MỤC LỤCChương 1: Khởi động với VAS..................................................................................12

1.Khởi động VAS.....................................................................................................122.Tạo dữ liệu kế toán...............................................................................................12

Chương 2: Các tiện ích thường dùng........................................................................161. Sao chép chứng từ:...............................................................................................162.Thêm nhanh danh mục:.......................................................................................163.Lọc dữ liệu.............................................................................................................174.Tìm kiếm................................................................................................................185.Truy xuất ngược chứng từ:..................................................................................196. Tự động cập nhật:................................................................................................207. Khóa sổ kỳ kế toán:..............................................................................................20

Chương 3: Khai báo danh mục và nhập số dư ban đầu..........................................211. Khai báo danh mục..............................................................................................21

1. Khai báo Khách hàng, Nhà cung cấp.............................................................212. Khai báo Phòng ban........................................................................................213. Khai báo nhân viên..........................................................................................224. Khai báo Kho...................................................................................................225. Khai báo vật tư, hàng hóa...............................................................................236. Khai báo Công cụ dụng cụ..............................................................................247. Khai báo Tài sản cố định.................................................................................258. Khai báo tài khoản ngân hàng........................................................................269. Khai báo Mã thống kê.....................................................................................2710. Khai báo mẫu số hóa đơn..............................................................................27

2. Nhập số dư ban đầu.............................................................................................282.1. Nhập số dư ban đầu – Vật tư hàng hóa......................................................282.2. Khai báo Công cụ dụng cụ...........................................................................282.3. Khai báo công nợ..........................................................................................292.4. Khai báo số dư ban đầu phần Tài khoản...................................................29

Chương 4: Hướng dẫn hạch toán trên VAS............................................................311. Phân hệ Tiền mặt:...............................................................................................312. Phân hệ tiền gửi ngân hàng (TGNH)................................................................323. Phân hệ Mua hàng...............................................................................................34

3.1. Hạch toán Mua hàng....................................................................................34

1

3.2. Mua hàng hóa là dịch vụ:.............................................................................363.3. Hạch toán trả lại hàng mua.........................................................................373.4. Giảm giá hàng mua.......................................................................................393.5. Trả tiền nhà cung cấp...................................................................................40

4.Phân hệ Bán hàng.................................................................................................434.1 Bán hàng.........................................................................................................444.2 Hàng bán trả lại.............................................................................................454.3 Hàng bán giảm giá.........................................................................................474.4 Thu tiền khách hàng......................................................................................47

5. Phân hệ Kho.........................................................................................................485.1 Chuyển kho:...................................................................................................495.2 Kiểm kê:..........................................................................................................50

6. Phân hệ Thuế........................................................................................................517. Phân hệ Tài sản cố định.......................................................................................56

7.1 Ghi tăng..........................................................................................................567.2 Khấu hao tài sản cố định...............................................................................577.3 Ghi giảm..........................................................................................................57

8. Phân hệ Công cụ dụng cụ....................................................................................588.1. Ghi tăng........................................................................................................588.2. Phân bổ CCDC.............................................................................................59

9. Phân hệ tổng hợp.................................................................................................609.1 Chứng từ chung :...........................................................................................609.2 Kết chuyển số liệu..........................................................................................61

Chương 5: Các nghiệp vụ cần lưu ý.......................................................................621. Xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng hoặc rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ.........................................................................................................................622. Bán hàng...........................................................................................................623. Mua hàng..........................................................................................................624. Thu tiền khách hàng........................................................................................635. Trả tiền nhà cung cấp......................................................................................636. Mua tài sản cố định.........................................................................................637. Thanh lý, nhượng bán tài sản cố định...........................................................638. Tính khấu hao tài sản cố định........................................................................639. Kết chuyễn lãi, lỗ.............................................................................................64

2

Chương 6: Một số tính năng tiền ích trên VAS.....................................................651. Phân quyền sử dụng........................................................................................652. Ghi sổ theo lô....................................................................................................663. Bỏ ghi sổ theo lô...............................................................................................674. Đánh lại số chứng từ........................................................................................685. Bù trừ công nợ.................................................................................................696. Xuất, Nhập khẩu dữ liệu từ VAS...................................................................70

HƯỚNG DẪN TÍNH GIÁ THÀNH TRÊN PHẦN MỀM KẾ TOÁN VAS..........72I. Tính giá thành sản phẩm công trình, vụ việc...................................................72II. Tính giá thành sản phẩm sản xuất liên tục.......................................................85

3

LỜI MỞ ĐẦUVAS là phần mềm kế toán dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Phần mềm được

thiết kế từ nhiều phân hệ độc lập, tích hợp với nhau tạo thành một hệ thống quản trị tài chính chặt chẽ. VAS được phát triển trên nền tảng công nghệ mới nhất - Microsoft.NET, tích hợp hàng loạt những tính năng ưu việt, tự động hóa tất cả các nghiệp vụ kế toán, dữ liệu tài chính được cập nhật từng giây, là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các doanh nghiệp trong công tác hạch toán kế toán. VAS sử dụng bộ mã Unicode theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001, tuân thủ quy định của Chính phủ về việc lưu trữ và trao đổi dữ liệu.

Các sản phẩm của Công ty TNHH Phần mềm VAS đã được người dùng tín nhiệm và sử dụng. Có thể kể đến các khách hàng tiêu biểu như: Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Minh dương, Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Minh Châu, Công ty Cổ phần phân phối Hương Hà, Công ty TNHH Ngọc Sơn, Công ty cổ phần đầu từ sản xuất Xuất nhập khẩu Trường Giang,...

VAS luôn cập nhật các chế độ kế toán, tài chính mới nhất:

-  Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 hướng dẫn chế độ doanh nghiệp.-  Thông tư 133/2016/TT-BTC thay thế Quyết định 48/2006/QĐ-BTC: Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa.

-  Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 Hướng dẫn về thuế GTGT và quản lý thuế tại NĐ 12/2015/NĐ-CP ngày 12 tháng 2 năm 2015 của Chính Phủ.-  Thông tư 119/2014/TT-BTC - Hướng dẫn thủ tục hành chính về thuế-  Thông tư 138/2011/TT-BTC hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa.

-  Thông tư 156/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định số 83/2013/NĐ-CP ngày 22/07/2013 của Chính phủ.-    Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng và cung ứng dịch vụ và Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP-     Thông tư 78 hướng dẫn thi hành Nghị định số 218/2013/NĐ-CP ngày 26/12/2013 của Chính Phủ quy định và hướng dẫn thi hành Luật thuế thu nhập doanh nghiệp.-    Thông tư số 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán.

Để có thể học và sử dụng được VAS, người sử dụng cần đọc các cuốn tài liệu sau:

        Hướng dẫn cài đặt: Hướng dẫn các bước cài đặt phần mềm.

4

        Hướng dẫn sử dụng: Hướng dẫn làm thế nào để thực hiện quy trình hạch toán các nghiệp vụ kế toán trong phần mềm kế toán VAS.

Cuốn Hướng dẫn sử dụng sẽ hướng dẫn người sử dụng hạch toán nghiệp vụ kế toán doanh nghiệp bằng phần mềm kế toán VAS.

Nội dung cuốn sách này bao gồm:

-         Chương 01: Khởi động với VAS

-         Chương 02: Các tiện ích thường dùng

-        Chương 03: Khai báo danh mục và nhập số dư ban đầu

-         Chương 04: Hạch toán kế toán trên VAS

-         Chương 05: Các nghiệp vụ cần lưu ý

-         Chương 06: Phân quyền sử dụng và một số tiện ích trên phần mềm

Trong mỗi chương/phụ lục sẽ trình bày các nội dung xoay quanh vấn đề "Làm thế nào để hạch toán kế toán doanh nghiệp bằng phần mềm VAS?".

Chương 01: Trình bày các vấn đề: Khởi động phần mềm, tạo dữ liệu kế toán mới và mở dữ liệu kế toán. Đây là những công việc cần thiết khi bắt đầu làm việc với phần mềm.

Chương 02: Trình bày các thao tác mà người sử dụng thường xuyên thực hiện như: Cách sao chép để tạo nhanh các chứng từ mới; cách lọc, tìm kiếm nhanh chứng từ trong hệ thống,…

Chương 03: Trình bày cách khai báo danh mục hệ thống và cách nhập số dư ban đầu trên phần mềm.

Chương 04: Trình bày quy trình hạch toán từng phần hành kế toán trên VAS như: Kế toán Tiền mặt, Kế toán Ngân hàng, Kế toán Mua hàng, Kế toán Bán hàng… Trong từng phần hành sẽ trình bày các nội dung: Giới thiệu phân hệ, mô hình hóa hoạt động gắn với từng phân hệ, quy trình thực hiện trên phần mềm, xem và in chứng từ, sổ sách, báo cáo. Sau khi đọc xong Chương 04, người sử dụng sẽ nắm được mỗi phần hành kế toán trên sẽ xử lý các nghiệp vụ kế toán nào? ở đâu? nhập như thế nào? xem, in báo cáo như thế nào?

Chương 05: Được viết nhằm mục đích gợi ý và hướng dẫn người sử dụng trong việc hạch toán tránh việc trùng lặp khi hạch toán nghiệp vụ kinh tế.

Chương 06: Hướng dẫn người sử dụng quản trị dữ liệu kế toán của mình như: Sao lưu dữ liệu kế toán nhằm hạn chế tối đa rủi ro với dữ liệu kế toán của doanh nghiệp, phục hồi dữ liệu kế toán trong trường hợp dữ liệu kế toán đang làm việc bị hỏng không thể khắc phục được hoặc dữ liệu bị mất, đổi mật khẩu đăng nhập, phân quyền cho người dùng…

Với mong muốn sản phẩm ngày càng hoàn thiện, Công ty TNHH Phần mềm VAS rất mong nhận được các ý kiến đóng góp từ phía người sử dụng.

5

  Mọi ý kiến đóng góp xin liên hệ:

Công ty Cổ phần Phần mềm Mirai Việt Nam

Địa chỉ: Số nhà 7 Trung Kính, P. Trung Hòa, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội

Điện thoại: 02462661669 Di động : 0917207116

Email: miraisofts@gmail.com

Phần mềm kế toán VAS là phần mềm ứng dụng Công nghệ Thông tin trong lĩnh vực quản lý Tài chính - Kế toán. Khi đưa vào sử dụng, người dùng cần phải biết định hướng các công việc phải làm, quy trình và các thao tác thực hiện để đạt được mục đích của việc làm kế toán máy.

Vấn đề định hướng công việc và quy trình thực hiện các thao tác xử lý nghiệp vụ kế toán bằng phần mềm VAS sẽ được trình bày trong cuốn tài liệu này.

Để đọc và hiểu được cuốn tài liệu này, yêu cầu người sử dụng phải có một trình độ nhất định về nghiệp vụ kế toán. Khi đọc tài liệu này phải có sự đối chiếu so sánh giữa công việc của kế toán trước đây với công việc làm kế toán trên máy tính bằng VAS. Từ đó hiểu được thực chất về phần mềm kế toán VAS và đưa vào vận dụng một cách hiệu quả vào công tác kế toán của doanh nghiệp.

Thực chất với phần mềm VAS, người sử dụng chỉ cần khai báo và nhập các thông tin của nghiệp vụ kế toán, hệ thống sẽ tổng hợp lên các báo cáo kế toán liên quan... Cuốn tài liệu này sẽ giúp người sử dụng trả lời các vấn đề theo từng bước công việc và trong từng phần hành kế toán cụ thể.Đối với người sử dụng đã thành thạo về phần mềm kế toán (đã hiểu được khái niệm về kế

toán trên máy tính hoặc đã sử dụng phần mềm kế toán khác), chỉ cần đọc hiểu khái quát

quy trình thực hiện từng phần hạch toán kế toán và nắm một số chú ý đặc trưng của phần

mềm kế toán VAS.

Đối với người sử dụng đã biết sử dụng máy vi tính nhưng chưa làm kế toán trên máy tính cần phải xem qua giao diện của phần mềm kế toán VAS, sau đó đọc cuốn tài liệu này để biết được trình tự công việc phải thực hiện.

Đối với người sử dụng chưa có kiến thức cơ bản về tin học, trước khi đọc tài liệu hướng dẫn của phần mềm kế toán VAS cần phải học cách dùng chuột và cách gõ phím soạn văn bản tiếng Việt. Khi đọc tài liệu cần phải đọc kỹ từng phần, xem kỹ giao diện của phần mềm kế toán VAS. Cách tốt nhất người sử dụng nên cài đặt, dùng thử nghiệm một thời gian ngắn, vừa đọc tài liệu, vừa học và thực hành ngay với cuốn Bài tập thực hành trên máy để hiểu về phần mềm VAS.

6

Tóm lại, tùy theo khả năng nắm bắt kiến thức về phần mềm kế toán mỗi người sử dụng sẽ chọn cho mình một cách học và cách đọc tài liệu riêng sao cho việc vận dụng phần mềm kế toán VAS vào công tác tài chính kế toán có hiệu quả nhất, trong thời gian ngắn nhất.

Cuốn tài liệu này được viết nhằm mục đích cho mọi đối tượng là kế toán có thể đọc và hiểu được cách hạch toán các nghiệp vụ kế toán doanh nghiệp bằng phần mềm VAS.

Quy trình làm việc trên phần mềm

Mục (1): Tham khảo phần Tạo dữ liệu kế toán mới

Mục (2): Tham khảo phần Mở dữ liệu kế toán

Mục (3): Tham khảo phần Nhập số dư ban đầu

Mục (4): Tham khảo Chương 04

Mục (5): Tham khảo Chương 04

Mục (6): Tham khảo phần Sao lưu dữ liệu kế toán

Mục (7): Tham khảo phần Phục hồi dữ liệu kế toán

Mục (8): Tham khảo phần Kết chuyển lãi lỗ

Dưới đây Là danh mục một số phím tắt thông dụng trên phần mềm kế toán VAS:

7

8

STT Tên phân hệ/chức năng Phím tắtI. Phím tắt áp dụng tại mọi nơi trong phần mềm1 Màn hình chính Ctrl + alt + A2 Quỹ Ctrl + alt + B3 Ngân hàng Ctrl + alt + C4 Mua hàng Ctrl + alt + D5 Bán hàng Ctrl + alt + E6 Kho Ctrl + alt + F7 Thuế Ctrl + alt + G8 Tài sản cố định Ctrl + alt + H9 Công cụ dụng cụ Ctrl + alt + I10 Giá thành công trình, vụ việc Ctrl + alt + K11 Giá thành đơn hàng Ctrl + alt + L12 Giá thành sản xuất liên tục Ctrl + alt + M13 Tổng hợp Ctrl + alt + O14 Mở tệp Alt + T15 Khai báo Alt + K16 Nghiệp vụ Alt + N17 Hệ thống Alt + H18 Trợ giúp Alt + G19 Tìm kiếm Ctrl + F20 Báo cáo Ctrl + RII. Phím tắt chỉ áp dụng tại màn hình Sơ đồ quy trình của từng phân hệ1. Quỹ1.1 Phiếu thu A1.2 Phiếu chi B 1.3 Hệ thống tài khoản C1.4 Khách hàng, nhà cung cấp D1.5 Nhân viên E2. Ngân hàng2.1 Báo Có (Thu) A2.2 Báo Nợ (Chi) B2.3 Chuyển tiền C2.4 Hệ thống tài khoản D2.5 Khách hàng, nhà cung cấp E2.6 Tài khoản ngân hàng F3. Mua hàng3.1 Mua hàng A3.2 Mua dịch vụ B3.3 Trả lại hàng mua C3.4 Trả tiền nhà cung cấp D3.5 Giảm giá hàng mua E3.6 Nhà cung cấp F3.7 Vật tư hàng hóa G3.8 Kho H4. Bán hàng

9

4. Bán hàng4.1 Bán hàng A4.2 Hàng bán trả lại B4.3 Thu tiền khách hàng C4.4 Hàng bán giảm giá D4.5 Khách hàng E4.6 Vật tư hàng hóa F4.7 Kho G5. Kho5.1 Nhập kho A5.2 Xuất kho B5.3 Lắp ráp, Tháo dỡ C5.4 Kiểm kê D5.5 Chuyển kho E5.6 Vật tư hàng hóa F5.7 Kho G5.8 Đơn vị tính H6. Thuế6.1 Thuế đầu ra A6.2 Thuế đầu vào B6.3 Khấu trừ thuế C6.4 Nộp thuế D6.5 Tờ khai thuế E7. Tài sản cố định7.1 Ghi tăng A7.2 Khấu hao B7.3 Ghi giảm C7.4 Điều chỉnh D7.5 Điều chuyển E8. Công cụ dụng cụ8.1 Ghi tăng A8.2 Phân bổ B8.3 Ghi giảm C8.4 Điều chuyển D8.5 Phòng ban E8.6 Nhà cung cấp F8.7 Khai báo CCDC G8.8 Nhân viên H9. Giá thành 9.1 Đánh giá sản phẩm dở dang A9.2 Phân bổ chi phí B9.3 Nghiệm thu C9.4 Đối tượng tập hợp chi phí D9.5 Khoản mục chi phí E10. Tổng hợp10.1 Chứng từ chung A10.2 Kết chuyển số liệu B

10

III. Phím tắt áp dụng tại màn hình chứng từ/danh mục1 Thêm mới chứng từ/danh mục Ctrl + N2 Xem hoặc sửa chứng từ/danh mục Ctrl + E3 Xóa chứng từ/danh mục Ctrl + D4 Cất chứng từ Ctrl + S5 Hoãn thao tác với chứng từ Ctrl + U6 Ghi sổ chứng từ Ctrl + G7 Bỏ ghi sổ chứng từ Ctrl + B8 In chứng từ/danh mục Ctrl + P9 Đóng chứng từ Alt + F4IV. Một số phím tắt đặc biệt khác1 Trong giao diện hộp thoại nhập chứng từ, các phím tắt từ F2 -

> F10 dùng cho việc thêm nhanh các đối tượng, Kho, mặt hàng, phòng ban, nhân viên, tài khoản ngân hàng, công cụ dụng cụ, mã thống kê, tài sản cố định

11

Chương 1: Khởi động với VAS

1.Khởi động VAS

Đây là thao tác người sử dụng (viết tắt NSD) phải thực hiện hàng ngày khi bật máy tình và làm việc với phần mềm VAS

Cách khởi động phần mềm: Vào màn hình Desktop nháy đúp vào biểu tượng VAS

Sau khi cài đặt phần mềm VAS, hệ thống tự tạo biểu tượng của chương trình trên màn hình Desktop, NSD có thể khởi động chương trình bằng cách kích đúp chuột vào biểu tượng này./

2.Tạo dữ liệu kế toán

Có 2 cách để tạo dữ liệu kế toán:

- Tạo mới từ đầu: Cho phép NSD tạo ra một dữ liệu hoàn toàn mới, không có số liệu mà chỉ có một số danh mục được tích hợp sẵn như Hệ thống tài khoản, tài khoản kết chuyển, tài khoản ngầm định, Kho…Cách tạo:

- Trên giao diện chương trình chọn tệp, chọn tạo mới dữ liệu

- Sau đó chọn máy chủ mà bạn muốn tạo dữ liệu kế toán, khi đã chọn máy chủ xong ấn đồng ý. Màn hình sẽ hiện ra :

12

Trong bảng này ta sẽ đặt tên dữ liệu kế toán muốn tạo, ngày bắt đầu năm tài chính và

phương pháp tính giá vốn. Cuối cùng khi đã chọn xong, ấn thực hiện để tại dữ liệu kế

toán. Khi tạo dữ liệu thành công phần mềm sẽ có thông báo.

- Tạo dữ liệu từ năm trước: Cho phép tạo mới một CSDL mới từ CSDL cũ, NSD sẽ tận dụng được các danh mục như, Khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, vật tư hàng hóa, công cụ dụng cụ,...và số dư đầu kỳ. Cách tạo mới CSDL từ năm trước cũng tương tự như cách tạo CSDL mới từ đầu, thay vì chọn mục “ ” NSD

chọn mục “ ” , chọn dữ liệu năm trước làm cơ sở để tạo mới:

13

NSD chọn thực hiện để tạo mới CSDL.

- Mở dữ liệu kế toán: Để thực hiện được việc cập nhật số liệu kế toán, NSD cần mở CSDL đã tạo. Sau khi tạo mới thành công, NSD chọn “Tệp”/ “Mở dữ liệu”, chọn dữ liệu để đăng nhập,

14

Sau khi đăng nhập vào CSDL, sẽ xuất hiện màn hình chính của chương trình:

Phần mềm VAS được tích hợp từ 12 phân hệ tương ứng với 12 phần hành kế toán bao gồm:

-         Kế toán tiền mặt tại quỹ (Phân hệ Tiền mặt)

-         Kế toán tiền gửi ngân hàng (Phân hệ Tiền gửi Ngân hàng)

-         Kế toán mua hàng (Phân hệ Mua hàng)

-         Kế toán bán hàng (Phân hệ Bán hàng)

-         Kế toán vật tư, hàng hóa (Phân hệ Kho)

-         Kế toán thuế (Phân hệ Thuế)

-         Kế toán TSCĐ (Phân hệ TSCĐ)

15

-         Kế toán CCDC (Phân hệ CCDC)

-         Kế toán giá thành công trình, vụ việc (Phân hệ Giá thành công trình, vụ việc)

-         Kế toán giá thành đơn hàng (Phân hệ giá thành đơn hàng)

-         Kế toán giá thành sản xuất liên tục (Phân hệ giá thành sản xuất liên tục)

-         Kế toán tổng hợp số liệu lập báo cáo tài chính (Phân hệ Tổng hợp)

Chương 2: Các tiện ích thường dùng1. Sao chép chứng từ: VAS cho phép NSD Thêm nhanh một chứng từ mới với các nội dung tương tự một chứng từ khác đã có sẵn trong dữ liệu hệ thống. Chức năng này phát huy tác dụng lớn khi NSD cần sao chép một loạt chứng từ vào dữ liệu mà không cần nhiều thời gian nhập đi nhập lại.Ví dụ: Ngày 30/12/2013 tại Công ty X có phát sinh 5 nghiệp vụ thu tiền mặt. Khi đó kế toán tại Công ty X chỉ cần vào phân hệ Tiền mặt và lập một phiếu thu. Với 04

phiếu thu còn lại, chọn “ ” và sửa chứng từ được sao chép cho phù hợp để tạo thành chứng từ mới.Cách thực hiện:

Tại hộp thoại chi tiết của chứng từ được sao chép, chọn đến để thực hiện tính năng copy chứng từ.

16

Chương trình sẽ hiện ra một chứng từ mới có nội dung giống với chứng từ cũ, NSD chỉ cần sửa lại các thông tin cho phú hợp với chứng từ mới như diễn giải, số tiền…Sau đó ấn nút “Lưu” để lưu chứng từ mới

2.Thêm nhanh danh mục:

Tại màn hình nhập liệu chứng từ, phần mềm VAS cho phép NSD Thêm nhanh một danh mục khác trực tiếp tại đây mà không cần quay về chính danh mục đó để Thêm mới.Ví dụ: Khi Thêm mới một phiếu Bán hàng, Kế toán tại doanh nghiệp N phát hiện chưa khai báo thông tin cho khách hàng Y, khi đó kế toán không cần phải thoát khỏi giao diện bán hàng để về mục khai báo cho khách hàng Y mà chỉ cần thực hiện tính năng Thêm nhanh khách hàng ngay trên màn hình chứng từ bán hàng.Cách thực hiện:

- Trên màn hình chi tiết của chứng từ, tại các ô có biểu tượng “ ” (ví dụ ô Đối tượng trên màn hình bán hàng), NSD kích chuột vào biểu tượng này hoặc dung phím F2 mà không cần kích chuột vào biểu tượng “ ” nữa.

- Nhập thông tin cần thiết vào hộp thoại Thêm mới…- Nhấn nút Lưu để lưu và chọn danh mục đó cho chứng từ hiện tại.

17

3.Lọc dữ liệu

Tại màn hình danh sách chứng từ hoặc danh mục, VAS cho phép NSD tìm kiếm nhanh đối tượng bằng cách lọc dữ liệu.

Ví dụ: Tại màn hình phần Bán hàng, NSD muốn lọc dữ liệu của công ty Cp kiến trúc Phục Hưng, khi đó Kế toán chỉ cần thực hiện chức năng Lọc dữ liệu là nhanh chóng tìm đến các phiếu bán hàng cho công ty đó.

Cách thực hiện:

- Tại thanh lọc dữ liệu của màn hình danh sách chứng từ hoặc danh mục,chọn cột để nhập điều kiện lọc; ví dụ tại màn hình bán hàng, lọc đối tượng là công ty Phục Hưng như hình sau:

- Nhập từ khóa để tìm kiếm, ví dụ: Phục Hưng ( Không phân biệt viết hoa hay thường), màn hình danh sách sẽ chỉ còn lại các chứng từ có tên lọc là Phục Hưng. Kết quả trả về như hình sau:

Với màn hình danh sách khác, NSD có thể thao tác lọc dữ liệu với các cột bất kỳ như trên.

4.Tìm kiếm

VAS cho phép NSD tìm nhanh chứng từ nào đó đã được nhập vào một phân hệ bất kỳ trong hệ thống.

Cách thực hiện:

Vào menu Tiện ích/ Tìm kiếm hoặc nhấn chuột vào biểu tượng “ ” trên thanh công cụ.

18

Trên hộp thoại tìm kiếm, chọn các điều kiện tìm kiếm thích hợp

- Nhấn chuột xuống dòng dưới để Thêm các điều kiện tìm kiếm- Nhấn Xóa dòng để xóa dòng tìm kiếm cần bỏ đi- Nhấn nút “Đồng ý” để tìm chứng từ với các điều kiện đã chọn. Kết quả tìm kiểm sẽ

hiển thị ra màn hình chính của mục tìm kiếm.Từ kết quả này NSD có thể truy ngược chứng từ gốc để xem chi tiết hoặc sửa bằng cách kích đúp chuột vào dòng chứng từ tìm được.

5.Truy xuất ngược chứng từ:

VAS cho phép NSD khi mở các báo cáo có thể truy xuất lại chứng từ có sai sót hoặc kiểm tra lại chứng từ nghi vấn lỗi mà không cần phải đi đến phân hệ của chứng từ hạch toán.

Cách thực hiện:

19

Khi mở báo cáo của các phân hệ kế toán, ví dụ phân hệ tiền mặt, kế toán tại doanh nghiệp X mở báo cáo “Sổ quỹ tiền mặt”,

khi đó để mở chứng từ có nghi vấn lỗi, NSD nhấn chuột đến Số hiệu chứng từ của dòng hạch toán đó, chương trình sẽ tự động hiện ra chứng từ cần kiểm tra như hình dưới đây: ví dụ nhấn chuột vào số hiệu chứng từ 0027388, phần mềm sẽ hiện lên chứng từ cần kiểm tra lại.

20

6. Tự động cập nhật: Khi có các phiên bản cập nhật mới của phần mềm, NSD nhấn vào mục “Trợ giúp” trong giao diện phần mềm, chọn “Tự động cập nhật”, nếu có phiên bản mới phần mềm kế toán sẽ hiện ra thông báo sau:

Các bạn nhận “ ” phần mềm sẽ hiện ra một hộp thoại cập nhật, NSD chỉ cần

nhấn vào nút “ ” và đợi phần mềm cập nhật phiên bản mới, sau khi cập nhật xong phần mềm sẽ có thông báo “Cập nhật phiên bản mới thành công”. Các bạn mở lại phần mềm và nâng cấp dữ liệu lên phiên bản mới.

- Lưu ý: Các bạn nên sao lưu dữ liệu trước khi thực hiện cập nhật phần mềm.

7. Khóa sổ kỳ kế toán: Chức năng này cho phép NSD khóa lại các nghiệp vụ đã nhập liệu vào phần mềm trước ngày thực hiện lệnh khóa. Để khóa sổ các bạn nhập thời gian khóa sổ vào dòng “Ngày khóa sổ mới”.

- Ví dụ: Ngày khóa sổ mới là ngày 31/12/2017 thì tất cả các nghiệp vụ hạch toán trước ngày 31/12/2017 để sẽ không thế chỉnh sửa lại được.

Để chỉnh sửa các nghiệp vụ đã bị khóa sổ, các bạn phải vào lại mục Hệ thống / Khóa sổ kỳ kế toán và nhập ngày khóa sổ mới là thời điểm trước ngày phát sinh của nghiệp vụ muốn sửa.

- Ví dụ: bạn cần sửa lại nghiệp vụ Chi tiền phát sinh ngày 24/04/2017 trong khi phần mềm đã khóa sổ. Để bỏ khóa sổ kỳ kế toán, NSD vào “Hệ thống” chọn “Khóa sổ kỳ kế toán” nhập vào dòng ngày khóa sổ mới là thời điểm trước ngày 24/04/2017 sau đó nhấn đồng ý. Như vậy thì người sử dụng sẽ chỉnh sửa lại được các nghiệp vụ đã phát sinh trước đó.

21

Chương 3: Khai báo danh mục và nhập số dư ban đầu

1. Khai báo danh mục

1. Khai báo Khách hàng, Nhà cung cấpChọn khai báo\ Khách hàng, nhà cung cấp\ Thêm :

Điền các thông tin bắt buộc trong mục * và các thông tin bổ sung để làm rõ đối tượng. Sau khi xong phần khai báo, chọn “Lưu và Đóng” để hoàn thành khai báo hoặc “Lưu và Thêm” để tiếp tục.

* Lưu ý: Các mã đối tượng do kế toán tự đặt sao cho tiện trong việc quản lý các đối tượng đó.

2. Khai báo Phòng banKhai báo này nhằm mục đích theo dõi chi tiết các nghiệp vụ phát sinh cho từng phòng

ban trong công ty. Để Thêm mới kế toán thực hiện như cách trên, Khai báo/ Phòng ban/ Thêm

22

Điền thông tin từng phòng rồi “Lưu”.

3. Khai báo nhân viênKhai báo này dùng cho việc quản lý hoạt động của nhân viên từng phòng ban trong

công ty. Thêm mới đối tượng nhân viên rồi làm như hình dưới đây:

Điền thông tin nhân viên vào mục khai báo.

4. Khai báo KhoKhai báo Kho giúp cho kế toán biết được tình hình số lượng hàng hóa thuộc kho nào,

số lượng tồn trong mỗi kho là bao nhiêu

Để tạo ra các Kho trên phần mềm, kế toán làm theo hướng dẫn

23

5. Khai báo vật tư, hàng hóaDùng cho việc quản lý chi tiết từng loại vật tư hàng hóa trong doanh nghiệp.Để tiến

hành khai báo mới ta làm như sau:

2.5.1 Khai báo Loại vật tư, hàng hóa; Dùng cho mô hình quản lý nhiều chủng loại mặt hàng khác nhau, mỗi một chủng loại gồm các mặt hàng hóa, vật tư. Để Thêm mới loại vật tư hàng hóa , trong mục khai báo vật tư hàng hóa phần tên loại VTHH bấm chuột phải vào chữ “ tất cả” và làm như hình dưới

Khai báo tên loại xong rồi “Lưu”.

2.5.2 Khai báo vật tư, hàng hóa

Sau khi khai báo Loại vật tư, hàng hóa để tiếp tục tiến hành khai báo vật tư, hàng hóa thuộc từng loại VT, HH khác nhau thì kế toán làm như sau. Chọn Thêm mới và điền các thông tin về vật tư hàng hóa cần khai báo, trong mục “ loại VT HH” chọn đến loại mà VTHH đó thuộc, nếu VTHH đó có sử dụng Thêm một đơn vị tính khác nữa thì khai vào đơn vị chuyển đổi và khai báo tỷ lệ chuyển đổi giữa đơn vị tính đó so với đơn vị tính ban đầu. Hoàn thành khai báo xong chọn Lưu.

24

Trường hợp hàng hóa là dịch vụ thì khi khai báo cho dịch vụ mà doanh nghiệp đang

cung cấp, kế toán khai báo tương tự như phần trên nhưng sửa lại trong phần “ ” của VTHH chọn lại là “ ” sau đó lưu lại.

6. Khai báo Công cụ dụng cụDùng cho việc sử dụng, quản lý công cụ dụng cụ của các phòng ban trong công ty

Tiến hành khai báo mới trong mục Khai báo làm như sau:

Khai báo xong chọn Lưu.

7. Khai báo Tài sản cố địnhDùng cho quản lý tài sản của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động. Để tiến hành

khai báo, kế toán chọn Thêm mới, chọn tài sản cố định đó thuộc loại nào, như hình dưới

25

Khai báo xong phần “thông tin chung”, kế toán chuyển sang mục “Tính khấu hao”

Điền thông tin như hướng dẫn

Ở ô “Ngày tháng” đối với TSCĐ hình thành từ các năm trước thì khai báo đầy đủ thông tin ở các dòng từ ngày mua đến ngày tính khấu hao. Đối với TSCĐ hình thành trong năm tài chính hiện tại thì kế toán điền thông tin ở ô ngày tháng bỏ qua dòng “ ngày ghi tăng”.

Các ô khác làm như hình vẽ, về thời gian sử dụng sẽ quy đổi từ năm ra số tháng. Kế toán cần lưu ý khi khai báo tài sản cố định này, tránh nhầm lẫn.

26

8. Khai báo tài khoản ngân hàngDùng cho việc theo dõi số tiền hiện có của doanh nghiệp trong từng tài khoản ngân

hàng.

Tiến hành Thêm mới và điền đầy đủ thông tin như hình dưới

Lưu khi đã hoàn thành khai báo.

9. Khai báo Mã thống kêMã thống kê dùng cho việc theo dõi tình hình Lãi/ lỗ của từng lô hàng, hoặc từng đối

tượng mà kế toán muốn theo dõi Lãi/ Lỗ theo đối tượng đó. Hoặc có thể theo dõi các chi phí sản xuất theo từng đối tượng cần thống kê.

Để Thêm mới, kế toán làm như sau

Khai báo như hình trên và Lưu để hoàn thành.

10. Khai báo mẫu số hóa đơnDùng cho việc khai báo hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng đang sử dụng

tại doanh nghiệp, dễ dàng cho việc quản lý thuế GTGT đầu ra trong tháng. Khai báo như hình dưới:

27

Lưu để hoàn thành khai báo. Khi hoàn thành khai báo mẫu số hóa đơn , để sử dụng được số hóa đơn đã khai báo thì kế toán di chuyển chuột sang bên cạnh phần khai báo là Nghiệp vụ/ Quản lý phát hành hóa đơn/ Thông báo phát hành hóa đơn và làm như hướng dẫn:

Điền số hóa đơn sử dụng bắt đầu từ năm nay, từ số nào đến hết số hóa đơn đặt in hoặc tự in. điền các thông tin cần thiết như ký hiệu hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng… và Lưu khi hoàn thành.

2. Nhập số dư ban đầu

2.1. Nhập số dư ban đầu – Vật tư hàng hóaTrong phần này kế toán phải nhập số dư chi tiết cho từng mã đối tượng vật tư hàng

hóa đã tiến hành khai báo trước đó bằng cách: Khai báo/số dư ban đầu/Vật tư, hàng hóa, làm như hình bên dưới:

28

Hoàn thành quá trình khai báo số dư ban đầu cho vật tư hàng hóa xong thì chọn “Lưu” để lưu lại số liệu đã làm.

2.2. Khai báo Công cụ dụng cụĐể khai báo số dư đầu năm của công cụ dụng cụ , kế toán làm tương tự như khai báo

đầu kì cho vật tư hàng hóa, theo hình dưới đây

“Lưu” để lưu lại và hoàn thành khai báo số dư cho công cụ dụng cụ.

2.3. Khai báo công nợ Khai báo số dư ban đầu của công nợ nhằm mục đích theo dõi chi tiết tình hình công

nợ của Doanh nghiệp đối với từng đối tượng là khách hàng, nhà cung cấp hay các khoản tạm ứng của nhân viên. Để khai báo cho công nợ, kế toán làm như hình bên dưới

 Nhập số tiền vào cột Dư Nợ hoặc Dư Có theo từng đối tượng, đối với TK vừa chi tiết theo đối tượng vừa chi tiết theo ngoại tệ thì phải chọn Loại tiền, sau đó nhập tỷ giá và số dư tương ứng với từng đối tượng. Nhấn nút ”Lưu” để lưu số dư.

29

2.4. Khai báo số dư ban đầu phần Tài khoảnKhai báo số dư ban đầu của tài khoản là việc thực hiện kê khai số đầu kì của các tài

khoản còn lại trong bảng cân đối tài khoản, không thuộc phạm vi khai báo số dư ban đầu của 3 phần trên. Việc khai báo được thực hiện như hình dưới đấy

Khai báo xong, kế toán “Lưu” để hoàn thành khai báo.

Lưu ý:

1. Khai báo số dư cho tài khoản ngân hàng:

Cho phép NSD nhập số dư ban đầu cho tài khoản 112 có theo dõi chi tiết theo từng tài khoản được mở tại các ngân hàng khác nhau.

Nhập số dư ban đầu cho tài khoản ngân hàng: Nhập số dư trong phần số dư ban đầu của mục Tài khoản trong chương trình.

2. Số dư tài khoản theo dõi chi tiết theo đối tượng tập hợp chi phí

  Khai báo danh mục Đối tượng tập hợp chi phí: Để Thêm mới đối tượng tập hợp chi phí, NSD vào menu Danh mục\Đối tượng tập hợp chi phí, nhấn nút <<Thêm>> trên thanh công cụ, nhập các thông tin về Đối tượng tập hợp chi phí và nhấn nút ”Lưu”.

Cho phép NSD nhập số dư ban đầu cho tài khoản theo dõi chi tiết theo Đối tượng tập hợp chi phí, VD: TK 154

30

 Vào menu Nghiệp vụ\Nhập số dư ban đầu\ Tài khoản để nhập số dư chi tiết cho từng đối tượng tập hợp chi phí

  Nhập số tiền vào cột Dư Nợ chọn đối tượng tập hợp chi phí tương ứng, nhấn nút ”Lưu” để lưu số dư đầu kỳ.

3. Số dư tài khoản chi tiết theo Ngoại tệ

Cho phép NSD nhập số dư ban đầu cho các tài khoản có số dư theo đồng ngoại tệ như: USD, EUR,… (VD: TK 1112, 1122,341…)

 Cách thực hiện:

Vào menu Nghiệp vụ\Nhập số dư ban đầu\ Tài khoản

NSD chọn loại tiền, sau đó, nhập tỷ giá và số tiền vào cột Dư Nợ hoặc Dư Có tương ứng với từng tài khoản, nhấn nút ”Lưu” để lưu số dư..

Chương 4: Hướng dẫn hạch toán trên VAS

1. Phân hệ Tiền mặt:Phân hệ tiền mặt phản ánh tất cả các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến số tiền mặt hiện có của doanh nghiệp.- Thu : Thể hiện các nghiệp vụ liên quan đến bên Nợ của tài khoản tiền mặt, làm

tăng số tiền mà doanh nghiệp đang nắm giữ. - Chi: Tất cả các nghiệp liên quan được thanh toán bằng tiền mặt thì được phản ảnh

vào mục này.

31

Khi tiến hành lập phiếu thu hoặc phiếu chi, kế toán vào mục “Thu”, “Chi” tương ứng trong phân hệ tiền mặt,NSD nhấn “Thêm” và làm theo hướng dẫn sau:

Trường hợp hóa đơn có thuế GTGT, từ dòng hạch toán, kế toán nhấp chuột chọn sang dòng “Thuế”, điền đầy đủ các thông tin cần thiết mà phần mềm yêu cầu.

32

Khi hoàn thành xong, cọn “Lưu” hoặc “Ctrl + S” để hoàn thành hạch toán. Để in phiếu Thu, Chi, trên giao diện của lập chứng từ, chọn “In” hoặc nhấn tổ hợp “Ctrl+P” để in

Để theo dõi quỹ tiền mặt, chọn một trong các mẫu biểu ở cột bên phải trong phân hệ “ Tiền mặt” để biết lượng tồn quỹ tại thời điểm muốn xem.

2. Phân hệ tiền gửi ngân hàng (TGNH)Phân hệ TGNH giúp cho kế toán theo dõi, quản lý được số tiền hiện có trong tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp tại bất kỳ thời điểm nào.Dưới đây là giao diện của chương trình:

Mục “Báo Có (Thu)”: Thể hiện các hoạt động kinh tế làm phát sinh tăng số tiền hiện có của doanh nghiệp. Có thể nói là các nghiệp vụ kinh tế làm ghi Nợ tài khoản 112. Để thực hiện hạch toán nghiệp vụ trong mục Báo Có (Thu), kế toán thực hiện “Thêm” và làm như hình dưới:

33

Mục “ Báo Nợ (Chi)”: Thể hiện các nghiệp vụ làm phát sinh giảm số tiền hiện có trong tài khoản của doanh nghiệp, nghĩa là các nghiệp vụ ghi Có của tài khoản 112. Để thực hiện hạch toán trong mục “Báo Nợ (Chi)” kế toán “Thêm” và hạch toán như sau:

34

Để theo dõi TGNH, chọn một trong các mẫu biểu ở cột bên phải trong phân hệ “Tiền gửi ngân hàng” để biết lượng tồn quỹ tại thời điểm muốn xem.

3. Phân hệ Mua hàng

3.1. Hạch toán Mua hàngGiao diện của chương trình như sau:

35

Phân hệ mua hàng dùng cho việc hạch toán các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến việc mua vật tư, hàng hóa và dịch vụ của doanh nghiệp. Nói cách khác, phân hệ mua hàng liên quan đến việc ghi Nợ các tài khoản vật tư hàng hoá như: 152,153,155,156,hay mua dịch vụ.

Khi phát sinh hoạt động mua sắm hàng hóa, trong phân hệ mua hàng, kế toán chọn đến mục “Mua hàng” - > “Thêm” và làm tương tự như hình minh họa dưới đây:

Trường hợp mua hàng hóa có phát sinh chi phí cho việc mua hàng, kế toán chuyển từ dòng “tiền hàng” sang phần “Chi phí”, điền số chi phí phát sinh khi mua hàng, chọn tiêu thức phân bổ là “Số tiền” hoặc “Số lượng” và ấn “phần bổ chi phí”, hệ thống sẽ tự động phân bổ chi phí mua hàng cho các loại hàng hóa trong hóa đơn.

Để hạch toán thuế giá trị gia tăng, kế toán chuyển sang phần “Hóa đơn”, điền các thông tin trên hóa đơn vào mục tương ứng với phần mềm yêu cầu. Hoàn thành xong tất cả việc hạch toán, chọn “Lưu” hoặc tổ hợp “Ctrl+S” để hoàn thành việc hạch toán phần Mua hàng.

3.2. Mua hàng hóa là dịch vụ:Đối với hàng hóa là dịch vụ, khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng, kế toán vào phân hệ

Mua hàng -> “Mua dịch vụ” -> “ ”,điền các thông tin về nhà cung cấp, mã dịch vụ trong phần hạch toán:

36

Sang “ ” điền thuế suất của dịch vụ đó

3.3. Hạch toán trả lại hàng muaKhi có phát sinh việc trả lại số hàng đã mua, kế toán vào phần “Trả lại hàng mua” -> “Thêm” màn hình sẽ hiện bảng như sau:

37

Trong bảng này, chọn vào một trong 3 hình thức thanh toán, chọn nhà cung cấp để trả lại hàng đã mua -> Chọn hóa đơn mua, sẽ hiện lên tất cả các hóa đơn đã mua hàng của nhà cung cấp đó, như hình vẽ:

38

Chọn hóa đơn có hàng hóa được trả lại tích “ ” để chuyển hóa đơn đã chọn sang ô bên phải, hoặc “ ” để chuyển tất cả hóa đơn của nhà cung cấp đó sang bên phải của bảng trên.

Khi đã chọn được hóa đơn cần trả lại hàng, kế toán ấn vào “ ”, ở mục “Tiền hàng” đánh số lượng hàng hóa trả lại, sang tab “Thuế” chọn thuế suất của mặt hàng đó, để hoàn thành hạch toán trả lại hàng mua.

3.4. Giảm giá hàng muaDùng cho việc hạch toán số hàng hóa mua về được giảm giá. Khi hạch toán giảm giá hàng mua sẽ có giao diện sau:

Trong hình vẽ trên, chọn hình thức thanh toán, tiếp đến chọn “ ” đồng ý giảm giá bán -> Chọn hóa đơn mua như hình minh họa

39

“ ” khi đã chọn xong hóa đơn được giảm giá hàng mua.

Về dòng hạch toán, kế toán đánh số tiền được giảm tương ứng với số hàng hóa được giảm giá. Sang phần “Thuế” để đánh thuế suất cho mặt hàng được giảm giá. Nhấn Lưu để hoàn thành hạch toán cho giảm giá hàng mua.

3.5. Trả tiền nhà cung cấpHỗ trợ cho kế toán trong việc quản lý thanh toán công nợ với nhà cung cấp. Khi có phát sinh thanh toán tiền công nợ cho người bán, kế toán hạch toán trên phần mềm như sau:

“Trả tiền nhà cung cấp” -> “Thêm” , chương trình sẽ có giao diện như sau:

40

Chọn “ ” -> “Đối tượng” là nhà cung cấp -> “ ”, sau khi tích vào chọn hóa đơn, giao diện trên phần mềm sẽ liệt kê ra tất cả các hóa đơn chưa được

thanh toán của nhà cung cấp đó. “ ” thì giao diện phần mềm hiện hình ảnh như sau:

Chọn hóa đơn trả tiền sau đó ấn “ ”để hoàn thành việc lựa chọn hóa đơn để thanh toán. Đánh số tiền thanh toán vào mục “ ”để hoàn thành hạch toán, sau

41

đó “Lưu”. Kế toán có thể chuyển sang phần hạch toán để kiểm tra lại phần định khoản kế toán.

Lưu ý: Phần “Trả tiền nhà cung cấp” thích hợp với việc thanh toán số tiền trùng khớp với hóa đơn mua hàng, trong trường hợp thanh toán cho nhà cung cấp khác với số trên hóa đơn thì kế toán nên dùng phân hệ Tiền mặt hoặc Tiền gửi ngân hàng để hạch toán./

Đối với các doanh nghiệp có phát sinh chi phí cần phần bổ theo tháng cho tất các các phiếu mua hàng trong tháng đó, khi cần phân bổ chi phí mua hàng theo tháng, NSD nhấn “Nghiệp vụ” -> “Mua hàng” -> “Phân bổ chi phí mua” chương trình sẽ đi đến màn hình phân bổ chi phí mua theo tháng

NSD chọn khoảng thời gian mua hàng theo tháng và nhấn nút “ ”, chọn các hóa đơn trong tháng cần phân bổ chi phí mua hàng

4.Phân hệ Bán hàngPhân hệ bán hàng dùng cho việc hạch toán tất cả các nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ, cùng với các khoản giảm trừ, chiết khấu hay thanh toán với khách hàng.

Phân hệ Bán hàng có hình ảnh như sau:

42

4.1 Bán hàngCác hoạt động liên quan đến bán hàng và cung cấp dịch vụ đều vào phần “ Bán hàng” để hạch toán. Khi có hoạt động bán hàng phát sinh, kế toán vào phân hệ bán hàng -> “Bán

hàng” -> “ ”

Từ bảng trên, kế toán điền các thông tin cần có như “Loại hóa đơn”, “hình thức thanh toán”, Khi hoàn thành xong hạch toán phần “ ” kế toán chuyển sang phần “

”để hạch toán giá vốn. Điền các thông tin cần thiết cho phần này như “

”, “ ”, “ ”

43

Kế toán cần lưu ý, phần “ ” và “ ” thì bỏ qua. Khi muốn tính giá vốn thì

kế toán vào “ ” ở phía trên giao diện hệ thống chọn “Kho” trong phần “Kho” chọn

đến “ ”, kế toán chọn thời điểm tính giá xuất kho rồi nhấn chuột vào “ ”

hệ thống sẽ hiện lên thông báo “ ”. Như vậy phần tính giá vốn cho các loại hàng hóa bán ra đã được phần mềm tự động cập nhật giá theo phương pháp xuất kho mà kế toán đã chọn lúc ban đầu.

Hạch toán đối với việc cung cấp dịch vụ :

Đối với doanh nghiệp thuộc loại hình kinh doanh dịch vụ, khi có phát sinh doanh thu từ hoạt động cung cấp dịch vụ, kế toán từ phần Bán hàng trong phân hệ “Bán hàng” tiến hành

“ ” và làm như hướng dẫn trong phần bán hàng hóa thông thường nhưng lưu ý bỏ đi

phần chọn “ ” còn lại hạch toán như phần trên.

4.2 Hàng bán trả lạiKhi có phát sinh trường hợp khách hàng trả lại hàng hóa đã mua, kế toán hạch toán trên phần mềm như sau:

Trong phân hệ “Bán hàng” kế toán chọn đến phần “Hàng bán trả lại” và “ ” màn hình sẽ có giao diện mới như hình minh họa

44

Kế toán chọn “ ” , “ ” là khách hàng trả lại hàng hóa, sau đó

“ ” mà hàng hóa bị trả lại. Khi ấn vào mục “ ” màn hình sẽ có hình ảnh:

Chọn hóa đơn có hàng bị trả lại, mặt hàng bị trả lại sau đó dùng “ ” để chuyển một mặt hàng đã chọn hoặc “ ” để chuyển tất cả mặt hàng trong hóa đơn sang bên phải

của hình trên. “ ” để hoàn thành việc chọn hóa đơn có hàng bị trả lại. Màn hình sẽ

quay trở lại giao diện hạch toán hàng trả lại, trong mục “ ” của phần “

” điền số lượng hàng hóa bị trả lại sau đó chuyển sang “ ” chọn thuế suất của hàng bị trả lại, và chọn “Lưu” để hoàn thành hạch toán.

4.3 Hàng bán giảm giáKhi có phát sinh giảm giá hàng bán ra cho khách hàng, để hạch toán trên phần mềm, kế toán

chọn đến phần “Hàng bán giảm giá” trong phân hệ “Bán hàng” và chọn “ ” , cách làm tương tự như hạch toán hàng bán trả lại đã hướng dẫn ở phần trên nhưng trong phần

“hàng bán giảm giá” kế toán điền số tiền được giảm giá vào mục “ ” sau đó “Lưu” để hoàn thành hạch toán./

4.4 Thu tiền khách hàngKhi tiến hành thu hồi công nợ đối với khách hàng, kế toán vào phần “Thu tiền khách hàng”

trong phân hệ “Bán hàng” -> “ ”

45

Trong giao diện hạch toán, chọn “ ” -> “ ” -> “ ” thu

tiền. Ấn vào “ ” để hoàn thành việc chọn hóa đơn thu tiền. Màn hình trở lại giao

diện hạch toán, phần mềm sẽ tự động chuyển số tiền trên hóa đơn sang mục “”, trường hợp thu tiền không đúng với số trên hóa đơn thì kế toán có thể sửa lại số thu cho đúng. Khi đánh lại số tiền thu của khách hàng, chọn “Lưu” để hoàn thành hạch toán.

Lưu ý: Phần “Thu tiền khách hàng” thích hợp với việc hạch toán thu đúng số tiền trên hóa đơn. Trong trường hợp các lần thu tiền là các số không trùng với hóa đơn thì nên sử dụng phân hệ Tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng tùy theo thực tế khách hàng trả tiền bằng hình thức nào.

5. Phân hệ KhoPhân hệ Kho dùng cho việc quản lý hoạt động Nhập Xuất tồn của vật tư hàng hóa, kiểm kê số lượng vật tư hàng hóa tại mọi thời điểm.

Hình ảnh của phân hệ Kho:

Đối với doanh nghiệp thương mại kinh doanh hàng hóa thông thương: phân hệ Kho dùng cho hoạt động kiểm kê, theo dõi số lượng hàng hóa còn tồn trong kho tại thời điểm bất kỳ. Khi phát sinh hoạt động mua hàng, bán hàng, kế toán hạch toán trong hai phân hệ “Mua hàng” và “Bán hàng” chứng từ sẽ tự động sinh ra các phiếu “ Nhập kho” và “Xuất kho”. Vì vậy trong doanh nghiệp thương mại không cần hạch toán hoạt động Nhập, Xuất kho hàng hóa.

Đối với doanh nghiệp sản xuất sản phẩm:

_ Khi xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất, kế toán vào phần “Xuất kho”-> “Thêm” theo hình minh họa

46

Lưu ý: Khi xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất thì kế toán chỉ nhập số lượng xuất kho, không nhập phần đơn giá. Khi muốn tính giá xuất kho thì vào “nghiệp vụ” -> “Kho” -> “Tính giá xuất kho” như đã hướng dẫn ở phân hệ Bán hàng.

_Khi nhập kho thành phẩm hoàn thành trong sản xuất, kế toán hạch toán trong phần “Nhập kho”, cách thực hiện tương tự hình bên dưới:

Kế toán nhập số lượng thành phẩm nhập kho, về phần đơn giá sẽ tự động cập nhật trong phần tính giá thành sẽ giới thiệu ở phần dưới.

5.1 Chuyển kho:Trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều kho hàng hóa đặt tại nhiều nơi, khi có hoạt

động điều chuyển hàng hóa từ kho này sang kho khác, kế toán vào phần “Chuyển kho” để hạch toán. Cách hạch toán như hình dưới đây:

47

Chọn “Lưu” để hoàn thành hạch toán. Khi tính giá hàng hóa chuyển kho, vào phần tính giá xuất kho như đã hướng dẫn ở các phần trên

5.2 Kiểm kê: Khi muốn xác định lại số tồn kho của vật tư hàng hóa, kế toán vào phần Kiểm Kê.

Khi chọn vào phần “Kiểm kê” màn hình sẽ có giao diện:

Chọn thời điểm muốn kiểm kê hàng hóa -> “Lấy số liệu”, từ đó sẽ hiện lên tất cả các

loại vật tư hàng hóa trong thời gian tiến hành kiểm kê. Kế toán chọn “ ” để tiến hành kiểm kê. Trong trường hợp không có sai sót hệ thống sẽ hiện thông báo “

”, nếu có sai lệch giữa thực tế và số liệu trên phần mềm thì NSD điền số lượng thực tế vào cột số lượng thực tế khi đó phần mềm sẽ tự động điều chình vào các tài khoản tương ứng ở trên.

48

6. Phân hệ ThuếHình ảnh phân hệ Thuế:

Phân hệ Thuế hỗ trợ cho doanh nghiệp trong việc lập các bảng kê mua vào, bán ra của tờ khai thuế giá trị gia tăng, giúp cho người nộp thuế không phải nhập lại hóa đơn để kê khai thuế.

Để có thể lập các bảng kê thuế giá trị gia tăng, thì kế toán khi hạch toán trên phần mềm cần điền thông đủ thông tin của hóa đơn mua vào, bán ra khi hạch toán trên các phân hệ. Với hóa đơn mua vào thì cần hạch toán đầy đủ thông tin hóa đơn ở phần “

” hoặc “ ” trên các phân hệ dùng cho việc hạch toán nghiệp vụ kinh tế. Hàng hóa dịch vụ bản ra để lên được bảng kê cần lựa chọn hình thức hóa đơn GTGT thì mới hiện được số liệu trên bảng kê.

Hàng tháng đến kì kê khai thuế giá trị gia tăng, trong phân hệ Thuế chọn đối tượng lập bảng kê:

Bảng kê thuế đầu ra: Trong phân hệ Thuế chọn “Thuế đầu ra” -> “ ” -> “

” -> Tích chọn các hóa đơn cần kê khai trong tháng -> “Lưu” để hoàn thành./

49

Bảng kê thuế đầu vào: Trong phân hệ Thuế -> “Bảng kê vào” -> “ ” -> “

” -> Tích chọn các hóa đơn kê khai trong kỳ tính thuế -> “Lưu” để hoàn thành, hình minh họa:

Từ đó lập tờ khai thuế giá trị gia tăng kỳ tính thuế:

50

Phân hệ Thuế -> “Tờ khai thuế” -> “ ” -> “ ” -> “ ” -> phần mềm sẽ căn cứ vào bảng kê đã lập của kỳ tính thuế để tự động lên số liệu trên tờ khai thuế giá trị gia tăng -> “Lưu” để hoàn thành./

Trên tờ khai thuế GTGT có mục “Xuất khẩu HTKK”, đây là tính năng hỗ trợ xuất khẩu trực tiếp bảng kê và tờ khai thuế GTGT vào ứng dụng HTKK của tổng cục thuế. Để

xuất khẩu tờ khai thuế vào HTKK, NSD nhấn “ ” khi đó chương trình sẽ hiện ra hộp thoại

NSD chỉ cần chọn bảng kê phụ lục, và chọn “Đồng ý” , phần mềm sẽ xuất khảu file dữ liệu vào ứng dụng HTKK để NSD có thể nộp thuế mà ko cần phải nhập lại trên Phần mềm HTKK nữa.

51

Hàng kỳ tính thuế, NSD tiến hành khấu trừ thuế GTGT, trong phân hệ Thuế -> “

” màn hình sẽ có bảng sau:

Kế toán chọn nút “Tiếp theo” sau đó chọn nút “ ” phần mềm sẽ thông báo “

” như vậy đã hạch toán xong phần khấu trừ thuế.

Khi có phát sinh thuế GTGT phải nộp, kế toán vào phần “ ” màn hình sẽ hiện như sau:

52

Điền thông tin vào bảng hạch toán sau đó Kế toán chọn “ ” phần mềm sẽ tự động

hạch toán và hiện thông báo “ ”./

Để kết xuất các bảng kê thuế GTGT ra excel, ở góc dưới của các hộp thoại bảng kê

NSD nhấn “ ”, chương trình sẽ hiện ra hộp thoại mới, NSD chọn nơi lưu fil và đặt tên file cho bảng kê xuất khẩu ra excel. Nhấn “Save” để lưu file bảng kê excel .

7. Phân hệ Tài sản cố địnhHình ảnh phân hệ Tài sản cố định:

53

Phân hệ tài sản cố định hỗ trợ cho doanh nghiệp trong việc quản lý các loại tài sản mà doanh nghiệp đầu tư mua sắm hoặc xây dựng, quản lý tình hình sử dụng tài sản tại các phòng ban cũng như tình trạng khấu hao trong quá trình sử dụng.

7.1 Ghi tăngPhần ghi tăng dùng cho việc mua sắm tài sản cố định trong năm tài chính hiện tại. Khi

có phát sinh hoạt động mua sắm tài sản cố định, hoặc tài sản cố định hình thành từ xây dựng

cơ bản bàn giao, kế toán vào phần ‘Ghi tăng” trong phân hệ tài sản cố định và “ ”

Kế toán hạch toán tương tự như hướng dẫn trong hình trên. Đối với các chi phí liên

quan đến đưa TSCĐ vào sử dụng thì NSD nhập tổng chi phí vào cột “ ” của tab Tiền hàng đồng thờ hạch toán từng chi phí đó vào các phân hệ Tiền mặt hoặc Tiền gửi

ngân hàng theo hình thức thanh toán của NSD. Khi hạch toán xong phần “ ”

chuyển sang phần “ ” kế toán nhập các thông tin trong phần hóa đơn để từ đó lên bảng kê thuế GTGT. Chọn “Lưu” để hoàn thành phần hạch toán.

7.2 Khấu hao tài sản cố địnhĐịnh kỳ hàng tháng, kế toán trích khấu hao cho tài sản cố định đang sử dụng. Hạch toán trên phần mềm, trong phân hệ tài sản cố định, kế toán vào phần “Khấu hao” -> “Thêm” -> “Kỳ tính khấu hao”, cách làm như hướng dẫn dưới đây.

54

Chọn “Lưu” để hoàn thành hạch toán.

7.3 Ghi giảmKhi doanh nghiệp phát sinh hoạt động thanh lý tài sản cố định, căn cứ vào giá trị còn lại và mức hao mòn lũy kế của tài sản, kế toán tiến hành ghi giảm tài sản cố định hiện có tại doanh nghiệp. Hạch toán trên phần mềm kế toán, trong phân hệ TSCĐ, vào phần “Ghi giảm” -> “Thêm” -> “ngày hạch toán” -> “Mã tài sản”, định khoản bút toán ghi giảm tài sản cố định

55

Chọn “Lưu” để hoàn thành việc hạch toán ghi giảm TSCĐ.

8. Phân hệ Công cụ dụng cụPhân hệ Công cụ dụng cụ có giao diện màn hình như sau:

8.1. Ghi tăng Đối với việc ghi tang CCDC trên phần mềm, trước hết NSD cần lập phiếu Mua hàng trên phân hệ Mua hàng để nhập kho CCDC đó trước, Việc hạch toán CCDC trên phân hệ Mua hàng hoàn toàn giống với mua VTHH. Sau khi hoàn thành việc Nhập kho CCDC trên phần hệ Mua hàng, NSD dùng chức năng Ghi tăng trên phân hệ CCDC

56

NSD vào phần Ghi tang trên phân hệ CCDC, nhấn nút “Thêm” chương trình sẽ hiện ra màn hình của chức năng ghi tăng CCDC

Trong màn hình này, NSD nhấn vào “Chọn phiếu mua hàng” chương trình sẽ có màn hình mới

NSD chọn khoảng thời gian là thời gian lập phiếu mua hàng của CCDC, nhấn “Lấy số liệu”

Sau đó chọn các phiếu nhập CCDC cần xuất dùng để ghi tăng rồi nhấn “ ”

NSD chọn phòng ban, số lần phân bổ trên phiếu Ghi tăng CCDC rồi “Lưu” để lưu lại

57

8.2. Phân bổ CCDCHàng tháng, NSD tiến hành trích phân bổ giá trị CCDC vào chi phí SXKD, trong phân hệ CCDC chọn “Phân bổ” -> “Thêm” -> “Chọn kì tính phân bổ” sau đó chương trình sẽ hiện ra màn hình tình phân bổ giá trị của CCDC, NSD nhấn “Lưu” để lưu lại dữ liệu.

Để xem các báo cáo trên phân hệ CCDC, NSD mở các báo cáo nằm bên phải trên giao diện phân hệ này.

9. Phân hệ tổng hợpHình ảnh phân hệ tổng hợp:

Tổng hợp dùng cho việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế không nằm trong các phân hệ trong phần mềm kế toán.

58

9.1 Chứng từ chung :Mục “ Chứng từ khác” hỗ trợ hạch toán các nghiệp vụ khác ngoài 8 phân hệ trên:

Khi hạch toán nghiệp vụ trong phân hệ Tổng hợp, kế toán vào “Chứng từ chung” -> “Thêm” hạch toán tương tự như hình minh họa

Trường hợp có hóa đơn thuế, kế toán chuyển sang phần thuế và hạch toán tương tự như hướng dẫn về thuế của các phần trên.

9.2 Kết chuyển số liệu Phần “Kết chuyển số liệu” giúp cho kế toán xác định được kết quả kinh doanh tại thời điểm theo dõi bất kỳ. Để biết được doanh nghiệp lãi hay lỗ tại thời điểm theo dõi, kế toán vào phần “Kết chuyển số liệu” -> “Thêm” -> chọn thời gian kết chuyển, cách thực hiện như hình vẽ dưới đây

59

Chọn “Lưu” để hoàn thành khai báo.

Chương 5: Các nghiệp vụ cần lưu ý

1. Xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng hoặc rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹTrường hợp xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng hoặc rút tiền gửi ngân hàng về nhập

quỹ sẽ liên quan tới cả nghiệp vụ kế toán quỹ và kế toán ngân hàng nhưng chỉ cần một

bút toán định khoản. Vì vậy để tránh sự trùng lặp khi cả kế toán quỹ và kế toán ngân

hàng cùng thực hiện ghi sổ ở phân hệ Quỹ và phân hệ Ngân hàng, NSD nên thống

nhất việc định khoản nghiệp vụ kế toán này sẽ được thực hiện duy nhất trên phân hệ

Quỹ hay Ngân hàng.

2. Bán hàng

- Trường hợp bán hàng thu tiền ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng có liên quan đến kế toán bán hàng, kế toán quỹ, kế toán ngân hàng. VAS cho phép lập chứng từ thu tiền ngay trên phân hệ Bán hàng khi lập chừng từ bán hàng. Do đó kế toán quỹ, kế toán ngân hàng không phải lập chứng từ thu tiền (Phiếu thu, Báo Có) trên phân hệ Quỹ, phân hệ Ngân hàng.

60

- Trường hợp doanh nghiệp lập hóa đơn bán hàng đồng thời lập phiếu xuất kho thì khi lập chứng từ bán hàng (hóa đơn), VAS cho phép lập luôn phiếu xuất kho cho hàng bán trên phân hệ Bán hàng. Do đó, kế toán kho không phải lập phiếu xuất kho trên phân hệ Kho nữa. Nếu doanh nghiệp lập phiếu xuất kho trước và lập hóa đơn bán hàng sau thì việc lập phiếu xuất kho hàng bán sẽ được kế toán kho thực hiện trên phân hệ Kho còn kế toán bán hàng sẽ lập hóa đơn bán hàng trên phân hệ Bán hàng và thực hiện thao tác chọn phiếu xuất kho.

3. Mua hàng

- Trường hợp mua hàng chưa thanh toán, thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc bằng tiền gửi ngân hàng có liên quan đến kế toán kho, kế toán mua hàng, kế toán quỹ, kế toán ngân hàng. Khi lập chứng từ mua hàng, chương trình cho phép lập phiếu nhập, hóa đơn mua hàng, chứng từ thanh toán ngay trên màn hình nhập liệu Mua hàng của phân hệ Mua hàng. Do đó, kế toán kho không phải lập phiếu nhập cho hàng mua trên phân hệ kho, kế toán quỹ và kế toán ngân hàng không phải lập chứng từ thanh toán (Phiếu chi, Báo Nợ (Chi)…) trên phân hệ Quỹ và phân hệ Ngân hàng nữa.

- Trường hợp mua hàng, hàng về nhập kho nhưng chưa nhận được hóa đơn, chương

trình cũng cho phép lập chứng từ mua hàng không kèm hóa đơn ngay trên phân hệ

Mua hàng, việc nhận hóa đơn cho hàng mua cũng được thực hiện trên phân hệ Mua

hàng.

4. Thu tiền khách hàngTrường hợp thu tiền khách hàng bằng tiền mặt hoặc tiền gửi có liên quan đến kế toán

bán hàng, kế toán quỹ, kế toán ngân hàng. Do đó, để thống nhất, tránh trùng lặp khi

kế toán quỹ và kế toán bán hàng hoặc kế toán ngân hàng và kế toán bán hàng cùng

thực hiện một bút toán ghi sổ, NSD nên quy định thống nhất nghiệp vụ thu tiền khách

hàng sẽ thực hiện trên phân hệ nào. Để thuận tiện cho công tác ghi sổ kế toán, NSD

nên thực hiện nghiệp vụ thu tiền khách hàng trên phân hệ Bán hàng

5. Trả tiền nhà cung cấp- Trường hợp trả tiền nhà cung cấp bằng tiền mặt hoặc tiền gửi có liên quan đến kế toán

mua hàng, kế toán quỹ, kế toán ngân hàng. Do đó, để thống nhất, tránh trùng lặp khi

kế toán quỹ và kế toán mua hàng hoặc kế toán ngân hàng và kế toán mua hàng cùng

thực hiện một bút toán ghi sổ, NSD nên quy định thống nhất nghiệp vụ trả tiền nhà

61

cung cấp sẽ thực hiện trên phân hệ nào. Để thuận tiện cho công tác ghi sổ kế toán,

NSD nên thực hiện nghiệp vụ trả tiền nhà cung cấp trên phân hệ Mua hàng 

6. Mua tài sản cố địnhTrường hợp mua TSCĐ thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc gửi, khi lập chứng từ Ghi

tăng, chương trình cho phép lập chứng từ ghi tăng TSCĐ đồng thời cho phép lập chứng

từ thanh toán, chứng từ mua TSCĐ (hóa đơn) ngay trên màn hình nhập liệu Mua TSCĐ

và ghi tăng của phân hệ TSCĐ. Do đó, kế toán quỹ, kế toán ngân hàng không phải lập

chứng từ thanh toán (Phiếu chi, Báo Nợ (Chi)) trên phân hệ Quỹ, phân hệ Ngân hàng

nữa.

7. Thanh lý, nhượng bán tài sản cố địnhTrường hợp nhượng bán, thanh lý TSCĐ, việc ghi giảm TSCĐ được thực hiện trên

phân hệ TSCĐ, nhưng việc lập chứng từ thu tiền từ thanh lý, nhượng bán TSCĐ

(Phiếu thu, Báo Có) sẽ được kế toán quỹ, kế toán ngân hàng thực hiện trên phân hệ

Quỹ, phân hệ Ngân hàng

8. Tính khấu hao tài sản cố địnhViệc tính khấu hao TSCĐ chỉ được thực hiện một lần vào cuối tháng, do đó nếu

doanh nghiệp đã thực hiện tính khấu hao rồi nhưng có sai sót và muốn thực hiện tính

khấu hao lại thì trước khi thực hiện tính khấu hao cần phải bỏ ghi và xóa chứng từ đã

tính khấu hao, sau đó sửa các thông tin sai liên quan đến TSCĐ và thực hiện tính khấu

hao lại.

9. Kết chuyễn lãi, lỗViệc lập chứng từ kết chuyển lãi lỗ được thực hiện vào cuối kỳ, nhưng trước khi thực

hiện kết chuyển lãi lỗ cần thực hiện các bút toán cuối kỳ như tính giá xuất kho, khấu

trừ thuế, tính khấu hao TSCĐ,… Để đảm bảo cho việc xác đinh kết quả kinh doanh

được chính xác, nếu doanh nghiệp đã lập chứng từ kết chuyển lãi lỗ mà quên không

thực hiện một trong các bút toán cuối kỳ trên, hoặc muốn chỉnh sửa các chứng từ phát

sinh trên các phân hệ thì cần phải bỏ ghi và xóa chứng từ kết chuyển lãi lỗ đã lập, sau

đó thực hiện các bút toán cuối kỳ chưa được thực hiện hoặc chỉnh sửa các chứng từ đã

phát sinh trên các phân hệ rồi mới thực hiện lại việc kết chuyển lãi lỗ.

62

Chương 6: Một số tính năng tiền ích trên VAS

1. Phân quyền sử dụngTrong doanh nghiệp có nhiều người cùng sử dụng phần mềm, mỗi người có chức năng và quyền hạn khách nhau, vì vậy việc phân quyền cho từng người trong việc sử dụng phần mềm là rất cần thiếtĐể phân quyền cho người sử dụng, trong phần mềm kế toán, chọn “ ” ở phía

trên của giao diện phần mềm -> “ ” phần mềm sẽ đi vào giao điện quản lý người sử dụng.

- Trong giao diện quản lý người dùng, người quản trị tạo nhòm người dùng để phân

quyền sử dụng, cách làm như sau: Trong phần “ ” nháy chuột phải

vào chữ “ ” -> “Thêm” màn hình sẽ chuyển sang giao diện của tạo mới “

”. Trên giao diện này nhà quản trị tạo tên nhóm người dùng, phân hệ nhóm người dùng quản lý, quyền sử dụng của nhóm mới trong phân hệ như hình minh họa:

Sau khi hoàn thành việc tạo mới nhóm chọn “Lưu và Đóng” để hoàn thành hoặc “Lưu và Thêm” để tiếp tục tạo mới nhóm người dùng tiếp theo.

Tạo mới nhóm người dùng xong, nhà quản trị tạo tên đăng nhập cho nhóm người dùng đó. Trong giao diện

63

quản lý người dùng chọn “Thêm” ở phía trên màn hình, phần mềm sẽ chuyển sang giao điện tạo mới tên đăng nhập phần mềm. Trong giao diện tạo mới tên đăng nhập, nhà quản trị tạo “

” -> “ ” -> “Xác nhận lại mật khẩu” -> “Nhóm” – chọn nhóm người dùng đã tạo mới ở trên. Hình minh họa tạo mới tên đăng nhập:

Chọn “Lưu và Đóng” khi không tạo thêm tên đăng nhập hoặc “Lưu và Thêm” để tiếp tục tạo mới.

Như vậy những người dung cùng một nhóm sẽ có quyền ngang nhau.

2. Ghi sổ theo lôTính năng “Ghi sổ theo lô” dùng cho trường hợp người dùng không kiểm tra hết được các chứng từ phát sinh đã ghi sổ hết hay chưa. Vì vậy tính năng này giúp cho người sử dụng có thể ghi sổ hết các chứng từ trong một khoảng thời gian xác định. Để mở tiện ích “Ghi sổ theo lô” kế toán vào “Tiện ích” -> “Ghi sổ theo lô”, màn hình sẽ hiện giao diện

64

Người dùng chọn khoảng thời gian muốn ghi sổ theo lô, chọn thời gian xong ấn vào “

” để chương trình tự động ghi sổ các chứng từ phát sinh trong khoảng thời gian đã chọn.

Phần mềm sẽ hiện thông báo “ ” khi hoàn thành.

3. Bỏ ghi sổ theo lôTính năng này ngược lại với tiện ích “Ghi sổ theo lô”. Khi muốn bỏ ghi sổ các chứng từ phát sinh trong một khoảng thời gian nhất định thì dùng tiện ích này. Để thực hiện người sử dụng vào phần “Tiện ích” -> “Bỏ ghi sổ theo lô”

Chọn khoảng thời gian muốn bỏ ghi sổ, ấn “Thực hiện”, phần mềm sẽ tự động bỏ ghi sổ tất cả các chứng từ phát sinh trong khoảng thời gian đã chọn và hiện thông báo sau

65

4. Đánh lại số chứng từTiện ích này dùng cho việc sắp xếp lại số hiệu của các chứng từ trong các phân hệ. Để mở tính năng này trong phần mềm, kế toán vào “Tiện ích” -> “Đánh lại số chứng từ”

Chọn chứng từ để thực hiện đánh lại hoặc “Chọn tất” để đánh lại toàn bộ số chứng từ

trong tất cả phân hệ. Sau đó ấn “ ” để phần mềm đánh lại số hiệu cú chứng từ nghiệp vụ.

5. Bù trừ công nợTính năng này áp dụng cho đối tượng vừa là khách hàng, vừa là nhà cung cấp của doanh nghiệp. Khi có hoạt động mua, bán hàng hóa với đối tượng này, để tiến

66

hành bù trừ công nợ, trong phần mềm, người sử dụng vào “ ” -> “

” -> “ ” , phần mềm sẽ hiện hình ảnh :

Chọn thời gian tiến hành bù trừ công nợ, sau đó chọn “ ”, phần mềm sẽ tự động lấy số liệu của các đối tượng vừa là khách hàng, vừa là nhà cung cấp của doanh nghiệp,

người sử dụng chọn các đối tượng cần bù trừ công nợ với nhau, sau đó “ ” để phần mềm tự động hạch toán:

Xuất, Nhập khẩu dữ liệu từ VAS

67

Tính năng này cho phép NSD có thế xuất khẩu dữ liệu từ trong phần mềm để nhập só liệu đã xuất vào một dữ liệu khác. Tính năng này rất hữu ích dối với các doanh nghiệp đang sử dụng dữ liệu nội bộ và dữ liệu Thuế tách riêng, hoắc áp dụng cho mô hình doanh nghiệp có các chi nhánh.

- Xuất khẩu dữ liệu từ VAS: Khi xuất kháu dữ liệu, NSD vào mục “Tiện Ích” chọn “Xuất khẩu từ VAS” phần mềm sẽ hiện ra hộp thoại xuất khẩu

NSD chọn một trong 3 danh mục cần xuất khẩu gồm: Danh mục, Chứng từ và số dư ban đầu. Riêng đối với xuất khẩu từ “Chứng từ” NSD phải chọn khoảng thời gian xuất dữ liệu từ trong phần mềm, các loại chứng từ xuất khẩu

Sau khi chọn xong NSD nhấn vào “ ” sau đó các bạn chọn nơi lưu file xuất khẩu, phần mềm sẽ báo xuất khẩu dữ liệu thành công.

- Nhập khẩu dữ liệu vào VAS: Để nhập khẩu lại file dữ liệu đã xuất ra, NSD nhấn vào mục “ Tiện Ích” chọn “Nhập khẩu từ VAS”, trong phần nhập khẩu cũng bao gồm 3 phần tương tự như trong Xuất khẩu dữ liệu. Các bạn chọn một trong 3 phần, sau đó nhấn vào đường dẫn để chọn file cần nhập khẩu,

Sau đó NSD tìm đến nơi lưu file đã xuất khẩu từ VAS , chọn file và sau đó nhấn “

” phần mềm sẽ nhập khẩu lại các số liệu có trong file đã xuất ra. Khi nhập khẩu xong phần mềm sẽ thông báo nhập khẩu dữ liệu thành công.

68

HƯỚNG DẪN TÍNH GIÁ THÀNH TRÊN PHẦN MỀM KẾ TOÁN VAS

I. TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM CÔNG TRÌNH, VỤ VIỆC- Bước 1: Khai báo sản phẩm công trình, vụ việc.

Chọn “ Khai báo “ -> “ Thành phẩm” - > “ Thêm”, làm như hình dưới:

Hoàn thành khai báo chọn “ Lưu và đóng “ hoặc “ Lưu và thêm “ để kết thúc hay tiếp tục

thêm mới.

- Bước 2: Khai báo đối tượng tập hợp chi phí cho công trình, vụ việc

Đi đến phân hệ giá thành công trình, vụ việc -> Đối tượng tập hợp chi phí:

69

Trong “ Đối tượng tập hợp chi phí “ chọn “ Thêm” (Ctrl + N) và làm theo hướng dẫn sau:

Hoàn thành khai báo chọn “ Lưu và đóng “.

Tập hợp chi phí cho công trình, vụ việc

1. Tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:

+ Trường hợp 1: Xuất kho nguyên vật liệu cho công trình:

Đi đến phân hệ “ Kho “ -> “ Xuất kho “ -> “ Thêm “ rồi thực hiện như sau:

70

Trên dòng hạch toán nguyên vật liệu, di chuyển sang bên phải đến cột “ Mục đích xuất”

chọn “ xuất dùng “ , “ Khoản mục chi phí” chọn “ Nguyên vật liệu trực tiếp” ; “ Đối

tượng tập hợp chi phí “. Hoàn thành việc xuất kho chọn “ Lưu “.

+ Trường hợp 2: Mua hàng chuyển thẳng đến công trình không qua kho

Chuyển đến phân hệ “ Mua hàng “ hạch toán nợ tk 154 có 331 hoặc 111:

Di chuyển đến cột “ Khoản mục chi phí “ , “ Đối tượng tập hợp chi phí “ và nhập thông

tin cho 2 cột này.

Hoàn thành xong việc hạch toán chọn “ Lưu “.

2. Tập hợp chi phí nhân công trực tiếp

Khi tiến hành tính lương cho công nhân xây dựng trong tháng, Kế toán tiến hành hạch

toán trên phần mềm như sau:

- Đi đến phân hệ “ Tổng hợp “ -> “ Chứng từ chung “ -> “ Thêm “, tính lương cho từng

đối tượng tập hợp chi phí như hình sau:

71

Chọn “ Khoản mục chi phí “ và “ Đối tượng THCP “ tương ứng.

+ Doanh nghiệp trích BHXH, BHYT BHTN cho công nhân, Kế toán tiến hành “ Thêm” ở

“ Chứng từ chung”, tiến hành hạch toán: Nợ 154 Có 338

Chọn “ Khoản mục chi phí “ ; “ Đối tượng THCP “ tương ứng.

3. Tập hợp chi phí máy thi công

Ở phần này kế toán hạch toán các khoản chi phí liên quan đến việc sử dụng máy thi công

cho công trình, vụ việc. Tập hợp chi phí máy thi công qua tài khoản 154 :

Nợ TK 154

Có TK liên quan

72

Chọn “ Khoản mục chi phí” , “ Đối tượng THCP “ tương ứng.

Cuối cùng tiến hành “Lưu” .

Tương ứng với các “ tài khoản liên quan “ đối ứng với bên Nợ của TK 154 mà kế toán

hạch toán trong các phân hệ phù hợp với TK đó.

4. Tập hợp chi phí sản xuất chung

Chi phí sản xuất chung là các chi phí không thể xác định một cách chi tiết chi phí đó thuộc

đối tượng công trình, vụ việc nào.

Khi tiến hành hạch toán chi phí sản xuất chung trên phần mềm, phương pháp hạch toán

như sau: Nợ TK 154 Có 111 hoặc 112

Chọn đến “ Khoản mục chi phí “ -> “ Chi phí sản xuất chung” . Bỏ qua cột “ Đối

tượng tập hợp chi phí “.

73

* Chú ý: Trong trường hợp nguyên vật liệu không dùng hết tiến hành nhập lại kho,

tiến hành hạch toán như sau:

Đến phân hệ Kho -> “ Nhập kho “ -> “ Thêm” như hình dưới đây:

Khoản mục chi phí chọn là NVLTT,

Lưu ý:

Đối với Doanh nghiệp thực hiện hạch toán trên thông tư 200, ngoài việc thực hiện

theo hướng dẫn ở trên theo đúng thông, trước khi tính giá thành cần kết chuyển số liệu

từ các tài khoản đầu 62 sang tài khoản 154. Để làm được điều này trên phần mềm,

NSD vào “Nghiệp vụ” -> “Giá thành” -> “Kết chuyển chi phí” -> ‘Thêm” -> chọn

thời gian kết chuyển chi phí , NSD nhấn “Lưu” để lưu lại số liệu

Xác định giá thành cho sản phẩm công trình, vụ việc:

Sau khi tập hợp xong các loại chi phí, đi đến phân hệ giá thành công trình, vụ việc:

Bước 1: Tiến hành đánh giá sản phẩm dở dang cuối kì

74

Vào phần “ Đánh giá SP dở dang” -> “ Thêm “ -> “ Kì tính giá “ -> “ trị giá dở dang

cuối kì” cho từng công trình, vụ việc -> “ Lưu “.

Bước 2: Phân bổ chi phí

Trong phần “ Phân bổ chi phí “ -> “ Thêm “ -> “ Kì tính giá thành “ - > “ Tiêu chuẩn

phân bổ “ - > “ Phân bổ chi phí “ - > “ Lưu “ :

Bước 3: Nghiệm thu

Trong phần “ Nghiệm thu “ - > “ Kì tính giá thành “ - > “ Lấy số liệu “ - > Tích vào

cột Nghiệm thu - > “ Nghiệm Thu “

Vào phân hệ tổng hợp - > “ Chứng từ chung “ để kiểm tra chứng từ nghiệm thu được

sinh ra.

II. Tính giá thành sản phẩm sản xuất liên tục- Bước 1: Khai báo tên sản phẩm sản xuất:

Chọn “ Khai báo “ -> “ Thành phẩm” - > “ Thêm”, làm như hình dưới:

75

Hoàn thành khai báo chọn “ Lưu và đóng “ hoặc “ Lưu và thêm “ để kết thúc hay tiếp tục

thêm mới.

- Bước 2: Khai báo đối tượng tập hợp chi phí cho sản xuất

Đi đến phân hệ giá thành sản xuất liên tục -> Đối tượng tập hợp chi phí:

Trong “ Đối tượng tập hợp chi phí “ chọn “ Thêm” (Ctrl + N) và làm theo hướng dẫn sau:

76

Hoàn thành khai báo chọn “ Lưu và đóng “.

PHƯƠNG PHÁP TÍNH GIÁ THÀNH SẢN XUẤT LIÊN TỤC

Tập hợp giá thành sản phẩm sản xuất liên tục

1. Tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:

+ Trường hợp 1: Xuất kho nguyên vật liệu cho công trình:

Đi đến phân hệ “ Kho “ -> “ Xuất kho “ -> “ Thêm “

Trên dòng hạch toán nguyên vật liệu, di chuyển sang bên phải đến cột “ Mục đích xuất”

chọn “ xuất dùng “ , “ Khoản mục chi phí” chọn “ Nguyên vật liệu trực tiếp” ; “ Đối

tượng tập hợp chi phí “. Làm theo hướng dẫn :

77

Cuối kì tập hợp chi phí tính giá thành thì tính giá cho sản phẩm xuất kho như hướng dẫn ở

phần phân hệ Kho ở phần trên.

+ Trường hợp 2: Mua hàng chuyển thẳng đến công trình không qua kho

Chuyển đến phân hệ “ Mua hàng “ hạch toán tương tự như giá thành theo công trình vụ

việc. Di chuyển đến cột “ Khoản mục chi phí “ , “ Đối tượng tập hợp chi phí “ nhập

thông tin tương ứng. Hoàn thành xong việc hạch toán chọn “ Lưu “.

2. Tập hợp chi phí nhân công trực tiếp

Khi tiến hành tính lương cho công nhân sản xuất trong tháng, Kế toán tiến hành hạch toán

trên phần mềm như sau:

- Đi đến phân hệ “ Tổng hợp “ -> “ Chứng từ chung “ -> “ Thêm “, tính lương cho từng đối

tượng tập hợp chi phí và chọn “ Khoản mục chi phí “ và “ Đối tượng THCP “

+ Doanh nghiệp trích BHXH, BHYT BHTN cho công nhân, Kế toán tiến hành “ Thêm” ở

“ Chứng từ chung”, tiến hành hạch toán, chọn “ Khoản mục chi phí “ ; “ Đối tượng

THCP”

3. Tập hợp chi phí sản xuất chung

Chi phí sản xuất chung là các chi phí không thể xác định một cách chi tiết chi phí đó thuộc

đối tượng công trình, vụ việc nào.

Khi tiến hành hạch toán chi phí sản xuất chung trên phần mềm, phương pháp hạch toán

như sau:

1. Lập phiếu chi

78

Chọn đến “ Khoản mục chi phí “ -> “ Chi phí sản xuất chung” . Bỏ qua cột “ Đối

tượng tập hợp chi phí “.

* Chú ý: Trong trường hợp nguyên vật liệu không dùng hết tiến hành nhập lại kho,

tiến hành hạch toán như sau:

Đến phân hệ Kho -> “ Nhập kho “ -> “ Thêm” như hình dưới đây:

Lưu ý:

Đối với Doanh nghiệp thực hiện hạch toán trên Thông tư 200, ngoài việc thực hiện

theo hướng dẫn ở trên theo đúng thông tư, trước khi tính giá thành cần kết chuyển số

liệu từ các tài khoản đầu 62 sang tài khoản 154. Để làm được điều này trên phần

mềm, NSD vào “Nghiệp vụ” -> “Giá thành” -> “Kết chuyển chi phí” -> ‘Thêm” -

> chọn thời gian kết chuyển chi phí , NSD nhấn “Lưu” để lưu lại số liệu

79

Xác định giá thành sản phẩm sản xuất liên tục

Sau khi tập hợp xong các loại chi phí, đi đến phân hệ giá thành sản xuất liên tục:

Bước 1: Tiến hành đánh giá sản phẩm dở dang cuối kì

Vào phần “ Đánh giá SP dở dang” -> “ Thêm “ -> “ Kỳ tính giá “ -> “ trị giá dở dang

cuối kì” cho từng công trình, vụ việc -> “ Lưu “.

Bước 2: Phân bổ chi phí

Trong phần “ Phân bổ chi phí “ -> “ Thêm “ -> “ Kì tính giá thành “ - > “ Tiêu chuẩn

phân bổ “ - > “ Phân bổ chi phí “ - > “ Lưu “ .

Bước 3: Nhập kho sản phẩm hoàn thành trong kì tính giá :

Vào phân hệ Kho -> “ Nhập kho “ -> “ Thêm “ -> theo hướng dẫn.

Đi đến cột “ Đối tượng THCP “ và chọn đối tượng tương ứng với sản phẩm nhập kho

Bước 4: Tính giá thành

Mở mục “ tính giá thành “ -> “ kì tính giá thành “ -> “ Lấy số liệu “ -> “ Cập nhật giá “

Đi đến phân hệ Kho -> “ Nhập kho “ mở nghiệp vụ nhập kho sản phẩm để kiểm tra lại giá

thành nhập kho sản phẩm hoàn thành.

80