mekanisme keluhan pekerja

8/16/2019 mekanisme keluhan pekerja

1/7


2/7

Mekanisme Keluhan Pekerja

TPI-MN-Kebijakan-10

Rev. 00

Halaman 2 dari 7

Pendahuluan

Keluhan didefinisikan sebagai masalah yang nyata atau dirasakan yang dapat memberikan alasan

untuk mengajukan pengaduan. Keluhan buruh adalah isu yang dikemukakan oleh anggota tenagakerja proyek tentang, misalnya, kondisi kerja, kesehatan dan keselamatan, tidak membayar upah,

perlakuan tidak adil, atau hubungan dengan manajer dan pekerja lainnya. Sebagai kebijakan umum,

TEP akan bekerja secara proaktif untuk pencegahan keluhan dengan pengelolaan yang baik

terhadap tenaga kerja dan kondisi kerja serta pemantauan yang cermat terhadap kontraktor dan sub-

kontraktor yang diharapkan akan membahas isu-isu potensial sebelum menjadi keluhan.

Pengelolaan keluhan pekerja adalah tanggung jawab manajer proyek dan manajer/petugas sumber

daya manusia (SDM). TEP memiliki mekanisme keluhan masyarakat yang terpisah yang berkaitan

dengan keluhan tentang lingkungan dan kinerja sosial proyek.

Prosedur yang terkandung dalam dokumen ini akan dijelaskan kepada semua personil konstruksi

selama proses induksi dan selama program pelatihan, khusus bagi pekerja yang sudah ada untuk

memastikan pekerja memahami hak-hak mereka dan tahu bagaimana untuk mengajukan keluhan.

Bagian di bawah ini mempertimbangkan kerahasiaan dan anonimitas serta proses penyelesaian

keluhan Proyek.

1. Persyaratan Umum, Kerahasiaan dan Anonimitas

Keluhan dapat diajukan oleh setiap anggota staf tanpa takut akan hukuman (yaitu pemberhentian,

skorsing, penurunan pangkat, daftar hitam, atau pemindahan). Untuk mencegah dan mengelola

keluhan buruh TEP dan Kontraktor berkomitmen untuk :

■ Menegakkan Komitmen Proyek tentang hak-hak pekerja■ Menegakkan hukum ketenagakerjaan setiap saat■ Menyediakan lingkungan kerja yang bebas dari segala bentuk pelecehan, khususnya pelecehan

seksual, intimidasi atau gangguan■ Mempromosikan budaya kerja yang mengakui keragaman nilai dan rasa hormat■ Menyediakan fasilitas akomodasi tenaga kerja dan jasa yang memenuhi standar konstruksi

IFC/EBRD, memastikan lingkungan tempat tinggal yang menyenangkan, sehat, bersih dan amandengan kenyamanan dan fasilitas kesehatan yang relevan dengan sistem manajemen yanglengkap

■ Memastikan semua pekerja menyadari Mekanisme Keluhan Tenaga Kerja ini■ Formulir Keluhan Tenaga Kerja siap diakses sehingga proses untuk penyimpanan keluhan bisa

terjaga kerahasiaannya dan memungkinkan karyawan mengajukan keluhan tanpa sepengetahuanrekan kerjanya

Proyek bertujuan untuk melindungi kerahasiaan seseorang ketika diminta dan akan menjamin

anonimitas dalam laporan tahunan. Setiap individu akan dimintai izinnya untuk pengungkapan identitas

mereka jika diperlukan. Penyelidikan dilakukan dengan cara yang santun terhadap pihak yang

dirugikan dengan prinsip kerahasiaan. Pihak yang dirugikan harus mengetahui bahwa mungkinterdapat situasi dimana pengungkapan identitas diperlukan dan Proyek mempertimbangkan situasi ini

untuk dilihat apakah pihak yang dirugikan berkeinginan untuk melanjutkan kegiatan penyelidikan dan

penyelesaian masalah.

2. Penerapan Mekanisme Keluhan Pekerja

TEP akan menghimbau para kontraktornya untuk menyediakan mekanisme keluhan tenaga kerja

mereka sendiri dan bertanggung jawab untuk pemeriksaan mereka guna memastikan keabsahan,

aksesibilitas,yang terprediksi, adil dan kompatibel dengan hak-hak mereka. Meskipun demikian, sesuai


3/7


TPI-MN-Kebijakan-10

Rev. 00

Halaman 3 dari 7

dengan persyaratan IFC, Mekanisme Keluhan Tenaga Kerja yang disiapkan oleh TEP akan tersedia

untuk semua pekerja proyek, baik yang dipekerjakan secara langsung atau yang bekerja untuk

kontraktor. Hal ini akan memastikan akses kepada mekanisme pengaduan bagi semua pekerja dan

akan membantu TEP dalam memantau seberapa baik kontraktor menegakkan hak-hak pekerja proyek.

4. Tahap Keluhan Pekerja dan Jangka Waktu

Hirarki penyelesaian keluhan tenaga kerja berikut ini akan diikuti dengan kasus-kasus di mana keluhan

tenaga kerja terjadi. Disini disediakan tahapan untuk membantu mengatasi potensi kerumitan dan

melibatkan tingkat manajemen yang tepat. Hal ini bertujuan untuk menangani masalah dengan segera,

menggunakan proses yang dapat dipahami dan transparan yang memberikan umpan balik tepat waktu

kepada yang bersangkutan, tanpa retribusi apapun. Sebuah diagram yang menunjukkan proses dan

waktu dapat dilihat pada Bagan 1.

4.1. Tahap 0 – Prosedur Informal

Jika memungkinkan, keluhan perorangan sebaiknya diselesaikan pada tingkat informal antar

individu dengan orang yang terlibat atau dengan manajer lini karyawan. Jika keluhan berkaitan

dengan manajer lini, maka manajer dari manajer lini harus secara informal dilibatkan. Apabila

pembahasan tersebut tidak menyelesaikan masalah, prosedur yang lebih formal berikut akan

dilaksanakan (Tahapan 1A, 1B, 2 dan 3, yang mana dapat diterapkan). Mekanisme keluhan

tenaga kerja ini tidak menutup kemungkinan penggunaan kotak saran, pembicaraan tentang

keamanan atau rapat staf dimana para pekerja secara informal dapat mengangkat isu-isu

pekerjaan untuk pertimbangan dan penyelesaian oleh manajemen.

4.2. Tahap 1

Untuk karyawan TEP, prosedur Tahap 1 yang ditetapkan di bawah ini harus dipatuhi. Bagi

karyawan kontrak, Tahap 1 diperlukan sejalan dengan mekanisme/prosedur keluhan tenagakerja perusahaan mereka sendiri. Bagi karyawan kontrak yang bekerja untuk perusahaan tanpa

mekanisme pengaduan tenaga kerja mereka sendiri atau yang mekanisme prosedurnya belum

disetujui oleh TEP, prosedur yang ditetapkan di bawah ini harus dipatuhi. Pekerja dapat memilih

untuk mengikuti tahap 1A atau 1B tergantung pada tingkat keburukan masalah dan / atau

keinginan mereka untuk tetap anonim.

Tahap 1A - Penggunaan Kotak Komentar

Karyawan akan menyampaikan perihal keluhan menggunakan formulir di bawah. Mereka boleh

mencantumkan nama, atau bisa memilih untuk tetap anonim jika diinginkan. Formulir yang telah

dilengkapi dimasukkan ke dalam kotak komentar yang telah disediakan oleh TEP di lokasi

konstruksi, di tempat hunian dan fasilitas istirahat. Seorang wakil dari TEP akan mengumpulkan

formulir setiap hari, atau setiap dua-tiga hari jika perlu dan meneruskannya ke manajer SDM.

Manajer SDM akan meninjau isi formulir, menyelidiki kasus ini dan memberikan tanggapan

tertulis kepada pekerja yang dirugikan, atau informasi untuk menyelesaikan keluhan pada papan

pengumuman staf jika pekerja ingin tetap anonim. Jika pekerja tidak puas dengan hasilnya,

mereka dapat memilih untuk melanjutkan masalah ini dengan mengikuti Tahap 1B.


4/7


TPI-MN-Kebijakan-10

Rev. 00

Halaman 4 dari 7

Tahap 1B - Rapat Formal dengan Perusahaan

Karyawan wajib meminta secara tertulis untuk pengajuan rapat formal untuk penyampaian

keluhan menggunakan formulir di bawah. Untuk Tahap 1B, diskusi keluhan diadakan antarakaryawan dan Petugas SDM perusahaan, bagi karyawan TEP atau antar karyawan dan Manajer

SDM bagi karyawan kontrak. Jika perusahaan karyawan kontrak tidak memiliki Manajer SDM,

maka manajer proyek akan memfasilitasi pertemuan tersebut. Jika keluhan tersebut melibatkan

orang yang akan ditemui saat pertemuan formal, maka seorang manajer alternatif pada tingkat

yang sama akan dilibatkan. Seorang pegawai wanita diperbolehkan meminta pertemuan resmi

dengan petugas SDM wanita atau manajer wanita, jika isu-isu jender berpengaruh signifikan

terhadap keluhan. Untuk keluhan yang terkait akomodasi, pertemuan formal diadakan antara

residen dan manajer akomodasi tenaga kerja.

Menyampaikan keluhan secara tertulis mungkin sulit bagi beberapa karyawan. Karyawan harus

dihimbau untuk menyampaikan keluhan dalam bahasa pilihan mereka, oleh karena itu

perusahaan perlu menyediakan penerjemah. Karyawan yang mengalami kesulitan

mengekspresikan keluhan di atas kertas, dianjurkan untuk mencari bantuan misalnya dari

seorang rekan kerja, serikat pekerja atau perwakilan karyawan lainnya. Karyawan yang

mengirimkan keluhan akan bertanggung jawab atas ketepatan dan kebenaran informasi dan

bukti yang diberikan mengenai keluhan tersebut.

Karyawan dapat didampingi (kolega, perwakilan karyawan / serikat buruh jika memungkinkan,

atau anggota keluarga) saat menghadiri pertemuan pengaduan. Yang mendengarkan keluhan

(yaitu Manajer SDM perusahaan) dapat disertai oleh anggota staf administrasi yang menjadi

notulen rapat.

Waktu dan tempat untuk pertemuan harus disepakati secara bersama. Penting sekiranya tempat

dimana diskusi diadakan nyaman bagi kedua belah pihak. Pertemuan tidak boleh terganggu dan

karyawan perlu merasa keluhan mereka dirahasiakan. Jika pendamping karyawan tidak dapathadir pada tanggal yang diusulkan, karyawan dapat mengusulkan tanggal lain selama itu wajar

dan tidak lebih dari lima hari kerja dari tanggal awal yang diusulkan. Batas waktu lima hari ini

dapat diperpanjang berdasarkan kesepakatan bersama.

Dalam pertemuan, karyawan harus menjelaskan keluhan dan menyampaikan pendapat mereka

bagaimana permasalahan dapat diselesaikan. Orang yang mendengarkan keluhan harus

mempertimbangkan pokok-pokok yang disampaikan oleh karyawan dan sebagaimana sebaiknya

mewawancarai pihak-pihak terkait lainnya setelah pertemuan itu. Dalam waktu lima hari kerja

sejak pertemuan berlangsung, dan setelah selesainya penyelidikan, tanggapan harus selesai

dan disampaikan kepada pihak-pihak terkait. Sebagai bagian dari temuan, karyawan atau

penghuni akomodasi harus diinformasikan bahwa mereka dapat mengajukan banding atas

sebuah keputusan jika mereka tidak puas dengan hasilnya (yaitu Tahap 2).

4.3. Tahap 2 - Permohonan Pertemuan dengan Komite Proyek

Jika karyawan tetap merasa dirugikan dengan keputusan prosedur Tahap 1B, berniat untuk

melanjutkan ke Tahap 2 harus menyampaikan secara tertulis dengan menggunakan formulir di

bawah ini yang ditujukan kepada Manajer SDM TEP dalam waktu tiga hari kerja sejak menerima

hasil investigasi. Manajer SDM harus menanggapi permintaan secara tertulis dalam waktu dua

hari kerja dan menetapkan tanggal yang ditetapkan untuk pertemuan banding.


5/7


TPI-MN-Kebijakan-10

Rev. 00

Halaman 5 dari 7

Tahap 2 memerlukan diskusi banding dari keluhan antara karyawan dan komite yang terdiri dari

tiga orang. Jika anggota staf TEP, panitia akan terdiri dari Manajer Sosial TEP, Manajer

Lingkungan TEP dan Manajer SDM TEP. Jika karyawan adalah staf kontrak maka komite akan

terdiri dari Manajer Sosial TEP, Manajer SDM TEP dan Manajer Proyek Kontraktor.

Pihak yang dirugikan dan pihak yang bersangkutan menghadiri pertemuan tersebut, dengan

pendamping yang mereka pilih (kolega, serikat perwakilan atau anggota keluarga). Tergantung

pada situasi, panitia akan meminta kedua belah pihak untuk mengajukan bukti mereka di depan

satu sama lain, atau mereka dapat memutuskan untuk mendengar bukti mereka secara

berurutan tanpa kehadiran yang lain. Komite diminta untuk mencapai keputusan yang

disampaikan secara tertulis kepada semua pihak yang berkepentingan dalam waktu lima hari

kerja.

4.4. Tahap 3 – Departemen Tenaga Kerja

Jika seorang karyawan masih tidak puas, maka hal ini dapat diteruskan ke serikat pekerja,

pengacara atau Departemen Tenaga Kerja. Masing-masing pihak memiliki hak dan tanggung

jawab untuk menyampaikan permasalahan sesuai dengan undang-undang nasional dan daerah

dan pengadilan.

Prosedur untuk pemrosesan keluhan pekerja digambarkan pada Bagan 1.

5. Komitmen Non-Retribusi

Mekanisme pengaduan tenaga kerja dimaksudkan agar semua pekerja diperlakukan secara adil dan

layak. Semua kasus harus ditanggapi secara serius dan obyektif oleh manajemen. Setiap Individu dan

kondisi akan ditangani secara sensitif. Mekanisme Keluhan Tenaga Kerja mengakui prosedur

pengaduan sebagai metode yang sah untuk memastikan bahwa ketentuan kontrak terpenuhi.

Mekanisme Keluhan Tenaga Kerja menjamin bahwa setiap karyawan yang menyampaikan keluhantidak akan dikenakan retribusi apapun atau hukuman dalam bentuk kehilangan pekerjaan, kesempatan

promosi atau pelatihan. Demikian juga saksi dan mereka yang terlibat dalam investigasi tidak akan

mengalami retribusi atau ketidakadilan.

6. Dokumentasi Keluhan Pekerja

Bagian SDM atau bagian administrasi perusahaan dimana karyawan yang dirugikan bekerja akan

menyimpan file yang mendokumentasi proses pengaduan tenaga kerja dan penyelesaiannya.

Departemen yang bersangkutan bertanggung jawab atas aspek administrasi (mengatur lokasi dan

waktu pertemuan) dan memastikan agar jangka waktu dipatuhi. Selama konstruksi, departemen

memberikan daftar keluhan setiap dua bulan kepada Manajer SDM TEP yang merinci kapan keluhan

terjadi, mengapa, bagaimana dikelola dan kapan keluhan tersebut terselesaikan.


6/7


TPI-MN-Kebijakan-10

Rev. 00

Halaman 6 dari 7

Bagan 1: Alur Proses Keluhan Pekerja

Keluhan yang diangkat (secaratertulis atau lisan)

Tahap 0: Prosedur Tidak Formal

Keluhan individu diselesaikan padabasis satu lawan satu

Keluhan ditutup Bila berhasil Bila tidak berhasil

Bila berhasilBila tidak berhasil

Bila tidak berhasil

Bila tidak berhasil

Bila berhasil

Keluhan ditutup

Tahap 1A: Penggunaan KotakKomentar

Pekerja mengisi formulir keluhan(secara anonim lebih disukai) ke

dalam kotak komentar

Tahap 1B: Rapat Formal denganPerusahaan

Pekerja mengikuti prosedur mekanisme

keluhan internal perusahaan

Bila menggunakan proses TEP, memohonrapat formal secara tertulis.

Tahap 2: Permohonan Rapat dengan KomiteProyek

Pekerja secara tertulis memohon rapat formal,

dalam waktu 3 hari setelah menerima hasilpenyelidikan dari Tahap 1B.

Dalam waktu 5 hari kerja dari

rapat, dan setelah selesainyapenyelidikan, tanggapan sudahdiselesaikan dan disampaikan

pada pihak yang terkait

Komite akan diperlukan untukmencapai sebuah keputusan

yang akan disampaikan secara

tertulis kepada semua pihak yangterkait dalam waktu lima hari

ker a

Tahap 3: Serikat, pengacaraatau DepartemenKetenagakerjaan


7/7


TPI-MN-Kebijakan-10

Rev. 00

Halaman 7 dari 7

Formulir Indikasi Keluhan Pekerja

Tanggal penyerahan formulir: __________________.

Berdasarkan informasi di bawah ini, saya, __________________________ (tulis nama jika diinginkan),

dapat dihubungi di _______________________________________________ (email/tel. jika diinginkan)

memohon:

Tinjauan ulang Tahap 1A dari formulir ini dan balasan / informasi tertulis sebagai tanggapan akan

dipasang di papan pengumuman staf (hapus jika diperlukan)

Tahap 1B pertemuan resmi Keluhan Pekerja dengan manajer sumber daya manusia /manajer

proyek dari

________________________ (nama perusahaan) atau

Tahap 2 pertemuan banding Keluhan pekerja dengan Komite.

Saya ingin didampingi oleh: ______________________________________ (nama, perusahaan)

I. Employees Involved (use back of sheet if more)

Karyawan 1 Karyawan 2 Karyawan 3 Karyawan 4

1 Nama

2 Nomor Karyawan

3 Jabatan

4 Perusahaan

5 Kewarganegaraan

6 Jenis Kelamin

8 Cedera yang diderita (bila ada)

II. Grievance Information

1. Lokasi masalah / insiden / kecelakaan

2 Tanggal dan waktu terjadi masalah /insiden / kecelakaan

3 Deskripsi keluhan bila Tahap 1(hakikat dan apa yang terjadi)

Deskripsi ketidakpuasan dengan

penemuan Tahap 1, bila Tahap 2(kenapa penemuan tidak memuaskan,informasi tambahan)

4 Hasil dari masalah / insiden /kecelakaan (cedera, kerusakan, stres,lainnya.)

Nomor Pelacakan Insiden Keluhan Pekerja (ditugaskan oleh perusahaan untuk memulai LG, nomor

berdasarkan tanggal ditambah 001, 002 003 pada akhir): ____

Documents

mekanisme keluhan pekerja