Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

(1/26)

http://PollEv.com/erkkileego

IT hetkeolukorra hindamine ja arengukava koostamine / 2019-10-11 / TÜ - LTAT.05.002

IT hetkeolukorra hindamine ja arengukava koostamine

Erkki Leego

digiarengu juht

Tartu Ülikool

Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

(2/26)

http://PollEv.com/erkkileego

IT hetkeolukorra hindamine ja arengukava koostamine / 2019-10-11 / TÜ - LTAT.05.002

Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

(3/26)

http://PollEv.com/erkkileego

Arengukava projekti tegevuskava

• Üldine metoodika:

– Koondada ja kirjeldada dokumentatsioon

– Tutvuda hetkeolukorraga

• Intervjuud, arutelud ja vaatlused

– Kirjeldada hetkeolukord

– Koostada arengusoovitused ja tegevuskava

IT hetkeolukorra hindamine ja arengukava koostamine / 2019-10-11 / TÜ - LTAT.05.002

Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

(4/26)

http://PollEv.com/erkkileego

Analüüsi struktuur (näited)

Hetkeolukorra kirjeldus

1. Sissejuhatus– Valdkondlik taust– Hetkeolukorraga tutvumisel teostatud tööd

2. Kokkuvõtvad tähelepanekud ja järeldused3. IT organisatsioon (hetkel)4. Ettevõtte infosüsteemi ülevaade5. Arengusoovid6. IT põhidokumentatsioon7. Ettevõtte IT-valdkonna tööprotsesside tugevused,

nõrkused ja riskitegurid– IT organisatsioon ja juhtimine– Kasutajatugi– Infosüsteemide arendamine– Infrastruktuuri- ja töökohahaldus ning süsteemide

monitooring– Küberturbe tagamine, andmete varundamine ja

taastamine– Lahendused

8. Dokumentatsiooni tähelepanekud

Arengukava

1. Sissejuhatus

– IT strateegilised prioriteedid

– Edutegurid

2. Visioonid

1. IT organisatsiooni visioon

2. Infosüsteemi visioon

3. Taristu visioon

4. Kasutajatoe visioon

5. Infoturbe visioon

3. IT valdkonna arengutegevused

IT hetkeolukorra hindamine ja arengukava koostamine / 2019-10-11 / TÜ - LTAT.05.002

Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

(5/26)

http://PollEv.com/erkkileego

Ettevalmistused

• Tutvu ettevõttega

– Saada võimalusel eelküsimustik

• Põhilised taustaandmed - dokumentatsioon, infosüsteemi rakendused, IT vastutused

• Näide Moodle-s

– Uuri avalikke allikaid

• Avakoosolek

1. Räägi üle ootused projektile

2. Vali inimesed, keda intervjueerida

3. Küsi dokumentatsioon

4. Lepi kokku:

– Projekti esmane kontaktisik

– Kes lepib kokku kohtumised ja broneerib ruumid

– Intervjueeritavate teavitamine

IT hetkeolukorra hindamine ja arengukava koostamine / 2019-10-11 / TÜ - LTAT.05.002

Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

(6/26)

http://PollEv.com/erkkileego

Intervjuud

• Põhilised eesmärgid– Saada teada ärivajadused

– Hinnata hetkeolukorda

– Üles leida probleemsed ja parendamist vajavad kohad

– Teada saada arengusoovid ja –ootused

• Oluline on: – Saada inimesed rääkima

– Dokumenteerida tähelepanekud• Soovitav on teha helisalvestus

IT hetkeolukorra hindamine ja arengukava koostamine / 2019-10-11 / TÜ - LTAT.05.002

Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

(7/26)

http://PollEv.com/erkkileego

Vormistussoovitusi

IT hetkeolukorra hindamine ja arengukava koostamine / 2019-10-11 / TÜ - LTAT.05.002

Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

(8/26)

http://PollEv.com/erkkileego

Üldised hindamise järeldused

• Infosüsteemi haldus ja kasutajatugi toimivad

• Infosüsteemi jätkusuutlikkus ei ole piisaval tasemel tagatud

– Puudub süsteemne IT juhtimine

– Infosüsteemi lahenduste dokumenteerimine on vähene

– Puudub süsteemne infoturbe haldus

– Arenduste juhtimise korraldus ei taga infosüsteemi rakenduste süstemaatilist arengut

• IT valdkonna arengute vastavus organisatsiooni arengueesmärkidele ja prioriteetidele ei ole tagatud

– Infosüsteem ei vasta ettevõtte tänastele ja tulevikuvajadustele

– Puuduvad kehtiv IT arengukava ja aastapõhine tegevuskava

– Puudub selge arenduste planeerimise, prioriseerimise, elluviimise ja järelevalve töökorraldus

IT hetkeolukorra hindamine ja arengukava koostamine / 2019-10-11 / TÜ - LTAT.05.002

Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

(9/26)

http://PollEv.com/erkkileego

IT meeskonna ja kompetentside kirjeldus

IT hetkeolukorra hindamine ja arengukava koostamine / 2019-10-11 / TÜ - LTAT.05.002

IT meeskonna ülesehitusIT meeskonna ülesehitus

KasutajatugiKasutajate abistamine

Tööde registri haldamineRakenduste dokumentatsiooni haldamineTööjaamade riist- ja tarkvara haldamine

KasutajatugiKasutajate abistamine

Tööde registri haldamineRakenduste dokumentatsiooni haldamineTööjaamade riist- ja tarkvara haldamine

IT juhtIT strateegia ja tegevuskava elluviimine

Juhtkonna nõustamineArendustööde juhtimineIT meeskonna juhtimineAndmeturbe juhtimine

IT juhtIT strateegia ja tegevuskava elluviimine

Juhtkonna nõustamineArendustööde juhtimineIT meeskonna juhtimineAndmeturbe juhtimine

Arendusprojekt

Tellija esindajadProjektijuht, analüütik,järelevalve, eksperdidSisseostetud teenus

Tellija esindajadProjektijuht, analüütik,järelevalve, eksperdidSisseostetud teenus

ArenduspartnerTarnija, arendaja,teenusepakkuja

ArenduspartnerTarnija, arendaja,teenusepakkuja

Töötaja

Legend

Tellija esindajaTellija esindaja KoostööpartnerKoostööpartner

IT audiitorNõuete vastavuse kontroll

IT audiitorNõuete vastavuse kontroll

SüsteemiülemadServerite ja serverlahenduste haldamine

Keskse viirusetõrje haldamine Tagavarakoopiate süsteemi haldamine

Arvutivõrgu haldamine

SüsteemiülemadServerite ja serverlahenduste haldamine

Keskse viirusetõrje haldamine Tagavarakoopiate süsteemi haldamine

Arvutivõrgu haldamine

Rakenduste tugiErirakenduse tugi, hooldus ja arendus

SyBase, MS Axapta, e-post, ...

Rakenduste tugiErirakenduse tugi, hooldus ja arendus

SyBase, MS Axapta, e-post, ...

Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

(10/26)

http://PollEv.com/erkkileego

Infosüsteemi ülevaade (näide 1)

IT hetkeolukorra hindamine ja arengukava koostamine / 2019-10-11 / TÜ - LTAT.05.002

Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

(11/26)

http://PollEv.com/erkkileego

Infosüsteemi ülevaade (näide 2)

IT hetkeolukorra hindamine ja arengukava koostamine / 2019-10-11 / TÜ - LTAT.05.002

Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

(12/26)

http://PollEv.com/erkkileego

IT põhidokumentatsiooni ülevaade

IT hetkeolukorra hindamine ja arengukava koostamine / 2019-10-11 / TÜ - LTAT.05.002

Legend:

+ Heal tasemel

- Puudulik

~ Vajab täiendamist

Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

(13/26)

http://PollEv.com/erkkileego

Näide tähelepanekute vormistamisest

IT hetkeolukorra hindamine ja arengukava koostamine / 2019-10-11 / TÜ - LTAT.05.002

Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

(14/26)

http://PollEv.com/erkkileego

Äri IT arengusoovitused

• Uuendada majandustarkvara

• Planeerida tootmise info haldus ja IT korraldus

• Korraldada müügi- ja turunduse failide optimaalne haldus

• Võtta laos kasutusele skännerlahendus

• Võtta kasutusele seadmete hooldusrakendus

IT hetkeolukorra hindamine ja arengukava koostamine / 2019-10-11 / TÜ - LTAT.05.002

Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

(15/26)

http://PollEv.com/erkkileego

IT juhtimise arengusoovitused

1. Kirjeldada ja hoida ajakohasena infosüsteemi üldine ülevaade2. Tõhustada IT valdkonna koordineerimist3. Otsustada IT strateegilised valikud4. Koostada IT tegevuskava5. Tagada süsteemne lähenemine andmeturbele6. Süstematiseerida IT dokumentatsioon7. Planeerida süsteemne teadmushaldus ja kasutajate teadlikkuse

arendamine

8. Rakendada terviklik juurdepääsuõiguste haldus9. Juurutada süsteemne arenduste juhtimine10. Planeerida jätkusuutlik finantseerimismudel11. Võtta kasutusele keskne tööde register12. Ühtlustada arenduste dokumenteerimine13. Dokumenteerida infosüsteemi rakendused

IT hetkeolukorra hindamine ja arengukava koostamine / 2019-10-11 / TÜ - LTAT.05.002

Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

(16/26)

http://PollEv.com/erkkileego

Arendustegevuste kirjeldamine

Arendus-tegevused

P Tulemus Olulised asjaolud

1. Tõhustada IT valdkonna koordineerimist

I • Määratletud on IT juhi või äri arendusjuhi ametikoht või roll

• IT organisatsioon on optimaalne infosüsteemi toimimise ja arengu tagamiseks

• Kaaluda IT arendusnõukogu loomist

• Valdkondlikult on juhtimine jagunenud mitme töötaja ja terviku eest vastutajat ei ole

• Eelistatud on äriarenduse suunitlusega inimene, kellel on kompetents juhtida IT valdkonda ja infosüsteemi arendustegevusi.

• IT nõuniku või strateegilise juhi teenust on võimalik sisse osta

IT hetkeolukorra hindamine ja arengukava koostamine / 2019-10-11 / TÜ - LTAT.05.002

Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

(17/26)

http://PollEv.com/erkkileego

Grupitöö – planeerige projekti tegevused

1. Kogunege oma grupiga

2. Leppige kokku tööjaotus

1. Projektijuht – logistika, tegevuskava, koordineerimine

2. Intervjueerija – küsimustike ettevalmistus, intervjuude läbiviija

3. Hetkeolukorra analüütik

4. Arengusoovituste ja tegevuskava analüütik

5. Skeemide looja

3. Leppige kokku töö- ja ajakava

4. Leppige kokku projekti infovahetus – suhtlus, failide hoidmine

5. Planeerige eelküsimustiku kasutamine

6. Planeerige intervjuude küsimustikud

7. Koostage analüüsidokumendi mustand (struktuur)

IT hetkeolukorra hindamine ja arengukava koostamine / 2019-10-11 / TÜ - LTAT.05.002

Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

(18/26)

http://PollEv.com/erkkileego

Kodutöö järgmine samm

• Kirjelda kodutöö läbiviimise tegevusplaan ja tööjaotus

• Kirjelda analüüsidokumendi 1. mustand

• Saada ettevõttele eelküsimustik ja koonda dokumendid

• Vii läbi võimalikult palju intervjuusid valitud ettevõttega

• Lisa viide on-line dokumendile (või arengukava

dokumendi mustand) Moodle-s oma rühma vikisse

– Siis saab õppejõud tagasisidet jagada

• Tähtaeg: neljapäev, 25.10.2019

IT hetkeolukorra hindamine ja arengukava koostamine / 2019-10-11 / TÜ - LTAT.05.002

Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

(19/26)

http://PollEv.com/erkkileego

Grupitöö tähtajad

• IT arengukava enda valitud ettevõttele või organisatsioonile

• Grupis 3 kuni 4 inimest

• Registreerimine ja suhtlus Moodles

• Grupitöö tähtajad:

– Ettevõtte valik: 03.10.2019

– 1. mustand: 24.10.2019

– Hetkeolukorra kirjelduse teemad valmis: 21.11.2019

– Lõppversioon dokumendist hindamisele: 12.12.2019

– Arengukavade kirjalikud hinnangud (peer review): 19.12.2019

– Arengukava esitlus loengus: 20.12.2019

IT hetkeolukorra hindamine ja arengukava koostamine / 2019-10-11 / TÜ - LTAT.05.002

Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

(20/26)

http://PollEv.com/erkkileego

Töövõtete soovitusi

IT hetkeolukorra hindamine ja arengukava koostamine / 2019-10-11 / TÜ - LTAT.05.002

Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

(21/26)

http://PollEv.com/erkkileego

Analüütiku tööriistakast

• Meeskonnatöö– TÜ O365 – Onedrive, Word/Excel, Teams, Planner

• Märkmed – Mindmap, Word, Google Docs, …• Skeemid – Bizagi, EA, Visio, draw.io,…• Analüüsidokument - alusvorm olgu paigas!

– Header & Footer– Stiilid, nummerdamised, tabelid– Peatükkide algne struktuur

Tööriistade valikust olulisem on oskus valitud tööriistu hästi kasutada!

IT hetkeolukorra hindamine ja arengukava koostamine / 2019-10-11 / TÜ - LTAT.05.002

Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

(22/26)

http://PollEv.com/erkkileego

Intervjuude nippe

• Analüütik juhib arutelu ja küsib küsimusi

– Proaktiivne pool

– Ära küsi suletud küsimusi

– Kuula, pane tähele, täpsusta, mõtle mis on puudu

• Plaani arutelud teemade kaupa

– Korduvate üks-ühele arutelude asemel eelista võimalust võtta kõik asjassepuutuvad isikud kokku, et saaks ühiselt omavahel arutleda

• Austa inimeste aega

– Vii end arutelu eel vajaduste, seotud infosüsteemide ja valdkondade ning taustmaterjalidega kurssi

– Valmista ette küsimused, et broneeritud aeg oleks efektiivselt sisustatud ja vajalikud vastused kätte saadud

– Ära kaasa arutelule inimest, kelle kaasamine ei ole vajalik

– Plaani tugitegevused – parkimine, ruumibroneering, projektor jm

IT hetkeolukorra hindamine ja arengukava koostamine / 2019-10-11 / TÜ - LTAT.05.002

Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

(23/26)

http://PollEv.com/erkkileego

Tüüpilised lõksud ja kuidas neist välja tulla

Olukord Näpunäited

„Üks räägib kõigi eest“• Teoreetiliste teadmiste taustaga juht räägib

kogu aja, laskmata sõna võtta alluval, kes reaalset iga päev süsteemiga tööd teeb.

• Alluv ei julgegi juhi juuresolekul sõna võtta.• Ülejäänutel on hea niisama olla, kui üks

vestluses osaleb.

Analüütik tänab rääkijat sisendi eest ja pöördub küsimusega otse teiste poole.

„Aga kuidas sina seda protsessi infosüsteemis teed?“„Kuidas teile sobib variant X, mille pakkus välja sisendiandja Y?“

„Eksime pikalt ebaolulistesse detailidesse“• Asjakohase küsimuse peale võib vastaja

hakata liiga detailselt kirjeldama protsessi või tooma näiteid, mis ei ole seotud ega asjakohased aruteluteema osas.

• Aeg kulub, analüütik ei jõua enam kõiki olulisi küsimusi läbi võtta

Analüütik suunab rääkija asjakohaste teemade juurde tagasi.

„Aja kokkuhoiu mõttes, palun saada mulle meili peale viide sellele standardile, mida just kirjeldasid.“„Kasutan oma STOP nuppu, meil on veel 15 minutit jäänud ja ma soovin veel kaks olulist asja läbi rääkida.“

IT hetkeolukorra hindamine ja arengukava koostamine / 2019-10-11 / TÜ - LTAT.05.002

Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

(24/26)

http://PollEv.com/erkkileego

Tüüpilised lõksud ja kuidas neist välja tulla

Olukord Näpunäited

„Jätame keerulisele küsimuselevastamata“• Arutelu käib vastuolulise koha üle.• Analüütik küsib protsessi nüansi kohta,

mille kohta ei ole kohe teadmist varnast võtta.

• Jutt viiakse eemale või vastatakse nii umbkaudselt, et tegelikult ei ole vastusest kasu.

Analüütik peab kogu aeg silma peal hoidma, kas esitatud küsimus sai tegelikult vastuse.

„Ma tuleksin korra selle teema juurde tagasi, mulle jäi praegu veel ebaselgeks, kuidas…“„Kas sa saaksid mulle selle pärast arutelu välja uurida?“„Kui praegu paremat ideed ei tule, kas on mõeldav, et teeme nii, et…“

„Ei jõua järgi valdkonnaspetsiifikale“• Tellija selgitab lähteülesande seisukohast

olulist valdkonnaspetsiifilist protsessi kasutades keerulisi või tundmatuid termineid, hüplikult või liiga kiiresti.

• Analüütik ei julge öelda, et tal kadus mõttelõng ära, tundub kui hiina keel või ei saanud hästi aru.

Analüütik peab piinlikkust tundmata paluma uuesti otsast peale selgitada või peegeldama juttu oma arusaama järgi.

„Palun räägime uuesti selle osa üle, kus…“„Küsin ühe täpsustava küsimuse, et paremini mõista…“„Püüan oma sõnadega läbi rääkida, nii nagu aru sain. Esmalt…“

IT hetkeolukorra hindamine ja arengukava koostamine / 2019-10-11 / TÜ - LTAT.05.002

Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

(25/26)

http://PollEv.com/erkkileego

Grupitöö – intervjueerimise harjutus

• Valige intervjuu partner

• Kasuta IT hetkeolukorra hindamise teemasid

• Saa etteantud ajaga teada vestluspartneri ettevõtte põhitegevuse kõige suuremad äritegevuse riskid (seotud infohaldusega)

• Saa teada tema ettevõttega seotud arengusoovid ja –unistused

• Dokumenteeri

IT hetkeolukorra hindamine ja arengukava koostamine / 2019-10-11 / TÜ - LTAT.05.002

Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

(26/26)

http://PollEv.com/erkkileego

Tehnoloogia võimalused ja äriavajaduse hindamine / 2019-09-27 / TÜ - LTAT.05.002

Tänan!

Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

Erkki.Leego@ut.ee