mic.gov.vnmic.gov.vn/Upload/TCVN/Duthao/Du-thao-TCVN-Dac-ta... · Web view4 Biểu diễn của các thành phần dữ liệu cho đối tượng 11. 4.1 Kiểu loại đối tượng

T I Ê U C H U Ẩ N Q U Ố C G I A

TCVNxxxx:2017Xuất bản lần 1

TIÊU CHUẨN KỸ THUẬT VỀ ĐẶC TẢ DỮ LIỆU

TRONG QUY TRÌNH LƯU TRỮ HỒ SƠ

PHẦN 1: ĐỐI TƯỢNG VÀ HỒ SƠ

Recordkeeping metadata standard. Part 1:Agent and Record

HÀ NỘI – 2017

TCVN

TCVN xxx: 2017

2

TCVN xxx: 2017

Mục lục

Lời nói đầu 6

1 Phạm vi áp dụng 7

2 Thuật ngữ và định nghĩa 7

3 Cấu trúc dữ liệu đặc tả 8

4 Biểu diễn của các thành phần dữ liệu cho đối tượng 11

4.1 Kiểu loại đối tượng (Agent category type) 11

4.2 Định danh đối tượng (Identifier) 11

4.3 Tên đối tượng (Agent title) 12

4.4 Thời gian thực hiện (Agent date) 13

4.5 Đối tượng liên quan (Agent relation)14

4.6 Địa chỉ (Agent location/ address ) 15

4.7 Lưu vết (Agent event history) 16

5 Biểu diễn của các thành phần dữ liệu cho hồ sơ 18

5.1 Kiểu loại dữ liệu (Record category type) 18

5.2 Định danh (Identifier) 18

5.3 Tên của hồ sơ (Record title) 20

5.4 Mô tả hồ sơ (Record discription) 21

5.5 Thời gian thiết lập hồ sơ (Record date) 21

5.6 Chủ đề của hồ sơ (Record subject) 23

5.7 Bìa của hồ sơ (Record coverage) 24

5.8 Ngôn ngữ của hồ sơ (Record language) 25

5.9 Loại hồ sơ (Record type) 26

5.10 Định dạng hồ sơ (Record format) 26

5.11 Mối liên hệ của hồ sơ 28

5.12 Truy cập hồ sơ (Record access) 31

5.13 Xử lý hồ sơ 34

5.14 Vị trí của hồ sơ (Record location) 37

5.15 Lịch sử (History) 38

5.16 Phân loại hồ sơ (Record classiffication) 39

5.17 Đối tượng của hồ sơ (Record Agent) 41

5.18 Kiểm tra tính toàn vẹn (Integrity check) 43

3

TCVN xxx: 2017

Phụ lục A (Tham khảo) Mô hình quan hệ trong quy trình lưu trữ hồ sơ 44

Phụ lục B (Tham khảo) Định danh 45

Phụ lục C (Tham khảo) Lược đồ khuôn dạng dữ liệu 47

Phụ lục D (Tham khảo) Môi trường lưu trữ 50

Phụ lục E (Tham khảo) Lược đồ kiểu loại đối tượng 52

Phụ lục F (Tham khảo) Lược đồ kiểu loại dữ liệu 53

Phụ lục G (Tham khảo) Lược đồ loại hồ sơ 54

Phụ lục H (Tham khảo) Lược đồ cảnh báo 55

Phụ lục I (Tham khảo) Lược đồ quyền truy cập 56

Phụ lục K (Tham khảo) Lược đồ tình trạng xử lý 57

Thư mục tài liệu tham khảo 58

4

TCVN xxx: 2017

5

Lời nói đầu

TCVN xxx:2017 được xây dựng trên cơ sở các tiêu chuẩn tham khảo như: ISO 23081-

1:2006, Information and documentation -- Records management processes -- Metadata

for records -- Part 1: Principles; ISO 23081-2:2009, Information and documentation --

Managing metadata for records -- Part 2: Conceptual and implementation issues. Trong

đó ISO 23081-1:2006 và ISO 23081-2:2009 là 2 tiêu chuẩn quốc tế về dữ liệu đặc tả của

hồ sơ, các qui trình quản lý hồ sơ, quản lý dữ liệu đặc tả của hồ sơ.

TCVN xxx:2017 do Viện Công nghệ thông tin, Đại học Quốc gia Hà nội biên soạn, Bộ

Thông tin và Truyền thông đề nghị Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng thẩm

định, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố.

TCVN xxx: 2017

Tiêu chuẩn kỹ thuật mô tả các thao tác liên quan đến đối tượng và dữ liệu –Metadata mô tả thao tác của đối tượng

Recordkeeping metadata standard. Part 1:Agent and Record

1 Phạm vi áp dụng

Tiêu chuẩn kỹ thuật này qui định các dữ liệu đặc tả cần sử dụng trong quy trình quản lý hồ

sơ. Phần 1 nêu cụ thể các dữ liệu đặc tả cho đối tượng (con người, đơn vị/ cơ quan) vào hồ sơ dữ

liệu. Phần 2 qui định về dữ liệu đặc tả cho các chức năng nghiệp vụ trong quy trình.

Tiêu chuẩn kỹ thuật này có thể áp dụng cho việc truy cập; cập nhật, chỉnh sửa và trao đổi các

hồ sơ không phụ thuộc vào định dạng.

Các đơn vị/ cơ quan, doanh nghiệpđược khuyến nghị áp dụng tiêu chuẩn kỹ thuật này trong

quá trình thiết kế và triển khai hệ thống thông tin quản lý hồ sơ, bao gồm cả hệ thống quản lý hồ sơ và

tài liệu điện tử.

2 Thuật ngữ và định nghĩa

Tiêu chuẩn này áp dụng các thuật ngữ và định nghĩa sau đây.

2.1 Đối tượng (agent)

Cá nhân, nhóm làm việc hoặc tổ chức, cơ quan chịu trách nhiệm hoặc tham gia vào việc tạo ra, ghi

chụp, số hóa lại hồ sơ và/hoặc các qui trình quản lý hồ sơ.

2.2 Hồ sơ (record)

Trong tiêu chuẩn này, thuật ngữ hồ sơ được dùng thay thế cho thuật ngữ hồ sơ điện tử. Hồ sơ điện tử

là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể

hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức

năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

2.3 Dữ liệu đặc tả (metadata)

Là những thông tin mô tả các đặc tính của dữ liệu như nội dung, định dạng, chất lượng, điều kiện và

các đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho quá trình tìm kiếm, truy cập, quản lý và lưu trữ dữ liệu.

2.4 Thực thể (entity)

6

TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN II xxx: 2017

TCVN xxx: 2017

Bất kì một đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng đang tồn tại, đã tồn tại và có thể tồn tại. Trong tiêu chuẩn

này, thực thể là chỉ đối tượng và hồ sơ.

2.5Thành phần dữ liệu (element)

Thành phần dữ liệu là đơn vị dữ liệu cung cấp thông tin về thực thể. Mỗi thành phần dữ liệu cung cấp

một thành phần thông tin trong dữ liệu đặc tả của thực thể. Mỗi thành phần dữ liệu đơn được miêu tả

thông qua tên và các đặc tính.

2.6 Thành phần dữ liệu chi tiết (element qualifier)

Thành phần dữ liệu chi tiết dùng thể hiện các chi tiết cho thành phần dữ liệu nhằm cung cấp thêm

thông tin về các thành phần dữ liệu.

2.7Thực thể liên quan (Related entity)

Thực thể có liên quan đến thực thể đang được đề cập trong một hành động, một thao tác trong hệ

thống quản lý hồ sơ cụ thể.

2.8 Tài liệu (document)

Tài liệu là các loại văn bản pháp quy hoặc có tính pháp quy dùng làm căn cứ để xử lý, giải quyết các

công việc thuộc chức năng nhiệm vụ của một đơn vị/ cơ quan nhất định.

2.9 Lưu vết (Event history)

Thông tin theo thời gian về các thao tác thực hiện trong hệ thống, trên hồ sơ dữ liệu.

3 Cấu trúc dữ liệu đặc tả

Cấu trúc dữ liệu đặc tả của đối tượng trong quy trình quản lý hồ sơ gồm các thành phần dữ liệu và thành phần dữ liệu chi tiết sau:Thành phần dữ liệu Thành phần dữ liệu chi tiết Khuyến nghị

sử dụngKiểu loại đối tượng O

Định danh đối tượng MChuỗi mã số định danh MChữ ký số O

Tên đối tượng MTên khác O

Tên viết tắt O

Thời gian thực hiện O

Thời điểm bắt đầu O

Thời điểm kết thúc O

Thời gian xử lý O

Đối tượng liên quan M

Định danh của đối tượng liên quan O

7

TCVN xxx: 2017

Loại liên hệ O

Thời gian liên hệ O

Địa chỉ O

Địa chỉ giao dịch O

Địa chỉ liên hệ O

Thời gian địa chỉ có hiệu lực O

Lưu vết M

Định danh của thao tác M

Mô tả thao tác M

Thời gian thực hiện thao tác M

Cá nhân thực hiện thao tác M

Cấu trúc dữ liệu đặc tả của dữ liệu trong quy trình quản lý hồ sơ gồm các thành phần dữ liệu và thành phần dữ liệu chi tiết sau:Thành phần dữ liệu Thành phần dữ liệu chi tiết Khuyến nghị

sử dụngKiểu loại dữ liệu M

Định danh dữ liệu MChuỗi mã số định danh OBarcode hoặc kiểu mã sử dụng trong quy trình O

Tên M

Tên khác O

Tên viết tắt O

Mô tả O

Thời gian tạo lập M

Thời điểm khởi tạo O

Thời điểm đăng ký O

Thời điểm chuyển đổi O

Thời điểm khai báo O

Đối tượng của dữ liệu O

Thông tin vềbìa hồ sơ O

Quyền hạn O

8

TCVN xxx: 2017

Không gian O

Tên chu kỳ O

Ngôn ngữ của dữ liệu O

Kiểu dữ liệu O

Định dạng của dữ liệu M

Định dạng dữ liệu O

Giá trị trung bình M

Mở rộng O

Môi trường khởi tạo gốc O

Môi trường khởi tạo hiện tại O

Dữ liệu liên quan M

Định danh các thực thể liên quan O

Kiểu liên hệ M

Thời gian liên hệ O

Truy cập dữ liệu M

Phân cấp an toàn M

Báo trước O

Quyền truy cập O

Điều kiện sử dụng O

Trạng thái truy cập O

Thời gian quyết định M

Thời gian hết hạn O

Xử lý dữ liệu M

Thẩm quyền xử lý M

Thời gian lưu xử lý M

Trạng thái xử lý O

Thời hạn lưu trữ

9

TCVN xxx: 2017

4 Biểu diễn của các thành phần dữ liệu cho đối tượng

4.1 Kiểu loại đối tượng (Agent category type)

Định nghĩa Là thành phần dữ liệu xác định loại của đối tượng thực hiện nghiệp vụ với các

chức danh cụ thể hay thay mặt, thừa lệnh của một tổ chức, cá nhân. Đối tượng

được miêu tả gồm một cá nhân, một nhóm làm việc hoặc một đơn vị/ cơ quan.

Mục tiêu - Phân loại đối tượng.

- Dễ hiểu hơn về đối tượng.

- Hỗ trợ việc tìm kiếm đối tượng chịu trách nhiệm ở một thao tao cụ thể

Yêu cầu Chỉ bắt buộc, nếu đối tượng được khởi tạo.

Tính lặp lại Không

Giá trị mặc định Không có giá trị mặc định.

Khuôn dạng lưu

trữ<meta name="Kiểu loại đối tượng" content="A1">

A1: Kiểu loại đối tượng (Xem Phụ lục E).

Ví dụ <meta name="Kiểu loại đối tượng" content="Cá nhân">

Chú thích

4.2 Định danh đối tượng (Identifier)

Định nghĩa Là định danh của đối tượng thực hiện thao tác. Định danh này dùng thống nhất

trong toàn bộ quy trình quản lý hồ sơ

Mục tiêu - Xác định được đối tượng thực hiện thao tác một cách duy nhất bằng mã số định

danh.

- Cung cấp tham chiếu tới đối tượng được mô tả thực hiện thao tác.

- Cung cấp kết nối tới các đối tượng liên quan

Yêu cầu Chỉ bắt buộc, nếu thao tác được khởi tạo.


Thành phần dữ

liệu chi tiết

Tên thành phần chi tiết Mô tả Yêu cầu Tính lặp lại

Chuỗi mã số định danh

Một chuỗi ký tự để

định danh các thực thể

trong một hệ thống.Ví

dụ: sử dụng Quy

chuẩn 102 do Bộ

TTTT ban hành cho

Bắt buộc Không

10

TCVN xxx: 2017

mã số của đơn vị hành

chính; đối với mã số

nhân viên hiện chưa

có quy định.

Chữ ký số Theo quy định hiện

hành

Tùy chọn Không


Khuôn dạng lưu

trữ<meta name="Định danh đối tượng" content= “A1” ChuKySo="A2">

A1: Chuỗi ký tự định danh đối tượng.

A2: Chuỗi ký tự thể hiện chữ ký số của đối tượng.

Ví dụ <meta name="Định danh đối tượng" content= “XYZ” ChuKySo="100…001">

Chú thích

4.3Tên đối tượng (Agent title)

Định nghĩa Tên của đối tượng thực hiện thao tác

Mục tiêu - Hỗ trợ việc nhận biết và phân biệt đối tượng

- Lưu lại tên khác và tên viết tắt của đối tượng

Yêu cầu Bắt buộc


Thành phần dữ

liệu chi tiết

Tên thành phần dữ liệu Mô tả Yêu cầu Tính lặp lại

Tên khác Tùy chọn Không

Tên viết tắt Tùy chọn Không


Khuôn dạng lưu

trữ

<meta name="Tên đối tượng" content="A1" TenKhac=”A2” TenVietTat=”A3”>

A1: Tên đối tượng thực hiện thao tác

A2: Tên khác.

A3: Tên viết tắt.

Ví dụ <meta name="Tên đối tượng" content="Hoa" TenKhac=”0” TenVietTat=”H”>

Chú thích Tên cá nhân phải được trình bầy theo quy định hiện hành tương ứng với thao tác

thực hiện và không bao gồm các danh từ nhân xưng như ông, bà, tiến sỹ.

11

TCVN xxx: 2017

4.4Thời gian thực hiện (Agent date)

Định nghĩa Thời gian bắt đầu và kết thúc thao tác

Mục tiêu - Ghi lại thời điểm bắt đầu thao tác, và

- Ghi lại thời điểm kết thúc thao tác

- Biết thời gian cần thiết hoàn thành thao tác

Yêu cầu Tùy chọn


Thành phần dữ

liệu chi tiết


Thời gian bắt đầu Thời gian bắt đầu thao

tác.

Theo tiêu chuẩn

ISO 8601:2004.

Trình diễn theo

định dạng YYYY-

MM-DD và

HH:mm:SS

tương ứng năm-

tháng-ngày và

giờ-phút-giây.

Không

Thời gian kết thúc Thời gian kết thúc

thao tác.

Theo tiêu chuẩn

ISO 8601:2004.

Trình diễn theo


MM-DD và

HH:mm:SS

tương ứng năm-

tháng-ngày và

giờ-phút-giây.

Không

Thời gian xử lý Khoảng thời gian tính

từ lúc bắt đầu đến khi

kết thúc thao tác

Theo tiêu chuẩn

ISO 8601:2004.

Trình diễn theo


MM-DD và

HH:mm:SS

tương ứng năm-

tháng-ngày và

Không

12

TCVN xxx: 2017

giờ-phút-giây.


Khuôn dạng lưu

trữ<meta name="Thời gian thao tác" start_time="A1" end_time="A2">

A1: Ngày bắt đầu được mã hóa gồm ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây theo

dạng YYYY-MM-DDTHH-MM-SS.

A2: Ngày kết thúc được mã hóa gồm ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây theo


Ví dụ <meta name= "Thời gian thao tác" start_time= "2014-08-16T09-15-35"

end_time= "2014-08-16T09-17-20">

Chú thích Thành phần dữ liệu này chỉ có ý nghĩa khi có ít nhất một thành phần chi tiết có

thông tin

4.5 Đối tượng liên quan (Agent relation)

Định nghĩa Miêu tả về chức năng nhiệm vụ của đối tượng và mối liên hệ của với các đối

tượng liên quan khi thực hiện thao tác xử lý hồ sơ

Mục tiêu Trường này dùng để miêu tả các thông tin về đối tượng liên quan khi thực hiện

thao tác (ví dụ như thông tin các đơn vị được xin ý kiến, chức năng của đối

tượng thực hiện thao tác hoặc xử lý hồ sơ)

Yêu cầu Không bắt buộc

Tính lặp lại Có

Thành phần dữ

liệu chi tiết


Định danh của đối tượng liên quan

Sử dụng Quy

chuẩn 102 do Bộ

TTTT ban hành

cho mã số của

đơn vị hành

chính

Không

Loại liên hệ Không

Thời gian bắt đầu liên hệ

Theo tiêu chuẩn

ISO 8601:2004.

Trình diễn theo


MM-DD và

Không

13

TCVN xxx: 2017

HH:mm:SS

tương ứng năm-

tháng-ngày và

giờ-phút-giây.


Khuôn dạng lưu

trữ

<meta name="Đối tượng liên quan" content="A1" DinhDanh=”A2”

LoaiLienHe=”A3” start_time=”A4”>

A1: Tên đối tượng liên quan

A2: Chuỗi ký tự định danh của đối tượng liên quan tương ứng.

A3: Loại liên hệ.

A4: Thời gian bắt đầu liên hệ.

Ví dụ <meta name="Tên đối tượng liên quan" content="Hoa"

DinhDanhDoiTuongLienQuan=”XYZ” LoaiLienHe=”Điều hành”start_time= "2014-

08-16T09-15-35" >

Chú thích - Trường Đối tượng liên quan có thể lặp lại, cho phép xác định nhiều thực thể

tham gia vào thao tác.

4.6Địa chỉ (Agent location/ address)

Định nghĩa Địa chỉ hoặc vị trí thực của đối tượng

Mục tiêu - Dễ dàng tiếp cận đối tượng

- Hỗ trợ việc tìm kiếm đối tượng thực hiện thao tác và các thông tin về đối tượng



Thành phần dữ

liệu chi tiết


Địa chỉ giao dịch Địa chỉ vật lý của đối

tượng

Theo tiêu chuẩn

ISO 8601 về khai

báo địa chỉ

Không

Địa chỉ liên hệ Địa chỉ chi tiết có thể

liên lạc được với đối

tượng

Theo tiêu chuẩn

ISO 8601 về khai

báo địa chỉ

Không

Thời gian địa chỉ có hiệu lực

Thời gian có thể liên

hệ với đối tượng tại

địa chỉ liên hệ

Trình diễn theo


MM-DD và

Không

14

TCVN xxx: 2017

HH:mm:SS

tương ứng năm-

tháng-ngày và

giờ-phút-giây.


Khuôn dạng lưu

trữ

<meta name="Địa chỉ liên hệ" content="A1" DiaChiGiaoDich=”A2”

end_time=”A3”>

A1: Chuỗi ký tựvề địa chỉ liên hệ của đối tượng.

A2: Chuỗi ký tự về địa chỉ giao dịch của đối tượng.

A3: Thời gian có hiệu lực.

A4: Ngày kết thúc được mã hóa gồm ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây theo dạng

YYYY-MM-DDTHH-MM-SS

Ví dụ <meta name="Địa chỉ liên hệ" content="abc@gmail" DiaChiGiaoDich=”191 Ba

Trieu,Hai Ba Trung District, Ha Noi” end_time="2014-08-16T09-15-35">

Chú thích

4.7 Lưu vết (Agent event history)

Định nghĩa Ghi lại sự thay đổi một thành phần dữ liệu hoặc một thành phần dữ liệu chi tiết

của dữ liệu đặc tả mô tả các sự kiện, hoạt động liên quan đến đối tượng

Mục tiêu - Cung cấp lưu vết các hoạt động quản lý và các thao tác mà đối tượng thực

hiện trên hồ sơ theo thời gian

- Dễ dàng xác định hồ sơ nào thay đổi và nội dung nào của hồ sơ bị thay đổi

trong một thao tác nhất định

- Đóng góp vào việc đảm bảo tính xác thực của hồ sơ và thông tin lưu trong hồ

sơ

- Dễ dàng xác định và tìm kiếm đối tượng thực hiện thay đổi, và tham gia thực

hiện quy trình quản lý, xử lý hồ sơ



Thành phần dữ

liệu chi tiết


Định danh của thao tác (Event ID)

Định danh duy nhất

cho sự kiện làm thay

đổi một thành phần dữ

liệu hoặc một thành

Bắt buộc Không

15

TCVN xxx: 2017

phần dữ liệu chi tiết.

Ví dụ : sự kiện bao

gồm thay đổi, xóa, cập

nhật.

Mô tả thao tác Mô tả dữ liệu đặc tả bị

thay đổi như là kết quả

của hành động cập

nhật, chỉnh sửa của

đối tượng lên hồ sơ,

dữ liệu.

Bắt buộc Không

Thời gian thực hiện thao tác

Theo tiêu chuẩn ISO

8601:2004. Trình diễn

theo định dạng YYYY-

MM-DD và

HH:mm:SS tương ứng

năm-tháng-ngày và

giờ-phút-giây.

Bắt buộc Không

Nhân viên thực hiện thao tác

Chỉ cá nhân chịu trách

nhiệm trực tiếp thực

hiện thao tác


Khuôn dạng lưu

trữ

<meta name="Lịch sử chỉnh sửa" event_id="A1" description="A2" date="A3"

identifier = “A4”>

A1: Định danh thao tác. Ví dụ 1 là thay đổi, 2 là xóa, 3 là cập nhật

A2: Mô tả giá trị cũ của thành phần hoặc thành phần chi tiết của dữ liệu đặc tả

bị thay đổi.

A3: Thời gian thực hiện thao tác lên hồ sơ

A4: Giá trị định danh của người thực hiện sự kiện làm thay đổi một thành

phần dữ liệu hoặc một thành phần dữ liệu chi tiết.

Ví dụ <meta name="Lịch sử chỉnh sửa"property_name="Miêu tả" old_value="Mô tả

về thao tác Truy cập" event_id=" R135572007">

Chú thích Trường Lịch sử chỉnh sửa có thể lặp lại, cho phép mô tả lại chuỗi thay đổi của

hồ sơ dữ liệu.

16

TCVN xxx: 2017

5 Biểu diễn của các thành phần dữ liệu cho hồ sơ

5.1 Kiểu loại dữ liệu (Record category type)

Định nghĩa Thành phần dữ liệu này xác định mức độ phức tạp của các hồ sơ hoặc một nhóm

các hồ sơ được lưu trữ. Các hồ sơ được phân loại thành:

Một hạng mục: một hồ sơ duy nhất, ví dụ như một bản báo cáo, email hay

hóa đơn.

Một hồ sơ công việc: một chuỗi các hạng mục, các liên kết ảo hoặc thực,

các tài liệu để thực hiện một công việc nhất định.

Một tập tin hoặc thư mục: một nhóm các hồ sơ liên quan, một nơi chứa các

tài liệu, vật thể có liên quan.

Một seri hồ sơ: các hồ sơ lưu trữ hoặc có nguồn gốc giống nhau hoặc về

các vấn đề có liên quan nhau do:

- Các hồ sơ này được phân chia theo một hệ thống (theo chữ cái, số, tự thời

gian hoặc kết hợp cả hai trường hợp này);

-Các hồ sơ là kết quả của cùng một nghiệp vụ, hoặc

- Các hồ sơ có cùng định dạng và liên quan đến một chức năng cụ thể.

• Một hệ thống lưu trữ hồ sơ: thường thuộc một đơn vị/ cơ quan nhà nước duy

nhất (bao gồm các hệ thống thông tin đểlưu trữ và quản lý hồ sơ).

Mục tiêu - Phân loại các hồ sơ theo mức độ phức tạp

- Dễ dàng tìm kiếm và hiểu sơ lược về nội dung của các hồ sơ


Tính lặp lại Không lặp lại

Giá trị mặc định Hạng mục

Khuôn dạng lưu

trữ<meta name="Kiểu loại dữ liệu" content="A1">

A1: Tên Kiểu loại dữ liệu (Xem Phụ lục F).

Ví dụ <meta name="Kiểu loại dữ liệu" content="Mục">

Chú thích

5.2 Định danh (Identifier)

Định nghĩa Định danh duy nhất của hồ sơ chịu tác động của hoạt động quản lý thao tác (truy

cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và thừa kế). Định danh này được

cấp ngay khi hồ sơ được khởi tạo.

17

TCVN xxx: 2017

Mục tiêu - Xác định duy nhất một hồ sơ hoặc một tập hợp các hồ sơ

- Đảm bảo tìm được vị trí hồ sơ có thể được đặt

- Tạo điều kiện cho việc sử dụng các hồ sơ

- Đóng vai trò như một điểm tham chiếu cho các hồ sơ mô tả, và

- cung cấp một liên kết để mô tả hồ sơ và đóng vai trò như một liên kết đến

các thành phần dữ liệu khác có liên quan.

Yêu cầu Bắt buộc.

Tính lặp lại Có (nếu sử dụng phối hợp với thành phần dữ liệu chi tiết 5.2.1)

Thành phần dữ

liệu chi tiết


5.2.1 Lĩnh vực Do đơn vị/ cơ quan

nhà nước tự xác định

Tùy chọn Có

5.2.2 Barcode Tùy chọn Có


Khuôn dạng lưu

trữ<meta name="Định danh" scheme= “A1” content="A2">

A1: Tên sơ đồ định danh (Xem Phụ lục B).

A2: Chuỗi ký tự định danh tương ứng với loại sơ đồ định danh.

Ví dụ <meta name="Định danh" scheme= “ISBN” content="R135572007">

Chú thích - Lĩnh vực do đơn vị/ cơ quan nhà nước tự xác định và chỉ có ý nghĩa trong

nội bộ đơn vị/ cơ quan đó;

- Barcode là một chuỗi ký tự có thể đọc bằng máy và dùng để xác định định

danh của vật thể được gắn barcode. Trong đơn vị/ cơ quan nhà nước có

thể thay barcode bằng các loại mã khác phù hợp.

- Trong đa số trường hợp ID của hồ sơ được tạo ra một cách tự động trong

hệ thống quản lý hồ sơ. ID là duy nhất trong từng Lĩnh vực được lựa chọn

cài sẵn trong phần mềm quản lý.

18

TCVN xxx: 2017

5.3 Tên của hồ sơ (Record title)

Định nghĩa Xác định tên của hồ sơ đang triển khai thực hiện hoạt động quản lý thao tác (truy

cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và thừa kế). Thường thành phần

dữ liệu tên được mô tả chi tiết thêm với tên gọi khác và tên viết tắt của hồ sơ.

Mục tiêu - Hỗ trợ trong việc xác định và phân biệt các hồ sơ, và

- Tạo điều kiện tìm kiếm và thu hồi các hồ sơ.



Thành phần dữ

liệu chi tiết

Tên thành phần dữ liệu

chi tiết

Mô tả Yêu cầu Tính lặp lại

5.3.1 Tên khác Tự chọn Có

5.3.2 Tên viết tắt Tự chọn Có


Khuôn dạng lưu

trữ

<meta name="Tên của hồ sơ" content="A1" TenKhac=”A2” TenVietTat=”A3”>

A1: Chuỗi ký tự nêu tên của hồ sơ lưu trữ

A2: Tên khác của hồ sơ.

A3: Tên viết tắt của hồ sơ.

Ví dụ <meta name="Tên của hồ sơ" content="Giấy giới thiệu" TenKhac=”0”

TenVietTat=”0”>

Chú thích - Tên của hồ sơ: Là tên được gán cho hồ sơ để theo dõi

- Tên thay thế: Là tên gọi khác của hồ sơ

- Tên viết tắt: Thường là tập hợp ngắn gọn thể hiện tên của hồ sơ

- Nếu tên của hồ sơ được tự động lấy từ thuộc tính tài liệu hoặc từ các

trường chủ đề trong một email, người sử dụng phải được phép thay đổi

siêu dữ liệu về tên của hồ sơ để cung cấp một tên có ý nghĩa hơn nếu cần

thiết.

19

TCVN xxx: 2017

5.4 Mô tả hồ sơ (Record discription)

Định nghĩa Thành phần dữ liệu này là một đoạn văn bất kỳ mô tả của các nội dung và / hoặc

mục đích của một hồ sơ hoặc một tập hợp các hồ sơ.

Mục tiêu - Tăng cường thông tin đã có trong tên của hồ sơ

- Dễ dàng tìm kiếm và đưa ra sử dụng

- Tạo điều kiện cho người dùng chọn lựa.



Khuôn dạng lưu

trữ<meta name="Mô tả hồ sơ" content="A1">

A1: Chuỗi ký tự mô tả về hồ sơ dữ liệu.

Ví dụ <meta name= "Mô tả hồ sơ” content= "Tên tác giả">

Chú thích

5.5 Thời gian thiết lập hồ sơ (Record date)

Định nghĩa Phần tử chỉ thời gian hoặc khoảng thời gian thiết lập hồ sơ hoặc một tập hợp hồ

sơ

Mục tiêu Phần tử này dùng để:

- Cung cấp ngày/ thời gian chính xác thiết lập hồ sơ hoặc, nhóm hồ sơ

- Đóng góp thêm vào giá trị cho hồ sơ

- Tạo điều kiện tìm kiếm, quản lý và sử dụng hồ sơ

Yêu cầu Điều kiện

Tính lặp lại Chỉ các thành phần dữ liệu chi tiết được lặp lại

Thành phần dữ

liệu chi tiết


chi tiết


5.5.1 Thời gian khởi

tạo (Creation date)


8601:2004. Trình diễn Bắt buộc Không

20

TCVN xxx: 2017


MM-DD và

HH:mm:SS tương

ứng năm-tháng-ngày

và giờ-phút-giây.

5.5.2 Thời gian đăng

ký (Registration date)

Bắt buộc Không

5.5.3 Thời gian xử lý

(transfer date)

Bắt buộc Không

5.5.4 Thời gian công

bố (declare date)

Bắt buộc Không

Giá trị mặc định Không

Khuôn dạng lưu

trữ<meta name="Thời gian thiết lập hồ sơ"

creation_date="A1"registration_date="A2" transfer_date=”A3”

declare_date=”A4”>

A1: Ngày khởi tạo hồ sơ được mã hóa gồm ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây

theo dạng YYYY-MM-DDTHH-MM-SS.

A2: Ngày đăng ký hồ sơ được mã hóa gồm ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây


A3: Ngày xử lý hồ sơ được mã hóa gồm ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây


A4: Ngày công bố hồ sơ được mã hóa gồm ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây


Ví dụ <meta name="Thời gian thiết lập hồ sơ" creation_date="2014-08-16T09-15-

35"registration_date="2014-08-17T09-15-35" transfer_date="2014-08-18T09-

15-35" declare_date="2014-09-16T09-17-35">

Chú thích Thành phần dữ liệu về thời gian không sử dụng riêng một mình, thành phần này

phải chứa thông tin về ít nhất là một thành phần dữ liệu chi tiết bắt buộc của nó.

- Thời gian khởi tạo: là ngày và thời gian khi ghi được tạo ra. Ví dụ, đối với

một lá thư ngày tạo ra là ngày được thể hiện trên lá thư.

- Thời gian đăng ký: là ngày và thời gian hồ sơ được nhập thành công vào

hệ thống lưu trữ hồ sơ.

- Thời gian chuyển: là ngày mà một hồ sơ đã được chuyển ra khỏi sự giám

sát của các cơ quan công quyền hiện tại để sang một tổ chức khác, ví dụ

chuyển từ lưu trữ của Bộ TT&TT sang lưu trữ Nhà nước tại Bộ Nội vụ.

21

TCVN xxx: 2017

- Ngày công bố hồ sơ: là ngày và thời gian mà một mục, đã có trong hệ

thống, sau đó được tuyên bố là một hồ sơ. Đây là thành phần dữ liệu sử

dụng cho các hệ thống cho phép lưu các bản dự thảo trong một mục,

ngày dự thảo cuối cùng được thông qua chính là ngày mục này chuyển

thành hồ sơ và được coi là ngày công bố hồ sơ này.

5.6 Chủ đề của hồ sơ (Record subject)

Định nghĩa Thành phần này xác định từ khóa chủ đề, trong đó mô tả các nội dung chủ đề của

hồ sơ hoặc tập hợp các hồ sơ.

Mục tiêu - Tạo điều kiện cho việc tìm kiếm và xử lý ở mức độ chi tiết hơn khi sử dụng

tiêu đề hồ sơ và phân loại hồ sơ

- Phân loại hồ sơ theo chủ đề, và

- xác định các hồ sơ cùng một chủ đề hoặc sử dụng để mô tả các nội dung

của một tập hợp hồ sơ



Thành phần dữ

liệu chi tiết

Tùy theo đơn vị/ cơ quan lưu trữ hồ sơ

Giá trị mặc định Không có

Khuôn dạng lưu

trữ<meta name="Chủ đề của hồ sơ" content="A1">

A1: Chuỗi ký tự mô tả về chủ đề của hồ sơ dữ liệu.

Ví dụ <meta name= "Mô tả hồ sơ” content= "Xã hội">

Chú thích

5.7 Bìa của hồ sơ (Record coverage)

Định nghĩa Thành phần dữ liệu này xác định lĩnh vực hồ sơ có giá trị (ví dụ: tên địa điểm,

khu vực hoặc khu vực địa lý) và / hoặc khoảng thời gian hồ sơcó giá trị.

Mục tiêu Thành phần này dùng để:

22

TCVN xxx: 2017

- Tăng cường và bổ sung giá trị thông tin đối với hoạt động quản lý thao tác;

- Tạo thuận lợi cho việc tìm kiếm và truy lục hồ sơ.



Giá trị mặc định Giá trị mặc định chỉ áp dụng cho các thành phần dữ liệu chi tiết.

Thành phần dữ

liệu chi tiết


chi tiết


5.7.1 Thẩm quyền Theo quy định về chức

năng của Chính phủTùy chọn Có

5.7.2 Không gian Theo khu vực của

chính quyền địa

phương

Tùy chọn Có

5.7.3 Tên giai đoạn Theo tiêu chuẩn ISO



MM-DD và

HH:mm:SS tương



Tùy chọn Có

Khuôn dạng lưu

trữ<meta name="Bìa của hồ sơ" ThamQuyen="A1"KhongGian="A2"

TenGiaiDoan=”A3”>

A1: Chuỗi ký tự mô tả thẩm quyền của hồ sơ.

A2: Chuỗi ký tự mô tả không gian.

A3: Giai đoạn hồ sơ được mã hóa gồm ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây theo


Ví dụ <meta name="Bìa của hồ sơ" ThamQuyen="Bộ TTTT" KhongGian="Hà Nội"

TenGiaiDoan="2014-09-16T09-17-35">

Chú thích Bìa của hồ sơ chỉ có giá trị khi được sử dụng kết hợp với ít nhất một trong các

phần tử dữ liệu chi tiết của nó. Trong đó:

23

TCVN xxx: 2017

- Thẩm quyền nên được sử dụng cho các hồ sơ tài liệu về vấn đề liên quan

đến các vấn đề pháp lý và chính trị của một khu vực địa lý cụ thể, xác

định.

- Không gian nên được sử dụng cho các hồ sơ tài liệu về các vấn đề liên

quan đến các vấn đề địa lý, kinh tế, xã hội, văn hóa trong đó tập trung chủ

yếu vào vị trí, hoặc chỉ cho phép xử lý trong bối cảnh địa lý xác định.

- Tên giai đoạn được sử dụng khi đặc điểm thời gian liên quan đặc biệt đến

hồ sơ, ví dụ, khi các hồ sơ chỉ có giá trị trong một thời gian cụ thể, hoặc

để xác định khoảng thời gian liên quan đến nội dung của hồ sơ.

5.8 Ngôn ngữ của hồ sơ (Record language)

Định nghĩa - Xác định ngôn ngữ (nói hoặc viết) thể hiện trong hồ sơ

Mục tiêu Trường này dùng để:

- Dễ dàng trong việc tìm kiếm và xử lý hồ sơ

- Giới hạn phạm vi tìm kiếm

- Dễ dàng cho các đơn vị/ cơ quan chức năng thực hiện các công việc có sử

dụng tài liệu có nguồn gốc nước ngoài hoặc khi làm việc với các cộng đồng

nhập cư.



Giá trị mặc định Tiếng Việt

Khuôn dạng lưu

trữ<meta name="Ngôn ngữ của hồ sơ" content="A1">

A1: Chuỗi ký tự mô tả về ngôn ngữ của hồ sơ.

Ví dụ <meta name="Ngôn ngữ của hồ sơ" content="Tiếng Anh">

Chú thích - Thành phần dữ liệu này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng khi hồ sơ có liên quan

đến các tài liệu có ngôn ngữ khác nhau

5.9Loại hồ sơ (Record type)

Định nghĩa Thành phần dữ liệu này xác định kiểu hồ sơ, hình thức hợp lý của nó

24

TCVN xxx: 2017


- Dễ dàng trong việc tìm kiếm và xử lý hồ sơ

- Định hướng quản lý các đặc tính

- Dễ hiểu các giải thích trong hồ sơ

- Cung cấp thêm thông tin về hồ sơ




Khuôn dạng lưu

trữ<meta name="Loại hồ sơ" content="A1">

A1: Chuỗi ký tự mô tả về loại hồ sơ dữ liệu (Xem Phụ lục G).

Ví dụ <meta name= "Loại hồ sơ” content= "Hợp đồng">

Chú thích - Sẽ có một vài kiểu loại hồ sơ rất phổ biến trong đơn vị/ cơ quan nhà nước.

Tuy nhiên có một vài hồ sơ rơi vào loại mở rộng thể hiện ở tên của hồ sơ hoặc

ở phần mô tả hồ sơ. Tuy nhiên định dạng của hồ sơ thì phải như nhau đối với

mọi loại.

5.10 Định dạng hồ sơ (Record format)

Định nghĩa Thành phần dữ liệu này xác định phương thức truyền dữ liệu, định dạng dữ liệu,

mức độ và hình dạng vật lý của một hồ sơ hoặc một tập hợp các hồ sơ.


- Dễ dàng quản lý của hồ sơ hoặc một tập hợp các hồ sơ theo thời gian

- Cung cấp thông tin về định dạng, phương tiện lưu trữ, kích thước vật lý và

không gian lưu trữ cần thiết cho một hồ sơ hoặc một nhóm các hồ sơ

- Tạo điều kiện tìm kiếm và xử lý hồ sơ

- Kết hợp với các yêu cầu về công nghệ để lên kế hoạch quản lý các định

dạng đặc biệt của hồ sơ theo thời gian.


25

TCVN xxx: 2017


Thành phần dữ

liệu chi tiết


chi tiết


5.10.1 Định dạng dữ

liệu

Phụ lục C Tùy chọn Có

5.10.2 Môi trường lưu

trữ

Phụ lục D Bắt buộc Không

5.10.3 Phần mở rộngTùy chọn

Tùy chọn Không

5.10.4 Môi trường

khởi tạo gốc

Tùy chọnTùy chọn Không

5.10.5 Môi trường

hiện tại

Tùy chọnTùy chọn Không

Khuôn dạng lưu

trữ<meta name="Định dạng hồ sơ" DinhDangDuLieu="A1"

MoiTruongLuuTru="A2"PhanMoRong=”A3” MoiTruongKhoiTaoGoc=”A4”

MoiTruongHienTai=”A5”>

A1: Chuỗi ký tự mô tả định dạng dữ liệu (Xem Phụ lục C).

A2: Chuỗi ký tự mô tả môi trường lưu trữ (Xem Phụ lục D).

A3: Chuỗi ký tự mô tả phần mở rộng.

A4: Chuỗi ký tự mô tả mô trường khởi tạo gốc.

A5: Chuỗi ký tự mô tả môi trường hiện tại.

Ví dụ <meta name="Định dạng hồ sơ" DinhDangDuLieu=".mng"

MoiTruongLuuTru="Album Ảnh" PhanMoRong=”0” MoiTruongKhoiTaoGoc=”0”

MoiTruongHienTai=”0”>


Chú thích - Các thành phần dữ liệu mô tả định dạng hồ sơ không được sử dụng một

mình, mà phải kết hợp với ít nhất là một thành phần dữ liệu chi tiết bắt

buộc của nó.

- Định dạng dữ liệu ghi lại các định dạng logic của dữ liệu trong các hồ sơ.

26

TCVN xxx: 2017

Nó thường được nhận ra bằng phần mở rộng của tập tin của một hồ sơ.

Ví dụ phần mở rộng ".pdf" biểu thị một tập tin sử dụng trong Adobe

Portable Document Format. Thông tin về phiên bản cũng cần được thể

hiện trong thành phần này. Định dạng dữ liệu được yêu cầu nhằm cung

cấp thông tin cụ thể về các định dạng của một hồ sơ để người sử dụng

biết chương trình nào thích hợp để mở hoặc đọc hồ sơ này. Các thông tin

này có thể được chỉ định tự động do chương trình khởi tạo hồ sơ tự thiết

lập (ví dụ: các văn bản sử dụng phần mềm microsoft word tự động nhận

đuôi .doc hoặc .docx) hoặc được người khởi tạo thiết lập thủ công.

- Môi trường lưu trữ là vật mang hoặc phương tiện cụ thể dùng để lưu trữ

hồ sơ. Thông tin này cho phép người dùng biết và chỉ định các điều kiện

để bảo quản và theo dõi hồ sơ, xác định được dung lượng lưu trữ và

phương pháp lưu hồ sơ với mục đích bảo quản. Nó cũng cho phép xử lý

hồ sơ thông qua vật lưu trữ, ví dụ, các đĩa CD-ROM.

- Thành phần mở rộng: Thông tin về kích thước vật lý và/ hoặc dung lượng

của hồ sơ.

- Môi trường khởi tạo gốc: là thông tin về phần cứng, phần mềm và/ hoặc

hệ điều hành ban đầu được sử dụng để tạo ra các hồ sơ. Các hồ sơ kỹ

thuật số này cần được giữ lại trong một khoảng thời gian nhất định.

- Môi trường hiện nay: cho phép nắm bắt thông tin về phần cứng, phần

mềm và/ hoặc hệ điều hành cần thiết để xem hoặc truy cập vào một hồ

sơ. Đây là thông tin cần thiết khi một bản ghi không thể được truy cập

trong môi trường hoạt động tiêu chuẩn của các tổ chức kiểm soát.

5.11 Mối liên hệ của hồ sơ

Định nghĩa Thành phần dữ liệu này xác định và định nghĩa một mối quan hệ, hoặc thiết lập

các mối quan hệ tồn tại giữa các hồ sơ/ đối tượng xử lý và quy trình chức năng.


- Thiết lập các mối quan hệ ngữ cảnh giữa hồ sơ và/ hoặc hồ sơ khác, giữa

người xử lý hồ sơ và các đơn vị chức năng trong quy trình xử lý hồ sơ

- Cung cấp bằng chứng về mối quan hệ của một hồ sơ với các hồ sơ khác,

các người xử lý khác và với các quy trình khác;

- Cho phép tạo ra một chuỗi các bằng chứng bằng cách liên kết các hồ sơ

27

TCVN xxx: 2017

liên quan

- Liên kết các đối tượng, hồ sơ và quy trình liên quan (được gọi chung là

các thực thể) và cung cấp một bức tranh đầy đủ về các hoạt động của một

cơ quan công quyền và giúp

- dễ dàng nắm được thông tin về nội dung hồ sơ, và

- dễ dàng sử dụng và thu hồi các hồ sơ.




Thành phần dữ

liệu chi tiết


chi tiết


5.11.1 Định danh các

đối tượng liên quan

Một chuỗi ký tự để

định danh các đối

tượng trong một hệ

thống.Ví dụ: sử dụng

Quy chuẩn 102 do Bộ

TTTT ban hành cho

mã số của đơn vị hành

chính;đối với mã số

nhân viên hiện chưa

có quy định; đối với hồ

sơ thì số định danh do

đơn vị quản lý hồ sơ

quy định hoặc do

chương trình quản lý

hồ sơ tự sinh ra

Bắt buộc Có

5.11.2 Loại quan hệ Phụ lục A Tùy chọn Có

5.11.3 Thời gian liên

quan




MM-DD và

HH:mm:SS tương

Tùy chọn Có

28

TCVN xxx: 2017



Khuôn dạng lưu

trữ

<meta name="Đối tượng liên quan" content="A1" DinhDanh=”A2”

LoaiLienHe=”A3” start_time=”A4”>

A1: Tên đối tượng liên quan

A2: Chuỗi ký tự định danh của đối tượng liên quan tương ứng.

A3: Loại liên hệ.

A4: Thời gian bắt đầu liên hệ.

Ví dụ <meta name="Tên đối tượng liên quan" content="Hoa"

DinhDanhDoiTuongLienQuan=”XYZ” LoaiLienHe=”Khởi tạo” start_time= "2014-

08-16T09-15-35" >

Chú thích Thành phần dữ liệu chỉ mối liên hệ của hồ sơ này không sử dụng riêng một mình

mà phải kết hợp với ít nhất là thành phần dữ liệu chi tiết bắt buộc của nó.

Thành phần dữ liệu chi tiết “Định danh các đối tượng liên quan”được hiểu là định

danh của các hồ sơ, cá nhân hoặc đơn vị/ cơ quan xử lý, truy cập, lưu trữ hoặc

có các hoạt động liên quan đến hồ sơ.

Thành phần dữ liệu “Loại quan hệ” chỉ ra bản chất của mối quan hệ giữa các đơn

vị/ cơ quan có hoạt động liên quan đến hồ sơ.

Thành phần dữ liệu “Thời gian liên quan” là ngày mối quan hệ được tạo ra.

Các thành phần dữ liệu chi tiết này phải được duy trì như một tập hợp các thông

tin có liên quan đối với từng mối quan hệ.

Các loại mối quan hệ sau đây được coi như là bắt buộc:

Trường hợp kiểu loại là 'mục' thì trong mối quan hệ:

- Hồ sơ với hồ sơ: “là một phần” của thể loại kiểu 'file' hoặc “quy trình”

- Hồ sơ với đối tượng: “được tạo ra bởi cá nhân”

- Hồ sơ với đối tượng: “nhận được bởi cá nhân"

Trường hợp kiểu loại là 'file' thì trong mối quan hệ:

- Hồ sơ với hồ sơ: “có chứa” các loại “mục”

- Hồ sơ với đối tượng: “thuộc sở hữu” của loại đối tượng/ đơn vị/ cơ quan

- Hồ sơ với đối tượng: “tài liệu" của loại “quy trình nghiệp vụ”

29

TCVN xxx: 2017

Trong một hệ thống lưu trữ điện tử, mối quan hệ giữa hồ sơ với hồ sơ là bắt

buộc.

5.12 Truy cập hồ sơ (Record access)

Định nghĩa Thành phần dữ liệu này qui định việc tiếp cận hồ sơ trong hệ thống lưu trữ điện

tử. Các qui định này bao gồm các thông tin về phân quyền hoặc qui định pháp

luật đối với việc truy cập các thông tin của hồ sơ.

Việc quản lý truy cập được đưa thành một hồ sơ bao gồm phân loại an ninh, các

vấn đề đảm bảo quyền riêng tư, quy tắc bảo mật, thời gian truy cập bị hạn chế

hoặc các điều kiện quy định khác

Mục tiêu Thành phần dữ liệu này dùng để:

- Tăng cường và bổ sung giá trị thông tin đối với việc quản lý các thao tác

thực hiện trên hồ sơ;



Tính lặp lại Chỉ áp dụng cho các thành phần dữ liệu chi tiết.


Thành phần dữ

liệu chi tiết


chi tiết


5.12.1 Phân loại an

ninh

Theo quy định về chức

năng của Chính phủ Bắt buộc Không

5.12.2 Cảnh báo Theo khu vực của


phương (Xem Phụ lục

H)

Tùy chọn Không

5.12.3 Quyền truy cập Theo quy định về chức

năng của Chính phủ

(Xem Phụ lục I)

Tùy chọn Không

5.12.4 Điều kiện sử Không có thông tin

Tùy chọn Có

30

TCVN xxx: 2017

dụng

5.12.5 Cảnh báo về

truy cập

Không có thông tinTùy chọn Có

5.12.6 Ngày bắt đầu

hiệu lực




MM-DD và

HH:mm:SS tương



Bắt buộc Có

5.12.7 Ngày hết hiệu

lực




MM-DD và

HH:mm:SS tương



Bắt buộc Có

Khuôn dạng lưu

trữ<meta name="Truy cập hồ sơ" PhanLoaiAnNinh="A1" CanhBao="A2"

QuyenTruyCap=”A3” DieuKienTruyCap=”A4” CanhBaoVeTruyCap=”A5"

start_time="A6" end_time="A7">

A1: Chuỗi ký tự mô tả phân loại an ninh.

A2: Chuỗi ký tự mô tả cảnh báo (Xem Phụ lục H).

A3: Chuỗi ký tự mô tả quyển truy cập (Xem Phụ lục I).

A4: Chuỗi ký tự mô tả điều kiện truy cập.

A5: Chuỗi ký tự mô tả cảnh báo về truy cập.





Ví dụ <meta name="Truy cập hồ sơ" PhanLoaiAnNinh="mật" CanhBao="Kiểm tra"

QuyenTruyCap=”Không xuất bản” DieuKienTruyCap=”0”

CanhBaoVeTruyCap=”0” start_time= "2014-08-16T09-15-35" end_time=

31

TCVN xxx: 2017

"2014-08-16T09-17-20">

Chú thích Các thành phần dữ liệu không sử dụng một mình mà phải kết hợp với ít nhất một

thành phần dữ liệu bắt buộc của nó. Đối với các thành phần dữ liệu chi tiết thì:

“Phân loại an ninh” mô tả mức độ bí mật của một hồ sơ và vạch ra các hậu quả

về tác động của nó đối với các cơ quan công quyền hoặc đất nước khi bị phát tán

thông tin.

“Cảnh báo” là các thông báo trước về quyền truy cập vào một hồ sơ nhất định

cho những người có thẩm quyền muốn truy cập chúng. Thành phần này thường

được sử dụng kết hợp với thành phần “Phân loại an ninh“ để ngăn chặn mọi

người vô tình truy cập.

“Quyền truy cập” xác định khả năng tiếp cận của hồ sơ (hoặc các hạn chế áp

dụng cho việc truy cập vào hồ sơ này). Một tập hợp các hồ sơ có thể 'thừa

hưởng' cấp độ cao nhất của quyền truy cập từ các thông tin chứa trong đó.

“Điều kiện sử dụng” mô tả các điều kiện để một hồ sơ có thể sẵn sàng để truy

cập.

“Cảnh báo về truy cập” mô tả lý do cụ thể tại sao phải áp dụng các giới hạn truy

cập vào hồ sơ này (ví dụ: phân loại an ninh, cảnh báo trước hoặc điều kiện sử

dụng), hoặc được dùng để thông báo các hình phạt áp dụng nếu người dùng cố

tình truy cập hồ sơ này khi không đủ thẩm quyền.

“Ngày bắt đầu hiệu lực” là ngày bắt đầu áp dụng việc hạn chế truy cập đối với

một hồ sơ xác định.

“Ngày hết hiệu lực” là ngày chấm dứt việc hạn chế truy cập đối với một hồ sơ xác

định. Thông tin này cũng có thể là một khoảng thời gian được đặt tự động theo

quy định của pháp luật hiện hành.

Các thông tin về “Cảnh báo về truy cập”, “ Ngày bắt đầu hiệu lực”, “Ngày hết hiệu

lực” của một hồ sơ phải được kết nối với thành phần dữ liệu chi tiết tương ứng.

5.13 Xử lý hồ sơ

Định nghĩa Thành phần dữ liệu này làm rõ các quy trình cần thực hiện để đảm bảo việc xử lý

một hồ sơ là phù hợp.


32

TCVN xxx: 2017

- Dễ dàng cho các hoạt động xử lý hoặc duy trì hồ sơ

- Cung cấp bằng chứng về hoạt động xử lý hồ sơ

- Là một tài liệu tham khảo cho các cơ quan về việc xử lý hồ sơ

- Khởi tạo các hoạt động xử lý được phép và

- tạo điều kiện cho việc tìm kiếm /thu hồi các hồ sơ.



Giá trị mặc định Không có thông tin

Thành phần dữ

liệu chi tiết


chi tiết


5.13.1 Thẩm quyền xử

lý


năng của Chính phủ Bắt buộc

Không

5.13.2 Thực thi Theo khu vực của


phương

Bắt buộcKhông

5.13.3 Trạng thái xử lý Xem Phụ lục I Tùy chọnKhông

5.13.4 Ngày bắt đầu

hiệu lực




MM-DD và

HH:mm:SS tương



Bắt buộcKhông

5.13.5 Ngày hết hiệu

lực




MM-DD và

HH:mm:SS tương


Bắt buộcKhông

33

TCVN xxx: 2017


Công chức có trách

nhiệm

Không quy định Bắt buộc Không

Thông báo đóng hồ

sơ

Không quy địnhTùy chọn Không

Thông cáo về việc xử

lý hồ sơ

Đoạn văn bản tùy chọn Tùy chọn Có

Khuôn dạng lưu

trữ<meta name="Xử lý hồ sơ" ThamQuyenXuLy="A1" ThucThi="A2"

TrangThaiXuLy=”A3” start_time="A4" end_time="A5">

A1: Chuỗi ký tự mô tả thẩm quyền xử lý hồ sơ.

A2: Chuỗi ký tự mô tả thực thi thẩm quyền xử lý hồ sơ.

A3: Chuỗi ký tự mô tả trạng thái xử lý hồ sơ (Xem Phụ lục K).





Ví dụ <meta name="Xử lý hồ sơ" ThamQuyenXuLy="Theo dõi" ThucThi="0"

TrangThaiXuLy=”Hủy bỏ” start_time= "2014-08-16T09-15-35" end_time=

"2014-08-16T09-17-20">

Chú thích Thành phần dữ liệu về xử lý hồ sơ này không sử dụng một mình mà phải kết hợp

với ít nhất là một thành phần dữ liệu chi tiết bắt buộc của nó.

Thành phần dữ liệu chi tiết “Thẩm quyền xử lý” là các thông tin về đơn vị/ cơ

quan thực hiện hành động xử các hồ sơ, ví dụ “ai được quyền xử lý”, “xử lý theo

quy trình nào”. Nội dung này được quy định theo các chức năng quản lý của cơ

quan quản lý nhà nước.

Thành phần dữ liệu chi tiết “Thực thi” là các thông tinvề hành động xử được áp

dụng cho các hồ sơ, ví dụ “Lưu và theo dõi trong 5 năm” hoặc “Lưu giữ vĩnh

viễn”.

Thành phần dữ liệu chi tiết “Trạng thái xử lý” là thành phần cung cấp thông tin về

tình trạng xử lý hồ sơ. Thường nhận các giá trị“Đang xử lý”, “Chưa xử lý” hoặc

34

TCVN xxx: 2017

“Hủy bỏ”, “Đã kết thúc” tùy theo tình trạng xử lý.

Thành phần dữ liệu “Ngày bắt đầu hiệu lực” là thông tin về ngày hồ sơ bắt đầu có

hiệu lực. Thông tin này có thể được sử dụng để xác định xem hồ sơ cần xem xét

lại sau bao lâu.

Thành phần dữ liệu “Ngày hết hiệu lực” là thông tin ghi lại ngày kết thúc hồ sơ.

Tuy nhiên, đối với các hồ sơ cần phải lưu giữ vĩnh viễn, ngày này chính là ngày

hồ sơ được chuyển sang Cục lưu trữ (đôi khi thành phần này được lấy tên là

ngày chuyển giao).

Thành phần dữ liệu “Công chức có trách nhiệm” xác định cụ thể cá nhân chịu

trách nhiệm chính thức ký văn bản kết luận về xử lý hồ sơ, sự việc.

Thành phần dữ liệu “Thông báo đóng hồ sơ” bao gồm thông tin về việc kết thúc

việc xử lý của hồ sơ; về ngày và phương pháp xử lý và những người hoặc đơn vị/

cơ quan chịu trách nhiệm thực hiện việc xử lý.

Thành phần dữ liệu “Thông cáo về việc xử lý hồ sơ” cho phép thu bổ sung thông

tin liên quan đến việc xử lý hồ sơ; Ví dụ, tại sao một hồ sơ cần xử lý lại, hoặc là

một hồ sơ bị treo không xử lý do các lý do pháp lý.

5.14 Vị trí của hồ sơ (Record location)

Định nghĩa Thành phần dữ liệu này xác định vị trí thực tế hoặc “ảo” đang lưu trữ hồ sơ.

Mục tiêu Thành phần dữ liệu này:

- Tạo điều kiện tìm kiếm và khôi phục các hồ sơ

- Góp phần vào tính khả dụng của hồ sơ

- Cho phép cơ quan công quyền để theo dõi vị trí của một hồ sơ, và

- Giúp cơ quan công quyền để xác định rằng các hồ sơ được lưu trữ theo

cách phù hợp

Yêu cầu Bắt buộc áp dụng


Giá trị mặc định Là tên của hệ thống lưu trữ điện tử

Thành phần dữ Tên thành phần dữ liệu Mô tả Yêu cầu Tính lặp lại

35

TCVN xxx: 2017

liệu chi tiết chi tiết

Vị trí hiện tại Do đơn vị/ cơ quancó

chức năng quy địnhBắt buộc Không

Vị trí lưu trữ Do đơn vị/ cơ quan có

chức năng quy địnhBắt buộc Không

Ngày lưu trữ Theo tiêu chuẩn ISO



MM-DD và

HH:mm:SS tương



Bắt buộc Không

Khuôn dạng lưu

trữ<meta name="Vị trí hồ sơ" ViTriHienTai="A1" ViTriLuuTru="A2"

NgayLuuTru="A3">

A1: Chuỗi ký tự mô tả vị trí hiện tại hồ sơ.

A2: Chuỗi ký tự mô tả vị trí lưu trữ hồ sơ.

A3: Ngày lưu trữ được mã hóa gồm ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây theo


Ví dụ <meta name="Vị trí hồ sơ" ViTriHienTai="Hồ sơ X" ViTriLuuTru="Phòng lưu

trữ hồ sơ" NgayLuuTru="2014-08-16T09-17-20">

Chú thích Thành phần dữ liệu “Vị trí của một hồ sơ” không sử dụng một mình mà phải sử

dụng cùng với ít nhất một thành phần dữ liệu chi tiết bắt buộc của nó.

Thành phần dữ liệu chi tiết “Vị trí lưu trữ” chỉ vị trí hiện tại chi tiết đang lưu trữ hồ

sơ. Đôi khi, thông tin này có thể được đánh dấu là do một cá nhân cụ thể lưu trữ.

Thành phần dữ liệu chi tiết “Vị trí lưu trữ” là vị trí của hệ thống lưu trữ hồ sơ.

Thành phần dữ liệu chi tiết “Ngày lưu trữ” là thông tin về ngày tháng mà hồ sơ

được chuyển đến vị trí lưu trữ hiện tại.

5.15 Lịch sử (History)

Định nghĩa Đưa ra thông tin về các sự kiện hoặc các hành động liên quan đến hoạt động

quản lý thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và thừa kế).

36

TCVN xxx: 2017


- Đưa ra lịch sử các hoạt động kiểm soát và quản lý được thực hiện trên cơ sở

một chức năng nghiệp vụ, hoạt động nghiệp vụ hoặc nhóm giao dịch qua thời

gian;

- Đưa ra một dấu vết có thể quản lý các thay đổi đối với các chức năng nghiệp

vụ, và

- Đóng góp vào tính xác thực các hồ sơ dữ liệu trong một chức năng thông qua

việc chi tiết hóa các thay đổi đối với nhóm chức năng/giao dịch để yêu cầu tạo

lập hồ sơ dữ liệu.



Trường con Tên trường con Mô tả Yêu cầu Tính lặp lại

5.15.1 Định danh sự

kiện (Event ID)

Thông tin duy nhất

được cấp phát để xác

định sự kiện

Bắt buộc Có

7.15.2 Loại sự kiện Các thao tác có thể

thực hiện

Bắt buộc Có

7.15.3 Mô tả sự kiện Đoạn thông tin giải

thích về sự kiện

7.15.4 Ngày

tháng/thời gian sự

kiện (Event date/time)

Thu giữ ngày tháng về

sự kiện đó.

Bắt buộc Có

7.15.5 Người tiến

hành hành động

(Action officer)

Chỉ ra cá nhân có trách

nhiệm đối với sự kiện

đó.

Bắt buộc Có

Giá trị mặc định Có thể được tạo từ quá trình quản lý hồ sơ dữ liệu và nhật ký kiểm tra hệ thống.

Giá trị Ngày tháng/thời gian sự kiện phù hợp với các định dạng ngày tháng/thời

gian được qui định trong ISO 8601.Trình diễn theo định dạng YYYY-MM-DD và

HH:mm:SS tương ứng năm-tháng-ngày và giờ-phút-giây.

37

TCVN xxx: 2017

Chú thích Các sự kiện chính bắt buộc ghi lại cùng với các thành phần dữ liệu chi tiết.

5.16 Phân loại hồ sơ (Record classiffication)

Định nghĩa Thành phần dữ liệu này xác định việc bảo quản, sử dụng, xử lý, kiểm soát, truy

cập hoặc các hoạt động sử dụng được thực hiện trên một hồ sơ hoặc một tập

hợp các hồ sơ.


- Tăng cường và bổ sung giá trị thông tin đối với hoạt động quản lý thao tác;





Thành phần dữ

liệu chi tiết


chi tiết


5.16.1 Mô tả chức

năng


năng của Chính phủ.

Xác định quy trình xử

lý hồ sơ.

Tùy chọn Không

5.16.2 Mô tả hoạt

động

Xác định hoạt động

thực hiện trên hồ sơ.Tùy chọn Không

5.16.3 Mô tả quy trình Xác định các thao tác

cụ thể trong quy trình

xử lý hồ sơ

Tùy chọn Có

Khuôn dạng lưu

trữ<meta name="Phân loại hồ sơ" MoTaChucNang="A1" MoTaHoatDong="A2"

MoTaQuyTrinh="A3">

A1: Chuỗi ký tự mô tả chức năng của hồ sơ.

A2: Chuỗi ký tự mô tả hoạt động của hồ sơ.

38

TCVN xxx: 2017

A3: Chuỗi ký tự mô tả quy trình của hồ sơ.

Ví dụ <meta name="Phân loại hồ sơ" MoTaChucNang="Hướng dẫn"

MoTaHoatDong="Áp dụng cho phòng" MoTaQuyTrinh="Thứ tự áp dụng">

Chú thích Phân loại thường được áp dụng cho các tập tin. Các hạng mục áp dụng phân

loại kế thừa từ phân loại các tập tin mà mục có liên quan đến. Tương tự như vậy,

các hồ sơ trong một hệ thống có thể đều liên quan đến một chức năng và/ hoặc

hoạt động. Trong tình huống này, việc phân loại có thể được áp dụng cho toàn

bộ hệ thống chứ không phải cho từng hạng mục.

5.17 Đối tượng của hồ sơ (Record Agent)

Định nghĩa Thành phần dữ liệu này xác định các đơn vị/ cơ quan, cá nhân chịu trách nhiệm

về một số hành động thực hiện trên một hồ sơ hoặc tập hợp các hồ sơ.

Mục tiêu Thành phần dữ liệu này:

- Đảm bảo trách nhiệm giải trình về quyết định lưu trữ hồ sơ quan trọng và

- cung cấp bối cảnh tạo ra các hồ sơ, và

- tạo điều kiện tìm kiếm và khôi phục các hồ sơ được một người cụ thể

hoặc một cơ quan/ đơn vị cụ thể tạo ra.




Thành phần dữ

liệu chi tiết5.17.1 Người khởi tạo

hồ sơ

Thông tin về tác giả

nhằm xác định người,

con người, nhóm làm

việc hoặc tổ chức chịu

trách nhiệm cho việc

lập ra một mục, hoặc

hồ sơ.

Tùy chọn Không

5.17.2 Người nhận hồ Thông tin xác định Tùy chọnKhông

39

TCVN xxx: 2017

sơ người nhận hồ sơ.

5.17.3 Đăng ký hồ sơ Thông tin về hành

động đăng ký các hồ

sơ vào một hệ thống

lưu trữ hồ sơ. Người

đăng ký hồ sơ có thể

hoặc có thể không

phải là người tạo lập

hồ sơ.

Bắt buộc Không

5.17.4 Đơn vị chịu

trách nhiệm

Thông tin về tổ chức

có trách nhiệm quản

lý hồ sơ

Bắt buộc Có

Khuôn dạng lưu

trữ<meta name="Đối tượng của hồ sơ" NguoiKhoiTao="A1" NguoiNhan="A2"

DangKyHoSo=”A3” DonViChiuTrachNhiem="A4">

A1: Chuỗi ký tự mô tả người khởi tạo hồ sơ.

A2: Chuỗi ký tự mô tả người nhận hồ sơ.

A3: Chuỗi ký tự mô tả đăng ký hồ sơ.

A4: Chuỗi ký tự mô tả đơn vị chịu trách nhiệm.

Ví dụ <meta name="Đối tượng của hồ sơ" NguoiKhoiTao="X" NguoiNhan="Y"

DangKyHoSo=”0” DonViChiuTrachNhiem="Đơn vị X">

Chú thích - Thành phần dữ liệu chi tiết “Người tạo lập hồ sơ”, “Người nhận hồ sơ”:

Những người tạo lập và nhận hồ sơ nên được xác định ở mức độ cụ thể

nhất có thể: ví dụ, nêu tên cá nhân người tạo lập hồ sơ (nếu biết) chứ

không phải chỉ là tên của tổ chức.

- Thành phần dữ liệu chi tiết “Đơn vị chịu trách nhiệm” là tên của tổ chức

chịu trách nhiệm quản lý đối với các hồ sơ.Tổ chức này có thể giống hoặc

không với tổ chức chịu trách nhiệm cho việc khởi tạo ra các hồ sơ.

- Đôi khi thành phần dữ liệu chi tiết “Đăng ký hồ sơ” có thể được tự động

tạo ra khi có thực hiện thao tác lưu trữ và được lấy từ thông tin đăng nhập

40

TCVN xxx: 2017

của người sử dụng hệ thống.

5.18 Kiểm tra tính toàn vẹn (Integrity check)

Định nghĩa Thành phần dữ liệu này xác định hệ thống có sử dụng phương pháp để xác định

liệu các bit tạo nên một hồ sơ số có bị thay đổi trong quá trình truyền tải hoặc lưu

trữ hay không.

Đôi khi được gọi là xác định sự nguyên vẹn của dữ liệu.


- Kiểm tra xem một đối tượng có bị thay đổi một cách trái phép hoặc chưa được

ghi trong tài liệu không, và

- Trợ giúp việc bảo quản các hồ sơ dữ liệu theo thời gian.



Trường con

5..18.1 Tên hàm

băm (Hash

function name)

Qui định phương pháp

tiến hành kiểm tra tính

toàn vẹn.

Điều kiện Không

5.18.2 Tóm lược

thông điệp (Message

digest)

Là giá trị thực để thể

hiện hồ sơ dữ liệu đó,

được tạo bởi hàm

băm, thường được gọi

là ‘checksum’.

Điều kiện Không


Chú thích Yêu cầu bắt buộc khi có tiến hành kiểm tra tính toàn vẹn hố sơ dữ liệu. Dữ liệu

đặc tả này nên được tạo tự động để tiến hành kiểm tra tính toàn vẹn dữ liệu.

41

TCVN xxx: 2017

Phụ lục A

(Tham khảo)

Mô hình quan hệ trong quy trình lưu trữ hồ sơ

Quan hệ của các thực thể trong quy trình lưu trữ hồ sơ được mô tả trong hình 1A. Trong hình còn thể hiện các thực thể ở các mức độ khác nhau trong quy trình. Ví dụ, đối tượng có ba mức độ khác nhau thể hiện trong quy trình là đơn vị/ cơ quan/ tổ chức, hoặc nhóm người hoặc là cá nhân tùy thuộc yêu cầu của quy trình.

Hình 1A – Mô hình quan hệ

42

Đối tượng

Cơ quan, tổ chức

Nhóm, đơn vị

Cá nhân

Hồ sơ

Hệ thống lưu trữ hồ sơ

Các File

Trình tự truy cập

Quy trình

Quy trình nghiệp vụ

Các hoạt động

Thao tác cụ thể

Hạng mục

Thực hiệnTạo ra và quản lý

Được sử dụng bởi

Tài liệu

Được thực hiện bởi

Thực hiện lưu trữ tài liệu

TCVN xxx: 2017

Phụ lục B

(Tham khảo)

Định danh

Bảng 1B – Các phương thức định danh hồ sơ

Tên phương thức định danh Định nghĩa

CRS Commonwealth Records

Series System

Hệ thống chuỗi hồ sơ khối

thịnh vượng chung

Một phương thức mô tả các hồ sơ và hoàn cảnh

tạo ra và quản lý chúng theo thời gian.

DOI Digital Object Identifier

Định danh đối tượng kỹ thuật

số

Một hệ thống được phát triển bởi tổ chức sáng lập

DOI quốc tể để định danh và trao đổi sở hữu trí

tuệ trong môi trường số.

ISBN International Standard Book

Number

Mã số tiêu chuẩn quốc tế

cho sách

Một số 13 chữ số định danh duy nhất cho sách và

các sản phẩm giống sách được xuất bản quốc tế.

ISSN International Standard Serial

Number

Mã số xeri tiêu chuẩn quốc

tế

Một mã duy nhất 8 chữ số để định danh một seri

các công bố. Nó có thể được sử dụng ở bất cứ

thông tin nào về seri cần cho việc ghi lại hoặc

truyền tải.

PURL Persistent Uniform Resource

Locator

Địa chỉ tài nguyên thống nhất

bền vững

PURL là một bí danh công khai cho một tài

liệu.PURLkhông thay đổi, trong khi URL ngầm của

tài liệu sẽ thay đổi phụ thuộc vào việc quản lý nó

theo thời gian (ví dụ, được chuyển). Một PURL là

một dạng của URN.

Sys ID

[Name

]

System Assigned Identifier

[System Name]

Định danh gán hệ thống

[Tên Hệ thống]

Một định danh được tự động gán cho một thực thể

bởi một hệ thống, một ứng dụng, một cơ sở dữ

liệu … Các đối tượng có thể chọn đặt tên (hoặc

cung cấp liên kết đến thông tin về nó) hệ thống mà

hệ thống này gán ID (ví dụ, ‘347134xt [AusTec

v2.3]’)

URI Uniform Resource Identifier Cú pháp cho tất cả các tên/địa chỉ mà liên quan

đến các tài nguyên.

43

TCVN xxx: 2017

Định danh tài nguyên thống

nhất

URL Uniform Resource Locator

Địa chỉ tài nguyên thống nhất

Một kỹ thuật để chỉ tên và vị trí của các tài nguyên

internet. URL đặc trưng cho tên và kiểu của tài

nguyên, cũng như máy tính, thiết bị và thư mục

mà nó có thể được tìm thấy.

URN Uniform Resource Number

Mã số tài nguyên thống nhất

Một kiểu của URI (tên và địa chỉ trên internet) đảm

bảo sự bền vững vượt quá bình thương gắn với

tên miền hoặc tên máy chủ internet.

44

TCVN xxx: 2017

Phụ lục C

(Tham khảo)

Lược đồ khuôn dạng dữ liệu

Lược đồ khuôn dạng dữ liệu được xây dựng theo phần tử khuôn dạng dữ liệu bản ghi. Hạn định các phần tử khuôn dạng dữ liệu ở đây chỉ liên quan đến các hồ sơ, dữ liệu kỹ thuật số. Lược đồ này chỉ mang tính minh họa, có thể mở rộng và bổ sung để bao trùm toàn bộ các khuôn dạng trong thực tế.

Bảng C.1 – Lược đồ khuôn dạng dữ liệu Khuôn dạng dữ liệu Định nghĩa

Tệp văn bản

.doc Tài liệu Microsoft Word

.log Tệp nhật ký

.msg Thư tín e-mail

.rtf Khuôn dạng văn bản rtf

.txt Tệp văn bản nhị phân

.wpd Tài liệu WordPerfect

.wps Tài liệu bộ xử lý văn bản MS

Tệp dữ liệu

.123 Bảng tính Lotus 1-2-3

.csv Tệp giá trị phân tách bởi dấu phẩy

.dat Tệp dữ liệu

.db Tệp CSDL

.dll Thư viện liên kết động

.mdb Tệp CSDL Access của MS

.pps Tệp trình chiếu PowerPoint

.ppt Tệp trình chiếu

.sql Dữ liệu ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc

.wks Bảng tính công việc của MS

.xls Bảng tính Excel của MS

.xml Tệp XML

.pst Lưu trữ thông tin cá nhân (trong Microsoft Outlook/Exchange Server)

Tệp Ảnh

.mng Đồ họa mạng

.pct Tệp hình ảnh

45

TCVN xxx: 2017

Khuôn dạng dữ liệu Định nghĩa

Tệp Ảnh Raster

.bmp Ảnh Bitmap

.gif Tệp khuôn dạng trao đổi đồ họa

.jpeg Tệp ảnh JPEG

.jpg Tệp ảnh JPEG

.png Đồ họa mạng linh hoạt

.psd Tài liệu Photoshop

.psp Tệp ảnh Paint Shop Pro

.tif Khuôn dạng tệp ảnh gắn thẻ

Tệp Ảnh Vector

.ai Tệp bộ minh họa Adobe

.drw Tệp hình vẽ

.dxf Khuôn dạng trao đổi hình vẽ

.eps Tệp PS được mã hóa

.ps Tệp PS

.svg Đồ họa Vector có tỷ lệ

Tệp Ảnh 3D

.3dm Mô hình 3D Rhino

.3dmf Siêu tệp QuickDraw3D

Tệp bố trí trang

.indd Tệp AdobeInDesign

.pdf Tệp khuôn dạng PDF

.qxd Tài liệu QuarkXpress

.qxp Tài liệu dự án QuarkXpress6

Tệp Audio

.aac Tệp mã hóa Audiotiên tiến

.aif Khuôn dạng tệp trao đổi Audio

.iff Khuôn dạng tệp trao đổi

.m3u Tệp danh sách Media

.mid Tệp MIDI

.midi Tệp MIDI

.mp3 Tệp Audio MP3

.mpa Tệp Audio MPEG

46

TCVN xxx: 2017

Khuôn dạng dữ liệu Định nghĩa

.ra Tệp Audio Real

.ram Tệp Audio Real

.wav Tệp âm thanh WAVE của Windows

.wma Tệp Audio Media của Windows

Tệp Video

.3gp Tệp 3 multimediaGPP

.asf Tệp khuôn dạng hệ thống tiên tiến

.asx Tệp ASF của Microsoft

.avi Tệp xen AudioVideo

.mov Tệp phim QuickTime của Apple

.mp4 Tệp VideoMPEG-4

.mpg Tệp VideoMPEG

.qt Tệp phim QuickTime của Apple

.rm Tệp Mediacủa Real

.swf Tệp phim FlashMacromedia

.wmv Tệp MediaVideo của Windows

Tệp Web

.asp Trang Server tích cực

.css Bảng kiểu thác đổ

.htm Tệp ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản

.html Tệp ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản

.js Tệp JavaScript

.jsp Trang JavaServer

.php Tệp bộ xử lý siêu văn bản

.xhtml Ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản mở rộng

47

TCVN xxx: 2017

Phụ lục D

(Tham khảo)

Môi trường lưu trữ

Môi trường Định nghĩa

Album ảnh Một album để lưu trữ các bản in ảnh.

Thẻ Aperture Một thẻ với một hình ảnh phim micrographic cố định bên trong nó.

Hộp <chỉ định loại>

Một hộp vật lý hoặc thùng carton để lưu trữ các tập tin hoặc mục bản ghi.

Thẻ <xác định kích thước>

Một thẻ chỉ số vật lý cho các hồ sơ lập chỉ mục.

CD-R Phương tiện lưu trữ quang học, có thể được ghi vào một lần duy nhất.

Phim dùng để quay phim

Phim chụp ảnh ở dạng cuộn hoặc (16 hoặc 35mm) được sử dụng để lưu trữ và hiển thị các hình ảnh chuyển động.

Hình trụ <xác định kích thước>

Một hình trụ để lưu trữ bản đồ và kế hoạch, vv

DAT Digital Audio Tape - băng từ kỹ thuật số.

DVD (xác định cụ thể)

Phương tiện lưu trữ quang học, có thể được ghi vào nhiều lần với mật độ cao.

Phong bì (xác định cụ thể)

Một hộp phong bì được sử dụng để lưu trữ các công ty / báo cáo kỹ thuật, vv

Thư mục tập tin Một thư mục tập tin để lưu trữ vật lý cho các tổ chức mục lục.

Phim <xác định kích thước>

Phim chụp ảnh ở dạng cuộn hoặc (16 hoặc 35mm) được sử dụng để lưu trữ và hiển thị hình ảnh tĩnh.

Đĩa mềm Một đĩa máy tính di động, lưu trữ dạng từ tính, với khả năng lưu trữ hạn chế.

Đĩa cứng nội bộ Đĩa cố định gắn theo hệ thống nội bộ trong một máy tính

Đĩa cứng kết nối mạng

Một đĩa máy tính cố định của một máy tính có kết nối qua mạng

Ổ đĩa JAZ Ổ đĩa di chuyển được

Microfiche Phim ở dạng tấm (thường là 105 x 148 mm trong kích thước) được sử dụng để lưu trữ giảm hình ảnh của văn bản và đồ họa.

Microfilm Phim ở dạng cuộn (16mm hoặc 35mm) được sử dụng để giữ những hình ảnh và

48

TCVN xxx: 2017

văn bản đã được giảm kích cỡ hoặc điểm ảnh

Giấy (Kích cỡ xác định)

Thường sử dụng để lưu trữ văn bản gốc và các hình ảnh / bản vẽ/ ảnh chụp cố định.

Ảnh chụp Hình ảnh dạng bản sao cứng. Không tính những ảnh được lưu trữ trong một album.

Slides 35mm Phim sử dụng cho nhiếp ảnh - định dạng 35 mm với một bức ảnh cho mỗi slide.

Đĩa từ Băng từ để ghi lại và lưu trữ hình ảnh di chuyển video và âm thanh. Theo hệ VHS, Beta.

Tập Một số cuốn sách số lượng ràng buộc, thường được sử dụng để đăng ký.

Đĩa ZIP Một ổ đĩa từ di động

49

TCVN xxx: 2017

Phụ lục E

(Tham khảo)

Lược đồ kiểu loại đối tượng

Kiểu loại đối tượng Định nghĩa

Cá nhân (Individual) Cá nhân thực hiện nghiệp vụ.

Xem ISO 23081.2 – Person/Instrument

Nhóm làm việc (Workgroup)

Tập hợp chính thức hoạt không chính thức của những người hoặc các vị trí trong nhóm cho mục đích quản lý để thu được kết quả.

Xem ISO 23081.2 – Workgroup

Tổ chức (Organisation)

Một tập hợp của những nhóm được kết nối với nhau bằng một ràng buộc để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể.

Xem ISO 23081.2 – Agency

50

TCVN xxx: 2017

Phụ lục F

(Tham khảo)

Lược đồ kiểu loại dữ liệu

Kiểu loại dữ liệu Định nghĩa

Mục (Item) Một mục lưu trữ riêng như thư, báo cáo, thời gian, hình ảnh, đối tượng hoặc email.

Xem ISO 23081.2 – Item

Chuỗi trao đổi (Transaction sequence)

Một chuỗi các mục, vật lý hoặc ảo đã nối với nhau thành một tài liệu trong quá trình trao đổi.

Xem ISO 23081.2 – Transaction Sequence

Hồ sơ (File) Một tập các dữ liệu được lưu thành cùng một tập dựa trên quy trình nghiệp vụ. Tập có thể có hoặc không có tọa độ vật lý.

Xem ISO 23081.2 – File

Chuỗi (Series) Một tập hợp các mục hoặc hồ sơ lưu trữ trong cùng một hệ thống, kết quả của quy trình nghiệp vụ.

Xem ISO 23081.2 – Series

Hệ thống hồ sơ lưu trữ (Recordkeeping system)

Một hệ thống mà nắm bắt và bảo quản dữ liệu về các hoạt động nghiệp vụ công cộng.

Chú ý: hệ thống hồ sơ lưu trữ có thể là một hệ thống số thuần túy hoặc hệ thống quản lý các dữ liệu vật lý.

51

TCVN xxx: 2017

Phụ lục G

(Tham khảo)

Lược đồ loại hồ sơ

Loại hồ sơ Định nghĩa

Hợp đồng (Agreement)

Hợp đồng, hợp đồng chính thức, giấy phép hoạt động, tài liệu tế nhị.

Thư từ (Correspondence)

Thư điện tử, fax, scan, thư báo, thư từ, chú thích vắn tắt, …

Mẫu (Form) Tài liệu có phần để trống để điền vào.

Phần phụ nhìn thấy (Visual aid)

Miêu tả nhìn thấy được về cái gì đó: đồ thị, biểu đồ, hình vẽ, ảnh, phim, đa phương tiện

Quan điểm hợp pháp (Legal opinion)

Lời khuyên hợp pháp cung cấp bởi tồ chức nguồn gốc bên trong hoặc bên ngoài.

Xuất bản truyền thông (Media release)

Các xuất bản và phát biểu chính thức để truyền thông.

Tài liệu cuộc họp (Meeting document)

Đề tài cuộc họp, thời gian, hồ sơ ghi chú, bài báo

Kế hoạch (Plan) Ngân sách, kinh doanh, chiến lược, hành động,…

Chính sách/thủ tục (Policy/proceduce)

Thủ tục, chính sách, chỉ dẫn hành động, phát biểu về vai trò, hướng dẫn thực hiện.

Giới thiệu (Presentation)

Áp phích, thư mới, giới thiệu, quảng cáo.

Báo cáo (Report) Sự tiện lợi, đầu tư, nghiên cứu, kiểm tra, trạng thái, hoạt động, thường niên,…

Đệ trình (Submission)

Đề xuất, đề xuất dự án, đề xuất chính thức, khả năng kinh doanh, nội các.

Kỹ thuật (Technical) Tiêu chuẩn, chi tiết kỹ thuật, dự định (về kiến trúc), bản đồ (khảo sát, về topo)

52

TCVN xxx: 2017

Phụ lục H

(Tham khảo)

Lược đồ cảnh báo

Cảnh báo Định nghĩa

Kiểm tra (Audit) Thông tin liên quan đến các hoạt động kiểm tra mà chỉ giới hạn truy cập trong văn phòng kiểm tra hoặc được lãnh đạo ủy quyền. Ví dụ, kiểm tra và báo cáo nguy cơ về an ninh và quản lý yếu kém.

Ngân sách (Budget) Thông tin liên quan đến các hồ sơ ngân sách chính thức về các đệ trình và giao dịch tài chính mà chỉ giới hạn truy cập cho những cán bộ ngân sách, cán bộ tài chính hoặc được lãnh đạo ủy quyền. Ví dụ, báo cáo và đề xuất về ngân sách.

Thành viên nội các (Cabinet)

Các thông tin liên quan đến các hoạt động nội các mà chỉ giới hạn truy cập với văn phòng của các thành viên nội các hoặc được lãnh đạo ủy quyền. Ví dụ, ghi chú vắn tắt và báo cáo được chuẩn bị cho đề xuất nội các.

Thương mại (Commercial)

Các thông tin liên quan đến thu mua/hợp đồng hoặc các thông tin thương mại khác như các thuộc tính trí óc mà chỉ giới hạn truy cập đối với các nhân viên mua/hợp đồng hoặc được lãnh đạo ủy quyền. Ví dụ, đòi hỏi nháp với thông tin đề xuất.

Hội đồng (Council) Chỉ áp dụng đối với Hội đồng địa phương.

Các thông tin liên quan đến tính toán của Hội đồng địa phương chỉ giới hạn một cách chính thức đối với những người được lãnh đạo ủy quyền hoặc các thành viên hội đồng. Ví dụ, thời gian cuộc họp hội đồng kết thúc

Điều hành (Executive)

Thông tin liên quan đến quản lý điều hành của tổ chức mà chỉ giới hạn một cách chính thức đối với quản lý hoặc người được lãnh đạo ủy quyền. Ví dụ, các báo cáo tài chính nhạy cả, kế hoạch chiến lược.

Tài chính (Finance) Thông tin liên quan đến hồ sơ tài chính chính thức liên quan đến các giao dịch tài chính mà chỉ được giới hạn truy cập đối với các nhân viên tai chính và người được lãnh đạo

Nhân viên Thông tin liên quan đến hồ sơ nhân viên chính thức mà chỉ giới hạn truy cập đối với các nhân viên hành chính nhân sự và người được lãnh đạo ủy quyền.

53

TCVN xxx: 2017

Phụ lục I

(Tham khảo)

Lược đồ quyền truy cập

Quyền truy cập Định nghĩa

Không phát hành Hồ sơ không được phát hành hoặc xuất bản

Có thể phát hành Hồ sơ có thể được xuất bản, phát hành

Có thể phát hành theo yêu cầu về tự do thông tin

Hồ sư có thể được xuất bản cho các nhân hoặc tổ chức do yêu cầu về tự do thông tin.

Phát hành giới hạn Do tính nhạy cảm riêng biệt và an ninh, hồ sơ có thể được xuất bản cho một số giới hạn các nhân, hoặc những phần giới hạn của hồ sơ có thể được xuất bản để phát hành.

Mở sau <x> năm Hồ sơ có thể mở cho truy cập công công sau một số năm nhất định.

54

TCVN xxx: 2017

Phụ lục K

(Tham khảo)

Lược đồ tình trạng xử lý

Tình trạng xử lý Định nghĩa

Hủy bỏ Hồ sơ đã được hủy bỏ theo một lịch xử lý.

Vĩnh cửu Hồ sơ về các giá trị vĩnh cửu và đã được tuyên lưu giữ vĩnh cửu.

Tạm thời Hồ sơ sẽ bị hủy bỏ tại một thời điểm trong tương lai.

Chưa biết Hồ sơ không được theo dõi xử lý, hoặc không đủ thông tin về hồ sơ để xác định trạng thái của nó.

55

TCVN xxx: 2017

Thư mục tài liệu tham khảo

[1] ISO 23081-1:2006, Information and documentation -- Records management processes --

Metadata for records -- Part 1: Principles;

[2] ISO 23081-2:2009, Information and documentation -- Managing metadata for records -- Part 2:

Conceptual and implementation issues;

[3] ISO 15489-1:2001, Information and documentation -- Records management -- Part 1: General;

[4] ISO/TR 15489-2:2001, Information and documentation -- Records management -- Part 2:

Guidelines;

56

Documents

mic.gov.vnmic.gov.vn/Upload/TCVN/Duthao/Du-thao-TCVN-Dac-ta... · Web view4 Biểu diễn của các thành phần dữ liệu cho đối tượng 11. 4.1 Kiểu loại đối tượng