsive pr zgjidhjen e tyre. Pr kt arsyeqllimi i grupit punues sht q perspektivat e ndryshme ti sjell drejtprdrejtn nj tavolin, n mnyr q problemet t mund t prpunohen sipaskndvshtrimeve t ndryshme.

Kompetencat e antarve t grupit duhet t plotsohen, n mnyr q nnjrn an t jet n dispozicion kompetenca e nevojshme profesionale, poredhe kompetencat e prgjithshme, si kreativiteti dhe pasuria e t menduaritsipas nevojs, e cila rrjedh nga detyra gjegjsisht plani.

Zakonisht antart gjat tr kohs s zhvillimit t projektit i prkasin grupitprojektues. Ve ksaj do t ishte e dobishme, q n mbledhje t veanta ose nfaza t caktuara t ftohen ekspert t ndryshm n projekt. Kta mund t jenpersona nga administrata e shkolls ose inspektorati shkollor ose dikush, i cili nsfera t tjera, p.sh. n nj shkoll tjetr tanim ka prvoj n kt tem.

31


12/34


32

Detyrat e grupit projektues: Grupi projektues nuk duhet ti zgjidh detyrat e veanta t puns, por duhet tidrejtoj dhe mbikqyr aktivitetet e veanta n kuadr t projektit. D.m.th. n grupinprojektues duhet t sqarohen: Si sht gjendja e projektit? Cilat detyra jan caktuar? Si gjegjsisht kush i kryen kto detyra? (4) Grupet punuesePrpunimi i detyrave t veanta nuk bhet brenda grupit projektues, por nga anae antarve t veuar t grupit ose brenda grupeve punuese:Dy deri katr persona ulen s bashku dhe kuvendojn p.sh. pr rrjedhn e njseminari pr kualifikim t mtejshm. Nuk sht e nevojshme q t gjith

antart e ktij grupi punues t jen nga grupi projektues. Por s paku nga njantar prej grupit projektues do t duhej t prfaqsohej n secilin grup punues,n mnyr q t mund t krijohet nj raport i brendshm pr pyetjet n lidhje meprojektin.

(5) Kshilltari i projektitN qoftse njohurit profesionale mbi menaxhimin e projekteve pr nj organizimnuk posedohen ose nuk jan t prvetsuara n mnyr t mjaftueshme ose nqoft se fjala sht pr projekte t vshtira, kishte me qen ndihmtare, qudhheqsi i projektit t merr nj kshilltar. Kshilltari duhet t jet ekspert n

lmin e menaxhimit t projektit dhe njkohsisht t ket kompetenca prkshillim. Ai nuk sht udhheqsia e fsheht e projektit, por prkrah projektin.Detajisht kjo do t thot: Kshillimi pr udhheqjen e projektit, p.sh. gjat formulimit t detyrs s

projektit, gjat prgatitjes s mbledhjeve pr projektin, gjat konfliktevendrmjet projektit dhe udhheqsis s shkolls

Prkrahja e grupit projektues, eventualisht udhheqja e mbledhjeve prprojektin ose prcjellja e mbledhjeve t projektit si ekspert profesional prmenaxhim t projektit

Kshillimi i detyrdhnsit dhe prkrahja gjat etapave t projektit Prkrahja n rast t vshtirsive ndrmjet projektit dhe udhheqsis Prkrahja gjat ndjekjes s projektit


13/34

Teksti M2-A4 - Detyr pr fazn e 2. t projektit Organizimi i projektit

Teksti M2-A4 - Detyr pr fazn e 2. t projektit Organizimi i projektit

Detyra ka t bj me situatn, kur pjesmarrsit dshirojn t vjn n funksionmenaxhimin e projektit pr nj detyr komplekse n shkolln e tyre dhe tani duhet tprgatisin organizimin e projektit dhe t vendosin pr t.

Puna n grupe :

Sqaroni,- si dshironi ta prvetsoni udhheqsin dhe antart e grupeve,- nga cilat sfera t puns ose grupe t specializuara dshironi ti prvetsoni ata,- sipas cilave kritere dshironi ti zgjedhni ata dhe- cilat resurse kohore dhe n far mase dshironi ti vni vetes n dispozicion. (p.sh.

ort e lira, buxheti kohor, gjrsit e frekuencave n numrin e orve t punsobligative dhe n numrin e msimdhnsve).

Prcaktoni kompetencat dhe obligimet e grupit projektues. Prcaktoni afatet dhe terminet pr punn e grupit projektues (pikn e nisjes dhe

prfundimit, si dhe etapat e projektit). Prcaktoni,

- se si duhet t caktohet udhheqsi i ekipit,- se a jan parapar nxitjet eventuale pr prmbushjen e detyrs s udhheqjes,- cilat kompetenca dhe obligime duhet ti caktohen udhheqsit t projektit.

33


14/34

Teksti M2-A5 - Faza e 3.- e Projektit Planifikimi i projektit

Teksti M2-A5 - Planifikimi i projektitFaza planifikuese sht njra prej faktorve qendror pr suksesin e projektit:vetm me an t nj planifikimi t kujdesshm mund t koordinohen punt, t

cilat duhet t kryhen, dhe t pengohet humbja e kohs pr shkak t harmonizimitt pamjaftueshm.Gjat planifikimit t projektit dallojm detyra t ndryshme:(1) Planifikimi struktural:

Zbrthimi i projektit n projekte pjes, faza t projektit dhe pako t puns ve eve(2) Planifikimi i rrjedhs: Prcaktimi i rendit t pakove t puns ve e ve,(3) Planifikimi i termineve: Grshetimi i aktiviteteve t veanta me kohn e duhur,(4) Planifikimi i resurseve dhe shpenzimeve: Prcaktimi i nevojs pr personel, resurseve t nevojshme materiale dheshpenzimeve q duhen paguar,(5) Planifikimi i sistemit informativ projektues.

(1) Planifikimi i strukturs projektuesePlani i strukturs s projektit sht nj pasqyr mbi t gjitha aktivitetet, t cilatduhet t realizohen n kuadr t nj projekti. Prej ksaj rrjedhin dy hapa:

a) Prcaktimi i pakove t veanta t puns

Pakot e puns jan ato aktivitete, t cilat duhet t realizohen n kuadr tprojektit. Gjat prcaktimit t pakove t puns sht e favorshme q tmendohet edhe pr shpenzimin e kohs, nevojn pr personel dhe shpenzimeteventuale.Pyetjet udhheqse:

far duhet t bhet n t vrtet?

Kush sht prgjegjs pr kt pako t puns? Cilat kapacitete nevojiten pr kt (n koh, personel, mjete)?b) Strukturimi i pakove t puns

N mnyr q t kemi nj vshtrim t plot mbi projektin, rekomandohet, q trenditen pakot e veanta t puns n nj plan t strukturs projektuese.

34


15/34


Ndrkoh paraqiten parimisht dy mundsi t strukturimit:Plani struktural i orientuar sipas objektit : Ndarja e pakove t veanta t puns sipas objekteve t ndryshme.Plani strultural i orientuar sipas funksionit:

Prmbledhja e pakove t veanta t puns sipas funksioneve.Jan t mundshme edhe planet e prziera strukturale, tek t cilat pjesrishtdallohen objektet dhe pjesrisht funksionet.

Shembull: Anketim mbi pikpamjet pr shkolln1) Plani i strukturs s projektit, i orientuar sipas objektit:

Anketim: Pikpamja mbi shkolln

Prindrit

Familjet

Prind q irrit fmijt

vetm

Nxnsit Msimdhnsit Rrethete tjera

Viti5-7

Viti8-9

Drejtori

Arsimtari imatematiks

Arsimtari igjuhve

Kuvendikomunal

Shkollat etjera

Fqinjsia

35


16/34


2) Plani i strukturs s projektit, i orientuar sipas funksionit:

Anketim: Pikpamja mbi shkolln

Prcaktimi idizajnit t

ekzaminimit

Qllimi iekzaminimit

Prcaktimi iprovs

prgjithsuese

Realizimi iekzaminimit

Prpunumidhe vlersimi

Ripasqyrimii t dhnave

Informacionii partnerit

intervistues

Realizimi iintervists

Formulimi isistemit tkategorive

Prpunimi dhevlersimive e ve

Vlersimi iprgjithshm

Prpilimi idokumenteve pr

prezentim

Prezentimi

Prpilimi idoracakut pr

intervistim

(2) Planifikimi i rrjedhs Me an t planifikimit t rrjedhs prcaktohet rendi kohor i pakove t puns.Pyetjet udhheqse: Si sht rendi logjik i pakove t puns? ka duhet t prfundohet sipas rendit? ka mund t zhvillohet paralelisht? Ku qndrojn cezurat (n etapat e projektit)? Sa sht kohzgjatja e pakove t puns ve e ve?Pakot e veanta t puns dhe pikat vendimtare mund t shnohen n kartela tveprimeve, t cilat shqyrtohen lidhur me at, se a jan t plota detyrat dheveprimet, t cilat duhet t kryhen gjat rrjedhs s projektit dhe se a jan tevidentuara dhe t prpunuara n nj lidhje t ndrsjellt kuptimplote dhe

kohore.Shpesh gjat zhvillimit t projektit del se, veprimtarit nuk jan prshkruar mjaftsakt n planifikimin e projektit. Si rrjedhim i ksaj nga nj aktivitet i planifikuarlindin nj mori veprimesh t tjera, t cilt nuk ishin t parashikuara n fillim dherrezikojn afrsin reale t rendit vijues t aktiviteteve. Me kt vshtirsi mundt prballet n mnyra t ndryshme qysh gjat planifikimit:

36


17/34


Duhet t parashikohen zbraztsirat kohore t mjaftueshme gjat rrjedhs sprojektit.

Mund t zhvillohet nj plan tjetr i rrjedhs pr aktivitetet e veanta, t cilat jan t shnuara n nj kartel.

Kartels s aktiviteteve mund ti shtohet edhe nj ant rezerv, n t cilnshnohen t gjitha mendimet, konkretizimet dhe detyrat e tjera, t cilat jan tlidhura me veprimtarin.

(3) Planifikimi i terminevePlanifikimi i termineve grsheton planifikimin e rrjedhs me datat e caktuara.Ktu duhet t prcaktohen:

Termini i nisjes dhe prfundimit pr pakot e veanta t puns gjegjsisht prfazat projektuese dhe projektin n trsi Etapat e projektit d.m.th. datat, n t cilat duhet t arrihen rezultate

thelbsore, t cilat pastaj i prezantohen detyrdhnsit dhe te t cilateventualisht duhet t merren vendime plotsuese.

Planifikimi i termineve mund t kontrollohet me an t nj analize t trendit tetapave t projektit: Ndarja e projektit n etapa, Regjistrimi i termineve t planifikuara pr etapat e projektit, Paraqitja e prmbajtjes, voness s termineve dhe caktimit t termineve para

afatit, Hulumtimi i shkaqeve, n raste kur nuk mund tiu prmbahet termineve t

planifikuara, Ndryshimi i masave.

37


18/34


(4) Planifikimi i resurseve dhe shpenzimevePr projekte nevojiten resurset, me prparsi jan

Resurset e personelit dheKohs , mirpo edheResurset objektive dhefinanciare si dhe eventualishtResurset kshilluese dhe atot kualifikimit t mtejm .

Vnia n dispozicion e ktyre resurseve dhe prmasa, n t ciln resurset jann dispozicion pr projektin, duhet t vlersohen qysh gjat ndarjes s detyravedhe t sigurohen aq sa t jet m s shumti e mundur; sigurimi i tyre mund t

jet gjithashtu nj synim n kuadr t projektit.Planifikimi i resurseve do t thot, q detyrave n kuadr t nj projekti tinnrenditet gjithmon buxheti i nevojshm pr kryerjen e detyrave n koh,personel, pajisje objektive (materiale) dhe financa me nj vlersim sa m real sidhe q t sqarohet, se si mund t sigurohet ky buxhet me korrektsi. Kjonjkohsisht prfshin edhe faktin, se mjetet ekzistuese pr nj projekt duhet tprdoren n mnyrn sa m efikase dhe kursimore q sht e mundshme.

(5) Organizimi i sistemit informativ

Planifikimi i organizimit t sistemit informativ i referohet rrugve informative, t cilat jan t nevojshme n lidhje t ndrsjellt me

projektin mbledhjes s informatave, t cilat jan t nevojshme pr dokumentacionin e

projektit.Mundsit e informimit n kuadr t projektit parimisht ndahen n ato gojore dheme shkrim: Mundsit e informimit me goj:- Mbledhjet pr projektin,- Prmbledhjet, tek t cilat verifikohet gjendja e projektit,- Bisedime me dhnsin e detyrs n lidhje me etapat e projektit. Mundsit e informimit me shkrim:- Protokollet e rezultateve nga grupet punuese,- Protokollet e rezultateve t mbledhjeve pr projektin,

38


19/34


39

- Raportet pr statusin e projektit (p.sh. raportet mujore, me an t t cilaveparaqitet gjendja e projektit n lidhje me planifikimin e termineve),

- Raportet e ndrmjetme dhe ato prfundimtare t projektit.Prparsia e informatave me shkrim qndron aty, se gjithmon mund tudrejtohet atyre.Disavantazhi qndron n humbjen e kohs s nevojshme pr ti hartuar ato.Ktu vlen t prmendet, q humbja e kohs t minimizohet sa m shum qsht e mundshme prmes kufizimit n rezultate dhe marrjes s shnimeve gjatmbledhjes.


20/34

Teksti M2-A5 - Detyr pr fazn e 3. t projektit Planifikimi i projektit

Teksti M2-A5 - Detyr pr fazn e 3. t projektit Planifikimi i projektit

Puna n grupe:

Hartoni planin e strukturs projektuese pr projektin Tuaj:Prcaktoni pakot e puns ve e ve dhe shnoni ato n karteln e veprimit. Kiniparasysh ndrkoh pyetjet udhheqse si n vijim:

far duhet t bhet n t vrtet? Kush sht prgjegjs pr kt pako t puns?Cilat kapacitete nevojiten pr kt (koha, personeli, mjetet)?

Renditni kartelat n nj plan struktural t orientuar sipas funksionit.

Hartoni nj plan t rrjedhs dhe termineve, n t cilin duhet- ti renditni kartelat sipas rendit t tyre logjik njra pas tjetrs ose paralelisht dhe- ti nnrenditni nj listele t termineve me pikn e nisjes dhe t prfundimit si dhe

etapat e projektit n baz t nj vlersimi t kohzgjatjes s nevojshme prprpunimin e pakove t puns.

Hartoni nj plan t resurseve dhe shpenzimeve pr projektin Tuaj, n t cilin pakovet puns i nnrenditni buxhetet e nevojshme t kohs, personelit, financave dhemjeteve dhe gjurmoni, se n far mase jan t nevojshme n prgjithsi ktoresurse n projekt.

Sqaroni me kt, se deri n pik dhe si mund t vihen n dispozicion resurset enevojshme t brendshme, dhe si duhet t sigurohen ato t jashtmet.

Shnoni planifikimin Tuaj t resurseve n tabeln Flip, teksa i sqaroni resurset enevojshme gjithsej n njrn an dhe mundsit e sigurimit t tyre n ann tjetr:

Resurset Sigurimi

Koha

Financat etj.

40


21/34

Teksti M2-A6 - Faza e 4. e projektit Udhheqja dhe zhvillimi i projektit

Teksti M2-A6 Faza e 4. e projektit Udhheqja dhezhvillimi e projektitSugjerime praktike pr zhvillimin e projektit

(Knig / Volmer 1998 a)

Sipas prvojs, gjat realizimit konkret t projektit vazhdimisht shfaqen problemet shumta: dy antar t ekipit projektues diskutojn gjat 40 minutave pr njproblem Prpunimi elektronik i t dhnave (PEDh), n t cilin nuk marrin pjest tjert. Nj tem ritrajtohet vazhdimisht, sepse nuk mund t gjendet nj zgjidhjee prbashkt dhe pr arsye se mungojn informacionet. Bhen marrveshjet pornuk ndodh asgj. Grupi punues diskuton pa fund dhe nuk arrihet kurrfarrezultati etj.Pr ti evituar problemet e ktilla duhet t strukturohen me kujdes mbledhjet eprojektit dhe bisedimet e grupeve punuese si dhe t prpilohet dika si plan irrjedhs:

(1) Takimi startues i projektit a) Pjesmarrsit:Ktu duhet t prmenden: detyrdhnsi, antart e projektit, eventualisht ekspertt e mundshm, t cilt lidhen n projekt n fazat emvonshme, prfaqsuesit e antarve t veant t projektit, n qoftse sht parapar

prfaqsimi n rastet e mungimit, smundjes etj.Sa i prket ekspertve dhe prfaqsuesve sht me kuptim q ata t ftohen ntakimin startues, edhe nse pastaj nuk do t marrin pjes rregullisht n mbledhjete projektit: Kur t marrin pjes m von n projekt, ata ve do t disponojn mbiinformatat e nevojshme.b) Hapat dhe struktura e rrjedhs:

1) Prshndetja dhe shpjegimi i qllimit t takimit startues nga ana eudhheqsit t projektit ose dhnsit t detyrs2) Prezentimi dhe shpjegimi i detyrs s projektit nga ana e detyrdhnsit3) Arsyetimi pr zgjedhjen e pjesmarrsve (nga ana e udhheqsit t projektit

ose t detyrdhnsit):- Cilat ishin mendimet, me an t t cilave personat n fjal jan propozuar pr

projektin?

41


22/34


- Cilat lmi ose sektore duhet t marrin pjes?4) Prezentimi i pjesmarrseve dhe pjesmarrsve t veant (eventualisht

duke i prmendur pritjet nga projekti, shtjet e hapura etj.)5) Hyrje n menaxhimin e projektit:

- ka sht nj projekt?- Cilat mendime baz qndrojn pas tij?- Si sht rrjedha e projektit?6) Prcaktimet prfundimtare t grupit projektues:- A ka lmi dhe sektor prkats, t cilt ende nuk jan marr parasysh?- A ka perspektiva plotsuese t rndsishme n lidhje me temat e trajtuara?- A mund t reduktohet numri i antarve t projektit?7) Rregullimi i prfaqsimit

- Secili antar i projektit ka nj prfaqsues. Ky mund t jet nj antar tjetr iekipit projektues ose dikush, i cili vjen n projekt vetm n rast tprfaqsimit.

- N rast t mungess, antari i projektit informon pr prfaqsimin e tij.Mungesa nuk sht arsye pr ti shtyr temat.

8) Vshtrim mbi detyrat q duhet t kryhen n mbledhjet e ardhshme t projektitAto jan zakonisht:

- Diskutimi i detyrs s projektit- Prcaktimi i pakove t puns- Planifikimi i strukturs, rrjedhs, termineve dhe resurseve

Sipas mundsis mund t fillohet me diskutimin e pikave t para qysh n ktmbledhje.

9) Prfundim- Prcaktimi i termineve pr mbledhjet e ardhshme t projektit- Leximi i protokollitTakimi fillestar zakonisht zgjat rreth dy deri tre or. Nj alternativ e favorshmesht t fillohet projekti me nj seanc startuese t puns (rreth 1 deri 2 dit).Prparsia e ksaj sht, se projektit i ofrohet rasti pr t shkuar me hapat epar t nj zhvillimi ekipor: pjesmarrsit fitojn besim n njri-tjetrin, duhet tprcaktohen rregullat e grupit (p.sh. mbi rrjedhn e diskutimeve) dhe mund tprpunohen disa hapa t mtejshme (p.sh. prcaktimi i pakove t puns).

42


23/34


(2) Lista e pikave t hapura (LPH) Lista e pikave t hapura (LPH) sht nj instrument shum i thjesht dhenjkohsisht tepr efektiv pr ti fiksuar marrveshjet n projekt. Prapaskena eksaj sht se marrveshjet e bra vetm me shkrim kan shprehi t harrohen.Lista e shtjeve t hapura gjithmon fikson at, se cilat detyra jan pr tukryer dhe me kt mundson nj pasqyr t shpejt pr antart e projektit dheudhheqsin e projektit mbi at, se cila pun duhet t kryhet.Lista e shtjeve t hapura zakonisht prmban kolonat vijuese: far sht pr tu br? Kush sht kompetent pr kt? Deri kur duhet t kryhet detyra prkatse? ka sht kryer? Vrejtje: problemet e veanta gjat prpunimit, shtyerjes s termineve etj.LPH prpilohet zakonisht si formular dhe pastaj i bashkangjitet protokollit:

LISTA E PIKAVE T HAPURA (LPH)

Nr. rend. Data far sht pr tu br? Kush me k? Deri kur? Vrejtje

(3) Rrjedha e mbledhjeve t mtejme t grupevePyetje: ka i takon mbledhjes s grupit projektues dhe ka jo? Mbledhjes s grupit projektues nuk i takon prpunimi prmbajtsor i temave. Qllimi dhe prmbajtja e mbledhjeve t grupeve projektuese:- shkmbimi i informacioneve n mes t antarve t projektit, n mnyr q

t gjith t jen t informuar n nivel t njjt,- identifikimi i hershm i problemeve t mundshme,- planifikimi i masave q duhen marr s bashku dhe vendosja pr ta.

43


24/34


Rrjedha: 1) Prshndetja e pjesmarrsve2) Raportet: raporti i udhheqjes s projektit, raporti i antarve t projektitPyetjet udhheqse pr raportet: ka ka ndodhur ndrkoh n projekt? ka sht punuar nga antar t veant ose n grupet e puns? ka sht kryer sipas pikpamjes s personave n fjal? Me rast jan shfaqur problemet?sht e dobishme t kufizohet kohzgjatja e fjalimit (rreth pes minuta prudhheqsin e projektit dhe maksimalisht dy minuta pr antart e projektit ve eve) n mnyr q t evitohen diskutimet e gjata.

3) Prpunimi i lists s pikave t hapuraShembull:N nj mbledhje t mparshme t projektit sht dakorduar, q nj grup punuest zhvillon nj koncept pr ditn e kualifikimit t mtejshm. Kjo pik sht futurn LPH dhe do t lajmrohet n mbledhjen e projektit n nj termin t parapar.N at rast shfaqet rrjedha vijuese: Raport i shkurtr nga ana e nj antari t grupit punues Grumbullimi i dyshimeve, stimulimeve etj. nga pikpamja e antarve t tjer

t projektit.

sht me rndsi q mos t diskutohet, por t shfrytzohet prparsia egrupit t ekipit projektues: Mund t ndodh q t parashtrohen edheargumente nga perspektivat e tjera ose q dikush t ket edhe nj propozimpr prmirsim. Pra shtja sht q n radh t par t ruhet nj pasqyrimmbi t gjitha argumentet.

Krahasimi Duhet-shtN prapaskenn e pasqyrs mbi argumentet e parashtruara mund t merret njvendim:N qoft se rezultati i grupit punues (duke marr parasysh ndryshimet eventuale,

t cilat jan pranuar n mbledhjen e projektit) gjen miratimin e prgjithshm,prfundon diskutimi. N qoft se jo, ather zakonisht diskutohet shkurt prtemn. Edhe ktu vlen rregulla e njjt, se sht me rndsi q pjesmarrsit tmos ngatrrohen n diskusion. Nse pas rreth pes deri dhjet minutave nukarrihet ndonj rezultat, sht m e dobishme, q kjo shtje ti kthehet grupitpunues me lutjen, q ti shkruajn argumentet e parashtruara dhe t ftojn edhepersona t tjer (p.sh. t atill me mendim t ndryshm) q t marrin pjes ndiskutim.

44


25/34


Mundsisht duhet t arrihen dakordime plotsuese, n qoft se n shtje tcaktuara nuk mund t merren vendime t prbashkta (gj q n vrtet mund tndodh shum rrall n praktikn e menaxhimit t projektit):Mund t dakordohet pr akceptimin e marrveshjes n raste t caktuara (n njrast t till sht me rndsi miratimi i prgjithshm pr kt marrveshje) oseduhet t vendos detyrdhnsi apo grupi drejtues.Sipas rezultatit shtja mund t shlyhet nga LPH ose shpihet m tej me njtermin tjetr n LPH4) Tema t tjera t hapuraPyetjet udhheqse: A ka tema dhe pika t tjera, t cilat duhet t prpunohen? A nnkuptohen probleme t tjera, t cilat duhet t prpunohen?Pastaj pikat/shtjet prkatse pranohen n LPH.5) Prfundim Prcaktimi i terminit pr mbledhjen e ardhshme t Vendimi mbi ekspertt eventual, t cilt ve ksaj duhet t ftohen n

mbledhjen e ardhshme Leximi i procesverbalit dhe LPH

(4) Bisedimi i grupeve punuese

Bisedimi i grupeve punuese shrben pr prpunimin e temave konkrete, t cilat jan n rradh n kuadr t projektit. Antart e grupeve punuese prcaktohenzakonisht nga ana e grupit projektues: Duhet t marrin pjes ata, t cilt jan tprfshir n tem gjegjsisht mund t ofrojn argumente pr kt. Numri iprgjithshm zakonisht nuk duhet t tejkalon katr deri n pes pjesmarrsedhe pjesmarrs.Rrjedha:1) Prshndetja e antarve t grupeve dhe sqarimi i shtrimit t detyrave pr

grupin punues2) Analiza - sht

- Cila sht situata e nisjes?- Cilat pun prgatitore jan kryer deri m tani?- Ku jan shfaqur problemet?

45


26/34


3) Precizimi i synimit- Operacionalizimi i synimit: ka duhet t jet n t vrtet rezultati i puns?- eventualisht prcaktimi i synimeve t pjesrishme4) Grumbullimi i mundsive pr zgjidhje

shtja ktu sht, q t mbledhen sa m shum ide. Mjete ndihmse prkt mund t jen vizualizimi, pyetsor n form kartelash etj.

5) Vlersimi i mundsive t ndryshme pr zgjidhjeKriteret pr vlersim jan p.sh. arritja e qllimit, shpenzimi i kohs,realizueshmria, shpenzimet etj..

(6) Vendimi- Cili sht rezultati i grupit punues?- A konsistohet n vendimin pr mbledhjen e informatave t mtejme dhe pr

vazhdimin e mtejm t tems?- Ose a ekziston nj rezultat, i cili mund ti prezentohet grupit projektues?

46


27/34


sht e dobishme t shnohet nj procesverbali, i cili i prfshin rezultatet erndsishme:

PROCESVERBALI I MBLEDHJES

Objekti i bisedimit / Synimi:

Udhheqsi i mbledhjes: Pjesmarrsit: Shprndarsi

Procesverbai: (numri i procver.)

Data: Fillimi: Mbarimi:

Rendi i dits Tema Rezultati/ Vendimet

Vendi, data Udhheqsi i mbledhjes Procesmbajtsi

47


28/34


(5) PrmbledhjetPrmbledhjet jan kontrollime shtes t gjendjes s projektit , t cilat mund trealizohen sipas projektit. Qllimi sht marrja e informatave pr rezultatet earritura, identifikimi i hershm i problemeve t mundshme dhe prfitimi iudhzimeve pr ecurin e mtejme.Ekzistojn mundsi t ndryshme, pr ti br prmbledhjet:1) Prmbledhja e puns s grupit projektues

Ktu shtja sht t evidentohen prparsit dhe mangsit e punsprojektuese mbrenda grupit projektues. Prmbledhja n kt rast sht njmjet i mir ndihms, pr ti fituar stimulime pr prmirsimin e punsprojektuese (p.sh. mbledhja pr projektin). Detajisht, pr kt ekzistojnmundsi t shumta:

Pyetja e shtjes (p.sh. vlersimi i efektivitetit dhe klims brenda grupitprojektues)

Bisedime rreth tryezs s rrumbullakt: Vlersimi i prparsive dhemangsive t grupit projektues

Pyetsor n form kartelash2) Prmbledhja si anketim i personave t tjer

Ktu p.sh. mund t bhet nj anketim i personave t prfshir n projekt. Ktuparaqitet nj spektr i gjr i mundsive: prej pyetsorve t shkurt deri teintervistat, diskutimet brenda grupeve etj..

3) Prmbledhja n baz t vrojtimeve

Me kt duhet t mendohet, se cilat vrojtime mund t jen indikator prsuksesin e projektit. Pastaj rezultatet e prmbledhjes i prezentohen grupitprojektues dhe diskutohet duke pasur parasysh masat e mundshme.

(6) Bisedimet pr etapat e projektitEtapat e projektit jan cezura pas fazave t veanta t projektit, n t cilatgjendja e projektit i prezentohet detyrdhnsit. Duhet t kthjellohet qllimi, se sasht n rrug t drejt projekti duke pasur parasysh detyrn e projektit dheplanifikimin e projektit gjegjsisht ku jan t nevojshme ndryshimet e mundshmet detyrs s projektit, t planit t termineve dhe/ose eventualisht masaveplotsuese. Pjesmarrsit n bisedimet pr etapat e projektit jan udhheqsi iprojektit, detyrdhnsi dhe eventualisht antart e tjer t projektit (n bisedimzakonisht nuk merr pjes i tr grupi projektues).

48


29/34


Hapat e bisedimi t pr etapat e projektit:

1) Prezentimi i gjendjes s projektit nga ana e udhheqsis s projektit:: Synimi i projektit:- Cili sht qllimi kryesor i projektit?- Cili sht qllimi i fazs projektuese t prfunduar me kt etap t projektit?- Sipas cilave rezultate t vrojtueshme matet arritja e qllimeve?

Masat e zbatuara deri tani:- far sht br?- Kush ka marr pjes? Krahasimi sht-Duhet- N far mase jan arritur qllimet?- Sa iu sht prmbajtur planifikimit t termineve dhe t resurseve?- Ku jan shfaqur ndryshimet? Analizimi i ndryshimeve sht-Duhet- Cilat jan shkaqet pr ndryshime/devijime?- Cilat prfundime mund t nxjerren pr veprimet e mtejshme? Masat e planifikuara- Cilat hapa t mtutjeshme jan parapar?- Cilat masa paralele jan parashikuar pr devijimet sht-Duhet?- A jan t nevojshme ndryshimet e detyrs s projektit ose t planifikimit t

projektit?- A jan t nevojshme masat shtes pr prkrahje? Rreziqet dhe shansat e projektit- Cilat rreziqe shfaqen pr veprimin e mtejshm?- A ekzistojn udhzime pr mundsit t t mira pr zgjidhje n lidhje me

arritjen e qllimit t projektit? 2) Diskutimi i krahasimit sht-Duhet: Ku mund t paraqiten problemet sipas pikpamjes s detyrdhnsit

gjegjsisht pjesmarrsve t tjer n bisedimin pr etapat e projektit? A ka zgjidhje t tjera (sipas mundsis m efektive dhe m t volitshme n

aspektin kohor dhe at t shpenzimeve)? Cilat masa paralele mund t merren pr sigurimin e projektit?Ktu prsri sht me rndsi, q kto pika t mos diskutohen n lidhje meprmbajtjen, por vetm t grumbullohen. Ato jan stimulime pr grupinprojektues, t cilat duhet t prpunohen mtej n mbledhjet e ardhshme tprojektit.3) Kontratat N kt faz duhet t bhen marrveshje t mundshme me detyrdhnsin nlidhje me ndryshimet e mundshme t detyrs s projektit,

49


30/34


50

ndryshimet e mundshme t planifikimit t projektit (plani i strukturs sprojektit, planifikimi i rrjedhs, planifikimi i termineve dhe planifikimi iresurseve),

nevoja plotsuese pr prkrahje (p.sh. prkrahje n kapacitetin e personelit,prmes masave shtes pr kualifikim etj.),

termini pr etapn e ardhshme, n rast se ky termin nuk sht prcaktuar nplanin e rrjedhs..

Ktu sht me rndsi, q kto kontrata t mbesin n nivelin e marrveshjevecivile, s paku prderisa kan t bjn me punn n kuadr t projektit, dhe tmos prcaktojn masa konkrete. Udhzimet pr masat konkrete mund tshnohen si stimulime, mirpo vendimin pr kt e merr grupi projektues.

Struktura e rrjedhs s drejtimit t projektit dhe ndjekjes s tij

Mbledhja prprojektin



Lista eshtjeve thapura (LH)



Bisedimet egrupevepunuese






Prmbledhja epuns s grupitprojektues

Prmbledhja sianketim i personavet tjer

Prmbledhja nbaz t vrojtimeve

Bisedime pr etapat e projektit

Takimi startues i projektit

Prfundimi i projektit


31/34

Teksti M2-A6 - Detyrat pr fazn e 4. t projektit Udhheqja dhe zhvillimi i projektit

Teksti M2-A6 - Detyrat pr fazn e 4. t projektit Udhheqja dhe zhvillimi i projektit

Udhheqja dhe zhvillimi i projektit: Sistemi informativ projektues

Puna n grupe:

Sqaroni, se cilat mundsi t informimit me goj dhe me shkrim parashikoni nprojektin tuaj.

51


32/34

Teksti M2-A7 - Faza e 5. e projektit Prfundimi i projektit

Teksti M2-A7 Faza e 5. e projektit Prfundimi iprojektit

Sugjerime praktike pr prfundimin e projektit(Knig / Volmer 1998 a)

Prfundimi i projektit ndjek synime t shumta: Ai duhet t dokumenton dhe prezenton rezultatet e projektit. Ai duhet t jep udhzime pr realizimin e projekteve n t ardhmen (ka

mund t msohet nga ky projekt?). N fund ai ka domethnien e shprndarjes s organizmit projektues dhe

kthimit t bashkpuntorve t projektit n udhheqsin e shkolls (linj).Baza pr prfundimin e projektit sht dokumentacioni projektues, n t cilinparaqiten rezultatet dhe rrjedha e projektit. Baz pr kt njhersh jan kriteretobjektive, por edhe vlersimet subjektive t personave t ndryshm t prfshirnga projekti.Pr dokumentacionin e projektit jepet mundsia e strukturimit vijues :1) Dokumentimi i synimit t projektit- ka ishte caktuar si synim?- Sipas cilave rezultate matet arritja e qllimit?2) Analizimi i rezultatit t projektit- n baz t synimeve dhe indikatorve t operacionalizuar: Sa sht arritur

synimi i projektit?- n baz t anketimit t personave t prfshir nga projekti (p.sh. me ndihmn

e pyetsorve, intervistave etj.)3) Analizimi i rrjedhs s projektit- Cilat hapa jan realizuar n projekt? (p.sh. n baz t dokumentacionit t

mbledhjeve pr projektin)- ka ishte veanrisht e suksesshme gjat rrjedhs s projektit?- Ku u paraqitn problemet dhe vshtirsit gjat rrjedhs s projektit?4) Pasojat pr t ardhmen- ka duhet t prpunohet ende edhe pas prfundimit t projektit, n mnyr

q t arrihet synimi i plot i projektit?- ka duhet t kihet parasysh n projektet n t ardhmen?- Cilat prvoja mund t shfrytzohen pr projektet e ardhshme?- ka do t duhej t ndryshohej n projektet e ardhshme?Si prfundim t projektit, detyrdhnsit si dhe eventualisht rretheve m t gjra(kolektivit, prindrve, konferencs shkollore etj.) zakonisht i prezentohenrezultatet dhe rrjedha e projektit.

52


33/34

Teksti M2-A7 - Faza e 5. e projektit Prfundimi i projektit

53

Lista kontrolluese: ka i bn projektet q t dshtojn dhe sirealizohen ata m mir

Gabim SaktNga secila detyr krijohet nga nj projekt,derisa edhe drejtoria e shkolls humbvshtrimin e prgjithshm

Projektet i prshtaten bazs s prioriteteve tdakorduara dhe t qarta duke pasur parasyshresurset n dispozicion, nse ato jan forma me dobishme e prpunimit t detyrave.

Projekti shpallet dhe niset menjher, pa isqaruar kushtet paraprake.

Secila pun projektuese do t duhej t fillonteme nj evidentim rrnjsor dhe nj formulim tqart t synimeve. Duhet t prcaktohet, secilat kompetenca i jepen nj grupi projektues, sazgjat nj projekt, sa mund t kushtoj dhe ncilat etapa duhet t kontrollohen prparimet.

Si udhheqs i projektit merret ai, i cilikmbngul pr kt. Nj kandidat i till shpeshsheh punn e grupit projektues para s gjithashsi platform pr profilimin e vet personal.

Nj udhheqs i mir i projektit duhet tposedon kompetenc specialistike, por para sgjithash aftsi pr udhheqje, komunikim dhepr zgjidhje t konflikteve.

Udhheqsia e shkolls kujdeset intenzivishtpr punn e grupit. Prmes ksaj provokohenkonfliktet kompetenciale me udhheqsin eprojektit. Pastaj asnjri nuk mban mprgjegjsi pr problemet dhe secila goditjeprapsuese shpie drejt grindjes dhe caktimit tfajeve.

Drejtoria e shkolls heq dor nga ndrhyrjetarbitrare n punn e projektit dhe kufizohet nkuadr t prgjegjsis s saj t prgjithshme n kompetencat e dakorduara (paraqitja eraportit, vendimet, lejet) prderisa grupiprojektues nuk krkon kshill nga ajo.Prgjegjsin mbi rezultatin e mbanudhheqsia e projektit.

Dokumentimi i projektit nuk bhet fare osebhet vetm shkel e shko.

Secils pun projektuese i nevojitetdokumentacioni. Sepse n njrn an seciliantar i grupit duhet t ket mundsin tinformohet mbi gjendjen e fundit t arritjes sqllimit, resurseve, planifikimit dhe organizimit.N ann tjetr dokumentimi i vazhdueshmndihmon pr identifikimin e hershm t pikavet dobta.

Grupi projektues punon me muaj t tr paraportim mbi punn e tyre; bisedimet medrejtorin e shkolls nuk mbahen rregullishtdhe sillen gjithnj e m tepr rreth atmosferss puns sesa rreth problemeve konkrete dheprparimeve t projektit (pr shkak tmangsis s dokumentacionit t projektit).

Q n fillim prcaktohen terminet, kur duhet tulen s bashku pjesmarrsit e projektit medrejtorin e shkolls pr t biseduar dhe kur tiparashtrojn rezultatet e tyre. Qllimi sht qt ruhet gjendja e motivimit brenda grupitprojektues, t diskutohet gjendja e projektit dheproblemet eventuale dhe t sigurohet kontaktime drejtorin e shkolls.

Drejtoria e shkolls bie n panik pak paraprfundimit t projektit dhe i shkmben p.sh.antart e grupit.

Pikrisht n fazn prfundimtare grupitprojektues i nevojitet qetsi dhe stabilitet.

(Sipas: Mller, Planung hilft (Planifikimi ndihmon), S. 232 f.)


34/34

Teksti M2-A7 - Detyr pr fazn e 5. t projektit

Teksti M2-A7 - Detyr pr fazn e 5. t projektit

Puna n grupe:

N baz t lists s kontrollit sqaroni, se cilat faktor n shkolln Tuaj mund t bjnt dshtoj, apo pengojn ose nxisin projektin.

Prezentoni n plenum diagnozn dhe propozimet Tuaja pr marrjen e masave.

Documents

Material Leximi -Menaxhim i Projekteve