Metodika Platobného systému E-KOLOK · PDF fileSlovenská pošta, a. s. Partizánska cesta 9, 975 99 Banská Bystrica Verzia : 3.2 Strana: 1/36 Účinnosť od: 21.01.2015 Metodika

Slovenská pošta, a. s.Partizánska cesta 9, 975 99 Banská Bystrica

Verzia : 3.2

Strana: 1/36

Účinnosť od: 21.01.2015

Metodika E-Kolok v1.2

Vytlačené dňa: 9. 2. 2015 Názov súboru: E-Kolok_MetodikaE-Kolok_Urady_v3.2_final © 2014 Slovenská pošta, a.s. Všetky práva vyhradené. Strana 1 z 36

Metodika Platobného systému E-KOLOK

Metodické usmernenie pre orgány vyberajúce správnepoplatky a orgány vyberajúce súdne poplatky

Vypracoval: Slovenská pošta, a.s.

Dátum: 14.11.2014

Schválil: Slovenská pošta, a.s.

Gestor: Meno:

Funkcia:

Dátum:

Podpis:

Účel: Popis práce s Platobným systémom E-KOLOK a jednotlivými modulmi systému

Určené pre: MF SR, MV SR, MS SR, Ostatné orgány vyberajúce súdne poplatky a orgányvyberajúce správne poplatky


Verzia : 3.2

Strana: 2/36




Riadenie dokumentov

Názov projektu: eKolok

Dátum: 5.12.2014

Autor: Slovenská pošta, a.s.

Majiteľ: Slovenská pošta, a.s.

Číslo dokumentu: V3.2

Status dokumentu: Final

História zmien

Číslo zmeny Dátum zmeny Zoznam zmien Verzia

1 12.11.2014 Schválenie dokumentu 1.0

2 24.11.2014 Zapracovanie pripomienok 1.1

3 30.11.2014 Doplnenie procesu Zberný podúčet 1.2

4 1.12.2014 Úprava terminológie Zberný podúčet 1.3

5 4.12.2014 Doplnenie kapitoly 1.4, doplnenie príloh

Zmena adresy pre zasielanie odpisu rozhodnutia

úradu o vrátení poplatku

1.4

6 5.12.2014 Doplnenie informácie o stave E-Kolkov 1.5

7 11.12.2014 Zapracovanie pripomienok FS 1.6

8 19.12.2014 Úprava kapitoly 1.4.4 odstránenie časti Evidencia

poplatkov (agendového / portálového reportu)

1.7

9 09.01.2015 Doplnenie informácie o úhrade poštovým poukazom,

bankovým prevodom, o vrátení z rozhodnutia úradu

1.8

10 16.01.2015 Aktualizácia adries na zasielanie rozhodnutí o vrátení

poplatkov a hárkov spotreby

1.9

11 21.01.2015 Druhé schválenie dokumentu 2.0

12 02.02.2015 Úprava terminológie 3.0

13 03.02.2015 Úprava kapitoly 7 3.1

14 04.02.2015 Doplnenie kapitoly 1.4.4 3.2


Verzia : 3.2

Strana: 3/36




SchválenieTento dokument si vyžaduje schválenie nasledovnými osobami:

Meno Pozícia Dátum schválenia Verzia

Martin Talian Riaditeľ projektu E-kolok 21.01.2015 3.0

Tibor Strelka Hlavný analytik E-Kolok 21.01.2015 3.0

Mária Hvizdáková Manažér Business Integration E-kolok 21.01.2015 3.0


Verzia : 3.2

Strana: 4/36




Obsah:1. Prehľad ................................................................................................................................. 6

1.1. Referenčné dokumenty ............................................................................................................ 6

1.2. Slovník...................................................................................................................................... 6

1.3. Legenda ................................................................................................................................... 8

1.4. Stručný popis spôsobov úhrady poplatku v Platobnom systéme E-KOLOK ............................. 8

1.5. Vzťahy medzi procesmi .......................................................................................................... 12

2. Kiosk................................................................................................................................... 14

2.1. Úhrada poplatku na kiosku.................................................................................................... 14

2.2. Úhrada predpisu na kiosku.................................................................................................... 15

2.3. Výmena E-kolku na kiosku..................................................................................................... 16

3. Prijímanie poplatkov bez Modulu správy poplatkov ............................................................. 18

3.1. Spotreba Potvrdenia pre evidenciu poplatku (Nominálneho E-kolku) uhradeného na poštebez Modulu správy poplatkov................................................................................................... 18

4. Práca so Zberným podúčtom ............................................................................................... 20

4.1. Odvod platieb prijatých na pôvodný účet Úradu ................................................................... 20

4.2. Odvod platieb na SP z úradov bez SW pokladne ................................................................... 22

4.3. Vystavovanie predpisu a párovanie platieb (neplatí pre súdy) ............................................. 23

5. Prijímanie poplatkov s Modulom správy poplatkov .............................................................. 24

5.1. Spotreba E-kolku uhradeného na kiosku ............................................................................... 24

5.2. Vytvorenie predpisu............................................................................................................... 25

5.3. Stornovanie predpisu............................................................................................................. 27

5.4. Spotreba Potvrdenia pre evidenciu poplatku (Nominálneho E-kolku)................................... 28

5.5. Zaznamenanie úhrady predpisu na kiosku ............................................................................ 30

5.6. Evidencia a overenie platby................................................................................................... 31

6. Práca s integrovaným agendovým / registratúrnym systémom............................................. 33

6.1. Spracovanie výpisu informácií o úhradách z IS PEP............................................................... 33

7. Vrátenie poplatku z rozhodnutia úradu................................................................................ 33

7.1. Rozhodnutie o vrátení poplatku ............................................................................................ 33

8. Interné procesy ................................................................................................................... 34

8.1. Archivácia a interná kontrola ................................................................................................ 34

9. Prílohy ................................................................................................................................ 36

9.1. Príloha 1: Hárok spotreby...................................................................................................... 36

9.2. Príloha č. 2 Avízo o odvode platieb z pôvodného účtu Úradu na Zberný podúčet SP ............ 36

9.3. Príloha č. 3 Avízo – Odvod hotovosti na Zberný podúčet SP.................................................. 36

Zoznam tabuliek:


Verzia : 3.2

Strana: 5/36




TABUĽKA 1: REFERENČNÉ DOKUMENTY............................................................................................................ 6

Tabuľka 2: SLOVNÍK.................................................................................................................................... 8

Tabuľka 3: LEGENDA ................................................................................................................................... 8


Verzia : 3.2

Strana: 6/36




1. Prehľad

1.1. Referenčné dokumenty

ID Názov dokumentu Vydal Rok vydania

1 Aktualizovaný Procesný modelSP_Procesy_eKolok_f1 2_draft_v3 05.vsd

SP, a.s. 2014

2 Zákon Národnej rady Slovenskej republiky č. 145/1995 Z. z. o správnych poplatkoch v znení neskorších predpisov

MF SR 1995

3 Zákon Slovenskej národnej rady č. 71/1992 Zb. o súdnych poplatkoch a poplatku za výpis z registra trestov v zneníneskorších predpisov

MS SR 1992

4 Zákon č. 347/2013 ktorým sa mení a dopĺňa zákon o správnych poplatkoch 145/1995 Z. z. a zákon o súdnychpoplatkoch 71/1992 Z. z.

MF SR 2013

5 Usmernenie pre úrady k prijímaniu poplatkov do pokladnea na účet

SP, a.s. 2014

TABUĽKA 1: REFERENČNÉ DOKUMENTY

1.2. Slovník

Pojem Vysvetlenie

BAR kódČiarový kód štandardnej úhrady, ktorý sa bude využívať na uľahčenie úhrady predpisu. BAR kód bude obsahovať informácie o platbe, tj. Sumu, číslo účtu príjemcu, variabilný a špecifický symbol.

Potvrdenieo úhradepoplatku (E-kolok)

Jednoznačný a unikátny záznam v centrálnej evidencii IS PEP, ktorý obsahuje predovšetkým informácie o:

Výške poplatku

Type služby

Orgáne, ktorý poplatok vybral

Dátume a čase vygenerovania

Prístupovom mieste zaplatenia (napr. typ a identifikátor technického prostriedku,prostredníctvom ktorého bolo zaplatené)

Spôsobe platby (hotovosť, platobná karta, bankový prevod, poštový poukaz)

Stav elektronického kolku (vygenerovaný, zaplatený, použitý, stornovaný,refundovaný a pod.)

Elektronický kolok nadobúda tiež formu grafického QR kódu, ktorý je vytlačený na potvrdení o úhrade prostredníctvom technických prostriedkov inštalovaných v mieste úradu /klientskeho centra Inštitúcie, alebo ktorý je v elektronickej podobe priloženýk elektronickému dokumentu v prostredí spoločných modulov ÚPVS.

Hárok spotreby Predtlačený formulár, ktorý sa na úradoch, ktoré nemajú Modul správy poplatkov, bude


Verzia : 3.2

Strana: 7/36




Pojem Vysvetlenie

využívať na evidovanie spotreby Potvrdení pre evidenciu poplatku (Nominálny E-kolok).

Tieto potvrdenia nalepené na Hárok spotreby budú na pravidelnej báze zasielané naSlovenskú poštu, kde potvrdenia budú spotrebované aj v systéme IS PEP.

IS PEPInformačný systém verejnej správy pre platby a centrálnu evidenciu správnych a súdnych poplatkov, ktorý tvorí súčasť riešenia Služby eKolok.

KioskSamostatné zariadenie na nákup eKolkov a úhradu elektronických predpisov, prepojené s ISPEP.

Modul Správypoplatkov

Softvér (web portál) pre obslužné miesta úradov prepojené s centrálnym systémom, cezktoré sú realizované nasledovné aktivity referentom:

- generovanie elektronických predpisov,- overovanie a spotreba uhradených predpisov a eKolkov.

Poplatok

Správny poplatok a/alebo súdny poplatok.

Správny poplatok v zmysle zákona č. 145/1995 Z. z. o správnych poplatkoch v znení neskorších predpisov.

Súdny poplatok v zmysle zákona č. 71/1992 Zb. o súdnych poplatkoch a poplatku za výpis z registra trestov v znení neskorších predpisov.

QR kódIdentifikačný a bezpečnostný symbol eKolku, na základe ktorého je eKolok identifikovaný a overený.

Potvrdenie preevidenciupoplatku(Nominálny E-kolok)

Potvrdenie pre evidenciu poplatku uhradeného na Slovenskej pošte. Potvrdenia jepredtlačené v 8 nominálnych hodnotách a je vytlačené na papieri s ochrannými prvkami, aby ich využitie bolo možné aj na úradoch, ktoré nemajú Modul Správy poplatkov.

Ochranné prvky: ochranné vlákno v papieri, ochranné prvky vo farbách a ďalšie ochranné prvky v bezpečnostnom grafickom dizajne obsahujúcom:

Linkovú tlač

Negatívne a pozitívne gilošové prvky

Mikrotexty

Číslovanie každého Potvrdenia na základe náhodne vygenerovaných čísel s čiarovým kódom

Číslovanie každého TL poradovým číslom TL

Číslovanie každého TL aj špeciálnym číslom aj s čiarovým kódom

Potvrdenie pre evidenciu poplatku sa skladá z dvoch častí, hlavná časť a kontrolný ústrižok, ktoré sú oddelené perforáciou.

Potvrdenie pre evidenciu poplatku má platnosť 30 dní od úhrady, systém referenta upozorní na neplatnosť, resp. exspiráciu Nominálneho E-kolku.

PredpisInformácia od referenta o potrebnej úhrade obsahujúca aj informáciu o účele platby a vo väčšine prípadov aj sumu. Predpis bude vytvorený vo forme predtlačeného poštového poukazu vrátane BAR kódu, aby bol jednoducho zaplatiteľný aj na pošte.

SO Správny orgán.

SP Slovenská pošta.

SW pokladňa

Aplikácia pre pokladne správnych orgánov prepojené s centrálnym systémom, cez ktoré sarealizuje úhrada predpisov na pokladni správneho orgánu. SW pokladňa umožňuje aj bezhotovostnú platbu, pre zabezpečenie tohto spôsobu platby SP dodá POS terminál ako súčasť aplikácie.


Verzia : 3.2

Strana: 8/36




Pojem Vysvetlenie

Obslužnémiesto

Pracovisko príslušného úradu / klientskeho centra.

Referent Pracovník úradu, ktorý je / bude zodpovedný za danú aktivitu

Agendovýsystém /Registratúra

Systém využívaný na danom úrade, v ktorom sa bude realizovať daný procesný krok.

Úrad Orgán vyberajúci správne poplatky a/alebo súdne poplatky, zahŕňa správne orgány, súdy a iné.

Podanie Žiadosť, podanie, za ktoré sa uhrádza správny / súdny poplatok E-kolkom.

Identifikačný údaj

Číslo občianskeho preukazu, alebo cestovného pasu.

Historickáplatba

Platba prijatá na pôvodný účet úradu za podanie, realizovaná poplatníkom bezhotovostne

Portálovériešenie

Portál úradu umožňujúci poplatníkovi relaizovať elektronické podanie

Portálovýpredpis

Predpis (platobná inštrukcia) vystavená portálovým riešením

Zberný podúčet Zberný podúčet SP, a.s. zriadený na základe usmernenie pre úrady k prijímaniu poplatkov do pokladne a na účet

Špecifickýsymbol

Dodatočný identifikátor platby generovaný IS PEP.

Variabilnýsymbol

Identifikátor platby generovaný IS PEP.

Valídny E-kolok E-kolok, ktorý obsahuje ochranné prvky a je možné ho spotrebovať.

N/A Špecifikum neexistuje k danému procesu

Tabuľka 2: SLOVNÍK

1.3. Legenda

Farba textu Vysvetlenie

Čierny text Popisuje kroky úrad, resp. úradníka.

Sivý text Popisuje systémové kroky, resp. kroky, ktoré nie sú realizované úradníkom.

Tabuľka 3: LEGENDA

1.4. Stručný popis spôsobov úhrady poplatku v Platobnom systéme E-KOLOK

V nasledujúcich častiach sú zhrnuté základné princípy jednotlivých foriem úhrady správnych a súdnych poplatkov.


Verzia : 3.2

Strana: 9/36




1.4.1. Potvrdenie o úhrade poplatku (E-kolok) zakúpený na kiosku pred podaním žiadosti

Postup poplatníkaPoplatník si na kiosku vyberie požadovanú službu a vydané Potvrdenie o úhrade poplatku (ďalej len „E-kolok“) apredkladá referentovi spolu so žiadosťou o úkon alebo konanie (ďalej len „úkon“).Poplatok môže uhradiť v hotovosti (do 300,- Eur) alebo platobnou kartou (bez obmedzenia výšky úhrady).

Postup agendového referentaPri prijatí žiadosti o úkon, referent skontroluje službu a sumu E-kolku a zneplatní ho naskenovaníma potvrdením spotreby (ďalej len „spotreba“) v aplikácii MSP. E-kolok prikladá k prijatej žiadosti.

Evidencia poplatkovEvidencia poplatkov je vykonaná automaticky v centrálnom systéme IS PEP na základe spotreby referentom.

Párovanie platiebPárovanie platby prebehne automaticky v centrálnom systéme IS PEP na základe spotreby referentom.

Postup účtovného/ekonomického oddelenia O takejto úhrade úrad neúčtuje, nie je potrebná aktivita účtovného/ekonomického oddelenia.

1.4.2. Predpis vystavený v aplikácii MSP

Postup poplatníkaPoplatník predkladá žiadosť o úkon referentovi:

osobne

poštou

elektronicky (cez rezortný portál neintegrovaný na modul MEP)o Pozn. Finančná správa vystaví predpis v prípade, ak poplatník nevykonal úhradu hneď pri

podaní na zberný podúčet, ktorý je zverejnený na portáli Finančnej správy Od referenta obdŕža platobný predpis, ktorý je možné uhradiť nasledovnými spôsobmi:

na kiosku – naskenovaním 2D kódu predpisu, pričom je možné zaplatiť v hotovosti (do 300,- Eur) alebo platobnou kartou (neobmedzene)

v SW pokladni na úrade – naskenovaním 2D kódu predpisu, pričom je možné zaplatiť v hotovosti (do 300,- Eur) alebo platobnou kartou (neobmedzene)

bankovým prevodom – z účtu v banke alebo pobočke zahraničnej banky, alebo cez Internet banking

úhradou poštovým poukazom, ktorý je súčasťou predpisu, na pobočke Slovenskej pošty (s poplatkom)

Postup agendového referentaPri prijatí žiadosti o úkon, referent vystaví predpis na požadovanú službu v aplikácii MSP.Referent predpis vytlačí jednostranne a odovzdá, resp. zašle ho poplatníkovi spolu s výzvou na zaplateniepoplatku.Ak poplatník uhradil predpis na kiosku a predložil E-kolok, referent ho spotrebuje v aplikácii MSP a prikladák žiadosti.Ak poplatník nepredložil E-kolok, referent skontroluje úhradu predpisu v aplikácii MSP. Pre založenie do spisuvytlačí z aplikácie MSP doklad o úhrade / zložení.

Evidencia poplatkovEvidencia poplatkov je vykonaná automaticky v centrálnom systéme IS PEP na základe vystaveného predpisu.

Upozornenie: Pri úhrade poplatku prevodom na účet alebo poštovým poukazom v posledný deň splatnosti predpisu sa stav predpisu na prvý deň po úhrade zobrazuje ako „Exspirovaný“. Na nasledujúci deň sa po prijatí úhrady aktualizuje stav predpisu na „Spotrebovaný“.


Verzia : 3.2

Strana: 10/36




Párovanie platiebPárovanie platby prebehne automaticky v centrálnom systéme IS PEP na základe úhrady predpisu:

pri úhrade na kiosku ihneď po zaplatení,

pri úhrade bankovým prevodom sa informácia o úhrade predpisu zobrazí v MSP v termíne D+2,

pri úhrade poštovým poukazom sa informácia o úhrade predpisu zobrazí v MSP v termíne D+2.

Upozornenie: V prípade podania potrebného vybaviť do 24 hodín a úhrade poplatku poštovým poukazom alebo bankovým prevodom referent môže považovať za doklad o úhrade aj originál kontrolného ústrižku poštového poukazu, resp. informáciu o realizácii bankového prevodu s dátumom realizácie z predchádzajúceho dňa. Následne je referent povinný danú úhradu overiť v MSP v D+2. V prípade, ak nie je úhrada v MSP, kontaktuje SP na overenie úhrady.


1.4.3. Potvrdenie pre evidenciu poplatku (Nominálny E-kolok) zakúpené na pobočke Slovenskej pošty

Postup poplatníkaPoplatník si zakúpi na pobočke SP Potvrdenie pre evidenciu poplatku (ďalej len „Nominálny E-kolok“) v nominálnych hodnotách v sume, ktorá má byť uhradená za požadovaný úkon a predkladá ich referentovi spolu so žiadosťou o úkon.

Postup agendového referentaPri prijatí žiadosti o úkon, referent

skontroluje vizuálne ochranné prvky predložených Nominálnych E-kolkov

vytvorí v aplikácii MSP predpis s požadovanou službou

vykoná spotrebu naskenovaním nominálnych hodnôt predložených Nominálnych E-kolkov (popotvrdení operácie sú Nominálne E-kolky znehodnotené)

Nominálne E-kolky priloží k prijatej žiadosti.

V prípade, ak referent nemá prístup k MSP, vykoná zápis do Hárku spotreby (viď. Príloha č. 1), kde nalepí kontrolné ústrižky z predložených Nominálnych e-Kolkov.

Evidencia poplatkovEvidencia poplatkov je vykonaná automaticky v centrálnom systéme IS PEP na základe vytvoreného predpisua vykonanej spotreby naskenovaním Nominálnych E-kolkov v prípade, ak úrad disponuje MSP.V prípade, ak úrad nedisponuje MSP, evidenciu poplatkov vykoná Slovenská pošta na základe Hárku spotrebyzaslaného úradom (viď. Kapitolu 3.1) .

Párovanie platiebPárovanie platby prebehne automaticky v centrálnom systéme IS PEP na základe spotreby vykonanejreferentom v MSP, alebo zaevidovaním údajov z Hárku spotreby Slovenskou poštou.


1.4.4. Zberný podúčet zriadený na Slovenskej pošte (bez vystavenia predpisu v MSP)

Táto forma úhrady môže byť dočasne použitá pre podania:

prijaté cez rezortný portál neintegrovaný na MEP,


Verzia : 3.2

Strana: 11/36




pre podania úradov, ktoré nedisponujú MSP,

pre podania zo zahraničia, ktoré sú platené pred podaním žiadosti o úkon,

prijaté na staré číslo bankového účtu úradu, tzv. historické platby,

pre podania na bankové účty súdov.

Postup poplatníkaPoplatník predloží referentovi žiadosť o úkon a informáciu o úhrade na Zberný podúčet obvyklým spôsobom. Poplatník uhradil poplatok na Zberný podúčet pred podaním žiadosti o úkon, resp. na základe výzvy na zaplatenie poplatku. Je nevyhnutné, aby poplatník pri platbe na Zberný podúčet uviedol správny IBAN, inak platba nebude korektne spárovaná.

Postup agendového referentaPostup referenta je rovnaký ako v súčasných procesoch overovania zaplatenia poplatku na pôvodný účet úradu. Referent je povinný overiť správnosť Zberného čísla účtu.

Párovanie platiebPárovanie platby vykonáva úrad na základe výpisu zo Zberného podúčtu. O nespárovaných prijatých platbách informuje úrad SP, ktorá takéto platby vráti na základe rozhodnutia úradu.

Postup účtovného/ekonomického oddelenia O takejto úhrade úrad neúčtuje, účtovné/ekonomické oddelenie koordinuje párovanie a informovanie SP o nespárovaných platbách. Pracovníci účtovného/ekonomického oddelenia majú pasívny prístup do Internet bankingu Zberného podúčtu, resp. prístup k PDF/xml výpisu pre dohľadávanie a overovanie platieb.

Dôležité: Číslo Zberného účtu používa úrad pri výzvach na úhradu poplatku mimo CS. Predpis vystavenýv Module správnych poplatkov má iné číslo účtu ako je číslo Zberného podúčtu.

1.4.5. Pokladňa / pokladnica úradu

Do pokladne/ pokladnice môže úrad, ktorý má na to vytvorené podmienky, prijímať úhradu poplatkov v hotovosti, kým nemá zriadenú SW pokladňu. Do 15 pracovných dní je povinný odviesť prijatú hotovosť za správne/súdne poplatky na Zberný podúčet úradu spolu s Avízom o odvode hotovosti (viď. Kapitolu 4.2.)

Postup poplatníkaPoplatník predkladá referentovi žiadosť o úkon. Poplatok môže uhradiť do pokladne úradu v hotovosti (do 300,- Eur) na základe sprievodky od referenta. Potvrdenie o zaplatení predkladá referentovi.

Postup agendového referentaPri prijatí žiadosti o úkon, referent poskytne poplatníkovi inštrukciu na úhradu poplatku.Referent vybaví podanie po predložení potvrdenia o zaplatení v pokladni úradu poplatníkom, ktoré referentpriloží k žiadosti.

Evidencia poplatkovEvidenciu poplatkov vykonáva úrad zaslaním Avíza o odvode hotovosti vybranej do pokladne úradu na Zbernýpodúčet.

Párovanie platiebPárovanie platby prebehne automaticky v centrálnom systéme IS PEP na základe načítania výpisu zo Zberného podúčtu.

Postup účtovného/ekonomického oddelenia

Slovenská pošta, a. sPartizánska cesta 9

Vytlačené dňa: 9. 2. 2015 © 2014 Slovenská pošta, a.s. Všetky práva vyhradené.

Úrad účtuje o príjme do pokladne obvyklým spôsobom.

1.5. Vzťahy medzi proces

1.5.1. Potvrdenie o úhrade poplatku (



Názov súboru: E-Kolok_MetodikaE-Kolok_Urady_v3.2_final4 Slovenská pošta, a.s. Všetky práva vyhradené.

príjme do pokladne obvyklým spôsobom.

Vzťahy medzi procesmi

úhrade poplatku (E-Kolok) z kiosku

Verzia : 3.2

Strana: 12/36


Kolok_Urady_v3.2_finalStrana 12 z 36

Slovenská pošta, a. sPartizánska cesta 9

Vytlačené dňa: 9. 2. 2015 © 2014 Slovenská pošta, a.s. Všetky práva vyhradené.

1.5.2. Práca s predpisom

1.5.3. Práca s Potvrdením pre evidenciu poplatku (



Názov súboru: E-Kolok_MetodikaE-Kolok_Urady_v3.2_final4 Slovenská pošta, a.s. Všetky práva vyhradené.

predpisom

Potvrdením pre evidenciu poplatku (Nominálny E-kolok)

Verzia : 3.2

Strana: 13/36


Kolok_Urady_v3.2_finalStrana 13 z 36

) z pošty


Verzia : 3.2

Strana: 14/36




2. Kiosk

2.1. Úhrada poplatku na kiosku

2.1.1. Postup

1. Poplatník na kiosku vyberie požadovanú službu na dotykovej obrazovke.

1.1. V prípade, ak nie je možné na kiosku vybrať službu z dôvodu, že služba sa na kiosku nenachádza, zodpovedný pracovník úradu kontaktuje agendového správcu.

1.2. V prípade, ak nie je možné na kiosku vybrať službu z dôvodu, že kiosk nekomunikuje, zodpovedný pracovník úradu kontaktuje servisnú podporu Slovenskej pošty.

1.2.1. V prípade, ak nie dostatok papiera pre realizáciu úkonu poplatníka, zodpovedný pracovník úradukontaktuje servisnú podporu Slovenskej pošty (čas servisného zásahu je 6 hodín).

Úhrada v hotovosti

2. Poplatník môže uhradiť poplatok v hotovosti len prípade, že poplatok je do 300 EUR vrátane.

3. Poplatník vhodí potrebnú hotovosť do kiosku.

3.1. Poplatník obdŕža preplatok, v prípade ak nevhodil presnú sumu, max. do výšky 99,50 EUR, pri vyššom výdavku kiosk vytlačí Potvrdenie pre vyplatenie výdavku, ktoré si poplatník môže dať preplatiť na pošte.

3.2. Poplatník obdŕža preplatok, ak platbu stornoval pred vhodením celej sumy hotovosti, max. do výšky 99,50 EUR, pri vyššom výdavku je poplatníkovi vytlačené Potvrdenie pre vyplatenie výdavku, ktoré si poplatník môže dať preplatiť na pošte..

4. Poplatník po spracovaní úhrady obdŕža E-kolok a Doklad pre zákazníka o platbe v hotovosti.

Úhrada platobnou kartou

5. Poplatník má možnosť zaplatiť poplatok platobnou kartou, poplatok vyšší ako 300 EUR je možné hradiť len bezhotovostne, resp. platobnou kartou.

5.1. V prípade, ak nie je funkčný POS terminál, poplatník nemôže realizovať úhradu. V tomto prípade zodpovedný pracovník úradu kontaktuje servisnú podporu Slovenskej pošty.

6. Poplatník zadá PIN do POS terminálu. POS terminál je súčasťou kiosku.

6.1. Poplatník má možnosť stornovať platbu pred zadaním PIN do POS terminálu.

7. Poplatník po spracovaní úhrady obdŕža E-kolok, Doklad pre zákazníka o platbe platobnou kartou a potvrdenie o platbe z POS terminálu.

2.1.2. Špecifiká

N/A

2.1.3. Technológie/ IT systémy

1. Kiosk


Verzia : 3.2

Strana: 15/36




2.1.4. Dokumenty

1. Potvrdenie o úhrade poplatku (E-kolok)

2. Potvrdenie pre vyplatenie výdavku

3. Doklad pre zákazníka o platbe v hotovosti/platobnou kartou

4. Potvrdenie o úhrade z POS terminálu

2.1.5. Role

1. Poplatník

2.2. Úhrada predpisu na kiosku

2.2.1. Postup

1. Poplatník naskenuje predpis na kiosku.

1.1. V prípade, ak nie je možné na kiosku naskenovať predpis z dôvodu poruchy kiosku, zodpovedný pracovník úradu kontaktuje servisnú podporu Slovenskej pošty.

1.1.1. V prípade, ak nie je dostatok papiera pre realizáciu úkonu poplatníka, zodpovedný pracovníkúradu kontaktuje servisnú podporu Slovenskej pošty.

2. Poplatník zadá doplňujúce informácie, ak si ich kiosk vyžiada na základe charakteru predpisu (Špecifikum 1)

Úhrada v hotovosti

3. Poplatník môže uhradiť predpis v hotovosti len prípade, že poplatok je do 300 EUR vrátane.


4.1. Poplatník obdŕža preplatok, v prípade ak nevhodil presnú sumu, max. do výšky 99,50 EUR, pri vyššom výdavku kiosk vytlačí Potvrdenie pre vyplatenie výdavku, ktoré si môže dať poplatník preplatiť na pošte.

4.2. Poplatník obdŕža preplatok, ak platbu stornoval pred vhodením celej sumy hotovosti, max. do výšky 99,50 EUR, pri vyššom výdavku je poplatníkovi vytlačené Potvrdenie pre vyplatenie výdavku, ktoré si môže dať poplatník preplatiť na pošte.



6. Poplatník má možnosť zaplatiť platobnou kartou, poplatok vyšší ako 300 EUR je možné hradiť len bezhotovostne, resp. platobnou kartou.

6.1. V prípade, ak nie je funkčný terminál, poplatník nemôže realizovať úhradu, zodpovedný pracovník úradu kontaktuje servisnú podporu Slovenskej pošty.





Verzia : 3.2

Strana: 16/36




2.2.2. Špecifiká

1. Súdny predpis

Pri úhrade predpisov na súdne poplatky je od poplatníka vyžadované zadanie poradového čísla poplatníka z predpisu. Ak je predpis vystavený iba na jedno meno, poplatník zadá číslo 1, ak je na predpise uvedených viacero mien, poplatník zadá poradové číslo jeho mena. Táto informácia je relevantná najmä na identifikáciu platiteľa pri vracaní poplatkov a preplatkov.


1. Kiosk

2.2.4. Dokumenty





2.2.5. Role

1. Poplatník

2.3. Výmena E-kolku na kiosku

Výmenu môže realizovať poplatník len v prípade Potvrdenia o úhrade poplatku (E-kolku), ktorý je zakúpený na kiosku pred podaním žiadosti na konkrétnu službu. Je možné vymeniť E-Kolok len v deň zákupenia a na kiosku, na ktorom bol E-kolok zakúpený. V prípade, že poplatník požaduje výmenu v iný deň, resp. požaduje vymeniť E-kolok zakúpený na inom kiosku, poplatník môže takýto E-kolok reklamovať na pobočkách Slovenskej pošty.

2.3.1. Postup

1. Poplatník si z ponuky na kiosku vyberie možnosť Výmeny E-kolku. Následne ho kiosk informuje o možnostiach a podmienkach výmeny E-kolku na kiosku.

2. Poplatník naskenuje eKolok, ktorý chce vymeniť E-kolok je možné vymeniť iba na kiosku, na ktorom bol zakúpený a iba v deň jeho zakúpenia).

2.1. V prípade, ak nie je možné na kiosku naskenovať E-kolok z dôvodu poruchy kiosku, zodpovedný pracovník úradu kontaktuje servisnú podporu Slovenskej pošty.

2.1.1. V prípade, ak nie dostatok papiera pre realizáciu úkonu poplatníka, zodpovedný pracovník úradukontaktuje servisnú podporu Slovenskej pošty (čas servisného zásahu je 6 hodín).

3. Poplatník si na základe výzvy kiosku vyberie novú službu, z ceny ktorej sa mu odpočíta hodnota vymieňaného E-kolku (E-kolok, ktorý je vymieňaný, je v systéme označený ako vymenený a nie je ho možné spotrebovať).

Cena nového E-kolku je vyššia ako cena vymieňaného E-kolku

4. Poplatník na kiosku vyberie možnosť úhrady doplatku.

Úhrada v hotovosti

5. Poplatník môže uhradiť doplatok v hotovosti len prípade, že poplatok je do 300 EUR vrátane.


Verzia : 3.2

Strana: 17/36





6.1. Poplatník obdŕža preplatok, v prípade ak nevhodil presnú sumu, max. do výšky 99,50 EUR, pri vyššom výdavku kiosk vytlačí Potvrdenie pre vyplatenie výdavku, ktoré si môže dať poplatník preplatiť na pošte.

6.2. Poplatník obdŕža preplatok, ak platbu stornoval pred vhodením celej sumy hotovosti, max. do výšky 99,50 EUR, pri vyššom výdavku je poplatníkovi vytlačené Potvrdenie pre vyplatenie výdavku, ktoré si môže dať poplatník preplatiť na pošte.



8. Poplatník má možnosť zaplatiť doplatok platobnou kartou, doplatok vyšší ako 300 EUR je možné hradiť len bezhotovostne.

8.1. V prípade, ak nie je funkčný POS terminál, poplatník nemôže realizovať úhradu, zodpovedný pracovník úradu kontaktuje servisnú podporu Slovenskej pošty.




Cena nového E-kolku je rovnaká ako cena vymieňaného E-kolku

11. Poplatníkovi je vytlačený nový E-kolok.

Cena nového E-kolku je nižšia ako cena vymieňaného E-kolku

12. Poplatníkovi je vyplatená rozdielová suma v hotovosti, ak je výdavok max. do výšky 99,50 EUR.

13. Poplatníkovi je vytlačené Potvrdenie pre vyplatenie výdavku, ktoré si môže dať preplatiť na pošte.

14. Poplatník obdŕža E-kolok.

2.3.2. Špecifiká

N/A


1. Kiosk

2.3.4. Dokumenty





2.3.5. Role

1. Poplatník


Verzia : 3.2

Strana: 18/36




3. Prijímanie poplatkov bez Modulu správy poplatkov

3.1. Spotreba Potvrdenia pre evidenciu poplatku (Nominálneho E-kolku) uhradenéhona pošte bez Modulu správy poplatkov

3.1.1. Postup

Príjem podania s potvrdením / potvrdeniami pre evidenciu poplatku

1. Úradník vizuálne overí, či všetky predložené Potvrdenia pre evidenciu poplatku (ďalej len „Nominálny E-kolok) obsahujú požadované bezpečnostné znaky: 1.1. V prípade, že Nominálny E-kolok je neplatný, úradník ho vráti poplatníkovi a informuje o možnosti

jeho reklamácie na SP.1.2. V prípade, že všetky Nominálne E-kolky sú platné, úradník pokračuje ďalej v spracovaní úhrady.

2. Úradník overí, či súčet hodnôt všetkých platných predložených Nominálnych E-kolkov je v potrebnej výške pre úhradu služby:

2.1. V prípade, že súčet hodnôt je vyšší ako požadovaný poplatok:

2.1.1. Ak je možné vrátiť poplatníkovi nadbytočné Nominálne E-kolky, úradník Nominálne E-kolky vráti a využité Nominálne E-kolky zaznamená na hárku spotreby.

2.1.2. Ak nie je možné vrátiť poplatníkovi nadbytočné Nominálne E-kolky, úradník prijme všetky platné predložené Nominálne E-kolky a zaznamená úhradu na hárku spotreby. Rozdielovúčiastku je potrebné vrátiť poplatníkovi na základe rozhodnutia o vrátení poplatku / preplatku poplatku.

2.2. V prípade, že súčet hodnôt je zhodný s výškou poplatku, úradník zaznamená úhradu na hárku spotreby.

2.3. V prípade, že súčet hodnôt je nižší ako požadovaný poplatok, úradník, v závislosti od typu úradu a podania, vystaví poplatníkovi výzvu na úhradu poplatku, alebo preruší vybavovanie konania.

Hárok spotreby

3. Hárok spotreby slúži na zaznamenávanie prijatých Nominálnych E-kolkov na úradoch, ktoré nemajú prístupk systému Modul správy poplatkov, alebo k funkcionalite potrebnej na overenie a spotrebu takýchtoNominálnych E-kolkov (viď. Príloha č. 1)

3.1. Hárok spotreby slúži iba na spracovávanie prijatých Nominálnych E-kolkov.

3.2. Úhrady správnych a súdnych poplatkov Nominálnymi E-kolkami môže prijímať iba úrad, ktorý má podpísanú zmluvu o pripojení do Platobného systému E-KOLOK so Slovenskou poštou, tj. je zapojenýdo Centrálneho systému.

4. Vyplnené Hárky spotreby je potrebné zasielať na Slovenskú poštu na mesačnej báze do piatich pracovných dní odo dňa ukončenia mesiaca, v ktorom boli vyplnené.

5. Po zaslaní vyplnených hárkov na Slovenskú poštu je pracovníkmi pošty do centrálneho systému zadanáspotreba jednotlivých Nominálnych E-kolkov.

Práca s Hárkom spotreby

Príprava Hárku spotreby


Verzia : 3.2

Strana: 19/36




6. Úradník pracuje s vlastným Hárkom spotreby, na ktorý na záver uvedie aj svoje meno a podpis.

7. Úradník pred začiatkom práce s Hárkom spotreby vyplní pole „Názov úradu“, na ktorom budú Nominálne E-kolky prijímané.

Vypĺňanie Hárku spotreby

8. Úradník pri prijatí úhrady poplatku/podania cez Nominálne E-kolky vyplní nasledovné informácie:

8.1. Pole „P.č.“ - poradové číslo podania uhradeného Nominálnym E-kolkom alebo viacerými Nominálnymi E-kolkami pre evidenciu poplatku, prijatého daným referentom, v danom mesiaci.

8.1.1. Číslovanie má začať od čísla 1 a plynulo pokračovať cez ďalšie hárky až do konca mesiaca. V novom mesiaci má začať číslovanie znova od čísla 1.

8.2. Pole „ID služby“ - ID služby, ku ktorej sa dané podanie vzťahuje z aktuálne platného číselníka služieb na úrade.

8.3. Pole „Dátum“ - dátum, kedy bola prijatá úhrada poplatku Nominálnym E-kolkom

8.4. Pole „Číslo konania / číslo dokladu poplatníka“ - číslo konania alebo spisu z agendového alebo registratúrneho systému. Ak k podaniu ešte nebolo pridelené číslo konania alebo spisu, do tohto stĺpca sa uvádza číslo dokladu totožnosti poplatníka.

8.5. Pole „Kontrolný ústrižok“ – kontrolné ústrižky z prijatých Nominálnych E-kolkov8.5.1. V prípade, že poplatok bol uhradený viacerými Nominálnymi E-kolkami, je potrebné každý

kontrolný ústrižok nalepiť do samostatného riadku. 8.5.2. V prípade, že nie je možné nalepiť kontrolný ústrižok, napríklad ak poplatník nalepil celé

Nominálne E-kolky na žiadosť, prosím uveďte sem ID Nominálneho E-kolku.

9. Úradník nasledujúce podanie zaznamená do prvého prázdneho riadku.

Finalizácia Hárku spotreby

10. Úradník po ukončení mesiaca sfinalizuje vyplnené Hárky z dôvodu zaslania na Slovenskú poštu. Pri finalizácii Hárku spotreby úradník vyplní nasledovné polia:10.1. Pole „V“ - miesto, kde boli prijaté úhrady Nominálnymi E-kolkami.10.2. Pole „Dňa“ - dátum, kedy boli Hárky spotreby sfinalizované. 10.3. Pole „Meno, priezvisko referenta“ - meno a priezvisko referenta, ktorý úhrady prijal.10.4. Pole „Podpis referenta“ – podpis referenta, ktorý úhrady prijal.

Odosielanie Hárku spotreby

11. Zodpovedný pracovník úradu všetky vyplnené Hárky spotreby zašle na Slovenskú poštu do piatichpracovných dní od ukončenia mesiaca, v ktorom boli zaznamenané úhrady Nominálnymi E-kolkami.

12. Hárky spotreby je potrebné zaslať v jednej obálke za celý úrad, alebo danú lokalitu na adresu: CVFT KošiceOS PPSSpišské námestie 3040 12 Košice

3.1.2. Špecifiká

N/A


Verzia : 3.2

Strana: 20/36




3.1.3. Technológie / IT systémy

N/A

3.1.4. Doklady

1. Potvrdenie pre evidenciu poplatku (Nominálny E-kolok)

2. Hárok spotreby

3.1.5. Role

1. Úradník

4. Práca so Zberným podúčtom

1. Úrad môže prijímať správne a súdne poplatky podľa bodov 4.1 a 4.2 iba v prípade, ak má podpísanú zmluvu o zapojení do Platobného systému E-KOLOK a Zmluvu o elektronickom bankovníctve (pre pasívny prístup

do Internet bankingu a zasielanie PDF/xml výpisu k Zbernému podúčtu).

1.1. V prípade, ak úrad neobdŕžal výzvu na zapojenie do Platobného systému E-KOLOK, kontaktuje vzťahového manažéra SP, ktorý mu zašle všetky potrebné náležitosti potrebné na zapojenie do Platobného systému E-KOLOK.

2. Po podpísaní zmluvy SP pridelí úradu číslo Zberného podúčtu pre odvod prostriedkov prijatých podľa bodov 4.1 a 4.2.

3. Úrad je povinný zverejniť číslo Zberného podúčtu v tvare IBAN na všetkých svojich dokumentoch, resp. miestach, kde zverejňoval pôvodné číslo bankového účtu úradu.

4. Úrad je povinný zabezpečiť úpravu portálového riešenia (platobná inštrukcia vystavená portálovým riešením musí mať zadefinovanie nové číslo Zberného podúčtu pre odvod).

5. V prípade, ak poplatník uhradí poplatok:

5.1. na nesprávny Zberný podúčet a požaduje vrátenie poplatku, úrad ktorému prislúcha predmetný Zberný podúčet preskúma úhradu poplatku na Zbernom podúčte a preverí, či nebolo začaté konanie. Poplatok vracia na základe rozhodnutia o vrátení poplatku na základe žiadosti poplatníka.

5.2. na Zberný podúčet bez uvedenia predčísla účtu, poplatok je poplatníkovi vrátený automaticky (vrátenie zabezpečí IS PEP).

4.1. Odvod platieb prijatých na pôvodný účet Úradu

Platby prijaté na pôvodný účet Úradu (ďalej len „historické platby“). Za historické platby sú považované také platby, ku ktorým predpis/výzva na zaplatenie vznikla pred zapojením úradu/súdu do Platobného systému E-KOLOK. Za historickú platbu je taktiež považovaná platba na bankový účet súdu.

4.1.1. Postup

Prijatie platby na účet úradu

1. Úrad prijme platbu od poplatníka.

Identifikácia platby


Verzia : 3.2

Strana: 21/36




2. Úrad identifikuje platbu podľa identifikačných znakov, ktoré pre platobný styk s poplatníkom používa:

2.1. historická platba úradu (platobná inštrukcie pre poplatníka bola vytvorená pred zapojením úradu doPlatobného systému E-KOLOK, poplatník uhradil poplatok na účet úradu),

2.2. platba na predpis súdu (predpis mohol byť vytvorený po zapojení súdu do Platobného systému E-KOLOK, ale predpis neexistuje v IS PEP).

Vrátenie platby

3. Ak úrad platbu nevie identifikovať, vracia ju na účet poplatníka alebo súčasným procesom poplatníkovi.

4. Úrad vracia platbu od poplatníka v prípade, ak ide o:

úhradu predpisu na účet úradu vydaného IS PEP,

úhrada portálového predpisu na účet úradu po zapojení úradu do Platobného systému E-KOLOK,

mylná platba.

Odvod platieb na Zberný podúčet

5. Úrad/súd preposiela historické platby z bankového účtu úradu/súdu na Zberný podúčet do 5 pracovných dní odo dňa zaplatenia poplatku (Špecifikum 1).

Špecifikácia variabilného symbolu úradu pre odvod historických platieb:2PPRRRR (príklad za prvý týždeň v roku 2012015) 2 - rozdeľovník pre platby odvodov z pokladní úradu / súdu P – poradové číslo týždňa v roku (1 až 53) R – rok

6. Úrad/súd vystaví spolu s prevodom Avízo o odvode platieb z pôvodného účtu Úradu jednotlivo alebo hromadne za viacero prevodov na Zberný podúčet (dokladovanie odvodu v listinnej forme) spolu s atribútmi platby viď. Príloha č. 2. Avízo zasiela na adresu SP:

Slovenská pošta a. s. E-kolok

Oddelenie účtovania cudzích zdrojov (SF UCZ)

Nám. SNP 35

814 20 Bratislava

Prijatie úhrady

7. Na Zberný podúčet príde:

platba preposlaná z bankového účtu úradu (historické platby),

úhrada od poplatníka na predpis vydaný úradom

8. Detaily platby:

číslo účtu - Zberný podúčet

variabilný symbol

špecifický symbol - môže obsahovať číslo služby PEP

4.1.2. Špecifiká

1. Finančná správa

Pre Finančnú správu platí proces na základe súhlasu Ministerstva financií SR


Verzia : 3.2

Strana: 22/36





N/A

4.1.4. Doklady

1. Prijatá platba

4.1.5. Role

1. Poplatník

2. Úradník

4.2. Odvod platieb na SP z úradov bez SW pokladne

4.2.1. Postup

Práca s pokladňou úradu

1. Úrad prijme platbu od poplatníka do pokladne. Podľa existujúceho procesu úradu vykonáva uzávierky a zbiera finančné prostriedky na účte úradu/súdu (prípadne v hotovosti).

Vytvorenie príkazu na prevod

2. Úrad/súd spracuje prijatú hotovosť do pokladní a do 15 pracovných dní ju odvádza na Zberný podúčet. V prípade, ak úrad/súd má výšku hotovosti v pokladni limitovanú, v niektorých prípadoch môže byť odvod hotovosti z pokladní realizovaný viackrát za týždeň.

3. Úrad/súd prevádza kumulované prostriedky do 15 pracovných dní odo dňa zaplatenia poplatku. 4. V prípade, ak úrad/súd zašle mylnú platbu, tz. pomýli sa pri prevode, rozdiel je povinný vydokladovať

a v nasledujúcom období si poníži/povýši hromadnú platbu.5. Úrad/súd vystaví spolu s prevodom Avízo o odvode hotovosti na Zberný podúčet (dokladovanie odvodu

v listinnej forme) viď. Príloha č. 3. Avízo zasiela na adresu SP:

Slovenská pošta a. s.- E-kolok

Oddelenie účtovania cudzích zdrojov (SF UCZ)

Nám. SNP 35

814 20 Bratislava

Zaslanie platby na Zberný podúčet

6. Úrad/súd vytvára príkaz na prevod (prípadne vklad) na Zberný podúčet vo výške zaplatených poplatkov za služby do pokladní úradu/súdu za dané obdobie pod VS s nasledujúcou štruktúrou:

1PPRRRR (príklad za prvý týždeň v roku 1012015)1 - rozdeľovník pre platby odvodov z pokladní úradu / súdu P – poradové číslo týždňa v roku (1 až 53)R – rok

4.2.2. Špecifiká

N/A


Verzia : 3.2

Strana: 23/36





N/A

4.2.4. Doklady

1. Príkaz na vklad

4.2.5. Role

1. Úradník

2. SP

4.3. Vystavovanie predpisu a párovanie platieb (neplatí pre súdy)

4.3.1. Postup

Úrad priamo vystavuje predpisy a výzvy na uhradenie poplatku na Zberný podúčet, pričom VS definuje podľa súčasných procesov a ŠS môže obsahovať ID služby podľa platného číselníka služieb Platobného systému E-KOLOK.

1. Úrad na základe výpisu prijatých platieb páruje poplatky nezmeneným procesom úradu.2. Úrad/súd vydáva Rozhodnutie o vrátení poplatku na základe:

vlastného rozhodnutia o vrátení poplatku

žiadosti od poplatníka, ktorý požaduje platbu vrátiť

4.3.2. Špecifiká

N/A


N/A

4.3.4. Doklady

1. Predpis/výzva na úhradu poplatku

4.3.5. Role

2. Úradník

3. Poplatník


Verzia : 3.2

Strana: 24/36




5. Prijímanie poplatkov s Modulom správy poplatkov

5.1. Spotreba E-kolku uhradeného na kiosku

5.1.1. Postup

1. Úradník po predložení žiadosti a E-kolku vystaveného na kiosku vykoná vizuálnu kontrolu E-kolku (napr. typpapiera, formu, logá na zadnej strane a pod.)

2. Úradník vizuálne overí parametre E-kolku, a to sumu, službu a dátum exspirácie.

2.1. Úradník vráti E-kolok poplatníkovi a poučí ho o možnostiach výmeny alebo vrátenia E-kolku na pošte, pokiaľ bol E-kolok vystavený na nesprávnu službu alebo je po dátume exspirácie.

2.2. Úradník môže spotrebovať aj E-kolok, ktorý bol vydaný na správnu službu na kiosku iného úradu (úradník kontroluje správnosť zakúpenej služby E-kolku).

2.2.1. Úradník je povinný po prijatí E-kolok ihneď, resp. do dátumu exspirácie spotrebovať v Module správy poplatkov. V prípade, ak je E-kolok po dátume exspirácie zo zavinenia úradu (E-koloknebol spotrebovaný úradníkom do dátumu exspirácie), úrad by mal zabezpečiť úhradu správneho / súdneho poplatku bez zaťaženia poplatníka prostredníctvom interným procesov upravených internými predpismi rezortu.

3. Úradník spustí Modul správy poplatkov:

Modul správy poplatkov je nedostupný (offline)

3.1. Úradník ohlási poruchu na IT podporu úradu

Modul správy poplatkov je dostupný

3.2. Úradník sa prihlási do systému a načíta / natypuje ručne E-kolok.

3.2.1. V prípade, ak sa úradník nevie prihlásiť do systému, kontaktuje IT podporu úradu.

3.2.2. V prípade, ak úradník nevie načítať E-kolok čítačkou z dôvodu nefunkčnosti čítačky, ohlási poruchu na IT podporu úradu a zadá ID E-kolku ručne.

3.2.3. V prípade, ak sa úradníkovi nepodarí zadať E-kolok ručne (napr. z dôvodu, že systém je dočasne offline), opakuje zadanie neskôr.

3.3. Modul správy poplatkov a IS PEP overí E-kolok podľa dátumu platnosti a existencie spotreby na danom úrade.

3.3.1. Ak je overenie Modulom správy poplatkov a IS PEP v poriadku, zaznamená sa spotreba.

3.3.2. Úradník pozastaví vybavovanie žiadosti a vyžiada si od poplatníka identifikačné údaje (č. OP) v prípade, ak overenie Modulom správy poplatkov a IS PEP nie je OK. Informuje poplatníkao nutnosti reklamácie Potvrdenia o úhrade poplatku (E-kolku) a vráti mu potvrdenku.

3.3.3. Centrálny systém IS PEP taktiež preverí, či bol E-kolok vymenený na kiosku. V prípade, ak E-kolok bol vymenený, Modul správy poplatkov zamietne spotrebu.

V prípade, že E-kolok bol vymenený na kiosku, úradník vyžiada od poplatníka jeho identifikačné údaje a zaznamená ich k E-kolku.

4. Úradník štandardne vybaví žiadosť poplatníkovi, E-kolok k žiadosti a uloží žiadosť podľa platného procesu.


Verzia : 3.2

Strana: 25/36




5.1.2. Špecifiká

N/A


1. Modul správy poplatkov (príp. agendový systém pri vybraných úradoch)

2. IS PEP

5.1.4. Dokumenty

1. Žiadosť

2. Potvrdenie o úhrade poplatku

3. Potvrdenie pre evidenciu poplatku

5.1.5. Role

1. Úradník

2. Poplatník

5.2. Vytvorenie predpisu

5.2.1. Postup

1. Úradník založí konanie v agendovom systéme alebo registratúre po predložení žiadosti. (Špecifikum 1)

2. Úradník vystavuje predpis pre každé podanie / konanie, ktoré má vlastné číslo podania / konania a na meno poplatníka, ktorý je uvedený v podaní / konaní.

3. Úradník vystavuje predpis ako:

3.1. platobnú inštrukciu pre poplatníka po predložení / obdŕžaní žiadosti,

3.2. platobnú inštrukciu pre poplatníka pri výzve na zaplatenie správneho alebo súdneho poplatku priprerušení konania z dôvodu nezaplatenia správneho alebo súdneho poplatku (Špecifikum 6),

3.3. platobnú inštrukciu pre poplatníka pri výzve na zaplatenie chýbajúcej časti úhrady (doplatku) správneho alebo súdneho poplatku (Špecifikum 6).

4. Úradník následne spustí Modul správy poplatkov.

Modul správy poplatkov je nedostupný

4.1. Úradník ohlási poruchu na IT podporu úradu

Modul správy poplatkov je online

4.2. Úradník sa prihlási do systému.

4.2.1. V prípade, ak sa úradník nevie prihlásiť do systému, kontaktuje IT podporu úradu

4.3. Úradník v systéme Modul správy poplatkov vystaví predpis s nasledovnými informáciami:4.3.1. Služba z číselníka služieb / spravovanej agendy (Špecifikum 2) 4.3.2. Informácie o poplatníkovi (Špecifikum 3)4.3.3. Číslo konania z agendového systému / registratúry (Špecifikum 1)


Verzia : 3.2

Strana: 26/36




4.3.4. Dátum splatnosti predpisu (podľa Zákona o správnych poplatkoch, resp. Zákona o súdnych poplatkoch)

4.3.4.1. V prípade, ak je predpis vystavený ako výzva na zaplatenie správneho alebo súdnehopoplatku, dátum splatnosti je potrebné zadefinovať aj s definovaným termínom doručenia zásielky poplatníkovi.

4.3.5. Poznámka (voliteľný údaj) 4.3.5.1. V prípade, ak je predpis vystavený ako výzva na zaplatenie správneho alebo súdneho

poplatku, do poznámky je potrebné zadať text, ktorý definuje splatnosť daného predpisu (napr. Uhraďte do 15 dní odo dňa doručenia)

4.4. Úradník odovzdá predpis poplatníkovi alebo zašle predpis poplatníkovi poštou alebo elektronicky.

5. Ak je Modul správy poplatkov online, zašle informáciu o vygenerovaní predpisu a variabilnom ašpecifickom symbole do IS PEP, ktorý túto informáciu zaznamená.

6. Ak Modul správy poplatkov nie je online, informácia o vygenerovaní predpisu a variabilnom a špecifickomsymbole je zaslaná do IS PEP neskôr, po pripojení sa Modulu správy poplatkov do siete.

5.2.2. Špecifiká

1. Číslo konania na MVSRNa úradoch MV SR je potrebné založiť konanie v agendovom systéme pred vytvorením predpisu, pretože párovanie platieb do integrujúceho sa systému prebieha na základe čísla konania (Špecifikum 5).

2. Zadanie službyZadanie konkrétnej služby nie je povinné pri vybraných druhoch predpisov vystavovaných integrujúcim sasystémom Súdny manažment, kde pracovník nevie stanoviť ani službu ani výšku poplatku. Takéto predpisy slúžia primárne ako podklad pre párovanie platby a sú aktualizované pracovníkom súdneho oddelenia.

3. Zadanie mena účastníka konania Zadanie minimálne 1 mena účastníka konania je povinné. Pre súdne poplatky je potrebné zadať mená všetkých účastníkov konania pre budúcu identifikáciu platby.

4. Integrujúce sa systémy Súdny manažment / Systém Justičnej pokladnice Na súdoch bude namiesto Modulu správy poplatkov na správu poplatkov využívaný agendový systémSúdny manažment / Systém Justičnej pokladnice na pracovisku Justičnej pokladnice

5. Integrujúci sa systém FABASOFT

6. Finančná správa

V prípade výzvy na zaplatenie poplatku predpis zasielať poštou alebo doručiť osobne vždy (do doby obojstrannej elektronickej komunikácie).



2. IS PEP

5.2.4. Dokumenty

1. Žiadosť

2. Predpis


Verzia : 3.2

Strana: 27/36




5.2.5. Role

1. Úradník

2. Poplatník

5.3. Stornovanie predpisu

5.3.1. Postup

1. Úradník identifikuje potrebu storna predpisu.

2. Úradník spustí Modul správy poplatkov (Špecifikum 1).


2.1. Úradník ohlási poruchu na IT podporu úradu.

Modul Správy poplatkov je online

2.2. Úradník sa prihlási do systému.


2.3. Úradník ukončí aktivitu, ak nie je možné vyhľadať predpis na stornovanie.

2.4. Úradník načíta / natypuje ručne ID predpisu, ak Modul správy poplatkov je online.

2.4.1. V prípade, ak úradník nevie načítať predpis čítačkou z dôvodu nefunkčnosti čítačky, ohlási poruchu na IT podporu úradu a zadá ID predpisu ručne.

2.4.2. V prípade, ak sa úradníkovi nepodarí vyhľadať predpis ručne (napr. z dôvodu, že systém je dočasne offline) opakuje zadanie neskôr.

2.4.3. Úradník overí úhradu predpisu.

2.4.3.1. Úradník musí vystaviť Rozhodnutie o vrátení poplatku; v prípade, že predpis už bol uhradený, nie je ho možné stornovať.

2.4.3.2. Úradník stornuje predpis v systéme, ak predpis ešte nebol uhradený a nie je exspirovaný(Špecifikum 2).

3. Modul správy poplatkov zašle informáciu o zrušení predpisu do IS PEP, ktorý to zaznamená.

4. Úradník archivuje papierovú kópiu predpisu.

5.3.2. Špecifiká

1. Súdny manažment / Systém Justičnej pokladnice

Na súdoch bude namiesto Modulu správy poplatkov na správu poplatkov využívaný agendový systém Súdnymanažment / Systém Justičnej pokladnice na pracovisku Justičnej pokladnice

2. Neexspirácia predpisov na súdne poplatkyPredpisy na súdne poplatky neexspirujú, ale musia byť zrušené úradníkom.


Verzia : 3.2

Strana: 28/36






2. IS PEP

5.3.4. Dokumenty

1. Predpis

5.3.5. Role

1. Úradník

5.4. Spotreba Potvrdenia pre evidenciu poplatku (Nominálneho E-kolku)

5.4.1. Popis

1. Úradník skontroluje žiadosť predloženú poplatníkom spolu s Potvrdením pre evidenciu poplatku (ďalej len „Nominálny E-kolok“).

2. Úradník spraví vizuálnu kontrolu Nominálneho E-kolku a overí ochranné prvky.

2.1. V prípade, že aspoň jeden Nominálny E-kolok neobsahuje požadované ochranné prvky, úradník pozastavuje spracovanie podania a informuje poplatníka o možnosti reklamácie Nominálneho E-kolkuna pošte.

3. Úradník skontroluje, či je súčet hodnôt Nominálnych E-kolkov v potrebnej výške.

3.1. V prípade, že nie je, informuje poplatníka o potrebe doplatenia potrebnej chýbajúcej sumy.

4.1. Poplatník môže doplatiť chýbajúcu sumu:

4.1.1. predložením Nominálneho E-kolku v požadovanej hodnote,

4.1.2. zaplatením predpisu vystaveného referentom na chýbajúcu rozdielovú hodnotu.

4. Úradník otvorí Modul správy poplatkov (Špecifikum 1).



4.2. Úradník spracuje predložený Nominálny E-kolok využitím Hárku spotreby

Modul správy poplatkov je dostupný

4.3. Úradník sa prihlási do systému


4.4. Úradník v systéme Modul správy poplatkov vystaví predpis s nasledovnými informáciami:

4.4.1. Služba z číselníka služieb / spravovanej agendy (Špecifikum 2)

4.4.2. Informácie o poplatníkovi (Špecifikum 3)

4.4.3. Číslo konania z agendového systému / registratúry (Špecifikum 1)

4.4.4. Dátum splatnosti predpisu (podľa Zákona o správnych poplatkoch, resp. Zákona o súdnych

poplatkoch)

4.4.5. Poznámka (voliteľný údaj).


Verzia : 3.2

Strana: 29/36




4.5. Úradník zadá úhradu predpisu načítaním, resp. zadaním všetkých Nominálnych E-kolkov

4.5.1. V prípade, že čítačka nie je funkčná, referent kontaktuje IT podporu úradu.

4.5.2. V prípade, ak sa úradníkovi nepodarí zadať ID Nominálnych E-kolkov ručne (napr. z dôvodu, že systém je dočasne offline) opakuje zadanie neskôr.

5. Po načítaní všetkých Potvrdení pre evidenciu poplatku Modul správy poplatkov zašle požiadavku na overenie do IS PEP.

5.1. Úradník zaznamená identifikačné údaje poplatníka, odloží žiadosť a potvrdenia na neskoršie spracovanie, v prípade ak to systém vyžaduje (ak IS PEP nie je online).

5.2. Systém zrealizuje kontrolu validity Nominálnych E-kolkov (IS PEP je online).

5.2.1. Ak sú Nominálne E-kolky valídne, úradník zaznamená službu do Modulu správy poplatkova informácia je zaslaná do IS PEP na zaevidovanie spotreby. IS PEP zaeviduje spotrebuNominálnych E-kolkov a úradník štandardne vybaví žiadosť poplatníkovi, priloží Nominálne E-kolky k žiadosti a uloží žiadosť podľa platného procesu.

5.2.2. Ak Nominálne E-kolky nie sú valídne, úradník pozastaví vybavovanie žiadosti a zaznamenáidentifikačné údaje poplatníka. Vráti poplatníkovi Nominálne E-kolky a informuje ho o možnosti reklamácie na pošte

5.3. V prípade, že sa úradníkovi nepodarilo zaznamenať spotrebu Nominálnych E-kolkov z dôvodu, že systém bol nedostupný, úradník dodatočne overí funkčnosť spojenia a zaznamená spotrebu.

5.4.2. Špecifiká

1. Číslo konania na MVSRNa úradoch MV SR je potrebné založiť konanie v agendovom systéme pred vytvorením predpisu, pretože párovanie platieb do integrujúceho sa systému prebieha na základe čísla konania (Špecifikum 5).

2. Zadanie službyZadanie konkrétnej služby nie je povinné pri vybraných druhoch predpisov vystavovaných integrujúcim sasystémom Súdny manažment, kde pracovník nevie stanoviť ani službu ani výšku poplatku. Takéto predpisy slúžia primárne ako podklad pre párovanie platby a sú aktualizované pracovníkom súdneho oddelenia.

3. Zadanie mena účastníka konania Zadanie minimálne 1 mena účastníka konania je povinné. Pre súdne poplatky je potrebné zadať mená všetkých účastníkov konania pre budúcu identifikáciu platby.

4. Súdny manažment / Systém Justičnej pokladnice Na súdoch bude namiesto Modulu správy poplatkov na správu poplatkov využívaný agendový systémSúdny manažment / Systém Justičnej pokladnice na pracovisku Justičnej pokladnice

5. Integrujúci sa systém FABASOFT



2. IS PEP

5.4.4. Dokumenty

1. Žiadosť

2. Potvrdenie pre evidenciu poplatku


Verzia : 3.2

Strana: 30/36




5.4.5. Role

1. Úradník

5.5. Zaznamenanie úhrady predpisu na kiosku

1. Úradník sa prihlási do systému, v prípade, ak poplatník predložil žiadosť spolu s Potvrdením o úhrade predpisu na kiosku (ďalej len „E-kolok“).




Modul správy poplatkov je online

1.3. Úradník načíta / natypuje ručne E-kolok.

1.3.1. V prípade, ak úradník nevie načítať E-kolok čítačkou z dôvodu nefunkčnosti čítačky, ohlási poruchu na IT podporu úradu a zadá ID E-kolku ručne.

1.3.2. V prípade, ak sa úradníkovi nepodarí zadať E-kolok ručne (napr. z dôvodu, že systém je dočasne offline), opakuje zadanie neskôr.

2. Úradník skontroluje úhradu cez detail predpisu.

2.1. V prípade, ak úhrada je v Module správy poplatkov zaevidovaná, pokračuje štandardným procesom spracovania žiadosti, priloží potvrdenie k žiadosti a uloží žiadosť podľa platného procesu.

2.2. V prípade, ak úhrada nie je v Module správy poplatkov zaevidovaná, vykoná vizuálnu kontroluochranných prvkov E-kolku - logá na zadnej strane a skontroluje sumu, službu a dátum exspirácie.

2.2.1. Úradník vráti E-kolok poplatníkovi a poučí ho o možnostiach výmeny alebo vrátenia E-kolku, pokiaľ bol E-kolok vystavený na nesprávnu službu alebo je po dátume exspirácie.

3. Modul správy poplatkov a IS PEP overí E-kolok podľa dátumu platnosti a existencie spotreby na danom úrade.

3.1. Ak je overenie Modulom správy poplatkov a IS PEP OK, zaznamená sa spotreba.

3.2. Úradník pozastaví vybavovanie žiadosti a vyžiada si od poplatníka identifikačné údaje (č. OP) v prípade, ak overenie Modulom správy poplatkov a IS PEP nie je OK. Informuje poplatníka o nutnostireklamácie Potvrdenia o úhrade poplatku (E-kolku) a vráti mu potvrdenku.

3.3. Centrálny systém IS PEP taktiež preverí, či bol E-kolok vymenený na kiosku. V prípade, ak E-kolok bol vymenený, Modul správy poplatkov zamietne spotrebu.

3.3.1. V prípade, že E-kolok bol vymenený na kiosku, úradník vyžiada od poplatníka jeho identifikačné údaje a zaznamená ich k E-kolku.

4. Úradník štandardne vybaví žiadosť poplatníkovi, E-kolok k žiadosti a uloží žiadosť podľa platného procesu.

5.5.1. Špecifiká

N/A


Verzia : 3.2

Strana: 31/36






2. IS PEP

5.5.3. Dokumenty

1. Žiadosť


5.5.4. Role

1. Úradník

2. Poplatník

5.6. Evidencia a overenie platby

5.6.1. Popis

1. Úradník (BackOffice pracovisko) spustí Modul správy poplatkov (Špecifikum 1).

1.1. Úradník ohlási poruchu na IT podporu úradu, ak Modul správy poplatkov nie je dostupný.

1.2. Úradník sa identifikuje do systému, ak Modul správy poplatkov je online.

1.2.1. V prípade, ak sa úradník nevie identifikovať do systému, kontaktuje IT podporu úradu.

1.3. Úradník vyhľadá predpis, ktorého úhradu chce overiť, ak Modul správy poplatkov je online:

1.3.1. Načítaním Potvrdenia o úhrade poplatku (E-kolku) priloženého k podaniu.

1.3.2. Načítaním predpisu.

1.3.3. Podľa variabilného symbolu priradeného k podaniu, manuálnym zadaním variabilného symbolu.

2. Úradník zobrazí detail predpisu.

2.1. V prípade, že vyhľadaný predpis má priradenú úhradu:

2.1.1. Úradník overí výšku úhrady:

2.1.1.1. V prípade, že poplatok je vyšší ako uhradený poplatok, úradník vystaví predpis narozdielovú čiastku a zašle výzvu poplatníkovi na úhradu poplatku / doplatku poplatku.

2.1.1.2. V prípade, že poplatok je zhodný s uhradeným, Modul správy poplatkov zaevidujespotrebu E-kolku.

2.1.1.3. V prípade, že poplatok je nižší ako uhradený poplatok, úradník realizuje Rozhodnutieo vrátení preplatku poplatku a zašle odpis rozhodnutia na SP, kde je spracované vráteniepreplatku poplatku v systéme.

2.1.2. Úradník overí číslo konania:

2.1.2.1. Ak konanie ešte nebolo založené v agendovom systéme / registratúre, úradník založíkonanie a doplní číslo konania do Modulu správy poplatkov.

2.1.3. V prípade, že je požadované doplnenie ďalších informácii o poplatníkovi, úradník doplní požadované informácie.


Verzia : 3.2

Strana: 32/36




2.2. V prípade, že vyhľadaný predpis nemá priradenú úhradu:

2.2.1. V prípade, ak je možné pokračovať v spracovaní podania, úradník generuje predpis na úhradu poplatku a zasiela ho poplatníkovi poštou alebo emailom.

2.2.2. Ak nie je možné pokračovať v spracovaní podania, úrad zastaví konanie a zasiela poplatníkovi uznesenie/rozhodnutie o prerušení konania z dôvodu neuhradenia poplatku.

3. Úradník je povinný v Module správy poplatkov generovať tzv. doklad o zložení ako potvrdenie prijatia platby na účet, ktoré prikladá k spisu, v prípade, ak je platba prijatá na účet.

5.6.2. Špecifiká

1. Súdny manažment / Systém Justičnej pokladnice

Na súdoch je namiesto Modulu správy poplatkov na správu poplatkov využívaný agendový systém Súdnymanažment / Systém Justičnej pokladnice na pracovisku Justičnej pokladnice

5.6.3. Technológie / IT Systémy

1. Modul správy poplatkov

2. Agendový systém / registratúra

5.6.4. Dokumenty

1. Podanie

2. Potvrdenie o úhrade / predpis

3. Predpis

4. Rozhodnutie o vrátení poplatku

5. Rozhodnutie o zastavení konania z dôvodu neuhradenia poplatku

5.6.5. Role

1. Úradník

6. Práca s integrovaným agendovým / registratúrnym systémom

6.1. Spracovanie výpisu informácií o úhradách z IS PEP

6.1.1. Popis

1. IS PEP poskytne agendovému / registratúrnemu systému informáciu o všetkých platbách relevantných predaný správny orgán vo forme tzv. Výpisu informácií o úhradách pomocou štandardného rozhrania z IS PEP/ Modulu správy poplatkov. Výpis informácií o úhradách bude mať rovnakú štruktúru ako Výpis z účtu vedeného v Štátnej pokladnici.

2. V agendovom systéme / registratúre sú platby párované k jednotlivým podaniam na základe čísla konania.

2.1. V prípade, ak nie je možné automatické priradenie platby k podaniu v agendovom systéme /registratúre, úradník na základe overenia úhrady v Module správy poplatkov označí podanie za zaplatené v agendovom systéme / registratúre .


Verzia : 3.2

Strana: 33/36




6.1.2. Špecifiká

N/A


1. IS PEP

2. Modul správy poplatkov

3. Agendový systém / Registratúra

6.1.4. Dokumenty

1. Výpis informácií o úhradách

6.1.5. Role

1. Úradník

7. Vrátenie poplatku z rozhodnutia úradu

7.1. Rozhodnutie o vrátení poplatku

7.1.1. Popis

1. Úradník vystaví rozhodnutie/uznesenie o vrátení poplatku, preplatku poplatku (v prípade preplatenéhopredpisu) v súlade so Zákonom.

2. Úradník po nadobudnutí právoplatnosti rozhodnutia/uznesenia o vrátení poplatku (po doručení):

2.1. postupuje pôvodným procesom v prípade, ak rozhodnutie/uznesenie bolo vydané pred zapojenímúradu do Platobného systému E-KOLOK.

2.2. zasiela odpis/uznesenie rozhodnutia spolu s potvrdením o úhrade správneho poplatku (originálpotvrdenia si ponechá úrad) na adresu:

CVFT KošiceOSAThurzova 1042 21 Košice,

ak rozhodnutie/uznesenie bolo vydané po zapojení úradu do Platobného systému E-KOLOK.

3. Pracovník SP zaeviduje žiadosť do systému a IS PEP zrealizuje vrátenie poplatku formou poštového poukazu alebo vrátením na účet podľa žiadosti poplatníka.

7.1.2. Špecifiká

N/A


Verzia : 3.2

Strana: 34/36





1. IS PEP

7.1.4. Doklady

1. Rozhodnutie o vrátení poplatku

7.1.5. Role

1. Úradník

8. Interné procesy

8.1. Archivácia a interná kontrola

8.1.1. Popis

Kontrola na úrade

1. Kontrolór úradu v definovanej periodicite realizuje kontrolu podaných žiadostí voči spotrebe E-Kolkov za konkrétny úrad.1.1. V prípade zisteného rozdielu medzi sumou žiadosti a sumou spotrebovaných E-kolkov realizuje

kontrolór úradu interné šetrenie.2. Po vykonaní kontroly má kontrolór úradu povinnosť spracovať zápis z kontroly a archivovať kontrolované

žiadosti, výkazy spotreby a zápisnicu z kontroly.

Kontrola MFSR

1. Audítor MFSR na základe plánu auditov realizuje audit konkrétneho úradu za vybrané obdobie. Poprihlásení do IS PEP si vygeneruje Analytický výkaz pre úrad.

2. Vyžiada si archivovanú vzorku žiadostí, výkazov spotreby a zápisníc z kontrolovaného úradu a realizujekontrolu.

2.1. V prípade zistených nedostatkov predkladá návrhy doriešenia nedostatkov a úrad prijíma opatrenia.

2.2. Kontrolovaný úrad je povinný v stanovenej lehote odstrániť nedostatky.

8.1.2. Špecifiká

N/A


1. IS PEP

8.1.4. Doklady

1. Analytický výkaz pre úrad (z IS PEP)


Verzia : 3.2

Strana: 35/36




8.1.5. Role

1. Kontrolór úradu2. Audítor MFSR


Verzia : 3.2

Strana: 36/36




9. Prílohy

9.1. Príloha 1: Hárok spotreby

HarokSpotreby_v03.pdf

9.2. Príloha č. 2 Avízo o odvode platieb z pôvodného účtu Úradu na Zberný podúčet SP

Avizo_prevod_povod_cu.pdf

9.3. Príloha č. 3 Avízo – Odvod hotovosti na Zberný podúčet SP

Avizo_pokladna.pdf

Documents

Metodika Platobného systému E-KOLOK · PDF fileSlovenská pošta, a. s. Partizánska cesta 9, 975 99 Banská Bystrica Verzia : 3.2 Strana: 1/36 Účinnosť od: 21.01.2015 Metodika