MEETING MANAGEMENT

  • View
    71

  • Download
    0

Embed Size (px)

DESCRIPTION

MEETING MANAGEMENT. Khoirul Hasyim STKIP PGRI Jombang 2011. Pengertian . Pertemuan yang direncanakan untuk menghasilkaan suatu kesepakatan. PENGAMBILAN KEPUTUSAN. MEETING MANAGEMENT. Tahap Penyusunan Model Proses Pengambilan Keputusan. Studi Lingkungan. - PowerPoint PPT Presentation

Text of MEETING MANAGEMENT

Slide 1

MEETING MANAGEMENTKhoirul Hasyim STKIP PGRI Jombang 2011

Pengertian Pertemuan yang direncanakan untuk menghasilkaan suatu kesepakatan

PENGAMBILAN KEPUTUSANMEETING MANAGEMENT

Tahap Penyusunan Model Proses Pengambilan KeputusanStudi LingkunganFormulasi dari Representasi MasalahPenyusunan Formulasi dalam Simbol MatematikTujuan Pembuatan Model dalam Proses Pengambilan KeputusanMenentukan Tujuan dan asumsi dengan tegasMengidentifikasi Variabel keputusan yang mempengaruhi tujuan Mengidentifikasi dan mencatat interaksi yang relevan antar variabel keputusanMencatat Kendala dan nilai variabel yang diasumsikanSpektrum Situasi Keputusan1. Keputusan Terstruktur. Terprogram

2. Keputusan Semi Terstruktur/ Semi Terprogram

Jenis Keputusan vs Tingkatan ManajerialFirst-Line Manager MiddleManager Top Manager TidakTerstrukturTerstrukturSemiTerstruktur

Sumber : RHMJENIS KONDISI MASALAHKondisi Pasti (Certainty)Kondisi Resiko (Risk)Kondisi Tak Pasti (Uncertainty)

GAYA PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Decisive StyleFlexible StyleHierarchical StyleIntegrative StyleSystematicStyleSIX THINKING HATS

RAPAT YANG EFEKTIF Peraturan Rapat / Tata tertibPenanganan Acara Rapat Peran dan fungsi setiap yang terlibatProses pengambilan keputusanAktivitas Sebelum Rapat Peranan Saat Rapat Berlangsung Aktivitas Pasca Rapat

PERAN PEMIMPIN Aktivitas Pemimpin Rapat Sebelum RapatMerumuskan Tujuan dan Sasaran RapatMenetukan Agenda Rapat yang JelasMenentukan Jadwal yang JelasMengirim Agenda Kepada PesertaMengirim Informasi PendukungMempersiapkan Laporan Rapat

Peranan Saat Rapat Berlangsung-1Memulai Rapat Tepat WaktuPastikan Kehadiran peserta Sah untuk Mengambil Kesepakatan (Quorum)Meninjau Ulang Agenda RapatMengontrol jalannya rapat agar pembicaraan tetap terfokus pada masalahPeserta Untuk Aktif dalam Rapat (Partisipasi)

Peranan Pemimpin Rapat-2Mengemukakan masalah yang akan dibahas secara jelasMemberikan kesempatan seadil-adilnya kepada peserta untuk memberikan pemikiran pada masalah yang dibahas.Menetralisir keadaan jika pembicaraan telah mengarah kepada konflikMelakuakan pendekatan agar konflik tersebut dapat diselesaikan.Memancing peserta untuk tetap berminat kepada jalannya persidanganMenjaga agar pembicaraan terus majuPeranan Saat Rapat Berlangsung-3Mengarahkan untuk mengambil keputusanMenyimpulkan keputusanMembuat Rencana Aksi (follow up)Merancang agenda untuk pertemuan berikutMengevaluasi Jalannya Rapat

Aktivitas Pasca RapatMendistribusikan Notulen/Risalah RapatMengarsip Keseluruhan Dokumen RapatMengontrol Pelaksanaan Keputusan RapatBEBERAPA MASALAH DALAM PENYELENGGARAAN RAPATMenyudahi Rapat Tepat WaktuTidak dapat membuat KeputusanPeserta yang dominan Peserta yanng pasifKeputusan yang dimentahkan kembali Berkutat pada masalah spele bukan yang utamaKetidak hadiran orang yang berperan Peranan Peserta Rapat Aktif memberikan kontribusi pemikiranMengemukakan pendapat seijin pemimpin rapatBerpendapat dgn tepat, tegas dan penuh retorikBerpendapat secara meyakinkan Mengengar pendapat orang lain dengan penuh perhatianMemotong pembicaraan atau menyanggah dengan sopan dan bijaksana Semua proses harus seijin pimpinan rapat.Berusaha untuk memahami pandangan orang lain. BEBERAPA PETUNJUK PRAKTISClarifying aims and purposesCreating an actionable agendaAllotting time for topicsGetting started on timeEnding on timeAgree on ground rulesAssigning key meeting rolesCreating a visual recordEvaluating your meetings periodically HAL-HAL YANG PERLU DIHINDARI Kehadiran yang tidak perluKurang PersiapanTaktik yang burukKomunikasi yang tidak efektifMasalah-masalah pribadiKesalahan prosedural Most meetings need people playing four rolesLeader convenes the meetingFacilitator keeps discussion and decision-making process moving alongRecorder takes notes on paper, laptop or on flip chartsTimekeeper reminds leader when time almost up for a given item.

PENUTUPRapat yang efektif diukur pencapain target dari rapat tersebutKeberhasilan ditentukan oleh pemimipin dan partisipasi anggotaPeranan Pemimpin mulai dari persipan, pelaksanaan sampai monitor hasil keputusanKemampuan mengelola rapat akan menghasilkan keputusan yang produktif, efektif dan implementatif

Recommended

View more >