Nå målen med planerad information och kommunikation

Nå målen med planerad information och kommunikation

15 juni 2011KIs informatörsnätverk 2

Varför kan det vara svårt med kommunikationsplanering?


SLÄCK BRANDEN!


MISSION IMPOSIBLE


Men ….Om man tålmodigt jobbar strukturerat och planerat så börjar omgivningen så småningom att förstå.


God planering bidrar till att uppnå syften och mål.

Genom att samordna samtliga kommunikativa insatser uppnår man bästa möjliga effekt.

Arbetet med planen gerett internt diskussions- och förankringsunderlag – kan sedan slängas i papperskorgen.

Vinsterna


Denna mall kan användas på olika sätt

I sin helhet för större aktiviteter/projekt.

I delar för begränsade insatser.

Men behöver oftast ledas av en professionell informatör.


Planens innehåll


Grundläggande begrepp

Information är budskapen som ska leda till ökad kunskap.

Kommunikation är processen av budskap som bygger på interaktivitet bland dem som deltar i processen och som ska leda till attityder eller förhållningssätt.

Relationen är ett ömsesidigt engagemang eller gemensamma åtaganden som leder till handling och resultat.


Bakgrund

Beskriv bakgrunden och anledningen till den planerade kommunikationsinsatsen.

Beskriv bakomliggande faktorer som är av vikt.


Exempel 1 – KIs medarbetarundersökning

Medarbetarundersökningen är ett led i KIs utvecklingsarbete – gott ledarskap och ett gott medarbetarskap.

Det är viktigt att så många som möjligt svarar för att resultatet ska kunna användas.


Nulägesbeskrivning/nulägesanalys

Sätt kommunikationen i sitt sammanhang; vilka andra pågående företeelser inom organisationen kan vara av betydelse. Glöm inte omvärlden.

• Analysera och beskriv nuläget av kommunikationen.

• Vad är det som ska kommuniceras i anslutning till projekt/aktivitetens mål?


Exempel KIs medarbetarundersökning

KI har aldrig genomfört något liknande förut Det pågår två andra enkäter samtidigt. Det pågår en omorganisation Det är riksdagsval samtidigt Såväl själva enkäten som uppföljningsarbetet är

viktiga att kommunicera


Definitioner

Finns särskilda begrepp, företeelser eller sammanhang som särskilt måste beskrivas och förklaras.

En ordlista som bilaga till planen kan vara användbar vid budskapsformuleringarna.


Exempel

AHA Chef K2 Organisationslistor Respondent


Avgränsningar

Vilka är avgränsningarna, dvs vilka problem eller uppgifter ska kommunikationen inte lösa?

Tänk också igenom ambitionsnivån och vilka resurser som finns. Ange gränsen för vad som är realistiskt att genomföra.

Exempel: Denna kommunikationsplan ska inte hantera generella frågor om arbetsmiljön.


Syfte med kommunikationen

Beskriv syfte med kommunikationen, varför ska vi kommunicera och vad ska vi uppnå – effekter?

Syftet ska uttryckas som den generella och övergripande målsättningen och inriktningen kopplat till projektets/verksamhetens/aktivitetens mål.


Exempel

Huvudsyftet med kommunikationen av medarbetarundersökningen är att bidra till medarbetarundersökningens mål dvs att den uppfattas på ett förtroendefullt sätt och att den skapar en vilja till att svara på enkäten (hög svarsfrekvens, < 70%) samt en vilja till och förtroende för fortsatt förbättring av arbetsmiljön på KI.


Mål för kommunikationen

Kopplas till projekt- /aktivitets-/verksamhetsmål. Vilka konkreta resultat ska uppnås? Kvantitativa och kvalitativa. Kan indelas i:

- Kunskapsmål – från ”Känna till” till ”Kunna rabbla”. - Attitydmål – från ”Tolerera” till ”Älska”. - Motivationsmål – från ”Tänka sig att göra” till ”Kämpa för”.- Beteendemål – från ”Pröva en gång” till ”Alltid göra”.

SMARTA mål: (Specifika, Mätbara, Accepterade, Realistiska, Tidsbestämda samt Adresserade)


Strategi för kommunikationen

Koppla strategin till behov och förutsättningar

Alla projekt har risker och framgångsfaktorer, en del av riskerna kan motverkas genom en genomtänkt kommunikation.

Ett bra sätt att arbeta fram strategin är att göra en SWOT-analys.


SStyrkor/Strengths WSvagheter/

Weaknesses

OMöjligheter/Opportunities THot/

Threats

Hjälper att nå målen Hindrar att nå målenIn

tern

a eg

ensk

aper

Ext

erna

före

teel

ser

SWOT

Budskap

Tänk vad, vem, varför, hur och när? Anpassning till olika målgrupper? Rationell eller emotionell? Tilltal och ton. Var noga med fakta. Översättning till andra språk? Dela upp i huvudbudskap och nedbrutna budskap – titta tillbaka

på syfte och mål för avstämning av budskapen. Repetera gärna men med variation. Stäm av mot begreppslista. Testa budskap på några ur målgruppen.



Målgrupper/aktörer

Definiera målgrupper, intressenter nyckelpersoner och aktörer Vilka är de? Vilken situation befinner de sig i? (Utgå från nulägesanalysen) Finns det primära och sekundära målgrupper - vilka ska

prioriteras? Ska vi kommunicera olika saker till olika målgrupper? Behöver vissa mer information än andra?


Kanal/medieval

Några saker att beakta vid kanalval är RäckviddSelektivitetSnabbhetUppmärksamhet/verkningsgradKontaktkostnadRäcker befintliga kanaler eller behövs särskilda/nya

kanaler?Behövs särskilda distributionslistor upprättas?


Styrtal, mätning och uppföljning av informations- och kommunikationsinsatser

Har vi uppnått våra kommunikativa mål? Frågor som bör ställas är:

Vad måste jag undersöka? Vad vore intressant att undersöka? Vad har jag råd och tid att undersöka? När behöver jag svar?


Ansvarsfördelning

Vem eller vilka ansvarar för kommunikationsinsatsernas olika delar

Identifiera nyckelpersoner som är viktiga för planen,

lista kontaktuppgifter

Särskilt ansvar vilar på chefer


Tid- och aktivitetsplan Ange planerade kommunikationsinsatser, budskap

och målgrupper Ange datum de beräknas vara klara/genomföras

samt en kortare beskrivning av dem Utse alltid en ansvarig och vem som ska vara

utförare Gäller kommunikationsplanen för en längre tid är det

bra att dela upp aktiviteterna månadsvis. Gör tid- och aktivitetsplanen som en separat bilaga -

den kommer att uppdateras mer frekvent än planen i sin helhet


Exempel på tid- och aktivitetsplanDatum Kommunikationsinsats,

aktör/målgruppBudskap Kanal Ansvarig

2011-02-01 En första ”brief” till alla chefer

Ny ledningsorganisation fr o m 1 maj

Chefsbrevet xxx

2011-02-18 En första information till alla chefermed möjlighet till diskussion och frågor

Ny ledningsorganisation fr o m 1 maj – kom med synpunkter och frågor

Chefsmötet xxx

2011-02-01 Utskick av infomaterial för vidare spridning i organisationen

Detta material ska cheferna använda vid vidareförmedling, så här ska det användas….

E-post med hänvisning till intranät

xxx


Kommunikationsbudget

Ange kostnader och investeringar kopplade till kommunikationsplanen

Några vanliga poster: Personalkostnader Material, tryckkostnader Utbildning Resor Konsultarvoden Annonsering Övriga kostnader


Till sist signering

Beställare – mottagare Ansvarig för planen

Documents

Nå målen med planerad information och kommunikation