Menaxhimi i projektit - cdbe. · PDF fileMenAxHiMi i PROjeKtit ZHvilliMi i KAPACiteteve në UDHëHeQjen ARSiMORe 4 1. Hyrje Menaxhimi i një projekti shkollor është pjesë e procesit

Menaxhimi i projektit

Zhvillimi i Kapaciteteve në Udhëheqjen Arsimore

2

Projekti: Zhvillimi i Kapaciteteve në Sektorin e Arsimit Fillor në KosovëRr. Anton. Çetta, nr.1

Autorët:Ms. Carmen Mattheis, Landesakademie Bad Wildbad, Germany & M.Sc Selim Mehmeti

Koordinatorët:Vesel Hoda dhe Sokol Elshani

Dizajni dhe faqosja nga: Envinion, Prishtinë

Prishtinë, Janar 2012

Copyright©2012. Deutsche Gesellschaft für Internationale Zussammenarbeit (GIZ) GmbHTë gjitha të drejtat i përkasin Deutsche Gesellschaft für Internationale Zussammenarbeit (GIZ) GmbH,Projekti „Zhvillimi i Kapaciteteve në Sektorin e Arsimit Fillor në Kosovë“. Ky material ose pjesë të tij, nuk mund të ndryshohen në çfarëdo mënyre, pa të drejtat autoriale. Kopjet e tij mund të bëhen në mënyrë elektronike ose mekanike, përmes fotokopjimit apo mënyra të tjera, por pa ndërhyrë në tekstin origjinal.

3

Përmbajtja

1. Hyrje ............................................................................................................................................................................................ 41.1. Qëllimi i modulit .............................................................................................................................................................................51.2. Performanca e pritur ....................................................................................................................................................................5

2. Menaxhimi i projektit – shpjegimi i nocioneve ...................................................................................................... 62.1 Ç’është projekti? ...............................................................................................................................................................................62.2. Ç’është menaxhimi? .......................................................................................................................................................................72.3. Ç’është menaxhimi i projektit shkollor? ..........................................................................................................................72.4. Cilat janë karakteristikat e menaxhimit të projektit? ............................................................................................82.5. Cilat janë përparësitë dhe mangësitë e menaxhimit të projektit? .................................................................82.6. Cilët janë faktorët më domethënës/të rëndësishëm për suksesin e projektit shkollor? .............10

3. Fazat e menaxhimit të projektit ...................................................................................................................................133.1. Inicimi i projektit shkollor .....................................................................................................................................................13

3.1.1. Formulimi i synimeve .................................................................................................................................................153.1.2. Rezultatet themelore të projektit ......................................................................................................................163.1.3. Buxheti i projektit ........................................................................................................................................................163.1.4. Terminet dhe etapat e projektit ..........................................................................................................................173.1.5. Organizimi i projektit .................................................................................................................................................18

3.1.5.1. Detyrëdhënësi i projektit .................................................................................................................................183.1.5.2. Udhëheqësi i projektit.......................................................................................................................................193.1.5.3. Grupi projektues ...................................................................................................................................................193.1.5.4. Grupet punuese .....................................................................................................................................................203.1.5.5. Këshilltari i projektit .........................................................................................................................................20

3.2. Planifikimi i projektit ................................................................................................................................................................213.2.1. Planifikimi i strukturës së projektit .................................................................................................................223.2.3. Planifikimi i terminëve ..............................................................................................................................................243.2.4. Planifikimi i resurseve dhe shpenzimeve .....................................................................................................253.2.5. Organizimi i sistemit informativ për projektin shkollor ......................................................................25

3.3. Zbatimi i projektit .......................................................................................................................................................................283.3.1. Sugjerime praktike për zbatimin e projektit .............................................................................................283.3.2. Rrjedha e mbledhjeve pasuese të grupeve punuese .............................................................................293.3.3. Përmbledhjet mbi gjendjen e projektit ...........................................................................................................303.3.4. Bisedimet për etapat e projektit ........................................................................................................................31

3.4. Monitorimi dhe vlerësimi i projektit ...............................................................................................................................313.5. Përfundimi i projektit ................................................................................................................................................................33

Fjalorthi .........................................................................................................................................................................................35

Referencat.....................................................................................................................................................................................36

Shtojcat ..........................................................................................................................................................................................37Shtojca 1: Modeli i projektit shkollor, i bazuar në doracakun për grantet shkollore (2003) .............37Shtojca 2: Modeli i projektit ideor të simuluar .................................................................................................................39Shtojca 3: Skema e procesit të gjenerimit dhe planifikimit të buxhetit shkollor ......................................40

MENAXHIMI I PROJEKTITZHvIllIMI I KAPAcITETEvE Në UdHëHEqJEN ARsIMORE

4

1. Hyrje

Menaxhimi i një projekti shkollor është pjesë e procesit të menaxhimit të shkollës.

Dallon në disa aspekte, prandaj doracaku që kemi në duar sjell informacione, ide dhe sugjerime sesi duhet menaxhuar një projekt shkollor.

Përmbajtja e doracakut për menaxhimin e projektit iu referohet fushave të cilësisë së shkollës, të elaboruara në modulet paraprake dhe aspekteve kryesore të menaxhimit të projekteve në kuptimin e zhvillimeve të reja në arsim, në kontekst të decentralizimit dhe autonomisë së shkollës, si dhe doracakut me të njëjtin titull të hartuar nga H.-W. Baumann në vitin 2004.

Kultura e mësimit, cilësia e

mësimdhë-nësit

Udhëheqja dhe me-naxhimi i shkollës

Profesion-alizmi i

mësimdhë-nësve

Gjithë-përfshirja

Kultura e shkollës

Rezultate dhe

Suksesi

Strategjia e zhvillimit të cilësisë

Fushat e cilësisë së shkollës

Menaxhimi i objekteve shkollore

Detyrë:

1. Në cilën pjesë të zhvillimit të shkollës (të grafikonit) do ta vendosnit menaxhimin e projektit?

2. Cilat pjesë tjera të zhvillimit të shkollës do të mund apo do të duhej të përfitonin nga projekti i shkollës?

3. Merrni disa shënime dhe i kontrolloni më vonë.


5

1.1. Qëllimi i modulit Moduli Menaxhimi i projektit, ka për qëllim që pjesëmarrësve të trajnimit për udhëheqje arsimore, eduka-torëve dhe drejtuesve të shkollave dhe arsimit në Kosovë tu ofrojë informata mbi menaxhimin e projektit me bazë shkolle.

1.2. Performanca e pritur Duke marrë për bazë temat, që do të trajtohen në këtë modul, pritet që pjesëmarrësit e trajnimit për udhëheqje arsimore, edukatoret dhe drejtuesit e shkollave dhe arsimit në Kosovë t’i arrijnë këto rezultate themelore.

• Të njohin definicionin e projektit dhe menaxhimit të projektit• T’i njohin përparësitë, mangësitë si dhe faktorët, të cilët e rrezikojnë suksesin e menaxhimit të

projektit• Të hartojnë projekte shkollore, duke u mbështetur në Planet Zhvillimore të Shkollës dhe në të gjitha

fazat e menaxhimit të projektit• Të vlerësojnë ndikimin e projektit• Të përmirësojnë menaxhimin e projektit


6

2. Menaxhimi i projektit – shpjegimi i nocioneve

Për të definuar menaxhimin e projektit, kërkohet që së pari ta trajtojmë dhe ta definojmë konceptin e pro-jektit.

2.1 Ç’është projekti? Projekti është operacionalizimi i aktiviteteve të veçanta, që i ndërmerr individi ose personat përgjegjës me qëllim të arritjes së rezultateve praktike dhe konkrete.

Pra, projekti është:

- aktivitet i planifikuar paraprakisht dhe i vlerësuar në fund të tij - aktivitet i orientuar drejt rezultateve të caktuara - veprim i orientuar mbi bazën e të dhënave drejtë zgjidhjes së problemeve - aktivitet i kryer gjatë një kohe të caktuar dhe me resurse të caktuara

Detyrë:

Luteni të plotësoni emrat e 4 fazave. Nëse nuk jeni të sigurt mund të shikoni në dora-cakun rreth zhvillimit të shkollës.

Projekti ka gjithmonë katër faza:

Shënim:

Projektet shkollore dallojnë nga projektet tjera të jetës së përditshme, për faktin se iu dedikohen përmirësimit të përformancës së punës së shkollës bazuar në të dhënat e shkollës. Ato në fakt nuk mund të krahasohen me projekte në ekonomi.


7

2.2. Ç’është menaxhimi? Menaxhimi është:

- përpjekja për të planifikuar, organizuar dhe udhëhequr njerëzit dhe burimet për një qëllim të caktuar - procesi i ndërmarrë për koordinimin e veprimeve të të tjerëve me qëllim të arritjes së rezultateve të

përcaktuara - përmbledhja e të gjitha detyrave, organizimit, teknikave, resurseve dhe metodave të menaxhimit për

t’i arritur rezultatet e përcaktuara të projektit

Thjeshtësimi i të kuptuarit të konceptit të menaxhimit të projektit, shkon deri në atë masë saqë disa autorë thonë se menaxhimi i projektit është vetëm një mjet, një listë metodash dhe teknikash, të cilat na ndihmojnë të arrijmë qëllimin dhe objektivat tona.

2.3. Ç’është menaxhimi i projektit shkollor?Menaxhimi i projektit është krijimi i një forme organizative për realizimin e projekteve si dhe për ud-hëheqjen e projektit (planifikimi, mbikëqyrja dhe drejtimi)

Menaxhimi i projektit shkollor është një instrument për përpunimin e detyrave dhe aktiviteteve në kuadër të projektit të caktuar:

• të cilat i referohen një plani, që ndodh vetëm një herë, pra që nuk përsëritet në formën e njëjtë,

• të cilat i delegohen personave të tjerë në shkollë nga ana e drejtorit të shkollës, në mënyrë që ta shkarkojnë drejtorin e shkollës nga ngarkesa e punës,

• të cilat janë të nduarduarshme dhe komplekse, saqë është e domosdoshme përfshirja e më shumë personave dhe bashkëpunimi ndërmjet më shumë personave,

• të cilat janë të kufizuara në aspektin kohor,

• të cilat janë të rëndësishme për tërë zhvillimin e shkollës.

Detyrë:

Jepni një ose dy shembuj nga temat, që do të mund të ishin nga përmbajtja e projektit të shkollës. Nëse jeni tashmë duke punuar në një projekt të tillë, bëni një përshkrim të shkurtër prej një ose dy fjalish lidhur me të. Ju lutem t’i kontrolloni pikat, nëse të gjitha janë të duhura për juve.


8

2.4. Cilat janë karakteristikat e menaxhimit të projektit?KARAKteRiStiKAt PëRSHKRiMi i KARAKteRiStiKAve

Përcaktimi i qëllimit Secili projekt ka një qëllim. Duhet të arrihen rezultatet e caktuara bazuar në të dhënat, p.sh. trajnimi i mësimdhënësve për zbatimin e kurrikulit të ri; ngritja e një sistemi elektronik të të dhënave për materialet mësimore; zbatimi i profilit (të ri) shkollor, i cili arrin për shembull trajtimin me respekt dhe kulturën e shkollës sa i përket ambientit, etj...

Kufizimet në kohë, personel dhe resurse të tjera

Projekti ka një kohëzgjatje të caktuar me pikën e definuar të nisjes dhe mbarimit. Resurset, numri i personave dhe numri i projekteve brenda vitit shkollor janë të kufizuara; ekziston një kufi i caktuar i shpenzimeve, etj..

Kufizimet ndaj aktiviteteve të tjera

Një projekt është në njëfarë forme një ngjarje „e papërsëritshme“ dhe nuk është ndonjë veprimtari rutinore, e cila mund të përsëritet gjithmonë. Kërkon shumë kohë dhe punë, dhe prandaj duhet të jetë në ndërlidhje me objektivat; është vetëm një instrument i menaxhimit.

Organizimi specifik projektues

Projektet dallojnë nga planet e veçanta përmes organizimit të projektit (detyrë-dhënësi, udhëheqësi i projektit, ekipi i projektit, rrjedhat e caktuara gjatë bisedimeve për projektin, etj.).

2.5. Cilat janë përparësitë dhe mangësitë e menaxhimit të projektit?Njohja e përparësive dhe mangësive të menaxhimit të projektit është një mundësi e mirë, që bartësit e pro-jektit të gjejnë formën më të mirë organizative të projektit për të arritur objektivat e përcaktuara.

Përparësitë e menaxhimit të projektit:

• Të punuarit në projekt nënkupton mundësinë për të punuar në objektivat, të cilat janë të orientuara drejtë rezultateve dhe që sjellin ndryshime në shkollë!

• Menaxhimi i projektit rrit transparencën e vendimeve pasi që përfshihen akterë të ndryshëm;

• Menaxhimi i projektit rrit llogaridhënien pasi që puna e kryer diskutohet nga akterë të ndryshëm të përfshirë.

• Menaxhimi i projektit ndihmon gjatë planifikimit të projekteve komplekse: për të përcjellë çka ndodh në fusha të ndryshme në vende të ndryshme në të njëjtën kohë.

• Menaxhimi i projektit e shkarkon barrën nga drejtori i shkollës, ngase ai i delegon detyrat dhe punët tek persona të tjerë.

• Përgjegjësia dhe presioni për të gjetur zgjidhje i jepet një grupi të njerëzve dhe nuk kryhet më vetëm nga drejtori i shkollës.

• Problemet të cilat paraqiten gjatë procesit arsimor mund të kuptohen dhe të përpunohen më shpejtë. Niveli i lartë i pranimit të rezultate pasi që janë të përfshirë akterë të ndryshëm;


9

• Shpërndarja e mirë e informatave të projektit tek komuniteti i gjerë nga pjesëmarrësit e grupit të projektit, gjë që rezulton në më shumë mbështetje të komunitetit në tërësi;

• Me grumbullimin e njohurive dhe të përvojës të personave të ndryshëm, dhe bazuar në të dhënat e shkollës, mund të merren vendime të kualifikuara dhe me informata në dispozicion për zgjidhjen e problemeve.

• Duke pasur kompetenca të ndryshme të njerëzve të përfshirë së bashku, analiza është më e thellë dhe vendimi mund të merret më shpejtë;

• Shkolla vazhdon ta mbajë formën e vetë organizative si deri më tani; nuk ka nevojë për ristrukturim.

• Personeli i shkollës ka më shumë mundësi për t’i paraqitur dhe zbatuar idetë e veta; janë më të përf-shirë në procesin e zhvillimit të shkollës.

• Procesi kreativ i përbashkët, i cili bashkon idetë dhe kompetencat e ndryshme të mësimdhënësve.

Mangësitë kryesore të projektit lidhen me përgatitjet për realizimin e projektit dhe me faktorin kohor. Kjo nënkupton se:

• Udhëheqësi i projektit nuk ka nevojë vetëm për kompetencat profesionale lidhur me përmbajtjen e projektit, por edhe kualifikimet e larta në ndërmjetësimin dhe njohuritë lidhur me planifikimin, udhëheqjen dhe organizimin

• Trajnimi i posaçëm ndihmon në zbatimin e projektit në mënyrë profesionale (posaçërisht për ud-hëheqësin e projektit)

• Menaxhimi i projektit nuk zvogëlon kohën dhe fuqinë punëtore të nevojitur, pasi që persona të ndry-shëm janë të përfshirë prandaj duhet të mbahen takimet etj.

• Pjesa kryesore e punës së projektit shkollor duhet të plotësohet së bashku me aktivitete ditore, posaçërisht së bashku me procesin e mësimdhënies.

• Anëtarët e grupit të projektit kanë nevojë për motivim, praktikë/përvojë si dhe kompetenca sociale dhe profesionale

• Kërkesë e lartë nga udhëheqësi i projektit (komunikimi, ndërmjetësimi, menaxhimi i projektit si drejtori i shkollës, njohuritë etj.): menaxhimi i projektit është një detyrë jashtëzakonisht profesionale!

• Gjatë procesit të planifikimit dhe zbatimit të projektit është i rëndësishëm monitorimi; monitorimi është pjesë e detyrës së përditshme të drejtorëve të shkollës, por në varësi prej natyrës së projektit kjo do mund të kërkohet që të intensifikohet.

• Procesi nuk përfundon me gjetjen e zgjidhjes. Është i rëndësishëm zbatimi në tërë zhvillimin e shkollës si dhe vlerësimi i zgjidhjes dhe procesit. Por kjo kërkon kohë dhe njohuri profesionale, ko-munikim dhe bashkëpunim ndërmjet akterëve të ndryshëm të përfshirë në projekt sipas nevojës.


10

Detyrë:

Ju lutem kontrolloni listën nëse është e plotë. Plotësojeni listën, nëse keni më shumë pika rreth përparësive dhe mangësive.Nënvizoni dy pika të përparësive, të cilat janë shumë të rëndësishme për juve, dhe dy pika të mangësive, të cilat duhet të kontrollohen me shumë saktësi para se të inicio-het projekti. Krahasojini tani përparësitë me idetë tuaja të projektit shkollor dhe mendoni lidhur me mangësitë që i keni nënvizuar. A jeni ende të bindur se tema/ideja e juaj duhet të kryhet nga menaxhimi i projektit? Vini re arsyet (përparësitë) tuaja dhe i diskutoni ato me drejtorë të tjerë të shkollave ose persona të tjerë. A keni ndonjë përmbajtje tjetër të procesit tuaj shkollor, i cili është shumë i rëndë-sishëm për personelin dhe i cili do të mund t’i delegohej grupit të projektit?

Për t’i tejkaluar këto mangësi, ne duhet t’i marrim parasysh gjërat në vijim:

• Menaxhimi i projektit kërkon veprime profesionale lidhur me përdorimin e të dhënave gjatë plani-fikimit të projektit dhe udhëheqjes së tij përgjatë fazave të zhvillimit.

• Projektet shkollore mund të azhurnohen vetëm atëherë kur mund të realizohen më së miri nga per-sona të përfshirë në projekt.

• Shpenzimet e organizimit si dhe numri dhe madhësia e grupeve pjesëmarrëse të projektit duhet të jenë sa më të ulëta, sepse përndryshe do të nevojiten grupe shtesë për koordinimin dhe ndërm-jetësimin e punëve përgjatë të gjitha grupeve të projektit.

2.6. Cilët janë faktorët më domethënës/të rëndësishëm për suksesin e projektit shkollor?Suksesi i projektit varet shumë nga rregullimi i marrëdhënieve në mes të udhëheqësisë së projektit dhe udhëheqësisë së përhershme të shkollës. Pra, raporti duhet të jetë i qartë në organizimin e drejtë dhe pa konf-likte, si dhe përgatitja e projektit nga ana e drejtorisë së shkollës.

⇒Përgatitja mbi parimin e bazuar në të dhëna

Përgatitja e projektit - Menaxhimi i projektit kërkon trajnim specifik nga drejtoria e shkollës. Para së gjithash, para se drejtori i shkollës të marr vendimin për fillimin e përgatitjeve për projektin, bazuar në të dhënat e shkollës, duhet t’iu përgjigjet pyetjes në vijim: Cila është lista e prioriteteve lidhur me problemet/aktivitetet e planifikuara? A mund të zgjidhet një problem apo një detyrë në një mënyrë më të mirë me ndi-hmën e grupit projektues apo përmes udhëheqësisë së përhershme? Përgjigjja e kësaj pyetjeje siguron një hap përpara në rregullimin e marrëdhënieve ndërmjet udhëheqësisë së projektit dhe udhëheqësisë së përhershme.

⇒Rregulloret, detyrat dhe përgjegjësitë

Menaxhimi i projektit dhe menaxhimi i përhershëm, ka të bëjë me rregullimin e marrëdhënieve në mes të udhëheqësisë së projektit dhe udhëheqësisë së përhershme të shkollës. Kjo nënkupton se kërkohet, që raporti në mes të udhëheqësisë së projektit dhe udhëheqësisë së përhershme të jetë i qartë, i drejtë dhe pa konflikte.


11

Sa më të qarta të jenë këto raporte, aq më pak do të jetë rreziku për domosdoshmërinë e ndërhyrjeve në pu-nën e projektit. Qartësia e detyrës, përcaktimi i afateve kohore dhe ofrimi i resurseve sigurojnë një hapësirë të konsiderueshme për persona dhe grupe të angazhuara në projekt.

Përkitazi me këtë, gjatë zbatimit të projektit duhet të qartësohen të drejtat dhe obligimet reciproke në mes të udhëheqësit të projektit dhe drejtorit të shkollës:

• e drejta për marrje të vendimit, duke marrë parasysh procesin e punës dhe dispozitat ligjore,

• detyrimi për raportim nga ana e udhëheqësisë së projektit,

• e drejta për vendosje – dhënie apo mosdhënie të lejes nga ana e drejtorisë së shkollës, duke marrë parasysh përmbajtjet dhe rezultatet e projektit,

• këshillimi, mbështetja dhe përkrahja,

• e drejta për intervenim nga udhëheqësi i projektit, dhe

• eventualisht edhe e drejta për intervenim nga ana e drejtorisë së shkollës.

Udhëheqësit të projektit duhet t’i bartet përgjegjësia brenda shkollës nga ana e drejtorit të shkollës. Kjo do të thotë, se drejtori i shkollës dhe udhëheqsi i projektit heqin dorë nga disa përgjegjesi në të mirë të menax-himit të projektit.

Raporti i ekipit projektues me kolektivin e shkollës duhet të përshkruhet në mënyrë kuptimplotë në lidhje me detyrat, mënyrat dhe mjetet e komunikimit. Në të kundërtën, mund të krijohet një situatë e atillë, që mund të shpie deri në atë masë saqë menaxhimi i projektit të konsiderohet si faktor pengues dhe të refuzohet apriori nga kolektivi i shkollës.

Problemi lidhet me faktin se drejtori i shkollës qëndron në një fushë tensioni në mes të përmbushjes së tërë përgjegjësisë në menaxhimin e shkollës dhe të përgjegjësisë lidhur me projektin, udhëheqësin dhe ekipin e projektit. Drejtori, para së gjithash ka për detyrë përkrahjen e punës së projektit deri në parashtrimin e rezultatit final të projektit.

Disa sugjerime praktike për menaxhimin e projektit

• Menaxhimi i projektit është i dobishëm vetëm për detyrat dhe problemet, të cilat kanë domethënie për pjesëmarrësit dhe për të cilat ata munden dhe dëshirojnë të kontribuojnë diçka substancialisht.

• Detyrat dhe problemet e udhëheqjes, të cilat nuk i interesojnë personelit të shkollës, zgjidhen më së miri nga ana e drejtorisë së shkollës, ashtu që personeli i shkollës të mos ngarkohet.

• Për shkaqe të qartësisë rekomandohet që grupit projektues t’i jepet detyra me objektiva në formë të shkruar si kontratë.

• Pajtimi i qartë rreth mënyrave dhe mjeteve të komunikimit përgjatë tërë procesit.

• Organizimi i qartë i projektit, planit të punës, resurseve dhe planit kohor janë vendimtare për suk-sesin e projektit, sepse këto paraqesin instrumentin e vërtetë të udhëheqjes për punën projektuese.


12

• Grupi projektues parimisht duhet të jetë në gjendje të vetorganizohet dhe të krijojë metoda kreative të punës.

• Në planin e punës dhe në planin kohor nuk duhet të planifikohet vetëm puna brenda grupit projek-tues, por duhet të mendohet edhe për aktivitetet e tjera, që zhvillohen në shkollë nga mësimdhënësit dhe personeli tjetër, në mënyrë që ato të mos pengohen.

• I gjithë procesi duhet të jetë transparent për të gjithë. Personeli duhet të njoftohet për projektin shkollor, objektivat e tij, aktivitetet kryesore dhe kalendarin kohor të projektit.


13

3. Fazat e menaxhimit të projektit

Ekzistojnë tri elemente të rëndësishme që përcaktojnë fazat e projektit:

• Koha – çdo projekt shkollor ka një kohë të caktuar, që është e ndryshme për ngjarje të ndryshme,• Trajtimi – varësisht çfarë trajtimi do t’i jepet problemit, që është në fokus për t’u zgjidhur nga pro-

jekti shkollor,• Grupi /individët, që do të përfshihen në projekt.

Menaxhimi i projektit kalon nëpër faza të rëndësishme të ciklit të projektit. Cikli i projektit vendos fushat kryesore të çdo projekti, duke shmangur lënien jashtë të elementeve të ndryshme të projektit. Menaxhimi i projekteve shkollore është i lidhur ngushtë me arritjen e vizionit të shkollës, të përcaktuar me Planin Zhvil-limor të Shkollës. Kjo nënkupton se projektet kryesore shkollore mbështeten në planin zhvillimor shkol-lor, nëpërmjet të cilit bëhet analiza e nevojave dhe caktimi i prioriteteve të projekteve shkollore. Rrjedha e një projekti zakonisht ndahet në katër faza kryesore. Ndarja dhe lidhja e fazave të projektit pasqyrohet në figurën në vijim.

Cikli i projektit

vlerësimi i projektit

inicimi i projektit

Zbatimi i projektit

Planifikimi i projektit

Analiza e nevojave

Monitorimi

Diagnostifikimi

vizioni

vlerësimi

Përcaktimi i udhëheqësit

Plani i zbërthyer

Zbatimi

3.1. inicimi i projektit shkollor Zakonisht inicimi i projektit shkollor është detyrë e drejtorit të shkollës. Por nganjëherë ideja për inicimin e projektit shkollor jepet nga personeli i shkollës apo njerëz nga jashtë.

Çdo projekt shkollor fillon me një vizion, ide të caktuar, për përmirësimin e cilësisë së punës në shkollë ose zgjidhjen e një problemi të caktuar. Kjo mund të jetë rezultat i ndonjë konference ose dëshirë e drejtorit të shkollës. Mirëpo, në çdo mënyrë, përmbajtja e projektit shkollor është pjesë e planit zhvillimor shkollor.


14

Inicimi i projektit shkollor kalon në tre hapa:

• Analiza e projekteve prioritare të shkollës, të përcaktuara me planin zhvillimor shkollor

• Analiza e zhvillimeve aktuale në mjedisin shkollor – diagnostikimi i gjendjes sipas të dhënave të shkollës dhe ndërlidhja e komplet shkollës

• Përcaktimi i detyrës së projektit – synimit të projektit.

Analiza:

Hapi i parë i inicimit të projektit le të kuptohet se ideja e projektit shkollor mbështetet në Planin Zhvillimor Shkollor. Mirëpo, në këtë fazë kërkohet që edhe një herë të bëhet një analizë e prioriteteve dhe zhvillimeve, që janë në shkollë në momentin kur iniciohet projekti dhe kur pritet të fillojë projekti.

Pse duhet të bëhet analiza e zhvillimeve aktuale në mjedisin shkollor – diagnostifikimi i gjendjes sipas të dhënave të shkollës, para se të fillojmë me hapat tjerë të projektit? Kjo duhet të bëhet në mënyrë që:

• të mos pengohen proceset në shkollë, p.sh. periudha e vlerësimit të nxënësve,

• të shihen projektet tjera, që janë duke u zbatuar, sepse mund të ndodh që shumica e resurseve njerë-zore janë të angazhuar në projekte dhe aktivitete të tjera dhe mund të mos kenë kohë të përfshihen në projektin e iniciuar,

• të mos dyfishohen projektet, p.sh. ne rast se në ndërkohë shkollës i është ofruar ndonjë projekt i ngjashëm nga partnerët e arsimit p.sh. MASHT, DKA, OJQ.

Detyra e projektit:

Pas analizës së zhvillimeve aktuale në mjedisin shkollor, ecim drejt përcaktimit të detyrës së projektit.

Detyra e projektit është saktësimi se ku dëshirojmë të arrijmë me një projekt, ose çfarë dëshirojmë të zgji-dhim ose përmirësojmë. Kur njeriu nuk din se ku dëshiron të arrijë, arrin aty ku fare nuk dëshiron të arrijë. E njëjta vlen edhe për projektet shkollore.

Nëse detyra e projektit nuk sqarohet në mënyrë të qartë, bartësit e projektit doemos do të ngatërrohen në rrugë të tërthorta dhe të gabuara. Gabimet gjatë formulimit të detyrës së projektit nuk mund të korrigjohen në etapat e mëvonshme të rrjedhës së projektit dhe mund të kenë pasoja vendimtare.

Profili i udhëheqësit të projektit

Në procesin e përcaktimit të detyrës së projektit, ne së pari identifikojmë profilin e udhëheqësit të projektit në raport me temën e projektit. P.sh. për projektin: Kultivimi i vlerave demokratike në shkollë, nuk mund ta caktojmë udhëheqës të projektit një mësimdhënës, i cili nuk ka treguar gatishmëri për kultivimin e vlerave demokratike në shkollë, që ka shenja së është i politizuar në masë të konsiderueshme, që nuk lidhet ngushtë me fushën tematike, që nuk ka qenë i përfshirë në trajnime për demokratizimin e shkollave, etj. Por, ne gjithashtu duhet të kërkojmë udhëheqësin e projektit që ka aftësi të larta personale dhe planifikuese, sepse ka për të udhëhequr një grup personash. Ai/ajo duhet të ketë praktikën dhe përvojën në udhëheqje dhe ndërmjetësim.


15

Synimi i projektit shkollor

Pasi kemi zgjedhur udhëheqësin e projektit, detyra e projektit vazhdon me përcaktimin e qartë të synimit të projektit. Përcaktimi i qartë i synimit të projektit është shumë i rëndësishëm, sepse tregon se çfarë dëshirohet të arrihet deri në fund të projektit. Kjo mund të bëhet në bashkëpunim me udhëheqësin e projektit.

Synimi i përgjithshëm i projektit është artikulimi i detyrës së projektit. Synimi i projektit përshkruan një situatë, e cila duhet të arrihet pas përfundimit të projektit. Përshkrimi duhet të diskutohet me grupin projek-tues dhe posaçërisht me udhëheqësin e projektit.

Mungesa e definimit të qartë të synimit të projektit shpie deri tek pasojat e mëdha negative, si:

• Problemet nuk identifikohen si të tilla, sepse “Ai, i cili nuk ka synime, nuk ka as probleme”.

• Devijimet DUHET/ËSHTË nuk mund të konstatohen.

• Vendimet për orientimin e synimeve nuk janë të mundshme.

• Aktivitetet dhe veprimet nuk mund të koordinohen të orientuara drejtë synimeve.

• Vështirësohet zgjidhja e konflikteve, pasi që mungon baza e përbashkët e punës.

• Pëson motivimi nga kushtet paraprake të synimit, pasi që nuk mund të bëhen shtytjet, të cilat varen nga synimi.

3.1.1. Formulimi i synimeve Ekzistojnë një mori kërkesash parimore për formulimin dhe përcaktimin e synimeve të projektit:

a) Synimet duhet të formulohen si SMART ?

S – specifike, domethënëse

M – të matshme

A – të arritshme

R – të rëndësishme

T – në kohë të duhur/caktuar

Kjo do të thotë se synimet duhet të formulohen në atë mënyrë, që të mund të konstatohet qartë se a është arritur qëllimi i caktuar. Një synim si: „Duhet të përmirësohet bashkëpunimi me prindërit“ nuk është synim, i cili mund të vlerësohet lehtë. Dhe pasoja e kësaj do të ishte, që askush nuk di saktësisht se a është arritur me të vërtetë qëllimi apo jo. Kjo do të thotë se duhet të përcaktohet saktësisht rezultati i synuar me projekt. Gjatë përcaktimit specifik të rezultatit, të dhënat [statistikore] të shkollës kanë një rol të veçantë. Nëse vazhdojmë me shembullin e mësipërm, përmes të dhënave ne do të shohim qartazi se sa shpesh dhe në cilat fusha prindërit kanë qenë të përfshirë dhe sipas kësaj ne mund të përcaktojmë me saktësi rezultatet, që dëshirojmë t’i arrijmë brenda periudhës së caktuar të zhvillimit të projektit.


16

b) Synimet të formulohen me shkrim

Formulimi me shkrim i synimit orienton më lehtë në arritjen e qëllimit të caktuar dhe vlerësimin e tij në fund të projektit. Në një numër të konsiderueshëm të projekteve shkollore për shkak të mungesës së synimit dhe detyrës projektuese me shkrim, ka ndodhur që udhëheqësi i projektit në fund ka dëgjuar se prej tij është pritur diçka krejtësisht ndryshe nga ajo që ai ka bërë.

c) Të gjithë pjesëmarrësit të informohen për synimet

Pjesëmarrës në njërën anë janë të gjithë ata persona, të cilët bashkëpunojnë në projekt dhe në anën tjetër të gjithë ata, të cilët janë të prekur nga rezultatet e projektit dhe nga zbatimi i tyre në programin shkollor dhe në punën e përditshme të shkollës, duhet të jenë të informuar saktë me synimin e projektit. Kanalet dhe mjetet e komunikimit të synimit tek të gjithë akterët duhet të planifikohen paraprakisht.

d) Të sigurohet një marrëveshje për synimin dhe të merret pëlqimi nga të gjithë pjesëmarrësit

Ndërsa detyra e projektit nënshkruhet nga ana e detyrë-dhënësit dhe udhëheqësit të projektit, sigurohet edhe njëherë kuptimi i detyrës së projektit. Përveç kësaj, rekomandohet që në detyrën e projektit të futen edhe të dhënat mbi kushtet e përgjithshme, resurset në dispozicion, pikënisjen dhe përfundimin si dhe ndryshimin e etapave (pikat me të cilat gjendja e projektit i prezantohet detyrë-dhënësit).

3.1.2. Rezultatet themelore të projektitKrahas përcaktimit të synimit/synimeve të projektit, duhet të përcaktohen edhe rezultatet themelore, që duhet të arrihen përmes projektit. Përcaktimi i rezultateve themelore është edhe një artikulim i synimit të projektit. Rezultatet themelore të projektit në fund të projektit maten me treguesin e projektit.

Për tu arritur synimi i projektit dhe rezultatet themelore të projektit, duhet të shtrohen disa detyra specifike, të cilat duhet të realizohen në faza të tjera të projektit. P.sh. në rast se kemi projektin: Pajisja e bibliotekës me libra shkollorë. Detyrat, që do të mund të përpunoheshin, do të mund të ishin: përgatitja e lokalit, blerja dhe grumbullimi i librave, vendosja e librave, përgatitja e dokumentacionit, përgatitja e pjesës së menaxhimit elektronik dhe sistemit vlerësues të bibliotekës, etj.

Shtrimi në këtë mënyrë i detyrave ndihmon në fazën e planifikimit të aktiviteteve të projektit.

3.1.3. Buxheti i projektit Hapi tjetër i shtrimit të detyrës së projektit është përcaktimi i buxhetit të tij. Buxheti i projektit është një paraqitje e qartë e burimeve financiare të nevojshme për të zbatuar planin e aktiviteteve. Në këtë fazë, ana-lizohet buxheti në dispozicion, mundësitë e punës vullnetare në projekt, mundësitë e përkrahjes së komu-nitetit të shkollës dhe në fund vendoset për shumën e buxhetit të projektit. Nuk do të thotë që çdo projekt i shkollës duhet të ketë patjetër buxhetin e vetë; ka mjaft projekte shkollore, që mund të kryhen edhe pa buxhet. Mirëpo, projekti shkollor që kërkon buxhet, buxheti i tij duhet të menaxhohet mirë, “një buxhet i përgatitur keq çon në shumë probleme gjatë fazës së zbatimit të projektit”. Analizoni figurën nr. 3 në Shto-jcën për procesin e planifikimit dhe shfrytëzimit të buxhetit shkollor.


17

3.1.4. terminet dhe etapat e projektit Hapi i radhës i detyrës së projektit është përcaktimi i terminëve dhe etapave të projekti. Në këtë fazë përgjigjemi në pyetjen kryesore: Cila është koha optimale për projektin tonë? Dhe, në marrëveshje me ud-hëheqësin e projektit vendosim për terminin e projektit.

Është shumë me rëndësi, që skica e projektit të diskutohet brenda grupit projektues – zakonisht, në mbled-hjen e parë, sepse mund të ndodhë që formulimi i tanishëm nuk është i qartë në disa çështje, dhe kështu mund të ketë propozime për ndryshimin e disa synimeve.

Pas udhëzimeve për fazën e parë të projektit, bëni një reflektim të shkurtër në hapësirën e mëposhtme, sig-urohuni se çdo gjë është e qartë për këtë fazë dhe në faqen në vijim plotësoni detyrën e një projekti ideor, të nxjerrë nga plani zhvillimor shkollor.

Aktiviteti:

Pas udhëzimeve për fazën e parë të projektit, bëni një reflektim të shkurtër në hapë-sirën e mëposhtme, sigurohuni se çdo gjë është e qartë për këtë fazë dhe në faqen në vijim plotësoni detyrën e një projekti ideor, të nxjerrë nga plani zhvillimor shkollor.

Detyrat e projektit

Projekti:

Detyrëdhënësi:

Udhëheqësi i projektit:

Paraqitja e detyrave:

Synimi dhe objektivat:

Rezultatet, që duhet të përpunohen:

Anëtarët e grupit të projektit dhe ekspertët tjerë:

Resurset:

Buxheti:

terminët, dinamika e punës:

Detyrëdhënësi Udhëheqësi i projektit


18

3.1.5. Organizimi i projektitNë fazën e inicimit të projektit, duhet të analizohet procesi i organizimi të projektit. Organizimi i projektit ka të bëjë me përcaktimin e detyrave të detyrëdhënësit në projekt, udhëheqësit të projektit, grupit projektues dhe grupeve punuese të përfshira në projekt.

Lidhur me procesin e organizimit të projektit shkollor, ekziston një përparësi që duhet shfrytëzuar. Përparësia e projekteve shkollore qëndron në faktin se mund të realizohen përbrenda shkollës dhe nuk kërkojnë kur-rfarë ndryshimesh themelore të organizimit të procesit shkollor, por në fakt paraqesin një instrument, i cili mund të vihet shpejtë në përdorim, në dobi të një synimi të caktuar.

Figura në vijim paraqet faktorët kryesor të përfshirë në një projekt shkollor. Grafikoni përpiqet të tregojë strukturën kryesore të komunikimit së bashku me strukturën vertikale të tërë menaxhimit të projektit.

Në pjesën në vijim do të veçojmë disa nga detyrat kryesore të ekipeve të projekteve shkollore.

3.1.5.1. Detyrëdhënësi i projektit Pavarësisht se drejtori është detyrëdhënësi për projektet shkollore, për çdo projekt duhet të saktësohen, se cilat janë detyrat e drejtorit në mënyrë që edhe drejtori sikur anëtarët e tjerë të projektit të jetë pjesë e de-tyrave dhe përgjegjësive.

Detyrëdhënësi ka detyrat vijuese:

• Përcakton detyrat për një projekt të caktuar


19

• Përcakton udhëheqësin e projektit dhe anëtarët e grupit

• Harmonizon marrëveshjen për periudhën kohore të zhvillimit të projektit, duke përcaktuar fillimin e projektit, përfundimin dhe etapat e projektit në të cilat monitorohet projekti

• Bën ndarjen e resurseve të nevojshme për projektin

• Jep leje për tejkalimin e limitit të paraparë kohor

• Zgjidhë konfliktet në mes të pjesëmarrësve të projektit dhe udhëheqësit të projektit

• Përcakton prioritetet në mes të projekteve të veçanta

• Mbështet tërë grupin dhe procesin.

3.1.5.2. Udhëheqësi i projektit Udhëheqësi i projektit është figurë kyçe në realizimin e projektit, pra edhe në projektin shkollor. Përmes ud-hëheqësit, projekti qëndron dhe zhvillohet në hapat e planifikuar, por edhe mund të rrënohet dhe të dështojë i gjithë procesi. Për këtë arsye rekomandohet, që në këtë pikë të mendohet dhe të sigurohet zgjidhja dhe të vendoset me kujdes të veçantë udhëheqësi i projektit.

Udhëheqësi i projektit ka detyrat vijuese:

• Specifikimin e detyrës së projektit së bashku me detyrëdhënësin • Udhëheqjen e grupit projektues dhe drejtimin e mbledhjeve për projektin • Planifikimin e projektit në bazë të të dhënave • Përcjelljen e realizimit të projektit dhe drejtimin e tij • Sigurimin e dokumentacionit projektues • Kontrollimin e gjithë procesit të projektit • Informimin e detyrëdhënësit për procesin e projektit

Nga udhëheqësi i projektit kërkohen kushtet vijuese:

• Njohuri profesionale në lidhje me projektin, për t’i identifikuar me kohë problemet dhe për t’i vlerësuar mundësitë e ndryshme për zgjidhjen e tyre

• Kompetenca për udhëheqje të projektit (metoda të ndryshme, njohuri drejtimi, aftësi komunikimi)

Shënim: Udhëheqja e projektit mund të jetë një hap i ndërmjetëm në rrugën drejt fuqisë për udhëheqje: ai, i cili e tregon veten si udhëheqës i projektit në situata të vështira të një projekti, dëshmon me këtë njëkohë-sisht aftësinë e tij për përmbushjen e detyrave të udhëheqjes. Një projekt njëkohësisht ofron edhe mundësinë për t’i fituar përvojat për udhëheqje.

3.1.5.3. Grupi projektues Projekti shkollor pritet të ndikojë në përmirësimin e performancës së shkollës, vetëm atëherë kur përgatitet nga një grup projektues i lidhur me kontekstin e projektit dhe me kompetencat për të hartuar projekte shkollore.


20

Për këtë qëllim duhet respektuar parimet në vijim për formimin e një grupi projektues:

• Në grupin projektues duhet të përfaqësohen pikëpamjet e ndryshme të të gjithë anëtarëve të grupit, të cilët janë të nevojshëm për zgjidhjen e një problemi të caktuar. Për këtë arsye qëllimi i grupit pro-jektues është që perspektivat e ndryshme t’i sjell drejtpërdrejtë në një tavolinë, në mënyrë që prob-lemet të mund të përpunohen sipas këndvështrimeve të ndryshme.

• Kompetencat e anëtarëve të grupit duhet të jenë profesionale, por edhe kompetencat e përgjithshme, si kreativiteti dhe pasuria e të menduarit sipas nevojës, e cila rrjedh nga detyra gjegjësisht plani.

Anëtarët e grupeve mund të përzgjidhen në mënyra të ndryshme:

1. të përcaktohen nga drejtori i shkollës

2. të përzgjidhen nga personeli

3. gatishmëria vullnetare dhe interesimi i madh i personit

4. përzierje e të tri mënyrave më lartë

Në fund, drejtori i shkollës vendos se kush me të vërtet mund të punojë në grupin projektues.

3.1.5.4. Grupet punuese Përpunimi i detyrave të veçanta nuk bëhet brenda grupit projektues, por nga ana e anëtarëve të veçuar të grupit ose brenda grupeve punuese. Dy deri katër persona ulen së bashku dhe diskutojnë p.sh. për rrjedhën e një seminari për kualifikim të mëtejshëm. Nuk është e nevojshme që të gjithë anëtarët e këtij grupi punues të jenë nga grupi projektues. Por së paku nga një anëtar prej grupit projektues do të duhej të përfaqësohej në secilin grup punues, në mënyrë që të mund të krijohet një raport i brendshëm për pyetjet që lidhen me projektin.

Projekti shkollor nuk duhet të ketë më shumë se 5 deri 10 grupe punuese. Të gjitha grupet punuese kanë nevojë për pako të veçanta të punës, të cilat nevojiten për tërë grupin dhe procesin.

Secili grup punues nuk duhet të ketë më shumë se 7 anëtarë. Njëri nga anëtarët është përgjegjës për komuni-kim, organizim, etj, të atij grupi punues.

3.1.5.5. Këshilltari i projektit Nëse njohuritë profesionale mbi menaxhimin dhe organizimin e projekteve nuk posedohen ose nuk janë të përvetësuara në mënyrë të mjaftueshme ose në qoftë se fjala është për projekte të vështira, është me rëndësi që udhëheqësi i projektit të ketë një këshilltar. Këshilltari duhet të jetë ekspert në lëmin e menaxhimit të projektit dhe njëkohësisht të ketë aftësi për këshillim. Ai nuk është udhëheqësi i fshehtë i projektit, por përk-rah dhe jep këshilla për projektin. Detajisht kjo do të thotë:

• Këshillimi për udhëheqjen e projektit, p.sh. gjatë formulimit të detyrës së projektit, gjatë përgatitjes së mbledhjeve për projektin, gjatë konflikteve ndërmjet projektit dhe udhëheqësisë së shkollës


21

• Përkrahja e grupit projektues, eventualisht udhëheqja e mbledhjeve për projektin ose përcjellja e mbledhjeve të projektit si ekspert profesional për menaxhim të projektit

• Këshillimi i detyrëdhënësit dhe përkrahja e tij gjatë etapave të projektit • Përkrahja në rast të vështirësive ndërmjet projektit dhe udhëheqësisë • Përkrahja gjatë përcjelljes së projektit

Aktivitetet

Duke u bazuar në detyrën e projektit dhe në udhëzimet për organizimin e projektit, bëni një skicë të projektit tuaj dhe caktoni detyrat kryesore të të gjithë përfaqësuesve të projektit.Shfrytëzoni fleta tjera të zbrazëta për këtë detyrë.

3.2. Planifikimi i projektit Faza planifikuese është njëra prej fazave kryesore për suksesin e projektit. Vetëm me anë të një planifikimi të kujdesshëm mund të koordinohen punët, të cilat duhet të kryhen, dhe eventualisht të pengohet humbja e kohës për shkak të harmonizimit të pamjaftueshëm.

Takimi i parë startues i projektit - Faza planifikuese është zakonisht detyra e udhëheqësit të projektit dhe grupit projektues. Pasi që drejtori i shkollës (detyrëdhënësi) ta ketë shpjeguar idenë me kontekstin dhe synimin e tij të projektit në “Takimin Startues”, udhëheqësi i projektit fillon fazën planifikuese së bashku me grupin projektues.

Hapat dhe struktura e rrjedhës së projektit lidhet me pjesëmarrësit e përfshirë në projekt.

Takimi startues zakonisht zgjat rreth dy deri në tri orë.

a) Pjesëmarrësit. Në takimin startues duhet të marrin pjesë të gjithë pjesëmarrësit e përfshirë në projekt, duke filluar nga detyrëdhënësi, udhëheqësi i projektit, si dhe të gjithë anëtarët e tjerë të projektit. Në takimin startues të projektit, sipas nevojës duhet të përfshihen edhe ekspertët e lidhur me projektin që janë planifi-kuar të këshillojnë në faza të ndryshme të projektit.

Sa i përket ekspertëve dhe përfaqësuesve të tjerë është me rëndësi që të ftohen në takimin startues, edhe nëse pastaj nuk do të marrin pjesë rregullisht në mbledhjet e projektit.

Pjesëmarrja në takimin e parë startues nga të gjithë pjesëmarrësit të përfshirë në projekt siguron hapin e parë të duhur drejtë suksesit të synuar. Ilustrimi në vijim tregon pamjen e një takimi startues.


22

b) Plani i rrezikut. Si hap i parë, bëhet analiza e situatës dhe e të gjitha pikave, të cilat përbëjnë rreziqe ose sfida të posaçme për projektin në të tre hapat:

1. identifikimi i rreziqeve 2. vlerësimi i rreziqeve (gjasa/probabiliteti, efektet)3. mundësitë e masave kundërvepruese

Kjo analizë do të duhej që t’i ndihmonte tërë grupit në planifikimin e projektit. Duhet t’i rekomandohet drejtorit të shkollës, nëse grupi dhe/ose udhëheqësi i projektit mendon se është e nevojshme një gjë e tillë.

c) Llojet e planifikimit

GjAtë PlAniFiKiMit të PROjeKtit SHKOllOR DAllOjMë DiSA llOje të PlAniFiKiMit të PROjeKtit

1) Planifikimi struktural Zbërthimi i projektit në projekte pjesë, faza të projektit dhe pako të punës veç e veç

2) Planifikimi i rrjedhës Përcaktimi ndaras i rendit të pakove të punës

3) Planifikimi i termineve Gërshetimi i aktiviteteve të veçanta me kohën e duhur

4) Planifikimi i resurseve dhe shpenzimeve Përcaktimi i nevojës për personel, resurseve të nevojshme materiale dhe shpenzimeve që duhen

5) Planifikimi i sistemit informativ projektues Përcaktimi i formave të informimit për projektin

3.2.1. Planifikimi i strukturës së projektit Plani i strukturës së projektit është një pasqyrë mbi të gjitha aktivitetet, të cilat duhet të realizohen në kuadër të një projekti. Nëse projekti shkollor është ndonjë detyrë e madhe, plani i strukturës së projektit ka nevojë për etapa (synimet e vogla gjatë rrugës për t’i arritur objektivat). Me ndihmën e këtyre etapave, grupi projek-tues mund të mendojë për pako të veçanta të punës për t’i arritur etapat.


23

Shembulli i planit struktural me etapat:

teMA e PROjeKtit SHKOllOR:DAtA e niSjeS:DAtA e PëRFUnDiMit:OBjeKtivAt:

Etapa Data Pakot e punës Vërejtjet

1. ------

2. ------

Për të kuptuar, se cilat pako/aktivitete janë me të vërtet të rëndësishme, ju së bashku me tërë grupin mund të bëni një listë brenda të gjitha pakove (për shembull shkëmbimi i ideve).

Secilit anëtarë të grupit i jepni pikat (për shembull: 7 pako, jo më shumë se 4 pika) në mënyrë që t’u cak-tohen prioritete pakove dhe aktiviteteve. Ndoshta një pako nuk është edhe aq e rëndësishme, ashtu që atë e lëni në listë. Ndoshta do t’iu duhet më vonë.

Aktiviteti:

Bazuar në planit tuaj zhvillimor shkollor, të bazuar në të dhënat, përpiquni të hartoni planin tuaj struktural të projektit me etapa.

3.2.2. Planifikimi i rrjedhës së punës ⇒ Përcaktimi i pakove të veçanta të punës

Pakot e punës janë ato aktivitete, të cilat duhet të realizohen në kuadër të projektit. Gjatë përcaktimit të pakove të punës ja vlen të mendohet edhe për shpenzimin e kohës, nevojën për personel dhe shpenzimet eventuale.

Pyetjet udhëheqëse: Çfarë duhet të bëhet në të vërtetë? Kush është përgjegjës për këto pako të punës? Cilat kapacitete nevojiten për këtë (në kohë, personel, mjete)?

⇒ Strukturimi i pakove të punës

Në mënyrë që të kemi një vështrim të plotë mbi projektin, rekomandohet që të renditen pakot e veçanta të punës në një plan të strukturës projektuese. Parimisht ekzistojnë dy mundësi të strukturimit të pakove të punës:

1. Plani struktural i orientuar sipas subjektit: Ndarja e pakove të veçanta të punës sipas subjekteve të ndryshme.

2. Plani struktural i orientuar sipas funksionit: Përmbledhja e pakove të veçanta të punës sipas funk-sioneve.

Janë të mundshme edhe planet e përziera strukturale, tek të cilat pjesërisht dallohen subjektet dhe pjesërisht funksionet.


24

Me anë të planifikimit të rrjedhës përcaktohet rendi kohor i pakove të punës. Për të planifikuar rrjedhën e projektit me një rend funksional, që nuk pengon aktivitetet e një pakoje të punës me pakon tjetër të punës, duhet të udhëhiqemi nga disa pyetje:

• Si është rendi logjik i pakove të punës?

• Çka duhet të përfundohet sipas rendit kronologjik?

• Çka mund të zhvillohet paralelisht?

• Ku qëndrojnë cezurat/prerjet (në etapat e projektit)?

• Sa është kohëzgjatja e pakove të punës veç e veç?

Sa shpesh gjatë zhvillimit të projektit del se veprimtaritë nuk janë përshkruar mjaft saktë në planifikimin e projektit. Si rrjedhim i kësaj nga një aktivitet i planifikuar lindin një mori veprimesh të tjera, të cilët nuk ishin të parashikuara në fillim dhe të cilat rrezikojnë afërsinë reale të rendit vijues të aktiviteteve. Me vështirësi të tilla mund të përballemi në mënyra të ndryshme madje edhe gjatë planifikimit:

• Duhet të parashikohet kohë e mjaftueshme gjatë rrjedhës së projektit.

• Mund të zhvillohet një plan alternativ, Plani “B” i rrjedhës për aktivitete të veçanta.

• Mund t‘i shtohet edhe një „çantë rezervë – komplet i mjeteve“, në të cilën shënohen të gjitha mendimet, konkretizimet dhe detyrat e tjera, të cilat janë të lidhura me aktivitetet e pakos së punës.

3.2.3. Planifikimi i terminëve Planifikimi i terminëve gërsheton planifikimin e rrjedhës me kohen dhe datat e caktuara. Këtu duhet të përcaktohen si në vijim:

• Datat e nisjes dhe përfundimit për pakot e veçanta të punës gjegjësisht për fazat projektuese dhe projektin në tërësi.

• Etapat e projektit d.m.th. datat, në të cilat duhet të arrihen rezultate thelbësore, të cilat pastaj iu prezantohen detyrëdhënësit dhe për të cilat eventualisht duhet të merren vendime plotësuese.

Planifikimi i terminëve mund të kontrollohet me anë të një analize të trendit të etapave të projektit:

• Ndarja e projektit në faza,

• Regjistrimi i terminëve të planifikuara për etapat e projektit,

• Paraqitja e përmbajtjes, vonesës së terminëve dhe caktimit të terminëve para afatit,

• Hulumtimi i shkaqeve, në raste kur nuk mund t’iu përmbahet terminëve të planifikuara,

• Ndryshimi i masave paraprake për shkak të problemeve të lartshënuara.


25

3.2.4. Planifikimi i resurseve dhe shpenzimeve

Për projektin shkollor janë të rëndësishme këto resurse:

• Resurset e personelit dhe kohës, • Resurset materiale dhe financiare, si dhe eventualisht• Resurset këshilluese dhe ato të kualifikimit të mëtejmë.

Vënia në dispozicion e këtyre resurseve dhe përmasa në të cilën resurset janë në dispozicion për projektin, duhet të vlerësohen qysh gjatë ndarjes së detyrave dhe të sigurohen me kohë në mënyrë që projekti të zhvil-lohet sipas hapave të planifikimit. Sigurimi i tyre mund të jetë gjithashtu një synim në kuadër të projektit.

Planifikimi i resurseve do të thotë, që detyrave në kuadër të një projekti t‘i nënrenditen gjithmonë personeli i nevojshëm, pajisjet objektive (materiale) dhe financat e nevojshme - me një vlerësim dhe arsyetim sa më real që është e mundur. Gjithashtu, duhet pasur parasysh se mjetet ekzistuese për një projekt duhet të përdoren në mënyrën sa më efikase dhe me kursime sa më të mëdha që është e mundshme.

Shembulli i planit me pakot e punës, afatet kohore dhe resurset:

ÇKA? (PAKOt/AKtivitetet)

KUSH? (PeRSOni

PëRGjeGjëS i GRUPit)

Me Kë? (AnëtAR të tjeRë, PeRSOneli

APO eKSPeRtë)

DeRi KUR? (DitA e SAKtë)

nevOjAt/ReSURSet

pako

pako

…

3.2.5. Organizimi i sistemit informativ për projektin shkollor Planifikimi i organizimit të sistemit informativ për projektin shkollor i referohet dy aspekteve kryesore:

• rrugëve informative, të cilat janë të nevojshme për lidhje të ndërsjellë me projektin,

• mbledhjes së informatave, të cilat janë të nevojshme për dokumentacionin e projektit.

Mënyrat e informimit në kuadër të projektit parimisht ndahen në ato verbale dhe me shkrim:

• Mënyrat e informimit/komunikimit verbal: - Mbledhjet për projektin, - Përmbledhjet, tek të cilat verifikohet gjendja e projektit, - Bisedime me detyrëdhënësin në lidhje me etapat e projektit.

• Mënyrat e informimit/komunikimit me shkrim: - Protokollet e rezultateve nga grupet punuese,


26

- Protokollet e rezultateve nga mbledhjet për projektin, - Raportet për gjendjen dhe ecurinë e projektit (p.sh. raportet mujore, me anë të të cilave para-

qitet gjendja e projektit në lidhje me terminët e planifikuar), - Raportet e fazave të projektit dhe ato përfundimtare, - Komunikimi elektronik përmes postës elektronike.

Aktivitet:

Bazuar në planin tuaj struktural me etapa, përpiquni të hartoni planin e aktiviteteve me pakot e punës, datat dhe resurset e nevojshme.Mendoni për procedurat e informimit dhe shkruajini vërejtjet. Mbështetuni në modelin e tabelës në vijim.

Shembulli në vijim1 pasqyron një model të planifikimit të rrjedhës dhe planifikimit të terminëve për disa pakove të punës për një projekt të caktuar. Le ti referohemi projektit të shkollës “X”: Masat preventive të shkollës për parandalimin e braktisjes. Do ti referohemi vetëm procesit të intervistimit të subjekteve të për-zgjedhur për këtë temë.

PAKOt e PUnëS DHe AKtivitet PëR PAKO

teRMinët - AFAti i ReAliZiMit të

PAKOve të PUnëS DHe AKtiviteteve

15 jAnAR – 31 MAj 2012

ReSURSet e nevOjSHMe inFORMiMi

Afati i realizimit të projektitJanar – Maj 2012

1 2 3 4 5 Personel dhe kohë

Materiale Buxheti Përgjegjës

Pako e punës 1: Përcaktimi i dizajnit të intervistës

Dëfinimi i qëllimit të intervistës

tre persona – 1 ditë

letër, ….*

Drejtori Me shkrim

Përcaktimi i pikave të intervistimit

tre persona – 3 ditë

letër

*

Udhëheqësi i projektit

Me shkrim

Hartimi i doracakut për intervista

Pesë persona – 10 ditë

letër, raporte,të dhëna statisti-kore,kom.etj.

*

ekipi për hartimin e doracakut

Me shkrim

1 Një shembull i simuluar i cili shërben për ndërlidhjen e aspekteve të planifikimit të projektit.


27

Pako e punës 2: Realizimi i intervistave

Intervistat me prindër

Një person – 5 ditë

Letër, diktafon telefon

100 euro Ekipi për realizimin e intervistave

Me gojë dhe me shkrim

Intervistat me nxënës


Letër, diktafon

* ”


Intervistat me personelin e shkollës


Letër,diktafon

* ”


Intervistat me institucione të tjera


Letër,diktafontelefon

100 euro

”


Pako e punës 3: .........


28

3.3. Zbatimi i projektit Zbatimi i projektit është proces përmes të cilit vihen në jetë planet e përgatitura në fazat paraprake.

Sfidat me të cilat përballet menaxhimi i projektit në këtë fazë janë:

• organizimi i takimeve/mbledhjeve dhe koordinimi i aktiviteteve

• respektimi i afateve kohore

• mbajtja parasysh e objektivave të projektit

• dokumentimi i projektit

• grumbullimi dhe shpërndarja e informatave

• vendimmarrja

• monitorimi dhe vlerësimi

• mbajtja e kontakteve eventuale me partnerët

• llogaridhënia

• krijimi i atmosferës së punës

• shfrytëzimi i resurseve të nevojshme, dhe

• çdo gjë tjetër që mund të shfaqet ose të lindë gjatë procesit të zbatimit.

3.3.1. Sugjerime praktike për zbatimin e projektit Faza e zbatimit të projektit lidhet me udhëheqjen dhe zhvillimin e projektit.

Gjatë realizimit të projektit vazhdimisht shfaqen probleme të shumta. Për t’i evituar problemet e këtilla duhet të strukturohen me kujdes mbledhjet e projektit dhe bisedimet e grupeve punuese si dhe të përpilohet diçka si plan i rrjedhës së punës.

⇒ Lista e pikave të hapura (LPH)

Lista e pikave të hapura (LPH) është një instrument shumë i thjeshtë dhe njëkohësisht tepër efektiv për t’i fiksuar marrëveshjet në projekt. Lista e çështjeve të hapura gjithmonë e fikson atë, se cilat detyra janë për t‘u kryer dhe me këtë mundëson një pasqyrë të shpejtë për anëtarët e projektit dhe udhëheqësin e projektit mbi atë se cilat punë duhet të kryhen.

Lista e çështjeve të hapura zakonisht përmban kolonat vijuese: Çfarë duhet të bëhet? Kush është kompetent për këtë? Deri kur duhet të kryhet detyra përkatëse? Çka është kryer? Vërejtje: Problemet e veçanta gjatë përpunimit, shtyrjes së terminëve, etj.


29

LPH përpilohet zakonisht si formular dhe pastaj i bashkëngjitet protokollit:

LISTA E PIKAVE TË HAPURA (LPH)

nR. DAtA ÇFARë DUHet të BëHet?

KUSH Me Kë?

DeRi KUR?

ÇKA ëSHtë KRyeR?

vëRejtje

3.3.2. Rrjedha e mbledhjeve pasuese të grupeve punuese

⇒ Mbledhjet pasuese të grupit

Mbledhjet e mëtejme të grupeve organizohen sipas planit dinamik dhe nevojave të grupeve punuese. Secili grup ka detyrat dhe përgjegjësitë e veta dhe duke u nisur nga ky parim dihet se çka i takon dhe çka nuk i takon një grupi të diskutojë dhe të përpunojë. P.sh. grupit projektues nuk i takon përpunimi përmbajtjesor i temave të projektit, mirëpo i takon të shkëmbej informatat për rrjedhën e punës së projektit.

Kështu mund të duket rrjedha e mbledhjes së grupit projektues:

1) Përshëndetja e pjesëmarrësve

2) Raportet: raporti i udhëheqjes së projektit, raporti i anëtarëve të projektit

Pyetjet udhëheqëse për raportet:

• Çka ka ndodhur ndërkohë me projektin?

• Çka është realizuar nga anëtarë të veçantë ose në grupet e punës?

• Çka është realizuar sipas pikëpamjes së personave në fjalë?

• Në cilat raste janë shfaqur problemet?

Këshillë: Është e dobishme të kufizohet kohëzgjatja e fjalimit (rreth 5 minuta për udhëheqësin e projektit dhe maksimalisht 2 minuta për anëtarët e projektit veç e veç) në mënyrë që të evitohen diskutimet e gjata.

3) Shtjellimi i listës së pikave të hapura (shih tabelën e mësipërme)

4) Tema të tjera të hapura

Pyetjet udhëheqëse:

• A ka tema dhe pika të tjera, të cilat duhet të shtjellohen?


30

• A nënkuptohen probleme të tjera, të cilat duhet të shjellohen?

5) Përfundimi

• Përcaktimi i datës për mbledhjen e ardhshme,

• Vendimi mbi ekspertët eventual, të cilët veç kësaj duhet të ftohen në mbledhjen e ardhshme,

• Leximi i procesverbalit dhe LPH .

Për secilën mbledhje të grupit projektues ose të grupeve punuese, është e dobishme të mbahet dhe të shëno-het një procesverbal, i cili i përfshin rezultatet e rëndësishme. Modeli në vijim përfshin aspektet kryesore, që duhet të shënohen në një procesverbal të takimeve/mbledhjeve.

PROCESVERBALI I MBLEDHJES

Subjekti i bisedës/qëllimit:

Udhëheqësi i mbledhjes: Pjesëmarrësit: Shpërndarësi

Procesverbali: (numri i procesverbalit)

Data: Fillimi: Mbarimi:

Rendi i ditës Tema

Tema Rezultati/Vendimet

Vendi, data Udhëheqësi i mbledhjes Procesmbajtësi

3.3.3. Përmbledhjet mbi gjendjen e projektitPërmbledhjet janë kontrollime shtesë të gjendjes së projektit, të cilat mund të realizohen sipas projektit. Qëllimi është marrja e informatave për rezultatet e arritura, identifikimi i hershëm i problemeve të mund-shme dhe marrja e udhëzimeve për ecurinë e mëtejme. Ekzistojnë mënyra të ndryshme për t’i bërë përm-bledhjet:

⇒ Përmbledhja e punës së grupit projektues

Këtu kemi të bëjmë me evidentimin e përparësive dhe mangësive të punës projektuese brenda grupit projek-tues. Përmbledhja në këtë rast është një mjet i mirë ndihmës, për të fituar nxitje për përmirësimin e punës projektuese.

⇒ Përmbledhja si anketim i personave të tjerë - Këtu p.sh. mund të bëhet një anketim i personave të përfshirë në projekt. Këtu paraqitet një spektër i gjerë i mundësive: prej pyetësorëve të shkurtër deri te intervistat, diskutimet brenda grupeve, etj.

⇒ Përmbledhja në bazë të vrojtimeve - Me këtë duhet të mendohet, se cilat vrojtime mund të jenë indikatorë për suksesin e projektit. Pastaj, rezultatet e përmbledhjes i prezantohen grupit projektues dhe diskutohen, duke pasur parasysh masat e mundshme.


31

3.3.4. Bisedimet për etapat e projektit Etapat e projektit janë cezura/prerje pas fazave të veçanta të projektit, në të cilat gjendja e projektit i prezan-tohet detyrëdhënësit. Duhet të ofrohen informata të plota dhe të dhëna të sakta (përfshirë edhe numrat, përqindjen - sa më shumë që është e mundshme) kur projekti është në rrugë të drejtë, duke pasur parasysh detyrën e projektit dhe planifikimin e projektit, gjegjësisht kur janë të nevojshme ndryshimet e mundshme të detyrës së projektit, të planit të terminëve dhe/ose eventualisht të masave plotësuese. Pjesëmarrësit në bisedimet për etapat e projektit janë udhëheqësi i projektit, detyrëdhënësi dhe eventualisht anëtarët e tjerë të projektit (në bisedim zakonisht nuk merr pjesë i tërë grupi projektues).

Pikat kryesore që janë pjesë e bisedimeve në etapat e projektit:

• Synimi i projektit: Cili është qëllimi kryesor i projektit? Cili është qëllimi i fazës projektuese të për-funduar me këtë etapë të projektit? Sipas cilave rezultate të vrojtueshme matet arritja e qëllimeve?

• Masat e zbatuara deri tani: Çfarë është bërë? Kush ka marrë pjesë?

• Krahasimi Është-Duhet: Në çfarë mase janë arritur qëllimet? Sa iu është përmbajtur planifikimit të terminëve dhe të resurseve? Ku janë shfaqur ndryshimet?

• Analizimi i ndryshimeve Është-Duhet: Cilat janë shkaqet për ndryshime/devijime? Cilat përfundime mund të nxirren për veprimet e mëtejme?

• Masat e planifikuara: Cilat hapa të mëtutjeshme janë paraparë? Cilat pjesë të masave janë parashikuar për devijimet Është-Duhet? A janë të nevojshme ndryshimet e detyrës së projektit apo të planifikimit të projektit? A janë të nevojshme masat shtesë për përkrahje?

• Rreziqet dhe shanset e projektit: Cilat rreziqe shfaqen për veprime të mëtejme? A ekzistojnë udhë-zime për mundësitë më të mira për zgjidhje në lidhje me arritjen e qëllimit të projektit?

3.4. Monitorimi dhe vlerësimi i projektit Janë procese të lidhura ngushtë njëra me tjetrën. Në fillim do t’i referohemi procesit të monitorimit.

Monitorimi i projektit ofron informata, në bazë të të cilit udhëheqësia mund të identifikojë dhe të zgjidhë problemin e zbatimit dhe të analizojë progresin2. Monitorimi i projektit përfshin mbledhjen e të dhënave dhe dokumentimin e tyre, analizën e progresit të projektit bazuar në të dhënat dhe nxjerrjen e përfundimeve për hapat e mëtejmë, si dhe rekomandimet e masat për përmirësimin e hapave të zhvillimit të projektit.

Monitorimi i projektit është pjesë përbërëse e menaxhimit të projektit. Ai ofron informata në mënyrë sis-tematike për ecurinë e rrjedhës së projektit, për progresin e arritur apo edhe për problemet eventuale.

Monitorimi i projektit ndërlidhë të gjitha fazat e projektit. Dy janë aspektet kryesore të monitorimit të pro-jektit shkollor: aktivitetet e projektit dhe progresi i arritur në rezultatet e projektit.

2 Dukagjin Popovci (2009): Planifikimi me metodën e kornizës logjike (Doracaku për administratorët e arsimit), KEC, Prishtinë faqe 22


32

Përmes monitorimit të aktiviteteve të projektit krahasohet koha e planifikuar me kohen e shpenzuar për aktivitetet gjegjëse të projektit. Monitorimi i rezultateve bazohet në treguesit e rezultateve. Progresi i arritur i treguesve analizohet, duke bërë krahasimin në mes të situatës fillestare dhe situatës aktuale. Figura në vijim pasqyron progresin e arritur të treguesve të një projekti të caktuar.

Tabela e monitorimit të projektit mbështetet në pyetjet kryesore të ngritura për procesin e monitorimit të projektit dhe në listën e pikave të hapura.

ÇFARë DUHet BëRë?

Si DUHet BëRë DHe

KUSH DO tA Bëj?

KUR DUHet BëRë?

KU DUHet BëRë?

CilAt jAnë ReZUltAtet Që DUHen ARRitUR?

Cilët jAnë tReGUeSit e ReZUltAteve të ARRitURA?

Cili ëSHtë BUxHeti i

nevOjSHëM?

Vlerësimi i projektit nuk kryhet vetëm në fazën përmbyllëse të tij. Është mirë të kryhen3:

- vlerësimet sipas fazave apo ecurisë së projektit gjatë çdo faze të rëndësishme të tij, të cilat ndihmojnë në përmirësimin dhe përshtatjen e nevojshme të projektit,

- vlerësimi përfundimtar në fund të projektit, - vlerësime të vazhdimësisë pas disa muajsh deri në një vit nga përfundimi i projektit, - pas një periudhe kohore, sukseset dhe mësimet e nxjerra mund të shërbejnë për të shtuar aspekte të

reja në projektet e ardhshme dhe zhvillimin e organizatës.

Përfundimi me sukses i një projekti kërkon vlerësimin e ndikimit të projektit. Rezultatet e projekteve shkol-lore që kanë synim përmirësimin e cilësisë së mësimdhënies në shkollë nuk mund të shihen shpejt, mirëpo ndikimet e tyre mund të shihen gjatë fazave të zhvillimit të projektit, si dhe mund të shihen në aspektet organizative të shkollës, në raportet e bashkëpunimit dhe përgjithësisht në klimën e shkollës.

Është detyrë e drejtorit të shkollës që në faza të ndryshme të vlerësojë ndikimin e secilit projekt që po zbato-het në shkollë. Vlerësimi i ndikimit të projektit duhet të orientohet në tri fusha të veprimit:

1. Në projekte të tjera2. Në aspektet e përgjithshme të punës në shkollë, dhe 3. Në fushën specifike së cilës i adresohet projekti

3 Grup autorësh (2002): Menaxhimi i projektit, Qendra Rajonale e Mjedisit për Evropën Qendrore dhe Lindore, Szentendre, Hungari faqe 22.


33

Projektet shkollore nuk perceptohen të izoluara nga njëri – tjetri, prandaj duhet shfrytëzuar përvojat pozitive të secilit projekt të përfunduar për projektet në zhvillim, si dhe për projektet që priten të jenë pjesë e punës së shkollës. Përveç përvojave pozitive, duhen shfrytëzuar edhe gabimet në funksion të përmirësimit të projek-teve të tjera, në të gjitha fazat e projektit.

Zhvillimi i një projekti shkollor nuk nënkupton se duhet hequr dorë nga përcjellja e aspekteve të përgjith-shme që zhvillohen në shkollë, përkundrazi projektet shkollore në realizim e sipër, vazhdimisht duhet të vlerësohen edhe nga ndikimi i tyre në aspekte të përgjithshme të organizimit të punës së shkollës. Për shem-bull, duhet vlerësuar ndikimin e projektit për masat parandaluese të braktisjes së shkollës, në përmirësimin e disiplinës në shkollë, në përmirësimin e rezultateve në mësimnxënie, në zvogëlimin e konflikteve, në ndërtimin e klimës pozitive në shkollë, në nxitjen e konkurrencës për realizimin në formën më të mirë të projekteve të tjera në konkurrencë me shkollat tjera, etj.

Pa dyshim, vlerësimi i ndikimit të projekti duhet të shikohet me “llup” të veçantë në fushën specifike së cilës i adresohet projekti. Vlerësimi i ndikimit të projektit në këtë aspekt, fillimisht mbështetet në fazat e procesit të projektit. Çfarë anë pozitive apo probleme të tjera ka nxjerrë në pah fillimi i projektit apo faza të tjera të projektit? Për shembull:

Në fazën tjetër, vlerësimi i ndikimit të projektit mbështetet në synimet e projektit, në objektivat specifike të projektit përmes të cilave është synuar zgjidhja e një numri të caktuar të problemeve të lidhura ngushtë me temën e projektit. Për të arritur në një vlerësim më të plotë të ndikimit të projektit, analizoni doracakun e modulit M6, Shkolla e mirë, në mënyrë të veçantë instrumentet për hulumtimin e efikasitetit të punës së shkollës.

3.5. Përfundimi i projektit Dihet mirëfilli se projekti nuk përfundon me zbatimin e aktivitetit të fundit të paraparë me planin e veprimit të projektit. Një pako e sugjerimeve praktike për përfundimin e projektit vije nga autorët König dhe Volmer (1998). Sipas tyre, përfundimi i projektit ndjek synime të shumta:

• Duhet të dokumentojë dhe prezantojë rezultatet e projektit.

• Duhet të jep udhëzime për realizimin e projekteve në të ardhmen (Çka mund të mësohet nga ky projekt?).

• Në fund, ai e ka domethënien e shpërndarjes së organizimit projektues dhe kthimit të bashkëpunë-torëve të projektit në udhëheqësinë (përkatëse) të shkollës.

Baza për përfundimin e projektit është dokumentacioni projektues, në të cilin paraqiten rezultatet dhe rrjedha e projektit. Bazë për këtë njëherësh janë kriteret objektive, por edhe vlerësimet subjektive të person-ave të ndryshëm të përfshirë në projekt.

Për dokumentacionin e projektit jepet mundësia e strukturimit vijues:

1) Dokumentimi i synimit të projektit

- Çka është caktuar si synim? - Sipas cilave rezultate matet arritja e qëllimit?


34

2) Analizimi i rezultateve të projektit

- Në bazë të synimeve dhe treguesve të operacionalizuar: Sa është arritur synimi i projektit? - Në bazë të anketimit të personave të përfshirë në projekt (p.sh. me ndihmën e pyetësorëve, interv-

istave, etj.)

3) Analizimi i rrjedhës së punës të projektit

- Cilat hapa janë realizuar në projekt? (P.sh. në bazë të dokumentacionit të mbledhjeve të projektit) - Çka ka qenë veçanërisht e suksesshme gjatë rrjedhës së punës të projektit? - Ku u paraqitën problemet dhe vështirësitë gjatë rrjedhës së punës të projektit?

4) Pasojat për të ardhmen

- Çka duhet të shtjellohet ende edhe pas përfundimit të projektit, në mënyrë që të arrihet synimi i plotë i projektit?

- Çka duhet të mirret parasysh për projektet në të ardhmen? - Cilat përvoja mund të shfrytëzohen për projektet e ardhshme? - Çka do të duhej të ndryshohej në projektet e ardhshme?

Në përfundim të projektit, udhëheqësi i projektit, para detyrëdhënësit si dhe eventualisht faktorëve të tjerë të shkollës, si kolektivit, prindërve, këshillit të shkollës, strukturave komunale etj., zakonisht ia prezanton rezul-tatet dhe rrjedhën e punës së projektit.


35

Fjalorthi

Aktivitetet – veprimet, që duhet të ndërmerren për t’i arritur rezultatet dhe synimet e projektit.

Analiza SWOT (përparësitë, dobësitë, mundësitë dhe rreziqet) - është një mjet për të bërë analiza strategjike, që ndihmojnë në identifikimin e një situate dhe në shqyrtimin e planifikimit dhe zhvillimet e mundshme të projektit.

Menaxhimi - përpjekja për të planifikuar, organizuar dhe udhëhequr njerëzit dhe burimet për një qëllim të caktuar. Është procesi i ndërmarrë për koordinimin e veprimeve të të tjerëve me qëllim të arritjes së rezultat-eve të përcaktuara.

Menaxhimi i projektit shkollor - është instrument për përpunimin e detyrave dhe aktiviteteve në kuadër të projektit të caktuar.

Monitorimi - Zakonisht nënkupton procedurat e rregullta sistematike për mbledhjen e të dhënave për aspekte të rëndësishme të arsimit në nivel kombëtar, rajonal, lokal dhe institucional.

Monitorimi i projektit - përfshin mbledhjen e të dhënave dhe dokumentimin e tyre, analizën e progresit të projektit dhe nxjerrjen e përfundimeve për hapat e mëtejmë, si dhe rekomandimet e masat për përmirësimin e hapave të zhvillimit të projektit.

Organizimi i projektit - ka të bëjë me përcaktimin e detyrave të të gjithë personave të përfshirë në projekt. Në organizimin e projektit hyjnë detyrat dhe përgjegjësitë, format e komunikimit, raportimit dhe llogarid-hënia.

Pakot e punës - janë ato aktivitete, të cilat duhet të realizohen në kuadër të projektit, ose të një faze të projektit.

Projekti - është operacionalizimi i aktiviteteve të veçanta, që i ndërmerr individi ose personat përgjegjës me qëllim të arritjes së rezultateve praktike dhe konkrete, që mund të shihen ose të verifikohen.

Rezultatet thelbësore të projektit – janë artikulime të synimit të projektit. Rezultatet themelore të projek-tit, në fund të projektit maten me tregues të projektit.

Synimi i përgjithshëm i projektit - është artikulimi i detyrës së projektit. Synimi i projektit përshkruan një situatë, e cila duhet të arrihet pas përfundimit të projektit.

Synimi i projektit shkollor - arritja e ndryshimeve në shkollë, të cilës i kontribuon projekti.

Zbatimi i projektit - është procesi përmes së cilit vihen në jetë planet e përgatitura në fazat e projektit.


36

Referencat

• Doracak i buxhetit dhe financave për shkolla, PIZHA i financuar nga Banka Botërore dhe zbatuar nga Ministria e Arsimit, Shkencës dhe Teknologjisë (MASHT).

• Dukagjin Popovci (2009): Planifikimi me metodën e kornizës logjike (Doracakë për administratorë të arsimit), KEC, Prishtinë fq. 22

• Goddard, T., Duraku, N., Ninaku, Xh. (2006): Njoftimi me udhëheqjen arsimore, Udhëzues për trajnerë, KEDP, Prishtinë.

• Grup autorësh (2002): Menaxhimi i projektit, Qendra Rajonale e Mjedisit për Evropën Qendrore dhe Lindore, Szentendre, Hungari,

• Grup autorësh (2005): Përmirësimi i performancës së organizatës, ADEA, Prishtinë.• H.W. Baumann 2004): Menaxhimi i projektit, GTZ, Prishtinë.• Hyseni, H., Salihaj, J., Nikoleta, M., Pupovci, D., (2003): Qeverisja dhe udhëheqja në arsim, KEC,

Prishtinë.• Ligji nr. 03/L-048. për Menaxhimin e Financave Publike dhe Përgjegjësitë.• Standardet e Praktikes Profesionale për Drejtorët e Shkollave-Draft (2011).


37

Shtojcat

Shtojca 1: Modeli i projektit shkollor, i bazuar në doracakun për grantet shkollore (2003)

Titulli i projektit:

QëlliMi i PROjeKti (PëRKUFiZiM i SHKURtëR)

Përmbledhja e projektit (1 faqe përmbledhje, plus shtojcat, p.sh. skema e problemeve, skema e objektivave, tabela e kornizës logjike)

Fusha(t) e përmirësuara të projektitp.sh. a) aktivitetet për përmirësimin e cilësisë b) pengesat për arsimimin e fëmijëve me nevoja të adresuara

NDËRLIDHJA ME PLANIN ZHVILLIMOR SHKOLLORSa është i rëndësishëm propozimi i projektit për adresimin e prioriteteve për gjithë shkollën?

Efekti i projektit në regjistrimin e nxënësve dhe vijueshmërinë e mësimit

Lista e rezultateve të hollësishme të projektit dhe treguesve lidhur me suksesin

Rezultatet Treguesit e suksesit

Qëndrueshmëria e projektiFokusohuni në pyetjen: Çka pritet të ndodh në shkollën tuaj pas përfundimit të realizimit të projektit?

Lista e personave që kanë marrë pjesë në planifikimin e projektit

Funksioni, roli


38

Plani i aktiviteteve (viti 2012)

Aktivitetet e planifikuara Personi përgjegjës

Janar 2012

Shkurt 2012

Mars 2012

Prill 2012

Maj 2012

Qershor 2011

Korrik 2012

Gusht 2012


39

Shtojca 2: Modeli i projektit ideor të simuluar

titUlli i PROjeKtit: tRAjniMi i MëSiMDHënëSve PëR vleRëSiMin në KlASë

Bartësit e Projektit: Besa, teuta dhe Dardani

Çfarë probleme zgjidhë projekti?Sipas të dhënave të shkollës, mësimdhënësit e shkollës sonë, ashtu sikur një pjesë e konsiderueshme e mësimdhënësve në Kosovë, ballafaqohen me sfida të mëdha në zbatimin e vlerësimit në klasë. Sfidat priten të shtohen me fillimin e zbatimit të risive në komponentën e vlerësimit, që sjellë Korniza e re e Kurrikulumit të Kosovës. në këtë kuptim, mësimdhënësve të shkollës sonë u nevojiten kompetenca në zbatimin e kurrikulumit të ri, në mënyrë të veçantë për vlerësimin e klasës bazuar në kompetencat kryesore.

Ku realizohet projekti?Projekti realizohet në shkollën tonë, në dy faza. në fazën e parë do të bëhet trajnimi i mësimdhënësve të ciklit lëndor, kurse në fazën e dytë do të bëhet trajnimi i mësimdhënëse të ciklit klasor. Menaxhimi cilësor i testit të maturës do të realizohet në dy faza. në fazën e parë, projekti do të realizohet në të gjitha shkollat e mesme të larta të rajonit të Prishtinës, ndërsa në fazën e dytë, projekti do të realizohet në të gjitha shkollat e mesme të larta në Kosovë.

ideja e projektit (përshkrim i shkurtër) Projekti ka për qëllim të organizojë trajnimin e mësimdhënësve për vlerësimin në klasë. Disa nga aktivitetet kryesore të këtij projekti janë:Hartimi i programit të trajnimit të mësimdhënësve, duke u bazuar në nevojat e tyre dhe në kërkesat e kurrikulumit të ri,Gjetja e ekspertëve për ofrimin e trajnimit,Realizimi i programit të trajnimit,Përcjellja e efekteve të programit të trajnimit në klasë,vlerësimi i performancës së mësimdhënësve në komponentën e vlerësimit në klasë.

Projekti realizohet në mbështetje të Planit Zhvillimor Shkollor, prioriteti nr. 2.

trajnimi i mësimdhënësve për vlerësimin në klasë është nevojë e domosdoshme kur kemi parasysh dallimet në mes të rezultateve të vlerësimit të jashtëm me rezultatet e vlerësimit të brendshëm.vlerësimi në klasë bazohet në planifikim të mirë dhe i cili bazohet në kritere të vlerësimit, që krijon mundësi reale për të nxjerrë të dhëna për gjendjen e shkollës dhe siguron mundësi për të bërë krahasime me nivele të tjera të vlerësimit dhe me shkolla të tjera të përafërta në kontekstin e shkollës sonë. Aftësimi i mësimdhënësve të shkollës sonë në fushën e vlerësimit në klasë do të shtojë në radhë të parë besimin e nxënësve, prindërve dhe të komunitetit; do të përmirësojë imazhin e shkollës sonë, si dhe do të krijojë mundësi, që nxënësit tanë të mund të garojnë me nxënësit tjerë kudo në Kosovë dhe më gjerë.

40

MENAXHIMI I PROJEKTITZHVILLIMI I KAPACITETEVE NË UDHËHEQJEN ARSIMORE

Shtojca 3: Skema e procesit të gjenerimit dhe planifikimit të buxhetit shkollor

Drejtorati i arsimit komunal

Plani i buxhetit të shkollës

Drejtorati i arsimit komunal

Korniza afatmesme Komunale Buxhetore

çdo vit

Miraton

Miraton

Asambleja komunale Kryetari i komunës

Kërkon miratim

Shkolla 1 plani i buxhetit

Shkolla 2 plani i buxhetit Drejtorati i

Buxhetit dhe Financave në

komunëShkolla 3 plani i buxhetit

Korniza afatmesme e buxhetit dorëzohet në Ministrinë për ekonomi dhe Financa

Marrë nga Doracaku i trajnimit për Autonominë Financiare të Shkollave, Hartuar nga MASHt, me mbështetje të Projektit iDeP

Këshilli i shkollës Drejtori i shkollës

Shkolla

Cakton kufirin për personel dhe shfrytëzon formulën komunale për të gjeneruar shumën fikse të buxhetit shkollor nët qarkohen buxhetore

Procesi i gjenerimit dhe planifikimit të buxhetit shkollor

Documents

Menaxhimi i projektit - cdbe. · PDF fileMenAxHiMi i PROjeKtit ZHvilliMi i KAPACiteteve në UDHëHeQjen ARSiMORe 4 1. Hyrje Menaxhimi i një projekti shkollor është pjesë e procesit