MICE MANAGEMENT IN ACCOMMODATION BUSINESS

By Kamonluk Phophan Lecturer at SSRU

AGENDA

• MICE Overview

• Definitions

• Background

• Significance of MICE

• Benefits

• Impacts

• Venue Management

MICE OVERVIEW Business Tourism หรอการทองเทยวเชงธรกจ มกจะประกอบไปดวยกจกรรม ดงตอไปน การเดนทางไปท างานในสถานทนอกเหนอจากสถานทพกหรอบาน การเดนทางเพอตดตอธระหรอธรกจของบคคลนนๆ พนกงานของรฐหรอขาราชการทเดนทางไปปฎบตหนาทใหกบรฐ การน าสงสนคาตางๆ ใหกบลกคา การอพยพยายถนฐานเพอไปปฎบตงานในระยะสน การเขาฝกอบรม การทองเทยวเพอเปนรางวล การประชมวชาชพและการประชมสมาคมขนาดใหญ การประชมในระดบทองถน ระดบภมภาคและระดบชาต งานแสดงสนคาและนทรรศการนานาชาต

COMPARISON BETWEEN LEISURE TRAVEL AND MICE TRAVEL

ประเดนเปรยบเทยบ การทองเทยวเพอการพกผอน (Leisure Travel)

การทองเทยวเพอธรกจไมซ (MICE Travel)

1. ผสนบสนนคาใชจาย 2. ผเลอกสถานททองเทยว 3. ชวงเวลาการทองเทยว

4. ระยะเวลาส ารองการ

ทองเทยว 5. ประเภทของผเดนทาง

6. ประเภทของสถานททองเทยว

นกทองเทยวเปนผจายเอง นกทองเทยวเปนผจายเอง ระหวางวนหยดสดสปดาหและวนหยดประจ าป ควรจองลวงหนาเปนเดอนๆ ทกคนทตองการทองเทยวเพอการพกผอน ทกประเภททเปนแหลงทองเทยวตามธรรมชาตและทมนษยสรางขน

นายจาง/บรษทเปนผจาย ผจดการธรกจไมซเปนผเลอก ตลอดป และจดระหวางวนจนทร-วนศกร การประชมใหญควรจองลวงหนาเปนป สมาชกของหนวยงาน หรอลกจางของบรษททไดรบการคดเลอกใหเดนทาง แหลงทองเทยวตามเมองใหญ โดยเฉพาะในประเทศอตสาหกรรม

DEFINITIONS

The Convention Industry Council's was defined the definition of MICE as follow (The Convention Industry Council's, 2005);

M = Meetings, An event where the primary activity of the attendees is to attend educational sessions, participate in meetings/discussions, socialize, or attend other organized events. Basically, there are three categories of meeting. 1. Association Meeting, which are usually of a practical or technical nature and are related to individual trade association, professional societies or academic institutions. 2. Corporate Meeting, which businesses use to communicate with staff and distributors. 3. Government Meeting, which the governors from all over the world are participated. For example; WTO, APEC and IMF conferences.

DEFINITIONS (cont.) I = Incentive, a travel reward given by companies to employees who stimulate productivity. Also known as an incentive trip or incentive travel. C = Convention, convention is an assembly of persons who have met for a common purpose. Conventions are often held annually, this call for more intensive planning it organizes not only the business of the convention, but also an extensive social program. Basically, there are three categories of conventions. 1. Convention refers to the big meeting, regularly used in USA 2. Congress refers to the big meeting, regularly used in European countries and the Commonwealth generally related to politics, the assemblies especially the official assembly. In USA, the Congress refers to US parliament. 3. Conference refers to the big meeting that may last for several days with hundreds or thousands of participants around the world. Normally the conference is accompanied by the exhibitions, shows or other activities.

DEFINITIONS (cont.)

E = Exhibition, An event at where products and services are displayed. The primary activity of attendees is visiting exhibits on the show floor. These events focus primarily on business-to-business (B2B) relationships. Moreover exhibition can mean a display of products or promotional materials for the purposes of public relations, sales and/or marketing. Basically, there are two categories of exhibitions. 1. Trade Show, exhibits of products and services targeted to a specific clientele and not open to the public. 2. Consumer Show, exhibits of products and services targeted to the public and general.

DEFINITIONS (cont.)

• การประชมองคกรหรองานประชมทจ าเปนและเปนทางการของพนกงานในองคกรนนๆ โดยมกจะมการจดนอกสถานทและจ าเปนทจะตองใหพนกงานเดนทางจากสถานทแหงหนงไปยงสถานทแหงหนงโดยคาใชจายทเกดขนจากการประชมองคกร ทางบรษทหรอองคกรนนๆ จะเปนผรบผดชอบ ซงการประชมองคกรมความแตกตางจากการประชมวชาชพตรงทการประชมองคกรนนพนกงานขององคกรจ าเปนทจะตองเขารวมการประชม

การประชมองคกร (MEETING)

การทองเทยวเพอเปนรางวล (INCENTIVE)

การประชมวชาชพ (ONVENTION)

งานแสดงสนคาและนทรรศการนานาชาต (EXHIBITIONS)

DEFINITIONS (cont.)

• การทองเทยวเพอเปนรางวลเปนเครองมอในการบรหารจดการสากลทใชประสบการณทไมสามารถหาไดจากการทองเทยวทอนๆ มาเปนแรงจงใจหรอการใหการรบรถงบคคลนนๆ เพอหวงทจะเพมประสทธภาพและสนบสนนเปาหมายขององคกร

การประชมองคกร (MEETING)

การทองเทยวเพอเปนรางวล (INCENTIVE)

การประชมวชาชพ (ONVENTION)

งานแสดงสนคาและนทรรศการนานาชาต (EXHIBITIONS)

DEFINITIONS (cont.)

• กจกรรมทจดขนโดยมกจกรรมหลกคอการมงไปทการใหความรแกผเขารวมงาน การมปฏสมพนธระหวางผเขารวมทกอใหเกดการอภปราย การเขาสงคม หรอการเขารวมกจกรรมอนๆ ทถกจดขน โดยมเปาหมายในการแสดงสนคาในกจกรรมดงกลาวเปนเรองรอง

การประชมองคกร (MEETING)

การทองเทยวเพอเปนรางวล (INCENTIVE)

การประชมวชาชพ (ONVENTION)

งานแสดงสนคาและนทรรศการนานาชาต (EXHIBITIONS)

DEFINITIONS (cont.)

• งานแสดงสนคาและนทรรศการนานาชาตคอกจกรรมทางการตลาดทถกจดขนภายใตระยะเวลาทก าหนด มการจดขนเปนประจ า โดยมบรษทเขารวมกจกรรมดงกลาวเปนจ านวนมากเพอน าเสนอสนคาและบรการของอตสาหกรรมนนๆ โดยหวงทจะขาย หรอใหขอมลเกยวกบสนคาและบรการนนๆ เพอสงเสรมการขาย ซงงานแสดงสนคาและนทรรศการนานาชาตสวนใหญจะดงดดประชาชนและบคคลทวไป

การประชมองคกร (MEETING)

การทองเทยวเพอเปนรางวล (INCENTIVE)

การประชมวชาชพ (ONVENTION)

งานแสดงสนคาและนทรรศการนานาชาต (EXHIBITIONS)

BACKGROUND

In Europe

“Congress of Vienna in 1814-1815”

“London’s Crystal Palace – Exhibitions”

In USA

“Convention Bureau in Detroit, 1896”

In Thailand

“สหพนธสขภาพจตโลก, 1965”

“ICCA & UIA, 1977”

“ TICA, 1984”

1st : Bangkok Convention Center, Sofitel Central

SIGNIFICANCE OF MICE

The process of providing a

MICE event

BENEFITS Direct 1. เกดความรวมมอระหวางหนวยงานภาครฐและ

เอกชนในการพฒนาและลงทนดานตางๆทเกยวของ

2. น ามาซงรายไดจากการใชจายของผรวมงานธรกจไมซ

3. รายไดเขาประเทศในรปภาษเงนไดจากรายรบของธรกจไมซและธรกจทเกยวของ

4. กอใหเกดการสรางงานและกระจายรายได 5. ชวยใหอตราเขาพกเฉลยของโรงแรมดขน

ตลอดจนธรกจอนๆ 6. กอใหเกดการพฒนาศกยภาพของบคลากรใน

ธรกจไมซ

7. กอใหเกดการประชาสมพนธประเทศ

Indirect 1. กอใหเกดการกระจายรายไดและกระตน

เศรษฐกจของทองถน

2. กอใหเกดการขยายตวและการลงทนในธรกจอนๆ

3. กอใหเกดประโยชนตอประชาชนทวไปจากการลงทนของรฐเพอสงเสรมธรกจไมซ

4. กอใหเกดการประชาสมพนธเมองทจดกจกรรมไมซใหเปนทรจก

5. เกดการเดนทางทองเทยวเพมมากขน

6. เกดการรกษาสภาพแวดลอม 7. กอใหเกดโอกาสแกประชาชนในทองถน

IMPACTS

• 1. กอใหเกดปญหาสภาพแวดลอม • 2. กอใหเกดปญหาขยะมลฝอย • 3. กอใหเกดปญหาคาใชจายในการ

พฒนาสงอ านวยความสะดวก • 4. กอใหเกดมลภาวะเปนพษ

• 5. กอใหเกดปญหาทางสงคม • 6. กอใหเกดปญหาทางวฒนธรรม •

VENUE MANAGEMENT

Hotel and Resort Convention Center Multi-Purpose Facility Other venue

HOTEL & RESORT

Advantages …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Disadvantages …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

CONVENTION CENTER

Advantages …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Disadvantages …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

MULTI-PURPOSE FACILITY (MPF)

Advantages

Disadvantages

OTHER VENUE

Advantages …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Disadvantages …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

ลกษณะของสถานทจดประชม

• ท าเลทตง • ความเหมาะสมของพนทและสง

อ านวยความสะดวก • ลกษณะของพนทจดงาน

• ความสะดวกในการเขาถง • การขนสงล าเลยงสนคา • การจดการพนทตอนรบผคน

จ านวนมาก • หองประชมยอย

• สถานทพก • การใหบรการอาหารและเครองดม • พนทจอดรถ • งานระบบ

• การใหบรการคนพการ • พนทเกบสนคาและพนทจดเตรยม • พนทคลงสนคาทณฑบนเพอการ

จดงานแสดงสนคา

TYPES OF VENUE

1. Association Meeting 2. Corporate Meeting

3. Government Meeting

การเตรยมสถานทส าหรบการจดธรกจไมซ

• การเตรยมความพรอมของสถานทจดงาน

• การเลอกสถานทจดงาน

• ความพรอมของสถานท

• การจดการสถานท

• การวางแผนส าหรบเหตการณอนๆ • การเตรยมการสถานทพก • การเตรยมการขนสง

สงอ านวยความสะดวกของสถานท

1. การแบงพนทของสถานทจดงาน

2. การบรหารสถานทจดงาน

3. สอตางๆ ทใชในการจดธรกจไมซ

โรงแรมทจดประชมและแสดงสนคาทส าคญในประเทศไทยมทไหนบาง?

HOMEWORK 1. MICE = EVENT ? 2. Seminar 3. Workshop 4. Panel Discussion 5. Symposium 6. Group Discussion 7. Buzz Session 8. Brainstorming 9. Committee Meeting

www.company.com

SERVICE PROVIDERS IN MICE INDUSTRY AND

INDUSTRY SECTORS INVOLVED – HOTEL

THM3430

www.company.com

AGENDA

บทบาทหนาทของผมสวนเกยวของหลกในอตสาหกรรมไมซ Hotel Organization Chart แผนกและบคลากรทเกยวของกบการจดงานประชมในโรงแรม • Sales & Marketing Department • Banquets & Catering/Convention Services Department • Food & Beverage Department

THM3430

www.company.com

บทบาทหนาทของผมสวนเกยวของหลกในอตสาหกรรมไมซ

1) ผประกอบการ 2) องคกรหรอหนวยงานธรกจทใหบรการดานการจดประชม 3) หนวยงานภาครฐและองคกรส าคญอนๆ

THM3430

www.company.com

ผประกอบการ (Clients) • Travel Management Company (TMC)

• Destination Management Company (DMC)

• Incentive Organization/ Incentive House

• Professional Convention Organizer (PCO)

• Professional Exhibition Organizer (PEO)

• Convention and Visitors Bureau (CVB)

THM3430

www.company.com

องคกรหรอหนวยงานธรกจทใหบรการดานการจดประชม

• Venue Management Company

• Hotel and Resort

• General Service Contractor

• Advertising Agency

• Insurance Company

• Catering Service Business

• Transportation Business

• Professional Event Registration Company

• Others

THM3430

www.company.com

องคกรหรอหนวยงานธรกจทใหบรการดานการจดประชม

• Venue Management Company

• Hotel and Resort

• General Service Contractor

• Advertising Agency

• Insurance Company

• Catering Service Business

• Transportation Business

• Professional Event Registration Company

• Others

THM3430

www.company.com

หนวยงานภาครฐและองคกรส าคญอนๆ • Thailand Convention & Exhibition Bureau (TCEB)

• Thailand Incentive and Convention Association (TICA)

• Thai Exhibition Association (TEA)

• Tourism Authority of Thailand (TAT)

• Thailand Board of Investment (BOI)

• The Customs Department

• Ministry of Foreign Affair (MFA)

• Port Authority of Thailand

• Thai Airways

• Airport of Thailand Public Company

• Thai Hotel Association (THA)

• Others

THM3430

www.company.com

Roles of Hotels

THM3430

Hotels are the main

suppliers of MICE and are

the main beneficiaries as

well. Business travelers

who attend MICE events

spend over 65% of their

money on hotels for

rooms and hotel dining

while 15% is spent on

other restaurants outside

the hotel. Around 10% is

spent on shopping and

another 10% on local

transportation.

www.company.com

Roles of Hotels

THM3430

One of the most common sites for a MICE event is a hotel. Hotels

can provide facilities, space and function rooms for MICE activities;

accommodations, the housing of the business travelers who attend

the MICE event; and food and beverage services at the event, as

well as meals for travelers who stay in the hotel. Typical hotels have

accommodation rooms, restaurants, ballrooms, meeting rooms,

swimming pools, a business center and more. In relation to MICE

activities, a hotel plays different roles depending on its facilities and

the size of the MICE event:

1. Facilities

2. Accommodation

3. Food and Beverage

4. Types of Hotel

www.company.com

Facilities

The facilities in a hotel vary in size

and set-up, ranging from a small

meeting room for 10 people to a

large theatre for thousands.

Different types of facilities can be

suitable for the different functions

of a MICE event.

THM3430

www.company.com

Accommodation

When providing housing for business

travelers to stay during the MICE

event, the hotel will have the following

services for the delegates, the

business travelers who attend the

MICE event; and entourage, persons

who travel with the delegates, usually

the spouse, children, personal

assistants, secretaries etc.

THM3430

www.company.com

Food and Beverage

Other than supplying meals

such as breakfasts, lunches,

afternoon teas and dinner

banquets for different

sessions included in a MICE

event program, a hotel can

also provide delegates and

entourages with food and

beverages through its

restaurants, cafes and coffee

shops, as well as through

room service.

THM3430

www.company.com

Types of Hotel Types of

hotel

Location Distinctive features

Large city

business

hotels (250-

600 rooms)

□ Central location

□ Commercial

business districts

nearby

□ Good access with

public transport

□ Parking

□ High standard of business

services

□ Large ballroom

□ Spacious lobby

□ Room service

□ Leisure/fitness center

Medium-sized

suburban/

motor hotels

(150-250

rooms)

□ Near major junctions

□ Access to highway

routes and downtown

□ Meeting rooms for 25-100

max

□ Work stations in guest rooms

□ Easy access and parking

□ Small gym

Large resort

hotels and

integrated

resorts (300-

1,200 rooms)

□ Nearby attractions

□ Spacious

□ Large ballroom(s)

□ Extensive meeting and

function rooms

□ Pools and recreation facilities

□ Golf course

Airport hotel

(250-400

rooms)

□ Linked to or near an

airport terminal

□ Easy access to city

and regional

transport and

highways

□ Signposted

□ May have purpose-built

theatre

□ Usually provides a range of

medium-sized and small

function rooms

□ Health and fitness suite

□ Extensive glazing and

soundproofing

Country

hotels,

Boutique

resorts (80-

120 rooms)

□ Remote locations

□ Spacious grounds

□ Small meeting rooms and

suites

□ High-quality service

□ Health and fitness suite

□ Golf course

THM3430

www.company.com

Hotel Contribution

MICE activities contribute the following to the hotel sector:

• MICE attendees tend to use other hotels services, such as

restaurants

• Spouses and entourages bring in additional business

• MICE events allow a hotel to forecast advance bookings

and can help fill gaps during low seasons

• MICE customers have an excellent chance of becoming

repeat guests

THM3430

www.company.com

Hotel Organization Chart

THM3430

www.company.com

Sales and Marketing Department

Director of Sales and Marketing

Director of Revenue

Director of Sales Director of Marketing

Communication

Director of Banquet & Convention

Catering Sales Manager

Wedding Sales Manager

Banquet Sales Manager

THM3430

www.company.com

Banquets & Catering/Convention Services Department

THM3430

www.company.com

Banquets & Catering/Convention Services Department

THM3430

Catering

• Includes a variety of occasions when people may

eat at varying times

Banquets

• Refers to groups of people who eat together at one time

and in one place

• Terms are used interchangeably

www.company.com

Banquets & Catering/Convention Services Department

THM3430

• Catering Director must work with

– Director of Sales

– Food and Beverage Director

– Executive Chef

– Catering Services Manager

• Responsible for selling and servicing all catering,

banquets, meetings and exhibitions

www.company.com

Food and Beverage Department

THM3430

www.company.com

Roles and Responsibilities

Activities: • แบงกลม กลมละ 6-7 คน • จงบอกหนาทความรบผดชอบของผทมสวนเกยวของกบการจดงานประชมใน

โรงแรม อยางนอย 5 ต าแหนง • พรอมออกมาพรเซนตหนาหอง • ใหเวลาเตรยมตว 30 นาท

THM3430

www.company.com

Any questions?

MICE MANAGEMENT IN

ACCOMMODATION

BUSINESS

SUAN SUNANDHA RAJABHAT UNIVERSITY

CONVENTION SALES

NEGOTIATIONS AND

CONTRACTS

CONVENTION AND VISITORS

BUREAUS

The main mission of the convention and visitors

bureaus (CVBs) is to promote and market that

destination and its visitor services. The visitors

can be convention delegates, tourists, or both.

Convention bureaus can be funded through

different sources.

CONTENTS

• PROCEDURES

• SALES KITS

• OTHER FORMS OF A PROPOSAL

• CONTRACTS

• DIFFERENCES BETWEEN A TENTATIVE

PROPOSAL AND A FINAL CONTRACT

• ROOM BLOCKS

• ATTRITION

TCEB

• Thailand Convention and Exhibition Bureau (Public

Organization)

• Thailand Convention and Exhibition Bureau or TCEB is a

public organization established by Royal Decree published in

the Royal Gazette on 28th September 2002.TCEB has been in

operation since 2004.

• TCEB's main objectives are to promote meetings, incentive

travel, conventions and exhibitions, known by the acronym

"MICE", and to strongly develop this collective industry in

order to make Thailand a regional hub for MICE events. The

Bureau's successes since its establishment reflect Thailand's

growing stature as a destination of choice for international

meetings, incentive travel, conventions and exhibitions.

PROCEDURES

• The association market, on the other hand, hasn’t

deviated from its standard annual convention

pattern:

1. Proposal Letter (Sales Kits)

2. Letter of Agreement

3. Contract

PROCEDURES

If the lead time is short, the proposal letter and letter of agreement

might be combined into one document. In that case, the following

information would be included:

• Dates for which hotel rooms will be held

• Dates for which meeting function space will be held

• Room rates for each room type to be held

• All arrangements negotiated and agreed to and date of expiration

on offer

• extended

• Signature may be optional

• Yield or revenue management

FIGURE 7.1

IS AN EXAMPLE

OF AN RFP

SAMPLE FROM

EVENT CLICKS

FIGURE 7.2 IS

AN EXAMPLE OF

AN RFP

CREATED BY A

HOTEL

COMPANY

CONTRACTS

Today, all hotel and convention facilities have legal departments

that do just that. In recent years the numbers of lawsuits brought

by hotels against groups that fail to fully utilize their room block

has escalated. This is known as attrition (more on this subject

later in this chapter).

The four standard contract contents required elements are

• The offer

• The acceptance

• The obligation

• The consideration (usually monetary)

DIFFERENCES BETWEEN A TENTATIVE

PROPOSAL AND A FINAL CONTRACT

• All negotiated written and verbal amendments agreed to by the

parties will now be drawn up into a new document a contract.

• The final contract will have language make by the legal

department, which clearly spells out the enforceable

obligations required by each party.

• In the contract all additional changes are initialed and signed.

Figure 7.3 is a sample of a hotel group contract, with sections

that cover many key negotiated areas of concern to both buyer

and seller.

SAMPLE OF

CONTRACT

ROOM BLOCKS

The group room block commitment is included as part of the final

contract. This section of the form should always include the

following:

• Dates the meeting function space is being held

• Room rates for each room type being held (room block)

• Number of each type of room being held (room block)

• Date the room block will be released (rate no longer available)

• Penalties, fees resulting from unused rooms in block—not

released

• Sliding scale of charges applicable for each time period block not

utilized

• Meeting room rental fees directly tied to the number of guest

(sleeping) rooms utilized by the group hotel. Both large and small

meeting convention groups agreed to this method, primarily

because they did not want to pay for meeting space rental.

NEGOTIATION

• The objective of a negotiation is for two or more parties to try to

reach an agreement for mutual benefit. A common business

phrase used stated that the outcome of a successful

negotiation was a “win-win situation.” In other words, each

party benefited.

• This would seem to indicate that both parties have some areas

where they may be more flexible, while others are mostly

nonnegotiable, depending on whether it is a buyer’s or seller’s

market.

BANQUET MENU PRICING

• Planning for future events, experts suggest building a 10 to 15

percent cushion into their food budgets. If contacted in

advance, the executive chef often is willing to customize a

menu that may actually be lower in cost than those listed on

the standard banquet menus.

• Types of Food Functions (two categories)

• Meal (sit-down banquet or buffet style service)

• Reception (hors d’oeuvres or canapés and beverages)

TYPES OF SERVICE

• Banquet or “plated”: Menu selections are preordered from the

banquet menus in advance, resulting in better portion cost control.

TYPES OF SERVICE

• Buffet service: Each guest proceeds through a serving line and

select each food item.

TYPES OF SERVICE

• French service: This style consists of the waiter placing each food

item on the guest’s plate from the preordered menu.

TYPES OF SERVICE

• Russian service: This style consists of a waiter displaying food

items on a platter to guests and letting them serve themselves.

TYPES OF SERVICE

• Hors d’Oeuvres Reception: These receptions fall into two distinct

types. The beverage side and the setups commonly used. When

held directly prior to the meal, hors d’oeuvres (also called canapés

or appetizers) may be limited to light finger foods and chilled items.

• Event Fees (Two methods of charging are)

• By the piece (for example, 50 pieces or 75 pieces)

• By the individual platter or tray (for example, cheese and fruit

platter or tray of assorted sandwiches)

TYPES OF SERVICE

BANQUET EVENT ORDERS (BEO)

OR FUNCTION SHEETS

• According to the Convention Industry Council (CIC), a

Banquet Event Order (BEO) is the form most often used by

hotels to provide details to personnel concerned with a

specific food and beverage function or an event room

setup. Increasingly, it is also being called an Event Order

or a Function Sheet. Regardless of the name used, this

has become a standardized form used industrywide.The

form in Figure 8.6 is a sample of one used by Omni Hotels.

THE FIRST STEP

• The first contact between the convention services

department and meeting planner will be between a few

weeks or a few months after the event has been

confirmed. This length of time will be determined by

• The size of the group and the function space needed

• The actual event date

TYPES OF FUNCTION

ROOMS

Setup Styles

•This information is usually also listed on the

Meeting room capacity guide provided in a group

convention sales kit.

• Setup Styles without tables

• Theater or Auditorium Style

• Setup Styles with Tables

• Schoolroom or classroom

• Conference style

• U-shape or horseshoe

• Hollow square and hollow circular

TYPES OF FUNCTION

ROOMS

Theater or Auditorium Style

TYPES OF FUNCTION

ROOMS

Schoolroom or classroom

TYPES OF FUNCTION

ROOMS

Conference style

TYPES OF FUNCTION

ROOMS

U-shape or horseshoe

TYPES OF FUNCTION

ROOMS

Hollow square and hollow circular

TYPES OF FUNCTION ROOMS

Seat Distance

• They will know best how to set up each room to achieve

the goal of comfort desired for each attendee. The

recommended guideline is 24 to 36 inches of space per

attendee between chairs.

24-36 inc.

TYPES OF FUNCTION ROOMS

Table Spacing and Placement

• Spacing guidelines are also contained in the complete

function room equipment list. Additionally, the function

layout in their collateral material will include diagrams that

show examples. The two sizes most commonly used are

described next.

TYPES OF FUNCTION ROOMS

Banquet Setup Styles

• Food and beverage functions can require tables, or chairs,

or both, depending on the type of event being held by the

planner.

TYPES OF FUNCTION ROOMS

• Banquet round tables: These come in two sizes, with the

smaller one comfortably seating eight and the larger up to

10 people.

TYPES OF FUNCTION ROOMS

Banquet Setup Styles

• Buffet tables: These are used most commonly for the

buffet food lines or displays. A popular variation is a

circular buffet table setup. This can be achieved by using

banquet rounds or serpentine tables shaped like a big S.

POSTEVENT FOLLOW-UP AND

QUESTIONNAIRES

• After the post convention meeting, standard procedure is to

mail a "thank you for your business” letter to the client and

key meeting planners.

• It is worth the extra time it takes for the General Manager to

write a personalized letter that should stress the importance of

feedback and attach the questionnaire.

• If the client’s dissatisfaction is voiced in the questionnaire

comments, further investigation of the disputed charges and

the bill may be needed.

Convention

sales

Meeting and

Conventions

Facilities

Catering and

Banquet

Audio Visaul

Other Hotel

Departments

Comments

Customer

Proposal

Sales Kits

Contracts

Events

Negotiation

BEO

Q&A ?

MEETINGS INCENTIVES CONFERENCE EVENTS

WHO IS SALESPERSON

WHAT DIFFERENCE BETWEEN

HOTEL SALESPERSON &

GENERAL SALESPERSON

-selling accommodation (rooms),

function and events

-contact with clients

-represent hotels and create

brand awareness

TYPE OF HOTEL SALES

- Corporate sales: FIT bookings, FIT contract

- Agent sales: FIT contract

- Event sales: Social events, party, weddings

- MICE sales: Incentive group, corporate group, company outing

group

SALES PROCESS: STEPS FOR SELLING

1. PROSPECT

SEARCH CUSTOMER TO CONTACT

FROM WHERE? DATABASE, GROUP HISTORY, SOCIAL MEDIA, NEWS, COMPETITORS

2. QUALIFY

HOW TO QUALIFY: GOOGLE, CALL, EMAIL, REFERRAL FROM

COLLEAGUES OR SUPERVISOR

PRACTICE 1

- SAMSUNG THAILAND

HOW CAN I GET BUSINESS FROM THIS COMPANY

- Company party

- Product launching

- Company incentive trip

- Management meeting

Where to start????

If there is no database or the company never used the

hotel ever before

Time to google!!!

THEY HAVE CSR (CORPORATE SOCIAL RESPONSIBILITY)

- Find out who organize

- Find out who to contact for this kind of activity? Is it HR department who is responsible

- Maybe they also have training…

3. NEEDS AND ANALYSIS

BEST WAY IS TO ASK FOR MORE INFORMATION

Doing your homework: before asking, do some research, go to company profile, or search from the hotel database

-contact for appointment

-make hotel presentation

4. PROPOSALS

- DISCUSS PRICE AND INQUIRED PERIOD WITH HOTEL REVENUE

DEPARTMENT

- CREATE PROPOSAL WITH PRICE OFFER AND REQUIREMENT

- SEND OUT EMAILS THROUGH EMAIL AND CALL TO FOLLOW UP

See proposal format >>::

5. NEGOTIATE – FACTORS AND OBSTACLES

- GIVE EXAMPLES

6. DEAL – BOTH SIDES AGREED AND ISSUE

CONTRACT

CONFIDENCE

FACE TO FACE COMMUNICATION

55% BODY LANGUAGE AND GESTURES

38% TONE OF VOICE

7% WORDS USED IN COMMUNICATION

PRACTICE 2

- PRESENT YOURSELF IN 30 SECOND

- BRING OUT YOUR GOOD THINGS TO REMEMBER

- Challenge yourself

- Who is the most confidence in this room

BE READY !!!!

THANK YOU FOR YOUR PARTICIPATION

Fact Sheet

ISO 20121: Event Sustainability Management System

ISO 20121 is a management system standard that has been designed to help organisations in the events industry

improves the sustainability of their event related activities, products and services. ISO 20121 is based on the earlier

British Standard called ‘BS 8901 Specification for a Sustainability Management System for Events’ which was first

developed in 2007. Due to the high level interest in BS 8901, it was decided to create an international version of the

standard to coincide with the London 2012 Olympics.

In simple terms, ISO 20121 describes the building blocks of a management system that will help any event related

organisation to:

o Continue to be financially successful

o Become more socially responsible

o Reduce its environmental footprint

ISO 20121 applies to all types and sizes of organisation involved in the events industry – from caterers, lighting and

sound engineers, security companies, stage builders and venues to independent event organisers and corporate and

public sector event teams. Organisations that successfully implement the standard will be able to seek independent

recognition of their achievement through a process called ‘Certification’.

What are the benefits of ISO 20121? As ISO 20121 is simply a business management framework, adopting it can bring a number of internal benefits to an

organisation including:

o Clarity of purpose and strategy resulting in a more energised and aligned workforce

o More integrated management and joined up thinking resulting in improved efficiencies and stronger

teamwork

o Simpler, clearer and more effective systems and processes

Our experience has shown that the standard is particularly useful for smaller organisations as it provides a robust

framework for running a business as well as standardised procedures and processes which enable the rapid

integration of new staff.

As the standard requires social and environmental issues to be addressed, this can help to:

o Boost employee motivation, attract best talent and improve retention

o Enhance reputation and strengthen relationships with key clients, suppliers, partners and other external

stakeholders who hold similar values

o Achieve costs savings with respect to material consumption, waste and energy

o Reduce carbon emissions over the entire event supply chain

o Strengthen the position of the organisation within the community

ISO 20121 challenges “business as usual” and drives creativity and innovation which in turn can provide

organisations with a competitive edge.

ISO 20121 Certification Organisations can seek independent certification (often mistakenly called 'accreditation) to ISO 20121 in order to

demonstrate that they meet the requirements of the standard. During the certification process, the certifier inspects

your management system and interviews key personnel in order to verify that your management system:

o Is designed in accordance with ISO 20121

o Is operating effectively

Evidence needs to be sufficient to demonstrate that the event sustainability management system is an integral part

of the event management process and not an additional “add-on” component. As long as there are no major

problems (or non-conformities) then you will be issued with a Certificate of Conformance to ISO 20121.

What are the benefits of ISO 20121 Certification? One of the key benefits of ISO 20121 certification is that it will enable an organisation to differentiate itself in the

marketplace and hence improve their chance of winning new business. Major public sector and private sector

clients are referencing ISO 20121 in their tender documents as they work to ensure that their own sustainability

policies are being implemented. In time, demonstrating compliance to ISO 20121 is likely to become a minimum

requirement for anyone wishing to operate in the events industry as event clients, sponsors, local authorities and

other key stakeholders choose to work with organisations that have implemented the standard.

# # #

โครงการความปลอดภยดานอาหารสาหรบอตสาหกรรมไมซ (Food Safety ISO 22000)

ลกษณะโครงการ √ โครงการตอเนอง โครงการใหม

หนวยงานรบผดชอบ ฝายพฒนาศกยภาพอตสาหกรรมไมซ

ผประสานงานโครงการ นายพฒนชย สงหะวาระ

หลกการและเหตผล

อตสาหกรรมการจดประชม การแสดงสนคา และนทรรศการ (Meeting Incentive Convention

and Exhibition: MICE) เปนธรกจทมความสาคญอยางหนงททารายไดเขาประเทศในแตละปเปนจานวน

มาก และชวยกระจายรายไดไปยงภาคธรกจอนทเกยวของโดยตรงในหวงโซอปทาน (Supply Chain) เชน

ธรกจโรงแรม ภตตาคาร รานอาหาร ธรกจใหบรการออกแบบและตกแตงพนทแสดงสนคา ธรกจรบจดงาน

แสดงสนคา ศนยจดแสดงสนคา การเดนทางทงทางบก ทางนาและทางอากาศ ซงในแตละปจะมผเดน

ทางเขามาในประเทศไทยเปนจานวนเพมขนอยางตอเนอง แสดงใหเหนถงศกยภาพและความพรอมของ

ไทยทสามารถรองรบการเตบโตของตลาดดงกลาวไดเปนอยางด

อยางไรกตามผเดนทางกลมไมซยงมความกงวลถงความปลอดในดานอาหารเพราะเปนการเลอก

สถานทจดงานนอกจากจะคานงถงราคา สถานทและดานความปลอดภย การมมาตรฐานดานอาหารกเปน

อกปจจยสาคญประการหนงทผเดนกลมไมซใหความสาคญเปนอยางมาก เพราะฉะนน สสปน. ในฐานะผ

ทสงเสรมและพฒนามาตรฐานเพอผประกอบการไมซไดเหนความสาคญในเรองดงกลาว จงไดรเรม

โครงการความปลอดภยดานอาหารสาหรบอตสาหกรรมไมซ เพอสรางความมนใจแกผเดนทางกลมไมซ ทง

ในประเทศและตางประเทศในการเลอกใชสถานทจดงานทมการรบรองดานอาหารตามมาตรฐานสากลขน

ทงนมาตรฐานดานอาหารทเปนทยอมรบในระดบสากลไดแก มาตรฐาน ISO22000 ซงเปนมาตรฐานระดบ

สากลทเกยวของกบระบบการบรหารจดการดานความปลอดภย ของอาหารเปนการกาหนดแนวทางการ

บรหารจดการอาหารปลอดภยทวทงหวงโซของการสงมอบใหเปนแนวทางเดยว และยกระดบความ

ปลอดภยของอาหาร และเพอใหมนใจวาอาหารทผลตมความปลอดภยกบผบรโภค สอดคลองตาม

ขอกาหนดกฎหมายและไดคณภาพตามทตองการ

วตถประสงคของโครงการ

1. เพอกาหนดเกณฑมาตรฐานการจดการความปลอดภยดานอาหารใหแกศนยการจดประชม สมมนา และ

นทรรศการ

2. เพอดาเนนการฝกอบรมและใหคาปรกษาแกศนยการจดประชม สมมนา และนทรรศการ ในการจดการ

ความปลอดภย ตลอดจนการพฒนาเอกสารตางๆทเกยวของ

3 เพอตดตามและประเมนผลการจดการความปลอดภยของศนยการจดประชม สมมนา และนทรรศการ

4 เพอรบรองและใหการรบประกนมาตรฐานการจดการความปลอดภย แกศนยการจดประชม สมมนา และ

นทรรศการ

กลมเปาหมาย

ผประกอบการในอตสาหกรรมไมซ

หนวยงานทรบผดชอบ

ฝายพฒนาศกยภาพอตสาหกรรมไมซ

ประโยชนทไดรบจากโครงการ

การนามาตรฐานฉบบนไปใชในองคกรทเกยวของกบกจกรรมการจดประชม สมมนา และนทรรศการ

จะทาใหองคกรเหลานนไดรบประโยชนคอ

สามารถเพมความพงพอใจของลกคาจากการใชบรการทสนองความตองการลกคาไดอยาง

ตอเนอง ทงในเชงคณภาพ ความปลอดภย และการปฏบตตามกฎหมาย

เปนการลดตนทนในการดาเนนการทผานการปรบปรงกระบวนการอยางตอเนองเปนผลใหเกด

ประสทธภาพในการปฏบตงานประสทธภาพในการดาเนนการ - โดยการดาเนนโครงการ

HACCP (ของ PRP และ OPRP) ซงเปนขอกาหนดลวงหนา พรอมปรชญาการทางานแบบ

Plan-Do-Check-Act ของ ISO 9001 เพอเพมประสทธภาพของระบบบรหารความปลอดภย

ของอาหาร

สรางเสรมความสมพนธกบผมผลประโยชนรวมกน ไดแกพนกงาน ลกคา และซพพลายเออร

การปฏบตตามกฎหมาย โดยการทาความเขาใจวากฎขอบงคบ ตางๆ นนมผลกระทบกบ

องคกรและลกคาขององคกร

การจดการความเสยงทไดรบการปรบปรงใหดยงขน ดวยความเสมอตนเสมอปลายและ

ความสามารถในการ ตดตามการบรการ

เปนการรบรองทางธรกจทนาเชอถอโดยการใหหนวยงาน อสระเปนผตรวจสอบรบรองกบ

มาตรฐานทผานการยอมรบ

สรางโอกาสในการเพมฐานลกคามากขน โดยเฉพาะเมอลกคา ไดกาหนดเงอนไขในการจดซอ

และการเลอกใชบรการวาจะตองผานมาตรฐานใน ระดบหนง

กลมเปาหมายทไดรบประโยชนจากโครงการ

ผประกอบการในอตสาหกรรมไมซ

ระยะเวลาดาเนนการ

ตลาคม 2554 – กนยายน 2555

ตวชวดและเปาหมายโครงการ

ตวชวด หนวยนบ เปาหมาย

1.จานวนคนและองคกรทเขารวมกจกรรม คน/องคกร 30/10

ISO 50001

What is ISO 50001?

ISO 50001 is the new international standard for energy management. It parallels and complements ISO

9001 for quality management, and ISO 14001 for environmental management. ISO 50001 was published in

June 2011.

What energy use goals does ISO 50001 include?

ISO 50001 does NOT include energy use goals. ISO 50001 simply ensures that you have a credible and

effective management process in place to reach your energy use goals. You set your own goals in

accordance with your own requirements and vision.

What kinds of organizations might benefit from an ISO 50001 energy management system?

Any organization that uses energy can benefit from implementing an energy management system.

Manufacturers, IT operations, airports, heavy equipment operations, food processors, and chemical and

pharmaceutical plants are just a few of the candidates that would most benefit from an ISO 50001 energy

management system. The greater your energy use, the more you will benefit.

How does one use ISO 50001?

An ISO 50001 energy management system enables you to systematically set and reach your organization's

energy use goals, wherever you choose to set them, and realize the energy cost savings. In addition, many

government and utility energy programs require that an effective Energy Management System (EnMS) be

put in place to qualify for program benefits. An ISO 50001 EnMS will become the universally accepted

standard.

Are there any other benefits to developing an ISO 50001 energy management system?

There are many benefits to developing and implementing an ISO 50001 energy management system.

Among them are:

o Reduced energy consumption as projects are implemented;

o Controlled energy costs as energy use is reduced;

o Improved O&M as equipment use declines or is throttled back, and energy monitoring yields

performance information;

o Decreased environmental impact from waste;

o Preparation for emissions tracking and reporting regimes;

o Public credibility for energy consciousness;

o An engaged and aware workforce as workers are drawn into the energy management process, resulting

in decreased recruitment costs.

What does it take to develop an ISO 50001 Energy Management System?

This varies depending upon the kind of processes being managed, the scope of the plan, the variety of

energy sources used, and whether or not an organization already has some other ISO plan and mechanisms

in place. In broad terms, however, an ISO 50001 EnMS takes 12 to 18 months to develop and implement. It

requires an internal 'Energy Leader' and a small team of employees to develop the system, and set it in

motion.

What role does Integrated Renewable Energy play in EnMS development?

ISO 50001 is more technically oriented than other ISO management systems due to the technical modeling

and analyses required to support an effective system. Few "ISO consultants" have the requisite background

to guide an ISO 50001 EnMS development. Integrated Renewable Energy has engineers and AEE Certified

Energy Managers on staff to fully support our clients' EnMS and ISO 50001 implementations. This expertise

ensures an effective and robust deployment.

In that role, Integrated Renewable Energy provides a range of services to meet any implementation

scenario. We provide Technical Support, Document Review, Energy Modeling, ISO 50001 Training and

overall EnMS Development Management to organizations pursuing ISO 50001 certification. In addition,

Integrated Renewable Energy provides the EnMS Toolbox © consisting of the project management tools

that support EnMS development so that there is no need for each organization to build its own tools. The

EnMS Toolbox © includes:

o Work Breakdown Structure (WBS)

o WBS Dictionary

o Schedule

o Document templates

What's the next step if we decide to put an ISO 50001 Energy Management System in place?

Call us to discuss your particular situation. We can answer your questions and help you formulate a plan.

More Information

o ISO 50001 June 2011 Update (PDF, 108KB)

o ISO 14001 vs. ISO 50001

VOCABULARY

1. ANCILLARY SERVICE

2. ATTRITION

3. BANQUET

4. BANQUET EVENT ORDER

5. BREAKOUT ROOM

6. BRUNCH

7. CATERING

8. COCKTAIL – RECEPTION

9. COMPLIMENTARY

10. CONFERENCE

11. CORKAGE CHARGE

12. CUT-OFF DATE

13. DEFINITE

14. DINNER – GALA

15. DISCLOSURE

16. EVENT

17. FOYER

18. FUNCTION

19. HACCP CERTIFICATION

20. HSIA

21. PROPOSAL

22. PROSPECTIVE

23. RELOCATION

24. SECRETARIAT OFFICE

25. SINGLE OCCUPANCY/

DOUBLE OCCUPANCY

26. TENTATIVE

27. UP-SELLING

28. WAIVER

29. WORKING LUNCH

30. WOW SITE INSPECTION