1

Практическая работа 4.3. Работа с итоговыми запросами и запросами на

изменение таблиц в базе данных Microsoft Access. Создание отчетов.

Цель работы. Выполнив эту работу, Вы научитесь:

создавать итоговые запросы;

выполнять автоматическое изменение данных в таблицах с помощью

запросов на изменение;

создавать отчеты на основе базовых таблиц и результирующих таблиц

запросов.

Порядок выполнения работы

1. Изучите теоретический материал по теме.

2. Выполните практическое задание.

Практическое задание

1. Создать итоговые запросы: Запрос14, Запрос15.

2. Создать запросы на создание новых базовых таблиц: Запрос16, Запрос17.

3. Создать запросы на обновление данных: Запрос18, Запрос19.

4. Создать запросы на удаление данных из таблиц: Запрос20, Запрос21.

5. Создать отчеты: Отчет1 – Отчет4.

Технология выполнения задания

1. Запустите программу Microsoft Access. Откройте файл базы данных (Файл –

Открыть – Кадры.mdb). В окне Кадры: база данных откройте панель

Запросы.

2. Создайте итоговый запрос Запрос14 в соответствии со следующими

требованиями:

Имя

запроса

Включаемые

в запрос

поля

Какую задачу решает запрос

Запрос14 Должность

Оклад

(трижды)

Вычисляет среднее, наибольшее и наименьшее

значение по полю Оклад для каждой должности

Для создания отчета выполните следующие действия:

2

дважды щелкните на значке Создание запроса в режиме Конструктора –

откроется бланк запроса по образцу, в окне Добавление таблицы выберите

таблицу СОТРУДНИКИ;

включите в запрос поле Должность и трижды включите поле Оклад;

на панели инструментов в окне программы Microsoft Access щелкните на

кнопке Групповые операции или воспользуйтесь командами меню

(Вид – Групповые операции), в нижней части бланка появится строка

Групповые операции (рис. 26);

для поля, по которому производится группировка записей (в нашем случае –

поле Должность), оставьте в строке Групповые операции значение

Группировка, для остальных полей щелкните в этой строке – появится

кнопка раскрывающегося списка (рис. 27), из которого можно выбрать

итоговую функцию для расчета значений в данном поле;

для первого поля Оклад выберите итоговую функцию Avg для определения

среднего значения оклада по каждой должности, для второго поля Оклад –

итоговую функцию Max, определяющую наибольшее значение оклада по

каждой должности, для третьего поля Оклад – итоговую функцию Min;

закройте бланк запроса по образцу, присвоив запросу имя Запрос14.

3. Выполните запрос и проанализируйте результирующую таблицу.

Рис. 26. Формирование итогового запроса

3

Рис. 27. Итоговый запрос в режиме Конструктор

4. Создайте и выполните итоговый запрос Запрос15 в соответствии со

следующими требованиями:

Имя

запроса

Включаемые в

запрос поля

Какую задачу решает запрос

Запрос15 Город

РазмерСуточных

(трижды)

Вычисляет среднее, наибольшее и наименьшее

значение по полю РазмерСуточных для каждого

города при поездках в командировки

Запрос Запрос15 создается на базе таблицы КОМАНДИРОВКИ по аналогии с

предыдущим запросом (Запрос14).

5. Создайте запрос на создание базовой таблицы Запрос16. В результате

выполнения этого запроса в базе данных будет создана новая базовая таблица

АДРЕСА_СОТРУДНИКОВ.

Имя

запроса

Включаемые в

запрос поля

Какую задачу решает запрос

Запрос16 КодСотрудника

Фамилия

Имя

Отчество

Адрес

Телефон

Создает новую базовую таблицу

АДРЕСА_СОТРУДНИКОВ

Для создания отчета выполните следующие действия:

дважды щелкните на значке Создание запроса в режиме Конструктора –

откроется бланк запроса по образцу, в окне Добавление таблицы выберите

таблицы СОТРУДНИКИ и ЛИЧНЫЕ_ДАННЫЕ;

включите в запрос поля КодСотрудника, Фамилия, Имя, Отчество из

таблицы СОТРУДНИКИ и поля Адрес и Телефон из таблицы

ЛИЧНЫЕ_ДАННЫЕ;

откройте список инструмента Тип запроса (рис. 28) и выберите тип запроса

Создание таблицы;

4

в открывшемся диалоговом окне Создание таблицы (рис. 29) введите имя

новой таблицы АДРЕСА_СОТРУДНИКОВ, установите переключатель в

текущей базе данных и нажмите кнопку OK;

закройте бланк запроса по образцу и присвойте ему имя Запрос16.

6. Выполните запрос. Ответьте «Да» на все выводимые программой вопросы.

Переключитесь в окне базы данных на панель Таблицы. В списке таблиц

должна появиться новая таблица АДРЕСА_СОТРУДНИКОВ. Откройте таблицу

АДРЕСА_СОТРУДНИКОВ, просмотрите ее содержимое.

Рис. 28. Выбор типа запроса

Рис. 29. Диалоговое окно для ввода имени создаваемой таблицы

7. Создайте и выполните Запрос17 (запрос на создание таблицы) в соответствии

со следующими требованиями:

Имя

запроса

Включаемые в

запрос поля

Какую задачу решает запрос

Запрос17 КодСотрудника

Фамилия

Имя

Отчество

Город

ДатаОтъезда

ДатаПриезда

Создает новую базовую таблицу

КОМАНДИРОВКИ_2009. Таблица содержит

данные о командировках, для которых значение

поля ДатаОтъезда находится в диапазоне между

01.01.2008 и 31.12.2008.

5

Запрос создается на базе таблиц СОТРУДНИКИ и КОМАНДИРОВКИ по

аналогии с запросом Запрос16. На рис. 30 показан Запрос17 в режиме

Конструктор. Для поля ДатаОтъезда вводится условие отбора записей из

таблицы КОМАНДИРОВКИ в виде: Between #01.01.2008# And #31.12.2008#.

Рис. 30. Запрос17 в режиме Конструктор

8. Создайте запрос на обновление данных Запрос18 в соответствии со

следующими требованиями:

Имя

запроса

Включаемые в

запрос поля

Какую задачу решает запрос

Запрос18 Должность

Оклад

Увеличивает на 20% значения в поле Оклад

таблицы СОТРУДНИКИ для сотрудников,

работающих в должности «инженер».

Для создания отчета выполните следующие действия:

дважды щелкните на значке Создание запроса в режиме Конструктора –

откроется бланк запроса по образцу, в окне Добавление таблицы выберите

таблицу СОТРУДНИКИ, включите в запрос поля Оклад, Должность;

откройте список инструмента Тип запроса (рис. 28) и выберите тип запроса

Обновление;

в строке Условие отбора для поля Должность введите «инженер». В строке

Обновление для поля Оклад введите формулу для обновления значений:

[Оклад]*1,2 (рис. 31);

закройте бланк запроса по образцу, сохраните запрос с именем Запрос18.

6

9. Выполните запрос. Ответьте «Да» на все выводимые программой вопросы.

Переключитесь в окне базы данных на панель Таблицы. Откройте таблицу

СОТРУДНИКИ. Убедитесь, что в строках, соответствующих должности

«инженер», изменились значения окладов.

Рис. 31. Запрос на обновление значений таблицы СОТРУДНИКИ в режиме Конструктор

10. Создайте и выполните запрос на обновление данных Запрос19 соответствии

со следующими требованиями:

Имя

запроса

Включаемые в

запрос поля

Какую задачу решает запрос

Запрос19 Оклад

ДатаНазначения

Увеличивает на 30% значения в поле Оклад

таблицы СОТРУДНИКИ для сотрудников,

назначенных на должность до 01.01.2009

11. Создайте запрос на удаление данных Запрос20 в соответствии со

следующими требованиями:

Имя

запроса

Включаемые в запрос

поля

Какую задачу решает запрос

Запрос20 Поле ДатаНазначения из

таблицы

КОПИЯ_СОТРУДНИКИ,

которую нужно

предварительно создать

Удаляет из таблицы

КОПИЯ_СОТРУДНИКИ записи, для

которых значение в поле

ДатаНазначения больше 01.01.2008

Для создания таблицы КОПИЯ СОТРУДНИКИ щелкните правой кнопкой имя

таблицы СОТРУДНИКИ на вкладке Таблицы в окне Базы данных (рис. 32), в

открывшемся контекстном меню выберите команду Копировать. Затем

щелкните правой кнопкой в свободном пространстве вкладки Таблицы окна

Базы данных и выберите команду Вставить. Откроется диалоговое окно, в

котором нужно ввести имя таблицы КОПИЯ_ СОТРУДНИКИ, включить опцию

структура и данные и нажать кнопку ОК.

7

Рис. 32. Создание копии таблицы

Для создания запроса Запрос20 выполните следующие действия:

дважды щелкните на значке Создание запроса в режиме Конструктора –

откроется бланк запроса по образцу, в окне Добавление таблицы выберите

таблицу КОПИЯ_СОТРУДНИКИ;

выберите тип запроса Удаление;

переместите из списка полей таблицы КОПИЯ_СОТРУДНИКИ на бланке

запроса символ «*» в первый столбец бланка;

включите в запрос поле ДатаНазначения, в строке Условие отбора для

поля ДатаНазначения введите условие: >01.01.2008 (рис. 33);

закройте бланк запроса по образцу, сохраните запрос с именем Запрос20.

12. Выполните запрос. Ответьте «Да» на все выводимые программой вопросы.

Переключитесь в окне базы данных на панель Таблицы. Откройте таблицу

КОПИЯ_СОТРУДНИКИ. Убедитесь, что произошло удаление строк в

соответствии с заданным условием.

8

Рис. 33. Запрос на удаление записей в режиме Конструктор

13. Создайте и выполните запрос на удаление данных Запрос21 в соответствии со

следующими требованиями:

Имя

запроса

Включаемые в запрос

поля

Какую задачу решает запрос

Запрос21 Поле Должность

из таблицы

КОПИЯ_СОТРУДНИКИ

Удаляет из таблицы

КОПИЯ_СОТРУДНИКИ записи, для

которых значение в поле Должность

равно «бухгалтер» или «менеджер»

14. Создайте Автоотчет «в столбец» с именем Отчет1 на базе таблицы

СОТРУДНИКИ в соответствии со следующими требованиями:

Имя

отчета

Включаемые в

отчет поля

Представленные в отчете данные и тип отчета

Отчет1 Все поля

таблицы

СОТРУДНИКИ

Автоотчёт «в столбец» отображает данные из

таблицы СОТРУДНИКИ.

Для создания отчета выполните следующие действия:

в окне Кадры: база данных откройте панель Отчеты;

для создания автоотчета Отчет1 щелкните кнопку Создать и выберите в

открывшемся окне Новый отчет опцию Автоотчет: в столбец (рис. 34);

9

выберите таблицу СОТРУДНИКИ и щелкните кнопку OK. В результате

будет создан отчет, вид которого показан на рис. 35. Закройте отчет, при

закрытии сохраните его, присвоив имя Отчет1.

Рис. 34. Выбор параметров отчета в режиме Автоотчет

Рис. 35. Автоотчет «в столбец» на базе таблицы СОТРУДНИКИ

15. Аналогично создайте и сохраните ленточный автоотчет Отчет2 на базе

запроса Запрос1 в соответствии со следующими требованиями:

Имя

отчета

Включаемые в

отчет поля

Представленные в отчете данные и тип отчета

Отчет2 Все поля

запроса

Запрос1

Автоотчёт «ленточный» отображает данные из

результирующей таблицы запроса Запрос1

10

Процедура создания автоотчета «ленточный» аналогична процедуре создания

автоотчета «в столбец». При этом в окне Новый отчет (рис. 34) нужно выбрать

тип Автоотчет: ленточный, а в качестве источника данных выбрать запрос с

именем Запрос1. В результате будет создан отчет, вид которого показан на рис.

36.

Рис. 36. Автоотчет «ленточный» на базе запроса Запрос1

16. Создайте и сохраните отчет Отчет3 в соответствии со следующими

требованиями:

Имя

отчета

Включаемые в

отчет поля

Представленные в отчете данные и тип отчета

Отчет3 Фамилия

Имя

Отчество

Должность

Город

ДатаОтъезда

ДатаПриезда

Отчет на базе таблиц СОТРУДНИКИ и

КОМАНДИРОВКИ. Способ представления данных –

по таблице КОМАНДИРОВКИ. Группировка – по

полю Город, сортировка – по полю Фамилия.

Для создания отчета в окне Кадры: база данных на панели Отчеты дважды

щелкните инструмент Создание отчета с помощью мастера. Выполните все

шаги по созданию отчета (см. табл. 1).

11

Таблица 1. Порядок создания отчета в режиме Мастер отчетов

1 шаг. Выбор полей для включения в отчет.

2 шаг. Выбор вида представления данных по

таблице КОМАНДИРОВКИ.

3 шаг. Выбор поля Город, по которому

выполняется группировка.

4 шаг. Выбор способа сортировки записей в

каждой группе. Сортировка выполняется по

полю Фамилия.

5 шаг. Выбор макета формируемого отчета.

6 шаг. Выбор стиля оформления отчета.

12

7 шаг. Сохранение отчета с именем Отчет3.

Внешний вид полученного отчета (фрагмент)

17. Создайте и сохраните отчет Отчет4 в соответствии со следующими

требованиями:

Имя

отчета

Включаемые в

отчет поля

Представленные в отчете данные и тип отчета

Отчет4 КодСотрудника

Фамилия

Имя

Отчество

Должность

Оклад

Отчет на базе таблицы СОТРУДНИКИ. Группировка

– по полю Должность, подведение итогов – в поле

Оклад по каждой должности (среднее значение,

минимум, максимум).

При создании отчета выполните следующие рекомендации:

выполняя шаг 3, нужно установить группировку по полю Должность;

при выполнении шага 4 для подведения итогов по полю Оклад в диалоговом

окне следует щелкнуть кнопку Итоги…(рис. 37). В открывшемся окне Итоги

нужно выбрать функции для подведения итогов: функцию Avg – для

вычисления среднего арифметического значения, функцию Min – для

вычисления минимального значения, функцию Max – для вычисления

максимального значения. Каждая из выбранных функций будет применена к

выделенным на шаге 3 группам по полю Должность. Иначе говоря, будут

вычислены среднее, минимальное и максимальное значения по полю Оклад

для сотрудников, имеющих должность бухгалтер, для сотрудников, имеющих

13

должность инженер и т.д. Внешний вид полученного отчета представлен на

рис. 38.

Рис. 37. Подведение итогов в отчете

Рис. 38. Внешний вид отчета с подведенными итогами

18. Завершите работу с базой данных.