Microsoft Access 2000.€¦ · Microsoft Access 2000 es la herramienta del fabricante de programas Microsoft para la gestión de base de datos. El icono por el que identificamos nuestro

Informática Curso 2001/2002

Mª del Pino Quintana Montesdeoca 157

Microsoft Access 2000. Microsoft Access 2000 es la herramienta del fabricante de programas Microsoft para la gestión de base de datos. El icono por el que identificamos nuestro acceso directo a Access 2000 es , aunque podemos acceder a él realizando la siguiente operación: Al arrancar Access 2000, éste nos mostrará la siguiente ventana:



Se nos permite de esta forma abrir una base de datos en blanco, utilizar un Asistente o abrir un archivo existente, es decir, con el que se ha trabajado con anterioridad. Si empezamos seleccionando la opción de crear una base de datos en blanco, veremos la siguiente pantalla. En ésta, asignaremos un nombre a la base de datos, aquí la hemos llamado “ejemplo” y, a continuación, hacemos clic en Crear La nueva ventana de trabajo será ahora:



En este punto, estamos preparados para desarrollar nuestra base de datos, o dicho de forma sencilla, nuestra relación coherente de datos. Además de las Tablas, que son la relación en sí, se nos da acceso a la realización de Consultas, Formularios, Informes, Páginas, Macros y Módulos (pequeños programas).

Tablas. Llegados a este punto, vamos a Crear una tabla en vista Diseño, la ventana que surge es la siguiente:



Si hemos desarrollado un correcto planeamiento de nuestra tabla, sabremos los campos que la formarán. Por ejemplo, hagamos una tabla básica de clientes. En principio, los datos esenciales de los clientes serán los personales: Nombre, apellidos, dirección, CP, teléfono, móvil. Introducimos el nombre o identificador de cada uno de estos campos en la primera columna: Obsérvese que a la derecha del nombre, en tipo de datos, aparece “texto”. Dependiendo del tipo de datos, seleccionaremos texto (256 caracteres alfanuméricos), Memo (cantidad mayor de texto), numérico (datos con los que se van a realizar operaciones matemáticas), fecha/hora, moneda, autonumérico, sí/no (también llamado booleano), objeto OLE (no Access) e hipervínculo (relacionado con Internet). En la mayoría de los casos, el campo texto será el más utilizado. Pero, también, se deberá limitar su tamaño en “Tamaño de campo”. Tomaremos 20 caracteres para el nombre, 30 para los apellidos, 35 para la dirección, 5 para el CP y 9 para cada teléfono. Una vez acabado este primer diseño Access pregunta:



A lo que responderemos afirmativamente. Posteriormente daremos un nombre a la tabla: Y, finalmente, se nos planteará la siguiente cuestión: Si vamos a desarrollar varias tablas y las vamos a relacionar, fin último de Access y algo más que probable en el futuro uso de esta herramienta, deberemos asignar un campo clave, de cuya elección dependerá el mejor o peor diseño de nuestra base de datos. En nuestro caso, y dado que no vamos a vincular por el momento bases de datos, responderemos negativamente.



Tenemos, por ahora, hecha la definición de la tabla de clientes, como figura en la ventana: Para empezar a introducir datos de forma rápida, basta con seleccionar la opción “Abrir”, cuando utilizamos sobre la base de datos el botón derecho del ratón:



Para practicar introduzcamos algunos datos: Para ir de un campo a otro basta con utilizar el tabulador. En el supuesto que queramos añadir o eliminar campos haremos clic, con el ratón, en la primera columna (en color gris) con lo que seleccionaremos una fila o conjunto de campos. A continuación, en la barra de menú principal escogemos Edición, y luego Eliminar, o la opción Insertar y, luego, Fila.

Formularios.

La introducción de datos es, como hemos visto, poco atractiva. Para hacerla más interesante utilizaremos un formulario. Los formularios nos permiten dar un mejor aspecto a nuestros datos, no sólo para la lectura, sino para la introducción de nueva información y la búsqueda de ésta. Para crear un formulario asociado a la tabla anterior haremos lo siguiente: En primer lugar seleccionar en la columna izquierda de Objetos la opción Formul... .En nuestro caso Crearemos un formulario utilizando el asistente:



Utilizaremos, pues, el asistente. Introduciremos todos los campos en nuestro formulario:



A continuación indicaremos el estilo o aspecto que queremos para nuestro formulario, seleccionando uno de los propuestos por Access: Modificaremos el diseño antes de empezar a trabajar con los datos:



El aspecto del formulario resultante es el que sigue: En primer lugar y, sin modificar nada, guardaremos el formulario, con lo que resulta la siguiente ventana:

Seleccionamos en Ver:

Lista de Campos Seleccionamos en Ver:

Cuadro de herramientas



Hemos señalado en la pantalla anterior los botones de la parte inferior. Éstos nos permitirán desplazarnos al principio de los datos, ir al registro anterior, al siguiente, al final de la tabla y añadir un registro en blanco para introducir nuevos clientes en la tabla. Podemos modificar el formulario para darle un mejor aspecto, para ello seleccionamos el icono de diseño , con lo que el formulario adquiere el siguiente aspecto: Utilizando el cuadro de herramientas crearemos unos botones personalizados para acceso a los registros. Para añadir un botón, seleccionaremos el elemento rodeado en rojo en el cuadro de herramientas, de la pantalla anterior.



Seleccionaremos los prismáticos grandes, por ejemplo:

Le asignaremos un nombre a este botón:

Repetiremos la operación con otras funciones que nos sean de utilidad en nuestro formulario. Asimismo, en la parte superior del formulario podremos

añadir la etiqueta “Tabla de Cliente”, utilizando para ello el botón del Cuadro de herramientas.



Tendremos, pues, lo siguiente: El aspecto de nuestra base de datos, como vemos, ha mejorado sensiblemente.

Informes

Por último, indicaremos la utilidad y modo de obtener un informe a partir de una o varias tablas de datos. Un informe es una relación ordenada de datos y orientada a la impresión. Permite obtener los datos de una forma atractiva y de fácil manejo. Hagamos un informe utilisando el asistente:



Incluiremos todos los campos de la tabla con la que estamos trabajando: Destaquemos el apellido, que será en campo de ordenación de nuestra tabla para este informe:



Además de ordenar por apellidos, ordenaremos por nombre en caso de coincidencia de aquellos: Distribuyamos por bloques nuestra información. Pruebe el alumno las diferentes combinaciones con el objeto de experimentar las posibilidades del asistente:



La presentación corporativa nos dará un aspecto profesional: Para no variar, démosle el nombre de siempre:



El aspecto final de nuestro informe será el siguiente: Imprímalo el alumno para comprobar el aspecto conjunto del mismo y las ventajas frente a la impresión de la tabla asociada al mismo.

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